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1 1 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ......................................................................................... 2 1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO ............................................................. 3 1.1 Aspectos Evolutivos da Gestão da Informação ........................... 9 1.2 Gestão da Informação na Atualidade ........................................ 13 2 TIPOS DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO ........................................ 15 3 O PROFISSIONAL DA INFORMAÇÃO............................................ 18 4 COMPONENTES DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO................. 21 5 RECURSOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO .......................... 21 5.1 Recursos de hardware .............................................................. 23 5.2 Recursos de software ................................................................ 23 5.3 Recursos de dados ................................................................... 24 5.4 Recursos de redes .................................................................... 24 5.5 Recursos humanos ................................................................... 25 6 GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM ORGANIZAÇÕES ....................... 25 7 A GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM ORGANIZAÇÕES PÚBLICAS . 31 8 GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO ................... 33 9 A SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO COMO GARANTIA DA IDONEIDADE DA INFORMAÇÃO .................................................................... 35 10 O USO DE NORMAS COMO FACILITADOR DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO ......................................................... 37 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................... 40 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................... 43 2 2 INTRODUÇÃO Prezado aluno! A Rede Futura de Ensino, esclarece que o material virtual é semelhante ao da sala de aula presencial. Em uma sala de aula, é raro – quase improvável - um aluno se levantar, interromper a exposição, dirigir-se ao professor e fazer uma pergunta, para que seja esclarecida uma dúvida sobre o tema tratado. O comum é que esse aluno faça a pergunta em voz alta para todos ouvirem e todos ouvirão a resposta. No espaço virtual, é a mesma coisa. Não hesite em perguntar, as perguntas poderão ser direcionadas ao protocolo de atendimento que serão respondidas em tempo hábil. Os cursos à distância exigem do aluno tempo e organização. No caso da nossa disciplina é preciso ter um horário destinado à leitura do texto base e à execução das avaliações propostas. A vantagem é que poderá reservar o dia da semana e a hora que lhe convier para isso. A organização é o quesito indispensável, porque há uma sequência a ser seguida e prazos definidos para as atividades. Bons estudos! 3 3 1 GESTÃO DA INFORMAÇÃO Fonte: portaldobibliotecario.com Para início dos entendimentos sobre a Gestão da Informação (GI) e sua evolução histórica, é essencial explicitar alguns dos diferentes conceitos e pontos de vista, uma vez que este aspecto é o responsável pelas diversas visões e definições do tema. Antes da conceituação em si, percebeu-se ser necessário fazer uma breve menção sobre algumas das percepções acerca das perspectivas e dimensões que influenciaram e embasaram a temática da Gestão da Informação. No final dos anos 1980, Trauth (1989, 258 apud MARTINS, 2014, p.21) constatou que três disciplinas forneceram as bases para a GI: a gestão de bases de dados, a gestão de documentos e a gestão de processos de informação. No início dos anos 1990, Savić (1992, p. 130 apud MARTINS, 2014, p.21), em seu abrangente trabalho compilativo sobre a gênese e evolução do tema, reforçou que até aquele momento a maioria dos autores considerava que três principais atividades embasaram a GI: Gestão de Documentos; Gestão de Dados e Gestão da Informação. No início da década de 2000, Wilson (2002 apud MARTINS, 2014, p.21) afirmou que a concepção de Gestão da Informação diferia conforme as disciplinas que se preocupavam com os aspectos informacionais: a Ciência da 4 4 Computação a via como Gestão de Dados, a Administração como Gestão de Tecnologia para o desempenho empresarial e a Ciência da Informação – incluindo a Biblioteconomia – a via como um campo emergente cuja concepção abrangia vários aspectos, como inteligência competitiva, inteligência organizacional, tecnologias, dentre outras, embora seu enfoque estivesse mais voltado ao conteúdo da informação em si, diferentemente das outras disciplinas. Em seu trabalho “Ecologia da Informação”, Davenport (2002 , p. 27 apud MARTINS, 2014, p.21) reconheceu quatro abordagens ou perspectivas que embasaram a “administração informacional”: a informação não-estruturada; o capital intelectual ou conhecimento; a informação estruturada em papel e; a informação estruturada em computadores Em 2008, Barbosa (2008, p. 6-7 apud MARTINS, 2014, p.22) citou três disciplinas como base da GI, a saber: a Documentação; a Computação; e a Economia, destacando que teóricos como Paul Otlet, Vanevar Bush e Frederick Hayek já se preocupavam com a informação como merecedora de gerenciamento: “constitui-se do esforço de diversos campos, como a Administração, a Computação e a Ciência da Informação”. Mais recentemente, em 2010, Detlor (Detlor, 2010, p. 103 apud MARTINS, 2014, p.22) também reconheceu três perspectivas da Gestão da Informação: a perspectiva organizacional; a perspectiva biblioteconômica e; a perspectiva pessoal. Em 2013 foi destacado que a GI embasa-se em visões conceituais distintas: embora no âmbito institucional a GI tenha se consolidado, no âmbito conceitual ela possui divergências provenientes de áreas que possuem sua própria concepção de GI, a saber, a Ciência da Informação – orientada ao conteúdo – e Sistemas de Informação – orientada à tecnologia. O autor conclui que uma abordagem interdisciplinar é necessária, congregando as várias áreas que compõem e suportam a GI. A partir do reconhecimento de tal variedade de perspectivas na base da GI, parece plausível reconhecer a Gestão da Informação como um campo multidisciplinar, com teorias e práticas mescladas e oriundas de vários campos. Isto parece razoável à medida em que foi relativamente há poucas décadas que a informação, como bem ou recurso, deixou de ser um bem “livre e gratuito” e passou a ser vista como um ativo estratégico como qualquer outro considerado 5 5 até então. Como anteriormente quase nenhuma área ocupava-se com a informação em si, no início do que se chamou Gestão da Informação, naturalmente, várias disciplinas e perspectivas que lidavam com aspectos mais ou menos relevantes da informação compareceram ou foram convocadas para contribuir com a nova área. Fica evidente, assim, uma dificuldade considerável na tentativa de mapeamento da gênese das teorias e práticas de base da GI, além também da confusão a respeito de sua nomenclatura. Em relação ao nome da disciplina, percebe-se também uma falta de padrão, reflexo desta multiplicidade de visões proveniente da sua constituição heterogênea. Entretanto, um nome deve indicar o conceito a que se refere, sendo necessário aqui esclarecer os conceitos definidores da área. Tal como na definição das perspectivas que embasaram a GI, a conceituação de Gestão da Informação é igualmente controversa, podendo-se perceber muitas confusões neste aspecto. O conceito de Gestão da Informação envolve duas temáticas: Gestão e Informação. Em sentido etimológico, gestão ou administração significa controlar ou ter controle e condução de algo. A preocupação com a gestão e suas técnicas remonta ao final do século XIX e início do século XX. Se durante a primeira fase da Revolução Industrial a produção fabril se dava de maneiradesarticulada em seus métodos, onde cada fábrica ou indústria produzia à sua maneira, num segundo momento as técnicas de produção, bem como as de gestão, passaram a ser alvo de teorias que norteariam o campo da Administração ao longo do século XX. Uma destas teorias é a Administração Científica, que procurou tratar a administração e gestão como ciência, com enfoque na racionalização dos processos produtivos. Outra teoria que marcou a área de Gestão foi o trabalho de J. Henry Fayol, Teoria Clássica da Administração, cujo enfoque difere do anterior, preocupando-se mais com a organização e seus modelos gerenciais. Na segunda metade do século XX, muitas teorias nasceram na área da administração, tendo em vista o crescente aumento das tecnologias da informação e comunicação, bem como do valor atribuído à informação e ao conhecimento como recursos e bens estratégicos. Esses fatores influenciariam tanto a administração como também muitas outras áreas, caracterizando o 6 6 modelo social de então como sociedade da informação ou sociedade pós- capitalista. Segundo Drucker (1995 apud MARTINS, 2014, p.23), este novo modelo de sociedade muda substancialmente as noções e conceitos de gestão, assim como seu enfoque, onde os bens e ativos materiais foram então ultrapassados por valores não considerados