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CAPÍTUlO 1 EStrutura ConCEitual da ContabilidadE A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: 3 Conhecer os conceitos e objetivos da contabilidade, seus usuários, os princípios que regem a contabilidade, os regimes contábeis e o plano de contas. 3 Diferenciar os regimes contábeis. 3 Conhecer a estruturação do plano de contas. 10 Contatibilidade Geral 10 11 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 11 Capítulo 1 ContExtualização É com grande prazer que escrevo sobre Contabilidade Geral. Este capítulo tem por objetivo trazer as informações básicas sobre a estrutura conceitual da contabilidade. Nossa meta é mostrar que os processos contábeis são ótimos, que se prestam a análises necessárias das empresas e que a grande maioria dos empresários deveria utilizá-los, desde que, com dados confiáveis. Portanto, a contabilidade é responsável pela geração de informações necessárias para gerir as empresas. Compreendendo um conjunto coordenado de conhecimentos, com objeto e finalidades definidos, obedecendo a preceitos e normas próprias, pode-se dizer, então, que a contabilidade é uma ciência do grupo das chamadas ciências econômicas e administrativas. A contabilidade registra, estuda e interpreta os fatos financeiros ou econômicos que afetam a situação patrimonial de determinada pessoa, seja ela física ou jurídica. Você compreenderá melhor a finalidade da contabilidade, observando a seguinte situação: suponha que você pretenda tornar-se comerciante, constituindo uma empresa para vender eletrodomésticos. Aí, surgem as primeiras perguntas: - você vai constituir uma empresa com quê? - O que você precisa ter em mãos para estar em condições de constituir um negócio? Respondemos: Você precisa de um capital. E capital, neste caso, significa principalmente dinheiro. Suponhamos, então, que você possua uma importância suficiente para montar a loja. Pronto, esta importância suposta é o seu capital inicial. Bem, agora que você já tem o dinheiro, precisa de um local para instalar sua loja. Vamos supor que você também já tenha alugado uma casa para esse fim. E então, o que falta? Respondemos: Você precisa equipar sua loja com vitrines, balcões, prateleiras, cadeiras, mesas, etc. Suponha, finalmente, ter adquirido esses materiais, e que eles já estejam em sua loja. A essa altura dos acontecimentos, você já deve estar indagando: A contabilidade é responsável pela geração de informações necessárias para gerir as empresas. Compreendendo um conjunto coordenado de conhecimentos, com objeto e finalidades definidos, obedecendo a preceitos e normas próprias, pode-se dizer, então, que a contabilidade é uma ciência do grupo das chamadas ciências econômicas e administrativas. 12 Contatibilidade Geral 12 - E os eletrodomésticos, para venda? Pois bem, você deverá adquirir as mercadorias para negociar. Pronto, sua loja está instalada. Você já gastou dinheiro, já aplicou seu capital inicial. Agora sua empresa já existe e você a colocará em funcionamento. Veja, você vai abrir a sua loja. Qual é o principal objetivo do seu negócio? Certamente, você responderá que é a obtenção de lucros. Muito bem. Para obter o lucro desejado, você precisará vender as suas mercadorias. sendo assim, podemos concluir que, na empresa, entrarão diariamente pessoas com finalidades diferentes: a) algumas entrarão com o objetivo de lhe fornecer mercadorias, são chamadas de fornecedores; b) outras entrarão na sua loja para comprar suas mercadorias, são os clientes. Note bem: • Quanto você imaginou ter de capital? • Quanto você aplicou em relação a esse capital inicial? • O que e quanto você comprou? • Quais os bens que você possui e quantos são? • Se você comprou a prazo, quanto ficou devendo e para quem? • Se você vendeu a prazo, quanto tem para receber e de quem? • Se você comprou ou vendeu à vista, quanto comprou e o que comprou, e quanto vendeu e o que vendeu? • O que e quanto você possui agora? Essas e outras perguntas nos levam a entender que você já possui um patrimônio, o qual está em movimento, em função de quatro operações principais – compras, vendas, pagamentos e recebimentos – e que essa movimentação (gestão) do patrimônio da sua empresa necessita de um controle, para que você possa avaliar e verificar se o seu principal objetivo (lucro) está sendo atingido. Acho que você já percebeu que há necessidade de manter um controle do seu patrimônio. E é exatamente aí que a contabilidade desempenha o seu papel. Nosso estudo tem por objetivo trazer as informações básicas sobre a estrutura conceitual da contabilidade, qual seu objeto e objetivos, seus usuários, os aspectos do patrimônio. Também abordaremos os princípios fundamentais da contabilidade, pois são eles que dão o direcionamento de como ela deve ser efetuada, a questão dos regimes contábeis, e o plano de contas, que é uma peça fundamental da contabilidade. 