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Gerenciamento de mudanças e sistemas de informação: um estudo de caso
sobre a implantação de um novo sistema acadêmico na Faculdade SENAC
Minas
Integrantes: Felipe Melquiades Otoni Silva
Johnny Filipe Silva
Júlia Beatriz Rodrigues de Souza
Pâmela Cristiane Bittencourt
Thainan Rodrigues Ribeiro
Professor Orientador: MsC. Fernando Eustáquio Campos Utsch Moreira
RESUMO
O crescimento organizacional depende de vários fatores. Manter uma força de
trabalho eficiente dentro da organização é um dos gargalos para as operações do
negócio. O impacto de uma mudança organizacional, se não for bem gerenciado,
pode causar certa dificuldade no processo de manter pessoas na organização.
Desta maneira, este artigo apontou um estudo de caso sobre as consequências da
mudança organizacional com a implantação e desenvolvimento de um novo Sistema
Acadêmico, utilizando-se como objeto de análise a mudança do Sistema GIZ da
Faculdade SENAC MINAS de Contagem para um sistema corporativo da Rede
SENAC, denominado Sistema S.A. Além da análise das características dos sistemas
e do planejamento da mudança, o sucesso de sua implantação depende
primordialmente da perspectiva da organização, avaliando as resistências,
desvantagens e os possíveis benefícios ocorridos devido a ela. Deve-se ainda
considerar a perspectiva dos usuários, disponibilizando ações flexíveis para
avaliação e correção das exigências de seus funcionários e clientes. A obediência a
essas premissas possibilitaram que a mudança do sistema na faculdade SENAC
Minas ocorresse de forma a aprimorar o processo acadêmico, com a adesão e
comprometimento dos envolvidos no processo.
Palavras-chaves: Sistemas de informação, Mudança, Planejamento,
Monitoramento.
ABSTRACT
The growth model depends on several factors. Keeping an efficient workforce within
the organization is one of the gateways to business operations. The impact of
organizational change, if not well managed, can cause some difficulty in the process
of keeping people in the organization. Thus, this article has pointed out a case study
on the effects of organizational change with the implementation and development of
a new academic system. It analyzes the change of the GIZ system of the University
of SENAC MINAS of Contagem to the corporate system of the SENAC network,
called the SA System. In addition to analyzing the characteristics of systems and
planning for change, the success of its implementation depends primarily on the
perspective of the organization, evaluating the resistance, the possible
disadvantages and benefits occurring because of it. It should also consider the
perspective of users, providing flexible actions to assess and fix assumptions have
made it possible for the change of the system of the University of SENAC MINAS to
occur, in order to enhance the academic process, with membership and commitment
of those involved in the process.
Key Words: Information systems, Change, Planning, Monitoring
INTRODUÇÃO
Chiavenato (2004) define Gestão de Pessoas como uma área contingencial e
situacional, pois depende de várias particularidades. Cada organização possui uma
cultura, uma estrutura com características diversificadas e um contexto ambiental
próprio, o que torna a gestão de pessoas uma área sensível à mentalidade que
predomina nas organizações.
O século XX é marcado por grandes mudanças e transformações. Chiavenato
(1999) discorre sobre três eras organizacionais distintas que permitem a melhor
compreensão de como gerenciar pessoas dentro de uma organização. Na Era da
Industrialização Clássica, o fenômeno da industrialização decorrente da Revolução
Industrial fez com que as empresas adotassem uma estrutura organizacional
burocrática caracterizada pelo formato piramidal e centralizador. O ambiente
organizacional era estável e a tecnologia era fixa. As mudanças nesta época eram
vagarosas, gradativas e previsíveis. Na Era da Industrialização Neoclássica, a
velocidade das mudanças aumentou progressivamente após a Segunda Guerra
Mundial, tornando-se cada vez menos previsíveis e aumentando a competição entre
as empresas. Já nesta época havia uma razoável capacidade para mudança e
inovação. Na Era da Informação, que começou no início da década de 1990, as
mudanças são intensas e inesperadas.
