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AT 1 2 32 S U M Á R IO 3 INTRODUÇÃO 4 UNIDADE 1 - Os fundamentos de finanças para gerenciar projetos 8 1.1 O projeto de viabilidade – primeiro passo na direção do projeto “verdadeiro” 10 UNIDADE 2 - Gerenciando custos para evitar perdas financeiras 15 UNIDADE 3 - O gerenciamento de riscos em projetos 18 3.1 As técnicas 18 3.1.1 Brainstorming 19 3.1.2 Técnica Delphi 19 3.1.3 Entrevistas 20 3.1.4 A matriz SWOT 22 UNIDADE 4 - Indicadores financeiros que compõem a análise da viabilidade de projetos 38 REFERÊNCIAS 2 33 INTRODUÇÃO Um projeto é definido por seus obje- tivos (definidos e tangíveis), o limite de tempo (tem um começo e um fim) e re- cursos (financeiros), sendo aplicados em situações em que mesmo as ações do dia-a-dia trazem surpresas. Ele envolve ainda um conjunto determinado de re- cursos humanos, financeiros e materiais que devem ser otimizados para atingir os objetivos dentro do prazo estipulado. Assim mediante a concorrência que prevalece no mercado atual, as empresas além de buscar a minimização dos custos e a maximização dos lucros, estão traba- lhando com o desenvolvimento de novos projetos, pois este tem sido um dos cami- nhos para que a organização se eleve a um patamar excelente e seja considera- da arrojada, líder, empreendedora, futu- rista até!. Nesse contexto, o profissional que atua na área de negócios e mais preci- samente no gerenciamento de projetos precisa dominar métodos e cálculos do custo de capital que irão dizer se um pro- jeto será lucrativo e irá agregar valor para uma organização; precisando igualmente lidar com riscos e incertezas, o qual ocor- re por meio da análise da sensibilidade dos resultados do projeto. Nenhuma organização que tenha visão de futuro e busque o reconhecimento no mercado envolve-se em projetos sem antes estar de posse de uma minuciosa análise da viabilidade econômico-finan- ceira do projeto que pretende implantar. Essa análise é, então, de fundamental importância no processo de decisão de dar prosseguimento ou abortar os estu- dos de um projeto. Quando da tomada de uma decisão estratégica, incluindo-se aqui a implan- tação de um projeto, os gestores, prin- cipalmente aqueles voltados para a área de finanças, têm à sua disposição diver- sas ferramentas ou tipos de análise fi- nanceira que são úteis e habitualmente utilizáveis na análise de problemas e de casos na administração financeira. Den- tre essas ferramentas podemos citar os indicadores financeiros, os quais avaliam a condição financeira global de uma orga- nização. Analisar o ponto de equilíbrio é outra ferramenta, e sucessivamente temos o valor presente líquido – VPL, a taxa inter- na de retorno – TIR, Payback, o retorno de investimento - ROI, etc. Ressaltamos que o assunto, o qual en- volve muito da contabilidade financeira e fórmulas matemáticas, não se esgota no tempo e espaço dispensado por essa apostila. Ao final desta compilação estão as re- ferências bibliográficas utilizadas no de- correr da apostila que também servem de leitura para aprofundamento do tema e para sanar lacunas que possam surgir ao longo do curso. Desejamos a todos boa leitura! 4 54 UNIDADE 1 - Os fundamentos de finanças para gerenciar projetos As decisões estratégicas, por sua pró- pria natureza, são caracterizadas por ris- co e incerteza consideráveis. O cenário nacional em termos de economia e políti- ca apresenta mudanças rápidas e ampla- mente imprevisíveis, situações estas que podem transformar rapidamente mesmo os planos mais bem concebidos e elabora- dos, em estratégias ineficazes. Desse modo, para tomar uma decisão, principalmente em tempos atuais, de glo- balização, quando o mercado financeiro muda de “humor” a todo o momento, os gestores precisam, além de muita aten- ção, aprender a conviver com as incerte- zas, entretanto, não podem ficar parados e precisam desenvolver novos projetos que levam a organização a se diferenciar e firmar no mercado. Para Gitman (2002), o risco, em seu sen- tido fundamental, pode ser definido como a possibilidade de prejuízo financeiro. Os ativos, que possuem grandes possibili- dades de prejuízos, são vistos como mais arriscados que aqueles com menos possi- bilidades de prejuízo. Mais formalmente, o termo risco é usado como incerteza, ao referir-se à variabilidade de retornos as- sociada a um dado ativo. O risco e a incer- teza, embora ligados, são noções distin- tas: são ligados, no sentido de que o risco de um projeto de investimento é a conse- quência da incerteza e são distintos, uma vez que um projeto de investimento com resultados incertos somente é arriscado quando suscetível de apresentar resulta- dos não desejados. Nesse sentido a função de finanças em uma organização, além de abranger a ad- ministração do caixa, diz respeito à admi- nistração do crédito e das decisões sobre os investimentos de capital. Em se tratando de projetos, Morelli (2007) pondera que a Gestão de Projetos no Brasil, começou a ser encarada com pro- fissionalismo aproximadamente 10 anos atrás, quando o Brasil passou por uma cri- se sem precedentes, ocasionada também pela turbulência internacional devido às condições econômicas vigentes em vários países de vários continentes, principal- mente devido às duas últimas recessões econômicas nos Estados Unidos em me- ados da década de 90,1 situação que rea- firma a importância de se trabalhar com segurança, procurando calcular os riscos, uma vez que o mercado vive instável. Continuando o pensamento de Morelli, naquela oportunidade, as organizações tiveram que reavaliar os seus processos de produção, de custos e de planejamen- to, para que seus produtos agregassem qualidade, custos reduzidos e entrega dentro dos prazos estabelecidos pelos compradores, visando a competitividade internacional. Para que esses objetivos pudessem ser alcançados, as empresas que já haviam anteriormente investido 1- No momento em que esta apostila está sendo compilada, o UOL Economia, noticia possibilidades de uma nova crise nos Estados Unidos, “No domingo, 7 de setembro de 2008, o governo dos EUA decidiu intervir nas duas principais companhias dos EUA na área de financiamento imobiliário, a Fannie Mae e a Freddie Mac, que haviam registrado prejuízo de US$ 14 bilhões em 12 meses. Além da intervenção, o governo colocou até US$ 200 bilhões à disposição das empresas em linhas de crédito, medida que, se for levada a cabo até o fim, será a maior operação de resgate de empresas das história dos EUA” (Com informações de France Presse e Reuters), mediante tal notícia, podemos inferir problemas financeiros em efeito dominó para vários países, inclusive o Brasil. 4 55 em alguns cursos de treinamento em pla- nejamento e programação, começaram a aplicar os processos de Gerenciamento de projetos, até então pouco difundidos nas organizações. Os resultados alcançados têm mostra- do que as organizações, ao aplicarem as práticas de projetos, têm alcançado a ex- celência nos seus negócios. “Não há dúvidas que para a sobrevi- vência de qualquer empresa em qualquer ramo de atividade, torna-se necessário buscar continuamente novas estratégias e contínuo aperfeiçoamento das técnicas de produção, um rígido controle dos pra- zos, dos custos e da qualidade do produto ou do projeto, de forma a colocar produtos e serviços nos mercados nacionais e inter- nacionais, com preços competitivos que venham atender as necessidades exigi- das pelos clientes” (MORELLI, 2007, p. 19). Para que possamos entender o geren- ciamento de projetos e a importância de analisar sua viabilidade econômico-finan- ceira, assunto que será amplamente dis- cutido nas próximas páginas, acreditamos ser importante apresentar o conceito deprojeto de alguns autores renomados no assunto, como veremos abaixo. Morelli (2007) cita Gaddis (1959) como o pioneiro a difundir o conceito de proje- to como “unidade da empresa dedicada a atingir uma meta, geralmente com conclu- são bem sucedida do desenvolvimento de um produto no prazo, dentro do orçamen- to e em conformidade com especificações de desempenho predeterminadas” “Empreendimento não repetitivo, ca- racterizado por uma sequência lógica e clara de eventos, com início, meio e fim, e que se destina a atingir um objetivo claro e definido” (VARGAS, 2000 apud OLIVEI- RA, 2003). “Esforço único para introduzir ou pro- duzir um novo produto ou serviço confor- me uma certa especificação. Este esforço é balizado por alguns parâmetros que in- cluem tempo, recursos e orçamentos fixo” (KNUDSON, BITZ, 1991 apud OLIVEIRA, 2003). Baguley (1999 apud Oliveira, 2003) considera um projeto como uma sequên- cia de eventos interligados, que são con- duzidos dentro de um período de tempo limitado, cujo objetivo é alcançar um úni- co e bem definido resultado. Salientando ainda que um projeto pode ser classifica- do independentemente de suas dimen- sões. Um projeto pode: Ser sobre qualquer coisa que se quei- ra e se possa fazer; Criar coisas que podem ser tangíveis ou intangíveis; Ser pequeno ou grande – ou qualquer dimensão intermediária; Durar por décadas – ou ser completa- do em alguns dias; Consumir qualquer quantia de recur- sos e dinheiro – de dezenas a bilhões; Envolver qualquer número de indiví- duos – de uma só pessoa até uma nação. Enfim, o mais importante é perceber que um projeto está intimamente ligado a parâmetros bem definidos de escopo, tempo e