tarefa 3 DOCUMENTOS DIGITAIS PRESERVAÇÃO E ESTRATÉGIAS

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AVM Faculdade Integrada
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Valter de Luca Pires
Gestão de Documentos Eletrônicos : a gestão eletrônica de documentos
Guarulhos,SP
2015
AVM Faculdade Integrada
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Valter de Luca Pires
Gestão Eletrônica de Documentos : a gestão eletrônica de documentos
Projeto de pesquisa apresentado à
AVM Faculdade Integrada como parte integrante
do conjunto de tarefas avaliativas da disciplina
A gestão eletrônica de documentos.
Tutor: Rogério Gonçalves de Castro
Guarulhos,SP
2015
 
SUMÁRIO
Introdução..............................................................................................................4 
Revisão da Literatura.............................................................................................6 
CAPÍTULO I - Critérios para preservação digital......................................................................................................................8
CAPÍTULO II - Metodologia de pesquisa ..............................................................9
CAPÍTULO III - Migração.....................................................................................10
CAPÍTULO IV - Emulação e encapsulamento.....................................................10 
CAPÍTULO V - Conservação de hardware e software.........................................13 
CAPÍTULO VI - Reprografia.................................................................................13 
CAPÍTULO VII - Refrescamento...........................................................................14
CAPÍTULO VIII - Atualização de versões.............................................................14
CAPÍTULO IX - Conversão para formatos concorrentes......................................14
CAPÍTULO X - Normalização...............................................................................15
CAPÍTULO XI - A pedra de rosetta digital............................................................16
CAPÍTULO XII - Arqueologia Digital.....................................................................16
Conclusão.............................................................................................................17
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS................................................................................................18
 
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INTRODUÇÃO
Como parte da construção cultural da realidade, a informação reflete as visões do mundo de uma sociedade em um determinado tempo. No século XX a informação técnicocientífica tornou-se relevante para o progresso econômico das nações ocidentais. O desenvolvimento científico e tecnológico trouxe consigo uma oferta maior de recursos de informação para alguns setores da população mundial. As novas tecnologias de informação colocaram em evidência o papel dos meios e técnicas digitais de gerenciamento da informação digital. O material digital, seja aquele que foi criado em um computador ou digitalizado, está presente na maioria dos serviços de informação (WEBB, 2000). Atualmente, em vários paises há uma urgência na definição das políticas, obrigações e metodologias mais apropriadas para a administração dos recursos digitais. Internacionalmente, iniciativas dos setores público e privado se multiplicam, tentando estabelecer metodologias e estratégias que incluem técnicas de preservação que possam responder às necessidades de garantir a longevidade dessas informações. Neste trabalho a preservação será analisada no contexto das bibliotecas universitárias brasileiras, estudando temas conexos como a produção científica e aspectos específicos sobre preservação como hardware e software envolvidos, a seleção do que será preservado, o custo da preservação e enfatizando a necessidade de planejamento do que será selecionado para ser preservado.
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Tema : Documentos Digitais : Preservação e Estratégias 
Problema : Quais as medidas de segurança mais adequadas para implantação de sistema de informação e sua preservação ?
Justificativa : Devido a fatores como competitividade, falta de investimento e a própria cultura, as organizações só percebem que precisam organizar seus documentos quando o tempo que ele leva para recuperar a informação prejudica o seu negócio. 
Objetivos: principais objetivos, fornecer um meio de preservação para facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.
Objetivo geral : Investigar os conceitos gerais e características na preservação de documentos digitais bem como a sua aplicabilidade, levando em consideração as novas tendências de negócios, automatizando o acesso aos dados, e obtendo ganhos referentes à busca e economia de recursos como papéis.
Objetivos específicos: 
Divulgar o conceito de preservação digital e suas aplicações.
Caracterizar o estado das práticas de preservação digital da informação técnico científico.
Identificar na literatura da área os critérios para sistemas de gestão de preservação digital de informação científica e tecnológica.
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REVISÃO DE LITERATURA
Facilmente se constata, através da breve descrição aqui feita daquilo que este modelo prevê, que ele defende uma perspectiva que não só antecipa todo o percurso do documento de arquivo, como também subdivide cronologicamente o seu tempo de vida em três diferentes fases.
