Legislação Arquivística para MPU

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU 
CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES 
Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1 
AULA 03 – Legislação Arquivística
Olá, sofredores! Tudo bem? 
Finalmente nossa última aula de Arquivologia para o MPU! Depois desta 
aula teremos estudado tudo o que nos foi pedido. 
Já peço desculpas pela demora, mas foi por um bom motivo: tive de
adaptar os últimos conteúdos para esta aula. E isso levou mais tempo do que
esperava... Mas nada que vá prejudicar seu aprendizado, eu garanto! 
E depois dessas mudanças, termos para esta aula a seguinte estrutura: 
 Excertos da Constituição; 
 Lei 8.159/91 e Decreto 4.073/02; 
 Decreto 4.915/03; 
 Lei 5.433/68, Decreto 1.799/96 e Resolução CONARQ 10; 
 Lei 12.527/11 
Como sempre, estarei disponível para solucionar suas dúvidas. Contem 
sempre com meu auxílio e dedicação. Os espero no fórum do curso e no email:
mayko@pontodosconcursos.com.br. 
Então, sem mais perda de tempo, vamos ao trabalho! 
Prof. Mayko Gomes 
Abril/2013 
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Legislação Arquivística 
Introdução 
Começando por alguns excertos da Constituição Federal, vamos
comentar a Legislação Arquivística que mais comumente aparece em provas. 
Não vou colocar as leis na íntegra para não ocupar todo o espaço da aula
e nem lhes passar informações que sejam “desnecessárias”. Contudo, peço a 
vocês que, caso disponham de algum tempo, leiam as leis para não lhes faltar
nenhuma informação. As leis possuem textos pequenos e pouco técnicos, o
que facilita seu entendimento. 
Partiremos em nossos estudos, conforme manda o Direito, seguindo a
hierarquia das normas, fazendo nossos comentários sobre alguns excertos da
Constituição que tratam do assunto. 
Toda legislação arquivística se baseia em três principais excertos da
Constituição: o art. 5º (inciso XXXIII), o artigo 215 e o artigo 216
(especialmente o §2º deste). Vamos comentá-los. 
O artigo 5º, em seu inciso XXXII, afirma o seguinte: 
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos
informações de seu interesse particular, ou de interesse
coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo
seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado. 
(Constituição Federal de 1988, art. 5º, inciso XXXIII). 
Assim, A Constituição já deixa claro que o Estado tem o dever de
garantir que as informações sejam preservadas e estejam acessíveis a todos
que a procuram. O excerto acima inclusive já menciona a possibilidade de
responsabilização do Estado pelo não cumprimento da determinação. Contudo,
a própria Constituição também limita as informações as quais os cidadãos
terão direito de acesso: podem ter acesso somente às informações de caráter
particular, coletivo ou geral, E NÃO PODEM ter acesso a informações que
comprometam a segurança da sociedade e do Estado. São exemplos de
informações que comprometam a segurança da sociedade os resultados de
pesquisa científica, informações sobre acordos políticos ou internacionais, etc.
E são exemplos de documentos que comprometem a segurança do Estado os
planos e operações de guerra e os acordos diplomáticos. 
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Até alguns meses atrás este excerto da Constituição era regulamentado
pela Lei Federal 11.111/05. Mas esta Lei foi revogada e substituída pela Lei
Federal 12.527/11, de que falaremos mais adiante. 
O artigo 215 trata indiretamente da Arquivística. Na verdade, ele afirma
que o Estado tem também o dever de proteger, promover, valorizar e difundir
a criação cultural do país. O Estado tem o dever de proteger a produção
cultural sob as diversas formas em que se apresentem. Podemos considerar
também os documentos como uma dessas formas de produção cultural (uma
vez que, como vimos, os documentos podem ter valor para a Cultura). 
O artigo 216 trata de definir os bens que constituem o patrimônio
cultural brasileiro. Destaca que esses bens podem ser de “natureza material e
imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à
identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade
brasileira”. Especificamente no inciso IV temos a afirmação de que os
documentos podem ser considerados bens que constituem o patrimônio
cultural, “frisando” o dever do Estado de protegê-los e garantir o seu acesso. 
De forma ainda mais direta, a Constituição determina que o Poder
Público deva promover a Gestão de Documentos de caráter publico, conforme
o texto extraído: 
Cabem à administração pública, na forma da lei, a
gestão da documentação governamental e as
providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem. 
(Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2º) 
Esta lei a que se refere o parágrafo é a Lei 8.159/91, que estudaremos
mais adiante. 
Para terminar esta introdução da aula, vamos resumir o que determina a
Constituição: é deve do Estado preservar as informações e garantir o acesso a
elas, observado o caráter particular, coletivo ou geral; e a segurança da
sociedade e do Estado. 
Tratamos aqui da base constitucional das leis Arquivísticas. Contudo não
precisam se preocupar com essa parte, pois o conteúdo da Constituição não
aparece quando as provas tratam do assunto. 
No Brasil existem programas que buscam a divulgação de documentos
que o governo não publica. Há um movimento muito grande em torno da
divulgação de documentos sobre a Guerra do Paraguai que ainda permanecem
sigilosos; ou sobre a questão do prazo de guarda dos documentos. O mais
importante deles diz respeito á divulgação de documentos sobre o período da
Ditadura Militar, que o governo se nega a conceder acesso irrestrito, mesmo
tendo vencido o prazo dos graus de sigilo. 
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Lei Federal nº 8.159/91 e Decreto Federal nº 4.073/02 
A lei federal nº 8.159/91 é a mais importante norma que regulamenta a
atividade de gestão de arquivos no país. Também é conhecida como “Lei de 
Arquivos” ou Política de Arquivos. 
Esta lei trata da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, ou
seja, estabelece algumas diretrizes a serem observadas por todos na gestão e
preservação de documentos de arquivo. Importante ressaltar que esta lei trata
de vários assuntos já abordados no curso, como a Gestão de documentos e o
Ciclo Vital. Portanto, não estranhem se nos depararmos com alguns conceitos,
pois será uma revisão sob a ótica da legislação. 
Vamos ressaltar alguns artigos mais importantes e comentá-los, à
medida que também acompanharemos pelo Decreto. 
Art. 2º: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter 
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos. 
Este artigo é muito importante por trazer, como vimos na primeira aula,
uma das definições de arquivo. Sob a ótica da lei, o arquivo sempre é formado
por conjunto de documentos produzidos em decorrência do exercício de
atividade específica, não importando seu tamanho, formato, suporte, gênero,
etc. 