custo, não importando seu tama- nho. Digo isso porque algumas pessoas pensam que um projeto precisa ser cur- to, com poucos gastos, ao contrário, ficou 6 7 bem claro que independe do tamanho, do gasto e do tempo, uma vez que sendo definidos estes parâmetros, pode, então, ser grande ou pequeno. Uma situação é certa: empresas grandes têm tendências a desenvol- ver projetos grandes e empresas pe- quenas, projetos pequenos. Como diz Oliveira (2003, p. 53): Isto é intuitivo porque o tamanho e as capacidades da equipe de projeto, bem como os processos existentes nas empresas são apropriados para uma determinada faixa de magnitu- de de projetos. Quando um projeto é maior do que o nível de conforto em que uma empresa trabalha, conflitos e pressões aparecem e muitas vezes arruínam o andamento deste proje- to. Logo, é de se esperar uma propor- cionalidade natural entre o projeto e a empresa que o executa. Abaixo temos um esquema típico do ci- clo de vida de um projeto, segundo Dun- can (1996 apud OLIVEIRA, 2003). Figura 1: CICLO DE VIDA DE UM PROJETO Fonte: Duncan (1996 apud Oliveira, 2003) Ainda sobre projetos, concorda- mos com Costa Neto, Brim Jr e Amo- rim (2003) quando afirmam que duas análises são importantes: 1. A análise de investimentos que con- siste em coletar as informações e aplicar técnicas de engenharia econômica, consi- derando as taxas de desconto, os prazos e os valores previstos em um fluxo de caixa. 2. A análise de viabilidade que está re- lacionada especificamente ao estudo de uma nova construção, a qual versa sobre a comparação entre as receitas e as des- pesas da obra considerando o tempo de- corrido. Se os resultados apontam bene- fícios, o processo pode prosseguir; caso contrário, o projeto deve ser ajustado ou até abandonado. Segundo o PMBOK® (2004) existem nove áreas de gerenciamento de proje- tos, as quais descrevem o gerenciamento de projetos em termos de seus processos componentes, sendo que cada um des- ses processos é detalhado e possui uma abrangência própria, mas integrado com os demais processos. Ao final forma um todo único e organizado. São eles: 1. Gerenciamento da Integração do Projeto – descreve os processos e as ativi- dades que integram os diversos elemen- tos do gerenciamento. São identificados, definidos, combinados, unificados e coor- denados dentro dos grupos de processos. Nesse processo se confecciona um Plano Global que é apresentado à alta gerência da organização, servindo de critério para avaliação e acompanhamento da alta ge- rência e do gerente de projetos, sendo atualizado regularmente com o máximo de informações realistas e consistentes. 2. Gerenciamento do Escopo do Proje- to – descreve os processos envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo o 6 7 trabalho necessário para que seja concluí- do com sucesso. 3. Gerenciamento do Tempo do Projeto – descreve os processos relativos ao tér- mino do projeto no prazo correto. 4. Gerenciamento de Custos do Projeto – descreve os processos envolvidos em 5. planejamento, estimativa, orçamen- tação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. 6. Gerenciamento da Qualidade do Pro- jeto – descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado. 7. Gerenciamento de Recursos Huma- nos do Projeto – descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. 8. Gerenciamento das Comunicações do Projeto – descreve os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazena- mento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada. 9. Gerenciamento de Risco do Projeto – descreve os processos relativos à reali- zação do gerenciamento de riscos em um projeto. 10. Gerenciamento de Aquisições do Projeto – descreve os processos que com- pram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de geren- ciamento de contratos (MORELLI, 2007). Enfim, vários são os processos, entre- tanto, aqui nos interessa a questão eco- nômico-financeira e que passa pela ges- tão de custos e de riscos, como veremos no próximo capítulo. Para Fontenele e Vasconcelos (2006) a avaliação financeira de um projeto inves- tiga o retorno sobre os investimentos, va- lorando os custos e os benefícios a preços de mercado. Consideram-se, assim, todos os custos (investimentos e operacionais) e receitas, avaliados com base nos preços de mercado, incluindo impostos ou sub- sídios. A rigor, a análise financeira de um projeto ou empreendimento estima o im- pacto que a sua implementação exercerá sobre a situação atual da empresa, firma ou mercado. A mensuração deste impacto é feita através da ótica incremental. No entendimento dos mesmos autores, diferentemente da avaliação financeira, a avaliação econômica investiga a rentabili- dade de um projeto considerando o verda- deiro valor dos bens ou serviços e fatores de produção. Desse modo, o objetivo da avaliação econômica é averiguar se os recursos se- rão aplicados de forma eficaz e se os ga- nhos são suficientes para remunerarem os investimentos propostos. Assim, como o objetivo é mensurar o retorno dos inves- timentos do projeto, forma-se um fluxo de caixa incremental, cuja elaboração exige a quantificação de custos de investimentos e de operação, administração e manuten- ção, medidas ambientais e dos benefícios incrementais. Segundo esta ótica, o impacto do pro- jeto é expresso pela diferença entre a situação com o projeto e a situação sem o projeto. Gera-se, portanto, um fluxo incremental que expressa o impacto do projeto. De qualquer modo é preciso ficar claro que o estudo da viabilidade econômico- -financeira é a providência mais impor- 8 9 tante na tomada de decisão, antes de se partir para a concretização de qualquer empreendimento que tenha como ob- jetivo o sucesso, ou pelo menos, que di- minua as chances de fracasso. Portanto, é através dessa avaliação que os riscos (econômico, financeiro, empresariale do negócio) podem ser previamente conhe- cidos, reduzidos e dominados. É também com o projeto de viabilidade econômico- -financeira que a organização buscará os recursos necessários à implantação do seu projeto. 1.1 O projeto de viabilidade – primeiro passo na direção do projeto “verdadeiro” Segundo Mascarenhas e Pires (2008) quando um gestor possui visão estratégi- ca do seu negócio, não se limita a satisfa- zer somente suas expectativas pessoais, mas consegue entender que está inseri- do num ambiente dinâmico, volátil e alta- mente dependente de sua capacidade de se relacionar com os diversos segmentos da sociedade. Neste contexto e sentido, torna-se ne- cessário elaborar um projeto de viabilida- de como ferramenta para tomada de de- cisões. Dentre as premissas básicas para elaboração de um projeto de viabili- dade encontram-se: Aprofundamento na análise dos fa- tores de risco analisados (riscos finan- ceiros, aspectos ambientais, fatores operacionais, riscos políticos, aspectos mercadológicos, aspectos legais, exigên- cias ambientais, dimensionamento dos investimentos, entre outros e de acordo com o tipo de investimento, evidente- mente); Envolvimento das partes integrantes do processo; A projeção e análise dos indicadores econômico-financeiros, traçando diver- sos cenários que vão dos piores possíveis aos mais otimistas; Implantação do projeto (MASCARE- NHAS E PIRES, 2008). Para Woiler e Mathias (1996) um proje- to de investimento é o conjunto de infor- mações internas ou externas à empresa, coletadas e processadas com o objetivo de analisar uma específica alternativa de investimento. Nessas condições, o proje- to não se confunde com as informações, pois ele é um modelo que, incorporando informações qualitativas e quantitativas, procura simular a decisão de investir e possíveis aplicações. O projeto de viabilidade é um projeto de estudo e análise, ou seja, é um projeto que procura verificar a viabilidade a nível interno da própria empresa. Quando sur- ge a ideia (ou oportunidade) de investir, começa o processo de coleta e processa- mento de informações que, devidamente analisadas, permitirão testar a sua viabili- dade (WOILER E MATHIAS, 1996, p. 27). A análise de mercado não só é o ponto de partida para a elaboração do projeto como também é um de seus aspectos mais im- portantes. Do estudo de mercado são obti- dos, dentre outros elementos, o confronto entre demanda e oferta e a escassez de demanda futura; a região geográfica em que o produto poderá ser comercializado; o preço de venda, os custos de comercializa- ção (WOILER E MATHIAS, 1996, p. 41). 8 9 O processo de elaboração do projeto de viabilidade é, na verdade, a montagem de um conjunto ordenado de informações sistematizadas, que per- mitem avaliar as vantagens e desvanta- gens econômicas da alocação de recursos na produção de bens ou serviços. Assim, o projeto de viabilidade simboliza um re- curso técnico, derivado do modelo de si- mulação dos resultados esperados de um investimento em um determinado empre- endimento econômico (RIBEIRO, 2000). Na origem de um projeto de investimen- to reside o intento de investir. Se a ideia apresentada for, a priori, compatível com a orientação das atividades da empresa, ela será aprofundada no intuito da even- tual formulação do projeto. Em seguida, este se materializará pela especificação das diversas variantes que respondem à necessidade identificada ou à oportuni- dade detectada (GALESNE et al, 1999). Torna-se explícito, que a decisão de investir não deve ser tomada de maneira repentina. Ela deve ser a etapa final de uma série de estudos, ao longo dos quais o projeto de investimento é constante- mente colocado em foco. Portanto, o in- vestimento realizado é considerado um projeto de investimento, que ultrapassa com sucesso, diferentes barreiras que se apresentam diante de si (GALESNE et al., 1999). 