É a este modelo que se deve a divisão da prática arquivística em gestores documentais e arquivítica, sendo que os primeiros são responsáveis pelos documentos durante os períodos em que estes permanecem no estado ativo e semi-ativo e os segundos pelos documentos que já se encontram numa fase inativa.
A própria aplicação deste modelo à prática arquivística levou a que fossem utilizadas diferentes designações para os documentos de acordo com o período em que se encontram. Aos documentos que se inserem na fase ativa, por exemplo, foram atribuídas as nomeclaturas de documentos ativos, arquivos de gestão, arquivos correntes, arquivos vivos, entre outros. No arquivo corrente são guardados os documentos em curso ou com pendências, bem como documentos cujas pendências tenham sido solucionadas, mas que são manuseados constantemente. são práticas rotineiras nesse tipo de arquivo: inspeção, análise, ordenação, arquivamento, empréstimo e consulta. Entre estas estão ainda, participação em processos de produção, classificação e avaliação de documentos. Podem ser usados diversos métodos de classificação, numéricos ou alfabéticos, cuja escolha deve ser subordinada ao tipo de informação a ser arquivada e não são eliminados nessa fase.
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Já os documentos que se caracterizam por estar na fase semi-ativa, são chamados documentos semi-ativos, arquivos intermédiários ou documentos em pré-arquivagem. O arquivo intermediário consiste em depósito de armazenamento temporário para documentos que dispõe de valor administrativo e para documentos de órgãos extintos. As ações básicas no arquivo intermediário são: aplicação da tabela de temporabilidade, promoção de mediadas necessárias a efetivação do recolhimento de documentos ao arquivo permanente,manutenção da organização dos documentos.  Procede-se à transferência dos documentos de acordo com os prazos estabelecidos na tabela de temporabilidade de documentos.
Por fim, aos documentos já numa fase inativa dá-se o nome de documentos inativos, arquivo morto , arquivo definitivo ou arquivo permanente. No arquivo permanente, estão localizados os documentos cuja guarda definitiva foi indicada no processo de avaliação. Esses documentos passam a ser patrimônio arquivístico da instituição. O permanente é acessível a todos, por essa razão, os documentos podem ser consultados no local. As atividades típicas do arquivo permanente são: a organização física, a descrição e a conservação de documentos. Na descrição são elaborados os instrumentos de pesquisa : guia, inventário, catálogo, catálogo seletivo e edição de textos, que facilitam a consulta dos documentos.
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CRITÉRIOS PARA PRESERVAÇÃO DIGITAL
Grande parcela da informação produzida no mundo está nascendo no
ambiente dos computadores, em diferentes formatos como texto, banco de dados, áudio, filme, imagem. Entretanto, o software, o hardware e as mídias onde está depositada são, constantemente, substituídos por novas gerações mais poderosas que, ao final, se tornam incompatíveis com suas predecessoras. 
Esse grande volume de informação digital, produzido nos dias atuais em praticamente todas as áreas da atividade humana e projetado para acesso através de computadores, poderá ser completamente perdido a menos que técnicas e políticas sejam desenvolvidas para conservá-lo. Some-se a isso o fato de que as organizações, cada vez mais pressionadas pela tarefa de manter esse acervo digital, carecem de orientações e apoio para preservar o que deverá ser mantido em médio e longo prazos e, sobretudo, aquilo que será demandado pelas gerações futuras.
A abrangência e a urgência dos problemas não envolvem somente a
comunidade arquivística, principal responsável pela preservação de informação
orgânica para futuras gerações, mas todos os produtores de informação, inclusive fabricantes de software, que precisariam, ao projetar seus produtos, levar em consideração a sua preservação, além dos aspectos funcionais tradicionais. A reação dos arquivistas às mudanças em curso não correspondeu, em primeiro momento, à dimensão das mesmas. Ao contrário, apenas muito lentamente a comunidade arquivística passou a perceber as implicações desse novo suporte para a gestão e a preservação de documentos de caráter arquivístico. Há bem pouco tempo, a prática arquivística tradicional, voltada para o tratamento de grandes massas documentais acumuladas ao longo do tempo como fontes para a reconstrução da história milenar.
