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LOGÍSTICA HOSPITALAR 1 Apresentação ................................................................................................................................ 8 Aula 1: Logística e a logística hospitalar ........................................................................................ 9 ............................................................................................................................. 9 Introdução .............................................................................................................................. 10 Conteúdo Histórico da logística ....................................................................................................... 10 Origem e definição .......................................................................................................... 10 Importância da logística na guerra .............................................................................. 11 Na prática .......................................................................................................................... 11 Exemplo prático ............................................................................................................... 12 Quatro pilares interdependentes .................................................................................. 13 Gestão hospitalar ............................................................................................................. 14 Importância da logística empresarial ........................................................................... 14 Atividades logísticas ........................................................................................................ 15 Atividades primárias ........................................................................................................ 15 Atividades de apoio ......................................................................................................... 17 Competência logística .................................................................................................... 18 Missão da logística ........................................................................................................... 19 Serviço Logístico .............................................................................................................. 19 Nível de Serviço ............................................................................................................... 20 Relação Nível de Serviço x Custo ................................................................................. 20 Logística hospitalar .......................................................................................................... 21 A cadeia de suprimentos hospitalar ............................................................................. 22 Encerramento ................................................................................................................... 23 Atividade proposta .......................................................................................................... 23 ........................................................................................................................... 24 Referências ......................................................................................................... 25 Exercícios de fixação Notas ........................................................................................................................................... 29 Chaves de resposta ..................................................................................................................... 29 ..................................................................................................................................... 29 Aula 1 Exercícios de fixação ....................................................................................................... 29 Aula 2: Planejamento do suprimento ......................................................................................... 32 ........................................................................................................................... 32 Introdução .............................................................................................................................. 33 Conteúdo LOGÍSTICA HOSPITALAR 2 Contextualização ............................................................................................................. 33 O nível estratégico ........................................................................................................... 33 O nível estratégico ........................................................................................................... 36 Nível estrutural ou tático ................................................................................................ 36 O sistema produtivo de uma OH .................................................................................. 36 Nível operacional ............................................................................................................. 38 Razões para a previsão das necessidades de uma organização hospitalar ......... 38 Gestão da demanda ........................................................................................................ 39 Métodos quantitativos de previsão da demanda ...................................................... 42 Reflexão ............................................................................................................................. 45 Atividade proposta .......................................................................................................... 45 Atividade proposta .......................................................................................................... 46 ........................................................................................................................... 47 Referências ......................................................................................................... 47 Exercícios de fixação Notas ........................................................................................................................................... 52 Chaves de resposta ..................................................................................................................... 53 ..................................................................................................................................... 53 Aula 2 Exercícios de fixação ....................................................................................................... 53 Aula 3: Gestão dos estoques ....................................................................................................... 56 ........................................................................................................................... 56 Introdução .............................................................................................................................. 57 Conteúdo Gerência de estoque ....................................................................................................... 57 Visão financeira dos estoques ....................................................................................... 58 Função dos estoques ...................................................................................................... 59 Planejamento dos estoques .......................................................................................... 59 Classificação dos estoques ............................................................................................ 60 Ferramentas para a gestão dos estoques ...................................................................61 Metodologia de construção – curva ABC ................................................................... 63 Criticidade ......................................................................................................................... 64 Métodos para controle de estoques ............................................................................ 65 Métodos das quantidades fixas ..................................................................................... 66 Método das revisões periódicas .................................................................................... 69 Avaliação de estoques .................................................................................................... 69 Exemplo prático ............................................................................................................... 70 Encerramento ................................................................................................................... 72 Atividade proposta .......................................................................................................... 72 LOGÍSTICA HOSPITALAR 3 ........................................................................................................................... 72 Referências ......................................................................................................... 