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AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROGRAMA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL PARA ADOLESCENTES . SUMÁRIO INTRODUÇÃO------------------------------------ 05 PARTE I 1 CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL DE SUCESSO 1.1 Trabalho e Sucesso------------------------------ 06 1.2 O que faz um auxiliar administrativo?-------- 07 1.3 Organização administrativa-------------------- - 09 1.4 Características de um bom profissional------- 10 1.5 O que é uma empresa---------------------------- 16 1.6 Elementos de uma empresa--------------------- 16 PARTE II 2 RELAÇÕES HUMANAS 2.1 Importância das relações humanas------------ 19 2.2 Diferenças Individuais--------------------------- 19 2.3 Relacções interpessoais-------------------------- 20 2.4 Grupo X Equipe----------------------------------- 21 6 2.5 Dez mandamentos do participante de uma equipe-------------------------------------------- 22 2.6 Convivência Profissional------------------------- 22 2.7 Como ganhar a simpatia das pessoas------------ 23 2.8 Relações líder x liderados------------------------- 24 PARTE III 3 LINGUAGEM E COMUNICAÇÃO 3.1 Linguagem: Culta e Coloquial--------------------- 26 3.2 O que é comunicação?------------------------------- 27 3.3 Os tipos de comunicação---------------------------- 27 3.4 Comunicação a serviço da qualidade-------------- 27 3.5 A importância do atendimento aos clientes------- 28 PARTE IV 4 ÉTICA 4.1 A Importância da Ética----------------------------- 32 4.2 Ética, Moral e Direito------------------------------ 32 4.3 Ética Profissional----------------------------------- 33 4.4 Código de ética------------------------------------- 33 PARTE V 5 USO DE EQUIPAMENTOS 5.1 O trabalho e a tecnologia-------------------------- 35 7 5.2 Microcomputadores e Internet-------------------- 35 5.3 Aparelho de Fax------------------------------------ 36 5.4 Copiadora----------------------------------------- -- 36 5.5 O telefone------------------------------------------ 37 PARTE VI 6 ARQUIVO 6.1 A Importância dos Arquivos---------------------- 40 6.2 A Função do Arquivo------------------------------ 40 6.3 Características de um Arquivo------------------- 40 6.4 Perfil dos Profissionais--------------------------- 41 6.5 Existe uma maneira de saber se é Importante ou não guardar determinado documento? ---------- 42 6.6 Tempo de Guarda de Documentos-------------- 42 6.7 Agentes Exteriores que danificam os documentos 43 PARTE VII 7 GLOBALIZAÇÃO 7.1 O que é Globalização-------------------------------- 45 7.2 Conjuntura Internacional--------------------------- 45 7.3 Desemprego Estrutural----------------------------- 46 7.4 Novo papel das Empresas Transnacionais------ 46 7.5 Os Impactos da Globalização-------------------- 47 7.6 Globalização e o Meio Ambiente---------------- 49 PARTE VIII 8 MERCADO DE TRABALHO 8.1 A Competência no Mercado de Trabalho---------- 52 8.2 A Mulher no Mercado de Trabalho----------------- 53 8.3 As Transformações no Conteúdo do Trabalho 8 e nas formas de Emprego-------------------------------- 54 PARTE IX 9 ELEMENTOS E ASPECTOS PROFISSIONAIS E OS PROCESSOS SELETIVOS 9.1 Empreendedorismo------------------------------------ 56 9.2 Empreendedorismo em 7 passos-------------------- 58 9.3 Aplicando o Empreendedorismo-------------------- 60 9.4 Competitividade--------------------------------------- 61 9.5 Cooperativismo---------------------------------------- 62 9.6 Orientações para elaborar um currículo------------ 66 9.7 Entrevista de emprego-------------------------------- 72 PARTE X 10 MEDICINA E SEGURANÇA NO TRABALHO 10.1 O trabalho do adolescente--------------------------- 77 10.2 Estresse e trabalho----------------------------------- 77 10.3 Satisfação com o trabalho-------------------------- 78 10.4 Satisfação com o trabalho e a cidadania organizacional---------------------------------------------- 79 10.5 postura e organização------------------------------- 79 BIBLIOGRAFIA----------------------------------------- 82 INTRODUÇÃO O curso de Auxiliar Administrativo destina-se a todos os que pretendem executar funções na área de apoio administrativo, uma das áreas consideradas mais importantes dentro das empresas e organizações. A ocupação de um cargo 9 de auxiliar administrativo envolve uma série de atividades e tarefas imprescindíveis ao funcionamento de uma empresa, alicerçando-se nos objetivos e metas da organização. Essas tarefas, inumeráveis e corriqueiras, requerem profissionais bem preparados e aptos para sua execução. Sendo assim, neste curso, você encontrará a análise de diversas situações que enriquecerão sua formação, dando-lhe condições de exercer sua profissão com competência e discernimento e, sobretudo, garantindo uma capacitação profissional diferenciada que permitirá a sua inserção no mercado de trabalho. O conteúdo a ser abordado no curso Auxiliar Administrativo é constituído por noções básicas de gestão de empresas, relações humanas, comunicação oral e escrita, empreendedorismo, liderança, trabalho em equipe, globalização, e diversas dicas de como os adolescentes podem se preparar para o mercado trabalho e como se portar em dinâmicas de grupo no momento de uma entrevista, como elaborar um currículo, noções de arquivo e atendimento ao cliente. Quando se pensa em um bom profissional, pensa-se, evidentemente, em alguém organizado, que tenha traquejo social agindo sempre com diplomacia no trato com todos, principalmente com pessoas difíceis, que saiba articular com os diferentes patamares hierárquicos dentro da Organização ou da Empresa. Alguém com capacidade de colaborar e trabalhar em equipe, que tenha sensibilidade aguçada para perceber situações conflitantes e capacidade para solucioná-las. O Bom profissional deve ter panorama completo da empresa, ser gentil e tolerante na dose certa, sem ser servil e bajulador. Uma pessoa ética e sutil que use o bom humor e o discernimento 10 para transmitir por meio de atitudes positivas a postura de um profissional simples, elegante, firme e conhecedor de seu valor. Geralmente, a convivência entre as pessoas tem sido marcada pela informalidade e espontaneidade. Contudo, sempre que se tem o compromisso de um bom comportamento profissional para uma reunião de trabalho, aparecem preocupações com a aparência e o comportamento mais adequado vêm à tona. O Importante, nessas situações, é considerar que, antes de qualquer regra rígida de etiqueta, a educação e a elegância fazem a diferença, dão leveza e naturalidade a qualquer atitude. Alem disso, gentileza, simpatia e cortesia devem ser comuns em qualquer relação. Considerando essas questões, esse curso de Auxiliar Administrativo apresenta algumas informações básicas sobre o comportamento mais adequado para cada ocasião. Sugere dicas e propostas que objetivam uma atuação mais segura diante de qualquer situação e práticas que irão melhorar ainda mais o seu comportamento profissional. Para que você possa destaca-se dos demais, criando um clima de integração, auto-estima, responsabilidade, comprometimento, eficiência e afetividade. Toda empresa necessita de um bom profissional que seja capaz de administrar e controlar as posições da empresa. O curso de Auxiliar Administrativo possibilita a você aprender tudo sobre o setor administrativo de uma empresa de uma forma fácil, divertida e inteligente. Agindo dessa forma, com certeza,você desfrutará dos resultados! PARTE I CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL DE SUCESSO 1.1 TRABALHO E SUCESSO 11 Existem hábitos e competências reconhecidamente necessárias para obtermos resultados na busca do sucesso profissional. A pessoa de sucesso é reconhecida de longe. Não porque tenha um símbolo estampado em si mesma, mas porque suas atitudes refletem o sucesso. E essas atitudes incluem o andar, o olhar, as maneiras, os gestos, a fala etc. A seguir veja uma lista de conhecimentos, talentos e características que você encontrará em pessoas de sucesso. 1. Pessoas de Sucesso Têm um Sonho Elas têm propósitos pré-definidos. Elas têm uma meta definida. Elas sabem o que querem. Elas não são facilmente influenciadas pelos pensamentos e opiniões dos outros. Elas têm força de vontade. Elas têm idéias. Elas têm fortes fixações por grandes resultados. Elas se desafiam e fazem coisas que os outros dizem que não podem fazer. Lembre-se: É necessária apenas uma idéia para alcançar o sucesso. Lembre-se mais: Pessoas que vencem na vida são aquelas que produzem resultados, e não desculpas. Qualquer um pode aparecer com desculpas e explicações por não ter feito algo. Aqueles que querem ser realmente bem sucedidos não inventam desculpas. 2. Pessoas de Sucesso Têm Ambição Elas querem realizar alguma coisa. Elas têm entusiasmo, comprometimento e amor-próprio. Elas têm auto- disciplina, trabalham duro e se superam, lutam muito pelo sucesso. Elas fazem o que quer que seja para realizar um trabalho. Lembre-se: Trabalho duro traz resultados. A felicidade na vida vem do trabalho para realizar alguma coisa. 3. Pessoas de Sucesso São Fortemente Motivadas Por Realizações 12 Elas têm grande satisfação em realizar uma tarefa. 