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MBA EM GESTÃO DE PESSOAS SISTEMA DE CUSTOS PARA CONTROLE E DECISÃO Fabiano Simões Coelho fabiano@fabianocoelho.com.br http://www.fabianocoelho.com.br Realização Fundação Getulio Vargas FGV Management Todos os direitos em relação ao design deste material didático são reservados à Fundação Getulio Vargas. Todos os direitos quanto ao conteúdo deste material didático são reservados ao(s) autor(es). COELHO, Fabiano Simões. Sistema de custos para controle e decisão. 1ª Rio de Janeiro: FGV Management – Cursos de Educação Continuada. 87 p. Bibliografia 1. Controle 2. Custos Coordenação Executiva do FGV Management: Prof. Ricardo Spinelli de Carvalho Coordenador Geral da Central de Qualidade: Prof. Carlos Longo Coordenadores de Área: Prof. Ernani Hickmann Prof. José Carlos Sardinha Prof. Marilson Gonçalves Prof. Ronaldo Andrade Profa. Sylvia Constant Vergara. A sua opinião é muito importante para nós Fale Conosco! Central de Qualidade – FGV Management * ouvidoria@fgv.br 3 Sumário 1. PROGRAMA DA DISCIPLINA 5 1.1 Ementa 5 1.2 Carga horária total 5 1.3 Objetivos 5 1.4 Conteúdo programático 6 1.5 Metodologia 6 1.6 Critérios de avaliação 6 1.7 Bibliografia Recomendada 6 Curriculum resumido dos professores 7 2 TEXTO DE ESTUDO 8 2.1 O Significado Das Informações Do Balanço E Seus Reflexos No Demonstrativo De Resultado 8 2.1.1 Conceito de Ativo 9 2.2 CONTABILIDADE DE CUSTOS 11 2.2.1 O Demonstrativo De Resultado 11 2.2.2 O Demonstrativo de Resultado de uma Empresa Comercial 13 2.2.3 O Demonstrativo de Resultado na Empresa Industrial 13 2.3 SISTEMA DE CONTROLE 15 2.3.1 INTRODUÇÃO 15 2.3.2 UM ESTUDO PRELIMINAR ENVOLVENDO VISÕES DE CONTABILIDADE E DE PSICOLOGIA NA ESCOLHA DE UM MODELO MOTIVACIONAL COMO UM ELEMENTO DE SUCESSO 15 4 2.3.2.1 CONCEITO PSICOLÓGICO 20 Centro de Custo Padrão 23 Centro de Custo Discricionário 24 Centro de Receita 25 2.3.3 Orçamento Flexível vs Orçamento Estático 32 2.3.3.1 Adotando o Orçamento Flexível 34 2.3.3.2 ESTUDO SOBRE A VARIAÇÃO DA RECEITA 37 2.3.3.3 Explicação da Variação de Vendas no Demonstrativo de Resultado 38 2.3.3.4 Explicação quanto a Variação no Preço 39 2.3.3.5 Explicação quanto a Eficiência Operacional 39 Lucro Operacional 39 2.3.4 Centros de Custos padrão 40 2.3.5 DIVERSAS DISTINÇÕES A CONSIDERAR 44 2.3.5.1 Distinguir entre valores orçados e valores-padrão. 44 2.3.5.2 Distinguir Custos Fixos Comprometidos e Discricionários, assim como os Custos Variáveis Estruturados e Discricionários. 45 2.3.5.3 Descrever as idéias básicas de orçamento base-zero 46 2.3.5.4 Identificar os elementos de uma função de custo linear 47 2.3.6 Avaliação de um sistema de controle 48 3.2.7 Centro de Custos Discricionários 49 3.2.7.1 Formulação do Orçamento 49 3.2.7.2 Tipo de Controle 50 3.2.7.3 Avaliação de Desempenho 51 2.4 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 51 3 MATERIAL COMPLEMENTAR 53 3.1 ESTUDOS DE CASOS DO CAPÍTULO 2.2 53 3.1.1 Cia. Varejo S.A 53 3.1.2 Cia. Camisaria Sardinha S.A 54 3.1.3 Cia. Manufatura Ltda. 55 3.1.4 SN Ltda. 56 3.1.5 Hotal Galvez 57 3.2 ESTUDOS DE CASOS DO CAPÍTULO 2.3 58 3.2.1 TEXTOS DE LEITURA 58 3.2.1.1 PEANUT... ou O Maior Controle dos Negócios 58 3.2.1.2 A ARCA DE NOÉ - ou “O OBJETIVO, ESSE DESPREZADO” - ou, ainda, ‘OS MEIOS JUSTIFICAM O FIM” (A ANTI-LEI DE MAQUIAVEL) 61 3.2.1.3 LE GRAND FINAL - EFICIÊNCIA – MAS NÃO TANTO 72 3.2.1.4 TESTE SEU PODER - COMO SABER SE VOCÊ ESTÁ MESMO COM ESSA BOLA TODA 74 3.2.2 EXERCÍCIOS 77 3.2.2.1 Empresa Transportadora e o Orçamento Flexível 77 3.2.2.2 Análise de Variações da Embalagem do Perfume Reggom 78 3.2.2.3 O PROBLEMA DA FIRMA DE CONTABILIDADE COM O NEGÓCIO DA DECLARAÇÃO DE RENDAS 79 3.2.2.4 DETERMINAÇÃO DO PADRÃO DE COMPORTAMENTO DOS CUSTOS MISTOS 80 3.2.3 RESPOSTAS 81 3.2.3.1 RESPOSTA : Empresa Transportadora e o Orçamento Flexível 81 3.2.3.2 RESPOSTA: Análise de Variações da Embalagem do Perfume Reggom 84 3.2.3.3 O PROBLEMA DA FIRMA DE CONTABILIDADE COM O NEGÓCIO DA DECLARAÇÃO DE RENDAS 86 3.2.3.4 DETERMINAÇÃO DO PADRÃO DE COMPORTAMENTO DOS CUSTOS MISTOS 87 5 1. PROGRAMA DA DISCIPLINA 1.1 Ementa Orçamento como uma “ferramenta” de implementação das variáveis estratégicas e de controle. Sistemas de controles para os setores: centro de receita; centro de custo padrão e centro de custo discricionário. A aplicabilidade desses controles nas recompensas. 1.2 Carga horária total 12 horas/aula 1.3 Objetivos Após a leitura desse material, o aluno deverá ser capaz de: . ter uma visão geral dos sistemas de controle empresarial; . fazer distinção entre orçamento estático e orçamento flexível e aplicar uma fórmula orçamentária para preparar um orçamento flexível; . adotar a abordagem do orçamento flexível para calcular variação de comercialização e variação total devida a variações de preço e a ineficiência; calcular a variação de preço e de eficiência para custos variáveis; . adotar a abordagem do orçamento flexível para explicar detalhadamente as variações dos custos variáveis operacionais; . distinguir entre valores orçados e valores-padrão; . distinguir Custos Fixos Comprometidos e Discricionários, assim como os Custos Variáveis Estruturados e Discricionários; . descrever as idéias básicas de orçamento base-zero; . identificar os elementos de uma função de custo linear; 6 . avaliar um sistema de controle. 1.4 Conteúdo programático 1.5 Metodologia A metodologia utilizada será de exposição dialogada, debates, estudos de caso. Criar situações onde os alunos poderão absorver o aprendizado de forma e exercitar, vivenciando situações. 1.6 Critérios de avaliação Prova ……………………………………………….Peso 9,0 Trabalhos e Participação em Sala de Aula……....…Peso 1,0 1.7 Bibliografia Recomendada ASSEF, Roberto. Guia prático de formação de preço. 9a ed. Rio de Janeiro: Campus, 1997 COGAN, Samuel. Custos e Preços: Formação e analise. São Paulo: Pioneira, 1999. DUTRA, René Gomes. Custos: uma abordagem prática. 4a ed. São Paulo: Atlas, 1995. HORNEGREN, C.T; Introdução à Contabilidade Gerencial. Rio de Janeiro: PHB, 5ª edição, 1985. SARDINHA, José Carlos. Formação de Preço: a Arte do Negócio. São Paulo: Makron Books de Brasil, 1995. 7 Curriculum resumido dos professores Fabiano Simões Coelho é Mestre em Ciências Contábeis pela FAF/UERJ – Faculdade de Administração e Finanças da Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Pós graduado em Ciências Contábeis pela FGV/EPGE em 2000. Graduado em Ciências Contábeis pelaUERJ em 1998. É professor do Programa de Cursos Conveniados da FGV Management, Professor da Escola de Pós- Graduação em Economia da Fundação Getulio Vargas e coordenador acadêmico dos cursos de MBA em Finanças Corporativas e MBA em Controladoria. Autor de trabalhos publicados em revistas especializadas no Brasil e no exterior. 8 2 TEXTO DE ESTUDO 2.1 O Significado Das Informações Do Balanço E Seus Reflexos No Demonstrativo De Resultado A decisão de uma pessoa racional sobre investir em uma organização sempre considera que a receita operacional ao longo do tempo deverá cobrir os custos relacionados a obtenção dessa receita e ainda contribuir com o retorno desejado pelos investidores. Em outras palavras, os modelos de decisão sempre explicitam o retorno sobre investimento. Por exemplo, a decisão de preço que tem de ser tomada a priori , projeta-se um volume de operação desejado, os respectivos custos operacionais e o lucro desejado. Em função dessas variáveis define-se o preço. É importante refletir, contudo, que o lucro aqui mencionado refere-se a garantia do retorno desejado pelos investidores. Caso contrário a médio e longo prazo a organização não contará com quem financie sua operação. Pois, os investidores aplicarão suas poupanças em outras instituições que satisfaçam suas necessidades. Esses investimentos são apresentados no BALANÇO através das contas do PASSIVO1. Os investimentos realizados por uma empresa são expressos através de suas contas do Ativo. O retorno sobre o ativo é o retorno sobre o investimento: sendo, uma medida de performance gerencial. Esta informação permite o investidor conhecer se a empresa A teve performance superior a B, porque: (1) apesar de ambas apresentarem o mesmo resultado operacional, os ativos da empresa A são inferiores aos da empresa B; ou, (2) ambas possuem o mesmo investimento, mas a empresa A apresenta um lucro superior ao da empresa B. Este conceito expressa: a empresa A é mais eficiente, pois exige menos recursos para obter os mesmos resultados ou com os mesmos recursos obtém resultados superiores. A decisão em qual empresa deveremos investir estará sempre considerando o item: retorno sobre o investimento. A empresa eficiente, isto é, a que obtém o retorno desejado pelos investidores, terá mais facilidade de conseguir recursos no mercado, porque: os banqueiros emprestarão a juros mais baixos; propensos acionistas estarão disposto a pagar ágio em emissão de ações; e ainda, investidores em potencial aceitarão adquirir debêntures em melhores condições para a empresa. Em resumo, investidores esperarão: empresas eficientes, em uma indústria, conseguirão o retorno esperado pelo mercado. O lucro, nada mais é que o retorno sobre o investimento (ou, ativo) multiplicado pelo investimento (ou, ativo). Assim sendo, uma empresa, com investimentos ociosos, para obter o retorno esperado pelo mercado, terá de conseguir um lucro superior ao da outra empresa que realizou aplicações eficientemente ..... uma tarefa dita impossível. Pois, para obter esse lucro superior, o preço de seu produto terá de ser mais elevado, estimulando os consumidores a optarem inicialmente para o produto do concorrente. E, o preço, juntamente com o volume de vendas e os custos do produto afetam 1 Referenciaremos PASSIVO como o conjunto das contas: Exigibilidades mais Patrimônio Líquido. 