10 1110 UNIDADE 2 - Gerenciando custos para evitar perdas financeiras Concordamos com Morelli (2007) quan- do este infere que o funcionamento de qualquer empreendimento no mercado exige a aquisição (ou aplicação) de recur- sos dos mais variados, pelos quais se de- vem pagar em trocar de sua utilização pro- dutiva e que os pagamentos pela utilização destes recursos, dentro de condições de- terminadas que seja distinta conforme o tipo de recursos de que se trata, configu- ram-se como os custos da empresa. Numa definição bem simples, Martins (2003) fala que custo é o gasto relativo ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços. O conceito de custos relaciona-se com a aquisição, utilização e reposição contínua de recursos produtivos por parte da em- presa. São gastos efetuados pela empresa ao longo de todo o ciclo de suas atividades (compra, transformação, vendas e distri- buição) e que devem ser recuperados, na medida exata, no momento do recebimen- to do valor referente às vendas de seus produtos ou serviços (MORELLI, 2007). A recuperação dos custos se faz atra- vés da formulação do preço de venda para cada produto ou serviço, preço este que, além de cobrir os custos, deve conter uma margem de lucro cuja determinação, em- bora tenha como referência os custos, depende em grande parte do tipo de mer- cado e da particular forma de inserção da empresa neste mercado. Os custos podem ser diretos ou indiretos. Os custos diretos são as cobranças ocorri- das no projeto que têm uma relação direta com o volume de serviços ou bens recebi- dos, os quais estão associados ou cuja aqui- sição é específica para o projeto. Os custos indiretos estão relacionados à Administra- ção geral da empresa ou de mão-de-obra, materiais, equipamentos, etc. os quais são compartilhados entre diversos projetos; ou seja, cada projeto paga pelo serviço, consu- mo de material ou equipamento utilizado durante o tempo necessário para produzir a encomenda (CLELAND, IRELAND, 2002 apud MORELLI, 2007). Temos ainda as despesas, que são os gastos efetuados na fase pós-custo, isto é, incorridos após a produção do bem ou serviço e no momento em que se preten- de disponibilizar o produto ou serviço para a venda. Além dos custos variáveis diretos, dos custos indiretos de fabricação rateados, as despesas oneram o produto, tais como as despesas administrativas gerais, de ar- mazenamento e estocagem, comissões, seguros, fretes, taxas, despesas financei- ras, impostos. Para agregar todos os custos e despe- sas de um projeto temos o orçamento que na realidade representa um plano de gas- tos em períodos de tempo para o projeto por item de despesa. Além de agregar es- ses fatores ele pode também incluir o lu- cro do projeto. Dividido em fases de tem- po ele mostra o perfil do fluxo de caixa em termos de índice de gastos e categorias (o fluxo de caixa veremos adiante). De modo geral os orçamentos consti- tuem o acúmulo de todas as despesas, sendo inserido em uma categoria de des- pesas. É um mecanismo de controle que 10 1111 autoriza gastos no projeto apenas nas categorias identificadas e financiadas. As despesas que venham exceder o orça- mento ou que estejam inseridas em uma categoria não identificada devem receber aprovação da alta administração (MAR- TINS, 2003). Segundo Morelli (2007) o desen- volvimento do orçamento deve estar coerente com o custo e as categorias de custos que devem ser incluídas no orçamento são: Custo não processado – os custos que constituirão o custo real dos bens ou serviços; Custos de encargos ou indiretos – porcentagem do custo não processado que é distribuído pela empresa como a parte ajustada para o projeto; Custo de encargo – incluem os cus- tos indiretos como uma porcentagem de custo não processado;Custo total – custos por categoria para o projeto; Lucro – porcentagem do custo total do projeto; Preço total – preço do projeto para o cliente, incluindo todos os custos e lucros. Tudo isso nos leva a inferir que o pro- cesso de gerenciamento de custos do pro- jeto envolve o planejamento dos recursos do projeto com base para a estimativa dos valores dos custos analíticos dos recur- sos, do estabelecimento da linha base do orçamento, a qual será a base de mensu- ração da eficiência no uso dos recursos do projeto, e o respectivo fluxo de caixa, tendo por objetivo principal, a estimativa dos recursos de atividades desmembra- das em pacotes de trabalho expressas em horas ou dias/homem/atividades, o custo dos recursos de equipamentos, estrutura e materiais necessários ao desenvolvi- mento das atividades previstas na lista de atividades (MORELLI, 2007). Dentro dos processos ligados ao geren- ciamento de um projeto, o gerenciamento de custos inclui os processos necessários para assegurar que o projeto será con- cluído dentro do orçamento aprovado. E dentro dos processos de custos temos o planejamento de recursos, as estimativas de custos, o orçamento e o controle dos custos, conforme mostra o esquema abai- xo (PMBOK®, 2004). O planejamento dos custos: A fase de planejamento envolve de- terminar quais recursos físicos (pessoas, equipamentos e materiais), quais quanti- dades de cada devem ser usadas e quando elas serão necessárias para a realização das atividades do projeto. Deve estar fir- memente sincronizado com a estimativa dos custos. A estimativa dos custos: A estimativa dos custos envolve de- senvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários para a implemen- tação das atividades do projeto. No cus- to aproximado, o estimante considera as causas da variação da estimativa final para a melhor proposta de gerenciamento do projeto. Quando o projeto é realizado sob um contrato, devem ser tomados cuidados para distinguir custos estimados de preço. A estimativa dos custos envolve elaborar uma avaliação quantitativa dos resulta- 12 13 dos prováveis (quanto custará para a or- ganização o fornecimento do produto ou serviço envolvido)? O preço é uma decisão de negócio – quanto a organização cobra- rá pelo produto ou serviço – que usa as estimativas de custo como uma das várias considerações. A estimativa dos custos inclui identi- ficar e considerar várias alternativas de custo. Por exemplo: na maioria das áreas de aplicação, considera-se amplamente que o trabalho adicional durante a fase de projeto (design) tem o potencial de redu- ção do custo na fase de produção. O pro- cesso de estimativa dos custos deve con- siderar se o custo do trabalho adicional na fase de projeto irá compensar a economia esperada. O orçamento dos custos: A elaboração do orçamento dos custos envolve alocar as estimativas dos custos globais as atividades individuais ou a pa- cotes de trabalho para estabelecer um baseline de custo para medir o desempe- nho do projeto. A realidade pode ditar que estimativas sejam feitas depois da apro- vação orçamentária, mas as estimativas deveriam ser feitas antes do pedido de orçamento sempre que possível. O controle dos custos: O controle dos custos está associado a (a) influenciar os fatores que criam as mudanças na meta de custo de forma a garantir que estas mudanças sejam au- torizadas, (b) determinar que a meta de custo foi alterada, e (c) gerenciar as mu- danças reais quando e da forma que elas surgirem. O controle dos custos inclui: Monitorar o desempenho do custo para detectar e entender as variações do plano. Assegurar que todas as mudanças adequadas estão registradas correta- mente no baseline de custo. Impedir que mudanças incorretas, não apropriadas ou não autorizadas sejam incluídas no baseline de custo. Informar adequadamente as partes envolvidas das mudanças autorizadas. Trazer a expectativa de custo dentro de limites aceitáveis. O controle de custo inclui descobrir o “por que?” das variações, tanto positivas quanto negativas. Deve estar fortemente integrado com os outros processos de con- trole (o controle de mudança de escopo, o controle do cronograma, o controle da qua- lidade e outros). Por exemplo, uma respos- ta não apropriada para variações do custo pode causar problemas de qualidade ou de cronograma, ou produzir, mais adiante no projeto, um nível de risco inaceitável. Estes processos interagem-se mutua- mente e com os processos de outras áre- as de conhecimento. Cada processo pode envolver o esforço de um ou mais indi- víduos ou grupos de indivíduos, depen- dendo das necessidades do projeto. Cada processo ocorre, geralmente, pelo menos uma vez em cada fase do projeto. Embo- ra os processos sejam aqui apresentados como elementos discretos e com interfa- ces bem definidas, na prática eles podem sobrepor-se e interagir de formas aqui não especificadas2. A gerência do custo do projeto consiste, fundamentalmente, nos custos dos recur- sos necessários à implementação das ati- vidades do projeto. Entretanto, a gerência 2- Sugere-se leitura complementar do Manual PMBOK®, o qual traz todos os detalhes e passos de cada processo. 