Rotinas Administrativas

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ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Curso Técnico em Logística – Pronatec
Prof. Esp. Luís Peixoto
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Ementa:
Correspondências Empresariais, cartas comerciais, cartas cobrança, circular, memorando
Cadastro de clientes
Cálculos matemáticos: razões, proporções, médias simples e ponderadas, grandezas inversamente proporcionais, regra de três simples, juros, tributos
Guias de recolhimento
Holerites, descontos e benefícios
Requerimentos e declarações diversas
ORIGEM
Com a adoção dos preceitos da Teoria da Burocracia de Weber (1940), surge a necessidade de uma profissionalização e padronização dos processos empresariais.
ORIGEM
Com esta padronização, surgem conceitos e práticas, como os organogramas, os estatutos, as descrições de cargos, salários e funções, levando a criação das Rotinas Administrativas.
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Rotina Administrativa é toda e qualquer tarefa realizada sistematicamente, que oferece suporte ao funcionamento da empresa e à execução de outras tarefas.
ROTINAS ADMINISTRATIVAS 
X 
ROTINAS OPERACIONAIS
BASE DAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
As rotinas administrativas são norteadas pelas seguintes formalizações:
Organogramas funcionais
Estatutos Internos
Manuais de Rotinas e Procedimentos
ORGANOGRAMA FUNCIONAL
Basicamente, um organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização
ESTATUTOS INTERNOS
É o conjunto de normas e regras internas que norteiam as ações na organização
MANUAIS DE ROTINAS E PROCEDIMENTOS
É o conjunto padronizado de ações que norteiam as operações da organização. Algumas organizações o adotam como POPs (Procedimentos Operacionais Padrão), segmentados por setores de atuação.
AS ROTINAS ADMINISTRATIVAS NO DESENHO ORGANIZACIONAL
PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
GERENTE DE PATRIMÔNIO
Realizar inventários
Prover manutenção em máquinas, equipamentos, veículos, etc.
Fiscalizar e garantir a ordem e o zelo pelos bens móveis e imóveis da empresa
PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
SECRETÁRIA ADMINISTRATIVA
Administrar agendas de reuniões e audiências
Enviar fax, e-mails e memorandos executivos
Efetuar e atender ligações para os cargos executivos
Elaborar documentos, como atas, memorandos, etc.
Arquivar documentos
PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
CONTADOR
Realizar balanços patrimoniais
Efetuar a contabilidade fiscal e dar suporte para tal
Auditar a contabilidade da empresa
Dar suporte aos processos de declaração de impostos
PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
ALMOXARIFE
Controlar as entradas e saídas de materiais de expedientes
Realizar compras de materiais
Organizar estoques
Administrar os centros de custo
PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
AUXILIAR DE DEPARTAMENTO PESSOAL
Elaborar escalas de trabalho
Emitir holerites
Controlar registros de frequências
Calcular horas-extras, férias, 13º, encargos e descontos
Gerenciar processos de admissão e demissão
Efetuar pagamentos salariais
PRINCIPAIS ROTINAS ADMINISTRATIVAS
SECRETÁRIA COMERCIAL
Criar e manter registros de clientes
Emitir notas fiscais
Contatar clientes
Dar suporte de pós-vendas
Receber clientes
Atender telefonemas, responder e-mails, etc.
HABILIDADES DE UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Conhecimento do pacote Office
Habilidade matemática
Organização
Disciplina
Conhecimento sobre leis trabalhistas, encargos, benefícios
Respeito à hierarquia
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Rotinas administrativas são tarefas sistematizadas que oferecem suporte ao funcionamento da empresa e seus processos. V ou F?
As rotinas administrativas são norteadas por 3 preceitos básicos: Organogramas, Estatutos e ...?
O que é um estatuto interno?
