Gerência das comunicações do Projeto

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GERÊNCIA DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO
Planejamento das Comunicações (10.1)
 Inclui os processos requeridos para garantir a geração apropriada e oportuna, a coleta . Distribuição o armazenamento e o controle básico das informações do Projeto.
 Ciclo de Feedback 
 Tipo de comunicações variados para diversas situações, ( quando se comunicar por escrita, Quando se comunicar de forma oral, Quando escrever um memorando informal, Quando escrever um relatório formal.)
Entrada para o planejamento das comunicações
 Requisitos de comunicação: Levantamento de informações para compor o Projeto, junto com uma analise para saber se a informação é valida ou não( isso evita informações desencontradas.)
 Tecnologia: São os métodos utilizados para transferir informações entre os elementos do projeto, podem variar entre breves conversas ou encontros externos, de simples documentos para cronogramas ou banco de dados.
 Restrições: Fatores que limitarão as opções da equipe de Gerencia do projeto. Quando o Projeto é executado sob controle existem provisões que afetam o planejamento da comunicação.
 Premissas: São fatores que para os propósitos do planejamento são considerados como verdadeiros, Reais ou Certos.
Ferramentas e Técnicas para o planejamento das comunicações
 Analise das Partes interessadas: A necessidade das informações dos vários interessados devem ser analisadas cuidadosamente para não desperdiça recursos com informações desnecessárias ou tecnologias não apropriadas. 
Saídas do Planejamento das Comunicações
 Plano de gerencia da comunicação: É um documento que fornece uma estrutura de coleta de arquivo para reunir e armazenar os vários tipos de informação, uma estrutura de distribuição que detalha informação; relatórios de situação, dados, cronogramas, documentação técnica e etc.
Distribuição das Informações (10.2)
Envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno.
 
Implementar um plano de gerência das comunicações
Responder a solicitações de informações não previstas
Entradas
Resultados do trabalho; 
Plano de gerência das comunicações;
Plano do Projeto.
Ferramentas e técnicas
1 Métodos de comunicação
As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora adequada;
O emissor é responsável por garantir que as informações estejam claras e completas, de forma que o receptor as possa receber corretamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente entendidas.
Dimensões da comunicação:
Reuniões, conferências;
Linguagens escrita e oral, ouvir e falar;
Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público);
Formal (relatórios, briefings) e informais (memorandos, conversas para fins específicos);
Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares).
Ferramentas de distribuição das informações 
 
Sistemas de coleta de informações:
As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios, inclusive sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste.
Reuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhado
 Sistemas de distribuição de informações:
Ferramentas para conferências e comunicação eletrônica, como e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências bem como as publicações na Internet.
Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo
Saídas
 Registros do projeto.
Incluem correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto; conforme possível e adequado, mantidas de uma forma organizada.
Os membros da equipe podem também manter registros em um diário do projeto.
Relato de Desempenho (10.3)
 Para que se possa relatar qual o desempenho do projeto, primeiro é preciso coletar informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para alcançar os objetivos do projeto, e em seguida disseminar tais informações aos interessados, pelo desempenho desde projeto.
 
 Este processo inclui:
 • Relatórios de situação - descrevem a posição atual do projeto.
 • Relatórios de progresso - descrevem o que a equipe do projeto tem conseguido.
 • Relatórios de Previsões - predizem o futura da situação do projeto e probabilidade de sucesso ou não do empreendimento no futuro.
 
Os relatórios de desempenho devem fornecer informações do escopo, para que se possa comparar se a situação real está próxima a situação desejada em cada relatório.
Lembrando que o Escopo inclui todos os itens e condições necessárias para o sucesso do projeto, como cronograma, orçamento e qualidade. 
Muitos projetos também exigem informações sobre o grau de risco do empreendimento.
 • Entradas para o Relato de Desempenho
a.) Plano dos projetos:
O plano do projeto é um documento no qual são esperadas mudanças ao decorrer da implantação do mesmo.
Seu objetivo principal é Guiar a execução do projeto. 
Ele contém vários Baselines, como prazo e custo por exemplo. 
Que serão utilizadas nas avaliações do desempenho do projeto. 
Baselines são basicamente Linha de Base para medir o desempenho do projeto, acordado e aprovado entre as partes interessadas, como: prazo e orçamento para as meta de progresso. 
 
 • Resultados do trabalho
Nos Resultados são apresentados quais subprodutos foram completamente ou parcialmente concluídos, quais custos estão sendo pagos ou comprometidos a serem pagos, etc.
São basicamente saídas da execução do plano do projeto.
 