anteriormente, como a informação e o conhecimento. O autor sustentou que a cada dois ou três séculos a sociedade ocidental passa por grandes transformações; tendo como marco a era capitalista, num primeiro momento houve a transição da era agrícola para a Revolução Industrial; logo depois a Revolução da Produtividade e, por a Revolução Gerencial. Além da Revolução Gerencial, outra constatação de Drucker (Drucker, 1995, p. 28 apud MARTINS, 2014, p.24) é o papel das organizações na sociedade pós-capitalista, no qual vieram a se tornar uma força emergente e dinâmica que move e dita o ritmo deste novo modelo de sociedade. Assim, para o autor, o conceito atual de Gestão aplica-se às organizações, sendo sua função permitir a fluência da informação e do conhecimento entre os indivíduos. Mintzberg (1993, p. 43-60 apud MARTINS, 2014, p.24) estabeleceu ainda um modelo de papéis gerenciais, descrevendo os tipos de tarefas pertinentes aos gestores em três categorias: Papéis interpessoais; Papéis informacionais e; Papéis decisórios. Como se pode perceber, a importância da informação e do conhecimento tem sido largamente destacada nas teorias organizacionais das últimas décadas, cujos enfoques visam ajustar e aliar as atividades gerenciais e organizacionais e as práticas e os processos de informação. Os conceitos de gestão tanto em Drucker quanto em Mintzberg contemplam e concebem tais premissas, fornecendo, assim, um contexto para as práticas de GI. Conceituar informação, por sua vez, é uma tarefa complexa e mesmo hoje não há consenso na própria Ciência da Informação. Assim, em relação ao 7 7 aspecto aqui pretendido, algumas contextualizações sobre o conceito de informação, no escopo da GI, tornam-se oportunas e necessárias. Encarando a variedade de sentidos que o termo ‘informação’ carrega, podemos, no mínimo, ganhar um aprendizado prático. Podemos visualizar um panorama e procurar identificar grupos de usos do termo ‘informação’. As definições podem não ser completamente satisfatórias, os limites entre esses usos podem ser confusos e até uma abordagem pode não satisfazer qualquer dos significados determinados como o correto sentido do termo ‘informação’. Mas os principais usos podem ser identificados, classificados e caracterizados, ai sim algum progresso poderá ser alcançado. Usando essa abordagem podemos identificar três principais usos da palavra ‘informação’: como ‘processo’, como ‘conhecimento’ e como ‘coisa’. (BUCKLAND, 2004, p. 1 apud MARTINS, 2014, p.25) Valentim e Teixeira sugeriram que estas qualificações devem ser consideradas conjuntamente, numa perspectiva espiral, de modo a compreender a dinâmica do ato informacional: [Gera-se conhecimento] Ao compreender a informação-coisa como consequência da informação-processo, que influencia a geração da informação-conhecimento, ou o seu contrário. Destaca-se que a informação como processo exige o compartilhamento, a socialização, bem como a disseminação, propiciando a ação de mediar, comunicar e, portanto, informar. (VALENTIM, M.; TEIXEIRA, T., 2012, p. 152 apud MARTINS, 2014, p.25) Vreeken (2002 p. 32 apud MARTINS, 2014, p.26) listou uma série de conceitos de informação provenientes de diferentes áreas, tendo então apontado os que considera mais pertinentes: Informação como coisa; Informação como processo; Informação como construto social e; Informação como probabilidade. O autor afirma que a GI tem tratado predominantemente a informação como coisa somente, sustentando em sua conclusão que a disciplina deve considerar a informação em todas as suas acepções. Outra noção de informação considerada na literatura de GI vem a ser a de Braman (1989; 2011 apud MARTINS, 2014, p.26). Segundo a autora, em seu trabalho de 1989, a informação deve ser vista sob quatro abordagens, a saber: 8 8 Informação como recurso; Informação como mercadoria (ou commodity); Informação como percepção de padrões e; Informação como força constitutiva da sociedade. Num trabalho mais recente a autora adicionou mais duas abordagens: Informação como um recipiente de possibilidades; Informação como um agente. Uma vez definidos os conceitos de gestão e de informação para os propósitos da GI, torna-se possível agora identificar algumas visões do conceito de “Gestão da Informação” na literatura da área. Segundo Wilson, Gestão da Informação é “a aplicação de princípios de gestão para a aquisição, organização, controle, disseminação e uso de informações relevantes para o funcionamento eficaz das organizações de todos os tipos” (WILSON, 2002 apud MARTINS, 2014, p.26). Para Detlor, Gestão da informação é a gestão dos processos e sistemas que criam, adquirem, organizam, armazenam, distribuem e utilizam informações. O objetivo da gestão da informação é ajudar as pessoas e organizações no acesso, processo e uso da informação de forma eficiente e eficaz. (DETLOR, 2010, p. 103 apud MARTINS, 2014, p.26) Choo, que adota uma visão baseada principalmente na Teoria Organizacional, o objetivo básico da Gestão da Informação é Aproveitar os recursos e capacidades de informação da organização, a fim de permitir que a mesma aprenda e se adapte ao seu ambiente em constante mutação. Criação de Informação, aquisição, armazenamento, análise e uso, portanto, fornecerão a teia intelectual que suporta o crescimento e desenvolvimento da organização inteligente. (CHOO, 1995 apud MARTINS, 2014, p.26) Estas definições tornam claras as percepções do papel da GI: gerenciar o ciclo ou o processo da informação. É importante ressaltar o aspecto de percepção original ou inicial, uma vez que estas percepções mudaram com o tempo e novos fatores foram agregados à teoria e práticas da GI. Mais adiante 9 9 se discorrerá sobre os motivos históricos que mudaram estas percepções, uma vez que aqui ainda cabem mais algumas considerações sobre a GI. 1.1 Aspectos Evolutivos da Gestão da Informação Para analisar historicamente a evolução da Gestão da Informação, é necessário revisar algumas considerações sobre as condições de seu desenvolvimento enquanto disciplina. Quando se fala de Gestão da Informação, pressupõe-se que a informação seja objeto de gestão sob qualquer que seja a forma que suporte seu conteúdo. Pelo fato da GI tratar primordialmente da informação registrada, como documentos em papel ou em meio digital, ou seja, sob a forma de texto ou documentos multimídia, torna-se compreensível que sua prática já se dê há um século. Em sua tese,Malin (2003, p. 73-75 apud MARTINS, 2014, p. 33) destacou a preocupação em relação aos documentos por governos diversos ao longo do tempo. Porém este tipo de administração baseava-se em entrada e saída de papéis, sem uma preocupação mais sistemática com o gerenciamento dos processos informacionais . A maioria dos autores citados concorda que os princípios da Gestão da Informação tiveram início nos anos 1940-1950, com o que ficou conhecido como “explosão bibliográfica”, e com o desenvolvimento de tecnologias da computação e da comunicação. Savić (1992, p. 129 apud MARTINS, 2014, p. 34) afirmou ainda que as causas para o início e consolidação da GRI foram provocadas principalmente por três eventos: A explosão da informação, estendendo-se ao longo do século XX, que trouxe inúmeras mudanças à realidade cotidiana da sociedade, através do desenvolvimento de vários dispositivos e suportes; esta quantidade de informações, entretanto, além de não resolver o problema informacional traz outros em seu encalço; A proliferação do papel, pois embora a explosão da informação tenha sido acompanhada de tecnologias computacionais, grande parte do volume informacional encontrava-se, nos anos 1980, em 10 10 formato de papel. O autor apresentou estatísticas de modo a corroborar seu argumento e demonstrou a necessidade de organizar de forma eficiente essa pilha de papel; O uso intensivo das tecnologias de informação. O autor reconheceu que “o mundo nunca mais será o mesmo depois da revolução do computador”. Nas décadas de 1960 e 1970 a questão da GI passou a ser contextualizada num cenário social e econômico que vários autores apontaram como a “Era da Informação” ou “Sociedade da Informação”. Falar de uma sociedade da informação requer falar também da proliferação massiva das tecnologias de computação e de comunicação. Segundo Werthein, tais tecnologias foram decisivas na consolidação desta chamada nova era, muito embora a situe mais tardiamente, já nos anos 1980: A expressão “sociedade da informação” passou a ser utilizada, nos últimos anos desse século, como substituto para o conceito complexo de “sociedade pósindustrial” e como forma de transmitir o conteúdo específico do “novo paradigma técnico-econômico”. A realidade que os conceitos das ciências sociais procuram expressar refere-se às transformações técnicas, organizacionais e administrativas que têm como “fator-chave” não mais os insumos baratos de energia – como na sociedade industrial – mas os insumos baratos de informação propiciados pelos avanços tecnológicos na microeletrônica e telecomunicações. Esta sociedade pósindustrial ou “informacional”, como prefere Castells, está ligada à expansão e reestruturação do capitalismo desde a década de 80 do século que termina. As novas tecnologias e a ênfase na flexibilidade – ideia central das transformações organizacionais – têm permitido realizar com rapidez e eficiência os processos de desregulamentação, privatização e ruptura do modelo de contrato social entre capital e trabalho característicos do capitalismo industrial. (WERTHEIN, 2000, p. 71-72 apud MARTINS, 2014, p. 35) Percebe-se que a computação, desde os anos 1950 até a proliferação da microinformática, nos anos 1980, exerceu um considerável impacto tanto na sociedade em geral, quanto na política e economia. Além de ser determinante para a caracterização da chamada sociedade da informação, a microinformática proliferou-se não somente nas instituições militares e científicas, mas também governamentais e empresariais, com pretensões de resolver os complexos problemas informacionais. 