arquivologia para concursos

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
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SUMÁRIO 
Conteúdo 
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS ................................................................ 4 
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO .................................................................................................... 4 
ORIGEM E HISTÓRICO ......................................................................................................................................... 4 
Idade Antiga ......................................................................................................................................................... 5 
Idade Média .......................................................................................................................................................... 6 
Idade Moderna ..................................................................................................................................................... 6 
Idade Contemporânea .......................................................................................................................................... 7 
FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS................................................................................................................... 7 
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS ............................................................................................................................... 8 
Classificação segundo as entidades mantenedoras ............................................................................................. 8 
Classificação segundo a natureza dos documentos ............................................................................................. 8 
Classificação segundo os estágios de sua evolução ............................................................................................. 8 
Classificação segundo à extensão de sua atuação ............................................................................................... 8 
PRINCÍPIOS ................................................................................................................................................................ 8 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos ......................................................................................... 8 
Princípio da Cumulatividade ................................................................................................................................. 9 
Princípio da Indivisibilidade .................................................................................................................................. 9 
Princípio da organicidade ..................................................................................................................................... 9 
Princípio da Unicidade .......................................................................................................................................... 9 
Princípio do Respeito à Ordem Original ............................................................................................................... 9 
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS .............................................................................. 9 
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA ............................................................................................................. 9 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) ..................................................................................... 9 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 10 
QUANTO À NATUREZA ............................................................................................................................................ 10 
QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA ........................................................................................................................... 11 
QUANTO AO GÊNERO ............................................................................................................................................. 11 
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA .................................................................................................................................. 11 
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 16 
NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA ............................................................................................... 16 
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ............ 18 
RECEBIMENTO ........................................................................................................................................................ 19 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
2 
REGISTRO ................................................................................................................................................................ 19 
AUTUAÇÃO ............................................................................................................................................................. 19 
CLASSIFICAÇÃO ....................................................................................................................................................... 19 
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO ..................................................................................................................................... 19 
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO) .................................................................................................. 19 
PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 19 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 20 
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 20 
VALOR DOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 20 
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21 
DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21 
TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................................................................................. 21 
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 23 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................... 23 
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO. ............................................................................................................ 23 
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL ........................................................................................................... 23 
MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS ........................................................................................................................... 24 
MÉTODO ALFABÉTICO ............................................................................................................................................24 
Regras de Alfabetação ........................................................................................................................................ 25 
MÉTODO NUMÉRICO .............................................................................................................................................. 27 
Método Numérico Simples ................................................................................................................................. 27 
Método Numérico‐Cronológico ......................................................................................................................... 28 
Método Numérico‐dígito‐terminal ..................................................................................................................... 28 
MÉTODO GEOGRÁFICO .......................................................................................................................................... 28 
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) ............................................................................................................... 29 
Aplicação Prática do Método Ideográfico .......................................................................................................... 30 
ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO ............................................................................................................... 31 
NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS ............................................................................................................... 32 
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED .................................................................................... 32 
CERTIFICAÇÃO DIGITAL ........................................................................................................................................... 32 
CRIPTOGRAFIA .................................................................................................................................................... 32 
ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE PÚBLICA ........................................................................................ 33 
CONFIDENCIALIDADE .......................................................................................................................................... 33 
AUTENTICIDADE ................................................................................................................................................. 33 
ASSINATURA DIGITAL ......................................................................................................................................... 33 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
3 
DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO ELETRÔNICO ..................................................................................... 34 
CERTIFICADO DIGITAL ......................................................................................................................................... 34 
RESPONSABILIDADE ............................................................................................................................................ 35 
VALIDADE ............................................................................................................................................................ 35 
DIGITALIZAÇÃO ....................................................................................................................................................... 36 
MICROFILMAGEM ................................................................................................................................................... 36 
LEGISLAÇÃO ................................................................................................................................................................ 37 
Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providências. .......................................................................................................................................................... 37 
Decreto 4.073, de 03/01/2002 – Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional 
de arquivos públicos e privados e dá outras providências. .................................................................................... 39 
Decreto 4.915, de 12/12/2003 – Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da 
Administração Pública Federal, e dá outras providências...................................................................................... 43 
Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. ............. 45 
Decreto 1.799, de 30/01/1996 – Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, que regula a microfilmagem de 
documentos oficiais e dá outras providências. ...................................................................................................... 46 
Resolução Conarq 10, de 06/12/1999 – Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem 
utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. .............................................................. 48 
Decreto 4.553, de 27/12/2002 – Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais 
sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá 
outras providências. ............................................................................................................................................... 51 
Resolução Conarq 14, de 24/10/2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução 4, de 28/03/1996, 
que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: 
Atividades ‐ Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes 
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos 
na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades ‐ Meio da 
Administração Pública. ........................................................................................................................................... 58 
ÉTICA PROFISSIONAL .................................................................................................................................................. 59 
Código de Ética do Arquivista – Conselho Internacional de Arquivos .................................................................. 59 
 
 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
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ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E 
PRINCÍPIOS 
 
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: 
CONCEITO 
 
O arquivo de uma instituição funciona como o 
guardião das informações ali existentes. Para entendermos 
o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três 
conceitos básicos que integram a área: informação, suporte 
e documento. 
 
Informação: pode ser definida como idéia ou 
conhecimento. 
Suporte: meio no qual a informação é registrada. 
 
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado 
para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais 
utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o 
pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. 
Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, 
é cada vez maior o número de instrumentos capazes de 
servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais 
utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita 
VHS. 
 
Documento: é toda informação registrada em um 
suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e 
pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida 
e pensamentosdo homem numa determinada época ou 
lugar. 
 
No momento em que o indivíduo registra uma 
informação em um suporte, dá origem a um documento. 
Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos 
criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a 
necessidade de se criarem técnicas que permitissem 
organizar esta massa documental de forma a permitir sua 
imediata localização quando necessário. A partir de então 
surgiram os primeiros arquivos. 
 
Quanto à conceituação moderna, Solon Buck, 
arquivista dos EUA assim definiu: 
 
“Arquivo é o conjunto de documentos 
oficialmente produzidos e recebidos por um 
governo, organização ou firma, no decorrer de 
suas atividades, arquivados e conservados por 
si e seus sucessores para efeitos futuros”. 
 
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo 
como sendo: 
 
“a acumulação ordenada dos documentos, em 
sua maioria textuais, criados por uma 
instituição ou pessoa, no curso de sua 
atividade, e preservados para a consecução de 
seus objetivos, visando a utilidade que poderão 
oferecer no futuro”. 
 
Heloísa Almeida Prado define arquivo como 
 
“a reunião de documentos conservados, 
visando à utilidade que poderão oferecer 
futuramente”, destacando que, “para ser 
funcional, um arquivo deve ser planejado, 
instalado, organizado e mantido de acordo com 
as necessidades inerentes ao setores” e que 
“para realizar o trabalho de arquivamento, o 
arquivista precisa conhecer a natureza do 
arquivo que lhe será entregue”. 
 
Ao analisarmos tais definições, poderemos concluir 
que: 
 
1 – Os documentos de arquivo, além de serem 
produzidos pela instituição, podem também ser 
recebidos pela mesma; 
2 – Os documentos de arquivo podem estar 
registrados em variados suportes e serem de 
vários gêneros (textual, iconográfico, 
audiovisual...), ao contrário da idéia básica de 
que documentos de arquivo seriam basicamente 
no gênero textual e em suporte papel. Alguns 
documentos, inclusive, têm seu suporte alterado 
pelos arquivos, visando garantir a permanência 
das informações ali depositadas (processo de 
microfilmagem, mudança de mídia de 
documentos digitais etc) ; 
 
O termo arquivo pode também ser usado para 
designar: 
• conjunto de documentos; 
• móvel para guarda de documentos; 
• local onde o acervo documental deverá ser 
conservado; 
• órgão governamental ou institucional cujo 
objetivo seja o de guardar e conservar a 
documentação; 
• títulos de periódicos – geralmente no plural, 
devido à influência inglesa e francesa. 
 
 
ORIGEM E HISTÓRICO 
 
Sendo a Suméria, por volta de 3300 a.C., um pólo 
comercial havia o surgimento de muitas contas, elaboração 
de registros etc. assim dando origem às escrituras e aos 
arquivos. 
 
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5 
 
Segundo Manuel Romero Tallafigo a história dos 
arquivos está dividida em duas etapas: Antigo Regime e 
Novo Regime. Tendo a Revolução Francesa como pontapé 
inicial para a Soberania Nacional, isto é, os arquivos como 
uma propriedade da nação. 
 
Idade Antiga 
 
Como característica geral, na Idade Média, não 
existia uma divisão dos arquivos em correntes e 
intermediários gerando um princípio de que o arquivo é 
considerado todo o tipo de documento. 
 
Na Mesopotânia e Síria os documentos eram 
basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou 
marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades 
administrativas. No caso da madeira o conteúdo (a escrita) 
não era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma 
pequena camada de cera onde era feita a impressão. A 
argila atendia ao público do comércio com registros de 
impostos e balancetes comerciais. Era de fácil manejo e 
tinha forma quadrada com as pontas arredondadas. 
 
Ernst Posner sugere três tipos de arquivamento dos 
tabletes. Primeiramente ele se refere ao ordenamento dos 
tabletes em filas horizontais. Depois sugere um sistema de 
estantes abertas onde serão colocados os tabletes um ao 
lado, encostado no outro da mesma forma que livros em 
bibliotecas. Por último ele indica a guarda dos tabletes em 
caixas de madeiras ou argila onde os tabletes eram 
identificados. 
 
Os tabletes que têm sido encontrados estão 
revelando várias correspondências entre muitos povos 
revelando o valor dos arquivos para a sociedade. 
 
Tablete de argila 
 
No Egito a existência dos documentos está 
fortemente ligada ao Estado burocrático, que articula os 
documentos tanto para a administração quanto para o 
registro e aplicação de suas leis. 
 
O material mais usado no Egito era o papiro. 
Também havia a existência de outros materiais para 
registro. Os egípcios usavam como suporte couro de 
animais, madeira, tabletes de argila, pedaços de cerâmica 
etc. 
 
 
Devido à leis como o registro de transações 
comerciais e outros, a constante elaboração de decretos 
por parte do faraó, havia uma crescente acumulação de 
documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de 
organização destes documentos. Na época havia a divisão 
em quatro departamentos. 
 
papiro 
 
A Grécia, segundo Aristóteles, tinha grande 
afinidade com os arquivos pois sua política se identifica 
com os princípios arquivísticos. 
 
Com o material mais usado sendo o papiro podiam 
ser conservados em nichos. Devido a resistência os 
documentos importantes eram impressos em tabletes de 
madeira ou bronze. 
 
O único estabelecimento arquivístico registrado na 
época na Grécia era o Metroon de Atenas. Onde eram 
guardados os documentos privados e públicos (autógrafos 
- documentos originais, antígrafos - cópias documentais). 
 
Segundo Posner na Grécia já havia uma distinção 
entre arquivo corrente e não corrente. 
 
A história do arquivo romano tem sido dividida nas 
etapas da República e Império. 
 
Independente da etapa o material mais usado era o 
tablete de argila, pois era barato e de fácil obtenção na 
Itália. Os papiros e pergaminhos também eram usados, 
porém em menor quantidade. Em Roma podemos ver a 
existência de arquivos privados situados dentro de 
residências. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
6 
 
Com a instituição da República o Arquivo Central 
do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava 
tabletes públicos e atas do senado (leis, decretos, sensos, 
cópias de projetos etc.) 
 
Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se, 
contudo os tabletes nunca desapareceram. 
 
Devido a centralização do poder o Tabularium 
(lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu 
caráter de arquivo público, pois os documentos passaram a 
ser de interesse somente do império. 
 
Com a divisão do império e Ocidental e Oriental 
houve um crescente aumento do número de documentos 
provocando uma grande desorganização onde não se 
encontrava determinados documentos, obrigando os 
oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para 
obter cópias de documentos não encontrados. 
 
A China tem arquivos de documentos ligados à 
dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de 
tartaruga assim como ossos de animais principalmente o 
omoplata bovino. Esse tipo de escritura é denominada 
jinwen. 
 
Com constantes evoluções no suporte da escrita a 
China é marcada por essas mudanças. A Cai Lun foi 
atribuído o caráter de inventor do papel. Ele era um 
servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com 
o baixo custo foi levado para o ocidente pelos árabes 
dando origem à produção de um grande volume de 
documentos. A partir daí deu-se início à preocupação com 
as técnicas de preservação e restauração. 
 
Na África não vamos nos deparar com grandes 
acervos arquivísticos, mascom a - tradição oral -. Em 
Senegal existe um método de preservação da memória 
muito interessante, o Cantante. Neste método as pessoas 
narram grandes epopéias de heróis africanos, informações 
que são transmitidas de geração em geração. 
 
A Mesoamérica é uma área de definição cultural 
(Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca 
a origem das escrituras é registrada através de hieróglifos 
encontrados em pedras. Os suportes utilizados são muitos 
diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas 
sobre muros, recipientes de cerâmica etc.) 
 
A aparição do arquivo para os aztecas foi 
importante para o registro dos territórios conquistados. 
 
Na Sudamérica, ou América do Sul, o 
questionamento sobre a existência de um arquivo é geral. 
Devido a problemas coloniais os investigadores negam o 
arquivo durante essa época. Há, porém, depoimentos que 
afirmam a existência de primitivos e pequenos arquivos. 
 
Idade Média 
 
Devido às invasões dos bárbaros-germanos quase 
todos os arquivos foram destruídos. 
 
O período compreendido entre os séc. V e X foi o 
trecho da história onde mais se destruíram arquivos e a 
época onde havia poucas pessoas que praticavam a 
atividade arquivística. 
 
Com a expansão árabe para o Ocidente através da 
conquista da Espanha e a técnica de produção de papel, 
algumas práticas arquivísticas já se tornaram usuais, mas 
não havia nenhum Arquivo na Europa. 
 
Um fator que determinou o ressurgimento do 
arquivo na Europa foi a implantação de estudos voltados à 
Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de 
registro como os documentos e os arquivos. 
 
Os arquivos foram surgindo de forma independente. 
 
No séc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos 
registros, formando grandes acervos perante as corte 
soberanas. 
 
Idade Moderna 
 
O Estado continua usando o arquivo como um 
instrumento para o governo e de administração de muita 
importância para a organização. Para muitos estados ou 
impérios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em 
relação a seus bens contratuais, decretos etc. 
 
Já havia a preocupação com que iria manusear os 
documentos. Também havia uma preocupação na criação 
de cópias para o empréstimo de documentos, limpeza dos 
documentos, ordem de classificação e regras para o acesso 
evitando a deterioração dos originais. 
 
No ano de 1632, Baldassarp Bonifácio escreveu o 
primeiro tratado que determinava o método de uso e 
manuseio do arquivo. Em seguida vários decretos foram 
emitidos por, praticamente, toda a Europa. 
 
Com a busca do Novo Mundo (Américas) a 
Espanha levou consigo seu costumes arquivísticos. Com a 
fundação de novas cidades houve o surgimento da atas de 
fundação, testamentos, cartas, inventários etc. Como na 
Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e 
organizados. O regimento de segurança e uso foram os 
mesmos que aplicados na península. Ao invés do Estado 
eram os órgãos eclesiásticos que tomavam conta do 
documentos civis. 
 
A partir do séc. XVIII os arquivos começaram a ser 
implantados nas universidades associada a um caráter 
diplomático. Também surge a carreira universitária 
Arquivística na Universidade de Maguncia (Alemanha). 
 
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7 
 
Idade Contemporânea 
 
No fim do séc. XVIII a arquivística é vista como 
ciência assim como nos dias de hoje. 
 
Com a Revolução Francesa há uma troca 
significativa nos métodos de administração, métodos de 
governo implantados pelo Antigo Regime. Essas trocas 
levam os arquivos mudarem completamente as suas 
teorias arquivísticas. 
 
A criação de um serviço de arquivo próprio foi uma 
das primeiras medidas da Assembléia Nacional. A 
Assembléia decretou a custódia e exibição de suas atas a 
uma instituição que posteriormente se tornou o Arquivo 
Nacional de Paris. 
 
Principais conseqüências do período 
revolucionário. 
 
O fim do conceito de que o acervo arquivístico era 
somente para o acesso de autoridades trouxe um novo 
público para os fundos arquivísticos. O valor cultural e 
histórico do arquivo foi decisivo para a abertura de 
Arquivos Históricos. 
 
Em 1790 foi estabelecido Arquivo Nacional. Com o 
objetivo de centralizar os documentos de origem pública e 
privada e eclesiásticos. Devido a falta de espaço físico foi 
laçada uma lei que determinava a criação dos Arquivos 
Departamentais. 
 
Ao contrário que na Espanha, na Itália, os arquivos 
eram organizados separadamente das bibliotecas. 
Consequentemente, começam a surgir associações de 
arquivos separadas dos bibliotecários. 
 
Em 1841 foi definido pela primeira vez o princípio 
de proveniência. Segundo o arquivista, diplomata e 
historiador francês Natalis de Wailly, todos os documentos 
que vem de um corpo, um estabelecimento, família ou um 
indivíduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos 
segundo a sua proveniência. 
 
Em 1880 foi definido outro princípio, o respeito a 
ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar 
a ordem que foi dada aos documentos pelo seu órgão 
gerador. Esse princípio é a essência da ciência arquivística 
moderna. 
 
 
FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS 
 
A importância do arquivo para a instituição está 
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos 
que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a 
necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de 
eliminação de documentos, quando estes já não são mais 
úteis para a organização. A adoção de técnicas 
arquivísticas adequadas permite não apenas a localização 
eficiente da informação desejada, mas também a economia 
de recursos para a instituição. 
 
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 
 
1 – Guarda dos documentos que circulam na 
instituição, utilizando para isso técnicas que 
permitam um arquivamento ordenado e 
eficiente ; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, 
utilizando formas adequadas de 
acondicionamento, levando em consideração 
temperatura, umidade e demais aspectos que 
possam danificar os mesmos; 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e 
desarquivamento de documentos pelos diversos 
setores da instituição, de forma a atender 
rapidamente à demanda pelas informações ali 
depositadas. 
 
Além destas funções principais podemos destacar 
outras, de relativa importância, como a expedição da 
correspondência, criação dos modelos para documentos e 
criação das normas de gestão documental da instituição. 
 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o 
arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
a) contar com pessoal qualificado e em número 
suficiente; 
b) estar instalado em local apropriado; 
c) dispor de instalações e materiais adequados; 
d) utilizar sistemas racionais de arquivamento, 
fundamentados na teoria arquivística moderna; 
e) contar com normas de funcionamento; 
f) contar com dirigente qualificado, preferencial, 
mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos 
mesmos, formado em Arquivologia. 
 
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade 
dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, 
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da 
história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é 
tornar disponível as informações contidas no acervo 
documental sob sua guarda ”. Observa-se, portanto, que o 
arquivamento não consiste apenas em guardar 
documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a 
administração, servindo de base para eventuais tomadas de 
decisões e ainda para a preservação da história. 
 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
 
Dependendo do aspecto sobo qual os arquivos são 
estudados, eles podem ser classificados segundo: 
• as entidades mantenedoras (públicos ou 
privados); 
• a natureza dos documentos (especial ou 
especializado); 
• aos estágios de sua evolução (corrente, 
intermediário e permanente) ; 
• à extensão de sua atuação (setorial e central). 
 
Classificação segundo as entidades 
mantenedoras 
 
De acordo com a Lei 8.159/1991, os arquivos 
podem ser classificados segundo a instituição em que 
estejam inseridos da seguinte forma: 
 
Arquivos públicos: são aqueles mantidos por 
entidades de caráter público, ou ainda, por entidades 
privadas encarregadas da execução de serviços públicos, 
seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo 
do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do 
Senado Federal. 
 
Arquivos privados: são aqueles mantidos por 
instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do 
Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da 
Rede Globo. 
 
Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a 
que estão vinculados, os arquivos podem ser classificados 
em: 
públicos, quando mantidos por um órgão 
público, em qualquer esfera de atuação; 
institucionais: quando mantidos por 
associações, igrejas ou entidades sem fins 
lucrativos; 
comerciais: quando mantidos por firmas, 
empresas ou indústrias; 
pessoais ou familiares: quando mantidas por 
pessoas físicas. 
 
Classificação segundo a natureza dos 
documentos 
 
Arquivos especiais: Arquivos que mantêm sob sua 
guarda documentos de formas físicas variadas e que 
exijam cuidados especiais em sua guarda e conservação. É 
o caso de arquivos que guardam documentos em meio 
digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides, 
microfilmes, fitas de vídeo etc. 
 
Arquivos especializados: Arquivos que mantêm sob 
guarda documentos de determinada área do conhecimento. 
São exemplos os arquivos médicos, os arquivos 
jornalísticos e os arquivos de engenharia. 
 
Classificação segundo os estágios de sua 
evolução 
 
Com relação ao estágio de evolução, os arquivos 
classificam-se em correntes, intermediários e permanentes. 
 
Arquivos correntes: São aqueles que guardam os 
documentos mais novos e mais utilizados na 
instituição. 
Arquivos intermediários: São aqueles que guardam 
os documentos menos utilizados na instituição, 
mas que ainda podem ser utilizados para fins 
administrativos; 
Arquivos permanentes: São aqueles que guardam os 
documentos que, já tendo cumprido sua função 
administrativa, agora são conservados pelo 
valor histórico para a instituição. 
 
Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em 
concursos públicos, esta classificação merecerá um tópico 
à parte (ciclo vital dos documentos), onde serão abordados 
com maior profundidade. 
 
Classificação segundo à extensão de sua 
atuação 
 
Com relação à extensão de sua atuação (localização 
física), os arquivos classificam-se em setoriais ou 
centrais/gerais. 
 
Arquivos setoriais: São aqueles instalados nos 
próprios setores que utilizam os documentos no 
dia-a-dia. 
Arquivos centrais/gerais: São aqueles que estão 
localizados fora dos setores de trabalho e 
acumulam, em um único local, documentos 
provenientes dos diversos setores da instituição, 
de forma centralizada. 
 
