PIM II (1) - GESTÃO PÚBLICA

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UNIVERSIDADE PAULISTA 
Paulo Alvarez Cabanez – 1718645
INSTITUTO FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO – Campus Ibatiba
PIM II
Alegre, ES
2017
UNIVERSIDADE PAULISTA
Paulo Alvarez Cabanez – 1718645
INSTITUTO FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO – Campus Ibatiba
PIM II
Projeto Integrado Multidisciplinar II para obtenção de título de Tecnólogo em Gestão Pública, apresentado à Universidade Paulista – UNIP.
Alegre, ES
2017
RESUMO
	
	O presente projeto buscou identificar e analisar os modelos de gestão de compras, armazenagem de estoques, as variáveis econômicas que interferem nos processos do Instituto Federal do Espírito Santo – Campus Ibatiba e todas as operações que envolvem matemática específica principalmente no âmbito contábil e nas conformidades contábeis do sistema administrativo da instituição, de modo a verificar a consonância com as necessidades estratégicas, táticas e operacionais. A gestão de compras envolve, como nas demais organizações públicas, recursos humanos, materiais e financeiros, tornando-se imprescindível um planejamento eficiente, principalmente no que diz respeito à classificação e especificação dos materiais a serem adquiridos. A metodologia utilizada para a pesquisa desse projeto foi participação observativa e entrevistas. A entidade analisada em questão se trata de um campus específico de uma rede federal de educação, ciência e tecnologia, denominada de Instituto Federal do Espírito Santo, localizado na cidade de Ibatiba, Espírito Santo, com ramo de atuação no ensino técnico integrado ao ensino médio, ensino técnico subsequente, graduação e pós-graduação lato sensu. O Campus foi criado em 2009, com sua fundamentação legal amparado pela lei nº 11.892/08.
Palavras-chaves: Recursos materiais e patrimoniais, economia e mercado, matemática aplicada e gestão.
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO……………………………………………………………………...05
2. RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS.…………………………………..07
	2.1. Transporte, estocagem e administração de materiais…….………….07
	2.2. Custos de estoque e inventário físico………………………….……….08
2.3. Distribuição e atendimento ao requisitante…………………….………09
3. ECONOMIA E MERCADO……….………………………………………………..10
	3.1. Características dos serviços prestados e mercado que atua………..11	
	3.2. Como a entidade afere a demanda e o interesse de quem deve usufruir de seus serviços…………………………………………………………………….….11
	3.3. Como a entidade afere a demanda e o interesse de quem deve usufruir de seus serviços………………………………………………………………………..12
3.4. As variáveis macroeconômicas e suas consequências para a instituição………………………………………………………………………………..12
4. MATEMÁTICA APLICADA…..….…………………………………………………13
	4.1. Aspectos relevantes no uso de procedimentos de cálculos matemáticos nos setores da instituição………………………………………………………….…..13
5. CONCLUSÃO………………………………………………………………………..14
6. REFERÊNCIAS………………………………………………………………………14
1. INTRODUÇÃO
	O Instituto Federal do Espírito Santo – Campus Ibatiba, denominado Ifes – Campus Ibatiba, é uma instituição formada por vários colaboradores, com seu quadro funcional constituído por professores, técnicos administrativos em educação, funcionários de empresas terceirizadas prestadora de serviços e estagiários. Sua atividade-fim é o ensino, passando pela atividade-meio administrativa que dita e coordena todo o seu funcionamento. O Campus é dividido em departamentos e coordenadorias e toda a sua estrutura hierárquica está homologada em formato de portaria e instrução normativa.
	A essência dos Institutos Federais, ao qual pertence o referido Campus, é oferecer uma educação de nível médio integrada ao ensino técnico que seja gratuita, capacitando e buscando o desenvolvimento local, de maneira racional e sustentável. Novas mudanças ocorreram com o passar dos anos e atualmente um dos objetivos da instituição é agregar também os ensinos superiores, com cursos de graduação e pós-graduação, possibilitando a verticalização do ensino em diversos campi do Ifes. 
No que concerne à estratégia pedagógica para a expansão de cursos/vagas com redução de custos promoveu-se o desenvolvimento de uma arquitetura curricular para permitir que os institutos federais atuassem de forma verticalizada em todos os níveis de ensino: Educação Básica, Profissionalizante e Superior (em suas diferentes modalidades). (FLORO, 2014, p.01)
	
