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Disciplina Comunicação Organizacional Aula 3 Professor Achiles Jr. CONVERSA INICIAL Olá, seja bem-vindo à terceira aula da disciplina “Comunicação Organizacional”! A seguir, você confere os temas que serão discutidos durante esse encontro: Endomarketing; Comunicação Interna; Comunicação Institucional; Imagem Organizacional e Comunicação Integrada; Comunicação na Pequena Empresa. Aproveite esse momento de atualização e tenha bons estudos! Antes de começar, acesse o material on-line e confira o vídeo introdutório do professor Achiles! Introdução Nessa aula, vamos buscar respostas para algumas questões importantes: Qual a importância da Comunicação Organizacional para a gestão de uma empresa ou organização? Como o gestor deve se comunicar com suas equipes? Como a empresa deve estruturar seu Endomarketing e sua comunicação interna, de maneira geral? Como as estratégias de comunicação interferem na imagem organizacional? Como a pequena empresa, com suas limitações, pode e deve estruturar sua comunicação? Mas para respondê-las, precisamos entender alguns conceitos importantes, que serão aprofundados durante essa aula: Comunicação Interna Uma boa comunicação é fundamental para que a gestão seja fluente e facilitada no dia a dia da empresa, você concorda? Isso porque quanto mais estruturada estiver a comunicação, mais ela poderá direcionar as estratégias de gestão, pois uma depende da outra intrinsecamente. Para se gerir uma organização, é importante estabelecer a comunicação entre a cúpula e a base da instituição, bem como estruturar como será o espaço para o fluxo da comunicação em suas outras direções, como da base para o topo, no sentido horizontal, entre os mais diversos departamentos e entre pessoas de mesmo grau hierárquico. A Comunicação Interna é responsável por fazer com que a organização seja transparente e os trabalhadores fiquem bem informados sobre suas funções, seus papeis e os acontecimentos que envolvem a organização. É a gestão de pessoas que ajuda a instituição a reconhecer, valorizar e investir em seus talentos. É importante ver os funcionários não apenas como engrenagens do funcionamento da organização, mas como seres humanos, com sonhos, desejos e vida pessoal também fora da empresa. Endomarketing O Endomarketing abrange as ações de Marketing voltadas para o público interno, sendo uma forma de reconhecimento deste público como o primeiro cliente da organização. O público interno é sempre formador de opinião a respeito da organização em que trabalha. É comum as pessoas comentarem, em casa ou na interação com amigos, a impressão sobre seu local de trabalho. Desta forma, quanto mais os funcionários – ou colaboradores – de uma organização estiverem convictos sobre a qualidade da empresa, de seus produtos e serviços, mais eles serão propagadores de uma imagem positiva. Porém, se não desenvolverem o comprometimento e o sentimento de pertencimento, provavelmente propagarão o sentimento negativo que têm. Comunicação Institucional Se o Endomarketing e a Comunicação Interna olham para dentro da organização, é a Comunicação Institucional que vai extrapolar seus muros, construindo uma imagem forte e positiva da organização, amenizando até mesmo eventuais efeitos nocivos de algum acidente, problema ou exposição negativa. Para uma boa Comunicação Institucional, as organizações têm apostado nas tendências da Comunicação Integrada de Marketing, que propõe a visão de toda a empresa a partir do mesmo prisma, que faz com que tudo e todos “falem a mesma língua”, especialmente no tocante à comunicação interna e externa. Comunicação na pequena empresa Frente à realidade brasileira, com tantos contrastes, além dos altos e baixos na economia, será que todas essas tendências e técnicas de comunicação são também aplicáveis à pequena empresa? Como uma organização de pequeno porte deve estruturar sua comunicação para que não enfrente problemas, como informações desencontradas para os colaboradores, imagem confusa perante o consumidor, entre outros? Defendemos aqui que a pequena empresa também deve ter como foco sua comunicação interna e externa, pois justamente a comunicação bem-feita poderá munir a empresa de dados e informações, para que ela possa fazer frente às turbulências da economia brasileira. Assim, trataremos, neste capítulo, de novos olhares sobre o Endomarketing, a Comunicação Interna e a Comunicação Institucional, defendendo que empresas de todas as áreas e dos mais diversos portes devem estruturar e cuidar de suas estratégias, táticas e ações de comunicação. Pronto para começar? Bons estudos! CONTEXTUALIZANDO Problematização Considere a seguinte situação hipotética: A análise em uma indústria de tecidos demonstra que, nos últimos meses, sua equipe de trabalhadores tem parecido desmotivada. A produtividade do pessoal operacional caiu 10% nos últimos três meses em relação à média dos últimos 12 meses. Ao mesmo tempo, a direção tem sentido insubordinação de várias pessoas dos setores administrativos: regras, normas e determinações têm sido esquecidas ou abandonadas. Com problemas dessas duas vertentes, o departamento comercial começa a sentir os efeitos: não consegue cumprir as metas de vendas e, quando vende bem, recebe reclamação dos clientes, pois os produtos não são entregues os prazos prometidos, já que a produtividade está baixa. Analisando a situação, a direção da empresa decide contratar uma consultoria para analisar eventuais problemas na gestão. Para surpresa de todos, a consultoria, depois de fazer o diagnóstico e iniciar suas ações, sugere que a empresa faça um planejamento detalhado para lançar uma campanha de Endomarketing, enquanto aposta também na melhoria da Comunicação Interna. A partir da história apresentada, lançamos a pergunta: por que é importante que essa empresa invista em comunicação interna e Endormarketing? Analise com atenção e anote a resposta em seu caderno! Em seguida, veja como o professor Achiles analisa a questão. Aproveite e compare com as conclusões as quais você chegou! Os consultores certamente perceberam que os funcionários desmotivados precisam acreditar e apostar mais na empresa. Desta forma, uma campanha de Endomarketing de qualidade, a qual irá implantar ações do Marketing tradicional para o ambiente interno da empresa, poderá melhorar o grau de comprometimento dos colaboradores com a organização. Acreditando mais na empresa, os empregados tendem a se dedicar mais ao trabalho, melhorando também a produtividade. Da mesma forma, melhorar a comunicação interna fará com que toda a equipe tenha mais acesso às informações sobre o que acontece na organização. O pessoal administrativo, por exemplo, saberá a importância do cumprimento das normas, determinações e regras da empresa. O pessoal do comercial, por sua vez, será informado da melhora da produtividade e poderá vender com mais confiança de que suas mercadorias serão entregues. A crença, com essas ações, é de que toda a equipe passe a trabalhar mais motivada, comprometida e ciente de seus direitos e deveres como trabalhadores da empresa. E, com a maior dedicação, certamente essa equipe produzirá melhores resultados, em um processo em que todos saem ganhando: a empresa ganha em produtividade, lucratividade e comprometimento de suas equipes, enquanto os empregados ganham melhor clima organizacional e informações mais transparentes sobre seu localde trabalho. Tema 1 - Endomarketing Etimologicamente, o prefixo “endo” vem do grego endus, que significa “para dentro”. Portanto, Endomarketing é o Marketing interno, voltado a atender necessidades e desejos do consumidor interno de uma organização. O conceito passou a ser amplamente difundido a partir de 1995, quando foi “batizado” por Bekin. Mas, antes mesmo disso, Philip Kotler já tratava de sua importância. Normalmente, nas empresas, ele é adotado pelo Departamento de Recursos Humanos, por tratar diretamente das pessoas da organização. O objetivo principal é integrar os funcionários à empresa. Para isso, a principal ferramenta é a comunicação coesa, que propague a cultura da empresa. O Endomarketing é uma área de ação derivada do Marketing tradicional que busca adaptar os conceitos, as