12 13 do custo do projeto deve, também, consi- derar os efeitos das decisões do projeto no custo de utilização do produto do projeto. Por exemplo, limitar o número de revisões do projeto pode reduzir os custos do proje- to à custa de um aumento no custo de ope- ração do cliente. Esta visão mais ampla da gerência do custo do projeto é, frequente- mente, chamada de custo do ciclo de vida (life-cycle costing). Técnicas de Engenha- ria de Valores junto com o custeio do ciclo de vida são usadas para reduzir custo e tempo, melhorar a qualidade e o desempe- nho e otimizar a tomada de decisão. Em muitas áreas de aplicação, prever e analisar a perspectiva de desempenho financeiro do produto do projeto é feita fora do ambiente do projeto. Em outras (por exemplo, projetos de serviços finan- ceiros), a gerência do custo do projeto, também, inclui esse trabalho. Quando es- sas previsões e análises estão incluídas, a gerência do custo do projeto inclui pro- cessos adicionais e uma quantidade de técnicas de gerência tais como retorno do investimento, fluxo de caixa, análise de pagamento, entre outras. A gerência do custo do projeto deve con- siderar as necessidades de informações das partes envolvidas do projeto – diferen- tes interessados podem avaliar os custos do projeto de maneiras diferentes e em di- ferentes tempos. Por exemplo: o custo de contratação de um item pode ser avaliado quando do comprometimento, da ordem de compra, da entrega, do armazenamento ou do registro para fins contábeis. Quando os custos do projeto são usa- dos como componentes de premiação e de sistemas de reconhecimento, os cus- tos controláveis e não controláveis devem ser estimados e orçados separadamente, para assegurar que os prêmios reflitam o desempenho real. Em alguns projetos, especialmente nos menores, o planejamento dos recursos, a estimativa dos custos e a orçamentação dos custos estão tão unidos que podem ser vistos como um único processo (por exemplo, pode ser realizadas por um único indivíduo, durante um certo intervalo de tempo). Esses processos são aqui apresen- tados como processos distintos porque as ferramentas e técnicas são diferentes para cada um. A habilidade de influenciar custo é maior nos estágios iniciais de um projeto, e isto é porque a definição do escopo inicial é crítica, assim como completar a identifi- cação dos requerimentos e executar um plano completo. Visão Geral da Gerência do Custo do Projeto 1 Planejamento dos Recursos .1 Entradas .1 Estruturaanalítica do projeto .2 Informações históricas .3 Declaração do escopo .4 Descrição do quadro de recursos .5 Políticas organizacionais .6 Estimativas de duração da atividade .2 Técnicas e Ferramentas .1 Avaliação especializada .2 Identificação de alternativas .3 Software de Gerência de Projeto .3 Saídas 14 1514 2 Estimativa dos Custos .1 Entrada .1 Estrutura analítica do projeto .2 Recursos requeridos .3 Custo unitário de recursos .4 Estimativas da duração da atividade .5 Publicações de estimativas .6 Informações históricas .7 Plano contábil .8 Riscos .2 Técnicas e Ferramentas .1 Estimativas por analogia .2 Modelo paramétrico .3 Estimativas de baixo para cima .4 Ferramentas computadorizadas .5 Outros métodos de estimativas de custo .3 Saídas .1 Estimativas de custo .2 Detalhes de suporte .3 Plano de gerência do custo 3 Orçamento dos Custos .1 Entradas .1 Estimativas de custo .2 Estrutura analítica do projeto .3 Cronograma do projeto .4 Plano de gerência de risco .2 Técnicas e Ferramentas .1 Técnicas e ferramentas de estimativa de custo .3 Saídas .1 Baseline do custo 4 Controle dos Custos .1 Entradas .1 Baseline do custo .2 Relatórios de desempenho .3 Requisições de mudança .4 Plano de gerência do custo .2 Técnicas e Ferramentas .1 Sistema de controle de mudanças do custo .2 Medição de desempenho .3 (EVM) Gerência do valor do trabalho realizado .4 Planejamento adicional .5 Ferramentas computadorizadas .3 Saídas .1 Estimativas de custo revisadas .2 Atualizações do orçamento .3 Ações corretivas .4 Estimativa na conclusão .5 Encerramento do projeto .6 Lições aprendidas Fonte: PMBOK® (2004) 14 1515 UNIDADE 3 - O gerenciamento de riscos em projetos Diniz (2004) infere que risco em proje- tos corresponde a um evento ou condição incerta que, se efetivamente ocorrer, pode implicar em efeito positivo ou negativo nos resultados do projeto. Assim, os riscos em projetos incluem as oportunidades e os obs- táculos para atingir os resultados do projeto. Rocha e Belchior (2004) concordam com Diniz (2004) inferindo que o gerenciamen- to de riscos trabalha justamente com a in- certeza, visando a identificação de proble- mas potenciais e de oportunidades antes que ocorram com o objetivo de eliminar ou reduzir a probabilidade de ocorrência e o impacto de eventos negativos para os ob- jetivos do projeto, além de potencializar os efeitos da ocorrência de eventos positivos. O gerenciamento de riscos é abordado por vários modelos dentre os quais o PMBOK® (2004), o CMMI (2002), e o RUP (2003). O PM- BOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) trata do gerenciamen- to de projetos de uma forma ampla. O CMMI (Capability Maturity Model Integration for Software) provê um framework para a implantação e melhoria do processo de sof- tware das organizações. O RUP (Rational Unified Process) é um processo baseado em melhores práticas de engenharia de softwa- re (ROCHA E BELCHIOR, 2004). O gerenciamento de riscos agrega valor aos processos de negócios das empresas e organizações e está se generalizando em suas práticas, a tal ponto de deixar de ser privilégio de seguradoras e institui- ções financeiras (ROVAI, 2005, p. 35). Rovai cita algumas das razões que justificam a efetividade do processo efetivo de Gerenciamento de riscos e que podem incluir, tomando como base, o Relatório Final sobre Riscos Universais em Projetos do Grupo de Riscos do PMI Mundial de Hall e Hullet (2002) – RUPGR: O ambiente – uma mudança, res- tringindo o ambiente de projeto, incluindo “downsizing”, um orçamento mais aperta- do e o desejo de desenvolver e entregar sistemas mais rapidamente. Assim, o de- senvolvimento e a entrega de muitos sis- temas apresentam atualmente risco mais alto do que no passado para o mesmo ní- vel de ganho relativo de tecnologia. Valor Adicionado – um único risco evi- tado em um projeto ou operação pode pagar muitas, senão todas, atividade de Gerencia- mento de Riscos. Um exemplo recente: clien- tes usaram o processo de Gerenciamento de Risco proposto pelo contratante e a avaliação de riscos do candidato, como um diferencial para seleção de fornecedores em uma com- pra competitiva: em um caso de compra de vários bilhões de dólares com Gerenciamento de Riscos e num processo relacionado com a seleção de um fornecedor exclusivo. Assim, executou-se, efetivamente, o Gerenciamen- to de Riscos não só para ajudar o projeto a evitar potenciais impactos com qualidade, custos e prazos do cronograma, mas também para ajudar a ganhar um contrato. Antecipação de Decisões Futuras – o gerenciamento de riscos fornece in- fluência na linha de frente de um projeto e ajuda a evitar problemas de baixa quali- dade, de custos e atendimento de prazos em cronogramas. 16 17 Metodologia Formal – o gerencia- mento de riscos é uma ferramenta estrutu- rada para a tomada de decisões no dia-a-dia. Procedimentos Formais – quan- do problemas inesperados acontecem (como eventos externos que não são pre- visíveis), o gerenciamento de riscos pode implicar em um maior refinamento do processo de planejamento antecipando futuros problemas e eficazmente contri- buir com a solução deles. Nesse sentido, o Gerenciamento de Riscos proporciona uma oportunidade para que aquisições de alto risco tenham êxito. Considerando custo/prazo/qualida- de, o sucesso de um projeto vai depender de como o projeto trata os riscos apresen- tados (ROVAI, 2005). O mesmo autor nos oferece, ainda, uma lista com vários ramos que motivam o ge- renciamento de risco: setor de biotecno- logia, tecnologia de informação, Petro- químico, vinculadas a atividades de P&D (Planejamento e Desenvolvimento), insti- tuições financeiras e empresas previden- ciárias e o setor de telecomunicações. Hall e Hullet (2002 apud Rovai, 2005) inferem que os setores da nova economia são aque- les em que a volatilidade e os riscos estão presentes em maior escala e com maior in- tensidade em termos de severidade (proba- bilidade de ocorrência associado ao grau de impacto dos riscos) causando consequên- cias em grande parte muito rigorosas. Os riscos possuem ou envolvem três componentes: um evento, a probabilida- de da sua ocorrência e o impacto decor- rente da sua ocorrência, o que nos leva a constatar que analisar os riscos em projetos proporciona uma maior segurança, ou seja, identificamos o risco, podemos fazer aná- lises qualitativas e quantitativas, planeja- mentos, respostas aos riscos e ainda pode- mos monitorar e controlar seu impacto. Segundo o PMBOK (2004), os pro- cessos envolvidos pelo gerenciamento de riscos são: Planejamento da gerência de riscos: planejar as atividades de gerência de risco a serem realizadas para o projeto. Identificação dos riscos: identificar os riscos que podem afetar o projeto, do- cumentando suas características. Análise qualitativa dos riscos: anali- sar qualitativamente os riscos, priorizan- do seus efeitos no projeto. Análise quantitativa dos riscos: men- surar a probabilidade de ocorrência dos riscos e suas consequências e estimar as implicações no projeto. Planejamento da resposta aos riscos: gerar procedimentos e técnicas para ava- liar oportunidades, objetivando mitigar as ameaças no projeto. Monitoração e controle dos riscos: mo- nitorar os riscos residuais, identificar no- vos riscos, executar os planos de mitigação de riscos e avaliar sua efetividade durante todo o ciclo de vida do projeto (OLIVEIRA, 2003; ROVAI, 2005; MORELLI,2007) Sobre a análise qualitativa, define-se o processo que consiste em analisar a probabili- dade e o impacto de cada um dos riscos iden- tificados nos objetivos do projeto. Com isto, pode-se priorizar os riscos em função do seu potencial de influenciar os resultados do pro- jeto. Essa análise (probabilidade x impacto) deve ser feita para cada risco identificado. 