	Para conseguir alcançar essas transformações muitos foram os processos enfrentados pela administração como adequações de espaços, previsões orçamentárias, aperfeiçoamento de recursos pessoal, financeiro e capacitação dos servidores. Todos os setores do Ifes funcionam de maneira integrada para que não ocorra nenhum equívoco no andamento dos processos e as transformações aconteçam de maneira progressiva para que os recursos alocados sejam suficientes e consiga atender a todas as demandas da instituição. Deste modo, o objetivo geral do estudo é identificar o papel da gestão de compras, estoques e patrimônio na execução das atividades-fim de uma instituição de ensino superior Federal, na percepção dos gestores e usuários desse serviço. Os dados foram coletados por meio de uma pesquisa de natureza qualitativa e descritiva.
	Entre os fatores críticos para o desenvolvimento das atividades de qualquer organização está a administração de materiais (INFANTE; SANTOS, 2007). Na busca por otimização do tempo e racionalização do trabalho, a obtenção de melhorias contínuas nos processos de armazenamento e estocagem aparece como fator primordial dos níveis estratégico, tático e operacional, e os sistemas de informações buscam viabilizar soluções completas e integradas para a plena gestão do almoxarifado e patrimônio (LOTA, 2012).
	Segundo Razzolini Filho (2006), diante da necessidade de obter melhorias contínuas nos processos de distribuição, o almoxarifado deixou de ter apenas um caráter operacional e passou a ter um papel estratégico para as organizações, tornando-se um diferencial que, se bem administrado, pode significar uma vantagem. Diante da abrangência desse setor. Razzolini Filho (2006) considera ser necessária a implantação de sistemas eficazes que permitam o controle dos suprimentos e a racionalização das tarefas e processos de trabalho. 
	Hoffmann (2011) considera que uma instituição pública difere de uma empresa em vários aspectos. As organizações e instituições públicas brasileiras têm como objetivo principal prestar serviços à população e seus usuários (cliente interno e externo) de forma eficiente e com base nos princípios marcados na Constituição Federal de 1988. Além disso, diversos países, tais como França, EUA, Espanha, dentre outros, também seguem o mesmo princípio de que as compras de organizações públicas devem ser realizadas com base em legislação própria.
	Os métodos utilizados para a coleta dos dados foram entrevistas feitas com os servidores do Ifes – Campus Ibatiba, questionários enviados via e-mail e participação observativa, além da consulta de artigos publicados na internet, textos relacionados ao tema do projeto e livros. As disciplinas que compõe o estudo do projeto são: recursos materiais e patrimonias, economia e mercado e matemática aplicada.
	Dentre muitos aspectos utilizados para a elaboração do projeto, alguns são em relação a estrutura de planejamento e controle de estoques, administração de materiais, distribuição e atendimento aos clientes (interno e externos), quais são e como as variáveis econômicas afetam o desenvolvimento dos trabalhos da unidade ou organização, como a unidade afere a demanda e o interesse de quem deve usufruir de seus serviços e os setores em que são adotados conceitos relacionados com matemática.
2. Recursos Materiais e Patrimoniais
2.1 Transporte, estocagem e administração de materiais
	
	O planejamento da coordenadoria de patrimônio e almoxarifado se dá no decorrer do ano de exercício letivo, são feitas consultas periódicas aos setores que possuem maiores demandas a fim de
que o planejamento tenha ênfase em tais áreas, todos os departamentos e setores do Ifes – Campus Ibatiba são responsáveis por enviarem demandas e solicitações de compras de materiais e patrimônios, sejam eles de bens de consumo ou não, para a coordenadoria responsável por essa gestão. 
	Silva (2004) destaca a importância estratégica da área de compras nas empresas tanto no âmbito público quanto no privado, Para esse autor, 
O gerenciamento da armazenagem de estoques é uma abordagem que exige mudanças profundas em práticas arraigadas, tanto a nível dos procedimentos internos, quanto a nível externo, no que diz respeito ao relacionamento entre os diversos participantes da cadeia (SILVA, 2004, p. 36).
	