13 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 13 Capítulo 1 objEtivoS E uSuárioS da ContabilidadE A contabilidade, de acordo com Franco (1998, p.25): é uma ciência que estuda e controla o patrimônio das entidades, mediante o registro, a demonstração expositiva e a interpretação dos fatos ocorridos, com o fim de oferecer informações sobre a sua composição e suas variações, bem como sobre o resultado econômico da gestão da riqueza patrimonial. A figura 1 mostra que toda entidade precisa de uma contabilidade, para que os fatos ocorridos sejam registrados, a fim de fornecer relatórios que serão utilizados no seu controle. Figura 1 – A entidade e as ocorrências Fonte: Adaptado de Franco (1998) Durante todo o processo evolutivo da contabilidade, vários conceitos se formaram. Destacamos alguns: segundo Franco (1998, p. 21), “é a ciência que estuda e controla as variações no patrimônio das entidades econômico-administrativas, através de um conjunto sistematizado de preceitos e normas próprias”. Padoveze (2000, p. 35) define “Contabilidade como o sistema de informação que controla o patrimônio de uma entidade”. Percebemos, então, que a contabilidade é uma ciência que permite, através de suas técnicas, manter um controle permanente do patrimônio da empresa. A partir desses conceitos, você poderá estar pensando: - O que é Patrimônio? Patrimônio é um conjunto de bens, direitos e obrigações de uma empresa ou de uma pessoa, avaliado em moeda. No capítulo 2, você encontrará mais informações sobre o patrimônio. Entidades fatos registro relatórios controle 14 Contatibilidade Geral 14 objEto E objEtivo da ContabilidadE A Contabilidade é a ciência que tem por objeto o patrimônio das entidades e por objetivo o controle desse patrimônio, com a finalidade de fornecer informações a seus usuários. O patrimônio é o objeto da Contabilidade, isto é, constitui a matéria sobre a qual se exercem as funções contábeis. O patrimônio é um conjunto de bens, direitos e obrigações vinculados à entidade. O objetivo da Contabilidade é controlar o patrimônio. Na Contabilidade, os objetivos estão definidos, como as informações que deverão ser geradas, para que os diversos usuários possam tomar conhecimento da situação da organização, em dado momento, com a finalidade de tomar as decisões que considerarem necessárias. Perceba, então, que a finalidade da Contabilidade é a de controlar o Patrimônio, assegurar o controle do patrimônio administrado e fornecer informações sobre a composição e as variações patrimoniais, bem como o resultado das atividades econômicas desenvolvidas pela entidade para alcançar seus fins,que podem ser lucrativos ou meramente ideais (sociais, esportivos e outros); enfim, fornecer informações a seus usuários. Em resumo, podemos dizer que o conhecimento sobre os conceitos contábeis, por parte das pessoas, é importante para a análise e interpretação de dados financeiros, planejamento e controle do patrimônio, seja ele pessoal ou empresarial. no entanto, no entendimento de Fávero (1997), existem dois pontos fundamentais a serem considerados, que complicam o processo de geração de informações: • Quem são os usuários da informação contábil? • Como gerar informações para esses usuários? oS uSuárioS da ContabilidadE Os usuários são pessoas que se utilizam da contabilidade, que se interessam pela situação da empresa e buscam, nas informações trazidas pela contabilidade, as suas respostas. Então, quem são esses usuários? Eles são denominados de usuários internos ou externos à entidade. A Contabilidade é a ciência que tem por objeto o patrimônio das entidades e por objetivo o controle desse patrimônio, com a finalidade de fornecer informações a seus usuários. Os usuários são pessoas que se utilizam da contabilidade, que se interessam pela situação da empresa e buscam, nas informações trazidas pela contabilidade, as suas respostas. Então, quem são esses usuários? Eles são denominados de usuários internos ou externos à entidade. 15 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 15 Capítulo 1 Os usuários internos (diretores, gerentes, administradores nos diversos níveis) são pessoas que trabalham na entidade. Esses usuários utilizam as informações contábeis para ajudar no processo de decisão. Um gerente da empresa, por exemplo, necessita saber se um produto consegue produzir resultado positivo no mercado. Caso a resposta seja negativa, o gerente poderá decidir não mais vender o produto. Uma empresa comercial que possui diversas lojas, em diferentes cidades, poderá verificar em qual delas o resultado é melhor. A contabilidade é denominada gerencial quando é utilizada por esses usuários nas suas decisões. Os usuários externos (acionistas, clientes, fornecedores, bancos, governo, sindicatos, etc.) utilizam as informações sobre a entidade para suas decisões. Esses usuários se diferenciam dos internos, por