11 11 Essa “nova era” da tecnologia computacional causou impacto e euforia também na literatura científica, onde autores futurólogos como Wiener (1973) e Kahn e Wiener (1967) exaltavam suas possibilidades, enquanto autores oposicionistas, como Roszak, denunciavam suas pretensões. O desenvolvimento destas máquinas computadoras foi muito rápido a partir da guerra. Para um vasto campo de trabalho computacional, demonstraram ser muito mais rápidas e acuradas que o computador humano. Sua velocidade atingiu, desde então, tal grau que qualquer intervenção humana intermediária em seu trabalho está fora de cogitação. Suscitam, portanto, a mesma necessidade de substituir capacidades humanas por capacidades mecânicas como as que encontramos no computador antiaéreo. (WIENER, 1973, p. 149 apud MARTINS, 2014, p. 35) Sobre este entusiasmo, Roszak (1988, p. 172 apud MARTINS, 2014, p. 35), um estudioso da contracultura e oposicionista desta visão da Tecnologia da Informação, denunciou anos depois que “a esperança de muitos entusiastas no computador é precisamente de que, no futuro, ele produzirá uma forma de inteligência que levará a exatidão da matemática a vários outros campos da cultura”. Tal como se deu em outras áreas, foi na instância pública e governamental que as práticas de GI tiveram início. Essa visão também foi endossada por Savić (1992, p. 132-133 apud MARTINS, 2014, p. 37), ao entender que a GI iniciou-se no setor governamental e, logo após, expandiu-se para os setores militar e privado. De maneira geral, considera-se que o Paperwork Act10 , de 1980, tenha sido o documento que instituiu a Gestão da Informação. Segundo Horton (1982, p. 48 apud MARTINS, 2014, p. 37), uma comissão federal dos EUA foi constituída em 1974 para racionalizar os processos burocráticos da informação, baseada principalmente em documentos. Esta comissão baseou-se em procedimentos do governo que remontavam ao final dos anos 1940, durante a guerra, e constatou-se que eram insuficientes para lidar com a explosão documental que se deu posteriormente. Com a revisão destes procedimentos e com a análise das condições e caos burocrático de então, a Comissão estabeleceu o referido ato, legalizado em dezembro de 1980 pelo governo dos EUA, para regular os processos informacionais baseados também nas emergentes tecnologias da computação, mas principalmente em documentos. 12 12 Na primeira metade dos anos 1980, uma avalanche de publicações eclodiu para discutir os aspectos da GI. Percebe-se que o Paperwork Act causou um grande impacto tanto no âmbito governamental quanto empresarial – que começou a interessar-se pelos conceitos e procedimentos descritos nesta lei. Durante este período também a microinformática assistiu a uma evolução sem precedentes no que concerne às ferramentas tecnológicas. Além do advento massivo da computação, a informação em si passou a ser percebida como um recurso estratégico gerenciável e contabilizável. Mais uma vez, outro ato normativo oficial demonstrou a percepção da informação como um recurso, determinando diretrizes e procedimentos a serem seguidos por agências e departamentos federais: a Circular A-130. Este ato teve como base o Paperwork Act de 1980, porém atualizou-o, considerando também outros recursos agregados, como pessoas, ferramentas, tecnologias, dentre outros, além da própria informação. Se o Paperwork Act instituiu a Gestão da Informação, o A-130 instituiu o que se conhece como a Gestão de Recurso de Informação Em seus primeiros anos, a visão que se possuía de “informação” pela GI era reflexo de uma visão operacional, de processos voltados ao tratamento e recuperação de documentos. Com o cenário tecnológico dos anos 1980 e a instituição da informação como recurso pelo ato A-130, do governo federal norte- americano, a GI deixou de ser vista como estritamente operacional e passou a ser considerada como estratégica. Reconhecida então como realidade cotidiana, a microinformática aparece como solução dos problemas informacionais, tal como pretendida desde os anos 1950. Através de programas e sistemas operacionais de atraentes interfaces gráficas as máquinas, até então operadas por técnicos e programadores, passaram a ser utilizadaspelo usuário comum. Essa possibilidade alavancou a implementação de microcomputadores em larga escala, aliada aos custos atrativos ocasionados por sua massificação e pelo barateamento dos valores de armazenamento de dados embora os grandes sistemas corporativos e bancos de dados ainda possuíssem preços elevados. O reconhecimento integrado de documentos, tecnologias e informação como recursos deslocou o eixo de visão de todo o contexto informacional. 13 13 Entretanto, a aplicação das tecnologias da informação causou mais problemas que soluções, complicando ainda mais o cenário da gestão informacional. O deslumbramento despertado anteriormente deu lugar a uma frustração generalizada, sobretudo no âmbito governamental e corporativo. O descontentamento com as promessas das tecnologias da informação tornou-se evidente também no ambiente corporativo empresarial, onde inúmeros trabalhos foram realizados para analisar este fenômeno. Este descontentamento com as tecnologias como foco da GI talvez tenha sido um dos grandes motivos da uma mudança no olhar e nas tendências da área, juntamente com fatores sociais, econômicos e culturais. Alguns autores apontaram para um esgotamento da GI; outros estabeleceram novos focos; e apontou-se também para uma incorporação da GI à Gestão do Conhecimento. 1.2 Gestão da Informação na Atualidade Embora, a partir dos anos 1990, se tenha apontado para um esgotamento da GI, observa-se que nas últimas duas décadas a Gestão da Informação enquanto disciplina tem tido uma participação e relevância exponencial não somente na área acadêmica, mas também nas áreas educacional e empresarial. Possivelmente o referido esgotamento tenha se dado na esfera governamental mas em outros contextos ela continua sendo amplamente considerada. No âmbito acadêmico nacional, ao menos no que tange à literatura de Ciência da Informação, a temática de GI era o quarto assunto mais estudado, em 2004, atrás apenas de “competitividade”, “negócios” e “qualidade”, segundo pesquisa de Freitas (2004, p. 35 apud MARTINS, 2014, p. 42). Em 2008 sua posição cresceu expressivamente entre os assuntos da temática de gestão, conforme apontado pela pesquisa de Valentim (2008 apud MARTINS, 2014, p. 42), sendo o assunto mais abordado da literatura à frente de “gestão do conhecimento”, “administração de sistemas”, “inteligência competitiva, dentre outros”. Além disso, no âmbito acadêmico internacional, muitos periódicos científicos na área de GI eclodiram a partir dos anos 1990, embora alguns remontem aos anos 1980. 14 14 No aspecto educacional internacional, um movimento sem precedentes na área de Gestão da Informação tomou corpo entre universidades americanas e canadenses, expandindo-se posteriormente pelo mundo. No final dos anos 1980, Toni Carbo, decano da Universidade de Pittsburgh, juntamente com Donald Marchand (Universidade de Siracusa) e Richard Lytle (Universidade de Drexel), formaram o embrião de um grupo de escolas quediscutiam a Gestão da Informação. Pouco mais de uma década depois, em 2003, surgia a rede ISchools, uma rede acadêmica internacional que congrega renomadas universidades para a discussão da GI e assuntos informacionais em geral. Esta rede conecta várias universidades com departamentos ou faculdades que se propõem a estudar principalmente a Gestão da Informação, mas também Ciência da Informação, Tecnologias da Informação, Negócios da Informação, dentre outras. Na China, potência ora emergente, a Gestão da Informação inspirou a criação de escolas de Gestão da Informação, como a School of Information Management, membro da Ischool e a School of Information Resource Management, da Universidade de Renmin, cujo conteúdo interdisciplinar congrega Ciência da Informação, Sistemas de Informação, Gestão do Conhecimento e também Biblioteconomia. Conforme observado, a GI vem sendo expandida, revelando seu caráter interdisciplinar característico desde sua constituição. Seja através de documentos impressos ou digitais, provavelmente as organizações continuarão a ter a necessidade de gerir a informação e seus recursos, independente dos elementos, das vertentes e ramificações que possa vir a tomar. A interação entre as disciplinas de Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento contribui para o desenvolvimento de uma visão mais holística da GI. A Gestão do Conhecimento, ao considerar o fator humano como essencial em sua disciplina, parece ter influenciado o reforço deste aspecto por muitos autores da GI. Assim, o elemento humano, visto antes como um dos recursos da GI, passou a ser considerado o foco principal das práticas de gerenciamento informacional. 