	Para que a prestação dos serviços seja realizada com eficácia é preciso que o funcionário/servidor público tenha as ferramentas, materiais e suprimentos necessários ao desenvolvimento de seu trabalho e estes são adquiridos da mesma forma como em qualquer organização, ou seja, através do processo e gestão de compras e suprimentos. (HOFFMANN, 2011). 
	Desta forma, as demandas atendidas pelo setor de compras prezam pela equidade de distribuição de materiais em todo o campus, o transporte é feito pelas empresas vencedoras da licitação, mas a distribuição interna é feita pelos setores interessados, onde cada um procura a coordenadoria de patrimônio e almoxarifado e retira em mãos, após requisitar via sistema de gestão de materiais, há duas vias da requisição, as duas assinadas pelo servidor/funcionário interessado, uma é deixada no setor de origem e a outra é levada para o setor de destino.
	O setor onde ficam estocados os materiais e os bens patrimoniais do Ifes – Campus Ibatiba é amplo, arejado e possui um almoxarifado com o pé direito alto onde todos os materiais não ficam em contato direto com o solo e os bens menores ficam em prateleiras e estantes apropriadas para estocagem, ao abrigo da luz, calor, umidade e sol. 
	.
2.2 Custos de estoque e inventário físico
	
	As questões relacionadas às compras cada vez mais, vem demonstrando a sua importância no mundo corporativo, com o enfoque em aumentar a lucratividade da organização minimizando custos com materiais e serviços.
	Segundo Bertaglia (2003), considerando que, na maioria das organizações, a compra de bens e serviços representa pelo menos 50% do custo total de seu orçamento, pequenas reduções nos valores gastos apresentam grande impacto no resultado das empresas. 
	Araújo (2010) considera que o gerenciamento de estoques nas organizações públicas é importante, tendo em vista que os objetivos estão voltados para atender as necessidades da população. Assim, para prestar serviços de qualidade e adquirir produtos para suas necessidades é necessário ter um bom planejamento e gerir de forma correta os materiais solicitados.
	Para Martins e Campos (2009), existe uma série de fatores que devem ser considerados que podem elevar os custos e estes são: a qualidade, a quantidade, o atendimento, a utilidade, a entrega, a capacidade competitiva, a integridade do fornecedor, os termos de aceitação do pedido e a política da empresa.
	Atualmente o Ifes – Campus Ibatiba conta com um estoque de materiais distribuído igualitariamente por todo o armazém físico da instituição, por se tratar de estocagem de diversos materiais, inclusive papéis, produtos tóxicos e outros, periodicamente é feito uma assepsia e limpeza local, os itens são analisados quando dão entrada no sistema e chegam da transportadora e na hora da saída para o usuário final, por se tratar de um estoque relativamente baixo, cerca de 4 mil itens, os custos são poucos, uma vez que o setor conta com apenas dois servidores para manuseio dos materiais e a limpeza é feita por uma empresa terceirizada contratada.	
	O inventário é feito ao final de todo o ano, uma comissão é montada, onde item por item é analisado, tanto os que são para bens de consumo, quanto os bens patrimoniais, tudo é cooperado entre a equipe de servidores do Campus para que nenhum item seja extraviado ou furtado, o setor de patrimônio e almoxarifado é vídeo monitorado 24 horas por dia.
	 