não estarem envolvidos diretamente com a entidade. A habilidade desses usuários em obter informação da entidade é mais limitada; por não serem pessoas da entidade. Eles têm acesso à informação preparada pela administração da entidade. A contabilidade destinada a esses usuários recebe o nome de contabilidade financeira. Evidentemente, os usuários internos não são os únicos que se utilizam da contabilidade para buscar informações; os usuários externos também buscam informações para conhecer melhor a situação da empresa. Assim, o processo decisório acaba sendo influenciado pelas informações contábeis disponíveis, o que requer do contador sensibilidade, para entender que seria injusto oferecer as mesmas informações padronizadas para os usuários externos e internos. Você, com certeza, já procurou emprego. Se você tivesse conhecimento das informações contábeis da empresa, na qual procurava emprego, e percebesse que a mesma não tinha uma boa situação financeira, você iria trabalhar nessa empresa? Por quê? Até agora, estudamos os diversos conceitos relacionados à contabilidade e quem se utiliza das informações geradas pela contabilidade, sendo eles os usuários internos e externos. semelhante ao que se passa em outras áreas do conhecimento, a contabilidade também é governada por um conjunto de leis de formação, os chamados Princípios Fundamentais da Contabilidade, que servem para orientar a pratica profissional. Sobre esses princípios, trataremos a seguir. Evidentemente, os usuários internos não são os únicos que se utilizam da contabilidade para buscar informações; os usuários externos também buscam informações para conhecer melhor a situação da empresa. 16 Contatibilidade Geral 16 PrinCíPioS FundamEntaiS da ContabilidadE Não pretendemos apresentar uma ampla discussão sobre os Princípios Fundamentais da Contabilidade, mas simplesmente mostrar-lhe esses fundamentos da contabilidade. a) Princípio da entidade O princípio da entidade reconhece que o patrimônio é o objeto da contabilidade. Nesse sentido, deve existir separação entre os diversos patrimônios. Em termos práticos, isso significa, por exemplo, que o patrimônio de entidade não se confunde com o patrimônio dos sócios. É muito comum, em pequenas empresas, o proprietário utilizar os recursos da conta corrente da empresa para efetuar pagamentos pessoais. Essa atitude não respeita o princípio da entidade, pois não separa os dois patrimônios envolvidos: o patrimônio da entidade e o do proprietário. seria correto que a conta corrente da empresa só fosse utilizada para os pagamentos da empresa. b) Princípio da continuidade A continuidade de uma entidade deve ser levada em conta, quando estão sendo preparadas as suas demonstrações financeiras. Caso exista chance de que a entidade cesse suas operações, isso pode afetar a forma de como alguns ativos e passivos serão apresentados ou avaliados. Uma situação possível de ocorrer é um empréstimo captado numa instituição financeira em que existe um compromisso de pagamento imediato, diante da possibilidade de não continuidade. Isso, naturalmente, afeta a situação do balanço patrimonial da entidade. Alguns ativos somente possuem valor, caso a empresa continue existindo no futuro. É o caso dos denominados “impostos a compensar”. A entidade pode reduzir a carga tributária no futuro, conforme permitido pela legislação. Entretanto, essa possibilidade não existe caso a entidade paralise suas operações. c) Princípio da oportunidade A oportunidade diz respeito ao fato de a contabilidade reconhecer um determinado evento, tão logo o mesmo ocorra. E que o mesmo seja feito de forma correta. Considere a seguinte situação: um grupo de empregados entra com processo na justiça trabalhista contra a entidade. Nesse momento, a entidade 17 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 17 Capítulo 1 estudará a situação; se for constatada a chance de a empresa perder o processo, o mesmo deverá ser registrado imediatamente. Assim, a empresa já pode reconhecer essa despesa, e, em consequência, diminuindo seu lucro, pagar menos imposto de renda. d) Princípio do registro pelo valor original Quando um bem é adquirido por uma entidade, ele deve ser registrado pelo valor de aquisição. O princípio do registro pelo valor original significa que se deve considerar como valor de um terreno, por exemplo, o preço pago na sua aquisição. Além disso, se um terreno foi comprado, deve ser registrado na contabilidade da entidade, e o seu valor não deve ser alterado. Outro aspecto importante, decorrente desse princípio, é que a contabilidade deve ser feita em moeda nacional. e) Princípio da atualização monetária Os aumentos de preços da economia afetam os valores da contabilidade de uma entidade. O princípio da atualização monetária reconhece esse fato e afirma que esses efeitos devem ser considerados. Desse modo, o valor de aquisição de um terreno