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185 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Unidade III 7 ANÁLISE DE VIABILIDADE DE PROJETOS 7.1 Análise de alternativas de projetos: fatores a serem considerados Segundo Madureira (2010), em um contexto organizado de condução de projetos, o estudo da viabilidade segue uma fase inicial de planejamento do projeto na qual objetivos técnicos, econômicos e financeiros terão sido consensualmente estabelecidos pela empresa. O estudo completo da viabilidade inicia‑se pela explicitação das funções a serem exercidas pelo produto (ou processo, serviço ou sistema) e a correspondente nomeação dos subsistemas que as exercerão. Para mostrar como essas duas etapas estão dispostas, apresenta‑se a seguir um roteiro para a condução metódica da análise técnica da viabilidade (MADUREIRA, 2014, p. 2): 1 – Em um contexto organizado de condução de projetos, o estudo da viabilidade se segue a uma fase inicial de planejamento do projeto na qual objetivos técnicos, econômicos e financeiros terão sido consensualmente estabelecidos pela empresa. 2 – O estudo completo da viabilidade inicia‑se pela explicitação das funções a serem exercidas pelo produto (ou processo, serviço ou sistema) e a correspondente nomeação dos subsistemas que as exercerão. 3 – A seguir, serão propostas soluções possíveis para cada uma dessas funções, em sessões de “palpitagem” coletiva (brainstorming ou brainwriting). É nessa etapa que as inovações poderão surgir, como respostas diretas à liberdade de expressão e estímulo à criatividade que a empresa proporcione aos seus colaboradores. 4 – A organização das soluções propostas para cada função permitirá a montagem em uma matriz de síntese, formando um conjunto de possíveis soluções técnicas para o produto. 5 – A análise técnica começará pela avaliação da capacidade de cada uma das soluções possíveis em atender os requisitos técnicos funcionais e operacionais estabelecidos no planejamento. Essa tarefa consiste em verificar se cada solução proposta poderá atender a requisitos como desempenho, segurança, confiabilidade e todos os outros. Cada análise produzirá conclusões positivas ou negativas, a serem completamente documentadas. Essa função será mais simples em projetos evolutivos, mas exigirá empenho, competência e poderosos recursos técnicos no caso de soluções inovadoras. Os relatórios terão portes bem diferentes: desde uma simples nota sobre pesquisa bibliográfica até extensos conteúdos baseados nos resultados de testes e simulações. O produto desse trabalho será um conjunto de soluções viáveis em termos de atendimento aos requisitos técnicos. Nessa etapa, ocorrerá a pesquisa de patentes e, muito importante, o envio ao INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) dos pedidos de registro de patentes de eventuais soluções inovadoras. 186 Unidade III 6 – Entretanto, a viabilidade técnica ainda não está assegurada. É preciso também verificar a viabilidade de projeto, fabricação (e/ou implantação) e fornecimento, na qualidade, no prazo e no volume necessários para o projeto. 7 – A viabilidade de projeto verificará a capacidade técnica da empresa de projetar, prototipar, testar e certificar a solução. A equipe técnica da empresa pode ou não deter ou desenvolver a tecnologia; a contratação de novos técnicos ou, ainda, a terceirização de parte do projeto podem ou não ser possíveis pela existência de competência externa disponível no prazo previsto para o desenvolvimento. Nessa verificação, será imprescindível a participação ativa das áreas de suprimentos e recursos humanos da empresa. 8 – A viabilidade de fabricação e fornecimento será verificada pelas áreas de processos e suprimentos da empresa sobre as soluções sobreviventes à etapa anterior. Nesse momento do projeto impõe‑se fortemente a chamada Engenharia Simultânea, pela qual as áreas de projeto transferem à manufatura todas as informações necessárias para a síntese de soluções de fabricação e suprimento. Nessa fase, repetem‑se de forma análoga às etapas 2, 3, 4 e 5 anteriores, incluindo a geração de inovações, para os processos de fabricação. A participação e o comprometimento de todas as áreas, em especial dos fornecedores mais importantes, é mandatória. As soluções sobreviventes são consideradas viáveis em termos de fabricação e fornecimento. 9 – O estudo da viabilidade técnica aqui terminado fornece as soluções tecnicamente viáveis, as quais (e somente elas) passarão à análise de viabilidade econômica e financeira do projeto. 10 – Assim, fica claro que não há sentido algum em executar análises econômica e financeira de soluções ainda não viáveis tecnicamente. Agora é preciso entender quem será responsável por essa análise, pois diferentes entendimentos sobre fracasso ou sucesso levam a várias conclusões. Assim, ao analisar os fatores de fracasso ou sucesso de um projeto, passa‑se, obrigatoriamente, pelo entendimento de quem será responsável por essa análise. Isso porque pessoas distintas têm diferentes visões sobre o mesmo assunto, e devemos levá‑las em consideração em respeito à natureza do entendimento do que é fracasso e do que é sucesso. Em gestão de projetos devem ser usados indicadores que mostrem se o que foi pensado foi atendido (ainda que parcial ou plenamente), e assim será possível garantir que o investimento de tempo, dinheiro e mão de obra trará os resultados esperados. Dois pontos merecem atenção na busca pelo sucesso, em quaisquer que sejam os procedimentos e áreas de atividades: • Foco: significa a visão de um objetivo bem definido para as pessoas, em qualquer área de atuação, seja profissional, seja pessoal. Não será possível entender qualquer ponto de vista de sucesso em uma atividade se ela não for conduzida com o maior foco possível. 187 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS • Planejamento: é um conceito comum no âmbito da administração, o qual significa o ato de pensar e fazer planos de uma maneira estratégica. Nenhuma ação deve ser dirigida sem um mínimo de planejamento anterior. Tenha em mente a Observação de que o planejamento anterior não é algo que não possa ser mudado, mas sim que deve ser adequado às mudanças que vão surgir no decorrer das ações. Quanto mais o gerente de determinado projeto entender o conceito de estratégia, mais conhecimento ele terá de suas responsabilidades para tomar decisão. Em um projeto, a atuação do gerente de projetos, assim como a comunicação, tanto interna como externa, deve ser objetiva, com a descrição das definições, do cronograma e seu tempo para execução, posicionamento do projeto em relação aos propósitos do cliente e respeito às normas da organização incumbida pela realização. Para Jorge (2015), alguns dos fatores considerados críticos para o sucesso de um projeto podem ser vistos a seguir: – Apoio da alta gerência: no sentido de fornecer recursos, diretrizes e autoridade (poder) necessários para a execução do projeto. – Plano e cronograma do projeto: deve conter as especificações, de forma detalhada, dos passos e das ações para a execução e implantação do projeto. – Envolvimento do cliente: comunicação, de forma periódica, clara e objetiva, e participação de todos os envolvidos. – Pessoal: recrutamento e capacitação da equipe envolvida no projeto. – Recursos tecnológicos: ter à disposição os recursos tecnológicos necessários, e os conhecimentos necessários para sua utilização, e que sejam necessários para a execução do projeto. – Acompanhamento (feedback): fornecer, de forma periódica, as informações referentes aos progressos alcançados e adequação do planejamento de acordo com as eventuais alterações no escopo. Importante destacar que a documentação completa é essencial para evitar futuros problemas de entendimento. – Comunicação: frequente entre todos os envolvidos, interna e externamente, na execução de cada uma das etapas. – Solução de problemas: demonstrar habilidade na solução de problemas e conflitos que podem ocorrer durante a execução do projeto. 188 Unidade III De certomodo, pode‑se entender que a não execução de um dos tópicos tratados no item anterior pode levar um projeto ao fracasso, ou contribuir, de forma considerável, para que os produtos obtidos fiquem muito aquém do esperado, considerando que os projetos incluem as restrições: escopo, prazo e custo. Ainda de acordo com Jorge (2015): Contudo, vale ressaltar que há questões complementares diretamente ligadas ao insucesso dos projetos, entre elas vale destacar: – Ausência ou deficiência de planejamento: um planejamento incompleto ou falho pode causar os mesmos problemas caso não se tenha um. – Dimensionamento equivocado: principalmente no que diz respeito à questão de prazos e custos de elaboração do projeto. – Falta de apoio da direção: esse ponto pode ser considerado crucial para o insucesso de um projeto. Caso não exista o apoio da maioria do corpo diretivo da organização, o gerente de projeto não terá condições de executar suas atividades com a efetividade necessária (autoridade, comunicação, gerenciar mudanças, conflitos, custos etc.). – Comunicação: a falta de uma comunicação clara e objetiva com todos os envolvidos (dentro e fora da organização) poderá comprometer severamente a execução do projeto. – Capacitação profissional: caso os profissionais destacados, nas diferentes áreas do projeto, não possuírem a capacitação necessária, a probabilidade de erros de especificação e execução será muito maior, o que resultará no insucesso. A vivência de profissionais, principalmente do gerente responsável de projetos, será de notável importância, já que serão identificáveis alguns sinais que indiquem falhas na criação do projeto e que devem ser retificados. A teimosia em seguir em frente, mesmo com esses indicativos, resultará no fracasso do projeto. É possível perceber que o sucesso, ou fracasso, de um projeto não são causados por um ou mais fatores isolados, mas que, de forma simultânea, resultarão na solução final, favorável ou desfavorável. De acordo com Vargas (2005, p. 7), Os projetos são atividades caracterizadas por uma sequência clara e lógica de eventos para atingir objetivos dentro de um tempo, custo e recursos prévios definidos, combinam recursos organizacionais e necessitam de uma 189 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS coordenação para controle de prazos, custos e desempenho, pois atingem todos os níveis de uma organização e as partes interessadas externas à instituição assim como os clientes, fornecedores, parceiros, governo etc. O principal responsável pelo ajuste das variáveis implicadas é o gerente de projetos, que deverá atuar como um maestro regendo os integrantes da equipe no sentido de obter ações planejadas, as quais resultem na perfeita execução da música escolhida: projeto entregue no prazo, dentro do custo previsto e que atenda aos critérios originais. No fracasso acontece o inverso, ou seja, os objetivos previstos não foram obtidos. Dessa forma, para definir o fracasso ou o sucesso de um projeto, depende‑se do estabelecimento de modelos de desempenho que permitam confrontar os resultados obtidos com as metas planejadas. 