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GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 1 de 84 CURSO: TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO GESTÃO PATRIMONIAL 1. Introdução A Gestão Patrimonial engloba as operações relacionadas a administração dos ativos imobilizados de uma empresa, tais como: Processos de aquisição: escolha e seleção dos bens, especificação, padronização, seleção de fornecedores; Administração patrimonial: cadastramento ou registro dos bens, codificação, recolhimento e guarda, distribuição, definição de responsabilidade, baixa, alienação e Inventários Reforma e manutenção: corretiva e preventiva Segurança patrimonial: avaliação e quantificação dos riscos, plano de segurança, sistemas físicos de proteção dos bens e de pessoas, proteção contra fogo e de combate a incêndios; Gestão de seguros: contratação, ocorrência de sinistros e indenizações; Sistema de informação; e Arquivamento de documentação. Algumas empresas vêm considerando Gestão Patrimonial de forma limitada e restrita apenas ao controle das seguintes atividades: a) Cadastramento – após a classificação, os bens são registrados em fichas ou no sistema corporativo de Gestão Patrimonial. Também, é realizada a identificação física dos bens através da fixação de chapas ou etiquetas, para facilitar o controle dos mesmos. O registro cadastral deve conter todas as informações imprescindíveis para a sua caracterização e controle. b) Recolhimento e guarda – é a retirada de um bem de um local ou setor da empresa para o almoxarifado. c) Distribuição – é a transferência de um bem do almoxarifado para uma determinada área da empresa. d) Carga e definição de responsabilidade – alocação dos bens em determinada área e a definição de responsabilidades pela guarda, utilização, conservação e controle dos bens perante a empresa. e) Baixa ou transferência – processo de retirada ou saída do bem junto ao responsável ou detentor e remessa ao almoxarifado ou outro usuário. f) Alienação – quando os bens não atendem mais às necessidades da empresa, eles são transferidos ou destinados para outras finalidades. Os bens alienados se enquadram nas seguintes categorias: excedentes, obsoletos, sucatas e outras. g) Inventários – é o processo de levantamento físico dos bens. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 2 de 84 2. Ativo Imobilizado O ativo imobilizado compreende os bens materiais usados na atividade da empresa, inclusive os decorrentes de operações que transfiram à companhia os benefícios, riscos e controle desses bens, que apresentam as seguintes características básicas: Serem utilizados nas atividades da empresa; Não estejam, enquanto ativos, destinados à venda; Vida útil superior a um ano; Relevância de valor. O tipo de imobilizado varia de acordo com a atividade operacional de cada empresa. De acordo com o Manual de Contabilidade (FIPECAFI) o ativo imobilizado pode ser classificado nos seguintes grupos de bens: a) Imobilizado em operação: Imóveis – São representados por terrenos e edificações: - Terrenos – Nesta conta são registrados os valores relativos aos terrenos de propriedade da empresa e que são utilizados em suas operações, tais como: terrenos onde se localizam as fábricas, a administração, as filiais, os depósitos. Os terrenos sem uma destinação específica devem ser classificados no grupo investimentos. - Edificações – Abrangem os edifícios que estão em operação, os imóveis ocupados pela administração, fábrica, depósitos, filiais de propriedade da empresa. Não devem ser incluídos nessa conta os valores relativos às instalações elétricas, hidráulicas, etc., que fazem parte da conta instalações. Instalações – Nessa conta são registrados os bens materiais e custos de implantação, relativos a instalações hidráulicas, sanitárias, de vapor, de ar-comprimido, de comunicações, de climatização, painéis e letreiros fixos ao imóvel, etc., que apesar de fazerem parte dos edifícios, devem ser segregadas, uma vez que a sua vida útil e a depreciação são diferentes. Máquinas e Equipamentos – Englobam o conjunto de máquinas e aparelhos utilizados na atividade da empresa, equipamentos de proteção e segurança patrimonial (extintores, câmeras, aspersores, condicionadores de ar, etc). Equipamentos de Processamento de Dados ou Computadores e Periféricos – Incluem-se as unidades centrais de processamento, as unidades