15 15 2 TIPOS DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO Podemos dividir os sistemas de informação em quatro tipos: Sistemas de informação transacionais, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão e sistemas de informações executivas. SPT - Sistema de Processamento de Transações Os SPTs monitoram, coletam, armazenam e processam dados gerados em todas as transações da empresa. Esses dados são a entrada para o banco de dados da organização. Primeiro os dados são coletados por pessoas ou sensores que são inseridos no computador por meio de algum dispositivo de entrada. Em seguida, o sistema processa os dados de acordo com o processamento em lote ou online. Quando você paga por um item em uma loja o sistema registra a venda, reduz o estoque disponível em uma unidade, aumenta a posição do caixa da loja no valor que você pagou e aumenta a qualidade de vendas em uma unidade. Tipos de Aplicação: Processamento de pedidos; Fatura; Controle de estoque; Contas a pagar; Contas a receber; Compras; Recebimento; Expedição; Folha de pagamento; Contabilidade Geral. SIG - Sistemas de Informações Gerenciais Os sistemas de informações funcionais (SIG), oferecem informações na forma de relatórios aos gerentes de nível intermediário, como apoio no 16 16 planejamento, na organização e no controle de operações. O termo SIG é ocasionalmente utilizado como um conceito abrangente para todos os sistemas de informação combinados. Um SIG produz principalmente três tipos de relatórios: rotina, ocasionais e exceção. Relatórios de Rotina: São produzidos em intervalos programados, variando desde relatórios de controle de qualidade por hora, até relatórios mensais de taxas de absenteísmo. Relatórios Detalhados: mostram um nível maior de detalhes; por exemplo, um gerente pode examinar as vendas por região e decidir "detalhar mais" para ver as vendas por loja, e depois as vendas por vendedor. Relatórios Indicadores Principais: resumem o desempenho de atividades críticas; por exemplo, um diretor financeiro pode querer examinar o fluxo de caixa e a quantidade de dinheiro disponível. Relatórios Comparativos: comparam o desempenho de diferentes unidades de negócios ou período de tempo. Relatórios de Exceção: excluem apenas informações que estão fora de padrões de limites. Os sistemas são configurados para monitorar o desempenho, comparar o desempenho real com os padrões e identificar exceções predefinidas. SAD - Sistema de Apoio à Decisão É um sistema de informação computadorizado que combina modelos e dados em uma tentativa de resolver os problemas semi-estruturados e alguns problemas não-estruturados, com intenso envolvimento do usuário. Suas características são: Os Sads podem examinar várias alternativas muito rapidamente Podem realizar uma análise de risco sistemático Podem ser integrados a sistemas de comunicação e bancos de dados Podem ser usados para apoiar o trabalho em grupo 17 17 Suas habilidades são: Análise a sensibilidade: torna o sistema flexível e adaptável a condições mutantes e as diversas exigências das diferentessituações de tomada de decisão. Análise de variações hipotéticas: essa habilidade tenta determinar o impacto que uma mudança nas suposições (dados de entrada) causa sobre a solução proposta. Análise de busca de metas: busca descobrir o valor das entradas necessárias para alcançar determinado nível de saída, esse tipo de análise de apoio são importante. Componentes e estruturas: Subsistemas de gerenciamento de dados: Contém todos os dados que fluem de várias fontes. Subsistema de gerenciamento de modelos: Contém modelos completados e os elementos necessários para desenvolver aplicações de SAD. Interface com o usuário: Abrange todos os aspectos da comunicação entre um usuário e o SAD. Usuário: A pessoa envolvida com o problema ou decisão que o SAD tem função de apoiar é considerada o usuário, o gerente ou o tomados de decisão. Subsistemas baseados em conhecimento: Muitos problemas não- estruturados e semi-estruturas são tão complexos que suas soluções exigem um certo grau de especialização. Funcionamento do SAD: Os usuários obtêm seus dados do data warehouse, dos bancos de dados e de outras fontes de dados. Esses dados são inseridos no SAD. Quantos mais problemas são resolvidos, mais conhecimento é acumulado na base de conhecimento. 18 18 SIE - Sistema de Informação Executiva O Sistema de Informação Executiva é uma tecnologia computadorizada projetada em resposta às necessidades específicas dos altos executivos. Fornece acesso rápido a informações atuais e acesso aos relatórios gerencias. Um SIE é bastante fácil de usar, baseia-se em gráficos. O mais importante para os altos executivos é aquele que oferece as habilidades de relatório de exceção e de expansão. Finalmente, um SIE pode ser facilmente conectado a serviços de informação on-line e e-mail. Os SIEs podem incluir apoio à análise, comunicações, automação de escritório e apoio à inteligência. Apesar dessas funções comuns, os SIEs individuais variam em termos de habilidade e benefícios. Por exemplo, eles podem ser aperfeiçoados com análise e apresentação multidimensionais, acesso fácil a dados, interface gráfica simples, habilidades de edição de imagens, acesso à intranet, e-mail, acesso à Internet e modelagem. 3 O PROFISSIONAL DA INFORMAÇÃO A inserção de uma vasta gama de aparatos tecnológicos, oriundas da chamada Sociedade da Informação, deu margem ao surgimento de uma nova terminologia para designar ou categorizar aqueles que lidam com informação, conhecidos por “Profissionais da Informação”. Além disso, segundo Marchiori (2002 apud MONTEZANO, 2009, p.18), o excesso de dados e de informação acessíveis e a necessidade de um gerenciamento eficaz de tais recursos informacionais garantiram aos profissionais que lidam com informação, cada vez mais, importância dentro das empresas. Cabe ao profissional da informação o desenvolvimento das atividades de processamento de dados, a fim de torná-los fontes de informação. De acordo com Le Coadic (1996 apud Mota e Oliveira, 2005:99 apud MONTEZANO, 2009, p.18), os profissionais da informação são aqueles que “adquirem informação registrada em qualquer suporte, organizam, descrevem, indexam, armazenam, 19 19 recuperam e distribuem essa informação em sua forma original ou como produtos elaborados a partir dela”. Para Ponjuan e Danta (2000 apud Mota e Oliveira, 2005:100 apud MONTEZANO, 2009, p.18), os profissionais que lidam diretamente com informação devem “operar eficiente e eficazmente tudo o que se refere ao gerenciamento da informação, em organizações de qualquer tipo ou em unidades especializadas de informação”. Mota e Oliveira (2005 apud MONTEZANO, 2009, p.19) afirmam que esses profissionais são responsáveis por coordenar equipes de funcionários e desenvolver e dirigir programas e sistemas que atendam às necessidades informacionais dos usuários. Esses usuários podem ser tanto clientes internos da empresa, que utilizarão os sistemas de informação em suas atividades, como clientes externos, utilizando o produto informacional elaborado por esses profissionais para os fins que desejarem, de acordo com a solicitação feita pelos clientes. Para lidar com informação, o profissional, segundo Marchiori (2002 apud MONTEZANO, 2009, p.19), deve interpretar, analisar e sintetizar os conteúdos dos dados coletados de maneira cuidadosa, tanto os provenientes de ambientes internos, quanto externos à empresa, e colocados à disposição da mesma. Além disso, deve implementar uma estratégia de acompanhamento de resultados oriundos da implantação do sistema de informação criado, para que o desempenho desse sistema seja avaliado. Outra atribuição do profissional da informação, de acordo com Siqueira (2005 apud MONTEZANO, 2009, p.19), é a capacidade de sintetizar e avaliar experiências cruas e, a partir delas, criar modelos que representem as abstrações das experiências, para dar suporte às ações futuras pela identificação e utilização dessas informações. Enfim, deve ter capacidade de gerar soluções diferenciadas para clientes singulares, “aproveitando racionalmente um recurso que, embora abundante ‘em espécie’, tende a ter gargalos para sua utilização eficiente”. (MARCHIORI, 2002:79 apud MONTEZANO, 2009, p.19). Os profissionais que lidam diretamente com informação buscam corresponder às exigências dinâmicas da sociedade e contribuir para que os 20 20 recursos informacionais sejam cada vez mais rentáveis e eficazes na tomada de decisões. Para isso, devem gerenciar informação pensando e planejando estrategicamente, estruturando articulações políticas e analisando mercados e contextos, para que tenham condições de satisfazer as necessidades informacionais de seus clientes. Para desenvolver essas habilidades, exige-se, do profissional que lida com informação, alto nível de mobilidade pessoal e profissional, atuando seja como consultor, seja como assessor. Ele deve estar ciente de que sua competência está diretamente ligada ao seu grau de atualização, capacidade de empreendimento e criatividade. “a criatividade e a percepção de parâmetros de tempo e valor, associados à informação de que o cliente necessita, são os requisitos básicos para o oferecimento de serviços e produtos” (MARCHIORI, 2002:78). Em resumo, o gestor da informação, conforme defende Marchiori (2002), deve desempenhar as seguintes atividades: Auxiliar na definição das atividades desenvolvidas pelo usuário e na explicitação de suas necessidades de informação; localizar e disseminar as informações de qualidade e criar uma estratégia para a captação de informações importantes e de interesse do usuário; priorizar a informação relevante para o usuário e a qualidade dessa informação, observando características como exatidão, utilidade e aplicabilidade, entre outras; personalizar a forma de apresentação e disseminação da informação; utilizar-se de metodologias para o desenvolvimento de sistemas de informação e ferramentas de apresentação dessas informações; desenvolver um pensamento crítico e analítico para perceber e entender os problemas de informação e comunicação, conforme as perspectivas técnicas, organizacionais e pessoais; administrar a tecnologia de informação, analisando, de forma crítica, seu custo, qualidade e complexidade. 