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63 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Unidade II 5 ESCOPO E TEMPO EM PROJETOS 5.1 Gerenciamento do Escopo em Projetos 5.1.1 Conceitos O Gerenciamento do Escopo do Projeto preocupa-se com a definição de todo o trabalho do projeto e apenas com o trabalho necessário para atingir com sucesso as metas e os objetivos do projeto. Essa área de conhecimento compreende processos que possam garantir que o projeto seja bem- sucedido. Esses processos são cinco, segundo o PMI (2008): • Coletar os requisitos: — integra o grupo de processos de planejamento; • Definir o escopo: — integra o grupo de processos de planejamento; • Criar a Estrutura Analítica de Projetos (EAP): — integra o grupo de processos de planejamento; • Verificar o escopo: — integra o grupo de processos de monitoramento e controle; • Controlar o escopo: — integra o grupo de processos de monitoramento e controle. 5.1.2 Coletar os requisitos Integra o grupo de processos de planejamento e tem o objetivo de coletar os requisitos das partes interessadas a fim de gerar subsídios para a criação da estrutura analítica de projetos. A responsabilidade sobre esse processo é do gerente de projeto. 64 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II As entradas para ele são: • Termo de Abertura do Projeto; • coleta das expectativas dos stakeholders, por meio de workshops, entrevistas e outros eventos. As saídas são: • documento de requisitos; • plano de gerenciamento de requisitos; • matriz de requisitos. 5.1.3 Definir o escopo Antes de definir esse processo, é necessário diferenciar o que é escopo de projeto e escopo de produto. Escopo de projeto é o conjunto das tarefas necessárias para atingir os objetivos do projeto, e escopo do produto é o conjunto de características do produto ou serviço do projeto final que é entregue. Por exemplo, certa faculdade contrata uma empresa para desenvolver um software para controle acadêmico dos alunos. O escopo do produto é constituído de diversos itens; na sequência, estabeleceram-se alguns: • o sistema deve utilizar o CPF como identificador principal do aluno; • deve existir uma tela de consulta de matrícula; • as informações do aluno devem ser alteradas apenas por usuários privilegiados; • é feito o registro de todo o histórico escolar do aluno. Nesse mesmo exemplo, iria compor o escopo do projeto: • desenvolvimento das telas principais; • treinamento dos usuários; • elaboração de documentação de todo o sistema. Conceituado, então, devidamente escopos de projeto e de produto, é possível agora afirmar que o processo de definir o escopo tem o papel de descrever claramente o escopo do projeto em função de entregáveis ou resultados concretos do trabalho realizado. A principal saída desse processo é a declaração de escopo. Esse documento serve de referência para decisões futuras do projeto e descreve o escopo do projeto detalhado em entregáveis. 65 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS A declaração de escopo deve possuir os seguintes itens: • características do produto ou serviço do projeto; • uma lista dos principais resultados do projeto; • os objetivos do projeto. 5.1.4 Criar a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) Esse processo é responsável por gerar a EAP, também conhecido pelo termo em inglês Work Breakdown Structure (WBS). Trata-se de um agrupamento dos componentes do projeto orientado aos entregáveis, que organiza e define o escopo total do projeto. Para a criação da EAP, utiliza-se a técnica de decomposição, em que os principais produtos do projeto são divididos em nível de detalhe suficiente para auxiliar a equipe na definição e na divisão de tarefas do projeto. A decomposição envolve os seguintes passos: • identificação dos principais resultados do projeto, incluindo o próprio gerenciamento; • decisão sobre a adequação do detalhamento de cada resultado principal, definição das estimativas de custo e duração; • identificação dos componentes de cada um dos resultados principais; • verificação se a decomposição está precisa. Segundo Monteiro (2008), uma EAP com riqueza de detalhamento contribui com a prevenção das alterações de escopo, devido ao fato de ser claro para os stakeholders sobre o que integra ou não o projeto. Para elaborar uma EAP, é necessário seguir ao menos seis passos: • passo 1: estabelecer o primeiro nível (nível 0) da eap, como o nome do projeto; • passo 2: estabelecer no segundo nível (nível 1) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto; • passo 3: acrescentar mais um elemento no nível 1, no intuito de conter os entregáveis do gerenciamento do projeto; • passo 4: identificar os subprodutos necessários para que seja alcançado o sucesso do projeto em cada fase; 66 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II • passo 5: para cada subproduto, verificar estimativas de custos e tempo, possibilitando a identificação de riscos e atribuição de responsabilidades; • passo 6: revisitar e refinar a EAP. Como exemplo, será utilizado o simples projeto de pintura de uma casa. O primeiro passo, criação do nível 0, está descrito na figura a seguir. Projeto de pintura da casa Figura 16 – Nível 0 da EAP Para o segundo passo, criação do nível 1, a descrição encontra-se a seguir. Projeto de pintura da casa Pesquisa HomologaçãoConcepção Aquisições Figura 17 – Construção do nível 1 da EAP Para o terceiro passo, criação do elemento gerenciamento do projeto, a descrição encontra-se na figura que segue. Projeto de pintura da casa Concepção Pesquisa HomologaçãoGerenciamento do projeto Aquisições Figura 18 – Criação do elemento de gerenciamento de projeto Para o quarto passo, identificação dos subprodutos, a descrição encontra-se na figura a seguir. 67 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Projeto de pintura da casa Concepção Premissas e restrições Estudo de viabilidade Pesquisa Pesquisa de fornecedores Homologação Verificação de pintura Gerenciamento do projeto Plano de projeto Controle Fechamento Aquisições Aquisição de recursos Figura 19 – Identificação de subprodutos A EAP deve ser acompanhada de seu dicionário, que descreve o trabalho a ser realizado em cada um de seus elementos. Essas descrições são os pacotes de trabalho, que estão nos elementos mais inferiores da EAP. Exemplo de aplicação Tente construir uma WBS de um projeto de construção de uma casa. 5.1.5 Verificar o escopo Esse processo integra o grupo de monitoramento e controle, sendo responsável por obter a aprovação formal do escopo do projeto por parte de seus stakeholders, devendo acontecer ao término de cada fase do ciclo de vida do projeto, revisando todos os entregáveis. Embora em certas situações pareça confuso, a verificação de escopo não é o mesmo que controle de qualidade. Verificar escopo é aceite de resultados; e controle de qualidade é verificação de resultados. As entradas desse processo são: • declaração de escopo; • EAP; • entregáveis. 