O Decreto, em seus artigos de 15 a 17, define o que são arquivos
públicos, os produzidos por órgãos e entidades públicasfederais, estaduais e
municipais, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; por agentes
públicos no exercício do cargo ou função; por empresas públicas e sociedades
de economia mista; e por organizações sociais e serviços sociais autônomos. 
Afirma ainda o Decreto que é do agente público ou da entidade a
responsabilidade pela manutenção e preservação dos documentos públicos; e
também que os arquivos de empresas em processo de desestatização deverão
ser “recolhidos” à instituição pública de sua esfera de competência (federal, 
estadual ou municipal). 
Art. 3º: Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
Aqui temos a definição legal de Gestão de Documentos. Notem que a Lei
traz as três fases: a produção, a utilização e a destinação. 
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O Decreto, em seus artigos de 18 a 21, trata da transferência e do
recolhimento dos documentos públicos aos arquivos públicos. Afirma que todos
os órgãos e entidades da Administração Pública Federal devem ter uma
“Comissão Permanente de Avaliação de Documentos”. A esta comissão cabe 
avaliar e analisar os documentos para lhes atribuir valor e destinação. A
comissão deve observar, para os documentos relativos à atividade meio, a
aplicação da Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação elaborados
pelo CONARQ para toda a Administração Pública Federal. Para os documentos
relativos à atividade fim, a comissão deve elaborar uma Tabela de
Temporalidade e um Plano de Classificação nos moldes do CONARQ. 
Esta Tabela de Temporalidade e este Plano de Classificação de
Documentos das Atividades Meio são objeto de estudo da Resolução do
CONARQ nº 14, que veremos ainda nesta aula. 
Art. 4º: Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de 
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em 
documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de 
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à 
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da 
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. 
Aqui temos o que afirma a própria Constituição, sobre o direito do
cidadão a ter acesso às informações de seu interesse, e sobre o dever do
Estado em fornecê-las, ressalvados os casos de segurança da sociedade e do
próprio Estado. 
Art. 7º: Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de 
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de 
suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas 
encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter 
público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística 
pública ou a sua transferência à instituição sucessora. 
Este artigo traz novamente a questão da definição de arquivo. Mas sua
importância está em seus parágrafos. 
No primeiro traz a consideração, muito importante, de que serão
considerados públicos os documentos de pessoas físicas e jurídicas de caráter
particular, DESDE QUE SEJAM ENCARREGADAS DA GESTÃO DE SERVIÇOS
PÚBLICOS. Não significa que todos os documentos de uma instituição privada 
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serão públicos, mas apenas aqueles relativos à atividade pública que a
instituição desenvolve. Por exemplo: se uma empresa de transporte atua no
transporte público municipal, os documentos dessa empresa relativos a esta
atividade serão públicos. Mas se a mesma empresa também trabalha na área
de excursões turísticas, uma atividade privada, os documentos dessa empresa
relativos a esta atividade serão privados. 
No segundo parágrafo determina o que acontece com os documentos de
uma instituição quando esta cessa suas atividades. Seria o chamado “fundo
fechado”. Quando uma instituição encerra suas atividades, seu arquivo não 
pode mais receber documentos, devendo ser também encerrado. Se não
houver uma instituição que a substituirá em suas atividades, o fundo fechado
deve ser recolhido à instituição arquivística pública e lá será mantido. Se
houver uma instituição que a substitua em suas atividades, o fundo fechado
permanecerá aos cuidados desta instituição. Atenção para que, mesmo o fundo
estando aos cuidados da nova instituição, não deve ser confundido nem
misturado: serão dois fundos diferentes aos cuidados de uma só instituição. 
A respeito de recolhimento, o Decreto afirma que os documentos de
valor permanente recolhidos ao Arquivo Nacional deverão estar avaliados,
organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identificação e controle. Afirma ainda que todos os
custos decorrentes dessas operações devem correr por conta da entidade
produtora, e que cabe ao Ministro da Justiça baixar instrução normativa que
regulamentará essas operações (Instrução Normativa AN/Nº 1, de 18 de abril
de 1997, caso queiram consultar). 
Art. 8º: Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes. 
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, 
mesmo sem movimentação, constituam de consultas frequentes. 
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo 
de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor 
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 
Aqui não há muito que falar, senão que o tratamento que a lei dá a
chamada Teoria das Três Idades. Pode-se perceber a importância dessa teoria
pela sua menção no texto da lei. Então peço a atenção de vocês para que
gravem o conceito apresentado aqui. Ainda, devem considerar que esses
arquivos podem aparecer com outros nomes, para contundi-los. Então vou
colocar uma lista com todos os nomes desses arquivos que já apareceram em
provas: 
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Art. 10: Os documentos de valor permanente são inalienáveis e 
imprescritíveis. 
Uma ligação ao Princípio da Territorialidade. Os documentos compõem,
conforme mencionado na Constituição, os bens culturais do país. Portanto
devem permanecer aqui, em território nacional. Sendo inalienáveis, os
documentos não devem ser doados, vendidos ou trocados, e seus direitos não
devem ser cedidos nem transferidos a terceiros devido ao seu valor
secundário. Sendo imprescritíveis, os documentos devem ser preservados para
sempre. 
Art. 12: Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público 
como de interesse público e social, desde que sejam considerados como 
conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico 
nacional. 
Este artigo determina que os documentos de instituições privadas que
tenham relevante importância para a sociedade devem ser declarados de
interesse público, e tratados como tal. É o caso,por exemplo, de acervos
documentais de pessoas importantes, que contribuíram para o
desenvolvimento da sociedade (médicos, políticos, jornalistas, etc.). O Poder
Público tem preferência na aquisição de arquivos particulares, desde que sejam
de interesse público. 
O Decreto afirma que os documentos particulares podem ser declarados
de interesse público mediante decreto presidencial, por solicitação do CONARQ
e ouvido o Ministro da Justiça. A declaração de interesse público não implica
sua transferência ou recolhimento ao arquivo público, ficando o detentor dos
arquivos responsável por sua guarda e preservação. Contudo, o detentor pode
firmar acordos e ajuste a fim de receber apoio para o desenvolvimento de
atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo. A
perda total ou parcial do acervo, ou sua transferência de local de guarda
devem ser comunicadas ao CONARQ; e caso o detentor pretenda alienar esses
arquivos deve notificar a União para que manifeste interesse na aquisição no
prazo de 60 dias. 
Ainda segundo o Decreto, estão automaticamente considerados
documentos privados de interesse público e social os documentos tombados 
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pelo Poder Público, os registros civis das entidades religiosas e os arquivos
presidenciais, conforme veremos mais adiante. 
Art. 18: Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como 
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e 
implementar a política nacional de arquivos. 
