Controle de vocabulário Recuperação da informação Arquivologia Aguiar

a] contribuir para que os arquivos 
[adquirissem] uma posição instrumental relativamente à Paleografia e à 
Diplomática, disciplinas em ascensão desde os finais do século XVIII”. 
Verificou-se, que a acepção de documento defendida pela 
Biblioteconomia e Documentação, incorporou o elemento “informação” como 
constituinte do documento bibliográfico muito antes da Arquivística. Arrisca-se 
em dizer que talvez seja pelo fato, do “documento bibliográfico” enunciar, de 
um modo mais visível, a percepção das categorias conteúdo-assunto. 
Já o documento arquivístico o assunto é circustancial, pois o que 
caracteriza o conteúdo de um documento arquivístico é o seu contexto de 
produção (princípio de proveniência), ou seja, o conteúdo de um documento 
arquivístico só pode ser compreendido na medida em que seja possível 
relacionar o documento ao seu contexto de produção. Na prática organizativa 
da arquivística, Smit (2005, p.9) assinala que 
 
a função do documento [arquivístico] é definidora de sua 
entrada no sistema de informação e posterior organização, na 
biblioteconomia enfatiza-se sua função no momento da saída 
do sistema (uso). Conseqüentemente, organizam-se os 
documentos de acordo com outro parâmetro: a informação 
neles contida sob forma de assunto. 
 
 
Diante do exposto até aqui se pode afirmar que os processos e as 
atividades de descrição, classificação não são orientadas para disponibilizar 
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pontos de acesso temáticos18 - devem refletir o contexto de produção do 
documento. Dito de outra maneira, a noção de assunto não é considerada 
como ponto de acesso principal nos sistemas de recuperação da informação 
arquivística. 
O assunto como um ponto de acesso só adquire legitimidade nos 
arquivos permanentes, nesse sentido assinalam Smit e Guimarães (1998, 
p.371) citado por RODRIGUES (2006, p.113) ao afirmarem que o documento 
arquivístico em sua fase permanente pode apresentar um conteúdo funcional e 
informacional. Ainda nesse sentido, Jardim e Fonseca (1998, p.371) identificam 
dois níveis de informação arquivística: 
? a informação contida no documento do arquivo, isoladamente; 
? e a informação contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em 
sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a 
pessoa que o criou. 
 
O conteúdo funcional relaciona-se com as características orgânico-
funcionais, reflete as atividades e ações de seu produtor, já o conteúdo 
informacional é caracterizado pelo conteúdo temático/assunto. 
No entanto, possibilitar o acesso e a busca a partir de pontos de acesso 
temático não é tão simples como parece. Nesse sentido é oportuno realçar 
alguns traços institucionais dos arquivos permanentes. 
Sob essa perspectiva, pode-se afirmar que as instituições arquivísticas, 
em especial os arquivos públicos permanentes no Brasil são subutilizados, 
possuem um nível muito baixo de visibilidade social. Mesmo havendo 
instrumentos legais para garantir o acesso e a consulta pública aos cidadãos, é 
possível afirmar que são poucos os segmentos sociais que enxergam e 
reconhecem o potencial informativo dos arquivos públicos. Além disso, não 
basta somente criar decretos e leis para instrumentalizar o direito a informação, 
pode-se dizer que o direito ao acesso não garante, nem provoca o uso dos 
 
18 De acordo com a norma ISAAR (CPF) “Ponto de acesso” (access point). Nome, termo, 
palavra-chave, expressão ou código que pode ser usado para pesquisar, identificar e 
localizar descrições arquivísticas, inclusive registros de autoridade” (CONSELHO 
INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2003, p.14). 
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conteúdos arquivísticos. A nosso ver, é necessária a construção de uma 
política nacional de acervos públicos orientadas para o uso em detrimento da 
preservação, queremos dizer que é necessário uma política sistêmica que 
contemple recursos financeiros para o desenvolvimento de projetos de 
instituições arquivísticas públicas, sendo necessário também o investimento de 
campanhas de marketing para divulgação de seus produtos, ações, serviços e 
atividades para todos os segmentos da sociedade. 
Diante do exposto, pode-se dizer que a institucionalização social das 
instituições arquivísticas é muito menor que a das bibliotecas. A maioria dos 
segmentos sociais não vê os arquivos como um sistema de informação a ser 
explorado, e que grande parte dos arquivos públicos não estão preparados 
tecnicamente para receber usuários. Pode-se afirmar que disponibilizar pontos 
de acesso temático é apenas uma das ações para institucionalização social 
dos arquivos permanentes. 
A possibilidade dos arquivos permanentes utilizarem à categoria 
“'assunto” ou “temático” como dispositivo para ampliar a busca e recuperação 
dos conteúdos arquivísticos na fase permanente é legitima, pois a informação 
arquivística já cumpriu sua principal função ao subsidiar as atividades e ações 
administrativas, legais, financeiras, técnicas, científicas, culturais, etc. das 
organizações, sua razão de ser na fase primária (arquivos correntes). Nesse 
sentido a informação arquivística poderá assumir a dimensão temática caso 
esteja implícito/explícito nos conteúdos dos documentos arquivísticos pontos 
de acesso temáticos em potencial para ampliar a busca e recuperação da 
informação arquivística. 
Ao evidenciar a temática/assunto, as evidências físicas, orgânicas, 
funcionais e estruturais de um conteúdo de documento arquivístico como 
pontos de acesso estar-se-a contribuindo para a garantia da completitude de 
seu conteúdo, além da inteligibilidade da memória documentária arquivística. 
Corroboramos Smit (2002) ao enfatizar a noção de complementaridade 
das instituições arquivísticas atuando em conjunto com outros sistemas de 
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recuperação da informação (Bibliotecas, Centros de Documentação, Museus, 
Web, etc) no processo de difusão e transferência de conteúdos documentais. 
Nessa perspectiva, pode-se dizer que as instituições arquivísticas são 
sistemas de informações complementares, ou seja, a informação arquivística 
custodiada num arquivo permanente caso seja dotada de ações de 
organização e tratamento da informação pode contribuir para subsidiar o 
desenvolvimento de pesquisas para a construção de novos conhecimentos, 
contribuindo ativamente para a construção da tão aclamada sociedade da 
informação. É a partir desses apontamentos que pensamos ser oportuno a 
inserção temática como mais uma possibilidade de busca e recuperação da 
informação arquivística. Nesse sentido entra em cena o uso do controle de 
vocabulário controlado e do vocabulário controlado para ativar a 
complementaridade das instituições arquivísticas na perspectiva da 
disseminação da informação arquivística para um uso social mais amplo. 
Aí está o ponto para o qual queremos chamar a atenção: a utilização do 
vocabulário controlado como um instrumento para representar os conteúdos 
arquivísticos. Além de representar e recuperar os aspectos contextuais de um 
conjunto de documentos, o vocabulário controlado oferece mecanismos em sua 
estrutura para recepcionar a categoria assunto/tema como ponto de acesso e 
de recuperação de conteúdos documentais custodiados nos arquivos 
permanentes. Ao oferecer o acesso temático contribuirá para que a busca 
retrospectiva possa ser ampliada é claro, desde que tenha sido contemplado 
nas atividades de descrição arquivística (ISAD (G); ISAG (CPF) a identificação 
de pontos de acesso temático em potencial contidos nos conjuntos e 
documentos arquivísticos. 
Apesar da norma ISAD (G) apresentar a área 3.3.1 – âmbito e conteúdo 
para a descrição de elementos informativos como período de tempo, 
localização