16 17 Existem vários modelos para avaliar o impacto de um risco. Optamos aqui pelo modelo proposto por Diniz (2004) que apresenta a matriz de impacto x probabili- dade que pode ser tomada como parâme- tro para a análise qualitativa, conforme os quadros abaixo. 1 – ANÁLISE QUALITATIVA DE PROBABILIDADE 2 – AVALIAÇÃO DO IMPACTO 3 - MATRIZ PROBABILIDADE X IMPACTO REFERENCIAL Grande chance de ocorrer Provavelmente ocorrerá Igual chance de ocorrer ou não Baixa chance de ocorrer Pouca chance de ocorrer PROBABILIDADE DE OCORRÊNCIA 0,95 0,75 0,50 0,25 0,10 PESO 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 GRAU DO IMPACTO Muito grande Grande Moderado Pequeno Muito pequeno 0,95 0,75 0,50 0,25 0,10 1,0 PROBABILIDADE 0,95 0,75 0,50 0,25 0,10 1,90 1,50 1,00 0,50 0,20 2,0 3,80 3,00 2,00 1,00 0,40 4,0 2,85 2,25 1,50 0,75 0,30 3,0 4,75 3,75 2,50 1,25 0,50 5,0 PONTUAÇÃO PARA CADA RISCO ESPECÍFICO IMPACTO 18 19 Com base na Matriz Probabilidade x Impacto, pode-se priorizar os Riscos do Projeto, como abaixo: 0,10 a 0,75 0,95 a 1,90 2,00 a 4,75 Baixo risco Médio risco Alto risco Já a Análise Quantitativa dos Riscos no PMBOK® objetiva analisar numericamente a probabilidade de cada risco identificado e sua consequência para os objetivos do projeto. Apresenta também uma abordagem quanti- tativa para a tomada de decisões na presença da incerteza, utilizando técnicas tais como a análise da árvore de decisão e a simulação de Monte Carlo – MMC (PMBOK, 2004). Este processo geralmente segue-se à análise qualitativa dos riscos, embora ge- rentes com experiência em riscos tendem, às vezes, a executá-lo diretamente após a identificação do risco. Em alguns casos, a análise quantitativa do risco pode não ser requerida para desenvolver respostas efeti- vas ao risco. A disponibilidade de tempo e de orçamento e a necessidade de declarações qualitativa ou quantitativa sobre o risco e seus impactos determinarão quais métodos devem ser usados para um projeto particular (ROCHA E BELCHIOR, 2004, p. 287). De qualquer maneira, não adianta ape- nas calcular os riscos, é preciso planejar estratégias e colocar as ações em prática. 3.1 As técnicas Dentre as técnicas usadas para geren- ciar os riscos temos: 3.1.1 Brainstorming Palavra inglesa que tem como tradução “tempestade mental”, na realidade é uma técnica de dinâmica de grupo (de coleta de informações) que propõe que esse grupo, geralmente com uma a dez pessoas se reu- nam e se utilizem das diferenças em seus pensamentos e ideias para que possam che- gar a um denominador comum eficaz e com qualidade, gerando assim ideias inovadoras que levem o projeto adiante. A reunião de brainstorming segue sem interrupção e sem expressar julgamentos ou críticas sobre as ideias apresentadas e sem levar em conta a posição que o indivíduo ocupa na organiza- ção. Será eficaz se os participantes se prepa- rarem previamente, se o moderador sugerir alguns riscos antecipadamente, e se a reu- nião for estruturada por segmento do proje- to e categoria de risco (ROVAI, 2005). O Brainstorming é baseado em dois princípios e quatro regras básicas, a saber: Primeiro Princípio: suspensão do jul- gamento, o que requer esforço e treina- mento. Segundo Princípio: sugere que a quantidade origine a qualidade. Quanto mais o número de ideias geradas, maior será a possibilidade de encontrar a solu- ção do problema. Primeira regra: eliminar qualquer crí- tica, no primeiro momento do processo, para que não haja inibição nem bloqueios, e ocorra o maior número de ideias; 18 19 Segunda regra: apresentar as ideias tais quais elas surgem na cabeça, sem ro- deios, elaborações ou maiores considera- ções; Terceira regra: como quantidade gera qualidade, quanto mais ideias surgirem, melhor, portanto, maior será a chance de conseguir, diretamente ou por meio de as- sociações, as ideias realmente boas; Quarta regra: feita a seleção de ideias, aquelas potencialmente boas devem ser aperfeiçoadas. (LUPPI e ROCHA, 1994, p.40) 3.1.2 Técnica Delphi A técnica Delphi foi desenvolvida como um método para aumentar a acurácia (ou exatidão) das pesquisas relacionadas a predição de eventos futuros como tam- bém a estimação de parâmetros des- conhecidos (WOUDENBERG, 1991 apud ROQUE, 1998; ROVAI, 2005). Tem sido aplicada em uma grande variedade de problemas como pesquisas tecnológicas, planejamentos regionais, pesquisas médi- cas, planejamento educacional, sistemas de informação, pesquisas de indústria química, produtividade de programação, entre outras. Trata-se de uma técnica qualitativa de pesquisa que busca deduzir, refinar e ge- rar uma opinião final a partir de um grupo de especialistas, o qual procura citar algu- mas situações inerentes antes que possa prejudicar o projeto. As características básicas da técni- ca podem então ser resumidas como: 1. Anonimato: Os participantes não se interagem diretamente mantendo-se desconhecidos perante aos demais. Esta característica permite evitar as situações descritas anteriormente relacionadas a grupos de interação; 2. Feedback: Os resultados dos ques- tionários são resumidos e devolvidos aos participantes para que estes validem no- vamente suas opiniões. O objetivo básico do feedback é distribuir todas as infor- mações disponíveis e geradas pelo grupo entre seus participantes. Consiste de um resumo estatístico das respostas do gru- po sendo que este resumo pode variar de medidas estatísticas simples (média, me- diana, etc.) até uma análise completa das distribuições; 3. Iterações: Cada vez que os partici- pantes respondem ao questionário tem-se um round. A técnica consiste de sucessi- vos rounds cuja quantidade é fixada an- tecipadamente ou determinada de acordo com um critério de consenso do grupo ou estabilização dos julgamentos individuais. Woudenberg (1991 apud Roque, 1998) afirma que o consenso é praticamente má- ximo após o segundo round. No entanto, ressalta que apesar do consenso ser im- portante ele jamais deve ser considerado como objetivo principal da técnica uma vez que um alto nível de consenso não é condi- ção suficiente para um alto nível de acurá- cia. Comparações realizadas pelo autor em pesquisas utilizando a técnica mostram que o consenso aumenta muito mais que a acurácia. A acurácia por sua vez possui seu maior aumento entre o primeiro e segundo round. A literatura sugere que número de rounds varie entre 2 e 10. (ROQUE, 1998). 3.1.3 Entrevistas Os riscos podem também ser identifica- dos através de entrevistas com gerentes de projetos com carreguem experiências ou que sejam especialistas no assunto. 20 21 3.1.4 A matriz SWOT É uma ferramenta utilizada para fazer análise de cenário (ou análise de ambien- te), sendo usada como base para gestão e planejamento estratégico de uma corpo- ração ou empresa, mas podendo, devido a sua simplicidade, ser utilizada para qual- quer tipo de análise de cenário. A técnica foi criada por Kenneth Andrews e Roland Christensen, dois professores da Harvard Business School, e posteriormente aplicada por numerosos acadêmicos. Estu- da a competitividade de uma organização segundo quatro variáveis: Strengths (for- ças), Weaknesses (fraquezas), Opportuni- ties (oportunidades)e Threats (ameaças) (VANA, MONTEIRO E VOLOCH, 2008). Uma maneira de representar a análise SWOT é pela construção de um retângulo, dividido em quatro partes, onde as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças são coloca- das separadamente em cada pedaço, conforme quadro abaixo. Tem então como objetivo, definir estratégias para manter pontos for- tes, reduzir a intensidade de pontos fracos, aproveitando oportunidades e protegendo-se de ameaças. Dentre os benefícios da análise SWOT men- cionados por Dornelas (2008) tem-se: Simplicidade, podendo ser conduzida sem treinamento ou habilidades técnicas extensivas; Custos menores, pois sua simplicida- de elimina a necessidade e as despesas envolvidas no treinamento formal; Vantagens internas da empresa em relação às empresas concorrentes. Desvantagens internas da empresa em relação às concorrentes. Aspectos positivos do ambiente que envolve a empresa com potencial de trazer-lhe vantagem competitiva. Aspectos negativos do ambiente que envolve a empresa com potencial para comprometer a vantagem competitiva que ela possui. Strenghts (Pontos Fortes / Forças) Weaknesses (Pontos Fracos / Fraquezas) Opportunities (Oportunidades) Threats (Ameaças) INFORMAÇÕES INTERNAS Análise do Ambiente Interno da Organização INFORMAÇÕES EXTERNAS Análise Fora do Ambiente Interno da Organização Quadro 1: Representação da análise SWOT. Fonte: www.cobbenfactorin.com.br 20 21 Flexibilidade, podendo ser desempe- nhada com ou sem sistema de informa- ções de marketing; Integração, uma vez que integra e sintetiza tipos diversos de informações, quantitativas e qualitativas, de várias áreas da empresa; Colaboração, porque tem a habilidade de estimular a colaboração entre as áreas funcionais da empresa que são interdepen- dentes, mas com pouco contato entre si. Enfim, a matriz SWOT garante o exame do projeto sobre cada uma dessas pers- pectivas, aumentando a amplitude de ris- co considerado. Outras técnicas para gerenciar risco são as listas de verificação, a análise das premissas e os diagramas. 