9 diretamente o lucro da empresa, consequentemente, o retorno sobre o investimento. Para compreendermos melhor o funcionamento sobre o retorno sobre o ativo, inicialmente aprofundaremos a discussão em torno dos conceitos de ativo, capital de giro e, finalmente, discutiremos o conceito de custo de capital. Esse custo de capital reflete o retorno que o ativo deverá gerar de forma a cobrir a demanda dos investimentos no passivo. 2.1.1 Conceito de Ativo À compreensão do conceito de ATIVO está diretamente ligado ao entendimento do objetivo da contabilidade: que tem sua definição mais corriqueira oriunda do Accounting Terminology Bulletin No. 1 da American Institute of Certified Public Accounting (AICPA), de 1941: Contabilidade é a arte de registrar, classificar e resumir de forma significativa e em termos monetários, transações e eventos que são, pelo menos em parte, de características financeiras...2. A definição da AICPA nos faz “olhar” o ATIVO de uma forma estática, como bens e direitos que uma empresa possui e que foram adquiridos a um custo monetário mensurável3, e não de maneira que permita mensurar eficiência, como aplicações capazes de gerar receitas em períodos futuros 4. A forma estática pode induzir a erros de percepção na informação. Indicando: uma empresa possui mais bens e direitos que outra não significa competência. Por exemplo, duas empresas, A e B, trabalham na mesma indústria, produzindo produtos similares. O ativo de A é valorado em $1.000, enquanto o de B em $2.000. O resultado de ambas empresas são iguais: vendas $1.000, custos $900 e lucro $100. Se considerarmos a definição de que ATIVOS são bens e direitos - deveremos, consequentemente, escolher a empresa B como superior a empresa A; o ativo da empresa B é superior. Investidores, de forma diferente da definição estática (bens e direitos), mesmo leigo em contabilidade, optaria seus investimentos para a empresa A: investiria menos recursos para obter o mesmo resultado. Dessa forma, o nosso aplicador estará em vantagem competitiva - seu retorno sobre o investimento será superior. Procurando expressar de forma mais adequada, a Accounting Principles Board (APB), no Statement No. 4 de Outubro de 1970, refere a contabilidade como conceito de informação. Contabilidade é uma atividade de serviço. Sua função é fornecer informações quantitativas, de preferência de natureza financeira, sobre entidades econômicas, com a intenção de ser útil à tomada de decisões, permitindo uma escolha razoável entre cursos alternativos de ações....5. A conceituação contemporânea da contabilidade fez, também, evoluir o conceito e valoração do ATIVO, um bem tem valor se for moeda ou um item que provavelmente seja convertido em moeda ou se espera que beneficie o futuro funcionamento da 2 Most, K.S ., Accounting Theory, Grid, 1977, p. 1 3 Anthony, R., Contabilidade Gerencial , Atlas, 1981, p. 45 4 Garrison, R.H., Managerial Accounting: Concepts for Planning, Control, Decision Making , BPI, 1988, Fifth Edition, p. 280 5 Most, K.S ., Accounting Theory, Grid, 1977, p. 2 10 empresa6. Permitindo o investidor avaliar os investimentos das empresas de forma pertinente. Pois, investimentos adequados gerarão VANTAGENS COMPETITIVA EM CUSTOS: o retorno sobre o investimento deverá ser superior, por uma das seguintes razões. (1) Preço mais baixo que o concorrente, induz uma demanda superior pelos consumidores. Demanda maior do que a esperada, significa lucro acima do esperado. (2) Preço igual à da concorrência, porem, a lucratividade por produto é superior. Em demandas iguais, consequentemente, o lucro será superior. O ativo é, portanto, uma medida que reflete o investimento na operação da empresa e esse pode ser dividido em dois grandes grupos: ATIVO PERMANENTE e ATIVO CIRCULANTE. Os investimentosno parque fabril, como prédio, máquinas, equipamentos, etc., compreendem os valores apresentados no item ATIVO PERMANENTE. Esses investimentos representam a capacidade produtiva da empresa, que geralmente é um fenômeno limitador. Imaginemos, uma empresa automobilística que deseja produzir 40.000 carros por período. Sua política é: o parque fabril tenha uma capacidade máxima de 80% da produção desejada. Os investimentos no ATIVO PERMANENTE da fábrica, permitirão produzir no máximo 50.000 carros (40.000 dividido por 80%). O valor do investimento para esta unidade fabril será de $15.000.000. Os investimentos em ATIVO PERMANENTE têm efeito de longo prazo, pois serão utilizados por mais de um período contábil (que, normalmente, é de um ano). Os custos relacionados a esses investimentos são apropriados como despesas de depreciação nos exercícios contábeis em que a empresa dele se ut iliza. Em empresa manufatureira, as despesas de depreciação da área industrial são alocadas ao custo do produto; enquanto, as despesas de depreciação das áreas comerciais e administrativas são consideradas despesas do período. Os custos do produto são apropriados as contas estoques e quando o produto é vendido, seu custo é confrontado com o valor da receita. O método de valorar este custo é o de custeio por absorção, onde os custos fixos são alocados ao produto. Este procedimento pode, também, ser empregado para projeção; neste caso, os custos dos insumos de produção e o volume de operação são projetados. No nosso caso, intencionamos produzir 40.000 carros, que deverá acarretar em um custo total de produção de $40.000.000. Uma parte deste valor é o custo de depreciação da unidade fabril; o custo de fabricação por unidade é, por sua vez, projetado em $1.000 ($40.000.000/40.000 carros). As despesas do período, termo empregado quando utilizamos o método de custeio por absorção, são relacionadas aos insumos dos setores de vendas e de administração. Elas são “carregadas” ao item despesas operacionais, do Demonstrativo de Resultados, independentemente se houver alguma venda do produto. Em empresa produtora de bens o investimento em ATIVO PERMANENTE é um dos principais elementos na definição da eficiência da empresa. Sem ATIVOS PERMANENTES a empresa não pode gerar produtos e estoques. Espera-se que uma empresa industrial possa ganhar mais com seus ATIVOS PERMANENTES do que com seus ATIVOS CIRCULANTES. Os ATIVOS PERMANENTES representam os verdadeiros ativos rentáveis da empresa... Em geral, 6 Anthony, R., Contabilidade Gerencial , Atlas, 1981, p. 45 11 os ATIVOS CIRCULANTES da empresa, excetuando-se os títulos negociáveis, não são ativos rentáveis... Se a empresa pudesse ganhar mais dinheiro comprando estoques do que produzindo-o ou investindo seu dinheiro em títulos negociáveis, não deveria estar no ramo industrial. Em outras palavras, caso uma empresa não possa obter mais nos investimentos em ATIVO PERMANENTE do que nos investimentos em ATIVOS CIRCULANTES, deve-se vender todos os seus ATIVOS PERMANENTES e usar os proventos para adquirir ATIVOS CIRCULANTES.7 A decisão de investimentos em ATIVOS PERMANENTES merecem a maior atenção possível da alta administração, pelo fato de que elas comprometem a empresa por longo período de tempo. Investimentos ociosos ou desatualizados permitem que concorrentes, com investimentos adequados, tirem vantagem competitiva em custo. Não obstante, somente o investimento em ATIVO PERMANENTE não é suficiente para que uma empresa opere. A empresa tem de alocar recursos em contas necessárias a sua operação corrente. O grupo dessas contas é denominado ATIVO CIRCULANTE, também, conhecido como CAPITAL DE GIRO 2.2 CONTABILIDADE DE CUSTOS 2.2.1 O Demonstrativo De Resultado A contabilidade financeira prepara relatórios econômico financeiros para usuários externos a empresa, como bancos, investidores, etc. Sua ênfase é empregar os princípios e regras estabelecidos por entidades que a regulamentam. No Brasil, por exemplo, uma empresa com capital aberto necessita atender regras que satisfaçam a demanda da Secretária da Receita Federal do Ministério da Fazenda e da CVM (Comissão de Valores Mobiliários). A preocupação, portanto, da contabilidade financeira está com a forma que os fenômenos econômicos, que afetam as entidades, serão medidos e comunicados. É vital para a economia que as informações sejam compreendidas claramente, a fim de serem bem utilizadas na determinação quanto à alocação de recursos. Com base nessas informações econômicas as empresas são capazes de captar recursos para investimentos em seus ativos. O usuário dos relatórios