21 21 4 COMPONENTES DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO Um modelo de sistema de informação expressa uma estrutura conceitual fundamental para os principais componentes e atividades dos sistemas de informação. Um sistema de informação depende dos recursos de pessoal, hardware, software e redes para executar atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle que convertem recursos de dados em produtos de informação. O modelo de Sistemas de Informação destaca os cinco conceitos principais que podem ser aplicadosa todos os tipos de sistemas de informação: Pessoas, hardware, software, redes e dados são os cinco recursos básicos dos sistemas de informação. Os recursos humanos incluem os usuários finais e especialistas em SI, os recursos de hardware consistem em máquinas e mídia, os recursos de software incluem programas e procedimentos, os recursos de rede consistem em mídia e apoio às comunicações e os recursos de dados podem incluir dados, modelo e bases de conhecimento. Os recursos de dados são transformados por atividades de processamento de informação em uma diversidade de produtos de informação para os usuários finais. Processamento de informação consiste em atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle. 5 RECURSOS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Ao definirmos sistema de informação observamos que o mesmo depende de cinco componentes principais para a composição de sua estrutura. Na figura abaixo, é apresentado um modelo mais completo de sistema de informação onde podemos visualizar a estrutura dos cinco componentes, formada por: hardware (máquina e mídia), software (programas e procedimentos), dados (banco de dados e bases de conhecimento), redes (meios de comunicação e suporte de rede) e recursos humanos (usuários finais e especialistas em sistema de informação). 22 22 Fonte: CTISM, adaptado de O’Brien, 2004, p. 10 Como mostra na imagem as relações existentes entre seus componentes e atividades, evidenciando que os mesmos precisam ser construídos a partir dos objetivos a serem alcançados. Nesse sentido, podemos dizer que a construção de um modelo de informação requer diversas habilidades, além daquelas dos técnicos e programadores de computador. É preciso que existam pessoas capazes de projetar os bancos de dados – que contêm os dados, e também pessoas capazes de desenvolver os procedimentos a serem seguidos, tornando as informações disponíveis. Para O’Brien (2004 apud WAKULICZ, 2016, p. 24), o modelo apresentado acima, também deixa evidente quatro conceitos principais que podem ser aplicados a todos os tipos de sistemas de informação: Pessoas, hardware, software, dados e redes são os cinco recursos básicos dos sistemas de informação. Os recursos humanos dizem respeito aos usuários finais e aos especialistas em sistemas de informação; os recursos de hardware correspondem às máquinas e mídias; os recursos de software 23 23 correspondem aos programas e procedimentos; os recursos de dados correspondem aos bancos de dados e bases de conhecimentos; e os recursos de rede correspondem às mídias e redes de comunicação. Os recursos de dados são transformados por atividades de processamento de informação em uma diversidade de produtos de informação para os usuários finais. Processamento de informações corresponde às atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle. Além destes quatro conceitos básicos, o modelo também mostra que, conforme descrito anteriormente, os recursos básicos de um sistema de informação são: hardware, software, dados, redes e recursos humanos. 5.1 Recursos de hardware Incluem todos os dispositivos físicos e equipamentos utilizados no processamento de informações, ou seja, é o equipamento físico usado para as tarefas de entrada, processamento e saída de um sistema de informação. Ex.: Máquinas (computadores, monitores, disco rígido, impressora) e mídias (formulários em papel, pen drive, discos magnéticos). 5.2 Recursos de software Referem-se a todos os conjuntos de instruções de processamento da informação e compreendem os programas e procedimentos. Em outras palavras, podemos dizer que consiste em instruções pré-programadas que coordenam o trabalho dos componentes do hardware para que executem os processos exigidos para cada sistema de informação. Assim, sem o software, o computador não saberia o que fazer e como e quando fazê-lo. Ex.: Programas (conjunto de instruções que fazem com que o computador execute as tarefas), procedimentos (instruções operacionais para as pessoas que utilizarão um computador). 24 24 5.3 Recursos de dados Os dados devem ser compreendidos como algo a mais do que simples matéria-prima dos sistemas de informação. Devem ser entendidos como recursos de dados devendo ser administrados para beneficiar todos os usuários finais de uma organização. Os dados podem ser numéricos, alfanuméricos, figuras, sons ou imagens. Os recursos de dados dos sistemas de informação, normalmente, são organizados em bancos de dados e bases de conhecimento. Um banco de dados guarda dados processados e organizados de maneira que seja possível a sua recuperação; as bases de conhecimento guardam informações ou conhecimentos na forma de fatos, regras e exemplos ilustrativos sobre práticas de negócios bem sucedidas. 5.4 Recursos de redes Este recurso tem como objetivo interligar dois computadores ou mais para transmitir dados, sons, vídeos, imagens e voz ou ainda para ligá-lo a uma impressora. O’Brien (2004, p. 13 apud WAKULICZ, 2016, p. 25) conceitua recursos de rede como “consistem em computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos interconectados por mídia de comunicações e controlados por software de comunicação”. Assim, podemos dizer que os recursos de rede compreendem: Mídia de comunicações – fio de par trançado, cabo coaxial, cabo de fibra ótica, sistemas de micro-ondas e sistemas de satélite de comunicações. Suporte de rede – recursos de dados, pessoas, hardware e software que apoiam diretamente a operação e uso de uma rede de comunicações. 25 25 5.5 Recursos humanos Este recurso está relacionado à necessidade de pessoas para a operação de todos os sistemas de informação. Esses recursos humanos abarcam os usuários finais e os profissionais em sistemas de informação. Usuários finais – pessoas que usam um sistema de informação ou a informação produzida por este sistema. São exemplos de usuários finais os vendedores, contadores, engenheiros, balconistas, ou qualquer pessoa que necessite de algum tipo de informação advindo destes sistemas. Profissionais em sistemas de informação – são as pessoas responsáveis pelo desenvolvimento, manutenção e suporte do sistema de informação. Tem-se como exemplo: programadores, operadores de computador, analistas de sistemas. 