Artigo - Como definir prioridades num mundo sem tempo!

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19/9/2014 Como definir prioridades num mundo sem tempo
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Como definir prioridades num mundo sem
tempo
por Angelo Milani Junior First Things First
1994
As ideias expostas a seguir devem-se a leitura do livro First Things First de Stephen R. Covey, Ed.
Campus, 1994.
O RELOGIO E A BUSSOLA. Estamos sempre tomando decisoes sobre a forma de usar nosso
tempo. Estamos, tambem, sempre nos deparando com as consequencias dessas decisoes. Muitas vezes
nao gostamos delas, em virtude da lacuna entre a maneira como usamos nosso tempo e o que
acreditamos ser realmente importante em nossas vidas. Nossa dificuldade para colocar as prioridades
em primeiro lugar pode ser caracterizada pelo contraste entre dois instrumentos poderosos que nos
dirigem: O RELOGIO, que representa os compromissos, as reunioes, os horarios, as metas e as
atividades (como GERENCIAMOS nosso tempo) e a BUSSOLA, que representa nossa visao, valores,
principios, missao, consciencia e direcao (como CONDUZIMOS nossa vida em direcao ao que eh
importante).
A SINDROME DA URGENCIA. Algumas pessoas estao tao acostumadas com a
adrenalina que circula pelas veias enquanto debelam as crises, que se tornam
dependentes desta sensacao de euforia e energia. Enquanto resolvemos as questoes
urgentes, sentimo-nos embriagados. O torpor da urgencia eh tao instigante que,
passada a urgencia, somos impulsionados a fazer qualquer coisa urgente, so para
nos mantermos em atividade. Tornou-se um simbolo de "status" em nossa
sociedade estarmos sempre ocupados: se estamos sempre ocupados eh porque
somos importantes.
Sem a escravidao do trabalho, nao somos nada; chegamos a ficar constrangidos
quando estamos ociosos. A sindrome da urgencia nos justifica, nos populariza e nos
da prazer. Mas eh tambem uma boa desculpa para nao lidarmos com as
VERDADEIRAS PRIORIDADES de nossas vidas.
A sindrome da urgencia eh um comportamento autodestrutivo que preenche
temporariamente o vazio criado por necessidades nao-atendidas.
O PARADIGMA DA IMPORTANCIA. Grande parte das coisas importantes que
contribuem para nossos objetivos globais e dao riqueza e sentido a vida em geral
nao nos pressiona, nao nos influencia. Como nao sao "urgentes", somos nos que as
influenciamos, e muitas vezes as protelamos para um futuro incerto ("quando
tivermos tempo...").
A Matriz de Gerenciamento do Tempo eh uma boa forma de visualizar a relacao
entre urgente e importante, em quatro quadrantes:
1) Urgente e Importante: crise, problemas urgentes, projetos com prazos definidos.
Eh o quadrante do Inevitavel.
2) Nao-Urgente e Importante: preparacao, prevencao, definicao de valores,
planejamento, "empowerment". A falta de planejamento adequado leva tarefas do
segundo para o primeiro quadrante. Eh o quadrante da Qualidade.
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3) Urgente e Nao-Importante: interrupcoes, urgencias suscitadas por outras
pessoas, algumas ligacoes telefonicas, reunioes e relatorios, parte da
correspondencia. Eh o quadrante da Decepcao.
4) Nao-Urgente e Nao-Importante: trabalhos e correspondencia sem importancia,
tarefas secundarias que consomem tempo em demasia, algumas reunioes. Eh o
quadrante do Desperdicio.
Lidamos em nossas vidas com urgencia e importancia. Em nossas decisoes
cotidianas, um desses fatores tende a ser predominante. Comecamos a enfrentar
problemas quando passamos a dar prioridade ao paradigma da urgencia em
detrimento do paradigma da importancia.
Quando operamos a partir do paradigma da importancia, vivemos nos primeiro e
segundo quadrantes. Saimos dos terceiro e quarto quadrantes, e, como dedicamos
mais tempo a preparacao, a prevencao, ao planejamento e ao "empowerment",
passamos menos tempo apagando os incendios do primeiro quadrante. Eh como a
diferenca entre a medicina preventiva e a medicina terapeutica.
Fizemos uma analogia entre o RELOGIO e o paradigma da urgencia (eficiencia), e
entre a BUSSOLA e o paradigma da importancia (eficacia). Classificamos nossas
atividades na Matriz de Gerenciamento do Tempo (Urgente x Importante), e
elegemos o Segundo Quadrante como o quadrante da Qualidade. Agora queremos
saber como identificar as verdadeiras prioridades e dar-lhes o devido destaque em
nossas vidas.