Artigo muito importante, pois determina a competência do Arquivo
Nacional, que é a Gestão e o recolhimento dos documentos do PODER
EXECUTIVO FEDERAL. Deve ainda facilitar a consulta a esses documentos,
além de implementar a Política Nacional de Arquivos. Veremos mais
detalhadamente quando tratarmos do SINAR. 
Dica de prova: O Art. 23, que era muito comum em provas de
concurso, foi revogado pela Lei 12.527/11. 
Como esse artigo determinava que decreto fixasse as categorias (graus)
de sigilo, e isso foi feito pelo Decreto 4.553/02, alguns juristas entendem que
houve uma revogação tácita desta norma. 
Já para outros não houve revogação do Decreto por que o mesmo trata 
de outros assuntos além dos graus de sigilo de documentos. 
Então como essa discussão ainda não teve um fim, vamos estudar o
Decreto normalmente, mas os alerto para que tenham sempre em mente que 
ele pode estar revogado! 
Art. 25: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, 
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos 
de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. 
Novamente temos o cuidado da lei em garantir a preservação dos
documentos e a responsabilização daqueles que contribuírem ou não
impedirem sua perda. 
Art. 26: Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão 
vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, 
como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). 
Um dos artigos mais importante, pois trata da criação do Sistema Nacional
de Arquivos, o SINAR. Também cria o Conselho Nacional de Arquivos, o
CONARQ, órgão superior do Arquivo Nacional. 
Vimos que uma das funções do Arquivo Nacional é definir e implementar a
Política Nacional de Arquivos. Ele realiza essas atividades através do CONARQ
e do SINAR. Vejamos: 
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CONARQ = define a Política Nacional de Arquivos públicos e privados.
SINAR= implementa a racionalização das atividades arquivísticas. 
O Decreto trata da composição e da competência do CONARQ. Afirma que
este é vinculado ao Arquivo Nacional e órgão central do SINAR. É formado por
representantes do Arquivo Nacional, incluindo seu presidente, dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário, as instituições arquivísticas estaduais, do DF
e municipais, das instituições de ensino superior onde exista curso de
Arquivologia, das associações de arquivistas e outras instituições que
congreguem profissionais das áreas de ensino, pesquisa, preservação ou
acesso às fontes de informação. 
Já falando do SINAR, o Decreto afirma que é formado pelo CONARQ (que
é o órgão central), pelo Arquivo Nacional e pelos arquivos dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário Federal, pelos arquivos dos Três Poderes
estaduais e do DF, e pelos arquivos dos Poderes Executivo e Legislativo
municipais. Ainda há a possibilidade de pessoas físicas e jurídicas de direito
privado comporem o SINAR, mediante acordo com o CONARQ, que é o órgão
central. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Segundo a lei em questão, a gestão de 
documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou 
transferência para guarda permanente. 
Resolução 
O item está incorreto. Apesar de descrever exatamente quais são os
conjuntos de procedimentos que fazem parte da gestão de documentos,
também afirma que os documentos são transferidos para o arquivo
permanente, e segundo aprendemos na aula 02, os documentos somente são
transferidos para o arquivo intermediário; quando enviados ao arquivo
permanente, eles são recolhidos. 
(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), 
órgão vinculado ao Arquivo Nacional, representa, no Brasil, o CONARQ. 
Resolução 
O item está incorreto. Houve uma inversão nas definições de SINAR e
CONARQ. O CONARQ é órgão vinculado ao Arquivo Nacional e
simultaneamente órgão central do SINAR. 
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Decreto 4.915/03 
Este Decreto trata da função mencionada no artigo 18 da Lei 8.159/91. 
A Gestão de Documentos, no âmbito dos órgãos e entidades da
administração pública FEDERAL, fica organizada sob a forma de sistema,
denominada Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA. 
O Decreto em si trata apenas de sua composição e finalidades. 
Art. 2º: O SIGA tem por finalidade: 
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública 
federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às 
informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições 
administrativas ou legais; 
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de 
arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; 
III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo; 
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública; 
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da 
documentação arquivística pública; 
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração 
pública federal; 
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou 
indiretamente na gestão da informação pública federal. 
Notem que as finalidades são os objetivos a serem alcançados com a
Gestão de Documentos, além de cumprir com as obrigações legais do Estado
quanto ao acesso e preservação dos documentos. Ainda, importante citar que
o SIGA não edita qualquer norma, tendo apenas o dever de disseminá-las.
Também deve procurar meios eficientes para a produção de documentos, com
o objetivo de reduzir custos e utilização de recursos. 
Art.3º: Integram o SIGA: 
I - como órgão central, o Arquivo Nacional; 
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação 
das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos 
equivalentes; 
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III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e 
órgãos equivalentes. 
Aqui o Decreto deixa evidente a relação de hierarquia no SIGA: o Arquivo
Nacional como órgão central; logo abaixo estão as unidades responsáveis pela
gestão de arquivos nos ministérios ou equivalentes (setoriais); e unidades
gestoras de arquivos e entidades vinculadas aos ministérios, como as
autarquias, por exemplo. 
Art. 4º: Compete ao órgão central: 
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a 
aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos 
aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; 
II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e 
rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; 
III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de 
interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do 
SIGA; 
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com 
instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; 
V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o 
treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de 
documentos de arquivo. 
A partir de agora o Decreto trata das obrigações de cada órgão do SIGA.
Começando pelo central (Arquivo Nacional), podem perceber que suas
obrigações são de natureza diretiva, ou seja, ele deve acompanhar as
atividades de Gestão de Documentos nos órgãos setoriais e seccionais, e
orientar-lhes em métodos, normas e procedimentos que lhes deem melhores
resultados. 
Art. 5º: Compete aos órgãos setoriais: 
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de 
documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em 
conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da 
Presidência da República; 
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no 
seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos 
procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, 
registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, 
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expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de 
documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas; 
III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de 
arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou 
entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus 
seccionais; 
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de 
temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-
meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de 
atuação e de seus seccionais; 
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de 
Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 
2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de 
temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-
fim; 
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com 
instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; 
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de 
documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a 
reciclagem garantindo constante atualização. 
Agora tratando dos órgãos setoriais, vemos que suas atividades são de
natureza mais executiva, tratando de implementar as rotinas da Gestão de
Documentos. Cabem ainda a estes órgãos a elaboração das Tabelas de
Temporalidade e dos Códigos de Classificação dos documentos da atividade fim
e sua remessa para aprovação do Arquivo Nacional. 
Notem que todos devem contar com uma Comissão Permanente de
Avaliação, que tem a função de elaborar as ferramentas descritas, cuidar das
suas atualizações e avaliar os documentos da instituição. 