contábeis tem de ter confiança nas informações. Elas devem permitir comparações entre relatórios de períodos passados e de outras empresas. Assim sendo, projeções sobre o futuro comportamento das entidades poderão ser realizados. Em resumo, a contabilidade financeira necessita de padrões de divulgação que são os princípios contábeis de aceitação geral. Os princípios são guias para preparar os relatórios econômico financeiros e têm como objetivo: compreensão, confiabilidade e comparação. Os valores apresentados no relatório do Demonstrativo de Resultados, de acordo com a Contabilidade Financeira, utilizam do MÉTODO DA COMPETÊNCIA. Esse método tem por objetivo apropriar os cus tos que foram necessários à organização para 7 Gitman, L.J., Princípios de Administração Financeira, Harbra, 1984, Terceira Edição, p. 284 12 obter a receita que está sendo apresentada. Em outras palavras, quais foram os custos incorridos pela organização na obtenção da receita que está sendo apresentada. De uma forma geral, para empresas comerciais, os Demonstrativos de Resultados empregados na Contabilidade Financeira têm a seguinte estrutura de informação: Receita ® Menos: Custos das Mercadorias Vendidas (CMV) Igual: Margem ou Lucro Bruto (MB) Menos: Despesas Operacionais (DO) Igual: Lucro Operacional (LO) Menos: Despesas de Juros (DJ) Igual: Lucro Antes do Imposto de Renda (LAIR) Menos: Imposto de Renda (IR) Igual: Lucro Líquido (LL) Essa estrutura de informação é conhecida, também, como CUSTEIO FUNCIONAL, pois as informações são apresentadas conforme a função de sua origem. O Custo da Mercadoria Vendida (CMV) representa a função básica do negócio. Uma empresa comercial adquire mercadorias com o intuito de revendê- la. Não há transformação, simplesmente a empresa cria um canal de distribuição desse produto para seu consumidor. Esse canal de distribuição pode ser mais ou menos sofisticado. Como o nome induz, CMV significa quanto custou as mercadorias que foram vendidas. É importante, não trocar o custo da mercadoria comprada com o custo da mercadoria vendida. Por exemplo, a empresa H2R é uma loja de móveis e comprou 10 cadeiras para revendê-las em sua loja. Cada cadeira custou $50; portanto, o custo de compras foi de $500. Essas cadeiras foram registradas à Estoque pelo valor de $500 e seus valores serão retirados dessa conta conforme são vendidos. Nesse mesmo período, a empresa vendeu 8 cadeiras pelo valor de $1.600. A receita é declarada com a venda de oito (8) cadeiras, portanto para determinarmos o lucro da empresa, teremos inicialmente de confrontar a essa receita o custo das mercadorias que foram vendidas, isto é, o custo das oito (8) cadeiras que foram vendidas. Em resumo, a relação CMV coma R nos fornece um sinal da política de preço da empresa. O LUCRO BRUTO refere-se o resultado básico do negócio. As duas (2) cadeiras que ficaram em Estoque estão ao seu custo de compra, $100 (ou, $50 cada). Ao término de período, esse valor é conhecido como ESTOQUE FINAL. Como mencionado anteriormente, a fim de determinarmos o lucro teremos de apropriar as outras despesas organizacionais. Essas despesas ocorreram para venda do produto, como aluguel da loja, comissão de vendedores, etc. Contudo, não se tem como relacionar diretamente as mesmas aos produtos. Elas são competência do PERÍODO. Assim sendo, por convenção, estabeleceu-se que todas as despesas incorridas nas áreas de vendas e administrativas seriam alocadas ao item DESPESAS OPERACIONAIS. Sua subtração ao LUCRO BRUTO nos informaria o LUCRO OPERACIONAL. Esse lucro mostra a capacidade gerencial dos administradores frente ao ativo disponível. As DESPESAS DE JUROS, também, referem-se ao período, isto é, sua competência está relacionada ao período de obtenção da receita e não com a venda do produto. Assim sendo, a subtração das Despesas de Juros ao Lucro Operacional temos o Lucro Antes do Imposto de Renda (LAIR). 13 O exercício a seguir nos fornece uma compreensão do fluxo dessa informação para empresas comerciais. 2.2.2 O Demonstrativo de Resultado de uma Empresa Comercial ¨ O fluxo da informação no DEREX 2.2.3 O Demonstrativo de Resultado na Empresa Industrial ¨ O fluxo da informação do DEREX e as contas de estoques: Materiais; Produtos em Processo e Produtos Acabados ¨ O significado das informações de custos na produção: Materiais Diretos; Mão-de- Obra Direta; e, Custos Indiretos de Fabricação ¨ Exemplos: ¨ A Cia. Manufatura Ltda. ¨ A Cia. Larm Na empresa industrial os materiais são transformados em produtos que para serem vendidos. Essa transformação tem a ajuda da mão de obra direta, assim com essa transformação demanda recursos fabris, que são custos indiretos de fabricação, como: aluguel da fábrica, salário de engenheiros, gerente da fábrica, depreciação de máquinas, etc. Todos esses custos serão apropriados ao produto, pois sua fabricação depende dessas despesas. Elas ocorrem durante a produção e são básicas ao negócio. Ao vender o produto, os custos exigidos a sua produção são destinados a conta CUSTO DOS PRODUTOS VENDIDOS, que tem o mesmo significado do CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS. Sendo que esta é a denominação para o comércio, enquanto a outra é para indústria. Como ocorre nas empresas comerciais, as despesas de vendas e administrativas são alocadas as DESPESAS OPERACIONAIS de competência ao período da obtenção da RECEITA. A diferença para contabilidade comercial e industrial está na conta ESTOQUE. Na contabilidade comercial só há uma conta ESTOQUE, enquanto na industrial três (3): Estoque de Material Direto – que são os custos dos produtos disponíveis, mas ainda não enviados à produção. Estoque de Produto em Processo (ou de Produtos em Fabricação ou de Produtos em Elaboração) – que são os custos dos produtos ainda não acabados na linha de produção, seus custos são formados por proporções apropriadas dos três principais custos de fabricação, materiais diretos, mão de obra direta e custos indiretos de fabricação. Estoque de Produtos Acabados – que são os custos dos produtos inteiramente acabados e que ainda não foram vendidos. 14 Como mencionado anteriormente, os três principais custos de fabricação são: materiais diretos, mão de obra direta e custos indiretos de fabricação. E, podemos defini- los da seguinte forma: Material Direto. Todos os materiais fisicamente identificados como partes do produto acabados e que podem ser associados aos produtos acabados de modo economicamente viável. Mão de Obra Direta. Toda a mão de obra que pode ser fisicamente associada aos produtos acabados de forma economicamente viável. Custos Indiretos de Fabricação. Todos os custos que são associados ao processo produtivo e que não são materiais diretos e mão de obra direta. A relação entre essas contas e o fluxo da informação para determinar o lucro no Demonstrativo de Resultados pode ser explicada pelos exercícios em anexo. 15 2.3 SISTEMA DE CONTROLE 2.3.1 INTRODUÇÃO Sistema de controle gerencial consiste no projeto ou na definição da estrutura do relacionamento entre os insumos a serem empregados e os resultados ou conjuntos de atividade que o sistema faz. Este relacionamento é denominado de processo. Para melhor descrever e compreender a estrutura do sistema de controle gerencial a entidade é dividida em unidades organizacionais e na natureza das informações que flui entre essas unidades. O processo gerencial é explicado em termos do que os administradores fazem com essas informações. O sistema de controle gerencial foca nos vários tipos de centros de responsabilidade, que são unidades organizacionais sob a responsabilidade de um gerente. Cada centro de responsabilidade, através dos insumos que adquire, produz atividades ou resultados. E, esses centros de responsabilidades são classificados de acordo com o grau que os insumos e resultados são mensurados para alocação de recursos orçamentários e, avaliação de performance. Responda as seguintes perguntas para os dois casos dos exercícios em anexo referente a este capítulo: Arca de Noé e Orquestra Sinfônica. 1. Qual a similaridade quanto ao problema para os dois casos ? 2. O que levou os dois casos ao insucesso ? 3. Quais variáveis deveriam ser monitoradas a fim de levar as duas entidades aos sucesso ? 