A lacuna entre a bussola e o relogio cria uma dor aguda, as pessoas sentem que
estao desperdicando algo precioso, seu tempo de vida. Como a dependencia
quimica, a sindrome da urgencia eh um lenitivo passageiro usado em excesso. E
uma satisfacao superficial que logo se evapora. E a dor permanece.
Trabalhar com mais velocidade, como recomendam os metodos tradicionais de
gerenciamento do tempo, nao combate as causas cronicas da lacuna entre a bussola
e o relogio. Fazer as coisas nao-importantes com mais velocidade nao resolve o
problema de nao se colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar.
AS QUATRO NECESSIDADES HUMANAS. Ha certas coisas que sao
fundamentais a satisfacao humana. Se essas necessidades basicas nao forem
atendidas, vamos nos sentir vazios e incompletos:
1) Fisica: saude e bem-estar economico;
2) Social: relacionar-se e pertencer;
3) Mental: aprender continuamente;
4) Espiritual: deixar um legado.
A SINERGIA entre as quatro necessidades nos garante o equilibrio interior. A
dimensao espiritual da vida eh que da o sentido de proposito ao conjunto. A
necessidade espiritual de deixar um legado transforma as outras tres necessidades
em capacidades de contribuicao. Assim, eh a dimensao espiritual que indica para
onde a bussola aponta.
OS PRINCIPIOS. Tao importante quanto as necessidades a serem satisfeitas eh a
forma com que procuramos atende-las. Nossa habilidade para criar qualidade de
vida depende do grau em que nossas vidas se encontram alinhadas com realidades
"extrinsecas" quando tentamos satisfazer necessidades humanas. Essas realidades
sao os "principios" (leis naturais), que estao alem dos valores pessoais "intrinsecos"
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(leis sociais).
Um desses principios eh a LEI DA FAZENDA: "para colher eh necessario semear
e cultivar". Nao existem atalhos...
MISSAO. Se nossa visao de nos mesmos for condicionada pelo espelho social, nao
manteremos contato com nosso eu mais profundo, com nossas proprias
particularidades e com nossa capacidade de contribuir. Passamos a viver a partir do
roteiro que os outros escreveram para nos - familia, socios, amigos, inimigos, a
midia. Portanto, o ponto de partida para viver orientado pela BUSSOLA eh
identificar o "norte verdadeiro", a direcao que desejamos imprimir a nossa vida. A
isto denomina-se MISSAO.
A identificacao da propria missao tem uma profunda influencia sobre a maneira
como usamos o nosso tempo. Quando falamos sobre o gerenciamento do tempo,
parece ridiculo nos preocuparmos com velocidade antes de direcao, em economizar
minutos quando podemos estar desperdicando anos. A missao conduz todas as
outras coisas em nossa vida. Ela nos estimula a dar a contribuicao que apenas nos
podemos fazer. Ela nos habilita a colocar as prioridades no devido lugar, a bussola
antes do relogio.
Já vimos que para gerenciar o tempo pelo paradigma da importancia eh necessario
identificar a MISSAO pessoal. Ela indica para onde a bussola aponta. Vimos,
portanto, como identificar nossas verdadeiras prioridades. Vimos tambem que
existem quatro necessidades humanas que tem de ser satisfeitas de forma sinergica
com base em PRINCIPIOS (leis naturais). Os principios sao extrinsecos e
universais, os valores sao intrinsecos e individuais (leis sociais). Nao existem
atalhos: no embate entre principios e valores, os primeiros vencem.
Veremos agora como colocar as prioridades em primeiro lugar. As coisas nao
acontecem automaticamente, eh necessario trabalho constante: "onde nao ha
jardineiros,nao ha jardim".
PERSPECTIVA SEMANAL. A maioria das ferramentas de planejamento nos
orienta a utilizar uma planilha diaria para a programacao de nossos compromissos.
O planejamento diario oferece-nos uma visao limitada, induzindo-nos a priorizar a
urgencia.
O planejamento deve ser semanal. A semana oferece um contexto mais amplo do
que vamos fazer, nossas atividades comecam a assumir dimensoes mais
apropriadas. Torna-se possivel priorizar o importante.
O seguinte processo, em seis etapas, nos orienta para a Organizacao no Segundo
Quadrante:
1. CONECTE-SE A SUA MISSAO: ao fazer o planejamento semanal, todas as
atividades programadas devem contribuir para a missao pessoal. Este alinhamento
com a missao no momento da decisao eh o que garante a priorizacao do que eh
importante.