periféricas, bem como as impressoras e terminais. No caso dos programas e aplicativos ("software") adquiridos ou desenvolvidos pela empresa, devem ser apropriados ao resultado se o seu valor não for relevante. No entanto, nos casos de grandes sistemas, envolvendo valores significativos, devem ser registrados no Ativo Intangível e amortizados em função dos períodos a serem beneficiados. Móveis e Utensílios – Engloba os valores relativos às mesas, cadeiras, sofás, geladeiras, arquivos, máquinas de calcular, máquinas de escrever, entre outros, que tenham vida útil superior a 1 (um) ano. Veículos – Classificam-se nessa conta todos os veículos de propriedade da empresa, utilizados pelo pessoal do departamento administrativo, de vendas, ou de transporte. Os veículos utilizados no processo produtivo, tais como: empilhadeiras, tratores e similares, podem ser registrados na conta de equipamentos. Ferramentas e Peças de Reposição – As ferramentas de uso na empresa, de vida útil superior a um ano. No entanto, é aceitável a prática de lançar diretamente em despesas as ferramentas de pequeno valor unitário, mesmo quando a vida útil seja superior a um ano. Nessa conta também são registradas as peças de reposição em estoque destinadas à substituição ou manutenção das máquinas, equipamentos, veículos, etc., classificados no Ativo Imobilizado. Essas peças, quando utilizadas, serão contabilizadas como adição ao imobilizado em operação, e o valor das peças substituídas deve ser baixado dessa conta. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 3 de 84 Reflorestamentos e Jazidas – Classificam-se nessa conta custos relativos a projetos de florestamento e reflorestamento de propriedade da empresa, bem como os custos incorridos na obtenção de direitos de exploração de jazidas de minério e pedras preciosas. b) Imobilizado em andamento: Construções em Andamento – Nessa conta são classificados todos os gastos com materiais, mão-de-obra direta e indireta e outros gastos que a empresa incorrer na construção e instalação, até o momento em que os bens entram em operação, quando são reclassificados para as contas específicas do grupo Imobilizado em Operação. Consórcios – São classificados nessa conta os adiantamentos por conta de fornecimento de bens, destinados ao Ativo Imobilizado, por meio de consórcios antes do recebimento dos mesmos. Quando do recebimento do bem, o valor constante dessa conta será transferido para uma conta específica do grupo Imobilizado em Operação. Importações em Andamento – Serão registrados nessa conta todos os gastos incorridos desde a assinatura do contrato de câmbio (tais como: fretes, comissões, seguros, impostos não recuperáveis, tarifas aduaneiras, etc.), até o efetivo desembaraço aduaneiro dos bens importados destinados ao Ativo Imobilizado. Quando os bens importados forem desembaraçados, será efetuada a transferência dos valores registrados nessa conta para a conta específica, do grupo Imobilizado em Operação. Custo de Demolições – Nos casos de aquisição de terreno que possui imóvel a serem demolidos, o custo total da aquisição é atribuído exclusivamente ao terreno. c) Bens do Ativo Imobilizado de Pequeno Valor: A critério da empresa, poderão ser lançados como custo ou despesa operacional o valor de aquisição de bens de uso da empresa, cujo prazo de vida útil não ultrapasse 1 (um) ano ou o valorunitário não seja superior a R$ 1.200,00 (Lei n° 12.973/14, artigo 2°, que alterou o Art. 301 do RIR/1999). GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 4 de 84 3. Compras de Ativos Imobilizados Na Gestão Patrimonial, a função compras é revestida dos seguintes objetivos: Obter bens e serviços na quantidade e com a qualidade necessária, ao preço justo, com garantia do melhor serviço possível e correta entrega, por parte do fornecedor. Ao mesmo tempo deve desenvolver e manter boas relações com os fornecedores, e buscar fornecedores potenciais. Para satisfazer estes objetivos, devem ser desempenhadas algumas atividades básicas como: Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa, tempo e lugar; Negociar os termos e condições de compra; Emitir e administrar pedidos de compra; Acompanhar o recebimento e pagamento; Selecionar o fornecedor correto. É preciso conhecer os fornecedores para avaliar se os produtos e serviços por eles oferecidos são adequados às necessidades da empresa, bem como avaliar se são