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AAddmmiinniissttrraaççããoo ddee EEmmpprreessaass Módulo II Parabéns por participar de um curso dos Cursos 24 Horas. Você está investindo no seu futuro! Esperamos que este seja o começo de um grande sucesso em sua carreira. Desejamos boa sorte e bom estudo! Em caso de dúvidas, contate-nos pelo site www.Cursos24Horas.com.br Atenciosamente Equipe Cursos 24 Horas Sumário Unidade 3 – Gestão de Pessoas ..................................................................................... 4 3.1 – Gestão por Competência................................................................................... 5 3.2 – Como formar uma equipe profissional eficiente................................................ 9 3.3 – Como trabalhar com talentos .......................................................................... 14 3.4 - Você é um empreendedor, gerente ou líder? .................................................... 16 3.5 - O empowerment e a liderança ......................................................................... 17 3.5.1 - Empowerment e Liderança ....................................................................... 20 Unidade 4 – Gestão Financeira.................................................................................... 23 4.1 – Administração Financeira ............................................................................... 24 4.2 - Capital ............................................................................................................ 26 4.2.1 - Tipos de capital ........................................................................................ 27 4.2.2 - Risco e retorno ......................................................................................... 30 4.3 – Financiamentos .............................................................................................. 32 4.3.1 - Financiamento de Curto Prazo.................................................................. 32 4.3.2 - Financiamento de Médio e Longo Prazos ................................................. 33 4.4 – A importância do Fluxo de Caixa ................................................................... 34 4.4.1 - Fluxo de caixa .......................................................................................... 35 4.4.2 - Modelo de fluxo de caixa ......................................................................... 38 4.5 – Gestão de contas a receber.............................................................................. 40 4.5.1 - Política de Crédito.................................................................................... 40 4.5.2 - Condições de Crédito ............................................................................... 41 4.5.3 - Políticas de cobrança ................................................................................ 42 4.6 – Gestão de estoque........................................................................................... 42 4.7 – Demonstrações Financeiras ............................................................................ 46 4.7.1 - Balanço Patrimonial ................................................................................. 47 4.7.2 - Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)...................................... 49 4.7.3 - Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos (DOAR) ................ 51 Unidade 5 – Gestão de Marketing ............................................................................... 54 5.1 – Definições de marketing................................................................................. 55 5.2 – O mercado...................................................................................................... 56 5.2.1 - Tipos de Mercados ................................................................................... 57 5.2.2 - Pesquisa de Mercado ................................................................................ 59 5.2.3 - Segmentação do Mercado......................................................................... 61 5.3 – Relacionamento com clientes ......................................................................... 62 5.4 – Políticas de marketing .................................................................................... 64 5.4.1 - Política de Preços ..................................................................................... 65 5.4.2 - Promoção e Propaganda ........................................................................... 66 Conclusão do Módulo II.............................................................................................. 69 Bibliografia Consultada .............................................................................................. 70 4 Unidade 3 – Gestão de Pessoas Olá! Nesta unidade, você vai conhecer a gestão de pessoas e aprender sobre a importância da gestão por competência para melhorar a qualidade da mão de obra das empresas. Vai aprender sobre as maneiras mais adequadas para construir uma equipe e as formas ideais para desenvolver e reter talentos. Por fim conhecerá a diferença entre empreendedores, gerentes e líderes e a vantagem de se desenvolver o empowerment e, consequentemente, a liderança. Bom estudo! 5 3.1 – Gestão por Competência O termo competência, ou melhor, gestão por competência, vem sendo utilizado com frequência no mercado de trabalho para definir a contratação do profissional ideal para o cargo disponível, ou seja, as empresas estão admitindo profissionais que tenham o perfil de competências para determinado cargo que deverá ocupar. No entanto, para entendermos o que é essa gestão por competência, é necessário separar o termo e conhecer primeiramente as definições de gestão e de competência. Definir o termo gestão é muito simples. Basta considerarmos que gestão é a ação ou resultado de gerir, administrar, organizar, liderar um projeto, uma equipe ou mesmo uma empresa. Já a definição de competência é um pouco mais complexa, mas vamos a ela. A competência está baseada numa tríade que conhecemos pela sigla CHA, que significa os Conhecimentos, as Habilidades e as Atitudes que uma pessoa deve possuir para desempenhar seu trabalho com qualidade. Assim: Conhecimentos – Estão relacionados com a formação acadêmica, o conhecimento teórico. Habilidades – Estão ligadas à experiência, ao prático, à vivência e ao domínio do conhecimento. Atitudes – Estão representadas pelas emoções, os valores e sentimentos das pessoas, ou seja, ao comportamento humano. Desta forma, concluímos que competência, nada mais é do que características técnicas e comportamentais necessárias para atingir os melhores resultados em cada cargo específico. Ou seja, cada cargo exige competências técnicas e comportamentais 6 que devem estar mais próximas do candidato a ser escolhido. Desta forma, as chances de erro na escolha do candidato ou da candidata escolhida não realizar um bom trabalho, tornam-se muito pequenas. Como exemplo, para tornar mais claro o que acabamos de explicar, imagine que para um cargo de assistente administrativo, seriam necessárias as seguintes competências: Competências Técnicas: - Comunicação escrita ou redação comercial; - Domínio de informática; - Domínio de uma ou duas línguas estrangeiras; - Conhecimento de algum software específico; - Entre outros. Competências Comportamentais: - Atenção; - Agilidade;- Comprometimento; - Foco no resultado; - Espírito de equipe; - Bom humor; 7 - Pró-atividade; - Entre outros. Portanto, da necessidade de administrar essas competências, habilidades e atitudes, foram desenvolvidas ferramentas que pudessem fazer a gestão de pessoas com foco em competências. Toda essa conceituação acima se deve ao fato das empresas terem entendido que apenas a avaliação técnica do profissional, baseada em seus conhecimentos e habilidades, não é suficiente para afirmar que ele atenderá todas as exigências de um determinado cargo. Foi-se o tempo em que empresas eram obrigadas a “engolir” profissionais extremamente competentes, mas que não possuíam habilidade alguma em se relacionar com seus colegas de trabalho. Por um lado, conseguia desenvolver seu trabalho com qualidade, mas por outro, não conseguia apoio algum de sua equipe. Com isso, através da gestão por competência, a empresa consegue valorizar seus recursos humanos e oferecer condições para que seus colaboradores busquem seu autodesenvolvimento. Certamente, implantar um programa de gestão por competências não é fácil, pois este tipo de gestão obriga que cada área da empresa realize uma descrição completa, clara e inequívoca das competências necessárias para cada cargo existente em sua área. Entretanto, muitas empresas não o fazem por pura comodidade ou por entender que esse programa não é adequado para as suas necessidades. Mas quando estas empresas se atentarem para as vantagens e benefícios que podem ser criados com a sua implantação, é possível que passem a pensar diferente. Vejamos algumas vantagens desse programa: 8 1) Por serem descritas de forma clara e objetiva, cada colaborador e seu respectivo chefe, sabe exatamente quais os tipos de competências devem ser usadas e em quais circunstâncias. Isso permite visualizar a função de cada um dentro da empresa, o que torna mais eficaz a comunicação na cadeia hierárquica. 