7.2 Fatores a serem considerados: viabilidade econômica e financeira A análise de viabilidade econômica e financeira é um estudo que visa verificar se um investimento é viável ou não. Ela comparará os retornos que poderão ser conseguidos com os investimentos pretendidos para decidir se vale ou não investir, e é muito importante porque mede se um investimento trará retorno ou não para o investidor. Com isso, o investidor consegue deixar de lado projetos em que não compensa investir e direcionar seu dinheiro para aqueles mais favoráveis, principalmente quando é necessário decidir entre dois ou mais projetos e se há dinheiro para investir em apenas um. Para fazer uma análise de viabilidade econômica é necessário seguir algumas fases, sendo as principais: • projeção de receitas do projeto; • projeção de custos e despesas; • quais os investimentos necessários; • análise de indicadores calculados em cima dos dados de receitas, despesas, custos e investimentos. 7.3 Projeção de receitas A projeção de receitas deve seguir alguns elementos, como conhecer muito bem o mercado para evitar traçar números que sejam difíceis de atingir. Outro princípio importante é o de nunca começar a projeção de receitas com a capacidade total de produção, ou seja, deve‑se começar a criação com números mais racionais, como 40% da capacidade ou até menos, sempre conforme o mercado e os investimentos que serão feitos. 190 Unidade III E o último princípio importante é pensar no crescimento das receitas, e isso é válido também para esboçar custos, despesas e aplicações, pois tanto eles como a receita dificilmente permanecerão na mesma escala. Na tabela que se segue, verifique um exemplo da projeção de receitas baseado na estimativa de vendas de quatro produtos: Tabela 1 – Exemplo de projeção de receitas Receitas de vendas Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Produto A 100 100 120 125 130 140 142 145 160 170 180 200 Produto B 50 55 60 65 70 65 68 70 75 80 90 100 Produto C 20 23 25 27 28 29 32 35 40 42 44 50 Produto D 45 50 52 55 60 70 72 75 80 85 90 95 Receita total 215 228 257 272 288 304 314 325 355 377 404 445 7.4 Projeção de custos e despesas Quando do estudo da viabilidade econômica e financeira, a projeção de custos, despesas e investimentos deve seguir algumas premissas, sendo a principal delas a de que devem existir custos, despesas e investimentos que justifiquem a projeção de receitas. Por exemplo, a possibilidade de você projetar uma grande participação de mercado. É necessário que sejam realizados gastos elevados com propaganda, valendo avisar também sobre a relevância de se projetar os reinvestimentos. Um erro muito comum é considerar apenas um investimento inicial e assumir que a estrutura da empresa não irá se alterar. Veja na tabela que se segue o exemplo de projeção de despesas para os mesmos quatro produtos da tabela anterior. Tabela 2 – Exemplo de projeção de custos e despesas Despesas Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Produto A 50 50 60 60 62 67 68 65 70 75 79 84 Produto B 20 22 24 26 28 26 27 29 29 30 34 38 Produto C 7 8,1 8,8 9,5 9,8 9,9 11 12 14 14 15 17 Produto D 20,3 21 22 23 25 29 30 32 32 34 36 38 Despesa total 97,3 101 115 119 125 132 136 138 145 153 164 177 7.5 Projeção dos fluxos de caixa e indicadores O fluxo de caixa é a verificação da performance das entradas e saídas de dinheiro que já aconteceram na organização, sendo um instrumento muito útil para realizar a gestão financeira da empresa. O fluxo de caixa será obtido pela diferença entre os lançamentos das receitas e das despesas. Como exemplo, o gráfico a seguir mostra como fica o fluxo de caixa para as projeções de receitas e despesas que foram apresentadas nas tabelas anteriores. 191 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Receita Despesa Fluxo de caixa 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Figura 39 –Projeção de fluxo de caixa • Valor presente líquido (VPL): o valor presente líquido (VPL) de um projeto de investimento pode ser definido como a soma algébrica dos valores descontados do fluxo de caixa, bem como o valor presente de pagamentos futuros, descontada uma taxa de custo de capital. O projeto que apresenta o VPL maior que zero (positivo) é economicamente viável, sendo considerado o melhor aquele que apresentar maior VPL. Caso seu valor seja nulo (zero), significa que o projeto se paga ao longo dos anos, mas sem gerar lucro. E, finalmente, se o resultado for negativo, significa que o projeto gera prejuízo, ou seja, não há rentabilidade alguma. • Taxa interna de retorno (TIR): a taxa interna de retorno (em inglês internal rate of return – IRR) representa a rentabilidade de um investimento. Ela é usada para avaliar qualo percentual de retorno de um projeto para a empresa, seguindo a periodicidade dos fluxos de caixa, podendo ser em semanas, meses, bimestres, semestres ou mesmo anual. • Payback: (que em português significa retorno) é uma técnica muito utilizada nas empresas para análise do prazo de retorno do investimento em um projeto. É o indicador que mede quanto tempo um projeto levará para gerar os retornos financeiros que justifiquem o investimento. Existem duas formas de calcular o payback; a primeira é o payback tradicional, também chamado de payback simples, que não leva em consideração o valor do dinheiro no tempo. Por exemplo, se você investiu R$ 200 mil em uma empresa e ela gera retornos mensais de R$10 mil, o payback será de 20 meses. Caso deseje calcular o retorno em anos, é só dividir o valor do investimento inicial pela quantidade de anos que deseja o retorno. PB = R$ 200.000,00/24 meses (dois anos) = R$ 8.333,33 (ou seja, você precisará de um retorno, por aproximação, de R$ 8.334,00 por mês). 192 Unidade III 7.6 Ciclo de vida de um projeto É preciso saber como identificar as suas reais necessidades, pois isso é o que vai gerar o projeto. O fluxograma que veremos a seguir mostra a situação perfeita quando há uma necessidade que deve ser atendida com um projeto. Todo projeto é como uma entidade viva e apresenta um ciclo de vida. Veja o fluxograma a seguir: Necessidades Seleção do projeto Planejamento do projeto Avaliação do projeto Controle do projeto Implementação do projeto Conclusão do projeto Figura 40 – Fluxograma do ciclo de vida de um projeto O ideal é ter alternativas para atender à necessidade, e, entre estas, poder escolher a que melhor atende aos objetivos. Muitas vezes, o grande desafio é identificar qual seria a melhor solução para os problemas que se apresentam. Há momentos em que há tantas alternativas para resolver problemas que acabamos ficando na dúvida de qual seria a melhor solução para realizar o projeto. Como isso é comum, é necessário dominar as técnicas que vão ajudá‑lo a se decidir quando tiver várias alternativas de projeto a escolher. A análise do ambiente da empresa auxilia na definição das necessidades do cliente. Ela deve considerar os ambientes interno e externo na busca de informações sobre o mercado fornecedor, composto pelos fornecedores que ofertam matéria‑prima, equipamentos, embalagens e outras mercadorias necessárias para o funcionamento da empresa, governo e concorrentes, que é formado pelas organizações que oferecem produtos ou serviços idênticos ou similares aos seus. Essas informações ajudam no reconhecimento das pressões e restrições para a condução do projeto. Além disso, revelam as pressões internas dos objetivos da organização, da alta administração, das chefias, da limitação de recursos e dos usuários internos. Um bom início consiste em estabelecer uma adequada correlação entre as necessidades existentes e as possibilidades de projetos. Veja como esse ciclo se realiza na figura a seguir. 193 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Emergência da necessidade Reconhecer a necessidade Articular a necessidade Estabelecer os requisitos funcionais Articular os requisitos técnicos Figura 41 – Identificação de necessidades e requisitos Todo projeto possui um ou mais clientes, sejam eles internos, sejam eles externos. Na prática, a coleta dos requisitos estabelece os produtos e serviços que serão gerados e entregues ao cliente, o que chamamos de “escopo do cliente”. Vejamos uma exemplificação: • Do cliente emerge a necessidade, como o conserto de seu automóvel. • Os especialistas reconhecem a sua necessidade, assim como um mecânico faz perguntas ao seu cliente para poder identificar a causa do problema e dos sintomas apresentados pelo automóvel. • Os especialistas articulam as necessidades, assim como um mecânico gera possibilidades para atender às demandas funcionais, estéticas e orçamentárias de seu cliente. • Os especialistas também estabelecem os requisitos funcionais para que os clientes entendam o resultado do projeto, que estará pronto e quando, tais como: velocidade máxima, segurança e conforto podem ser entendidos num carro. • Os especialistas dividem os requisitos funcionais em requisitos técnicos, mais quantificáveis e melhor controláveis para eles, durante o progresso do projeto. É o caso da tradução de “conforto” com a especificação da densidade da espuma dos bancos, da ergonomia banco‑volante e da variação de temperatura no interior do veículo. 