	Na Administração, a logística representa, de acordo com Dalacorte (2008, p.38):
O processo de gerenciar estrategicamente a aquisição, a movimentação e o armazenamento de materiais e seu fluxo de informação mediante os canais de marketing, de mofo a poder maximizar as lucratividades presente e futura, através do atendimento de pedidos a baixo custo.
	Assim, pode-se dizer que a logística é um processo de gerenciar estrategicamente a aquisição, movimentação e armazenagem de materiais, peças e produtos acabados e o fluxo de informações correlatas – na organização e em seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura através do atendimento dos pedidos a baixo custo. (SLACK, et al.,1997)
	
2.3 Distribuição e atendimento ao requisitante
	
	Os materiais que se encontram no setor do almoxarifado e patrimônio ao serem requisitados via sistema de gerenciamento de requisição do Campus Ibatiba ficam a disponibilidade para retirada no local pelo próprio requerente, este ficando condicionado a assinatura de um termo comprobatório da requisição.
	Araújo (2010) descrevendo sobre a finalidade dos almoxarifados nas organizações públicas, destaca que: 
Na administração pública, é interessante que se tenha almoxarifados conduzidas de forma gerencial, sob ponto de vista técnico e financeiro, sendo administrados estrategicamente. Sua importância está na sua atribuição maior de não permitir o desabastecimento dos setores da organização, ou seja, fornecer de forma contínua e ininterrupta os materiais às diversas unidades. Deve satisfazer as necessidades materiais da organização, evitando que a cada demanda se crie um procedimento de aquisição (ARAÚJO, 2010, p. 39).
	
	Segundo Siqueira e Teixeira (2010), no âmbito do setor público é comum se deparar com grande descaso com os materiais, pois há vários desperdícios, é importante cuidar da forma como são armazenados, pois muitas vezes a má estocagem compromete a sua qualidade e vida útil. Neste caso, é fundamental a adoção de técnicas e procedimentos que permitam um melhor planejamento da gestão do setor e a melhoria nos processos de trabalho interno.
	
	
3. ECONOMIA E MERCADO
	
	O Ifes – Campus Ibatiba na condição de Autarquia Federal, depende principalmente dos recursos advindos do Ministério da Educação, tanto recursos para custeio quanto para investimentos, paralelamente ao orçamento federal, são admitidas sob forma de arrecadação, algumas emendas parlamentares para investimento em estrutura física ou aquisição de bens móveis e imóveis, apesar de a instituição notoriamente passar por um corte profundo de gastos, o orçamento do ano-exercício 2016 sofreu uma queda de 40% para o ano de 2017, reflexo de uma profunda crise econômica que o país ultrapassa, e, observando que a educação pública é um dos pilares do acesso de muitos jovens e adolescentes ao ensino superior, a instituição preserva a sua imagem tentando captar recursos com parcerias entre empresas privadas e parcerias públicas, oferecendo em contrapartida a confecção de projetos de pesquisa e extensão em diversas áreas do conhecimento, conseguindo assim de maneira progressiva e utilizando seu capital intelectual para neutralizar os impactos dos cortes promovidos em seu orçamento anual.
3.1 Características dos serviços prestados e mercado que atua
	
	A instituição analisada tem o propósito em ofertar ensino público e gratuito à população que precisa e que procura a instituição para realizar o exame e ingressar como aluno, o foco principal é o ensino técnico, mas com a expansão dos institutos federais, a demanda foi crescente por uma educação verticalizada nas áreas de conhecimentos afins das já pleiteadas pelos estudantes egressos.
	Conforme a referida lei de criação dos Institutos Federais em seu Artigo 6º que trata das suas finalidades e características destacamos o inciso III:
promover
a integração e a verticalização da educação básica à educação profissional e educação superior, otimizando a infraestrutura física, os quadros de pessoal e os recursos de gestão (BRASIL, 2008).
	Essas são as características da verticalização, por um lado oferece aos alunos do Ifes – Campus Ibatiba a oportunidade de traçar um trajeto formativo que vai da educação básica até o nível superior, por outro leva os docentes a realizar ensino, pesquisa e extensão em diferentes níveis e modalidades concomitantemente. Tais atributos levam a entender que há uma intenção explícita e clara em redução de gastos para o estado, seguindo esse processo de otimização.
3.2 Como as atividades da organização relacionam-se com os tributos devidos ao governo
	