68 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II As saídas desse processo são: • formulário de aceite; • solicitação de mudanças; • ações corretivas.5.1.6 Controlar o escopo Esse processo é responsável por garantir que as mudanças sejam acordadas por todos, identificando quando ocorreram. O controle de escopo é fundamental para o sucesso do projeto, devido à sua eficiente gestão sobre as mudanças. A frequente mudança no escopo é uma das principais causas de fracasso nos projetos. As principais origens na alteração do escopo são: • diversos erros na avaliação inicial das metas do projeto; • novas informações sobre o produto desejado; • mudanças no negócio ou no ambiente organizacional; • novas expectativas do cliente. As principais entradas desse processo são: • declaração de escopo; • EAP; • dicionário da EAP; • plano de gerenciamento do escopo; • relatórios de desempenho do projeto; • aprovação de requisições de mudanças. As principais saídas desse processo são: • solicitação de mudanças aprovadas; • ações corretivas; • plano de projeto atualizado; • novo baseline de escopo do projeto. 69 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Lembrete Escopo do produto são características e funcionalidades do produto. Escopo do projeto é todo o trabalho que precisa ser realizado no projeto para produzir o produto. 5.2 Gerenciamento do tempo em projetos 5.2.1 Conceitos De todos os recursos com os quais a humanidade tem que se debater em suas atividades cotidianas, o “tempo” é um dos principais e apresenta uma característica única: inexorabilidade. Por certo, tempo gasto é tempo perdido, não é possível recuperar. Dessa forma, o correto Gerenciamento de Tempo assume uma importância vital na implantação dos empreendimentos (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p. 83). O gerenciamento do tempo tem a responsabilidade de estimar a duração das atividades do plano do projeto, elaborar o cronograma, além de monitorar e controlar desvios do cronograma. Em linhas gerais, seria seu objetivo conseguir a conclusão do projeto em tempo hábil. Essa área de conhecimento possui seis processos, sendo em sua grande maioria processos de planejamento. São eles: • Definir as atividades: — integra o grupo de processos de planejamento; • Sequenciar as atividades: — integra o grupo de processos de planejamento; • Estimar os recursos da atividade: — integra o grupo de processos de planejamento; • Estimar a duração das atividades: — integra o grupo de processos de planejamento; • Desenvolver o cronograma: — integra o grupo de processos de planejamento; 70 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II • Controlar o cronograma: — integra o grupo de processos de monitoramento e controle. 5.2.2 Definir as atividades Definir as atividades é o processo de identificação e documentação das atividades específicas que devem ser realizadas com a finalidade de produzir os entregáveis, perfeitamente identificados na EAP. Para esse processo são utilizadas as tarefas de decomposição, planejamento de ondas sucessivas, criação de listagens de atividades e criação de atributos de atividades. A decomposição dos entregáveis vai servir de base para a elaboração do cronograma. A lista de atividades relaciona aquilo que deve ser executado no projeto. Atributos das atividades é a documentação completa sobre a atividade, podendo ser constituídos, ao máximo, pelos seguintes componentes: • código da atividade; • fase em que a atividade será executada; • responsável pela execução da atividade; • restrições e premissas de cada atividade; • as atividades predecessoras e sucessoras, bem como suas dependências; • as estimativas de esforços e custos e a documentação de como chegarmos a essas estimativas; • relatórios dos especialistas na definição das atividades. As principais entradas desse processo são: • fatores organizacionais; • ativos de processos organizacionais; • Termo de Abertura do Projeto; • declaração de escopo do projeto; • EAP. As saídas desse processo são: 71 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS • lista de atividades; • atributos das atividades; • lista de marcos; • solicitação de mudanças. 5.2.3 Sequenciar as atividades Esse processo é responsável por identificar e documentar as relações entre as atividades por meio de um sequenciamento lógico, de modo a obter um trabalho executável. É nesse processo que se utiliza o Diagrama de Redes, que nada mais é do que uma ferramenta gráfica para o desenvolvimento lógico do projeto, mostrando como as atividades serão executadas do início ao fim. Os principais métodos utilizados nesse processo são: • Método de Diagrama de Setas (Arrow Diagramming Method – ADM); • Método de Diagrama de Nós (Precedence Diagramming Method – PDM). O ADM é um método americano em que as setas indicam as atividades e os círculos ou caixas, os eventos entre as atividades. Esse método utiliza apenas relações de dependência término-início. Para exemplificar melhor seu uso, tem-se o exemplo das atividades representadas no quadro a seguir. Quadro 3 – Tarefas com suas precedências, sucessões e duração Tarefa Precedente Sucessora Duração (dias) A - D 1 B - E 2 C - F 3 D A - 7 E B H 5 F C G 1 G F H 2 H E, G - 6 Adaptado de: Monteiro (2008, p. 71). 72 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II O diagrama construído a partir da relação de tarefas pode ser encontrado na figura a seguir. 10 30 40 20 60 50 70 A 1 B 2 C 3 D 7 E 5 G 2 6 F 1 H Figura 20 – Diagrama ADM As observações sobre esse exemplo são as seguintes: • O evento 10 é o de partida e tem a data 0. • A tarefa A tem duração de um dia; portanto, o evento 40 ocorre no final da data 1. • A tarefa B tem duração de dois dias; portanto, o evento 30 ocorre no final da data 2. • A tarefa C tem duração de três dias; portanto, o evento 20 ocorre no final da data 3. • Considerando que a tarefa F tem duração de um dia, o evento 50 só ocorre na data 4, porque ele depende do término da tarefa C. • A data mais cedo do evento 60 depende do término das tarefas E, com duração de cinco dias (que depende de B, com duração de dois dias), e G, com duração de dois dias (que depende de F e C, com duração total de quatro dias). Portanto, a data mais cedo para o evento 60 é a data do caminho com maior duração, ou seja, a data 7. • De modo análogo, o evento 70 terá a data mais cedo de 13 dias. A rede calculada com a data de início mais cedo pode ser vista na figura a seguir: 73 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS 10 30 40 20 60 50 70 A 1 1 20 7 13 3 4 B 2 C 3 D 7 E 5 G 2 6 F 1 H Figura 21 – Diagrama de Rede calculado com data de início mais cedo Para o cálculo da data de início mais tarde do projeto, consideram-se as tarefas e os eventos a partir dos últimos. Segue a sequência: • Evento 70 tem como data mais tarde 13. • Para não prejudicar o evento 70, a data mais tarde do evento 60 será 7, considerando a tarefa H com seis dias. • Para não prejudicar a data mais tarde do evento 70, a data mais tarde do evento 40 será a data 6, considerando a tarefa D com sete dias. • Para não prejudicar a data mais tarde do evento 60, a data mais tarde do evento 50 será a data 5, considerando a tarefa G com dois dias. •Do mesmo modo, calcula-se a data mais tarde do evento 30 como sendo 2. • Para o evento 20, a data mais tarde será 4. • Para o evento 10 é a data 0. O Diagrama de Rede calculado com as datas mais cedo (na porção inferior) e mais tarde (na porção superior) pode ser visto a seguir. 