201605143733546manual redacao oficial ifrs campus restinga 2014

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Ministério da Educação
Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul
Câmpus Restinga
MANUAL DE REDAÇÃO E ATOS OFICIAIS
IFRS – CÂMPUS RESTINGA
Porto Alegre, 2014 – 1ª edição
Rua Alberto Hoffmann, nº 285 – Bairro Restinga – Porto Alegre/RS – CEP 91791-508
Site: www.restinga.ifrs.edu.br – Telefone: (51) 3247.8400 – E-mail: gabinete@restinga.ifrs.edu.br
SUMÁRIO
 APRESENTAÇÃO...............................................................................................................................3
1. AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS..................................................................................................4
2. IDENTIDADE VISUAL...................................................................................................................4
3. SIGLAS DOS SETORES.................................................................................................................4
4. PRONOMES DE TRATAMENTO..................................................................................................5
1. Emprego dos Pronomes de Tratamento..............................................................................................6
2. Identificação em Envelopes................................................................................................................7
5. FECHOS DA COMUNICAÇÃO OFICIAL...................................................................................8
6. IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO..........................................................................................8
7. FORMA DE DIAGRAMAÇÃO......................................................................................................8
8. ATA..................................................................................................................................................10
9. CONVOCAÇÃO.............................................................................................................................11
10. COMUNICADO............................................................................................................................11
11. EDITAL.........................................................................................................................................12
12. INSTRUÇÃO NORMATIVA.......................................................................................................12
13. MEMORANDO............................................................................................................................13
14. MEMORANDO CIRCULAR......................................................................................................14
15. ORDEM DE SERVIÇO...............................................................................................................14
16. OFÍCIO.........................................................................................................................................15
17. PARECER.....................................................................................................................................16
18. PORTARIA...................................................................................................................................17
19. RESOLUÇÃO...............................................................................................................................17
20. DECLARAÇÃO............................................................................................................................18
21. FLUXOS DE TRABALHO..........................................................................................................19
 21.1 Emissão de Documentos Oficiais................................................................................................19
 21.2 Solicitação de Documentos Oficiais............................................................................................21
22. BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................................24
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APRESENTAÇÃO
A edição deste Manual tem por finalidade orientar e padronizar a elaboração dos atos oficiais
no âmbito do IFRS - Câmpus Restinga.
Resumindo Redação Oficial em uma frase, pode-se dizer que é a maneira pela qual o Poder
Público redige atos normativos e comunicações. 
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de
linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses
atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração pública
direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios
fundamentais de toda administração pública, devendo igualmente nortear a elaboração dos
atos e comunicações oficiais.
Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura,
que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atos
normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito: é
inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A publicidade implica, pois,
necessariamente, clareza e concisão. 
Foi utilizado como referência bibliográfica o Manual de Redação Oficial da Presidência da
República e outras bibliografias.
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1. AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
Existem características específicas de cada tipo de expediente, que são aspectos comuns a
quase todas as modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento,
a forma dos fechos e a identificação do signatário.
2. IDENTIDADE VISUAL
Todos os documentos e atos oficias expedidos pelo IFRS Câmpus Restinga, deverão constar o
cabeçalho, conforme modelo abaixo: 
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3. SIGLAS DOS SETORES
As abreviações de setores em documentos e atos oficiais devem seguir a seguinte
nomenclatura:
 CDI - Coordenação de Desenvolvimento Institucional;
 CEXT - Coordenação de Extensão;
o CEST - Coordenação de Estágios;
o CGAE - Comissão de Gerenciamento das Ações de Extensão;
o NEABI - Núcleo de Estudos Afro-brasileiros e Indígenas;
o NAPNE - Núcleo de Atendimento às Pessoas com Necessidades Educacionais
Específicas;
o NELEM - Núcleo de Ensino em Línguas Estrangeiras Modernas;
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o PRONATEC - Coordenação do Programa Nacional de Acesso ao Ensino
Técnico e Emprego;
 CONCAMP - Conselho de Câmpus;
 CPPI - Coordenação de Pesquisa, Pós-graduação e Inovação;
o CAGPPI - Comissão de Avaliação e Gestão de Projetos de Pesquisa e
Inovação;
 DAP - Departamento de Administração e Planejamento;
o CAEO - Coordenação de Administração e Execução Orçamentária;
o CGP - Coordenação de Gestão de Pessoas;
o CI - Coordenação de Infraestrutura;
o CLIC - Comissão de Licitações;
o COMPRAS - Setor de Compras;
o CONTRATOS - Setor de Contratos e Convênios;
 DE - Diretoria de Ensino;
o BIBLIO - Biblioteca;o CAE - Coordenação de Assistência Estudantil;
o CC - Coordenações de Cursos; 
o CENS - Comissão de Ensino;
o CRE - Coordenação de Registros Escolares;
o GE - Gestão Escolar;
o OE - Orientação Educacional;
 DG - Direção Geral;
 GAB - Gabinete Direção Geral;
 TI - Coordenação de Tecnologia da Informação;
4. PRONOMES DE TRATAMENTO
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades
quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa
gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a
concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a
locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa
Excelência conhece o assunto”.
