BCC Administração ADM C1 3ª a 5ª aulas

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12/03/2018
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Prof.: Paulo Roberto Rosa
O Processo Administrativo
Prof.: Paulo Roberto Rosa
A Primeira Função do Processo Administrativo – Planejamento:
 É a determinação prévia do que deve ser feito e quais os objetivos a atingir – decidir o que fazer
e como fazer, antes de iniciar a ação;
 O planejamento é descrito em passos, fases e tipos;
 Passos:
 Estabelecer objetivos;
 Determinar os possíveis planos alternativos de ação;
 Escolher a melhor alternativa de ação;
 Escolha definitiva do plano de ação;
 Formular os planos derivativos, de apoio ao plano básico;
 Definir os meios de controle.
 Fases:
 Objetivo a alcançar: fixar os objetivos/resultados desejados;
 Tomar decisões: estabelecer as ações adequadas;
 Estratégia global: prever o efeito das atuais decisões no futuro;
 Planos operacionais: aplicá-los em todas as atividades atuais.
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A Primeira Função do Processo Administrativo – Planejamento:
 Tipos – em cada nível hierárquico realiza-se um tipo diferente:
 Estratégico: cúpula administrativa, visa a empresa como um todo;
 Tático: âmbito gerencial, desdobra o estratégico a nível departamental;
 Operacional: âmbito de processo/atividade, desdobra em detalhes o planejamento tático.
NÍVEIS ORGANIZACIONAIS NÍVEIS DE PLANEJAMENTO
Institucional
Intermediário
Operacional
Estratégico
Tático
Operacional
Execução das TarefasÁREAS FUNCIONAIS Cial Prod FinRH Ctb Sup Adm
ABRANGÊNCIA
Empresa
Departamento
Atividade
PRAZO
Longo
Médio
Curto
CARGOS
Presidente
Diretores
Gerentes
Coordenador
Encarregado
Supervisor
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A Primeira Função do Processo Administrativo – Planejamento – Níveis:
 Estratégico:
 É realizado nas funções mais elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as decisões
envolvidas englobam a organização como um todo;
 É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização;
 Características:
 É projetado no longo prazo e seus efeitos e consequências são estendidos para vários anos
(em geral, cinco) pela frente.
 É, normalmente, de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz respeito tanto à
formulação de objetivos quanto à seleção dos cursos de ação a serem seguidos para sua
consecução, levando em conta as condições externas e internas à empresa e sua evolução
esperada; e
 Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e áreas de atividade, e
preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional.
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A Primeira Função do Processo Administrativo – Planejamento – Níveis (Continuação):
 Estratégico (continuação):
 É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao
qual todos os demais estão subordinados;
 É um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela
empresa com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com seu ambiente;
e
 O nível estratégico de influência e considera a estrutura organizacional de toda a empresa,
além da melhor interação desta com o ambiente.
O Processo Administrativo
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A Primeira Função do Processo Administrativo – Planejamento – Níveis (Continuação):
 Tático:
 É realizado pelos executivos, traduz e interpreta as decisões da direção e as transforma em
planos concretos dentro dos departamentos da empresa;
 Abrange cada departamento ou unidade da organização;
 Características:
 É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual;
 Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os
objetivos departamentais;
 É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.
 Tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo;
 Trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no
planejamento estratégico; e
 É desenvolvido a níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade à utilização
eficiente dos recursos disponíveis para a consecução dos objetivos previamente fixados,
segundo uma estratégia pré-determinada bem como as políticas orientativas para o processo
decisório da empresa.
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A Primeira Função do Processo Administrativo – Planejamento – Níveis (Continuação):
 Operacional:
 É aquele que coloca em prática os planos táticos dentro de cada setor da empresa;
 É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica;
 Características:
 É projetado para o curto prazo;
 Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas
específicas;
 É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.
 Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos,
das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas; e
 Nessa situação tem-se, basicamente, os planos de ação ou planos operacionais.