 
PRINCÍPIOS 
 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos 
Fundos 
 
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o 
arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva, 
pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras 
entidades produtoras produtoras. Também chamado 
princípio do respeito aos fundos. 
 
De um modo geral, este princípio fixa a identidade do 
documento, relativamente a seu produtor. Por este 
princípio, os arquivos devem ser organizados em 
obediência à competência e às atividades da instituição ou 
pessoa legitimamente responsável pela produção, 
acumulação ou guarda dos documentos. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
9 
 
Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência (instituição) 
 
Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser 
acrescentados novos documentos em função 
do fato de a entidade produtora continuar em 
atividade. 
Fundo fechado: Fundo que não recebe mais 
acréscimos de documentos, em função de a 
entidade produtora não se encontrar mais em 
atividade. 
 
Princípio da Cumulatividade 
 
O arquivo é uma formação progressiva, natural e 
orgânica. 
 
Princípio da Indivisibilidade 
 
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem 
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada 
ou adição indevida. 
 
Princípio da organicidade 
 
O acervo deve refletir a estrutura interna e as 
competências / atribuições de seu órgão produtor, 
mantendo a inter-relação dos conjuntos de um fundo. 
Segundo este princípio, os documentos de arquivo mantêm 
estreita relação com os demais documentos pertencentes 
ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um 
documento de arquivo retirado de seu conjunto perde 
muito do seu significado. 
 
Princípio da Unicidade 
 
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os 
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em 
função do contexto em que foram produzidos. 
 
Princípio do Respeito à Ordem Original 
 
Os documentos devem ser mantidos no arquivo na 
mesma ordem que lhe foi atribuída nos setores que os 
criaram. Não se explica quando os documentos na fase 
corrente não receberam uma organização adequada. 
 
 
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS 
 
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E 
BIBLIOTECA 
 
Embora arquivo e biblioteca tenham a mesma 
finalidade (guardar e permitir o acesso às informações), 
sua forma de atuação e suas características básicas são 
diferentes. Poderíamos assim definir cada instituição: 
 
Arquivo: é o conjunto de documentos, criados ou 
recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de 
sua atividade, preservados para garantir a consecução de 
seus objetivos. 
 
Biblioteca: é o conjunto de material, em sua 
maioria impresso e não produzido pela instituição em que 
está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e 
consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas 
e seus documentos são adquiridos através de compra, 
doação ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos 
documentos são produzidos ou recebidos pela própria 
instituição. 
 
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem 
finalidade funcional (preservar as informações que 
evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do 
tempo), a finalidade das bibliotecas é essencialmente 
cultural (guarda de informações para estudo). 
 
Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo 
são produzidos em uma única via ou em limitado número 
de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas 
(livros) são produzidos em numerosos exemplares, 
espalhados pelas inúmeras bibliotecas existentes. 
 
 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) 
 
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três 
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os 
estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro 
da instituição (corrente, intermediária e permanente). 
 
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette 
(1973) como as três idades dos arquivos: corrente, 
intermediária e permanente, e são assim descritas: 
1. “Arquivo de primeira idade ou corrente, 
constituído de documentos em curso 
(emprestados a outros setores com relativa 
freqüência) ou consultados freqüentemente, 
conservados nos escritórios ou nas repartições 
que os receberam e os produziram ou em 
dependências próximas de fácil acesso”. Por 
documentos em curso entenda-se que, nesta fase, 
os documentos tramitam bastantede um setor 
para outro, ou seja, podem ser emprestados a 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
10 
outros setores para atingirem a finalidade para a 
qual foram criados, o que não quer dizer que, 
necessariamente, estes documentos devam estar 
tramitando todo o tempo. 
 
2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário, 
constituído de documentos que deixaram de ser 
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos 
que os receberam e os produziram podem ainda 
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou 
retomar um problema novamente focalizado. Não 
há necessidade de serem conservados próximos 
aos escritórios. A permanência dos documentos 
nesses arquivos é transitória. São por isso 
também chamados, em alguns países que adotam 
esta teoria, de limbo ou purgatório”. 
 
3. “Arquivo de terceira idade ou permanente, 
constituído de documentos que perderam todo 
valor de natureza administrativa e que se 
conservam em razão de seu valor histórico ou 
documental e que constituem os meios de 
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os 
arquivos propriamente ditos, pois ali os 
documentos são arquivados de forma definitiva”. 
 
São classificados como permanentes os documentos 
: 
– que revelam a origem e a constituição da 
instituição; 
– que mostram como a instituição funcionou ao 
longo do tempo; 
– normas e regulamentos; 
– demais documentos que se caracterizem como 
históricos para a instituição. 
 
Essas fases são complementares, pois os 
documentos podem passar de uma fase para outra, e cada 
uma das fases corresponde a uma maneira diferente de 
conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, 
uma organização adequada, ou seja, as unidades de 
acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc) 
adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades 
mais adequadas ao funcionamento das fases intermediária 
e permanente, nas quais é muito comum a utilização de 
caixas-arquivo. 
 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
QUANTO À NATUREZA 
 
Quanto à natureza do assunto os documentos 
podem ser ostensivos ou sigilosos. 
 
A classificação de ostensivo ou ordinário é dada 
aos documentos cuja divulgação não prejudica a 
administração. 
 
Consideram-se sigilosos os documentos que, por 
sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, 
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para 
sua custódia e divulgação. 
 
Graus de sigilo 
 
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à 
extensão do meio em que pode circular, são quatro os 
graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em 
ordem do maior para o menor grau de sigilo : 
– ultra-secreto; 
– secreto; 
– confidencial; 
– reservado. 
 
A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos 
que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor 
ou características só devam ser do conhecimento de 
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 
 
São assuntos normalmente classificados como ultra-
secretos aqueles da política governamental de alto nível e 
segredos de Estado. 
 
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram 
alto grau de segurança e cujo teor ou características podem 
ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem 
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam 
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. 
 
São assuntos geralmente classificados como 
secretos os referentes a planos, programas e medidas 
governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-
secreta que, sem comprometer o excepcional grau de 
sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, 
tais como: planos ou detalhes de operações militares; 
planos ou detalhes de operações econômicas ou 
financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já 
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, 
políticos, econômicos, psicossociais e militares de países 
estrangeiros e meios de processos pelos quais foram 
obtidos; materiais criptográficos importantes que não 
tenham recebido classificação inferior. 
 
A classificação de confidencial é dada aos assuntos 
que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu 
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser 
prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços 
administrativos. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
11 
São assuntos, em geral, classificados como 
confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e 
outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das 
partes, como por exemplo: informações sobre a atividade 
de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: 
rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que 
devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e 
negativos que indiquem instalações consideradas 
importantes para a segurança nacional. 
 
Reservados são os assuntos que não devam ser do 
conhecimento do público, em geral. Recebem essa 
classificação, entre outros, partes de planos, programas e 
projetos e as suas respectivas ordens de execução: cartas, 
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações 
importantes. 
 
No Brasil, a atribuição do grau de sigilo e o 
controle dos documentos sigilosos é regulamentada pelo 
Decreto nº 4.553/2002, transcrito no capítulo referente à 
legislação arquivística. 
 
 
QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA 
 
Denomina-se espécie de um documento o seu 
aspecto formal, ou seja, a aparência que o mesmo assume 
a partir das informações nele contida. Em geral, há nas 
instituições diversas espécies de documentos, como 
ofícios, memorandos, atas, declarações, avisos, 
requerimentos etc. 
 
Quando reunimos a determinada espécie a função 
ou atividade que o documento irá exercer, criamos uma 
tipologia documental. Desta forma, a tipologia documental 
resulta da soma da espécie do documento com sua 
atividade. 
 
Exemplos: 
Contrato (espécie) 
Contrato de trabalho (tipologia documental) 
Contrato de locação (tipologia documental) 
 
Declaração (espécie) 
Declaração de imposto de renda (tipo documental) 
Declaração de bens (tipologia documental) 
 
Alvará (espécie) 
Alvará de funcionamento (tipologia documental) 
Alvará de construção (tipologia documental) 
 
QUANTO AO GÊNERO 
 
Quanto ao gênero, os documentos são classificados 
em: 
 
– Documentos escritos ou textuais: documentos 
cuja informação esteja em forma escrita ou 
textual. 
 Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões. 
 
– Documentos iconográficos: documentos cuja 
informação esteja em forma de imagem estática. 
 Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides), 
desenhos e gravuras. 
 
– Documentos sonoros: documentos cuja 
informação esteja em forma de som/áudio. 
 Ex.: escuta telefônica, discurso gravado em fita 
cassete. 
 
– Documentos filmográficos: documentos cuja 
informação esteja em forma de imagem em 
movimento (com ou sem som). 
 Ex.: filmagens e vídeos. 
 
– Documentos informáticos ou digitais: 
documentos gravados em meio digital e que, por 
isso, necessitam de equipamentos eletrônicos 
para que sejam lidos. 
 Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. 
 
– Documentos cartográficos: documentos que 
representem, de forma reduzida, uma área maior. 
 Ex.: mapas e plantas. 
 
– Documentos micrográficos: documentos em 
microformas. 
 Ex.: microfilmes e microfichas. 
 
 
 
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA 
 
A seguir estão relacionados os temos técnicos 
utilizados nesta publicação, de acordo com as definições 
dadas pelo Arquivo Nacional, em seu Dicionário de 
Terminologia Arquivística. 
 
ACERVO 
Totalidade dos documentos sob custódia de um 
arquivo. 
 
ACESSO 
Possibilidade de consulta a documentos.Função arquivística destinada a tornar acessíveis os 
documentos e a promover sua utilização mediante a 
preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a 
organização de serviço educativo, de referência e 
divulgação. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
12 
 
ACONDICIONAMENTO 
Ato ou efeito de embalar documentos de forma 
apropriada à sua preservação e manuseio. 
 
ACUMULAÇÃO 
Reunião de documentos produzidos e recebidos no 
curso das atividades de uma instituição ou pessoa. 
 
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS 
Direção, supervisão e coordenação das atividades 
de arquivo. 
 
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS. 
 
AMOSTRAGEM 
Técnica de seleção de documentos representativos 
de um conjunto. 
 
ANEXAÇÃO 
Juntada em caráter definitivo, na qual prevalece, 
para referência, o número do processo mais antigo. 
 
ANEXO 
Documento juntado a outro ou a um processo por 
afinidade de conteúdo, em caráter definitivo. 
 
APENSAÇÃO 
Juntada em caráter temporário, feita com o objetivo 
de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando 
cada processo a sua identidade e independência. 
 
APENSO 
Documento juntado a processo sem, contudo, 
passar a integrá-lo. 
 
ARMAZENAMENTO 
Ato ou efeito de guardar documentos em áreas 
utilizadas para este fim. 
Ver também ACONDICIONAMENTO 
 
ARQUIVAMENTO 
1. Seqüência de operações que visam à guarda 
ordenada de documentos 
2. Ação pela qual uma autoridade determina a 
guarda de um documento cessada a sua 
tramitação 
 Ver também ARRANJO e MÉTODO DE 
ARQUIVAMENTO. 
 
ARQUIVO 
1. Conjunto de documentos independente da 
natureza dos suportes, acumulados por uma 
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ao 
longo de suas atividades. 
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a 
custódia, o processamento técnico, a conservação 
e a utilização de arquivos. 
 
ARQUIVO ADMINISTRATIVO 
1. Arquivo com predominância de documentos 
decorrentes do exercício das atividades-meio de 
uma instituição; expressão usada em oposição a 
arquivo técnico. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo administrativo. 
 
ARQUIVO CENTRAL 
Unidade responsável pela normalização dos 
procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma 
administração, podendo ou não assumir a centralização do 
armazenamento. Também chamado de arquivo geral. 
Ver também ARQUIVO SETORIAL. 
 
ARQUIVO CORRENTE 
1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, 
que pelo seu valor primário é objeto de consultas 
freqüentes pela entidade que o produziu, a quem 
compete a sua administração. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo corrente. 
 
ARQUIVO ESTADUAL 
Arquivo público mantido pela administração 
pública estadual. 
 
ARQUIVO GERAL 
Ver ARQUIVO CENTRAL. 
 
ARQUIVO HISTÓRICO 
Ver ARQUIVO PERMANENTE. 
 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
1. Conjunto de documentos originários de arquivos 
correntes, com uso pouco freqüente e que 
aguarda destinação. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo intermediário. 
3. Depósito especialmente construído para 
armazenamento de arquivos intermediários. 
 
ARQUIVO MUNICIPAL 
Arquivo público mantido pela administração 
pública municipal. 
 
ARQUIVO NACIONAL 
Arquivo público mantido pela administração central 
ou federal de um país. 
 
ARQUIVO PARTICULAR 
Ver ARQUIVO PRIVADO. 
 
ARQUIVO PERMANENTE 
1. Conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo em função de seu valor. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo permanente também chamado de 
arquivo histórico. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
13 
 
ARQUIVO PRIVADO 
Arquivo acumulado por pessoa física ou jurídica de 
direito privado. 
 
ARQUIVO PÚBLICO 
1. Arquivo acumulado por instituição pública no 
exercício de suas funções, independente de seu 
âmbito de ação e do sistema de governo do país. 
2. Arquivo integrante da administração pública. 
 
ARQUIVO REGIONAL 
Arquivo encarregado de arquivos de uma 
determinada região. 
 
ARQUIVO SETORIAL 
1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou 
serviço de uma administração 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo setorial, existindo um arquivo central, 
estará a ele tecnicamente subordinado. 
 
ARQUIVO TÉCNICO 
1. Arquivo com predominância de documentos 
decorrentes do exercício das atividades-fim de 
uma instituição; expressão usada em oposição a 
arquivo administrativo. 
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado 
do arquivo técnico. 
 
ARRANJO 
Seqüência de operações que, de acordo com um 
plano ou quadro previamente estabelecido, visa à 
organização dos documentos de um arquivo ou coleção, 
utilizando-se diferentes métodos. 
 
ATIVIDADE-FIM 
Expressão que designa as atividades desenvolvidas 
em decorrência da finalidade de uma instituição. 
Ver também ARQUIVO TÉCNICO e 
ATIVIDADE-MEIO. 
 
ATIVIDADE-MEIO 
Expressão que designa as atividades que dão 
suporte à consecução das atividades-fim de uma 
instituição. 
Ver também ARQUIVO ADMINISTRATIVO. 
 
AVALIAÇÃO 
Processo de análise e seleção de documentos de 
arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os 
valores que lhes são atribuídos. 
Ver também COMISSÃO DE AVALIAÇÃO. 
 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS 
Sucessivas fases por que passam os documentos de 
um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guarda 
permanente. 
Ver também TEORIA DAS TRÊS IDADES 
 
CLASSE 
Cada divisão que compõe um sistema de 
classificação. 
 
CLASSIFICAÇÃO 
1. Organização dos documentos de um arquivo ou 
coleção, de acordo com um Plano de 
Classificação ou Quadro de Arranjo. 
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo 
de documentos, selecionar a categoria de assunto 
sob a qual devem ser arquivados e determinar o 
código para a sua recuperação. 
3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às 
informações neles contidas, graus de restrição de 
acesso. Também chamada classificação de 
segurança. 
 
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL 
Ver MÉTODO DECIMAL. 
 
CÓDIGO 
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou 
números que mediante uma convenção, representam 
dados. 
Ver também NOTAÇÃO. 
 
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Sistema de código derivado de um Plano de 
Classificação. 
 
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO. 
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de 
documentos de um arquivo. 
 
CONSERVAÇÃO 
Ato ou efeito de promover a preservação e a 
restauração de documentos. 
 
CONSULTA 
Busca direta ou indireta de informações. 
 
DATA DE ACESSO 
Período a partir do qual, terminado o prazo de 
restrição de acesso, o documento está liberado para 
consulta. 
 
DATAS-LIMITE 
Elemento de identificação cronológica, em que são 
mencionados o início e término do período abrangido por 
um conjunto de documentos. 
 
DESCARTE 
Exclusão de documentos do acervo de um arquivo, 
após avaliação, com a finalidade de encaminhá-los a uma 
instituição ou pessoa. 
Ver também ELIMINAÇÃO 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
14 
 
DESCRIÇÃO 
Conjunto de procedimentos que, levando em conta 
os elementos formais e de conteúdo das unidades de 
arquivamento, representam-nas nos instrumentos de 
pesquisa. 
 
DESTINAÇÃO 
Decisão, a partir da avaliação, quanto ao 
encaminhamento dos documentos para guarda permanente 
ou eliminação. 
Ver também: TABELA DE TEMPORALIDADE. 
 
DOCUMENTAÇÃO 
1. Conjunto de documentos. 
2. Ato ou serviçode coleta, organização, 
processamento técnico e disseminação de 
informações e documentos. 
 
DOCUMENTO 
Unidade de registro de informações qualquer que 
seja o suporte utilizado. 
Ver também, ITEM DOCUMENTAL. 
 
DOCUMENTO OFICIAL 
Documento emanado do poder público ou de 
instituições de direito privado que produz efeitos de ordem 
jurídica na comprovação de um fato. 
 
DOCUMENTO PÚBLICO 
1. Do ponto de vista da acumulação, documento de 
arquivo público. 
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de 
propriedade do poder público. 
3. Do ponto de vista da produção, documento 
emanado do poder público. 
 
DOSSIÊ 
O dossiê é um conjunto de documentos 
relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, 
lugar, projeto), que constitui uma unidade de 
arquivamento. 
 
ELIMINAÇÃO 
Destruição de documentos que, na avaliação, foram 
considerados sem valor para a guarda permanente. 
 
ESPÉCIE DOCUMENTAL 
Divisão de gênero documental, que reúne tipos 
documentais por suas características comuns de 
estruturação da informação, como ata, carta, decreto, 
fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório. 
 
FICHÁRIO 
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios 
pré-estabelecidos, utilizado para fins de controle 
e recuperação de documentos e informações. 
2. Móvel utilizado para guarda de fichas. 
 
FUNDO 
Conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência; termo que eqüivale a arquivo. Também 
referido como núcleo. 
 
FUNDO ABERTO 
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos 
documentos, em função do gerador do arquivo continuar 
em atividade. Também referido como núcleo aberto. 
 
FUNDO FECHADO 
Fundo que, em função do fato do gerador do 
arquivo não se encontrar mais em atividade, não receberá 
acréscimos de documentos de data posterior a sua 
existência. Também referido como núcleo fechado. 
 
GÊNERO DOCUMENTAL 
Reunião de espécies documentais que se 
assemelham por seus caracteres essenciais, 
particularmente o suporte e a forma de registro da 
informação, como documentação audiovisual, 
documentação cartográfica, documentação iconográfica, 
documentação informática, documentação micrográfica, 
documentação textual. 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Administração da produção, tramitação, 
organização, uso e avaliação de documentos, mediante 
técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e 
eficiência dos arquivos. Também referida como 
administração de documentos. 
 
GUIA DE RECOLHIMENTO 
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO. 
 
GUIA DE TRANSFERÊNCIA 
Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. 
IDENTIFICAÇÃO 
Processo de reconhecimento, sistematização e 
registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu 
controle físico e/ou intelectual. 
 
ITEM DOCUMENTAL 
Unidade documental materialmente indivisível. 
Também referido como peça. 
Ver também DOCUMENTO. 
 
JUNTADA 
Ato ou efeito de apensação ou anexação de um 
processo a outro. Termo também aplicado à junção de 
documentos a um processo. 
 
LISTA DE ELIMINAÇÃO 
Relação de documentos cuja eliminação foi 
autorizada. 
Ver também TERMO DE ELIMINAÇÃO 
 
LISTA DE RECOLHIMENTO 
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
15 
 
LISTA DE TRANSFERÊNCIA 
Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. 
 
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO 
Seqüência de operações que determina a disposição 
dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação 
aos outros, e a identificação de cada unidade. 
 
MÉTODO DECIMAL 
Método de ordenação que tem por eixo um plano 
prévio de distribuição dos documentos em dez grandes 
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez 
subclasses e assim por diante. 
 
NOTAÇÃO 
Código de identificação das unidades de 
arquivamento, constituído de números, letras e/ou sinais, 
que permite sua ordenação ou localização. 
 
NÚCLEO 
Ver FUNDO. 
ORDENAÇÃO 
Ato ou efeito de dispor documentos ou informações 
segundo um determinado método. 
 
PEÇA 
Ver, ITEM DOCUMENTAL 
 
PERÍODO DE RETENÇÃO 
Período de tempo, baseado em estimativas de uso, 
em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos 
correntes, antes de serem transferidos para um arquivo 
intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de 
serem recolhidos ao arquivo permanente. 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas 
e funções da instituição e análise do arquivo por ela 
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em 
classes, de acordo com métodos de arquivamento 
específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos 
correntes. 
Ver também CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO 
 
PRAZO DE ELIMINAÇÃO 
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para 
eliminação de documentos não considerados de valor 
permanente. 
 
PRAZO DE GUARDA 
Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim 
do qual a destinação é efetivada. Também referido como 
prazo de retenção. 
Ver também PERÍODO DE RETENÇÃO 
 
PRAZO DE RETENÇÃO 
Ver PRAZO DE GUARDA 
 
PRESERVAÇÃO 
Prevenção da deterioração e danos em documentos, 
por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento. 
 
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA 
Princípio básico da Arquivologia segundo o qual os 
arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não devem 
ser misturados aos de outros geradores. 
PRINCÍPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS 
Ver PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA. 
 
PROCESSO 
Conjunto de documentos reunidos em capa 
especial, e que vão sendo organicamente acumulados no 
decurso de uma ação administrativa ou judiciária. 
 
PROJEÇÃO 
Saliência colocada, ou existente, na parte superior 
das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro 
de informações, permitindo rápida visualização. 
 
PROTOCOLO 
Serviço encarregado do recebimento, registro, 
classificação, distribuição, tramitação e expedição de 
documentos. 
Ver também ARQUIVO CORRENTE. 
 