74 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II 10 30 40 20 60 50 70 A 1 1 6 2 2 0 0 7 7 13 13 3 4 4 5 B 2 C 3 D 7 E 5 G 2 6 F 1 H Figura 22 – Diagrama de Rede completo Saiba mais Para conhecer outros métodos de cálculos de redes, sugere-se a leitura do capítulo 4 da seguinte obra: DINSMORE, P. C.; BARBOSA, A. M. C. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos: livro-base de “Preparação para certificação PMP – Project Management Professional”. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2009. O PDM é um método francês em que os nós ou as caixas indicam as atividades e as setas, as ligações entre elas. A dependência entre as tarefas pode ser de três tipos: • obrigatória: deve obedecer a uma ordem de execução que não pode ser mudada; • arbitrária: a decisão sobre qual atividade será executada em primeiro lugar é baseada na experiência ou preferência de quem a executa; • externa: determinada por fatores externos ao projeto. 75 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS 5.2.4 Estimar os recursos das atividades É o processo responsável por efetuar as estimativas do tipo e quantidades de material, pessoas, equipamentos e suprimentos exigidos para o desempenho das atividades. As principais entradas desse processo são: • informações sobre a infraestrutura da organização; • lista de atividades; • atributos das atividades; • avaliação dos recursos; • plano do projeto. E as principais saídas são: • quantidade necessária de recursos para execução de cada atividade do projeto; • atributos das atividades atualizadas; • solicitação de mudanças; • disponibilidade de recursos atualizada. 5.2.5 Estimar a duração das atividades É o processo de aproximação do número de períodos de trabalho que serão necessários para que se concluam as atividades individuais com os recursos estimados. Essas estimativas podem ser feitas a partir das seguintes técnicas: • estimativa por analogia: baseia-se nas informações históricas, ou seja, em resultados anteriores; • estimativa paramétrica: aplica um modelo quantitativo de produtividade; • estimativa bottom-up: decompõe as atividades até chegar ao máximo de detalhamento; • modelos PERT e CPM: são modelos matemáticos para análise de caminhos críticos. 5.2.6 Desenvolver o cronograma É o processo responsável por determinar as datas de início e fim de todas as tarefas do projeto. 76 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II 5.2.7 Controlar o cronograma É o processo responsável por identificar e garantir a concordância com as mudanças no cronograma. 6 QUALIDADE E CUSTOS EM PROJETOS 6.1 Gerenciamento da qualidade em projetos 6.1.1 Conceitos Os conceitos básicos relacionados ao gerenciamento da qualidade adotados pelo PMI são compatíveis com a abordagem adotada pela International Organization for Standardization (ISO), bem como as definidas por Deming, Juran, Crosby etc. O gerenciamento da qualidade do projeto deve ser direcionado tanto para o gerenciamento do projeto como para o produto ou serviço resultante do mesmo. Segundo a quarta edição do PMBOK, um projeto com qualidade é aquele concluído em conformidade aos requisitos, especificações (o projeto deve produzir o que foi definido) e adequação ao uso (deve satisfazer às reais necessidades dos clientes). Essa abordagem é baseada na premissa de que o gerente do projeto deve levantar com detalhes as necessidades e expectativas dos usuários em relação ao projeto, especificado – nada mais que isso. Nesse contexto, o gerenciamento da qualidade envolve os processos cujo objetivo é assegurar que o projeto será concluído dentro da qualidade desejada e, dessa forma, garantir a satisfação dos clientes (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p. 139). O gerenciamento de qualidade é composto por processos necessários para garantir que as necessidades dos clientes que deram origem ao projeto sejam plenamente satisfeitas. Uma das maneiras de verificar a qualidade de um projeto é observando o nível de conformidade que ele tem em relação aos requisitos e a correta adequação ao uso. Ao mencionar sobre qualidade de projetos em uma empresa, referimo-nos a toda e qualquer atividade que determine a política de qualidade, bem como as metas e responsabilidades para que o projeto consiga atingir os requisitos previamente identificados. A todas essas características dá-se o nome de gestão da qualidade em um projeto. É importante lembrar que a qualidade do projeto envolve todas as políticas, procedimentos e processos que estão envolvidos no desenvolvimento do projeto. Deve-se sempre ter em pauta que a gestão do produto é também a gestão do processo e, consequentemente, do projeto. Pode-se afirmar que os processos referentes à gestão da qualidade foram os que exerceram maior impacto no dia a dia das empresas, em todos os setores da corporação, pois, quando se almeja um produto com qualidade, mudam-se políticas e procedimentos de toda a empresa, e não apenas de determinado setor. 77 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS 6.1.2 O que é gestão de qualidade Na visão de Sashkin e Kiser (1994), a qualidade possui três aspectos fundamentais. O primeiro são as ferramentas e as técnicas que os colaboradores da empresa utilizarão para desenvolver o projeto. Está incluído nesse item o fator treinamento, que os colaboradores devem ter para que possam extrair o máximo das ferramentas disponíveis. O segundo ponto fundamental é ter sempre o cliente como o foco principal. Não se pode esquecer de que ele idealizou o projeto, e é necessário criar condições para que esse ideal se torne real. O terceiro ponto fundamental quando falamos de qualidade é a cultura organizacional. As regras e normas das empresas têm grande impacto no resultado final que apresentaremos ao cliente. A cultura organizacional pode ter impacto positivo sobre o projeto, quando a empresa incentiva os treinamentos e a constante busca pelo aperfeiçoamento de produtos e serviços, ou negativo, quando a empresa não tem essas características. É impossível falar de qualidade sem citar alguns dos grandes autores da área, que tiveram seus conceitos utilizados em todas as teorias de gestão de qualidade, Rossato (1996) fez um levantamento dessas definições, conforme verificaremos a seguir. Qualidade é ausência de deficiências, ou seja, quanto menos defeitos, melhor a qualidade (JURAN, 1992, apud ROSSATO 1996, p. 9). Qualidade é a correção dos problemas e de suas causas ao longo de toda a série de fatores relacionados com marketing, projetos, engenharia, produção e manutenção que exercem influência sobre a satisfação do usuário (FEIGENBAUM, 1994, apud ROSSATO 1996, p. 8). Qualidade é a conformidade do produto às suas especificações. As necessidades devem ser especificadas, e a qualidade é possível quando essas especificações são obedecidas sem ocorrência de defeito (CROSBY, 1986, apud ROSSATO 1996, p. 31). Qualidade é tudo aquilo que melhora o produto do ponto de vista do cliente. Deming associa qualidade à impressão do cliente, portantonão é estática. A dificuldade em definir qualidade está na renovação das necessidades futuras do usuário em características mensuráveis, de forma que o produto possa ser projetado e modificado para dar satisfação por um preço que o usuário possa pagar (DEMING, 1993, apud ROSSATO 1996, p. 56). Qualidade é desenvolver, projetar, produzir e comercializar um produto de qualidade que é mais econômico, mais útil e sempre satisfatório para o consumidor (ISHIKAWA, 1993, apud ROSSATO 1996, p. 43). 