Notem também que lhes é reservada alguma atividade de natureza
diretiva, quando se trata de auxiliar e supervisionar os órgãos seccionais. 
Art. 6º: Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de 
Coordenação do SIGA, cabendo-lhe: 
I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições; 
II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de 
documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da 
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administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da 
Presidência da República; 
III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações 
necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de 
arquivo; 
IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os 
ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao 
aprimoramento do SIGA. 
Essa Comissão de Coordenação uma espécie de órgão de
assessoramento ou aconselhamento. 
Art. 7º: Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA: 
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá; 
II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do 
SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; 
III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de 
Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do 
Planejamento, Orçamento e Gestão; 
IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado 
pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; 
V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos 
equivalentes. 
§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por 
solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e 
não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus 
membros. 
Esta parte dificilmente aparecerá em provas. Quando se trata deste
Decreto, o que mais costuma ser pedido são sua composição e suas funções ou
finalidades. Mesmo assim, peço atenção especial neste assunto, pois como
dito, a FGV não tem costume de elaborar concursos para esta área, e pode
“inovar” em suas questões sobre o tema. 
Art. 8º: Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos 
equivalentes, no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto, 
subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos 
seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e 
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harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação 
do SIGA. 
Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante 
designado pelo respectivo Ministro. 
Em resumo, dentro dos órgãos setoriais deve haver subcomissões de
coordenação, como existe uma para assessorar o órgão central. Atenção para
que estas serão compostas por membros do ministério, designados pelo
ministro, e por membros dos órgãos seccionais. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) São órgãossetoriais do SIGA as unidades 
responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de 
arquivo nos ministérios e órgãos equivalentes. 
Resolução 
O item está correto. Sua afirmação é exatamente o que determina o
artigo 3º, II. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Incluem-se entre as competências dos órgãos 
seccionais do SIGA a coordenação da elaboração do código de classificação de 
documentos de arquivo e o acompanhamento de sua aplicação. 
Resolução 
O item está correto. Uma das competências dos órgãos seccionais é
coordenar a atividade de elaboração do código de classificação junto à
Comissão Permanente de Avaliação. 
Lei nº 5.433/68; Decreto nº 1.799/96; Resolução CONARQ 10 
Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da
classificação dos documentos quanto ao seu gênero. E uma dessas
classificações era o gênero dos documentos micrográficos, ou seja, aqueles em
suporte de microficha que são resultado do processo de microfilmagem. 
A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maio
de 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.
Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos,
consequência do alto volume na produção de documentos. Assim, o principal
objetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado
pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente é utilizada em grande escala por 
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bancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em
pequena escala. 
Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade
na conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção
do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e a
dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra. 
Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, esta
pode receber nomes específicos: 
Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir a
autenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulterações
fraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em
caso de danos irreparáveis ao mesmo. 
Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a
informação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valor
temporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos
podem ser eliminados e a informação mantida. 
Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter
no arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições.
Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e
pertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram a
história da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a
Portugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países que
tinham colônias em outros continentes. 
Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar o
manuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentos
muito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam
preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob 
condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes. 
Dica Super Ultra Importantíssima de prova: Vou chamar a atenção para
dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para
confundir o candidato quando se trata desse assunto: 
Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos
documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele. 
Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critério
da autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devem
ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado,
apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar a
destruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade e 
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Destinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou
não pouco importa para esse fim. 
Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo que
autorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar 
em trâmite. 
Vamos a algumas questões: 
(Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de 
arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente 
de terem valor primário ou secundário. 
Resolução 
O item está incorreto. Vimos que o fato de estar microfilmado não é
suficiente para determinar se um documento pode ou não ser eliminado. Esse
fato pode até influenciar na decisão por manter ou não um documento, mas
não determina que deva ser eliminado. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante 
tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, 
a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente. 
Resolução 
O item está incorreto. Por meio de determinação legal, que veremos
mais adiante, todos os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal,
produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele, desde que observadas as
normas estabelecidas para o processo. 
Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para as
duas considerações em que os examinadores mais apostam para eliminar os
candidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valor
legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado não é
fator para decidir sobre sua eliminação. 
A Lei Federal nº 5.433/68 trata da prática da microfilmagem, instituída
com objetivos de segurança e economia de recursos em meados da década de 
50. Esta Lei é bem pequena, razão pela qual daremos mais atenção ao Decreto
nº 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles então: 
A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tópicos mais
importantes: 
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Por esta lei, é autorizada a prática da microfilmagem de documentos
oficiais em todo o território nacional. 
Os microfilmes e cópias fotográficas obtidas a partir dos filmes produzirão
os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempre
tentam confundir com esse assunto! 
Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para
outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente,
em livro próprio. No caso da eliminação, só podem ser eliminados documentos
microfilmados que não estejam mais em trâmite (tenham sido arquivados) e
que não possuam valor permanente. 
A regra é que só podem ser microfilmados documentos que tenham sido
arquivados (não estão mais em trâmite). Contudo, por autorização de
autoridade competente e por excepcional medida de segurança, podem ser
microfilmados documentos ainda em trâmite. 
Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questões da prática
da microfilmagem, que é objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define
as etapas do processo de microfilmagem, que são: 
Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem.
Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos
metálicos, e procedimentos similares. 
Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamento
que fará a leitura da imagem. O equipamentoe a tecnologia a serem
escolhidos dependerão de vários fatores. 
Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documento
microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem
do documento. 
Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópias 
serão guardadas em local diverso por motivo de segurança. 
O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos
ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Muito importante também
levar este conceito para a prova! 
A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de
180 linhas por milímetro de definição, e com garantia de qualidade da imagem,
de segurança e de reprodução do material. É obrigatória a extração de filme
cópia, por motivo de segurança, que deverá ser guardado em local diferente 
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do original. E não é permitida a utilização de filmes que sejam atualizáveis,
tanto para a confecção do microfilme original quanto do filme cópia. 
Como já dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de
redução, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da
reprodução. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizado
para a microfilmagem (faltar pedaço de documento que não coube na
bandeja), poderá ser feita em etapas, desde que haja repetição de uma parte
da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa
identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas. 
As séries de documentos microfilmados deverão constar de imagens de
abertura e de fechamento com os seguintes elementos: 
Abertura: 
- identificação do detentor dos documentos; 
- número do microfilme, se for o caso; 
- local e data da microfilmagem; 
- registro no Ministério da Justiça; 
- ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem 
microfilmados; 
- menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem
microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; 
- identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau
de redução; 
- nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do
detentor dos documentos a serem microfilmados; 
- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável
pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. 
