FICHAMENTO Arquivos Permanentes (Belloto)

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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF 
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS 
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
ALUNA: MARCELLY RAMOS COSTA
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2007. p. 127-160.
A ordenação de arquivos permanentes se faz por fundos. Hoje em dia é inadmissível que os arquivos sejam organizados por assunto, por ordem cronológica única etc. Os arquivos não podem dispensar a fixação dos fundos inicialmente, porém deve ser feita antes de qualquer processamento técnico. É a partir do seu conjunto administrativo funcional que se vai impor um quadro de arranjo, ou se há organogramas e conhecimento seguro sobre as entidades e funções a que se ligam os documentos, é possível estabelecer antes um quadro de fundos onde a documentação recolhida será integrada. Aliás, a agregação em fundos é perfeitamente compreensível em arquivos permanente, onde o documento sozinho não tem sentido, o que vale é o conjunto.
Compreende melhor o princípio da proveniência, que significa não mesclar documentos de fundos diferentes. 
Dois aspectos a serem levados em consideração:
Proveniência: respeitar o órgão de origem (sem misturar os documentos) 
Santidade: respeitar a ordem estrita em que os documentos vieram (organicidade)
Os requisitos necessários para que se caracterize um núcleo documental como fundo:
Se baseia em Duchein, para falar sobre o obstáculo que é a hierarquia dos órgãos.
Estabelece um critério: identificar a função primordial de um órgão maior, capaz de globalizar as atividades de suas várias repartições.
Expõe, no momento em que tenta explicitar o que seria o órgão principal, a visão maximalista e minimalista. Mas a preocupação central é a questão da identificação.
Se baseia no conceito de arranjo de Schellenberg e o princípio de organicidade que prevaleve na produção e na organização do arquivo. O uso da palavra “arranjo” inicialmente, correspondia à classificação nos arquivos correntes. Mas com risco de deduzirem que arranjo e classificação são distintos, passaram a considerar que o termo “classificação” deve ser usado para documentos tanto em idade corrente quanto em idade permanente. Entretanto, na prática, ainda se usa “arranjo” na terceira idade.
A operação do arranjo se resume à ordenação dos conjuntos documentais que sobraram das eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade nos arquivos correntes e intermediários)
Faz uma linha histórica sobre a teoria de fundos. 
O arranjo é uma operação ao mesmo tempo intelectual e material: deve-se organizar os documentos uns em relação aos outros etc.
Chama a atenção para os diferentes modos de abordar a questão do arranjo, sendo eles não excludentes entre si, ao contrário, há uma concordância metodológica.
O processo do arranjo propriamente dito é iniciado a partir do recolhimento, se não se conservar a classificação que o documento já tinha na primeira idade.
O professor David Gracy II aponta que o arquivista analisa o material em termos de: proveniência, história da entidade/biografia da pessoa, origens funcionais, conteúdo e tipos de material.
Na sistemática do arranjo, é preciso levar em conta a estrutura orgânica da instituição, as “ações” que os documentos demonstram em cumprimento das operações geradas pelas atividades , estas que são oriundas das funções e estas últimas geradas pela competência que justifica a criação e o funcionamento da entidade produtora.
Aponta as etapas preliminares do quadro de arranjos e parte para a organização sequencial dos documentos e estrutural das séries, grupos e fundos.
Explica a ordenação interna dos fundos.
O princípio norteador da fixação dos fundos de arquivos é o orgânico estrutural.
São os documentos de cada uma das unidades da primeira escala hierárquica de um dado nível administrativo que vem a constituir o fundo.
Objetiva no último capítulo o processamento técnico de conjuntos documentais que já sofreram as devidas baixas decorrentes dos prazos de temporalidade e que os fundos a que pertencem já estão estabelecidos. Aborda duas situações para apresentar os fatos.
Esquematiza, exemplificando os diferentes tipos documentais que podem representar variantes correspondentes a nuanças de uma dada atribuição administrativa.
Aponta o desdobramento em subséries que é composta de unidades de arquivamento ou documentos avulsos.
O documento avulso nunca se apresenta totalmente solto, se assim fosse, seria posta em dúvida a grande especificidade dos documentos de arquivo: a organicidade.
Expõe os princípios que a teoria arquivística dita.