A tecnologia da informação levou a mudanças em nível mundial, o que provocou um
aumento considerável na competitividade entre as organizações. O mercado de
capitais passou a migrar de um continente para outro numa fração de segundos em
busca de novas oportunidades. O conhecimento passou a ser o recurso mais
importante. A Gestão de Pessoas substituiu a antiga Administração de Recursos
Humanos colocando as pessoas e seus conhecimentos como a principal base da
nova organização.
Para Chiavenato (2004), a Gestão de Pessoas possui seis processos básicos
dinâmicos e integrados: Processo de Agregar, Aplicar, Recompensar, Desenvolver,
Manter e Monitorar Pessoas.
O Processo de Manter pessoas, segundo Chiavenato (2004), cria condições
satisfatórias para as atividades das pessoas incluindo administração da cultura
organizacional, qualidade de vida e manutenção de relações sindicais. O Processo
de Monitorar pessoas é utilizado para acompanhar e controlar as atividades das
pessoas e verificar resultados.
De acordo com Quintella (1998), nos dias atuais, mais do que em qualquer outra
época, se tornou de grande importância saber gerenciar os processos de mudanças
e a introdução de novas tecnologias. Existe uma razão muito forte para isso que é a
dinâmica de mudança tecnológica muito intensa, não podendo se esquecer dos
fatores humanos que também passaram por diversas adequações nos últimos anos.
As organizações, com o intuito de programar as mudanças com eficiência, eficácia e
menor custo possível, utilizam tendências de concentrar-se primeiramente em
aspectos como o redesenho da estrutura organizacional, planejamento de processos
e realocação de pessoal. No entanto, costuma-se subestimar o impacto das
mudanças no principal componente do sistema organizacional: as pessoas.
Segundo Chiavenato (2004), as empresas passaram a concentrar-se no presente,
dando lugar à inovação, à mudança de hábitos e nas maneiras de pensar e agir. O
departamento de recursos humanos ajuda na criação de uma organização criativa,
renovadora e inovadora.
A resistência à mudança, segundo Quintella (1998), é uma reação natural e
inevitável no ambiente organizacional.
Por consequência das mudanças, várias organizações buscam compreender as
barreiras encontradas por seus funcionários, além dos fatores de resistência que
influenciam na implantação de novas políticas. O crescimento das organizações e
sua permanência no mercado dependem primordialmente de como será feita a
gestão das mudanças. Diante disso, definiu-se o seguinte problema de pesquisa:
quais fatores contribuíram positiva ou negativamente para implantação de um novo
sistema acadêmico na Faculdade SENAC MINAS e quais foram as resistências
encontradas nessa implantação?
Nem sempre as mudanças implantadas nas organizações ocorrem de maneira
harmônica, podendo causar transtornos, resultando em desdobramentos negativos
que podem prejudicar o desenvolvimento da organização. Justifica-se com este
artigo compreender quais os impactos que as mudanças podem causar nas
organizações e os benefícios que podem ser alcançados por meio de um
monitoramento eficaz dessas mudanças.
REFERENCIAL TEÓRICO
Nos tempos modernos, as organizações têm sido alvo das tão discutidas mudanças
organizacionais. Entretanto, vale ressaltar que as mudanças ocorrem
inevitavelmente no cotidiano sobre qualquer aspecto, não se restringindo ao
contexto organizacional. É indiscutível o fato de que diversas transformações
tenham afetado profundamente a sociedade, contribuindo significativamente para a
evolução mundial.
De acordo com Chiavenato (2003), a administração da mudança começa com a
análise das forças ambientais e internas quecriam a necessidade de mudanças na
organização, devendo estar sempre atenta aos problemas e oportunidades, porque a
necessidade percebida é que permite o diagnóstico da mudança, para a implantação
de maneira planejada e organizada.
Etapas da mudança organizacional:
Fonte: Chiavenato, Introdução à teoria geral da administração, 2003.
Neto (1999) afirma que as mudanças na estrutura das organizações podem ser de
duas naturezas: a mudança não planejada e a mudança planejada ou estratégica.
