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Controle de vocabulário   Recuperação da informação   Arquivologia   Aguiar

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Genericamente denominados de 'instrumentos de 
pesquisa', abrangem os guias; catálogos; repertórios e índices. Tais 
instrumentos materializam a descrição de conteúdos arquivísticos e não 
apresentam preocupações com os aspectos de normalização terminológica. 
Já a classificação é compreendida como um processo que visa 
categorizar, hierarquizar o fundo documental a partir de dois métodos: o 
estrutural (abrange as relações lógico-orgânicas do órgão produtor) e o 
funcional (abrangem as relações funcionais e das atividades desenvolvidas 
pelo órgão produtor). Como resultado desse processo de classificação, é 
elaborado o instrumento de gestão denominado de plano ou quadro de 
classificação. 
No entanto, os instrumentos de pesquisa como os planos/quadros de 
classificação rara, às vezes, apresentam preocupações com a questão da 
normalização terminológica. 
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Já no vocabulário documentário está fortemente presente a função de 
controle de vocabulário. Isso porque, “o vocabulário controlado tem por objetivo 
reunir unidades depuradas de tudo aquilo que possa obscurecer o sentido: 
ambigüidade de vocabulário ou de construção, sinonímia, pobreza informativa, 
redundância, etc.” (CINTRA et al, 1994, p. 31). 
Na tentativa de aprimorar as atividades de normalização, foi lançada 
para a comunidade Arquivística a norma ISAAR (CPF) – International Standard 
Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, com a 
finalidade de normatizar e assegurar a conformidade do controle de vocabulário 
de Autoridades: as pessoas, famílias, as organizações produtoras de 
documentos e arquivos. 
A iniciativa embrionária da norma da ISAAR (CPF), reacende(u) a 
discussão em torno do uso do controle de vocabulário e o vocabulário 
controlado na área. Hagen (1998), afirma que “a elaboração das linguagens 
controladas, algo novo na Arquivologia, começou exatamente pelos nomes das 
pessoas e instituições produtoras dos arquivos [...]” (HAGEN, 1998, p.6). 
Segundo Hagen (1998, p.5), essa iniciativa instaurou uma questão “que 
ainda deve ser muito discutida pela comunidade Arquivística: a necessidade de 
se elaborar vocabulários controlados”. 
A utilização do controle de vocabulário (processo documentário) e o 
vocabulário controlado (instrumento documentário) nos arquivos permanentes 
enquanto dispositivos metodológicos para garantir a consistência terminológica 
e o estabelecimento das relações funcionais, estruturais e orgânicas da 
informação arquivística é legítima, desde que se preservem os princípios 
teóricos e metodológicos da arquivística. 
Na estrutura de um vocabulário controlado é possível repertoriar os 
aspectos polissêmicos da linguagem e o redirecionamento para a linguagem 
normalizada e adotada pelo sistema de recuperação da informação arquivística 
- esse recurso garante o alcance de nomeação de diversos pontos de vista 
lingüísticos, ou seja, contempla o uso de diversas linguagens para nomear as 
funções, atividades ou tópicos/assuntos. 
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Vale ressaltar que a produção de conhecimentos sobre o 
desenvolvimento, aplicação e uso do vocabulário no campo da Arquivística 
brasileira, ainda é pouco expressiva, em termos acadêmicos, no Brasil a 
questão é legitimada com pioneirismo nas discussões empreendidas pelas 
pesquisadoras Smit e Kobashi (2003). 
Smit e Kobashi (2003, p.14) defendem a idéia de que o uso do 
vocabulário controlado é um “recurso para organizar e recuperar documento – 
e informações – com consistência, gerando confiança no sistema”. 
Diante do exposto acima, a discussão torna-se cada vez mais evidente, 
face ao surgimento da explosão de informações de natureza orgânico-
funcional, e a preocupação com o usuário. 
Dentre diversos fatores que contribuem para dificultar a recuperação da 
informação, destacam-se o surgimento da explosão digital, e 
conseqüentemente, a proliferação de variados tipos e formatos de suportes e 
arquivos digitais e a fragmentação das ferramentas e tecnologias. 
Para subsidiar o processo de construção de controle de vocabulário e do 
vocabulário controlado é oportuno indicar uma aproximação com os referencias 
teóricos, conceituais e metodológicos promulgados pela área: Organização e 
Tratamento da Informação. 
Nessa perspectiva, acreditamos que os construtos teórico-metodológicos 
utilizados na construção de linguagens de organização e representação 
operacionalizadas pelos vocabulários controlados como opção para ampliar a 
representação e conseqüentemente a recuperação e transferência de 
informações de natureza orgânico-funcional, podem oferecer maior rigor quanto 
à explicitação do conteúdo de um documento ou conjunto documental. Visto 
atingir maior especificidade e pertinência informacional ao traduzir a linguagem 
do conteúdo de um documento ou conjunto documental para ser passível de 
compreensão e apreensão por diversos usuários em contextos informacionais 
específicos. 
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Nesse sentido afirmamos que a utilização dos vocabulários controlados 
para a representação e recuperação de conteúdos informativos de natureza 
orgânico-funcional instauram a possibilidade de considerar os contextos sócio-
culturais inerentes aos processos produção e de transferência da informação 
por obter mecanismos para re(significar) a linguagem em contextos 
específicos. 
Considerando-se que a Ciência da Informação apresenta como áreas 
aplicadas à Museologia, a Biblioteconomia e a Arquivística, indaga-se sobre 
qual seria a base de aproximação possível e mais evidente entre a Ciência da 
Informação e a Arquivística. Quais seriam os referenciais teóricos, conceituais 
e metodológicos constituintes no processo de desenvolvimento de controle de 
vocabulário no contexto da Arquivística? 
Esta pesquisa tem como objetivo geral apresentar o controle de 
vocabulário e o vocabulário controlado como dispositivos metodológicos para a 
organização e tratamento da informação arquivística, a partir do diálogo com 
área da Organização e Tratamento da Informação. E como objetivos 
específicos: 
 
? Identificar as especificidades do conceito de “controle de 
vocabulário”, recorrendo à documentação; 
? Apresentar os princípios teóricos e metodológicos utilizados na 
elaboração de controle de vocabulário no âmbito da Arquivística; 
? Apresentar as especificidades da tríade: arquivo-documento-
informação na perspectiva da Arquivística. 
 
Ao considerar que a Organização e Tratamento da Informação, área 
tradicional na agenda investigativa da Ciência da Informação, com o objetivo de 
compreender os processos e operações que envolvem as atividades de 
organização, tratamento, representação, recuperação e transferência da 
informação, incluindo temáticas sobre análise documentária, linguagens 
documentárias, terminologia, teoria do conceito, teoria da classificação, etc. 
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É oportuno o desenvolvimento de estudos que busquem compreender 
as especificidades que envolvem o processo de construção de linguagens de 
organização e representação na ótica da Arquivística, pois na área a mediação 
entre as informações arquivísticas e os utilizadores ocorrem por meio dos 
tradicionais instrumentos de pesquisa e os instrumentos de gestão, em 
especial os planos ou quadros de classificação – estes, na maioria das vezes, 
não apresentam regras para a normalização da nomeação das funções e 
atividades pela ausência de controle de vocabulário e não apresentam o 
estabelecimento de relações entre unidades terminológicas. 
A ausência de normalização documentária no plano de classificação, 
além de restringir as possibilidades de busca, não apresentam flexibilidade 
para acomodar uma rede de termos que possibilite a ampliação

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