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Enquanto isso, os arquivos correntes, sob a guarda direta do produtor, acumulador não recebiam a devida atenção. Nessa conjuntura, os documentos eletrônicos surgiram e se proliferaram, tornando-se rapidamente um dos grandes problemas que a arquivologia contemporânea precisa solucionar. 
METODOLOGIA DA PESQUISA
A busca por estratégias de preservação digital requer não apenas procedimentos de manutenção e recuperação de dados, no caso de perdas acidentais, para resguardar a mídia e seu conteúdo, mas também estratégias e procedimentos para manter sua acessibilidade e autenticidade através do tempo, podendo requerer colaboração entre diferentes financiadoras e boa prática de licenciamento, aplicação de padrões de metadados e documentação. A literatura especializada indica que os responsáveis pelos acervos devem buscar uma visão sistêmica, onde a informação esteja resguardada pela preservação. Reduzido o número de pessoas qualificadas para desenvolver atividades de restauração nas instituições pesquisadas; faltam recursos financeiros e materiais para a restauração e conservação de acervos raros, e o número de instituições equipadas com laboratório é insignificante, é insatisfatória a utilização de recursos tecnológicos para preservação.
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RESULTADOS 
MIGRAÇÃO
Com o crescimento exponencial do acesso a internet, e conseqüentemente, maior uso de e-mails, celulares e tablets, bem como o de TVs digitais, a tendência é de que estes aparelhos passarão a convergir os conteúdos tradicionalmente restritas ao meio impresso, também em formato digital.
Nas operações postais, esta migração reorientará também os prospectos de comunicação, trazendo maior comodidade, mobilidade, eficiência e multiplicação do potencial de negócios, pois o canal de convergência permitirá a interatividade entre empresa e usuário final.
Os documentos em vários formatos: impresso, HTML, PDF, arquivo XML , podendo incluir elementos principais como dados, texto, gráficos, fotos e anúncios.
Este trabalho de migração da base para as operações digitais, não exclui a plataforma impressa tradicional, e permite a operação de um modelo integrado de gestão da comunicação associando veículos físicos (papel) e virtuais (online).
EMULAÇÃO
ENCAPSULAMENTO
A emulação propicia o contato com o objeto digital em sua forma original, não da mesma maneira que a preservação de tecnologia, que mantém o hardware/software original, mas com o uso do emulador podemos apreciar o objeto digital em seu ambiente de origem. Para Rothenberg (1998):
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A implementação da emulação envolveria: (1) desenvolvimento de técnicas para emuladores genéricos que seriam executados em computadores no futuro e recriariam o comportamento dos atuais; (2) desenvolvimento de técnicas para preservar de forma legí​vel, os metadados necessários para, acessar e recriar documentos digitais; (3) desenvolvimento de técnicas para encapsular o documento de seus metadados.
Em muitos casos o objeto digital não pode ser migrado e nesse caso temos a emulação como principal estratégia de preservação. A estratégia de emulação está, sendo usada quando o recurso digital não pode ser convertido em formatos de software independentes, e migrados no futuro.� 
(MÁDERO ARELLANO, 2008, p. 70).
A emulação não se foca no objeto digital, mas sim no aparato necessário para o seu funcionamento. O seu sucesso depende de um grande numero de variáveis. Não há como prever se no futuro existirão emuladores capazes da execução de todos os sistemas operacionais existentes, ou se haverá pessoas especializadas para lidar com essa tecnologia ultrapassada. O desaparecimento de empresas que desenvolveram os sistemas que necessitarão de emuladores pode dificultar ainda mais este processo. O encapsulamento é uma estratégia menos onerosa do que a emulação, Ferreira (2006, p. 43) acredita que:
As estratégias de preservação que carecem de uma diligência contí​nua (e.g. migração) poderão revelar-se demasiado onerosas. As soluções baseadas em encapsulamento procuram resolver esse problema mantendo os objetos digitais inalterados está ao momento em que se tornam efetivamente necessários.