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A Primeira Função do Processo Administrativo – Planejamento – Níveis (Continuação):
 Operacional (continuação):
 Cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa;
 Cada um dos planejamentos operacionais devem conter com detalhes:
 Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação;
 Os procedimentos básicos a serem adotados;
 Os produtos ou resultados finais esperados;
 Os prazos estabelecidos; e
 Os responsáveis pela sua execução e implantação.
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A Segunda Função do Processo Administrativo – Organização:
 Agrupa as atividades e as aloca às lideranças com autoridade para definir os meios mais
indicados;
 A organização é descrita em componentes, princípios básicos e técnicas;
 Componentes:
 Tarefas: menor unidade de trabalho;
 Pessoas: habilidade, aptidão, experiência, interesse e prática;
 Órgãos: dispostos em níveis hierárquicos; e
 Relações: indivíduo com o trabalho indivíduo com a organização indivíduo com a organização
informal.
 Princípios básicos:
 Do objetivo: deve ser definido e compreendido por todos;
 Da unidade de funções: devem operar em conjunto;
 Da simplicidade: ter por base inter-relações claras e simples;
 Das inter-relações individuais: atribuir deveres e responsabilidades, incentivos ao trabalho
participativo;
 Da autoridade: deve corresponder à responsabilidade; [ ... Continua]
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A Segunda Função do Processo Administrativo – Organização:
 Princípios básicos – continuação:
 Da subordinação a um único superior;
 Do alcance do controle: limitar os contatos dirigente/ subordinado;
 Da racionalidade: lutar contra o desperdício;
 Da divisão do trabalho: em tarefas elementares para tornar fácil;
 Do princípio industrial: relações no trabalho, preservar integridade;
 Da funcionalidade: acelerar o desempenho de um órgão;
 Da padronização: facilitar as substituições no produto ou meios;
 Da normalização: especificar as documentações da empresa;
 Da automação: delegar ao computador o comando das máquinas;
 Da delegação: descentralizar o trabalho/ dispor de tempo para problemas mais importantes;
 Do comando: capaz de tirar o organismo da inércia, acelerar a ação;
 Da coordenação: ajustar os diversos esforços;
 Do controle: comparar os resultados desejados/ obtidos;
 Do desnivelamento: classificar os elementos conforme sua produtividade;
 Da evolução: produzirnovas técnicas.
 Da maneabilidade: ter capacidade de adaptação/ versatilidade;
 Da iniciativa: aproveitar nova situação, tomar rápido a decisão.
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A Segunda Função do Processo Administrativo – Organização:
 Técnicas – são gráficos organizacionais que facilitam/guiam a transmissão de informações:
 Organograma: mostra a organização formal;
 Funcionograma: descrição funcional de cada órgão;
 Fluxograma: sequência de um trabalho;
 Fluxolocalgrama: fluxograma sobre o desenho da planta;
 Harmonograma: itinerário dos diversos fluxos de trabalho;
 Controlgrama: valor relativo entre o resultado e o parâmetro de referência;
 Cronograma: diversas fases de um processo operacional;
 Micromovigrama: movimentos mãos e pés versus tempo/ sincronia; e
 Ergograma: gráfico da fadiga do homem perante a tarefa executada.
O Processo Administrativo
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A Terceira Função do Processo Administrativo – Direção:
 A direção leva os subordinados a contribuir de forma eficaz para a realização dos objetivos ! A
direção exige tomada de decisões ...
 Como é o processo de decisão?
 Reconhecer o problema
 Elaborar alternativas
 Avaliar alternativas
 Escolher e implantar a alternativa
 Avaliar os resultados se + então = fim
se – então recomeçar o processo
 E quanto às técnicas de direção disponíveis?
