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CONTABILIDADE DE CUSTOS INTRODUÇÃO À GESTÃO DE CUSTOS INDUSTRIAIS1 1.1 Objetivos do Capítulo A expressão custos pode assumir diferentes conotações a depender do contexto em que é empregada. Se, por exemplo, um consumidor afirmar que a compra de uma nova camisa lhe custou $ 20,00, poucas dúvidas surgirão. A compreensão de sua afirmação é imediata. No caso, porém, de a pergunta ser sobre quais foram os custos da camisa para a empresa fabricante, diferentes interpretações e diferentes respostas poderiam ser obtidas. O fabricante da camisa poderia pensar em diferentes conceitos acerca dos custos da roupa comercializada, como os custos contábeis, os custos de oportunidade, os custos financeiros, os custos plenos ou integrais, e muitos outros. Diversos podem ser os conceitos associados ao processo de formação e análise dos custos. De modo geral, custos podem ser definidos como medidas monetárias dos sacrifícios com os quais uma organização tem que arcar a fim de atingir seus objetivos. Contabilmente ou sob a óptica da gestão, essa afirmação pode ser interpretada de diferentes modos. Preços, por sua vez, correspondem à importância recebida pelas entidades em decorrência da oferta de seus produtos ou serviços. Devem ser suficientes o bastante para cobrir todos os custos incorridos e ainda fornecer um lucro para a entidade. Sob a óptica da entidade, quanto maior o preço, maiores os lucros e melhores os resultados. Os limites superiores dos preços, porém, são definidos pelo mercado consumidor e pelo valor percebido e atribuído ao produto ou serviço comercializado. A compreensão do valor e de como trabalhar as ferramentas do marketing e da estratégia a seu favor correspondem a outro ponto de vital importância para as empresas. Se estas somente permanecem no mercado e sobrevivem se seus preços forem superiores a seus custos, o mercado somente adquire seus produtos ou serviços quando percebe que estes oferecem um valor percebido superior a seu preço. A análise de custos, preços e valores consiste em algumas das mais nobres e importantes tarefas da administração financeira. Esta disciplina preocupa-se em ilustrar os três aspectos: inicia discutindo as questões relativas aos custos, depois explica o processo de formação de preços e, por último, preocupa-se em discutir a questão da atribuição de valores. O Capítulo 1 tem o objetivo de apresentar uma introdução aos principais aspectos relacionados aos processos de gestão de custos e de formação e análise de preços. São apresentadas as principais classificações e as terminologias mais usuais. Para facilitar a absorção e a fixação dos conteúdos expostos, estão apresentados e solucionados diversos exercícios e alguns pequenos estudos de casos. 1.2 Contabilidade Versus Gestão de Custos O foco desta disciplina consiste na análise do processo de gestão de custos e preços. Ou seja, como as informações contábeis, financeiras e de vendas podem ser empregadas como ferramentas ou subsídios de apoio ao processo de tomada de decisões. A contabilidade consiste no processo sistemático e ordenado de registrar as alterações ocorridas no patrimônio de uma entidade. Todavia, a depender do usuário e do tipo de informação requerida, a contabilidade pode assumir diferentes formas, apresentadas como: 1 Material adaptado em Bruni e Famá (2012). contabilidade financeira: condicionada às imposições legais e requisitos fiscais; contabilidade gerencial: voltada à administração de empresas, não se condiciona às imposições legais, tem o objetivo de gerar informações úteis para a tomada de decisões; contabilidade de custos: voltada à análise dos gastos realizados pela entidade no decorrer de suas operações. A contabilidade financeira preocupa-se com as leis e normas e é obrigatória para as entidades legalmente estabelecidas. Seu objetivo maior está associado ao passado, e seus atos e práticas são estabelecidos por meio de regras normativas que, muitas vezes, comprometem a tomada de decisões. Algumas dessas "regras" recebem a denominação de princípios fundamentais da contabilidade. Entre os princípios fundamentais da contabilidade aplicados em custos, podem ser mencionados: competência (da realização): a receita é reconhecida apenas quando realizada - momento em que há a troca de mercadorias, bens ou serviços, por elementos do ativo. Logo, o lucro ou prejuízo somente se realiza no ato da venda; uniformidade (consistência): o processo para registro contábil não