estratégias e as ações dessa área para o ambiente interno das organizações. A ideia é reconhecer o trabalhador como cliente interno, ou seja, o primeiro cliente. Dessa forma, visa não apenas vender os produtos e serviços da empresa para os funcionários, mas fazer com que eles se sintam parte da organização. É, desta forma, um elo entre o cliente, o produto e o empregado. Como vimos, um dos pontos do Endomarketing é olhar o empregado como cliente da organização. Mas o que isso significa? Nas estratégias do Endomarketing, conquistar o comprometimento do funcionário passa a ser tão importante quanto é, para o Marketing tradicional, conquistar o cliente externo. Essa conquista se torna completa quando o empregado passa a ser aliado, sentindo-se responsável pelo sucesso da empresa, como se fosse o próprio dono. Ao contrário do que pode parecer, não significa necessariamente que os funcionários devem consumir os produtos e serviços da organização. Obviamente, quando se trata de produtos que todos os empregados possam, de fato, consumir, é importante que a empresa tenha uma política especial para isso. É o caso de boutiques, indústrias de vestuário, supermercados e até concessionárias de veículos, por exemplo, que devem ter planos especiais para conquistar os empregados como clientes. No entanto, isso nem sempre é possível, pela própria natureza dos produtos e serviços. Imagine, por exemplo, uma fábrica de aviões: não há como se exigir ou mesmo incentivar que os funcionários comprem os produtos. Becker (2011) aponta as pessoas como o maior diferencial que uma empresa pode apresentar. Por isso, o Endomarketing busca o investimento e a valorização do público interno, buscando seu maior comprometimento. Quanto mais comprometida estiver a equipe, melhores os resultados que ela tenderá a gerar, você concorda? O autor defende que as ações dessa área devem envolver o funcionário não apenas de forma instrumental e normativa, mas também emocional. Isso é o que proporciona o desempenho mais efetivo. Assim: A seguir, selecionamos algumas perguntas básicas a respeito do Endomarketing: O que é? Para Cerqueira (1994), o Endomarketing é o conjunto de projetos e ações desenvolvidos pela empresa para consolidar a sua própria base cultural, tendo como resultado o comprometimento das equipes. O mesmo o autor destaca que ele deve agir para desenvolver a autoestima, a empatia e a afetividade das pessoas. Qual sua origem? Historicamente, segundo Cerqueira (1994), pode-se considerar que os japoneses foram os primeiros a pensar no assunto e a desenvolver ações de Marketing interno. No mundo ocidental, as ações de Endomarketing começaram com a chamada Gestão Participativa, que já foi abordada anteriormente aqui. Qual sua função? É por meio dele que os empregados perceberão a importância do cliente e, assim, tenderão a buscar a melhoria na qualidade dos produtos e serviços, o que criará um ambiente favorável a todos. Para Bekin (1995), o Marketing interno propicia a criação de um ambiente de comprometimento com o objetivo de satisfazer o cliente. Tem como função, portanto, fazer com que os empregados se sintam satisfeitos com seu ambiente de trabalho e com o relacionamento com os colegas. Por isso, as ações são estrategicamente importantes para a empresa, pois motivam e envolvem as equipes, promovendo o seu comprometimento. Além disso, promove a integração e a informação do público interno de uma organização. Brum (2010) lembra que essas ações devem ser tomadas pelas lideranças junto às suas equipes, buscando sempre melhorar seu bem-estar. Para isso, o autor defende que é necessário criar e manter canais de comunicação abertos para que as relações profissionais possam fluir, com clareza de regras, funções e papéis. Outro ponto imprescindível, segundo Brum, é o respeito às diferenças entre as pessoas, para que elas possam ser fonte de crescimento e não de ruído ou atrito. O processo gerencial do Endomarketing, segundo Brum (2008), deve buscar organizar, planejar, aplicar e coordenar programas de envolvimento dos trabalhadores. Os funcionários são o público-alvo das ações. Eles devem ser conquistados, retidos e respeitados em suas expectativas. Isso é o que promove, entre as equipes, o entrosamento com as decisões e os propósitos da empresa. Que resultados ele traz? Quando uma empresa consegue adaptar suas estratégias ao seu público interno, reforça e fortalece sua cultura interna e sua imagem perante suas equipes. Criar um bom relacionamento com os funcionários é uma forma de torná-los mais integrados, comprometidos e, até mesmo, mais bem informados sobre a empresa. O que muda em relação ao Marketing? Se o Marketing geral atrai e encanta os clientes, o Endomarketing faz este processo com os próprios colaboradores, atraindo-os e retendo-os, em um processo de conquista mútua. Desta forma, acredita-se que os empregados serão propagadores da marca e da empresa em que estão inseridos. Resumindo... As estratégias de Endomarketing são parte importante do planejamento geral das organizações e devem estar integradas às ações de Marketing em geral. O Endomarketing bem-feito é preponderante para a empresa que queira atrair e reter os melhores talentos. Plano de Endomarketing Bekin (1995) aponta que o plano de Endomarketing deve se desenvolver em três etapas: programa, gerenciamento e execução. Para ele, o sucesso da implantação depende 10% do próprio plano e 90% das ações de gerenciamento e execução. Visando ao sucesso deve também, obviamente, estar alinhado à realidade da empresa. Segundo Brum (2010), outras questões são importantes em sua elaboração. A seguir você tem acesso as ideias desse autor. Confira! Entender que se trata de um processo educativo As pessoas devem ser preparadas e educadas para as ações de Endomarketing. Isso porque aqueles que trabalham com dúvidas em relação às suas funções e aos seus papéis na empresa não alcançam bom desempenho. Por isso, é necessário investir em programas de treinamento e capacitação. Desenvolver o encantamento do público interno Novas ideias e processos criativos devem ser desenvolvidos no processo de conquista dos colaboradores. Ter a informação como valor reconhecido A empresa deve trabalhar de forma responsável a informação, a fim de que seja uma ferramenta para seus interesses. Além disso, precisa saber como tratar as informações, como repassá- las e que meios e veículos usar. Primar pela transparência Como já foi mencionado, o fluxo de informações deve ser incentivado de forma clara: onde não há informação oficial, prolifera-se a extraoficial. Valorizara individualidade Transmitir mensagens claras e simples, direcionadas a cada indivíduo e não à massa de trabalhadores. Causar impacto visual Investir em murais, jornais, vídeos e outras ferramentas de poder visual. Você conhece o site Pensando Grande? Ele foi elaborado pela Microsoft para auxiliar empresas de pequeno porte no dia a dia da gestão. Nele, Endomarketing é tratado como fundamental para estimular o ambiente interno, motivando as pessoas e criando um maior compromisso individual, que fortalece os laços internos. No link a seguir você tem acesso a uma matéria que fala de cinco ações de Endomarketing que podem ser implantadas em empresas dos mais diversos portes. Confira! http://www.pensandogrande.com.br/5-dicas-de- endomarketing-para-voce-aplicar-na-sua-empresa/ Acesse um artigo intitulado “Endomarketing como Ferramenta de Comunicação com o Público Interno”, de Regina Stela Almeida Dias Mendes. http://endomarketing.com/wp-content/uploads/2014/10/artigo- endomarketing-como-ferramenta-de-comunicacao-com-o- publico-interno.pdf Como curiosidade e para melhor retenção dos conteúdos abordados, assista ao vídeo “A Importância do Endomarketing na gestão das empresas”, no link a seguir: https://www.youtube.com/watch?v=MroQDzyPPHM Acesse o material on-line e confira o vídeo complementar do professor Achiles! Tema 2 - Comunicação Interna Se o Endomarketing trata da aplicação de técnicas do Marketing geral para atrair, seduzir e reter o público interno de uma organização, a Comunicação Interna faz com que eles estejam sempre bem informados a respeito da gestão, dos acontecimentos e do andamento da organização. Pode-se