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Elicitação de Requisitos Seminários JAD Seminários • Conceito: – reunião planejada de pessoas-chave de diversas áreas – também chamada de work-shopping ou técnica de reunião • Aplicação/utilidade: – para obter uma visão integrada de problemas: • de inter-relacionamento entre áreas/pessoas; • de estrangulamentos de atividades ou processos Seminários • Vantagens: – Maior rapidez no diagnóstico de problemas – Conclusões mais maduras – Maior comprometimento dos interessados – Maior agilidade na negociação de requisitos – Diminuição do tempo gasto no levantamento e negociação de requisitos Seminários • Desvantagens/Dificuldades: – mobilizar um grupo de pessoas ao mesmo tempo – interferência na rotina de trabalho da empresa. – Necessidade de um facilitador experiente e habilidoso Seminários • Exemplo: JAD – Join Application Development – Método destinado a extrair informações de alta qualidade dos usuários, em curto espaços de tempo através de reuniões estruturadas que buscam decisões por consenso Seminários JAD • Princípios: – Reuniões substituem entrevistas – Decisões baseadas em consenso – Facilitador – Papéis definidos – Processo estruturado – Uso de recursos visuais Seminários JAD • Objetivo → Manter o espírito de equipe – O que se busca → A melhor solução para o grupo • Perfis das pessoas em reuniões JAD – Executivo Patrocinador – Gerente de Projeto – Equipe – Observadores – Facilitador – Documentador Seminários JAD • Papel do Facilitador – Elimina barreiras de comunicação – Servidor neutro do grupo – Sugere métodos, não conteúdo – Protege os membros do grupo – A facilitação torna possível o processo de descoberta e evolução de idéias Seminários JAD • Papel do Facilitador – Um facilitador é um transformador que canaliza um conjunto de idéias latentes desorganizadas num resultado coerente – O seu trabalho, como líder de sessão é conduzir o grupo através dos vários estágios de desenvolvimento – Habilidades Necessárias • Audição atenta • Perguntas estimulantes • Imparcialidade • Contato visual • Respostas neutras Seminários JAD • Etapas – Preparação – Execução – Revisão Seminários JAD • Preparação de uma sessão JAD – Avaliação do uso do JAD – Planejamento da sessão – Elaboração da perspectiva gerencial – Familiarização com a área de negócio – Preparação da agenda da sessão – Preparação dos participantes – Preparação da agenda detalhada – Preparação do ambiente Seminários JAD • Execução da Sessão – Condução da sessão – Documentação – Encerramento da sessão Seminários JAD • Revisão – Revisão da documentação – Exame das avaliações – Atualização da pasta do projeto Seminários JAD • Como preparar uma agenda – Identifique a finalidade e objetivos da reunião (sessão) – Identifique os produtos (resultados esperados) – Identifique as informações conhecidas – Esboce as etapas da agenda – Verifique se as etapas estão logicamente coerentes Seminários JAD • Como preparar uma agenda – Identifique os participantes prováveis – Identifique as etapas que os participantes não têm condições de realizar na reunião – Identifique que informações devem ser providenciadas antes da sessão – Reveja. O esboço satisfaz as etapas 1 e 2? – Refine o trabalho incluindo a documentação necessária Seminários JAD • Agenda Padrão – Introdução – Revisão da Perspectiva Gerencial – Abertura pelo Executivo Patrocinador – Visão da Área da Informática – Regras de Conduta – Abordagem da Sessão – Revisão das Pendências – Revisão Geral – Avaliação da Sessão Seminários JAD • Brainstorm – Ferramenta básica do facilitador – Processo de brainstorm: • liste • analise • documente – Regras básicas • todas as idéias são permitidas • não discutir idéias • não julgar, avaliar ou criticar idéias • não censurar – Armadilhas • pode ficar muito extensa • pode não saber quando parar Seminários JAD • Brainstorm – Ferramenta básica do facilitador – Processo de brainstorm: • liste • analise • documente – Regras básicas • todas as idéias são permitidas • não discutir idéias • não julgar, avaliar ou criticar idéias • não censurar – Armadilhas • pode ficar muito extensa • pode não saber quando parar Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – Lidar com diferentes pessoas e personalidades difíceis • O “atrasadinho” – Sempre chega atrasado às reuniões – Dá seu show na chegada – Insiste em interromper a seqüência de argumentação do grupo • O “que sai mais cedo” – Abala a energia e a moral do grupo saindo da reunião antes do seu término Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – Lidar com diferentes pessoas e personalidades difíceis – O “disco quebrado” • Traz de volta sempre o mesmo ponto • Dificulta o avanço do grupo para novos itens – O “ampulheta” • “Joga areia” em todas as idéias • Super cético e crítico • Sempre esfriando o entusiamo do grupo “isso nunca vai funcionar!” Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “desagregador” • Expressa discordância ativamente via linguagem corporal e tiques não-verbais, tais como revirar os olhos, balançar a cabeça, cruzar e descruzar os braços e etc. • Indiretamente influencia o grupo a rejeitar uma idéia, uma reunião, o facilitador, etc Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “rei da voz” • Fala muito e excessivamente alto • Domina a discussão • Aparentemente impossível fazê-lo calar • Pode ser alguém de nível hierárquico acima dos demais membros do grupo, o que o torna ainda mais inabalável Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “agressivo” • Dispara ataques verbais e pessoais contra outros membros do grupo e/ou contra o facilitador • Constantemente ridiculariza um determinado ponto de vista ou posição de outra pessoa Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “intérprete” • Sempre fala por outra pessoa, normalmente sem ser solicitado • Recoloca as idéias alheias, frequentemente distorcendo-as durante sua explanação Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “fofoqueiro” • Traz boatos ou rumores para a reunião • Tenta ampliar seu poder, dando a impressão que tem “informações de cocheira” • Leva o grupo a debater ou argumentar baseado na “veracidade” daquelas informações Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “móveis e utensílios” • Usa credenciais, idade, tempo de casa etc, no debate de uma questão • Focaliza a atenção do grupo em aspectos circunstanciais, ao invés de explorar o verdadeiro assunto Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “líder frustrado” • Vive dizendo ao líder o que fazer ou o que não fazer • Tenta controlar a reunião, diminuindo os esforços do líder Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “ocupado” • Sempre entrando e saindo das reuniões com papéis e pastas debaixo do braço • Permite que seja chamado frequentemente por secretárias e subordinados • Tenta dar a impressão de ser muito ocupado (importante) para devotar atenção integral à reunião e ao grupo Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “mal-educado” • Entra no meio das discussões, interrompendo os comentários de alguém • Demonstra impaciência • Fica insatisfeito quando suas próprias idéias não são bem recebidas Seminários JAD • Dificuldades em sessões JAD – O “carente” • Gasta mais tempo e energia preocupado em obter aprovação do facilitador do que com o conteúdo da reunião Seminários JAD • Estágios em sessões JAD – Orientação – Conflito – Cooperação – Sonolência Seminários JAD • Estágios em sessõesJAD – Orientação • grupo sendo orientado • hesitante em participar • procurando se situar • altamente dependente do líder de sessão – Conflito • Grupo começa a perceber diferenças de perspectivas entre os membros • As características individuais começam a se destacar na busca pela ocupação dos espaços Seminários JAD • Estágios em sessões JAD – Cooperação • Grupo forma uma equipe, busca interesses e objetivos comuns • Comunicação, comunidade, consenso e comprometimento – Sonolência • Cansaço, apatia, desinteresse • É hora de intervalo ou de encerrar a reunião
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