O encapsulamento pretende preservar as informaçõees necessárias para o desenvolvimento posterior de conversores junto ao objeto digital. Essa prática, os dados podem ser encapsulados junto com a aplicação de software utilizado na sua criação, assim como uma descrição do ambiente de software e hardware 
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requerido para seu funcionamento.� (MÁDERO ARELLANO, 2008, p.68). O encapsulamento pode ser aplicado em situações em que o objeto digital não precisa ser acessado por um longo perí​odo de tempo, nesses casos podemos salvar com o objeto todas as informações necessárias para a sua futura recuperação. É uma estratégia que consiste em guardar o objeto digital juntamente com as informações de softwares necessárias para o seu funcionamento.
O encapsulamento é uma estratégia de preservação que consiste em preservar todos os detalhes de como interpretar o objeto digital. Preservação juntamente com o objeto digital, toda a informação (descritiva formal e detalhada do ambiente de software e hardware requerido para seu funcionamento) necessária e suficiente para permitir o futuro desenvolvimentode conversores, visualizadores e ou emuladores. (DEUS; JORGE, 2010 p. 8).
É necessário dizer que qualquer falha no salvamento das informações técnicas pode comprometer todo o processo do encapsulamento. A emulação e o encapsulamento são estratégias que se aplicam na recuperação do objeto digital, documentos que dependem de hardware/software especí​fico para sua leitura, diferentemente da migração. Na estratégia da migração um objeto digital é convertido para que não se torne inoperável, sendo possível migrar um arquivo de texto que tenha sido criado em um editor de texto qualquer, para uma extensão de arquivo preservável. Pois o propósito da migração é preservar a integridade dos objetos digitais e assegurar a habilidade dos clientes para recuperá-los e usa-los de outra maneira diante da constante mudança da tecnologia� (MÁDERO ARELLANO, 2008, p.63).
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CONSERVAÇÃO DE HARDWARE E SOFTWARE
Trata-se de uma estratégia dispendiosa e complexa a nível tecnológico e encontra-se em declínio apesar de ser utilizada ainda por algumas empresas. A estratégia de conservação de software e hardware sob a perspectiva de preservação digital é cara e pouco prática. Ela sugere que os dados digitais sejam preservados em mídia estável e copiados para nova mídia, caso seja necessário, e associados às cópias preservadas de uma aplicação de software original.
É necessário que software e hardware se mantenham em condições que permitam consultar a informação neles armazenada.
REPROGRAFIA
A digitalização é um processo de conversão dos documentos para o formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits, que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados”, esclarece o Conselho Nacional de Arquivos, em sua obra: publicações digitais.
A reprodução em microfilme garante que, se este for gerado com qualidade e for devidamente preservado, possibilitará acesso às informações contidas por cerca de meio milênio. “Sabe-se, contudo, que a reprodução a partir de um microfilme é de qualidade inferior à reprodução a partir do original e o problema do documento multimídia permanece”.
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REFRESCAMENTO
O refrescamento consiste em transferir a informação digital de um suporte físico de armazenamento para outro mais atual, antes que o primeiro se deteriore, acentua Ferreira. A desvantagem mais apontada reside no fato de o refrescamento apenas resolver os problemas de degradação e de obsolescência dos suportes.
ATUALIZAÇÃO DE VERSÕES
A atualização de versões é, possivelmente, a estratégia de preservação mais vulgarmente utilizada pela generalidade dos utilizadores. Essencialmente, consiste em atualizar os materiais digitais produzidos por um determinado software recorrendo a uma versão mais atual do mesmo.
Ferreira cita que “a atualização de versões é a atualização de materiais digitais produzidos por um determinado software através de regravação em uma versão mais atual do mesmo”.
 CONVERSÃO PARA FORMATOS CONCORRENTES
Consiste em converter de um formato digital para outro formato concorrente. O formato de um objetivo digital depende do software e da solução utilizada por seu desenvolvedor. Podem acontecer duas situações : desenvolvedor pode, ao realizar a atualização do software, mudar completamente o formato ou o 
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fornecedor, por algum motivo, pode descontinuar o software. Em ambos os casos, o documento 
digital original pode não encontrar no futuro uma solução que permita acessar seu conteúdo. Uma solução para esse tipo de problema é a conversão do formato original em formatos concorrentes que permitam dar mais segurança à recuperação da informação digital.
NORMALIZAÇÃO
A normalização tem como objetivo a simplificação do processo de preservação através da redução do número de formatos distintos que se encontram no repositório de objetos digitais, conforme o entendimento de Luiz Fernando Sayão.