78 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II Lembrete Sem qualidade uma empresa não consegue crescer e expandir seus produtos e serviços. Nos últimos tempos, com a crescente globalização dos produtos, a qualidade ganhou destaque no cenário empresarial, sendo item fundamental para qualquer bom gestor. Paladini (1994) diz que qualidade pode ser definida como capacidade de adequação ao uso em três estruturas básicas: • Qualidade in-line: trata-se do modelo mais clássico, que tem ênfase na qualidade que podemos obter por meio do nível de produção, considerando as linhas de produção. • Qualidade off-line: trata-se do esforço empreendido pelas áreas que não têm ligação direta com as linhas de produção, ou seja, são caracterizadas pelas áreas que dão suporte à linha de produção, mas não participam do processo produtivo. • Qualidade on-line: trata-se de todo o esforço que a empresa gasta para realizar a captação, com a maior agilidade possível. Também estão ligadas a essa estrutura as alterações realizadas tendo como base a preferência do cliente, os hábitos e fatores comportamentais do consumidor e a forma como a empresa adapta-se aos novos tempos e ao surgimento de produtos e concorrentes no mercado. Sashkin e Kiser (1994) destacam a importância das ferramentas sociais dentro do processo de produção do desenvolvimento dos valores fundamentais para que a empresa possa disseminar a cultura e a sustentação de todo o processo de gestão da qualidade de produtos e serviços. Para esses autores, uma das principais características quando se menciona o processo de disseminação da qualidade pela empresa é o aspecto da liderança; dessa forma, é essencial que os executivos ajam como líderes com visão de qualidade. As principais ferramentas sociais são: • Delegar poderes aos colaboradores: levando em consideração as adequadas configurações de cargos. Quando configuramos um cargo, temos como principal meta determinar quais são as atividades adequadas, fazendo com que os colaboradores sintam a agradável sensação de estarem se realizando profissionalmente e tendo pleno controle sobre suas atitudes e decisões corporativas. • Desenho total de cargos: as tarefas que serão desempenhadas pelos colaboradores precisam ser desenhadas de maneira a formar um cargo que tenha completeza e coerência, pois a busca do ser humano, não apenas no ambiente corporativo, mas na vida em geral, é a sensação de estar completo. 79 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS • Desenho de trabalho de equipe: sabemos que, nos dias atuais, as tarefas que executamos durante o processo de realização do nosso trabalho possuem alto grau de complexidade. Assim, só quando formamos equipes de trabalho e executamos o trabalho em conjunto, temos a possibilidade de solucionar problemas complexos de forma eficiente e rápida. • Estimular os colaboradores a participar do capital empresarial: esse ponto não é fundamental quando falamos de ferramentas sociais da qualidade, mas deve ser estimulado. Uma empresa nunca pode negligenciá-lo, pois quando estimula seus colaboradores a participar de seu capital, está estimulando sua participação na empresa. No entanto, é fundamental que esse colaborador possua algum tipo de participação no processo decisório da empresa. • Garantir a justa remuneração do colaborador: essa ferramenta está ligada ao processo de participação do colaborador no capital da empresa e tem impacto direto sobre três pontos importantes: remuneração feita a partir dos resultados obtidos, sensação de justiça e recompensa, esses são os fatores estimulantes que a empresa deve oferecer. • Garantir que o colaborador tenha certa estabilidade no emprego: quando se sente seguro dentro do ambiente corporativo, ele tende a desempenhar suas tarefas de maneira mais efetiva. Esse fator, em longo prazo, tende a gerar maior produtividade. • Criar um clima de igualdade e decisões justas: quando os gestores de uma empresa adotam essa postura, criam um clima de igualdade e coerência entre todos os funcionários, fazendo com que se relacionem com o fator da justiça em suas mais diferentes dimensões. Saiba mais Sobre a adoção de normas, especificamente para a qualidade ISO 9001, sugere-se a leitura do seguinte artigo: FELTRACO, E. J. et al. Análise da adoção de normas para a qualidade ISO 9001: um estudo de caso com base no ciclo PDCA na visão dos envolvidos no processo. Revista Educação e Pesquisa, 2012, São Paulo, v. 2, n.1, p. 43-56. Disponível em: <http://logus.sc.senac.br/index.php/navus/article/view/55>. Alexandre e Ferreira (2000) listam alguns fatores que podem se tornar verdadeiros obstáculos para o sucesso da implementação dos modelos de gestão da qualidade. Um dos principais é a ausência de liderança e de comprometimento por parte da alta administração, tanto no que tange às metas que nortearão a gestão da qualidade como aos recursos que serão alocados para que a gestão da qualidade possa ser efetiva. Durante o processo de implementação da gestão da qualidade, segundo Alexandre e Ferreira (2000), devemos observar alguns aspectos: 80 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II • Cultura empresarial: devemos sempre observar os aspectos culturais, especialmente no que se refere a fatores como liderança e gerenciamento, bem como a delegação de atividades e responsabilidades, resultados e metas, treinamentos e metodologia utilizada pela empresa. • Tecnologia utilizada pela empresa: quando falamos em processos de gestão de qualidade, estamos falando também das tecnologias que empregamos para executar esse processo. Dentro desse item devemos destacar elementos como formas de verificação da qualidade, inspeção, armazenamento, distribuição, compilação e reprodução das informações, e isso deve ocorrer durante todo o processo de produção dos produtos e serviços. • Aspectos de mercado: quando falamos de mercado, estamos nos referindo, especialmente, a nossos clientes, bem como aos impactos que nossos produtos e serviços causam no sistema de gestão idealizado. 6.1.3 Processos do Gerenciamento de Qualidade em Projetos Segundo o PMI (2008), o processo de gestão da qualidade de um projeto inclui todas as fases e atividades da empresa que executa as tarefas, bem como as devidas determinações de políticas de qualidade, objetivos e responsabilidades, de forma que o projeto consiga satisfazer as necessidades que deram origem a ele. Os processos que envolvem o gerenciamento da qualidade, segundo o Guia PMBOK, são: • Planejar a qualidade: integra o grupo de processos de planejamento, sendo responsável pela identificação dos requisitos ou padrões de qualidade do projeto ou produto, bem como pela documentação da maneira como o projeto demonstrará conformidade. • Realizar a garantia de qualidade: integra o grupo de processos de execução, sendo responsável pelo processo de auditoria da qualidade e dos resultados das medições de controle de qualidade para garantir que sejam usados os padrões de qualidade e as definições operacionais apropriadas.