2.3.2 UM ESTUDO PRELIMINAR ENVOLVENDO VISÕES DE CONTABILIDADE E DE PSICOLOGIA NA ESCOLHA DE UM MODELO MOTIVACIONAL COMO UM ELEMENTO DE SUCESSO Por Regina Lúcia Lemos Leite Sardinha e José Carlos Sardinha no prelo RESUMO Este trabalho tem como objetivo propor uma maior integração entre os motivos psicológicos que determinam o comportamento dos indivíduos e as características do negócio de uma empresa. A escolha do tipo de ferramenta motivacional a ser utilizada deverá depender não somente da população a que ele se refere, mas também da característica dominante da empresa onde se pretende utilizar. Em outras palavras, pretendemos mostrar que apesar de aparentemente “diferentes” se sob um foco interdisciplinar envolvermos conceitos de contabilidade e psicologia pode-se não só evitar a escolha da ferramenta errada mas também manter o estado motivacional ótimo na empresa.. Através de exemplos prático e de algumas ilustrações de cases clássicos, mostraremos como a análise psicológica das forças motivacionais que regem os comportamentos dos indivíduos e da identificação de sua importância para a empresa , 16 além de sua localização no sistema de controle pode ser determinante para um planejamento motivacional eficiente. Como exemplo desta interdisciplinalidade, podemos citar um alto executivo que será sempre, independentemente da característica da empresa, vinculado a um centro de lucro, ou seja força motivacional a ser utilizado deve ter características intrínsecas, mesmo que o negócio esteja mais vinculado a estímulos extrínsecos. Na atualidade o que verificamos é que muitas vezes as empresas apesar de identificar os centros de responsabilidades, possuem setores, que apesar de necessários, são de pouca importância para o negócio ou são muito pequenos, não justificando um planejamento específico, e portanto ficam sob a responsabilidade informal dos altos executivos que devem estar alertas para determinarem corretamente o tipo de força motivacional a ser adotado pela empresa, devendo esta escolha estar sempre em consonância com o tipo de negócio que gerencia. INTRODUÇÃO O ser humano é um maravilhoso organismo capaz de perceber eventos, formular juízos, recordar informações, resolver problemas e por um plano em ação (Murray, 1973, p.11). A diversidade de interesses percebida entre os indivíduos, permite afirmar que as pessoas não fazem as mesmas coisas pelas mesmas razões. O uso que uma pessoa faz de sua capacidade humana, depende de sua motivação - seus desejos, suas carências, necessidades, ambições, apetites, amores, ódios e medos. São as diferenças de motivação que explicam as diferenças de desempenho (ib., p.11). O interesse no estudo da motivação não se limita à psicólogos e administradores. Sob o ponto de vista psicológico, diversas teorias se desenvolveram ao longo do tempo seguindo idéias e conceitos na tentativa de explicar, porque o homem se move, e o que faz com que se mova , se necessidades externas, internas ou ambas atuando ao mesmo tempo. A sociedade está rica de exemplos que demonstram até que ponto as expectativas dos indivíduos são diferentes entre si, e as incontáveis maneiras diferentes de se perseguir os objetivos típicos do fenômeno da motivação. Na administração a motivação é uma tarefa complexa e difícil, um relacionamento de sistemas entre muitas variáveis dentro e fora da organização, segundo Werther & Davis (1983, p.300) “... motivação é o impulso de uma pessoa para agir por que ela assim deseja.” A escolha de um ou outro modelo motivacional a ser aplicado pela empresa dependerá exclusivamente do objetivo e da população a que se refere, e até ao tipo de negócio a que se dedica. Autores sobre a matéria sistemas de controle referem-se que o controle será eficiente quando os objetivos organizacionais são congruentes com os individuais (Antony and Govindarajan, 1998, p. 7). A criação de objetivos congruentes envolvem muitos fatores, entre eles há: forte liderança organizacional, satisfação com trabalho que realiza, recompensa financeira apropriada, oportunidades para desenvolvimento pessoal e ambiente no trabalho que apoia os esforços profissionais (Atkinson, et al., 1995, p. 576). Naturalmente a intensidade desses fatores depende do que se está operando. Como exemplo, existem dois casos famosos, de autores não identificados, empregados normalmente por matérias da área de organização, mais especificamente em recursos humanos: (1) a arca de Noé (baseado em artigo do Overall Corporation Management and Busines) e (2) a orquestra sinfônica. Que serão utilizados como ilustração Na arca de Noé (veja como um estaleiro), Absalão recebeu de Deus a incumbência de construir uma nau: 17 Um dia Absalão andava pela ravina, imerso em seus pensamentos, quando, de repente - “PUFF” -uma nuvem de fumaça apareceu, acompanhada de uma voz tonitruante: ABSALÃO! Absalão prostrou-se apavorado. Só podia ser o Criador, pensou. E era. Em pessoa! ABSALÃO – voltou a voz – NÃO ESTOU CONTENTE COM OS HOMENS. ESTÃO POLITIZADOS; GUERREIAM ENTRE SI E SÓ DEFENDEM INTERESSES PESSOAIS. O TRINÔMIO “ADÃO – EVA – COBRA”, DEU NISSO AÍ... FAREI CHOVER POR 40 DIAS E NOITES, ATÉ COBRIR A TERRA DE ÁGUA. ISSO SERÁ CONHECIDO COMO “O DILÚVIO”. VOU MATAR TODO O MUNDO. MAS QUERO UMA NOVA HUMANIDADE, NASCIDA DE UM HOMEM INTELIGENTE, PRÁTICO E COM OBJETIVOS. VÁ E CONSTRUA UM BARCO PARA VOCÊ E SUA FAMÍLIA E COLOQUE DENTRO UM CASAL DE CADA SER VIVO. VOCÊ TERÁ 4 MESES PARA ESTE EMPREENDIMENTO. MEU CONTATO COM VOCÊ SERÁ DORAVANTE O ARCANJO GABRIEL, QUE COSTUMAM CHAMAR DE “MINISTRO DE DEUS” “PUFF!...” e a nuvem se foi... Quatro meses era bastante tempo e para tanto ele organizou o Empreendimento, criou Departamento de Pessoal, etc. Quarenta dias antes do prazo do dilúvio, Absalão solicitou prorrogação à Deus. Conseguiu 5 (cinco) dias improrrogáveis. Naturalmente, em nada adiantou a dilatação do prazo. Em resumo: apesar de toda estrutura organizacional desenvolvida no Empreendimento o barco, que era o objetivo, nunca foi construído. A orquestra sinfônica é o relato de um membro da Comissão de Simplificação do Trabalho. Entre alguns desses relatos há: “Os 12 primeiros violinos tocam notas idênticas; isto me parece uma duplicação desnecessária. Este grupo de instrumentos pode e deve ser reduzido drasticamente. Se o que se tem em vista é um maior volume de som, é possível obtê-lo por meio de equipamento eletrônico adequado.”......... “Por consideráveis períodos de tempo, os quatro oboés não têm o que fazer. O seu número pode ser reduzido e o trabalho, que lhes compete ocasionalmente, distribuído por toda a orquestra, eliminando-se, desse modo, a centralização de atividades.” Todo o esforço objetiva reduzir custos, ter um produto mais barato. Após uma série de cortes, o artigo encerra mencionando: “O regente entrevistado concorda, em linhas gerais, com as recomendações acima delineadas, receando, porém, uma certa diminuição na renda da bilheteria. Admitindo-se tal fato pessimista, apenas para argumentar, haveria uma compensação no fechamento de algumas seções do salão de concerto, com a conseqüente economia nas despesas de administração, pessoal, luz, ar condicionado, etc.”. “Admitindo-se, ainda, que o pior viesse a acontecer, seria talvez preferível abandonar esse negócio de concertos sinfônicos e encaminhar os poucos ouvintes que se apresentam, ao cinema mais próximo.” Aparentemente, é fácil discutir e criticar separadamente cada caso. Difícil é responder que problemas comuns ambos os casos possuem. Se olharmos do ponto do vista de controle, podemos mencionar que ambos os casos não desenvolveram um sistema de controle adequado ao negócio. Um sistema de controle que fosse congruente com os objetivos pessoais e do negócio. Neste trabalho tentaremos mostrar as razões porque a escolha do sistema de controle tem de estar em consonância com o negócio, que por sua vez tem de ter concordância com a abordagem motivacional. Para tal, assinalaremos a ligação existente entre os conceitos psicológicos, apresentando algumas forças específicas e 18 determinantes no desenvolvimento dos modelos de sistemas de controle que podem ser utilizados pela administração. REFERÊNCIAL TEÓRICO AS FORÇAS MOTIVACIONAIS QUE REGEM OS COMPORTAMENTO SEGUNDO UMA VISÃO PSICOLÓGICA A área da motivação é um tema de grande controvérsia. Sabemos inclusive que alguns psicólogos eliminariam inteiramente a motivação como tópico da psicologia geral, pois consideram o motivo como o ponto em que o homem se diferencia da máquina em uma analogia. No entanto ela nos leva a considerar a verdadeira complexidade do homem como organismo bissocial. O domínio da motivação está de tal forma desorganizado que é uma verdadeira tentação adotar um dos vários cursos simplificadores, como considerarmos unicamente os impulsos fisiológicos, ou somente as variáveis psicodinâmicas, ou apenas as forças sociais, o que resultaria em graves distorções. No geral, a grande maioria dos pressupostos básicos que apoiam as teorias voltadas àexplicação da motivação do ser humano ,foram concebidas a partir de um conjunto de dados estatísticos e, por isso mesmo, abstratos, que tratam do perfil de cada amostra da população, mas não explicam, realmente, a maneira particular pela qual cada um dos componentes desse grupo leva a sua existência de ser humano. (Bergamini, 1990). O surgimento de diversas abordagens a este respeito sem dúvida dificulta ao teórico contemporâneo a identificação inequívoca da melhor abordagem a ser adotada. Apesar disto, e até por isto, podemos constatar a importância deste conceito. Algumas idéias, no entanto, mesmo que abstratas ou subjetivas não podem deixar de serem levadas em consideração ao nos referirmos a motivação como um conceito importante ao mundo de hoje. Motivos específicos devem ser considerados para um entendimento do comportamento determinado como motivação ,já que estes são a base do alicerce psicológico que formam o dito comportamento. O