RECOLHIMENTO 
1. Entrada de documentos em arquivos 
permanentes, em conformidade com a sua 
jurisdição arquivística. 
2. Operação pela qual um conjunto de documentos 
passa da custódia do arquivo intermediário para o 
arquivo permanente. 
Ver também RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO. 
 
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO 
Ato ou efeito de identificar ou localizar a 
informação desejada. 
 
RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO 
Instrumento de controle da entrada de documentos 
em arquivos permanentes. 
 
RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA 
Instrumento de controle da entrada de documentos 
em arquivos intermediários. 
 
SELEÇÃO 
Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos 
documentos de valor permanente e dos passíveis de 
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente 
estabelecidos. 
 
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO 
Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de 
arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a 
organização e conservação de documentos ou arquivos, 
bem como acesso ágil às informações neles contidas. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
16 
 
SISTEMA DE ARQUIVOS 
Conjunto de arquivos que, independentemente da 
posição que ocupam nas respectivas estruturas 
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado 
na persecução de objetivos comuns. 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
Instrumento de destinação, aprovado pela 
autoridade competente, que determina prazos de 
transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. 
 
TEORIA DAS TRÊS IDADES 
Teoria segundo a qual os arquivos são correntes, 
intermediários ou permanentes de acordo com a 
freqüência de uso por seus geradores e a identificação de 
seus valores primário e secundário. 
Ver também CICLO VITAL DE DOCUMENTOS. 
 
TERMO DE ELIMINAÇÃO 
Instrumentoque reúne informações sucintas sobre 
os documento que, após terem cumprido o prazo de guarda 
estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram 
eliminados. 
Ver também LISTA DE ELIMINAÇÃO. 
 
TIPO DOCUMENTAL 
Divisão de espécie documental que reúne 
documentos por suas características comuns em termos de 
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do 
registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-
patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos 
legislativos, fotografias temáticas, retratos, daguerreótipos, 
litogravuras, serigrafias, xilogravuras. 
 
TIPOLOGIA DOCUMENTAL 
Ver TIPO DOCUMENTAL. 
 
TRANSFERÊNCIA 
Passagem de documentos do arquivo corrente para 
o arquivo intermediário. 
 
TRIAGEM 
Ver SELEÇÃO. 
 
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO 
Documento ou conjunto de documentos que se 
toma por base para fins de armazenamento, notação e 
arranjo. 
 
VALOR ADMINISTRATIVO 
Valor que um documento possui para a 
administração produtora do arquivo, na medida em que 
informa ou aprova seus atos presentes ou futuros. 
Ver também VALOR PRIMÁRIO. 
 
VALOR FISCAL 
Valor atribuído a documentos ou arquivos para 
comprovação de operações financeiras ou fiscais. 
 
VALOR HISTÓRICO 
Ver VALOR PERMANENTE. 
 
VALOR INFORMATIVO 
Valor que um documento possui pelas informações 
nele contidas, independente de seu valor probatório. 
 
VALOR LEGAL 
Valor que um documento possui perante a lei para 
comprovar um fato ou constituir um direito. 
Ver também VALOR PROBATÓRIO. 
 
VALOR PERMANENTE 
Valor probatório ou valor informativo que justifica 
a guarda permanente de um documento em um arquivo. 
Ver também VALOR SECUNDÁRIO. 
 
VALOR PRIMÁRIO 
Valor atribuído aos documentos em função do 
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, 
levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, legais e fiscais. 
 
VALOR SECUNDÁRIO 
Valor atribuído aos documentos em função do 
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para 
outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins 
diferentes daqueles para os quais foram originalmente 
produzidos. 
 
 
 
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO 
PREVENTIVA 
 
Além da guarda do documento, o arquivo deverá se 
preocupar também com a preservação dos documentos da 
instituição. 
 
A preservação envolverá as atividades de 
conservação, armazenamento e restauração dos 
documentos. 
 
O principal objetivo da conservação é o de estender 
a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais 
próximo possível do estado físico em que foram criados. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
17 
A restauração tem por objetivo revitalizar a 
concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. 
 
Agentes exteriores que danificam os documentos 
 
Físicos: 
– Luminosidade : a luz é um dos fatores mais 
agravantes no processo de degradação dos 
materiais bibliográficos, por isso deve-se evitar a 
exposição dos documentos à luz natural (luz 
solar) e à reprodução, pois tais fatores causam o 
envelhecimento do papel. 
– Temperatura : – Temperaturas demasiado altas 
ou baixas aceleram a degradação do papel, que 
encontra na casa aproximada dos 22º sua 
temperatura ideal. 
– Umidade: o excesso de umidade, bem como o 
clima muito seco também contribuem para a 
aceleração do processo de envelhecimento do 
documento. 
 
Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade) 
são extremamente comuns a nossa realidade de país de 
clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água 
presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos 
fenômenos de evaporação e condensação d’água, que 
estão diretamente relacionados à temperatura do ambiente. 
 
Todo o papel possui uma característica comum: o 
seu caráter higroscópio, ou seja, toda a fibra de papel 
absorve água e perde água de acordo com a taxa de 
umidade existente no local em que está sendo mantido. 
Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se 
dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao 
perder umidade. Esse movimento brusco de contração e 
dilatação ocasiona rupturas na estrutura do papel, 
causando o seu enfraquecimento. 
 
A taxa adequada para a manutenção de um acervo é 
a seguinte: temperatura de 22º a 25ºC, umidade relativa de 
55%. A medição da temperatura se faz com o uso de 
termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendo-
se utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois 
equipamentos). 
 
Químicos: 
– Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é 
uma das principais causas da degradação 
química, representada normalmente pela poeira e 
fumaça. 
– Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos 
documentos contribui para sua deterioração. 
– Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos 
documentos acaba por danificá-los, pois as mãos 
deixam oleosidade nos mesmos. Alguns 
documentos, como fotografias e negativos são 
ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo 
recomendado a utilização de luvas de algodão ao 
manuseá-los. 
– Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de 
objetos metálicos, como grampos, clipes e 
colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, 
conseqüentemente, acabarão por danificar os 
documentos. A opção, sempre que possível, 
deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de 
plástico, que não causam tal problema. 
 
Biológicos: 
– Insetos: Vários são os insetos que atacam os 
documentos causando a deterioração dos 
mesmos. Dentre estes, podemos destacar as 
baratas, traças e brocas. 
– Microorganismos: fungos. 
– Roedores: ratos. 
– Homem: danifica os documentos, por utilizá-lo 
constantemente e nem sempre observar a melhor 
forma de conservá-los. 
 
A melhor estratégia preventiva para evitar a 
presença de insetos e roedores: 
• manter o local de guarda do acervo longe de 
fontes de alimentos; 
• evitar comer e manter alimentos no local de 
guarda do acervo ; 
• evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala 
ao lado de guarda do acervo; 
• retirar o lixo do dia após o final do expediente, 
evitando o pernoite do lixo; 
• substituir os vidros quebrados das janelas; 
• arejar os armários onde os livros estejam 
guardados, abrindo suas portas por algumas 
horas. 
 
Cuidados gerais na conservação dos 
documentos: 
 
Documentos em papel: 
– As estantes e arquivos devem ser de metal 
revestido de pintura (para evitar ferrugem) ; 
– Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os 
documentos ; 
– Evitar qualquer tipo de comida junto aos 
documentos; 
– Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas 
crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de 
um fragmento de um volume em degradação. 
Esses materiais possuem alta acidez, provocam 
manchas irreversíveis onde aplicado ; 
– Não escrever nos documentos; 
– Não dobrar as páginas; 
– Não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou 
consultar; 
– Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer 
outro líquido; 
– Para a remoção do pó das lombadas e partes 
externas dos livros, pode-se usar o aspirador com 
a escova circular especial para livros, adaptada 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
18 
com tecido de filó ou gaze, para maior proteção 
do documento; 
– Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, 
escovas macias e flanelas de algodão; 
– Durante a limpeza, removem-se grampos 
metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e 
cartões ácidos; 
– Quando houver necessidade de observações nos 
documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto 
o papel quanto as canetas, e ainda permitem 
eventuais correções, se necessário. 
 
Fotografias: 
– Devem receberproteção individual de boa 
qualidade; 
– Devem ser manuseadas com as luvas de algodão 
e arquivadas em mobiliário de aço; 
– Não forçar a separação de uma fotografia da 
outra; 
– Escrever o necessário somente no verso, com 
lápis macio. 
 
Diapositivos (slides): 
– Utilizar materiais de acondicionamento 
adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou 
polipropileno); 
– Utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas 
para projeções freqüentes. 
 
Microfilmes: 
– Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou 
armários à prova de fogo e colocados em latas 
vedadas à umidade; 
– Devem ser feitas duplicatas; 
– A sujeira deve ser removida com um pano limpo 
que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film 
Cleaner. 
 
Disquetes e CD-ROM: 
– Usar os disquetes de boa qualidade; 
– Manter os disquetes em local fresco, seco e longe 
do computador; 
– Usar programas antivírus; 
– Proteger o CD contra arranhões e poeira. 
 
 
 
Caixas de arquivo: 
– Utilizar caixas de papelão ao invés das de 
plástico, pois estas últimas tendem a transpirar 
quando submetidas a altas temperaturas, 
observando que as mesmas deverão ser maiores 
do que os documentos que nelas estejam 
inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e 
rasguem) e utilizando, quando necessário, calços, 
evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ; 
 
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo 
devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a 
limpeza, pois higiene e limpeza são fatores essenciais de 
preservação e devem ser realizados em todas as fases do 
arquivamento. 
 
Limpeza do assoalho: 
– Para se evitar a possibilidade dos documentos 
serem molhados, o que traz danos irreversíveis 
para os mesmos, é recomendável que não haja a 
entrada de água no arquivo, devendo-se optar, 
para a limpeza do mesmo, panos úmidos e 
aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do 
piso com água ; 
– A remoção da poeira depositada no assoalho deve 
ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu 
deslocamento para a superfície das estantes e 
para os documentos. Idealmente deve ser 
realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois 
assim evita-se que a poeira fique em suspensão. 
Não se deve utilizar vassoura ou espanadores 
como na higienização doméstica, esse 
procedimento faz com que a poeira se desloque 
de um local para outro. Procurar utilizar, na 
impossibilidade de ter aspirador de pó, a vassoura 
revestida de pano levemente umedecido. É 
necessário que a poeira grude no pano, evitando o 
seu deslocamento para outra área do acervo. 
– Em todo esse processo é fundamental que o pano 
de chão nunca esteja molhado. Para saber se está 
no ponto correto de utilização, deve-se torcer o 
pano até não pingar nenhum excesso de líquido. 
Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser 
lavado ou substituído por outro. A utilização do 
pano sujo causará apenas o deslocamento de 
sujidade de uma área para outra. 
 
 
 
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO 
E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
Entende-se por protocolo o conjunto de operações 
visando o controle dos documentos que ainda tramitam no 
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e 
recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à 
informação. A atividade de protocolo é típica da fase 
corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam 
bastante. 
 
O protocolo realiza as seguintes atividades : 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
19 
 
– Recebimento 
– Registro 
– Autuação 
– Classificação 
– Expedição/Distribuição 
– Controle/Movimentação 
 
RECEBIMENTO 
 
É a etapa que consiste em receber os documentos 
que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos 
próprios setores do órgão para que sejam formalizados. 
 
REGISTRO 
 
É o procedimento no qual o protocolo cadastra os 
dados básicos do documento em um sistema de controle 
(informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados 
quando da localização do documento por parte do 
interessado. 
 
AUTUAÇÃO 
 
É o procedimento no qual documentos são 
transformados em processos. Tal operação exige a 
inserção de capa específica, a numeração das páginas que 
irão constituir o processo e ainda a atribuição de um 
número que o identificará. Na prática, esta atividade é 
conhecida como abertura ou formação de processos. 
 
CLASSIFICAÇÃO 
 
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo 
efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos 
documentos, classificando-os de acordo com os códigos 
existentes no Plano de Classificação da instituição. Os 
documentos que, porventura, forem recebidos em 
envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, 
para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde 
que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou 
sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou 
reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) 
deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos 
destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, 
pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão 
abrir estes documentos. 
 
Os documentos de natureza ostensiva (nem 
sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e 
analisados, classificando-os de acordo com o assunto 
tratado, antes de serem encaminhados aos seus 
destinatários. 
 
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO 
 
É a atividade que consiste em enviar o documento 
ao seu destinatário. 
 
Distribuição é a remessa dos documentos às 
unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro 
do próprio órgão. 
Expedição é o envio do documento para outro 
órgão da administração pública. 
 
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO 
(TRAMITAÇÃO) 
 
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste 
em identificar os setores pelos quais passam os 
documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando 
necessário, bem como identificar possíveis atrasos na 
tramitação destes. Tal movimentação é realizada através 
de sistemas informatizados de protocolo ou de controles 
manuais (livros ou fichas de protocolo). 
 
 
 
PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
A Lei nº 8.159/1991, em seu parágrafo 3º define 
gestão de documentos como o conjunto de procedimentos 
e operações técnicas referentes às atividades de produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos 
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
 
Assim, podemos entender que qualquer atividade 
que vise controlar o fluxo de documentos existente na 
instituição, de forma a assegurar a eficiência das 
atividades administrativas, estará inserida na gestão de 
documentos. 
 
A gestão de documentos é atingida através do 
planejamento, organização, controle, coordenação dos 
recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, 
com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo 
documental. 
 
A gestão de documentos tem os seguintes objetivos 
: 
• assegurar, de forma eficiente, a produção, 
administração, manutenção e destinação de 
documentos; 
• garantir que a informação governamental esteja 
disponível quando e onde seja necessária ao 
governo e aos cidadãos; 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
20 
• assegurar a eliminação dos documentos que não 
tenham valor administrativo fiscal, legal ou para 
a pesquisa científica; 
• assegurar o uso adequado da micrográfica, 
processamento automatizado de dados e outras 
técnicas avançadas de gestão da informação; 
• contribuir para o acesso e preservação dos 
documentos que mereçam guarda permanente por 
seus valores histórico e científico. 
 
Fases 
 
As trêsfases básicas da gestão de documentos são: 
produção, utilização e destinação. 
 
1ª Fase (Produção) 
 
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão 
das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase 
deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a 
produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a 
ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, 
garantindo assim, o uso adequado dos recursos de 
reprografia e de automação. Recomenda-se, nessa fase, 
evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o 
acúmulo desordenado de papéis implicará em maior 
dificuldade do controle das informações no arquivo. 
 
2ª Fase (Utilização) 
 
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, 
necessário ao cumprimento de sua função administrativa, 
assim como sua guarda após cessar seu trâmite. 
 
Essa fase envolve métodos de controle relacionados 
às atividades de protocolo e às técnicas específicas para 
classificação, organização e elaboração de instrumentos de 
recuperação da informação. O arquivamento também será 
controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão 
de arquivos correntes e intermediários e a implantação de 
sistemas de arquivo e de recuperação da informação. 
 
3ª Fase (Avaliação e Destinação) 
 
Envolve as atividades de análise, seleção e fixação 
de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica 
decidir quais os documentos a serem eliminados e quais 
serão preservados permanentemente. 
 
 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
Em arquivística o plano de classificação 
documental é o instrumento de gestão que organiza, em 
um plano intelectual, os tipos documentais produzidos 
e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela 
classificação documental adotada e os organiza de forma 
hierárquica por meio das unidades de classificação. 
 
A organização da documentação por assunto, 
utilizando-se um plano de classificação, será abordada no 
item “Métodos de Arquivamento”, mais especificamente 
no tópico “Método ideográfico”. 
 
 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
VALOR DOS DOCUMENTOS 
 
Basicamente, o documento é guardado pela 
instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, 
e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das 
seguintes formas: primário/administrativo ou 
secundário/histórico. 
 
Valor primário/administrativo: Refere-se aos 
documentos que a instituição mantém em sua guarda para 
dar suporte às atividades que a mesma realiza no dia-a-dia. 
Está relacionado ao motivo pelo qual o documento foi 
criado e por isso está presente em todo documento quando 
de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo 
documento, em determinado momento de sua existência, 
prescreverá administrativamente. 
 
Valor histórico: o valor histórico, também chamado 
de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos 
documentos para fins diferentes daqueles para os quais 
foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser 
considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros 
e para a própria administração. O documento, após perder 
seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor 
histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna 
definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá. 
 
Enquanto o documento apresentar valor primário / 
administrativo, ele será arquivado nas fases correntes ou 
intermediária. Ao prescrever administrativamente, o do-
cumento poderá ser eliminado, quando não apresentar 
valor secundário/histórico, ou poderá ser recolhido à fase 
permanente, quando apresentar este valor. Uma vez que o 
valor secundário/histórico é definitivo, podemos concluir 
que documentos históricos jamais serão eliminados ou 
destruídos. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
21 
 
PRAZO DE GUARDA DOS 
DOCUMENTOS 
 
É o período em que o documento deve ser mantido 
nos arquivos correntes e intermediários. O prazo de guarda 
vincula-se à determinação do valor do documento, de 
acordo com os seguintes fatores: 
 
• freqüência de uso das informações contidas nos 
documentos; 
• existência de leis ou decretos que regulem a 
prescrição legal de documentos (prazos 
prescricionais); 
• existência de outras fontes com as mesmas 
informações (documentos recapitulativos); 
• necessidade de guarda dos documentos por 
precaução, em virtude das práticas 
administrativas (prazos precaucionais). 
 
DESTINAÇÃO FINAL DOS 
DOCUMENTOS 
 
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, 
deverá ser encaminhado à sua destinação final, que 
ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu 
valor administrativo. A destinação final do documento 
poderá ser: eliminação ou guarda permanente. 
– Eliminação: quando o documento não apresentar 
valor histórico; ou 
– Guarda permanente: quando o documento 
apresentar valor histórico. 
 
Convém destacar que, na eliminação, os processos 
mais indicados são a fragmentação e a reciclagem. O 
processo de incineração, por não ser ecologicamente 
correto e inviabilizar o reaproveitamento do papel, deve 
ser evitado. 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
 
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação 
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos 
documentos nas fases corrente e intermediária (período em 
que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua 
destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente). A Tabela de Temporalidade será elaborada 
por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de 
Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de 
documentos e será aprovada por autoridade competente do 
órgão para que possa ser aplicada na instituição. 
 
Cada instituição criará a sua tabela, que deverá 
contemplar o conjunto de documentos existentes na 
mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de 
Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão 
ser submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem 
novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu 
próprio prazo para as fases corrente e intermediária, bem 
como a destinação final (eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente). Portanto, não há prazo de guarda 
padrão nem máximo para os documentos nas fases 
corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio 
prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de 
Análise quando da elaboração da tabela. 
 
Veja a seguir a estrutura da Tabela de 
Temporalidade, com alguns dados hipotéticos: 
 
Cód. Assunto Prazos de Guarda Dest. Final Obs. 
Corrente Intermed.
002 Planos, Programas e Projetos de 
Trabalho 
5 anos 9 anos Guarda Permanente - 
020.1 Legislação de Pessoal Enquanto 
Vigorar 
- Guarda Permanente - 
020.4 Sindicatos 
 
5 anos 5 anos Guarda Permanente - 
022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente - 
023.11 Admissão 5 anos 47 anos Eliminação - 
024.1 Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 
024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação - 
026.13 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 
029.1 Folha de Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar 
 
Os prazos acima variarão de acordo com o 
documento, podendo haver documentos com maior ou 
menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, 
bem como documentos destinados à eliminação e à guarda 
permanente. Em geral, documentos que demonstram a 
origem da instituição, bem como a forma como esta 
funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter 
histórico e serão preservados na fase permanente. 
 
A partir dos dados acima, podemos verificar as 
quatro situações em que o documento poder passar ao ser 
inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital 
dos documentos, que seriam as seguintes: 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________22 
 
– 1ª situação (exemplo do documento classificado 
no código 024.2) 
 
 
 
Neste caso, o documento é criado na fase corrente, 
onde permanecerá durante determinado período (no 
exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da 
Escala de férias é de 2 anos) e será eliminado sem passar 
pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que 
determinados documentos podem ser eliminados na fase 
corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o 
defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas três fases 
não é condição obrigatória para todos os documentos. Na 
verdade, a única fase em que todo documento, com 
certeza, passará, é a fase corrente, pois é nela que ele será 
criado. 
 
– 2ª situação (exemplo do documento classificado 
no código 026.13) 
 
 
 
Neste caso, o documento é criado na fase corrente, 
cumprirá seu prazo de guarda na fase corrente (no 
exemplo esse prazo é de 5 anos) e, posteriormente, será 
transferido para a fase intermediária, cumprirá o prazo de 
guarda na fase intermediária (que no exemplo será de 95 
anos). A passagem do documento da fase corrente para a 
fase intermediária é chamada de Transferência. No 
exemplo, passados os 95 anos na fase intermediária, o 
documento poderá ser eliminado sem chegar à fase 
permanente. Verificamos, assim, que o documento poderá 
ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase 
intermediária. O prazo da fase intermediária variará de 
documento para documento, de acordo com o definido na 
Tabela de Temporalidade. 
 
– 3ª situação (exemplo do documento classificado 
no código 002) 
 
 
 
Neste caso, o documento é criado na fase corrente, 
no qual permanecerá por algum tempo (no exemplo o 
prazo de guarda na fase corrente é de 5 anos), sendo 
transferido para a fase intermediária no qual cumprirá 
novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase 
intermediária é de 9 anos), antes de ser recolhido para a 
fase permanente, o que demonstra que, para a instituição 
em questão, tal documento tem valor histórico e jamais 
será eliminado. Observa-se que a passagem do documento 
para a fase permanente é chamada de recolhimento e, por 
conseguinte, apenas os documentos históricos são 
recolhidos. 
 
– 4ª situação (exemplo do documento classificado 
no código 022.11) 
 
 
 
Neste caso, o documento será criado na fase 
corrente, onde permanecerá por determinado período (no 
exemplo, enquanto vigorar), e depois será recolhido ao 
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediária. 
Observa-se que determinados documentos podem ser 
recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem 
serem transferidos (passarem pelo arquivo intermediário). 
 