22 2322 UNIDADE 4 - Indicadores financeiros que compõem a análise da viabilidade de projetos O objetivo principal da empresa privada é a maximização do lucro, sendo assim a aná- lise de viabilidade de projeto passa a ter um papel fundamental na tomada de decisão do investidor, onde poderá estimar as van- tagens e desvantagens futuras, não tendo assim surpresas desagradáveis no decorrer da vida útil do empreendimento. A busca de informações com maior grau de certeza faz com que utilize novas ferramentas, dentre elas, os indicadores financeiros, para analisar as informações disponíveis (IZIDORO, 2008). A análise dos indicadores financeiros se baseia nas informações fornecidas pelo ba- lanço e pela demonstração de resultados da empresa. Essas duas declarações finan- ceiras são usadas para examinar a saúde da empresa. Daremos uma breve revisada no balanço e demonstração de resultados para destacarmos um processo de quatro etapas útil na realização de análise dos indicadores financeiros e, na sequência, discorrermos sobre outras análises. O balanço apresentado a seguir perten- ce a uma fábrica de equipamentos para uso industrial. Ele é o resumo dos direitos e obrigações de uma organização contra seu ativo em determinado período. Este é um balanço comparativo; os ativos e passivos da empresa são dados que abrangem mais de um período. Como observado aparecem dois tipos de ativo, o ativo circulante, que espera-se, sejam convertidos em ativos disponíveis dentro de um ano, enquanto os permanentes devem ficar retidos por perí- odos mais longos. Similarmente, o passivo circulante representa as quantias em di- nheiro devidas que, espera-se, sejam pagas dentro de um ano; outras obrigações têm, por natureza, prazos mais longos. A demonstração de resultados apresen- ta o desempenho financeiro das operações de uma organização durante um intervalo de tempo, normalmente de um ano. Nesse tipo de declaração financeira, registram-se as vendas líquidas (vendas menos devolu- ções e abatimentos) na parte superior e, então, realiza a subtração de vários valores para determinar o lucro após o pagamento dos tributos (receita líquida). Na demons- tração de resultados, esses valores incluem o custo de mercadorias vendidas, as despe- sas operacionais, depreciações, juros, taxas e outras despesas. 31 dez. 2007 (R$) 25 25 100 700 850 31 dez. 2006 (R$) 30 40 200 430 700 ATIVO Caixa Títulos negociáveis Contas a receber Estoque Total do ativo circulante BALANÇO ILUSTRATIVO DE UMA EMPRESA DE EQUIPAMENTOS 22 2323 1.000 500 200 2.400 31 dez. 2006 (R$) 150 100 25 40 315 500 85 1.500 2.400 Instalações e equipamentos Investimentos a longo prazo Outros ativos Total de ativos PASSIVO E PATRIMÔNIO LÍQUIDO Pagamentos de compras Pagamentos de dívidas Provisões diversas Provisões para tributos federais Total passivo circulante Obrigações por financiamento Debêntures Participação de acionistas Total passivo e participação dos acionistas 1.500 900 250 3.500 31 dez. 2007 (R$) 200 100 100 50 450 1.000 50 2.000 3.500 No quadro seguinte temos a demons- tração de resultados da mesma fábrica de equipamentos do exemplo anterior. DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS PARA O FIM DO NÃO (31 DEZ. 2007) Vendas Custo das mercadorias vendidas Lucro bruto Menos despesas operacionais Vendas Geral e administrativo Receita operacional bruta Menos depreciações Receita operacional líquida 3.600 2.700 900 40 60 100 800 250 550 24 25 Menos outras despesas Lucro líquido antes do pagamento de juros e tributos Menos despesas de juros Lucro líquido antes do pagamento de tributos Menos impostos de renda federal e estadual Lucro líquido após o abatimento dos tributos 50 500 200 300 120 180 Segundo Certo e Peter (2005) organi- zações diferentes podem ter entradas e identificações diversas. No entanto, essas duas declarações financeiras – o balan- ço e a demonstração de resultados – são muito usadas nos relatórios destinados a fornecer um panorama de saúde finan- ceira de uma empresa. Na realidade elas apresentam uma grande quantidade de informações úteis para os administradores estratégicos, embora seja muito difícil sim- plesmente olhar a demonstração e deter- minar quão bem a organização está indo. Para sabermos se a empresa está bem, de acordo com suas demonstrações e tam- bém comparativamente com outras em- presas de tamanho similar, no mesmo se- tor e com a média geral, são utilizados os indicadores financeiros, e sua análise pode ser dividida em quatro etapas: escolher os indicadores, calcular, compará-los e ve- rificar problemas e oportunidades (CER- TO E PETER, 2005). Aqui começamos e entrar no campo que interessa àqueles que irão trabalhar com projetos, pois é através da análise desses indicadores que poderemos analisar se um projeto se torna viável econômico-finan- ceiramente. Mas vamos à escolha dos indicadores, que incluem os graus de liquidez, de ativi- dades e econômicos. Todos são importan- tes na avaliação do bem-estar financeiro de uma organização e, embora os adminis- tradores estratégicos possam utilizar todos eles, alguns são muito específicos, de modo que sua aplicação eficiente exige grande conhecimento de administração financeira. Uma das primeiras considerações fi- nanceiras que deve ser levada em conta ao analisar um assunto estratégico é a li- quidez da organização. Liquidez refere-se à capacidade quea organização tem de pagar suas contas de curto prazo. Se não for possível à organização respeitar, pelo menos, suas contas de curto prazo, então ela pouco poderá fazer até que essa difi- culdade seja superada. Isso quer dizer que se a empresa não pode cumprir suas atu- ais obrigações financeiras deve resolvê-las antes que o planejamento estratégico de longo prazo seja implementado (leia-se in- vestir em um novo projeto). Os dois indicadores mais usados habi- tualmente para pesquisar liquidez são a li- quidez imediata e a liquidez seca (chamada de teste rigoroso). Chega-se ao resultado da liquidez imediata dividindo-se o ativo disponível (dinheiro + estoques) pelo pas- sivo circulante (dívidas imediatas). A liqui- dez imediata mede a capacidade global de uma organização em pagar suas dívidas. 24 25 Um método simples, segundo Certo e Pe- ter (2005) é verificar se a liquidez imediata está na proporção de 2:1 (isso significa que para cada real devido há dois reais garan- tindo o pagamento), embora o aceitável dependa muito do setor e do momento da economia. A liquidez seca é determinada subtrain- do-se o estoque do ativo circulante e divi- dindo-se o restante pelo passivo circulante. Como o estoque é o último ativo circulante disponível, a liquidez seca indica a reserva em dinheiro que uma organização tem dis- ponível para pagar suas dívidas de curto prazo. O método mais simples é verificar se o grau de liquidez seca está na proporção mínima de 1:1, embora ela dependa do se- tor e do momento da economia, tal como a liquidez imediata. Só que nesse caso, não há folga para garantir o pagamento de cada real devido, surgindo, nesse ponto, o risco de não se pagar parte da dívida com relação a terceiros. Em relação aos indicadores de ativida- de, também chamados de indicadores de administração de ativos, temos que eles identificam quão bem a organização lida com seus ativos. Dentre eles, temos os que medem a rotatividade do estoque e a utili- zação total do ativo. A rotatividade do estoque é determina- da dividindo-se as vendas pelos estoques. Se a empresa não está movimentando seu estoque tão rapidamente como no passado ou tão rapidamente como outras empresas do mesmo setor, ela pode vir a enfrentar dificuldades. Pode estar acontecendo de a organização aplicar em estoque improdu- tivo, ou talvez não estar disponibilizando seus produtos no mercado de modo tão eficiente como antes. Já o indicador da utilização total dos ati- vos é calculado dividindo-se as vendas pelo total do ativo e representa uma medida da produtividade dos ativos da empresa, ou seja, avalia se esses ativos estão sendo bem utilizados e produtivos na geração de vendas. Nesse caso, se a relação estiver muito abaixo da média do setor, talvez a administração não esteja usando seus ati- vos de modo efetivo. O terceiro grupo de indicadores – econô- micos medem a lucratividade da empresa, sendo uma medida importante de sua efi- ciência. Temos visto analistas financeiros sugerirem que a meta de uma empresa é aumentar sua riqueza e dos seus acionis- tas, mas na realidade, é a lucratividade que avalia o sucesso da empresa. Dois dos indicadores econômicos mais importantes são a margem de lucro sobre as vendas e o retorno sobre o investimento (ROI). A margem de lucro sobre as vendas é calculada dividindo-se os lucros, anterior- mente ao abatimento de juros e tributos, pelas vendas. Se este valor estiver dimi- nuindo ao longo do tempo ou estiver bem abaixo dos valores