2) Quanto ao processo de recrutamento e seleção, o realizado por competências é um dos mais eficazes, tornando-se mais objetivo, reduzindo substancialmente o turnover da empresa e melhorando a qualidade de integração do profissional à empresa. 3) A gestão por competências melhora a qualidade da avaliação de desempenho, uma vez que, avaliador e avaliado, discutem sobre uma base concreta e que ambos sabem exatamente o que significa. Um processo de avaliação claro torna-se mais justo e eficaz. 4) A motivação dos colaboradores também é reforçada com uma gestão por competências. Ao perceber que suas competências são importantes para a empresa e que esta tem por objetivo aperfeiçoá-las, o próprio colaborador irá se sentir mais útil e reconhecido, o que o tornará mais disponível para se aplicar ao trabalho. Outros benefícios que podem ser alcançados pela gestão por competências: - Maior produtividade; - Ambiente participativo e motivado; - Comprometimento dos colaboradores; - Gerência e equipes fortalecidas; - Foco em resultados; - Aumento de competitividade; 9 - Diferencial de mercado. 3.2 – Como formar uma equipe profissional eficiente Existia uma ideia de que um dia as máquinas substituiriam o homem no desempenho de suas funções profissionais. Porém, apesar de hoje as empresas serem compostas de máquinas, equipamentos, tecnologias de última geração e uma variedade de outros recursos, nada fará sentido se esta estrutura não for acionada para que consigam operar e proporcionar resultados para o negócio. E isso só se faz através de pessoas que trazem para a empresa vida, inteligência, racionalidade, emoção e ações que possam atingir suas metas e objetivos. Nenhuma empresa pode funcionar sem a força das pessoas que proporcionam a excelência, qualidade, produtividade e competitividade ao negócio. Neste sentido, no mundo globalizado e competitivo em que vivemos, executar tarefas diárias dentro de uma empresa, exige um maior grau de conhecimento e cooperação entre os colaboradores, tornando assim, o trabalho em equipe uma necessidade. Com a reunião de experiência profissional, conhecimentos diversos e criatividade, as equipes são capazes de aumentar a produtividade e contribuir para a redução de custos. Entretanto, estruturar uma equipe pode ser mais difícil do que parece, uma vez que seu desempenho dependerá da qualidade do entrosamento entre seus membros. Cada pessoa possui sua própria personalidade e experiências que afetarão o desenvolvimento da equipe e serão por ela afetadas e que, se não forem bem administradas, poderá gerar sérios problemas de relacionamentos. Imagine que na equipe tenha uma pessoa arrogante, mal-humorada, incapaz de ouvir os colegas e que não consegue estabelecer uma comunicação afetiva com os 10 demais. Certamente, ela não poderá fazer parte de uma equipe, apenas de um grupo de trabalho. Agora, qual a diferença então para um grupo de trabalho e uma equipe de trabalho? Para o Professor Chiavenato, grupos de trabalho se caracterizam por uma coleção de pessoas que fazem em conjunto uma determinada atividade. Não há dúvida de que em um grupo de trabalho, haja interação entre seus participantes, mas os relacionamentos entre os componentes são superficiais e mecânicos, com suas atividades e responsabilidades individualizadas, predominando única e exclusivamente a mão de obra. Já no trabalho em equipe, deixa de existir um somatório de esforços para predominar a sinergia de esforços, ou seja, na equipe a responsabilidade é solidária e cada membro deve ajudar os demais colegas da equipe, predominando neste caso o talento. O professor Chiavenato ensina ainda que o passo inicial para ter uma equipe concisa é estimular e desenvolver em seus profissionais, as características descritas a seguir: 1) Executar o seu trabalho com excelência, perfeição e paixão; 2) Melhorar continuamente seu trabalho para aperfeiçoá-lo; 3) Fazer do trabalho um meio para alcançar as suas metas; 4) Aumentar as metas de maneira contínua; 5) Focar o cliente, tanto interno quanto externo, nas suas atividades; 6) Trabalhar em conjunto com os colegas; 7) Ajudar e colaborar com a equipe para atingir os objetivos; 8) Agregar valor ao trabalho, à empresa, ao cliente e a si próprio; 11 9) Buscar oferecer resultados concretos. O primeiro passo para montar uma boa equipe é atrair e escolher as pessoas certas e isso deverá ser feito através de recrutamento e seleção. Estas pessoas que deverão formar a sua equipe podem já trabalhar na empresa ou estarem disponíveis no mercado. Assim, se estiverem na empresa o recrutamento será interno, feito através de promoções ou transferências internas, enquanto que se não estiverem na empresa, o recrutamento será externo, feito através da análise de currículos, entrevistas e a devida contratação do profissional. Apenas para relembrar: se o recrutamento for realizado através da gestão por competência, como vimos anteriormente, as chances de montar uma equipe de alto desempenho, serão muito maiores. Voltando ao tema. O importante é estar atento ao que acontece a sua volta, o que possibilitará localizar as pessoas que podem ajudá-lo a alcançar o sucesso. Não tenha medo de pessoas muito talentosas. A sua equipe deve ser formada pelos melhores profissionais, inclusive e se possível, melhores que você, para que tragam resultados significativos para o seu trabalho. Não deve se sentir inseguro, uma vez que você não será um executor das atividades, mas um líder que deve levar a equipe ao sucesso. Saber entrevistarum candidato tem se transformado em uma competência gerencial, uma vez que a equipe é o principal instrumento de trabalho do administrador e, se ele não sabe escolher seus parceiros de trabalho, dificilmente terá sucesso em sua jornada. Escolhida e montada a equipe, é necessário estruturar o trabalho de sua equipe, definindo o que cada pessoa deverá fazer, considerando suas tarefas, objetivos, metas e demais medidas que integrem suas atividades às demais atividades da empresa. 12 Isso só poderá ser feito através de um planejamento bem estruturado do time, como veremos através das dicas abaixo: 1) Faça um mapeamento do trabalho global a ser realizado pela equipe e compartilhe com ela o mapeamento de todas as atividades a serem executadas. 2) Defina os objetivos a serem alcançados pela equipe e compartilhe com ela como esses objetivos poderão ser alcançados da forma mais eficaz. 3) Faça com a equipe uma divisão do trabalho a ser realizado e atribua responsabilidades individuais pelas tarefas e responsabilidades grupais pelo alcance dos objetivos. 4) Planeje o trabalho da equipe e de cada um de seus participantes de maneira integrada e solidária. 5) Auxilie cada participante na condução de suas atividades. Ofereça apoio, aconselhamento, orientação, treinamento, motivação e feedback. 6) Avalie com frequência o desempenho da equipe e de cada participante, com reuniões periódicas para discutir o andamento das atividades, os progressos alcançados e possíveis medidas corretivas. 7) Comemore e recompense a equipe e cada participante pelos resultados alcançados. 8) Esteja sempre atento e motivado para assim, também manter a equipe motivada. Por fim, é necessário extrair o máximo de sua equipe, transformando uma equipe comum em uma equipe de alto desempenho. Para que isso ocorra, é preciso criar condições para que a equipe se sinta segura e motivada a desempenhar o seu papel. Neste sentido, destacamos os passos para que a equipe seja bem sucedida. 13 1º. Passo – Quem somos nós? Em primeiro lugar, a equipe precisa conhecer a sua identidade, saber quem ela é. Isso pode ser conseguido através de autoavaliação e autocompreensão de possibilidades e valores. 2º. Passo – Onde estamos agora? Em segundo lugar, a equipe precisa fazer uma análise situacional, um balanço do momento presente. 3º. Passo – Para onde estamos indo? Em terceiro lugar é preciso ter uma visão de futuro para identificar seus propósitos e os resultados esperados de suas atividades. 4º. Passo – Como chegar lá? Em quarto lugar é preciso traçar o plano de ações para que os objetivos a serem atingidos se transformem em realidade. 5º. Passo – O que esperam de nós? Em quinto lugar, a equipe precisa saber o que se espera dela, identificando as regras do jogo, responsabilidades envolvidas e a confiabilidade nela depositada. 6º. Passo – De qual apoio necessitamos? Em sexto lugar é preciso saber qual tipo de apoio e retaguarda são necessários para levar adiante sua tarefa, ou seja, quais treinamentos serão disponibilizados, 14 coaching e recursos. Também é importante identificar quais competências individuais e grupais serão necessárias desenvolver para realizar sua tarefa. 7º. Passo – Quão eficazes somos nós? Em sétimo lugar, a equipe precisa monitorar a sua eficiência e eficácia e avaliar seu desempenho, processos de trabalho e resultados apresentados. 