deverá sofrer atualização monetária, para reconhecer a inflação ocorrida no período. O objetivo principal da atualização monetária é, exatamente, expurgar os efeitos inflacionários sobre os elementos patrimoniais, de modo a possibilitar que as demonstrações contábeis retratem o real estado econômico-financeiro da empresa. nesses últimos anos, o Brasil tem passado por vários planos econômicos, com variação do nível de inflação e com retorno e volta oficial/legal/fiscal doprocedimento de atualização monetária. No momento, estamos sem esse procedimento, desde 1o de janeiro de 1996. f) Princípio da competência O princípio da competência estabelece quando a contabilidade deve registrar a receita e a despesa. A regra é que ambas devem ser consideradas na demonstração do resultado de uma entidade quando ocorrem, independente de pagamento ou recebimento. Um exemplo da aplicação do princípio da competência refere-se à situação da receita de prestação de serviço de uma entidade, a prazo. A contabilidade fará o registro da receita quando ocorrer a prestação do serviço, e não quando a entidade obtiver o recebimento. 18 Contatibilidade Geral 18 g) Princípio da prudência O princípio da prudência considera que, entre as alternativas válidas na quantificação dos componentes das demonstrações financeiras, deve-se adotar a que irá apresentar o menor ativo e o maior passivo para a entidade. Em decorrência da equação contábil, isso significa que, entre duas alternativas existentes, deve-se escolher a que apresenta o menor patrimônio líquido. É importante notar que se deve aplicar o princípio da prudência quando existir incerteza na estimativa dos valores. Considere, a título de exemplo, uma entidade que responde por um processo na justiça trabalhista. Já se sabe que a entidade será condenada, mas a previsão do valor a ser pago está em torno de dois números. A contabilização deve adotar a prudência, ou seja, utilizar o número que represente o maior passivo. Uma discussão mais aprofundada sobre os Princípios Fundamentais da Contabilidade pode ser vista na Resolução n. 774, de 16/12/1994, do Conselho Federal de Contabilidade. Consulte o site: www.cfc.org.br ATIVIDADE DE ESTUDO: Agora, que você sabe em que consiste cada um dos Princípios Fundamentais da Contabilidade, vamos resolver o Estudo de Caso: O Grupo Provença do vale ltda. está contratando uma pessoa para trabalhar no Departamento de Contabilidade, tendo em vista a expansão de seus negócios. A pessoa a ser contratada deverá ter conhecimentos de contabilidade. Considere que seja você esta pessoa. Nessas condições, estude cautelosamente os dados a seguir, que fazem parte do teste de seleção, e a seguir responda os questionamentos: a) Um dos sócios emitiu um cheque seu para pagamento de uma duplicata da empresa. b) A empresa recebeu um pedido de venda em 30/10/2008, o diretor comercial mandou o contador contabilizar o pedido. A venda e a entrega da mercadoria ocorreriam no dia 03/11/2008. c) A empresa comprou um imóvel por R$ 85.000,00. Oito meses após a aquisição, o diretor da empresa verificou que o seu imóvel estava valendo R$ 100.000,00. Então, solicitou ao contador que retificasse o valor do imóvel para R$ 100.000,00. 19 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 19 Capítulo 1 d) O prolabore dos sócios, referente ao mês de janeiro e pagos em fevereiro, estão contabilizados em fevereiro. e) A empresa está às voltas com um processo judicial. Na avaliação do departamento jurídico, ela tem 40% de chance de ganhar a causa. O contador entende que deve fazer a provisão e lançar em despesa o valor depositado. Nas questões, que princípios devem ser observados: a) ________________________________________________________ b) ________________________________________________________ c) ________________________________________________________ d) ________________________________________________________ e) ________________________________________________________ Como vimos, a contabilidade possui regras a serem seguidas, e entre elas estão os Princípios Fundamentais da Contabilidade, os quais servem para orientar os profissionais contábeis na elaboração das informações para vários tipos de usuários; porém, nem sempre esses usuários têm entendimento das práticas e normas contábeis. Entre as práticas contábeis, encontram-se os regimes contábeis. Para melhor compreensão, vamos descrevê-los a seguir. rEgimES ContábEiS Regimes contábeis são as normas que orientam o registro e o controle dos fatos patrimoniais. Os regimes contábeis estão divididos em Regime de Competência e Regime de Caixa. a) Regime de Competência: determina que as receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrem, sempre simultaneamente, quando se correlacionam, independentemente de recebimento ou pagamento. De acordo com Hoji (2000), o regime de competência de exercícios, as receitas e as despesas são consideradas em função de seu fato gerador e não em função do seu recebimento ou pagamento, respectivamente. As receitas do exercício são aquelas efetivamente ganhas no período; não importa se foram recebidas ou não. As despesas do exercício são aquelas efetivamente incorridas no período, não importando se têm sido pagas ou não. O regime de competência se diferencia do regime de caixa, pelo fato do último considerar como receitas e despesas do período as que foram efetivamente recebidas ou pagas. O regime de competência se diferencia do regime de caixa, pelo fato do último considerar como receitas e despesas do período as que foram efetivamente recebidas ou pagas. 