4. Pessoas de Sucesso São Focadas Elas se concentram nas suas metas e nos seus objetivos principais. Elas não perdem o foco, não adiam. Elas trabalham em cima de projetos que são importantes, e não deixam esses projetos para a última hora. Elas são produtivas, e não apenas ocupadas. 5. Pessoas de Sucesso Aprendem Como Fazer as Coisas Elas usam seus conhecimentos, talentos, energia e habilidades para produzir o máximo possível. Elas fazem aquilo que precisa ser feito, não apenas o que elas gostariam de fazer. Elas não têm medo do trabalho e se comprometem em fazê-lo. Lembre-se: Felicidade é fazer e realizar, e não adquirir e possuir. 6. Pessoas de Sucesso Têm Responsabilidade Sobre Suas Ações Elas não dão desculpas. Elas não culpam os outros. Elas não reclamam. 7. Pessoas de Sucesso Procuram Soluções para os Problemas Elas procuram oportunidades. Quando elas vêem oportunidades elas tiram vantagem delas. 8. Pessoas de Sucesso Tomam Decisões Elas pensam sobre os assuntos e fatos relevantes, dão a eles a atenção e a consideração necessárias, e tomam a decisão. Decisões não são deixadas de lado ou adiadas, elas são tomadas na hora! Passe mais tempo pensando e planejando antes de tomar sua decisão, e você tomará as melhores decisões. 13 9. Pessoas de Sucesso Têm Coragem para Assumir que Elas Erraram Quando elas erram, assumem reparam o erro, e seguem adiante. Não desperdiçam muito tempo, energia, dinheiro ou outros recursos, tentando defender o erro ou uma decisão errada. Lembre-se: Quando as pessoas estão erradas, elas podem admitir para elas mesmas. Se elas lidam da forma correta com isso, podem assumir o erro para outros e mesmo ter orgulho da sua franqueza e tolerância. Mas lembre-se que as pessoas ficam na defensiva e têm raiva quando os outros tentam apontar seus erros. 10. Pessoas de Sucesso São Auto Confiantes Elas têm os conhecimentos, talentos e treinamento que são necessários para alcançar o sucesso e por isso são destemidas. 11. Pessoas de Sucesso Têm Conhecimento Específico, Treinamento, Habilidades e Talentos Elas sabem o que elas precisam saber para serem bem sucedidas. E quando elas precisam de informação e conhecimento, ou de habilidades e talentos que não possuem, elas sempre encontram alguém que possa lhes ajudar. 12. Pessoas de Sucesso Trabalham em Cooperação com Outras Pessoas Elas têm personalidades positivas. Elas estão rodeadas por pessoas que oferecem ajuda, apoio e encorajamento. Elas são líderes. 13. Pessoas de Sucesso são Entusiastas 14 Elas são estimuladas pelo que estão fazendo e essa satisfação é contagiante. Todos querem trabalhar com elas, fazer negócio com elas e estar com elas. Estudando essas habilidades e características, você irá perceber que você também os possui. Alguns desses conhecimentos e talentos são mais visíveis do que outros e influenciam o seu comportamento, fazendo você ter sucesso na sua vida profissional. São coisas que você faz bem, sem esforço e de maneira eficaz. Eles são sua força, seu poder. Quando você percebe que precisa de um conhecimento ou talento que não tem, procure alguma pessoa ou um grupo que tenha esse conhecimento ou talento, e desenvolva o que você precisa. Procure por conhecimentos e talentos que lhe complementem. Estas pessoas se tornarão companheiros de equipe, parceiros, colegas de trabalho, consultores e amigos. Com a combinação destes conhecimentos as pessoas crescem, prosperam e se tornam bem sucedidas. Os serviços de apoio administrativo compreendem um número incalculável de ações, todas necessárias ao andamento dos trabalhos e às rotinas de qualquer organização, sejam elas grandes ou pequenas, simples ou complexas. Esses serviços se estendem a todos os departamentos da empresa e, conseqüentemente, às pessoas que neles trabalham. 1.2 O QUE FAZ UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO? Vamos observar alguns aspectos do cotidiano de uma empresa, relatados na situação a seguir: Estamos no cenário de um escritório de cobrança. Rosa, a secretária, recebe os clientes que chegam ao escritório para uma reunião com o Dr. Carlos, seu chefe. Ela os acomoda na sala de recepção, tendo a delicadeza de oferecer-lhes cafezinho e água. 15 Logo em seguida, Rosa vai até a sala do Dr. Carlos anunciar a chegada dos clientes para a reunião e informá-lo de que a agenda para o dia seguinte está pronta. Enquanto isso, Marcelo, outro funcionário da empresa, realiza um serviço externo: ele está no banco fazendo um depósito e depois irá aos Correios despachar uma encomenda. Já está previsto que quando chegar de volta à empresa distribuirá documentos internamente, para outros funcionários. No final da tarde, Marcelo sairá outra vez, para entregar documentos a uma empresa cliente da sua. Ao mesmo tempo, Marina providencia, com urgência, a compra de material de escritório para a diretoria, a partir de um pedido de Rosa. E Lílian prepara uma relação do mobiliário e do equipamento que necessitam de manutenção, solicitando cópias dessa relação para enviar ao diretor. Nesse cenário, podemos destacar as seguintes atividades de auxiliar administrativo: • O atendimento aos clientes que chegam à empresa; • O preparo da agenda do chefe; • A realização de depósitos bancários; • A expedição de cartas ou encomendas; • A distribuição interna de documentos, para funcionários da empresa; • A entrega de documentos a clientes; • A compra de material de consumo; • O controle dos bens móveis, isto é, do equipamento e do mobiliário da empresa; • As providencias para a manutenção dos bens móveis; • Cópias de documentos. 16 Lembre-se de que tudo isso está sendo realizado em um escritóriode cobrança, cuja finalidade principal é cobrar dívidas em nome de seus clientes. No entanto, não fossem essas tarefas ou atividades seria praticamente impossível que a empresa atingisse seus objetivos. Por isso dizemos que o serviço de cobrança, para essa empresa, é a sua atividade-fim, a atividade para a qual ela existe, ou seja, sua missão. E as outras, que são realizadas para apoiar e tornar possível o pleno desenvolvimento dessa atividade-fim constituem os serviços de apoio administrativo. Portanto, a essas ações, que dão o apoio à realização das atividades-fim de uma empresa, denominamos serviço de apoio administrativo. Serviço de apoio administrativo é o nome dado às diversas tarefas e atividades que são imprescindíveis ao desenvolvimento das atividades-fim da empresa, estas voltadas para seu objetivo central. O serviço de apoio administrativo pode ocorrer dentro e fora das organizações, sendo realizado por profissionais recrutados para esse fim. Só para citar alguns exemplos, podemos listar as seguintes ações: efetuar pagamentos, receber contas, separar e organizar documentos, classificando-os por divisões ou setores, e organizar correspondências. Uma empresa só cumprirá seus objetivos se também os serviços de apoio administrativo forem exercidos por profissionais competentes, esforçados e empenhados em realizar um trabalho de qualidade. Nas organizações os auxiliares administrativos, são cobrados a toda hora por seu desempenho e qualidade de serviço. O certo é que quando demonstra qualidades e potencial profissional, uma pessoa consegue ampliar suas chances de progressão funcional dentro da organização ou, até mesmo, em outras empresas do mercado. E é visando aproveitar essas pessoas em funções nas quais possam utilizar melhor o seu potencial que as empresas, 17 muitas vezes, procuram desenvolver a formação de seus trabalhadores, oferecendo-lhes qualificação técnica ou aperfeiçoando seus conhecimentos, para encaminhá-los a outras posições. Outras vezes, também, promovem um constante rodízio de seu pessoal. Esse procedimento possibilita melhor assimilação e maior adaptação do trabalhador às ações rotineiras da empresa, ajudando-o a encontrar uma atividade profissional com a qual melhor se identifique. 