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Dentro de um organograma funcional, dê um exemplo de um cargo que exerça uma função administrativa.
Um gerente de patrimônio é o responsável por arquivar documentos importantes. V ou F?
Cite 2 características ou habilidades necessárias a um auxiliar administrativo.
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO PODE SER O RESPONSÁVEL DIRETO PELO SUCESSO OU FRACASSO DE UMA EMPRESA? EXPLIQUE.
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
DOCUMENTOS E OFÍCIOS ADMINISTRATIVOS
ATA
É um documento que apresenta o registro de fatos e resoluções de uma reunião, de forma clara e precisa.
ATA
Uma ata é composta por:
INTRODUÇÃO: Contém o horário, a data da reunião, o local e o nome dos participantes, sempre por extenso
DESENVOLVIMENTO: Traz de forma ordenada o que foi discutido e decidido na reunião
ENCERRAMENTO: É a conclusão sobre a reunião. Deve conter a assinatura dos participantes
MEMORANDO
É uma correspondência interna que se caracteriza pela agilidade no trato de algum assunto. As empresas usam esse tipo de correspondência para estabelecer a comunicação entre seus setores e departamentos.
MEMORANDO
MEMORANDO Nº: 03/2014
DATA: 15.04.2014
DE: Diretor Comercial Marcelo
PARA: Gerente de Vendas Caio
ASSUNTO: Metas/2014
______________________________________________
Reunião sexta-feira, 20.04 as 19h na minha sala, para tratarmos sobre as metas e projeções para o segundo semestre.
Att, Marcelo
CIRCULAR
É uma correspondência objetiva, usada para transmitir avisos, ordens ou instruções a muitas pessoas ou setores ao mesmo tempo.
CIRCULAR
CIRCULAR Nº: 01/2014
PELOTAS, 15 DE ABRIL DE 2014
ASSUNTO: REUNIÃO PEDAGÓGICA
Comunicamos a todos os alunos do Pronatec, que no dia 24.04 não terão aulas nos turnos diurnos. Motivo: reunião pedagógica.
Att,
Coordenação Pronatec – Senac Pelotas
RELATÓRIO
Um relatório é um conjunto de informações utilizado para reportar resultados parciais ou totais de uma determinada atividade, experimento, projeto, ação, pesquisa, ou outro evento que esteja finalizado ou em andamento.
RELATÓRIO
Um relatório deve apresentar cinco elementos:
O quê efetivamente ocorreu? Qual o fato a ser relatado?
Quando ocorreu o fato a ser relatado?
Por quê ocorreu?
Onde ocorreu?
Como ocorreu?
RELATÓRIO
O roteiro básico de um relatório deve seguir a seguinte estrutura:
Capa
Resumo
Introdução
Desenvolvimento
Estudo de caso (se houver)
Conclusão
Referencias (se houverem)
RELATÓRIO
Capa:
Nome da organização responsável, com subordinação até o nível da autoria; 
Título; 
Subtítulo se houver; 
Local; 
Ano de publicação, em algarismo arábico. 
RELATÓRIO
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL - SENAC
FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS
CURSO TÉCNICO EM LOGÍSTICA
UC DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS
Prof. Esp. Luís Teodoro Peixoto
Aluno Fulano de Tal
AS TEORIAS ADMINISTRATIVAS
Estudo de caso da Teoria Clássica aplicada na empresa Tal
Pelotas/RS
2014
RELATÓRIO
RESUMO
É apresentação concisa do texto, destacando os aspectos de maior importância e interesse. No resumo, que é uma síntese, o conteúdo é apresentado em forma de texto reduzido.
INTRODUÇÃO
Parte em que o assunto é apresentado como um todo, sem detalhes.
DESENVOLVIMENTO
Parte mais extensa. Apresenta o estudo em si (texto). Visa comunicar os resultados obtidos
CONCLUSÃO
Consiste na recapitulação sintética dos resultados obtidos, ressaltando o alcance e as consequências do estudo. Neste item recomenda-se o uso de figuras e fotografias para ilustrar os resultados.
RELATÓRIO
RESUMO
Este estudo visa analisar a influência da denominada Teoria Clássica na gestão de empresas.... (máx. 15 linhas)
INTRODUÇÃO
Desde muito tempo o homem busca melhorar os processos de produção das empresas. Sendo assim, a Teoria Clássic buscou suprir esta demanda...(máx. 10 linhas)
A TEORIA CLÁSSICA
 A Teoria Clássica surgiu....
IMPORTÂNCIA DA TEORIA CLÁSSICA NA ATUALIDADE
 Nos dias de hoje...
ESTUDO DE CASO – IBM
 