A figura a seguir demonstra o funcionamento do 
ciclo vital dos documentos: 
 
 
 
 
Destaque para as seguintes informações: 
 
1) Todo documento será criado na fase corrente ; 
 
2) A fase corrente será composta pelos arquivos 
setoriais, localizados nos próprios setores que 
produzem os documentos, e pelo arquivo 
central, também chamado de arquivo geral, que 
estará localizado próximo aos setores; 
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os 
documentos poderão, de acordo com a Tabela 
de Temporalidade da instituição, serem 
eliminados, transferidos (para a fase 
intermediária) ou recolhidos (para a fase 
permanente) ; 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
23 
 
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, 
os documentos poderão, de acordo com a 
Tabela de Temporalidade da instituição, serem 
eliminados ou recolhidos (para a fase 
permanente); 
5) Os documentos históricos serão recolhidos à 
fase permanente, onde jamais serão eliminados; 
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três 
fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e 
nunca na terceira (permanente) ; 
 
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS 
 
É realizada no âmbito dos arquivos correntes e 
intermediários por técnicos previamente orientados, 
seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou 
nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física 
dos documentos de acordo com a sua destinação: 
• eliminação: trata-se da destruição dos 
documentos cuja operacionalização dependerá de 
seu volume, podendo ser levada a efeito manual-
mente ou através de trituradoras. 
• transferência: envio dos documentos para o 
arquivo intermediário, acompanhados de 
listagem, onde aguardarão o cumprimento dos 
prazos de guarda e a destinação final; 
• recolhimento: envio dos documentos para o 
arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve 
elaborar instrumentos de recuperação da 
informação com vistas à sua guarda permanente e 
seu acesso público. 
 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
 
É o processo em que são estabelecidos prazos de 
guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a 
destinação final dos documentos da instituição (eliminação 
ou guarda permanente). Na prática, é o ato de se criar a 
Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos. 
 
A complexidade e abrangência de conhecimentos 
exigidos pelo processo de avaliação de documentos de 
arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de 
valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas 
profissionais. 
 
Como justificativa para essa exigência, verifica-se a 
necessidade de se identificar a utilidade das informações 
contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, 
deve-se constituir equipes técnicas integradas por 
profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento 
da instituição : 
• arquivista ou responsável pela guarda dos 
documentos; 
• autoridade administrativa, conhecedora da 
estrutura e funcionamento do órgão a que esteja 
subordinado o setor responsável pela guarda dos 
documentos; 
• profissionais da área jurídica; 
• profissional da área financeira; 
• profissionais ligados ao campo de conhecimento 
de que tratam os documentos, objeto de avaliação 
(historiador, economista, engenheiro, sociólogo, 
médico, estatístico, etc.). 
 
Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação 
dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim 
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de 
eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou 
probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo 
intermediário de documentos que não tenham sido 
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do 
processo de avaliação e seleção nessa fase de 
arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista 
técnico e gerencial. 
 
Vantagens da avaliação para a instituição: 
– possibilita a eliminação de documentos 
destituídos de valor primário e secundário, 
trazendo para a instituição ganho considerável de 
espaço físico ; 
– diminui os gastos com recursos humanos e 
material, uma vez que não haverá necessidade de 
se conservar tantos documentos inúteis; 
– facilita a recuperação das informações contidas 
no arquivo, uma vez que o volume de 
documentos guardados será menor, facilitando a 
busca. 
 
 
 
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO. 
 
 
Arquivamento é o conjunto das operações 
destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de 
documentos. O método de arquivamento corresponderá à 
forma que os documentos serão armazenados, visando sua 
localização futura. 
 
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / 
VERTICAL 
 
Quando do acondicionamento e guarda de 
documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas, 
existem duas formas de arquivamento: horizontal e 
vertical. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
24 
 
Arquivamento horizontal: é aquele em que os 
documentos são dispostos uns sobre os outros. Esta forma 
de arquivar é recomendávelquando se deseja preservar os 
documentos, pois evita que os mesmos se dobrem ou 
amassem com o tempo. É indicado para os arquivos 
permanentes e para documentos de grandes dimensões, 
como plantas, mapas e desenhos. Não é indicado, 
entretanto, para arquivos onde a consulta é feita com 
freqüência, pois para que determinado documento seja 
consultado, é necessário que sejam retirados todos os 
documentos que se encontram sobre o mesmo. 
 
Arquivamento vertical: É aquele em que os 
documentos são dispostos um atrás do outro em gavetas 
ou estantes. É o método indicado para arquivos correntes, 
pois agiliza a busca e a localização dos documentos. 
 
MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS 
 
Com relação à ordenação dos documentos em um 
arquivo, pode-se dividir os métodos de arquivamento em 
dois grandes sistemas: direto e indireto. 
 
Sistema direto é aquele em que a busca do 
documento é feita diretamente no local onde se acha 
guardado. É uma característica dos métodos que 
organizam documentos por nome (alfabético, geográfico, 
dicionário e enciclopédico). 
 
Sistema indireto é aquele em que, para se localizar 
o documento, necessita-se antes consultar um índice ou 
um código. É o caso da utilização de fichários. É uma 
característica dos métodos que organizam os documentos 
por número (numérico simples, numérico cronológico, 
numérico dígito terminal, decimal e duplex). 
 
Podemos identificar como os métodos mais 
comumente utilizados para se organizar arquivos ou 
fichários os seguintes métodos: 
 
a) método alfabético; 
b) método numérico, que se divide em: numérico 
simples, cronológico ou dígito-terminal ; 
c) método geográfico; 
d) método ideográfico. 
 
Vejamos detalhadamente cada um destes métodos: 
 
MÉTODO ALFABÉTICO 
 
É o método que utiliza um nome existente no 
documento para organizá-lo de forma alfabética, 
utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido 
documento, quando necessário. A ordenação alfabética 
utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os 
documentos que começam com as mesmas letras. 
 
O método alfabético é um método DIRETO, pois 
não exige a adoção de índice para que o documento seja 
localizado. A busca se dá diretamente no documento. 
 
Verifique alguns exemplos: 
 
1) A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional 
de seus empregados, utilizou o método 
alfabético (organização a partir dos nomes dos 
mesmos). Para tanto, foram organizados os 
seguintes nomes: 
 I – Alfredo Maia Rodrigues 
 II – Severino Alves dos Santos Júnior 
 III – Joaquim Pereira da Boa Morte 
 IV – Maurício Soares Filho 
 V – Maria Alves Villas Boas 
 VI – Fernanda Moreira Aguiar 
 
 A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes 
acima expostos? 
 a) I–VI–III–V–IV–II 
 b) VI–V–IV–II–III–I 
 c) II–V–I–VI–III–IV 
 d) VI–III–I–II–IV–V 
 e) I–II–III–IV–V–VI 
 
2) No escritório de contabilidade “O Contador” 
organizou as pastas referentes a seus clientes 
utilizando-se do método alfabético (por nome 
das empresas). Foram organizadas as seguintes 
pastas: 
 I – Supermercado Baratão 
 II – A Feminina 
 III – Curso Aprovação 
 IV – O Globo 
 V – Madeireira Cupim 
 
 A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes 
acima expostos? 
 a) III–I–V–II–IV 
 b) II–III–V–IV–I 
 c) III–II–IV–V–I 
 d) I–II–III–IV–V 
 e) V–IV–III–II–I 
 
3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas 
de vídeo relativas aos eventos que organizou a 
partir dos nomes dos referidos eventos, 
utilizando-se do método alfabético. Dessa 
forma, foram organizadas as fitas dos seguintes 
eventos: 
 I – Primeiro Seminário de Arquivologia 
 II – 3º Simpósio de Biblioteconomia 
 III – XV Congresso de Direito 
 IV – Quinto Encontro de Contadores do DF 
 V – 75º Curso de Medicina Alternativa 
 
 A seu ver, qual seria a ordem correta dos 
eventos acima expostos? 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
25 
 a) I–II–IV–III–V 
 b) I–II–IV–III–V 
 c) III–I–IV–V–II 
 d) III–V–IV–I–II 
 e) V–IV–III–II–I 
 
 As respostas corretas, ainda que pareçam 
estranhas à primeira vista, seriam: 
 1) d 
 2) c 
 3) d 
 
Isto porque, apesar de, num primeiro momento, 
organizar nomes em ordem alfabética parecer bastante 
simples, a tarefa é um pouco mais complicada do que 
parece. Quando os documentos são organizados por nomes 
de pessoas, instituições ou eventos, há uma série de regras 
a serem consideradas, como veremos a seguir. 
 
Regras de Alfabetação 
 
O arquivamento de nomes obedece a algumas, 
chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes : 
 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o 
último sobrenome e depois o prenome. 
 
 Exemplo: 
 Ariovaldo Dias Furtado 
 Frank Menezes 
 Gilberto Alves Resende 
 Otacílio Guedes Marques 
 
 Arquivam-se: 
 
 
OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, 
prevalece a ordem alfabética do prenome. 
 
 Exemplo: 
 Daniele Firme Miranda 
 Fábio Corrêa Miranda 
 Luciano Corrêa Miranda 
 Veneza Firme Miranda 
 
 Arquivam-se: 
 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um 
adjetivo ou ligados por hífen não se separam, 
quando transpostos para o início. 
 
 Exemplo: 
 Camilo Castelo Branco 
 Heitor Villa-Lobos 
 Joaquim da Boa Morte 
 Severino Monte Negro 
 
 Arquivam-se: 
 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras 
Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes compostos por um adjetivo e um 
substantivo, ou seja, quando transpostos, devem 
ser acompanhados dos nomes que os sucedem. 
 
 Exemplo: 
 Adriana Santa Fé 
 João do Santo Cristo 
 José Carlos São Paulo 
 Ricardo Santa Rita 
 
 Arquivam-se: 
 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm 
precedência na classificação de sobrenomes 
iguais. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
26 
 
 Exemplo: 
 E. Silva 
 Edis Silva 
 Estevão Silva 
 Everaldo Silva 
 
 Arquivam-se: 
 
 
5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, 
da, do, e, um, uma, não são considerados. 
 
 Exemplo: 
 Arnaldo do Couto 
 Márcio Mário do Nascimento 
 Marcos Roberto Araújo da Silva 
 Ricardo d’Andrade 
 
 Arquivam-se: 
 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de 
parentesco são considerados parte integrante do 
último sobrenome, mas não são considerados na 
ordenação alfabética. Quando existirem, devem 
ser transpostos acompanhados pelo sobrenome 
que os antecedem. 
 
 Exemplo: 
 Edison Miranda Júnior 
 Élvis Corrêa Miranda Júnior 
 Osório Miranda Neto 
 Márcio Cerqueira Sobrinho 
 Wilson Rodrigues da Silva Filho 
 
 Arquivam-se: 
 
 
 
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. 
São colocados após o nome completo, entre 
parênteses. 
 
 Exemplo: 
 Coronel Emérson Pontes 
 Ministro Jorge Cardoso 
 Professor Carlos Fernandes 
 Soldado Wilson R. Silva 
 
 Arquivam-se: 
 
 
 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo 
último sobrenome, salvo nos casos de nomes 
espanhóis e orientais (ver também regras nos 09 
e 10). 
 
 Exemplos: 
 Arnold Schwarzenegger 
 George Walker Bush 
 Charles Chaplin 
 Adolf Hitler 
 
 Arquivam-se: 
 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
27 
 
9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de 
língua espanhola) são registrados pelo 
penúltimo sobrenome, e, para isso, os dois 
últimos sobrenomes devem ser transpostos para 
o início. 
 
 Exemplo: 
 Enrico Gutierrez Salazar 
 Juan Ramirez Abadía 
 Maria Pereira de la Fuente 
 Pablo Puentes Hernandez 
 
 Arquivam-se: 
 
 
10. Os nomes orientais – japoneses, chineses, 
coreanos e árabes, por exemplo, – são 
registrados como se apresentam.Exemplo: 
 
 Abdulah Mustafah � (árabe) 
 Law Kim Chong � (coreano) 
 Li Yutang � (chinês) 
 Sasazaki Yonoyama � (japonês) 
 
 Arquivam-se: 
 
 
11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e 
órgãos governamentais devem ser transcritos 
como se apresentam, não se considerando, 
porém, para fins de ordenação, os artigos e 
preposições que os constituem. Admite-se, para 
facilitar a ordenação, que os artigos iniciais 
sejam colocados entre parênteses após o nome. 
 
 Exemplo: 
 Antonio Silva & Cia. 
 Associação dos Jornalistas 
 Associação Educacional do DF 
 A Tentação 
 Companhia Petrolífera Nacional 
 El País 
 Embratel 
 The Washington Post 
 
 Arquivam-se: 
 
 
12. Nos títulos de congressos, conferências, 
reuniões, assembléias e assemelhados os 
números arábicos, romanos ou escritos por 
extenso deverão aparecer no fim, entre 
parênteses. 
 
 Exemplo: 
 II Encontro Nacional de Arquivistas 
 3º Curso de Ciências Contábeis 
 Quinto Congresso de Biblioteconomia 
 24.º Seminário de Direito 
 
 Arquivam-se: 
 
 
MÉTODO NUMÉRICO 
 
Método Numérico Simples 
 
Quando o principal elemento a ser considerado em 
um documento é o seu NÚMERO, a escolha deve recair 
sobre o método numérico simples. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
28 
Neste método, para cada documento é atribuído um 
número, a partir do qual serão organizados os documentos. 
Como no momento da busca a procura acontecerá a partir 
de um nome, este método exige a adoção de um índice 
alfabético, também chamado de onomástico, que permitirá 
identificar o número de cada documento e, assim, 
possibilitar sua localização. Os métodos que se utilizam de 
índices são chamados de INDIRETOS. 
 
Podemos citar como exemplo o arquivamento de 
pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do 
funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando 
estes são organizados por seus números. 
 
Método Numérico-Cronológico 
 
Neste método, os documentos serão organizados 
tomando-se por base uma data, que, em geral, mas não 
necessariamente, é a data de produção do documento ou o 
período a que este se refere. É o método ideal para se 
arquivar, por exemplo, documentos contábeis (balanços, 
balancetes, diários) e contas a pagar/a receber depois que 
estas já foram agrupadas por credor/devedor. 
 
Podemos citar como exemplo de utilização do 
método numérico-cronológico a organização de 
prontuários médicos feita por instituições de saúde que, 
normalmente, se utilizam da data de nascimento do 
paciente, informação esta que será necessária quando da 
localização dos referidos documentos. 
 
Método Numérico-dígito-terminal 
 
Algumas instituições, ao organizar seus 
documentos a partir de números a eles atribuídos, 
deparam-se com o seguinte problema: muitas vezes tais 
números são extremamente grandes e difíceis de se 
trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperação do 
documento, é indicado o uso do método dígito-terminal. 
 
Este método consiste em decompor o número do 
documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a 
partir de seus dois últimos dígitos. Vejamos o exemplo a 
seguir: 
 
Número do documento: 834.695 
 
Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-
46-95. 
 
Este documento será arquivado na pasta relativa 
àqueles terminados em 95. Nesta pasta, como todos 
terminarão em 95, os documentos serão organizados a 
partir dos dois dígitos imediatamente anteriores (no caso 
46). 
 
Este método apresenta como vantagem maior 
rapidez na localização dos documentos, uma vez que 
dispensa a necessidade de se trabalhar com números 
difíceis de serem memorizados. 
 
Observe a seguir um comparativo entre os métodos 
numéricos simples e dígito-terminal: 
 
Números a serem 
organizados 
Método 
numérico simples 
Método 
dígito-terminal 
34.758 
254.786 
915.698 
7.666 
477.998 
7.666 
34.758 
254.786 
477.998 
915.698 
03-47-58 
00-76-66 
25-47-86 
91-56-98 
47-79-98 
 
 Verifica-se que, enquanto o método numérico 
simples organiza os documentos em ordem crescente, a 
partir do valor total dos números, o método dígito terminal 
organiza os documentos pelos dois últimos algarismos, 
observando os dois anteriores apenas para efeito de 
ordenação quando os dois últimos algarismos são iguais. 
 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
 
Neste método, os documentos serão de acordo com 
o local ou setor em que foram produzidos (procedência). É 
o caso, por exemplo, de uma instituição que possua 
diversas filiais e que, em seu arquivo intermediário, 
organize os documentos separando-os por cidade, quando 
estas pertencerem ao mesmo estado, em que está 
localizada a filial. Neste caso, estará sendo utilizado o 
método geográfico. 
 
O método geográfico poderá ser utilizado quando a 
organização dos documentos for feita por estado, pais ou 
cidade, situações em que algumas regras deverão ser 
consideradas: 
 
a) Organização por estado 
 
Quando o arquivo for organizado por estado, os 
mesmos deverão estar dispostos em ordem alfabética, 
sendo que, dentro de cada estado, a primeira cidade deverá 
ser, necessariamente, a capital, independentemente da 
ordem alfabética desta em relação às demais cidades, que 
deverão estar dispostas após as capitais. 
 
Exemplo: 
 
 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
29 
Note que os estados estão ordenados 
alfabeticamente e, em cada estado, a capital está inserida 
em primeiro lugar, sendo que as demais cidades vêm na 
seqüência, em ordem alfabética. 
 
a) Organização por país 
 
Quando o arquivo for organizado por país, os 
mesmos deverão estar dispostos em ordem alfabética, 
sendo que, dentro de cada país, a primeira cidade deverá 
ser, necessariamente, a capital, independentemente da 
ordem alfabética desta em relação às demais cidades, que 
deverão estar dispostas após as capitais. 
 
Exemplo: 
 
 
 
Note que os países estão ordenados alfabeticamente 
e, em cada país, a capital está inserida em primeiro lugar, 
sendo que as demais cidades vêm na seqüência, em ordem 
alfabética. 
 
c) Organização por cidade 
 
Quando o arquivo for organizado por cidade (sem o 
cuidado de separação por estado), as mesmas deverão ser 
ordenadas alfabeticamente, colocando-se, ao final de cada 
cidade, o estado correspondente, para diferenciar cidades 
com o mesmo nome em estados diferentes. 
 
Exemplo: 
 
 
 
Já no caso de cidades de estados diferentes 
organizados sob uma mesma pasta/gaveta, há que se 
observar somente a ordem alfabética das cidades, sem a 
preocupação da precedência das capitais com relação às 
demais cidades. No entanto, há que se destacar, entre 
parênteses, ao final de cada cidade, o estado a que esta 
pertence, pois é comum a existência de mais de uma 
cidade com o mesmo nome em estados diferentes. 
Exemplo: 
– Anápolis (Goiás) 
– Belém (Pará) 
– Campinas (São Paulo) 
– Campinas (Tocantins) 
– Fortaleza (Ceará) 
– Guarulhos (São Paulo) 
– Lages (Santa Catarina) 
– São Paulo (São Paulo) 
 
Nos casos em que a organização geográfica tenha 
como objeto a separação de cidades pertencentes ao 
mesmo país, deve-se observar a precedência da capital em 
relação às demais, cidades, que virão ordenadas 
alfabeticamente. 
Exemplo: 
Pasta dos Estados Unidos: 
– Washington 
– Chicago 
– Dallas 
– Los Angeles 
– New York 
– San Francisco 
 
Temos ainda o exemplo do Arquivo Central da 
empresa, que centralizará os documentos dos diversos 
setores da instituição, separando-os por local de produção. 
 
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR 
ASSUNTO) 
 
O método ideográfico é aquele que separa os 
documentospor assunto. 
 
Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser 
aplicados levando-se em consideração seus nomes ou 
códigos números a eles atribuídos. Desta forma, veremos 
que o método ideográfico pode ser ALFABÉTICO ou 
NUMÉRICO. Estes, por sua vez, separam-se em 
dicionário ou enciclopédico, no caso dos alfabéticos e 
decimal ou duplex, no caso dos numéricos. 
 
Vejamos a aplicação destes métodos tomando-se 
por base o exemplo seguinte: 
 
Suponha que determinada empresa identificou 
como assuntos passíveis de existência de documentos em 
seus arquivos os seguintes temas: 
– Férias 
– Abono 
– Contas a pagar 
– Contas a receber 
– Controle de estoque 
– Admissão 
– Demissão 
– Salários 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
30 
Aplicando-se o método ideográfico alfabético 
dicionário, os temas seriam organizados levando-se em 
consideração apenas sua ordenação alfabética, como seria 
feito num dicionário, daí sua denominação. Desta forma, a 
organização seria a seguinte: 
 
 
 
No método ideográfico alfabético enciclopédico, no 
entanto, os assuntos serão agrupados sob títulos gerais, 
sendo estes últimos organizados alfabeticamente. Assim, 
os assuntos serão organizados hierarquicamente dentro de 
cada área. Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos já 
apresentados. 
 
FINANCEIRO 
Contas a pagar 
Contas a receber 
MATERIAL 
Compra de material 
Controle de estoque 
PESSOAL 
Abono 
Admissão 
Demissão 
Férias 
Salários 
 
Observe que os assuntos foram agrupados 
hierarquicamente dentro de cada título geral, que, por sua 
vez, foram organizados alfabeticamente. Cada assunto 
poderá, por sua vez, ser subdivido em subtemas, caso seja 
necessário. 
 
A fim de facilitar o arquivamento, o método 
ideográfico poderá ser utilizado a partir de códigos 
atribuídos a cada assunto, caso em que estarão presentes 
os métodos DUPLEX ou DECIMAL. 
 
Em ambos os casos, os assuntos serão organizados 
em títulos gerais, dentro dos quais estarão presentes, de 
forma hierarquizada, os assuntos específicos, a exemplo 
do método enciclopédico visto anteriormente. A diferença 
básica entre os métodos duplex e o decimal reside no fato 
de que, enquanto o método duplex permite a criação de 
infinitas classes, o método decimal limita a criação das 
classes a 10. 
 