Aborda a ordenação de arquivos permanentes que se faz por fundos, sendo perfeitamente compreensível em arquivos permanente, onde o documento sozinho não tem sentido, o que vale é o conjunto. Compreende melhor o princípio da proveniência, que significa não mesclar documentos de fundos diferentes e também outro aspecto que deve se levar em consideração: a organicidade. Se baseia em Duchein, para falar sobre o obstáculo que é a hierarquia dos órgãos. Expõe, no momento em que tenta explicitar o que seria o órgão principal, a visão maximalista e minimalista, mesmo a preocupação central sendo a questão da identificação. Se baseia no conceito de arranjo de Schellenberg e o princípio de organicidade que prevalece na produção e na organização do arquivo. Faz uma linha histórica sobre a teoria de fundos. Chama a atenção para os diferentes modos de abordar a questão do arranjo, sendo eles não excludentes entre si, do contrário, há uma concordância metodológica. Aponta as etapas preliminares do quadro de arranjos e parte para a organização sequencial dos documentos e estrutural das séries, grupos e fundos. Explica a ordenação interna dos fundos. Objetiva no último capítulo selecionado para leitura, o processamento técnico de conjuntos documentais que já sofreram as devidas baixas decorrentes dos prazos de temporalidade. Esquematiza, exemplificando os diferentes tipos documentais que podem representar variantes correspondentes a nuanças de uma dada atribuição administrativa. Aponta o desdobramento de séries em subséries que são compostas de unidades de arquivamento ou documentos avulsos. Expõe os princípios que a teoria arquivística dita.
Mas esse princípio [da proveniência ou o respect des fonds], na verdade, desdobra-se em dois. Segundo alguns teóricos, eles chegam a se confundir; segundo outros, porém, o Provenienzprinzip e o Registraturprinzip dos alemães diferem concretamente. p. 131
Esta última questão -o princípio da "santidade" ou o princípio do quietat non movere, como o chamam outros autores- é polêmica no campo da arquivologia, talvez por ter sido entendida de forma demasiadamente estrita e, por isso, de certo modo, parecer absurda. p.131
Michael Duchein chama a atenção para as dificuldade que precedem a identificação de fundos. p.132
Estabelecidos quais os fundos de uma administração, é preciso discernir-lhes as variações. p.133
A identificação de fundos é um trabalho complexo que requer conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competências (e suas mutações) dos órgãos produtores de documentação, nos respectivos níveis da administração pública e nos vários setores da administração privada, se for o caso. p.134
Para o historiador seria mais fácil que a ordenação fosse temática, cronológica ou geográfica. Entretanto, tal ordenação faria desaparecer ou diluiria a percepção da razão de ser do documento, o que, afinal, o deformaria aos olhos do consulente. p.139
O princípio norteador da fixação de fundos de arquivos é o orgânico estrutural. São os documentos de cada uma das unidades da primeira escala hierárquica de um dado nível administrativo que vem a constituir o fundo, cuja denominação deve coincidir com a da unidade. p.147
Tanto o fundo quanto suas primeiras divisões -grupos ou seções e subgrupos ou subseções (se houver) - são, na verdade, nomes, que correspondem ao órgão maior e suas subordinações, designando,no arquivo, aglutinações de documentos. p.152
Alguns teóricos da arquivística, no âmbito dos arquivos permanentes, consideram esses pequenos conjuntos orgânicos unidades mínimas do arquivo, desprezando o documento unitário. p.159
Quando me refiro a documento unitário (unidade mínima), este se encontra dentro de um conjunto de outros que lhe são iguais tipologicamente e que só em conjunto documentam uma função ou uma atividade, qualquer que seja ela, da administração pública ou privada. p.159
Bellotto cita Duchein, ao falar sobre as dificuldades que precedem a identificação de fundos. Duchein (1996) diz que a maior dificuldade em relação a definir fundos é em relação à hierarquia dos organismos produtores de arquivo e perante essa dificuldade, adota duas posições intelectuais: maximalista e minimalista. 
Belloto, logo, identifica um dos critérios que é identificar a função primordial de um órgão maior, capaz de globalizar as atividades de suas várias repartições. Sendo a função mais importante do que o próprio nome do órgão, afinal, este pode mudar, mas a competência, ser conservada.
A autora aponta também questões como supressão e transferência de competências. Isso leva a abordagem de outro problema ligado ao princípio do respeito dos fundos, que é o de noção de proveniência. 
O princípio de proveniência é o princípio fundamental do arquivo que atenta para não misturar os documentos de um fundo com o de outro, preservando, assim, o contexto em que os documentos foram criados.
Alguns autores consideram o princípio da proveniência e o da ordem original como diferentes e complementares, outros, como Bellotto, que o princípio da proveniência se desdobra em dois graus. No texto, a autora define proveniência, faz o relato dos dois graus e ainda afirma que alguns diferem as origens alemãs do princípio: o Provenienzprinzip e o Registraturprinzip. Considera Provenienzprinzing sinônimo do Respect des fonds.