dizer que a Comunicação Interna e o Endomarketing andam de mãos dadas na organização, pois de nada adianta ter uma equipe conquistada e motivada se ela não estiver bem informada sobre o que ocorre dentro da empresa. Segundo Ruggiero (2002), se os integrantes de uma organização não se comunicarem de forma adequada, não é possível potencializar sua força humana. A Comunicação Interna nem sempre foi valorizada dentro das empresas e organizações. Hoje a gestão moderna reconhece, segundo a autora, que manter colaboradores bem informados é vital. Os objetivos da Comunicação Interna em uma organização são: Tornar todos os funcionários integrados, informados e, por isso, influentes; Fazer com que os colaboradores conheçam de fato as transformações que ocorrem em seu ambiente de trabalho; Tornar a presença dos empregados determinante para o andamento dos negócios; Facilitar a comunicação, tornando-a clara e objetiva para o público interno. Estruturar e tratar da Comunicação Interna é uma forma importante de tornar próximas as pessoas de uma empresa, estabelecendo canais para o relacionamento. Além disso, o contato da alta direção com a base da organização fica facilitado. As organizações devem incentivar a comunicação interna em todas as direções, tanto da cúpula para a base quanto da base para a cúpula e também a própria comunicação horizontal, entre membros de mesmo grau hierárquico, mas de partes diferentes da empresa. Um dos principais motivos de as organizações precisarem incentivar sua Comunicação Interna, formal e informal, estruturada e não estruturada, é a busca da transparência e da franqueza entre organização e corpo funcional. Ruggiero (2002) salienta que não basta apenas assegurar que ocorra a comunicação: é preciso certificar-se de que o conteúdo foi de fato apreendido pelos destinatários. As pessoas da organização precisam estar em condições de utilizar as informações que recebem. Do contrário, haverá apenas dados perdidos, sem que as pessoas saibam transformá-los em informações úteis. Com uma boa comunicação, pode-se criar um clima de cooperação entre as pessoas. Para isso, a própria comunicação interpessoal deve ser incentivada, promovendo maior interação entre as pessoas. Matos (2005) afirma que a falta de uma cultura do diálogo tem sido um dos grandes entraves na gestão das organizações. Via de regra, as práticas de comunicação em uma organização refletem sua cultura, seus valores, as crenças de suas lideranças e equipes de trabalho. Por isso, uma empresa transparente é aquela que consegue fomentar a interação, tornando uma prática diária a comunicação franca, objetiva e coesa. Ruggiero (2002) salienta que as equipes de trabalhadores devem estar em sintonia com os grandes objetivos da organização. Quando há prioridade para as ações de comunicação, busca-se a sinergia, e os recursos são utilizados para o cumprimento dos objetivos da organização. No entanto, para que haja total integração, deve haver abertura da alta direção, assim não há sonegação de informações importantes a todos os funcionários. O autor destaca ainda que os próprios colaboradores devem ser incentivados para que sejam proativos, ou seja, para que busquem as informações de que precisam para seu trabalho. Ruggiero (2002) prega que a empresa deve ser autêntica e promover a autenticidade no relacionamento entre os colaboradores, favorecendo o trabalho em equipe. Mas como a empresa pode intensificar sua Comunicação Interna? Confira a seguir! Focando a aprendizagem e considerando as diferenças individuais; Promovendo o desenvolvimento das habilidades de comunicação interpessoal nas equipes; Despertando as competências básicas, como saber ouvir e desenvolver a expressão oral e escrita; Primando pela agilidade na comunicação; A adequação tecnológica deve ser observada, mas com equilíbrio para que não se perca o contato humano, potencializando a força do grupo. Stoner e Freeman (1999) apontam os fatores que, segundo eles, influenciam a eficácia na comunicação das organizações. Canais de comunicação A influência dos canais formais de comunicação é inquestionável. Para os autores, quanto maior a organização, mais complexos eles se tornam. Eles tendem, também, a inibir o fluxo livre de informações entre os membros da organização. Estrutura de autoridade A estrutura de autoridade é uma forte influência na medida em que determina, pela hierarquia, em que sentido a comunicação deve acontecer, ou seja, quem deve se comunicar com quem. Via de regra, um funcionário deve sempre se remeter ao superior imediato e não diretamente à cúpula da organização. Essa hierarquia rígida, no entanto, compromete a exatidão do fluxo de informações. Especialização do trabalho Como contraponto, a especialização do trabalho, com a sua divisão em ações de cada grupo, pode facilitar a comunicação entre os diferentes grupos. Propriedade da informação O cuidado com a propriedade da informação é a busca da precisão, do apuro e da clareza. É importante lembrar que nem toda comunicação em uma empresa se dá de maneira estruturada. Como já foi frisado em outros capítulos, a comunicação informal é inevitável e também deve ser administrada, não para que a organização busque formas de tolher suas equipes, mas para compreender verdadeiramente o envolvimento emocional delas com a organização. Sabendo disso, deve-se salientar a força da comunicação verbal entre os colaboradores. Isso mesmo! Além das formalidades da comunicação escrita que o meio professional exige, é preciso saber como os colaboradores trocam experiências e informações de forma oral. As mensagens transmitidas de forma oral, e não escrita, são importantes e muitas vezes representam a raiz dos problemas de relacionamento e integraçãonas empresas. Da mesma forma, se a própria comunicação oral for bem estruturada e gerida na empresa, pode resolver muitos problemas de relacionamento. É o caso, por exemplo, de quando a empresa consegue promover contatos, reuniões de integração, avaliação, análise, controle e feedback. A própria comunicação não verbal também merece atenção da gestão. Itens como vestuário, acessórios, gestos, linguagem corporal e até mesmo o ambiente podem ser favoráveis, ou não, à integração entre as pessoas. Já vimos anteriormente que, para que haja a transmissão da mensagem de um emissor para um receptor, é preciso utilizar um canal que ligue os dois. Nas organizações, esse canal pode ser formal ou informal: Voltamos a frisar que a comunicação pode ser descendente, ascendente, horizontal e diagonal: Comunicação Descendente É também chamada “de cima para baixo”, ou seja, ela vem imposta da cúpula para o corpo funcional. São os relatórios administrativos; manuais de normas e procedimentos; jornais internos; comunicados oficiais etc. Esta é uma forma fundamental de se fazer comunicação interna, já que a direção da empresa deve se remeter ao corpo funcional para informá-lo acerca de seus papeis, funções e atitudes. São, por exemplo, as determinações vindas da presidência para as gerências e para a produção. Comunicação Ascendente Ocorre “de baixo para cima”, ou seja, da base para a cúpula. Acontece todas as vezes que há a transmissão de uma mensagem para níveis hierárquicos maiores, como a apresentação de reivindicações. Esta comunicação também deve ser incentivada pela organização, pois permite integração entre os diferentes níveis hierárquicos. As empresas têm adotado ações para incentivar este tipo de comunicação, como: Política “de portas abertas”, em que as chefias são incentivadas a dar atenção a todas as pessoas; Programas de treinamento, que tornam mais visíveis eventuais problemas da empresa; Programas de incentivo às reclamações, promovendo clima de acolhimento e compreensão a respeito de eventuais descontentamentos. São por exemplo, as reivindicações feitas pela produção para as gerências, que, caso não consigam atendê-las, iram transmiti-las à presidência. Comunicação horizontal Ocorre quando há troca de informações entre pessoas de mesmo nível hierárquico, mas de diferentes departamentos ou partes da empresa. Por fim, a comunicação diagonal acontece com a transmissão de mensagens entre pessoas de diferentes partes da empresa, com diferentes graus