primeiro motivo a ser observado será o motivo social, por ser este talvez um motivo pouco divulgado, e por conseguinte pouco estudado. Motivos Sociais - Ao observarmos um indivíduo cujas necessidades básicas, tais como fome, sede, etc., já estejam satisfeitos, nos perguntamos porque apesar de tudo, ele continua a se mover e a querer progredir ? Por que um milionário continua a trabalhar, já que o que ele possui é suficiente para satisfazer inúmeras vezes sua necessidades fisiológicas ? e mais que isto, como podemos explicar a emoção das pessoas por pertencerem a um clube de futebol campeão ? Todos estes motivos são chamados motivos sociais que anteriormente eram considerados como inatos, instintivos e mais tarde considerados motivos sociais derivados, que têm como fator de maior importância a relação entre as pessoas. (Murray, 1973, cap.7) São estes motivos sociais os responsáveis pela visão administrativa de motivação desde o início do desenvolvimento da teoria administrativa até o mundo atual. Alguns teóricos como Freud e Allport com base eminentemente psicológica foram importantes no desenvolvimento básico destes conceitos e consequentemente na adoção pela administração de suas idéias, este desenvo lvimento ajudou na maior compreensão e abriu horizontes na sua utilização dentro da organização. Como fator de curiosidade seria de bastante útil o entendimento destas idéias, para explicitar a importância destes motivos . 19 Freud – em sua obra, sustenta que o que une as pessoas socialmente são os sentimentos sexuais mesmo que não apareçam diretamente, Freud afirma que os laços entre os membros dos grupos derivam da situação familiar, isto é, a relação líder x adeptos, baseia- se na relação pai - filho, enquanto a dedicação mútua dos componentes do grupo representa a relação entre irmãos (Murray, 1973, p.135). Um exemplo típico da importância das idéias de Freud foi a visão paternalista que vigorou por muito tempo, vinculando-se um jargão bastante conhecido “a nossa empresa é uma grande família”, onde logicamente o patrão seria o pai e os empregados os filhos ou irmãos. Allport - afirma que os motivos sociais nada mais são do que transformações dos motivos fisiológicos, como dor e fome (Murray, 1973 p.136). Portanto as idéias de Allport colidem com as idéias dos empresários, nos períodos em que a maior importância administrativa era dada às tarefas, e não ao ser humano, uma vez que apenas o fato de serem dados empregos eram suficientes para gerar motivação ao indivíduo. No estudo da motivação a maioria das teorias se limitam a explicar o movimento dos indivíduos nas suas necessidades básicas, mas ao estudarmos a motivação em níveis mais detalhados nos deparamos com poucos estudos. Ao verificarmos o conceito acima apresentado observaremos ser ele de extrema importância, não na identificação de qual visão seria a mais correta, se a visão de Freud, ou Allport , mas sim na inequívoca existência de um motivo social já estudado e identificado por psicólogos e que seria posteriormente utilizado, pelo administrador na elaboração de modelos motivacionais, ou mesmo na indicação destes nas diversas áreas. O segundo motivo a ser observado é chamado de motivo de realização, sendo este bastante curioso, mas igualmente importante. Motivos para realização - O motivo para realização foi amplamente estudado por McLelland e colaboradores (McLelland et all, 1953) afirmam que motivação é “... um desempenho em termos de um padrão por excelência, ou simplesmente como um desejo de alcançar o sucesso”. O desenvolvimento do motivo de realização para os psicólogos parece depender dos pais, e da ênfase que estes dão a este gênero de coisa, com isto podemos explicar o desenvolvimento de uma maior ou menor motivação para realização no indivíduos (Murray, 1973, p.155 ). Tendo em vista as idéias sobre os motivos para realização, fica fácil evidenciarmos as dificuldades do administrador em determinar para sua equipe qual seria o fator importante que moveria o maior número de pessoas no sentido desejado, já que cada indivíduo possui um motivo próprio e individual, com base em seu passado, que determinará a direção do movimento. Podemos, no entanto, verificar a existência de um denominador comum nestas necessidades quando olhamos sob um enfoque mais social; por exemplo, o melhor jogador depende de um excelente time e vice-versa. Apesar de diversos autores citarem e até afirmarem a importância da individualidade no processo motivacional, poucos são os que trilham objetivamente quais são os caminhos necessários para se manter um grupo motivado pelo maior tempo possível, principalmente quando falarmos de grupos com nível intelectual elevado. A este respeito Handy (1975) propõe : “Se pudéssemos compreender, e não prever os modos como os indivíduos são motivados, poderíamos influenciá-los, alterando os componentes desse processo de motivação. Tal compreensão poderia certamente levar à obtenção de grande poder, uma vez que permitiria o controle do comportamento sem as armadilhas visíveis e impopulares do controle. ...” (p.27) 20 Um último motivo, mas não menos importante, é o motivo homeostático, este é talvez o motivo mais conhecido e atual estudado pela psicologia e amplamente utilizado pela administração nas teorias mais contemporâneas. Motivos homeostáticos - Assim como o corpo precisa manter um estado de equilíbrio em suas funções, mesmo na presença de variáveis externas adversas, para que não haja qualquer problema de saúde, também o estado interno tende a utilizar-se de diversos mecanismos homeostáticos a fim de remediar qualquer desequilíbrio. Muitos mecanismos homeostáticos envolvem mudanças internas tão marcantes que geram interesses aos médicos, fisiologistas, biólogos e etc., tais mudanças internas quando com base no estado emocional, são fontes de impulsos que visam a busca do equilíbrio interno perdido pelo indivíduo naquele momento. A busca incessante deste equilíbrio é a manutenção do estado motivacional com base no entendimento da visão como fator mantenedor da motivação. A origem destes impulsos podem advir de aprendizagens anteriores ou de qualquer variação do equilíbrio externo vivenciado pelo indivíduo. (Murray, 1973, cap.3). A importância desta visão é fundamental se observarmos que uma vez que o indivíduo busca seu equilíbrio interno, esta busca afeta diretamente a sua atuação no grupo em que está inserido, podendo ser a explicação do surgimento de problemas muitas vezes “inexplicáveis” no relacionamento do indivíduoem seu trabalho. 2.3.2.1 CONCEITO PSICOLÓGICO Indivíduo em Equilíbrio Interno Estímulo Interno ou Externo Desequilíbrio Interno Necessidade Tensão Ação Motivação ou Comportamento Meta ou Objetivo INDIVÍDUO EM EQUILÍBRIO INTERNO Os primeiros trabalhos a cerca da motivação demonstraram preocupação em encontrar os modos pelos quais o indivíduo poderia ser motivado e aplicar mais de seu esforço e talento a serviço do empregador (Handy, 1975), não encontrando no entanto uma fórmula que garantisse a motivação. 21 Uma vez que se admita o caráter individual da motivação deve-se abandonar as teorias estatísticas etc. admitindo que a atenção maior deva ser dada ao movimento interno. Mas será que em determinados momentos para empresa não seria útil a utilização de dimensões extrínsecas para a modificação de determinado comportamento em um curto espaço de tempo ? Será que há um modelo ideal para cada empresa ? Que importância tem os motivos acima citados ? Dois modelos tradicionais utilizados pela administração para explicar a importância da motivação nas empresas ajudam a elucidar essas questões. Modelo da expectativa (VROOM e outros) Este modelo motivacional utiliza da teoria da expectativa. O modelo de expectativa, que declara: “…motivação é a conseqüência dos resultados que uma pessoa busca e sua estimativa de que a ação conduzirá aos resultados desejados” (Werther,k. & Davis, 1983, p.304). Em outras palavras, se uma pessoa deseja muito alguma coisa, e se ela percebe o caminho propício, ela irá em direção ao que deseja. Segundo esta teoria a força de preferência com que uma pessoa escolhe um ou outro resultado comportamental, é chamado de valência. Esta valência vai variar de –1 a +1, podendo haver resultados 0. A força da crença de que o seu ato levará a uma determinada conseqüência é chamada de expectativa., e esta vai variar de 0 a +1. Podemos então afirmar que a valência é o desejo e a expectativa. Expresso como a probabilidade de que seu movimento gerará alguma conseqüência. Portanto, quando a valência e a expectativa são multiplicados, ocorre então a motivação. A valência e a expectativa mostra, para a empresa, as necessidades e as percepções de seus funcionários, ajudando a manter o estado motivacional. Por exemplo, Luiz Rizzo, um atendente do laboratório de raio X, deseja muito uma promoção a técnico. Ao avaliar a situação, vê que os atuais técnicos têm antecedentes médicos ou técnicos. Já que ele não possui qualquer desses tipos de antecedentes, vê pouca probabilidade de promoção, e por isso não se sente motivado a tentar ser promovido. Infelizmente, o hospital procura técnicos e considera Luiz para treinamento, mas seus objetivos e os de Luiz não foram mutuamente comunicados e, por isso, ele permanece sem motivação .