73 Exercícios de fixação Notas ........................................................................................................................................... 77 Chaves de resposta ..................................................................................................................... 77 ..................................................................................................................................... 77 Aula 3 Exercícios de fixação ....................................................................................................... 77 Aula 4: Gestão dos estoques ....................................................................................................... 81 .............................................................................................................................. 82 Conteúdo Função de compras ......................................................................................................... 82 Objetivos principais ......................................................................................................... 82 O Papel estratégico de compras ................................................................................... 83 Centralização e descentralização de compras .......................................................... 85 Duas estratégias básicas ................................................................................................. 86 O perfil do setor de compras ......................................................................................... 87 Compradores: reativos ou proativos ........................................................................... 87 Atributos desejáveis ao perfil dos profissionais ......................................................... 88 Consultor interno ............................................................................................................ 89 O Processo de compras.................................................................................................. 90 Recebimento e análise das requisições de compras ................................................ 90 Seleção de fornecedores ................................................................................................ 91 Mapa comparativo ........................................................................................................... 91 Negociação das condições ............................................................................................ 92 Emissão da documentação ........................................................................................... 93 Gestão do Fornecimento ou Diligenciamento .......................................................... 94 Recebimento e aceitação ............................................................................................... 94 Compras no setor público ............................................................................................. 95 Atividade proposta .......................................................................................................... 95 ........................................................................................................................... 96 Referências ......................................................................................................... 97 Exercícios de fixação Notas ......................................................................................................................................... 100 Chaves de resposta ................................................................................................................... 100 ................................................................................................................................... 100 Aula 4 Exercícios de fixação ..................................................................................................... 100 Aula 5: Licitações ....................................................................................................................... 104 ............................................................................................................................ 105 Conteúdo Considerações iniciais .................................................................................................. 105 LOGÍSTICA HOSPITALAR 4 Aquisições em instituições públicas .......................................................................... 105 Três pilares básicos ....................................................................................................... 106 A legislação ainda contempla circunstâncias especiais ......................................... 107 Quadro-resumo das principais características ........................................................ 108 O edital ............................................................................................................................. 109 Na aquisição de medicamentos - edital ................................................................... 109 Editais para a compra de equipamentos ................................................................... 110 Especificação dos bens ................................................................................................. 110 Edital de pregão eletrônico nº 012/2013 ................................................................... 111 Sistema de Registro de Preços .................................................................................... 111 Hipóteses ......................................................................................................................... 112 Do Procedimento e Julgamento das Licitações ...................................................... 113 O Portal de Compras do Governo Federal (Comprasnet) ..................................... 114 O portal de compras do Governo Federal (Comprasnet) ...................................... 114 Encerramento ................................................................................................................. 115 Atividade proposta ........................................................................................................ 115 ......................................................................................................................... 116 Referências....................................................................................................... 117 Exercícios de fixação Notas ......................................................................................................................................... 122 Chaves de resposta ................................................................................................................... 122 ................................................................................................................................... 122 Aula 5 Exercícios de fixação ..................................................................................................... 122 Aula 6: Terceirização aplicada à área de saúde ........................................................................ 125 ............................................................................................................................ 126 Conteúdo Custos operacionais (eficiência) e eficácia (competitividade) .............................. 126 A Terceirização .............................................................................................................. 126 A Terceirização sob o Enfoque das Empresas Modernas ...................................... 126 Atividades mais indicadas para a terceirização ....................................................... 127 Fundamento teóricos .................................................................................................... 128 Início da terceirização no Brasil .................................................................................. 128 Empresas brasileiras e a terceirização ....................................................................... 129 Porque Terceirizar? ....................................................................................................... 129 Flexibilidade gerencial ................................................................................................... 130 Problemas frequentes ................................................................................................... 130 Qualidade, preço, prazo, e inovação.......................................................................... 131 Concentração de Fornecedores x Relacionamento ............................................... 131 LOGÍSTICA HOSPITALAR 5 Consenso na literatura.................................................................................................. 132 Alguns problemas enfrentados ................................................................................... 132 Profissionais com o perfil exigido ............................................................................... 133 Os contratos e sua gestão ............................................................................................ 134 O Contrato, e a sua importância ................................................................................ 