1.3 A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA A organização é muito importante nos serviços de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturação das atividades que pretende realizar. A palavra organização tem um sentido de preparação, de planejamento de uma atividade de acordo com um método de trabalho. Mas organização também significa, a forma como os dados e documentos são arrumados, guardados, dispostos. E isso é muito importante para que eles não se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem necessários. Como se pode constatar, organização é uma espécie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcançar os objetivos estabelecidos. E a relação entre organização e ferramenta é muito forte. A organização é necessária em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho. Não é de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar, colocar os dados e as informações nos devidos lugares. Já no princípio do século XX o mundo se via às voltas com inúmeros problemas de desorganização e falta de métodos nas empresas. Foi então que Frederick W. Taylor, um norte- americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas experiências pudessem ser repetidas depois, servindo 18 de modelo para a realização de outras. É a Taylor que se deve um sistema de produção baseado na organização racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento máximo com o mínimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que serão desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornará mais fácil de executar e, conseqüentemente, se realizará em menos tempo e com maior qualidade. Mas para planejar ou estruturar uma tarefa ou atividade torna-se necessário definir: • O que precisa ser feito para realizar aquele serviço; • Que pessoas deverão fazer o serviço; • Quanto tempo será preciso para executá-lo; • Que recursos materiais e financeiros serão utilizados em sua execução. Em geral, é o supervisor que deve organizar a tarefa ou atividade, definindo todos esses aspectos. E ao profissional de apoio administrativo cabe, antes de tudo, identificar se a tarefa ou atividade está ou não organizada. Em caso negativo, ele mesmo precisa ter a iniciativa de fazer isso, pois deve saber que é necessário realizar aquela tarefa, independentemente de os responsáveis terem ou não organizado o trabalho. E isso não é difícil! Quer ver? Os procedimentos listados a seguir são bastante práticos e podem ajudar o profissional de apoio administrativo no seu dia-a-dia de trabalho. Preste atenção. 1. Procure entender bem a atividade solicitada, inclusive a importância de sua realização para a empresa. Se necessário, faça perguntas para esclarecer dúvidas que possam prejudicar a execução do trabalho. 19 2. Analise se está capacitado a fazer o que foi solicitado, ao contrário peça ajuda. 3. Não realize a atividade sem antes pensar, pois qualquer trabalho deve ser feito a partir de um planejamento. 4. Verifique, então, quais as condições materiais para fazer o que é pedido: • Há necessidade de máquinas ou outros equipamentos para realizar o trabalho; • O tempo estipulado é suficiente; • Serão necessários documentos para consulta, dinheiro, etc. 5. Busque uma atividade que tenha sido bem-feita, para servir de modelo à que foi solicitada. 6. Informe seus colegas sobre o andamento do trabalho. Isso ajuda a eliminar imperfeições e a garantir o êxito da atividade. 7. Sempre que possível, antecipe-se aos problemas, nunca deixando acontecer o pior. Se você percebe que algo está falhando, não continue o trabalho. Suspenda-o imediatamente e verifique o que está ocorrendo. Informe seus colegas sobre os problemas e troque idéias com os mais experientes. 8. Seja você o primeiro a supervisionar seu próprio trabalho. Isso significa agir com maturidade em todos os momentos, pois esse é o papel dos profissionais experientes e sérios. Agindo assim, com planejamento, a probabilidade de ocorrer um erro fica mais remota. Bem, você leu aqui apenas alguns procedimentos. As experiências do seu dia-a-dia certamente lhe ensinarão vários outros, todos muito valiosos. 20 Tenha sempre em mente que aquilo que deve ser feito deve ser bem-feito. 1.4 CARACTERÍSTICAS DE UM BOM PROFISSIONAL Além, dos deveres de um profissional, os quais são obrigatórios, devem ser levadas em conta às qualidades pessoais que também concorrem para o enriquecimento de sua atuação profissional, algumas delas facilitando o exercício da profissão. Muitas destas qualidades poderão ser adquiridas com esforço e vontade, aumentando neste caso o mérito do profissional que, no decorrer de sua atividade profissional, consegue incorporá-las à sua personalidade, procurando vivenciá-las ao lado dos deveres profissionais. As dicas apresentadas facilitaram a sua convivência com as demais pessoas e se aplicam aos diversos ambientes que vocêconvive, quer seja no trabalho, em casa, na escola, e mesmo nos momentos de diversão etc. È necessário apresentar, então, a principais qualidades que são consideras importantes no exercício de uma profissão. São elas: 1. Aparência Ao adolescente no exercício de suas funções é determinado o uso do uniforme que é composto de crachá, calça jeans e tênis. Além do uniforme limpo e passado, você deverá estar atento ao que se segue: Mantenha os cabelos cortados e a barba feita, se for o caso; • Mantenha as unhas limpas, cortadas e bem cuidadas; • Uso constante de desodorantes e de anti-sépticos; • Uso do fio dental após as refeições; • Escovar os dentes após toda e qualquer refeição; • Tomar banhos diários; • Lavar as mãos antes das refeições; 21 • Organizar e manter limpo o seu ambiente (trabalho, casa, escola, igreja etc). A aparência em geral, hábitos de limpeza, cabelos, peles e unhas e com vestimenta adequada para cada ocasião ou função profissional, é relevante. Uma aparência saudável demonstra que você está de bem com a vida e com as pessoas que o rodeiam. Pessoas que não cuidam do seu visual geralmente acreditam não serem muito bem aceitas na sociedade. E esta forma de desleixo é inconscientemente proposital, uma forma de chamar a atenção, de agredir o outro. Portanto, uma boa aparência, contribui para a criação de um bom ambiente de trabalho promovendo um relacionamento cordial entre o adolescente e os demais membros da organização. Lembre-se sempre: A aparência é o seu “cartão de visitas”. 2. Capacidade de iniciativa Esteja sempre alerta quanto às atividades de sua área. Você poderá adotar algumas medidas antes que alguém mande. Ações rotineiras (aquelas que você executa todos os dias) não há necessidade de uma ordem. Você sabe que tem que fazer então faça. Quando você executa qualquer atividade que está sob a sua responsabilidade sem que haja uma ordem, isto significa que você teve INICIATIVA. Caso haja necessidade, você pode fazer uma lista dessas atividades. Assim, ao iniciar o expediente, você tomará a INICIATIVA de desenvolver suas atividades sem que haja a necessidade uma determinação. 22 Acessar o computador e procurar aprender é uma iniciativa bastante válida. Caso não tenha acesso a um, pode, mesmo assim, demonstrar interesse em aprender. Demonstrando que você tem iniciativa própria, desempenhando bem o seu papel com esforço e dedicação, seu supervisor o observará com mais atenção e certamente surgirão novas oportunidades. 3. Assiduidade Ser assíduo é estar todos os dias no trabalho. É uma forma de demonstrar comprometimento e responsabilidade na execução de suas tarefas. Ser assíduo é um processo de educação muito valorizado pelas empresas. Portanto, preste bastante atenção a essa dica simples que pode fazer de você um profissional diferenciado dos demais. 4. Disciplina A disciplina é imprescindível no ambiente de trabalho. Nas empresas públicas e privadas, existe uma cadeia de comando que é composta por presidente, diretores, chefes, coordenadores, supervisores etc. Isto é chamado de hierarquia organizacional. Todos nós estamos subordinados a ela. A disciplina nos possibilita evitar atritos com nossos colegas, bem como com os nossos superiores. Mesmo durante o seu aprendizado você encontrará diversas situações: chefes mal humorados, colegas mal educados, secretárias autoritárias. Porém, você encontrará pessoas dignas, compreensivas com disposição para ajudá-lo quando necessário, e se preciso for, chamar a sua atenção indicando seus erros para que você possa crescer. 5. Educação A educação é sempre bem vinda. Não podemos confundir o nosso ambiente de aprendizado com a turma de 23 amigos. No processo de educação profissional existem algumas palavrinhas mágicas, tais como: Por favor; Por gentileza; Desculpa-me; Muito obrigado; Bom dia; Com licença; Além dessas palavrinhas mágicas é muito educado evitar o uso de gírias exageradas e palavrões. O tom da voz também é uma forma de demonstrar educação. No nosso meio ambiente não é necessário gritar. Falar com tom de voz moderado e calmo é fundamental. A cordialidade é outra forma de demonstrar educação. Ser cordial com todos aqueles com quem tratamos é importante para o bom andamento do nosso aprendizado. 6. Interesse Busque demonstrar interesse todas às vezes que você for solicitado. O interesse faz você ouvir bem o que é solicitado, isto propicia uma execução rápida e eficiente do pedido, o interesse em manter sua mesa organizada, aumenta o rendimento e a qualidade do seu trabalho, o interesse em saber o que a área faz, possibilita o seu crescimento, o interesse em melhorar no seu dia-a-dia, possibilita um melhor aprendizado. Todos esses interesses farão de você, no futuro, um profissional capacitado. O seu interesse por tudo que te cerca deve começar hoje, agora. Um adolescente interessado é com certeza um profissional de sucesso. Porém há um tipo de interesse que diferencia para melhor um adolescente do outro, trata-se do interesse pelos ESTUDOS. Estudar é a única forma de se obter sucesso em uma organização. Não há mágica. Estudo é igual sucesso profissional. 24 7. Pontualidade Ser pontual é cumprir o horário determinado, ser exato e regular. O bom profissional não só é lembrado pelo seu currículo invejável, mas por ter responsabilidade com seus horários. O ideal é estarmos sempre adiantado ou, no mínimo, no horário correto. Cumprir o horário estabelecido é uma forma de mostrar comprometimento com a organização e com o aprendizado. A pontualidade é um fator importante para o desenvolvimento do aprendizado. O funcionário pontual será sempre bem avaliado pela empresa e criará melhores condições para o atendimento das demandas da empresa. O horário estabelecido é para ser cumprido. 