( Werther, W. & Davis,K. 1983 p.304) Modelo de modificação de comportamento ( SKINNER ) Este modelo e se baseia no trabalho desenvolvido por SKINNER (1975) que afirma ser o comportamento depende de conseqüências externas, que tendem a determina-lo, utilizando a Lei do Efeito, esta lei afirma que todo comportamento que obtêm conseqüências favoráveis (reforço positivo) tendem a aumentar de freqüência. Segundo este modelo, o reforço pode ser dado de diferentes maneiras, com o objetivo de gerar esquemas de reforço capazes de modificar o comportamento. O reforço pode ser contínuo ou intermitente: (1) reforço contínuo - segue cada comportamento desejado e (2) reforço intermitente - não segue cada comportamento desejado. Os esquemas de reforço proposto, se utiliza de duas importantes variáveis de fácil manipulação, que são tempo e número de resposta. O tempo pode ser dividido em intervalo fixo ou variado: (1) intervalo fixo – sempre depois de um certo período de tempo determinado, e (2) intervalo variado – ocorre entre intervalos aleatórios. O número de resposta pode ser classificado em fixa e variável: (1) ela é fixa após um número de resposta constante, e (2) variável, quando o número de resposta não tem esquema previamente definido, será sempre considerado um número variado de respostas corretas. A aplicação do modelo de modificação de comportamento é algo limitado. Há inúmeras dificuldades em sua aplicação, principalmente na escolha de um reforço correto 22 para um comportamento específico. Apesar disto a conexão comportamento X reforço é bastante forte e a modificação do comportamento é um sucesso, principalmente quando a idéia é aumentar ou modificar um comportamento a curto prazo . Nas empresas, este modelo é utilizado com sucesso quando trabalhamos com produtos bem estruturados A FIAT na fábrica italiana MIRAFIORI nos arredores de Turim, hoje a mais antiga fábrica produz por dia quase seis mil motores, quatro mil câmbios, duas mil toneladas de chapas e 2500 carros dos modelos PUNTO, PANDA, UNO e linhas convencionais. Nos três principais setores da fábrica, as linhas de montagem são divididas e Unidades de Tecnologia Elementar (UTE), pequenas “ilhas” onde cada etapa de produção é discutida entre operários e engenheiros. Nas UTE , qualquer idéia aprovada ,testada e reconhecida e seu autor premiado com ganhos no seu contracheque. Os operários treinados para montar 42 tipos diferentes de motores recebem diariamente uma ficha descrevendo a meta a atingir. A marca ideal é um motor acabado a cada oito minutos, mas aquele que conseguir monta- los mais rapidamente pode utilizar o tempo acumulado para lazer. A empresa ainda premia os que cometerem menos erros. (O GLOBO 14/05/95 reportagem sob o título “Fábrica da Fiat é laboratório para novas relações de trabalho”) OS SISTEMAS DE CONTROLE EM UMA ORGANIZAÇÃO : UMA VISÃO QUANTO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Uma empresa pode ser analisada em sua estrutura organizacional em função do objetivo de cada centro de responsabilidade (i.e, departamento, seção, etc.), assim como estes objetivos variam, a utilização de um ou outro “modelo” motivacional deve ser levado em consideração. Para melhor explicarmos estas diferenças, é fundamental que entendamos esta análise de forma objetiva, observando a importância dos diversos centros de responsabilidades, dos tipos de orçamentos e dos sistemas de controle a serem utilizados pela empresa em suas diversas áreas. CENTROS DE RESPONSABILIDADE Na realidade uma organização é uma coleção de centros de responsabilidade, cada um deles representando uma “caixa” no organograma. Esses centros de responsabilidade são estruturados de forma hierárquica. Em níveis hierárquicos mais baixo de uma empresa há centro de responsabilidade por seção, por turno de trabalho, por célula, ou outra unidade organizacional pequena; em níveis elevados há departa- mentos, divisões, etc. Do ponto de vista do presidente, a companhia como um todo é seu centro de responsabilidade. Um centro de responsabilidade existe para realizar um ou mais objetivos. Espera-se que os objetivos de um centro de responsabilidade tenham por fim ajudar alcançar os objetivos globais da companhia. Para operar qualquer centro de responsabilidade utiliza-se insumos, que podem ser: quantidades físicas de materiais, horas de vários tipos de mão-de-obra, equipamentos, outros tipos de ativos e uma imensa variedade de serviços. Como resultado, produz bens, que podem ser denomina- dos como serviços, se o bem for intangível, ou produtos, se o bem for tangível.Presumivelmente, os resultados do centro de responsabilidade devem ser consistentes com seus objetivos. Os produtos ou serviços produzidos por um centro de responsabilidade são supridos à outro centro de responsabilidade ou ao mundo externo. No primeiro caso, são insumos para outro centro de responsabilidade; no segundo, são os resultados da empresa - expresso, como vendas. A receita da organização é obtida com a venda desses bens aos clientes. 23 Centros de resp. Insumos Serviços Centro de resp. Insumos Produtos Mundo Externo Vendas PROCESSO ORÇAMENTÁRIO No processo orçamentário é conveniente traduzir os valores desses insumos em unidades monetárias. O valor monetário fornece um denominador comum que permite combinar recursos individuais e gera uma percepção subjetiva na avaliação quanto sua aquisição, isso é, se o valor do insumo é caro, razoável ou barato. Em resumo, esses valores são expressos como despesas; despesas são medidas monetárias de recursos empregados aos centros de responsabilidade. Os orçamentos de despesas podem ser divididos em dois tipos: (Anthony, Dearden, and Beford, 1989, p. 450) 1. Orçamentos de despesas de engenharia: donde os resultados dos centros de responsabilidade são mensuráveis de forma objetiva. Há, obrigatoriamente, uma relação entre os resultados do centro de responsabilidade com a demanda de seus insumos. 2. Orçamentos de despesas discricionárias: donde os resultados dos centros de responsabilidade não podem ser mensurados de forma objetiva. Os resultados obtidos por esses centros de responsabilidade não, obrigatoriamente, tem relação direta com os gastos em seus insumos. Centro de Custo Padrão Empresas manufatureiras são típicas por possuírem centros de responsabilidade com resultados mensuráveis de forma objetiva, como os setores de produção. A base para o orçamento da produção é o sistema de custo padrão, razão pela qual esses setores são, também, conhecidos como centros de custos padrão. A determinação desses valores padrões constituem aqueles que irão compor as equações do orçamento flexível, ferramenta de controle para setores com características dos setores produtivos. Estas informações representam a eficiência operacional esperada e, ao serem ajustadas ao nível de atividade efetivamente incorrida, servem como base para comparar aos gastos reais, destacando possíveis níveis de problemas. Esses possíveis problemas são apresentados através das variações entre os valores reais e os padrões ajustados aos níveis de atividade efetivamente incorrida. O orçamento flexível possui duas características. A primeira, serve para mensurar eficiência. Variação, positiva ou negativa, significa que o padrão estabelecido não foi atingido. Esta informação não quer dizer necessariamente que o fato de não alcançar o padrão é culpa do gerente operacional. Entretanto, é um sinal de que a expectativa operacional não foi atingida, mostrando mais detalhadamente fontes de problemas, tentando mostrar porque os resultados esperados do Demonstrativos de Resultados não foram atingidos. A segunda, permite que o gerente operacional tenha uma atitude comportamental mais favorável ao controle, porque as variações de performance são ajustadas ao nível de atividade incorrida, gerando um valor do item a ser controlado mais confiável. Por exemplo, o custo do material direto A é $3,00/kg., o padrão de produção diz que para cada unidade produzida deverá consumir 5kg do material direto A. O orçamento geral 24 planejava uma produção de 900 unidades, mas devido a uma demanda de vendas produziu- se 1.000 unidades. Portanto, o valor que deverá servir de base para controlar a operação deverá ser $15.000 ($15/kg x 1.000 unid.) e não $13.500 ($15/kg x 900 unid.) que se encontra no orçamento. Neste caso, o valor efetivamente gasto na produção com o material direto A será confrontado com $15.000, mensurando a eficiência operacional. Em resumo, o gerente de um centro de custo padrão é avaliado por comparar quão próximo ele mantém os custos reais dos custos padrão. O padrão pode ser definido como um marco (benchmark ) ou “norma” para mensurar performance. As diferenças apresentadas são motivos para direcionar a atenção gerencial para o problema, permitindo focar seus esforços para os pontos que não atingem os padrões estabelecidos. Este processo é