obtidos por outras em- presas do setor, questões quanto ao de- sempenho da organização devem ser dis- cutidas. O ROI é calculado dividindo-se os lu- cros posteriores ao batimento dos tri- butos pelo total de ativos. Essa relação também é chamada de retorno sobre os ativos, e os lucros obtidos após o abati- mento dos tributos é conhecido como lu- cro líquido ou receita líquida. Essa relação indica quão produtivamente a organiza- ção está comprando, usando e adminis- trando os ativos (Sobre o ROI falaremos ao final da apostila) 26 27 Abaixo temos os cálculos dos indica- dores, tomando por base o exemplo dado da empresa de equipamentos industriais, para o ano de 2007. INDICADORES DE LIQUIDEZ Liquidez imediata = Ativo disponível = 850 = 1,88 Passivo circulante 450 Liquidez seca = Ativo circulante - Estoque = 150 = 0,33 Passivo circulante 450 INDICADORES DE ATIVIDADE Rotatividade dos estoques = Vendas = 3.600 = 5,14 Estoques 700 Utilização total dos ativos = Vendas = 3.600 = 1,03 Total de ativos 3.500 INDICADORES ECONÔMICOS Margem de lucro sobre as vendas = Lucros antes dos tributos = 500 = 0,14 Vendas 3.600 Retorno sobre investimentos = Lucros após tributos = 180 = 0,05 Total de ativos 3.500 É preciso deixar bem claro que os indi- cadores por si só não representam muito. Eles precisam ser comparados para que se tornem ferramentas de uso efetivo. No quadro abaixo temos uma comparação dos indicadores da nossa empresa com os de empresas de tamanho similar e com a mé- dia do setor. Evidentemente que o analista ou gestor de finanças deve buscar, no mer- cado, informações sobre o setor. 26 27 Analisando o quadro acima podemos inferir que nossa empresa não apresenta uma situação financeira tão sólida e sua posição é inferior a uma empresa concor- rente no mesmo setor. Sua liquidez seca de 0,33 mostra que a empresa poderá enfrentar sérias dificuldades se seus cre- dores exigirem pagamentos imediatos. Podemos inferir também que seu esto- que deve estar muito grande, o que pode significar que seus produtos sofreram os efeitos de uma rápida mudança tecno- lógica e não venderam bem. De qualquer modo a empresa precisa melhorar sua po- sição de liquidez. Os dados da empresa em anos dife- rentes também servem para analisar sua situação. Enfim, as possibilidades que os indicadores financeiros oferecem são muitas, mas não substituem outros tipos de análise, como veremos adiante. Especificamente quando se pretende investir em novos projetos, por exemplo, no desenvolvimento de um novo produto, modernizar, automatizar um setor, exis- tem outros indicadores, os quais analisa- remos a partir de agora. ANÁLISE DO PONTO DE EQUILÍBRIO Modo simples de pesquisar o valor po- tencial de uma proposta de investimento, é aquele nível de vendas, no que diz res- peito a unidade ou valor monetário, que cobre todos os custos de investimento de um projeto. Ou seja: é o nível no qual o ren- dimento total das vendas é exatamente igual ao total de custos necessários para atingir essas vendas. Para calcular o ponto de equilíbrio, o gestor deve obter três valores. Primeiro, precisa saber o preço de venda por uni- dade do produto (PV). Segundo, precisa COMPARAÇÃO DOS INDICADORES FINANCEIROS COM DADOS DO SETOR ECONÔMICO NOSSA EMPRESA 1,88 0,33 5,14 1,03 0,14 0,05 INDICADORES FINANCEIROS Liquidez Imediata Seca Atividade Rotatividade dos estoques Utilização total dos ativos Lucratividade ou econômicos Margem de lucro sobre as vendas ROI EMPRESA DO SETOR 1,8 0,9 7,8 1,7 0,13 0,15 MÉDIA DO SETOR 1,8 1,0 7,9 1,8 0,15 0,16 28 29 saber o valor total dos custos fixos3 (CF). Terceiro, é preciso conhecer os custos vari- áveis por unidade produzida4 (CV). Baseando nesses três indicadores, va- mos considerar uma empresa que quei- ra,após análise do seu mercado, plane- jar vender seus novos produtos (PV) por R$5.000,00. Ao identificar todos os seus custos fixos (CF) para produzir o novo pro- duto chegou ao total de R$10 milhões. Para cada item produzido, a empresa es- tima que os custos variáveis (CV) sejam de R$3.000,00. De posse dessas informações, o gestor pode determinar o ponto de equilíbrio, divi- dindo o total dos custos fixos pela margem de contribuição. A margem de contribuição é a diferença entre o preço de venda e os custos variáveis por unidade. PONTO DE EQUILÍBRIO (em unidades) = CF PV – CV PE = 10.000.000 = 10.000.000 = 5.000 5.000 – 3.000 2.000 Essa análise nos leva a concluir que a empresa deve vender cinco mil unidades do produto para equilibrar a receita com a despesa, ou seja, o valor total das vendas deve ser igual ao total dos custos. Caso venda menos que cinco mil unidades, seu projeto pode não ser viável. Se o gestor quiser identificar o ponto de equilíbrio em termos de valores mone- tários em vez de unidades, poderá usar a seguinte fórmula (se antes não tiver feito a análise procedente): PE = CF = 10.000.000 = 1 – CV 1 – 3.000 PV 5.000 = 10.000.000 = 25.000.000,00 1 – 0,6 A empresa deverá produzir e ven- der cinco mil unidades do produto, que é igual a R$25 milhões em vendas, para assim, equilibrar a receita com a despe- sa nesse projeto. Só que geralmente as empresas não querem somente equili- brar receitas e despesas, elas querem lucro, então, supondo que a empresa queira um retorno mínimo de 20 por cen- to sobre os custos fixos para que o pro- jeto seja considerado viável, teremos: Em números, a empresa precisa de R$2.000.000,00 (20% de 10.000.000,00) em receitas adicionais para justificar o in- vestimento. Desse modo, será preciso vender quantas unidades para alcançar esse nível de lucro? Equilíbrio mais lucro = CF + L = PV – CV 10.000.000,00 + 2.000.000,00 = 6.000 un 5.000 – 3.000 3- CF são aqueles que não mudam, quer a empresa venda todas as unidades produzidas, que não. Ex: Independentemente de a empresa produzir e vender um ou dez mil itens de um produto, os salários dos administradores deverão ser pagos, as máquinas para a produção deverão ser compradas e uma fábrica deverá ser construída. Eles incluem ainda pagamento de juros, pagamento de arrendamento e provisões para o fundo de amortização. 4- CV variam de acordo com o número de unidade produzidas. Ex: cada equipamento produzido consome componentes elétricos e mecânicos, mão-de-obra para a construção e custos de fabricação, como eletricidade. 28 29 Em valores monetários, equilíbrio mais lucros = CF + L = 10.000.000,00 + 2.000.000,00 1 – CV 1 – 3.000 PV 5.000 = 12.000.000 = 30.000.000,00 1 – 0,6 A empresa deverá produzir e vender 6 mil unidades do produto, o que equivale a R$30 milhões em vendas, se quiser alcançar o mí- nimo de vendas aceitável. Esse cálculo é muito útil porque leva o ges- tor a considerar a lucratividade necessária para obter um determinado volume de ven- das. Por exemplo, no caso dessa empresa, se o mercado tivesse uma demanda de dez mil unidades, seria possível a ela obter uma par- ticipação no mercado equivalente a 60 por cento, levando-se em conta a concorrência? Caso a resposta seja positiva, o projeto jus- tificaria o investimento. Caso seja negativa, seria necessário encontrar oportunidades ou mudar o plano estratégico. Se o preço do produto fosse reduzido, por exemplo, o au- mento de vendas poderia trazer economias de escala e resultar num projeto lucrativo. São construídos gráficos para apresen- tar essa análise do Ponto de Equilíbrio - PE, os quais dão uma clara visão de todos os in- dicadores que falamos acima, onde podem ser observadas as diversas relações entre vendas, custos fixos e custos variáveis, além dos níveis de lucros ou de perda sob várias condições. Embora a análise do ponto de equilíbrio seja uma ferramenta útil, ela apresenta li- mitações. Por exemplo, para níveis altos de produção, a empresa precisaria contratar mais funcionários e mais máquinas teriam de ser compradas, o que alteraria as diversas curvas de custos. Enfim, são recomendadas análises mais detalhadas para investigar al- ternativas de investimentos. GRÁFICO DO P. E. DA EMPRESA ANALISADA Fonte: Certo e Peter (2005) 30 31 A projeção de fluxos de caixa relativo aos anos de implantação e andamento do empreendimento tem sido muito uti- lizada como ferramenta de análise de projeto. O fluxo de caixa deve conter o maior nível de detalhe possível para ter uma eficácia no processo de tomada de decisão, desde projeção inflacionária até o detalhamento do custo operacional do empreendimento. Os resultados econô- micos de um projeto devem ser calcu- lados a partir da distribuição no tempo, também conhecida como distribuição dos fluxos de caixa anuais. Para complementar a análise de dados deve-se ainda utilizar os métodos que tem como base o desconto, capitalização e uniformização de distribuições de flu- xos de caixa. Por estes métodos a com- paração monetária é feita numa mesma data (presente ou futura) ou através da distribuição dos fluxos de caixa num mesmo horizonte de tempo. Os métodos podem ser classificados em dois subgrupos: o primeiro contendo mé- todos básicos (métodos tradicionais) e o segundo contendo métodos alternativos (desenvolvidos como variantes ou como tentativas de eliminar algumas desvanta- gens de algum dos métodos básicos). Sen- do assim tem-se a seguinte classificação: Métodos Básicos: Método do Valor Atual/ Valor presente – VA/ VP; Método do Valor Atual Equivalente – VAE; Método da Taxa Interna de Retorno – TIR; Método de Relação de Valor Atual – RVA Métodos