134 O Contrato ...................................................................................................................... 135 Elementos Essenciais do Contrato ............................................................................. 135 A Importância da Gestão de Contratos ..................................................................... 137 Tipos de contratos ......................................................................................................... 137 Integração entre Gestão e Fiscalização de Contratos ............................................ 138 Quem Cala Consente? .................................................................................................. 139 Integração entre Gestão e Fiscalização de Contratos ............................................ 140 A Fiscalização de Contratos na Lei nº 8.666/1993 (Administração Pública) ...... 141 Atividade proposta ........................................................................................................ 142 Atividade proposta ........................................................................................................ 142 Atividade proposta ........................................................................................................ 142 ......................................................................................................................... 143 Referências ....................................................................................................... 143 Exercícios de fixação Notas ......................................................................................................................................... 147 Chaves de resposta ................................................................................................................... 147 ................................................................................................................................... 147 Aula 6 Exercícios de fixação ..................................................................................................... 147 Aula 7: Armazenamento e distribuição ..................................................................................... 150 ............................................................................................................................ 151 Conteúdo Armazenar ou estocar? ................................................................................................. 151 Armazenagem de produtos ......................................................................................... 151 Instalações de armazenagem ..................................................................................... 152 Centros de distribuição ................................................................................................ 152 Crossdocking: o que é? ................................................................................................ 152 Principais vantagens da utilização de centros de distribuição ............................. 154 Layout dos centros de distribuição ............................................................................ 155 Esquema lógico .............................................................................................................. 156 Tecnologia aplicada às organizações de saúde .......................................................... 161 Códigos de barras ........................................................................................................... 162 Como é feita a codificação em barras? ........................................................................ 164 Estrutura do código de barras ..................................................................................... 165 LOGÍSTICA HOSPITALAR 6 RFID (Radio Frequency Identification) ....................................................................... 166 Recursos de rastreamento de cargas via satélite .................................................... 168 Reflexão ........................................................................................................................... 169 Sistemas de Gestão de Centros de Distribuição ou Warehouse Management System (WMS) ................................................................................................................. 170 Objetivos básicos de um WMS .................................................................................... 170 Input x Output de um WMS ......................................................................................... 171 Implantação de um WMS ............................................................................................. 172 Atividade proposta ........................................................................................................173 ......................................................................................................................... 173 Referências ....................................................................................................... 174 Exercícios de fixação Notas ......................................................................................................................................... 177 Chaves de resposta ................................................................................................................... 177 ................................................................................................................................... 177 Aula 7 Exercícios de fixação ..................................................................................................... 177 Aula 8: Controle de materiais .................................................................................................... 181 ............................................................................................................................ 182 Conteúdo A armazenagem de materiais ..................................................................................... 182 Área de carga e descarga ............................................................................................. 182 A central .......................................................................................................................... 182 Recepção de medicamentos ....................................................................................... 183 Materiais médico-hospitalares .................................................................................... 184 Embalagem de materiais .............................................................................................. 185 Características das embalagens mais comuns ........................................................ 185 Alguns cuidados com a forma de manusear e de acondicionar o estoque ...... 187 Guarda e preservação de materiais na farmácia hospitalar .................................. 188 Principais aspectos relacionados ao armazenamento de medicamentos na farmácia hospitalar ........................................................................................................ 188 Controle de material ..................................................................................................... 189 Inventários ...................................................................................................................... 193 Definição de inventários ............................................................................................... 194 Acurácia do estoque ..................................................................................................... 194 Tipos de inventários ...................................................................................................... 195 Finalidade dos inventários ........................................................................................... 196 Procedimentos ............................................................................................................... 196 Atividade proposta ........................................................................................................ 196 LOGÍSTICA HOSPITALAR 7 ......................................................................................................................... 197 Referências ....................................................................................................... 197 Exercícios de fixação Notas ......................................................................................................................................... 202 Chaves de resposta ................................................................................................................... 202 ................................................................................................................................... 202 Aula 8 Exercícios de fixação ..................................................................................................... 202 Conteudista ............................................................................................................................... 