(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) A imagem de abertura de cada série de 
documentos microfilmados deverá ter os seguintes elementos: grau de 
redução e equipamento utilizado. 
Resolução 
O item está correto. De acordo com o determinado no Decreto, estas são
algumas das informações que devem constar na imagem de abertura do
microfilme. 
Fechamento: 
- identificação do detentor dos documentos microfilmados; 
- informações complementares relativas à identificação dos documentos 
microfilmados; 
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- termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições
legais; 
- menção, quando for o caso, de que a série de documentos
microfilmados continua em microfilme posterior; 
- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável
pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. 
A microfilmagem poderá ser realizada por empresas e cartórios
regularmente registradas no Ministério da Justiça e sujeitas a fiscalização deste
quanto aos cumprimentos legais sobre a sua prática. Estas empresas e
cartórios deverão fornecer um documento de garantia, declarando que: 
 O processo foi realizado de acordo com as normas legais;
 Responsabilizam-se pelo padrão de qualidade exigido; 
 O usuário passa a ser o responsável pelo manuseio e conservação
do microfilme. 
Os microfilmes produzidos no exterior somente terão valor legal quando
autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firma
reconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de
tradução oficial. 
Os microfilmes deverão observar os prazos de guarda e destinação de
seus documentos originais quando necessários à prestação de contas ou
sujeitos à fiscalização 
A empresa ou cartório que incorrer em infração às normas do Decreto
estão sujeitas às penalidades de advertência e suspensão do registro. Em caso 
de reincidência, o registro será cassado definitivamente. As penalidades
mencionadas não causam prejuízo a outras sanções penais e civis cabíveis. 
(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Os documentos microfilmados que 
apresentarem imagens ilegíveis, por falha de operação ou por problema 
técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou 
inserção no filme original. 
Resolução 
O item está correto. Como os filmes não podem ser editáveis, não é
permitido fazer cortes para acrescentar ou retirar. Caso algum documento
tenha ficado fora, deve ser microfilmado em outro filme com as devidas
anotações. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) A extração de filme cópia do original e o seu 
armazenamento em local distinto do de guarda do original constituem medidas 
de segurança obrigatórias. 
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Resolução 
O item está correto. Tanto a Lei quanto o Decreto determinam que, do
processo de microfilmagem, devem ser produzidos um filme original e uma
cópia, que permanecerão guardados em locais diferentes. 
Resolução n° 10 
A Resolução nº 10 do CONARQ pode ser tratada como um complemento
da Lei nº 5.433/68, pois determina a aplicação dos símbolos da ISO
9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos. 
Estes símbolos, ou sinaléticas, como pode aparecer na prova, e seus
significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumam
mostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratar
desse assunto. 
Notem que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolo
de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotados
conforme a necessidade da situação. 
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(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo indica o final do rolo. 
Resolução 
O item está correto. Esta sinalética informa que o rolo está no fim, e não
há mais imagens que pertença a aquela série microfilmada. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica existência de texto 
ilegível no original. 
Resolução 
O item está incorreto. Conforme vimos pela norma estudada, esta
sinalética informa que o documento original está com numeração de folhas,
páginas ou datas incorretas. 
(MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo a seguir indica que o documento 
não foi reproduzido, na íntegra, no mesmo rolo de microfilme e que, portanto, 
continua no próximo rolo. 
Resolução 
O item está incorreto. Segundo a resolução, esta sinalética informa que
há páginas ou números em falta no documento original. 
Resolução nº 14 CONARQ 
A Resolução nº 14, já conhecida nossa, trata da implementação do
Código de Classificação de Documentos da Atividade Meio, e a Tabela de
Temporalidade para Documentos da Atividade Meio. Estas ferramentas são de
aplicação obrigatória para todos os órgãos e entidades integrantes do SINAR. 
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Cumpre ressaltar que os integrantes do SINAR devem adotar essas
ferramentas como modelo, ou seja, podem elaborar tabelas e códigos
diferentes, mas nos mesmos padrões desta. É o caso de estados e municípios
que possuem um sistema d arquivos e adotam tabelas e códigos que lhes
sejam mais convenientes. Contudo, estas ferramentas estão no mesmo padrão
das ferramentas elaboradas pelo CONARQ. 
Tabela de Temporalidade: documentos da atividade meio. 
A figura acima é uma parte da Tabela de Temporalidade elaborada pelo
CONARQ. Esta parte retrata os prazos de retenção (lembrar da aula anterior)
para documentos que tratam de assuntos diversos, alem de sua destinação. O
campo observações serve para anotar qualquer fato ou consideração que
interfira ou que seja relevante para a escolha dos prazos ou para a adoção de
outros prazos. 
Cito como exemplo o caso de documentos que tratam da compra de
materiais: no geral seu prazo de retenção é de um ano no arquivo corrente,
cinco anos no arquivo intermediário e depois deve ser eliminado. Contudo,
devemos observar que os prazos de retenção podem diferir do determinado se,
por acaso, os materiais comprados forem produtos químicos ou farmacêuticos,
que possuem legislação específica. 
Outra consideração é que esta Tabela é dirigida apenas aos documentos
da atividade meio, conforme já dito. Para os documentos da atividade fim cada 
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instituição deverá elaborar sua própria Tabela, que deverá ser aprovada pela
entidade arquivística da sua esfera de competência. 
Ainda, mesmo que os documentos tenham cumprido seus prazos de
retenção e tenha como destino a eliminação, esta somente ocorrerá com a
autorização da entidade arquivística da sua esfera de competência.
Plano de Classificação: documentos da atividade meio. 
Devem notar pela estrutura que o Plano adotado pelo CONARQ é do tipo
ideográfico numérico decimal (lembrem-se da aula anterior, onde estudamos
os métodos de classificação). 
Por esta estrutura, no código de classificação as funções, atividades,
espécies e tipos documentais são genericamente denominados assuntos, e 
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estão hierarquicamente distribuídos de acordo com temas de que tratam a
instituição. Os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a
hierarquia funcional, partindo-se sempre do geral para o particular. 
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900 
Tomando como referência a classe 000, vamos realizar o seu
desenvolvimento para conhecer as subclasses: 
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
020 – PESSOAL 
030 – MATERIAL 
040 – PATRIMÔNIO 
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
070 – COMUNICAÇÕES 
080 – PESSOAL MILITAR (incluído pela Resolução nº 21)
090 – OUTROS ASSUNTOS DA ADMINISTRAÇÃO GERAL 
Continuando seu desenvolvimento, teremos os grupos e subgrupos. Para
exemplo, vamos desenvolver parte da subclasse 010: 
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS 
E assim se faz com todos os demais códigos. É importante que saibam:
as classes 000 e 900 foram reservadas à classificação de documentos da
atividade meio; e as classes de 100 a 800 estão reservadas à classificação de
documentos da atividade fim. Cada instituição deve desenvolvê-las conforme
as peculiaridades e necessidades de suas atividades finalísticas, e remeter à
instituição arquivística em sua esfera de competência para aprovação. 