conhecido como gerência por exceção (Garrison R., 1988, p.383). Centro de Custo Discricionário Os resultados de algumas unidades organizacionais, contudo, não podem ser mensurados em termos monetários. Essas são, principalmente, unidades de apoio gerencial (como: jurídico, relação industrial, treinamento, etc.), unidades de pesquisa e de desenvolvimento de produtos e alguns tipos de atividade de marketing. Como, por definição, a eficácia e eficiência desses centros de responsabilidade (isso é, seus resultados) não podem ser mensuradas em termos monetários, o controle monetário é expresso somente para as despesas. A relação das despesas a incorrer não está explicitamente relacionada com os resultados que se pretende atingir, tal qual um centro de custo padrão. A decisão de quanto se irá gastar em cada item de despesa da unidade fica à discrição gerencial. Seu valor pode, também, variar à sua discrição; não há uma forma confiavel que decida o valor “correto” das despesas. Esses centros de responsabilidade são denominados centros de custo discricionário. O horizonte de planejamento de um centro de custo discricionário é, razoavelmente, de curto prazo - usualmente, um ano. Além do mais, sob certas circunstâncias, é possível reduzir gastos dessas unidades com prejuízo mínimo a longo prazo. Por exemplo, uma firma planeja despender US$50.000 no ano em um programa de pesquisa de mercado, mas por razão de recessão na economia e de quedas em suas vendas, esta despesa pode ser reduzida neste ano. Embora alguma conseqüência desfavorável possa resultar desse corte, esta será menor que economias feitas por vender parte de sua fábrica, reduzindo sua capacidade produtiva. O processo de controle de um centro de custo discricionário inicia no orçamento anual que a gerência aprova. Decisão pode ser tomada em relação a um item de despesa: se continua, se aumenta, se diminui ou se descontinua. Subseqüentemente, as despesas reais são comparadas com as orçadas, mensurando a utilização dos insumos empregados pela unidade. Os resultados, contudo, não podem ser mensurados em termos monetários, não fornecendo uma mensuração completa de performance. Por não oferecer uma mensuração global, os termos monetários não podem ser empregados como bases para uma avaliação gerencial. Os termos monetários só irão motivar esses gerentes a manterem suas despesas conforme os valores orçados, sendo um fator motivacional incompleto. Gastar o valor projetado pode não significar que os objetivos foram alcançados. Por outro lado, gastar muito abaixo do orçado pode ser tão ruim ou pior do que gastar acima deste valor. O gerente da fábrica pode, a curto prazo, cortar as verbas de treinamento; o gerente de marketing pode reduzir as despesas com propaganda ou promoção de vendas. Nenhuma dessas ações irá ser do melhor interesse da organização a longo prazo, embora todas reduzam custos no relatório de performance relativo ao período orçamentário. (Anthony and Govindarajan, 1998, cap. 4)25 Centro de Receita Até então falamos sobre despesas, há contudo, receitas nas organizações e essas podem ter a performance mensurada através do centro de receita. Centro de receit a é da responsabilidade do setor de vendas e esta unidade organizacional deverá vender produtos conforme a projeção orçamentária. O orçamento flexível mostra qual a porção da diferença entre o lucro real e o projetado é devido porque as vendas reais foram diferentes das projetadas ou porque as decisões internas na organização foram diferente das projetadas. Em resumo, o orçamento flexível mostra qual o efeito entre o lucro projetado e o real é da responsabilidade das vendas. (Horngren, Sundem and Selto, 1993, cap. 8). Em resumo, os fatores motivacionais sob a responsabilidade de vendas se assemelham aos dos centros de custo padrão. O SISTEMA DE CONTROLE O sistema de controle tem como principal finalidade motivar e inspirar pessoas a realizarem atividades organizacionais que estarão em confronto com os objetivos organizacionais. Para conseguir este intento, o desenhista do sistema utiliza-se da forma com que a organização é estruturada (organograma), da autoridade e responsabilidade delegada aos responsáveis dos centros de responsabilidade, das informações com as quais facilitarão a exercer o controle e dos processos que asseguram um conjunto de ações nas operações da organização a fim realizar seus objetivos. O foco do sistema de controle está nos programas (ou resultados) e nos centros de responsabilidade. Programas (ou resultados) são: produtos, linhas de produtos, esforços em pesquisas e desenvolvimento, conselhos legais, etc.; em outras palavras, são atividades empreendidas pela organização para atingir seus objetivos. Os centros de responsabilidade são unidades organizacionais sob a supervisão (ou responsabilidade) de um gerente, que, por sua vez, consomem recursos para obter programas (ou resultados). O desenhista (ou, projetista) do sistema de controle deve enfocar sempre os impactos motivacionais de determinado sistema, isto é, o método contábil (seja numérico ou não) deve induzir o responsável pelo centro de responsabilidade a realizar os objetivos organizacionais, assim como restringir efeitos indesejáveis. O orçamento flexível, por exemplo, é uma ferramenta que tem por fim mensurar eficiência contra um padrão estabelecido, motivando o responsável a atingir o padrão definido. Sua performance é avaliada através das variações dos valores reais contra os padrões ajustados ao nível de atividade, razão pela qual este tipo de orçamento se ajusta a centros de despesas padrão. Nos centros de despesas discricionários, os programas (ou resultados) não podem ser mensurados em termos monetários, embora utilizem insumos que consumem recursos monetários. Normalmente, os responsáveis por esses tipos de centros são motivados por sua eficiência técnica, como a qualidade da propaganda ou do serviço de advocacia, etc. Esta qualidade deve ser estabelecida através de marcos (benchmarks), de preferência mensuráveis. Por exemplo, percentual de preferência de possíveis consumidores, posição no mercado, etc. Situações em que há dificuldade de obter medidas mensuráveis, a opinião de um especialista pode ser um meio substituto de medidas; empresas multinacionais costumam enviar seus auditores técnicos, como da área de sistema, para avaliar os serviços dessas respectivas áreas. Essas técnicas orçamentárias são úteis para os centros de responsabilidade organizados funcionalmente; em outras palavras, as funções produtoras e comercializadoras são separadas. Existe, contudo, situações em que essas duas funções são estabelecidas sob 26 um único comando; neste caso, o sistema de controle é chamado de centro de lucro. Geralmente, a decisão de que uma unidade organizacional opere como um centro de lucro é porque deseja-se delegar mais autoridade ao gerente operacional. Este gerente terá de tomar decisões que envolvem considerações de receitas e custos e seu objetivo será contrabalançar esses efeitos. Por exemplo, um gerente responsável somente pelo Setor de Marketing estará motivado a incorrer em despesas de promoção para maximizar vendas, enquanto o gerente de um centro de lucro incorrerá nessas despesas se maximizar o lucro. O gerente responsável por custos, como o de produção, poderá estar motivado a reduzir custos em detrimento à qualidade ou ao volume de vendas. O gerente responsável pelo lucro, por sua vez, estará motivado a aumentar custos se a margem de contribuição deste efeito for positiva. A mensuração de performance em um centro de lucro é mais compreensível, tanto para o responsável pela unidade como para seus superiores, reduzindo os detalhes informativos necessários aos outros tipos de sistemas de controle. Anthony et al menciona alguns detalhes ao relembrar sobre organização: (Anthony, Dearden and Bedford, 1989, p. 222): (1) a certos níveis, toda companhia é organizada funcionalmente; (2) a diferença entre organização funcional e centro de lucro é contínua, isto é, entre uma organização totalmente funcional e uma totalmente estruturada em centros de lucro existem todos os tipos de estrutura; e, (3) não existe segmento de negócio em que tenha sido delegada total combinações dessa duas formas de autoridade para gerar lucro, o grau em que a autoridade é delegada difere entre negócios. ANÁLISE : A APLICAÇÃO DA VISÃO PSICOLÓGICA NAS EMPRESAS COM DIFERENTE TIPOS DE CARACTERÍSTICAS Empresas no mundo atual operam em uma estrutura complexa, quando de porte razoável exige alguma forma de descentralização, sendo quase impossível administra-la centralmente. Descentralizar significa delegar autoridade, propiciando a vantagem de resposta rápida ao problema local. Essa, também, reduz o tempo do executivo de alto escalão, liberando de decisões operacionais. Além do mais, a descentralização ajuda a desenvolver o talento gerencial do funcionário, permitindo que o trabalho do dia a dia seja mais interessante. (Kaplan and Atkinson, 1998, cap. 13) A descentralização pode tomar muitas formas: processos repetitivos, produzindo produtos ou serviços