• Realizar o controle de qualidade: integra o grupo de processos de monitoramento e controle, sendo responsável pelo monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias. Lembrete O PMI é um dos mais importantes guias para gestão de projetos, e é o mais usado no mundo todo, inclusive no Brasil. A gestão da qualidade inclui o gerenciamento do projeto e do produto e pode ser aplicada a todos os tipos de projetos, independentemente de sua origem. 81 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS As métricas e técnicas de qualidade de determinado produto são particulares dele e têm características próprias que estão ligadas à finalidade que o produto ou o projeto terá. Ao usar como exemplo um produto de software, utilizaremos abordagens e medidas específicas para esse projeto bem diferentes do projeto da construção de um prédio, por exemplo! Mas a gestão da qualidade é essencial em ambos. Nos dois casos que apresentamos, devemos cumprir integralmente os requisitos da qualidade, pois, caso isso não aconteça, podemos ter consequências graves para uma ou mais partes interessadas no projeto que está sendo desenvolvido. O PMI mostra alguns exemplos: Cumprir os requisitos do cliente sobrecarregando a equipe do projeto pode resultar em aumento dos atritos entre os funcionários, erros ou mesmo retrabalho. Cumprir os objetivos do cronograma do projeto apressando as inspeções de qualidade planejadas pode resultar em erros não detectados (PMI, 2008, p. 160). Alguns fatores são fundamentais para a realização do gerenciamento da qualidade. São eles: • saber a forma como os itens de qualidade serão gerenciados; • saber, antecipadamente, quais são as ferramentas, técnicas e tecnologias que utilizaremos para garantir a qualidade (Seis Sigma, TQM, entre outras); • determinar com qual frequência os itens e os requisitos do projeto serão inspecionados; • como serão administradas as mudanças referentes à não qualidade, à não conformidade e ao não cumprimento dos requisitos; • quem será o responsável pela gestão da qualidade, bem como pelo controle do plano. Assim como qualquer outro item de gerenciamento, a qualidade tem custos, sendo, inclusive, bem maiores e mais danosos que os da não qualidade. Entre eles, ressaltam-se os relacionados a treinamentos, controle, testes, auditorias e homologação. Da mesma forma, é possível listar alguns custos relativos a não qualidade de produtos e serviços: retrabalho, reparos, atrasos, diminuição da credibilidade da marca, perda de clientes e custos com manutenção e assistência técnica. Observação De acordo com o PMI (2008), precisão e exatidão não são iguais! Precisão quer dizer que os valores que foram medidos apresentam pouca ou nenhuma variação. Exatidão quer dizer que o valor que foi medido e verificado está bem próximo ao valor considerado ideal. Uma medida pode ser exata sem ser precisa! 82 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II Conforme já mencionado no início desta unidade, a abordagem que o PMI faz sobre qualidade está em total conformidade com as normas da ISO. Ambas as regras para que as empresas alcancem a qualidade são compatíveis e podem ser usadas conjuntamente. O item de gestão da qualidade do PMI também tem total conformidade com os grandes pensadores da área. Outros tipos de abordagem, que são consideradas como não proprietárias, são: a Gestão da Qualidade Total, a metodologia Seis Sigma, o FMEA (Análise de Modos e Efeitos da Falha – Failure Mode and Effect Analyses) e o método de melhoria contínua, os quais também têm conformidade com o guia de gerenciamento mais usado no mundo. A gestão da qualidade, com uma visão moderna, completa o bom gerenciamento de projetos. Tanto a ISO como o PMBOK destacam a relevância das seguintes características: Satisfação do cliente: entender, avaliar, definir e gerenciar as expectativas para que os requisitos dos clientes sejam atendidos. Para que isso aconteça, é necessário que façamos a combinação de conformidade com os requisitos (para que o cliente tenha a garantia de que seu projeto produzirá o que foi idealizado para produzir) e que o produto tenha adequação ao uso, ou seja, o produto ou serviço devem satisfazer as reais necessidades dos clientes. Prevenção ao invés de inspeção: um dos princípios fundamentais do moderno gerenciamento da qualidade determina que a qualidade precisa ser planejada, projetada e incorporada, em vez de inspecionada. O custo de prevenir os erros geralmente é muito menor do que o custo que a empresa terá quando necessita corrigir os erros, erros esses que, geralmente, são encontrados no processo de inspeção. Melhoria contínua: o ciclo PDCA (Plan, Do, Check Act, ou planejar, fazer, verificar, agir) é a base para a melhoria contínua da qualidade, conforme definido por Shewhart e modificada por Deming. Além disso, as iniciativas da melhoria contínua da qualidade empreendidas pela organização executora, tais como a Gestão da Qualidade Total e o Seis Sigma, devem aprimorar a qualidade do gerenciamento do projeto e também a qualidade do produto do projeto. Os modelos de melhoria do projeto incluem Malcolm Baldrige, o Modelo Organizacional de Maturidade em Gerenciamento de projetos (Organizational Project Management Maturity Model – OPM3) e o Modelo Integrado de Maturidade e Capacidade (Capability Maturity Model Integrated – CMMI). Responsabilidade da gerência: o sucesso exige a participação de todos os membros da equipe do projeto, mas continua sendo responsabilidade da gerência fornecer os recursos necessários ao êxito (PMI, 2008, p. 190). 83 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS 6.1.4 O custo da qualidade (CDQ) Muitas empresas utilizam o termo “custo da qualidade”, mas sabe-se que essa expressão poderia ser substituída pelo termo “investimento na qualidade”, pois, sem dúvida, as empresas têm grande prejuízo quando não investem em qualidade. Em termos gerais, o CDQ diz respeito aos esforços gastos com a qualidade no decorrer de todo o ciclo de vida do produto. Todas as decisões tomadas durante a execução de um projeto podem causar impactos nos custos operacionais relativos à qualidade. Esses impactos podem resultar em produtos devolvidos, em consequência de reclamações e de defeitos apresentados por eles. As campanhas de devolução de produtos são chamadas de recall. Dessa forma, em consequência do caráter temporário empregado em um projeto, a corporação que o patrocina pode fazer a opção pelo investimento na constante melhoria da qualidade de seus produtos, especialmente na avaliação e prevenção de defeitos, visando reduzir o custo externo da qualidade (PMI, 2008). Os custos envolvidos na área de conhecimento de gerenciamento da qualidade são os seguintes: • Custo de conformidade (durante o projeto, para evitar as falhas): — prevenção de custos: treinamentos, equipamentos, documentação de processos; — custos de avaliação: testes, perda de teste destrutivo, inspeções. • Custo de não conformidade (durante e após o projeto, devido a falhas): — custos de falhas internas: retrabalho e descarte; — custos de falhas externas: responsabilidades, trabalho de garantia e perda de negócios. 