6 GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM ORGANIZAÇÕES Fonte: brazip.com.br As incertezas e as instabilidades oriundas da competitividade que ocorre no cenário contemporâneo fazem com que as organizações busquem informações sobre o ambiente organizacional, visando fomentar a eficácia das 26 26 decisões. Realizar a GI efetivamente passou a ser uma atividade essencial à sobrevivência do setor industrial, à medida que estes percebem sua importância como diferencial estratégico, porquanto as organizações que mais bem gerenciarem suas informações, tanto do ambiente interno quanto do ambiente externo, terão mais possibilidades de identificar as oportunidades e as ameaças do mercado. Em geral, uma organização não teria condições de atuar sem informação de diferentes tipos e naturezas, influência da revolução informacional, cujas características marcantes são a velocidade e a competitividade. Nesse sentido, obter informação confiável, no momento certo e com valor agregado é essencial para o estabelecimento de ações estratégicas organizacionais. Dessa maneira, esse contexto depende de recursos informacionais distintos, assim como de recursos materiais e humanos e, portanto, necessitam ser gerenciadas eficientemente para auxiliar as organizações na melhoria da qualidade e produtividade. Por essas razões, a informação deve ser trabalhada nessa ótica e ser construída e reconstruída a todo instante tendo como base o conhecimento científico, tecnológico, estratégico e organizacional.Davenport e Prusak (1998 apud SANTOS, VALENTIM, 2015, p. 62) afirmam que o ambiente de informação em sua totalidade leva em conta os valores e as crenças organizacionais sobre a informação. Nesse sentido, a maneira como as pessoas realmente geram e usam a informação e o que fazem dela, as distintas problemáticas que podem interferir na interação informacional existem e estão presentes no cotidiano organizacional, visto que a gestão é sempre uma atividade que envolve planejamento, direção, coordenação e controle, ou seja, a gestão estabelece princípios, políticas, planos, funções e atividades visando à eficiência para atingir os objetivos e metas organizacionais. O mercado contemporâneo exige que as organizações se transformem de tal maneira, que elas possam ser capazes de produzir bens e serviços para atender as necessidades dos clientes internos e externos. Portanto, a GI deve estar apta para atender os diversos níveis hierárquicos organizacionais, ou seja, estratégico, tático e operacional, contemplando diferentes níveis de acesso e se fundamentando na utilização de modelos, métodos e técnicas para desenvolver 27 27 e processar informações que possuam relevância para a organização. Entende- se a GI como: [...] um conjunto de estratégias que visa identificar as necessidades informacionais, mapear os fluxos formais de informação nos diferentes ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenamento e disseminação, objetivando apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo. (VALENTIM, 2004, p.1 apud SANTOS, VALENTIM, 2015, p. 62). Um dos principais objetivos da GI é potencializar os recursos informacionais existentes em uma determinada organização, de maneira a apoiar e subsidiar as atividades desenvolvidas no cotidiano, apoiar o processo decisório, bem como ampliar a capacidade e aprendizagem organizacional, de modo que a organização se adapte as mudanças que ocorrem no ambiente. No cenário globalizado a agilidade referente ao acesso, recuperação, tratamento e disseminação da informação potencializa as ações da organização frente aos clientes e concorrentes, tornando a informação um diferencial competitivo importante. Contudo algumas organizações, ainda, desconhecem suas próprias necessidades informacionais. A GI apoia-se nos fluxos formais (conhecimento explícito), e enfoca as informações registradas, constituindo-se em ativos informacionais tangíveis que são utilizados na maioria das organizações, pois tendem a se preocupar com as informações geradas, recebidas e utilizadas para as atividades do negócio da organização. Para que a GI seja efetiva é preciso desenvolver algumas atividades básicas como, por exemplo, a identificação das necessidades informacionais. Para tanto, é necessário realizar o mapeamento e reconhecimento dos fluxos formais de informação, bem como o desenvolvimento de uma cultura organizacional positiva em relação à informação, proporcionando a comunicação informacional eficiente através do uso das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), com o objetivo de prospectar e monitorar a informação através da coleta, filtragem e tratamento (análise, interpretação, agregação de valor), a fim de comunicá-la eficientemente, por meio da mediação e disseminação, de maneira que seja possível elaborar produtos e serviços informacionais e retroalimentar o ciclo informacional. 28 28 Gerir informação é decidir o que fazer com base em informação e decidir o que fazer sobre a informação. É ter a capacidade de selecionar entre as informações disponíveis aquela que é relevante para uma determinada decisão, é perceber qual a decisão que interessa para a organização. Sendo assim, a informação, quando apropriada, se transforma no conhecimento dos sujeitos organizacionais que, por sua vez, se transformam nas ações organizacionais, ou seja, é base para desenvolverem suas atividades. A importância da informação em contextos competitivos, e com o qual as organizações se deparam, requer novas formas de gestão organizacional. A gestão estratégica da informação não apresenta linearidade. Este tipo de gestão pode ser definido como um processo que exige necessariamente a cooperação dos vários setores da organização, pois o ambiente informacional de qualquer organização sofre influências do ambiente de negócio, tanto internamente quanto externamente, seja pela instabilidade do mercado, seja pela acirrada competitividade entre os concorrentes. Assim, exige conhecimento de seus gestores no intuito de perceberem a natureza e intensidade dos fatos que impactam a organização, de modo que se possa realizar o realinhamento organizacional frente a um novo contexto. A GI é um processo gerencial, visto que “[...] obter informações é realmente uma atividade ininterrupta, não algo que possa ser finalizado [...]. Portanto, o processo mais eficaz é aquele que incorpora um sistema de aquisição continua [...]” (DAVENPORT; PRUSAK, 1998, p.181 apud SANTOS, VALENTIM, 2015, p. 64). O gerenciamento da informação só é eficiente na medida em que a informação é de fato utilizada. Sendo assim, o uso e o reuso são etapas essenciais da GI. Dessa maneira, destaca-se que a informação é cíclica e reutilizável e, por isso, o ambiente informacional é afetado constantemente. No Século XXI as organizações têm na informação e no conhecimento subsídio para auxiliar a tomada de decisão, e as transformações em decorrência da globalização são visíveis. Assim, cabe às organizações serem proativas para lidar com clientes, concorrentes e fornecedores, visando gerar diferenciais competitivos para sua atuação. Quanto melhor gerenciada, tratada e organizada a informação nos ambientes organizacionais, mais rapidamente a organização poderá tornar-se competitiva no que tange aos seus processos, produtos, 29 29 serviços etc., proporcionando um melhor posicionamento no mercado em que atua. Nessa perspectiva, possuir informação sobre o ambiente organizacional, seja interno ou externo, se constitui na base para o desenvolvimento estratégico organizacional, ou seja, é insumo para o desenvolvimento da competitividade organizacional. Ressalta-se que a quantidade de informações produzidas organizacionalmente em âmbito formal e informal, torna o processo de GI fundamental para a organização, devendo ser eficiente, visto que dinamiza o processo decisório organizacional. Portanto, o bom gerenciamento e o uso de métodos e técnicas atualizados devem ser uma constante, visto que a organização sofre influência das mudanças do ambiente. As organizações vivenciam constantes mudanças, às vezes profundas, por isso, gerenciar informação é essencial para qualquer tipo de organização. A gestão visa entre outras coisas detectar oportunidades e reconhecer ameaças e, assim, preparar a organização para as turbulências que virão ajustados para o impacto positivo ou negativo que possa vir. Complementando esse entendimento, Beuren (2007 apud SANTOS, VALENTIM, 2015, p. 64) afirma que os gestores devem conhecer profundamente a organização onde atua. Atualmente, muitas organizações desejam melhorar o nível de informação nos diversos setores, sendo assim o fornecimento de informações no processo de GI é uma preocupação constante dos profissionais responsáveis por essa atividade. Ressalta-se que não há simplicidade na atividade de GI, visto que há uma diversidade imensa de informações que podem subsidiar o gestor a definir, avaliar e executar uma determinada estratégia que viabilize o objetivo e metas organizacionais. Nesse sentido, a prospecção, o monitoramento e a filtragem do que é relevante são atividades bases da GI. A globalização da economia tem acirrado a relação entre as organizações. Assim a competitividade é uma realidade, consequentementemudanças significativas ocorrem constantemente, isto é, desde mudanças quanto ao modelo de gestão organizacional até mudanças que afetam o desenvolvimento tecnológico, cuja ênfase na qualidade dos processos e produtos, visa a conquistar a satisfação do cliente frente à concorrência. 