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Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os
da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa ... vosso...”).
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o
sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se
nosso interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa
Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está atarefada”, “Vossa
Senhoria deve estar satisfeita”.
1. Emprego dos Pronomes de Tratamento
Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso
consagrado:
TÍTULO VOCATIVO FORMAS DETRATAMENTO ABREV.
Presidente da República, Presidentes do
Supremo Tribunal Federal e do Congresso
Nacional
Excelentíssimo
Senhor (cargo)
Vossa
Excelência V.Exa.
Vice-Presidente da República, Ministros de
Estado, Secretário–Geral da Presidência da
República, Procurador-Geral da República, da
Justiça e do Estado, Embaixadores,
Presidente, Vice-Presidente e membros da
Câmara dos Deputados e do Senado Federal,
Presidentes e Membros dos Tribunais,
Promotor Público, Juízes, Desembargadores,
Governadores, Vice-Governadores de Estado,
Secretários de Estado dos Governos Estaduais,
Presidentes e membros das Assembléias
Legislativas Estaduais, Prefeitos Municipais,
Vice-Prefeitos, Presidentes e membros das
Câmaras Municipais e Secretários Municipais
Senhor (cargo) VossaExcelência V.Exa.
Reitores
Magnífico Senhor ou
Excelentíssimo
Senhor (cargo)
Vossa
Excelência ou
Vossa
Magnificência
 V.Exa.
ou 
V.M.
Diretores e demais cargos Senhor (cargo) Vossa Senhoria V.Sa.
OBSERVAÇÕES:
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Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento “digníssimo” (DD) às
autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposta para que se
ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.
 Fica dispensado o emprego do superlativo “ilustríssimo” para as autoridades que
recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso
do pronome de tratamento “Senhor”.
 “Doutor” não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Como regra geral,
empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído
curso de doutorado.
 “Vossa” é empregado para a pessoa com quem se fala. “Sua” a quem se dirige a
correspondência. 
Referente à numeração de Artigos em documentos oficias: "Art.", seguida de
numeração ordinal até o nono e cardinal a partir deste.
2. Identificação em Envelopes
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa
Excelência, terá a seguinte forma:
A Sua Magnificiência a Senhora
Profa. Cláudia Schiedeck Soares de Souza
Reitora do IFRS 
Rua General Osório, 348 - Centro 
95700-000 – Bento Gonçalves/RS
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. 
O vocativo adequado é:
Senhor Fulano de Tal,
(…)
No envelope, deve constar no endereçamento:
Ao Senhor
Prof. Gleison Samuel do Nascimento
Diretor Geral – IFRS/Câmpus Restinga
Rua 7121, nº 285 - Distrito Industrial da Restinga
91791-508 – Porto Alegre/RS
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5. FECHOS DA COMUNICAÇÃO OFICIAL
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de
saudar o destinatário. O Manual de Redação Oficial da Presidência da República estabelece o
emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação
oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
6. IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais
comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do
local de sua assinatura. Não haverá sinal de pontuação após o nome e cargo do signatário. 
A forma da identificação deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura (sem traço)
NOME 
Diretor-Geral do IFRS Câmpus Restinga
(espaço para assinatura (sem traço)
NOME
Coordenadora da CGP Câmpus Restinga
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente.
Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
7. FORMA DE DIAGRAMAÇÃO
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
1) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral. 
2) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
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3) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem
esquerda;
4) o campo destinado à margem lateral esquerda terá 3,0 cm de largura;
5) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
6) o campo reservado às margens superior e inferior será de 1,5 cm;
7) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada
parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma
linha em branco;
8) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas,
sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que
afete a elegância e a sobriedade do documento;
9) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão
colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
10) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de
tamanho A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
11) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos
documentos de texto; 
12) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto
preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos
análogos;
13) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte
maneira:
Tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo
Ex.: “Ofício nº 001/2015-GAB/IFRS/RESTINGA- Relatório Atividades 2014”
14) nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expedientedeve conter a seguinte estrutura:
 Introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é
apresentado o assunto que motiva a comunicação, não se usa mais na redação
oficial essas formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-
me informar que”, “Ao cumprimentá-lo aproveitamos a oportunidade
para”. Empregue a forma direta: “Informamos a Vossa Senhoria”,
“Solicitamos a Vossa Excelência”;
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 Desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de
uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o
que confere maior clareza à exposição;
 Conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição
recomendada sobre o assunto.
15) os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto aqueles que são formatados
em parágrafo único. (optou-se em não numerar os parágrafos nos documentos).
16) as informações efetuadas de forma manuscrita, incluindo as assinaturas dos
signatários, deverão ser realizadas sempre com caneta esferográfica de tinta azul. 
8. ATA
A ata é um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências,
deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias. Por ter valor jurídico, deve
ser redigido de tal maneira que não se possa modificá-la posteriormente. 
Para isso escreve-se: sem parágrafo ou alíneas (ocupando todo o espaço da página); sem
abreviaturas de palavras ou expressões; com os numerais por extenso; sem emendas ou
rasuras; sem uso de líquido corretivo;
PARTES DE UMA ATA
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TÍTULO: ATA, número de ordem da reunião em ordinal, seguida do ano;
especificar se ordinária ou extraordinária;
3) TEXTO:
a. dia, mês, ano e hora (por exemplo);
b. local;
c. pessoas presentes, devidamente qualificadas (conselheiros, secretários,
diretores...);
d. presidente e secretário dos trabalhos;
e. ordem do dia (discussão, votação, deliberação...);
f. fecho. Exemplo: Nada mais havendo a tratar encerro a presente ata, que
após lida e aprovada será assinada pelos presentes);
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4) OBSERVAÇÕES: Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ou
entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa. Deve-se evitar as abreviaturas,
e os números são escritos por extenso. Verificando-se qualquer engano no momento
da redação, deverá ser imediatamente retificado empregando-se a palavra “digo”.
Na hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far-se-á uma
ressalva: “em tempo”. “Na linha.........., onde se lê............ leia-se...........”. 
5) ASSINATURA: secretário(a), presidente e membros.
9. CONVOCAÇÃO 
A  convocação  corresponde   ao   convite,   mas   no   sentido   de   intimação.   Solicita   o
comparecimento, devendo o não comparecimento ser justificado. Já o convite é somente uma
solicitação.
PARTES DA CONVOCAÇÃO
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TÍTULO: CONVOCAÇÃO
3) TEXTO: 
4) DATA:
5) ASSINATURA: Nome da autoridade competente, indicando-se cargo e função. 
6) MODELO: segue em anexo, modelo de convocação a ser usado no IFRS Câmpus
Restinga como referência.
10. COMUNICADO
O comunicado assemelha-se ao memorando, tem por finalidade informar especificamente aos
Bolsistas, Estagiários e Funcionários Terceirizados.
PARTES DO COMUNICADO
 
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade 
2) TÍTULO: COMUNICADO
3) TEXTO: 
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4) DATA:
5) ASSINATURA: Nome da autoridade competente, indicando-se cargo e função. 
6) MODELO: segue em anexo, modelo de comunicado a ser usado no IFRS Câmpus
Restinga como referência.
11. EDITAL
O edital é um instrumento de comunicação externa, que através de autoridade competente se
publica pela imprensa ou se afixa em locais de acesso dos interessados. Objetiva transmitir
assuntos de interesse público, visando com isso o cumprimento de determinações legais. 
PARTES DE UM EDITAL
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TÍTULO: EDITAL XXX/2015
3) EDITAL (em maiúsculas, seguido do número de ordem, da data e, quando for o
caso, do número do processo). 