No exemplo em questão, poderíamos exemplificar a 
utilização do método duplex : 
 
1- FINANCEIRO 
1-1 Contas a pagar 
1-2 Contas a receber 
2- MATERIAL 
2-1 Compra de material 
2-2 Controle de estoque 
3- PESSOAL 
3-1 Abono 
3-2 Demissão de pessoal 
3-3 Férias 
3-4 Salários 
 
Aplicação Prática do Método Ideográfico 
 
Não existem na Arquivologia esquemas 
padronizados de classificação por assunto, como ocorre 
em relação à Biblioteconomia – Classificação Decimal de 
Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU). 
 
Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas 
peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação, 
em que os assuntos devem ser grupados sob títulos 
principais e estes subdivididos em títulos específicos, 
partindo-se sempre dos conceitos gerais para os 
particulares. 
 
O plano de classificação servirá para organizar os 
documentos a partir de seus assuntos, o que facilitará a 
aplicação da tabela de temporalidade que, como já foi 
visto anteriormente, atribui a estes assuntos prazos de 
guarda específicos. 
 
A elaboração do plano de classificação exigirá um 
estudo completo da organização (suas finalidades, 
funcionamento, etc.), além de um levantamento minucioso 
da documentação arquivada por esta. 
 
Tomemos como exemplo alguns códigos de 
classificação com respectivos assuntos constantes no 
plano de classificação desenvolvido pelo CONARQ e 
sugerido às instituições públicas do poder Executivo 
Federal: 
 
Neste plano de classificação, foi utilizado o método 
decimal, que divide cada assunto em até 10 classes 
derivadas, e cada uma destas poderá ser dividida em, no 
máximo, mais 10, sucessivamente, de acordo com a 
necessidade de cada instituição. 
 
020 – Pesssoal 
022 – Aperfeiçoamento e treinamento 
022.1 – Cursos 
022.12 – Promovidos por outras instituições 
022.121 – No Brasil 
022.122 – No exterior 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
31 
Este Plano de Classificação servirá de base para a 
Tabela de Temporalidade, que indicará os prazos de 
guarda e a destinação final de cada documento. Dessa 
forma, a ordenação ideográfica, quando combinada com a 
cronológica, facilitará a etapa de eliminação, transferência 
ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes 
estarão organizados por assunto, e cada assunto estará com 
sua temporalidade definida na Tabela em questão. 
 
Na prática, os documentos serão classificados de 
acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos 
seus códigos de classificação, que servirá para identificar 
o prazo de guarda e a destinação final de cada um. Assim, 
antes de serem arquivados, os documentos deverão ser 
classificados, de acordo com o código de classificação da 
instituição. 
 
ESCOLHA DO MÉTODO A SER 
ADOTADO 
 
Apesar de existirem várias formas de se organizar 
documentos, não é possível identificar determinado 
sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer 
a documentação a ser tratada. Em suma, o melhor método 
de arquivamento dependerá exclusivamente das 
características dos documentos em questão. Determinados 
tipos de documentos, se organizados com métodos 
inadequados, dificilmente serão localizados no futuro. 
 
O método de arquivamento é determinado, 
portanto, pela natureza dos documentos a serem 
arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a 
instituição adotar quantos métodos forem necessários para 
bem organizar seus documentos. 
 
Tome como exemplo o arquivamento de Notas 
Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o 
arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria 
talvez o método numérico simples como solução para o 
bom acondicionamento desses documentos. Ocorre que, 
ao se levar em consideração a estrutura da entidade, poder-
se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o 
documento (método geográfico); dentro de cada unidade, 
essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto 
(método ideográfico), e ainda, dentro de cada produto, por 
fornecedor (método alfabético simples) e pela data de 
expedição da referida nota (método numérico-
cronológico). 
 
Observe que a instituição pode adotar quantos 
métodos forem necessários para bem ordenar seus 
documentos, podendo inclusive combinar os métodos 
entre si, procurando melhor organizar sua documentação. 
A combinação de métodos pré-estabelecidos para ordenar 
o arquivo é chamado de arranjo ou classificação e deve 
ser feito antes de se colocar os documentos em seus 
lugares. 
 
A utilização da guia-fora, quando da busca do 
documento, facilitará sobremaneira o controle de saída dos 
documentos que, porventura, tenham sido emprestados. 
Por guia-fora entende-se um formulário no qual o 
profissional de arquivo anota os dados do documento e a 
data de saída do mesmo, colocando-o no local do 
documento emprestado, de forma a identificar a saída do 
mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal 
guia será inutilizada ou destinada a servir de base para um 
levantamento estatístico das atividades do arquivo. 
 
Vejamos um exemplo em que seja necessário 
combinar vários métodos para se encontrar uma maneira 
na qual os documentos sejam organizados de forma 
adequada: 
 
O curso preparatório para concursos, com unidades 
em Goiânia-GO e Belo Horizonte-MG, contratou empresa 
especializadaem organização de arquivos para tratar de 
parte de seu acervo, constituído basicamente por contratos. 
Após análise da documentação, a empresa optou por 
organizar da seguinte forma: 
 
1) Separar os contratos por unidades produtoras 
dos contratos (utilizou-se, portanto, o método 
geográfico de arquivamento). 
2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se 
organizar os contratos por ano de produção, de 
forma a identificar os documentos mais antigos 
e facilitar a eliminação destes, quando 
cumpridos os prazos expressos na tabela de 
temporalidade da instituição (utilizou-se, neste 
caso, o método numérico-cronológico). 
3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados 
por curso (contratos para o curso do MEC, da 
Polícia Federal, etc). Verifica-se aí a utilização 
do método alfabético (pelo nome da 
instituição). 
 
O arranjo dado a este arquivo pode ser 
exemplificado conforme o esquema a seguir: 
 
Belo Horizonte (MG) 
2007 
Anvisa 
TRE-MG 
2008 
Anatel 
MinC 
Goiânia (GO) 
2007 
MTE 
Saneago 
2008 
MCT 
TRE-GO 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
32 
Neste caso, o método principal utilizado foi o de 
arquivamento por local (método geográfico), tendo sido 
empregados, como métodos secundários, o método 
numérico cronológico e o método alfabético. 
 
Uma vez que o documento conservado no arquivo 
intermediário ainda atende ao setor que o acumulou, o 
arranjo ou classificação adotado pelo arquivo corrente não 
deve ser alterado quando da transferência para a segunda 
idade, já que, teoricamente, foi planejado e executado de 
forma que atenda ao setor em que o documento foi 
acumulado. 
 
 
 
NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS 
 
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE 
DOCUMENTOS – GED 
 
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o 
processo de converter documentos em suporte de papel ou 
microfilme para um formato eletrônico representado pela 
figura de uma páginas e o seu gerenciamento por meio de 
um software permite que estes sejam indexados, 
armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados. Os 
documentos são convertidos através de um equipamento 
chamado scanner. 
 
Uma vez convertido em imagem eletrônica, cada 
documento é nomeado e indexado através de informações 
obtidas dele mesmo, como títulos, nomes, datas ou outras 
identificações e, então, arquivado eletronicamente. Mais 
tarde, os documentos podem ser recuperados pesquisando-
se através dos índices digitados (título ou o código de 
identificação). 
 
Se desejado, o computador pode “ler” o texto de 
cada página (imagem) por meio de um processo chamado 
Reconhecimento Óptico de Caráteres – OCR de que cria 
um arquivo de texto, o qual pode ser usado para indexar o 
documento. 
 
A implantação do GED não assegura à instituição a 
eliminação completa de seus arquivos em suporte papel, 
pois muitos documentos devem ter seus originais 
arquivados para fins de prova documental ou mesmo pelo 
seu valor histórico. 
 
CERTIFICAÇÃO DIGITAL 
 
Os computadores e a Internet são largamente 
utilizados para o processamento de dados e para a troca de 
mensagens e documentos entre cidadãos, governo e 
empresas. No entanto, estas transações eletrônicas 
necessitam da adoção de mecanismos de segurança 
capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e 
integridade às informações eletrônicas. A certificação 
digital é a tecnologia que provê estes mecanismos. 
 
No cerne da certificação digital está o certificado 
digital, um documento eletrônico que contém o nome, um 
número público exclusivo denominado chave pública e 
muitos outros dados que mostram quem somos para as 
pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública 
serve para validar uma assinatura realizada em 
documentos eletrônicos. 
 
A certificação digital tem trazido inúmeros 
benefícios para os cidadãos e para as instituições que a 
adotam. Com a certificação digital é possível utilizar a 
Internet como meio de comunicação alternativo para a 
disponibilização de diversos serviços com uma maior 
agilidade, facilidade de acesso e substancial redução de 
custos. A tecnologia da certificação digital foi 
desenvolvida graças aos avanços da criptografia nos 
últimos 30 anos. 
 
CRIPTOGRAFIA 
 
A palavra criptografia tem origem grega e significa 
a arte de escrever em códigos de forma a esconder a 
informação na forma de um texto incompreensível. A 
informação codificada é chamada de texto cifrado. O 
processo de codificação ou ocultação é chamado de 
cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informação 
original a partir do texto cifrado, chama-se decifragem. 
 
A cifragem e a decifragem são realizadas por 
programas de computador chamados de cifradores e 
decifradores. Um programa cifrador ou decifrador, além 
de receber a informação a ser cifrada ou decifrada, recebe 
um número chave que é utilizado para definir como o 
programa irá se comportar. Os cifradores e decifradores se 
comportam de maneira diferente para cada valor da chave. 
Sem o conhecimento da chave correta não é possível 
decifrar um dado texto cifrado. Assim, para manter uma 
informação secreta, basta cifrar a informação e manter em 
sigilo a chave. 
 
Sigilo utilizando criptografia assimétrica 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
33 
 
Atualmente existem dois tipos de criptografia: a 
simétrica e a de chave pública. A criptografia simétrica 
realiza a cifragem e a decifragem de uma informação 
através de algoritmos que utilizam a mesma chave, 
garantindo sigilo na transmissão e armazenamento de 
dados. Como a mesma chave deve ser utilizada na 
cifragem e na decifragem, a chave deve ser compartilhada 
entre quem cifra e quem decifra os dados. O processo de 
compartilhar uma chave é conhecido como troca de 
chaves. A troca de chaves deve ser feita de forma segura, 
uma vez que todos que conhecem a chave podem decifrar 
a informação cifrada ou mesmo reproduzir uma 
informação cifrada. 
 
Os algoritmos de chave pública operam com duas 
chaves distintas: chave privada e chave pública. Essas 
chaves são geradas simultaneamente e são relacionadas 
entre si, o que possibilita que a operação executada por 
uma seja revertida pela outra. A chave privada deve ser 
mantida em sigilo e protegida por quem gerou as chaves. 
A chave pública é disponibilizada e tornada acessível a 
qualquer indivíduo que deseje se comunicar com o 
proprietário da chave privada correspondente. 
 
ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE 
PÚBLICA 
 
Os algoritmos criptográficos de chave pública 
permitem garantir tanto a confidencialidade quanto a 
autenticidade das informações por eles protegidas. 
 
CONFIDENCIALIDADE 
 
O emissor que deseja enviar uma informação 
sigilosa deve utilizar a chave pública do destinatário para 
cifrar a informação. Para isto é importante que o 
destinatário disponibilize sua chave pública, utilizando, 
por exemplo, diretórios públicos acessíveis pela Internet. 
 
 
Sigilo utilizando criptografia assimétrica 
 
O sigilo é garantido, já que somente o destinatário 
que possui a chave privada conseguirá desfazer a operação 
de cifragem, ou seja, decifrar e recuperar as informações 
originais. Por exemplo, para Alice compartilhar uma 
informação de forma secreta com Beto, ela deve cifrar a 
informação usando a chave pública de Beto. Somente Beto 
pode decifrar a informação pois somente Beto possui a 
chave privada correspondente. 
 
AUTENTICIDADE 
 
No processo de autenticação, as chaves são 
aplicadas no sentido inverso ao da confidencialidade. O 
autor de um documento utiliza sua chave privada para 
cifrá-lo de modo a garantir a autoria em um documento oua identificação em uma transação. Esse resultado só é 
obtido porque a chave privada é conhecida exclusivamente 
por seu proprietário. 
 
 
Autenticidade utilizando criptografia assimétrica 
 
Assim, se Alice cifrar uma informação com sua 
chave privada e enviar para Beto, ele poderá decifrar esta 
informação pois tem acesso à chave pública de Alice. 
Além disto, qualquer pessoa poderá decifrar a informação, 
uma vez que todos conhecem a chave pública de Alice. 
Por outro lado, o fato de ser necessário o uso da chave 
privada de Alice para produzir o texto cifrado caracteriza 
uma operação que somente Alice tem condições de 
realizar. 
 
ASSINATURA DIGITAL 
 
O mesmo método de autenticação dos algoritmos de 
criptografia de chave pública operando em conjunto com 
uma função resumo, também conhecido como função de 
hash, é chamada de assinatura digital. 
 
O resumo criptográfico é o resultado retornado por 
uma função de hash. Este pode ser comparado a uma 
impressão digital, pois cada documento possui um valor 
único de resumo e até mesmo uma pequena alteração no 
documento, como a inserção de um espaço em branco, 
resulta em um resumo completamente diferente. 
 
 
Assinatura digital utilizando algoritmos de chave pública 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
34 
A vantagem da utilização de resumos criptográficos 
no processo de autenticação é o aumento de desempenho, 
pois os algoritmos de criptografia assimétrica são muito 
lentos. A submissão de resumos criptográficos ao processo 
de cifragem com a chave privada reduz o tempo de 
operação para gerar uma assinatura por serem os resumos, 
em geral, muito menores que o documento em si. Assim, 
consomem um tempo baixo e uniforme, independente do 
tamanho do documento a ser assinado. 
 
Na assinatura digital, o documento não sofre 
qualquer alteração e o hash cifrado com a chave privada é 
anexado ao documento. 
 
 
Conferência da assinatura digital 
 
Para comprovar uma assinatura digital é necessário 
inicialmente realizar duas operações: calcular o resumo 
criptográfico do documento e decifrar a assinatura com a 
chave pública do signatário. Se forem iguais, a assinatura 
está correta, o que significa que foi gerada pela chave 
privada corresponde à chave pública utilizada na 
verificação e que o documento está íntegro. Caso sejam 
diferentes, a assinatura está incorreta, o que significa que 
pode ter havido alterações no documento ou na assinatura 
pública. 
 
DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO 
ELETRÔNICO 
 
A semelhança da assinatura digital e da assinatura 
manuscrita restringe-se ao princípio de atribuição de 
autoria a um documento. Na manuscrita, as assinaturas 
seguem um padrão, sendo semelhantes entre si e 
possuindo características pessoais e biométricas de cada 
indivíduo. 
 
Ela é feita sobre algo tangível, o papel, responsável 
pela vinculação da informação impressa à assinatura. A 
veracidade da assinatura manuscrita é feita por uma 
comparação visual a uma assinatura verdadeira tal como 
aquela do documento de identidade oficial. 
 
Assinatura manuscrita 
 
Nos documentos eletrônicos não existe um modo 
simples para relacionar o documento com a assinatura. 
Ambos são compostos apenas pela representação 
eletrônica de dados, ou seja, por uma seqüência de bits (0s 
e 1s), que necessitam de um computador para a sua 
visualização e conferência. Na assinatura digital, a 
assinatura gerada é diferente para cada documento, pois 
está relacionada ao resumo do documento. 
 
Assinatura Digital 
 
Apesar das diferenças, a técnica de assinatura 
digital é uma forma eficaz de garantir autoria de 
documentos eletrônicos. Em agosto de 2001, a Medida 
Provisória 2.200 garantiu a validade jurídica de 
documentos eletrônicos e a utilização de certificados 
digitais para atribuir autenticidade e integridade aos 
documentos. Este fato tornou a assinatura digital um 
instrumento válido juridicamente. 
 
O texto acima demonstra que o provimento de 
autenticação em documentos eletrônicos é viável 
tecnicamente, mas ainda restam duas questões 
fundamentais: como conseguir as chaves públicas? Como 
garantir a identidade do proprietário do par de chaves? A 
resposta a ambas as questões é o certificado digital. 
 
CERTIFICADO DIGITAL 
 
O certificado digital é um documento eletrônico 
assinado digitalmente e cumpre a função de associar uma 
pessoa ou entidade a uma chave pública. As informações 
públicas contidas num certificado digital são o que 
possibilita colocá-lo em repositórios públicos. 
 
Um Certificado Digital normalmente apresenta as 
seguintes informações: 
• nome da pessoa ou entidade a ser associada 
à chave pública 
• período de validade do certificado 
• chave pública 
• nome e assinatura da entidade que assinou 
o certificado 
• número de série. 
 
 
Certificado Digital da Autoridade Certificadora Raiz 
Brasileira – ICP Brasil 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
35 
 
Um exemplo comum do uso de certificados digitais 
é o serviço bancário provido via Internet. Os bancos 
possuem certificado para autenticar-se perante o cliente, 
assegurando que o acesso está realmente ocorrendo com o 
servidor do banco. E o cliente, ao solicitar um serviço, 
como por exemplo, acesso ao saldo da conta corrente, 
pode utilizar o seu certificado para autenticar-se perante o 
banco. Serviços governamentais também têm sido 
implantados para suportar transações eletrônicas 
utilizando certificação digital, visando proporcionar aos 
cidadãos benefícios como agilidade nas transações, 
redução da burocracia, redução de custos, satisfação do 
usuário, entre outros. Alguns destes casos de uso são: 
 
GOVERNO FEDERAL: o Presidente da República e 
Ministros têm utilizado certificados digitais na tramitação 
eletrônica de documentos oficiais, que serão publicados no 
Diário Oficial da União. Um sistema faz o controle do 
fluxo dos documentos de forma automática, desde a 
origem dos mesmos até sua publicação e arquivamento. 
 
RESPONSABILIDADE 
 
A certificação digital traz diversas facilidades, 
porém seu uso não torna as transações realizadas isenta de 
responsabilidades. Ao mesmo tempo que o uso da chave 
privada autentica uma transação ou um documento, ela 
confere o atributo de não-repúdio à operação, ou seja, o 
usuário não pode negar posteriormente a realização 
daquela transação. Por isto, é importante que o usuário 
tenha condições de proteger de forma adequada a sua 
chave privada. 
 
Existem dispositivos que incrementam a proteção 
das chaves, como os cartões inteligentes (smart cards). 
Eles se assemelham – em formato e tamanho – a um 
cartão de crédito convencional. Os smart cards são um tipo 
de hardware criptográfico dotado de um microprocessador 
com memória capaz de armazenar e processar diversos 
tipos de informações. Com eles é possível gerar as chaves 
e mantê-las dentro de um ambiente seguro, uma vez que as 
operações criptográficas podem ser realizadas dentro do 
próprio dispositivo. 
 
 
 
Alguns usuários preferem manter suas chaves 
privadas no próprio computador. Neste caso, são 
necessárias algumas medidas preventivas para minimizar a 
possibilidade de se comprometer a sua chave privada: 
 
• caso o software de geração do par de 
chaves ofereça a opção de proteção do 
acesso à chave privada através de senha, 
essa opção deve ser ativada, pois assim há 
a garantia de que, na ocorrência do furto da 
chave privada, a mesma esteja cifrada; 
• não compartilhar com ninguém a senha de 
acesso à chave privada; 
• não utilizar como senha dados pessoais, 
palavras que existam em dicionários ou 
somentenúmeros, pois são senhas 
facilmente descobertas. Procurar uma 
senha longa, com caracteres mistos, 
maiúsculos e minúsculos, números e 
pontuação; 
• em ambiente acessível a várias pessoas, 
como em um escritório, usar produtos de 
controle de acesso ou recursos de proteção 
ao sistema operacional, como uma senha 
de sistema ou protetor de tela protegido por 
senha; 
• manter atualizado o sistema operacional e 
os aplicativos, pois versões mais recentes 
contêm correções que levam em 
consideração as vulnerabilidades mais 
atuais; 
• não instalar o certificado com a chave 
privada em computadores de uso público. 
 
Em caso de suspeita de comprometimento da chave 
privada, seja por uma invasão sofrida no computador ou 
pelo surgimento de operações associadas ao uso da chave 
que não sejam de conhecimento do seu proprietário, a 
revogação do certificado deve ser solicitada o mais 
rapidamente possível à AC responsável pela sua emissão. 
Além disso, é necessário estar alerta às recomendações da 
DPC quanto aos procedimentos necessários a revogação 
do certificado. 
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VALIDADE 
 
O certificado digital, diferentemente dos 
documentos utilizados usualmente para identificação 
pessoal como CPF e RG, possui um período de validade. 
Só é possível assinar um documento enquanto o 
certificado é válido. É possível, no entanto, conferir as 
assinaturas realizadas mesmo após o certificado expirar. 
 
O certificado digital pode ser revogado antes do 
período definido para expirar. As solicitações de 
revogação devem ser encaminhadas à AC que emitiu o 
certificado ou para quem foi designada essa tarefa. As 
justificativas podem ser por diversos fatores como 
comprometimento da chave privada, alterações de dados 
do certificado ou qualquer outro motivo. 
 
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
37 
A adoção da microfilmagem exigirá da instituição 
equipamentos que permitam ler tais documentos, 
chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de 
microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de 
uma cópia em papel do documento microfilmado. 
 
A primeira e mais importante razão para justificar o 
uso do microfilme é a economia de espaço. O microfilme 
é uma imagem reduzida de uma forma maior; é portanto o 
tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um 
documento qualquer. 
 
 
Arquivo de microfilmes 
 
Essa redução de espaço é garantida pelo valor legal 
do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo 
valor do documento original em papel, que serviu de base 
para sua criação, e poderá substituí-lo nos casos em que 
não tiver valor histórico. Em se tratando de documentos 
permanentes (de valor histórico), os documentos originais 
não poderão ser eliminados. 
 
Para organizar o arquivo de microfilmes, há 
arquivos próprios como mostrado na figura a seguir. Para 
permitir a localização dos documentos, cada rolo deverá 
conter um índice. Por fora das gavetas são marcados os 
códigos dos rolos que elas abrigam, tornando muitofácil a 
consulta. Naturalmente deverá haver junto do arquivo um 
aparelho para a leitura dos microfilmes. 
 
