UNIDADE 2 - Organização Sistemas e Métodos

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Organização Sistemas e Métodos
Preparado por Marcelo Apelbaum
UNIDADE 2 – GESTÃO POR PROCESSOS
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Organização Sistemas e Métodos
Preparado por Marcelo Apelbaum
Toda Organização é uma coleção de processos que são executados.
Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo.
Conceito de Processos
Processos é o resultado da articulação de:
Pessoas
Instalações
Equipamentos e
Outros recursos (materiais,...)
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Processos são atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.
Vendas
Produção
Finanças
... fronteiras Funcionais e Organizacionais...
Fabricante
Distribuidor
Fornecedor
Cliente
... fronteiras na Cadeia de Suprimentos
Estratégico
Planejamento
Controle
Operacional
... fronteiras Hierárquicas...
 Processos cruzam...
Conceito de Processos
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CLIENTES
FORNECEDORES
RECEBIMENTO
PRODUÇÃO
VENDAS
EXPEDIÇÃO
INFORMAÇÃO
CADEIA DE VALOR
O PROCESSO
atividades
atividades
atividades
atividades
Conceito de Processos
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Criar Valor é aumentar o número de características do seu produto ou serviço, de forma diferenciada do seu concorrente, de forma a transcender a demanda existente
criar distinção em todas as esferas de atuação, oferecendo incrementos de valor em cada serviço ou produto oferecido
Os processos e a agregação de valor:
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Em geral, organizações estruturadas por função apresentam dificuldades de ver os vários processos que são desenvolvidos para atender às necessidades dos Clientes
Visão Funcional
Visão de
Processo
Conceito de Processos
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VISÃO FUNCIONAL
Não nos permite identificar claramente como as diversas áreas da empresa participam da geração dos Produtos e Serviços disponibilizados para seus clientes internos e externos.
Não nos permite identificar com clareza o que, como e para quem a empresa executa as atividades.
Não contempla as “áreas cinzentas” entre as diversas Áreas de Negócio, onde ocorrem muitas transferências de informações.
Dificuldades na Permeabilidade dos Processos
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Para produzir um bem ou serviço necessitamos construir um processo
Um processo de negócios é um conjunto de três ações:
Processo de Negócio
Introduzir
Processar
Enviar/Entregar
Fornecedor
Cliente
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CLIENTE: É qualquer órgão, empresa, pessoa, departamento ou outro processo interno que receba os produtos e serviços gerados. Os clientes podem ser externos à empresa ou internos.
FORNECEDOR: É qualquer órgão, empresa, pessoa ou departamento que forneça insumos (produto, serviço ou informação) ao processo em questão. Assim, também os fornecedores podem ser externos ou internos.
Stakeholders
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DESCRIÇÃO DO “NEGÓCIO”: O negócio deve descrever o que é feito e para quem se faz, detalhando-se, ainda, os produtos, os clientes de cada produto, os fornecedores e os insumos necessários para elaboração de um determinado produto.
INSUMOS/ENTRADAS: Fatores que entram na preparação de um Produto ou Serviço.
PRODUTOS/SERVIÇOS/SAÍDAS: Resultado de um trabalho.
Movimentação
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FLUXOGRAMA: É a representação gráfica da seqüência de passos de um processo. Deve mostrar as atividades (passos, tarefas, operações e decisões) e as seqüências que elas se desenvolvem.
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INDICADORES: expressão numérica, simbólica ou verbal usada para caracterizar atividades (eventos, objetos, pessoas), em termos quantitativos e qualitativos, com o objetivo de mensurar o valor dessas atividades e os métodos associados. 
Como mensurar os resultados obtidos?
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ANÁLISE DO PROCESSO
Fluxo: método de transformar entradas e saídas
Eficácia: expectativa dos clientes atendidas
Eficiência: aproveitamento dos recursos p/ produzir as saídas
Tempo de ciclo: tempo p/ transformar entradas em saídas
Custo: dispêndio de todo o processo
 Desconexões : Todo o desvio, erro ou não conformidade que dificulta ou impede o alcance de uma situação desejada dentro de um processo ou sub-processo. 