4) EMENTA: facultativo, mas oferece a vantagem de propiciar o conhecimento prévio
e sucinto do que é exposto em seguida. Aparece, principalmente, em editais de
concorrência pública e tomada de preço. 
5) TEXTO: Deve conter todas as condições exigidas para preenchimento das
formalidades legais. 
6) ASSINATURA: Nome da autoridade competente, indicando-se cargo e função. 
7) OBSERVAÇÃO: Em virtude das diversas possibilidades de Edital, não será
apresentado um modelo. 
Nota: Os editais de licitação deverão seguir a Lei Federal nº 8.666 de 21/06/1993, atualizada
pela Lei Federal nº 8.883 de 08/06/1994. 
12. INSTRUÇÃO NORMATIVA 
A Instrução Normativa é um ato administrativo que refere-se ao modo e forma de execução
de determinado serviço público, expedida pelo superior hierárquico com o escopo de orientar
os servidores a desempenhar as atribuições que lhes são afetas e assegurar a unidade de ação. 
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PARTES DE UMA INSTRUÇÃO NORMATIVA
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TÍTULO: INSTRUÇÃO NORMATIVA, sigla, número e data. 
3) FUNDAMENTO LEGAL: Citar as considerações legais ou administrativas que
orientaram ou fundamentaram a matéria. 
4) TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado, podendo constar de tantos
parágrafos quantos forem necessários, seguidamente numerados por algarismos
arábicos, os quais, se necessários, poderão desdobrar-se em alíneas (letras). 
5) ASSINATURA: Titular da unidade organizacional
6) MODELO: segue em anexo, modelo de instrução normativa a ser usada no IFRS
como referência. 
13. MEMORANDO
O Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo
órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferente. Trata-se,
portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para expôr projetos, ideias,
diretrizes, etc. A serem adotados por determinado setor do serviço público.
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão
deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Os despachos
ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em fola
de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado,
assegurando maior transparência à tomada de decisões.
Quanto a sua forma, segue o modelo padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário
deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Conforme exposto a seguir:
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE, seguido da sigla do órgão que o expede: 
a. Exemplo: Memorando nº 001/2014-GAB/IFRS/RESTINGA.
3) LOCAL E DATA: em que foi assinado, por extenso, com ponto final depois da
indicação do ano, com alinhamento à direita: (sem negrito), na mesma linha da
citação do tipo.
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a. Exemplo: Porto Alegre, 01 de outubro de 2014.
4) DESTINATÁRIO: o memorando por ter como característica a agilidade e
simplicidade basta apenas anotação do setor/unidade a quem é dirigida a
comunicação interna. 
a. Exemplo: Ao Senhor Diretor Geral do IFRS – Câmpus Restinga
5) ASSUNTO: resumo do teor do documento;
a. Exemplo: Assunto: Aquisição de computadores (em negrito)
6) MODELO: segue em anexo, modelo de memorando a ser usado no IFRS Câmpus
Restinga como referência. 
14. MEMORANDO CIRCULAR
O Memorando circular será utilizado especificamente para o público interno, (alunos,
funcionários e ou setores do referido Câmpus).
PARTES DE UM MEMORANDO CIRCULAR
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE:
3) LOCAL E DATA: resumo do teor do documento;
4) DESTINATÁRIO: público interno do Câmpus Restinga
5) ASSUNTO: 
6) MODELO: segue em anexo, modelo de memorando circular a ser usado no IFRS
Câmpus Restinga como referência. 
15. ORDEM DE SERVIÇO
A ordem de serviço são determinações especiais dirigidas aos responsáveis por obras ou
serviços públicos, contendo imposições de caráter administrativo, ou especificações técnicas
sobre o modo e forma de sua realização.
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Trata-se de ato interno de um órgão administrativo, mediante o qual seu titular determina a
realização de certo serviço ou regulamenta procedimentos para a sua execução, orienta os
servidores quanto ao desempenho de suas funções, especifica e caracteriza atividades, etc. 
As ordens de serviço podem são emitidas pelo Diretor Geral da instituição. São usadas para
designar grupos de trabalhos temporários. Possui estrutura variável, às vezes semelhante à
Portaria. Geralmente apresenta as seguintes partes: 
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TÍTULO E NÚMERO 
3) TEXTO 
4) LOCAL E DATA
5) ASSINATURA: nome da autoridade e cargo.