8º. Passo – Qual reconhecimento desejamos? Em oitavo lugar, a equipe precisa definir qual é o reconhecimento e as recompensas que deseja obter em termos de remuneração, prêmios, benefícios ou participação nos resultados alcançados. 3.3 – Como trabalhar com talentos Como vimos no tópico anterior e vale a pena reafirmar, as empresas não são nada sem as pessoas que as coloquem para funcionar tanto no sentido técnico, como no sentido estratégico. No entanto, para que a empresa tenha sucesso, não pode ser composta apenas por pessoas, mas pessoas talentosas que possam contribuir ricamente na busca de resultados. A principal diferença entre profissionais comuns e profissionais talentosos é que os talentosos possuem competências. Isto não significa dizer que uma pessoa comum não possa se tornar uma pessoa talentosa para a empresa. Para que isso ocorra, é preciso investir em educação, conhecimentos, habilidades, atitudes e competências. Para isso Chiavenato nos oferece os passos gradativos que seriam necessários para a construção de talentos: 15 1º. Passo – Adquirir conhecimentos: - Proporcionar conhecimento; - Aprender a aprender; - Aprender sempre; - Aprender continuamente; - Aprender melhor; - Aprender mais rapidamente; - Assimilar conhecimento. 2º. Passo – Desenvolver habilidades: - Aplicar o conhecimento; - Transformar o conhecimento em resultado concreto; - Resolver problemas; - Oferecer soluções; - Criatividade; - Imaginação; - Inovação; - Agregar valor; - Aumentar a empregabilidade. 3º. Passo – Apurar o julgamento: - Desenvolver espírito crítico; - Definir prioridades; - Buscar dados e fatos; - Saber analisar; - Estruturar os problemas; - Avaliar a situação; - Apreciar cursos de ação; - Tomar decisões; - Buscar soluções inovadoras. 4º. Passo – Aprimorar as atitudes: - Atitude empreendedora; - Assumir posição diante da situação; - Assumir riscos; - Lutar por ideias próprias; - Perseverança; - Ir até o fim; - Automotivação; - Firmeza de propósitos; - Autorrealização. 16 3.4 - Você é um empreendedor, gerente ou líder? Muitas pessoas, ainda confundem estas três figuras; no entanto, cada uma delas apresenta um perfil diferente. O administrador pode atuar em qualquer uma delas, bastando ter consciência de que ao assumir o seu papel, deverá cumpri-lo com responsabilidade e respeito aos demais colaboradores. Para ficar mais claro, destacamos resumidamente os três tipos de executivos: Empreendedores São os executivos criadores de negócios, ou seja, não se limitam apenas a administrar. Por sua inquietude, ultrapassam barreiras para criar algo novo e excitante, uma vez que são dotadas de criatividade, engenhosidade, perseverança e firme determinação. Não se preocupam em quebrar regras para assumir riscos pelo sucesso de seu empreendimento, capitaneando o mercado com garra e confiança. Gerentes São os profissionais que colocam ordem no negócio, ou seja, são impulsionados por disciplina, estrutura e organização. São administradores focados em alocar recursos, alinhar os elementos organizacionais, aproveitar a eficiência da equipe e, principalmente, buscar ultrapassar as metas estipuladas para o negócio. Mais do que os empreendedores, os gerentes criam organizações eficientes para que cresçam até o seu potencial máximo. Geralmente, empresas de grande porte são conduzidas por gerentes de primeira linha. 17 Líderes São os profissionais que buscam incessantemente alcançar resultados impossíveis. São pessoas que enxergam oportunidades em negócios que outros abandonaram ou não conseguiram perceber. São capazes de reerguer empresas a beira da falência, com uma nova direção e um novo propósito. 3.5 - O empowerment e a liderança Qualquer que seja o estilo de gestão escolhido, o administrador deve levar em conta, um conceito atual e muito utilizado nas empresas modernas: o empowerment. O empowerment ou delegação de autoridadeconstitui uma maneira de lidar com os membros da equipe para colocá-los em primeiro lugar e dar-lhes o devido apoio e retaguarda. Trata-se de uma ação estratégica que procura aproveitar o capital humano nas empresas através da delegação de poder. O empowerment está baseado em quatro colunas que destacamos a seguir: • Poder - Dar poder às pessoas; - Delegar autoridade e responsabilidade; - Confiar nas pessoas; - Dar liberdade às pessoas; 18 - Dar importância às pessoas. • Motivação - Proporcionar motivação; - Incentivar as pessoas; - Reconhecer o bom trabalho; - Recompensar as pessoas; - Participação nos resultados; - Festejar o alcance de metas. • Desenvolvimento - Dar recursos às pessoas; - Treinar e desenvolver; - Proporcionar informação; - Compartilhar conhecimentos; - Criar e desenvolver talentos. • Liderança - Proporcionar liderança; - Orientar as pessoas; 19 - Definir metas e objetivos; - Abrir novos horizontes; - Avaliar o desempenho; - Proporcionar feedback. Para os especialistas, a prática do empowerment é fundamental para garantir mais velocidade e agilidade nos processos internos das empresas, ou seja, permite a descentralização das decisões. Com esta descentralização, a empresa estabelece um estilo de gestão participativa, dando mais autonomia para seus colaboradores e consequentemente, aumentando também suas responsabilidades, o que não impede um ganho considerável no potencial de competitividade do negócio. É importante ressaltar que implantar o empowerment na empresa, não é apenas atribuir responsabilidades a todos e permitir a tomada de decisão. O administrador deve adotar alguns cuidados e critérios para que este estilo de gestão não cause a ruína do negócio. Neste sentido, é importante atentar para os seguintes detalhes: Planejamento – Deve ser definido pela direção quais responsabilidades podem ser delegadas aos colaboradores e a que níveis hierárquicos. É preciso entender também, quais habilidades serão necessárias para que a equipe possa assumir estas responsabilidades. Treinamento – Treinar os participantes para garantir que todos possuem as habilidades definidas na etapa de planejamento. Implantação – Realizar as devidas mudanças de processos da empresa para que o empowerment seja implantado com sucesso. 20 Monitoramento – Garantir que o empowerment resulte em resultados positivos para a empresa. Correção – A implantação e monitoramento do empowerment devem ser flexíveis a tal ponto que permita a adequação de processos e adaptação de treinamentos para correção de rumos. 3.5.1 - Empowerment e Liderança Não há como pensarmos em emporwerment, sem associá-lo à liderança. É importante ter em mente que para utilizar tal ferramenta é preciso se desprender um pouco do poder, uma vez que para ter sucesso, a tomada de decisão não pode estar centralizada. No entanto, delegar não significa abrir mão de poder ou liderança, pelo contrário, os processos ficam mais ágeis e eficientes e os colaboradores de sentem mais motivados e reconhecidos profissionalmente. Um líder, além de saber delegar, deve criar condições para o crescimento de sua equipe, proporcionar ferramentas para a execução das atividades e, da mesma forma, assistir à conclusão das tarefas e processos da empresa. O líder tem seu poder aceito pela equipe pela maneira como a conduz e se relaciona com ela. Sua autoridade não precisa ser formalizada. Basta que seja aceita pela equipe. Neste sentido, cada líder poderá adotar um estilo diferente, que poderá ou não ser aceito pela equipe. Dentre os estilos de liderança eficaz, podemos destacar seis estilos principais que foram catalogados em uma pesquisa com mais de 3.800 executivos em todo o mundo, realizada pela consultoria Hay-McBeer. São eles: Estilo Coercivo – Caracteriza-se por uma autocracia absoluta e que não leva em conta o nascimento de ideias no grupo, a flexibilidade da operação e o respeito 21 individual. Este estilo é o menos indicado numa situação de trabalho normal, pois ataca diretamente a autoestima dos membros do grupo. Estilo Confiável – Caracteriza-se por um comportamento de vibrante entusiasmo do líder, que demonstra à equipe conhecer profundamente o assunto em discussão e estabelece as metas em conformidade com a visão e os valores estabelecidos. O líder confiável oferece oportunidade para o surgimento de novas ideias, reforçando e dignificando os esforços de inovação e liberdade de ação para os participantes do evento. Estilo Agregador – O líder agregador coloca as pessoas em destaque. Ele considera os valores individuais acima das tarefas e objetivos, colhendo os benefícios de alta lealdade das pessoas do grupo. Como decorrência disto, favorece as inovações, facilita a flexibilidade, oferece feedbacks positivos, não impõe censuras desnecessárias e, finalmente, dá às pessoas a liberdade de desenvolver seus trabalhos da forma que entendem ser a mais eficaz. Estilo Democrático – O líder democrático privilegia as decisões participativas. Despende tempo obtendo ideias, debatendo-as, o que de certa forma constrói um ambiente de confiança, satisfação e comprometimento. Por participarem do estabelecimento do processo, as pessoas têm uma ideia bastante clara dos objetivos a serem alcançados e dos resultados que delas são esperados. Entretanto, este estilo costuma não ter um impacto tão elevado nas organizações, especialmente pelas reuniões exageradamente demoradas e ser usado como motivo de sucessivos adiamentos de datas comprometidas. Estilo Agressivo – O líder agressivo estabelece padrões de desempenho excessivamente altos e é obsessivo na forma de fazer as coisas melhores e mais rápidas. É crítico e aponta, com exatidão os desempenhos medíocres exigindo imediata correção. Se não for atendido, rapidamente o líder substitui essas pessoas por outras que possam atendê-lo. 22 Estilo Conselheiro – O líder conselheiro ajuda os subordinados a identificar suas forças e fraquezas e encorajam os participantes da reunião a idealizar os seus próprios planos de trabalho em busca dos objetivos estabelecidos. Está sempre disposto a interagir com o grupo, corrigindo seus passos e procurando criar novas oportunidades de desenvolvimento pessoal e profissional, através de constante orientação e feedback. Para se tornar um líder eficaz, não basta apenas saber o que é liderança e quais os estilos mais eficientes. É importante também, ligar estes estilos de liderança à maturidade de seus liderados, ou seja, é preciso conhecer o nível de maturidade dos participantes da reunião e trabalhar individualmente cada um deles, para que a liderança seja eficiente e eficaz. 