deve ser mudado com freqüência, para que os resultados contábeis não fiquem prejudicados. Caso exista a necessidade de mudança dos critérios, deve ser feita a divulgação de seu efeito nas demonstrações contábeis; prudência (conservadorismo): entre duas alternativas para o registro de um ativo, deve- se escolher entre o custo e o valor de mercado, dos dois, o menor. O mesmo raciocínio deve nortear o contador no registro dos gastos que provocam dúvida de classificação entre custo de produção ou despesa do período, devendo prevalecer a escolha que representa redução imediata do resultado, portanto, despesa do período. Note que o uso do princípio da prudência não deve ser indiscriminado e sim obedecer ao bom-senso, já que pode ocasionar a perda do controle dos impactos no resultado do exercício. Se, por um lado, os princípios facilitam e padronizam a prática contábil, por outro dificultam a gestão com base nos números extraídos da contabilidade. As atividades relacionadas ao processo de gestão empresarial dizem respeito à tomada de decisões com impactos futuros, enquanto a contabilidade financeira preocupa-se com o registro relativo ao patrimônio do que já passou. Assim, em muitas situações, torna-se necessário adaptar as informações da contabilidade financeira para possibilitar um processo mais coerente de tomada de decisões - originando a contabilidade gerencial. Esta disciplina preocupa-se com a gestão de custos e o processo de formação de preços, sob uma óptica relacionada aos processos de tomada decisão. Dessa forma, são explorados os dois aspectos das duas contabilidades: a questão do registro e os mecanismos principais da contabilidade financeira e a óptica da tomada de decisões da contabilidade gerencial. A contabilidade gerencial pode ser caracterizada como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis empregados na contabilidade financeira e de custos, com objetivos diferentes, maior detalhamento, ou com forma de apresentação e classificação diferenciada a fim de auxiliar os gestores da entidade em seu processo decisório. Genericamente, enquanto a contabilidade financeira preocupa-se com os registros do patrimônio, segundo as normas, convenções e princípios contábeis, a contabilidade gerencial preocupa-se com o processo decisorial e de tomada de decisões. 1.3 A Contabilidade de Custos e Suas Funções A contabilidade de custos pode ser definida como o processo ordenado de usar os princípios da contabilidade geral para registrar os custos de operação de um negócio. Dessa forma, com informações coletadas das operações e das vendas, a administração pode empregar os dados contábeis e financeiros para estabelecer os custos de produção e distribuição, unitários ou totais, para um ou para todos os produtos fabricados ou serviços prestados, além dos custos das outras diversas funções do negócio, objetivando alcançar uma operação racional, eficiente e lucrativa. O nascimento da contabilidade de custos decorreu da necessidade de maiores e mais precisas informações, que permitissem uma tomada de decisão correta após o advento da Revolução Industrial. Anteriormente à RevoluçãoIndustrial, a contabilidade de custos praticamente não existia, já que as operações resumiam-se basicamente em comercialização de mercadorias. Nessa época, os estoques eram registrados e avaliados por seu custo real de aquisição. Com a Revolução Industrial, as empresas passaram a adquirir matéria-prima para transformar em novos produtos. O novo bem criado era resultante da agregação de diferentes materiais e esforços de produção, constituindo o que se convencionou chamar de custo de produção ou fabricação. As funções básicas da contabilidade de custos devem buscar atender a três razões primárias: a) determinação do lucro: empregando dados originários dos registros convencionais contábeis, ou processando-os de maneira diferente, tornando-os mais úteis à administração; b) controle das operações: e demais recursos produtivos, como os estoques, com a manutenção de padrões e orçamentos, comparações entre previsto e realizado; c) tomada de decisões: o que envolve produção (o que, quanto, como e quando fabricar), formações de preços, escolha entre fabricação própria ou terceirizada. 