205 LOGÍSTICA HOSPITALAR 8 Sabemos que as Organizações Hospitalares (OHs) têm como principal objetivo prover o bem-estar e a recuperação da saúde de seus pacientes. Em termos logísticos, uma OH não difere muito dos demais tipos de organização. O que as distingue é o grau de prioridade atribuído a uma ou a outra atividade, pois a falta de um recurso (profissional, equipamento, suprimentos, e outros) pode inviabilizar as atividades e causar danos irreparáveis à vida de um ser humano. Nesse contexto, a logística será tratada de modo geral, mas com uma abordagem voltada para a gestão de OHs, principalmente nas questões que envolvam prioridades nas decisões gerenciais e a otimização de recursos, cada vez mais escassos. Nesta aula, abordaremos diversos aspectos da logística hospitalar, principalmente os relacionados à administração de materiais dos sistemas de saúde, desde o levantamento das necessidades até a efetiva entrega aos usuários, com foco em definições, conceitos, princípios modelos, métodos e ferramentas destinados a racionalizar as operações e otimizar os resultados. Sendo assim, esta disciplina tem como objetivos: 1. Aplicar os fundamentos da gestão de logística hospitalar; 2. Analisar os processos para aquisição, armazenamento, distribuição e controle de insumos e equipamentos hospitalares com qualidade, eficiência e segurança; 3. Identificar as principais ferramentas de apoio à gestão da logística hospitalar. LOGÍSTICA HOSPITALAR 9 Introdução Nesta aula, abordaremos o tema “Planejamento do Suprimento” a partir da divisão clássica dos níveis estratégico, tático e operacional em organizações hospitalares. A partir daí, começaremos a tratar de questões mais técnicas relacionas à logística, em que analisaremos as demandas de uma OH e os métodos quantitativos adotados para a sua previsão. Por fim, apresentaremos um caso ilustrativo que servirá de base para uma atividade prática. Objetivo: 1. Apresentar noções gerais sobre o planejamento da atividade de suprimento nas organizações em geral e nas organizações hospitalares, especificamente; 2. Conhecer as demandas de uma Organização Hospitalar e os métodos quantitativos adotados para a sua previsão. LOGÍSTICA HOSPITALAR 10 Conteúdo Histórico da logística Nos dias atuais, muito se tem ouvido falar sobre o tema logística, mas o que realmente significa essa palavra? As literaturas disponíveis apresentam uma rápida evolução do tema. Na prática, a logística representa o elo entre todas as expectativas geradas pelos demais setores das organizações, inclusive das pertencentes ao setor de saúde, uma vez que durante todo o processo de desenvolvimento ou na fase final de qualquer produto e/ou serviço, está sempre presente e à disposição todos os dias da semana, durante todo ano. Na prática, a logística representa o elo entre todas as expectativas geradas pelos demais setores das organizações, inclusive das pertencentes ao setor de saúde, uma vez que durante todo o processo de desenvolvimento ou na fase final de qualquer produto e/ou serviço, está sempre presente e à disposição todos os dias da semana, durante todo ano. Podemos comparar a logística ao lubrificante de um equipamento, de cuja importância somente lembramos quando este parapor falta de lubrificação. Nesse contexto, percebe-se claramente a importância do tema para a continuidade das atividades das organizações em geral, uma vez que a logística se apresenta como uma atividade fundamental para garantir a sobrevivência de qualquer empresa, em qualquer segmento que esteja atuando. Origem e definição A logística é conceituada de diversas formas, desde o conceito tradicional de administração de material, vigente nos anos 1970, até a visão contemporânea da gestão da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management). De que a logística está associada às grandes estratégias de guerra e conquistas não temos dúvidas, não é mesmo? LOGÍSTICA HOSPITALAR 11 Nesse contexto, surge uma primeira definição: Logística Militar é a componente da arte da guerra que tem como propósito obter e distribuir às Forças Armadas os recursos de pessoal, material e serviços em quantidade, qualidade, momento e lugar por elas determinados, satisfazendo as necessidades na preparação e na execução de suas operações exigidas pela guerra. Importância da logística na guerra Mas qual a importância da logística na guerra? Para responder a essa pergunta, vamos recorrer a algumas frases de famosos e dados reais: “Estive a 12 Km de Bologna. Não a tomei por dez razões. A primeira: porque não tinha munição nem combustível. As outras nove são secundárias”. (PATTON, II Guerra Mundial) “Na realidade, as batalhas começam, terminam e são decididas pela Logística. Eu perdi a da África porque não a tinha.” (ROMMEL, II Guerra Mundial) Dos U$ 28 Bilhões gastos na operação “IraqiFreedom” (Guerra do Iraque em 2003), U$ 14,2 Bi foram para operações de suprimento e U$ 4,9 Bi para custos de transporte.”... Ou seja, 70%! “Na Prática: A Logística não ganha a guerra, mas ajuda a perder!” Na prática Saindo do campo militar e adentrando ao campo empresarial, a logística, apesar de conceitualmente, um pouco diferente, assume igual e relevante papel estratégico: LOGÍSTICA HOSPITALAR 12 1 -“A Logística Estratégica é um processo de planejamento, implementação e controle da eficiência e eficácia do fluxo e armazenamento de materiais (matéria-prima, em processo, e acabados) e informação relacionada do ponto de origem ao ponto de destino com o propósito de satisfazer as necessidades do consumidor”. 2 - Tradicionalmente, a logística é entendida como o processo de planejar, implementar e controlar, eficientemente, a aquisição, a estocagem, a movimentação de materiais e as informações relativas a essas atividades, desde o surgimento das necessidades, até o atendimento destas, finalizando com o descarte do material requisitado, após a sua utilização, a um custo mínimo. 3 - Outro conceito mais amplo da logística trata do movimento, em todos os sentidos, de materiais, serviços, recursos financeiros, pessoas e informações, nos ambientes inter e intraempresarial, com eficácia (alcance de objetivos), eficiência (otimização de recursos) e efetividade (compromisso com o social e com o meio ambiente). Exemplo prático Para ilustrar melhor os conceitos de eficácia, eficiência e efetividade, vamos a um exemplo prático: Determinado governo, ao detectar o grave problema na área de saúde relacionado à precariedade dos serviços prestados aos cidadãos, elaborou um Planejamento Estratégico contemplando o seguinte objetivo: “Melhorar os atendimentos até ano X.” Meta traçada: Construir 100 novos hospitais em todo o país até ano X, a um custo estimado de R$ 100.000.000,00. LOGÍSTICA HOSPITALAR 13 Ao chegar no ano X, o governo fez um levantamento e obteve a informação de que foram construídos 100 hospitais a um custo de R$ 80.000.000,00. Conclusões: Em relação à construção dos hospitais, podemos afirmar que o Governo foi eficaz, pois alcançou a meta estipulada. Foi eficiente, pois o fez utilizando menos recursos. Entretanto, não foi efetivo, pois constatou que a simples construção dos hospitais, não significou, na prática, melhoria de atendimentos, que envolve outros fatores até então não contemplados. Quatro pilares interdependentes Retomando aos conceitos de logística, outra forma de abordá-la é visualizá-la segundo quatro pilares interdependentes: A infraestrutura é o pilar físico desse conceito, significando a disponibilidade de meios de transportes, de comunicações, de energia, e de outros componentes que possibilitam alcançar os objetivos logísticos. Em linhas gerais, tomando como base o setor de transportes, é necessário que as organizações, inclusive as de saúde, disponham de rodovias, ferrovias, hidrovias e aerovias operantes e a custos competitivos. Tecnologia engloba os recursos que tornam possível o melhor uso da infraestrutura logística. Dentre as principais aplicações utilizadas podemos destacar: o código de barras, as etiquetas inteligentes (RFID), os satélites de comunicação, os softwares embarcados em veículos e conectados via satélite (GPS), os sistemas integrados de gestão (ERP) e outros que vêm surgindo graças à velocidade da TI moderna. Abordaremos mais aprofundadamente essas tecnologias na nossa aula 7 quando tratarmos das suas aplicabilidades voltadas, principalmente, à Armazenagem e Distribuição. LOGÍSTICA HOSPITALAR 14 De todos, o mais importante é o dono do conhecimento: as pessoas, sem as quais não seria possível utilizar a tecnologia para movimentar a Cadeia de Suprimentos dentro da infraestrutura logística. No setor de saúde, essas pessoas, de formação diferenciada – médicos, enfermeiros, nutricionistas, fisioterapeutas, farmacêuticos, bioquímicos, psicólogos, assistentes sociais, instrumentadores, auxiliares de enfermagem, técnicos de laboratórios, operadores de Raio-X, motoristas de ambulância, administradores, engenheiros, mecânicos e muitos outros profissionais – são os responsáveis pelo alcance dos objetivos da logística na área de saúde: prestar o melhor serviço ao cliente, sendo eficaz e eficiente, e com responsabilidade social. Gestão hospitalar Na gestão hospitalar, é essencial que todas essas pessoas trabalhem em equipe, de modo que o resultado individual de seus esforços seja apenas parte de um conjunto sinérgico, como estabelece o modelo conceitual apresentado. E você, sabe o que é sinergia? É somar forças, buscando a integração entre as partes envolventes de uma organização, fazendo com que todos