O que é o Ciclo PDCA

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O Ciclo PDCA (do inglês PLAN – DO – CHECK – ACT, ou seja, PLANEJAR – FAZER/EXECUTAR – CHECAR – AÇÃO) é uma ferramenta iterativa de gestão que envolve os quatro processos citados, utilizados para o controle e a melhoria contínua de processos e produtos. Baseia-se no método científico, originado a partir do trabalho de Francis Bacon (Novum Organum, 1620), político, filósofo e ensaísta inglês, considerado como o fundador da ciência moderna. O próprio método científico pode também ser descrito como “hipótese”, “experimento”, “avaliação” ou Planejar, Executar e Verificar. 
 
 Porém foi no século XX (década de 20) que o Ciclo PDCA foi elaborado de fato, tomando a forma que conhecemos e tornando-se uma ferramenta de gestão conhecida no mundo inteiro. Walter A. Shewart (1891 – 1967), físico, engenheiro e estatístico norte-americano, teve a grande influência inicial para esta ferramenta, contribuindo tanto para a indústria quanto para a Estatística. Mas foi William E. Deming (1900 – 1990), estatístico, professor, palestrante e consultor norte-americano, considerado o “pai do controle de qualidade moderno”, que divulgou de forma ampla o Ciclo PDCA. 
 
É interessante notar que o Ciclo PDCA é um método simples, porém eficaz quando aplicado à rotina das empresas. Com o tempo as próprias equipes responsáveis conduzirão sozinhas a gestão dos ciclos futuros. Esta metodologia contribui diretamente para que, dentro do ambiente corporativo, seja possível identificar os problemas, traçar metas, a partir deste ponto, analisar e planejar ações que trarão resultados positivos, dentro do esperado. 
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Tendo como princípio fundamental a iteração (repetição de uma ou mais ações), quando uma hipótese é confirmada (ou negada) ao fim de um giro do Ciclo PDCA, a nova execução do Ciclo irá ampliar o conhecimento adiante. Isto fará com que o novo “giro” do Ciclo PDCA ocorra em nível acima do anterior, trazendo-o mais perto do objetivo (geralmente o perfeito funcionamento e o resultado correto no final). 
 
 Sendo assim, o Ciclo PDCA possibilita inúmeros “saltos” de desempenho, pois torna os envolvidos mais capazes de inovar e de pensar criticamente nos processos. Nos Estados Unidos, por exemplo, a metodologia do PDCA é, normalmente, associada a projetos que envolvem considerável tempo para serem realizados, bem como inúmeras pessoas. Portanto, isto faz com que os gestores queiram ver grandes melhorias para justificar o esforço despendido. 
 
 Com o Ciclo PDCA é possível aprimorarmos o Gerenciamento de Processos, correspondendo ao conjunto de pessoas, equipamentos, informações, energia, procedimentos e materiais relacionados em atividades com o objetivo de produzir resultados específicos, dentro de um compromisso contínuo e incessante que promove o aperfeiçoamento da empresa, trabalhando com atividades que agregam valor ao produto e ao serviço. 
 
 
 
 
 
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No início de cada ciclo do PDCA temos o Planejamento, que consiste em estabelecer metas e/ou identificar elementos causadores de problemas que impedem o alcance destas metas. Esta questão depende de qual nível se problemas, é difícil identificar todos. Com o tempo, após o primeiro “giro”, por exemplo, outros problemas aparecerão, possibilitando que o próximo Planejamento (um nível acima do anterior) leve em consideração as ações definidas no final do Ciclo anterior. E assim sucessivamente. 
 
Conforme lembra Falconi (2004), no ‘Plan’ existem 4 sub-fases, sendo a identificação do problema onde são utilizados dados históricos (gráficos, fotografias) e a análise de Pareto, que serve para priorizar os problemas de maior importância ou influência. Também é necessária a utilização do método 5W2H para uma melhor organização do cronograma, bem como da realização de um brainstorming, para obter um número melhor e maior de ideias. Juntando estas peças com um diagrama de causa e efeito, é possível também escolher as causas mais prováveis de problemas. Aqui, é importante obter o maior número de dados relacionados com as causas dos problemas, tendo condição assim de realizar uma avaliação melhor. 
 
