Sistemas de Informações E Processos Decisórios

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MUDANÇAS PROPORCIONADAS NA EMPRESA RESTAURANTE ROTA DO SOL APÓS A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA OPERACIONAL BTYTON. 
 
MONYQUE CAROLINA SILVA; VITÓRIA RIBEIRO. [1: Graduando em Administração pela Universidade Federal de Viçosa – Campus de Rio Paranaíba.][2: Graduando em Administração pela Universidade Federal de Viçosa – Campus de Rio Paranaíba.]
 
Área do trabalho: Gestão da informação e do conhecimento. 
RESUMO: Os sistemas de informação têm se tornado um diferencial para as organizações e buscam fornecer inúmeras melhorias estruturais. O presente estudo verificou as mudanças ocorridas em um restaurante no município de Patrocínio-MG, após a implantação de um SI. Foi avaliado a satisfação dos gestores e os benefícios proporcionados com a ferramenta em questão. A pesquisa é qualitativa com coleta de dados por meio de entrevista semiestruturada e estruturada com os gestores. Durante a pesquisa, é perceptível entender as vantagens que um ERP pode fornecer em relação a seu custo, e como o sistema possibilitou maior eficiência nos processos existentes.
Palavras chave: Sistema de informação; ERP; melhorias organizacionais. 
INTRODUÇÃO 
Um sistema de informação é a relação entre pessoas e componentes digitais, como hardware; software; redes; bancos de dados; entre outros, que armazenam certos dados, processam e transformam em uma informação que ao mesmo tempo enxuta é devasta e supre as necessidades de uma organização. 
	Os sistemas devem auxiliar a empresa a atingir excelência operacional; estreitar relacionamento com clientes; melhorar a tomada de decisão; promover vantagem competitiva e assegurar a sobrevivência no mercado (LAUDON E LAUDON, 2007), para obter melhora na estrutura e tornar-se mais forte no mercado atuante. 
Atualmente, os sistemas de informações vêm tomando um importante papel organizacional, o uso de sua tecnologia fornece facilidade e interatividade entre os setores de uma empresa, onde também reduz tempo e ociosidade de trabalho. O sistema BTYTON funciona como um ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, todas as informações geradas (como fluxo de caixa, entradas e saídas de produtos, pagamento de funcionários, controle de estoque) são armazenadas no sistema e quando necessário, tem-se fácil acesso para obter informações (GUIA, atualizado em 2016). 
Aliar os processos à tecnologia é excelente para o ganho de eficiência pelas equipes envolvidas, além de garantir a eficácia do objetivo definido (LEITE, 2014). O ERP pode proporcionar aos gerentes e demais colaboradores, informações da empresa inteira e, assim, pode ser analisada a lucratividade total dos produtos ou as estruturas de custo (LAUDON e LAUDON, 2007).
Sendo assim, o problema tratado desta pesquisa será: qual a importância da implantação de um sistema de informação na gestão empresarial? O objetivo geral será analisar e descrever as mudanças proporcionadas. Para atingir tal objetivo, serão estabelecidos alguns objetivos específicos: como se deu a adaptação dos funcionários que fazem o uso do sistema; qual a influência do sistema para ter agilidade nos processos; qual a satisfação dos colaboradores com o uso do sistema e por fim, qual o retorno obtido após a implantação do sistema Btyton. 
A presente pesquisa será dividida em cinco partes, no qual buscará apresentar a empresa estudada e estruturar os resultados finais referentes a cada objetivo geral e específico, sendo elas na introdução; onde foi brevemente apresentado o que é o sistema de informação, ERP, e o sistema implantado na empresa em questão. Contará também com o referencial teórico, onde haverá definições mais específicas sobre o assunto relatado; com a metodologia que irá mais a fundo na história da empresa e na cidade em que ela se situa e como os dados foram coletados e como serão analisados. Na quarta parte serão apresentados os resultados da pesquisa em consonância com os objetivos que foram anteriormente estruturados e por fim será apresentada a conclusão obtida em relação à pesquisa proposta e o que se pôde tirar como forma de conhecimento com o caso estudado.