6.1.5 Planejar a qualidade No passado, a ideia de controlar a qualidade era baseada na inspeção total dos produtos, ao final da sua linha de montagem. Este conceito evoluiu com a introdução do Controle Estatístico do Processo (CEP) e, posteriormente,com a introdução dos conceitos de Controle de Qualidade Total (CQT) e Gerenciamento da Qualidade Total (GQT). Atualmente, o foco da qualidade está voltado para o planejamento, possibilitando a prevenção da ocorrência de falhas, bem como a ação sobre as causas dos problemas, no sentido não somente de corrigir, mas também de proporcionar a melhoria dos processos. Esta abordagem baseia-se principalmente na premissa de que o custo da prevenção de erros é sempre muito menor do que o custo para corrigi-lo, 84 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II uma vez que a prevenção proporciona a identificação de um problema em um instante mais cedo (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p. 142). O processo de planejamento da qualidade começa ao se identificarem os requisitos necessários, ou os padrões de qualidade necessários para construir o produto ou o projeto. É importante lembrar que o produto ou o projeto desenvolvido precisará demonstrar conformidade com todos os outros projetos já existentes na empresa. Ao contrário do que alguns gestores consideram, o processo de planejamento da qualidade não deve ser feito separadamente do restante do projeto; mas, sim, ao mesmo tempo em que outros planejamentos são realizados. O plano de gerenciamento da qualidade do projeto estabelece quais as políticas de qualidade serão adotadas no projeto e como serão implementadas e gerenciadas. Caso a empresa já possua um sistema de qualidade definido, o plano de gerenciamento da qualidade deve estar alinhado com as diretrizes básicas deste sistema, podendo extrair os itens relevantes do mesmo e/ou adaptá-los às necessidades do projeto. Na prática, este plano pode ser formal ou informal, muito detalhado ou resumido, dependendo do projeto em evidência. O plano de qualidade deve ser criado pelo gerente de projeto e pela equipe de projeto, e a sua concepção deve tomar por base a decomposição da EAP em atividades de mais baixo nível que permitam a identificação de ações específicas de qualidade. Dessa forma, o gerente de projeto pode garantir que todo o projeto será contemplado, de forma a produzir um resultado de qualidade e atender as necessidades dos clientes (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p. 143). As entradas desse processo são as seguintes: • linha base de escopo – composta pela declaração de escopo do projeto, EAP, dicionário da EAP; • registro das partes interessadas – identifica as partes que têm um determinado interesse no impacto da qualidade; • linha de base do desempenho de custos – documenta a fase de tempo aceita usada na medição do desempenho dos custos; • linha de base do cronograma – documenta todas as medidas de desempenho de prazos aceitas, incluindo as datas de início e término; • registro dos riscos – contém as informações sobre as ameaças e as oportunidades que podem interferir nos requisitos da qualidade; 85 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS • fatores ambientais da empresa – fatores endógenos e exógenos da organização que influenciam no processo de planejamento da qualidade; • ativos de processos organizacionais – impactam no processo do planejamento da qualidade, incluem elementos como: — políticas, procedimentos e diretrizes organizacionais relativos à qualidade; — banco de dados histórico; — lições aprendidas em projetos anteriormente realizados; — políticas de qualidade. As principais ferramentas utilizadas no processo de planejar a qualidade são: • análise do custo-benefício; • análise do custo da qualidade (CDQ); • gráficos de controle; • benchmarking. As saídas desse processo são: • plano de gerenciamento da qualidade; • métricas da qualidade; • listas de verificação da qualidade; • plano de melhorias do processo. 6.1.6 Realizar a garantia da qualidade O conceito de garantia de qualidade está relacionado ao risco potencial de não qualidade, ou seja, um produto ou serviço possui garantia de qualidade quando o seu fornecedor estabelece um processo para o fornecimento do mesmo, de maneira que não existam probabilidades de ocorrência de falhas (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p.143). O processo de realizar a garantia da qualidade engloba as atividades sistemáticas e planejadas, por meio do sistema de qualidade, que geram confiança na satisfação a todos os padrões relevantes da 86 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II qualidade dentro de um projeto. Esse processo deve ser executado ao longo de todo o projeto, no intuito de fornecer a garantia a todos os stakeholders. As entradas desse processo são: • plano de gerenciamento do projeto; • métricas de qualidade; • informações sobre o desempenho do trabalho; • medições do controle da qualidade. As ferramentas e técnicas utilizadas nesse processo são as seguintes: • auditorias de qualidade; • análise de processos; • ferramentas utilizadas no planejamento e no controle da qualidade. As saídas desse processo são: • atualização dos ativos de processos organizacionais; • solicitações de mudança; • atualizações do plano de gerenciamento do projeto; • atualizações dos documentos do projeto. 6.1.7 Realizar o controle da qualidade O controle da qualidade abrange um conjunto de métodos e atividades adotados com o objetivo de melhoria e manutenção da qualidade. No ambiente de projetos, controlar a qualidade significa, na prática, o monitoramento dos resultados específicos do projeto, a fim de determinar se eles satisfazem os padrões relevantes de qualidade. Isso significa manter os processos sob controle, atuando-se na eliminação e bloqueio das causas fundamentais de eventuais problemas que possam ocorrer. Os resultados do projeto referem-se tanto ao produto como ao gerenciamento do projeto (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p. 144). 87 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS O processo de realizar o controle da qualidade é composto por um conjunto de métodos e atividades com a finalidade de prover a melhoria e a manutenção da qualidade. As entradas desse processo são: • plano de gerenciamento do projeto; • métricas da qualidade; • listas de verificação da qualidade; • medições de desempenho do trabalho; • solicitações de mudança aprovadas; • entregas; • ativos de processos organizacionais. As ferramentas e técnicas utilizadas nesse processo são: • diagrama de causa e efeito; • gráficos de controle; • fluxogramas; • histogramas; • diagrama de Pareto; • gráfico de execução; • diagrama de dispersão; • amostragem estatística; • inspeção; • revisão das solicitações de mudanças aprovadas. As saídas desse processo são: • medições do controle da qualidade; • mudanças validadas; 88 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II • entregas validadas; • atualizações de ativos de processos organizacionais; • solicitações de mudança. 