194 Unidade III Lembre‑se que na identificação das necessidades evidencia‑se a importância de dois procedimentos adicionais: o primeiro é certificar‑se de que foi corretamente compreendida a real necessidade do cliente. O segundo é gerar várias alternativas de soluções para resolver o mesmo desafio. Feito isso, temos uma série de alternativas em que é preciso avaliar e selecionar a que melhor nos atende. A seleção entre as alternativas No processo de entendimento e na geração de possibilidades, além de desenvolver a melhor solução, permite que os futuros envolvidos na construção do projeto criem comprometimento. A motivação gerada por um trabalho prévio como este será sentida durante a implementação e após a conclusão do projeto. Existem vários fatores que interferem na seleção do projeto: • Produção: capacidade, know‑how. • Financeiros: disponibilidade de capital, custos. • Humanos: existência dos recursos humanos com competência para execução, disponibilidade e conhecimento. • Administrativos: como suporte, comunicação e controle. • Econômico: como a taxa de retorno do investimento, o valor presente do capital e o tempo de retorno do investimento. • Tempo: disponibilidade para a implantação. Análise de custo‑benefício Pode ser utilizada para comparar projetos por meio de um ranking. É através deste conceito que as pessoas ou empresas compram ou realizam algo cujo benefício é maior que o custo de comprar ou produzir. Custo de oportunidade Custo de oportunidade é um conceito teórico que mensura o custo daquilo que se deixa de fazer quando é preciso fazer uma escolha de qualquer tipo (também conhecido como trade‑off). Por exemplo, supondo que queiramos fazer com que um produto de consumo chegue mais rápido nas mãos do consumidor final. Várias alternativas são viáveis: entrega direta da fábrica ao consumidor, entrega através de distribuidores próprios, entrega através de distribuidores terceirizados. Se esta última alternativa apresentar o menor custo de oportunidade por ter exigido o menor investimento da empresa em relação ao que seria feito nas outras alternativas, deverá ser a escolhida. 195 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS 7.7 Técnicas de orçamento de investimento Monta‑se uma tabela em que é possível verificar os vários critérios para as diversas alternativas de projetos existentes, seus custos e retorno a cada período de investimento. • Ranking de projetos: o grau de contribuição para objetivos, estratégia e prioridades de negócios da empresa; o retorno de cada projeto; e, por fim, a disponibilidade de recursos e capacidade de realização são as principais formas de elaborar o ranking de projetos. • Técnicas de parametrização: consiste em um grupo de técnicas que estabelece, previamente, parâmetros que devem ser utilizados para selecionar os projetos, sendo o processo de decisão e definição dos parâmetros necessários para uma especificação completa ou relevante de um modelo. Alguns desses parâmetros são mandatórios e devem ser obedecidos pela solução para que ela possa ser considerada, outros são parâmetros que apenas auxiliam na diferenciação entre as soluções. Esses últimos parâmetros podem receber pesos e notas diferentes para auxiliar a escolha do projeto a ser desenvolvido. 1º Passo: selecione os critérios de decisão Uma empresa familiar cresceu muito nos últimos anos e deseja contratar um profissional que gerencie seu escritório de projetos, que deve ser experiente na área,disponível e apresentar algumas outras características. Para evitar que se escolhesse ao acaso este profissional, os executivos reuniram‑se e identificaram os critérios que deveriam ser empregados para buscar este candidato. Para avaliação dos candidatos, deveriam ser respeitados os seguintes critérios: • salário máximo de R$ 20 mil mensais; • morar na cidade; • possuir veículo próprio. Atendidos esses critérios, os candidatos seriam diferenciados pelos seguintes fatores: • ter fluência numa segunda língua, com preferência pelo inglês; • disponibilidade para iniciar as atividades o mais rapidamente possível; • experiência em gerenciamento de projetos; • experiência administrativa; • conhecimento de ferramentas para o gerenciamento; • conhecimento das metodologias de gerenciamento de projetos. 196 Unidade III 2º Passo: dê pesos aos desejos Entre os desejos da direção da empresa, o mais importante é que o candidato tenha muita experiência em gerenciamento de projetos, razão pela qual o peso que lhe foi conferido foi de 10 pontos. O conhecimento de uma metodologia para gerenciamento de projetos também era um critério importante, porém não tão importante quanto o anterior, e recebeu então 9 pontos. E assim todos os critérios receberam pontos. Identificados e pontuados os padrões, foi preenchido o formulário, e a empresa foi ao mercado buscar os candidatos. Quatro candidatos surgiram: Wilson, Otávio, Gabriel e Bernardo. 3º Passo: avalie alternativas que atendam às obrigações Ao serem analisadas as possibilidades para cumprimento da função, Gabriel e Bernardo não atendiam a dois critérios, sendo preteridos da análise. Wilson e Otávio atendiam a todos os critérios e passaram, assim, para a segunda fase da análise, quando as medidas empregadas deveriam diferenciá‑los. 4º Passo: pontue os desejos das alternativas que atenderam às obrigações O candidato Wilson foi avaliado segundo os fatores. Ele possuía inglês básico, no prazo de dois meses poderia desligar‑se de sua atual empresa, possuía experiência profissional de oito anos e há quatro atuava como gerente de projetos. Já na experiência administrativa, tinha três anos em empresa multinacional e conhecia as metodologias para o gerenciamento de projetos, o software MS Project e alguns outros de documentação. Já o candidato Otávio era fluente em inglês e em um mês poderia assumir o projeto. Sua experiência administrativa era de quatro anos numa empresa familiar – seu primeiro emprego depois de formado na universidade –, sendo que destes, dois anos foram no gerenciamento de projetos. Seu conhecimento sobre software era apenas do MS Project e também não possuía conhecimento de qualquer metodologia para o gerenciamento de projetos. 5º Passo: compute as pontuações e selecione a alternativa vencedora O passo seguinte foi iniciar a comparação entre eles no atendimento a cada ponto desejado. O melhor em cada quesito ganhava a nota 10, e o outro, uma nota que refletisse o quão distante estaria da nota 10 do seu concorrente. Como exemplo, o fato de Otávio ter inglês fluente lhe conferiu a nota 10 naquele quesito. Wilson, com seu inglês básico, ganhou uma pontuação 7, por estar distante do conhecimento no idioma que Otávio possuía. E assim todos os outros quesitos foram avaliados e pontuados no formulário. Ao serem totalizados os pontos de cada candidato, Wilson foi o vencedor, por atingir um número maior de pontos. Poderíamos deixar a escolha ainda melhor se admitíssemos que a pontuação de ambos havia ficado muito próxima. Para tanto, faríamos uma análise de riscos associada a cada alternativa, a cada candidato: suas consequências, probabilidades, gravidades e ações corretivas prováveis. Incorporaríamos estas ações corretivas e reavaliaríamos as alternativas sob esta nova ótica. Você pode imaginar outra forma de seleção de pessoas para um projeto? 197 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS 8 PROJETOS ÁGEIS: NOVAS SOLUÇÕES NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Com a maturação da indústria de software, problemas com uma possível demora entre as necessidades do cliente e as entregas começaram a surgir, e a necessidade de encontrar novas soluções se tornou óbvia. Foi então criada a Metodologia Ágil, que tem a função de agilizar o processo de desenvolvimento, principalmente no que diz respeito à utilização do software pelo cliente. Assim, em 2001, um grupo de programadores lançou o Manifesto Ágil, pregando uma metodologia que tem como objetivo satisfazer os clientes entregando com maior rapidez e com maior frequência versões do software conforme as necessidades. Ou seja, a partir de uma versão lançada, embora não absolutamente completa, pode‑se modificar o software de acordo com as necessidades do cliente. Do contrário, o software final demoraria tanto para ficar pronto que poderia se tornar ultrapassado. Afinal, é melhor ter um software para entregar – e com a possibilidade de ele ser melhorado com o tempo – do que passar todo o processo sem qualquer entrega, e, depois de pronto, ser ultrapassado pela versão de um concorrente. A Metodologia Ágil viabilizou como elaborar um projeto com intensa interatividade. Toda a equipe deve trabalhar de um jeito consistente para obter bons resultados, devendo acontecer colaboração e tomada de decisões em conjunto, fazendo com que todos sejam um só em busca de um objetivo. Também é fundamental que o cliente faça parte dessa abordagem interativa, garantindo que suas expectativas sejam atendidas. As entregas aos clientes são feitas com mais rapidez, por serem entregas incrementais, e não a entrega de todo o projeto, o que, teoricamente, seria mais rápido, já que muitos pensam que por meio da Metodologia Ágil a entrega total é mais rápida, e isso não é necessariamente verdade. Basicamente, a Metodologia Ágil foi criada para o desenvolvimento de softwares, mas, com o tempo, outras áreas começaram a perceber a possibilidade de êxito dos projetos ao adotar essa forma de gestão de projetos. E por que isso? Porque, atualmente, não há mais tempo para ficar esperando pela conclusão de um projeto inteiro. As empresas querem otimização do tempo e recursos, e, principalmente, dos resultados. Por isso, se houver uma forma de entregar uma parte e já conseguir algum feedback com essa parte, experimenta‑se a aceitação do cliente e adequam‑se as próximas entregas baseando‑se nos feedbacks. No mundo, as mudanças chegam em uma velocidade incrível; assim, na fase atual, quem não for ágil, principalmente em épocas de instabilidades econômicas e políticas, o que pode fazer para mudar cenários inteiros? Aqui está o grande ganho nos métodos ágeis. Por isso, a Metodologia Ágil ganhou força em vários setores e deu uma nova opção aos profissionais ao arquitetarem um projeto. Um pensamento incorreto de muitos: “Vou para o método Ágil porque não é preciso planejar nem deixar nada documentado”. Trata‑se do indivíduo que gosta de sair fazendo. Na realidade, por vezes dá até mais trabalho, pois frequentemente a pessoa começa um projeto sem ter clara a visão do todo no final, por visualizar apenas a parte que será feita no sprint que está por iniciar. Então, ouve‑se: “Puxa vida, se eu tivesse essa visão do todo desde o início, teria feito de forma diferente”. 