8. Produtividade Produtividade é o resultado da soma do seu aprendizado. Aprendizado bom, resultado bom. Aprendizado ruim, resultado ruim. Aprendizado bom, bom profissional você será. Aprendizado ruim, péssimo profissional você será. A produtividade exigida de você é aquela que você é capaz de dar. Então, se esforce sempre por apresentar resultados compatíveis com aquilo que foi negociado com o seu supervisor. 9. Qualidade Dez Mandamentos de Qualidade: 1. Ao acordar, não permita que algo que saiu errado ontem seja o primeiro tema do dia. No máximo, comente seus planos no sentido de tornar seu trabalho cada vez mais produtivo. Pensar Positivo é Qualidade. 2. Ao entrar no prédio de sua empresa, cumprimente cada um que lhe dirige o olhar, mesmo não sendo colega de sua área. Ser Educado é Qualidade. 25 3. Seja metódico ao abrir seu armário, ligar seu terminal, disponibilizar os recursos ao seu redor. Comece relembrando as notícias de ontem. Ser Organizado é Qualidade. 4. Não se deixe envolver pela primeira informação de erro recebida de quem talvez não saiba de todos os detalhes. Junte mais dados que lhe permita obter um parecer correto sobre o assunto. Ser Prevenido é Qualidade. 5. Quando for abordado por alguém, tente adiar sua própria tarefa, pois quem veio lhe procurar deve estar precisando bastante de sua ajuda e confia em você. Ele ficará feliz pelo auxílio que você possa lhe dar. Ser Atencioso é Qualidade. 6. Não deixe de alimentar-se na hora do almoço. Pode ser até um pequeno lanche, mas respeite suas necessidades humanas. Aquelatarefa urgente pode aguardar mais 30 minutos. Respeitar a Saúde é Qualidade. 7. Dentro do possível tente agendar tarefas (comerciais e sociais) para os próximos 10 dias. Não fique trocando datas a todo o momento, principalmente a minutos do evento. Lembre- se, você afetará o horário de vários colegas. Cumprir o Acordo é Qualidade. 8. Ao comparecer a estes eventos, leve tudo o que for preciso para a ocasião, principalmente suas idéias. E divulgue-as sem receio. O máximo que pode ocorrer é alguém poderoso - ou um grupo - não comprá-la. Em dois ou três meses, talvez você tenha chance de mostrar, com mais ênfase, que estava com a razão. Saiba esperar. Ter Paciência é Qualidade. 9. Não prometa o que está além do seu alcance só para impressionar quem lhe ouve. Se você ficar devendo um dia, vai arranhar o conceito que levou anos para construir. Falar a Verdade é Qualidade. 26 10. Na saída do trabalho, esqueça-o. Pense como vai ser bom chegar em casa e rever a família, o que lhe dá segurança para desenvolver suas tarefas com equilíbrio. Amar a Família é a Maior Qualidade. 10. Honestidade A honestidade está relacionada com a confiança que nos é depositada, com a responsabilidade perante o bem de terceiros e a manutenção de seus direitos. É muito fácil encontrar a falta de honestidade quanto existe a fascinação pelos lucros, privilégios e benefícios fáceis, pelo enriquecimento ilícito em cargos que outorgam autoridade e que têm a confiança de uma coletividade. Já ARISTÓTELES (1992, p.75) em sua "Ética a Nicômanos" analisava a questão da honestidade: Outras pessoas se excedem no sentido de obter qualquer coisa e de qualquer fonte, por exemplo, os que fazem negócios sórdidos, os proxenetas e demais pessoas desse tipo, bem como os usurários, que emprestam pequenas importâncias a juros altos. Todas as pessoas deste tipo obtêm mais do que merecem e de fontes erradas. O que há de comum entre elas é obviamente uma ganância sórdida, e todas carregam um aviltante por causa do ganho e de um pequeno ganho, aliás. Com efeito, aquelas pessoas que ganham muito em fontes erradas, e cujos ganhos não são justos, por exemplo, os tiranos quando saqueiam cidades e roubam templos, não são chamados de avarentos, mas de maus, ímpios e injustos. São inúmeros os exemplos de falta de honestidade no exercício de uma profissão. Um psicanalista, abusando de sua profissão ao induzir um paciente a cometer adultério, está sendo desonesto. Um contabilista que, para conseguir aumentos de honorários, retém os livros de um comerciante, está sendo desonesto. A honestidade é a primeira virtude no campo profissional. É um princípio que não admite relatividade, tolerância ou interpretações circunstanciais. 27 11. Sigilo O respeito aos segredos das pessoas, dos negócios, das empresas, deve ser desenvolvido na formação de futuros profissionais, pois trata-se de algo muito importante. Uma informação sigilosa é algo que nos é confiado e cuja preservação de silêncio é obrigatória. Revelar detalhes ou mesmo frívolas ocorrências dos locais de trabalho, em geral, nada interessa a terceiros e ainda existe um agravante de que planos e projetos de uma empresa ainda não colocados em prática possam ser copiados e colocados no mercado pela concorrência antes que a empresa que os concebeu tenha tido oportunidade de lançá-los. Documentos, registros contábeis, planos de marketing, pesquisas científicas, hábitos pessoais, dentre outros, devem ser mantidos em sigilo e sua revelação pode representar sérios problemas para a empresa ou para os clientes do profissional. 12. Competência Competência, sob o ponto de vista funcional, é o exercício do conhecimento de forma adequada e persistente a um trabalho ou profissão. Devemos buscá-la sempre. É de extrema importância a busca da competência profissional em qualquer área de atuação. Recursos humanos devem ser incentivados a buscar sua competência, através do aprimoramento contínuo de suas habilidades e conhecimentos. O conhecimento da ciência, da tecnologia, das técnicas e práticas profissionais é pré-requisito para a prestação de serviços de boa qualidade. Nem sempre é possível acumular todo conhecimento exigido para determinada tarefa, mas é necessário ter uma postura ética e recusar serviços, quando não se tem a devida capacitação para executá-lo. Pacientes que morrem ou ficam aleijados por incompetência médica, causas que são perdidas pela 28 incompetência de advogados, prédios que desabam por erros de cálculo em engenharia, são apenas alguns exemplos de quanto se deve investir na busca da competência. 13. Prudência Todo trabalho, para ser executado, exige muita segurança. A prudência faz com que o profissional analise situações complexas e difíceis com mais facilidade e de forma mais profunda e minuciosa, contribuindo para a maior segurança, principalmente das decisões a serem tomadas. A prudência é indispensável nos casos de decisões sérias e graves, pois evita os julgamentos apressados e as lutas ou discussões inúteis. 14. Coragem Todo profissional precisa ter coragem, pois "o homem que evita e teme a tudo, não enfrenta coisa alguma, torna-se um covarde" (ARISTÓTELES, p.37). A coragem nos ajuda a reagir às críticas, quando injustas, e a nos defender dignamente quando estamos cônscios de nosso dever. Nos ajuda a não ter medo de defender a verdade e a justiça, principalmente quando estas forem de real interesse para outrem ou para o bem comum. Temos que ter coragem para tomar decisões, indispensáveis e importantes, para a eficiência do trabalho, sem levar em conta possíveis atitudes ou atos de desagrado dos chefes ou colegas. 1.5 Perseverança Qualidade difícil de ser encontrada, mas necessária, pois todo trabalho está sujeito a incompreensões, insucessos e fracassos que precisam ser superados, prosseguindo o profissional em seu trabalho, sem entregar-se a decepções ou mágoas. É louvável a perseverança dos profissionais que precisam enfrentar os problemas do subdesenvolvimento. 29 16. Compreensão Qualidade que ajuda muito um profissional, porque é bem aceito pelos que dele dependem, em termos de trabalho, facilitando a aproximação e o diálogo, tão importante no relacionamento profissional. É bom, porém, não confundir compreensão com fraqueza, para que o profissional não se deixe levar por opiniões ou atitudes, nem sempre, válidas para eficiência do seu trabalho, para que não se percam os verdadeiros objetivos a serem alcançados pela profissão. Vê-se que a compreensão precisa ser condicionada, muitas vezes, pela prudência. A compreensão que se traduz, principalmente em calor humano pode realizar muito em benefício de uma atividade profissional, dependendo de ser convenientemente dosada. 17. Humildade O profissional precisa ter humildade suficiente para admitir que não é o dono da verdade e que o bom senso e a inteligência são propriedade de um grande número de pessoas. Representa a auto-análise que todo profissional deve praticar em função de sua atividade profissional, a fim de reconhecer melhor sua limitação, buscando a colaboração de outros profissionais mais capazes, se tiver esta necessidade, dispor-se a aprender coisas novas, numa busca constante de aperfeiçoamento. Humildade é qualidade que carece de melhor interpretação,dada a sua importância, pois muitos a confundem com subserviência, dependência. Quase sempre lhe é atribuído um sentido depreciativo. Como exemplo, ouve-se freqüentemente, a respeito de determinadas pessoas, frases com estas: Fulano é muito humilde, coitado! Muito simples! Humildade está significando nestas frases pessoa carente que aceita qualquer coisa, dependente e até infeliz. É um conceito errôneo que precisa ser 30 superado, para que a Humildade adquira definitivamente a sua autenticidade. 