20 Contatibilidade Geral 20 Vejamos este exemplo, apresentado por Hoji (2000) e adaptado aos objetivos deste caderno: uma empresa adquire, em abril de 2006, material de escritório (papel, clips, canetas, cartuchos para impressora, papel, etc.), por R$ 2.300,00, a prazo, para pagamento em junho de 2006. O material é totalmente consumido no mês de maio de 2006. Considerando que o resultado do exercício é apurado mensalmente, em que mês será atribuída a despesa com material de escritório (abril, maio ou junho)? • Aquisição do material de escritório: abril • Consumo do material de escritório: maio • Pagamento do material de escritório: junho Pelo regime de competência, o material de escritório será registrado como despesa no mês de maio (mês do consumo). No mês de abril (mês de aquisição), o material foi registrado no ativo (estoque), ou seja, um gasto não desembolsado, pois será pago no mês de junho. b) Regime de Caixa: considera o registro contábil do pagamento ou recebimento no momento de sua efetivação, não importando a que período se refere o fato. De acordo com Hoji (2000), no regime de caixa, são consideradas receitas do período aquelas efetivamente recebidas e, despesas do período as efetivamente pagas. As empresas com fins lucrativos estão obrigadas, pela legislação fiscal, a adotarem o regime de competência na apuração do resultado, o que não impede que o regime de caixa seja utilizado gerencialmente como instrumento de controle e de decisão. A utilização do regime de caixa ou financeiro é muito comum nas empresas sem fins lucrativos, como: associações, entidades religiosas, entidades filantrópicas, bem como nas micro e pequenas empresas, dispensadas da obrigatoriedade do regime de competência. Com base no exemplo anterior, pelo regime de caixa, o material de escritório será registrado como despesa no mês de junho, mês do efetivo pagamento, e não no mês de consumo. Na maioria das vezes, os empresários se perguntam: como obtive lucro, se não tenho dinheiro em caixa para pagar as minhas dívidas? E a resposta é: o lucro é fluxo econômico de recursos e caixa é fluxo financeiro de recursos. É imprescindível que todo empresário se utilize desse importante instrumento de gestão (a demonstração do fluxo de caixa) para administrar de forma eficiente os recursos da entidade (HOJI, 2000). De acordo com Hoji (2000), no regime de caixa, são consideradas receitas do período aquelas efetivamente recebidas e, despesas do período as efetivamente pagas. 21 Estrutura ConCEitualda ContabilidadE 21 Capítulo 1 Para fixar melhor os regimes contábeis, observe uma aplicação prática dos conceitos: Veja o seguinte exemplo: a empresa Estrela Ltda teve uma receita de R$ 20.000,00 no período, sendo que apenas 60% dessa receita foi recebida. Teve despesas no total de R$ 17.000,00 no mesmo período, sendo que R$ 12.000,00 foram efetivamente pagos. Os resultados, utilizando o regime de competência (econômico) e o regime de caixa (financeiro) serão os seguintes: Itens Regime de Competência Regime de Caixa Receita 20.000,00 12.000,00 (-) Despesas 17.000,00 12.000,00 lucro 3.000,00 0 Normalmente, o resultado apurado pelo regime de competência é bem diferente daquele apresentado pelo regime de caixa. O regime de competência representa o resultado econômico e o regime de caixa representa o resultado financeiro. Os dois conceitos se complementam. Em resumo, podemos dizer que o conhecimento dos regimes contábeis é importante, pois refletem a situação da empresa de modo diferente. Lembramos também que a contabilidade é fundamentada no regime da competência, e isto vocês já tiveram conhecimento quando estudamos os princípios fundamentais da contabilidade. ATIVIDADE DE ESTUDO: 1 Considerando os dados a seguir, referentes ao mês de dezembro/2005, calcule o resultado, de acordo com o regime de competência e o regime de caixa: Despesa de dezembro de 2005 paga em janeiro/2006 $ 46,00 Despesa de dezembro de 2005 paga em janeiro/2006 $ 64,00 Despesa de dezembro/2005 paga em dezembro/2005 $ 55,00 Receita de dezembro/2005 recebida em janeiro/2006 $ 37,00 Receita de janeiro/2006 recebida em dezembro/2005 $ 73,00 Receita de dezembro/2005 recebida em dezembro/2005 $ 61,00 Resultado apurado pelo regime de competência: $ _________________ Resultado apurado pelo regime de caixa: $ _________________ O resultado apurado pelo regime de competência é bem diferente daquele apresentado pelo regime de caixa. O regime de competência representa o resultado econômico e o regime de caixa representa o resultado financeiro. Os dois conceitos se complementam. 