198 Unidade III Pense que a ideia é gerar valor ao cliente, pelas entregas incrementais, e não pensar como um preguiçoso, do que é mais fácil para si mesmo. 8.1 O que é o Manifesto Ágil? O que é o Scrum? Segundo a consultoria Atlassian, Scrum é uma estrutura que ajuda as equipes a trabalharem juntas. Semelhante a uma equipe de rugby (de onde vem o nome) treinando para o grande jogo, o Scrum estimula as equipes a aprenderem com as experiências, a se organizarem enquanto resolvem um problema e a refletirem sobre os êxitos e fracassos para melhorarem sempre. Embora o Scrum sobre o qual estou falando seja mais usado pelas equipes de desenvolvimento de software, os princípios e as lições dessa estrutura podem ser aplicados a todosos tipos de trabalhos em equipe. Esse é um dos motivos de o Scrum ser tão popular. Muitas vezes considerado uma estrutura de gestão de projetos de agilidade, o Scrum descreve um conjunto de reuniões, ferramentas e cargos que atuam juntos para ajudar as equipes a organizarem e gerenciarem o trabalho. Muitas pessoas usam o termo metodologia Ágil e metodologia Ágil Scrum como se fossem a mesma coisa, e não são. Na realidade, o Scrum é um dos meios para aplicar os métodos ágeis. Dizemos que é um dos frameworks ágeis. Existem outros, mas o Scrum é o mais conhecido, sendo o método Ágil mais usado na atualidade. Focado na gestão do projeto, o Scrum tem foco nas pessoas e garante mais dinâmica ao envolver o cliente diretamente com o desenvolvimento dos produtos do projeto. Tem como base o desenvolvimento iterativo incremental (de melhorias), que se dá por etapas de tempo fixo, denominadas sprints. Observação Iteração é o processo que se repete diversas vezes para chegar a um resultado, e a cada vez gera um resultado parcial que será usado na vez seguinte. O Scrum tem três papéis muito importantes e definidos para garantir o sucesso da empreitada. São eles: scrum master, que é o líder da equipe; o PO (project owner), que é a pessoa de negócio do projeto, que faz a interface entre o cliente e a equipe; e o scrum team, que é a equipe responsável pelo desenvolvimento do projeto. Existem outras formas de aplicar os métodos ágeis, entre eles, a Metodologia Ágil XP (Extreme Programming), que é dirigida ao desenvolvimento de softwares, realizada a partir de três suportes: agilidade no desenvolvimento da solução, economia de recursos e qualidade do produto final. Para chegar à excelência dos serviços, esse método também é focado em valores como a comunicação, a simplicidade, o feedback, a coragem e o respeito. 199 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS No entanto, também poderíamos citar outros: o FDD (Feature Driven Development), que engloba as melhores práticas dos outros métodos, focando na funcionalidade, com planejamento de entregas incremental e que pode ser integrado ao Scrum, buscando sempre o método mais vantajoso para o desenvolvimento do projeto em questão. Outro método Ágil é o MSF (Microsoft Solutions Framework), que é muito utilizado para o desenvolvimento de soluções tecnológicas por equipes reduzidas, focando na redução dos riscos e aumento da qualidade final. Outra ferramenta da metodologia ágil é o DSDM (Dynamic System Development Model), que é um dos métodos ágeis mais antigos para desenvolvimento de projetos. É destinado ao desenvolvimento de projetos com orçamento fixo e prazos reduzidos e também tem desenvolvimento incremental e frequente. 8.2 Visão geral do Scrum O Scrum é uma metodologia usada para a gestão dinâmica de projetos, sendo muitas vezes aplicada para o desenvolvimento ágil de projetos, no qual as pessoas podem lidar com problemas adaptativos complexos enquanto fornecem produtos de maneira mais produtiva e criativa possível. No Scrum, os projetos acontecem em uma série de iterações, com um mês de duração, chamadas sprints. Ele é ideal para projetos cujos requisitos mudam rapidamente ou são altamente emergentes. O trabalho a ser feito em um projeto Scrum é registrado nas pendências do produto (product backlog), que é uma lista de todos os desejos de mudança no produto. No início de cada incremento é feita uma reunião de planejamento de incremento (sprint planning meeting), na qual o PO prioriza as pendências do produto (product backlog), e a equipe Scrum (Scrum team) seleciona as tarefas que pode completar durante o próximo incremento. Lembrete No Scrum, os projetos são divididos em ciclos (tipicamente mensais) chamados de sprints. O sprint representa um time box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado. Essas tarefas são, então, movidas das pendências do produto para as pendências do incremento. Durante um incremento, são conduzidas curtas reuniões diárias chamadas de Scrum diário (daily scrum), que ajudam a equipe a manter‑se no rumo. Scrum e planejamento estratégico Desde a quinta Edição do Guia PMBOK, as metodologias ágil e adaptativa têm sido mais adotadas no gerenciamento de projetos. A sexta edição incluiu uma subseção chamada “Considerações para Ambientes Adaptativos”, no início das seções 4 a 13. Algumas ferramentas e técnicas específicas da Metodologia Ágil foram introduzidas no Guia PMBOK, como sprint e planejamento de iteração. 200 Unidade III 8.2.1 O que é a Metodologia Scrum É um método para intensificar o trabalho da equipe de projetos e controlar a evolução do produto de forma eficaz, mantendo a visão na qualidade e nos prazos. Ela é composta por ciclos de atividades programadas – os sprints –, com planejamento de tarefas e datas de início e fim determinados. Scrum é, portanto, uma alternativa para otimizar e organizar a equipe de desenvolvimento. Com a estruturação das demandas e etapas do projeto, pode‑se melhorar o rendimento e entregar mais resultados, sempre de forma rápida, escalável e organizada. Observação A palavra scrum não tem tradução para o português. Esta palavra é uma referência a um tipo de jogada do rugby, em que todo o time se reúne em uma única jogada com um único objetivo. 8.2.2 Visão geral da Metodologia Ágil Scrum O Scrum não é um processo padronizado no qual o indivíduo segue uma série de etapas sequenciais e que vão garantir a produção no prazo e no orçamento, um produto de alta qualidade e que encanta os seus clientes. Ao contrário, o Scrum é um framework (estrutura) para organizar e gerenciar trabalhos complexos, tal como projetos de desenvolvimento de software. No cenário atual, as organizações buscam soluções de software para aperfeiçoar seus processos e, principalmente, reduzir seus custos de produção. Para adaptar‑se a essa necessidade, as software house, responsáveis por projetar, desenvolver, fazer manutenção e, ainda, comercializar softwares que atendam às necessidades dos clientes, estão buscando diversas soluções para entregar seus produtos em menor tempo e com mais qualidade. No caso de aplicações a projetos, existe um grande debate sobre o que é o Scrum. Alguns dizem que é uma metodologia; outros, que é um modelo, porém a Scrum Alliance, organização sem fins lucrativos que regulamenta o Scrum e suas certificações, o classifica como um framework que baseou‑se no Manifesto Ágil, sendo o Scrum um conjunto de valores, princípios e práticas leves, mas incrivelmente poderosos, que trabalha dividindo grandes produtos e serviços em pequenas partes que podem ser concluídas (e liberadas) por uma equipe multifuncional em um curto espaço de tempo, promovendo mais produtividade e flexibilidade na entrega do produto. Observação A Agile Alliance Brazil, ou AAB, é uma associação sem fins lucrativos criada com o objetivo de desenvolver a comunidade através da disseminação da cultura ágil. 201 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Ainda que o Scrum seja muito utilizado no setor de tecnologia da informação, devido a sua flexibilidade, ele pode ser aplicado em diversos segmentos como marketing, logística, negócios etc., porque funciona de forma frequente e incremental com o objetivo de entregar um produto funcional ao final de cada fase. Devido a essa flexibilidade e produtividade, o Scrum vem sendo a ferramenta ideal para organizações que têm como seus principais funcionários a geração Y. Observação A geração Y é aquela de nascidos entre o início de 1980 até o final dos anos 1990, superexposta ao novo nível de informação, afastada dos trabalhos braçais e sobrecarregada de prêmios e facilidades materiais em troca de pouco ou nenhum esforço físico. Conforme Pinheiro (2012), a seguir serão vistos quais são os papéis desempenhados por cada componente da equipe: – Product owner é o responsável pelo ROI (return on investment), por traduzir as necessidades do cliente para o time de desenvolvimento, priorizando e definindo o productbacklog, sempre de olho na visão da empresa. – Time é a equipe multidisciplinar que vai atuar efetivamente no projeto. Ela é composta por 5 até 9 participantes. – Scrum master é responsável por garantir a perfeita utilização do Scrum pelos participantes do projeto, removendo as possíveis objeções. De acordo com Pinheiro (2012), vejamos outros significados do Scrum: – Visão (View) é aonde queremos chegar com esse produto, por que precisamos dele, qual o nosso objetivo, qual nosso real propósito? Depois da visão definida, passamos para a definição do nosso product backlog. – Product backlog é uma lista de tarefas e suas prioridades, como também de resultados esperados para o projeto e suas características. – Sprint backlog é o conjunto de tarefas retiradas a partir do product backlog que a equipe se compromete a completar em um sprint. 