No processo não planejado ou reativo, a organização procura manter um curso
firme, solucionando os problemas na medida em que aparecem. Já a mudança
planejada ou estratégica procura atingir um objetivo estabelecido.
Ghani (2002) afirma que a mudança planejada pode ser vista como um esforço
proativo da organização, no sentido de envolver seus membros e redefinir suas
atividades para atingir um objetivo proposto pela alta administração da organização.
Yauch e Steudel (2002) afirmam que existe, dentre outros, três fatores a considerar
quando se analisa a mudança organizacional: estimuladores da mudança
organizacional; a capacidade da organização em se adaptar a estas mudanças,
incluindo as resistências inerentes ao processo; e, principalmente, o reflexo destas
mudanças no desempenho da organização.
O desafio de mudar enfrentado pelas organizações tem se destacado nos últimos
tempos com maior intensidade, principalmente devido a fatores como a globalização,
a competitividade, o desenvolvimento sustentável, o fortalecimento de novas
potências mundiais, e muitos outros que estão levando as empresas a se
adequarem ao novo contexto e aos novos padrões, a fim de não cair na temida
obsolescência organizacional.
Além do gerenciamento das mudanças, as organizações devem conhecer e
desenvolver conjuntamente políticas de gerenciamento de pessoas e de
desenvolvimento de novas tecnologias, como os sistemas de informação, que
auxiliem a administração como um todo, interligando as áreas gerencias. No próximo
tópico, serão abordadas características e tipos de sistemas de informação.
Sistemas de Informação
Segundo O’Brien (2004), sistema de informação é um conjunto de pessoas,
software, hardware, redes de comunicações e recursos de dados que são coletados,
transformados e que disseminam informações nas organizações. Pode ser definido
como um conjunto de elementos inter-relacionados que formam as características
das empresas.
Uma empresa é um exemplo de sistema organizacional no qual os
recursos econômicos (entradas) são transformados por vários
processos organizacionais (processamento) em bens e serviços
(saída). Os sistemas de informação fornecem para a administração
informações (feedback) sobre as operações do sistema para sua
direção e manutenção (controle), enquanto ele troca entradas e saídas
com seu ambiente (O’BRIEN, 2004, p.9).
Os sistemas de informação possuem, além de suas características, recursos e
produtos que desempenham papéis diferentes, mas interagem entre si como um
todo. Consistem em cinco recursos principais: pessoas, hardwares, softwares,
dados e redes.
Oliveira (2007) afirma que sistema de informação é o processo de transformação de
dados em informações. E, quando esse processo está voltado para a geração de
informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa,
diz-se que este é um sistema de informações gerenciais. Verifica-se também que o
processo administrativo apresenta a tomada de decisões como elemento básico; e
para um adequado processo decisório, é necessário ter um sistema de informação
eficiente.
Laudon (1999) conceitua sistema de informação como um conjunto de componentes
inter-relacionados que trabalham juntos na coleta, recuperação, processamento,
armazenamento e distribuição de informações, com a finalidade de facilitar o
planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em
organizações. “A tecnologia da informação pode ser utilizada estrategicamente para
melhorar o desempenho dos negócios em diversos sentidos.” (O’BRIEN, 2004,
p.55).
Os sistemas podem ser classificados de diferentes formas, ora como operações, ora
como sistemas de informação gerencial. Os sistemas de apoio às operações
produzem uma diversidade de produtos de informação para uso interno e externo. Já
os sistemas de apoio operacional são aqueles que concentram em fornecer
informação e apoio aos gerentes em sua tomada de decisão eficaz. Além desses,
existem também sistemas especialistas, que fornecem conselhos especializados
para tarefas operacionais; sistemas de gerenciamento do conhecimento, que apoiam
a criação, organização e disseminação de conhecimento de negócios aos
funcionários e gerentes das organizações; sistemas de informação empresarial, que
apoiam funções básicas de negócio como contabilidade ou marketing e, finalmente,
os sistemas de informação estratégica que aplicam a tecnologia da informação aos
produtos, serviços ou processos de negócios de uma empresa para obter vantagens
estratégicas sobre seus concorrentes (O’BRIEN, 2004).