23 Unidade 4 – Gestão Financeira Olá! Nesta unidade vamos tratar da gestão financeira das empresas. Você vai aprender sobre a importância da administração financeira para o sucesso nos negócios, a definição de capital e a importância dos financiamentos para manter uma empresa no mercado. Verá também como administrar um fluxo de caixa, bem como cuidar das contas a receber e da gestão de estoque. Por fim, verá as demonstrações financeiras que deverão evidenciar a saúde financeira de uma empresa. Bom estudo! 24 4.1 – AdministraçãoFinanceira O sucesso de uma empresa pode ser avaliado pelos resultados financeiros que proporcionam aos seus sócios, investidores e ao próprio negócio. Para realizar tal avaliação, são necessários alguns indicadores, dentre os quais podemos destacar o balanço contábil e os vários demonstrativos financeiros que proporcionam as informações necessárias para que o mercado não tenha dúvidas da rentabilidade ou prejuízo de uma empresa. No mesmo sentido, muitos executivos medem e valorizam seus desempenhos, através do retorno financeiro que proporcionam à empresa. Quando falamos que estes executivos “valorizam” seus desempenhos, queremos dizer que, quando conseguem retornos financeiros impressionantes para as suas empresas, seus “passes”, ou seja, suas contratações, tornam-se muito cobiçadas no mercado, possibilitando uma disputa por sua contratação, onde, além dos salários mensais, as empresas se disponham a pagar também um determinado valor de prêmio para contar com este profissional. A administração financeira de uma empresa é a área que cuida de seus recursos financeiros como recebimentos, pagamentos, fluxo do dinheiro, entre outros. A relação da administração financeira com as demais áreas da empresa é um tanto conflituosa, uma vez que, nesta área, é impossível “maquiar” informações de forma lícita como em outras áreas. O que queremos dizer é que uma empresa pode ter uma ótima imagem no mercado, ser uma das melhores empresas para trabalhar, ter um ótimo relacionamento com seus clientes, mas estar em uma situação financeira delicada e isso não é possível esconder. O papel da administração financeira é criar condições para que a empresa obtenha recursos financeiros necessários às suas operações, buscando no mercado quando este recurso não é suficiente e aplicando no mercado as possíveis sobras. Assim, podemos destacar algumas atribuições que fazem parte dessa administração: 25 1) Obter recursos financeiros – A busca por recursos financeiros ajuda a manter a empresa saudável financeiramente e pode ser feita por vários meios como buscar recursos no mercado de capitais, financiamento externo, renegociar condições de pagamentos com fornecedores, empréstimos bancários, aporte de capital por meio de novos sócios, entre outras maneiras que permita à empresa funcionar adequadamente ou mesmo expandir as suas atividades. 2) Utilizar os recursos financeiros – As operações do dia a dia exigem que se tenha disponíveis valores para arcar com os custos e despesas provenientes da compra de matérias-primas, aquisição de maquinários, pagamentos de salários e tributos, entre outros. 3) Aplicação dos recursos financeiros excedentes – Trata-se dos lucros obtidos pela empresa que podem ser investidos no mercado de capitais, investimento em novos projetos, compra de imóveis, entre outros. Podemos concluir que a principal finalidade da administração financeira é obter, utilizar e aplicar os recursos financeiros da empresa, buscando altos índices de rentabilidade e liquidez, através da análise e avaliação da maneira como esses recursos são obtidos, utilizados e aplicados pelas diversas áreas e setores de atuação da empresa. Rentabilidade e liquidez Como dissemos, a administração financeira tem por um de seus objetivos, alcançar altos índices de rentabilidade e liquidez. Podemos conceituar rentabilidade como sendo o melhor retorno possível de um investimento. Já a liquidez, pode ser conceituada como sendo como uma rápida conversão de ativos em moeda. Porém, apesar desse objetivo representar o ideal, ou seja, uma empresa ter rentabilidade e liquidez, para o professor Chiavenato, esses dois polos podem parecer antagônicos. Senão vejamos: 26 Para ele, a rentabilidade é alcançada na medida em que o negócio da empresa proporciona a maximização dos retornos dos investimentos feitos pelos proprietários ou acionistas. Do outro lado, a liquidez proporciona a conversão rápida dos recursos em moeda. Contudo, a rentabilidade máxima poderá comprometer a liquidez, uma vez que os retornos estão submetidos a diferentes períodos de tempo ou podem se estender no tempo impedindo a sua conversão rápida em moeda. Assim, ele entende que não é possível obter os dois objetivos simultaneamente, onde, ao privilegiar um objetivo, o outro ficará prejudicado. Desta forma, as empresas devem dar ênfase à rentabilidade ou à liquidez. Entretanto, isso não significa dizer que a administração financeira não possa criar condições de equilíbrio para que não se tenha o máximo da rentabilidade ou da liquidez, mas que possa trabalhar os dois polos de forma satisfatória de modo que um não prejudique o outro. 4.2 - Capital Podemos considerar o capital como sendo o valor líquido dos ativos de uma empresa que podem ser negociados. É o investimento realizado pelos proprietários ou acionistas para a criação e operação de uma empresa. Esse capital pode ter duas origens: Capital próprio – Considerado o que conceituamos acima. É o capital pertencente aos sócios ou acionistas. Capital de terceiros – É o capital correspondente às exigibilidades da empresa, como empréstimos bancários, financiamentos, debêntures e ações preferenciais. 27 4.2.1 - Tipos de capital Agora, de acordo com a sua utilização, podemos classificá-los de duas outras formas: o capital fixo e o capital de giro. 1) Capital Fixo Trata-se do capital constituído pelos ativos imobilizados. O que são ativos imobilizados? Consideramos ativos imobilizados, os investimentos realizados a longo prazo, que são estáveis e com pouca alteração ao longo do tempo. É a aplicação de recursos em bens instrumentais como edifícios, veículos, equipamentos, máquinas, entre outros. 2) Capital de giro Trata-se do capital constituído de ativos circulantes. O que são ativos circulantes? Ativos circulantes podem ser entendidos como os investimentos mais líquidos da empresa, uma vez que se trata dos bens e direitos que podem ser revertidos em dinheiro a curto prazo. Este capital está relacionado às vendas que são realizadas diariamente e costumam sofrer uma série de oscilações. Podemos ainda diferenciar o capital de giro em Capital de Giro Bruto (CGB), constituído por disponibilidade em caixa e bancos, títulos e valores mobiliários, contas a receber e estoques; e Capital de Giro Líquido (CGL) que resulta da diferença entre os ativos circulantes e os passivos circulantes da empresa como veremos mais adiante. O CGL é um indicador da liquidez da empresa, uma vez que, quanto maior o volume em ativos circulantes, tanto mais fácil será converter parte dele em dinheiro para pagar as dívidas nas datas de seus vencimentos. 