202 Unidade III – Burndown é um gráfico para que todos os envolvidos (stakeholders) no projeto possam acompanhar o andamento das atividades. Algumas empresas utilizam dois gráficos, um para o sprint atual e outro para o projeto total. Restante Estimado 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Figura 42 – Exemplo de gráfico burndown – O gráfico de burnup oferece informações do progresso do projeto como um todo, e não apenas de um sprint, como no caso do gráfico de burndown. Ele mostra claramente em que ponto a equipe está (Entregas) e onde ela deve chegar. Sobre a fase de planejamento, temos a seguinte posição, segundo Pinheiro (2012): – Sprint planning: reunião de planejamento do sprint em que a equipe se reúne com o product owner para escolher um conjunto de tarefas para entregar no próximo sprint, definindo assim o sprint backlog. – Daily scrum: reunião que a equipe faz diariamente para compartilhar suas dificuldades e sucessos. As dificuldades apresentadas devem ser resolvidas pela própria equipe ou com a ajuda do scrum master. Essas reuniões devem ser objetivas e não ter duração maior que 15 minutos. – Sprint review: a equipe deverá demonstrar ao product owner o que foi concluído durante o sprint. 203 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS – Retrospective: reunião de retrospectiva em que a equipe procura formas de melhorar o produto e o processo. Você deve estar pensando: “Se o Scrum é tão bom, vamos utilizá‑lo em tudo”. Na prática, podemos, sim, utilizá‑lo em quase todos os projetos, mas se você tiver uma equipe que não é dinâmica, nem participativa, talvez o Scrum seja uma ferramenta inadequada. A despeito de todos os recursos que o Scrum oferece para você administrar seus projetos, cada projeto deve ser tratado como um projeto único, e as ferramentas empregadas devem retratar a sua conveniência. 8.2.3 Scrum e planejamento estratégico Em diversas organizações com consultorias, o planejamento estratégico é elaborado com um enorme uso de horas nobres, com o envolvimento de diretores e alta gerência, até que uma lista de ações estratégicas são publicadas tendo como essência a transformação da empresa para seus novos objetivos estratégicos ou recuperação do foco para realizar os seus objetivos reais. Encontramos aí a aplicação de duas ferramentas para a gestão de projetos: o Excel e o correio eletrônico. Após a reunião do planejamento, o Excel vira anexo obrigatório, e membros da alta, média e baixa gerência são convidados a tomar parte das ações necessárias à efetivação do planejamento estratégico. Em muitos casos, profissionais recebem apenas um resumo das ações e não têm a noção do vínculo de suas atividades com outras que serão necessárias para o atingimento das metas. Seguramente, há boas opções no mercado de softwares que podem contribuir para o detalhamento e acompanhamento de um planejamento estratégico, e um deles é o Project Builder. No entanto, o que precisamos entender é que independentemente da ferramenta (Excel, e‑mail, Project Builder etc.), poderemos nos encontrar em uma próxima reunião com a alta diretoria para descobrir que a grande parte das ações estratégicas não aconteceram em função de urgências, rotinas de trabalho, reuniões, compromissos com fornecedores ou cliente etc. Em uma abordagem tradicional para o planejamento estratégico, os envolvidos realizarão um detalhamento das atividades através da ferramenta 5W2H, em que são descritos o que será feito (what), quando será feito (when), como será feito (how), por quanto financeiramente será feito (how much), por que será feito (why), onde será feito (where) e por quem será feito (who). A listagem de o quê/quando será feito/e por quem será feito dará origem a um cronograma em que cada item tem uma data final, não necessariamente coordenada em entregas específicas para a empresa, definindo o prazo final. Em uma abordagem com princípios ágeis e que no Scrum vamos chamar de sprints, nós temos a criação de time box (literalmente caixa de tempo) ou períodos pré‑definidos de tempo em que os participantes terão objetivos claros para um conjunto de entregas. Em outras palavras, a partir de prazos pré‑estipulados (datas de entregas de pacotes), os participantes definirão o trabalho que será encaixado. 204 Unidade III No Scrum, os projetos são divididos em ciclos chamados de sprints, que correspondem a cada uma das fases de um projeto. O sprint representa um time box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado, sendo o conceito principal do método Scrum. Nele, os projetos são divididos em ciclos, normalmente mensais, chamados de sprints. Metodologias ágeis de desenvolvimento de software são iterativas, ou seja, o trabalho é dividido em iterações, que são chamadas de sprints. Definição do backlog da sprint e delegação das atividades ao time de desenvolvimento Equipe realiza reunião do sprint Fim Início Equipe define os papéis scrum Equipe finaliza o sprint Scrum master, product owner e time de desenvolvimento Time box PO define o backlog do produto Equipe realiza 1a reunião do sprint Equipe apresenta o sistema resultante do sprint ao PO Equipe finaliza o sprint Produto finalizado Figura 43 – Time box e passos a serem seguidos Conforme o site Desenvolvimento Ágil (SCRUM, [s.d.], p. 2): As funcionalidades a serem implementadas em um projeto são mantidas em uma lista que é conhecida como product backlog. No início de cada sprint, faz‑se um sprint planning meeting, ou seja, uma reunião de planejamento na qual o product owner prioriza os itens do product backlog e a equipe seleciona as atividades que ela será capaz de implementar durante o sprint que se inicia. As tarefas alocadas em um sprint são transferidas do product backlog para o sprint backlog. A cada dia de uma sprint, a equipe faz uma breve reunião (normalmente de manhã), chamada daily scrum. O objetivo é disseminar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar impedimentos e priorizar o trabalho do dia que se inicia. Ao final de um sprint, a equipe apresenta as funcionalidades implementadas em uma sprint review meeting. Finalmente, faz‑se uma sprint retrospective, e a equipe parte para o planejamento do próximo sprint. Assim reinicia‑se o ciclo. 205 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Quem já fez gerenciamento de projetos sabe que há desafios a serem vencidos todos os dias, pois são muitos os elementos envolvidos para conseguir produzir um item de qualidade que atenda aos requisitos, prazos e custos definidos inicialmente. Para melhorar esse processo, foram criadas metodologias, conjuntos de melhores práticas para otimizá‑lo e manter a empresa competitiva no mercado. Uma delas é a metodologia Scrum, muito usada por desenvolvedores de software. Ela tem ganhado espaço e se mostrado capaz para a entrega de projetos com qualidade e altos níveis de satisfação. A implantação dessa metodologia ágil está diretamente relacionada à necessidade de oferecer respostas rápidas eentregas que liberem produtos funcionando, com mais agilidade e índices de qualidade excelentes. Em um planejamento estratégico, a definição dos princípios é extremamente importante, pois estabelece os pilares do caráter da empresa. Os princípios jamais serão feridos, independentemente da razão que possa tentar a empresa a comprometê‑los. Tipicamente, são definidos por palavras simples, mas fortes, carregadas de sentido: liberdade, inovação, cooperação, democracia. Se necessário, no exercício do planejamento estratégico, tais palavras podem ser definidas e interpretadas de comum acordo com todos os participantes. Os princípios da empresa devem ser também parte integral dos princípios de cada indivíduo que dela participa. Mas como o Scrum pode nos ajudar a definir estes princípios? Pela função do scrum master, que deve ser a de remover obstáculos. Aqueles que tiveram a curiosidade, e que já tiveram alguma experiência com planejamento estratégico, captaram o ponto em que queremos chegar. Devemos ter um formato de reunião que se dá em três dias: • um dia para o planejamento; • um dia para a execução do que foi planejado; • um último dia para a entrega do produto. No planejamento, cria‑se um product backlog que terá cada uma de suas tarefas definida, iniciada, concluída e verificada (o que pode ser feito com o acompanhamento de um sprint backlog simplificado). Vamos usar esta sequência para dar início ao nosso próprio planejamento. No primeiro dia, faremos uma reunião de nivelamento, conduzida por alguém que terá a função de scrum master. Nesta reunião, serão apresentados todos os aspectos necessários ao nosso planejamento estratégico e será passada à equipe presente uma lista de tarefas a ser concluída até a próxima reunião, assim como as ferramentas necessárias para o acompanhamento da lista de tarefas, para as quais será negociado o prazo devido e com o qual todos se comprometerão. A primeira tarefa será a definição dos princípios da empresa. O scrum master deverá ser duro no questionamento destes, e qualquer princípio que corra o risco de não ser seguido será, grosso modo, eliminado! 