6.1.8 Ferramentas e técnicas utilizadas pelo Gerenciamento da Qualidade As principais ferramentas e técnicas utilizadas pelo Gerenciamento da Qualidade são: • Gráfico de controle: é uma disposição gráfica dos resultados de um processo ao longo de determinado período. É utilizada para verificar se ele está dentro de determinadas faixas de referência. Esses gráficos tentam determinar a estabilidade de um processo. • Diagrama de Pareto: é um tipo especial de histograma, organizado por frequênciade ocorrência, que mostra quantos defeitos foram gerados por tipo ou categoria de causa identificada. Esse diagrama está diretamente relacionado à Lei de Pareto, que aponta 80% dos problemas causados por 20% das falhas. • Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe): é um diagrama utilizado para analisar causas e efeitos. • Fluxogramas: são representações gráficas que mostram as etapas de um processo. • Auditoria de qualidade: é uma revisão estruturada no processo de implantação do controle de qualidade, no intuito de verificar se ele está em conformidade com o que foi desenhado. 6.2 Gerenciamento de custos 6.2.1 Introdução Dentro do ciclo de vida dos projetos, todas as atividades afetam os custos do projeto. Sendo assim, o planejamento e o controle dos custos são fundamentais. O desempenho dos custos do projeto deve ser monitorado e medido regularmente para identificar as variações do plano. Estes desvios são analisados, dentro dos processos de controle, nas diversas áreas de conhecimento. À medida que são identificados desvios significativos (aqueles que colocam em riscos os objetivos do projeto), realizam-se ajustes ao plano através da repetição dos processos de planejamento que sejam adequados àquele caso. Por exemplo, ultrapassar a previsão de custo em uma determinada atividade pode requerer ajustes nos recursos humanos, na necessidade ou não de horas extras, ou no balanceamento entre o orçamento e os objetivos de prazo do projeto. Controlar também inclui tomar ações corretivas, antencipando-se aos problemas. 89 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS É muito importante também, no encerramento do projeto, reunir e disseminar informações de custos previstos e custos realizados, com comparações analisadas, como lições aprendidas, listar e disseminar ações corretivas, que consistem no verdadeiro aprendizado para elaborar planejamentos mais precisos em futuros projetos ou fases (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p.108). Essa área de conhecimento é composta por processos que asseguram a obediência do projeto aos custos orçados. Os processos de gerenciamento de custos são: • Estimar custos — Integra o grupo de processos de planejamento. — Refere-se ao desenvolvimento da estimativa de custos que são essenciais para terminar as atividades do projeto. • Determinar o orçamento — Integra o grupo de processos de planejamento. — Refere-se a agregar os custos previstos com atividades individuais ou pacotes de trabalho que determinam a linha de base autorizada dos custos. • Controlar os custos — Integra o grupo de processos de monitoramento e controle. — Diz respeito ao monitoramento do andamento do projeto para atualizar o orçamento e gerenciamento das mudanças feitas nas linhas de base dos custos. Saiba mais Sobre gestão de desenvolvimento de produtos, sugere-se a leitura do artigo: CHENG, L. C. Caracterização da gestão de desenvolvimento do produto: delineando o seu contorno e dimensões básicas. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE GESTÃO DO DESENVOLVIMENTO DE PRODUTO. 2., Anais..., São Carlos, SP. UFSCar. p.1-9., 2000. Disponível em: <http://www.dep.ufmg. br/old/disciplinas/epd836/artigo2.pdf>. O artigo apresenta uma visão bastante ampla sobre gestão de custos. 90 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II 6.2.2 Estimar os custos Esse processo tem o papel de desenvolver uma estimativa dos recursos monetários necessários para a execução das atividades do projeto. Essas estimativas são um prognóstico baseado na informação conhecida em um determinado momento. A estimativa dos custos envolve desenvolver uma aproximação dos custos dos recursos necessários para completar as atividades do projeto. Podem ser apresentadas de forma detalhada ou sumarizadas. Os custos devem ser estimados para todos os recursos que serão contabilizados no projeto. Isto inclui, mas não está limitado, a mão de obra, materiais, suprimentos e categorias especiais, tais como efeitos inflacionários ou reserva de custo. As estimativas de custo são geralmente expressas em unidades monetárias com a finalidade de facilitar comparações tanto internamente no projeto quanto entre projetos. Em alguns casos, as estimativas poderão ser obtidas usando outras unidades de medida, tais como homens-hora ou homens-dia, com os seus custos estimados, para facilitar o apropriado controle gerencial. Geralmente também levam em conta aspectos do plano de respostas aos riscos, tais como planos de contingência (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p. 108). Entre as tarefas previstas para esse processo, temos: • identificação e consideração das alternativas de custo para iniciar e terminar o projeto; • compensação de custos e riscos, bem como uma comparação entre comprar e fazer; • compartilhamento de recursos para alcançar custos otimizados para o projeto. Para fazer a estimativa de custos, esse processo utiliza-se de diversas informações. São elas: • arquivos de projetos – as organizações envolvidas no projeto podem conter em seus arquivos resultados de projetos anteriores, os quais, sendo suficientemente detalhados, auxiliarão na elaboração da estimativa dos custos; • base de dados comerciais – informações históricas usualmente estão disponíveis comercialmente; • conhecimento da equipe de projeto – os membros individuais da equipe. 6.2.3 Determinar o orçamento A orçamentação de um projeto ocorre após a estimativa de custos e quando já se encontra preparada a Estrutura Analítica do Projeto, em que serão alocados os valores nos diversos níveis da estrutura, 91 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS começando pelos entregáveis e depois sumarizando à medida que sobe de nível na estrutura até atingir o nível 1. Neste nível, encontramos o valor planejado total do projeto com os parâmetros inicialmente definidos (DINSMORE; BARBOSA, 2009, p. 122). Nesse processo, agregam-se os custos que foram estimados das atividades individuais, com uma linha de base que inclui todos os orçamentos autorizados, excluindo reversas de gerenciamento. Observação Os orçamentos devem ser feitos tomando como base moedas fortes, de modo que as variações monetárias não afetem o processo. As entradas utilizadas nesse processo são: • estimativa de custos das atividades – feitas para cada pacote de atividades; • base de estimativas – detalhes de suporte das estimativas de custo; • linha de base do escopo – composta por declaração do escopo, estrutura analítica de projeto e dicionário da estrutura analítica de projeto; • cronograma do projeto – relata o início e o término das atividades planejadas; • calendários dos recursos – relatam as informações sobre o uso dos recursos na linha do tempo; • contratos – contêm as informações importantes e os custos relacionados a produtos e serviços comprados e incluídos na determinação do orçamento; • ativos e processos organizacionais. As saídas desse processo são: • linha de base do desempenho de custos – orçamento no término autorizado em sincronia com o tempo, que mede, monitora e controla o desempenho dos custos gerais do projeto; • requisitos de recursos financeiros do projeto – relatam os gastos com projetos mais responsabilidades antecipadas; • atualizações dos documentos do projeto – atualizam os registros de riscos, estimativa de custos e cronograma do projeto. As principais ferramentas utilizadas nesse processo são: • agregação dos custos; • análise de reservas; 92 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ram aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II • opinião especializada; • relações históricas. 