Para finalizar esta etapa, é importante a realização de um plano de ação para bloquear as causas fundamentais. Realize discussões com os grupos envolvidos em cada atividade, para elaborar uma estratégia de ação, além de fazer uma revisão do cronograma e do orçamento final. 
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Nesta etapa serão desenvolvidas as atividades que foram previstas e planejadas na etapa anterior. Paralelamente as execuções destas tarefas ocorrerão as medições/mensurações, necessárias às etapas seguintes. De nada adiantaria executar e não medir. Sem a medição, fica impossível saber comparar o que foi realizado com o que foi planejado. Porém é de suma importância que as medições não atrapalhem a execução das atividades. Muitas empresas inventam processos mirabolantes de medições/mensurações, fato que gera perda de tempo (alguns casos, o colaborador gasta mais tempo preenchendo a medição do que executando a tarefa), insatisfação do colaborador e, como consequência, indicadores que não condizem com a realidade. Em muitos casos, perde-se um bom tempo preenchendo as medições que geram indicadores que jamais serão utilizados. Lembre-se: o mais importante é a execução do que deve ser feito. A mensuração, de extrema importância também, é algo que pouco deve ser sentida por quem executa e/ou mede. Atingir este ideal nem sempre é fácil, mas vale a pena tentar buscá-lo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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A etapa da verificação ou checagem é onde o gestor realizará as avaliações do que foi medido durante e execução das atividades realizadas na etapa anterior. É nesta etapa que serão avaliados os resultados e processos, comparando-os com o que foi planejado e com os objetivos. Nesta etapa também serão consolidadas diversas informações úteis, possibilitando a confecção de relatórios relevantes ao processo de tomada de decisão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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A quarta e última etapa de um Ciclo é o 'Act', ou Ação. Aqui serão tomadas as ações corretivas sobre as diferenças significativas entre o que foi planejado e o que foi realizado. Embora tratado como a última etapa do Ciclo, na prática deve ser vista como um link com o Planejamento do próximo Ciclo, pois serve de base para o mesmo. E, assim, o próximo ciclo terá informações necessárias para ser “girado” um nível acima, contribuindo para o processo de melhoria contínua. 
 
 Se e quando a passagem por esta última etapa não resultar na necessidade de alguma melhora, o Ciclo PDCA pode ser refinado com maiores detalhes na iteração seguinte ao Ciclo, ou a atenção deve ser colocada de uma forma diferente em alguma fase do processo. As Ações desenvolvidas nesta etapa terão como objetivo a eliminação da causa de não conformidades, eliminação ou redução de possibilidades de reincidências destas não conformidades, e a implementação de melhorias contínuas nos processos. 
 
 
 
 
12 Fazendo o Ciclo realmente “girar” 
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 A boa elaboração de um projeto é essencial ao Ciclo PDCA, pois impede falhas futuras, gerando um enorme ganho de tempo. Realize o Planejamento de acordo com a missão, visão e valores da empresa, elaborando metas e objetivos e, paralelamente, definindo o melhor caminho para atingi-los. 
 
 Procure executar o planejado à risca, porém seja flexível. Isto pode parecer contraditório, mas significa que você deve procurar evitar queimar etapas e tampouco improvisar, mas deve saber perceber que algo, se executado, dará problema, mesmo que tenha sido planejado. Algumas vezes só nos damos conta disto quando a execução está prestes a acontecer ou está no início (mas, quando do Planejamento, parecia algo “normal”). A própria iteração fará com que este problema diminua gradativamente, conforme os Ciclos PDCAs vão sendo executados e a melhoria contínua flui. O acompanhamento detalhado,paralelo à execução, bem como o know-how adquirido ao longo do tempo, contribuirá com o 'feeling' necessário ao gestor nesta etapa. 
 Subdivida a etapa da execução em mais três sub-etapas: treinamento dos colaboradores envolvidos; treinamento dos gestores envolvidos; realização da “colheita” dos dados para a avaliação posterior. 
 
 Identifique as possíveis brechas no projeto na etapa de checagem. Com a realização do mapeamento de processos no fim da etapa de execução, serão obtidas as mensurações acerca das metas alcançadas e dos resultados obtidos. Divida a checagem em duas sub-etapas: a primeira ocorrerá paralelamente à execução, mantendo a certeza de que o trabalho está sendo bem realizado; a segunda etapa corresponde a uma análise mais abrangente, permitindo os ajustes e acertos necessários. 
 
 Na etapa da ação, procure aplicar ações corretivas de modo a estar sempre e continuamente aperfeiçoando o projeto. Lembre que esta etapa é, simultaneamente, o fim e o começo, pois após uma detalhada apuração dos motivos de falhas anteriores, o Ciclo PDCA será refeito com novas diretrizes e parâmetros, desta vez um nível (poderíamos dizer, um degrau) acima. E assim o processo de melhoria contínua fluirá. 
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 Conforme dito anteriormente, o Ciclo PDCA não tem um fim em si, ou seja, a ideia é que ele não seja “terminado”, mas sim “girado” constantemente (melhoria contínua). A isto chamamos de 'iteração', que significa a repetição de processos, ou seja, neste caso, a repetição do Ciclo PDCA. Vamos pegar como exemplo uma empresa que esteja “girando” o Ciclo PDCA pela primeira vez. Obviamente, ela passará pelas quatro etapas do Ciclo, neste caso pela primeira vez. Já no 'Act', novas diretrizes serão definidas, e estas influenciarão o Planejamento da próxima “girada” do ciclo. Portanto, o 'Act' deve ser visto como a última etapa do Ciclo, mas também como a primeira do próximo Ciclo. 
 