6) MODELO: segue em anexo, modelo de ordem de serviço a ser usado no IFRS
como referência. 
16. OFÍCIO
O ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração
Pública entre si, porém, também é utilizado para as comunicações dirigidas a empresas
privadas ou cidadãos.
São documentos usados para a comunicação externa. Entre o IFRS e outras instituições. As
comunicações internas devem usar memorandos, incluindo comunicações entre campi do
IFRS e entre o Câmpus Restinga e a Reitoria.
A confecção do expediente tipo ofício deverá seguir o modelo indicado neste manual de
redação oficial, conforme exposto a seguir:
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE, seguido da sigla do órgão que o expede: 
a. Exemplo: Ofício nº 001/2014-GAB/IFRS/RESTINGA
3) LOCAL E DATA: em que foi assinado, por extenso, com ponto final depois da
indicação do ano, com alinhamento à direita:
a. Exemplo: Porto Alegre, 01 de outubro de 2014.
4) DESTINATÁRIO: no ofício deve ser incluído o endereço. Escreve-se: o nome, o
cargo e o endereço para correspondência da pessoa a quem é dirigida a
comunicação.
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a. Exemplo: 
Ao Senhor 
Profº. Carlos Alexandre Netto
Reitor da UFRGS
Rua XXXXX, no XXXX
90.000-000 – Porto Alegre/RS
5) ASSUNTO: resumo do teor do documento
a. Exemplo: Assunto: Aquisição de computadores (em negrito)
6) VOCATIVO: o vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas às
autoridades em geral serão tratadas com o vocativo Senhor, também seguido do
cargo e vírgula. 
a. Exemplo: Senhor Diretor Geral,
7) MODELO: segue modelo de ofício a ser usado no IFRS como referência. 
17. PARECER
O parecer é a manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua
consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada
pela autoridade competente. Pode ser enunciativo, opinativo ou normativo. Em se tratando de
parecer emitido por colegiado, este somente surtirá efeitos se aprovado pelo plenário, caso em
que deve ser explicitado no documento.
PARTES DE UM PARECER
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TÍTULO: (a palavra PARECER), seguido de numeração e sigla do órgão em letras
maiúsculas.
3) NÚMERO DO PROCESSO, seguido de numeração e sigla do órgão em letras
maiúsculas.
4) EMENTA: resumo da matéria do Parecer, em letras maiúsculas e à direita da
página.
5) TEXTO: paragrafado, analisando a matéria em questão e formulando o Parecer.
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6) DATA: por extenso.
7) ASSINATURA: nome e cargo da autoridade ou chefia que emite o Parecer.
8) MODELO: segue em anexo, modelo de parecer a ser usado no IFRS como
referência. 
18. PORTARIA
Instrumento pelo qual o titular de um órgão ou diretoria determina ou regula procedimentos
para a execução de serviços, imposições de cunho administrativo específico e relativas a
pessoal, bem como definir situações funcionais e medidas de ordem disciplinar.
A Portaria deve ser emitida sempre pelo Diretor Geral da Instituição.
PARTES DE UMA PORTARIA
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TÍTULO: nome do documento (POTARIA), seguido da sigla do órgão, numeração
e data, em letras maiúsculas, grifadas em negrito;
3) EMENTA: em letras maiúsculas, à direita da página.
4) PREÂMBULO: denominação completa da autoridade que expede o documento, em
letras maiúsculas e, em negrito; fundamentação legal, seguida da palavra
RESOLVE. Também em letras maiúsculas, acompanhada de dois pontos, à
esquerda da folha.
5) TEXTO: subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da
Portaria.
6) LOCAL E DATA: por extenso.
7) ASSINATURA: nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.
8) MODELO: segue em anexo, modelo de portaria a ser usada no IFRS como
referência. 
19. RESOLUÇÃO
Resolução é deliberação ou determinação, indica, assim, o ato pelo qual a autoridade pública
ou o poder público toma uma decisão, impõe uma ordem ou estabelece uma medida. Em
regra, as resoluções dizem respeito a questões de ordem administrativa ou regulamentar. 