Para O’Brien (2004), a superação ou consecução dos requisitos e expectativas dos
usuários para com um determinado serviço envolve o desempenho, a confiabilidade,
a durabilidade, a sensibilidade, a reputação e, principalmente, a gestão da qualidade
do serviço oferecido. Daí se dá a importância do controle e do monitoramento não
somente da implantação do novo sistema, mas principalmente do gerenciamento de
todo o processo.
METODOLOGIA
Este artigo é resultado de uma pesquisa de abordagem qualitativa, que teve por
embasamento a análise do fenômeno da mudança do sistema acadêmico da
Faculdade SENAC MINAS. O tipo de pesquisa quanto aos fins foi descritiva e
analítica, por descrever o processo e analisar como a mudança foi conduzida na
organização. O tipo de pesquisa quanto aos meios foi um estudo de caso, no caso, a
mudança do sistema acadêmico da Faculdade SENAC Minas.
A coleta de dados foi realizada por meio de entrevistas semi-estruturadas com
funcionários da Faculdade, sendo o diretor, dois professores, um técnico de
informática e uma secretária. Foi também aplicado um questionário aos alunos,
visando conhecer a percepção deles em relação ao novo sistema. Do universo
compreendido por cerca de 1000 alunos, foi utilizada uma amostra de 111 alunos do
curso de graduação em Administração da Faculdade SENAC MINAS, matriculados
nos 5°, 6º e 7° períodos, escolhidos por terem utilizado o sistema anterior.
DEMONSTRAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
O SENAC foi criado em 10 de janeiro de 1946 pela Confederação Nacional do
Comércio (CNC), por meio do decreto-lei 8.621. A partir do ano seguinte, o SENAC
passou a desenvolver um trabalho até então inovador no país: oferecer, em larga
escala, educação profissional destinada à formação e preparação de trabalhadores
para o comércio. Na mesma data de sua criação, também foi promulgado o decretolei
8.622, que dispõe sobre a atuação da Instituição na aprendizagem comercial. Até
hoje, a aprendizagem é uma das principais ações do SENAC.
A Faculdade SENAC MINAS iniciou suas atividades em 2004 com o curso de
Administração de Empresas e hoje possui também o curso de Ciências Contábeis e
pós-graduação.
A Faculdade SENAC Minas utilizava um sistema acadêmico chamado GIZ que, de
acordo com o técnico de informática da instituição, era um sistema básico e restrito,
que atendia apenas à Faculdade SENAC Minas. Em razão de não apresentar as
características que a faculdade necessitava, foi adotado um novo sistema, o S.A.,
que é utilizado por toda a rede SENAC, inclusive curso técnico e aprendizagem
comercial.
O sistema S.A., classificado como sistema de informação interfuncional ou
integrado, que possui características tanto operacionais quanto gerenciais. Foi
implantado na Faculdade no primeiro semestre de 2008, sendo considerado pelos
entrevistados muito melhor em relação ao sistema anterior. Por ser um sistema
novo, o S.A.apresentou algumas falhas que, ao serem detectadas, eram corrigidas
pela empresa administradora do sistema.
“Existe uma área no SENAC que é responsável pelas diretrizes de
tecnologia de informação de todas suas unidades. A partir dessas
diretrizes cabe a cada área, a partir dos seus gestores, identificarem
as necessidades relacionadas à tecnologia de informação e
encaminhar as atualizações que são pertinentes. O processo da
faculdade envolve toda a equipe, isto é uma questão de cultura
organizacional, inclusive todos têm que estar engajados neste
processo. A deliberação para a mudança em si cabe a um nível mais
estratégico, ao nível decisório da direção, levando em consideração a
análise que é feita pela equipe de tecnologia da unidade e pelas
manifestações dos usuários.” (Diretor, entrevistado)
O sistema acadêmico S.A., segundo os alunos que responderam ao questionário,
atende muito bem às suas expectativas (gráfico 1), sendo que houve pouca
dificuldade no processo de adaptação (gráfico 2).