1.4 Definiçoes e Conceitos Para poder discutir o processo de formação dos custos e preços, alguns termos técnicos são empregados. Muitos desses termos mais comuns são empregados na contabilidade geral e desta última são trazidos para a contabilidade de custos. Alguns dos principais termos são: gastos ou dispêndios: consistem no sacrifício financeiro que a entidade arca para a obtenção de um produto ou serviço qualquer. Segundo a contabilidade, serão em última instância classificados como custos ou despesas, a depender de sua importância na elaboração do produto ou serviço. Alguns gastos podem ser temporariamente classificados como investimentos e, à medida que forem consumidos, receberão a classificação de custos ou despesas; investimentos: representam gastos ativados em função de sua vida útil ou de benefícios atribuíveis a futuros períodos. Ficam temporariamente "congelados" no ativo da entidade e, posteriormente e de forma gradual, são "descongelados" e incorporados aos custos e despesas; custos: representam os gastos relativos a bens ou serviços utilizados na produção de outros bens ou serviços. Portanto, estão associados aos produtos ou serviços produzidos pela entidade. Como exemplos de custos podem ser citados os gastos com matérias-primas, embalagens, mão-de-obra fabril, aluguéis e seguros de instalações fabris, etc.; despesas: correspondem a bem ou serviço consumido direta ou indiretamente para a obtenção de receitas. Não estão associadas à produção de um produto ou serviço. Como exemplos de despesas podem ser citados gastos com salários de vendedores, gastos com funcionários administrativos, etc.; desembolsos: consistem no pagamento do bem ou serviço, independentemente de quando o produto ou serviço foi ou será consumido. É importante ressaltar que a contabilidade registra os fatos de acordo com o princípio da competência. Por competência entende-se que o registro de receitas e despesas deve ser feito de acordo com a real ocorrência, independentemente de sua quitação. Por exemplo, se foram empregadas 40 horas de mão-de-obra no mês de março que somente foram quitadas em abril, o lançamento contábil do gasto deve ser feito em março. Já o registro financeiro do desembolso será registrado no mês de abril. Logo, não se deve confundir despesa com desembolso; perdas: representam bens ou serviços consumidos de forma anormal. Consiste em: (i) um gasto não intencional decorrente de fatores externos extraordinários ou (ii) atividade produtiva normal da empresa. Na primeira situação, devem ser considerados como despesas e lançados diretamente contra o resultado do período. Na segunda situação, devem ser classificados como custo de produção do período. Outro conjunto de definições que, a princípio, podem confundir o estudante de finanças refere-se à definição de desembolsos e recebimentos. Segundo o princípio contábil da competência, receitas, despesas e custos são registrados no momento em que são realizados ou incorridos. Por exemplo, se uma fábrica contrata um novo funcionário, os gastos relativos a sua remuneração são provisionados e apropriados aos custos industriais a partir do momento de sua contratação, independentemente da quitação desses gastos. Da mesma forma, se uma empresa comercial efetua uma venda com prazo longo, o registro e a contabilização da receita ocorrem no momento da venda - independentemente de quando ocorrerá o efetivo recebimento. Todavia, recebimentos e desembolsos devem ser contabilizados segundo o regime de caixa - ou seja, quando, de fato, ingressarem ou saírem da conta Caixa do Balanço Patrimonial: recebimentos: correspondem aos ingressos de recursos no Caixa da empresa; desembolsos: representam a saída de recursos financeiros do Caixa da entidade. 1.5 Diferença Contábil Entre Custos e Despesas Possivelmente, a primeira polêmica na terminologia da contabilidade de custos refere- se à distinção entre custos e despesas. De modo geral, os custos "vão para as prateleiras", sendo armazenados nos estoques - são consumidos pelos produtos ou serviços durante seu processo de elaboração. Já as despesas estão associadas ao período - não repercutem, diretamente, na elaboração dos produtos ou serviços prestados. Custos podem ser diferenciados de despesas conforme a Figura 1.1. Os Gastos incorridos para a elaboração do produto são contabilmente classificados como custos. Gastos incorridos após a disponibilização do produto devem ser classificados como despesa. Custos estão diretamente relacionados ao processo de produção de bens ou serviços. Diz-se que os custos vão para as prateleiras: enquanto os produtos ficam estocados, os custos são ativados, destacados na conta Estoques do Balanço Patrimonial, e não na Demonstração de Resultado. Somente farão parte do cálculo