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No Câmpus Restinga as resoluções são usadas para publicar decisões do Conselho do Câmpus
e são expedidas pelo Presidente do Conselho do Câmpus (Diretor Geral)
PARTES DE UMA PORTARIA
1) CABEÇALHO: Designação do órgão/unidade. 
2) TÍTULO (a palavra RESOLUÇÃO à esquerda), seguido de sigla do órgão, e
numeração; data (por extenso) e em letras maiúsculas, na mesma linha, à direita.
3) EMENTA: em letras maiúsculas, à direita da página.
4) PREÂMBULO: denominação completa da autoridade, em letras maiúsculas, e
negrito; fundamento legal do ato, seguido da palavra RESOLVE (em maiúsculas), à
esquerda da página, duas linhas abaixo.
5) TEXTO: dividido ou não em artigos, parágrafos e alíneas.
6) LOCAL E DTA: por extenso.
7) ASSINATURA: nome e cargo da(s) autoridade(s) que subscreve(m) a Resolução
8) MODELO: segue em anexo, modelo de resolução a ser usada no IFRS como
referência. 
20. DECLARAÇÃO
A declaração objetivainformar, mediante solicitação e com base em documento original ou
em assentamentos do interessado, dados pessoais, funcionais ou financeiros. As declarações
podem ser emitidas por qualquer setor do Câmpus.
PARTES DE UMA DECLARAÇÃO
1) TÍTULO: DECLARAÇÃO, em maiúsculo e centralizado sobre o texto (seguido de
número, ano, sigla da unidade organizacional e da instituição).
2) TEXTO: inicia o texto com a palavra DECLARO que (maiúsculas, negritado e na
primeira pessoa do singular) após será informado, necessariamente, a finalidade da
expedição da declaração e de informação solicitada.
3) OBS. (retirar a frase: “para os devidos fins...” no corpo do texto.)
4) FECHO: O fecho é inserido como último parágrafo do texto, constando do nome do
órgão expedidor e a data da expedição toda por extenso.
5) ASSINATURA: Titular da unidade organizacional.
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21. FLUXOS DE TRABALHO
Existem dois fluxos de trabalho para emissão de documentos oficiais. O primeiro fluxo é
usado para emissão de documentos pelos setores do Câmpus Restinga. Já o segundo é
destinado a documentos que podem ser emitidos apenas pela Direção Geral. A seguir os
fluxos de trabalho são definidos em detalhes.
21.1 Emissão de Documentos Oficiais
Este fluxo é usado para emissão de documentos nos setores, comissões, colegiados, núcleos e
coordenações do Câmpus Restinga. Os documentos emitidos a partir deste fluxo são assinados
pela chefia imediata ou coordenação do setor, comissão, núcleo, colegiado ou curso.
Os documentos que podem ser emitidos nestes locais são: atas; editais; instruções normativas;
memorandos; memorandos circulares; ofícios; pareceres; declarações; convocações; e
comunicados. Para emissão de editais e instruções normativas é necessário observar os
regulamentos e regimentos vigentes no IFRS, ou seja, deve-se respeitar o fluxo de aprovação
de tais documentos (por exemplo, aprovação por conselho de câmpus).
FLUXO DE TRABALHO
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DESCRIÇÃO DAS TAREFAS
 Registrar Número do Documento: acessar a planilha eletrônica “Correspondências
Expedidas XXXX” (onde, XXXX é o ano corrente), disponível no Google Drive.
Localizar a aba do tipo de documento a ser expedido e registrar seu número e assunto.
Observações importantes:
o Caso o servidor não tenha acesso a planilha, deve solicitar informações ao
Gabinete do Câmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.
o Os documentos devem ser expedidos seguindo numeração sequencial
independente do setor que o expedirá, com exceção dos memorandos. Apenas
memorandos terão numeração por setor e, portanto, terão abas distintas na
planilha.
 Pegar Modelo do Documento: acessar a pasta compartilhada do Grupo Diretivo,
localizada em “ \\200.132.12.71\grupodiretivo ” e recuperar o modelo do tipo de
documento que será emitido. O modelo consiste em um documento pré-formatado
com os padrões definidos neste manual. Observações importantes:
o Caso o servidor não tenha acesso a pasta do grupo diretivo, deve solicitar
informações com o Gabinete do Câmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.
o Os modelos encontram-se nas subpastas “Manual e Modelos\Modelos”.
o Copie o arquivo para sua máquina e edite o arquivo em sua própria máquina.