28 Pelo fato do capital de giro se tratar de uma das atividades mais importantes da administração financeira, faremos uma abordagem mais completa sobre este assunto. Capital de Giro Se pensarmos operacionalmente, as atividades mais correntes na administração financeira são o planejamento e a operação das entradas e saídas de caixa, ou seja, a movimentação financeira de pagamentos e recebimentos de uma empresa. O capital de giro é administrado no curto prazo. Como curto prazo, podemos considerar um período igual ao de um exercício social, o que para a maioria das empresas representa o ano fiscal, ou seja, um período de doze meses. Como vimos, o capital de giro é constituído por ativos circulantes, porém, sua administração envolve, além dos ativos circulantes, também os passivos circulantes. Para que não haja dúvidas, destacamos claramente o que significa ativo circulante e passivo circulante: AtivoCirculante – Representa o conjunto de bens e créditos que circulam no curto prazo e constituem um patrimônio da empresa. Dentre estes ativos podemos destacar: - Caixa; - Títulos negociáveis; - Duplicatas a receber; - Estoques. Passivo Circulante – Representa o total de dívidas e obrigações de uma empresa, que devem ser sanadas a curto prazo. Dentre estes passivos, podemos destacar: 29 - Duplicatas a pagar; - Títulos a pagar; - Despesas provisionadas a pagar (salários, encargos sociais, juros, entre outros). A administração do capital de giro deve cuidar para que haja um equilíbrio entre ativos e passivos de modo a garantir um nível aceitável de capital circulante líquido. O professor Chiavenato entende que, por envolver aplicações em ativos circulantes, a administração do capital de giro deve levar em consideração três dilemas que precisam ser constantemente conciliados: Dilema da liquidez aprazada – Os ativos circulantes devem ter sua liquidez compatível com a composição dos prazos de vencimento dos passivos circulantes. Isso significa dizer que os ativos devem transformar-se em dinheiro (estar líquidos) antes do vencimento das contas, ou seja, os ativos circulantes devem ter sua liquidez aprazada em paralelo com as datas de vencimentos das contas a pagar. Dilema entre liquidez e rentabilidade – Os ativos circulantes contribuem para o objetivo da rentabilidade na medida em que garantem o volume de vendas. Porém sua rentabilidade é bem menor do que a dos investimentos em ativos fixos. Assim, ao enfatizar a liquidez, os ativos circulantes podem perder rentabilidade. O que se espera da administração financeira, como dito anteriormente, é que se consiga um equilíbrio entre liquidez e rentabilidade. Dilema do excesso ou escassez – A administração dos ativos circulantes, principalmente aqueles ligados ao estoque, deve proporcionar saldos adequados para que não sejam excessivos de um lado e muito menos insuficientes de outro lado. Para não correr esse risco de permanecer entre o excesso e a falta, o administrador deve calcular o lote econômico, ou seja, um ponto satisfatório que minimiza as desvantagens do excesso e as da escassez . 30 4.2.2 - Risco e retorno Riscos e retornos são conceitos importantes que estão ligados entre si e diretamente ligados ao capital. Quando proprietários, acionistas ou investidores investem com seu capital em um negócio, assumem o risco que esse negócio pode proporcionar. Em contrapartida, esperam um determinado retorno sobre o investimento que fizeram. É importante deixar claro que o retorno financeiro não significa apenas ganhos para garantir seus investimentos e ainda gerar lucro. Pode significar também perdas, já que esses investidores estão sujeitos a um período de tempo que podem trazer resultados positivos ou negativos. Esse retorno é calculado por meio da soma dos pagamentos periódicos (dividendos ou juros) e da valorização de capital do ativo (retorno total). Os riscos são caracterizados pelo grau de incerteza que está associado ao resultado de um investimento. Destacamos dois tipos de risco: 1) Risco Econômico – É o risco que está presente no desenvolvimento do negócio. É resultado de uma série de variáveis que podem afetar o negócio como incertezas sobre o ramo de atividade, sobre a conjuntura econômica do país, demanda do mercado, tipo de operação, sazonalidades, tipo de produto ou serviço, entre outros. 2) Risco Financeiro – O risco financeiro está relacionado à variabilidade do retorno para os proprietários, acionistas ou investidores, uma vez que se houver endividamento da empresa, os recursos serão dirigidos para a quitação dessas dívidas e não para remuneração dos acionistas. A relação entre os dois tipos de risco se dá quando o risco econômico é elevado, se faz necessário reduzir o risco financeiro para que não haja alto endividamento e baixe a proporção de capital de terceiros. 31 Comparativo entre Risco Econômico e Risco Financeiro Risco Econômico Risco Financeiro Negócio arriscado Possibilidade de retorno financeiro Incerteza do negócio Incerteza de pagamento de terceiros Depende do ramo de atividade Depende da estrutura das fontes de recursos Depende do mercado Depende da remuneração do capital de terceiros Aqui vale lembrar que a principal preocupação do administrador ao cuidar das finanças de uma empresa é aumentar o lucro e reduzir os custos. Para tanto, deve buscar os meios mais adequados para atingir esse objetivo. Apenas como exemplo, destacamos algumas maneiras de ter sucesso: O lucro pode ser aumentado por: - Aumento nas receitas; - Redução dos custos por meio de maior eficiência e produtividade; - Investimentos em produtos ou serviços mais rentáveis que produzam maiores receitas. O custo deve ser reduzido de duas maneiras: - Pagando-se menos pelos itens ou serviços utilizados; - Administrando-se os recursos com maior eficiência para evitar desperdícios, perdas ou atrasos. 32 4.3 – Financiamentos Os financiamentos são operações que permitem às empresas captar recursos financeiros para manter seus capitais de giro, saldar dívidas pontuais ou mesmo aplicar em possíveis investimentos. Os financiamentos podem ser divididos em três categorias: 4.3.1 - Financiamento de Curto Prazo Os financiamentos a curto prazo, são operações realizadas em um período inferior a um ano que tem por objetivo a manutenção de aplicações em créditos a clientes e estoques. Servem também para cobrir deficiências financeiras da empresa que obteve insuficiência de caixa com um aumento imprevisto de despesas. O financiamento a curto prazo, pode ser realizado através das seguintes operações: 1) Desconto de duplicatas – Duplicatas são títulos exatamente iguais às faturas que as empresas emitem para seus clientes. Desta forma, quando uma empresa vende a prazo para um cliente, fica aguardando que ele pague esta fatura emitida. Caso não seja possível aguardar até a data do pagamento, a empresa pode realizar uma operação com um banco, na qual emite uma duplicada dessa fatura que vai vencer e o banco empresta o dinheiro com data de vencimento no vencimento da fatura. 2) Empréstimo bancário em conta corrente – Também conhecida como linha de crédito, trata-se de um empréstimo realizado por um banco comercial, em uma conta corrente do cliente para que este possa movimentar sua empresa. Para que este empréstimo seja realizado, a empresa precisa apresentar alguns requisitos que garantam o retorno do crédito para o banco, como avalista ou uma garantia real. 33 3) Crédito direto ao consumidor – Esta é uma operação destinada não à empresa, mas ao seu cliente final. O comprador de determinado produto, assina um contrato de financiamento com uma instituição de crédito que paga a empresa vendedora e aliena o produto à financeira até que o cliente pague todo o empréstimo. 4) Crédito mercantil – Neste tipo de operação, não há o envolvimento de empréstimos financeiros como nas três modalidades anteriores. Neste caso, o crédito mercantil é uma fonte de recursos financeiros proporcionados pelos fatores de produção que a empresa utiliza sem a necessidade de pagamento imediato. Como exemplo, podemos citar o caso de compra de matérias-primas em que a empresa pode negociar com seus fornecedores um prazo de financiamento que lhe permita adquirir a matéria-prima e transformá-la em produto acabado para ser vendido, podendo receber por eles, antes de precisar pagar os fornecedores. 4.3.2 - Financiamentode Médio e Longo Prazos Os financiamentos de médio e longo prazos destinam-se à obtenção de recursos com prazos de pagamentos superiores a um ano. Geralmente, este tipo de financiamento é obtido em organismos ou programas geridos pelo poder público como o Banco do Brasil, o BNDES, o Banco Central, entre outros. Exemplos de financiamentos de médio e longo prazos: 1) Fundos especiais de instituições públicas – São fundos especiais disponibilizados por órgãos públicos como BNDES e Banco do Brasil, provenientes de receitas tributárias, resultados de empréstimos internacionais e de depósitos do público que estes órgãos governamentais canalizam para investimentos públicos ou para empresas privadas. 2) Recursos captados no exterior – São constituídos por operações de empréstimos em moeda com recursos captados no exterior. 34 3) Debêntures – São títulos de dívidas emitidos pela empresa para levantar grandes volumes de dinheiro. São certificados que dão ao seu comprador o direito de receber juros prefixados no próprio título, correção monetária variável e o valor nominal na data de resgate. Como garantia, o comprador tem todo o patrimônio da empresa. 4) Recursos próprios – Os recursos próprios de uma empresa são o seu capital social, as reservas e os lucros acumulados, itens que integram o balanço da empresa. A maneira de obter os recursos externos para aumentar seu capital social é através do lançamento de ações ao público ou da oferta de direitos de subscrição aos acionistas atuais. 