Para Ferreira “existe um leque variado de opções no que diz respeito a formatos para representação de imagens bidimensionais (BMP, GIF, JPEG, PNG, TARGA). Se durante o processo de ingestão, todas as imagens digitais forem convertidas para um único formato, futuras intervenções ao nível da sua preservação poderão ser realizadas de forma mais simples e, consequentemente, mais econômica”.
Sayão, por sua vez, cita as vantagens e a política de aplicação da normalização: “migração mais fácil, mais barata e menos freqüente; automação e a transversalidade; interoperabilidade. Política de aplicação: lista de formatos tratados pelo repositório para cada tipo de informação; conversão automática para formato único; repositório limita os formatos aceitos (produtores convertem)”.
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A PEDRA DE ROSETTA DIGITAL
Nesta estratégia, em vez de se preservar as regras que permitem descodificar o objeto digital, são reunidas amostras de objetos que sejam representativas do formato que se pretende recuperar. Estas amostras deverão existir num formato que possa ser diretamente interpretado pelo ser humano. Trata-se do conjunto de referência, por exemplo, a versão grega do decreto inscrito na Pedra de Rosetta. Com esta informação seria possível inferir as regras necessárias para traduzir, converter o objeto original para um qualquer formato contemporâneo.
“Esta estratégia deverá ser considerada apenas em situações em que todos os esforços de preservação falharam. Trata-se, sobretudo de uma ferramenta de arqueologia digital e não propriamente de uma estratégia de base para preservação de objetos digitais”, defende Ferreira.
ARQUEOLOGIA DIGITAL
Consiste na recuperação de uma fotografia digital danificada devido à corrupção causada por um componente de hardware. (IGLÉSIAS FRANCH, 2008) Portanto, não é uma estratégia base de preservação já que é retrospectiva: utilizada quando os demais esforços falharam.
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CONCLUSÃO
A discussão sobre a preservação digital da informação técnico-científica no contexto das novas tecnologias requer reflexões sobre antigas questões da área da informação, ao mesmo tempo em que apresenta novas peculiaridades que devem ser conhecidas. De modo geral, não tem levado as propostas efetivas de preservação, podendo gerar um ciclo “quebrado” de informação, pois não se observa o todo (informação e acesso e recuperação e preservação).
Participam do ciclo de vida dos recursos digitais diferentes grupos de indivíduos, muitos deles desconhecem como seu envolvimento com esses materiais afeta a duração da existência desses objetos. Padrões, normas e práticas de preservação são adotados, quando existe uma consciência e interesse por parte dos responsáveis pelos acervos, em desenvolver recursos que sejam permanentemente acessados. Os responsáveis pelos acervos das instituições de ensino superior brasileiras precisam estabelecer políticas de preservação digital, que incluam os recursos financeiros, humanos, tecnológicos, a temporalidade e os direitos autorais.
O esforço para que se consiga uma solução a longo-prazo para preservação de documentos digitais é justificado pela importância que a informação cada vez mais exerce na sociedade. Concluiu-se que muitas são as ações neste sentido, mas que ainda não existem consensos no que diz respeito às técnicas e metodologias utilizadas. Acredita-se que estratégias como a emulação e o encapsulamento são ainda muito caras e difíceis para se manter, já que exigem um maior aporte tecnológico, além de especialistas comprometidos com o processo da representação estrutural e detalhes da interpretação do documento pelos softwares e hardwares.
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Entre as atuais estratégias utilizadas, apresentadas nesta pesquisa, a que parece mais viável e confiável para ser implantada seria a migração juntamente com a emulação, por serem técnicas mais utilizadas por organizações com grandes acervos, além de o foco ser o conteúdoe não apenas o suporte.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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IGLÉSIAS FRANCH, D. La fotografía digital en los archivos. Gijón: Trea, 2008. (Archivos siglo XXI, 8). Acesso em: 9 jul. 2015.
ROTHENBERG, Jeff. Ensuring the longevity of digital information. Washington:
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WATERS, Donald; GARRETT, John. Preserving digital information: report of the Task Force on Archiving of Digital Information commissioned by the Commission on Preservation and Access and the Research Libraries Group. Washington: Commission on Preservation and Access - CPA, 1996. 71p. Disponível em:
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