MODULO 4a

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Curso de Educação Continuada a Distância Curso de Educação Continuada a Distância 
Módulo IV
TEMPO: COMO TORNÁ-LO SEU PARCEIRO 
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Está comprovado que a desorganização é uma das
principais causas do desperdício de tempo e dinheiro, além de
provocar retrabalho e contribuir para o aumento do estresse
entre os colaboradores de uma empresa, segundo pesquisa da
FGV e Internacional Stresse Management.
A falta de organização influencia muito na
produtividade, pois ocasiona acúmulo de trabalho, adiamento
das tarefas e muita indecisão, prejudicando a realização das
atividades profissionais.
Quando se é organizado, conseguimos fazer tudo o
que queremos, com economia de energia e de tempo. Além
do mais, o trabalho torna-se mais tranquilo e você escolhe o
rumo que quer dar a vida.
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Muitas pessoas acreditam que se nasce organizado ou
não, e se você não teve o privilégio de nascer organizado,
estará condenado a viver o resto da vida estressado pela falta
de organização.
Há pessoas mais organizadas e outras nem tanto, mais
é uma inverdade que o desorganizado não pode aprender a
organizar-se.
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Quando se fala em organização, devemos lembrar que
não existem receitas infalíveis, mas o desenvolvimento de um
método adequado a cada um. A organização é um conjunto de
hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho
profissional.
Sendo que hábitos são adquiridos quando você
determina que deva tê-los, enquanto que os métodos
dependem da praticidade que você precisa para ganhar tempo
de maneira organizada.
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Desse modo, siga algumas dicas que podem auxiliar
você nisso:
• Deixe mais acessível o que você usa no dia a dia.
• Dê menos desculpas, gaste esse tempo corrigindo as falhas.
• Foque no essencial para ter menos do que não precisa.
• Tenha sempre na sua mesa um caderno e uma caneta com
você para anotar ideias e tarefas que se lembrar de fazer
depois, lembre-se do que é prioridade, urgente e
importante.
• Elabore uma lista de telefones de emergência e que mais
utiliza no seu dia de trabalho, coloque numa pasta que
fique do lado do telefone.
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• Deixe o carregador do seu celular sempre na bolsa/gaveta
para nunca ficar sem bateria ao longo de um dia de
trabalho.
• Tenha pastas identificadas das tarefas que tem que executar
– é melhor uma pilha de pastas organizadas que uma pilha
de papéis soltos sobre a mesa.
• Mantenha sua mesa limpa e organizada – ela é seu reflexo!
• Faça uma coisa de cada vez, priorizando a qualidade e o
resultado.
• Faça um pouco por vez quando se tratar de muitas tarefas
ao mesmo tempo.
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• Não piore o que já está bagunçado; arrume no momento
oportuno.
• Tenha escrito a pauta para a conversa de trabalho com
outro colaborador e, sobretudo, se for com a chefia – não
perca tempo tentando lembrar-se dos assuntos.
• Se expor uma crítica numa discussão de trabalho, já tenha
certas quais suas sugestões – falta de soluções lógicas é
sinal de improdutividade.
• Tente diminuir a quantidade de reuniões ou priorize os
assuntos – pautas longas não permitem a retenção da
informação.
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• Na sexta, faça uma lista de pendências para verificar na
segunda – isso se chama planejamento.
• Desabilite o notificador de novos e-mails no seu desktop,
sobretudo, para não ficar abrindo sua caixa de entrada a
todo o momento que está atendendo a outras tarefas.
• Entre uma tarefa finalizada e outra a começar, veja o que
chegou à sua caixa de entrada, priorizando os e-mails a
responder.
• Tenha uma lista dos endereços eletrônicos também
impressos – seu provedor pode perder os dados e você
perder tempo buscando-os novamente.
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• Se tiver que esclarecer algum assunto por e-mail, seja
prudente com as palavras e com a lógica da escrita, do
contrário, gerará mal entendidos que exigirá tempo em
mais explicações.
