Capítulo 12 aplicado Gerenciamento de Projetos

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O gerenciamento das aquisições do projeto se inicia com o processo de planejar o gerenciamento das aquisições, identificando os potenciais fornecedores. Devemos determinar nesse processo se vamos ou não adquirir apoio externo e documentar todas as decisões de compras do projeto, bem como quando efetuar a aquisição e como. No caso do aplicativo Aposta Fácil não necessitamos comprar materiais físicos, nossa principal compra é o serviço de criação do software do aplicativo. Podemos também contratar uma empresa de marketing para realizar a análise do mercado (aceitabilidade do produto e demanda) e identificar as melhores formas de promoção do produto.
	Através da ferramenta de análise de fazer ou comprar podemos determinar se essas tarefas podem ser melhor realizadas pela equipe do projeto ou se devem realmente ser compradas de fontes externas, levando em consideração as nossas restrições orçamentárias, que dependem do valor investido pela C.E.F. e do investimento dos sócios do nosso projeto. No caso da análise do mercado e das melhores formas de promoção do produto acreditamos que possam ser bem feitos pela equipe interna. Levando em conta nossas restrições orçamentárias seria mais proveitoso utilizar os recursos na contratação de uma empresa de tecnologia mais bem qualificada. Por isso decidimos que nossa única aquisição se dará pelo contrato de serviço com essa empresa.
	Como saída teremos o plano de gerenciamento das aquisições, que descreve como a aquisição do serviço de criação de software será gerenciada, desde o desenvolvimento do documento de aquisição até o fechamento do contrato. Como temos apenas um “fornecedor” (todo esse trabalho, que é de fato o corpo de todo o projeto, será feito por uma única empresa contratada) esse processo fica muito mais simples, já que não há a necessidade de gerenciar vários fornecedores nem sincronizar entregas. Temos apenas que sincronizar o andamento proposto pela empresa contratada com os objetivos do projeto. Ademais, obteremos a especificação do trabalho das aquisições, que descreverá em detalhes o serviço que pretendemos receber com essa aquisição, para que as empresas que oferecem o serviço determinem se são capazes de fornecê-lo. Caso não sejam, talvez seja necessário realizar solicitações de mudança e atualização nos documentos do projeto. No final desse processo teremos, também, os documentos de aquisição (como licitação, oferta ou cotação dos possíveis fornecedores do serviço), os critérios de seleção de fontes (que avaliam as propostas dos possíveis fornecedores) e as decisões de fazer ou comprar (no caso, a decisão de realizar as tarefas da equipe de marketing por conta própria e contratar apenas a empresa de software).
	Partindo para o processo de conduzir as aquisições, ao obter as respostas das empresas capazes de criar nosso software, iremos selecionar uma e determinar um contrato. Esse processo será cumprido através de reuniões com os licitantes e de técnicas de avaliação de propostas, em que ocorrerá uma revisão formal das propostas pelo comitê de avaliação, além de negociações da aquisiçãos com a empresa. Dessa forma selecionaremos a empresa prestadora do serviço, redigiremos o acordo (especificando o trabalho e os resultados, a linha de base do cronograma, os papéis e responsabilidades, as condições da pagamento, entre outros aspectos) e o calendário dos recursos. Se necessárias serão feitas solicitações de mudança no plano de gerenciamento do projeto (na linha de base de custos, do escopo ou do cronograma, ou no próprio plano de gerenciamento das aquisições) ou nos documentos do projeto.
	Em seguida partiremos para o processo de controle das aquisições, em que monitoraremos o desempenho da empresa contratada e realizaremos mudanças e correções no contrato, caso seja necessário. Para isso utilizaremos as ferramentas: sistema de controle de mudanças no contrato- para definir sob quais condições o contrato poderá ser modificado, análises de desempenho das aquisições- para avaliar o progresso da criação do software e a qualidade entregada em cada etapa e relatórios de desempenho- para que a gerência obtenha as informações sobre a eficácia com que a empresa está atingindo os objetivos contratuais.
	Dessa maneira, obteremos informações sobre o desempenho do trabalho, para que possamos identificar problemas atuais em potencial. Além de realizar solicitações de mudança, atualizações no plano de gerenciamento do projeto, nos documentos do projeto e nos ativos de processos organizacionais, caso necessário.
	Por fim, temos o processo de encerrar as aquisições do projeto em que documentamos o acordo com a empresa de criação de software e todos os documentos relacionados, para que possam ser consultados no futuro. Essa documentação será feita através de auditorias de aquisições (avaliação estruturada de todo esse processo de aquisições, identificando êxitos e fracassos que possam ser aproveitados posteriormente), negociações das aquisições (acerto final de todas as questões e disputas pendentes com a empresa contratada) e pelo sistema de gerenciamento de registros (em que faremos a arquivação dos documentos e do contrato).
	Ao fim desse processo teremos as aquisições encerradas, de forma que a empresa contratada receberá um aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído. Faremos então as devidas atualizações nos ativos de processos organizacionais, como a documentação das lições aprendidas e da experiência adquirida ao longo desse processo.