Rotinas para a Classificação dos documentos 
Os documentos devem passar pelo estudo, que é a leitura de seu
conteúdo para o conhecimento do assunto de que tratam (exceto os sigilosos e
particulares); e pela codificação, que é a atribuição do código referente ao
assunto de que trata o documento. Eis as rotinas para a classificação: 
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1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo 
com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, 
utilizando o índice, quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. 
Rotinas para o Arquivamento dos documentos 
Os documentos, depois de classificados e tramitados, devem ser
arquivados. Passam pelas atividades de inspeção, que consiste em verificar se
o documento destina-se ao arquivamento, se possui anexos e o código de
classificação; e de ordenação, que a reunião de documentos classificados no
mesmo assunto. Eis as rotinas para o arquivamento: 
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o 
documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem
estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a 
existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores
plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas,
permanecem soltos para facilitar o manuseio; 
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as
pastas suspensas, gavetas e caixas; 
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em
caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em
pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um
novo número. 
Rotinas para Destinação de documentos na fase corrente 
1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento; 
2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os
conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso; 
3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele
deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda ou que tenha
sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle; 
4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de
guarda estabelecido para esta fase; 
5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo
conjunto ou dossiê; 
6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados; 
7. Proceder à eliminação; 
8. Elaborar termo de eliminação; 
9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase 
intermediária (guias/listagens de transferência); 
10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo
arquivamento intermediário. 
Rotinas para Destinação de documentos na fase intermediária 
1. Ler atentamente as explicações contidas no instrumento; 
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2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os
conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso; 
3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de
guarda estabelecido para esta fase; 
4. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente,
separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não 
constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda; 
5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso; 
6. Proceder ao registro dos documentos eliminados; 
7. Proceder à eliminação; 
8. Elaborar termo de eliminação; 
9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento (guia/relação/listagem
de recolhimento); 
10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística
responsável pela guarda permanente. 
Triagem de documentos na fase intermediária 
A triagem se confunde com a avaliação, na medida em que ambos os
processos se relacionam à depuração dos documentos de arquivos,
eliminando-se os desprovidos de valor e preservando-se aqueles que o
tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. A
tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdo
quando assinala que serão preservados apenas exemplares únicos de
documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais à
eliminação, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, já se
encontram preservados. 
Contudo, outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para
documentos que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmo
valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao
conteúdo das informações. Nestes casos, os responsáveis pela destinação dos
documentos em fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao
recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peças
cujo conteúdo justifique sua guarda do ponto de vista probatório e/ou
informativo. 
Caso queiram consultar os documentos na íntegra (o que é muito
recomendado), podem acessar a versão digital disponível no sítio do CONARQ:
www.conarq.arquivonacional.gov.br. 
Lei 12.527/11 
Esta Lei, que entrou em vigor há poucas semanas, já tem alterado muito
o cenário tanto político quanto administrativo do Estado. Então é fundamental
que a estudem, não só para a Arquivologia, mas para disciplinas como
Atualidades ou Direito. Vamos fazer uma análise dela, mesmo não havendo
questões de prova para orientação. E sugiro também que leiam o o Decreto 
7.724/12, que regulamento sua aplicação. 
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Garantias do direito de acesso 
Em seus artigos 3º, 6º e 7º a Lei não só reafirma o direito constitucional
de todo cidadão a ter acesso a informações públicas, como também o dever do
Estado em garantir esse acesso inclusive com observância de diretrizes e dos
princípios básicos da administração pública. 
Regras sobre a divulgação de rotina ou proativa de informações 
Nos artigos 8º e 9º, a Lei determina as categorias de informações, os
modos de divulgação e os serviços utilizados para divulgação. As informações
mínimas a serem divulgadas são: 
- Registro das competências e estrutura organizacional, endereços e
telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; 
- Registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos 
financeiros; 
- Registros das despesas; 
- Informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os 
respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; 
- Dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos 
e obras de órgãos e entidades; 
- Respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. 
Para divulgar as informações o órgão ou entidade deve utilizar de todos
os meios e ferramentas de que dispuser, especialmente os sites oficiais, que
deverão conter possibilidades de pesquisa, acesso automatizado em sistemas
externos e formatos abertos, garantia de autenticidade e atualização da
informação, canal de comunicação do cidadão com a instituição, e garantia de
acesso por pessoas deficientes. 
O acesso a essas informações está assegurado mediante criação de
serviço de informações ao cidadão e realização de audiências ou consultas
públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação. 
Processamento de pedidos de Informação 
Em seus artigos de 10 a 14 a Lei trata dos pedidos de informação. Estes
podem ser apresentados por qualquer cidadão, desde que tenha a identificação
do requerente e a especificação da informação solicitada. Os pedidos devem
ser protocolados no órgão ou entidade, e mesmo assim, essas devem oferecer
a alternativa de realização do pedido pelos seus sites oficiais da internet. 
Após o recebimento do pedido, o órgão ou entidade deve fornecer o
acesso imediato à informação solicitada, ou fazê-lo em um prazo de no
máximo 20 dias, prorrogável por mais 10 dias com justificativa expressa,
informando ao requerente a data, local e modo para realizar sua consulta,
reprodução ou emissão de certidão. 
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O órgão ou entidade deve ainda fornecer meios para que o requerente
pesquise a informação solicitada, bem como comunicar ao requerente caso não
possua a informação solicitada, indicando que instituição ou pessoa a possui, e
o motivo da não autorização para consulta, em caso de documento sigiloso,
dos prazos, condições e indicação de autoridade competente a quem dirigir o
recurso contra a decisão. 
O serviço de busca e fornecimento de informações, em regra, é gratuito,
sendo cobrado apenas o valor decorrente de custos de reprodução (energia
gasta, materiais utilizados, ferramentas, etc). Caso a informação esteja em
documento cuja manipulação ofereça risco à sua conservação, pode ser
oferecido o serviço de cópias com certificação, ou caso não seja possível, é
possível solicitar que a reprodução seja realizada por outros meios, às
expensas do requerente e sob supervisão de servidor. 
Direito de recurso a recusa de liberação de informação 
O recurso contra decisão que negue o acesso à informação solicitada
deve ser realizado em até dez dias, a contar do conhecimento da decisão. Este
recurso deve ser dirigido à autoridade hierarquicamente superior, que terá o
prazo de cinco dias para apresentar decisão. 