bem especificados, que podem ser gerenciados através de um centro de custo padrão. Esse processo é, também, válido para os responsáveis pela venda, isto é centro de receita; setores donde os resultados (geralmente serviços prestados) não são facilmente mensurados ou não são casualmente ou deterministicamente relacionado com os insumos empregados, são geridos por um centro de custo discricionário; e, quando na descentralização é dada a responsabilidade de aquisição de insumos e vendas de produtos ou serviços, o centro de responsabilidade é conhecido como centro de lucro ou centro de investimento. Embora a descentralização seja essencial quando uma empresa cresce, tornando suas operações complexas, esta introduz problemas inerentes a sua implantação. Os gerentes de cada unidade tem de ser avaliados através de medidas que capturem as conseqüências de suas decisões. Essas medidas, por sua vez, tem de estar em consonância com efeitos motivadores, sem a qual empresa está fadada ao insucesso. Com olhos nas idéias apresentadas aqui, poderemos observar que o conceito motivação não tem uma única teoria, ou uma visão definida como a mais adequada, mas que se utilizarmos as diversas visões psicológicas em consonância com a característica do centro de responsabilidade teremos uma maior probabilidade de melhores resultados. Assim sendo, faremos a seguir uma análise 27de como estas idéias se colocadas de forma contígua e adequada podem dar resultados expressivos. CENTRO DE LUCRO Uma liberdade significativa ocorre quando um gerente de uma unidade tem poder decisório quanto a produção e venda de produtos. Nesta situação, decisões sobre quais produtos deverão ser produzidos, como produzi- los, qual o nível de qualidade, que preço cobrará por cada produto e qual o sistema de comercialização e de distribuição, serão de sua responsabilidade. O administrador terá de fazer decisão de “mix” de produto, além de determinar como os recursos de produção serão alocados aos vários produtos. Em resumo, este gerente estará numa posição de otimizar a performance do seu centro, fazendo um balanço entre preço, volume, qualidade e custo. Se o administrador não tem responsabilidade ou autoridade em determinar o nível de investimento em sua unidade, então a melhor medida a ser empregada para avaliar performance é o lucro. Muito embora, outras informações não financeiras devam ser utilizadas nessa avaliação. Essas unidades, em os gerentes tem uma liberdade bem ampla quanto à decisões operacionais é conhecida como centro de lucro. Quando o responsável pela unidade tem, além das responsabilidades descritas acima para o centro de lucro, a decisão quanto ao nível de capital de giro e de investimentos em ativos imobilizados, então a medida de performance é influenciada pela relação do resultado (lucro) com o investimento realizado (ativo). Em resumo, tanto o nível físico como financeiro dos ativos empregados na unidade são considerados na avaliação de performance. Informações como retorno sobre ativo ou o valor econômico adicionado são importantes na avaliação gerencial. Esse tipo de unidade é classificado como centro de investimento, que é um generalização dos centros de lucro. Como os efeitos geradores de motivações são muito semelhantes, nesse artigo referenciaremos aos dois como centro de lucro. Contratos de compensação à executivos, particularmente planos de incentivos e bônus, fornecem elementos motivadores importantes. Não há descentralização, a nível de centro de lucro ou centro de investimento, que não se explicite como os gerentes dessas unidades irão ser recompensados. Há vários planos de compensação encontrado na prática (vide, Anthony and Govindarajan, 1998, cap.12). Todos os planos empregados na prática possuem pontos fracos quanto a congruência que motiva os altos executivos e os acionistas. Na teoria, contudo, a principal perspectiva que nos fornece uma maneira sistemática sobre planos de compensação donde os contratos e incentivos são estabelecidos de tal forma que motivar indivíduos de forma congruente é chamada de teoria do agente. Na prática, as dificuldades de determinar o que será incentivo para o alto executivo e que ao mesmo tempo esteja de acordo com os interesses da empresa, se inicia no momento em que um patrão (ou acionista) contrata um alto executivo para gerir sua empresa ou contratam diversos gerentes que atuam como diretores. Neste momento a existência de conflitos de interesses, por menores que sejam, sempre vão existir, e a tentativa do dono ou acionistas será a primeira vista de remunerar satisfatoriamente este alto executivo, para que ele mantenha-se “defendendo” a empresa, mas será que somente uma boa remuneração é suficiente para motivarem os altos executivos a tomarem ações de risco e momentaneamente diminuírem o lucro da empresa quando sua remuneração está ligada ao lucro dela ? (Kaplan and Atkinson, 1998, cap.13) Os fatores motivacionais explícitos estão correlacionados com os resultados econômicos - financeiros da empresa ou da unidade. Estes fatores tem como fonte os motivos chamados de homeostáticos que visam a busca do equilíbrio , no caso do equilíbrio 28 interno. Os ditos motivos não estão diretamente ligados a incentivos por remuneração, mas admite ser este um componente do conjunto de estímulos a serem apresentados. Nos centro de lucro, como o indivíduo tem sobre si a maior importância na avaliação da performance da empresa ou da unidade, são os estímulos intrínsecos os responsáveis pela maior ou menor motivação apresentada por membros deste grupo; quanto melhor for o resultado da empresa, melhor será a remuneração de seus altos executivos. Na verdade somente a utilização de estímulos intrínsecos juntamente com os extrínsecos puderam apresentar resultados favoráveis a qualquer planejamento. Um alto executivo para que possua um bom desempenho, maior criatividade e assertividade em suas ações não necessita estar constantemente sob a vigília dos acionistas ou dos donos do negócio, mas sim que estes procurem em cada um, quais valores são de maior importância e como a empresa pode transformar esta expectativa em realidade, em benefício da empresa e dos seus altos executivos. Os fatores motivacionais para os altos executivos são facilmente ident ificados em qualquer tipo de empresa: sempre focará nos resultados, procurando criar similaridade com os mesmos fatores dos acionistas. O problema que esses administradores “tem em mão” é o de motivar seus subordinados. Afinal de contas, esses funcionários é que irão implementar a estratégia. O ideal ao projetar um sistema de recompensa é distinguir cada centro de responsabilidade de acordo com suas características. A cada um desses deverá projetar os fatores motivacionais característicos. Contudo, esse procedimento pode ser caro e irrelevante. Por exemplo, empresas que seu sucesso depende dos procedimento operacionais bem estruturados devem focar seus fatores motivacionais em medidas claras, como: tempo de produção, volume de vendas, custo do produto, etc. Nesse caso, a característica de sucesso pode ser denominada Centro de Custo Padrão. Do modo inverso, há empresas, como Clube de Regatas Flamengo, mais especificamente o futebol, cujo o sucesso independe de procedimentos operacionais bem estruturados; criatividade e genialidade é o “nome do jogo”. Empresas nesses dois extremos possuem centros de responsabilidade com característica divergente ao seu negócio. Contudo, esses centros jamais induzirão a empresa ao sucesso, podendo ser até terceirizados (“outsorcing”). Nessa situação, o foco motivador deverá sempre ser coerente com a característica do negócio. CENTRO DE CUSTO PADRÃO Empresas nas quais os produtos possuem uma relação explícita de causa e efeito quanto a demanda dos insumos podem ser caracterizadas como Centro de Custo Padrão. Por exemplo, estaleiro, construtora, montadora de automóveis, confecção (principalmente do tipo facção), etc. Podemos até dizer que a maioria das empresas industriais possuem essa característica. O importante é notar que o sucesso de uma organização com essa característica se deve aos sistemas de informações estruturados. Normalmente, a margem de lucro é pequena, os produtos encontram-se em fase de maturidade ou quando em fase de crescimento, próximo da fase de maturidade, os consumidores são sensíveis à preço. Em resumo, a empresa tem pouca margem para errar a demanda projetada e ao produzir tem de faze- lo de acordo com o projetado. Retornando ao exemplo da Arca de Noé, podemos dizer que esse é um estaleiro e uma vez vendido o produto, tal qual a encomenda de Senhor, boa parte do sucesso estará em produzir: (1) no tempo acordado com o cliente; (2) de acordo com a especificação definida na venda; e (3) dentro de custo orçado. Qualquer pessoa poderá inferir que se Absalão tivesse um sistema PERT que informasse os caminhos críticos, jamais colocaria os esforços da maneira que colocou em setores que não fossem o objetivo fim da organização. Situações que nem a descrita a seguir provavelmente
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