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Aquivologia apostila

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meios de 
conhecer o passado e sua evolução. (Marilena Leite 
Paes). 
 
Conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo em função de seu valor. (Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
São de competência exclusiva da 
Administração dos Arquivos. 
 
 
 
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO 
/ ATUAÇÃO 
 
- Setoriais 
São aqueles estabelecidos junto aos órgãos 
operacionais, cumprindo funções de arquivo 
corrente. (Marilena Leite Paes). 
 
 
- Gerais / Centrais 
São os que se destinam a receber os documentos 
correntes provenientes dos diversos órgãos que 
integram a estrutura de uma instituição, 
centralizando, portanto, as atividades de arquivo 
corrente. (Marilena Leite Paes). 
 
 
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA 
DOS DOCUMENTOS 
 
Arquivos Especiais 
Tem sob sua guarda documentos de formas 
físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, 
slides...), e que por esta razão merecem 
tratamento especial não apenas no que se refere 
ao seu armazenamento, como também no 
registro, acondicionamento, controle e 
conservação. (Marilena Leite Paes). 
 
- Documento Especial 
Documento em linguagem não-textual, 
em suporte não convencional, ou, no caso 
 
 
 
 7 
de papel, em formato e dimensões 
excepcionais, que exige procedimentos 
específicos para seu processamento 
técnico, guarda e preservação, e cujo 
acesso depende, na maioria das vezes, de 
intermediação tecnológica. (Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
Arquivos Especializados 
Tem sob sua guarda documentos resultantes da 
experiência humana num campo específico, 
independente da forma física que apresentem. 
(Marilena Leite Paes). 
 
 
CARACTERÍSTICAS 
Conforme suas características os documentos 
podem ser classificados de acordo com os 
seguintes elementos: suporte, forma, formato, 
gênero, espécie, tipo. (Janice Gonçalves) 
 
 
 
SUPORTE 
Definição Exemplos 
 
Material sobre o qual as 
informações são 
registradas. 
 
 
- Acetato 
- Papel 
- Fita Magnética 
- Disco Óptico 
 
 
 
 
FORMATO 
Definição Exemplos 
 
Configuração física de 
um suporte, de acordo 
com a natureza e o modo 
como foi confeccionado. 
 
 
- Caderno 
- Diapositivo 
- Folha 
- Folhas avulsas 
- Mapa 
- Planta 
- Rolo de filme 
- Cartaz 
- Livro 
 
 
 
FORMA 
Definição Exemplos 
 
Estágio de preparação e 
de transmissão de 
documentos. 
 
 
- Original 
- Cópia 
- Rascunho/Minuta 
 
 
GÊNERO 
Definição Exemplos 
 
Configuração que 
assume o documento de 
acordo com o sistema de 
signos utilizado na 
comunicação de seu 
conteúdo. 
 
 
- Audiovisual 
- Sonoro 
- Iconográfico 
- Textual 
- Cartográfico 
- Micrográfico 
- Informático 
 
 
ESPÉCIE 
Definição Exemplos 
 
Configuração que 
assume um documento 
de acordo com a 
disposição e a natureza 
das informações nele 
contidas. 
 
 
- Boletim 
- Certidão 
- Declaração 
- Relatório 
- Contrato 
 
 
TIPO 
Definição Exemplos 
 
“Configuração que 
assume uma espécie 
documental, de acordo 
com a atividade que a 
gerou” 
 
 
- Boletim de 
Ocorrência 
 
- Boletim Médico 
 
- Boletim Escolar 
 
- Contrato de Locação 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 8 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Fundo 
Conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência. Termo que equivale a arquivo 
 
Proveniência 
Princípio básico da arquivologia segundo o qual 
o arquivo produzido por uma entidade coletiva, 
pessoa ou família não deve ser misturado aos de 
outras entidades produtoras. 
 
 
Organicidade 
Relação natural entre documentos de um arquivo 
em decorrência das atividades da entidade 
produtora. 
 
 
Unicidade 
Os documentos são únicos em decorrência de 
sua gênese. 
 
 
Pertinência 
Princípio segundo o qual os documentos 
deveriam ser reclassificados por assunto sem ter 
em conta a proveniência e a classificação 
original. Também chamado princípio temático. 
 
 
Ordem Original 
Princípio segundo o qual o arquivo deveria 
conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, 
pessoa ou família que o produziu. 
 
 
QUESTÕES DE PROVA 
 
01 (TRE-RJ 2012) Os documentos de arquivo 
são produzidos e (ou) recebidos para o 
atendimento de objetivos culturais e históricos. 
 
02 (DPF – ESCRIVAO – 2012) A gestão de 
documentos, reconhecida inclusive na legislação 
arquivística brasileira, visa garantir que os 
arquivos sejam instrumentos de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento 
científico e elementos de prova e informação. 
 
03 (IBAMA 2012) Os arquivos de uma 
organização pública podem ser constituídos de 
documentos originários das atividades meio e 
fim e produzidos em variados suportes 
documentais, inclusive o digital. 
 
04 (TRE-RJ 2012) Os arquivos de uma 
organização podem conter diversos gêneros 
documentais, como o textual, o audiovisual e o 
cartográfico. 
 
05 (TRE-RJ 2012) Arquivos e bibliotecas, 
embora constituam diferentes órgãos de 
documentação, precisamente por tratarem de 
documentos com características físicas e funções 
distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento 
aos gêneros documentais sob sua 
responsabilidade. 
 
06 (TRE-RJ 2012) O método descritivo, no caso 
dos arquivos, é aplicado ao conjunto de 
documentos. 
 
07 (DPF – PAPILOSCOPISTA) O arquivo do 
Departamento de Polícia Federal compõe-se de 
documentos colecionados referentes a assuntos 
de interesse dos servidores desse órgão. 
 
08 (MPU – 2013 – TÉCNICO) Compete ao 
Arquivo Nacional definir as normas gerais e 
estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional 
de Arquivos bem como promover o inter-
relacionamento de arquivos públicos e privados. 
 
09 (MPU – 2013 – TÉCNICO) A significação 
orgânica entre os documentos é característica 
fundamental dos arquivos, de modo que um 
documento destacado de seu conjunto pode 
perder valor. 
 
10 (IBAMA 2012) Os documentos considerados 
sigilosos são classificados em 
ultrassecretos, secretos e reservados. 
 
 
 
 
 
 
 9 
MÓDULO 2 – Gestão documental; avaliação 
e temporalidade. 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Considera-se gestão de documentos o conjunto 
de procedimentos e operações técnicas à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, 
visando a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. 
(Lei 8.159, Art. 3º) 
 
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS 
Análise das informações básicas (quantidade, 
localização, estado físico, condições de 
armazenamento, grau de crescimento, freqüência 
de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar 
sistemas e estabelecer programas de 
transferência, recolhimento, microfilmagem, 
conservação e demais atividades. (Ieda Pimenta 
Bernardes). 
 
 
 
OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
IEDA PIMENTA 
BERNARDES 
Marilena Leite Paes 
Produção dos 
Documentos 
Inclui a elaboração de 
formulários, implantação de 
sistemas de organização da 
informação, aplicação de 
novas tecnologias aos 
procedimentos 
administrativos. 
 
Produção 
Elaboração dos 
documentos em 
decorrência das 
atividades de um órgão 
ou setor. O arquivista 
deve contribuir para que 
sejam criados apenas

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