206 Unidade III Os valores de uma empresa são o seu alicerce, e em cima deles é que tudo é construído. Uma empresa deve ter seus princípios bem definidos e jamais deve abrir mão deles. Em sua primeira reunião de planejamento estratégico com o auxílio do Scrum, caberá ao scrum master apresentar a metodologia e as ferramentas que serão utilizadas. Os que leram sobre Scrum notarão que as ferramentas que utilizaremos serão apenas versões do product backlog e sprint backlog. Você notará que uma planilha é composta de uma folha para o product backlog, uma ou mais para os sprint backlogs e uma para o material de leitura que será entregue à equipe de planejamento. O product backlog acompanha as três fases e as três principais reuniões que comporão o método do planejamento estratégico. Aqui é importante destacar que o produto de um planejamento estratégico não é um plano estático a ser impresso. O produto deste planejamento é um conjunto de processos dinâmicos e contínuos que preparam a organização para atingir seus objetivos e para melhor reagir a mudanças em seu ambiente. Dessa forma, a ideia é que, ao final deste processo, o Scrum esteja efetivado, com a metodologia para o acompanhamento dos planos de ação definidos pela empresa, servindo como seu instrumento de melhoria contínua. Todos os funcionários terão direito de edição desta planilha para que possam contribuir com suas ideias na medida em que elas também surgirem e terão a oportunidade de defendê‑las presencialmente nas reuniões. Feita a apresentação da metodologia, que pode incluir um resumo dos planejamentos anteriores, faz‑se uma rápida apresentação da equipe e tudo o mais que se julgar necessário para que todas as pessoas tenham a informação devidamente nivelada, e, assim, passa‑se para a primeira atividade do planejamento. O scrum master deverá motivar as pessoas para que definam seus princípios pessoais e que preparem‑se para defendê‑los se interrogadas. Cada pessoa deve definir entre três e cinco princípios, e, se quiser, deixar preparada uma explicação para cada um deles. Todos os colaboradores terão 15 minutos para pensar e escrever e, no máximo, cinco minutos para apresentá‑los. Para cada princípio que for questionado por outros colaboradores (inclusive pelo scrum master), o autor terá direito a uma argumentação de, no máximo, um minuto e meio, e, ao final, haverá uma votação aceitando a defesa ou não. Em caso de a defesa não ser aceita, o princípio será descartado. Princípios devem ser fortes o suficiente, pois devem ser indiscutíveis para todos os colaboradores que fazem parte da empresa. Esse rápido exercício servirá de base para o próximo, que segue a mesma metodologia, mas que agora definirá os princípios da empresa, os quais serão escritos por todos em uma folha à parte, na mesma planilha que já estamos utilizando. O scrum master ainda motivará a equipe a elaborar a missão e a visão da empresa e a pensar também em quais objetivos ela deverá atingir no curto, médio e longo prazo. Evidentemente, isso será colocado na próxima reunião, sob os princípios da empresa, garantindo que tudo o que for feito não prejudicará nenhum deles. Em vez de definir o que é a missão e a visão de uma empresa, o scrum master passará mais uma tarefa à equipe: coletar e transcrever para o documento coletivo a missão e a visão de outras empresas que estejam ou não no mesmo mercado da organização, o que é um bom exercício para os colaboradores. Para a próxima reunião, antes de definir o que cada um quer como objetivo da 207 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS empresa, todos devem trazer uma lista de coisas que esperam que a empresa possa lhes assegurar, junto com ideias sobre o meio pelo qual isso possa acontecer no curto, médio e longo prazo. Algo que se recomenda em exercícios de planejamento estratégico é que, na pesquisa de missão, visão e princípios de outras empresas, busquem‑se organizações do mesmo ramo de negócios, empresas concorrentes e aquelas que não tenham nada a ver com o que a organização faz. Pede‑se que os envolvidos no planejamento se imaginem trabalhando em uma área diferente de onde estão e em uma empresa que não tem nada a ver com a sua, buscando descobrir os valores dessas empresas. Esse é um exercício bem eficaz e estimulante. Somente depois dele, e com base nos exemplos, a equipe de planejamento busca explicar, com suas próprias palavras, o que é missão e visão. Em resumo, define‑se a visão como a resposta para a pergunta “O que a empresa quer se tornar?”, ou “Onde queremos chegar?”. Para trazer inspiração na definição da visão, devemos imaginar a empresa dos sonhos e como ela deverá ser. As perguntas a seguir nos ajudam nesta reflexão: • Por que vim trabalhar nesta empresa? • Se ou quando eu sair daqui, o que vou deixar como a minha marca? • O que eu estou fornecendo para os meus clientes além de produtos e serviços? • Se esta empresa pudesse ser tudo o que eu sonhei, como ela seria? A missão descreve o que a empresa faz e propõe mais algumas questões que auxiliam na criação da declaração de missão da empresa: • Qual o propósito de sua empresa? • Por que ela está no mercado? • O que faz a empresa? • Quais os seus produtos e serviços? • O que é importante para o seu negócio? • Quais são os princípios que regem o seu negócio? Mas o que o Scrum tem a ver com isso? Até agora usamos conceitos do Scrum para a divisão dos trabalhos do planejamento estratégico em fases de planejamento, execução e entrega. Colocamos essas fases em um product backlog. Após a primeira reunião, montamos um primeiro sprint backlog com a equipe, em que foram definidas as tarefas de preparação para uma segunda reunião na qual os conceitos serão revistos e os princípios, missão e visão serão escritos. Nesse tempo, em que nosso sprint tem três dias úteis, o scrum master buscou, nas reuniõesdiárias de 15 a 20 minutos, 208 Unidade III saber o que cada pessoa fez no dia anterior, suas tarefas para o dia atual e quais as dificuldades a serem eliminadas, principalmente sobre os conceitos de planejamento estratégico. Nessa segunda reunião, o scrum master buscará saber também como as pessoas transformariam a organização na empresa dos sonhos, com a base sólida dos princípios definidos e cumprindo sua missão através da definição de objetivos estratégicos. Lembra‑se do Manifesto Ágil e seus princípios? O Scrum também os segue. Além disso, ele possui cinco valores que dão personalidade aos papéis (scrum master, product ower e developer team). Os valores são crenças e atitudes que se esperam do time Scrum, a fim de que sejam obtidos resultados saudáveis e de sucesso para a adoção. São eles: • Foco: você já esteve em um projeto em que você ou seu grupo de trabalho retalha um produto para cada um fazer uma parte, e, no final, não resulta em nada? Ser multitarefa é desperdício de energia, já que na era da multitarefa produz mais quem faz uma coisa de cada vez. Para ampliar a importância das atividades, o time deve manter o foco em pequenas partes por vez, o que aumenta a produtividade e a autoestima do time, possibilitando entregas de valores mais rápidos. Essas pequenas partes devem estar alinhadas com o negócio. O PO deve manter o foco nas necessidades mais urgentes do negócio. Para manter o foco, o scrum master auxilia na remoção de impedimentos. • Coragem: você já trabalhou em projeto de propósito fechado, e no meio do projeto foram necessárias diversas mudanças, gerando muito conflito entre as partes envolvidas? A coragem envolve aceitar mudanças como parte do processo de desenvolvimento do produto, confiar no time para que ele trabalhe o necessário para atingir metas acordadas. Coragem em errar, falhar, expor as falhas e aprender com elas o quanto antes. Ter coragem de entregar as partes do produto dentro do tempo acordado. Ter atitude em executar as ações necessárias para remover impedimentos com o objetivo de melhorar a produtividade da equipe. • Franqueza: você já teve dificuldade de expressar sua opinião para o grupo? A franqueza envolve oferecer e receber feedback dentro do time, do time para o PO ou cliente, assim como scrum master, o que cria visibilidade sobre os problemas e estimula a busca por soluções. • Comprometimento: quantas vezes você disse que ia começar a parar de fumar depois do último cigarro? Quando a equipe se compromete a realizar algo, deve fazer sua parte para garantir que isso ocorra, ou seja, planejar, monitorar, executar, controlar e encerrar suas atividades, sendo responsável pelos seus resultados. Como também o PO, que se compromete a priorizar as necessidades do negócio, bem como a fazer com que o Scrum ocorra conforme recomenda o framework. • Respeito: você já se sentiu constrangido em uma equipe, na qual qualquer crítica construtiva é vista como destrutiva? O valor do respeito engloba as ações e permitir realizá‑las por meio de diálogo, consentindo com a criação de possibilidades. O respeito se trata de reconhecer as diferenças entre as pessoas da equipe, preservando o diálogo, sabendo ouvir e respeitar as opiniões 209 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS dos demais. A equipe também respeita as decisões do PO, e este, por sua vez, deve respeitar os julgamentos técnicos da equipe. E, finalmente, são considerados o bem‑estar e o direito das pessoas que trabalham no projeto a uma vida privada. Percebam que os valores são voltados à parte humana da gestão de projeto. Quanto mais você entender e praticar esses valores como time, mais auxiliará na adoção do Scrum. Lembre‑se de que a aprendizagem sobre os valores pode ser lenta ou rápida para algumas equipes, dependendo das pessoas, da cultura organizacional da empresa e do quão elas estão preparadas para as mudanças. Saiba mais Para conhecer mais sobre o Scrum, inclusive sobre as certificações profissionais, acesse o link a seguir: Scrum Alliance. Disponível em: https://www.scrumalliance.org. Acesso em: 12 jan. 2023. A recomendação é começar o Scrum com passos pequenos, pois ele sempre estará em uma contínua mutação, devendo ser usado para ajudar a organização a chegar a uma forma melhor no que tange à configuração da mente e aos processos de gestão de projetos e de produtos. 