18. Imparcialidade É uma qualidade tão importante que assume as características do dever, pois se destina a se contrapor aos preconceitos, a reagir contra os mitos, a defender os verdadeiros valores sociais e éticos, assumindo principalmente uma posição justa nas situações que terá que enfrentar. Para ser justo é preciso ser imparcial, logo a justiça depende muito da imparcialidade. 19. Otimismo Em face das perspectivas das sociedades modernas o profissional deve ser otimista, para acreditar na capacidade de realização da pessoa humana, no poder do desenvolvimento, enfrentando o futuro com energia e bom-humor. 20. Responsabilidade É o elemento fundamental da empregabilidade.Uma pessoa que se sinta responsável pelos resultados da equipe terá maior probabilidade de agir de maneira mais favorável aos interesses da equipe e de seus clientes, dentro e fora da organização. É algo que fortalece a auto-estima de cada pessoa. Só as pessoas que têm auto-estima e um sentimento de poder próprio são capazes de assumir responsabilidade. Elas sentem um sentido na vida, alcançando metas sobre as quais concordam previamente e pelas quais assumiram responsabilidade real, de maneira consciente. As pessoas que optam por não assumir responsabilidades podem ter dificuldades em encontrar significado em suas vidas. Seu comportamento é regido pelas recompensas e sanções de outras pessoas, como chefes e parceiros. Pessoas desse tipo jamais serão boas integrantes de equipes. 31 21. Lealdade Um funcionário leal se alegra quando a organização ou seu departamento é bem sucedido, defende a organização, tomando medidas concretas quando ela é ameaçada, tem orgulho de fazer parte da organização, fala positivamente sobre ela e a defende contra críticas. Lealdade não quer dizer necessariamente fazer o que a pessoa ou organização à qual você quer ser fiel quer que você faça. Lealdade não é sinônimo de obediência cega. Lealdade significa fazer críticas construtivas, mas as manter dentro do âmbito da organização. Significa agir com a convicção de que seu comportamento vai promover os legítimos interesses da organização. Assim, ser leal às vezes pode significar a recusa em fazer algo que você acha que poderá prejudicar a organização, a equipe de funcionários. 22. Espírito, Psíquico e Físico Espírito - É indispensável, o cuidado com o espírito, o psíquico e o físico. A crença em um Deus é importante para todo ser humano. A convivência comunitária permite a cada um de nós ajudar e ser ajudado em todos os sentidos. Reconhecer que somos criaturas de um Criador, nos coloca em contato com algo que nos dirige e dirige a nossa vida. Faz com que reconheçamos a importância do outro e o valor da vida. Tornar- nos sensíveis às dificuldades dos outros e mais respeitosos. Possibilita a convivência fraterna que faz um bem muito maior para nós do que para os outros. Psíquico - Cuidar bem da mente é outra necessidade de todas as pessoas. Não custa muito. Procure leituras sadias, pense coisas positivas, busque ajudar pessoas necessitadas, ouça músicas suaves, respeite as pessoas que estão a sua volta, principalmente sua família, divirta-se de forma sadia, ande em 32 boas companhias, fuja de todo e qualquer vício e tenha alegria em viver. Quanto custa isso? Físico – Faça exercícios diários, pratique esportes, faça caminhadas, alimente-se de forma saudável, evite os vícios, durma oito horas diárias, não esqueça do lazer, não use da auto- medicação. 1.5 O QUE É UMA EMPRESA? Define-se uma empresa como um conjunto de pessoas e meios materiais cuja atividade é orientada para a produção de bens econômicos, isto é, bens ou serviços que satisfazem às necessidades humanas. Essa definição se aplica tanto às empresas capitalistas, próprias do sistema de livre mercado, que buscam a obtenção de lucro e decidem suas próprias políticas econômicas, quanto àquelas que atuam em um sistema econômico coletivizado, e que têm como objetivo o cumprimento de metas impostas através de um plano traçado pelas autoridades econômicas do estado. Mesmo nos países de economia de mercado existem empresas de propriedade pública, como é em geral o caso das redes de transporte urbano, das companhias estatais de petróleo etc., para as quais a obtenção de lucro pode ou não constituir o objetivo primordial. O que dá a uma instituição o caráter de empresa seja qual for o sistema econômico e social em que esteja inserida, é sua atividade e não seu objetivo. Uma empresa é a combinação de bens materiais e de trabalho humano com a finalidade de produzir bens ou serviços. O conceito de empresa, surgido na área econômica, é de difícil apreensão do ponto de vista jurídico. Constituída por um conjunto de bens, regulado pelas normas do direito patrimonial, uma empresa é também uma reunião de pessoas. Trata-se, assim, de uma entidade de conteúdo econômico, ao mesmo tempo, social. Em conseqüência disso, aplicam-se ao campo empresarial diversos ramos da ciência jurídica, tais 33 como o direito comercial, trabalhista etc. Por outro lado, a diversidade de formas que uma empresa pode assumir determina também as normas legais a ela aplicáveis. 1.6 SETORES DE UMA EMPRESA Função técnica ou de produção – a produção é definida como um processo pelo qual os insumos são transformados em produtos que vão atender as necessidades da sociedade. É a principal parte do trabalho dentro de uma organização. Quando uma empresa se dispõe a produzir alguma coisa, significa que ela desenvolveu um profundo conhecimento sobre seu produto final, tal como: características, técnicas, tipo de material usado, desempenho, utilidade, forma... Esse conhecimento é o know-how da produção. A produção varia conforme a capacidade do mercado consumidor. Função financeira ou de contabilidade – tem como objetivo básico a obtenção de fundos suficientes para manter o negócio em operação, deve-se usar da melhor forma os fundos obtidos, levando em conta o retorno desejado pelos acionistas. As decisões devem levar em conta não apenas os lucros esperados, mas também o risco incremental que eles representam para a empresa. A contabilidade tem como função o controle do patrimônio e às informações sobre sua composição e variáveis. Inclui relatórios à administração, aos proprietários e diretores, aos credores e fornecedores, aos bancos e financeiras, ao governo (tributos) e aos investidores. No cálculo dos custos e orçamentos, deve-se levar em conta gastos como: instalações; aluguel; despesa com água, luz, telefone; material de oficina; material de escritório; depreciação de móveis, bancadas e instrumentos; pró-labore dos sócios; despesas com contador; assinaturas de revistas técnicas; compra de livros e esquemáticos; impostos; componentes(materiais); 34 encargos sociais e mão-de-obra; custos de distribuição (propaganda, telefone, combustível, promoções, correio...). Função comercial ou marketing– determina as necessidades e desejos do consumidor e produz bens que satisfaçam essas necessidades. Dentre suas atividades têm-se merchandising (propaganda), localização e medição da demanda, disponibilização do produto. A área de marketing é responsável por trazer novos clientes e manter os antigos. Os meios de divulgação são: Internet, jornais, revistas especializadas, outdoors, faixa nas ruas, anúncios em ônibus, propaganda em rádio/TV. Função de Recursos Humanos (RH) – faz a análise do trabalho, com os seguintes objetivos: eliminação de desperdício, treinamento dos operários e especialização de atividades. A avaliação do desempenho pode ter os seguintes usos administrativos: adequação do indivíduo ao bom desempenho, treinamento, promoções, incentivo salarial ao bom desempenho, melhoria das relações humanas, auto- aperfeiçoamento do empregado, informações básicas para a pesquisa de RH, estimativa do potencial de desenvolvimento do empregado e feedback de informações ao próprio indivíduo avaliado. O RH também tem a função de seleção de novos funcionários e designação das atividades. Função administrativa – cuida dos serviços de compras, estoques e controles. Deve ser informatizada, com a emissão de vários relatórios de controle, incluindo entrada/saída de produtos, análise financeira, receita, despesa, patrimônio. Na administração de uma empresa, o planejamento organizacional é desenvolvido para o alcance de uma situação desejada. Enquanto isso o planejamento estratégico envolve 35 empreendimentos que afetam toda a empresa por longo período de tempo. Função executiva – deve traduzir os planos dos superiores em planos e ordens imediatos, emitir ordens específicas, supervisionar e motivar os esforços atuais. Divide- se em diretores e gerentes de departamentos. Grupos formais de departamentos – são unidades necessárias ao dia-a-dia operacional da organização cuja função é importante para a eficiência. Ex: departamento de contabilidade, departamento de engenharia, setor de compras, almoxarifado... Tipos de departamentos: • Organização por função – é baseada na especialização e divisão de trabalho. A função é parte de uma organização ou atividade. Uma organização é um conjunto de funções compostas para atingir um ou mais objetivos. • Organização por produto – permite uma descentralização e surgem unidades com as responsabilidades concentradas em um produto específico. • Organização por mercado – quando as companhias se tornam grandemente orientadas para marketing, há uma tendência muito grande de estabelecer uma organização orientada para atender às necessidades do mercado. Isso exige diferentes forças de venda, promoção, preço, embalagem e outras técnicas e estratégias de marketing. • Organização por área geográfica – prática comum em empresas multinacionais. 