	Todo o custeio da instituição advém de tributos pagos por toda a população aos cofres do governo, estes recursos são disponibilizados para investimentos em compras de materiais, compras de bens móveis e imóveis, auxílios nas atividades de ensino, pesquisa e extensão onde as mesmas não tenham conseguido recursos próprios captados por editais para a sua execução, além de toda essa arrecadação repassada, a instituição paga mensalmente as contas de luz, água e gastos com a internet local, custos de contratos com prestadores de serviços terceirizados, gerando assim um ciclo tributário, onde a instituição não fica 100% isenta de suas contribuições tributárias.
3.3 Como a entidade afere a demanda e o interesse de quem deve usufruir de seus serviços
	
	Para usufruir dos serviços prestados pela instituição analisada, os interessados devem acompanhar no site institucional os editais para o ingresso nos cursos ofertados, que vão desde a educação básica até a pós-graduação, todos ofertados gratuitamente.
	Fica claro que a demanda é maior que a oferta, pois em todos os certames que a instituição realiza, o número de inscritos ultrapassa o número de vagas em 400 a 1000%, por isso a preocupação em ofertar mais vagas, porém com o agravante da crise econômica que o país ultrapassa, essa expansão no número de vagas fica condicionada a uma adequação da gestão em um aprimoramento eficiente dos recursos, de modo que seja eficiente e responsável a alocação do orçamento.
3.4 As variáveis macroeconômicas e suas consequências para a instituição
	As variações do mercado, afetam mais incisivamente as empresas privadas, porém o Ifes – Campus Ibatiba possui contratos de parceria e cooperação técnica com diversas empresas e ramos no mercado, observa-se portanto que:
	Variação do produto interno Bruto – Em períodos de expansão econômica é de se esperar maior facilidade no acesso as fontes de recursos.
	Variação da dívida pública Bruta – Ao se endividar mais, o governo lançará mais títulos públicos, que competirão com a captação privada.
	Variação do índice de inflação – Quanto maior a inflação, maior a propensão para poupar e investir.
	Crises no cenário econômico externo – Um cenário de crise econômica externa aumenta a dificuldade das empresas de se financiarem com recursos de terceiros.
Todas essas variáveis macroeconômicas interferem no andamento dos processos na instituição pública analisada, de modo que em um cenário desfavorável aos investidores e ao mercado privado, consequentemente a instituição sofrerá uma redução orçamentária extra de recursos captados por meio de projetos de pesquisa com a participação de empresas do setor privado.
	
4. MATEMÁTICA APLICADA
4.1 Aspectos relevantes no uso de procedimentos de cálculos matemáticos nos setores da instituição
	
	O Ifes – Campus Ibatiba possui setores estratégicos da administração nos quais há procedimentos matemáticos que precisam ser efetuados para efeitos financeiros pessoais dos servidores e para efeitos orçamentários do Campus. 
	O setor de gestão de pessoas, realiza cálculos financeiros onde são feitas adições ou subtrações no contracheque dos servidores efetivos, para determinar alguns descontos ou somas, procedimentos onde são utilizados operações de divisão, subtração, soma e multiplicação para chegar no valor real de recebimento, em toda prévia enviada do contracheque os valores devem bater em centavos e não pode haver prejuízo ao erário por erro de cálculo.
	O setor de contabilidade para determinar a conformidade contábil para qualquer procedimento licitatório de compra de equipamentos ou manutenção, deve realizar operações onde determina em seu despacho que o campus possui essa previsão orçamentária e está dentro do seu orçamento anual, são feitos cálculos usando projeções futuras onde são utilizados fórmulas de juros e porcentagens para conseguir obter uma melhor previsão, são normalmente utilizados de maneira constante. 
	
