Mapeamento de Processos

Prévia do material em texto

Modelagem/mapeamento de processos: técnicas de mapeamento, em especial BPMN (Business Process Modeling Notation)
O Mapeamento de Processo é uma ferramenta gerencial e
de comunicação que tem a finalidade de ajudar a melhorar
os processos existentes ou de implantar uma nova
estrutura voltada para processos.
Ele também auxilia a empresa a enxergar
claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que
precisam ser melhorados tais como: complexidade na
operação, reduzir custos, gargalos, falhas de integração,
atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado,
retrabalhos, excesso de documentação e aprovações), além
de ser uma excelente forma de melhorar o entendimento
sobre os processos e aumentar a performance do negócio.
Objetivo do Mapeamento de Processos:
• É buscar um melhor entendimento dos processos de
negócios existentes e dos futuros para melhorar o nível
de satisfação do cliente e aumentar desempenho do
negócio.
Técnicas de Mapeamento de Processos:
 -Entrevistas, questionários, reuniões e workshops;
 -Observação de campo;
 -Análise da documentação existente;
-Análise de sistemas legados
 -Coleta de evidências.
Para mapear um processo se faz necessário:
• Identificar os objetivos do processo
 • Identificar as saídas do processo
 • Identificar os clientes do processo
 • Identificar as entradas e componentes do
processo
 • Identificar os fornecedores do processo
 • Determinar os limites do processo
 • Documentar o processo atual
 • Identificar melhorias necessárias ao processo
 • Consenso sobre melhorias a serem aplicadas ao
processo
 • Documentar o processo revisado.
BPMN (Business Process Modeling Notation)
É uma notação gráfica para expressar os processos de
negócio em forma de diagrama de processo de
negócio.
O objetivo do BPMN é dar suporte ao gerenciamento
de processo de negócio, tanto para os usuários
técnicos quanto para os usuários de negócio,
fornecendo uma notação intuitiva para os usuários,
tornando-os capazes de representarem semânticas de
processos complexos.
BPMN é um padrão internacional de modelador de
processos aceito pela comunidade, é independente de qualquer metodologia de
modelador de processos.
Cria uma ponte padronizada para diminuir a
lacuna entre os processos de negócios e sua
implementação e permite modelar o processo de uma maneira
unificada e padronizada.
Notação BPMN especifica o processo de negócio em um diagrama que é fácil de ler tanto para os usuários técnicos quanto para os usuários de negócios. É intuitivo e permite a representação de detalhes complexos do processo. BPMN serve como uma linguagem padrão, colocando um fim na lacuna de comunicação entre a modelagem do processo e sua execução.
Aplicações da modelagem BPMN
Criar novos processos de negócio;
Definir melhorias em processos já existentes;
Documentar processos (novos ou existentes);
Ajudar na identificação dos requisitos de software (mais especificamente para a área de TI – Tecnologia da Informação);
Definir novos processos e fluxos de trabalho.
 Para fazer uma modelagem no estilo BPMN, existem quatro elementos essenciais:
 