6.2.4 Controlar os custos Esse processo se ocupa do controle e monitoramento do progresso do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha base dos custos. O segredo para um controle de custos eficaz é analisar o desempenho de custo de forma regular e pontual. É crucial que as ineficiências e variações de custo sejam identificadas a tempo, de modo que uma ação corretiva possa ser tomada antes que a situação piore. Uma vez que os custos do projeto estejam fora do controle, pode ser muito difícil concluir o projeto dentro do orçamento (GIDO; CLEMENTS, 2011, p. 257). Nesse processo, estão incluídas algumas etapas importantes para a eficácia do gerenciamento financeiro. São elas: • análises do desempenho de custo, de modo a determinar quais pacotes de trabalho necessitam de ação corretiva; • decisão sobre a ação corretiva a ser tomada; • revisão do plano do projeto, composto por estimativas de custos e tempo. As entradas desse processo são: • plano de gerenciamento do projeto – contém as informações da linha base do desempenho de custos e do plano de gerenciamento de custos; • requisitos de recursos financeiros do projeto; • informações sobre o desempenho do trabalho; • ativos de processos organizacionais. As saídas desse processo são: • medições de desempenho do trabalho; • previsões do orçamento; • atualizações dos ativos de processo organizacionais; 93 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS • solicitações de mudança; • atualizações do plano de gerenciamento do projeto; • atualizações dos documentos do projeto. Resumo Nesta unidade, estudou-se com certo grau de profundidade algumas das áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos do PMBOK. Tratamos de duas grandes áreas de conhecimento em gestão de projetos: gerenciamento do escopo e gerenciamento do tempo. No gerenciamento do escopo, primou-se pela diferenciação do escopo do projeto e do escopo do produto, enfatizando que o primeiro refere-se a tarefas dos projetos, e o segundo, a características do produto que é entregue. Também se discutiu o processo de criação da EAP, sendo feita a construção de uma EAP simplificada de um projeto que foi tomado como exemplo. No gerenciamento do tempo, enfatizou-se a importância da estimativa de tempo, dos recursos, bem como a criação de um cronograma do projeto. Comentou-se sobre a importância do diagrama de redes e os métodos mais comuns de construção de um diagrama. Falamos também sobre o gerenciamento da qualidade e o gerenciamento dos custos. O gerenciamento de qualidade mostra-nos que o custo da não qualidade é muito alto, pois a empresa não perde apenas com a reposição dos produtos, com o retrabalho, reposição de peças, deslocamento de profissionais; mas, especialmente, com o desgaste de sua marca no mercado após alguns escândalos em relação à falta de qualidade. Temos, no mercado de hoje, vários concorrentes, por isso a única forma que as empresas têm de se manterem vivas é sempre prezar pela qualidade e pelas necessidades do cliente. Para que essa prática dê certo, é fundamental um gerenciamento de qualidade eficiente, proativo, e que envolva todas as áreas da empresa. 94 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 Unidade II Diretamente ligado ao gerenciamento da qualidade, está o gerenciamento de custos. Sabemos que as empresas sempre procuram cortá-los de seus processos, mas, para obter sucesso, elas precisam de um gerenciamento de custos adequado, de forma a não cortar investimentos vitais para sua saúde financeira. O gerenciamento de custos está diretamente ligado ao gerenciamento de qualidade, pois o corte nos custos não pode afetar, jamais, a qualidade dos produtos, processos ou serviços oferecidos pela empresa. Exercícios Questão 1. Leia o texto a seguir: Kerzner (2006) define escopo do projeto como “soma de todas as entregas necessárias como parte do projeto. Isso inclui todos os produtos, serviços e resultados”. O Guia PMBOK define o escopo do projeto como “o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas”. Com essas duas definições, observamos que o escopo do projeto inclui todo o trabalho e as entregas necessárias para completar o projeto. Fonte: PORTILLO (2010). O processo de definir o escopo tem o papel de descrever claramente o escopo do projeto em função de entregáveis ou os resultados concretos do trabalho realizado. Sobre esse processo, podemos afirmar que: I – É necessário diferenciar o que é escopo de projeto e escopo de produto. II – A principal saída desse processo é a Declaração de Escopo. III – Escopo de produto é o conjunto das tarefas necessárias para atingir os objetivos do projeto. Assinale a alternativa correta: A) Somente a afirmativa III é falsa. B) Somente a afirmativa II é verdadeira. C) Somente a afirmativa I é verdadeira. D) Todas as afirmativas são verdadeiras. E) Todas as afirmativas são falsas. Resposta correta: alternativa A. 95 AD M - R os e/ An dr éi a - Di ag ra m aç ão : F ab io - 1 3/ 12 /1 3 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Análise das afirmativas I – Afirmativa verdadeira. Justificativa: nesse processo, é preciso diferenciar o escopo de projeto do escopo de produto. Escopo de projeto é o conjunto das tarefas necessárias para atingir os objetivos do projeto. Escopo de produto é o conjunto de características do produto ou do serviço do projeto final que é entregue. II – Afirmativa verdadeira. Justificativa: a Declaração de Escopo serve como referência para tomadas de decisões futuras sobre o projeto e descreve o escopo desse projeto detalhando seus entregáveis. III – Afirmativa falsa. Justificativa: a definição de escopo dada nessa afirmativa não é de projeto, e sim de produto. O escopo de produto é o conjunto de características do produto ou do serviço do projeto final que é entregue. Questão 2. A estimativa de recursos das atividades é o processo responsável por efetuar as estimativas dos tipos e das quantidades de materiais, pessoas, equipamentos e suprimentos exigidos para o desempenho dessas atividades. Sobre as entradas e as saídas desse processo, podemos afirmar que: I – A lista de atividades é uma das principais saídas do processo. II – A avaliação dos recursos é uma das principais saídas do processo. III – A quantidade de recursos necessária para a execução de cada atividade do projeto é uma das principais entradas do processo. Assinale a alternativa correta: A) Somente a afirmativa III é falsa. B) Somente a afirmativa II é verdadeira. C) Somente a afirmativa I é verdadeira. D) Todas as afirmativas são verdadeiras. E) Todas as afirmativas são falsas. Resolução desta questão na plataforma.
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