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A Terceira Função do Processo Administrativo – Direção:
 Técnicas:
 Instruções: devem ser claras, exequíveis;
 Coordenação – integrar e comprometer os colaboradores através de procedimentos:
organização simplificada/atribuição de cada colaborador, programas e diretrizes coerentes,
sistemas adequados de comunicação, promoção da coordenação/cooperação voluntária,
coordenação via supervisão das atividades;
 Ordem: orientar e dirigir os subordinados, deve ser explícita/clara/objetiva, com limites bem
definidos. Pode ser específica/genérica/escrita ou oral;
 Delegação: atribuir ao subordinado uma missão, transferindo autoridade e responsabilidade.
Pode ser:
 Ampla: o poder transferido é total;
 Específica: o poder tem limites, mas é suficiente;
 Implícita: subordinado com liberdade pessoal de ação; e
 Rígida: impede o arbítrio do subordinado.
 Orientação: transfere o modus operandi p/execução das tarefas à funcionários novos, na
reciclagem dos atuais, e na confecção de relatórios de andamento dos trabalhos.
O Processo Administrativo
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A Quarta Função do Processo Administrativo – Controle:
 O desejado e o executado estão de acordo com o concebido ?
 As ações corretivas são produzidas pelo ciclo de controle:
Estabelecer o padrão desejado
Tomar ação corretiva Observar o desempenho atual
Comparar o desempenho atual
com
o desempenho desejado
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A Quarta Função do Processo Administrativo – Controle:
 Requisitos para um controle eficiente:
 Deve refletir as necessidades da atividade;
 Deve imediatamente mostrar os desvios;
 Deve ser flexível nas mudanças de planos;
 Deve refletir o padrão de eficácia da organização;
 Deve ser econômico;
 Deve ser de fácil entendimento;
 Deve trazer como resultado uma ação corretiva.
O Processo Administrativo
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A Quarta Função do Processo Administrativo – Controle:
 Momentos do controle – pré-controle: critérios para prever desvios;
(o tempo) controle atual: mede o desvio;
pós-controle: constata desvio após acontecido.
 Processos de controle – estabelecer padrões: como medir resultados
(o ciclo ) avaliar o desempenho real
corrigir desvios: indicar erros/ meios correção.
 Fases do controle – definir padrão desempenho desejado
(a sequência) registrar e mensurar o desempenho executado
comparar resultado efetivo com o desejado
constatar os desvios, indicar medidas corretivas
implantar medidas corretivas
 Meios de controle – orçamento, análise de operações, análise do ponto
(as ferramentas) de equilíbrio, auditoria, observação pessoal
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Centralização X Descentralização:
É a medida da concentração ou distribuição de autoridade nos vários níveis da
organização;
A descentralização é maior quando:
O escalão baixo da hierarquia toma muitas decisões;
Tendo essas decisões um alto grau de importância;
E afetarem um número grande de funções; e
E ainda quando essas decisões forem pouco supervisionadas.
Processo Decisório
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 Poder:
 Capacidade de realizar objetivos e superar resistências em qualquer relação social. Poder
legítimo implica em obediência efetiva e completa; e
 “Poder é a faculdade de forçar ou coagir alguém a fazer sua vontade, por causa de sua posição
ou força, mesmo que a pessoa preferisse não o fazer.” James C. Hunter – O Monge e o Executivo
 Autoridade:
 Poder de comandar outros, direito de dar ordens e o poder de exigir obediências, faculdade
concedida por quem ocupa uma posição;
 Representa o poder institucionalizado e oficializado;
 Ter autoridade é ter poder, mas nem sempre ter poder e ter autoridade;
 A autoridade é legítima quando é aceita; e
 “Autoridade é a habilidade de levar as pessoas a fazerem de boa vontade o que você quer por
causa de sua influência pessoal.” James C. Hunter – O Monge e o Executivo
 Legitimidade: capacidade de justificar o exercício da autoridade e do poder dela
decorrente;
 Responsabilidade: obrigação simultânea exigida do subordinado para que este realize 
tais tarefas. 
Processo Decisório