22 Contatibilidade Geral 22 2 Sabe-se o seguinte: a) Receitas do ano: De vendas $ 300.000,00 De vendas a prazo (não recebidas) $ 400.000,00 De prestação de serviços à vista $ 40.000,00 De prestação de serviço a prazo (não recebido) $ 30.000,00 $ 770.000,00 b) Despesas do ano: Aluguéis pagos (01/01 a 30/11) $ 50.000,00 Aluguel (12) a pagar em janeiro $ 5.000,00 salários pagos (01/01 a 30/11) $ 100,000,00 Salários (12) a pagar em janeiro $ 15.000,00 Água e luz pagas $ 5.000,00 $ 175.000,00 Pelo Regime de Caixa e de Competência, temos lucro de: ( ) $ 185.000,00 – $ 180.000,00 ( ) $ 185.000,00 – $ 595.000,00 ( ) $ 595.000,00 – $ 185.000,00 ( ) $ 180.000,00 – $ 590.000,00 Agora você já conheceu a estrutura conceitual da contabilidade, e para que esta consiga desempenhar seu papel, dentro de todos seus preceitos, é fundamental um plano de contas, pois, é através dele que se registram os acontecimentos de uma empresa. inicialmente, veremos o que é conta e, posteriormente, estudaremos o plano de contas. Plano dE ContaS na sua linguagem cotidiana, o que representa a palavra conta? Possivelmente, sua resposta será: - É quanto se deve na farmácia, no supermercado, na loja, enfim, é tudo aquilo que tenho para pagar. Vejamos o conceito do ponto de vista técnico, ou seja, da contabilidade: CONTA – é o nome técnico dado aos componentes patrimoniais (Bens, Direitos, Obrigações e Patrimônio Líquido) e aos elementos de resultados (Despesas e Receitas). 23 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 23 Capítulo 1 E, agora você deve estar perguntando, mas para que servem essas contas dentro da contabilidade? É através das contas que a contabilidade consegue desempenhar o seu papel. Por isso, elas devem ser tratadas com bastante carinho pelos contabilistas. Todos os acontecimentos que ocorrem na empresa, responsáveis pela sua gestão, como as compras, as vendas, os pagamentos, os recebimentos são registrados em livros próprios, através das contas. (RiBEiRO, 1996). Até aqui você ficou sabendo que as contas são importantes para os registros contábeis. São elas que permitem a escrituração dos atos e fatos ocorridos nas empresas. Todo o contabilista, ao proceder a escrituração contábil, deve ter em mãos uma relação de todas as contas necessárias ao seu processo contábil. Essa relação de contas chama-se plano de contas. Através das contas se faz a escrituração contábil dos atos e fatos ocorridos nas empresas. Esclarecemos que os atos são os acontecimentos que ocorrem na empresa e que não provocam alterações no patrimônio, e os fatos são os acontecimentos que provocam variações nos valores patrimoniais, podendo ou não alterar o patrimônio). Então, você deve estar pensando: afinal, o que é o Plano de Contas? a) Plano de contas O Plano de Contas é a estrutura sobre a qual se constrói e elabora a escrituração, com a finalidade de mantê-la ordenada, de forma a obter, de maneira clara e objetiva, os dois instrumentos informativos mais importantes da contabilidade: o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (PADOvEZE, 2000). Em outras palavras, o plano de contas deve ser planejado com a mesma estrutura do Balanço Patrimonial e da Demonstração do Resultado do Exercício. Para Padoveze (2000, p.73), é chamado plano de contas: conjunto de contas criado pelo contador, para atender às necessidades de registro dos fatos administrativos, de forma a possibilitar a construção dos principais relatórios contábeis e atender a todos os usuários da informação contábil. O Plano de Contas deve ser tão detalhado, conforme as necessidades e o interesse da empresa em informações detalhadas; não existem regras que estabeleçam o número máximo ou o número mínimo de contas que um plano de contas deve conter. É preciso que se saiba, todavia, que o plano de contas Através das contas se faz a escrituração contábil dos atos e fatos ocorridos nas empresas. Esclarecemos que os atos são os acontecimentos que ocorrem na empresa e que não provocam alterações no patrimônio, e os fatos são os acontecimentos que provocam variações nos valores patrimoniais, podendo ou não alterar o patrimônio). O Plano de Contas deve ser tão detalhado, conforme as necessidades e o interesse da empresa em informações detalhadas; não existem regras que estabeleçam o número máximo ou o número mínimo de contas que um plano de contas deve conter. deve estar elaborado de forma a permitir a inclusão de novas contas, sempre que isto se fizer necessário. Portanto, o grau de detalhamento do plano de contas varia segundo o interesse