2. IDENTIFIQUE SEUS PAPEIS: nossa vida eh dividida em muitos papeis:
marido, esposa, pai, mae, irmao, professor, lider comunitario, estudante, tecnico,
gerente etc. Grande parte de nosso sofrimento tem como origem a percepcao de que
o sucesso que obtemos em um papel eh alcancado as custas de outros papeis, que
talvez sejam mais importantes do que aquele a que estamos dando prioridade:
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excelente tecnico, mas mau gerente; lider carismatico, mas pessimo pai.
Um claro conjunto de papeis oferece uma estrutura natural para criar ordem e
equilibrio. Nao basta dedicar um tempo a cada um deles, eh preciso fazer com que
eles trabalhem juntos para a realizacao de sua missao. Estudos demonstram que as
pessoas tem dificuldade em gereciar mentalmente mais de sete categorias.
Aconselha-se, portanto, consolidar alguns papeis que tenham grande interface
visando nao ter mais de sete papeis.
A identificacao de papeis amplia o sentido de qualidade de vida: a vida nao esta
restrita a um emprego, a uma familia ou a um relacionamento em particular. Eh
tudo isso junto.
Existe um papel de fundamental importancia que se relaciona com a manutencao
das quatro necessidades basicas: fisica, social, mental e espiritual. Covey chama a
isto de "afinacao do instrumento": o momento em que o violonista para de tocar e
ajusta a tensao das cordas; o momento em que o lenhador interrompe o abate de
arvores para afiar o machado. Se descuidarmos de dar atencao adequada as
necessidades basicas, nosso desempenho nos demais papeis podera ser prejudicado.
3. SELECIONE AS METAS EM CADA PAPEL: responda a seguinte pergunta:
"quais as coisas mais importantes que poderia fazer em cada papel, esta semana, a
fim de ter o maior impacto positivo ?" Selecionando-se as duas metas mais
importantes para cada papel voce tera um conjunto de prioridades do Segundo
Quadrante para a proxima semana.
4. CRIE UMA ESTRUTURA DE TOMADA DE DECISOES: temos sempre mais
demandas do que tempo disponivel. Assemelhase a situacao da pessoa que tem um
recipiente vazio, e pedras e areia para acomodar dentro dele. Se iniciar pela areia e
depois colocar as pedras, sobram pedras. Se iniciar pelas pedras e depois colocar a
areia, esta preenche os vazios, acomodando as pedras e, possivelmente, toda a
areia. As pedras sao as coisas importantes, suas metas para a semana. A areia
representa as urgencias.
A chave esta em nao dar prioridade a agenda, mas em agendar as prioridades. Para
colocar as prioridades de sua vida no devido lugar, eh de fundamental importancia
agendar as metas. Se nao comecamos a programacao de nossa semana pelas
atividades do segundo quadrante, o frenetico fluxo de atividades dos primeiro e
terceiro quadrantes (urgencias) roubara todo o tempo de nossa agenda. Se voce
estiver a procura de tempo para investir no segundo quadrante, devera procura-lo
no terceiro quadrante.
Mantenha a flexibilidade. Ignorar o imponderavel eh viver sem oportunidades. O
objetivo da organizacao do segundo quadrante nao eh enjaular a agenda. Eh criar a
"estrutura" em que as decisoes de qualidade, baseadas na importancia, podem ser
feitas momento a momento.
5. EXERCITE A INTEGRIDADE NO MOMENTO DA ESCOLHA: depois de
definir as metas do segundo quadrande para a semana, a tarefa diaria sera manter as
prioridades no devido lugar durante o vendaval de oportunidades e desafios
imprevistos diarios. Exercitar a integridade significa aplicar a Missao no momento
da escolha, seja para executar o plano inicial, seja para efetuar mudancas
consistentes.
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6. AVALIACAO: o processo do Segundo Quadrante estaria incompleto se a
experiencia de uma semana nao servisse como base para aumentar a eficacia da
semana seguinte, fechando o ciclo. Antes de organizar a proxima semana, faca-se
as seguintes perguntas: quais as metas que atingi ? Deparei com quais desafios ?
Que decisoes tomei ? Ao tomar as decisoes, consegui manter as prioridades em
primeiro lugar ?
O Processo de Organizacao do Segundo Quadrante reforca o paradigma da
importancia. O maior valor do processo nao esta no que ele faz pela sua agenda,
mas pelo que faz em sua cabeca. Quando voce comeca a pensar mais em termos de
importancia, comeca a ver o tempo de um modo diferente. Voce se torna
energizado para colocar as prioridades no devido lugar de uma forma significativa.
Espero ter contribuido para reduzir os "incendios" e melhorar nossa qualidade de
vida no trabalho. Faca bom proveito.