foquem no mesmo objetivo, de forma que o todo seja maior que o somatório das partes. Importância da logística empresarial Ballou (2011) evidencia a importância da logística empresarial da seguinte maneira: A logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor nível de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através do planejamento, organização e controle efetivos para as atividades de movimentação e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. LOGÍSTICA HOSPITALAR 15 A logística é um assunto vital. É um fato econômico que tanto os recursos quanto os seus consumidores estão espalhados numa ampla área geográfica. Além disso, os consumidores não residem próximos donde os bens ou produtos estão localizados. Este é o problema enfrentado pela logística: diminuir o hiato entre a produção e a demanda, de modo que os consumidores tenham bens e serviços quando e onde quiserem, e na condição física que desejarem. Atividades logísticas As atividades a serem gerenciadas que compõem a logística empresarial variamde acordo com cada organização, mas de uma forma geral, podem ser classificadas em: Primárias (ou Atividades-Chaves), que envolvem: Transportes; Manutenção de Estoques; Processamento de Pedidos. Ou Atividades de Apoio (ou de Suporte), que envolvem: Transporte; Movimentação de materiais; Armazagem; Processamento de pedidos; Gerenciamento de informações. Atividades primárias Também chamadas de atividades-chave, correspondem às mais relevantes no ambiente da Logística e, que, além disso, participam com os maiores LOGÍSTICA HOSPITALAR 16 percentuais nos custos logísticos, abrangendo as atividades de transportes, manutenção de estoques e processamento de pedidos. Transportes É a atividade relacionada à movimentação de itens (matérias-primas ou produtos). Sua importância é percebida, também por assumirem, em geral, o maior percentual dos custos logísticos totais. Geralmente nos referimos aos transportes como uma atividade que agrega valor de “lugar” ao produto, pois posiciona-o para atender a demanda. Existem vários sistemas para se movimentar produtos: o sistema rodoviário, o sistema ferroviário e o sistema aeroviário. Tais sistemas e seus subsistemas serão estudados posteriormente. Manutenção de Estoques É a atividade relacionada à disponibilização de produtos aos clientes, a imediata entrega, de acordo com suas necessidades (demanda), o que só é possível, normalmente, com a manutenção de níveis mínimos de estoques dos produtos. Pode-se dizer que os estoques funcionam como “amortecedores” entre a oferta e a demanda, pois evitam que pedidos efetuados pelos clientes deixem de ser atendidos (quebra ou ruptura de estoque). Geralmente nos referimos à manutenção de estoques como uma atividade que agrega valor de “tempo”, pois disponibiliza o produto na hora que o cliente o deseja. Processamento de Pedidos Em linhas gerais, corresponde à atividade que dá partida ao fluxo e movimentação de produtos em razão dos pedidos dos clientes. LOGÍSTICA HOSPITALAR 17 Essa atividade associada ao transporte e à manutenção de estoques forma o que pode ser denominado de: “Ciclo Crítico das Atividades Logísticas”. Atividades de apoio Corresponde às atividades que dão o suporte às atividades primárias, visando ao atendimento do objetivo da redução de distâncias entre a demanda e a produção, para a perfeita satisfação dos clientes. São atividades de apoio: Armazenagem Os dois papéis da Armazenagem são: O papel operacional (visão interna): englobando os processos voltados para estocagem, movimentação e processamento de produtos e informações. O papel estratégico (visão externa): visando a atender de forma eficaz mercados geograficamente distantes, procurando criar valor para os clientes. Segundo Ballou (2011), “refere-se à administração do espaço necessário para manter estoques”. Tal administração de espaços busca a otimização, transitando, em consequência, em discussões que envolvem problemas de: localização, dimensionamento de área, arranjo físico, configuração de armazéns, entre outros. Manuseio de Materiais Basicamente, corresponde à atividade de movimentação dos produtos no local da armazenagem, desde o recebimento de mercadorias, no ponto de recebimento do depósito, sua movimentação até o local de armazenagem e, por fim, a movimentação do ponto de armazenagem até o ponto de despacho. Embalagem de Proteção Tem como finalidade a proteção dos produtos e das mercadorias, possibilitando: LOGÍSTICA HOSPITALAR 18 • A movimentação de produtos sem quebras ou danos; e • A otimização das atividades de Manuseio e Armazenagem. Obtenção Corresponde ao fluxo de entrada dos produtos, deixando-os disponíveis para o sistema logístico. Segundo Ballou (2011), “a obtenção trata da seleção das fontes de suprimento, das quantidades a serem adquiridas, da programação das compras e da forma pela qual o produto é comprado”. Programação do Produto Corresponde ao “fluxo de saída” (distribuição), atentando para as quantidades que devem ser produzidas, quando e onde devem ser fabricadas. Manutenção da Informação Em linhas gerais, corresponde à manutenção de uma base de dados para o planejamento e o controle da logística, envolvendo, entre outros, informação sobre clientes, volume de vendas, níveis de estoque etc. Trabalhando integradas, o bom desempenho das atividades de apoio e as atividades primárias da logística responsáveis pela excelência logística de qualquer organização. Competência logística É decorrente de uma avaliação comparativa entre organizações da capacidade de fornecer ao cliente um serviço superior ao menor custo total possível. O pacote de serviços oferecidos por empresas que apresentam uma logística de vanguarda é tipicamente caracterizado por capacitações logísticas alternativas, com ênfase no controle operacional, flexibilidade, capacidade de postergação, LOGÍSTICA HOSPITALAR 19 agilidade e acima de tudo, no compromisso de atingir um nível de desempenho que implique em um serviço perfeito. (BOWERSOX; CLOSS, 2001). Missão da logística Atingir uma qualidade predefinida de serviço ao cliente por meio de uma competência operacional no seu estado da arte é uma tarefa árdua. O desafio é equilibrar as expectativas de serviço e os gastos de modo a alcançar os objetivos do negócio (Serviço Logístico x custos). “Dispor a mercadoria ou o serviço certo, no lugar certo, no tempo certo e nas condições desejadas, ao mesmo tempo em que fornece a maior contribuição à empresa” (BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J., 2010; BALLOU, 2001). Serviço Logístico O Serviço Logístico é o conjunto de atividades realizadas para atender às necessidades de clientes, que as empresas procuram a diferenciação, principalmente em pontos como cumprimento de prazos, entregas sem erros, pedidos perfeitos e uma ampla gama de atributos de serviço que vão além dos requisitos convencionais ligados a prazos e quantidades atendidas. Disponibilidade do Produto: Dispor de estoques para atender às constantes necessidades dos clientes em termos de materiais e produtos (BOWERSOX e CLOSS, 2011). Desempenho Operacional: O desempenho operacional refere-se ao tempo incorrido desde o pedido da mercadoria até a entrega da mesma ao consumidor final (BOWERSOX e CLOSS, 2011). Confiabilidade do Serviço: mede a pontualidade das entregas, isto é, o efetivo cumprimento dos prazos de entregas previamente acordados com os clientes (BOWERSOX e CLOSS, 2011). LOGÍSTICA HOSPITALAR 20 Em suma, o serviço logístico representa um equilíbrio entre prioridade e custo. Nível de Serviço Poderíamos citar definições diferenciadas para Nível de Serviço, porém escolhemos a de Ronald H. Ballou (2011), que afirma: “Nível de serviço logístico é a qualidade com que o fluxo de bens e serviços é gerenciado”, “é o tempo necessário para se entregar um pedido ao cliente”. Fica evidente, então, que o Nível de Serviço pode ser o grande diferencial entre concorrentes que atuam no mesmo ramo. Dentre os fatores que ratificam a importância do nível de serviço, podemos destacar o fato de: • Influenciar a escolha do cliente; • Ser elemento de satisfação do cliente; • Impactar nas vendas em comparação com os níveis oferecidos pela concorrência; em geral, corresponderem a menores custos de estoque; etc. Importante: Quando o nível de serviço já se encontrar em patamar elevado,sua melhoria, em geral, pode ser mais custosa, devendo ser analisada quanto a ser ou não implementada. Relação Nível de Serviço x Custo Diante de critérios competitivos, custo e nível de serviço, encontramos um exemplo clássico de trade-off logístico. Trade-off: análise ou troca compensatória, na sua forma básica. O resultado incorre em um aumento de custos em determinada área com o intuito de obter uma vantagem em relação à outras. LOGÍSTICA HOSPITALAR 21 A relação nível de serviço-custos logístico é claramente um exemplo de trade- off, uma vez que a busca por maiores níveis de serviço provocará, em geral, aumento dos custos.” Logística hospitalar Sabemos que a logística tem cumprido papel fundamental na gestão hospitalar, seja na redução de custos, seja no aumento da confiabilidade do sistema de abastecimento hospitalar. Diante desse cenário, podemos conceituar a logística hospitalar como sendo o processo de gerenciamento estratégico de diversas atividades logísticas como