Alternativos: Método dos Períodos de Payback com Desconto – PPD; Método do Valor Futuro – VF; Método do Valor Futuro do Retorno – VFR; Método da Relação Benefício/ Custo – RBC; Método de Baldwin; Método da Taxa Externa de Retorno – TER; Método da Taxa de Crescimento do Re- torno – TCR; Método de Hoskold (IZIDORO, 2008). Os métodos de avaliação econômica ba- seada no desconto, capitalização e unifor- mização de distribuições de fluxos de cai- xa reúnem informações para uma melhor tomada de decisão a respeito do projeto. Para tirar a melhor estimativa utiliza-se o que tem de melhor em cada parâmetro (grandeza técnica e econômica do investi- mento, custos, receitas, valores residuais, vida útil, taxas de juros etc.) do projeto. Desta maneira cada parâmetro assume um valor pontual em cada ano de vida útil do projeto, porém tais grandezas estão vul- neráveis e sujeitas as variações devido a riscos e incertezas nas estimativas, deven- do ser considerado pela análise de risco na tomada de decisão. Voltando a falar um pouco sobre a aná- lise de risco, vimos que esta tem por ob- jetivo enriquecer e minimizar falhas nas informações sobre o projeto, através da distribuição de probabilidades dos retor- nos possíveis. Se não houvesse riscos/ in- certezas nas informações, os resultados 30 31 da análise econômica seriam exatos e a análise econômica seria 100%. A diferen- ça entre risco e incerteza reside no conhe- cimento das probabilidades de ocorrência dos valores assumidos pelas variações es- tratégicas usadas na análise de risco. Exis- te risco quando a distribuição de probabili- dade é conhecida, caso contrário tem-se a incerteza (IZIDORO, 2008). A análiseeconômico-financeira de pro- jetos tem muito a ser desenvolvido e um longo caminho a percorrer. Novos métodos e indicadores têm sido incluídos tornando os estudos de viabilidade uma grande fer- ramenta no auxílio na tomada de decisão de ampliação e implantação de novos ne- gócios (IZIDORO, 2008). De qualquer maneira, para que o estudo de viabilidade se aproxime da realidade, deve-se partir de um bom cenário, dispor de um bom modelo matemático para si- mulação, conhecer os indicadores de qua- lidade fornecidos pelo modelo de cálculo e saber interpretar os indicadores, estabe- lecendo critérios particulares de decisão (BEZERRA DA SILVA, 1995, p.21). Nos trabalhos de Silva et al (2007), um dos mais recentes que envolve análises de viabilidade econômico-financeira, encon- tramos que as técnicas mais comuns para a tarefa de análise econômica e financeira são a taxa interna de retorno (TIR) e o valor presente líquido (VPL). Emprega-se tam- bém o custo periódico (CP), período de re- torno do investimento (payback) e o índice de lucratividade (IL). Geralmente, a análise busca identificar o lucro ou se a taxa de re- torno é maior do que a taxa de atratividade. A partir deste ponto vamos mostrar as técnicas mais utilizadas na análise finan- ceira de investimentos. FLUXO DE CAIXA Fluxo de caixa é a apreciação das contri- buições monetárias (entradas e saídas de dinheiro) ao longo do tempo a uma caixa simbólica já construída. Pode ser represen- tada de uma forma analítica ou gráfica. O fluxo de caixa de uma incorporação, por ser complexo, exige a montagem de uma matriz, que relacione as transações financeiras com os períodos em que foram efetuadas, podendo ser chamada de ma- triz do fluxo de caixa. O diagrama de fluxo de caixa é uma re- presentação dos fluxos de dinheiro ao longo do tempo. Graficamente, emprega- -se uma linha horizontal representando o tempo, com vetores identificando os mo- vimentos monetários, adotando-se con- venções cartesianas: fluxos positivos para cima e negativos para baixo. São conside- rados fluxos positivos os dividendos, as re- ceitas ou economias realizadas; são consi- derados fluxos negativos as despesas em geral, a aplicação de dinheiro, o custo de aplicações ou as parcelas que foram dei- xadas de receber (BRIM JR, COSTA NETO E AMORIM, 2003). Fluxos de caixa são construídos para dar apoio a decisões empresariais, estudar aplicações de resíduos de caixa de perma- nência temporária e servir de base para a obtenção dos indicadores necessários para a análise financeira. No caso do caixa de uma incorporação, pode-se mencionar os seguintes indicadores, entre outros: exposição máxima (mês onde se verifica o maior saldo positivo); prazo de retorno e taxa de retorno. Com a ajuda do fluxo de caixa, pode-se determinar o momento em que a incorpo- 32 33 ração requisitará o ingresso de recursos de financiamento ou investimento, e ain- da, determinar o momento que parte do faturamento poderá ser transferido para o retorno, conforme esquema da figura ao lado: Diagrama de fluxo de caixa: Taxa de desconto do fluxo de caixa O capital equivalente a um real aplica- do durante t anos a uma taxa de juros de k% aa equivale a (1+k)t ao final de t anos. Para se dispor de um real ao cabo de t anos seria suficiente aplicar hoje, a uma taxa de juros k, o valor de 1/(1+k)t. Ou seja, 1/(1+k) t é o valor presente de um real a ser rece- bido dentro de t anos. Assim, um projeto será dito rentável se o total das entradas de caixa trazidas ao presente, a uma taxa k, tiver um valor superior ao total das saí- das de caixa do projeto, também trazidas ao presente à mesma taxa k. (GALESNE, 1999, p. 35). Convém discutir a taxa a ser utilizada para descontar os fluxos de caixa de um projeto, antes de se passar à descrição destes crité- rios de análise. Para a avaliação um projeto de investimento, a taxa de desconto k será a taxa mínima de rentabilidade exigida do projeto, também chamada taxa mínima de atratividade (TMA). Esta taxa representa o custo de oportunidade do capital investi- do ou uma taxa definida pela empresa em função de sua política de investimentos. Em última análise, a taxa de desconto k tem a finalidade de tornar os valores dos fluxos de caixa equivalentes aos valores presentes (GALESNE, 1999, p. 39). A taxa de desconto, referida como taxa mínima de atratividade, é também tratada como “custo de capital”, ou como custo de oportunidade. Estes termos, contudo, não são sinônimos e, de outra parte, o valor as- sumido para cada taxa depende do porte da empresa e da conjuntura momentânea da economia. Pode-se discriminar essas taxas em: a) Custo de oportunidade do capital de terceiros (ka) – é a taxa de captação dos recursos no mercado, seja através de instituições financeiras ou investidores privados; b) Custo de oportunidade de capital próprio (ke) – é o custo de uso do capital próprio da empresa. Representa as opor- tunidades de uso de capital perdidas quan- do é decidida determinada alocação de re- cursos; c) Taxa de reinvestimento (rs) – é a taxa de aplicações futuras dos fluxos de caixa positivos gerados pela empresa. Não deve ser tomada como o custo do capital próprio (ke), porque os fluxos positivos nem sempre podem ser aplicados a esta taxa, por questões de prazo e volume de recursos. Deve ser ligada à taxa efetiva de reaplicação dos fluxos futuros, nas aplica- ções em que dispõe; d) Taxa mínima de atratividade (TMA) – do ponto de vista teórico, a taxa de desconto deveria ser igual ao custo de oportunidade do capital próprio (k=ke). 32 33 Porém, pode ser substituída por uma taxa politicamente definida pelo decisor, em função da política de investimento da empresa (k=TMA). A taxa de atratividade representa a rentabilidade mínima exigi- da pelo investidor, ou seja, sua motivação para investir. Como não tem sentido que a TMA seja inferior ao custo de oportuni- dade do capital próprio, geralmente ado- ta-se TMA ≥ ke, pois a empresa desejará obter mais do empreendimento do que obteria em uma alternativa de investi- mento comparável e segura, devendo ain- da incluir uma parcela de risco. Assim, a taxa k de desconto poderá as- sumir um dos valores acima, conforme as premissas e o enfoque da análise. Se to- marmos com exemplo a construção civil, deve-se verificar ainda que geralmente o investimento próprio é pequeno, traba- lhando-se fundamentalmente com os re- cursos dos compradores e, na verdade, a taxa de atratividade reflete a viabilidade do empreendimento globalmente. CRITÉRIOS DE FLUXO DE CAIXA DES- CONTADO Análise Do Valor Presente Líquido O valor presente líquido (VPL) de um projeto de investimento é igual à diferen- ça entre o saldo dos valores presentes das entradas e saídas líquidas de caixa, asso- ciadas ao projeto e o investimento inicial necessário, com o desconto dos fluxos de caixa feito a uma taxa k definida pela em- presa, ou seja, sua TMA (GALESNE et al., 1999). Todo projeto de investimento que tiver um VPL positivo será rentável; para um projeto analisado, havendo mais de uma variante rentável, o de maior VPL será o mais lucrativo. É o valor presente dos retornos diminuídos dos investimentos, descontados até a data da análise pela taxa de juros do custo do capital (GALES- NE, 1999 apud SILVA et al, 2007). Do ponto de vista financeiro, a análise do valor presente líquido (VPL) é usada para avaliar e escolher a melhor proposta de investimento para uma organização. O objetivo de se obter o VPL de um pro- jeto é poder comparar a valores atuais aos retornos que o projeto tem potencial para gerar. Essa análise se baseia na ideia de que o di- nheiro tem seu valor relacionado ao tempo. Por exemplo, R$10,00 hoje
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