Em caso de decisão denegatória neste recurso, o requerente pode
realizar nova interposição de recurso à Controladoria Geral da União, que
também tem o prazo de cinco dias para manifestação. 
Exceções ao direito de acesso 
Nem todas as informações podem ser acessadas por todos os cidadãos.
Aquelas cujo conteúdo ofereça riscos à sociedade ou ao Estado são
classificadas como sigilosas, e, portanto, tem seu acesso restrito a pessoas
autorizadas. 
Informações e documentos sigilosos poderão ser classificados nos
seguintes graus de sigilo: 
- Ultrassecreta: até 25 anos; 
- Secreta: até 15 anos; 
- Reservada: até 05 anos. 
Os prazos passam a contar sempre da produção do documento. E vocês
devem se atentar para as seguintes situações: 
1 - como alternativa aos prazos citados, podem ser estabelecidos o
acontecimento de fatos específicos como condição para a desclassificação de
um documento sigiloso,desde que observados os prazos máximos. Exemplo:
classifico um documento como reservado, e determino que ele fique assim até
a presidenta escorregue numa casca de banana. Neste caso o documento será
automaticamente desclassificado se a presidenta escorregar na casca de 
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banana, ou se atingir o prazo máximo de classificação nesse grau de sigilo (o
que vier primeiro). 
2 – mediante provocação ou de ofício, um documento pode ser
reavaliado pela autoridade que o classificou, ou autoridade superior a esta,
para mudança de grau de sigilo, para desclassificação ou mesmo para redução
de prazo, caso em que o novo prazo continua a ser contado da produção do
documento. 
Tratamento de Informações Pessoais 
Quanto às informações pessoais devem ser tratadas com transparência e
respeito à honra, imagem, intimidade, vida privada, liberdades e garantias
individuais. Essas informações são de acesso restrito somente a agentes
públicos autorizados e às pessoas a que se refiram, ou por estas autorizadas. A
restrição de acesso será por um período de cem anos, a contar da produção do
documento. 
A restrição de acesso à informações pessoais não pode ser invocada com
o objetivo de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que o
titular das informações estiver envolvido, ou ações voltadas para a
recuperação de fatos históricos de maior relevância. 
Responsabilidade dos Agentes Públicos 
O agente público estará sujeito a responsabilidade nos seguintes casos: 
- Recusar-se a fornecer informação requerida, retardar deliberadamente
o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma incorreta,
incompleta ou imprecisa; 
- Utilizar indevidamente, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar
ou ocultar, total ou parcialmente, informação sob sua guarda ou a que tenha
acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo,
emprego ou função pública; 
- Agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à
informação; 
- Divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir acesso indevido à
informação sigilosa ou informação pessoal; 
- Impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou
para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem; 
- Ocultar da revisão de autoridade superior competente informação
sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; 
- Destruir ou subtrair documentos referentes a possíveis violações de 
direitos humanos por parte de agentes do Estado 
Também pessoas físicas ou jurídicas de direito privado que detiver
informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com a administração
público e deixar de observar os dispositivos legais estará sujeita às seguintes
sanções: 
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- Advertência; 
- Multa; 
- Rescisão do vínculo com o poder público; 
- Suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de 
contratar com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois) anos; 
- Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a
administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria 
autoridade que aplicou a penalidade. 
Os órgãos e entidades públicas, as pessoas físicas ou entidade privada
que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades
respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação
não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informações
pessoais, passíveis de responsabilidade. 
(TJ-AL/2012 – Cespe/UnB) Assinale a opção em que são apresentadas 
informações que não se submetem à Lei de Acesso à Informação brasileira. 
a) Informação sobre projetos de pesquisa relacionados ao 
desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, 
instalações ou áreas de interesse estratégico nacional. 
b) Informação resultante de inspeções, auditorias, prestações e tomadas 
de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo 
prestações de contas relativas a exercícios anteriores. 
c) Informação contida em registros ou documentos, produzidos ou 
acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos 
públicos. 
d) Informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, 
inclusive as relativas a sua política, organização e serviços. 
e) Informação referente à implementação, ao acompanhamento e aos 
resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, 
bem como às metas e aos indicadores propostos. 
Resolução 
De acordo com a Lei, não se aplica suas determinações sobre
informações referentes a projetos de pesquisa, desenvolvimento científico ou
tecnológico, e sobre sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse
estratégico. Isso por que esses documentos, apesar de não serem sigilosos,
podem causar grandes prejuízos caso sejam divulgados indevidamente. Além
disso, por se tratar de interesse estratégico, essas informações devem ser de
conhecimento do menor número de pessoas possível. Portanto a alternativa
correta é a de letra “A”. 
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Exercícios 
01 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na
tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. 
02 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que
adotarem o código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às
suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais devem ser aprovadas
pela instituição arquivística pública federal. 
03 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Organizadas sob a forma de sistema,
as atividades de gestão de documentos no âmbito da administração pública
federal fazem parte do Sistema de Serviços Gerais (SISG). 
04 - (MTE/2008 – Cespe/UnB) O MTE tem total autonomia para lidar
com seus arquivos, pois, no Brasil, não existe ainda uma política nacional que
oriente os órgãos e entidades da administração pública federal com relação a
arquivos. 
05 - (MDS/2006 – Cespe/UnB) A lei determina que os órgãos públicos
têm a obrigação de fornecer, a qualquer cidadão que solicitar, as informações
contidas em documentos de arquivo que forem do interesse particular do
solicitante ou que representem interesse geral da sociedade, excetuadas
aquelas consideradas sigilosas, cujo sigilo foi estabelecido porque tais
informações podem afetar a segurança da sociedade e do Estado ou violar a
intimidade, a honra, ou a imagem das pessoas. 
06 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Para os documentos considerados de
guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de
preservar o original, sem eliminá-lo. 
07 - (ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Na microfilmagem, pode ser utilizado
qualquer grau de redução, devendo o armazenamento do filme original ser
feito em local diferente daquele em que se encontra o respectivo filme-cópia. 
08 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O símbolo abaixo significa documento
original em cores. 
09 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) É proibida a utilização de filmes
atualizáveis para confecção de microfilme original, visto que tais filmes devem
ser utilizados exclusivamente para extração de cópias. 
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CARGO TÉCNICO ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCÍCIOS
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Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 3210 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Emprega-se o símbolo seguinte para
indicar ausência de partes do documento ou de documentos inteiros no
conjunto microfilmado. 
11 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Qualquer documento original, oficial ou
público pode ser eliminado após ser microfilmado e autenticado. 