do contador e da empresa, levando sempre em consideração a necessidade de registrar todas as ocorrências na vida de uma empresa. No livro Manual de Contabilidade das Sociedades por Ações-FIPECAFI, você encontrará, no capitulo 2, mais informações e também um modelo de PlAnO DE COnTAs. b) Técnica da elaboração do plano decontas O Plano de contas deve possuir contas em número suficiente para registrar todos os valores positivos, todos os valores negativos, todos os ingressos e todas as despesas de forma detalhada, a fim de não ocorrerem confusões. na preparação do Plano de Contas deve-se iniciar do grupo maior para os grupos menores - do geral para o particular. (FAGUnDEs, 2009). Assim, segundo Fagundes (2009), podemos dizer que o plano de contas pode se dividir em quatro grandes grupos: • Contas patrimoniais: - ativo - passivo e patrimônio líquido • Contas de resultado: - receitas - despesas Ou, visando à elaboração da demonstração do resultado do exercício, em apenas três: • Ativo: agrupando todas as contas que representam bens ou direitos da empresa. • Passivo e patrimônio líquido: agrupando todas as contas que representam as obrigações da empresa e o capital próprio (patrimônio líquido). • Contas de resultado: agrupando as contas de resultado. seu saldo representa uma receita, um ingresso, um lucro, quando credor, ou uma despesa, um gasto, uma perda, quando devedor. As contas de segundo grau são aquelas que representam o agrupamento de contas em que se divide o ativo, o passivo e as contas de resultado, com o mesmo ordenamento em que é feita a apresentação das demonstrações contábeis. 25 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 25 Capítulo 1 Assim, teremos dentro do ativo, os seguintes grandes grupos, conforme a Medida Provisória 449/2008: 1 ATIVO 1.1 Ativo Circulante: Este grupo agrega as contas que representam os valores disponíveis em caixa, em bancos, os valores a receber até a data do próximo balanço, os estoques e as despesas pagas antecipadamente e que influenciarão os resultados do exercício seguinte. Este grupo pode ser dividido em outros subgrupos de acordo com as necessidades e conveniências. 1.2 Ativo Não-Circulante: Este grupo agrega as contas que representam os valores a receber (os direitos) cujo vencimento ocorre após o balanço seguinte, denominado Ativo Realizável a Longo Prazo; e as contas representativas dos bens adquiridos com caráter permanente, que são os Investimentos, as Imobilizações e o Intangível: a) Investimentos: Agrupam as contas que representam as aplicações de recursos financeiros em outras empresas ou em bens que não mantenham relação com a atividade objeto da empresa. b) Imobilizações: Aqui se agrupam as contas que representam as aplicações de recursos financeiros que visam à manutenção da atividade objeto da empresa e as respectivas contas de regularização. c) Intangível: Os direitos que tenham por objeto bens incorpóreos, destinados à manutenção da companhia ou exercidos com essa finalidade, inclusive o fundo de comércio adquirido. 2 PASSIVO 2.1 Passivo Circulante: Reúne as contas representativas das obrigações da empresa, vencíveis no decurso do exercício seguinte (antes do próximo balanço). 2.2 Passivo Não-Circulante: Agrupa as contas que representam as obrigações que terão seu vencimento após o decurso do exercício seguinte (após o próximo balanço); também neste grupo estão as contas de Resultado de Exercícios Futuros e do Patrimônio líquido. a) Resultado de exercícios futuros: são as contas que representam as receitas e despesas relativas a obras, cujo ciclo operacional seja superior a um ano. Ex.: a construção de um edifício. 26 Contatibilidade Geral 26 b) Patrimônio líquido: são as contas que representam o patrimônio líquido da empresa, formado pelo seu capital social, suas reservas e lucros ou prejuízos acumulados. rESultado do PEríodo O resultado do período compara as receitas com as despesas do período, reconhecidas e apropriadas, conforme o regime de competência, já estudado neste capítulo, apurando um resultado que pode ser positivo ou negativo. As contas que compõem este resultado estão descritas a seguir: a) Receita Bruta: reúne as contas que representam a receita bruta das vendas de mercadorias, de mercadorias e serviços, ou apenas, de serviços. b) Abatimentos da Receita Bruta: reúne as contas que representam as vendas anuladas, os descontos incondicionais e os impostos incidentes sobre as vendas, dos quais o comerciante é mero repassador (iCMs, Pis e COFins). c) Custo das Vendas: neste grupo se reúnem as contas utilizadas na apuração do custo das mercadorias vendidas: mercadorias estoque (EI); compras à vista; compras a prazo; fretes sobre compras e devolução de compras. d) Despesas Operacionais: são todas as despesas necessárias à atividade geral da empresa, tendo em vista o fim a que ela se propõe. Este grupo, geralmente, é dividido