superiores aos oferecidos por outras empresas fornecedoras. Deverá ser formulado um questionário contendo as informações mais importantes, submetendo-o a todos os fornecedores com o objetivo de identificar aqueles que estão mais alinhados aos interesses da empresa. É importante fazer uma análise prévia dos fornecedores para saber até que ponto poderá evoluir na relação comercial que irá estabelecer. É muito importante pesquisar os seguintes pontos: • Onde estão localizados? • Quais são e quantos serão os seus futuros fornecedores? • Eles estão interessados e dispostos a auxiliá-lo a entrar no mercado? • Atenderão aos seus pedidos pelo menos em condições iguais às de seus concorrentes? • De que maneira você pode contribuir para que os negócios deles tenham sucesso? Informações que são necessárias para escolher os fornecedores: • As empresas que você deseja como fornecedores trabalham com empresas de pequeno porte? • Costumam ser flexíveis quanto a prazos de pagamento e descontos para pagamentos à vista? • Que produtos vendem e que preços praticam? • Costumam ter problemas de fornecimento (falta de produtos ou demora na entrega)? • A qualidade de seus produtos é boa? • Quais os pontos Fortes e os pontos Fortes de cada fornecedor? Empresa 1: Pontos Fortes Pontos Fracos 1.1 1.2 Empresa 2: 2.1 2.2 No sistema tradicional a função de compras fundamenta-se na procura do bem, na negociação do preço, e na definição do prazo de pagamento e da qualidade dos bens adquiridos. No tocante as aquisições de ativos imobilizados, para escolher os bens são necessárias realizar de forma integrada e sistematizada as seguintes atividades: seleção, especificação, simplificação, padronização, classificação e codificação. ESCOLHA E SELEÇÃO – Os usuários tendem a escolher os bens materiais em função das suas características de desempenho, enquanto outras pessoas dentro da organização procuram levar em consideração a pontualidade e o prazo de entrega dos fornecedores, o preço, as condições de pagamento. Assim, a seleção dos bens que serão utilizados pela GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 5 de 84 organização deve ser obtida mediante uma administração que seja capaz de explicitar as divergências e alcançar um consenso razoável entre os envolvidos na compra: usuários, compradores, almoxarife, diretor financeiro etc. A escolha dos bens materiais é tão importante para a empresa que não pode ficar exclusivamente na mão dos usuários dos bens materiais e nem dos administradores de bens materiais. Torna-se evidente e lógico que a Área de Gestão Patrimonial deve fazer parte do processo. ESPECIFICAÇÃO E SIMPLIFICAÇÃO – envolve as atividades voltadas para identificar e individualizar os bens definindo as características e as propriedades necessárias, os requisitos técnicos que um bem ou processo deve apresentar para cumprir sua finalidade. Os procedimentos de simplificação buscam reduzir a variedade e as características físicas e funcionais desnecessárias nos bens. Busca-se também eliminar os materiais, as funções e os quesitos face ao surgimento de outros com melhor desempenho ou desnecessários. Os principais critérios para reduzir a variedade desnecessária referem-se à qualidade, custo, condições de fornecimento, funções operacionais entre outros. Características de uma especificação: Nome básico: Título principal do material, este deve ser analisado quanto a informações contidas em normas técnicas, porém em muitos casos usa-se o nome comercial. Exemplo: OMO – nome básico “Sabão em pó”. Características físicas: comprimento, largura, espessura, dureza, granulação, pressão, tensão, corrente, volume, cor, formato, data de validade, embalagens. Unidade de estoque: Está relacionada às quantidades de fornecimento do material. Para se ter uma idéia, a ABNT sugere unidades variadas para o mesmo item, como: Kg , Peça ou Metro tal caso acontece com as normas de tubos de aço carbono. Assim, a norma deixa a critério do mercado fornecedor. Referência comercial: – A referência é um adendo importante, que pode ajudar em muito a aquisição do material, entretanto, não devemos esquecer que estaremos vinculando a um só fornecedor, o que trará problemas para a negociação do preço de compra. A referencia é indicada da seguinte forma: Nome do fabricante: Gessy Lever Referência: OMO ou similar. Algumas empresas indicam como referencia a soma do nome com a