2. REFERENCIAL TEORICO 
2.1. Planejamento de Recursos Empresariais (ERP)
Os sistemas de informação estão em evolução contínua desde que os processos produtivos e a cadeia produtiva começaram a despertar o interesse da alta administração. Em pouco tempo, houve uma evolução que consistiu no surgimento do MRP - Material Requirements Planning, passando pelo MRPII - Manufacturing Resources Planning e chegando ao Enterprise Resource Planning - ERP (STAIR, 1999).
O campo de estudo da implantação do ERP está ganhando foco em pesquisas recentes. De acordo com Pinheiro (2015) muitas empresas visualizam a adoção do ERP como solução dos problemas e aumento da competitividade, analisando basicamente os benefícios e não dando atenção para as mudanças necessárias, como também não fazem o estudo para adaptações que serão necessárias para o bom desempenho.
Acredita-se que são três as principais características que levam a empresa a implantar um ERP, a busca pelo aumento da lucratividade e competitividade; casos legislativos, para atender exigências legais; e tecnologia, visando se adaptar a mudanças tecnológicas e de parceiros comerciais (COLÂNGELO FILHO, 2001). 
 É recomendada uma reestruturação do ambiente organizacional e preparo dos funcionários, já que esse programa requer um envolvimento com todos os setores das empresas, necessitando de um treinamento profundo para que aja melhor resultado de todos os envolvidos, não ocasionando o fracasso (PINHEIRO, 2015). 
Os sistemas ERP fornecem rastreamento e visibilidade global da informação de qualquer parte da empresa e de sua Cadeia de Suprimento, o que possibilita decisões inteligentes (CHOPRA; MEINDL, 2003). Contudo, torna-se mais rápido solucionar problemas, acessar dados e informações de setores todos os setores de uma empresa. Visa também, melhorar processos de compras, negociações, fabricação e aumenta cada vez mais a competividade de determinada empresa no mercado.
2.2. Gestão da cadeia de suprimentos (SCM) 
Cadeia de suprimentos é uma rede de organizações e processos de negócios para selecionar matérias-primas, transformá-las em produtos intermediários e acabados e distribuir os produtos acabados aos clientes. A cadeia interliga fornecedores, instalações industriais centros de distribuição, varejistas e clientes, com a finalidade de fornecer mercadorias e serviços desde a fonte até o ponto de consumo (LAUDON; LAUDON, p. 247).
 O contexto da cadeia de suprimentos foi significativamente explorado no sentido de medir, avaliar e gerenciar a relação entre fornecedor – consumidor. Além de métodos colaborativos para a gestão ou coordenação (também sinônimo de sincronização ou sistematização) da CS, é possível encontrar iniciativas para projeto, configuração, sincronização, entre outras melhorias (GOMES; NETO, 2015), com o intuito de interligar cada vez mais as informações, para maximizar o conhecimento que percorre tanto no interior quanto no exterior das empresas, a fim de estreitar as relações e facilitar negociações.
Fatores como a falta de confiança, insegurança, falta de treinamento e habilidade, o não comprometimento, falta de liderança, a complexidade da implantação do sistema, processos não formulados estrategicamente (KWON; SUH, 2004), podem interferir numa boa gestão da cadeia de suprimentos e na relação da empresa com seus fornecedores, como também num produto/ serviço oferecido ao consumidor final.
Uma forma de eliminar este problema seria o planejamento antecipado, uma estratégia mais estruturada para o repasse de informações necessárias e no momento em que for preciso (GOMES; NETO, 2015), para que assim, a gestão possa operar com mais eficiência corporativa e eliminar ociosidade e custos desnecessários em suas tarefas, além de riscos e relações oportunistas.
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
	A empresa situa-se no município de Patrocínio – MG, com cerca de 90.000 habitantes. A principal atividade que movimenta a economiada cidade é o café, na qual o município é denominado de “capital do café”. O PIB municipal representou R$2.202.507,00 para a economia do país em 2014 (IBGE, 2014).
	A empresa é atuante no mercado de restaurantes há mais de 10 anos, no qual o período analisado será da nova gestão que está presente há cerca de 6 anos. Além de ter inúmeras variedades de cardápio no almoço, conta também com o self service de churrasco, e também com uma lanchonete.