em subgrupos, de acordo com o interesse da empresa (despesas com vendas, despesas administrativas, despesas financeiras etc.) É importante ressaltar os aspectos operacionais que o contador deve levar em consideração, na criação das contas. são elementos que ele cria e dos quais se utiliza para melhor controlar o patrimônio de uma entidade. com o objetivo de responder às três perguntas básicas para o responsável pela entidade contabilizada, que são: • O que tenho e devo e qual o valor do que tenho e devo? • Respondida através do Balanço Patrimonial. • Quanto ganhei no último período? • Respondida pela variação do Patrimônio líquido, no Balanço Patrimonial e na Demonstração de Resultados. • Como foi o ganho do último período? O resultado do período compara as receitas com as despesas do período, reconhecidas e apropriadas. 27 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 27 Capítulo 1 • Respondida pela Demonstração dos Resultados (Receitas – Despesas). O contador cria tantas contas quantas forem necessárias, para registrar todos os fatos que possibilitem tais respostas. Para finalizar, você deve ter percebido que, para assegurar a uniformidade na utilização de contas para o registro das transações, as empresas se utilizam de um plano de contas. Um plano de contas representa a organização das contas usadas pela empresa para o registro das transações, com o objetivo de assegurar a uniformidade na sua utilização. Neste capítulo, você conheceu alguns termos usados na contabilidade, tais como: Ativo, Passivo e Patrimônio líquido. no próximo capítulo, em que estudaremos o patrimônio, esses termos serão melhor esclarecidos. ATIVIDADE DE ESTUDOS: O sistema patrimonial de contas divide-as em quatro grandes agrupamentos: Contas Patrimoniais = contas de Ativo e Passivo Contas de Resultado = contas de Receitas e Despesas As contas abaixo representam um patrimônio em detalhe. Coloque (A) se for conta de Ativo; (P) se for conta de Passivo; (D) se for conta de Despesa; e (R) se for conta de Receita. ( ) Caixa ( ) Empréstimos ( ) Bancos com movimento ( ) Juros recebidos ( ) Juros pagos ( ) Fretes e despachos ( ) Salários a pagar ( ) Salários ( ) Duplicatas a receber ( ) Móveis e utensílios ( ) Vendas ( ) Descontos obtidos ( ) Duplicatas a pagar ( ) Mercadorias estoque ( ) Aluguéis pagos ( ) Encargos de INSS ( ) Aluguéis recebidos ( ) Capital Social ( ) Comissões pagas ( ) Comissões recebidas ( ) Viagens e refeições ( ) Energia elétrica ( ) Gastos com telefone ( ) FGTs a pagar algumaS ConSidEraçõES Neste capítulo, conhecemos que o objetivo da contabilidade é avaliar o patrimônio da empresa, fornecendo informações úteis aos diversos tipos de usuários. Podemos perceber que a contabilidade não é propriedade do contador e nem a ele se destina. Compete a este importante profissional comunicar,da forma mais apropriada possível, a informação que possa auxiliar os tomadores de decisão. Entendemos que os conceitos contábeis devem ser claros e concisos, de modo a serem corretamente entendidos pelos usuários. Vimos, também, que os usuários são divididos em usuários internos, que são pessoas que trabalham na entidade, ou externos, como por exemplo, a autoridade fiscal, os investidores, as agências reguladoras do governo, os fornecedores e clientes. Diferenciamos os regimes de caixa e de competência e aprendemos que, na contabilidade, usamos o regime de competência. E, não menos importante, você compreendeu que o plano de contas é um guia para se fazer contabilidade e que cada empresa deverá efetuar um plano de contas de acordo com suas necessidades. rEFErênCiaS BRASIL. Medida provisória n. 449/08, de 4 de dezembro de 2008. Diário Oficial da União, Poder Executivo, Brasília, DF, 4 dez. 2008. Seção 1. Disponível em: <http://legis.senado.gov.br/mate/servlet/ PDFMateServlet?s=http://www.senado.gov.br/sf/atividade/Materia/MateFO. xsl&o=ASC&m=88571>.Acesso em: 11 abr. 2009. FAGUNDES, Jair Antonio. Site do contador. Disponível em: <http://www.jair. fema.com.br/>. Acesso em: 23 abr. 2009. FAVERO, Hamilton Luiz. Contabilidade: teoria e prática. são Paulo: Atlas, 1997. FRAnCO, Hilário. Contabilidade geral. 23. ed. são Paulo: Atlas, 1998. HOJI, Masakazu. Administração financeira: uma abordagem prática. 2. ed. são Paulo: Atlas, 2000. 29 Estrutura ConCEitual da ContabilidadE 29 Capítulo 1 PADOvEZE, Clóvis luís. Manual de contabilidade básica. Uma introdução à prática contábil. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2000. RiBEiRO, Osni Moura. Contabilidade básica. 20. ed. são Paulo: saraiva, 1996. 30 Contatibilidade Geral 30 CAPÍTUlO 2 Patrimônio A partir da concepção do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: 3 Compreender a situação patrimonial das entidades. 3 Classificar a situação do patrimônio das entidades. 3 Diferenciar origens e aplicações de recursos.
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