hierárquicos. São, por exemplo, as trocas de informações entre gerentes de diferentes setores, a fim de melhorar o processo de forma geral. Nos últimos anos, a Comunicação Interna tem sido muito influenciada pelo avanço tecnológico. Além de as organizações investirem em novas tecnologias para melhorar seu relacionamento com o público externo (sites interativos, perfis nas redes sociais, telemarketing ativo e reativo etc.), elas têm também percebido que o avanço tecnológico pode servir para aproximar mais as pessoas do próprio ambiente organizacional. Desta forma, inúmeras ferramentas têm servido para este fim, como intranet, programas de comunicação instantânea, videoconferência, e-mails, aplicativos para smartphones e vários outros. Reuniões com pessoas que estejam em diferentes unidades, por exemplo, são feitas por videoconferência sem prejuízo para o fluxo de informações. As novas tecnologias também têm servido para que as empresas promovam maior engajamento com seu público interno, não apenas para assuntos formais, mas também para um envolvimento mais humano. É o caso de ações de Endomarketing, como incentivos para que citem a empresa nas redes sociais, curtam suas páginas, acompanhem seus perfis e, assim, informalmente, tornem-se propagadores da marca e da organização, de forma positiva. Uma pesquisa realizada em 2012 pela Aberje, em parceria com o Instituto DMR Consulting, apontou que 50% das grandes empresas nacionais utilizavam a intranet e o e-mail como as principais ferramentas de comunicação com suas equipes. O mesmo estudo mostrou que 39% dessas organizações contavam com veículos diários de comunicação interna. A seguir, você confere as ferramentas estruturadas de Comunicação Interna: Comunicado: Pode ser impresso ou eletrônico e é utilizado para divulgação de informações importantes. Jornal Mural: Informativo exposto em locais de grande visibilidade dentro da empresa, é visto atualmente como alternativa para os funcionários que não têm acesso a e-mail. Revista: Veículo mais elaborado e de maior custo, mas com grande resultado emocional junto aos colaboradores, pois promove o processo de identificação ao expor ações e acontecimentos ligados às pessoas da empresa, já que elas são a fonte de muitas das reportagens exibidas. Intranet: Sistema de comunicação eletrônica on-line que permite a troca instantânea e também atemporal de mensagens, sejam textos, imagens ou conteúdo multimídia. Newsletters: Jornais com resumos de notícias e informações que interessem aos colaboradores. Normalmente é enviado de forma eletrônica. Andrade salienta que são diversos os benefícios que uma organização pode ter ao adotar bons processos de Comunicação Interna. Não só a empresa tem a ganhar, mas também as pessoas que a compõem. Credibilidade Quanto mais a empresa consegue solidificar em sua equipe a imagem de transparência, mais ganha credibilidade e quanto mais forte a credibilidade interna, mais forte também será a imagem externa, já que os colaboradores são propagadores da cultura organizacional que vivenciam. Precisão e agilidade na informação Quanto mais estruturada for a Comunicação Interna, mais claros serão seus processos e, portanto, mais fácil será a tomada de decisão por todos os seus líderes, já que as pessoas se tornam mais cientes de seus papeis e funções. Conhecimento da organização Quando conhecem bem a organização em que estão inseridas, as pessoas tendem a tomá-la como sua, o que é importante tanto para a difusão de informações positivas quanto para a imagem externa da organização em eventuais problemas, polêmicas ou exposições negativas. Sensação de pertencimento O ser humano necessita se sentir parte de um contexto. É o que acontece na família, na escola, na comunidade, na igreja, nas associações etc., por isso deve acontecer em relação ao local de trabalho também. Quanto mais se sentir acolhida, mais a pessoa dará de si à organização. Destaque a profissionais A Comunicação Interna permite conhecer melhor o desempenho e os talentos das pessoas. Desta forma, tornam-se possíveis as políticas de reconhecimento, como premiações, promoções, mensagens pessoais e visibilidade a casos de sucesso. Alinhamento e motivação A informação é a base da motivação para o trabalho. Quanto mais conhecem os propósitos de suas ações, mais engajados tendem a ser os colaboradores. Troca de informações A Comunicação Interna bem estruturada fomenta a interação entre as pessoas, facilita a troca de informações e ameniza eventuais efeitos nocivos de críticas e feedbacks negativos. Minimização de efeitos em crises Quanto mais a equipe estiver bem informada sobre o andamento da organização, suas crises e dificuldades, mais poderá ajudar a contornar a situação e vencer os obstáculos. Clima organizacional positivo A Comunicação Interna facilita a interação entre as pessoas, não apenas pelos canais formais.Desta forma, fomenta relacionamentos positivos, como o nascimento e fortalecimento de laços de amizade. Corrado (1994) aponta que o Departamento de Recursos Humanos está cada vez mais ligado às estratégias de comunicação de uma empresa: “O Departamento de Recursos Humanos está surgindo como a nova sede das Comunicações Internas em muitas empresas, motivadas pela necessidade de ajuda que a administração tem para fazer o alinhamento estratégico da força de trabalho às novas realidades de mercado”. Para que haja “formação de elos” entre as pessoas nas organizações, o autor defende que a união entre Comunicações e Recursos Humanos deve incluir o compromisso da administração; uma política de Recursos Humanos para as Comunicações, a definição de responsabilidades entre Comunicações e Recursos Humanos e a alocação de recursos específicos para a área. O autor defende, ainda, que os gerentes de todos os departamentos e partes da empresa devem ser agentes da comunicação interna, para que haja, de fato, o engajamento de todos os setores da empresa nas ações estratégicas. Corrado (1994) levanta problemas de comunicação interna que acontecem em situações especiais, típicas da contemporaneidade, como fusões e demissões: Fusões Nos casos de fusões, ele lembra que normalmente há sérios problemas de comunicação “porque há tanta energia concentrada em preparar e executar a fusão, que alguns aspectos como a comunicação com os empregados parecem se perder” (Corrado, 1994). Segundo ele, as consequências de uma fusão podem ser amenizadas se as empresas identificarem a comunicação como algo importante. É preciso “identificar funcionários responsáveis em ambas as administrações para trabalhar em equipe na solução do problema” (Corrado, 1994). Demissões Os mesmos problemas acontecem corriqueiramente em casos de demissões. “Quando as empresas diminuem sua força de trabalho, a maior parte da atenção e do interesse se volta para aqueles que estão saindo. Mas e os que ficam?” (Corrado, 1994). Entre os impactos negativos do downsizing, o autor aponta a queda na produtividade, o desempenho inferior, a insatisfações, o baixo envolvimento das pessoas e a perda da lealdade. Ou seja, problemas cruciais para o bom desenvolvimento da empresa. Werner e Stece (2014) afirmam que a comunicação interna deve estar alinhada com as outras estratégias de comunicação da organização: “Isso faz com que não existam margens a confusões ou chances de a empresa propagar informações conflitantes entre o público interno e o externo”. Para as autoras, a empresa deve ser precisa na difusão das informações internamente. Quanto mais precisa e clara for a empresa em suas mensagens aos colaboradores, sejam eles de qualquer grau hierárquico, “mais ela poderá envolver suas equipes no cumprimento de metas e objetivos” (Werner; Stece, 2014). Para Corrado (1994), é preciso estabelecer metas para os empregados que: Ajudem a entender o angustiante processo; Comuniquem o que eles estão sentindo; Desenvolvam fortemente a capacidade de trabalho em equipe; Contraponham-se às comunicações negativas; Desenvolvam uma abordagem positiva; Estabeleçam uma orientação no novo ambiente de trabalho. A comunicação interna, segundo Werner e Stece (2014), deve se ocupar de: Alastrar os conhecimentos e as informações adquiridos na organização; Divulgar de forma clara e