8.2.4 Quando usar Scrum A metodologia Scrum é bastante flexível e pode ser adaptada a vários tipos de negócios ou projetos. É fundamental ter um bom profissional da área para determinar como implantar a estratégia de negócio com o auxílio do método, sendo esse um dos fatores que determinam o sucesso ou o fracasso da iniciativa. Para quem está inseguro quanto à adoção dessa metodologia ágil, vale implantá‑la inicialmente em um único projeto, talvez de baixo risco, para comparar seu desempenho com o método tradicional. É essencial que seja demonstrada a agilidade das entregas e o foco em qualidade. Os integrantes da equipe devem ter 100% das habilidades necessárias para que possam alcançar os objetivos. É preciso que sejam capazes de entregar os resultados no prazo estipulado, sem atrasos. As diversas partes do projeto devem ser cumpridas por eles de forma satisfatória para que a visão do PO se torne possível. A motivação desses profissionais deve ser constante, para garantir o nível de entrega e compromisso necessários. Afinal, eles são os responsáveis por construir o produto. 210 Unidade III 8.2.5 Como funcionam os sprints Quando se usa Scrum, todas as atividades são feitas dentro de sprints, que são os ciclos de desenvolvimento. A duração de cada sprint depende do projeto, mas sua principal característica é a curta duração. O resultado deve ser a entrega de algo tangível para o cliente. Outro ponto fundamental é a definição das datas de início e fim de cada sprint. Durante o sprint, todos os dias, deve haver uma reunião pela manhã – chamada de daily scrum –, para garantir que todos os envolvidos no projeto tenham conhecimento das atividades do dia anterior. Isso ajuda a identificar impeditivos e problemas. Já a sprint review meeting é o momento em que os integrantes da equipe apresentam as funcionalidades implementadas. Ao final de cada ciclo, é feita uma sprint retrospective para que a equipe, com base nos aprendizados e no que foi feito anteriormente, faça o planejamento do próximo sprint. Os participantes da equipe devem estar bem integrados em relação aos objetivos do projeto e da organização, com a ideia de manter o foco na solução ideal para as necessidades levantadas no escopo. Se não houver essa integração, o andamento e o resultado podem ser prejudicados. 8.2.6 Etapas A implementação do Scrum não ocorre de um dia para o outro, pois uma mudança cultural radical é incômoda. Uma boa forma de mitigar riscos é começando com um projeto em determinado setor, aprender com os erros e somente depois expandir a metodologia para outras equipes. Conforme Duarte (2015, p. 1), diversos são os benefícios em se utilizar o Scrum, entre eles, – entregas frequentes de retorno ao investimento dos clientes; – redução dos riscos do projeto; – maior qualidade no produto gerado; – mudanças utilizadas como vantagem competitiva; – visibilidade do progresso do projeto; – aumento de produtividade. O maior benefício que pode ser evidenciado é a redução do desperdício. Dentro do framework Scrum, o product owner é o responsável pela manutenção do produto através do product backlog ou backlog de histórias. 211 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS Esse backlog é uma lista de requisitos (conhecidos no mundo ágil como histórias, as quais descrevem uma necessidade ou situação futura) funcionais e não funcionais escritos com uma ou duas frases que retratam as funções a serem desenvolvidas. Lembre‑se que o backlog nunca estará completo, ou seja, histórias podem ser adicionadas ou removidas conforme necessário. O product owner, dentro do framework Scrum, é o facilitadore único para um time de Scrum, pois é importante haver apenas um foco de decisões sobre o produto para o time de desenvolvimento; deve ficar disponível para esclarecer itens do product backlog para o time de desenvolvimento, estar presente nas reuniões de sprint planning, sprint review e sprint retrospective, para interagir com os clientes e demais partes interessadas e para manter e priorizar o product backlog. 8.2.7 Kanban Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização” para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. O Kanban não é parte do framework Scrum, mas é uma excelente ferramenta de planejamento e funciona em conjunto com o framework, dependendo das circunstâncias e do contexto. Basicamente, é um quadro com quatro lista de tarefas: “para executar ou fazer”, “em andamento ou em progresso”, “esperando verificação” e “finalizado ou feito”. Essa é uma ótima maneira de visualizar rapidamente o status de um projeto, independentemente do uso do Scrum. A empresa japonesa de automóveis Toyota foi a responsável pela introdução desse método devido à necessidade de manter um eficaz funcionamento do sistema de produção em série. Atualmente, o Kanban é muitas vezes usado em conjunto com o Scrum, pois são duas metodologias do desenvolvimento ágil de software. Lembrete Kanban é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post‑it e outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. O Sistema Toyota de Produção (em inglês Toyota Production System – TPS) foi desenvolvido pela Toyota Motor Corporation para fornecer a melhor qualidade, o menor custo e o lead time mais curto por meio da eliminação do desperdício. O TPS é formado sobre dois pilares, just‑in‑time e jidoka. O TPS é mantido por interações entre o trabalho padronizado e o kaizen (melhorias do tipo uma etapa por vez), e visam ao aperfeiçoamento das pessoas e dos processos dentro da organização, seguidos de PDCA (do inglês: plan ou “planejar”; do ou “fazer”; check ou “checar”; act ou “agir”), também chamado de ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart. 212 Unidade III O desenvolvimento do TPS é creditado a Taiichi Ohno, chefe de produção da Toyota no período após a Segunda Guerra Mundial. Começando nas operações de usinagem, Ohno liderou o desenvolvimento do TPS ao longo das décadas de 1950 e 1960, e sua divulgação à cadeia de fornecedores nas décadas de 1960 e 1970. Esse trabalho foi trazido para o ocidente por James Womack e Daniel Jones no livro Mentalidade enxuta, em 1996, criando a cultura lean nos anos 2000 (lean development, lean enterprise etc.), outra tendência muito forte que influenciou e foi influenciada pela cultura ágil, sendo focada na eliminação dos sete desperdícios da cadeia produtiva: • defeitos; • superprodução; • espera; • transporte; • movimentação; • processamento errado; • estoque. Quanto mais se trabalha na eliminação de desperdícios, mais próximos estaremos de produtos lean (enxutos), com baixo custo, mais qualidade e tempo de entrega bem menor. O conceito de Kaizen garante a melhoria contínua dos processos em uma busca pela perfeição, algo mais tarde levado pelos “agilistas” através de cerimônias como as retrospectivas. E, finalmente, as ferramentas de gestão do chão de fábrica japonês, como o Kanban, foram adaptadas para o mundo dos projetos pelo americano David Anderson. Lembre‑se de que os princípios da agilidade são universais e aplicáveis a qualquer grupo de pessoas que tenham de empreender em projetos complexos e adaptativos. E se você leu o que foi escrito anteriormente sobre a origem da agilidade, deve ter entendido que uma equipe ágil: • Trabalha como uma verdadeira equipe, que além de ser pequena (tem de seis a dez pessoas) é auto‑organizada, compartilhando suas responsabilidades. • Colabora e comunica‑se constantemente entre si, com clientes e stakeholders, através de comunicação direta. • Foca na entrega de valor contínua e incremental, aprendendo a cada entrega. 213 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS • Elimina desperdícios e ganha mais agilidade através de melhoria contínua. • Divide os seus aprendizados, tanto interna como externamente à equipe. Note que não estamos depreciando os frameworks populares, já que possuir todas essas características em um time não é uma tarefa fácil, exige pessoas maduras, organizadas, com desenvolvimento orientado a valor e foco no cliente, e que, muito provavelmente, usar um método vai lhe ajudar a criar determinação para se chegar a um time ágil. Então, sim, usar o Scrum e outros métodos pode ser um caminho para chegar a times ágeis e de alto desempenho, mas eles são um meio, e não o fim. Ser ágil não é executar uma receita, mas reagir às mudanças entregando valor de maneira contínua e progressiva, em um ciclo de melhoria contínua. Ninguém disse que seria fácil, certo? 8.2.8 Os três pilares da metodologia Scrum O Scrum é sustentado por três pilares: • Transparência: absolutamente todos os documentos e dados importantes para o sucesso do projeto devem estar visíveis para todos aqueles que fazem parte do projeto. • Inspeção: periodicamente, é necessário fazer uma inspeção para verificar se o processo está andando conforme as regras, atendendo aos padrões de qualidade. No Scrum, a inspeção acontece em uma reunião diária (daily scrum). Nas reuniões, as pessoas envolvidas no projeto compartilham informações e discutem assuntos como: — o que está sendo feito; — o que se pretende fazer; — identificam impedimentos; — definem prioridades conforme o que foi discutido e acordado em equipe. • Adaptação: ocorre após o momento em que a inspeção é feita, em que as ações são criadas e estabelecidas no processo para melhorá‑lo. Qualquer adversidade deve ser ajustada o mais rápido possível para que não haja falhas e sejam atendidas as necessidades do cliente final. 