Do ponto de vista dos alunos, houve uma excelente adaptação, sendo que 74,77%
dos que responderam aos questionários não encontraram dificuldade na adaptação
ao novo sistema.
Gráfico 1
Fonte: dados de pesquisa.
Três fatores contribuiram diretamente para o sucesso da implementação do sistema
S.A.:
Estimuladores da mudança:
O novo sistema implantado na Faculdade, além de superar as características do
sistema anterior, disponibiliza aos seus usuários melhor funcionalidade, interface
com os alunos, disponibilidade de informações, flexibilidade, utilidade, conteúdo e
facilidade de acesso.
Segundo 58,56% dos alunos, o sistema GIZ atendia as necessidades dos
estudantes e 65,77% afirmam que o sistema S.A. atende às expectativas.
O novo sistema atende as
expectativas
Gráfico 2 Gráfico 3
Fonte: dados de pesquisa 2009. Fonte: dados de pesquisa 2009.
Gráfico 4 Gráfico 5
Fonte: dados de pesquisa 2009. Fonte: dados de pesquisa 2009
Gráfico 6
Fonte: dados de pesquisa 2009
Capacidade da organização em se adaptar a estas mudanças:
A capacidade de adaptação a essa mudança foi fortificada com o auxílio de
treinamento e monitoramento do sistema S.A. antes mesmo de sua implantação na
instituição, disponibilizando a interação mais adequada dos usuários às novas
características do atual sistema.
Gráfico 7.
Fonte: dados de pesquisa 2009.
Monitoramento da Mudança:
Com uma implantação eficaz e monitorada, além de obter resultados favoráveis
juntos aos seus clientes (alunos), a organização garantiu um monitoramento gestor e
estrutural muito mais coeso, sendo que o novo sistema é utilizado por toda a rede
SENAC. Além disso, não somente a implantação foi bem sucedida como,
principalmente, o monitoramento das resistências geradas pela mudança, que
possibilitaram redefinir estratégias e atividades, como questionários aos alunos e
entrevistas aos docentes, que melhorassem ainda mais o sistema acadêmico da
Faculdade SENAC MINAS.
Gráfico 8.
Fonte: dados de pesquisa 2009.
CONCLUSÃO
A capacidade das organizações de se adaptarem aos processos de mudança pode
ser vista como um diferencial competitivo. Tanto as mudanças decorrentes de fatores
externos quanto as de fatores internos são de suma importância para as
organizações, visto que o crescimento organizacional está integralmente ligado à
forma de gerenciar essas mudanças.
A mudança planejada, estruturada e monitorada corretivamente é a chave para o
sucesso das mudanças nas organizações, sendo totalmente controlada e
administrada pelas empresas, gerando o mínimo nível de resistência possível e
resultando em ganhos e benefícios para as organizações e para seus clientes ou
usuários.
Na Faculdade SENAC MINAS, o processo de mudança do sistema acadêmico
trouxe melhorias para o gerenciamento dos processos da faculdade e,
principalmente, benefícios para seus alunos e para seu corpo docente, alcançando o
objetivo de atender à suas expectativas (financeiras, gestoras e processuais) e o
total atendimento às necessidades de seus clientes.
Além da avaliação da mudança e do planejamento, vários caminhos podem ser
percorridos para que a mesma seja bem implantada. O sucesso depende
principalmente da compreensão do que está ocorrendo no processo de mudança, do
que se pretende alcançar e do comprometimento de todos os setores da
organização.
Foram feitas algumas sugestões para o novo sistema S.A pelos alunos como, por
exemplo, a disponibilidade no sistema de todo o histórico do aluno; criação de uma
pasta individual para cada matéria lecionada e para cada professor; disponibilizar a
obtenção de requerimentos através do sistema e agregar o sistema bibliotecário
(Pergamum) ao sistema acadêmico. Além disso, os professores entrevistados
sugeriram o upload de arquivos de uma turma para outra.
REFERÊNCIAS
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