direta as ações da empresa; Envolver as pessoas nas metas de cada área; Reconhecer, em cada colaborador, um comunicador potencial; Reconhecer as diferenças individuais, mas tratar a todos sem favorecimentos; Não temer a divulgação das informações importantes; Adequar as informações aos objetivos estratégicos da empresa. Para a melhor fixação do conteúdo, sugerimos que assista ao vídeo “Comunicação interna: fator de motivação e compromisso”. https://www.youtube.com/watch?v=QQ3TCVa_uY0 Acesse o material on-line e confira o vídeo do professor Achiles! Tema 3 - Comunicação Institucional As empresas buscam fazer com que todos os seus públicos (colaboradores, clientes, fornecedores, acionistas, parceiros, concorrentes e sociedade em geral) tenham bom conceitos sobre ela. As organizações prezam por sua imagem no mercado. Tanto em bons momentos (para divulgar suas ações) quanto em situações problemáticas (para solucionar as crises) é por meio da Comunicação Institucional que a empresa deverá agir. Mas o que é Comunicação Institucional? A Comunicação Institucional é a parte da Comunicação que se dedica a conhecer as organizações para divulgar suas informações aos mais diferentes públicos, de acordo com os objetivos de cada empresa. Além da divulgação de notícias propriamente ditas, também se ocupa de estruturar e disseminar informações como missão, visão valores, filosofia e políticas da organização. É, portanto, a estruturação das comunicações interna e externa da organização. Para isso, os profissionais responsáveis por essa estruturação planejam as estratégias e ações, implementam as políticas de comunicação e gerenciam as informações e o uso de tecnologias. As empresas mais estruturadas têm departamentos responsáveis por organizar sua Comunicação Institucional. Sobre essa organização, algumas questões são de importante reflexão. Quem são os profissionais? Os profissionais responsáveis por esta área devem ser habilitados em Comunicação ou Marketing, atuando como jornalistas, publicitários, relações públicas ou profissionais de Marketing, embora a função seja mais propriamente adequada ao perfil de Relações Públicas. Esses profissionais têm a missão de formar a chamada identidade ou personalidade organizacional, disseminando a imagem positiva de uma instituição ou mesmo gerenciando uma situação de crise, para minimizar seus efeitos. Quais suas ações? Planejar, desenvolver e implementar a comunicação interna e externa da instituição; Definir e reconhecer os públicos-alvo da organização; Mensurar periodicamente os resultados de suas ações de comunicação; Redigir e editar as publicações internas voltadas aos funcionários; Gerenciar a comunicação nas situações de crise; Planejar, organizar e gerenciar eventos da organização; Desenvolver os manuais de procedimentos para o relacionamento com a imprensa; Planejar e organizar entrevistas coletivas e individuais; Acompanhar noticiário referente a assuntos pertinentes à organização. Quais as bases dessa atividade? As bases da Comunicação Institucional devem estar calcadas na missão e na ideologia da organização. A imagem que uma organização propaga deve estar profundamente ligada aos seus propósitos de existência. Seus valores devem ficar claros a todos os públicos, para que não haja conflito de percepções. Quais os conceitos dessa atividade? Credibilidade e reputação são os conceitos mais importantes a serem perseguidos pelos profissionais de Comunicação Institucional. Para criar e fortalecer a imagem de credibilidade da organização e para que ela desenvolva e mantenha boa reputação junto a todos os seus públicos, as ações de comunicação devem ser desenvolvidas com base na transparência e na ética. Qual o objetivo dessa atividade? Ao estruturar a gestão da comunicação, o profissional promove a imagem positiva da instituição e administra os eventuais problemas, na busca de um clima de harmonia entre a empresa e seus públicos de interesse. Isso vai auxiliar no posicionamento estratégicoda organização. A Comunicação Institucional deve ser uma preocupação para empresas dos mais diversos setores e de todos os portes. Para promover a Comunicação Institucional junto aos mais variados públicos de interesse de uma organização, os profissionais poderão se utilizar de vários instrumentos e ferramentas de comunicação, os quais você confere a seguir: Jornalismo Empresarial Jornalismo Empresarial são todas as ações de Comunicação Institucional que tenham como base a captação, produção e disseminação de informações pertinentes à empresa aos mais diferentes públicos. Ele leva informações às pessoas ligadas à organização, seja o público interno ou externo. Fazem parte das ações de Jornalismo Institucional a produção de house organs (jornais internos), newsletters, informativos, boletins, revistas e demais publicações, que podem ser voltadas aos colaboradores ou a outros públicos, como clientes, acionistas, outras empresas da cadeia produtiva, concorrentes, associações de classe e sociedade em geral. Os produtos do Jornalismo Empresarial podem ser impressos ou não. Cada vez mais são utilizadas mídias diversas, como vídeos e mensagens em áudio. Canais internos de televisão e rádio têm sido instrumentos importantes para a disseminação de informações. Assessoria de Imprensa A Assessoria de Imprensa tem por finalidade promover o relacionamento da organização com os veículos de comunicação, a fim de torná-la fonte de informação, fortalecendo sua imagem positiva. É também por meio dela que é feita parte das ações de gerenciamento de crises, quando há exposição negativa da organização. A promoção da imagem positiva por meio da Assessoria de Imprensa se dá fortalecendo o relacionamento com os veículos de comunicação. Acompanhe a seguir como isso acontece: 1. O profissional de Assessoria (jornalista ou relações públicas) apura informações da organização que podem interessar como notícia para os veículos. 2. A partir daí, redige releases (ou press releases), que são textos jornalísticos os quais servem como sugestões de pauta para os veículos. 3. Os releases são encaminhados para a imprensa, ou, de forma segmentada, para os veículos com quem se deseje aproximar o relacionamento. Obs.: O assessor de Imprensa não tem qualquer garantia de que seus releases serão publicados, mas pode e deve fortalecer seu relacionamento com os jornalistas dos veículos, afim de conquistar mais e melhores espaços na mídia. A decisão pela publicação ou não das sugestões enviadas pelo assessor cabe a cada veículo. Já nos casos de gerenciamento de crise, o papel do assessor de imprensa passa a ser o de decidir, junto à direção da organização, as melhores estratégias de comunicação, não apenas para “defender” a empresa de eventuais acusações, mas principalmente no sentido de dar satisfação à sociedade sobre o ocorrido. Entre as decisões estratégicas a serem tomadas está a opção por gravar entrevistas para responder sobre a exposição negativa ou emitir notas oficiais com as respostas da organização. Marketing O marketing no âmbito cultural, esportivo, social e ambiental é uma excelente ferramenta, já que quando uma empresa vincula seu nome a ações de incentivo ao esporte, à cultura e a ações sociais, cria um vínculo ainda maior com a sociedade. Patrocinar uma prova esportiva, um time, uma equipe ou ainda ações culturais, é uma forma de demonstrar à sociedade que a organização apoia iniciativas importantes para aquela localidade. Isso gera uma relação de empatia e envolvimento com a comunidade. Da mesma forma, as ações sociais são uma maneira de a organização demonstrar solidariedade. As empresas têm estruturado cada vez mais suas políticas de incentivo esportivo e cultural, assim como suas ações de responsabilidade social. A divulgação de relatórios de ações sociais e ambientais tem se tornado um importante instrumento de marketing, o que, inclusive, tem gerado muita polêmica: as empresas adotam essas ações apenas para aparecerem como “empresas cidadãs” junto à sociedade ou, de fato, porque apoiam as iniciativas e incentivam ações sociais? Se a sociedade interpretar que os objetivos são apenas de conquista de uma imagem positiva junto à opinião pública, os efeitos podem ser prejudiciais