compras, movimentação e armazenagem de materiais médico-hospitalares (por exemplo, medicamentos) e outros materiais necessários ao funcionamento da unidade hospitalar, visando à restauração da saúde ou à preservação da vida dos clientes (pacientes) com qualidade, custo baixo e retorno satisfatório para a organização. É fácil perceber que os hospitais precisam estar prontos para cuidar de suas demandas e que, em situações críticas, a competência da organização hospitalar é testada. Como exemplos práticos, podemos citar a área de gerenciamento de estoque que deve estar preparada para responder às necessidades de todos pacientes, em especial dos que ingressam pela porta da emergência, sem marcar hora. Essa demanda, praticamente imprevisível, dá a complexidade da atividade médico-hospitalar. Nesse contexto, essa responsabilidade é que torna a eficiência e eficácia do gerenciamento de estoques essencial para o sucesso dos objetivos de um hospital. LOGÍSTICA HOSPITALAR 22 Nesse contexto, a necessidade de inovar a logística de qualquer hospital relaciona-se intimamente a um fato vital: vida do paciente muitas das vezes depende da eficiência e da eficácia da logística hospitalar. Aliado a tudo isso, para o sucesso da logística hospitalar, principalmente para as organizações de grande porte, é fundamental a existência de um eficiente sistema informatizado para gerenciar as suas diversas atividades logísticas. A cadeia de suprimentos hospitalar Ao observamos um sistema de saúde a partir do complexo hospitalar, podemos associar a maioria de suas atividades de natureza logística a uma cadeia típica da maioria das organizações, como ilustra a figura a seguir. Entretanto, na cadeia de suprimentos de uma organização de saúde existem características que a tornam complexa, principalmente relacionadas à(s): • Necessidades de produtos que envolvam alta tecnologia; • Aquisição ou manutenção de equipamentos específicos; • Armazenagem, manuseio e gestão de itens especiais; LOGÍSTICA HOSPITALAR 23 • Prazos de validade de medicamentos; • Serviços de hospedagem, lavanderia e outros. Encerramento Nesta aula, compreendemos a importância da Logística para as organizações em geral e, principalmente, para as organizações da área de saúde. Na próxima aula, serão apresentadas as características mais importantes do suprimento nos sistemas de saúde, incluindo desde considerações sobre questões estratégicas até uma visão macro do funcionamento do sistema hospitalar. Atividade proposta Leia a reportagem a seguir e discorra sobre a importância da logística na área de saúde. MP processa Londrina por falta de medicamentos e irregularidades Havia também armazenagem inadequada de soro fisiológico vencido. Prefeitura se manifestou formalmente, mas não convenceu Promotoria. A Prefeitura de Londrina, no norte do Paraná, foi acionada pelo Ministério Público (MP) do estado por falta de medicamentos da Relação Nacional. Havia também armazenagem inadequada de, por exemplo, soro fisiológico vencido. A lista de irregularidades redigida pela Promotoria soma 17 itens, retirados principalmente de relatórios da Vigilância Sanitária. As denúncias contra a Central de Abastecimento Farmacêutico de Londrina (Centrofarma) chegaram ao MP, segundo a Promotoria, em setembro de 2011. A prefeitura chegou a se manifestar formalmente, mas as explicações foram consideradas insuficientes. LOGÍSTICA HOSPITALAR 24 O promotor de defesa de saúde pública Paulo Tavares pediu à Justiça que haja decisão liminar. Fonte: G1 Chave de resposta: Com base no pequeno texto que evidencia equívocos logísticos, percebemos o quão importante é a logística hospitalar. Primeiro, sob a ótica comum a qualquer organização, em termos de custos envolvidos. Segundo, e mais importante, porque problemas como esse podem custar a saúde ou a vida de um paciente (cliente). A Atividade de Transplante de Órgãos é um dos produtos da organização hospitalar de ponta. Envolve uma logística complexa, coordenada em conjunto pela Central de Notificação, Capacitação e Distribuição de Órgãos ou Central de Transplantes (CNCDO), e pela Organização de Procura de Órgãos (OPO). Com base no exposto, reflita sobre as atividades de uma ação logística relacionada a um transplante de órgão, focando os integrantes da cadeia logística, bem como os principais processos logísticos envolvidos. Chave de resposta: Numa ação logística de referente à cadeia de suprimento de um transplante de órgãos, devemos considerar a participação dos seguintes integrantes da Cadeia Logística: Doador, Receptor, Equipe Médica, Hospitais, CNCDO, OPO e Equipe de Transplante. Além disso, diversas são as atividades que devem ser objeto de preocupação por parte dos gestores, desde a remoção do doador, passando pela mobilização, desmobilização e transporte da equipe de transplante, por atuação de fornecedores e prestadores de serviços afins (materiais e equipamentos para retirada do órgão), até o transplante em si. Nesse contexto, destacam-se algumas atividades logísticas relacionadas a aquisições, transportes e armazenagem. Referências BALLOU, R.H. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 2011. LOGÍSTICA HOSPITALAR 25 BOWERSOX, D.; CLOSS, D. Logística empresarial, São Paulo: Atlas, 2004. MACHLINI, C.; BARBIERI, J. Logística hospitalar. São Paulo: Saraiva, 2009. Exercícios de fixação Questão 1 No ambiente hospitalar, assim como em diversos outros tipos de organizações, há que se gerenciar estrategicamente diversas atividades como aquisição, movimentação e armazenagem de materiais, de forma que estejam no momento certo, disponíveis para a utilização, preferencialmente, a o menor custo possível. Essas são preocupações constantes do(a): a) Administração da Produção b) Gestão em Projetos Industriais c) Logística d) Suprimentos e) Gestão em Vendas Questão 2 “É a rede que integra os atores dos processos logísticos das organizações, levando-os a colaborarem para que a gestão dessa cadeia seja benéfica para o elo final, o cliente”. Estamos nos referindo ao conceito de: a) Logística b) Trade-off c) Nível de Serviço d) Cadeia de Suprimentos e) Supply Chain Questão 3 As atividades de apoio são atividades que dão o suporte às atividades primárias, visando ao atendimento do objetivo da redução de distâncias entre a demanda e a produção,para a perfeita satisfação dos clientes. Dentre as atividades de apoio podemos destacar, exceto: a) Transportes LOGÍSTICA HOSPITALAR 26 b) Armazenagem c) Manuseio de materiais d) Obtenção e) Manutenção da informação Questão 4 A confiabilidade mede a pontualidade das entregas, isto é, o efetivo cumprimento dos prazos de entregas previamente acordados com os clientes. Nesse contexto, podemos afirmar que a confiabilidade é um atributo: a) Operacional b) Externo, alheio à gestão logística c) Do Serviço Logístico d) De um trade-off logístico e) Relacionado à função compras, somente Questão 5 É fator-chave do conjunto de valores logísticos que as empresas oferecem a seus clientes para assegurar sua fidelidade: a) Preço b) Nível de serviço c) Demanda d) Formas de pagamento e) Multimodalidade Questão 6 “É o processo de gerenciamento estratégico de diversas atividades logísticas como compras, movimentação e armazenagem de materiais médico- hospitalares (por exemplo, medicamentos) e outros materiais necessários ao funcionamento da unidade hospitalar, visando a restauração da saúde ou a preservação da vida dos clientes (pacientes) com qualidade, custo baixo e retorno satisfatório para a organização”. Esta é a definição clássica de: a) Cadeia de Suprimentos LOGÍSTICA HOSPITALAR 27 b) Trade-off c) Nível de Serviço d) Logística Hospitalar e) Supply Chain Questão 7 Em vez de focar os relacionamentos individuais, o conceito de cadeia de suprimentos, inclusive na área hospitalar: a) Propõe uma redução do número de fornecedores do processo de compras. b) Dá uma visão geral do fluxo de bens e serviços do fornecedor ao usuário final e o fluxo de pagamentos e informações em direção oposta. c) Evidencia a necessidade de desenvolvimento conjunto (fornecedores e compradores) de novos produtos e o trabalho com fornecedores responsivos. d) Indica o uso de bancos de dados integrados e a orientação de fornecedores-chave. e) promove o trabalho do comprador junto aos seus principais fornecedores, concentrando-se na eliminação dos custos desnecessários de toda a cadeia e, dessa forma, os preços podem ser razoavelmente reduzidos. Questão 8 Para atingir os objetivos logísticos de custo e nível de serviço, existem atividades-chave e atividades de apoio. Acerca disso, considere as afirmativas abaixo: 1 - Transporte é uma atividade-chave. 2 - Manutenção de estoques é uma atividade de apoio. 3 - Armazenagem é uma atividade-chave. 