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Controle de vocabulário Recuperação da informação Arquivologia Aguiar
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Manuela Eugênio Maia
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Genericamente denominados de 'instrumentos de pesquisa', abrangem os guias; catálogos; repertórios e índices. Tais instrumentos materializam a descrição de conteúdos arquivísticos e não apresentam preocupações com os aspectos de normalização terminológica. Já a classificação é compreendida como um processo que visa categorizar, hierarquizar o fundo documental a partir de dois métodos: o estrutural (abrange as relações lógico-orgânicas do órgão produtor) e o funcional (abrangem as relações funcionais e das atividades desenvolvidas pelo órgão produtor). Como resultado desse processo de classificação, é elaborado o instrumento de gestão denominado de plano ou quadro de classificação. No entanto, os instrumentos de pesquisa como os planos/quadros de classificação rara, às vezes, apresentam preocupações com a questão da normalização terminológica. 18 Já no vocabulário documentário está fortemente presente a função de controle de vocabulário. Isso porque, “o vocabulário controlado tem por objetivo reunir unidades depuradas de tudo aquilo que possa obscurecer o sentido: ambigüidade de vocabulário ou de construção, sinonímia, pobreza informativa, redundância, etc.” (CINTRA et al, 1994, p. 31). Na tentativa de aprimorar as atividades de normalização, foi lançada para a comunidade Arquivística a norma ISAAR (CPF) – International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, com a finalidade de normatizar e assegurar a conformidade do controle de vocabulário de Autoridades: as pessoas, famílias, as organizações produtoras de documentos e arquivos. A iniciativa embrionária da norma da ISAAR (CPF), reacende(u) a discussão em torno do uso do controle de vocabulário e o vocabulário controlado na área. Hagen (1998), afirma que “a elaboração das linguagens controladas, algo novo na Arquivologia, começou exatamente pelos nomes das pessoas e instituições produtoras dos arquivos [...]” (HAGEN, 1998, p.6). Segundo Hagen (1998, p.5), essa iniciativa instaurou uma questão “que ainda deve ser muito discutida pela comunidade Arquivística: a necessidade de se elaborar vocabulários controlados”. A utilização do controle de vocabulário (processo documentário) e o vocabulário controlado (instrumento documentário) nos arquivos permanentes enquanto dispositivos metodológicos para garantir a consistência terminológica e o estabelecimento das relações funcionais, estruturais e orgânicas da informação arquivística é legítima, desde que se preservem os princípios teóricos e metodológicos da arquivística. Na estrutura de um vocabulário controlado é possível repertoriar os aspectos polissêmicos da linguagem e o redirecionamento para a linguagem normalizada e adotada pelo sistema de recuperação da informação arquivística - esse recurso garante o alcance de nomeação de diversos pontos de vista lingüísticos, ou seja, contempla o uso de diversas linguagens para nomear as funções, atividades ou tópicos/assuntos. 19 Vale ressaltar que a produção de conhecimentos sobre o desenvolvimento, aplicação e uso do vocabulário no campo da Arquivística brasileira, ainda é pouco expressiva, em termos acadêmicos, no Brasil a questão é legitimada com pioneirismo nas discussões empreendidas pelas pesquisadoras Smit e Kobashi (2003). Smit e Kobashi (2003, p.14) defendem a idéia de que o uso do vocabulário controlado é um “recurso para organizar e recuperar documento – e informações – com consistência, gerando confiança no sistema”. Diante do exposto acima, a discussão torna-se cada vez mais evidente, face ao surgimento da explosão de informações de natureza orgânico- funcional, e a preocupação com o usuário. Dentre diversos fatores que contribuem para dificultar a recuperação da informação, destacam-se o surgimento da explosão digital, e conseqüentemente, a proliferação de variados tipos e formatos de suportes e arquivos digitais e a fragmentação das ferramentas e tecnologias. Para subsidiar o processo de construção de controle de vocabulário e do vocabulário controlado é oportuno indicar uma aproximação com os referencias teóricos, conceituais e metodológicos promulgados pela área: Organização e Tratamento da Informação. Nessa perspectiva, acreditamos que os construtos teórico-metodológicos utilizados na construção de linguagens de organização e representação operacionalizadas pelos vocabulários controlados como opção para ampliar a representação e conseqüentemente a recuperação e transferência de informações de natureza orgânico-funcional, podem oferecer maior rigor quanto à explicitação do conteúdo de um documento ou conjunto documental. Visto atingir maior especificidade e pertinência informacional ao traduzir a linguagem do conteúdo de um documento ou conjunto documental para ser passível de compreensão e apreensão por diversos usuários em contextos informacionais específicos. 20 Nesse sentido afirmamos que a utilização dos vocabulários controlados para a representação e recuperação de conteúdos informativos de natureza orgânico-funcional instauram a possibilidade de considerar os contextos sócio- culturais inerentes aos processos produção e de transferência da informação por obter mecanismos para re(significar) a linguagem em contextos específicos. Considerando-se que a Ciência da Informação apresenta como áreas aplicadas à Museologia, a Biblioteconomia e a Arquivística, indaga-se sobre qual seria a base de aproximação possível e mais evidente entre a Ciência da Informação e a Arquivística. Quais seriam os referenciais teóricos, conceituais e metodológicos constituintes no processo de desenvolvimento de controle de vocabulário no contexto da Arquivística? Esta pesquisa tem como objetivo geral apresentar o controle de vocabulário e o vocabulário controlado como dispositivos metodológicos para a organização e tratamento da informação arquivística, a partir do diálogo com área da Organização e Tratamento da Informação. E como objetivos específicos: ? Identificar as especificidades do conceito de “controle de vocabulário”, recorrendo à documentação; ? Apresentar os princípios teóricos e metodológicos utilizados na elaboração de controle de vocabulário no âmbito da Arquivística; ? Apresentar as especificidades da tríade: arquivo-documento- informação na perspectiva da Arquivística. Ao considerar que a Organização e Tratamento da Informação, área tradicional na agenda investigativa da Ciência da Informação, com o objetivo de compreender os processos e operações que envolvem as atividades de organização, tratamento, representação, recuperação e transferência da informação, incluindo temáticas sobre análise documentária, linguagens documentárias, terminologia, teoria do conceito, teoria da classificação, etc. 21 É oportuno o desenvolvimento de estudos que busquem compreender as especificidades que envolvem o processo de construção de linguagens de organização e representação na ótica da Arquivística, pois na área a mediação entre as informações arquivísticas e os utilizadores ocorrem por meio dos tradicionais instrumentos de pesquisa e os instrumentos de gestão, em especial os planos ou quadros de classificação – estes, na maioria das vezes, não apresentam regras para a normalização da nomeação das funções e atividades pela ausência de controle de vocabulário e não apresentam o estabelecimento de relações entre unidades terminológicas. A ausência de normalização documentária no plano de classificação, além de restringir as possibilidades de busca, não apresentam flexibilidade para acomodar uma rede de termos que possibilite a ampliação