à imagem da organização, ao invés de fortalecerem seus laços com a comunidade. Por isso, é importante diferenciar, por exemplo, responsabilidade social de filantropia. Ações de filantropia são isoladas, enquanto a responsabilidade social é uma política a longo prazo das organizações. Balanço Social A divulgação de Balanços Sociais está ligada às ações de responsabilidade social. Empresas de maior porte, inclusive, têm obrigação legal de emiti-los. É pelo Balanço Social que as empresas apresentam, de forma padronizada, os resultados de suas ações sociais. Identidade Corporativa Entende-se por identidade corporativa as ações de fortalecimento da reputação da organização, para que ela seja vista como uma instituição séria e ética pela sociedade. Imagem Corporativa Enquanto a identidade corporativa demonstra “o que a empresa é”, a imagem corporativa é “o que a empresa parece ser”. O estudo da imagem corporativa é importante justamente para que se perceba se há distorções entre as informações que a empresa difunde e a imagem que a sociedade faz dela. Quanto mais próximas a identidade corporativa e a imagem corporativa, mais transparente acredita-se que a empresa é. Publicidade Institucional Trata-se da divulgação de informações basilares da empresa em peças publicitárias, sejam impressas, sonoras, audiovisuais ou multimídias. O objetivo é fortalecer a imagem positiva da organização, melhorando sua relação com a sociedade. Editoração Multimídia A página de uma empresa na internet diz muito sobre sua identidade corporativa. Páginas desatualizadas ou com informações desencontradas denotam falta de organização. Quanto mais interativa for a página, mais próxima do seu público esta organização poderá estar. O mesmo se aplica às redes sociais. A presença de uma organização nas redes deve ser gerenciada com profissionalismo e cuidados, para que sua imagem não seja arranhada. Esconder críticas, por exemplo, ao invés de respondê-las de forma amigável, é uma péssima política de comunicação. As críticas devem ser assimiladas, a menos que sejam meramente ofensivas, sem conteúdo ligado à área de atuação da organização. Relações Públicas Enquanto a Assessoria de Imprensa trata do relacionamento com os veículos de comunicação e o Jornalismo Empresarial cuida da produção de ferramentas de comunicação da organização, a área de Relações Públicas trata da comunicação com os mais diversos públicos de uma organização. Todos os stakeholders são afetados pelas ações de RP: colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros, concorrentes, entidades de classe, comunidade e sociedade em geral. É por isso que essas ações são mais gerenciais do que somente operacionais. Além de ações de comunicação propriamente ditas, a área de RP organiza e promove eventos de integração para o público interno e para os mais diversos públicos de interesse da organização. No link a seguir é possível ler o artigo “Comunicação Institucional: um Estudo sobre sua Prática em uma Indústria Paranaense”, de Fabiana Regina Simões. http://www.uel.br/grupo- estudo/gefacescom/images/docs/revisados/[IC]Simoes,_F._C omunica_o_Institucional,_um_Estudo_sobre_sua_Prtica_em _uma_Indstria_Paranaense._2010._Trabalho_apresentado_Inicia_o_Cientfica_Congresso_Abrapcorp..pdf Também como material complementar, assista ao vídeo “Desafios em Comunicação Institucional”, da Universidade Municipal de São Caetano do Sul”. https://www.youtube.com/watch?v=6d_N-qAz7Hc Acesse o material on-line e confira o vídeo do professor Achiles! Tema 4 - Imagem Organizacional e Comunicação Integrada Imagem Organizacional Em traços gerais, diz-se que a imagem organizacional é a forma como a organização é vista pela opinião pública. O tema tem sido considerado cada vez mais importante para a gestão organizacional, pois, além de transmitir aos mais diversos públicos o que é a empresa, pode ser também um instrumento de utilidade estratégica para influenciar públicos. A imagem institucional é resultado das impressões sociais sobre a organização, ou seja, é a interpretação que a sociedade faz de sua atuação. Há que se considerar que inúmeros fatores pesam na construção desta imagem, entre eles: Valores do público específico: uma comunidade pode ter uma impressão diferente de toda a sociedade por ter sido afetada positiva ou negativamente por alguma ação da organização; Capacidade de influência dessa organização junto à sociedade e aos meios de comunicação: há empresas que têm imagem positiva junto à sociedade, embora adotem atitudes nocivas a essa mesma sociedade, simplesmente porque têm poder de influência sobre seus públicos. Conclui-se, assim, que a imagem institucional é a soma das representações mentais (afetivas e racionais) que um indivíduo ou um grupo atribuem a uma organização. Essa representação depende da experiência e dos conhecimentos desse indivíduo ou grupo em relação à organização. Como vivemos em um mundo dinâmico e em ambientes de alta mudança, o processo de reconhecimento da imagem de uma organização também está sujeito às mudanças do meio. Quer um exemplo? Uma notícia da área econômica, uma polêmica envolvendo a empresa ou o setor em que ela atua, o crescimento ou a redução do porte desta organização... Tudo isso afeta diretamente a imagem que ela projeta sobre seus públicos. Por isso, também é correto afirmar que não há uma imagem organizacional a respeito de uma instituição, mas diversas imagens, a depender de cada público e das intenções da organização, considerando que todas essas impressões estão sujeitas a mudanças o tempo todo. Por mais que as ações de comunicação visem à construção de uma determinada imagem junto a seus públicos, é importante frisar que a empresa não tem poder total sobre o que seus públicos terão como sua imagem. Isso porque os mais diferentes públicos são soberanos e decidem, por si, o que irão pensar desta ou daquela organização. Não há garantias de que as ações de comunicação sejam efetivas para construir uma imagem positiva. A imagem corporativa é percebida de acordo com a subjetividade, os valores e crenças de cada grupo. Para confirmar essa afirmação, veja a seguir a definição da palavra “imagem”, segundo o Dicionário Aurélio: 1 Representação de pessoa ou coisa. 2 Figura ou efígie de um santo, da Virgem ou de Cristo. 3 Semelhança. 4 Representação (no espírito) de uma ideia. 5 Pessoa formosa. 6 Metáfora. Fonte: Ferreira, 2004. A partir dela, entende-se que a imagem não é necessariamente real. Portanto, a imagem organizacional é a forma como a organização é percebida pelos seus públicos, que pode ou não corresponder à realidade. A imagem surge na mente das pessoas, como síntese de suas percepções. As organizações estão cada vez mais preocupadas em construir, manter e melhorar sua imagem junto aos seus mais diversos públicos. Em muitos casos, manter uma imagem positiva é uma questão de sobrevivência. Aliás, a imagem corporativa é tida como a maior riqueza de uma instituição. Nessa busca, as empresas traçam suas estratégias de comunicação. Para isso, é fundamental que sejam definidos de forma clara a missão, a visão, os valores e as metas da organização, que serão preponderantes para formar a identidade e a cultura da organização. Quanto mais esses conceitos estiverem presentes na mente de cada colaborador, mais eles transbordarão para fora da organização, ajudando a criar a imagem de acordo com o que a própria empresa almeja ser. Para Neves (1998), a imagem fascina as pessoas e pode tanto levar a um grande grau de satisfação como também à ruína. Segundo o autor, a imagem é o eco da identidade, a soma das percepções e dos conceitos sobre a organização e seus produtos ou serviços. O fato de a imagem ser positiva ou negativa perante os públicos de interesse de uma organização é também importante para os negócios, pois pode alavancá-los ou prejudicá-los. Por isso, segundo o autor, a imagem deve ser competitiva, e para isso precisa servir para: Gerar negócios, conquistando clientes, acionistas, parceiros e fornecedores; Atrair, manter e motivar os melhores profissionais; Conseguir “abrir portas” e conquistar a simpatia de públicos específicos, promovendo sua imagem de credibilidade. Já frisamos aqui que não há