Poderíamos enumerar os seguintes benefícios para 
o uso da microfilmagem: 
 
– Validade Legal – a microfilmagem é um processo 
reprográfico autorizado pela Lei nº 5.433, de 
8/5/1968, e pelo Decreto nº 1.799 de 30/1/1996, 
que conferem ao microfilme o mesmo valor legal 
do documento original; 
– Redução sensível de espaço; 
– Acesso fácil e rápido, conseqüência das pequenas 
dimensões das microformas, da eficiência de sua 
catalogação e indexação, comparativamente aos 
arquivos convencionais em papel; 
– Segurança, por se tratar de um material 
fotográfico, além de permitir reproduções com 
rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, 
devido ao pequeno volume, permite o seu 
acondicionamento em caixas forte (arquivo de 
segurança), protegido de sinistros (essa cópia de 
segurança deverá, obrigatoriamente, estar em 
local separado da cópia de trabalho ); 
– Garantia da confidencialidade das informações, 
visto que a olho nu é impossível visualizar 
qualquer informação; 
– Durabilidade – respeitando-se a determinadas 
normas da microfilmagem, acondicionamento e 
manuseio, os arquivos microfilmados podem ser 
conservados indefinidamente. 
 
 
LEGISLAÇÃO 
 
Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre 
a política nacional de arquivos públicos 
e privados e dá outras providências. 
 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, 
faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu 
sanciono a seguinte lei: 
 
CAPÍTULO I 
Disposições Gerais 
 
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão 
documental e a de proteção especial a documentos de 
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à 
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos 
de prova e informação. 
 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta 
lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos 
por órgãos públicos, instituições de caráter público e 
entidades privadas, em decorrência do exercício de 
atividades específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
38 
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o 
conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos 
públicos informações de seu interesse particular ou de 
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de 
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de 
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja 
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem 
como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da 
honra e da imagem das pessoas. 
 
Art. 5º A Administração Pública franqueará a 
consulta aos documentos públicos na forma desta lei. 
 
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização 
pelo dano material ou moral decorrente da violação do 
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. 
 
CAPÍTULO II 
Dos Arquivos Públicos 
 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas 
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, 
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência 
de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
§ 1º São também públicos os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por instituições de 
caráter público, por entidades privadas encarregadas da 
gestão de serviços públicos no exercício de suas 
atividades. 
§ 2º A cessação de atividades de instituições 
públicas e de caráter público implica o recolhimento de 
sua documentação à instituição arquivística pública ou a 
sua transferência à instituição sucessora. 
 
Art. 8º Os documentos públicos são identificados 
como correntes, intermediários e permanentes. 
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles 
em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam 
de consultas freqüentes. 
§ 2º Consideram-se documentos intermediários 
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de 
documentos de valor histórico, probatório e informativo 
que devem ser definitivamente preservados. 
 
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por 
instituições públicas e de caráter público será realizada 
mediante autorização da instituição arquivística pública, 
na sua específica esfera de competência. 
 
Art. 10º Os documentos de valor permanente são 
inalienáveis e imprescritíveis. 
 
CAPÍTULO III 
Dos Arquivos Privados 
 
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os 
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas 
atividades. 
 
Art. 12. Os arquivos privados podem ser 
identificados pelo Poder Público como de interesse 
público e social, desde que sejam considerados como 
conjuntos de fontes relevantes para a história e 
desenvolvimento científico nacional. 
 
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de 
interesse público e social não poderão ser alienados com 
dispersão ou perda da unidade documental, nem 
transferidos para o exterior. 
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o 
Poder Público exercerá preferência na aquisição. 
 
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos 
privados identificados como de interesse público e social 
poderá ser franqueado mediante autorização de seu 
proprietário ou possuidor. 
 
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de 
interesse público e social poderão ser depositados a título 
revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. 
 
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades 
religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código 
Civil ficam identificados como de interesse público e 
social. 
 
CAPÍTULO IV 
Da Organização e Administração de Instituições 
Arquivísticas Públicas 
 
Art. 17. A administração da documentação pública 
ou de caráter público compete às instituições arquivísticas 
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do 
Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do 
Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder 
Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do 
Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do 
Exército e do Ministério da Aeronáutica. 
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder 
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do 
Poder Judiciário. 
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do 
Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o 
arquivo do Poder Judiciário. 
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder 
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são 
organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
39 
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o 
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo 
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o 
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e 
implementar a política nacional de arquivos. 
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas 
funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades 
regionais. 
 
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder 
Legislativo Federal a gestão e o recolhimentodos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo 
Federal no exercício das suas funções, bem como 
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua 
guarda. 
 
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder 
Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário 
Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo 
e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar 
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
 
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e 
municipal definirá os critérios de organização e vinculação 
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e 
o acesso aos documentos, observado o disposto na 
Constituição Federal e nesta lei. 
 
CAPÍTULO V 
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos 
 
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos 
documentos públicos.(Vide Lei nº 12.527, de 2011) 
 
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que 
deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na 
classificação dos documentos por eles 
produzidos. Regulamento (Vide Lei nº 12.527, de 2011) 
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco 
a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles 
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, 
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são 
originariamente sigilosos. 
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à 
segurança da sociedade e do Estado será restrito por um 
prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua 
produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma 
única vez, por igual período. 
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à 
honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo 
máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de 
produção. 
 
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer 
instância, determinar a exibição reservada de qualquer 
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de 
direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da 
parte. (Vide Lei nº 12.527, de 2011) 
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização 
administrativa será interpretada de modo a, por qualquer 
forma, restringir o disposto neste artigo. 
 
Disposições Finais 
 
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, 
civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, 
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerado como de interesse público e 
social. 
 
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de 
Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, 
que definirá a política nacional de arquivos, como órgão 
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será 
presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e 
integrado por representantes de instituições arquivísticas e 
acadêmicas, públicas e privadas. 
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho 
criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. 
 
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua 
publicação. 
 
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário. 
 
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 
103º da República. 
FERNANDO COLLOR 
Jarbas Passarinho 
 
 
Decreto 4.073, de 03/01/2002 – 
Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, 
que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá 
outras providências. 
 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da 
atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da 
Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, 
de 8 de janeiro de 1991, 
 
DECRETA: 
 
Capítulo I 
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS 
 
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - 
CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo 
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de 
janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política 
nacional de arquivos públicos e privados, bem como 
exercer orientação normativa visando à gestão documental 
e à proteção especial aos documentos de arquivo. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
40 
Art. 2o Compete ao CONARQ: 
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do 
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, 
à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; 
II - promover o inter-relacionamento de arquivos 
públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à 
integração sistêmica das atividades arquivísticas; 
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas 
legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação 
da política nacional de arquivos públicos e 
privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) 
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos 
constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o 
acesso aos arquivos públicos; 
V - estimular programas de gestão e de preservação 
de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do 
Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em 
decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária; 
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de 
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da 
política nacional de arquivos públicos e privados; 
VII - estimular a implantação de sistemas de 
arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário 
da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes 
Executivo e Legislativo dos Municípios; 
VIII - estimular a integração e modernização dos 
arquivos públicos e privados; 
IX - identificar os arquivos privados de interesse 
público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 
1991; 
X - propor ao Presidente da República, por 
intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração 
de interesse público e social de arquivos 
privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) 
Vigência 
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos 
humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas 
instituições integrantes do SINAR; 
XII - recomendar providências para a apuração e a 
reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos 
públicos e privados; 
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional 
de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver 
atividades censitárias referentes a arquivos; 
XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e 
instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou 
complementares às suas, para prover e receber elementos 
de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; 
XV - articular-se com outros órgãos do Poder 
Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de 
educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e 
informática. 
 
Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ: 
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o 
presidirá; 
II - dois representantes do Poder Executivo Federal; 
III - dois representantes do Poder Judiciário 
Federal; 
IV - dois representantes do Poder Legislativo 
Federal; 
V - um representante do Arquivo Nacional; 
VI - dois representantes dos Arquivos Públicos 
Estaduais e do Distrito Federal; 
VII - dois representantes dos Arquivos Públicos 
Municipais; 
VIII - um representante das instituições 
mantenedoras de curso superior de arquivologia; 
IX - um representante de associações de arquivistas; 
X - três representantes de instituições que 
congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, 
pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais. 
§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente. 
§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e 
respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do 
Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara 
dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. 
§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos 
inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da 
República, a partirde listas apresentadas pelo Ministro de 
Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos 
órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo 
Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência 
§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, 
permitida uma recondução. 
§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e 
impedimentos, será substituído por seu substituto legal no 
Arquivo Nacional. 
 
Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio 
técnico e administrativo ao CONARQ. 
 
Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do 
CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, 
uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, 
mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento 
de dois terços de seus membros. 
§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo 
Nacional. 
§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser 
convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, 
por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, 
sempre que razão superior indicar a conveniência de 
adoção dessa medida. 
 
Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para 
deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros. 
 
Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras 
técnicas e comissões especiais, com a finalidade de 
elaborar estudos, normas e outros instrumentos 
necessários à implementação da política nacional de 
arquivos públicos e privados e ao funcionamento do 
SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a 
identificar, discutir e propor soluções para questões 
temáticas que repercutirem na estrutura e organização de 
segmentos específicos de arquivos, interagindo com as 
câmaras técnicas. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
41 
Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e 
comissões serão designados pelo Presidente do 
CONARQ, ad referendum do Plenário. 
 
Art. 8o É considerado de natureza relevante, não 
ensejando qualquer remuneração, o exercício das 
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante 
das câmaras e comissões. 
 
Art. 9o A aprovação do regimento interno do 
CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do 
Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto 
nº 7.430, de 2011) Vigência 
 
Capítulo II 
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS 
 
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a 
política nacional de arquivos públicos e privados, visando 
à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de 
arquivo. 
 
Art. 11. O SINAR tem como órgão central o 
CONARQ. 
 
Art. 12. Integram o SINAR: 
I - o Arquivo Nacional; 
II - os arquivos do Poder Executivo Federal; 
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; 
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal; 
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, 
Legislativo e Judiciário; 
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes 
Executivo, Legislativo e Judiciário; 
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo 
e Legislativo. 
§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, 
quando organizados sistemicamente, passam a integrar o 
SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. 
§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito 
privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR 
mediante acordo ou ajuste com o órgão central. 
 
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: 
I - promover a gestão, a preservação e o acesso às 
informações e aos documentos na sua esfera de 
competência, em conformidade com as diretrizes e normas 
emanadas do órgão central; 
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes 
e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo 
seu cumprimento; 
III - implementar a racionalização das atividades 
arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo 
documental; 
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de 
valor permanente; 
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o 
aprimoramento do SINAR; 
VI - prestar informações sobre suas atividades ao 
CONARQ; 
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a 
elaboração de dispositivos legais necessários ao 
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional 
de arquivos públicos e privados; 
VIII - promover a integração e a modernização dos 
arquivos em sua esfera de atuação; 
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que 
possam ser considerados de interesse público e social; 
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas 
providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico 
nacional; 
XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional 
de arquivos públicos e privados, bem como no 
desenvolvimento de atividades censitárias referentes a 
arquivos; 
XII - possibilitar a participação de especialistas nas 
câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais 
constituídas pelo CONARQ; 
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem 
aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante 
atualização. 
 
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as 
diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo 
de sua subordinação e vinculação administrativa. 
 
Capítulo III 
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS 
 
Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de 
documentos: 
I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades 
públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e 
municipais, em decorrência de suas funções 
administrativas, legislativas e judiciárias; 
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder 
Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles 
decorrente; 
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas 
e pelas sociedades de economia mista; 
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações 
Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de 
maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo 
Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei 
no8.246, de 22 de outubro de 1991. 
Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no 
inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará 
dos Contratos de Gestão com o Poder Público. 
 
Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas 
no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação 
adequada dos documentos produzidos e recebidos no 
exercício de atividades públicas. 
 
Art. 17. Os documentos públicos de valor 
permanente, que integram o acervo arquivístico das 
empresas em processo de desestatização, parcial ou total, 
serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na 
sua esfera de competência. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
42 
 
§ 1o O recolhimento de que trata este artigo 
constituirá cláusula específica de edital nos processos de 
desestatização. 
§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as 
empresas, antes de concluído o processo de desestatização, 
providenciarão, em conformidade com as normas 
arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, 
classificação e avaliação do acervo arquivístico. 
§ 3o Os documentos de valor permanente poderão 
ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o, 
enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, 
conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. 
§ 4o Os documentos de que trata o caput são 
inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos 
do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. 
§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos 
públicos de valor permanente que integram o acervo 
arquivístico das empresas públicas e das sociedades de 
economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções 
do CONARQ sobre a matéria. 
 
 
Capítulo IV 
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL 
 
Seção I 
Das Comissões Permanentes de Avaliação de 
Documentos 
 
Art. 18. Em cada órgão e entidade da 
Administração Pública Federal será constituída comissão 
permanente de avaliação de documentos, que terá a 
responsabilidadede orientar e realizar o processo de 
análise, avaliação e seleção da documentação produzida e 
acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a 
identificação dos documentos para guarda permanente e a 
eliminação dos destituídos de valor. 
§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio 
serão analisados, avaliados e selecionados pelas 
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos 
órgãos e das entidades geradores dos arquivos, 
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de 
temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. 
§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio 
não constantes da tabela referida no § 1o serão submetidos 
às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos 
dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que 
estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí 
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 
§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim 
serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades 
geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas 
de temporalidade e destinação, elaboradas pelas 
Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo 
Arquivo Nacional. 
 
 
 
Seção II 
Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no 
Arquivo Nacional 
 
Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de 
âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao 
Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, 
higienizados e acondicionados, bem como acompanhados 
de instrumento descritivo que permita sua identificação e 
controle. 
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no 
caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de 
documentos, serão implementadas e custeadas pelos 
órgãos e entidades geradores dos arquivos. 
 
Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento 
e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os 
inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos 
para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro 
de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo 
Nacional para a orientação necessária à preservação e à 
destinação do patrimônio documental acumulado, nos 
termos do § 2o do art. 7o da Lei no8.159, de 1991. 
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência 
 
Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante 
proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução 
detalhando os procedimentos a serem observados pelos 
órgãos e entidades da administração pública federal, para a 
plena consecução das medidas constantes desta 
Seção. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 
2011) Vigência 
 
Capítulo V 
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E 
SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS 
 
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou 
jurídicas que contenham documentos relevantes para a 
história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser 
declarados de interesse público e social por decreto do 
Presidente da República. 
§ 1o A declaração de interesse público e social de 
que trata este artigo não implica a transferência do 
respectivo acervo para guarda em instituição arquivística 
pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus 
detentores pela guarda e a preservação do acervo. 
§ 2o São automaticamente considerados 
documentos privados de interesse público e social: 
I - os arquivos e documentos privados tombados 
pelo Poder Público; 
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 
3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991; 
III - os registros civis de arquivos de entidades 
religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei 
no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 
da Lei no 8.159, de 1991. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
43 
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou 
mediante provocação, encaminhará solicitação, 
acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, 
com vistas à declaração de interesse público e social de 
arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação 
dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) 
§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica 
procedida por comissão especialmente constituída pelo 
CONARQ. 
§ 2o A avaliação referida no § 1o será homologada 
pelo Presidente do CONARQ. 
§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das 
partes afetadas ao Ministro de Estado da Justiça, na forma 
prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999 
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) 
 
Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo 
privado declarado de interesse público e social deverá 
comunicar previamente ao CONARQ a transferência do 
local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus 
documentos, dentro do território nacional. 
 
Art. 25. A alienação de arquivos privados 
declarados de interesse público e social deve ser precedida 
de notificação à União, titular do direito de preferência, 
para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, 
interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 
13 da Lei no 8.159, de 1991. 
 
Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos 
privados declarados de interesse público e social devem 
manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando 
sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na 
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou 
destruir documentos de valor permanente. 
 
Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos 
privados declarados de interesse público e social poderão 
firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras 
instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento 
de atividades relacionadas à organização, preservação e 
divulgação do acervo. 
 
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de 
arquivos privados declarados de interesse público e social 
ou de quaisquer de seus documentos deverá ser 
comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou 
detentores. 
 
Capítulo VI 
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS 
 
Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos 
documentos eletrônicos, nos termos da lei. 
 
Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará 
instruções complementares à execução deste Decreto. 
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) 
 
Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de 
Estado da Justiça, permitida a subdelegação, para designar 
os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o. 
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência 
 
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua 
publicação. 
 
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 
29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, 
de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 
1999. 
 
Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 
114o da República. 
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO 
Silvano Gianni 
 
Decreto 4.915, de 12/12/2003 – Dispõe 
sobre o Sistema de Gestão de 
Documentos de Arquivo – SIGA, da 
Administração Pública Federal, e dá 
outras providências. 
 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das 
atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, 
alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no 
art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967, 
no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no 
Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, 
 
DECRETA: 
 
Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, 
com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos 
de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos 
no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública 
federal. 
§ 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se 
documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos 
por órgãos e entidades da administração pública federal, 
em decorrência do exercício de funções e atividades 
específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou 
a naturezados documentos. 
§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base 
no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o 
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes 
à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos 
documentos, em fase corrente e intermediária, 
independente do suporte, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
Art. 2o O SIGA tem por finalidade: 
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da 
administração pública federal, de forma ágil e segura, o 
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles 
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições 
administrativas ou legais; 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
44 
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de 
documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos 
setoriais e seccionais que o integram; 
III - disseminar normas relativas à gestão de 
documentos de arquivo; 
IV - racionalizar a produção da documentação 
arquivística pública; 
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e 
de armazenagem da documentação arquivística pública; 
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico 
da administração pública federal; 
VII - articular-se com os demais sistemas que 
atuam direta ou indiretamente na gestão da informação 
pública federal. 
 
Art. 3o Integram o SIGA: 
I - como órgão central, o Arquivo Nacional; 
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis 
pela coordenação das atividades de gestão de documentos 
de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes; 
III - como órgãos seccionais, as unidades 
vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes. 
 
Art. 4o Compete ao órgão central: 
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais 
do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de 
documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa 
Civil da Presidência da República; 
II - orientar a implementação, coordenação e 
controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à 
gestão de documentos nos órgãos setoriais; 
III - promover a disseminação de normas técnicas e 
informações de interesse para o aperfeiçoamento do 
sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA; 
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação 
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e 
internacionais; 
V - estimular e promover a capacitação, o 
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos 
servidores que atuam na área de gestão de documentos de 
arquivo. 
 
Art. 5o Compete aos órgãos setoriais: 
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de 
gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de 
atuação e de seus seccionais, em conformidade com as 
normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência 
da República; 
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho 
desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus 
seccionais, visando à padronização dos procedimentos 
técnicos relativos às atividades de produção, classificação, 
registro, tramitação, arquivamento, preservação, 
empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência 
e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e 
ao acesso e às informações neles contidas; 
III - coordenar a elaboração de código de 
classificação de documentos de arquivo, com base nas 
funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou 
entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de 
atuação e de seus seccionais; 
IV - coordenar a aplicação do código de 
classificação e da tabela de temporalidade e destinação de 
documentos de arquivo relativos as atividades-meio, 
instituída para a administração pública federal, no seu 
âmbito de atuação e de seus seccionais; 
V - elaborar, por intermédio da Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata 
o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e 
aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de 
temporalidade e destinação de documentos de arquivo 
relativos às atividades-fim; 
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação 
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e 
internacionais; 
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área 
de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o 
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo 
constante atualização. 
 
Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a 
Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe: 
I - assessorar o órgão central no cumprimento de 
suas atribuições; 
II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à 
gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas 
nos órgãos e entidades da administração pública federal, 
após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da 
República; 
III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as 
alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento 
dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo; 
IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e 
propor os ajustamentos que se fizerem necessários, 
visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA. 
 
Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do 
SIGA: 
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a 
presidirá; 
II - um representante do órgão central, responsável 
pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral 
do Arquivo Nacional; 
III - um representante do Sistema de Administração 
dos Recursos de Informação e Informática - SISP, 
indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, 
Orçamento e Gestão; 
IV - um representante do Sistema de Serviços 
Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, 
Orçamento e Gestão; 
V - os coordenadores das subcomissões dos 
Ministérios e órgãos equivalentes. 
§ 1o Poderão participar das reuniões como 
membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente, 
especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, 
quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus 
membros. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
45 
 
§ 2o O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e 
cinco dias após a publicação deste Decreto, a instalação da 
Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para 
discussão e deliberação, por maioria absoluta de seus 
membros, de seu regimento interno a ser encaminhado 
pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da 
Casa Civil da Presidência da República. 
 
Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e 
nos órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias 
após a publicação deste Decreto, subcomissões de 
coordenação que reúnam representantes dos órgãos 
seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a 
identificar necessidades e harmonizar as proposições a 
serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA. 
Parágrafo único. As subcomissões serão presididas 
por representante designado pelo respectivo Ministro. 
 
Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao 
órgão central para os estritos efeitos do disposto neste 
Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação 
administrativa decorrente de sua posição na estrutura 
organizacional dos órgãos e entidades da administração 
pública federal. 
 
Art. 10. Fica instituído sistema de informações 
destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade 
de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades 
da administração pública federal. 
Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais 
são responsáveis pela alimentação e processamento dos 
dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do 
sistema de que trata o caput deste artigo. 
 
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão 
central do SIGA, o encaminhamento, para aprovação do 
Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, 
das normas complementaresa este Decreto, deliberadas 
pela Comissão de Coordenação do SIGA. 
 
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua 
publicação. 
 
Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independência 
e 115o da República. 
LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA 
José Dirceu de Oliveira e Silva 
 
 
Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a 
microfilmagem de documentos oficiais 
e dá outras providências. 
 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , faço saber 
que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a 
seguinte Lei: 
 
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a 
microfilmagem de documentos particulares e oficiais 
arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e 
municipais. 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim 
como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas 
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos 
efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora 
dêle. 
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a 
critério da autoridade competente, ser eliminados por 
incineração, destruição mecânica ou por outro processo 
adequado que assegure a sua desintegração. 
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados 
ou sua transferência para outro local far-se-á mediante 
lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro 
próprio. 
§ 4º Os filmes negativos resultantes de 
microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora 
do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. 
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local 
dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura 
de têrmo em livro próprio pela autoridade competente. 
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, 
microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu 
arquivamento. 
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida 
de segurança, poderão excepcionalmente ser 
microfilmados documentos ainda não arquivados, desde 
que autorizados por autoridade competente. 
 
Art 2º Os documentos de valor histórico não 
deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local 
diverso da repartição detentora dos mesmos. 
 
Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo 
de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as 
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e 
municipais para a autenticação de traslados e certidões 
originárias de microfilmagem de documentos oficiais. 
§ 1º O decreto de regulamentação determinará, 
igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos 
capacitados para efetuarem a microfilmagem de 
documentos particulares, bem como os requisitos que a 
microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos 
públicos devem preencher para serem autenticados, a fim 
de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, 
quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões 
originárias. 
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que 
os cartórios competentes terão de cumprir para a 
autenticação de microfilmes realizados por particulares, 
para produzir efeitos jurídicos contra terceiros. 
 
Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da 
autoridade que autenticar os documentos oficiais 
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e 
certidões originais de microfilmes. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
46 
Art 5º Esta lei entra em vigor na data de sua 
publicação. 
 
Art 6º Revogam-se as disposições em contrário. 
 
Brasília, 8 de maio de 1968; 147º da Independência 
e 80º da República. 
A. COSTA E SILVA 
Luís Antônio da Gama e Silva 
 
Decreto 1.799, de 30/01/1996 – 
Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, 
que regula a microfilmagem de 
documentos oficiais e dá outras 
providências. 
 
Art. 1° A microfilmagem, em todo território 
nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 
1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de 
qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e 
recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e 
Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, 
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os 
documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou 
jurídicas. 
 
Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões 
extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses 
documentos, para que possam produzir efeitos legais, em 
juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto. 
 
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste 
Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, 
de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos 
ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. 
 
Art. 4° A microfilmagem será feita em 
equipamentos que garantam a fiel reprodução das 
informações, sendo permitida a utilização de qualquer 
microforma. 
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de 
microfichas, além dos procedimentos previstos neste 
Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte 
superior, área reservada à titulação, à identificação e à 
numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e 
fotogramas destinados à indexação. 
 
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será 
feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e 
a qualidade de imagem e de reprodução. 
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a 
extração de filme cópia do filme original. 
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, 
de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como 
para a extração de cópias. 
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser 
feito em local diferente do seu filme cópia. 
 
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado 
qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a 
qualidade de reprodução. 
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo 
tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo 
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem 
poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição 
de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, 
de modo que se possa identificar, por superposição, a 
continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. 
 
Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada 
série será precedida de imagem de abertura, com os 
seguintes elementos: 
I - identificação do detentor dos documentos, a 
serem microfilmados; 
II - número do microfilme, se for o caso; 
III - local e data da microfilmagem; 
IV - registro no Ministério da Justiça; 
V - ordenação, identificação e resumo da série de 
documentos a serem microfilmados; 
VI - menção, quando for o caso, de que a série de 
documentos a serem microfilmados é continuação da série 
contida em microfilme anterior; 
VII - identificação do equipamento utilizado, da 
unidade filmadora e do grau de redução; 
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se 
for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a 
serem microfilmados; 
IX - nome por extenso, qualificação funcional e 
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou 
empresa executora da microfilmagem. 
 
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, 
será reproduzida a imagem de encerramento, 
imediatamente após o último documento, com os seguintes 
elementos: 
I - identificação do detentor dos documentos 
microfilmados; 
II - informações complementares relativas ao inciso 
V do artigo anterior; 
III - termo de encerramento atestando a fiel 
observância às disposições deste Decreto; 
IV - menção, quando for o caso, de que a série de 
documentos microfilmados continua em microfilme 
posterior; 
V - nome por extenso, qualificação funcional e 
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou 
empresa executora da microfilmagem. 
 
Art. 9° Os documentos da mesma série ou 
seqüência, eventualmente omitidos quando da 
microfilmagem,ou aqueles cujas imagens não 
apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por 
problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não 
sendo permitido corte ou inserção no filme original. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
47 
1° A microfilmagem destes documentos será 
precedida de uma imagem de observação, com os 
seguintes elementos: 
a) identificação do microfilme, local e data; 
b) descrição das irregularidades constatadas; 
c) nome por extenso, qualificação funcional e 
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou 
empresa executora da microfilmagem. 
2° É obrigatório fazer indexação remissiva para 
recuperar as informações e assegurar a localização dos 
documentos. 
3° Caso a complementação não satisfaça os padrões 
de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de 
documentos deverá ser repetida integralmente. 
 
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão 
utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme 
alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade. 
 
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em 
estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser 
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a 
definição de sua destinação final. 
 
Art. 12. A eliminação de documentos, após a 
microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua 
inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de 
termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. 
Parágrafo único. A eliminação de documentos 
oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela 
de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade 
competente na esfera de sua atuação e respeitado o 
disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 
1991. 
 
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com 
valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados 
após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo 
público de sua esfera de atuação ou preservados pelo 
próprio órgão detentor. 
 
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em 
papel ou em filme de documentos microfilmados, para 
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão 
estar autenticados pela autoridade competente detentora do 
filme original. 
1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de 
microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido 
termo próprio, no qual constará que o filme que o 
acompanha é cópia fiel do filme original, cuja 
autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os 
requisitos especificados no artigo seguinte. 
2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de 
microfilmes de documentos privados, a autenticação far-
se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos 
cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no 
artigo seguinte. 
3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo 
anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio 
de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade 
e a sua qualidade de leitura. 
 
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá 
ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos 
deste Decreto. 
Parágrafo único. Para exercer a atividade de 
microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a 
que se refere este artigo, além da legislação a que estão 
sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça 
e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida 
quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. 
 
Art. 16. As empresas e os cartórios que se 
dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, 
fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, 
declarando: 
I - que a microfilmagem foi executada de acordo 
com o disposto neste Decreto; 
II - que se responsabilizam pelo padrão de 
qualidade do serviço executado; 
III - que o usuário passa a ser responsável pelo 
manuseio e conservação das microformas. 
 
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos 
no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora 
dele, quando: 
I - autenticados por autoridade estrangeira 
competente; 
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular 
brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver 
autenticado; 
III - forem acompanhados de tradução oficial. 
 
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias 
resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à 
fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão 
ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam 
sujeitos os seus respectivos originais. 
 
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por 
parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da 
Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, 
às penalidades de advertência ou suspensão do registro, 
sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis. 
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta 
grave, o registro para microfilmar será cassado 
definitivamente. 
 
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as 
instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento 
deste Decreto. 
 
Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de 
abril de 1969. 
 
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua 
publicação. 
 
Brasília, 30 de janeiro de l996; 175° da 
Independência e 108° da República. 
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO 
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50 
6. LOGOTIPO E 
IDENTIFICAÇÃO 
DA INSTITUIÇÃO 
DETENTORA DO 
ACERVO 
- - 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos. 
Caso a instituição possua logotipo, 
este poderá integrar a sinalética. 
7. LOGOTIPO E 
IDENTIFICAÇÃO 
DO PROJETO DE 
MICROFILMAGEM
- - 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a 
microfilmagem decorrer de 
patrocínio, convênio, intercâmbio 
etc. 
8. RESTRIÇÕES 
QUANTO À 
REPRODUÇÃO 
- - 14 a 30 3 a 7 Pode ser usada para informar ao 
usuário que a instituição se reserva 
o direito de recusar pedidos de 
reprodução de documentos de seu 
acervo, que violem dispositivos 
legais em vigor, tais como: Lei nº 
9.610, de 19 de fevereiro de 1998 
(Direitos Autorais), Lei nº 8.159, de 
8 de janeiro de 1991 (Lei de 
Arquivos) e seus decretos 
regulamentadores. 
9. SÍMBOLOS 
UTILIZADOS 
- - 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, 
visando à orientação do usuário. 
10. IMAGEM DE 
ABERTURA 
- - 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, para 
a identificação dos documentos e 
dos procedimentos utilizados na 
microfilmagem, em conformidade 
com o art. 7º do Decreto nº 
1.799/96. 
11. 
IDENTIFICAÇÃO 
DO FUNDO / 
COLEÇÃO 
- - 70 ou 
superior 
18 ou 
superior 
Pode ser usada para destacar 
conjuntos documentais (fundos, 
coleções, séries etc.), acrescentando 
outras informações de interesse para 
a melhor orientação do usuário. 
12. CONTEÚDO 
DO ROLO 
- - 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar e 
localizar os documentos que 
integram um mesmo rolo. 
13. CARTÃO DE 
RESOLUÇÃO 
- - - - - - Deve constar de todos os rolos para 
permitir a realização de testes de 
qualidade. 
14. SEPARAÇÃO 
DE CONJUNTOS 
DOCUMENTAIS 
- - - - - - Pode ser usada antes de cada 
conjunto documental para alertar o 
usuário da mudança de um conjunto 
documental para outro. Mais 
conhecida como ZEBRA. 
15. GRAU DE 
REDUÇÃO 
- - 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos para 
informar os graus de redução 
adotados. Sempre que houver 
necessidade de alteração do grau de 
redução para determinado conjunto 
documental, o novo grau de redução 
adotado deverá ser informado. 
 
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números não serifados, 
isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros 
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números não serifados, 
isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros 
 
NOÇÕES DE
 
 
 
 
II – SINALÉ
 
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
52 
VIII - integridade: incolumidade de dados ou 
informações na origem, no trânsito ou no destino; 
IX - investigação para credenciamento: averiguação 
sobre a existência dos requisitos indispensáveis para 
concessão de credencial de segurança; 
X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o 
receptor de dados ou informações são legítimos e 
fidedignos tanto na origem quanto no destino; 
XI - marcação: aposição de marca assinalando o 
grau de sigilo; 
XII - medidas especiais de segurança: medidas 
destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, 
autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e 
informações sigilosos. Também objetivam prevenir, 
detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a 
esses dados e informações; 
XIII - necessidade de conhecer: condição pessoal, 
inerente ao efetivo exercício de cargo, função, emprego ou 
atividade, indispensável para que uma pessoa possuidora 
de credencial de segurança, tenha acesso a dados ou 
informações sigilosos; 
XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso 
pode ser franqueado; 
XV - reclassificação: alteração, pela autoridade 
competente, da classificação de dado, informação, área ou 
instalação sigilosos; 
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a 
pessoas credenciadas; proteção contra revelação não-
autorizada; e 
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em 
caráter excepcional, em área sigilosa. 
 
CAPÍTULO II 
DO SIGILO E DA SEGURANÇA 
 
Seção I 
Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo 
 
Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão 
classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e 
reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos 
intrínsecos. 
§ 1º São passíveis de classificação como ultra-
secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à 
soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e 
operações militares, às relações internacionais do País, a 
projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e 
tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas 
econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa 
acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da 
sociedade e do Estado. 
§ 2º São passíveis de classificação como secretos, 
dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, 
instalações, programas, projetos, planos ou operações de 
interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de 
inteligência e a planos ou detalhes, programas ou 
instalações estratégicos, cujo conhecimento não-
autorizado possa acarretar dano grave à segurança da 
sociedade e do Estado. 
§ 3º São passíveis de classificação como 
confidenciais dados ou informações que, no interesse do 
Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento 
restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus 
objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do 
Estado. 
§ 4º São passíveis de classificação como reservados 
dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa 
comprometer planos, operações ou objetivos neles 
previstos ou referidos. 
 
Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de 
competência das seguintes autoridades: 
I - Presidente da República; (Redação dada pelo 
Decreto nº 5.301, de 2004) 
II - Vice-Presidente da República; (Redação dada 
pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
III - Ministros de Estado e autoridades com as 
mesmas prerrogativas; (Redação dada pelo Decreto nº 
5.301, de 2004) 
IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da 
Aeronáutica; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 
2004) 
V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares 
permanentes no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, 
de 2004) 
§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista 
no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a 
agente público em missão no exterior. (Incluído pelo 
Decreto nº 5.301, de 2004) 
§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, 
podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo 
único pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
I - secreto: as autoridades que exerçam funções de 
direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo 
com regulamentação específica de cada órgão ou 
entidade da Administração Pública Federal; e(Redação 
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
II - confidencial e reservado: os servidores civis e 
militares, de acordo com regulamentação específica de 
cada órgão ou entidade da Administração Pública 
Federal. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que 
se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção 
do dadoou informação e são os seguintes: (Redação dada 
pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação 
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
II - secreto: máximo de vinte anos;(Redação dada 
pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação 
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação 
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão 
ser prorrogados uma vez, por igual período, pela 
autoridade responsável pela classificação ou autoridade 
hierarquicamente superior competente para dispor sobre a 
matéria. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004) 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
53 
Seção II 
Da Reclassificação e da Desclassificação 
 
Art. 8º Dados ou informações classificados no grau 
de sigilo ultra-secreto somente poderão ser reclassificados 
ou desclassificados, mediante decisão da autoridade 
responsável pela sua classificação. 
 
Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e 
reservado, poderá a autoridade responsável pela 
classificação ou autoridade hierarquicamente superior 
competente para dispor sobre o assunto, respeitados os 
interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la 
ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de 
reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da 
custódia do dado ou informação sigilosos. 
Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo 
de duração conta-se a partir da data de produção do dado 
ou informação. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 
2004) 
 
Art. 10. A desclassificação de dados ou 
informações nos graus ultra-secreto, confidencial e 
reservado será automática após transcorridos os prazos 
previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso 
de sua prorrogação, quando então a desclassificação 
ocorrerá ao final de seu termo. (Redação dada pelo 
Decreto nº 5.301, de 2004) 
 
Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda 
permanente que forem objeto de desclassificação serão 
encaminhados à instituição arquivística pública 
competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, 
entidade pública ou instituição de caráter público, para 
fins de organização, preservação e acesso. 
Parágrafo único. Consideram-se de guarda 
permanente os dados ou informações de valor histórico, 
probatório e informativo que devam ser definitivamente 
preservados. 
 
Art. 12. A indicação da reclassificação ou da 
desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá 
constar das capas, se houver, e da primeira página. 
 
CAPÍTULO III 
DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES 
SIGILOSOS 
 
Seção I 
Dos Procedimentos para Classificação de Documentos 
 
Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as 
partes componentes ou os anexos de um documento 
sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao 
documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo 
mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. 
 
Art. 14. A classificação de um grupo de 
documentos que formem um conjunto deve ser a mesma 
atribuída ao documento classificado com o mais alto grau 
de sigilo. 
 
Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o 
caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de 
expedição e ementas, redigidas de modo a não 
comprometer o sigilo. 
 
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas 
baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão 
classificados em razão dos detalhes que revelem e não da 
classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes 
deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las. 
 
Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de 
documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução, 
mediante consentimento expresso: 
I - da autoridade classificadora, para documentos 
ultra-secretos; 
II - da autoridade classificadora ou autoridade 
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o 
assunto, para documentos secretos; e 
III - da autoridade classificadora, destinatária ou 
autoridade hierarquicamente superior competente para 
dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e 
reservados, exceto quando expressamente vedado no 
próprio documento. 
Parágrafo único. Aos extratos de que trata este 
artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores 
àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem, 
salvo quando elaborados para fins de divulgação. 
 
Seção II 
Do Documento Sigiloso Controlado 
 
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é 
aquele que, por sua importância, requer medidas 
adicionais de controle, incluindo: 
I - identificação dos destinatários em protocolo e 
recibo próprios, quando da difusão; 
II - lavratura de termo de custódia e registro em 
protocolo específico; 
III - lavratura anual de termo de inventário, pelo 
órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade 
receptores; e 
IV - lavratura de termo de transferência, sempre que 
se proceder à transferência de sua custódia ou guarda. 
Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de 
transferência serão elaborados de acordo com os modelos 
constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a 
guarda de um órgão de controle. 
 
Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua 
natureza, considerado DSC, desde sua classificação ou 
reclassificação. 
Parágrafo único. A critério da autoridade 
classificadora ou autoridade hierarquicamente superior 
competente para dispor sobre o assunto, o disposto 
no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
54 
 
Seção III 
Da Marcação 
 
Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, 
deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas 
capas, se houver. 
§ 1º As páginas serão numeradas seguidamente, 
devendo cada uma conter, também, indicação do total de 
páginas que compõem o documento. 
§ 2º O DSC também expressará, nas capas, se 
houver, e em todas as suas páginas, a expressão 
"Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo 
número de controle. 
 
Art. 21. A marcação em extratos de documentos, 
rascunhos, esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao 
prescrito no art. 20. 
 
Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas, 
fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras 
imagens sigilosas obedecerá às normas complementares 
adotadas pelos órgãos e entidades da Administração 
Pública. 
 
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou 
informações sigilosos serão marcados com a classificação 
devida em local adequado. 
Parágrafo único. Consideram-se meios de 
armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas 
sonoros, magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio 
capaz de armazenar dados e informações. 
 
Seção IV 
Da Expedição e da Comunicação de Documentos 
Sigilosos 
 
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas 
expedição e tramitação obedecerão às seguintes 
prescrições: 
I - serão acondicionados em envelopes duplos; 
II - no envelope externo não constará qualquer 
indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; 
III - no envelope interno serão apostos o 
destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a 
serem identificados logo que removido o envelope 
externo; 
IV - o envelope interno será fechado, lacrado e 
expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, 
remetente, destinatário e número ou outro indicativo que 
identifique o documento; e 
V - sempre que o assunto for considerado de 
interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra 
pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. 
 
Art. 25.A expedição, condução e entrega de 
documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada 
pessoalmente, por agente público autorizado, sendo 
vedada a sua postagem. 
Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-
secreto de outra forma que não a prescrita no caput só 
será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que 
requeiram tramitação e solução imediatas, em atendimento 
ao princípio da oportunidade e considerados os interesses 
da segurança da sociedade e do Estado. 
 
Art. 26. A expedição de documento secreto, 
confidencial ou reservado poderá ser feita mediante 
serviço postal, com opção de registro, mensageiro 
oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for 
o caso, mala diplomática. 
Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de 
que trata este artigo poderá ser feita por outros meios, 
desde que sejam usados recursos de criptografia 
compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme 
previsto no art. 42. 
 
Seção V 
Do Registro, da Tramitação e da Guarda 
 
Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de 
documentos sigilosos: 
I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, 
indícios de violação ou de qualquer irregularidade na 
correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu 
superior hierárquico e ao destinatário, o qual informará 
imediatamente ao remetente; e 
II - proceder ao registro do documento e ao controle 
de sua tramitação. 
 
Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo 
destinatário, seu representante autorizado ou autoridade 
competente hierarquicamente superior. 
Parágrafo único. Envelopes contendo a marca 
pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário. 
 
Art. 29. O destinatário de documento sigiloso 
comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício 
de violação ou adulteração do documento. 
 
Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou 
guardados em condições especiais de segurança, conforme 
regulamento. 
§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e 
secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que 
ofereça segurança equivalente ou superior. 
§ 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 
1º, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob 
guarda armada. 
 
Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou 
custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus 
substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem 
ou transferência de responsabilidade. 
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo 
aos responsáveis pela guarda ou custódia de material 
sigiloso. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
55 
 
Seção VI 
Da Reprodução 
 
Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de 
documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do 
documento original. 
§ 1º A reprodução total ou parcial de documentos 
sigilosos controlados condiciona-se à autorização expressa 
da autoridade classificadora ou autoridade 
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o 
assunto. 
§ 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos 
sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que 
se refere o art. 35 deste Decreto, no âmbito dos órgãos e 
entidades públicas ou instituições de caráter público. 
§ 3º Serão fornecidas certidões de documentos 
sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu 
estado de conservação, desde que necessário como prova 
em juízo. 
 
Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução 
de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação 
de notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou 
qualquer outro recurso, que possam dar origem a cópia 
não-autorizada do todo ou parte. 
 
Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se 
for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada 
em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similar, 
essa operação deverá ser acompanhada por pessoa 
oficialmente designada, que será responsável pela garantia 
do sigilo durante a confecção do documento, observado o 
disposto no art. 33. 
 
Seção VII 
Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação 
 
Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão 
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos 
Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições: 
I - analisar e avaliar periodicamente a 
documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito 
de sua atuação; 
II - propor, à autoridade responsável pela 
classificação ou autoridade hierarquicamente superior 
competente para dispor sobre o assunto, renovação dos 
prazos a que se refere o art. 7º; 
III - propor, à autoridade responsável pela 
classificação ou autoridade hierarquicamente superior 
competente para dispor sobre o assunto, alteração ou 
cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade 
com o disposto no art. 9º deste Decreto; 
IV - determinar o destino final da documentação 
tornada ostensiva, selecionando os documentos para 
guarda permanente; e 
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em 
atendimento ao disposto no art. 39. 
Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de 
suas atribuições e responsabilidades, a CPADS poderá ser 
subdividida em subcomissões. 
 
Art. 36. Os documentos permanentes de valor 
histórico, probatório e informativo não podem ser 
desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade 
penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em 
vigor. 
 
CAPÍTULO IV 
DO ACESSO 
 
Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos 
em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter 
público é admitido: 
I - ao agente público, no exercício de cargo, função, 
emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de 
conhecê-los; e 
II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua 
pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo 
ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade 
competente. 
§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos 
termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às 
sanções administrativas, civis e penais decorrentes da 
eventual divulgação dos mesmos. 
§ 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que 
os procedimentos ou processos que vierem a instruir 
também passem a ter grau de sigilo idêntico. 
§ 3º Serão liberados à consulta pública os 
documentos que contenham informações pessoais, desde 
que previamente autorizada pelo titular ou por seus 
herdeiros. 
 
Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, 
ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, é 
condicionado à emissão de credencial de segurança no 
correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no 
tempo. 
Parágrafo único. A credencial de segurança de que 
trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de 
ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. 
 
Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso 
resultante de acordos ou contratos com outros países 
atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes 
destes instrumentos. 
Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá 
ser justificada. 
 
CAPÍTULO V 
DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 
 
Art. 41. A comunicação de dados e informações 
sigilosos por meio de sistemas de informação será feita em 
conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
56 
Art. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único 
do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e 
equipamentos de criptografia para uso oficial no âmbito da 
União são considerados sigilosos e deverão, 
antecipadamente, ser submetidos à certificação de 
conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de 
Defesa Nacional. 
 
Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código, 
cifra ou sistemade criptografia no âmbito de órgãos e 
entidades públicos e instituições de caráter público. 
Parágrafo único. É vedada a utilização para outro 
fim que não seja em razão do serviço. 
 
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, 
sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas 
de segurança previstas neste Decreto para os documentos 
sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: 
I - realização de vistorias periódicas, com a 
finalidade de assegurar uma perfeita execução das 
operações criptográficas; 
II - manutenção de inventários completos e 
atualizados do material de criptografia existente; 
III - designação de sistemas criptográficos 
adequados a cada destinatário; 
IV - comunicação, ao superior hierárquico ou à 
autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa 
ao sigilo, à inviolabilidade, à integridade, à autenticidade, 
à legitimidade e à disponibilidade de dados ou 
informações criptografados; e 
V - identificação de indícios de violação ou 
interceptação ou de irregularidades na transmissão ou 
recebimento de dados e informações criptografados. 
Parágrafo único. Os dados e informações sigilosos, 
constantes de documento produzido em meio eletrônico, 
serão assinados e criptografados mediante o uso de 
certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de 
Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 
 
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para 
a produção de documentos com grau de sigilo ultra-secreto 
só poderão estar ligados a redes de computadores seguras, 
e que sejam física e logicamente isoladas de qualquer 
outra. 
 
Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser 
feita por método que sobrescreva as informações 
armazenadas. Se não estiver ao alcance do órgão a 
destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição 
física por incineração dos dispositivos de armazenamento. 
 
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para 
a produção de documentos com grau de sigilo secreto, 
confidencial e reservado só poderão integrar redes de 
computadores que possuam sistemas de criptografia e 
segurança adequados a proteção dos documentos. 
 
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, 
sempre que possível, deve ser feito em mídias removíveis 
que podem ser guardadas com maior facilidade. 
 
CAPÍTULO VI 
DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS 
 
 Art. 49. A classificação de áreas e instalações será 
feita em razão dos dados ou informações sigilosos que 
contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou 
tratados, em conformidade com o art. 5º. 
 
 Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades 
públicos e das instituições de caráter público caberá a 
adoção de medidas que visem à definição, demarcação, 
sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas 
sigilosas sob sua responsabilidade. 
 
Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações 
sigilosas será disciplinado por meio de instruções 
especiais dos órgãos, entidades ou instituições 
interessados. 
 Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é 
considerado visita o agente público ou o particular que 
oficialmente execute atividade pública diretamente 
vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado 
sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do 
Estado. 
 
CAPÍTULO VII 
DO MATERIAL SIGILOSO 
 
Seção I 
Das Generalidades 
 
Art. 52. O titular de órgão ou entidade pública, 
responsável por projeto ou programa de pesquisa, que 
julgar conveniente manter sigilo sobre determinado 
material ou suas partes, em decorrência de 
aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá 
providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo 
adequado. 
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo 
ao titular de órgão ou entidade públicos ou de instituições 
de caráter público encarregada da fiscalização e do 
controle de atividades de entidade privada, para fins de 
produção ou exportação de material de interesse da Defesa 
Nacional. 
 
Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades 
públicos encarregados da preparação de planos, pesquisas 
e trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova, 
produção, aquisição, armazenagem ou emprego de 
material sigiloso são responsáveis pela expedição das 
instruções adicionais que se tornarem necessárias à 
salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. 
 
Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes, 
máquinas e outros materiais similares considerados 
sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer 
natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou 
locação, serão adequadamente marcados para indicar o seu 
grau de sigilo. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
57 
 
Art. 55. Dados ou informações sigilosos 
concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de 
material somente serão fornecidos aos que, por suas 
funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. 
Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos 
controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas 
físicas e jurídicas interessadas os dados e informações 
necessários ao desenvolvimento de programas. 
 
Seção II 
Do Transporte 
 
Art. 56. A definição do meio de transporte a ser 
utilizado para deslocamento de material sigiloso é 
responsabilidade do detentor da custódia e deverá 
considerar o respectivo grau de sigilo. 
§ 1º O material sigiloso poderá ser transportado por 
empresas para tal fim contratadas. 
§ 2º As medidas necessárias para a segurança do 
material transportado serão estabelecidas em 
entendimentos prévios, por meio de cláusulas contratuais 
específicas, e serão de responsabilidade da empresa 
contratada. 
 
Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos 
serão tratados segundo os critérios indicados para a 
expedição de documentos sigilosos. 
 
Art. 58. A critério da autoridade competente, 
poderão ser empregados guardas armados, civis ou 
militares, para o transporte de material sigiloso. 
 
CAPÍTULO VIII 
DOS CONTRATOS 
 
Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja 
sigiloso, ou que sua execução implique a divulgação de 
desenhos, plantas, materiais, dados ou informações de 
natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos: 
I - o conhecimento da minuta de contrato estará 
condicionado à assinatura de termo de compromisso de 
manutenção de sigilo pelos interessados na contratação; e 
II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a: 
a) possibilidade de alteração do contrato para 
inclusão de cláusula de segurança não estipulada por 
ocasião da sua assinatura; 
b) obrigação de o contratado manter o sigilo 
relativo ao objeto contratado, bem como à sua execução; 
c) obrigação de o contratado adotar as medidas de 
segurança adequadas, no âmbito das atividades sob seu 
controle, para a manutenção do sigilo relativo ao objeto 
contratado; 
d) identificação, para fins de concessão de 
credencial de segurança, das pessoas que, em nome do 
contratado, terão acesso a material, dados e informações 
sigilosos; e 
e) responsabilidade do contratado pela segurança do 
objeto subcontratado, no todo ou em parte. 
 
Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como 
às instituições de caráter público, a que os contratantes 
estejam vinculados, cabe providenciar para que seus 
fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias 
para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos 
em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso 
de fabricação em suas instalações. 
 
CAPÍTULO IX 
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS 
 
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a 
material, área, instalação e sistema de informação cujo 
sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do 
Estado. 
 
Art. 62. Os órgãos e entidades públicos einstituições de caráter público exigirão termo de 
compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores, 
funcionários e empregados que direta ou indiretamente 
tenham acesso a dados ou informações sigilosos. 
Parágrafo único. Os agentes de que trata 
o caput deste artigo comprometem-se a, após o 
desligamento, não revelar ou divulgar dados ou 
informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no 
exercício de cargo, função ou emprego público. 
 
Art. 63. Os agentes responsáveis pela custódia de 
documentos e materiais e pela segurança de áreas, 
instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa 
sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional, em 
razão do ofício, e ao seu código de ética específico, sem 
prejuízo de sanções penais. 
 
Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e 
instituições de caráter público promoverão o treinamento, 
a capacitação, a reciclagem e o aperfeiçoamento de 
pessoal que desempenhe atividades inerentes à 
salvaguarda de documentos, materiais, áreas, instalações e 
sistemas de informação de natureza sigilosa. 
 
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome 
conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste 
Decreto fica, automaticamente, responsável pela 
preservação do seu sigilo. 
 
Art. 66. Na classificação dos documentos será 
utilizado, sempre que possível, o critério menos restritivo 
possível. 
 
Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder 
Executivo Federal serão expedidas instruções 
complementares, que detalharão os procedimentos 
necessários à plena execução deste Decreto. 
 
Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta 
e cinco dias da data de sua publicação. 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
58 
 
Art. 69. Ficam revogados os Decretos nºs 2.134, de 
24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, 
e 4.497, de 4 de dezembro de 2002. 
 
Brasília, 27 de dezembro de 2002; 181º da Independência 
e 114º da República. 
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO 
Pedro Parente 
Alberto Mendes Cardoso 
 
 
Resolução Conarq 14, de 24/10/2001 – 
Aprova a versão revisada e ampliada da 
Resolução 4, de 28/03/1996, que dispõe 
sobre o Código de Classificação de 
Documentos de Arquivo para a 
Administração Pública: Atividades - 
Meio, a ser adotado como modelo para 
os arquivos correntes dos órgãos e 
entidades integrantes do Sistema 
Nacional de Arquivos (SINAR), e os 
prazos de guarda e a destinação de 
documentos estabelecidos na Tabela 
Básica de Temporalidade e Destinação 
de Documentos de Arquivo Relativos 
às Atividades - Meio da Administração 
Pública. 
 
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL 
DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições 
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno 
e, 
 
Considerando a necessidade de se atualizar o 
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para 
a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela 
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de 
Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração 
Pública, aprovados pela Resolução nº 4, de 28 de março de 
1996, do CONARQ, publicada no Suplemento nº 62, do 
DOU de 29 de março de 1996, e alterados pela Resolução 
nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no 
DOU, de 23 de maio de 1997, resolve : 
 
Art. 1º APROVAR a versão revista e ampliada do 
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para 
a Administração Pública : Atividades-Meio, como um 
modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes 
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 
§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o 
Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas 
às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais 
deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública 
na sua específica esfera de competência. 
§ 2º Caberá ao CONARQ, por intermédio de 
câmara técnica específica, proceder à atualização 
periódica deste Código. 
 
Art. 2º Aprovar os prazos de guarda e a destinação 
dos documentos estabelecidos na versão revista e 
ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e 
Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às 
Atividades-Meio da Administração Pública. 
§ 1 Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a 
Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta 
aplicação aos conjuntos documentais produzidos e 
recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se 
os prazos de guarda e a destinação nela definidos. 
§ 2º Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que 
adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a 
destinação dos documentos relativos às suas atividades 
específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser 
aprovados pela instituição arquivística pública na sua 
específica esfera de competência. 
§ 3º Caberá ao CONARQ, por intermédio de 
câmara técnica específica, proceder à atualização 
periódica desta Tabela. 
 
Art. 3º A eliminação de documentos produzidos por 
instituições públicas e de caráter público será realizada 
mediante autorização da instituição arquivística pública, 
na sua específica esfera de competência, conforme 
determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 
1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 
20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os 
procedimentos para a eliminação de documentos no 
âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder 
Público. 
 
Art. 4º O Código de Classificação de Documentos 
de Arquivo para a Administração Pública e a Tabela 
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de 
que trata esta Resolução constitui-se numa publicação 
editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada 
Classificação, Temporalidade e Destinação de 
Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da 
Administração Pública. 
 
Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de 
sua publicação. 
 
Art. 6º Ficam revogadas a Resolução nº 4, de 28 de 
março de 1996, e a Resolução nº 8, de 20 de maio de 
1997, do CONARQ. 
 
JAIME ANTUNES DA SILVA 
 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
59 
 
ÉTICA PROFISSIONAL 
 
Um código de ética é um guia de referência 
profissional que prima por traçar diretrizes elevadas de 
conduta e aponta as responsabilidade morais e legais. 
Como um agente moral pró ativo, o profissional 
arquivista consciente de sua função social, está aberto a 
construir uma relação dialógica com seus pares e a 
primar pelo interesse da administração, harmonizando-
os com o interesse do público: cidadãos e 
jurisdicionados, pesquisadores, historiadores, 
jornalistas, proprietários de acervos, etc.. 
 
O Código de Ética dos Arquivistas foi uma 
proposta do Conselho Internacional de Arquivos e sua 
relevância e concordância é tamanha, que já está 
disponível em 22 idiomas. Segue a versão em 
português. 
 
Código de Ética do Arquivista – Conselho 
Internacional de Arquivos 
 
 Um código de ética dos Arquivistas tem por
finalidade fornecer à profissão arquivística regras de
conduta de alto nível. O tema “arquivista”, tal como é
usado neste texto, se aplica a todos aqueles que têm
responsabilidade de controlar, vigiar, tratar, guardar, 
conservar e administrar os arquivos. As instituições
empregadoras e os serviços de arquivo são encorajados
a adotar políticas e práticas que permitam a aplicação
deste código. A aplicação do código depende da boa
vontade das instruções de arquivos e das associações
profissionais. Ela pode ser feita indiretamente através
do estabelecimento e do uso de procedimentos para
sugerir orientações, em casos de duvida, examinar
condutas contrarias á ética e, se for necessário, aplicar
sanções. 
 
1.Os arquivistas mantêm a integridade dos
arquivos, garantindo assim que possam se
constituir em testemunho permanente e digno de
fé do passado. 
 
O primeiro dever dos arquivistas é de manter a
integridade dos documentos que são valorizados por
seus cuidados e sua vigilância. No cumprimento desse
dever, eles consideram os direitos, algumas vezes
discordantes, e os interesses dos seus empregadores,
dos proprietários, das pessoas citadas nos documentos e
dos usuários, passados, presentes e futuros. A
objetividade e a imparcialidade dos arquivistas
permitem aquilatar o grau de seu profissionalismo. Os
arquivistas resistem a toda pressão, venha ela de onde
vier, visando manipular os testemunhos, assim como
dissimular ou deformar os fatos. 
 
2. Os arquivistas tratam, selecionam e mantêm os 
arquivos em seu contexto histórico, jurídico e 
administrativo, respeitando, portanto, sua 
proveniência, preservando e tornado assim 
manifestas suas interelações originais. 
 
Os arquivistas agem em conformidade com os 
princípios e as praticas geralmente reconhecidas. No 
cumprimento de sua missão e de suas funções, os
arquivistas se pautam pêlos princípios arquivísticos que
regem a criação, a gestão e a escolha da destinação dos
arquivos correntes e intermediários, a seleção e a
aquisição de documento com vistas ao seu 
arquivamento definitivo, a salvaguardar, a preservação
e a conservação dos arquivos que estão sob a sua
guarda, e a classificação, a análise, a publicação e os
meios de tornar os documentos acessíveis. Os
arquivistas fazem a triagem dos documentos com
imparcialidade, fundamentando seu julgamento em um
profundo conhecimento das exigências administrativa e
das políticas de aquisição de suas instituições. Eles
classificam analisam os documentos escolhidos para
serem retidos, de acordo com os princípios arquivísticos 
(em particular o princípio de proveniência e o princípio
de classificação original) e as normas reconhecidas
universalmente, tudo isso rapidamente quanto possível.
Os arquivistas tem uma política de aquisição de
documentos conforme os objetivos e os recursos de 
suas instituições. Eles não buscam ou não aceitam
aquisições, quando elas se constituem em perigo para a
integridade ou a segurança dos documentos; eles se
dispõem a cooperar para que os documentos sejam
conservados nos serviços mais adequados. Os arquivos 
favorecem o retorno dos arquivos públicos a seus países
de origem, quando eles tenham sido seqüestrado em
tempo de guerra ou de ocupação. 
 
3. Os arquivistas preservam a autenticidade dos
documentos nos trabalhos de tratamento, 
conservação e pesquisa. 
 
Os arquivistas agem de modo que o valor 
arquivístico dos documentos, neles compreendidos os
documentos eletrônicos ou informáticos, não seja
diminuído pelos trabalhos arquivísticos de triagem, de
classificação e de inventário, de conservação e de 
pesquisa. Se eles devem proceder a amostragens, eles
fundamentam sua decisão sobre métodos e critérios
seriamente estabelecidos. A substituição dos originais
por outros suportes é decidida considerando-se seus 
valores legais, intrínsecos e de informação. Quando os 
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
60 
documentos excluídos da consulta tenham sido
retirados momentaneamente do dossiê, o usuário deve
ser modificado. 
 
4. Os arquivistas asseguram permanentemente a
comunicabilidade e a compreensão dos
documentos. 
 
Os arquivistas dirigem sua reflexão sobre a
triagem dos documentos a serem conservados ou
eliminados, prioritariamente, em função da necessidade
de salvaguardar a memória da atividade da pessoa ou da
instituição que os produziu ou acumulou, mas
igualmente em função dos interesses evolutivos dos
interesses da pesquisa histórica. Os arquivistas têm
consciência de que a aquisição de documentos de
origem duvidosa, mesmo de grande interesse, é de
natureza a encorajar um comércio ilegal. Eles prestam a
sua colaboração a seus colegas e aos serviços
pertinentes para a identificação e a procura das pessoas
suspeitas de roubos de documentos de arquivos. 
 
5. Os arquivistas se responsabilizam pelo tratamento
dos documentos e justificam a maneira como o
fazem. 
 
Os arquivistas se preocupam não somente com o
recolhimento dos documentos existentes, mas também
cooperam com os gestores de documentos de maneira
que, nos sistemas de informação e arquivamento
eletrônico, sejam levados em conta, desde a origem, os
procedimentos destinados à proteção de documentos de
valor permanente. Os arquivistas quando negociam com
os serviços responsáveis pela guarda ou com os
proprietários de documentos, fundamentam sua decisão,
em tal circunstância, considerando os seguintes
elementos: autorização de recolhimento, doação ou
venda; negociações financeiras; planos de tratamento;
direitos de produção e condições de acessibilidade. Eles
aguardam um registro escrito de entrada de
documentos, de sua conservação e de seu tratamento. 
 
6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao
maior número possível de usuários, oferecendo
seus serviços a todos com imparcialidade. 
 
Os arquivistas produzem instrumento de pesquisa
gerais e específicos adaptados às exigências, para a
totalidade dos fundos que têm sob sua guarda. Em todas
as circunstâncias, eles oferecem pareceres com
imparcialidade e utilizam os recursos disponíveis para
fornecer uma série de opiniões equilibradas. Os
arquivistas respondem com cortesia, e com a
preocupação de ajudar, a todas as pesquisas razoáveis
referentes aos documentos dos quais eles garantem a
conservação e encorajam a sua utilização em grande
número, dentro dos limites impostos pela política das
instituições dependem a necessidade de preservar os 
documentos, o respeito à legislação e à regulamentação,
aos direitos dos indivíduos e aos acordos com os
doadores. Eles definem as restrições aos usuários
eventuais e as aplicam com eqüidade. Os arquivistas
desencorajam as limitações de acesso e de utilização 
dos documentos quando eles não são razoáveis, mas
podem aceitar ou sugerir restrições claramente definidas
e de uma duração limitada quando elas são a condição
de uma aquisição. Eles observam fielmente e aplicam
com imparcialidade todos os acordos firmados no 
momento de uma aquisição, mas, no interesse da
liberação de acesso aos documentos, eles podem
renegociar as cláusulas quando as circunstâncias
mudam. 
 
7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilíbrio,
no quadro da legislação em vigor, entre o direito
ao conhecimento e o respeito à vida privada. 
 
Os arquivistas se preocupam para que a vida das 
pessoas jurídicas e físicas, assim como a segurança
nacional, sejam protegidas, sem que haja necessidade
de se destruir as informações sobretudo no caso dos
arquivos informatizados, onde os dados podem ser
deletados e novos dados inseridos, como é prática
corrente. Os arquivistas defendem o respeito a vida
privada das pessoas que estão ligadas à origem ou que
são a própria matéria dos documentos, sobretudo 
daquelas que não foram consultadas quanto `a
utilização ou destino dos documentos. 
 
8. Os arquivistas servem aos interesses de todos e
evitam tirar de sua posição vantagens para eles 
mesmos ou para quem quer que seja. 
 
Os arquivistas se abstêm de toda atividade
prejudicial à sua integridade profissional, à sua
objetividade e à sua imparcialidade. 
 
Os arquivistas não tiram de suas atividades 
nenhuma vantagem pessoal, financeira ou de qualquer
outra ordem que possa resultar em detrimento das 
instituições, dos usuários e de seus colegas. Os
arquivistas não colecionam pessoalmente documentos
originais nem participam de um comércio de
documentos em sua área de jurisdição. Eles evitam as
atividades que possam ciar no espírito do público a
impressãode um conflito de interesses. Os arquivistas 
podem explorar os fundos arquivísticos de sua
instituição para fins de pesquisa e de publicações
pessoais, desde que tal trabalho seja conduzido de
acordo coma s mesmas regras impostas aos demais
usuários. Eles não revelam nem utilizam, nos fundos 
arquivísticos, onde o acesso é limitado, as informações
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________ 
 
 
 
61 
obtidas em seus trabalhos. Eles não permitem que suas
pesquisas pessoais ou suas publicações interfiram com
as tarefas profissionais ou administrativas para as quais 
foram contratados. No que concerne à exploração de
seus fundos arquivísticos, os arquivistas não utilizam
seu conhecimento das descobertas feitas por um
pesquisador, ainda não publicadas por ele sem adverti-
lo de sua intenção de tirar partido delas. Os arquivistas
podem criticar e comentar os trabalhos afins a suas
áreas de pesquisa, aí compreendidos os trabalhos
baseados nos fundos que se acham sob sua guarda. Os
arquivistas não permitem a pessoas estranhas à sua
profissão interferirem em suas práticas e obrigações. 
 
9. Os arquivistas procuram atingir o melhor nível
profissional, renovando, sistemática e
continuamente, seus conhecimentos arquivísticos
e compartilhando os resultados de suas pesquisas
e de sua experiência. 
 
Os arquivistas se esforçam para desenvolver seu
saber profissional e seus conhecimentos técnicos e
contribuir para o progresso da Arquivologia, zelando
para que as pessoas, cuja formação e orientação estejam
sob sua responsabilidade, exerçam suas tarefas com
competência. 
 
10. Os arquivistas trabalham em colaboração com
seus colegas e os membros das profissões afins,
visando assegurar, universalmente, a conservação
e a utilização do patrimônio documental. 
 
 Os arquivistas procuram estimular a
colaboração e evitar conflitos com seus colegas,
resolvendo suas dificuldades pelo encorajamento ao
respeito às normas arquivísticas e à ética profissional.
Os arquivistas cooperam com os representantes das
profissões paralelas dentro de um espírito de respeito e
compreensão mútua.