4.4 – A importância do Fluxo de Caixa Os ativos circulantes que vimos em tópico anterior constituem o capital da empresa que deverá seguir um determinado ciclo, dependendo do tipo de operação da empresa, até se transformar em dinheiro. Este ciclo, também conhecido como ciclo de caixa, constitui o tempo necessário para que uma aplicação de dinheiro circule completamente, desde a sua aplicação em matéria prima e pagamentos da estrutura do negócio até o recebimento pela venda do produto ou serviço, gerando o lucro ou prejuízo para a empresa. Como dissemos, cada empresa terá o seu próprio ciclo de caixa, dependendo do tipo de operação, oscilações de mercado e outras variáveis que podem influenciar a velocidade desse ciclo. Assim, uma empresa que consegue manter um ciclo de caixa curto e rápido pode ter um capital de giro capaz de girar várias vezes durante o ano. Já uma empresa que apresenta um ciclo de caixa longo e demorado, não possui as mesmas condições de capital de giro, podendo com isso, trazer prejuízos aos negócios. Para que não haja riscos para a saúde financeira da empresa e consequentemente, para a própria existência do negócio, é preciso fazer um planejamento respeitando o ciclo de caixa, seja ele curto ou longo. Esse planejamento de caixa vai indicar o fluxo de entradas e saídas de recursos financeiros que permitirá manter a empresa em atividade. 35 Daí a necessidade de se desenvolver um Fluxo de Caixa. 4.4.1 - Fluxo de caixa O fluxo de caixa, também conhecido no Brasil por seu termo em inglês “cash flow” é uma ferramenta gerencial que controla e administra todas as movimentações financeiras de caixa recebido e gasto por uma empresa durante um determinado período de tempo definido, podendo ser diário, semanal, mensal, trimestral, entre outros. O fluxo de caixa é formado pelas informações obtidas dos controles de contas a pagar, contas a receber, vendas de produtos ou serviços, despesas diárias, saldos de aplicações, e todas as outras movimentações financeiras que fazem parte do cotidiano de uma empresa. De qualquer forma, podemos considerar o fluxo de caixa uma ótima ferramenta para auxiliar o administrador nas tomadas de decisão, uma vez que, através dele, terá em mãos informações detalhadas da saúde financeira da empresa podendo tomar uma ou outra atitude em relação a várias decisões empresariais. Da mesma forma, as informações presentes no fluxo de caixa auxiliam o profissional a lidar com situações limites como taxa de juros elevadas, redução repentina do faturamento, os riscos de empréstimos bancários e outros problemas que costumam cercar as empresas, principalmente aquelas que estão começando a crescer ou se expandir. Assim, o fluxo de caixa permite: - Analisar o comportamento das vendas de produtos e serviços e se elas serão suficientes para cobrir os custos e despesas futuras já identificadas no planejamento. - Conhecer exatamente os momentos ideais para reposição de estoque ou materiais de consumo, considerando os prazos de pagamento de fornecedores e as respectivas disponibilidades. 36 - Avaliar a possibilidade de realização de promoções e queimas de estoques. No mesmo sentido, permite verificar a possibilidade de reduzir efetivamente os preços ou aumentá-los diante de eventual necessidade. - Analisar a possibilidade de negociar novos prazos de pagamentos com clientes ou fornecedores. - Analisar a possibilidade de comprar à vista dos fornecedores, para aproveitar alguma promoção ou simplesmente utilizar o poder de barganha. - Avaliar os riscos e as vantagens de adquirir um empréstimo para melhorar o capital de giro. - Tomar decisões sobre as possíveis sobras ou faltas de caixa que poderão ser visualizadas com antecedência no próprio fluxo. Porém, de nada adianta ter essa vantagem para a administração financeira do negócio, se os dados não forem atualizados. O mecanismo do fluxo de caixa é muito simples e fácil de compreender, no entanto, só terá utilidade se os dados que o compõe forem atualizados e analisados constantemente e claro, se o analista confiar nas informações que estão ali presentes. Como vimos no início desse tópico, o fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial que controla e administra todas as movimentações financeiras de uma empresa. Isso não significa dizer que esse controle resultará em informações apenas positivas para o administrador. Em muitos casos, o fluxo de caixa será negativo, ou seja, a empresa está gastando mais do que a receita que consegue produzir. Assim, o administrador deverá analisar as causas desse gasto excessivo, buscando analisar como causas principais, as seguintes: 37 - Prazos de pagamentos. Geralmente esse é um erro que passa despercebido por muitos profissionais. Os prazos e parcelamentos oferecidos aos clientes são maiores do que os prazos recebidos pelos fornecedores. - O valor das parcelas das compras realizadas em datas sazonais como Dia das Mães e Natal são mais altos que o saldo de caixa disponível. - A compra de estoque é superior ao seu giro dentro da empresa, ou seja, compra mais estoque do que consegue vender. - Retiradas de pró-labore pelos sócios, são maiores que a possibilidade de pagamento da empresa. - Crescimento dos juros bancários em razão de operações financeiras mal realizadas. Por outro lado, se o saldo do fluxo de caixa estiver positivo, é sinal de que a empresa está conseguindo cumprir com as suas obrigações e gerando lucro. 38 4.4.2 - Modelo de fluxo de caixa Abaixo disponibilizamos um modelo de planilha de fluxo de caixa com periodicidade semanal e itens bastante simplificados. Ressaltamos que para cada semana, existem duas colunas, uma de valores previstos onde é realizada uma previsão do valor a ser recebido ou disponibilizado para pagamentos e uma segunda coluna de valores realizados, onde deve ser anotado exatamente os valores recebidos ou pagos para cada situação. A planilha está dividida em dois grandes blocos de “entrada” e “saída”,com várias linhas que analisamos a seguir: Saldo inicial: é o valor disponível no início do período, correspondendo ao dinheiro que se encontra em caixa, disponível para saque. Bloco “Entrada”: neste bloco se concentram as mais diversas categorias de entrada de dinheiro em caixa ao longo do período a ser planejado. Portanto, farão parte 39 deste bloco, as linhas referentes a vendas à vista, recebimentos por cheques pré-datados que se tornem disponíveis ao longo do período, créditos de contas a receber, entre outros. Total entradas: é a soma de todo o bloco “entrada”, correspondendo aos novos valores que foram recebidos. Note que não faz parte do bloco, o saldo inicial, uma vez que ele já se encontrava disponível na empresa. Bloco “Saídas”: da mesma forma que no bloco “entrada” se concentram as categorias de entrada de dinheiro em caixa, neste bloco, se concentram as diversas categorias de saída de dinheiro para pagamentos de dívidas. Portanto, farão parte desse bloco, contas como energia, telefone, manutenção de veículo, equipamentos, material de escritório, aluguel, condomínio, impostos, entre outros. É importante destacar nesse bloco, a coluna pró-labore, que no caso de um fluxo de caixa individual, corresponde ao dinheiro do empreendimento que é retirado para uso pessoal do empreendedor, como se fosse o seu salário. Total Saídas: é a soma de todo o bloco “saída”, corresponde basicamente ao dinheiro que saiu do caixa ao longo do período. Saldo operacional: é a diferença entre o total de entradas e o total de saídas. Trata-se do movimento referente ao período, sem contar com a linha do saldo inicial, que é o dinheiro que já estava em caixa. Saldo final: é a soma do Saldo Inicial com o Saldo Operacional, considerando os respectivos sinais, caso um deles ou os dois sejam negativos. De forma mais simples, podemos considerar que é o dinheiro que já estava em caixa, mais o valor das movimentações durante o período que também foram para o caixa. Apenas para conhecimento, outro modelo de tabela de fluxo de caixa com periodicidade mensal: 40 4.5 – Gestão de contas a receber As contas a receber são importantes em qualquer atividade comercial e sua gestão deve ser feita de modo a minimizar o investimento e, ao mesmo tempo, manter um nível adequado de serviço aos clientes. Destacamos agora, os três aspectos que são considerados fundamentais para uma boa gestão das contas a receber: política de crédito, condições de crédito e política de cobrança. 4.5.1 - Política de Crédito As políticas de créditos são importantes, pois são elas que definem as bases para a empresa oferecer concessão de crédito aos seus clientes e o valor máximo desse crédito, determinando quais padrões são oferecidos no atendimento dos clientes. Esses padrões definem alguns critérios como classificação dos créditos, prazos médios para pagamentos, índices financeiros, entre outros. O professor Chiavenato entende ainda que a política de crédito depende de algumas variáveis que podem facilitar ou dificultar os padrões de crédito. São elas: 41 1) Volume de vendas – Quando estes padrões de crédito sofrem alterações, o volume de vendas também pode ser alterado, ou seja, o volume de vendas pode aumentar se houver uma facilitação do acesso dos clientes aos produtos ou serviços ou diminuir se estes acessos aos produtos ou serviços forem dificultados, reduzindo o risco de inadimplência dos clientes. 