4 - Embalagem é uma atividade de apoio. Assinale a alternativa correta. a) Somente as afirmativas 1 e 4 são verdadeiras LOGÍSTICA HOSPITALAR 28 b) Somente as afirmativas 2 e 3 são verdadeiras c) Somente as afirmativas 1 e 2 são verdadeiras d) Somente as afirmativas 1, 3 e 4 são verdadeiras e) Somente as afirmativas 2, 3 e 4 são verdadeiras Questão 9 Numa Cadeia de Suprimentos de uma organização de saúde existem características que a tornam complexa. Dentre algumas dessas características, destaca-se, exceto: a) Necessidades de produtos que envolvam alta tecnologia. b) Aquisição ou manutenção de equipamentos específicos. c) Armazenagem, manuseio e gestão de itens especiais. d) Prazos de validade de medicamentos. e) Facilidade da gestão de hotelaria e hospedagem. Questão 10 Sobre a Logística Hospitalar foram feitas as seguintes afirmações: I - A logística tem cumprido papel fundamental na gestão hospitalar, seja na redução de custos, seja no aumento da confiabilidade do sistema de abastecimento hospitalar. II - A demanda por serviços hospitalares é perfeitamente previsível, o que facilita a gestão de sua cadeia de suprimentos. III - A necessidade de inovar a logística de qualquer hospital relaciona-se intimamente a um fato vital: a vida do paciente muitas das vezes depende da eficiência e da eficácia da logística hospitalar. Está(ão) correta(s): a) Somente I b) Somente II c) Somente III d) Somente I e III e) I, II e III LOGÍSTICA HOSPITALAR 29 Armazenagem: “Segundo Ballou (2011), “refere-se à administração do espaço necessário para manter estoques”. Tal administração de espaços busca a otimização, transitando, em consequência, em discussões que envolvem problemas de: localização, dimensionamento de área, arranjo físico, configuração de armazéns, entre outros.” Aula 1 Exercícios de fixação Questão 1 - C Justificativa: Como vimos na nossa primeira aula, o conceito de Logística evoluiu ao longo do tempo. Entretanto, jamais se distanciou da lógica de prever e prover os recursos necessários no momento, local e quantidade certos, ao menor custo possível. Questão 2 - D Justificativa: A Cadeia de Suprimentos é um conjunto de unidades produtivas unidas por um fluxo de materiais e informações com o objetivo de satisfazer às necessidades de usuários ou clientes específicos. Questão 3 - A Justificativa: A atividade “Transportes” é uma atividade primária relacionada à movimentação de itens (matérias-primas ou produtos). Sua importância é percebida, também, por assumir, em geral, o maior percentual dos custos logísticos totais. Questão 4 - C Justificativa: Disponibilidade do Produto, Desempenho Operacional e Confiabilidade do Serviço são os atributos do nível de serviço, entendido como LOGÍSTICA HOSPITALAR 30 o conjunto de atividades realizadas para atender às necessidades de clientes, que as empresas procuram a diferenciação, principalmente em pontos como cumprimento de prazos, entregas sem erros, pedidos perfeitos e uma ampla gama de atributos de serviço que vão além dos requisitos convencionais ligados a prazos e quantidades atendidas. Questão 5 - B Justificativa: Nível de serviço logístico é a qualidade com que o fluxo de bens e serviços é gerenciado”, “é o tempo necessário para se entregar um pedido ao cliente”. Pode ser o grande diferencial entre concorrentes que atuam no mesmo ramo. Questão 6 - D Justificativa: Sabemos que a logística tem cumprido papel fundamental na gestão hospitalar, seja na redução de custos, seja no aumento da confiabilidade do sistema de abastecimento hospitalar. É fácil perceber que os hospitais precisam estar prontos para cuidar de suas demandas e que, em situações críticas, a competência da organização hospitalar é testada. Esse é o contexto da Logística Hospitalar. Questão 7 - B Justificativa: Cadeia de suprimentos é a rede que integra os atores dos processos logísticos das organizações, levando-os a colaborarem para que a gestão dessa cadeia seja benéfica para o elo final, o cliente. Questão 8 - A Justificativa: As atividades primárias correspondem às mais relevantes no ambiente da Logística e, que, além disso, participam com os maiores percentuais nos custos logísticos, abrangendo as atividades de transportes, manutenção de estoques e processamento de pedidos. São atividades de apoio: armazenagem; manuseio de materiais; embalagem de proteção; obtenção; programação do produto e manutenção da informação. LOGÍSTICA HOSPITALAR 31 Questão 9 - E Justificativa: Serviços de hospedagem, lavanderia e afins são, assim como os itens elencados nas demais alternativas, características que tornam a gestão da cadeia de suprimentos hospitalar uma atividade complexa, uma vez que estão revestidos de peculiaridades. Questão 10 - D Justificativa: As opções I e III estão corretas, porque como sabemos, uma das principais preocupações dos gestores das organizações hospitalares,além de prestar bons serviços, é fazê-los a um menor custo possível. Além disso, fato é que faltas de materiais ou de manutenção de equipamentos, por exemplo, podem ser danosas às atividades, podendo pôr em risco, inclusive, vidas humanas. Nesse contexto, a logística é fundamental! A opção II é incorreta, porque, como sabemos, a demanda por serviços hospitalares é, praticamente imprevisível, o que dá a complexidade à gestão de sua Cadeia de Suprimentos. LOGÍSTICA HOSPITALAR 32 Introdução Nesta aula, abordaremos o tema “Planejamento do Suprimento” a partir da divisão clássica dos níveis estratégico, tático e operacional em organizações hospitalares. A partir daí, começaremos a tratar de questões mais técnicas relacionas à logística, em que analisaremos as demandas de uma OH e os métodos quantitativos adotados para a sua previsão. Por fim, apresentaremos um caso ilustrativo que servirá de base para uma atividade prática. Objetivo: 1. Apresentar noções gerais sobre o planejamento da atividade de suprimento nas organizações em geral e nas organizações hospitalares, especificamente; 2. Conhecer as demandas de uma Organização Hospitalar e os métodos quantitativos adotados para a sua previsão. LOGÍSTICA HOSPITALAR 33 Conteúdo Contextualização O planejamento do suprimento é o processo de formulação de políticas, estratégias, objetivos, táticas e procedimentos para a área de suprimentos da organização, visando a otimizar a utilização de seus recursos logísticos. Para uma visualização desse conceito, observe a figura. Em seguida analisaremos cada um dos níveis. Os Níveis de Planejamento do Suprimento Nível estratégico Políticas e objetivos Nível estrutural Projetos e programas Nível operacional Procedimentos O nível estratégico Nesse nível ocorrem os processos relacionados aos objetivos a serem alcançados pela organização. Em se tratando de uma OH, devemos estabelecer com precisão o tipo de demanda que devemos atender, ou seja, o perfil do nosso cliente. Essa definição também é válida para organizações públicas, onde devem existir diferentes níveis de atendimento, desde os hospitais para operar com grande risco até os postos de saúde periféricos, que poderiam funcionar como triagem do cliente a ser atendido pelo sistema. A definição estratégica poderá estar relacionada, também, à especialidade funcional do hospital. Em ambos os casos, a logística desempenha papel relevante. LOGÍSTICA HOSPITALAR 34 Atenção Imaginemos, por exemplo, que certo hospital pretenda atuar prioritariamente na realização de tratamentos ortopédicos. Para que a ação seja bem-sucedida é essencial que o processo logístico contribua com ações específicas como, por exemplo, a aquisição de próteses, para que o objetivo estratégico seja alcançado. Imaginemos, por exemplo, que certo hospital pretenda atuar prioritariamente na realização de tratamentos ortopédicos. Para que a ação seja bem-sucedida é essencial que o processo logístico contribua com ações específicas como, por exemplo, a aquisição de próteses, para que o objetivo estratégico seja alcançado. Em termos de política, o hospital poderá definir que o atendimento obedecerá, rigorosamente, às necessidades do paciente, à sua ordem de chegada para atendimento. Para que muitas políticas funcionem é necessário, igualmente, que certos procedimentos logísticos sejam observados com rigor, envolvendo aspectos materiais e de informação. Em suma, os objetivos definidos no nível estratégico devem: Ajustar as ações a serem executadas pelo sistema de suprimentos às diretrizes estratégicas da organização. Definir as diretrizes estratégicas para o suprimento de materiais, focando as relações com clientes, parceiros e fornecedores. Determinar os objetivos, metas e políticas operacionais para o processo de suprimento. LOGÍSTICA HOSPITALAR 35 Estabelecer as normas e procedimentos para a realização das atividades em todas as funções do sistema de suprimentos. Estabelecer as bases para a organização funcional do sistema de suprimentos, levando em consideração as disponibilidades e necessidades de recursos humanos e materiais, a formalização do processo logístico, a flexibilidade operacional, os controles e o desempenho operacional requerido. Outro ponto importante no nível estratégico são as definições da natureza logística relativa ao canal de suprimentos da Organização Hospitalar, o que envolve decisões sobre questões como: Quantas instalações de armazenagem são necessárias na OH ou no sistema a que ela pertence? As instalações devem ser próprias ou de terceiros? Terceirizaremos ou não? Total ou parcialmente? Qual o nível de estoques de itens como sobressalentes, componentes, medicamentos e outros produtos? Em caso de uma OH com diversas unidades separadas geograficamente, convém manter um Centro de Distribuição? Qual o nível de estoques a ser mantido na OH para atendimento de demandas internas? As farmácias hospitalares devem ter um tratamento diferenciado no atendimento de suas demandas? Que recursos de TI devem ser empregados para garantir certo nível de qualidade? LOGÍSTICA