do lucro ou prejuízo quando de sua venda, sendo incorporados, então, à Demonstração do Resultado e confrontados com as receitas de vendas. Custos Despesas Produtos ou Serviços Elaborados Consumo associado à elaboração do produto ou serviço Consumo associado ao período Investimentos Gastos Balanço Patrimonial Demonstrativo de Resultado do Exercício Figura 1.1 Diferenciação entre custo e despesa Despesas estão associadas a gastos administrativos e/ou com vendas e incidência de juros (despesas financeiras). Possuem natureza não fabril, integrando a Demonstração do Resultado do período em que incorrem. Diz-se que as despesas estão associadas ao momento de seu consumo ou ocorrência. São, portanto, temporais. Conforme mostrou a Figura 1.1, gastos incorridos até o momento em que o produto esteja pronto para a venda são custos; a partir daí, devem ser considerados como despesas. Em situações específicas, pode ocorrer alguma pequena confusão ou dúvida na separação clara entre custos e despesas. Nessas ocasiões, algumas regras podem ser seguidas: a) valores irrelevantes devem ser considerados como despesas (princípios do conservadorismo e materialidade); b) valores relevantes que têm sua maior parte considerada como despesa, com a característica de se repetirem a cada período, devem ser considerados em sua íntegra (princípio do conservadorismo); c) valores com rateio extremamente arbitrário também devem ser considerados como despesa do período; d) gastos com pesquisa e desenvolvimento de novos produtos podem ter dois tratamentos: como despesas do período em que incorrem ou como investimento para amortização na forma de custo dos produtos a serem elaborados futuramente. 1.6 Custos, Despesas, Preços e Lucros Genericamentea influência dos custos nos resultados de uma empresa pode ser vista na Figura 1.2. Custos, classificados como diretos ou indiretos a depender de sua relação com a unidade de produto ou serviço elaborado, são incorporados aos estoques até o momento da venda, quando passam a ser representados na Demonstração de Resultados do Exercício (DRE) com a denominação de: 1. Custo dos Produtos Vendidos (CPV) geralmente em operações fabris ou industriais; 2. Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) geralmente em operações mercantis; 3. Custo dos Serviços Prestados ou Vendidos (CSP) ou (CSV) em operações de serviços. Já as despesas são confrontadas, segundo a contabilidade, diretamente com o resultado do período. Não devem ser ativadas nos estoques. Gerencialmente, porém, podem ser atribuídas aos produtos como forma de analisar o gasto e a lucratividade individual de um portfólio de produtos ou serviços. Nessas situações, quando custos e despesas são alocados aos produtos ou serviços, diz-se tratar de um sistema de custos plenos ou integrais. Fluxo dos Custos Custos Diretos Indiretos Estoques Materiais Diretos Produtos em Elaboração Produtos Acabados Balanço Patrimonial (+) Receitas (=) Resultado (-) Despesas (-) Custos do DRE CMV CPV CSP Demonstrativo de Resultado do Exercício Custos Diretos Indiretos Estoques Materiais Diretos Produtos em Elaboração Produtos Acabados Balanço Patrimonial (+) Receitas (=) Resultado (-) Despesas (-) Custos do DRE CMV CPV CSP Demonstrativo de Resultado do Exercício Figura 1.2 Efeitos de custos e despesas no resultado 1.7 Classificações de Custos A depender do interesse e da metodologia empregada, diferentes classificações são empregadas na contabilidade de custos. Os sistemas, formas e metodologias aplicados no controle e gestão de custos podem ser classificados em função da forma de associação dos custos aos produtos elaborados (unidade do produto), de acordo com a variação dos custos em relação ao volume de produtos fabricados (comportamento em relação ao volume), em relação aos controles exercidos sobre os custos (controlabilidade), em relação a alguma situação específica (decisões especiais) e em função da análise do comportamento passado (base monetária). Em relação à forma de associação dos custos com os produtos fabricados, os primeiros podem ser classificados de diferentes formas quanto à aplicabilidade em: diretos ou primários: são aqueles diretamente incluídos no cálculo dos produtos. Consistem nos materiais diretos usados na fabricação do produto e mão-de-obra direta. Apresentam a propriedade de serem perfeitamente mensuráveis de maneira objetiva. Exemplos: aço para fabricar chapas, salários dos operários, etc.; indiretos: necessitam de aproximações, isto é, algum