garantia de que as estratégias de comunicação farão com que a opinião pública faça uma imagem positiva da organização. Por outro lado, somente com processos de comunicação bem estruturados, planejados e executados será possível aumentar as chances de que a sociedade tenha boa imagem dessa instituição. Para a construção dessa imagem desejada de boa reputação, muitas empresas e organizações têm apostado nas estratégias da chamada Comunicação Integrada, também conhecida como Comunicação Integrada de Marketing (CIM). Como a própria expressão sugere, essa estratégia procura estabelecer um padrão comunicacional nas mais diversas formas de comunicação de uma empresa, como veremos a seguir. Comunicação Integrada Um dos conceitos mais aceitos entre as tendências da Comunicação Organizacional moderna é a ideia de se estabelecer um padrão comunicacional em todas as ações de uma organização. Trata-se da Comunicação Integrada. Uma empresa que trabalha com essa técnica faz com que todas suas ações de comunicação transmitam as mesmas ideias, para que não haja confronto de informações, informações desencontradas, contradições ou lacunas, que podem fazer com que a imagem da empresa fique confusa e que o próprio consumidor se sinta inseguro e desmotivado para interagir com ela. Isso significa que, por exemplo, a fachada, o material de papelaria, as cores, o logotipo, as mensagens publicitárias e a comunicação visual devem obedecer um mesmo padrão. Mais do que isso, todo o conteúdo presente nas mais diversas formas de comunicação devem ser coesos e integrados, a fim de não serem contraditórios. Para Ogden (2002), as mensagens que chegam ao consumidor precisam ser claras, concisas e integradas: “Em outras palavras, cada membro da organização envolvido no marketing e na comercialização de um produto ou serviço deve transmitir ao consumidor a mesma mensagem” (OGDEN, 2002). Por isso, o autor afirma que a comunicação integrada é a percepção geral do consumidor em relação ao produto, que impele (ou não) sua decisão de compra. Ele alerta ainda que, quando o consumidor recebe mensagens diferentes e até mesmo conflitantes, em relação a uma empresa ou a um produto, não sabe como escolher e em que mensagem acreditar, isso porque mensagens confusas, contraditórias ou conflitantes o confundem. A mesma ideia deve se aplicar às estratégias de comunicação interna e externa de uma organização.Se, por exemplo, a empresa divulga para a sociedade que determinado produto é perfeito para tirar manchas de roupas, mas internamente admite aos colaboradores que não é eficiente para todos os tipos de manchas, a comunicação será conflitante e, mais cedo ou mais tarde, a informação de que o produto não é adequado para todos os tipos de manchas a que ele se propõe a tirar irá “vazar” para o mercado. Se olharmos apenas para as diferentes formas de comunicação externa, podemos perceber informações conflitantes sobre determinadas empresas ou produtos. Imagine, por exemplo, que no texto enviado aos veículos de comunicação pela Assessoria de Imprensa consta que o produto é eficiente para remover todos os tipos de manchas de tecidos, enquanto a campanha publicitária explicita que ele é próprio (apenas) para uso em tecidos sintéticos. Em que informação o consumidor deverá acreditar? No que leu, viu ou ouviu na Imprensa ou no que viu em uma propaganda? Em suma, não pode haver contradição entre as diversas mensagens enviadas aos públicos. “A mensagem conflitante não só custa tempo e dinheiro ao consumidor e à empresa, como também deixa o consumidor confuso” (OGDEN, 2002). O autor sintetiza sua explanação ao explicar que o mix de Comunicação Integrada de Marketing é composto de algumas variáveis. Relações públicas e publicidade: Trata-se da comunicação com o consumidor por intermédio de um meio de comunicação. A publicidade utiliza a mídia de massa, que não é paga (no sentido tradicional), como a propaganda. Já o departamento de Relações Públicas cuida do relacionamento com os veículos de comunicação e outros públicos de interesse (Assessoria de Imprensa, ações junto a órgãos públicos, entidades, ações sociais etc.). Marketing direto: Comunicação personalizada encaminhada diretamente ao consumidor. Propaganda: Desenvolvimento e execução de mensagem informativa ou persuasiva, comunicada por um meio não pessoal, cuja divulgação é paga. Venda pessoal: Gera os benefícios da comunicação pessoal e do diálogo entre a empresa e o consumidor. Marketing na internet: Todas as formas de se utilizar a rede mundial de computadores, como sites, e-mails, redes sociais etc. Promoção de vendas: Cria ou induz a compra. As áreas apresentadas na página anterior devem estar completamente integradas para que as mensagens que chegam ao consumidor sejam sempre coesas e claras. Para o autor, elas devem comunicar “a mesma coisa para todos os interessados” (OGDEN, 2002). Kotler (2008) segue a mesma linha de argumentação e afirma que o conceito de Comunicação Integrada deve abranger a análise das funções estratégicas de cada uma das atividades de comunicação presentes em uma organização. Elas devem, segundo o autor, estar continua e permanentemente integradas, para que as mensagens sejam sempre concisas e uniformes. As empresas devem, portanto, estruturar e coordenar todos os seus canais de comunicação para que propaguem uma única mensagem, que esteja de acordo com seus princípios. Kunsch aponta a importância do que ela estabelece como tripé da comunicação organizacional: comunicação institucional, mercadológica e interna. Na Comunicação Integrada, segundo a autora, essas três áreas devem agir de forma sinérgica, e o conjunto deve resultar em uma comunicação harmônica e eficiente. Kotler (2008), aponta que a Comunicação Integrada dve se desenvolver por meio: Da identificação da audiência-alvo; Da determinação dos objetivos da comunicação; Do desenvolvimento da mensagem propriamente dita; Da seleção dos canais de divulgação; Do estabelecimento de um orçamento para a promoção; Da administração e coordenação das comunicações de marketing integrado. Leia o artigo “Margarida Kunsch, Novos Paradigmas para a Comunicação Organizacional”, de Heloiza Dias da Silva. Ele trata da trajetória da profissional de Relações Públicas Margarida Kunsch, uma das mais importantes autoras da área da Comunicação Organizacional no Brasil. http://www2.metodista.br/unesco/PCLA/revista16/perfis%2016- %203.htm Acesse o material on-line e assista ao vídeo do professor Achiles! Tema 5 - A Comunicação na pequena empresa Estruturar e cuidar da Comunicação Organizacional não é tarefa apenas para as médias e grandes empresas. Cada vez mais, as pequenas empresas também precisam se colocar de maneira profissional no mercado e, para isso, uma comunicação bem estruturada é fundamental. Porém, na maioria dos casos, não há condições de montar um departamento de comunicação ou mesmo de contratar empresas terceirizadas, o que fazer então? Nesses casos, deve-se estabelecer a comunicação direta entre os gestores e os liderados e, ainda, entre os gestores e o público externo. A comunicação interna, por exemplo, é fundamental para o bom funcionamento da empresa. Assim, da mesma forma que as grandes organizações, as pequenas precisam estar atentas ao seu grau de transparência junto aos colaboradores. Ela serve, nesses casos, para que cada colaborador saiba exatamente qual é o seu papel e quais suas funções na empresa. Cada colaborador deve ter em mente, de forma clara, seus horários, suas funções e até mesmo seu grau de autonomia para o trabalho. Os gestores também devem saber informar sobre as novidades, as mudanças e a situação da empresa. A comunicação, como já frisamos, pressupõe troca. Da mesma forma como uma mensagem é transmitida a um público, as respostas são o caminho de volta dos resultados dessa mensagem. Nas pequenas empresas, assim como nas médias e grandes, a direção deve estar atenta e aberta às respostas emitidas pela equipe de trabalho. Da mesma forma, precisa receber as demandas que brotam das equipes e saber como lidar com elas. Segundo Andrade (2015), “como qualquer outra forma de comunicação, a interna pressupõe uma interação com seu público e a empresa deve também estar aberta e