8.2.9 Ferramentas para o Scrum Ficar pendurando post‑its em um mural não está com nada, não é mesmo? Inicialmente, era assim que se gerenciavam projetos Scrum, e, em alguns lugares, muitas pessoas gostam disso. Porém, se bater um vento, se alguém simplesmente esbarrar nos post‑its, ninguém saberá mais o que estava sendo feito, por fazer etc. Assim, informações importantes podem ser perdidas por estarem explanadas dessa maneira. 214 Unidade III E já que estamos vivendo a transformação digital, com a versão virtual da metodologia Scrum fica muito mais fácil e prática de organizar tarefas e trabalhar em equipe com mais eficiência. Para ajudar os profissionais, muitas ferramentas para Scrum, gratuitas ou pagas, estão disponíveis no mercado. Vejamos algumas listadas por Vieira (2014): Ferramentas gratuitas: – O Scrum Half é uma ferramenta brasileira que facilita muito o uso do Scrum. Foi pensada por um pessoal que conhece muito bem o framework, o que faz toda a diferença. O seu quadro de Kanban virtual facilita muito a colaboração e o acompanhamento do trabalho da equipe. Permite também que a equipe trabalhe distribuída de forma simples. Outro ponto forte nesta ferramenta é a facilidade de manutenção e priorização do product backlog. Além disso, ela também gera automaticamente o burndown chart e vários outros gráficos de controle. Possui uma versão gratuita para uso em um único projeto. – O Pango Scrum é mais uma ferramenta brasileira que cumpre muito bem o seu papel. Nela, é possível fazer todo o gerenciamento do product backlog, planejamento de sprints e monitoramento de progresso. [...] Um ponto interessante desta ferramenta é o calendário de eventos do projeto. Facilita bastante a visualização das datas das reuniões de planejamento de sprint, retrospectivas etc. Um ponto interessante desta ferramenta é o calendário de eventos do projeto. Facilita bastante a visualização das datas das reuniões de planejamento de sprint, retrospectivas etc. – O Trello não é uma ferramenta propriamente de Scrum,ela somente automatiza o quadro de Kanban. Mas sua usabilidade é tão boa (inclusive você consegue sincronizar seus quadros com o iPhone e iPad), que faz dela uma das referências no mercado. É muito simples de usar, de criar quadros e compartilhar. Ferramentas pagas: – O SrumWize é talvez a melhor e mais completa ferramenta Scrum do mercado. Infelizmente, ela é toda em inglês, mas como os termos principais do Scrum não são normalmente traduzidos, mesmo que você não domine o inglês vai conseguir se achar na ferramenta desde que conheça o básico do Scrum. Nesta ferramenta você consegue fazer toda a gestão do time scrum, products backlogs (com priorização drag‑and‑drop), release e sprint planning, kanban, 215 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS burndown chart, time tracking etc. E tudo isso com um visual muito bonito e intuitivo. – O Jira Agile (antigo Greehopper) é outra ferramenta que podemos chamar de completa. É também uma das referências do mercado e traz consigo toda a segurança, robustez e flexibilidade do Jira e todas as demais ferramentas da Atlassian junto dela. Para equipes pequenas, ela fica um pouco mais barata que o Scrum Wize e pode‑se dizer que é tão boa quanto no que tange ao Scrum. Mas se for considerar todo o arcabouço de ferramentas e plugins da Atlassian que você leva junto, a ferramenta vale muito a pena. Agora se você quer uma ferramenta completa de Scrum, não pode deixar de conferir a AxoSoft. Ela foi criada pelo Hamid Shojaee, criador do mais famoso vídeo de Scrum do mundo, o Scrum em Menos de 10 Minutos (versão em português aqui). Nela, você encontra as seguintes funcionalidades: Bug tracking, Gerenciamento de Requisitos, Quadro Scrum, Burndown Charts, Team wiki, Help desk/incident tracking, Automação de Workflow e muito mais. 8.3 Outras ferramentas agéis 8.3.1 XP Extreme Programming Segundo Tebet (2021), na busca pela eficácia nos projetos e pela eficiência dentro das equipes, foi idealizado na década de 1990 um método de desenvolver software, o Extreme Programming, mais conhecido como XP (em português, programação extrema). Vamos lá: o que é o XP? Conforme Tebet (2021), entre diversas metodologias ágeis, o XP foi uma das primeiras e ainda hoje é popular, junto com Kanban e Scrum. Isso ocorreu porque o foco dessa metodologia é desenvolver menos esses aspectos e focar mais em boas práticas de engenharia de software. O XP foi criado na década de 1990 por Kent Beck, Ward Cunningham e Ron Jeffries, e ainda é um método bastante utilizado. Ele é um dos que focam na satisfação do cliente e na entrega incremental. Seu objetivo é desenvolver sistemas rápidos e corretos, priorizando principalmente o desenvolvimento do software sobre a análise e o projeto do sistema. Ainda de acordo com Tebet (2021), pode‑se dizer que o XP é uma metodologia ágil para equipes que desenvolvem software baseado em requisitos vagos e que se modificam rapidamente, conforme acontece nos dias de hoje. A ideia é que, em vez de entregar tudo o que o cliente possa querer em alguma data no futuro, esse método possibilita a entrega do projeto – no caso, o software – no momento em que o cliente precisa, com sistemas de melhor qualidade para determinado período de tempo, além da redução de custos e transtornos causados às pessoas envolvidas no projeto. 216 Unidade III Aqui, separamos os cinco valores que são a base do XP, de acordo com o site oficial da metodologia (EXTREME PROGRAMMING, 2009): • Simplicidade: faremos o que for necessário e solicitado, mas nada mais. Isso maximizará o valor criado para o investimento feito até o momento. Daremos pequenos passos simples para alcançar nosso objetivo e mitigaremos as falhas conforme elas acontecerem. Vamos criar algo de que nos orgulhamos e mantê‑lo a longo prazo por custos razoáveis. • Comunicação: todos fazem parte da equipe e nos comunicamos cara a cara diariamente. Trabalharemos juntos em tudo, desde requisitos até código. Vamos criar a melhor solução que pudermos para o nosso problema juntos. • Feedback: levaremos cada compromisso de iteração a sério, entregando um software funcional. Demonstramos nosso software cedo e frequentemente, então ouvimos com atenção e fazemos as alterações necessárias. Vamos conversar sobre o projeto e adaptar nosso processo a ele, não o contrário. • Respeito: todos dão e sentem o respeito que merecem como um membro valioso da equipe. Todos contribuem com valor, mesmo que seja simplesmente entusiasmo. Os desenvolvedores respeitam a experiência dos clientes e vice‑versa. A administração respeita nosso direito de aceitar responsabilidades e receber autoridade sobre nosso próprio trabalho. • Coragem: diremos a verdade sobre o progresso e as estimativas. Não documentamos desculpas para o fracasso porque planejamos ter sucesso. Não tememos nada porque ninguém trabalha sozinho. Vamos nos adaptar às mudanças sempre que elas acontecerem. Extreme programming × outras metodologias Segundo Tebet (2021), o XP entrega conceitos bem semelhantes em relação às outras metodologias, como: • abordagem incremental; • encorajamento de comunicação face a face; • feedback constante. Também conta com procedimentos exclusivos da metodologia, como a orientação para boas práticas de engenharia de software e a utilização do Pair Programming. Esses dois pontos citados são o que determinam que o Extreme Programming foi desenvolvido para times de desenvolvimento de software e não é possível replicar suas práticas em diversas áreas, como vemos acontecer com o Scrum ou o Kanban. 217 ELABORAÇÃO E ANÁLISE DE PROJETOS 8.3.2 Feature Driven Development Segundo a Devmedia (s.d.), o Feature Driven Developement (FDD) é uma entre as metodologias ágeis que existiam antes do Manifesto Ágil. Concebido originalmente por Jeff de Luca, o FDD surgiu em Singapura, entre os anos de 1997 e 1999, com base no método Coad (criado por Peter Coad entre 1980 e 1990) e nos processos interativos e lean já utilizados por Jeff de Luca. O FDD busca o desenvolvimento por funcionalidade, ou seja, por um requisito funcional do sistema. É pratico para o trabalho com projetos iniciais ou projetos com codificações existentes. Apesar de ter algumas diferenças entre o FDD e o XP, é possível utilizar as melhores práticas de cada metodologia. O FDD atua muito bem em conjunto com o Scrum, pois o Scrum atua no foco do gerenciamento do projeto e o FDD atua no processo de desenvolvimento. O FDD possui cinco processos básicos, de acordo com a Devmedia (s.d.): • desenvolvimento de modelo abrangente (análise orientada por objetos); • construção de lista de funcionalidades (decomposição funcional); • planejar por funcionalidade (planejamento incremental); • detalhe por funcionalidade (desenho orientado a objetos); • construção por funcionalidade (programação e teste orientado a objetos). Ainda segundo a Devmedia (s.d.), o FDD, assim como a Teoria de Sistemas afirma, entende que a soma das partes é maior do que o todo. Desta forma, apesar de criar um modelo abrangente baseado no todo que será desenvolvido, esta fase inicia‑se com o detalhamento do domínio do negócio com divisão de áreas que serão modeladas. O modelo só está pronto quando todos da equipe estiverem de acordo, e o planejamento é feito com base na lista de funcionalidades. Se fossemos trabalhar com FDD em conjunto com o Scrum, a lista de funcionalidades seria utilizada no backlog de produtos, como histórias de usuários a serem desenvolvidas. Com base na lista de funcionalidades, deve‑se planejar por funcionalidade, mas este planejamento é incremental. Isto, em conjunto com o Scrum, deve ser analisado como etapa de desenvolvimento do incremento, então esse planejamento é feito com base no que será desenvolvido naquele incremento. Complementando, de acordo a Devmedia (s.d.), vamos novamente ao Scrum, separando o que será feito na Sprint, e colocamos no backlog do sprint. O que está no backlog do sprint são funcionalidades que serão desenvolvidas
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