UNIDADE 1 - ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E METODOS

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Organização Sistemas e Métodos
Preparado por Marcelo Apelbaum
UNIDADE 1 - ORGANIZAÇÃO
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Organização Sistemas e Métodos
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Agrupamento de pessoas que interagem para alcançar objetivo comum e específico. 
Ato de integrar recursos e órgãos, estabelecendo relação entre eles.
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Listar o trabalho
Dividir o trabalho em tarefas
 Ajustar tarefas por unidades organizacionais
Criar mecanismo de integração
PROCESSO - ORGANIZAÇÃO
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Estrutura organizacional 
Conjunto de unidades organizacionais, inter-relacionadas (funcional e hierárquica)
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Divisão de trabalho 
Decompor uma tarefa complexa em diversos componentes.
Facilita a realização de tarefa
Propicia aumento de produtividade pela especialização
Aconselhável buscar modos de evitar a monotonia
O desconhecimento da contribuição total pode levar a alienação
Visão de conjunto: formação generalista - rotatividade - enriquecimento do cargo
Coordenação – esforço para integrar as partes.
 
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 O trabalho organizacional pode ser diferenciado: 
Horizontal: criação de unidades organizacionais pela departamentalização.
Vertical: determinação dos níveis hierárquicos pelo grau de autoridade.
Tarefas especializadas:criação de órgãos especializados (linhas e staff)
 
 
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 1) Departamentalização 
FUNÇÃO (Marketing, finanças etc)
PRODUTO OU SERVIÇO (Divisão de produtos de higiene 
 em fábrica de produtos farmacêuticos)
TERRITÓRIO (Escritório Advocacia RJ, SP, RS)
CLIENTE (Xerox – pequenos/grandes clientes)
PROCESSO (Seção de pintura em uma oficina
 mecânica)
PROJETO (Projeto de atendimento a 
 comunidade)
MATRICIAL (Consultoria ou empresas de alta
 tecnologia)
 
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 2) Hierarquia 
A hierarquia existe para assegurar que as pessoas executem as tarefas e os deveres que lhes foram designados.
Estabelece na estrutura a relação de subordinação existente, isto é, uma cadeia de comando (unidade de comando: cada indivíduo ou grupo recebe ordens de um único chefe)
Divide a empresa em três níveis: institucional, intermediário e o operacional.
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 3) Tarefas especializadas 
Criação de órgãos de assessoria para aliviar a sobrecarga de trabalho dos cargos de linha
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 Trabalho Organizacional 
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 Delegação de Autoridade 
É tarefa impossível a uma única pessoa realizar e supervisionar todas as atividades. Daí a necessidade de delegar.
Baseada no princípio hierárquico que determina a existência de uma linha clara de autoridade.
A autoridade é o direito de dar ordens conferido ao ocupante do cargo. 
 
 
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 Delegação de Autoridade 
Algumas regras para delegação
Escolha cuidadosamente a pessoa
Seja claro na distribuição da tarefa
Permita à outra pessoa agir com independência
 
Vantagens:
Possibilita mais tempo livre – 
Possibilita o treinamento na tomada de decisão 
Possibilita melhores decisões
Possibilita economia de tempo 
Funciona como elemento de motivação.
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Delegação de Autoridade
Alguns Cuidados
É necessário ser receptivo para a opinião dos outros
Não interferir quando a autoridade é delegada
É necessário confiar
É necessário usar controle amplos
É necessário estar seguro de si não se sentindo ameaçado pelo bom desempenho
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Organização
 Empowerment
 
É o processo de delegação de autoridade que coloca o poder de decisão o mais próximo possível da clientela. É uma importante tendência para os tempos atuais.
Mostra confiança, comunica a missão, elimina barreiras, oferece estímulo, motiva e treina pessoal.
 
 Responsabilidade 
É a aceitação do papel a ser desempenhado na organização, composto de tarefas ou atividades. É o dever de responder pelas ações praticadas.
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 Centralização e Descentralização
A estrutura é centralizada quando há pouca distribuição de autoridade, concentrando-se nos níveis mais altos.
 
A estrutura é descentralizada quando há muita autoridade distribuída.
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 TIPOS DE ATIVIDADES 
Atividades de Direção -Conjunto de esforços no nível hierárquico mais alto da companhia visando determinar os objetivos da empresa e promover sua realização. Ex. Formulação de políticas e diretrizes para a empresa.
Principais órgãos: Assembléia de acionistas, Diretoria Executiva. Conselho de Administração. 
Atividades Fins -conjunto de esforços quer de estudo, execução visando realizar os fins a que se propõe a empresa. 
Ex. Operação do equipamento de fabricação para produção de um produto. Órgão: Depto de produção. Comercial etc.
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TIPOS DE ATIVIDADES
Atividades meios -conjunto de esforços quer de estudo ou de execução com o objetivo de apoiar ou facilitar a realização dos fins da empresa. Ex. Atividade de Pessoal , serviços jurídicos etc. 
Órgão. : Depto Pessoal, Serviço de material Relações públicas etc. 
Atividades quase-fins- são atividades meios assimiláveis às atividades fins. 
Ex. Atividade de compras numa Empresa de Construção civil: compra cimento, ferro e pedra assim como lápis, papel e lâmpadas para o escritório.
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 AMPLITUDE ADMINISTRATIVA 
Refere-se ao número de subordinados que um chefe pode supervisionar eficientemente.
 
Menor número de níveis hierárquicos (achatadas) > amplitude.
 