OLHAR O PROCESSO SOB OS SEGUINTES ASPECTOS:
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Visão Tradicional X Visão por Processos
Preparado por Marcelo Apelbaum
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Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior
 autonomia e compartilhamento de responsabilidade;
Sistema gerencial que estimula a cooperação
 e comunicação direta;
Promove o trabalho em equipe, avaliando os resultados
 pelos resultados da equipe (fim do individualismo);
As decisões são baseadas nas necessidades dos clientes;
Quebra do paradigma da visão por função, passando para
 a visão do todo.
GESTÃO POR PROCESSOS É UMA MUDANÇA CULTURAL!
Visão Tradicional X Visão por Processos
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Entenda seus processos
Faça um mapeamento através de fluxos
Definir
Processos
Padronizar
Crie Padrões de Trabalho, defina os requisitos do cliente (Interno e Externo)
Controlar
Defina Objetivos e Metas
Mensure-os
Audite-os
Tratar as
Anomalias
Mapeie as falhas dos processos
Registre e trate
Defina prioridades
Principais Etapas da Gestão por Processos
Melhorar!
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1 - Definir o Processo
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2 - Padronize
Manuais
Procedimentos
Instruções 
de Trabalho
Descrição de função
Matriz de habilidades
Mapa de Competências
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Principais Etapas da Gestão por Processos
3- Controle
Estabeleça itens de Controle para medir seu processo
Dimensões: Qualidade – Custo – Entrega etc.
Por Tipo
Por Importância
Estratégico – Tático - Operacional
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3- Controle
Criando itens de Controle por Processo
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Principais Etapas da Gestão por Processos
4 - Trate as Anomalias
Defina ocorrências prioritárias
Produto fora de especificação
Paradas de equipamentos
Reclamações de Clientes
Perdas maior que XX
Trate as ocorrências prioritárias
Ferramentas de análise de dados: Folha de Verificação, Fluxogramas, Cartas de Controle, Diagrama de Dispersão
Ferramentas de Geração de Idéia: Brainstorming, Causa e Efeito, Mapa de Raciocínio, Diagrama de afinidades
Ferramentas de Tomada de Decisão: Matriz de Priorização
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Principais Etapas da Gestão por Processos
5- Melhorar
Melhoria Contínua, Aprendizado, etc...
Como implantar de forma sistemática?
Definindo correlações entre o método e o resultado
Melhorar o desempenho
dos empregados
Programa de treinamento
Matriz de Habilidades
Causa
Efeito
Medir o resultado, analisar e acompanhar
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Identificação de Pontos Críticos
Eliminação de Situações de Retrabalho
Clarificação das Operações e das Responsabilidades
Maior Agilidade nos Processos
Redução de Custos
Construção da Memória Organizacional
O que esperar
da Gestão por Processos?
Monitoramento de Indicadores de desempenho
Eliminar Gargalos e Entraves do Processo
Mudanças Significativas
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PRINCIPAL FERRAMENTA 
O PDCA
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Primários ou Chave
Estão ligados diretamente à produção do produto que a organização tem por objetivo disponibilizar para seus clientes. Corresponde ao conjunto de atividades realizadas para projetar, produzir, comercializar e disponibilizar produtos e serviços a clientes.Representam a relação da empresa com o meio externo.
Suporte ou de Apoio
São todos os processos que suportam os processos primários, dando-lhes apoio para que possam existir. Estão voltados à administração de recursos.
Gerenciais 
São centrados nos gerentes nas suas relações. Incluem ações de medição e ajuste do desenvolvimento da organização.
CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS
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Definindo a Metodologia de Implantação
1. Mapeamento
2. Análise
3. Proposta 
de Melhoria
4. Redesenho
5. Implantação
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Criação de uma dinâmica de melhoria contínua permitindo ganhos significativos às empresas em termos de desempenho, eficiência e eficácia.
Conclusão
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