2) Período médio de cobrança – A manutenção de contas a receber em carteira representa um custo para a empresa. Assim, quanto maior o volume de duplicatas a receber, maior será o custo em mantê-las. Seguindo a mesma ideia anterior, se facilitar os padrões de crédito, aumenta o número de duplicatas e consequentemente o custo de sua manutenção. Já se dificultar ocorrerá a diminuição no número de duplicatas e sua consequente redução de custos. 3) Perda com devedores incobráveis – Quando ocorre a facilidade nos padrões de crédito, o risco de surgirem devedores com contas incobráveis, aumenta e o inverso ocorre quando se dificulta este acesso. Definidos os padrões de crédito, a empresa deve avaliar os clientes que solicitam esses créditos e o montante que poderá ser liberado para cada cliente. Esta análise vai depender de uma série de informações pessoais do cliente como referências bancárias e comerciais, demonstrações financeiras e o próprio histórico do cliente em relação a compras anteriores. 4.5.2 - Condições de Crédito Estas condições estão diretamente relacionadas com as condições de pagamento exigidas dos clientes. Desta forma, costumam especificar: 1) Desconto para pagamento antecipado ou pagamento à vista; 2) Período dentro do qual o cliente pode pagar com desconto financeiro; 3) Período de crédito, ou seja, o prazo para o pagamento. 42 Estas condições podem afetar a lucratividade da empresa, uma vez que quanto maiores forem os descontos e prazos concedidos, menor será a lucratividade do negócio. 4.5.3 - Políticas de cobrança Essas políticas representam os procedimentos adotados pela empresa para conseguir receber dos clientes nas datas de seus vencimentos. È uma situação delicada, pois para conseguir reduzir o nível de devedores duvidosos ou incobráveis, é necessário aumentar os gastos com cobrança. Assim, na ocorrência de insucesso na redução de clientes devedores, esse investimento em cobrança tornou-se apenas um gasto a mais e sem retorno para a empresa. 4.6 – Gestão de estoque A gestão de estoque é o processo que visa a manutenção de níveis ótimos de estoques na empresa, ou seja, busca garantir a máxima disponibilidade de produtos com o menor nível de estoque possível. Afinal, estoque parado é recurso financeiro parado. Os estoques servem como elo entre as etapas de uma empresa. Atuam garantindo a compra e venda nos processos de comercialização em empresas comerciais e como garantidora das etapas de compra, transformação e venda no processo de produção em empresas industriais. Em qualquer etapa ou ponto do processo formado por essas etapas, os estoques garantem a flexibilização operacional da empresa. São consideradas por muitos os amortecedores das empresas no que tange aos processos de comercialização e transformação, uma vez que minimizam os erros de planejamento e as oscilações inesperadas de ofertas e procura, agindo como colchões para que não haja parada na produção ou atrasos nas entregas de produtos acabados. 43 Existem três tipos de estoques, os quais apresentamos a seguir: 1) Estoque de matérias primas – É o estoque constituído por produtos comprados diretamente de fornecedores que servem como insumos para a fabricação dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. O nível de estoque vai depender de alguns fatores, como a frequência de utilização da matéria prima, tempo em que permanecerá no estoque, características físicas do estoque e investimento financeiro exigido. Existem empresas que trabalham com estoques próximos do zero. São as empresas que adotam o just in time, ou seja, trabalham com uma produção ajustada para não permitir sobras de produtos. Assim, os fornecedores entregam as matérias primas que serão usadas, diretamente nos pontos de produção, garantindo a qualidade para que não haja falhas. 2) Estoque de produtos em fabricação – Também conhecido como produto semiacabado, é formado por itens que estão sendo utilizados no processo produtivo. São produtos parcialmente acabados e que se encontram estocados ao longo de alguma seção que compõe o processo produtivo da empresa.3) Estoque de produtos acabados – São produtos que passaram por todo o processo de produção, mas ainda não foram vendidos ou entregues aos clientes. Os produtos vendidos por encomenda produzem baixos níveis de destoque por serem produzidos no volume negociado com o cliente. Já nas empresas que produzem em lotes ou produção contínua, os produtos acabam ficando em estoques antes de serem vendidos; no entanto, o volume de produtos a ser estocado é determinado por uma previsão de vendas, pelo processo produtivo e pelo investimento exigido em produtos acabados. 44 Do ponto de vista financeiro, podemos considerar o estoque como sendo um investimento, uma vez que exige recursos financeiros da empresa. Assim, para avaliarmos o investimento necessário, é preciso adotar algumas técnicas que possam calcular o estoque médio. As técnicas mais utilizadas na gestão financeira de estoque são a Curva ABC e o Modelo do Lote Econômico de Estoque. 1) Curva ABC É um sistema de controle de estoques que separa os estoques em três grupos conforme o grau de importância dos produtos, o que proporciona um controle mais econômico e efetivo de cada grupo. Destacamos na tabela a seguir os parâmetros de classificação da Curva ABC utilizada por um grande número de empresas, para definir os itens em estoque, bem como seus valores financeiros. Assim, destacamos também a descrição dos itens presentes em cada uma das classes: Classe A: É a classe composta pelos itens de maior valor financeiro e menor quantidade estocada. São os principais itens da empresa que merecem atenção total do administrador, pois são materiais com maior valor devido à sua importância econômica. Estima-se que 20% dos itens estocados correspondam por 80% do valor investido. Classificação ABC % Quantidade em estoque % Valor em estoque R$ A 20% 80% B 30% 15% C 50% 5% 45 Classe B: É a classe de itens que permanece no meio termo, ou seja, não são tão preciosos como a Classe A, mas ainda assim, merecem uma atenção do administrador. Estima-se que 30% dos itens estocados correspondam a 15% do valor investido. Classe C: É a classe de itens formada por uma imensa quantidade de itens de pequeno valor, representando pouquíssimo investimento. Não deixam de ser importantes, uma vez que sua falta pode inviabilizar a continuidade do processo, no entanto, o seu impacto econômico no negócio ou no mercado, não é dramático. Estima-se que 50% dos itens estocados correspondam a 5% do valor investido. 2) Lote Econômico de Estoque (LEE) É uma técnica que permite determinar qual a quantidade ideal de estoque para cada item. Significa a quantidade de um item que, quando comprado regularmente, minimiza os custos de compras e armazenagem. Os custos de estocagem podem ser divididos em três grupos: A) Custos de emissão de pedidos – São os custos fixos para efetuar e receber um pedido. É calculado pela soma de todos os custos (pessoal, aluguel, processamento, etc) dividido pelo número de pedidos realizados em cada período mensal ou anual. B) Custos de manutenção de estoque – São os custos variáveis decorrentes da manutenção de um item em estoque durante determinado tempo. C) Custos totais – Representam a soma dos custos de pedir e manter estoques. Em função dessas três variáveis, é possível estimar o lote econômico de estoque, ou seja, o nível de estocagem que apresenta o menor custo possível. 46 4.7 – Demonstrações Financeiras Há um ditado utilizado por profissionais de administração que diz o seguinte: “o que não se pode medir não se pode administrar”. Nesse sentido, demonstramos a importância das demonstrações financeiras. Para realizar um planejamento com eficiência, a administração financeira precisa acompanhar e avaliar os resultados das operações da empresa sob o ponto de vista da liquidez, rentabilidade e eficiência operacional. Tão importante quanto, é apresentar os resultados financeiros da empresa à alta direção e ao mercado, para que conheçam a saúde financeira do negócio e possam tomar decisões quanto a aplicações e investimentos. Desta forma, a administração financeira apresentará demonstrativos que permitam dois tipos de análises: 1) Análise interna – Este tipo de análise é para uso da própria empresa e servirá de base para tomadas de decisões em todas as áreas do negócio. 