36 • Organização por processo – os indivíduos são agrupados por habilidades tecnológicas em nível de especialização. • Organização matricial – quando duas organizações complementares (a por projeto e a funcional) são fundidas para criar a organização matricial. Segurança de uma empresa leva em conta a prevenção de acidentes de trabalho, roubos e incêndios. PARTE II RELAÇÕES HUMANAS 2.1 IMPORTÂNCIA DA RELAÇÕES HUMANAS Diante do crescimento demográfico, mobilidade espacial de indivíduos e de grupos, multiplicidade de aspectos da vida moderna, número elevado de instituições e de grupos aos quais pertencemos (às vezes até mesmo involuntariamente), contatos rápidos e superficiais que necessitamos manter com diferentes pessoas de classes sociais, além de outros fatores, vieram alertar os psicólogos, administradores, educadores 37 e demais profissionais, quanto à importância do estudo das relações humanas. Mansidão, brandura e cordialidade, são palavras que permeiam nossos pensamentos enquanto seres que apreendemos e aprendemos no cotidiano repleto de conexões entre o meu “eu” e os outros “eus”. Colocar em prática essas três palavras em um mundo cada vez mais competitivo, globalizado e individualista quase chega a ser um desatino, pois este não tem sido o principal motor do cotidiano das instituições e empresas, apesar de todas as discussões apontarem para a necessidade de uma mudança de paradigmas. Entretanto, o que predomina, infelizmente, é o agir e o pensar individual, pouco participativo e sem a solidariedade necessária. Contudo, o que movimenta cada um de nós é o estar além desta constatação. É cada vez mais exigido o desenvolver de outros olhares, competências e habilidades no trato com o outro: a cada instante é preciso estar atento aos nossos padrões de atitudes e comportamentos e, além disso, percebermos com mais consciência e criticidade nossas ações enquanto seres de relação. A necessidade de mudanças fundamentais e de uma nova visão de futuro para nossas vidas cotidianas é desafio permanente, num mundo cada vez mais interdependente e, inacreditavelmente, imprevisível. A restauração de valores, a ampliação dos espaços e tempos de leitura e aprendizagem, o conhecimento e as habilidades no estar junto com o outro é uma preocupação de muitos que se interessam no desenvolvimento de um outro tempo, de um outro mundo, perfeitamente possíveis, mais justo, solidário e fraterno. 38 2.2 - DIFERENÇAS INDIVIDUAIS Não é surpresa para ninguém que as pessoas diferem umas das outras, não havendo dois seres iguais no mundo. O homem sempre teve consciência das suas características individuais, das suas necessidades diferenciadas. Pode-se citar o exemplo de dois irmãos gerados por pais de uma única família, com a mesma criação, a mesma educação social e moral, mas desde pequenos demonstram características diferentes em seus comportamentos, no caráter moral e social. Além de sua importância teórica, o problema da causa das diferenças individuais tem significado prático de longo alcance em muitos campos. Entender o que impulsiona o indivíduo para estabelecer seus contatos, bem como as formas de comportamento adotadas em uma ou outra situação são temas que, entre outros, vãos servir de subsídio para um relacionamento interpessoal rico e produtivo. Sendo assim, qualquer atividade destinada a melhorar o desenvolvimento das relações entre as pessoas precisa basear-se na compreensão dos aspectos que influenciam o total desenvolvimento. Observar com atenção os fatores que caracterizam uma relação harmoniosa entre as pessoas é saber respeitar cada indivíduo com suas características e peculiaridades. Não é fácil aceitar às vezes nem mesmo as nossas próprias atitudes, então precisamos aprender que, se quisermos nos relacionar adequadamente com outro indivíduo, precisamos nos relacionar bem primeiro com nós mesmos, 39 vencendo nossos obstáculos internos (medos, desconfiança, insegurança, etc). “Onde há duas pessoas, há um relacionamento”, e assim sendo, com certeza estaremos falando em conflitos de crenças, costumes, gostos, educação, etc., pois relacionamentos são repletos de ‘surpresas’, que distinguem um indivíduo do outro. Os relacionamentos podem existir por vários motivos, podemos nos relacionar com as pessoas profissionalmente ou simplesmente porque tivemos empatia por ela(s), ou ainda por vários outros motivos. O que devemos avaliar no momento do relacionamentoé o seu propósito, principalmente para que não se tenha ambivalência nas interpretações. No momento, falamos do ponto de vista profissional. Se as pessoas aprendessem a se relacionar profissionalmente de forma correta, poderíamos evitar muitos problemas nos locais de trabalho. No ambiente de trabalho o que predomina e o que devemos avaliar são as condições para uma verdadeira harmonia entre o homem e o trabalho, e vice versa. Identificando o real motivo e o propósito de um relacionamento, estaremos caminhando dentro de um processo evolutivo para alcançarmos com êxito um bom relacionamento com os nossos colegas de trabalho. A base concreta para um bom relacionamento é ter percepção dos nossos deveres e obrigações, e dos limites e regras que fazem a relação social ser harmônica. 2.3 RELACIONAMENTOS INTERPESSOAIS 40 Para mantermos um relacionamento interpessoal de alto nível, é importante valorizar as pessoas com as quais mantemos contato. Se Você desejar ser líder, ou mesmo, uma pessoa bem relacionada e de sucesso na vida, é fundamental desenvolver uma personalidade positiva, bem como aplicar diariamente os princípios abaixo expostos: • Cumprimente as pessoas com um sorriso, ficando feliz ao vê-las. • Chame as pessoas pelo seu nome. • Interesse-se realmente pelos outros. • Faça as pessoas sentirem que elas têm valor. • Incentive as pessoas para o sucesso. • Elogie as pessoas pelo que elas têm de bom. • Escute as pessoas com atenção, procurando fazer com que elas falem sobre si mesmas. • Seja humilde e esteja disposto a aprender mais com todos que encontrar. • Considere os sentimentos e opiniões das outras pessoas, nunca se envergonhe. • Fale de seus próprios erros e limitações. • Ajude as pessoas a superarem seus problemas, e a conseguirem o que elas querem. • Mantenha o seu bom humor em todas as circunstâncias, mesmo em frente às dificuldades. 41 • Seja cordial, alegre e otimista, faça com que sua presença seja bem vinda. • Descubra em primeiro lugar os pontos em comum, e após veja as divergências. • Seja cauteloso ao criticar. • Não leve tudo tão a sério, simplifique. • Agradeça tudo o que receber. • Torne-se uma pessoa interessante. • Aprenda a se divertir, a valorizar seu corpo e a si mesmo. • Desenvolva uma personalidade positiva. 2.4 GRUPO X EQUIPE O que caracteriza uma equipe e a distingue de um grupo? Descreveremos duas empresas. Uma é a Empresa Grupo, a outra a Empresa Equipe. A EMPRESA GRUPO NO GRUPO todos trabalham voltados para os mesmos objetivos e têm seus papéis e funções definidas. Não obstante, os resultados ficam aquém do esperado. Por que será? A realidade é a seguinte. Na empresa GRUPO ninguém sabe direito o que o outro pensa porque as pessoas ou não se comunicam ou falam de forma política sem dizer o que realmente pensam. Às vezes alguns falam, mas de forma descontrolada e sem habilidade. É também cada um por si. Ninguém toma a iniciativa de ajudar o outro. Aliás, existem 42 muitas divergências relacionadas a problemas do trabalho e também diferenças de valores pessoais. Em alguns casos essas divergências e problemas de relacionamentos são manifestados, já em outros são mascarados por razões políticas. Há muito fingimento. Faz-se de conta que está tudo bem. As áreas e grupos de trabalho são às vezes verdadeiros feudos umas em relação às outras. Panelinhas, grupos fechados não faltam. E o conhecimento interpessoal? Embora trabalhando juntas há muito tempo, as pessoas se conhecem superficialmente e não se sentem unidas uma as outras, correndo o risco de se julgarem e interpretarem mal. Julgam-se pelas aparências de forma negativa sem perceber e entender os problemas e dificuldades pessoais que os colegas enfrentam ou tiveram que enfrentar no passado deixando marcas. EMPRESA EQUIPE A Empresa EQUIPE, além de ter os seus membros voltados para os mesmos objetivos com papéis e funções bem definidas, possui uma série de fatores positivos que a distinguem do GRUPO e garantem a obtenção de excelentes resultados com muita sinergia e criatividade. Por que será? Vejamos. Na EQUIPE existe uma transparência muito grande entre todos. Ninguém esconde o jogo. Cada um sabe o que o outro pensa e sente sobre os assuntos do trabalho. Mas tudo de forma muito construtiva! Além disso, o nível de mútua colaboração é ótimo. Trabalham realmente em um time. Cada um pode contar com o outro que espontaneamente e prazerosamente se dispõe a dar o apoio e ajuda quando necessário. Nesse ambiente tão bom não quer dizer que não existam conflitos. Eles fazem parte do relacionamento humano e se tornam até fator de crescimento se forem trabalhados através do debate conduzido da maneira certa e na hora certa. É isto que acontece na EQUIPE. Nesta, as lideranças não são distantes. 