30 30 A valorização da informação como recurso econômico para a sobrevivência das organizações é fundamental, uma vez que a informação gerada internamente propicia o suporte informativo adequado às diferentes atividades exercidas em seu âmbito. O princípio de valor reside no fato de que a GI competente aumenta o número de decisões mais assertivas, ou seja, podem fortalecer ou não a competitividade organizacional. A GI explora a interface da informação com a estratégia organizacional, ou seja, a elaboração, execução e avaliação de desempenho. Nessa perspectiva, se constitui em alicerce para os modelos de decisão, para a elaboração de indicadores de avaliação, mensuração de resultados, bem como para diferentes possibilidades de análise de impacto. A informação tem a capacidade de reduzir a incerteza organizacional, consequentemente ajuda o gestor a tomar decisões mais acertadas, e seu valor resulta do comportamento da decisão. Desempenha um papel essencial e se constitui em elo para o funcionamento do todo organizacional, ou seja, possuir informações compatíveis com as exigências do ambiente competitivo, certamente, propiciará uma condição diferenciada para a organização, assegurando sua continuidade/manutenção no mercado. O processo de GI possui três etapas distintas: planejamento, execução e controle, de modo que as informações são concebidas e comunicadas com base nos princípios, procedimentos e orientações estabelecidos no modelo de gestão da empresa. A informação nunca foi tão importante para a economia de um país, porquanto ela pode ser considerada um dos pilares da estratégia organizacional, cujo objetivo principal é convertê-la em valor para a organização. Uma vez que os processos organizacionais dependem fortemente do conhecimento gerado pelos colaboradores que nela atuam e, principalmente, se considerar que as organizações na sua maioria, não possuem informações consistentes para subsidiar suas decisões estratégicas, conforme explica Beuren (2007, p.65 apud SANTOS, VALENTIM, 2015, p. 67) “[...] saber informar os resultados de ações relevantes, é condição vital num cenário onde a empresa busca uma vantagem competitiva.” 31 31 A informação é recurso estratégico para auxiliar a tomada de decisão e o gerenciamento da informação proporciona aos gestores planejar-se estrategicamente, isto é, conhecer sua missão, ter uma visão do ambiente no qual estão inseridos, criar habilidades para agregar valor às informações, a fim de transformá-las em conhecimentos necessários, apoiando assim as decisões estratégicas da organização. É notório que no contexto atual as informações compõem um dos mais valiosos ativos para as empresas, pois elas alimentam o processo de tomada de decisão, por meio da redução da incerteza que, por sua vez, é derivada do uso da informação, ou seja, gerenciar informação implica em verificar as necessidades informacionais e desenvolver as etapas básicas de gestão: coleta, seleção, análise, tratamento, organização, armazenamento, disseminação, uso e reuso da informação. 7 A GESTÃO DA INFORMAÇÃO EM ORGANIZAÇÕES PÚBLICAS Na sociedade da informação, a produtividade está baseada na geração de conhecimentos, processamento de informações, e na comunicação em rede. A informação expressa interações entre pessoas e/ou grupos num contexto histórico. Suas condições de produção, intermediação, e uso não são iguais e essa desigualdade se reproduz em termos de oportunidades (Castells, 1999; Lima, 2005 apud MIRANDA, STREIT, 2017, p. 5). Existem assimetrias no acesso e uso da informação porque nem todos os agentes sócio-econômicos têm o mesmo acesso à informação e/ou podem transformar a informação em conhecimento com a mesma eficiência. Nesta situação, o Estado, por intermédio de seus agentes, cumpre um papel com relação à assimetria informacional: ele concorre para “equalizar” as condições de acesso e uso da informação. Fundamentos normativos para a ação regulamentar do Estado no Brasil podem ser encontrados no artigo 170 da Constituição Federal do Brasil. Este Artigo estabelece que a ordem econômica deve observar os princípios da função social da propriedade, da livre concorrência, e da defesa do consumidor. A ação regulamentar do Estado torna-se importante para prover informações que proporcionem maior poder de barganha da sociedade civil com relação aos 32 32 grupos econômicos mais poderosos e organizados, por exemplo. Conforme ressalta Miranda (2000 apud MIRANDA, STREIT, 2017, p. 5), as formas de ação do Estado com relação aos elementos estruturais da sociedade da informação são cruciais. Gestores da área governamental adotam diferentes definições para gestão da informação. Para os gestores do Australian Archives, do governo da Austrália, GI que dizer a gestão de todos os formatos de informação dentro um planejamento comum, seja proveniente de documentos, dossier, publicações, ou outras fontes, sob vários formatos físicos e lógicos. Para os gestores do Office of Management and Budget, do governo dos Estados Unidos, GI significa planejamento, orçamento, manipulação e controle da informação durante todo o seu ciclo de vida. É um processo de gestão de recursos (materiais, humanos, de financiamento, e de tecnologia) com objetivo de cumprir as missões da organização. Para os gestores do Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, do governo do Canadá, gestão da informação significa a gestão coordenada dos recursos de uma organização fundamentada sobre a informação. Processos de gestão da informação em organizações públicas podem guardar peculiaridades com relação à esfera privada. Uma organização privada costuma iniciar processos informacionais baseada apenas nas necessidades do seu negócio. Os stakeholders de uma organização pública podem ser todos os cidadãos e, ainda, as pessoas jurídicas que funcionam no país. Um processo informacional numa organização pública pode ser iniciado por diversos motivos: melhorar a efetividade de sua missão; assegurar o acesso de um cidadão ou empresa com relação a determinadas informações de interesse público; prestar contas à sociedade sobre os programas e serviços sob sua responsabilidade; tornar mais transparentes as ações e decisões do governo; preservar os registros sociais, econômicos, e históricos do país; etc. Isso pode trazer diferenças e peculiaridades à gestão da informação tanto com relação aos objetivos quanto em relação à análise custo/benefício dos processos informacionais. Dessa forma, a gestão da informação numa organização pública deve ter como guias: a visão de futuro; a missão; e os objetivos institucionais; expressos por leis e regulamentos aos quais a instituição deve obedecer. Prover informação 33 33 de qualidade deve resultar em serviços que: atendam às necessidades dos cidadãos; conquistem a confiança pública e a credibilidade; aumentem a produtividade e reduzam os custos da administração pública. Uma política de gestão de informações leva em conta a complexidade do ambiente, oferece uma orientação sobre a maneira pela qual a informação deve ser criada, utilizada e conservada. Em organizações governamentais ela objetiva o cumprimento de mandado; o apoio aos programas e serviços do governo; a realização de suas prioridades estratégias; e a capacidade do governo em satisfazer suas obrigações em matéria de responsabilidades prescritas pela lei. A GI deve proteger a informação pessoal, apoiar a tomada de decisão, e formular políticas claras de prestação de informações e serviços, em programas dequalidade. A proposta do estudo desenvolvido foi tratar a GI como um processo, e em uma perspectiva de níveis de maturidade, cujo objetivo seria atingir níveis mais eficientes de governança. 8 GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO Nos dias de hoje muito se fala sobre a Gestão da Informação (GI) e sobre a Gestão do Conhecimento (GC) nos ambientes organizacionais, pois em razão do aumento exacerbado de informação e as mudanças ocorridas nos âmbitos da tecnologia, economia, sociedade e cultura, ficou cada vez mais difícil localizar, controlar, tratar e filtrar a informação de modo que ela possa cumprir seu papel efetivamente na era do conhecimento. A informação é o insumo básico para qualquer atividade humana e nas organizações se torna indispensável para a tomada de decisões e consequentemente para o posicionamento da organização no ambiente ao qual ela está inserida. Sobre o papel da informação nas organizações, Beuren (2000, p. 43 apud FREIRE, LIMA, SILVA, ANDRADE, SILVA, 2012, p. 3) coloca que: A informação é fundamental no apoio às estratégias e processos de tomada de decisão, bem como no controle das operações empresariais. Sua utilização representa uma intervenção no processo de gestão, podendo, inclusive, provocar mudança organizacional, à medida que afeta os diversos elementos que compõem o sistema de gestão. Esse recurso vital da organização, quando devidamente 34 34 estruturado, integra as funções das várias unidades da empresa, por meio dos diversos sistemas organizacionais. Desse modo, considerando a importância que a informação traz à organização, a GI contribui para a organização através de seus processos que podem ser destacados na identificação das necessidades de informação, coleta ou entrada da informação na organização, classificação e armazenamento da informação, tratamento e apresentação da informação e o desenvolvimento de produtos e serviços de informação para auxiliar o usuário em sua busca. A Gestão da Informação tem as suas funções observadas sobre três óticas que Marchiori (2002, p. 74 apud BERBE, 2005, p. 28 apud FREIRE, LIMA, SILVA, ANDRADE, SILVA, 2012, p. 3) define da seguinte forma: Um dos enfoques é dado em cursos de administração de empresas, nos quais a gestão da informação visa a incrementar a competitividade empresarial e os processos de modernização organizacional, capacitando profissionais na administração de tecnologias de informação em sintonia com os objetivos empresariais [...] Sob o enfoque da tecnologia, a gestão da informação é vista, ainda que dentro de um contexto organizacional, como um recurso a ser otimizado via diferentes arquiteturas de hardware, software e redes de telecomunicações adequadas aos diferentes sistemas de informação – em especial aos empresariais [...] O terceiro enfoque é o da ciência da informação (...) que em sua essência se ocupa do estudo da informação em si, isto é, a teoria e a prática envolvidas em sua criação, identificação, coleta, validação, representação e uso, tendo como princípio o fato de que existe um produtor/consumidor de informação que busca, nesta, um “sentido” e uma “finalidade”. De outro modo a Gestão do Conhecimento também tem como objetivos identificar as informações dentro de uma organização. Mas diferente da GI a GC visa administrar o conhecimento implícito em uma organização, que é o conhecimento adquirido por seus colaboradores ao decorrer de suas atividades. Com o avanço das Novas Tecnologias da Informação e Comunicação (NTICs) a gestão da informação passou a contar com outras ferramentas para o desenvolver de seus processos com uma maior eficiência passando a utilizar novos sistemas de informação para facilitar cada vez mais o acesso à informação. 