	O presente trabalho será analisado de forma descritiva, por meio de duas entrevistas, sendo uma estruturada e outra semiestruturada. De acordo com Gil (2008), a pesquisa descritiva busca descrever as características de determinados fenômenos por meio de coleta de dados padronizados, como entrevistas padronizadas ou questionários. Os dados serão colhidos de livros e sites acadêmicos, para auxiliar os significados dos acontecimentos.
	Com base nas respostas obtidas pela entrevista realizada, como também pelos conceitos adquiridos anteriormente, é possível extrair algumas informações das melhorias adquiridas na empresa.
4. RESULTADOS E DISCUSSÃO
	Ao averiguar mais profundamente os dados obtidos pela entrevista, pôde-se perceber o quanto um sistema é importante numa organização, e que com ele, a agilidade nas tarefas diárias se tornam menos ociosas, visto que a empresa em questão utiliza o sistema para basicamente todos os setores, desde a estocagem até a saída do produto. 
	Como a empresa possui diversos fornecedores, pode-se dizer que há a presença da gestão de suprimentos, têm-se todo um cuidado, supondo, desde a entrada de uma carne até ela ser transformada em churrasco para o consumidor final. Dado que, é importante que haja preocupação da qualidade da comida oferecida para o cliente, para que possa se manter um relacionamento mais forte e também uma maneira atrativa de atrair mais consumidores. 
Entender a gestão de suprimentos e investir nela como sendo um diferencial competitivo é uma necessidade das organizações que buscam inovar no mercado e possuir uma colocação diferenciada no setor atuante (MARTINS, 2016).
	O sistema ERP é presente nos casos de estocagem, lançamento de notas, contato de fornecedores, dentre outros processos. Então é viável que os funcionários saibam manusear o sistema de maneira correta para fornecer informações mais precisas, visto que como foi abordado na entrevista, o sistema Btyton é de fácil entendimento, ou seja, dificilmente ocorre algum problema em relação ao seu uso.
	De acordo com os gestores a adaptação foi simples, o sistema é de fácil uso, e também qualquer dúvida ou dificuldade existente, o fornecedor do software estaria à disposição para ajudar a solucionar problemas. O sucesso da implantação de um ERP necessita da capacitação de colaboradores para enfrentar desafios tecnológicos e adaptação mútua entre a tecnologia e o ambiente organizacional (OLIVEIRA; HATAKEYAMA, 2007). 
Segundo os gestores, também foi melhorada as técnicas de armazenamento de dados, pois antigamente era tudo feito manualmente e isso tornou mais satisfatório as atividades dos envolvidos, porque é preferível colocar dados no sistema que fazer tudo manualmente. O sistema ERP envolve todas as informações necessárias em uma plataforma, tais informações estão disponíveis para acesso imediato quando necessário (ACOM, 2014).
 O ERP possibilita a integração das áreas e setores funcionais, visa também o compartilhamento de uma mesma base de dados e administra de maneira eficiente todos os processos envolvidos de um negócio (OLIVEIRA; HATAKEYAMA, 2007), então, como tudo é computadorizado fica mais fácil de ter informações e a agilidade nos processos se torna melhor.
Ao cogitar a implantação de um sistema deve ser feito uma relação de custo/ benefício para averiguar a viabilidade de ocorrer tal fator (OTK, 2016). A empresa em questão teve um retorno positivo, operou com mais eficiência ao longo dos tempos, evitou ociosidade, fraudes, maior controle de estoques e dentre outros benefícios. 
O ERP permite a maior confiabilidade de dados e maior restrição de algumas informações internas, permite a redução de custos e a monitoração das atividades pode ser feita em tempo real, evita também a diminuição do retrabalho – refazer algo que não foi precisamente executado (SISTEMAS, 2015).
O sistema de informação é de suma importância para uma empresa, desde que haja correta administração de recursos e que os interesses dos colaboradores sejam voltados para um mesmo sentido, em busca de melhorias e como também de aprender a superar os obstáculos encontrados e sempre melhorar com os erros cometidos. 