critério de rateio, para serem atribuídos aos produtos. Exemplos: seguros e aluguéis da fábrica, supervisão de diversas linhas de produção; de transformação: igualmente denominados custos de conversão ou custos de agregação. Consistem no esforço agregado pela empresa na obtenção do produto. Exemplos: mão-de-obra direta e custos indiretos de fabricação. É importante destacar que algumas classificações de custos podem variar de empresa para empresa. Por exemplo, gastos com energia são quase sempre classificados como variáveis - aumentos dos volumes de produção estão associados a aumentos nos níveis consumidos de energia elétrica. Os custos com energia, porém, podem ser classificados como custos diretos de produção de produtos intensivos em energia, como lâminas de alumínio, produtos metálicos em geral e vidros, como custos indiretos nos demais produtos - que geralmente consideram como custos diretos apenas os gastos com matérias-primas, embalagens e materiais diretos. O comportamento dos custos em relação ao volume permite analisar as variações nos custos totais e unitários em relação a diferentes volumes de produção. Os custos podem ser genericamente classificados quanto à variabilidade em: fixos: são custos que, em determinado período de tempo e em certa capacidade instalada, não variam, qualquer que seja o volume de atividade da empresa. Existem mesmo que não haja produção. São agrupados em: custo fixo de capacidade - custo relativo às instalações da empresa, refletindo a capacidade instalada da empresa, como depreciação, amortização, etc.; custo fixo operacional - relativo à operação das instalações da empresa, como seguro, imposto predial, etc. Exemplos clássicos de custos fixos podem ser apresentados por meio dos gastos com aluguéis e depreciação - independentemente dos volumes produzidos, os valores registrados com ambos os gastos serão os mesmos. É importante destacar que a natureza de custos fixos ou variáveis está associada aos volumes produzidos e não ao tempo. Assim, se uma conta de telefone apresenta valores diferentes todos os meses, porém não correlacionados com a produção, esses gastos devem ser classificados como fixos - independentemente de suas variações mensais. Os custos fixos possuem uma característica interessante: são variáveis quando calculados unitariamente em função das economias de escala; variáveis: seu valor total altera-se diretamente em função das atividades da empresa. Quanto maior a produção, maiores serão os custos variáveis. Exemplos óbvios de custos variáveis podem ser expressos por meio dos gastos com matérias- primas e embalagens. Quanto maior a produção, maior o consumo de ambos. Assim como os custos fixos, os custos variáveis possuem uma interessante característica: são genericamente tratados como fixos em sua forma unitária; semifixos: correspondem a custos que são fixos em determinado patamar, passando a ser variáveis quando esse patamar for excedido. O gráfico seguinte ilustra um custo fixo, representado pela conta mensal do abastecimento de água. Quando o consumo é inferior a um patamar definido pela empresa fornecedora do serviço, a conta é faturada de acordo com o patamar (por exemplo, 10 m3.). Quando o consumo excede o valor do patamar, o valor cobrado torna-se variável de acordo com o consumo; semivariáveis: correspondem a custos variáveis que não acompanham linearmente a variação da produção, mas aos saltos, mantendo-se fixos dentro de certos limites. Exemplo de custos semivariáveis podem ser apresentados por meio dos gastos com contratação e pagamento de supervisores ou referentes ao aluguel de máquinas copiadoras. Dentro de certos limites, como o número de funcionários sob supervisão ou quantidade de cópias realizadas, os gastos são fixos. Quando o patamar é excedido, porém, os gastos variam, assumindo um novo patamar. A evolução dos custos fixos, variáveis, semifixos e semivariáveis pode ser vista na Figura 1.3. 