Lembre-se: nunca substitua o arquivo da pasta modelos, pois outras pessoas
irão usá-lo no futuro.
 Redigir e Imprimir o Documento: redigir o documento seguindo o modelo
recuperado na tarefa anterior e as regras definidas neste manual. Após a redação,
imprima o documento, assine e coloque seu carimbo (quando existir). Observações
importantes: 
o Deve ser impressa e assinada apenas uma via do documento. As demais vias
devem ser “xerocadas” e carimbadas com a certificação “Confere com
Original”. 
o Caso você não tenha carimbo pessoal ou o carimbo “Confere com Original”,
deve solicitar informações ao Gabinete do Câmpus Restinga ou com sua
Chefia Imediata.
 Tirar Cópia do Documento Assinado: reproduzir uma cópia do documento original
para encaminhá-la ao gabinete (Xerox). 
 É um Memorando: memorandos, que são documentos de comunicação interna, não
necessitam de arquivamento no Gabinete do Câmpus. Os demais documentos devem
ser arquivados no Gabinete para futuras consultas públicas ao documento.
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 Validar Documento Assinado: o gabinete irá validar a formatação do documento e
colocar o carimbo “Confere com o Original”.
 Arquivar Cópia do Documento: o gabinete irá arquivar a cópia do documento para
futuras consultas públicas ao documento (auditorias, cópias solicitadas por agentes
públicos, entre outras necessidades). 
 Colocar Arquivo Digital no Repositório: acessar a pasta compartilhada do Grupo
Diretivo, localizada em “ \\200.132.12.71\grupodiretivo ” e armazenar o arquivo na
subpasta “ Publicações Oficiais 2015\Tipo de Documento ”. Observações
Importantes:
o Caso o servidor não tenha acesso a pasta do grupo diretivo, deve solicitar
informações com o Gabinete do Câmpus Restinga ou com sua Chefia Imediata.
o A subpasta “Memorandos” está organizada por setores, já que estes
documentos possuem numeração por setor.
o O arquivo armazenado no repositório deve ser editável, pois será a partir destas
cópias que será gerado o Boletim de Serviço do Câmpus Restinga.
 Enviar Documento Original ao Destino: encaminhar o documento original ao
destinatário.
 Digitalizar Documento Assinado: se existir necessidade de publicação no site, então,
o solicitante deve digitalizar a cópia do documento assinado e enviar ao setor de
comunicação, através do e-mail “comunicacao@restinga.ifrs.edu.br”. Observações
importantes:
o Digitalizar o arquivo em formato PDF.
o Além do arquivo digitalizado, também deve ser enviado o arquivo em formato
editável.
 Publicar no site: publicar o documento no site oficial do Câmpus, observando a
localização correta da publicação.
21.2 Solicitação de Documentos Oficiais
Este fluxo é usado para solicitações de documentos que são emitidos pela Direção Geral. Os
documentos que são emitidos pela Direção Geral são: ordens de serviço; portarias; e
resoluções. Caso outro tipo de documento necessite de assinatura da Direção Geral, conforme
legislação vigente, também pode ser submetido a partir deste fluxo (por exemplo: editais ou
ofícios).
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FLUXO DE TRABALHO
DESCRIÇÃO DAS TAREFAS
 Enviar E-mail com a Solicitação: enviar ao Gabinete do Câmpus Restinga, por e-
mail, todas as informações necessárias para a emissão do documento. No e-mail deve
constar o texto base para emissão do documento e a informação se deve ou não ser
publicado no site. Quando o conteúdo do documento for extenso, o mesmo pode ser
colocado em um arquivo editável, para posterior formatação pelo Gabinete do
Câmpus.
 Registrar Número do Documento: acessar a planilha eletrônica “Correspondências
Expedidas XXXX” (onde, XXXX é o ano corrente), disponível no Google Drive.
Localizar a aba do tipo de documento a ser expedido e registrar seu número e assunto.
Observações importantes:
o Os documentos devem ser expedidos seguindonumeração sequencial
independente do setor que o expedirá, com exceção dos memorandos. Apenas
memorandos terão numeração por setor e, portanto, terão abas distintas na
planilha.