 A IBM é uma empresa...
CONCLUSÃO
 Conclui-se que a Teoria Clássica....
 
RELATÓRIO
Referências
São a relação das fontes bibliográficas utilizadas pelo autor. Todas as obrascitadas no texto deverão obrigatoriamente figurar nas referências bibliográficas.
Livros: 
Autor. Título: subtítulo. Edição. Local: Editora, ano.
Ex.:
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 7 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.
Sites:
SITE. Título da publicação. Disponível em www.site.com.br. Acesso em: 23 abr. 2014.
Ex.:
YOUTUBE. Processo de produção do Big Mac. Disponível em https://www.youtube.com/watch?v=64Cs5cVLm8s. Acesso em 23. abr. 2014
RELATÓRIO
REFERÊNCIAS
GIL, Antônio C. Métodos e técnicas de pesquisa social. 5 ed. São Paulo: atlas, 2006.
 
GRUNE, George. Strategic planning at the Reader’s Digest Association. Discurso proferido na reunião anual da Crummer Graduate School of Business Corporate Council, Rollins College. Orlando/USA, 1986.
 
HOOLEY, Graham J; SAUNDERS, John A; PIERCY, Nigel F. Estratégia de marketing e posicionamento competitivo. São Paulo: Pearson do Brasil, 2001.
 
HOUAISS, Antônio; VILLAR, Mauro de S. Minidicionário Houaiss de língua portuguesa. 2 ed. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004.
 
KOTLER, Phillip. Administração de Marketing. 10 ed. São Paulo: Pearson do Brasil, 2000.
RELATÓRIO
Fontes: Arial ou Times New Roman
Tamanho: 12
Espaçamento: 1,5 pt
Espaço entre títulos: 2 toques
Espaço entre títulos e textos: 1 toque
Parágrafos: 1,5 cm
Títulos e Subtítulos: Caixa alta (maiúsculas) e negrito
OFÍCIOS
É uma comunicação adotada no serviço público e privado, que requer certo grau de formalidade.
Inicia-se um ofício com o pronome de tratamento, seguido do cargo e do nome do destinatário.
OFÍCIOS
OFÍCIOS
1. VOSSA EXCELÊNCIA
Vocativo:
a) Excelentíssimo Senhor + Cargo: Uso exclusivo, na correspondência oficial, para os Chefes dos três poderes (Presidente da República, Presidente do Congresso Nacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal).
Exemplo: Excelentíssima Senhora Presidenta da República Dilma Roussef
b) Ilustríssimo Senhor + Cargo: Uso para as demais autoridade.
Exemplo: Ilustríssimo Senhor Ministro Fulano de Tal
OFÍCIOS
2. VOSSA SENHORIA
Empregado para as demais autoridades e para particulares.
Vocativo:
a) Ilustríssimo Senhor + Cargo.
Exemplo: Ilustríssima Senhora Diretora da Fatec Senac Pelotas, Nara Beatriz Lopes Pires da Luz
b) Senhor + Cargo.
Exemplo: Senhor Professor Luís Peixoto
OFÍCIOS
A saudação final também varia de acordo com o cargo:
Atenciosamente – para pessoas que ocupam o mesmo cargo ou cargos hierarquicamente inferiores ao do remetente.
Respeitosamente – para cargos hierarquicamente superiores.
OFÍCIOS
Ofício nº 01/2014
Pelotas, 22 de abril de 2014
Ilma. Sra. Diretora da Fatec Pelotas
Nara Beatriz Lopes Pires da Luz
Venho por meio deste, solicitar a V.Sª. A liberação de uma verba no valor de R$ 400,00 (quatrocentos reais), para fins de suprir os custos com uma visita técnica das turmas 1 e 2 do Curso técnico em logística ao Polo Naval de Rio Grande.
Certo de sua atenção,
Respeitosamente,
Luís Teodoro Peixoto
Professor Orientador Profissional 
CARTA COMERCIAL
É o tipo de correspondência usado pela indústria e pelo comércio. Ela pode ser usada para solicitar oferecer, informar, cobrar, etc.
CARTA COMERCIAL
Características da carta comercial: data, endereço do remetente, endereço do destinatário, saudação, texto, e uma conclusão respeitosa, ou seja, emprego de uma linguagem formal.
CARTA COMERCIAL
Antes de escrever uma carta, questione-se sobre os seguintes aspectos:
O objetivo é negociar, vender, anunciar, cobrar?
Deve-se esclarecer ou fornecer informação?
Deve-se responder ao pedido de alguém?
O que se deseja que o destinatário faça?
A carta apresenta um texto claro e objetivo?
CARTA COMERCIAL
Pelotas, 22 de abril de 2014.
Ilmo. Sr. José Migué
Consta aberta em nosso sistema de cobrança, a liquidez da duplicata nº 171/14, com vencimento em 10.02.2014, no valor de R$ 123,00.
Sendo assim, solicitamos o comparecimento de V.Sª. ao setor de cobrança de nossa Loja, localizada à Av. Bento Gonçalves, 123, em Pelotas, para que possamos facilitar a negociação, visando mantê-lo como nosso cliente.
Caso o pagamento desta já tenha sido realizado até a data do recebimento desta, favor desconsiderar.
Atenciosamente,
João Cobra Dindim
Gerente de Cobranças
CARTA COMERCIAL
Pelotas, 22 de abril de 2014.
Ilmo. Sr. Paulo Ark Teto
Viemos por meio deste, convidar V.Sª. Para visitar nosso show room de inverno, situado em nossa matriz (Osório, 465), a fins de conhecer nossa nova linha de louças e acabamentos para banheiros, incluindo o lançamento da nova Jacuzzi S8 Lux.
Atenciosamente,
Armando Prawen Der
Gerente Comercial
E-MAILS
A forma de correspondência eletrônica mais conhecida é o e-mail. E-mail é uma forma de comunicação ágil, mas que não dispensa uma linguagem formal, clara , objetiva e um texto coerente.
E-MAILS
Portanto, obedeça a algumas regras ao enviar um e-mail:
Use saudação.
Observe o tipo de linguagem.
Preste atenção ao digitar.
Nunca escreva textos inteiros com letras maiúsculas.
Encerre com “atenciosamente”.
Insira ao final da mensagem uma assinatura eletrônica.
E-MAILS
Desenvolva bons hábitos ao redigir e-mails:
Informe-se sobre a política de mensagens eletrônicas de sua empresa.
Elabore e-mails breves e empregue palavras precisas.
Explicite o tema no campo “assunto”.
Dirija-se aos destinatários pelo nome.
Não mencione assuntos delicados ou sigilosos.
Não trate de assuntos pessoais.
E-MAILS
Não envie e-mails a clientes sem ser solicitado.
Verifique a ortografia, a pontuação e a gramática do texto.
Responda aos e-mails imediatamente.
Não responda a correntes.
Não escreva mensagens em caixa alta.
Seja seletivo ao enviar respostas a todos os destinatários.
Finalize a mensagem com uma assinatura eletrônica.
Releia sua mensagem antes de enviá-la.
CADASTROS DE CLIENTES
CADASTRO DE CLIENTES
ORÇAMENTOS
AGRADECEMOS SUA PREFERÊNCIA!
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ANÁLISES DE VENDAS
ANÁLISES DE VENDAS
Ticket médio por produto
Sabendo qual é  o seu ticket médio você pode projetar quanto ganharia a mais caso atingisse mais clientes, por exemplo.
 