 Portanto, a ligação entre um Ciclo PDCA e o próximo ocorre entre o 'Act' e o próximo Planejamento. E é o conhecimento (know-how) adquirido que fará com que o próximo Ciclo seja realizado um nível ou degrau acima do anterior, e assim sucessivamente. Obviamente, também o próximo Ciclo mostrará mais conhecimento às equipes envolvidas, com novas ações e, consequentemente, novo Planejamento. Podemos dizer, então, que o Ciclo PDCA, em sua essência, deve ser infinito, pois a melhoria dos processos, produtos e serviços também deve ser. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 O Ciclo PDCA e a Gestão de Qualidade estão intimamente ligados, uma vez que ambos consistem em gestão orientada para a criação de qualidade em todos os processos organizacionais. 
 
A própria Gestão de Qualidade é composta de diversos estágios, entre eles, o planejamento, a organização, o controle e a liderança. Para a Gestão de Qualidade, o Ciclo PDCA significa a lógica para que as empresas possam se desenvolver de acordo com os pressupostos da Gestão de Qualidade, sendo algumas: 
– Produzir bens e serviços que atendam plenamente as necessidades dos clientes; 
– Com o domínio da melhoria contínua, garantir a perpetuidade da empresa através do lucro contínuo; 
– Identificar problemas críticos e solucioná-los com prioridade máxima; 
– Analisar e decidir com informações e com base em fatos; 
– Ser metódico em relação às dispersões, isolando causas fundamentais dos problemas; 
– A prevenção é tão importante quanto possível. 
 
 
 
 
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 As Certificações de Qualidade são declarações formais emitidas por quem tenha credibilidade e tenha autoridade legal e moral para tal. Tais certificados atestam a qualidade e funcionalidade de produtos, serviços e processos produtivos. E o Ciclo PDCA, por ser um elemento fundamental na Gestão da Qualidade, tem também um papel fundamental na obtenção destes Certificados, pois contribuirá diretamente para que a empresa atenda aos requisitos necessários e procedimentos documentados que permitam evidenciar que a empresa controla as atividades relacionadas ao objetivo de sua certificação. 
 
 Temos como benefícios de uma certificação de Qualidade, com o auxílio do Ciclo PDCA, a promoção do comprometimento com a qualidade, uma metodologia gerencial de melhoria contínua, melhora significativa da eficiência e da eficácia do produto, serviços e processos da empresa, redução de perdas no processo produtivo, melhorando sua gestão, melhora constante da imagem da empresa e de seus produtos e/ou serviços com seus clientes, além de assegurar que estes produtos e/ou serviços atendam às normas técnicas exigidas, tornando a empresa muito mais competitiva. 
 
 Por mais que os Certificados de Qualidade não sejam obrigatórios, eles fazem a diferença entre as empresas que aderem a elas e as que não. A empresa que possui algum tipo de certificação sinaliza ao mercado que está preocupada com padronização adequada do que entrega ao cliente, ou seja, ela passa ao mercado uma imagem de comprometimento e seriedade. 
 
 
 
 
 
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 Existem softwares que auxiliam na implantação e gestão do Ciclo PDCA nas empresas, sendo utilizados tanto a nível estratégico quanto tático e operacional (com indicadores, planos de ação e diagramas de fluxos). Centralizando as informações num mesmo banco de dados, tais softwares trabalhando com metas e processos operacionais, que geralmente são controlados por uma área da Gestão da Qualidade, enquanto indicadores estratégicos são administrados pela Controladoria, por exemplo. Com o software é possível integrar estas práticas, tornando a gestão estratégica mais efetiva, pois a relação de causa e efeito gerada pelos indicadores estratégicos com as metas operacionais estabelece quais indicadores estratégicos são impactados (efeitos) por quais processos operacionais (causas). 
 
 Para tanto, é necessário que o software tenha as ferramentas necessárias, que torne prático a elaboração de Planos de Ação, onde constarão prazos e responsáveis por cada atividade, bem como os acompanhamentos necessários. Além disto, o software deverá integrar estes planos de ação com indicadores e metas, bem como com diagramas e fluxos, tudo isso integrando as equipes envolvidas. 
 
 Com um software, será possível manter os colaboradores alinhados com as atividades, conferindo ao PDCA mais agilidade e qualidade em todas as ações executadas, em qualquer camada da gestão. Portanto, será uma ferramenta fundamental em qualquer empresa que veja a qualidade na gestão como alavanca poderosa para os melhores resultados. 
 
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