Artefatos (Artifacts)
Os artefatos são largamente utilizados para agregar informações adicionais ao processo que está sendo desenvolvido. Podem ser usados também com o objetivo de indicar as entradas ou as saídas de uma atividade. Existem três tipos comuns de artefatos:
Anotações: usadas para transmitir ao leitor mais informações sobre uma atividade;
Grupo: empregado para realizar a documentação ou análise;
Objetos de dados: elementos produzidos ou requisitados para uma atividade, realizando as conexões entre elas por meio de associações.
Objetos de conexão (Connecting Objects)
Os objetos de conexão representam a maneira pela qual os objetos de fluxo se conectam entre si. Eles também se dividem em três tipos:
Associação: utilizada para associar dados, incluindo textos e outros meios aos objetos do fluxo;
Fluxo de mensagem: caminho percorrido pelas mensagens transmitidas entre o emissor e o receptor;
Fluxo de sequência: sequência ou ordem do fluxo.
Objetos de Fluxo (Flow Objects)
Os objetos de fluxo são os elementos gráficos essenciais para definir como será o comportamento do processo. Essa é uma etapa extremamente importante para que a modelagem seja realizada da melhor forma possível e se divide também em três tipos:
Atividades (Activities): é a jornada lógica que ocorre dentro do processo. Simplificadamente, podemos dizer que é um trabalho executado. As atividades são divididas em tarefas e subprocessos.
Decisões (Gateways): é responsável por controlar o fluxo de sequência. Sua aplicação é dada no controle da divergência e convergência da sequência de um determinado fluxo. Dessa forma, definirá as decisões tradicionais, como separar ou juntar trajetos.
Eventos (Events): refere-se a alguma situação que pode acontecer ou que acontece em um processo. Geralmente, esses processos afetam diretamente o fluxo e têm uma causa (Trigger) e um impacto (Result).
Raia de piscina (Swinlanes)
A raia de piscina (Swinlanes) é uma maneira de organizar as atividades em categorias visuais separadas, que agem de forma semelhante a um contêiner para os objetos de fluxos. Elas se dividem em:
Pool: retrata a organização em si, em que são delineados os fundamentos e princípios mais importantes do processo. Divide um conjunto de atividades de outras piscinas, e sua utilização ocorre quando o diagrama abrange dois participantes, ou entidades de negócios, que não estão fisicamente no mesmo lugar no diagrama, e detalha o que cada um faz, separando os processos e eventos em áreas protegidas, chamados de pools.
Lane: são as subdivisões existentes no pool. Sua função é manter todas as atividades do processo organizadas. As atividades podem ser separadas conforme as suas atividades associadas, que podem ser função ou papel. Por exemplo, a representação da lane pode se referir a um setor ou área dentro da companhia que é apresentada pela pool.
 
O que é avaliação de processos e como se realiza
A avaliação de processos fornece os meios para identificar pontos fortes, fraquezas e riscos inerentes. Isto, por sua vez, conduz à habilidade de determinar se os processos são eficientes na realização de seus objetivos, e de identificar causas relevantes de baixa qualidade e de estouros nos prazos e custos. Os resultados podem ser usados para orientar as ações de melhoria ou na determinação da capacidade dos processos e nos riscos de se usar estes processos na execução de determinado projeto ou outro tipo de compromisso.
A avaliação de cada processo selecionado é feita pela comparação das práticas atuais com os atributos de cada nível de maturidade. Para isto, o Modelo de
Maturidade considera que um processo é constituído de dois tipos de atividades:
Práticas básicas: atividades essenciais e características do processo, diretamente direcionadas para o seu propósito e que contribuem para a realização de seu produto.
Práticas gerenciais: atividades necessárias para gerenciar um processo e melhorar sua capacidade de atingir os resultados desejados. Apoiam a implementação ou o gerenciamento do processo e podem ser aplicadas a qualquer processo. Exemplos de práticas gerenciais: atribuir responsabilidades, documentar procedimentos, estabelecer metas e indicadores, medir o desempenho, tomar ações corretivas.
 A avaliação é feita por uma equipe treinada que, mediante exame de documentos como: políticas, procedimentos, planilhas e entrevistas, compara a adequação das práticas atuais com os atributos de cada nível de maturidade. Os resultados de cada processo avaliado são apresentados numa escala que mostra o grau de adequação das práticas básicas e gerenciais:
Inadequada: não implementada ou não contribui para realizar os propósitos do processo.
Parcialmente adequada: contribui pouco para os propósitos do processo.
Largamente adequada: contribui largamente pra a realização dos propósitos do processo.
Totalmente adequada:contribui plenamente para a realização dos propósitos do processo.
De modo geral, um processo apresenta um perfil de maturidade mais ou menos complexo, quando não se enquadra num único nível de maturidade.