2) Análise externa – É a análise realizada por investidores e demais interessados que realizam negócios com a empresa e precisam, através dessa análise, avaliar a situação geral do negócio, bem como sua liquidez, rentabilidade e endividamento. Entre esses interessados podemos destacar: bancos ou instituições financeiras, investidores que pretendam adquirir ações da empresa ou tornarem-se sócios caso a empresa não seja S.A. e até mesmo concorrentes, com o objetivo de comparar seus negócios com os demais de mesmo ramo de atuação. As demonstrações financeiras permitem analisar comparativamente o exercício atual com exercícios anteriores, proporcionando uma visão comparativa da situação financeira da empresa, bem como dos resultados por ela alcançados. Estas demonstrações podem ser classificadas de duas formas: 47 Demonstrações Financeiras Primárias – Como exemplo, temos o Balanço Patrimonial e a Demonstração dos Resultados do Exercício (DRE). Demonstrações Financeiras Secundárias – Como exemplo, temos a Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos (DOAR). 4.7.1 - Balanço Patrimonial O Balanço Patrimonial pode ser considerado o principal tipo de demonstração financeira de uma empresa. Reflete com clareza os dados, uma vez que é composto pelo patrimônio da empresa (bens, direitos e obrigações) e sua situação em um determinado período. Em síntese, o objetivo do balanço patrimonial é proporcionar ao seu leitor, uma visão tanto qualitativa quanto quantitativa, em um determinado período, a posição em que encontra uma empresa, no que tange a sua saúde financeira. O balanço permite fazer uma radiografia de todos os bens, valores a receber e valores a pagar em uma determinada data. O Balanço é composto por dois grandes grupos, separados em duas colunas, onde, na coluna do lado esquerdo encontra-se o ATIVO (bens e direitos pertencentes à empresa) e do lado direito, o PASSIVO (obrigações com credores e terceiros) e a representação do PATRIMÔNIO LÍQUIDO (mede a riqueza da empresa). Assim, destacamos abaixo, uma representação gráfica de um balanço patrimonial com suas contas e subcontas: 48 BALANÇO PATRIMONIAL Ativo Passivo e Patrimônio Líquido Ativo Circulante - Disponível em caixa/bancos - Contas a receber - Estoques - Aplicações temporárias - Títulos e valores mobiliários Passivo Circulante - Fornecedores - Instituições financeiras - Contribuições a pagar - Impostos a pagar - Títulos e contas a pagar Ativo Realizável a Longo Prazo - Empréstimo à sócios e diretores - Empréstimo à firmas interligadas Passivo Exigível a Longo Prazo - Instituições financeiras - Debêntures - Outras exigibilidades Ativo Permanente - Investimento - Imobilizado - Outros ativos - Diferido Patrimônio Líquido - Capital Social - Reservas de Capital - Lucros ou Prejuízos Acumulados Descrição das contas: Ativo Circulante – É o item que apresenta maior liquidez, pois trata-se dos bens e direitos que podem ser transformados em dinheiro acurto prazo 49 Ativo Realizável a Longo Prazo – É um item que tem menor liquidez que o Circulante. Este grupo de contas é composto pelos direitos que serão recebidos após o período de 12 meses. Ativo Permanente – Este grupo compreende os bens fixos e dificilmente serão vendidos. Assim possuem pouquíssima liquidez. Passivo Circulante – São as obrigações que se renovam constantemente. É o grupo de contas composto pelas obrigações a curto prazo, como salários, empréstimos, tributos, entre outros. Passivo Exigível a Longo Prazo – Neste caso, as obrigações possuem vencimento após os 12 meses. Patrimônio Líquido – De forma mais simples, podemos considerar como sendo a diferença entre o valor dos ativos e dos passivos. Também representa o investimento dos sócios no negócio. 4.7.2 - Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um demonstrativo financeiro que apresenta de forma clara e concisa o resultado que a empresa obteve no final do exercício social. O objetivo desse demonstrativo é demonstrar para os leitores e usuários desse documento, como o resultado do exercício foi obtido. Deve ser ordenado de tal forma que permita uma avaliação gerencial, como a análise de custos, despesas e projeções de ganhos, quanto para uma avaliação fiscal que permita visualizar rapidamente os impostos devidos e recolhidos durante o exercício. Para o professor José Carlos Marion, “a DRE é extremamente relevante para avaliar desempenho da empresa e a eficiência dos gestores em obter resultado positivo”. 50 A DRE apresenta os resultados, sejam eles lucros ou prejuízos, das operações realizadas num determinado exercício e os fatores (despesas e receitas) que provocaram esse resultado. Ao lançar todas estas despesas e receitas no demonstrativo, este deverá seguir um determinado padrão que hoje, apresenta-se na forma vertical ou dedutível, como veremos a seguir: RECEITA BRUTA (de vendas / serviços) (-) Deduções, descontos concedidos, devoluções (-) Impostos sobre vendas RECEITA LÍQUIDA (-)Custo dos produtos vendidos LUCRO BRUTO (-) DESPESAS OPERACIONAIS: De vendas, Administrativas Financeiras Outras Despesas Operacionais (+) Outras Receitas Operacionais LUCRO OPERACIONAL (-) Despesas Não Operacionais (+) Receitas Não Operacionais (±) Resultado da Correção Monetária LUCRO ANTES DO IMPOSTO DE RENDA (LAIR) (-) Provisão Para Imposto de Renda LUCRO DEPOIS DO IMPOSTO DE RENDA (-) Contribuições (-) Participações LUCRO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO LUCRO POR AÇÃO 51 Ao final de todas as contas, apresenta-se o lucro líquido que representa o resultado do exercício. Ao dividir o lucro líquido pela receita e multiplicando por 100, chegaremos à “margem de lucro sobre vendas”, que mede o quanto a empresa lucrou para cada cem reais faturados. Depois do lucro líquido, temos ainda o lucro líquido por ação que constitui informação importante para a direção da empresa e para futuros acionistas, pois representa o ganho para cada ação ordinária emitida. 4.7.3 - Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos (DOAR) A Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos (DOAR) é uma análise do fluxo de fundo que permite analisar as origens e aplicações históricas dos recursos da empresa. Esse demonstrativo procura explicar a variação do Capital Circulante Líquido ocorrida de um ano para o outro, o que permite melhorar as condições de planejamento de necessidades futuras de recursos de médio e longo prazos. Além do objetivo descrito acima, a DOAR pode ser utilizada também para: 1) Identificar as fontes de recursos responsáveis por alterações no capital de giro; 2) Completar a informação sobre a posição financeira e resultados das operações dentro de um mesmo período; 3) Orientar os profissionais que a utilizam para tomada de decisão de ordem econômica e financeira. 52 DEMONSTRAÇÃO DAS ORIGENS E APLICAÇÕES DE RECURSOS EXERCÍCIO FINDO EM 31.12.20XX (em R$): ORIGENS DE RECURSOS: Valor R$ Soma: DAS OPERAÇÕES: Lucro Líquido do Exercício 46.000,00 Mais: Depreciação e amortização 68.000,00 Variações monetárias de empréstimo a longo prazo 41.500,00 Menos: Participação de R$ 8.000 no lucro da controlada, menos dividendos recebidos no valor de R$ 1.500 (6.500,00) Lucro na venda de imobilizado (29.300,00) SOMA DAS OPERAÇÕES 119.700,00 DOS ACIONISTAS: Integralização de capital 91.000,00 SOMA DOS ACIONISTAS 91.000,00 DE TERCEIROS: Ingresso de novos empréstimos 50.000,00 Baixa do imobilizado (valor de venda) 50.000,00 Venda de investimentos 2.000,00 Resgate de títulos a longo prazo 6.000,00 SOMA DE TERCEIROS 108.000,00 TOTAL DAS ORIGENS 318.700,00 APLICAÇÕES DE RECURSOS: Valor R$ Soma: Aquisição de imobilizado 203.700,00 53 Adições ao custo no ativo diferido 21.000,00 Integralização de novos investimentos 5.500,00 Aumento em empréstimos compulsórios 1.000,00 231.200,00 Transferência para o passivo circulante dos empréstimos a longo prazo 56.500,00 56.500,00 Dividendos propostos e pagos 10.000,00 10.000,00 TOTAL DAS APLICAÇÕES 297.700,00 VARIAÇÃO NO CAPITAL CIRCULANTE LÍQUIDO 21.000,00 Demonstração do Aumento no Capital Circulante Líquido (em R$): Saldos em 31.12.2002 31.12.2003 Variação Ativo Circulante 60.000,00 100.000,00 40.000,00 Passivo Circulante 36.000,00 55.000,00 (19.000,00) Capital Circulante Líquido 24.000,00 45.000,00 21.000,00 54 Unidade 5 – Gestão de Marketing Olá, Chegamos à última unidade de nosso curso. Nesta unidade você vai conhecer as definições de marketing e o significado de mercado. Verá também as políticas de marketing e como administrar um bom relacionamento com os clientes. Bom estudo! 55 5.1 – Definições de marketing O marketing, em um sentido mais moderno, é um conjunto de técnicas que permite a uma empresa conhecer o mercado presente e o seu potencial para determinado produto, tornando-o conhecido e garantindo um lugar de destaque entre os concorrentes, com o objetivo de potencializar as suas vendas. Procura desenvolver a construção, entre empresa e clientes, de um relacionamento a longo prazo que vise atender os desejos e necessidades de ambas as partes. Desta forma, reconhece que o objetivo de toda a atividade da empresa é atender o consumidor, ou seja, aquele que compra os produtos ou serviços da empresa. Assim, podemos afirmar que o marketing deve se preocupar com ações como venda, divulgação, propagação, promoção, definição de preços, construção de uma marca, atendimento de clientes e, principalmente, sua fidelização. Nesse sentido, destacamos as cinco funções principais de um profissional de marketing: 1) Gestão
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