Gestão 03

Esta é uma pré-visualização de arquivo. Entre para ver o arquivo original

*
*
SEMINÁRIOS INTEGRADOS DE RH
PROF. ALCEBIADES DANTAS LÔBO JUNIOR
*
*
OBJETIVOS DESTA AULA:
REUNIÕES EFICAZES
- Compreender a importância na realização de reuniões eficazes.
- Buscar entendimento nas premissas para a realização de uma reunião eficaz.
*
*
ENTENDENDO A IMPORTÂNCIA DAS REUNIÕES EFICAZES
 
	As reuniões podem ser úteis e produtivas ou uma total perda de tempo. Alguns estudos indicam que mais da metade do tempo dos membros das equipes é desperdiçado com reuniões ineficientes. Um esforço contínuo e detalhado deve ser realizado a fim de conquistar este tempo perdido e tornar as reuniões mais eficazes. 
*
*
COMO OS EXECUTIVOS EFICAZES DIRIGEM SUAS REUNIÕES ?
AMAZON
		 Para trabalhar na Amazon é preciso sentir-se confortável com o conflito. Jeff Bezos é famoso por odiar quando as pessoas chegam a um consenso só para se sentirem confortáveis e evitarem confronto. 			Um dos princípios de liderança da Amazon diz que os líderes são obrigados a respeitosamente tomar decisões desafiadoras quando discordam, mesmo quando isso é desconfortável ou cansativo.
*
*
YAHOO
		Marissa Mayer, CEO do Yahoo!, discute a fundo toda proposta encaminhada por gerentes de produto ou designers. Quando senta para analisar uma estratégia, o faz cuidadosamente por meio de uma série de questões como:
	Como isso foi pesquisado?
	Qual foi a metodologia de pesquisa usada?
	Como isso vai funcionar?  
	As perguntas precisam ser respondidas em detalhes e as ideias mal formuladas são vetadas de imediato.
*
*
GOOGLE
		O CEO do Google, Larry Page, enviou um e-mail para toda a empresa. 
O assunto: como executar reuniões de forma eficaz.
		Uma das dicas de Page é designar um tomador de decisão para cada reunião. Mas, ainda mais importante, ele diz que a empresa
não precisa de uma reunião para tudo.
"Nenhuma decisão deve necessariamente esperar
 por uma reunião", escreveu Page no e-mail.
"Mas se uma reunião for imprescindível antes de 
uma decisão, ela deve ser agendada imediatamente."  
*
*
TESLA
O CEO da Tesla, Elon Musk, tem padrões incrivelmente altos. Ele tem uma reputação de demitir pessoas se elas perdem um prazo, por exemplo. Então, para trabalhar na Tesla, o profissional precisa estar pronto.
Um empregado anônimo de Musk disse em um site :
"Quando nos encontramos com Elon, estávamos bem preparados.
 Se ele faz uma pergunta de follow-up e você não sabe a 
 resposta, bem, muito boa sorte.”  
O que mais você poderia esperar do CEO celebridade
 mais reconhecido atualmente nos Estados Unidos ?
 
*
*
 A CEO do Facebook, Sheryl Sandberg, leva um caderno de espiral com ela para todas as reuniões.
Nesse caderno está uma lista de pontos para discussão e itens de ação. 
"Ela marca um a um os pontos, e quando todos os itens em uma página são resolvidos, ela rasga a página e passa para a próxima", relata uma reportagem da Fortune.
"Se todos os itens foram checados aos 10 minutos de 
uma reunião de uma hora, a reunião acabou."
FACEBOOK
*
*
NIKE
		Mark Parker não apenas gerencia um império de 24 bilhões de dólares por ano, ele faz seus próprios desenhos. O CEO da Nike participa de reuniões com um caderno debaixo do braço cheio de esboços de novos produtos.
Em 2009, o ciclista Lance Armstrong estava em uma reunião de negócios com Parker, que passou todo o tempo rabiscando em seu caderno. No final da reunião, Armstrong pediu para ver o que ele desenhou.
"Ele me mostra um tênis perfeito", Armstrong lembra. Os rascunhos ajudam a esclarecer o processo de brainstorming, 
Parker diz. 
"Mas é preciso ter um equilíbrio constante entre o que o 
projeto quer e o que o negócio precisa", afirma.
*
*
GM
	 Alfred Sloan comandou a GM dos anos 1920 aos anos 1950. Durante esse tempo, a GM tornou-se a maior empresa do mundo. Sloan também ficou conhecido por criar a estrutura empresarial moderna.
De acordo com o guru de liderança Peter Drucker, o “memorando de acompanhamento” era uma marca registrada de Sloan.
Depois de uma reunião formal, em que ele ouvia o que as pessoas tinham a dizer, Sloan mandava um “memorando de acompanhamento” com um plano de ação. Nessa nota, ele resumia o debate, suas conclusões e especificava as tarefas decididas na reunião (incluindo a decisão de realizar outra reunião sobre o assunto, 
quando necessário).
Ele especificava o prazo e os responsáveis por cada atribuição.
 Enviava uma cópia do texto a todos os participantes da reunião.
 Esses memorandos o tornaram um 
"executivo excepcionalmente eficaz", na avaliação de Drucker.
*
*
APLLE
	 Steve Jobs tornou a Apple uma das empresas mais valiosas do mundo, com produtos de design elegante.
	Ele fazia reuniões com um minimalismo impressionante. Jobs odiava encontros longos e com muitos participantes.
	Steve Jobs apresentou o mesmo padrão quando o presidente dos Estados Unidos, Barack Obama, pediu-lhe para participar de uma reunião de queridinhos da tecnologia. Ele recusou. 
A lista de convidados era muito longa, disse.
*
*
	Um dos vícios do mundo corporativo que você deve evitar em sua empresa é o excesso de reuniões. Fazer reuniões é necessário no mundo dos negócios, pois são encontros organizados com o intuito de se discutir assuntos com pessoas envolvidas em determinado processo e tomar decisões.
	O problema ocorre quando as reuniões são feitas para discutir todo e qualquer assunto e não tem um objetivo claro a ser atingido. Isso leva à perda de tempo de todos, burocracia em excesso e a descrença nos resultados da reunião.
*
*
PREMISSAS IMPORTANTES:
• Defina um horário para o início e o fim da reunião.
 • Defina o objetivo da reunião e o que se buscará de resultado ao final.
 • Defina antecipadamente e envie a todos os participantes a agenda do que será discutido na reunião e o papel de cada participante.
 