43 Atuam próximas e em conjunto com todos os seus membros que participam ativamente numa rica interação entre todos, favorecendo assim a criatividade e aumentando o comprometimento mútuo. Os líderes são suficientemente seguros para não se sentirem ameaçados pelas idéias de valor que venham de baixo. Ninguém pretende sobressair-se isoladamente. Os resultados é que se destacam. Como em um bom time de futebol, a equipe toda vibra com o gol do colega porque o time todo sai ganhando. Mas se o relacionamento é muito bom dentro da equipe que é muito unida, isto não a torna fechada na interação com as outras equipes e áreas da empresa. Pelo contrário. A empresa funciona como um time. A comunicação entre todos é ótima. E, o que é básico, as pessoas se constituem no valor mais importante. Elas se conhecem e se sentem mais profundamente, havendo então muita empatia. Isto aumenta a compreensão mútua e evita os preconceitos e julgamentos superficiais indevidos. Pelo exposto, fica evidente que na EQUIPE, a partir da ótima interação existente, a criatividade, a qualidade e a produtividade são grandes e todos lucram: a empresa tem muito mais resultados e os seus membros são muito mais felizes e têm muito mais Qualidade de Vida no trabalho, o lugar onde se passa a maior parte do tempo acordado. Trabalhar efetivamente em equipe compensa para os dois lados: empresa e funcionários. Somente alguém não deve gostar porque sai perdendo com isto: o concorrente! 2.5 OS DEZ MANDAMENTOS DO PARTICIPANTE DE UMA EQUIPE 1) Respeitar ao próximo como ser humano. 2) Evitar cortar a palavra a quem fala, esperando sua vez. 3) Controlar suas reações agressivas, evitando ser indelicado ou mesmo irônico. 44 4) Evitar passar por cima de seu superior; quando o fizer dê uma explicação prévia, ou assim que for possível. 5) Procurar conhecer melhor os participantes da equipe, afim de compreendê-los e de se adaptar a personalidade de cada um. 6) Evitar tomar a responsabilidade atribuída a outro, a não ser a pedido deste ou em caso de emergência. 7) Procurar a causa das suas antipatias, afim de vencê-las. 8) Estar sempre sorridente. 9) Procurar definir sempre bem as palavras no caso de discussões em grupo, para evitar mal-entendido. 10) Ser modesto nas discussões; pensar que talvez o outro tenha razão e, se não, procurar compreender-lhe os motivos de pensar e agir. A primeira muralha a ser derrubada para que possamos colocar em prática esses mandamentos está em nós mesmos. Vamos nos conscientizar de que cabe a nós tomar a iniciativa. Assumao compromisso e diga a si mesmo: “A começar por mim, quebra corações!” Eu quero isso para me tornar uma pessoa melhor e fazer as pessoas que convivem comigo mais felizes. 2.6 CONVIVÊNCIA PROFISSIONAL Um número expressivo de pessoas parece não entender que existe um bem comum a defender e do qual elas dependem para o bem-estar próprio e o de seus semelhantes, havendo uma inequívoca interação que nem sempre é compreendida pelos que possuem espírito egoísta. Quem lidera entidades de classe bem sabe a dificuldade para reunir colegas, para delegar tarefas de utilidade geral. Tal posicionamento termina, quase sempre, em uma oligarquia dos que se sacrificam, e o poder das entidades tende sempre a permanecer em mãos desses grupos, por longo tempo. 45 O egoísmo parece ainda vigorar e sua reversão não nos parece fácil, diante da massificação que se tem promovido, propositadamente, para a conservação dos grupos dominantes no poder. Como o progresso do individualismo gera sempre o risco da transgressão ética, imperativa se faz a necessidade de uma tutela sobre o trabalho, através de normas éticas. É sabido que uma disciplina de conduta protege todos, evitando o caos que pode imperar quando se outorga ao indivíduo o direito de tudo fazer, ainda que prejudicando terceiros. É preciso que cada um ceda alguma coisa para receber outras e esse é um princípio que sustenta e justifica a prática virtuosa perante a comunidade. O homem não deve construir seu bem a custa de destruir o de outros, nem admitir que só existe a sua vida em todo o universo. Em geral, o egoísta é um ser de curta visão, pragmático quase sempre, isolado em sua perseguição de um bem que imagina ser só seu. O valor ético do esforço humano é variável em função de seu alcance em face da comunidade. Se o trabalho executado é só para auferir renda, em geral, tem seu valor restrito. Por outro lado, nos serviços realizados com amor, visando ao benefício de terceiros, dentro de vasto raio de ação, com consciência do bem comum, passa a existir a expressão social do mesmo. Aquele que só se preocupa com os lucros, geralmente, tende a ter menor consciência de equipe. Fascinado pela preocupação monetária, ele pouco se importa com o que ocorre com a sua comunidade e muito menos com a sociedade. Para ilustrar essa questão, citaremos um caso, muito conhecido, porém de autor anônimo. Dizem que um sábio procurava encontrar um ser integral, em relação a seu trabalho. Entrou, então, em uma obra e começou a indagar. Ao primeiro operário perguntou o que fazia e este respondeu que procurava ganhar seu salário; ao segundo repetiu a pergunta e obteve a resposta de que ele 46 preenchia seu tempo; finalmente, sempre repetindo a pergunta, encontrou um que lhe disse: "Estou construindo uma catedral para a minha cidade”. A este último, o sábio teria atribuído a qualidade de ser integral em face do trabalho, como instrumento do bem comum. A consciência de equipe tem surgido, então, quase sempre, mais por interesse de defesa do que por altruísmo. Isto porque, garantida a liberdade de trabalho, se não se regular e tutelar a conduta, o individualismo pode transformar a vida dos profissionais em reciprocidade de agressão. Tal luta quase sempre se processa através de aviltamento de preços, propaganda enganosa, calúnias, difamações, tramas, tudo na ânsia de ganhar mercado e subtrair clientela e oportunidades do colega, reduzindo a concorrência. Igualmente, para maiores lucros, pode estar o indivíduo tentado a práticas viciosas, mas rentáveis. Em nome dessas ambições, podem ser praticadas quebras de sigilo, ameaças de revelação de segredos dos negócios, simulação de pagamentos de impostos não recolhidos, etc. Para dar espaço a ambições de poder, podem ser armadas tramas contra instituições de classe, com denúncias falsas pela imprensa para ganhar eleições, ataque a nomes de líderes impolutos para ganhar prestígio, etc. Os traidores e ambiciosos, quando deixados livres completamente livres, podem cometer muitos desatinos, pois muitas são as variáveis que existem no caminho do prejuízo a terceiros. A conduta profissional, muitas vezes, pode tornar-se agressiva e inconveniente e esta é uma das fortes razões pelas quais os códigos de ética quase sempre buscam maior abrangência. O egoísmo desenfreado de poucos pode atingir um número expressivo de pessoas e até, através delas, influenciar o destino de nações, partindo da ausência de conduta virtuosa de minorias poderosas, preocupadas apenas com seus lucros. Portanto, quando nos referimos à classe, ao social, não nos 47 reportamos apenas a situações isoladas, a modelos particulares, mas a situações gerais. O egoísmo desenfreado de poucos pode atingir um número expressivo de pessoas e até, através delas, influenciar o destino de nações, partindo da ausência de conduta virtuosa de minorias poderosas, preocupadas apenas com seus lucros. Sabemos que a conduta do ser humano pode tender ao egoísmo, mas, para os interesses de uma classe, de toda uma sociedade, é preciso que se acomode às normas, porque estas devem estar apoiadas em princípios de virtude. Como as atitudes virtuosas podem garantir o bem comum, a Ética tem sido o caminho justo, adequado, para o benefício geral. Nas várias circunstâncias de nossas vidas, tanto social quanto profissional, estamos sempre nos relacionando com outras pessoas. Nestes relacionamentos, somos sempre alvos de simpatia ou antipatia. As portas se abrem para nós se somos alvos da simpatia das outras pessoas. Conseguimos o que queremos e nossas pretensões são ouvidas e, na maioria das vezes, atendidas. Ao contrário, se somos alvos da antipatia alheia, todas as portas se fecham para nós. As oportunidades escapam como areia entre os nossos dedos, e sempre saímos frustrados e decepcionados destas experiências. 