5. CONCLUSÃO
	
	A realização deste projeto possibilitou uma visão sistêmica e abrangente do funcionamento de uma instituição pública, foi possível de forma análoga observar na prática os conhecimentos teóricos aprendidos. Associou-se o estudo científico recorrendo-se à literatura de situações administrativas de materiais e sobre teoria das organizações públicas e a realidade vivida nas atividades das instituições através de observações e entrevistas com gestores e usuários da instituição pesquisada. Apesar da limitação durante a elaboração do projeto, acredita-se que foi de grande importância a pesquisa feita. Primeira por abrir um leque de novas perspectivas de futuros estudos dentro do tema proposto, pois, são escassos estudos realizados, até sobre as intervenções internas.
	Percebe-se que por se tratar de uma instituição com poucos anos de funcionamento e ainda não muito consolidada na região, uma dificuldade de comunicação do gestor com os fornecedores de materiais para o almoxarifado e para o setor de patrimônio, os servidores designados para atuar nesses setores estratégicos possuem formação nesta área de conhecimento, alguns com MBA em gestão de materiais e outros com MBA em economia e finanças, com isso a instituição pretende agregar além da mão de obra de trabalho, o capital intelectual de forma integrada, agilizando e propiciando melhorias nos processos enfrentados. 
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1. ARAÚJO, Ítalo Cabral. Gerenciamento de estoques no setor público: um estudo nas secretarias de assistência social e de saúde no município de Santo Estevão – BA. Trabalho de Conclusão de Curso. Universidade Estadual de Feira de Santana. Curso de Administração de Empresas. Feira de Santana. 2010. 59 p.
2.BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva, 2003. 509 p.
3. BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Promulgada em 5 de outubro de 1988. 32 ed. São Paulo: Saraiva, 2003.
4. BRASIL. Lei nº. 11.892, de 29 de dezembro de 2008. Institui a Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica, cria os Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia, e dá outras providências. Diário Oficial da União. Ministério da Ed. Seção 1, 30/12/2008. 2. Brasília. DF, 2008.
5. DALACORTE, A. Terceirização da logística de distribuição. 2008. Disponível em: <http://ogerente.com.br/novo/colunas_ler.php?canal=11&canallocal=41&canalsub2=132&id=1945>. Acesso em 07 jun. 2017.
6. FLORO, Elisangela Ferreira. Didática e Prática de Ensino na relação com a Sociedade. EdUECE - Livro 3, 2014.
7. HOFFMANN, Daniela de Lorenzo. Planejamento de compras em uma universidade pública da Região Norte. Dissertação (mestrado em logística). 149 f. Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Bento Gonçalves, Rio Grande do Sul, 2011.
8. INFANTE, M; SANTOS, M. A. B. A organização do abastecimento do hospital público a partir da cadeia produtiva: uma abordagem logística para a área de saúde. Ciência & Saúde Coletiva, Vol. 12, n. 4, pp. 945-954, 2007. 
9. LOTTA, Gabriela. Logística aplicada às organizações públicas. Assembleia Legislativa.2012.Disponível em:<http://www.al.sp.gov.br/repositorio/ilp/anexos/1041/YY2012MM10DD12HH17MM12SS58-M_dulo%207-curso_logistica.pdf>.
Acesso em 05 jun. 2017.
10. MARTINS. P. G; CAMPOS. P .R. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.
11. RAZZOLINI Filho, Edelvino. Logística: evolução na administração-desempenho e flexibilidade. Curitiba: Editora Juruá, 2006.
12. SILVA, J. Esmeraldo. Um modelo de programa de desenvolvimento de fornecedores em redes de empresas, 2004. 353 f. Tese (Doutorado em Engenharia da Produção) – Programa de Pós-Graduação em Engenharia da Produção. Universidade Federal de Santa Catarina. Florianópolis, 2004.
13. SIQUEIRA, Kátia Silvério; TEIXEIRA, Rogério de Assis. A organização e gestão de almoxarifado na administração pública. 2010. Disponível em: <http://www.amog.org.br/amogarquivos/>. Acesso em 10 jun. 2017. 
14. SLACK, Nigel; CHAMBERG, S.; HARLAND. C.; HARRISON, A; JOHNSTON, R. Administração da produção. São Paulo: Editora Atlas, 2002.