*
*
• Evite reuniões com mais de seis pessoas. O processo se tornará moroso e a reunião passará a ser mais uma plenária e não um ambiente para tomada de decisões objetivas.
 • Se você propôs a reunião, assuma a liderança do encontro e não permita conversas paralelas ou desvio de foco.
 • Solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião.
 
PREMISSAS IMPORTANTES:
*
*
• Ao final da reunião, faça um resumo das decisões tomadas ou solicite a alguém para fazê-lo.
 • Sistematize esse resumo em forma de ata (objetiva) e envie a todos os participantes, com as principais decisões tomadas na reunião e os próximos passos, prazos e responsáveis.
PREMISSAS IMPORTANTES:
*
*
TECNOLOGIA
		Hoje, com todos os recursos tecnológicos existentes, é possível contar com salas de reunião online, que permitem a conexão de profissionais mesmo em diferentes escritórios, cidades e até países. Mas sejam presenciais ou via videoconferência, é preciso ter atenção a alguns detalhes para que esses encontros sejam realmente proveitosos.
		Na verdade, são ótimas oportunidades de contato, colaboração e integração entre os profissionais, promovendo aprendizado, troca de informações e mais engajamento nas equipes.
		
*
*
RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES
DEFINA OBJETIVOS E ESTABELEÇA UMA PAUTA
 		Antes de convocar uma reunião, é preciso confirmar se ela é realmente necessária e qual o objetivo principal do encontro. Na sequência, relacione todos os pontos que devem ser tratados, determinando um espaço para cada um. Essa pauta precisa ser distribuída aos convidados com antecedência para que todos possam colaborar efetivamente.
*
*
CONVIDE OS PROFISSIONAIS QUE PODERÃO COLABORAR
		Para que uma reunião seja produtiva, é fundamental que profissionais com poder de decisão estejam presentes, afinal, é importante contar com colaboradores ativos e não apenas com ouvintes. 		
		A lista de participantes deve ser bem elaborada para evitar ausências que
possam interferir no rendimento do encontro.
*
*
CONFIRME A PARTICIPAÇÃO DOS CONVIDADOS
	 Para manter uma agenda assertiva, é preciso assegurar a presença de todos os profissionais envolvidos. Nesse contexto, é interessante utilizar as ferramentas disponíveis nos e-mails corporativos, que permitem visualizar a disponibilidade de cada um, na data e horário previstos.
*
*
RESPEITE O HORÁRIO E A DURAÇÃO PREVISTOS NO CONVITE
	 É uma questão de bom senso e profissionalismo respeitar o horário de início da reunião, bem como obedecer a pauta e tratar todos os temas previstos dentro do período reservado. Faça um gerenciamento do tempo para evitar atrasos.
*
*
DEFINA OS PAPÉIS E RESPONSABILIDADES
	 O ideal é contar com um organizador, um facilitador para ajudar na condução do encontro, um controlador do tempo e um apoiador para garantir os recursos técnicos necessários, como telefonia, áudio e vídeo.
*
*
FACILITE A PARTICIPAÇÃO PRÉVIA DOS PARTICIPANTES
	Para que a reunião seja dinâmica, todos os participantes devem estar preparados. Por isso a importância da pauta enviada com antecedência para que os convidados saibam o que será tratado, estudem os assuntos, providenciem materiais e relatórios, e discutam internamente alguns posicionamentos prévios.
*
*
MANTANHA O FOCO E EVITE DISTRAÇÕES
		Cabe aos participantes, mas, em especial, ao organizador e ao facilitador, todos os esforços para manter o foco nos temas definidos e evitar possíveis distrações. Conversas paralelas, saídas, ligações, acesso à internet e desvios de atenção precisam ser controlados.
*
*
FAÇA UM FECHAMENTO
	Ao final da reunião, é importante fazer uma retrospectiva rápida sobre tudo o que foi discutido, decisões tomadas, prazos e próximos passos. Assim, é possível relembrar e confirmar todos os pontos relevantes.
*
*
ELABORE UMA ATA E DOCUMENTE A REUNIÃO
	Essa é uma maneira simples de oficializar as decisões e evitar problemas de comunicação, tornando as reuniões de trabalho mais produtivas.
 
 
*
*
CONSIDERAÇÕES FINAIS
	Como são as reuniões na sua empresa? 
 Você teria outras recomendações para melhorar a produtividade nesses encontros? 
*
*
SEMINÁRIOS INTEGRADOS DE RH
PROF. ALCEBIADES DANTAS LÔBO JUNIOR
Obrigado !
*
*
*
*