Estrutura altas ou alongadas < amplitude
 
Conseqüência estruturas atuais (achatadas) = sobrecarga para os gerentes e comprometimento da qualidade das decisões.
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Fatores determinantes da Amplitude Administrativa ou de Controle
Tecnologia utilizada: mais complexa, menor amplitude.
Interdependência entre os subordinados: amplitude menor.
Similaridade entre as funções desempenhadas: amplitude maior.
Qualificação dos subordinados: amplitude maior.
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ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
ESTRUTURA: É a anatomia da organização. 
 
COMPONENTES: Divisão do trabalho – Autoridade – Comunicação - Formato 
BENEFÍCIOS POTENCIAIS: 
Tornar claras a responsabilidade e autoridade.
 Facilitar a comunicação e o controle.
 Melhorar a tomada de decisão 
Diferenciar as atividades 
 
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Fatores determinantes da estrutura organizacional
I) Estratégia - definição dos objetivos
Se não há estratégia não há como determinar a estrutura
2) Tecnologia - é fator primordial na escolha da estrutura
 Sistema de produção unitário
-estruturas relativamente achatadas
 Tecnologias mais complexas de produção -estruturas mais altas
3) Ambiente - mais previsível o ambiente mais fácil organizar com bases em funções e processos permanentes. Quanto mais instável maior é a necessidade de organizar em bases mais temporárias. (reações rápidas a mudanças).
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 MODELO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 
ORGANIZAÇÃO LINEAR:
Cadeia de comando é clara e descendente através dos níveis gerenciais.
Órgãos de linha: trata da decisão e execução de tarefas representativas da competência e vocações da empresa.
Princípio da unidade de comando: cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados.
Administradores de linha (autoridade hierárquica)
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 MODELO DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 
ORGANIZAÇÃO LINHA-STAFF
Equipe de especialistas capaz de resolver questões mais complexas.
Órgãos de staff: prestação de serviços especializados, aconselhamento, auxiliando a linha por meio de sugestões.
Assessoria ( autoridade técnica ou funcional)
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 TIPOS DE ORGANIZAÇÃO 
ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL 
Divide as unidades empresariais de modo que cada unidade tenha um conjunto de deveres e responsabilidades não semelhantes. 
Vantagens: Orientam as pessoas para uma atividade especial, concentram a competência de modo particularmente eficiente. A especialidade técnica é reforçada quando os especialistas se reúnem em grupo.
 Desvantagens: A estrutura funcional tende a dar menor ênfase a cooperação interdepartamental. Quando as condições são instáveis, apresentam falta de flexibilidade. Não incentivam a visão global orientada para os aspectos empresariais da produção. 
Característica: As organizações funcionais obtém melhores resultados em situações de tarefas rotineiras, onde um desempenho estável é desejado. 
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ORGANIZAÇÃO FUNCIONAL
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TIPOS DE ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO POR PRODUTO 
Divide as unidades com base nos produtos, projetos ou programas. 
Vantagens: Fixa responsabilidades nos gerentes de departamento de modo a formar uma espécie de rnini-empresa de um único produto ou linha de produção. Facilita a inovação. Ela requer a cooperação e comunicação entre vários grupos que contribuem para o desenvolvimento do produto. Situações instáveis, cooperação entre especialistas para a lucratividade de um produto.
 Desvantagens: Como tem característica instável, seus trabalhadores mostram receios e ansiedades com relação aos seus empregos. Pode não concentrar a especialização técnica do melhor modo. 
Característica: Quando houver maior razão para enfatizar os aspectos empresariais em detrimento da excelência técnica a estrutura por produto será superior. 
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ORGANIZAÇÃO POR PRODUTO
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TIPOS DE ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO TERRITORIAL 
Divide as unidades com base em elementos geográficos. Quando a estratégia indica que o sucesso depende de um ajustamento as condições locais. Sempre que as condições locais ou regionais variam , a organização com base territorial ajuda a tirar partido dessas variações regionais. 
Característica: Cada divisão opera no seu território como se fosse uma empresa independente. 
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ORGANIZAÇÃO TERRITORIAL 
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TIPOS DE ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO CENTRADA NO CLIENTE 
Divide as unidades de modo que cada uma sirva a um cliente diferente. 
Característica: Ajuda a organização a concentrar o conhecimento sobre as necessidades distintas e utilizar com vantagem os veículos de marketing. 
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ORGANIZAÇÃO POR CLIENTE
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TIPOS DE ORGANIZAÇÃO
ORGANIZAÇÃO MATRICIAL. 
Matriz: é qualquer organização que emprega um sistema de comando múltiplo. 
A vantagem que se espera da matriz está em obter o fortalecimento de ambas as estruturas, funcional e de produto, enquanto evita os pontos fracos das duas. 
Usada nas organizações: Industria: Eletrônica, Equipamento pesado Serviço: Bancários, Construção, varejo 
Característica:Pressupõe limites menos rígidos entre os departamentos. As pessoas podem mudar de uma tarefa para outra e podem ter várias obrigações de uma só vez. Os problemas podem ser debatidos, definidos e decididos (fórum) por negociação, balanceando os interesses dos gerentes envolvidos. 
Problemas: Tendência para a anarquia -Disputas pelo poder (funcional x produto) - "Grupite"( excesso de reuniões). 
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ORGANIZAÇÃO MATRICIAL
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TIPOS DE ORGANIZAÇÃO
ESTRUTURAS MULTIPLAS
Usam e combinam, com liberdade, todos os tipos de estrutura. 
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 Nova Estrutura Organizacional 
Baseada em equipes: desenvolvem sinergia- visão interdisciplinar – polivalência funcional.
Descentralizada e autonomista – estrutura em rede –unidades autogerenciadas.
Redundante : permite vários níveis de planejamento e controle sem tentar eliminar superposições de tarefas.
Diferenciadas por objetivos e por área geográfica: permite maior autonomia de decisão, descentralização e flexibilidade.
Integrada por comunicação intensiva
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