2 Figura 1.3 Evoluções dos diferentes custos Custos Semivariáveis Exemplo : Copiadora Quantidade Produzida Valor $ Custos Semifixos Exemplo : Conta de Água Quantidade Produzida Valor $ Quantidade Produzida Valor $ Custos Fixos Exemplo : Aluguel Custos Variáveis Exemplo : Mat Diretos Quantidade Produzida Valor $ Custos Semivariáveis Exemplo : Copiadora Quantidade Produzida Valor $ Custos Semifixos Exemplo : Conta de Água Quantidade Produzida Valor $ Quantidade Produzida Valor $ Custos Fixos Exemplo : Aluguel Custos Variáveis Exemplo : Mat Diretos Quantidade Produzida Valor $ 1.8 Elementos de Custos Os principais elementos que influenciam no resultado de qualquer entidade são representados por meio das receitas auferidas, dos custos - diretosou indiretos, e despesas incorridas. Alguns desses elementos podem ser visualizados na Figura 1.4. Figura 1.4 Fluxograma de alocação de custos Segundo a Figura 1.4, enquanto os custos diretos podem ser facilmente associados aos produtos fabricados, os custos indiretos precisam passar por etapa intermediária, denominada rateio, para, a partir daí, serem incorporados aos produtos. Na óptica contábil, receitas e despesas são confrontadas diretamente no momento de apuração do resultado. Em relação ao custo da produção, sob a óptica contábil este poderia ser expresso por meio de uma composição formada por três elementos básicos, descritos como: material direto (MD): todo material que pode ser identificado como uma unidade do produto: (i) que está sendo fabricado; e (ii) que sai da fábrica incorporado ao produto ou utilizado como embalagem; mão-de-obra direta (MOD): todo salário devido ao operário que trabalha diretamente no produto, cujo tempo pode ser identificado com a unidade que está sendo produzida; custos indiretos de fabricação (CIF): todos os custos relacionados com a fabricação que não podem ser economicamente identificados com as unidades que estão sendo produzidas. Exemplos: aluguel da fábrica, materiais indiretos, mão-de- obra indireta, seguro, impostos, depreciação, etc. Outros gastos significativos, porém não classificados como custos, são agrupados como: despesas diversas: não podem ser alocadas ao produto final. Exemplos: despesas com vendas, salário do pessoal administrativo, água e luz do escritório. Elementos de custos Indiretos Diretos Rateio Prod A Prod B Prod C Estoque (=) Resultado (-) Despesas Componentes principais: Material Direto (MD) Mão-de-Obra Direta (MOD) Custos Indiretos de Fabricação (CIF) (-) CPV (+) Receitas Custos A Figura 1.5 ilustra classificações comumente empregadas na contabilidade de custos. Figura 1.5 Diferença contábil entre custos e despesas Em relação a sua associação ao produto ou serviço elaborado, os custos podem ser representados segundo a Figura 1.5. Algumas das principais classificações consistem em: custos primários ou diretos (CD): estão associados diretamente à produção, equivalendo à soma do material direto com a mão-de-obra direta; custos de transformação ou de conversão (CT): representam o esforço da empresa para transformar o material adquirido do fornecedor em produto acabado. Equivalem à soma da mão-de-obra direta mais os custos indiretos de fabricação; custo fabril (CF): representa a soma dos três elementos do custo: material direto, mão-de-obra direta e custos indiretos de fabricação. São incorridos durante o processo de fabricação e incorporados aos estoques de produtos em processo. Quando os itens são finalizados, são transferidos para o estoque de produtos acabados; custos das mercadorias vendidas (CMV): representam a saída dos estoques da entidade para o comprador. Podem ser denominados CMV quando a operação é mercantil, CPV (custo dos produtos vendidos), quando a operação é industrial, ou CSP ou CSV (custos dos serviços prestados ou vendidos), quando estiverem associados a operações de serviços. Consistem na última etapa do processo de formação de custos. São os valores retirados dos estoques e entregues aos clientes. Como estão associados ao período, devem ser vistos, na verdade, como despesas – já que saem dos estoques e estão associados a um consumo temporal - e não como custos - que estão associados ao processo de formação de estoques; custos integrais ou plenos ou gastos totais: correspondem à soma de todos os valores consumidos pela empresa para a elaboração do produto ou prestação do serviço, incluindo custos e despesas. MD Materiais Diretos Matéria-Prima Embalagem MOD Mão-de-Obra Direta Mensurada e identifi- cada de forma direta CIF Custos Indiretos Custos que não são MD nem MOD Despesas Gastos não associados à produção Custo total, contábil ou fabril Custo de transformação Custo primário ou direto Gastos totais ou custo integral MD Materiais Diretos Matéria-Prima Embalagem MOD Mão-de-Obra Direta Mensurada e identifi- cada de forma direta CIF Custos Indiretos Custos que não são MD nem MOD Despesas Gastos não associados à produção Custo total, contábil ou fabril Custo de transformação Custo primário ou direto Gastos totais ou custo integral Classificação dos Gastos