 Pegar Modelo do Documento: acessar a pasta compartilhada do Grupo Diretivo,
localizada em “ \\200.132.12.71\grupodiretivo ” e recuperar o modelo do tipo de
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documento que será emitido. O modelo consiste em um documento pré-formatado
com os padrões definidos neste manual. Observações importantes:
o Os modelos encontram-se nas subpastas “Manual e Modelos\Modelos”.
o Copie o arquivo para sua máquina e edite o arquivo em sua própria máquina.
Lembre-se: nunca substitua o arquivo da pasta modelos, pois outras pessoas
irão usá-lo no futuro.
 Redigir e Imprimir o Documento: redigir o documento seguindo o modelo
recuperado na tarefa anterior e as regras definidas neste manual. Após a redação,
imprima o documento e encaminhe a Direção Geral. 
 Revisar Documento: a direção geral revisa o documento para assinatura. Caso exista
alguma divergência, a Direção informa o Gabinete para posterior correção.
 Assinar Documento: a direção geral assina e carimba o documento.
 Tirar Cópia do Documento Assinado: reproduzir uma cópia do documento original
para arquivamento físico do documento (Xerox). Observações importantes: 
o Deve ser impressa e assinada apenas uma via do documento. As demais vias
devem ser “xerocadas” e carimbadas com a certificação “Confere com
Original”. 
 Arquivar Cópia do Documento: o gabinete irá arquivar a cópia do documento para
futuras consultas públicas ao documento (auditorias, cópias solicitadas por agentes
públicos, entre outras necessidades). 
 Colocar Arquivo Digital no Repositório: acessar a pasta compartilhada do Grupo
Diretivo, localizada em “ \\200.132.12.71\grupodiretivo ” e armazenar o arquivo na
subpasta “ Publicações Oficiais 2015\Tipo de Documento ”. Após isso, envie o
documento original, assinado pela Direção, para o solicitante do documento.
Observações Importantes:
o A subpasta “Memorandos” está organizada por setores, já que estes
documentos possuem numeração por setor.
o O arquivo armazenado no repositório deve ser editável, pois será a partir destas
cópias que será gerado o Boletim de Serviço do Câmpus Restinga.
 Enviar Documento Original ao Destino: encaminhar o documento original ao
destinatário.
 Digitalizar Documento Assinado: se existir necessidade de publicação no site, então,
o gabinete deve digitalizar a cópia do documento assinado e enviar ao setor de
comunicação, através do e-mail “comunicacao@restinga.ifrs.edu.br”. Observações
importantes:
o Digitalizar o arquivo em formato PDF.
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Ministério da Educação
Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica
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Câmpus Restinga
o Além do arquivo digitalizado, também deve ser enviado o arquivo em formato
editável.
 Publicar no site: publicar o documento no site oficial do Câmpus, observando a
localização correta da publicação.
22. BIBLIOGRAFIA
KASPARY, Adalberto José – Redação Oficial: Normas e Modelos 16 ed. Rev. e atual. Porto
Alegre: Edita, 2003.
BELTRÃO, Odacir, BELTRÃO, Mariusa. Correspondência: Linguagem & Comunicação, 
20 ed. São Paulo: Atlas, 1998. 
Brasil, Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. Gilmar
Ferreira Mendes e Nestor José Forster Júnior – 2. ed. rev. e atual. Brasília: Presidência da
República, 2002.
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	APRESENTAÇÃO
	1. AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS
	2. IDENTIDADE VISUAL
	3. SIGLAS DOS SETORES
	4. PRONOMES DE TRATAMENTO
	1. Emprego dos Pronomes de Tratamento
	2. Identificação em Envelopes
	5. FECHOS DA COMUNICAÇÃO OFICIAL
	6. IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO
	7. FORMA DE DIAGRAMAÇÃO
	8. ATA
	9. CONVOCAÇÃO
	10. COMUNICADO
	11. EDITAL
	12. INSTRUÇÃO NORMATIVA
	13. MEMORANDO
	14. MEMORANDO CIRCULAR
	15. ORDEM DE SERVIÇO
	16. OFÍCIO
	17. PARECER
	18. PORTARIA
	19. RESOLUÇÃO
	20. DECLARAÇÃO
	21. FLUXOS DE TRABALHO
	21.1 Emissão de Documentos Oficiais
	21.2 Solicitação de Documentos Oficiais
	22. BIBLIOGRAFIA