• Escreva e-mails mais curtos, claros e objetivos.
• Utilize uma agenda para anotar seus compromissos. Não
confie na sua memória, ainda mais quando você tem além
das tarefas, compromissos com data e horário, que você
tem que se deslocar para outros setores.
Se você já exercita essas dicas, ótimo; se não, terá que 
construir o hábito e tornar mais prático o seu dia para ter o 
tempo como seu parceiro.
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O TEMPO NA ADMINISTRAÇÃO
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É preciso que as empresas estimulem as pessoas a
pensar que tempo é uma coisa importante, que está ligado a
sua vida, seus relacionamentos, sua realizações.
Administrar tempo não é algo exclusivamente
profissional onde apenas a empresa vai ganhar. Uma boa
gestão do tempo é para a vida como um todo.
As empresas precisam criar programas de qualidade de
vida, palestras e treinamentos sobre o tema.
Na Tríade do Tempo realizamos o que chamamos de
programas de conscientização que visam despertar no grupo a
importância do tema e a busca da mudança de
comportamento com ações continuadas. Gestão de tempo é
da equipe e não apenas individual.
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A melhor forma de conquistar mais tempo na empresa
é um conjunto de fatores que incluem: planejamento pessoal,
organização (de seus papéis, e-mails, pastas, conhecimento),
definição clara de objetivos e conscientização da equipe.
A produtividade é algo que começa dentro de você,
com a sua pró-atividade pessoal em suas ações diárias. Uma
pessoa mais produtiva ajuda a criar uma equipe mais produtiva
e uma equipe mais produtiva transforma o escritório em um
ambiente mais eficiente.
Converse, em sua empresa ou setor, sobre a adoção de
estratégias de produtividade e inicie o processo de ajudar a
todos a ter mais tempo, mais resultados e mais equilíbrio em
todas as áreas.
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Para se organizar melhor e evitar excesso de trabalho,
o executivo deve aprender e criar o hábito de se planejar. Um
processo comum em administração do tempo é iniciar o
planejamento semanal.
Minha recomendação é que no domingo (bem antes
da hora de dormir), você olhe sua agenda da semana e pense
em tudo que precisa fazer.
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Primeiro olhe para seu objetivo, veja que etapas você
consegue alocar para fazer na semana. Depois pense nas suas
reuniões e antecipe possíveis problemas (se você tem uma
apresentação na quarta-feira, providencie uma tarefa na
segunda para evitar surpresas).
Agora adicione as atividades cotidianasque deve fazer.
Pense na duração de cada atividade e não exagere, pois deve
sempre sobrar tempo para eventuais urgências que possam
aparecer.
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Diariamente planeje seu dia, priorizando tudo que
deve ser feito e checando se existem horas suficientes e de
sobra para cumprir tudo que foi planejado.
Trabalhar demais não tem nada a ver com usar seu
tempo corretamente. Existe uma grande diferença entre ação
frenética e evolução.
Aquele profissional que é extremamente requisitado,
ocupado, que vive sempre fazendo alguma coisa, nem sempre
é o profissional que tem mais resultado. Ele age muito, mas
evolui pouco.
Os resultados podem até aparecer, mas com menor
frequência e menos intensidade.
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Quem vive no mundo das Urgências e das
Circunstâncias, entra em uma montanha russa de agitação, com
poucas alternativas de saída.
Isso acaba se tornando um processo vicioso: estar
sempre ocupado e atarefado. Para alguns chega a ser sinônimo
de status, liderança ou possibilidade de avançar na carreira.
Mas é apenas uma falsa ilusão, temporária e que um dia
poderá vir à tona.
Evoluir significa dar um passo adiante em seus
objetivos pessoais e profissionais. Significa ter ações orientadas
com sua missão, seus papéis importantes e com tudo que tem
relevância na sua vida.
Significa ter resultados, atingir objetivos, dar exemplo
aos outros. Significa valorizar o seu tempo e de sua equipe.
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