atenta a esse retorno. Para isso, são fundamentais as ações de relacionamento com a equipe, que visam uma maior aproximação entre os gestores e colaboradores, além de promover um maior envolvimento na filosofia da organização”. O autor salienta que, independentemente do porte da organização, a comunicação interna é essencial para o desenvolvimento da empresa, promovendo maior interação entre gestores e empregados, dinamizando a empresa e fazendo com que a equipe esteja mais “focada, atenta e, consequentemente, empenhada quanto aos objetivos da organização, possibilitando resultados cada vez mais positivos” (ANDRADE, 2015). Em relação à comunicação externa, o rigor deve ser o mesmo, senão ainda maior. Todo material gráfico que seja destinado ao público, como folders, panfletos, cartões de visita, pastas ou mesmo apresentações eletrônicas, como um portfólio, uma apresentação da empresa, um vídeo institucional, o conteúdo e a apresentação visual do site ou da página da empresa nas redes sociais, tudo isso precisa ser feito com muito cuidado, sem erros, com informações precisas e chamativas para causar uma boa impressão ao público externo. A forma como a empresa responde a críticas ou demandas que receba também faz parte de sua comunicação e pode tanto causar bons resultados como provocar reações negativas de clientes e do público externo, de maneira geral. O lançamento de um produto, por exemplo, deve ser comunicado de maneira chamativa, atraente, condizente com a cultura da empresa. Uma comunicação mal elaborada pode servir como propaganda negativa,provocando até mesmo a ruína de uma empresa. A Revista “Pequenas Empresas, Grandes Negócios” entrevistou o diretor da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, Paulo Nassar, que apontou dicas para que a comunicação possa influenciar positivamente o desenvolvimento de marcas e de empresas: Como a pequena empresa encara a comunicação? Segundo o diretor, a pequena empresa, de maneira geral, ainda vê a comunicação como “desperdício de dinheiro” ou como instrumento apenas para as grandes organizações. Mas ele afirma que é preciso mudar essa visão, principalmente porque a concorrência é cada vez mais acirrada e o consumidor cada vez mais exigente. Por isso, de acordo com Nassar, o planejamento de comunicação é fundamental. Os gestores das pequenas empresas, conforme aponta o estudioso, precisam saber destacar seus diferenciais e a qualidade de suas equipes. Qual deve ser a preocupação do pequeno empresário? Nassar (2013) aponta que o pequeno empresário precisa estar muito bem informado sobre a sociedade a sua volta, além do contexto político, econômico e social que o rodeia. E a preocupação deve se dar em todas as formas de comunicação: Por telefone, por exemplo: “Ao telefone, o cuidado com a comunicação deve ser maior do que em outras mídias, principalmente devido à instantaneidade das interações. A preocupação com o que é dito, e de que forma a informação é transmitida pode fazer a diferença entre um cliente satisfeito e uma crise de imagem que pode arruinar os negócios” (NASSAR, 2013). Em relação à comunicação impressa: é preciso lembrar que elas são perenes e documentam a informação, por isso a responsabilidade sobre o que se informa ali é muito grande. E, cada vez mais, é importante saber tirar o melhor proveito da comunicação digital, especialmente com as mídias digitais. O que fazer em relação às críticas do consumidor? Atualmente, conforme ressalta Nassar (2013), a empresa precisa dar voz ao consumidor e saber responder às suas críticas: “Hoje, com as redes sociais, a reclamação não atendida pode se transformar em vídeo, em e-mail e em tuite (post no Twitter), que percorrem o mundo em questão de segundos. As empresas relutam em se expor nas redes sociais com receio de não controlar o que é exposto sobre suas ações e sua reputação. Os administradores devem perceber as redes sociais como um canal onde os consumidores podem se relacionar com a empresa de forma transparente, envolvendo e cativando o cliente com a filosofia da empresa” (NASSAR, 2013). Qual o objetivo da comunicação? Segundo Nassar (2013), é por meio da comunicação que a empresa pode expressar sua atenção ao consumidor, estabelecendo com ele um diálogo ético. Ele diz ainda que os erros primários na comunicação são a principal causa de mortalidade das pequenas empresas. É importante conhecer o ambiente em que se está inserido e o público consumidor, para poder alinhar a comunicação a essa realidade. Para complementar os conhecimentos trabalhados aqui e apresentar um exemplo de aplicação de estratégias de comunicação em uma pequena empresa, sugerimos a leitura do artigo “Gestão Estratégica da Comunicação na Pequena Empresa Hoteleira”, de Suzana Xavier Ribeiro e Edmundo Escrivão Filho. http://www6.univali.br/seer/index.php/rtva/article/view/2295/2075 Acesse também um vídeo com algumas dicas de comunicação para pequena e microempresa, com Nancy Assad. https://www.youtube.com/watch?v=7-prXofW_Zk Acesse o material on-line e confira o vídeo do professor Achiles! NA PRÁTICA Que tal uma atividade para aplicar os conteúdos teóricos que vimos até agora? Leia o artigo “A prática do Endomarketing em uma empresa do ramo alimentício”. http://www.aedb.br/seget/arquivos/artigos11/30614303.pdf Acesse o material on-line e confira o vídeo do professor Achiles. Ele vai lançar uma reflexão a respeito do artigo. SÍNTESE Chegamos ao fim de nossa terceira aula! Veja a seguir um resumo do que foi trabalhado: Endomarketing É importante para que a empresa tenha junto a seu público interno uma imagem positiva. Consiste em adotar ações do Marketing tradicional, porém com foco no cliente interno e tem como objetivo fazer com que os empregados se sintam, de fato, parte da organização, proporcionando a eles a vivência da empresa. Assim, eles se tornam formadores de opinião, construindo junto a seus pares a imagem positiva da organização. Comunicação interna Quanto mais a empresa der atenção, estruturar, planejar e executar bem sua comunicação interna, mais transparente ela será perante seu público interno. Os colaboradores precisam estar constantemente bem informados sobre a empresa, a fim de conhecerem todas as suas nuances. Com uma comunicação interna bem elaborada, a empresa se torna mais transparente perante suas equipes. Da mesma forma, é por meio dela que a empresa se torna mais democrática, dando voz a seus colaboradores. Incentivar a prática da gestão compartilhada, proporcionando que os empregados também possam opinar na tomada de decisão, é tornar a empresa mais moderna. Comunicação Institucional Abordamos práticas e atividades importantes na estruturação da comunicação em uma organização, como os serviços de Relações Públicas (gerenciamento da comunicação junto aos stakeholders), de Assessoria de Imprensa (relacionamento jornalístico com os veículos de comunicação), de Jornalismo Empresarial, de Publicidade e Propaganda, entre outros. A estruturação de todas essas formas de comunicação é importante para a construção de uma imagem positiva a respeito da organização. Porém, é sempre importante ressaltar que cada público irá construir sua própria imagem de cada organização, a partir dos seus próprios pontos de vista. Comunicação Integrada Trata-se de fazer com que todas as informações emitidas da organização sejam coesas e não contraditórias. Informações desencontradas tendem a deixar o público confuso. Tudo na empresa deve remeter às mesmas ideias, com um mesmo padrão visual, mesmo tipo de vocabulário e mesmo direcionamento. Estratégias de comunicação As estratégias de comunicação interna e externa são importantes para as pequenas e grandes empresas. Na maioria das vezes, a comunicação de uma organização de pequeno porte é feita pelos próprios gestores, que são, em última instância, os responsáveis por fazer com que a empresa seja transparente e democrática. Veja no material on-line o vídeo de síntese do professor Achiles! REFERÊNCIAS AUDITORIA de imagem das organizações (blog). Disponível em: http://auditoriadeimagem.blogspot.com.br/ Acesso em: 10 nov. 2015. ANDRADE, F. Quando minha empresa precisa de Comunicação Interna? 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