12 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Utiliza-se o símbolo abaixo para indicar o
início do rolo. 
13 - (TRE-ES/2010 – Cespe/UnB) De acordo com a legislação em vigor,
o original do documento permanente microfilmado não pode ser eliminado. 
14 - (ABIN/2010 – Cespe/UnB) O Conselho Nacional de Arquivos,
formulador da política nacional de arquivos, é o órgão central do SIGA. 
15 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A implantação de uma política de
gestão de documentos em um órgão público tem por objetivo a produção, a
manutenção e a preservação de documentos confiáveis, autênticos, acessíveis
e compreensíveis. 
16 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) O programa de gestão de documentos
deve ter como base uma política arquivística e a designação de
responsabilidades, além de estar alinhado com a missão institucional e a
legislação arquivística em vigor. 
17 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Uma das competências do Conselho
Nacional de Arquivos é subsidiar a elaboração de planos nacionais de
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de
arquivos públicos e privados. 
18 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) A Constituição Federal e a lei que
determina a política nacional de arquivos garantem que todo cidadão tem
direito de acesso a informações que sejam de seu interesse particular, ou que
sejam de interesse geral da sociedade, contidas em documentos de arquivos
dos órgãos públicos. Assim, a administração pública tem a obrigação de
permitir a consulta aos documentos, ou fornecer as informações solicitadas. 
19 - (STM/2011 – Cespe/UnB) O Sistema Nacional de Arquivos tem
como finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e
privados. 
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20 - (TRT-21/2011 – Cespe/UnB) Para a implementação da Política
Nacional de Arquivos Públicos, criou-se o Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), que tem por objetivos a gestão, a preservação e o acesso aos
documentos de arquivos exclusivamente públicos, sem se estender aos
arquivos privados. 
21 - (TRE-ES/2010 – Cespe/UnB) A elaboração da política nacional de
arquivo compete ao Sistema Nacional de Arquivo. 
22 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) Na reclassificação dos documentos com
grau de sigilo, o novo prazo de duração é contado a partir da data de produção
do dado ou informação. 
23 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O direito de receber informações dos
órgãos públicos é restrito, pois não se aplica àquelas cujo sigilo seja
imprescindível para a segurança da sociedade e do Estado. 
24 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) O SIGA tem como objetivo garantir ao
cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso
aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, preservando os
aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais. 
25 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) Além dos arquivos do Poder Executivo, do
Legislativo e do Judiciário, também integram o Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), mediante acordo ou ajuste com o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), os arquivos de pessoas físicas e jurídicas de direito privado. 
26 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) No código de classificação
recomendado pelo CONARQ, é proposta a utilização de uma classificação por
assuntos, a fim de agrupar os documentos sob um mesmo tema, que deve
servir de base para a recuperação da informação e para todas as demais
tarefas arquivísticas, por serem realizadas com base no conteúdo do
documento. 
27 - (Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) O resultado da avaliação é um
instrumento conhecido como tabela de temporalidade. Segundo o CONARQ, é
indispensável que a estrutura da tabela contenha um campo para o assunto,
onde devem aparecer os conjuntos documentais relativos a um mesmo tema,
um campo para registrar os prazos de guarda em cada fase do ciclo vital e um
campo para palavras-chave, que permite agilizar a localização dos elementos
na tabela. 
28 - (Serpro/2008 – Cespe/UnB) Em um órgão público federal, quando
há, na Tabela de Temporalidade, a indicação para eliminação de documentos,
os funcionários elaboram uma lista dos documentos a serem destruídos,
encaminham-na para análise no Congresso Nacional e, uma vez aprovada a
eliminação naquela instância, deverá ser sancionada pelo presidente da
República, para que possa ser executada. 
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29 - (TSE/2012 – Consulplan) Considerando a autonomia entre os
Poderes da República em seus diferentes níveis de atuação, pode-se afirmar
sobre a Lei nº 12.527 promulgada pela Presidente Dilma Russeff, em 18 de
novembro de 2011, que regula o acesso aos documentos de arquivo e revoga,
não apenas a Lei nº 11.111/2005, mas também alguns dispositivos da Lei nº 
8.159/1991, que 
a) não se aplica ao Tribunal Superior Eleitoral. 
b) não se aplica ao Poder Judiciário. 
c) é exclusiva ao Poder Executivo Federal. 
d) se aplica aos três poderes da República. 
30 - (TRT-6/2012 – FCC) De acordo com a Lei no 12.527, de 18 de 
novembro de 2011, a qualidade da informação coletada na fonte, com o
máximo de detalhamento possível, sem modificações, é identificada como 
a) objetividade. 
b) autenticidade. 
c) integridade. 
d) primariedade. 
e) disponibilidade 
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Gabarito 
Item Resposta Comentário 
01 Certo Os prazos de guarda dos documentos sempre serão expressos em anos. 
02 Errado 
Deve ser aprovada pela instituição arquivística pública da respectiva esfera de
competência. 
03 Errado As atividades de gestão de documentos estão organizadas no SINAR. 
04 Errado O MTE deve seguir as diretrizes do CONARQ, pois existe a política arquivística. 
05 Certo É direito de todo cidadão, estabelecido na Constituição e na Lei de Arquivos. 
06 Certo 
Os documentos de guarda permanente não podem ser eliminados, mesmo os
microfilmados. 
07 Certo 
É o que determina a Lei: obrigação de extração de filme cópia e guarda em local
diferente do original. 
08 Certo A sinalética deve ser utilizada quando o documento original for colorido. 
09 Errado O filme atualizável não pode ser utilizado para a extração de cópia. 
10 Errado Esta sinalética dever ser utilizada para indicar que o documento está deteriorado. 
11 Errado 
O fato de estar microfilmado não é suficiente para determinar a eliminação ou não
de documentos. 
12 Certo Esta sinalética deve ser utilizada para indicar o início de uma série microfilmada. 
13 Certo Documentos permanentes jamais podem ser eliminados. 
14 Errado 
O Conselho Nacional de Arquivos é órgão central do Sistema Nacional de Arquivos –
SINAR. 
15 Certo 
A finalidade da Gestão de Documentos é garantir a função primordial do arquivo: 
proteger os documentos 
16 Certo 
O arquivo deve subsidiar a administração, e por isso deve estar alinhada com a
instituição. 
17 Certo 
O CONARQ deve cuidar de todas as diretrizes que se refiram à Política Nacional de
Arquivos. 
18 Certo 
A administração pública tem o dever de zelar pelos documentos e atender aos
cidadãos em seus acessos. 
19 Certo 
É dever do CONARQ definir e do SINAR implementar as diretrizes da Política
Nacional de Arquivos. 
20 Certo O SINAR deve atender às