35 35 9 A SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO COMO GARANTIA DA IDONEIDADE DA INFORMAÇÃO Fonte: blog.diferencialti.com.br Em qualquer organização, a Segurança da Informação (SI) serve de base para a preservação e valorização da informação, focando na necessidade de permitir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a essas informações. Para garantir o desenvolvimento e o crescimento da organização ou instituição que dela se beneficie, a SI visa proteger o recurso informacional das ameaças quanto a sua integridade, disponibilidade e confidencialidade. A integridade garante que a criação é legítima e visa à prevenção dessa criação contra qualquer alteração ou destruição não autorizada. A disponibilidade visa garantir que essas informações estejam disponíveis para os usuários de forma oportuna, e a confidencialidade garante que o acesso à informação seja restrito aos seus usuários legítimos. Para assegurar a informação quanto aos fatores citados, é preciso estar atento ao ciclo de vida da informação que parte da identificação das necessidades de informação por seus funcionários, que por sua vez influenciará na obtenção dessas informações para garantir a sua integridade, no tratamento das mesmas onde há a preocupação com a integridade e a confidencialidade, na distribuição para permitir o acesso a quem precisa delas; no uso, que é a etapa mais importante do ciclo de vida da informação em organizações; no 36 36 armazenamento para garantir a conservação das informações, permitindo o uso e reúso; e por fim o descarte de informações obsoletas ou sem utilidades. No passado a questão segurança da informação era muito mais simples, pois os arquivos contendo inúmeros papéis podiam ser trancados fisicamente, porém com a chegada das tecnologias da informação e comunicação a questão ficou bem mais complexa, hoje a maioria dos computadores conecta-se a internet e consequentemente a internet conecta-se a eles, além disto, sabemos que dados em formato digital são portáteis, este fato fez que estes ativos tornassem atrativos para ladrões. Mas isto não é tudo, existem inúmeras situações de insegurança que podem afetar os sistemas de informação como incêndios, alagamentos, problemas elétricos, poeira, fraudes, uso inadequado dos sistemas, engenharia social, guerras, sequestros, etc. (MOREIRA, 2008, não paginado apud BERBE, 2005, p. 28 apud FREIRE, LIMA, SILVA, ANDRADE, SILVA, 2012, p. 3). As tecnologias da informação e da comunicação estão possibilitando a convergência dos tradicionais suportes informativos, assim como a criação de outras informações que já “nascem” no ambiente virtual. Devido a isso, existem sérias preocupações quanto à segurança dos componentes das TIC’s, pois com a dependência a elas, sem os sistemas de informação, as unidades tornam-se incapazes de fornecer serviços. A vulnerabilidade da infraestrutura tecnológica de hardwares e softwares é outro fator agravante, pois esses sistemas podem ser danificados e os equipamentos também são muito visados por ladrões por serem portáteis e atraírem a atenção de crackers, espiões ou empregados dispostos a trocar os seus privilégios em troca de dinheiro ou vantagens oferecidas por um concorrente. Muitos dos sistemas de informação são projetados sem obedecer aos princípios de segurança, que por sua vez são adicionados nos estágios finais quando a sua eficácia já pode ter sido prejudicada por decisões tomadas sem levar em conta tais requisitos. Atualmente, numa era onde conhecimento e informação são fatores de suma importância para qualquer organização ou nação, segurança da informação é um pré-requisito para todo e qualquer sistema de informações. Nesse sentido, há uma relação de dependência entre a segurança da informação e seus pilares. (ARAUJO, 2008, não paginado apud BERBE, 2005, p. 28 apud FREIRE, LIMA, SILVA, ANDRADE, SILVA, 2012, p. 3). 37 37 Toda unidade informacional dispõe de informações valiosas que não estão armazenadas em Sistemas de Informação por estarem disponíveis apenas em um documento impresso. Alguns desses documentos têm sua validade vinculada ao suporte físicoem papel, e precisam ser protegidas fisicamente mesmo quando existem cópias eletrônicas dos mesmos. Os gestores dessas unidades precisam ter uma noção clara de quais informações permanecem armazenadas fora dos componentes da TI, como também os fluxos por ela percorridos na Unidade, para que assim possam programar medidas necessárias para a sua proteção. Atualmente, em uma era onde conhecimento e informação são fatores de suma importância para qualquer organização ou nação, segurança da informação é um pré-requisito para todo e qualquer sistema de informações. Nesse sentido, há uma relação de dependência entre a segurança da informação e seus pilares e o uso de normas internacionais que regulamentam a prática da SI e outras que visam facilitar a gestão. 10 O USO DE NORMAS COMO FACILITADOR DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO Devido às necessidades que surgiram em decorrência do desenvolvimento tecnológico e científico, no ano de 1940, foi necessário instituir uma associação que tivesse como finalidade normalizar os vários segmentos técnicos do país. A Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT é uma entidade sem fins lucrativos que possui muita credibilidade, sendo ela a única representante do país reconhecida pelo CONMETRO no ano de 1992, sendo membro e participado ativamente da construção da ISO (International Organization for Standardization), da COPANT (Comissão Panamericana de Normas Técnicas) e da AMN (Associação Mercosul de Normalização). De acordo com a própria ABNT (2011) os objetivos das normas são: comunicação, simplificação, proteção ao consumidor, segurança, economia e eliminação de barreiras. Os objetivos nos trazem a possibilidade de alcançar um modo menos burocrático de resolver problemas e receber informações, trazendo 38 38 segurança uma vez que podemos confiar nas instituições que aplicam tais normas em suas atividades. Conforme a ABNT (2011) Normalização é a “Atividade que estabelece, em relação a problemas existentes ou potenciais, prescrições destinadas à utilização comum e repetitiva, com vistas à obtenção do grau ótimo de ordem, em um dado contexto”. Com isto podemos constatar que o objetivo geral da associação é a otimização dos serviços e a solução de problemas que perduram os variados setores, sendo competente para elaborar normas. As normas são de caráter compulsório, ou seja, são obrigatórias e aqueles que não cumprirem poderão ser punidos, infelizmente existem indicações de algumas categorias que devem ter um maior grau de obrigatoriedade, não sendo o caso da documentação. Com todos os objetivos que a normalização possui, pode-se muito bem visualizar os benefícios que a mesma traz para a gestão da informação e do conhecimento. Neste caso fala-se das normas de documentação, que objetiva a normalização de documentos, com vista a padronizar a maneira de se publicar e estruturar qualquer tipo de informação documentada seja ela em suporte digital ou impresso. A gestão de informações devidamente normalizadas é um agente facilitador, pois viabiliza a recuperação das mesmas, tornando o tempo investido bem menor que outrora. A segurança é um dos objetivos que as normas possuem em sua essência além de outros que foram citados. Uma vez padronizada as informações passam a ter características que as tornam mais difíceis de serem falhas ou inadequadas para o uso administrativo ou outro fim a qual o gestor tenha necessidade. A ABNT não só garante a padronização de documentos como também oferece parâmetros para todas as áreas, as novas tecnologias, a segurança da informação e a gestão de recursos mantem seus critérios baseados em normas que foram criadas para diminuir as incertezas e extinguir as ambiguidades e impasses, através de comissões devidamente competentes para tomarem as melhores decisões. A organização das informações interfere de maneira notória na construção do conhecimento, levando em consideração a tentativa e a proposta de otimizarem-se segmentos e os torná-los cada vez menos complicados e mais 39 39 legalizados. Portanto, as normas exercem uma função primordial perante a gestão informacional, a segurança da informação ou em qualquer outro setor. 40 40 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BARBOSA, R. R. 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