CONSIDERAÇÕES FINAIS
	Com a presente pesquisa pôde-se concluir que a empresa utiliza o sistema de informação para melhorar as atividades existentes em seu dia a dia, como também na tomada de decisões. Tornou-se então, uma empresa mais atual, porque o sistema influencia em todos os seus processos, e também tem diferencial no mercado.
	Contudo, averiguou-se a satisfação dos gestores em relação ao sistema, quanto à agilidade e a facilidade de manuseio, quanto à comunicação com seus fornecedores e também evitar falhas, como a falta de controle de estoque e fraudes nos relatórios.
ANEXO I
Entrevista:
Nome dos gestores e idade.
R – Gabriel Martins, 24 anos e Edilberto Martins, 56 anos.
Quanto tempo de atuação na empresa.
R – Há cerca de 6 anos.
O que levaram a investir no sistema Btyton?
R – Antigamente era tudo no papel, era muito tempo desperdiçado, o sistema tornou mais simples os processos entre os setores do restaurante.
Como é utilizado o sistema?
R – É feito o cadastramento de notas fiscais, de fornecedores de carne e demais suprimentos, controle de estoque e como também para evitar possíveis fraudes.
O sistema gerou benefícios?
R – Sim, muita coisa melhorou e pudemos observar com mais clareza o que era feito.
Como foi a adaptação dos usuários do sistema?
R – O sistema é utilizado por nós dois (Edilberto e Gabriel) e por mais dois funcionários quando chega alguma carga de fornecedores, a adaptação foi bem simples, a empresa que nos vendeu o sistema enviou juntamente um manual de usuário como também estava disponível para resolver quaisquer dúvidas/ problemas.
REFERENCIAS
PINHEIRO, A. L.; O sistema de ERP e as organizações. Revista Eletrônica Novo Enfoque, Rio de Janeiro, vol.8, n.8, jun. 2009. Disponível em < http://www.castelobranco.br/sistema/novoenfoque/files/08/09.pdf>. Acesso em: 06 jun. 2017.
COLANGELO FILHO, Lúcio. Implementação de Sistemas ERP: Um enfoque de longo prazo. Edª Atlas, 2001. 1 v. 
CHOPRA, Sunil; MEINDL, Peter. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: Estratégia, planejamento e operação. Edª Pearson Prentice Hall, 2003.
Know, I. W. G., & Suh, T. Fatores que afetam o nível de confiança e comprometimento nas relações da cadeia de suprimentos. 55. ed. São Paulo: Revista Administração de Empresas, 2004. Disponível em: <.,http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75902015000500563&lang=pt#B09>. Publicado em 30 set 2015, acesso em: 06 jun. 2017.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P.. Sistemas de informações gerenciais. 7. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007.
GOMES, Leonardo de Carvalho; KLIEMANN NETO, Francisco José. Métodos colaborativos na gestão de cadeias de suprimentos: desafios de implementação. 55. ed. São Paulo: Revista Administração de Empresas, 2015. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75902015000500563&lang=pt>. Acesso em: 07 jun. 2017.
IBGE. Patrocínio. Brasil. Disponível em: <https://cidades.ibge.gov.br/v4/brasil/mg/patrocinio/panorama>. Acesso em: 04 jun. 2017.
 GIL, Robledo Lima. Tipos de pesquisa. Disponível em: <http://wp.ufpel.edu.br/ecb/files/2009/09/Tipos-de-Pesquisa.pdf>. Acesso em: 07 jun. 2017.
SISTEMAS, Acom. Sistema ERP: A importância na gestão empresarial. Brasil, 2014. Disponível em: <http://www.acomsistemas.com.br/blog/sistema-erp-importancia-na-gestao-empresarial/>. Acesso em: 06 jun. 2017.
OLIVEIRA,Lindomar Subtil de; HATAKEYAMA, Kazuo. Um estudo sobre a implantação de sistemas ERP: pesquisa realizada em grandes empresas industriais. Disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/prod/2012nahead/aop_200711116.pdf>. Acesso em: 06 jun. 2017.
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SISTEMAS, The Place. A importância do Sistema de Gestão Integrado (ERP) nas Empresas. Disponível em: <http://theplace.com.br/blog/a-importancia-do-sistema-de-gestao-integrado-erp-nas-empresas-2/>. Acesso em: 05 jun. 2017.