HOSPITALAR 36 Como atuar em relação à Logística Reversa? O nível estratégico Finalmente, cabe ao nível estratégico definir as linhas mestras a serem observadas na elaboração dos orçamentos de investimentos e operações da Organização hospitalar. Definidos os objetivos e as políticas do nível estratégico, passaremos ao seu detalhamento no nível estrutural ou tático. Nível estrutural ou tático Esse nível considera a análise acurada dos componentes funcionais da estratégia logística adotada pela OH, envolvendo compras, estoques, armazenagem, transporte e distribuição, logística reversa e tecnologia da informação. Vimos na nossa primeira aula um exemplo de estrutura de uma cadeia de suprimentos voltada para uma OH. Outra maneira de visualizar essa estrutura é sob a forma de uma estrutura sistêmica, o que permite a identificação de alguns componentes-chave: • Sistema produtivo; • Sistema de abastecimento; • Sistema de informação; • Funções administrativas. O sistema produtivo de uma OH O Sistema Produtivo de uma OH é o componente onde estão desempenhadas as atividades finalísticas dos serviços de saúde. LOGÍSTICA HOSPITALAR 37 Atividade-Fim Aquela ligada à missão da organização, ou seja, é a atividade principal ou central (core business) que justifica a sua existência. No caso de OHs, equivalem às diretamente ligadas ao atendimento das necessidades diagnósticas, terapêuticas e de recuperação de pacientes. Atividades-Meio Aquelas que não estão diretamente relacionadas com as atividades finalísticas da OH, mas que possibilitam executá-las com eficácia e eficiência, como por exemplo, a manutenção de equipamentos. O Sistema de Abastecimento é o que dá suporte às atividades desempenhadas no Sistema Produtivo, sendo responsável pelas atividades logísticas, dentre as quais podemos destacar: • Previsão de necessidades; • Compra e recebimento; • Guarda e a gestão dos estoques; • Disponibilização de insumos (materiais, serviços, medicamentos, equipamentos e outros), para que os profissionais da área de saúde possam prestar seus serviços aos pacientes. O Sistema de Informaçõesé o responsável pelo processamento, armazenagem, fluxo e troca de dados e informações entre os atores que integram a OH, sendo um dos grandes responsáveis pelo sincronismo entre os sistemas produtivo e de abastecimento. As Funções Administrativas compreendem, as atividades de contabilidade/finanças, jurídicas, de cadastramento e alta de pacientes, dentre outras. LOGÍSTICA HOSPITALAR 38 A partir dessa visão estrutural, os componentes mencionados detalham políticas, diretrizes e estratégias definidas pela alta administração da OH, no nível estratégico. Assim, cabe a esse nível, por exemplo, a elaboração orçamentária, a definição e execução de políticas de terceirização (em geral dos transportes e armazenagem). Cabe destacar que esse nível é responsável pela “tradução” da estratégia, definida no nível estratégico, para a perfeita compreensão pelo nível operacional. A seguir, abordaremos o terceiro e último nível de planejamento que corresponde ao conjunto das ações operacionais que levam à consecução dos objetivos propostos, com base nas táticas estabelecidas para tanto. Nível operacional Este é o nível responsável pela execução das tarefas determinadas pelo nível estrutural a partir das políticas e diretrizes superiores. Trata da aplicação de procedimentos, protocolos e outras medidas que transformem em resultados as operações logísticas da organização. Razões para a previsão das necessidades de uma organização hospitalar A partir de agora veremos as técnicas de previsão de demandas aplicáveis às organizações hospitalares, desde as mais simples às mais complexas. Sabemos que nas organizações hospitalares não podem ocorrer falhas no suprimento de medicamentos ou de serviços essenciais como água e eletricidade. Além disso, a manutenção dos equipamentos para exames de pacientes é fundamental e depende principalmente dos estoques de peças de reposição. LOGÍSTICA HOSPITALAR 39 Nesse contexto, na gestão de estoques, uma das principais providências é estabelecer modelos de previsão de demandas adequados às características da logística da organização. Em uma OH existem demandas em diversos níveis, como: Demanda global do sistema; Demandas setoriais (farmácias, clínicas, enfermagem etc.); Compra (ou aluguel) de equipamentos para exames, centros cirúrgicos e produção de serviços internos de emergência. Gestão da demanda O estudo do tema “Gestão da Demanda” deve iniciar pela definição do que vem a ser “Demanda”, que corresponde à quantidade de material necessária ao atendimento dos clientes, relacionada a uma determinada unidade de tempo. Nesse contexto, algumas macroatividades se destacam: Previsão da Demanda É a função que se preocupa em predizer o consumo dos medicamentos ou a necessidade de serviços, por exemplo, de forma que as aquisições e contratações possam ser efetivadas nas quantidades e momentos apropriados. Comunicação com o Cliente Através dessa atividade colhemos e analisamos informações que podem ser úteis para as estimativas de novas solicitações. Priorização e Alocação O ideal é que toda a demanda seja atendida. Caso o estoque existente seja insuficiente para atendimento de toda a demanda, devemos priorizar os atendimentos, decidindo, por exemplo, sobre qual paciente deve ser atendido e qual terá condições de esperar ou ter seu medicamento substituído. LOGÍSTICA HOSPITALAR 40 Planejamento e Distribuição A distribuição é planejada a partir dos períodos preestabelecidos, das solicitações de ressuprimento de estoques e da capacidade de estocagem. O conhecimento do tipo de demanda é outro ponto fundamental, porque para cada uma delas deve haver diferentes: Critérios de formação de estoques; Critérios de ressuprimentos; Responsabilidades pelas informações; Métodos de controle de estoques; Parâmetros de avaliação; Ações gerenciais. Com base nas suas leis de formação, as demandas podem ser classificadas em dependentes e independentes, conforme a seguir: Demanda dependente Este tipo de demanda decorre do fato gerador conhecido. Exemplo Na montagem de veículos existe uma lista de amterial perfeitamente conhecida para a conclusão de um unidade. Demanda independente Este tipo de demanda decorre de fato gerador desconhecido, de natureza aleatória. LOGÍSTICA HOSPITALAR 41 Exemplo O consumo de medicamentos pela população e em uma OH em particular é de natureza independente. Atenção A diferença básica entre a demanda dependente e a demanda independente é que a demanda da primeira não necessita ser prevista, pois sendo dependente de outra pode ser calculada com base na demanda desta e a demanda da segunda tem de ser prevista com base nas características de consumo. O principal objetivo de qualquer método aplicado à previsão de demandas, principalmente as de natureza independente, é reduzir incertezas. Portanto, não existe método infalível para prever o futuro da ocupação de uma OH, dos preços de medicamentos, do consumo, dos tempos de ressuprimentos (lead time) ou de qualquer outra forma de necessidade. Para a previsão de demanda, a literatura conta com diversas técnicas, umas puramente quantitativas (objetivas) e outras qualitativas (subjetivas). Enquanto o primeiro grupo trabalha com dados históricos e técnicas estatísticas, que dependem de fatores como o comportamento usual dos itens e de alguns fatores externos, como Regulação Governamental, por exemplo, o segundo se baseia em uma análise mais subjetiva, por meio de opiniões, intuições, experiência ou julgamentos pessoais, praticados individualmente ou em grupo. LOGÍSTICA HOSPITALAR 42 Métodos quantitativos de previsão da demanda É preciso escolher um dos métodos de previsão de demanda, que pode ser um método simples ou um método que exige algum tratamento matemático, mas estejamos certos de uma coisa: cada situação exigirá a aplicação de um dos métodos e caberá ao gestor decidir qual método melhor se aplica na situação em análise. Os métodos mais comuns são: Método do Último Período Este método é simples e não tem qualquer embasamento matemático, pois simplesmente prevê a demanda do período seguinte tomando por base o período imediatamente anterior. Exemplo: A tabela a seguir ilustra os consumos históricos de determinado medicamento e devemos prever o consumo para o mês de agosto (AGO). Por esse método, o consumo previsto para agosto equivaleria ao mesmo consumo do mês de julho (período anterior), ou seja, 3.000 unidades. LOGÍSTICA HOSPITALAR 43 É o processo mais comum, muito empregado, apesar da distorção que geralmente apresenta. Partindo da mesma tabela de consumo histórico: Cálculo: Agosto = (2500 + 2200 + 2650 + 2800 + 2850 + 2900 + 3000) / 7 = 2700 Este método equivale ao método da média aritmética, excetuando-se pelo fato de que, a cada nova previsão, exclui-se do cálculo o dado mais antigo. Para agosto, pelo método da média aritmética, chegamos ao valor de 2700. Então, para setembro, calcularíamos da mesma forma, excluindo o dado de janeiro. Cálculo: Setembro = (2200 + 2650 + 2800 + 2850 + 2900 + 3000 + 2700) / 7 = 2729 (aproximadamente). Trata-se de um método similar ao método da média móvel, onde os valores mais próximos do período atual recebem pesos maiores que os valores mais antigos.
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