 • Outros registros do projeto
São basicamente informações preparadas para arquivamento. Os Registros devem conter, relatórios e outros documentos que descrevem o projeto. Portanto são informações que devem ser consideradas na avaliação do desempenho.
Ferramentas e Técnicas para o Relato de Desempenho
 
 • Revisões de desempenho
São reuniões para avaliar a situação ou progresso do projeto. 
As revisões do desempenho são utilizadas em conjunto com as técnicas a seguir: 
 
 • Análise da variação
Comparar os resultados reais do projeto com os resultados planejados.
 
 • Análises de tendência
Examinam os resultados do projeto através do tempo para determinar se o desempenho está melhorando ou piorando.
 
 • Análises do valor do trabalho realizado
Integram medições de escopo, custo e cronograma para auxiliar a equipe de gerência do projeto a avaliar o desempenho do projeto. O valor do trabalho realizado envolve cálculos de três importantes valores, são eles: 
a.) O orçamento	
Aquilo que foi previsto gastar. 
b.) O custo real
Que é o que realmente foi gasto.
c.) O valor do trabalho realizado
Custo orçado do trabalho realizado, (BCWP).
Normalmente dado por simples porcentagem para simplificar a coleta dos dados, para uma medição objetiva do desempenho.
Ferramentas e técnicas para a distribuição da informação
 
É um meio de transmitir a informação utilizando-se das ferramentas a seguir: 
O emissor, que é responsável em tornar as informações claras. 
E o receptor responsável não só por recebê-las corretamente, mas também confirmar seu recebimento.
Saídas do Relato de Desempenho
 
 • Relatórios de desempenho
Organizam e reúnem de maneira resumida, os principais indicativos das informações e apresentam a os interessados. 
As formas mais comuns para apresentar os relatórios incluem gráfico, curva S e tabelas.
A curva S é uma representação gráfica que permite o claro contraste entre os valores planejados,em comparação com os efetivamente realizados, assim como mostrado na figura a seguir.
 • Requisições de mudanças
É comum que as análises de desempenho gerem requisições de mudanças nos projetos. 
Essas requisições de mudanças devem ser tratadas como processos de controle, onde a gerência será responsável em aplicadas para controlar seus recursos disponíveis.
Encerramento Administrativo (10.4)
O encerramento administrativo consiste em verificar e documentar os resultados do projeto, formalizando a aceitação dos envolvidos. Isto inclui a coleta dos registros do projeto, a análise do sucesso, a efetividade e o respectivo arquivamento dessas informações para uso futuro. 
As atividades do encerramento devem ser divididas em fases sendo que, cada fase do projeto deve ser apropriadamente encerrada para assegurar que as informações úteis e importantes não sejam perdidas, da seguinte maneira;
Temos como exemplo também, a tabela ilustrativa de relatório de desempenho, que foi discutida na seção 10.3.
Como podemos ver, foi registrada em forma de tabela os registros de desemprenho do projeto.
 Entradas para o Encerramento Administrativo. 
 
1. Documentação da medição do desempenho. 
Toda a documentação produzida para registro e análise do desempenho do projeto deve estar disponível para revisões durante o encerramento administrativo. 
 
2. Documentação do produto do projeto. 
Os documentos produzidos para descrever o produto do projeto, devem, também, estar disponíveis para revisões durante o encerramento administrativo. 
 
3. Outros registros do projeto. 
Os registros outros registros incluem correspondências, memorandos, relatórios e outros documentos que descrevem o projeto. 
1. Revisões de desempenho. 
São reuniões para avaliar a situação ou progresso do projeto. 
 
2. Análise da variação. 
Comparar os resultados reais do projeto com os resultados planejados ou esperados. 
 
3. Análises de tendência. 
Examinar os resultados do projeto através do tempo. 
 
4. Análises do valor do trabalho realizado. 
Custo e cronograma para auxiliar a equipe de gerência do projeto a avaliar o desempenho do projeto. 
 
5. Ferramentas e técnicas para a distribuição da informação. 
As informações do projeto podem ser distribuídas usando uma variedade de métodos incluindo reuniões de projeto, distribuição de cópias de documentos, acesso compartilhado à rede eletrônica de bancos de dados, fax, e-mail, canal de voz) e vídeo conferência. 
Saídas do Encerramento Administrativo 
 
1. Acervo do projeto. 
Um conjunto completo dos registros do projeto indexados deve ser preparado para arquivamento pelas partes apropriadas. 
 
1. Aceitação formal. 
A documentação de que o cliente ou patrocinador aceitou o produto do projeto (ou fase), deve ser preparada e distribuída. 
 
1. Lições aprendidas. 
As lições aprendidas devem conter as seguintes informações, principais problemas enfrentados no projeto, Recomendações para melhoria futura, Análise das variações do projeto. O intuito dessas informações é evitar que os erros e problemas encontrados não se repitam em futuros projetos e servir de base para o aperfeiçoamento contínuo da metodologia de Gerenciamento de Projetos.
Alunos:
 José Eduardo
 Leonardo Ap. Liotti
 Leonardo
 Nicholas
 Sindy