ANÁLISES DE VENDAS
CÁLCULO:
Pegue o valor total de vendas que você teve em um determinado período por produto e divida pelo número de vendas desse produto no período.
Exercício: Determine o ticket médio de cada produto
ANÁLISES DE VENDAS
Ticket médio por cliente
Sabendo qual é  o seu ticket médio por cliente você pode projetar a sua estratégia de marketing para cada cliente
ANÁLISE DE VENDAS
CÁLCULO
Pegue o valor total de vendas por cliente e divida pelo número de compras que eles fizeram no período
Exercício: Determine o ticket médio de cada cliente
ANÁLISE DE VENDAS
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO POR PRODUTO OU POR CLIENTE
Determina o percentual que cada produto ou cliente representa no total das vendas de um período.
ANÁLISE DE VENDAS
CÁLCULO:
Regra de 3 simples
Exercício: Determine o percentual da margem de contribuição de cada produto e de cada cliente no total de vendas, no período.
ANÁLISES DE VENDAS
Cálculo do desempenho diário: Verificar o % de vendas diário e gerar gráficos indicativos
ANÁLISE DE VENDAS
Gráficos
TRABALHO 2.01/2014
Escolher estrategicamente um cliente do relatório de vendas e enviá-lo uma carta comercial convidando-o a visitar a loja para conhecer um novo produto.
A carta deverá ser redigida em editor de texto (word) e anexada ao e-mail. (Exceções, conversar com o professor)
Observar corpo do e-mail (ver material)
Enviar até as 12h de 06.05 para o e-mail do professor