2.7 COMO GANHAR A SIMPATIA DAS PESSOAS? Para atingirmos este objetivo, vêm em nosso auxílio alguns pressupostos importantes de etiqueta, cortesia ou boas maneiras. Conhecendo-os e praticando-os em nosso dia-a-dia, estaremos, certamente, mais aptos a tomar posse de todas as oportunidades de sucesso que se nos apresentam. Muitos pensam erroneamente que aprender etiqueta se resume a manusear corretamente os talheres e se comportar bem em eventos palacianos. Mas se esquecem dos inúmeros inconvenientes cometidos diariamente por pessoas desavisadas que certamente deveriam ter aprendido o comportamento 48 adequado para não desafinar nas circunstâncias da vida. Dentre as atitudes mais impróprias e as mais perigosas, pois já estão incorporadas ao modo de agir de muitas pessoas, pode-se destacar: • Revelar segredos; • Fazer perguntas sobre assuntos pessoais; • Fazer visitas sem avisar; • Furar filas; • Entrar nos aposentos sem bater na porta; • Conversar tocando nas pessoas; • Falar sem olhar no rosto do interlocutor ou usando óculos escuros; • Usar palito; • Mascar chicletes; • Bocejar, tossir e espirrar sem colocar a mão na frente; • Tocar o doente que está acamado; • Falar mal da vida alheia; • Abusar de perfume; • Fumar no elevador; • Interromper os outros para contradizer e dar conselhos que não foram pedidos; • Irritar-se ao ouvir opiniões contrárias; • Ser o dono da verdade; • Excesso de curiosidade e ou de intimidade; • O uso da franqueza sem o devido tato; • Falar cuspindo; • Jogar lixo fora do local adequado; • Atingir os outros com guarda-chuvas; • Prender o elevador; • Se despedir dos outros obstruindo portas;• Conversar obstruindo as calçadas; 49 • Molhar os pedestres passando em poças de água em dias de chuva; • Deixar correspondência sem resposta; • Discutir com o cônjuge em público; • Roubar a vaga de estacionamento de quem já estava esperando; • Falar palavrões; • Não usar expressões como ''Bom dia’’, ‘‘Bom tarde’’, ‘‘Bom noite'', ''Com licença’’, ‘‘Obrigada (a)'' e ''Desculpe-me'' Se você já cometeu alguns desses inconvenientes, fique atento e elimine-os da sua prática profissional e pessoal. 2.8 RELAÇÕES LÍDER X LIDERADOS As desavenças entre chefes e subordinados são velhas conhecidas de especialistas em recursos humanos. Um dos maiores motivos dos desentendimentos deve-se ao fato que alguns chefes têm na cabeça que o líder manda e o empregado obedece e os profissionais de hoje não aceitam mais chefes autoritários. Contudo, é inevitável a presença de um chefe, às vezes, ele faz muita falta. Remédios amargos têm valor terapêutico, pese o gosto ruim. O raciocínio se aplica, igualmente, a líderes, sejam eles gerentes, presidentes de república, pais de família, pastores eclesiásticos ou professores. Todos, de tempos em tempos, terão de mandar, exigir e ordenar, pisar nos calos dos liderados e agüentar caras feias. A história nos mostra que líderes indecisos, paternalistas ou sem liderança não produzem resultados. A história também nos ensina que quando contam apenas com a vocação para comandar eles se tornam chefes tiranos e, em conseqüência, 50 deixam de ser líderes, ainda que possam reinar pela intimidação, ameaça e truculência por certo tempo. Há circunstâncias em que o líder deve orientar a equipe a melhorar a performance, exigir maior empenho e qualidade. Em outras, ele deve servir à equipe, usando a sua posição e prestígio para negociar recursos, pois, naquela tarefa, os subordinados mostram-se mais bem preparados que ele. Quando tudo anda às mil maravilhas ele pode, inclusive, dar-se ao luxo de ser ausente, mas não desinformado. Equipes e subordinados podem exercitar a auto-gestão. Aliás, é bom que isso aconteça. Há líderes que agem como: mentor, motivador, missionário, pioneiro, amigo e assim por diante, o que enriquecem a qualidade e a eficácia do líder e a confiança e produtividade da equipe. Só que os líderes devem também disciplinar, arbitrar, decidir e assumir responsabilidade pessoal por seus atos mesmo quando as decisões contrariem desejos, opiniões e interesses da maioria. Como diferenciar um bom líder de um mau líder? O líder ruim tem problemas para se aceitar, não está satisfeito com si próprio e projeta isso nos outros, reclamando de todos. Já o bom líder está preocupado com sua equipe: quer ajudar seus subordinados e contribuir para o sucesso de cada um deles. Em contrapartida, o líder ruim só tem uma preocupação: com ele mesmo! O bom líder, ou seja, o "chefe dos sonhos" de qualquer trabalhador é aquele que possui três qualidades pessoais: a honestidade (é verdadeiro com si próprio e com os outros; assume seus próprios erros), a integridade (coerência entre palavras e atitudes) e a humildade (pensa menos em si próprio). Mas, infelizmente, nem sempre se encontram pessoas com estas características no ambiente profissional. Portanto, é importante saber como agir, no dia a dia, diante das pressões do seu chefe. Trabalhar com alguém que cultiva a pressão para 51 obtenção de resultados, e que está centrado nele mesmo e em suas ambições pessoais é bastante complicado e pode trazer repercussões psicológicas, emocionais e físicas. Lidar com a situação exige cautela. As maiores dificuldades de relacionamento encontram-se nos problemas verificados das cobranças “emocionais e funcionais”, no trabalho. Daí a necessidade de utilizar-se algo mais que a razão, exigindo sensibilidade e toque emocional ao conviver com seu líder. 52 PARTE III LINGUAGEM E COMUNICAÇÃO 3.1 LINGUAGEM: CULTA E COLOQUIAL No interior de uma multiplicidade de formas de preconceito uma vem se destacando e possui uma relação muito estreita com o processo educacional: o preconceito lingüístico. A maioria das abordagens do preconceito lingüístico se limita a descrevê-lo e denunciá-lo sem apresentar suas raízes sociais. A linguagem culta é imposta a todos os alunos, inclusive aqueles provenientes das classes menos favorecidas, que não possuem o domínio desta. O capital lingüístico daqueles que são provenientes das classes privilegiadas garante a eles uma vantagem competitiva no interior da competição escolar, o que contribui com a reprodução das desigualdades de classes. Uma das condições de possibilidade do preconceito lingüístico se encontra na distinção na linguagem. É somente quando tal distinção surge é que se torna possível esta forma de preconceito. A distinção lingüística existe desde que etnias com línguas diferentes se encontraram. No entanto, tal distinção e o preconceito derivado dela tem sua solidificação estabelecida após o processo de colonização derivado da expansão capitalista. Explicar isto remete ao entendimento da divisão social no interior de uma sociedade e em suas ressonâncias na esfera da linguagem. Trata-se do preconceito originado da distinção entre a língua culta e a linguagem coloquial, ou a normatização da linguagem e a distinção entre certo e errado. Tal preconceito tem origem no processo de normatização da língua feita pelo sistema escolar e pelos setores intelectualizados da sociedade. 53 As classes sociais privilegiadas incorporam a chamada “íngua culta” e a tomam como uma distinção social que reforça seu status privilegiado. A sociedade moderna tem na competição um dos traços mais característicos de sua sociabilidade e isto se reflete também na formação de preconceitos e nas disputas no interior da sociedade. O preconceito lingüístico acaba assumindo a força de uma arma para ganhar a competição e para buscar uma posição melhor na hierarquia social, embora ela assuma um papel especial no sistema escolar. É importante lembrarmos que a normatização da linguagem corresponde, em geral, ao jogo do certo ou errado. Assim sendo, a norma é a regra daquilo que pode ou não ser usado na língua oral ou escrita. O perigo é transformar o conhecimento destas regras num mecanismo para discriminar os que não as dominam. Além das inovações técnicas, a linguagem torna-se coloquial, espontânea, mesclando expressões da língua culta com termos populares, o estilo elevado com o estilo vulgar. Há uma forte aproximação com a fala, isto é, com a oralidade. A norma é a marca do chamado padrão culto da língua, que é apenas uma das variantes lingüísticas. O professor André Valente, em "A Linguagem Nossa de Cada Dia", afirma: "Não há, em essência, variante lingüística que seja superior a outras. Existe, sim, a que tem mais força e prestígio, a variante dos detentores do poder: da elite (econômica política ou intelectual)”. Visto que existem vários níveis de fala, o conceito do que é "certo" ou "errado" em língua deve ser considerado sob outro prisma. Na verdade, devemos falar em linguagem adequada. Tome como parâmetro a vestimenta. Qual seria a roupa "certa": terno e gravata, ou camiseta, sandália e bermuda? Evidentemente, você vai dizer que depende da situação: numa festa de gala, deveremos usar o terno e a 54 gravata. Já, jogando bola com amigos na praia, estaremos
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