referência, ficando padronizada: Referência: Gessy Lever – OMO. Para peças específicas usa-se a indicação de desenhos: Nome do fabricante: Villares Desenho: BH237809990 Rev. 2 ( em anexo). Tendência das empresas: As empresas tendem a se padronizar, quer dizer, criar padrões de especificação, unidade de estoque, dimensionais e padrões de materiais, tendendo a reduzir a variedade de itens no estoque. - PADRONIZAÇÃO – é o processo pelo qual a organização torna obrigatório o uso, a compra ou a produção de certo material e, necessariamente, resulta das atividades de especificação e simplificação. A especificação sempre nos conduz a padronização, que pode ser definida como sendo a análise de materiais a fim de permitir seu intercâmbio, possibilitando a redução de variedades e consequente economia. Segundo o dicionário é redução dos objetos do mesmo gênero a um só tipo, unificando, simplificando, segundo um padrão ou modelo preestabelecido. CLASSIFICAÇÃO – a classificação de materiais é um processo que tem como objetivo agrupar todos os materiais com características comuns. Pode ser dividida em quatro categorias: Identificação, Codificação, Cadastramento e Catalogação. IDENTIFICAÇÃO DO MATERIAL – é a primeira etapa da classificação de material e também a mais importante. Consiste na análise e registro das características físico/químicas e das aplicações de um determinado item em relação aos outros, isto é, estabelece a identidade do material. Para identificar essas características, é necessário ter em conta alguns dados sobre os materiais, dados estes que podem ser retirados de catálogos, de listas de peças fornecidas pelos fabricantes, pela simples visualização do material, etc. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 6 de 84 CODIFICAÇÃO – Codificação se refere à distribuição de símbolos aos bens classificados para melhor identificação. São usados códigos (ou combinações) alfabéticos, numéricos ou alfanuméricos. a) Codificação alfabética – Este processo representa os materiais por meio de letras, foi muito utilizado na codificação de livros (Método Dewey), com a implementação da imprensa no mundo, o sistema agregou números a sua codificação, conseguindocom isto codificar a grande variedade de edições em suas categorias e classificações de assuntos, autores e áreas especificas. b) Codificação alfa-numérica – Este processo agrupa números e letras, atualmente é um sistema muito utilizado na classificação de peças automotivas e na codificação de placas de automóveis. c) Codificação numérica ou sistema Numérico ou Decimal – A atribuição consiste na adoção de algarismos arábicos, sendo o método mais utilizado, pela facilidade de ordenação seqüencial de diversos itens e na adoção da informatização. A identificação com o código do item, usualmente é feita com pequenas chapas coladas nos bens (costuma-se dizer que são chapas com número do patrimônio). Devido à facilidade de informatização das empresas, as chapas com o número do imobilizado, trazem um código de barras que facilita a leitura e o controle do patrimônio imobilizado. A exemplo da codificação de materiais, existem diversos critérios para codificação dos bens imobilizados, sendo o mais indicado o decimal-universal: X.X.X.XX.XXX–DV Dígito Verificador Número Sequencial: 001 – mesa; 002 – cadeiras Grupo do bem – Móveis e Utensílios Sub grupo do plano de contas – Ativo Imobilizado. Grupo do plano de contas – Ativo Não Circulante Item do plano de contas – Ativo d) Código de barras – A EAN Brasil – Associação Brasileira de Automação Comercial, atualmente GSI recebeu a incumbência de administrar no âmbito do território brasileiro o Código Nacional de Produtos, Sistema EAN/UCC constituído de: Um sistema para numerar itens (produtos de consumo e serviços, unidades de transporte, localizações, e outros ramos,...) permitindo que sejam identificados. Um sistema para representar informações suplementares. Código de barras padronizados para representar qualquer tipo de informação que possa ser lida facilmente por computadores (escaneada). Um conjunto de mensagens EANCOM para transações pelo Intercambio Eletrônico de documentos (EDI). Dentro do processo, foram padronizados sistemas de EAN, sendo: EAN 13 – utilizado para identificar unidade de consumo. EAN 08 – utilizado para identificar unidade de consumo, quando a embalagem não tem espaço físico para marcar o EAN13. EAN/DUN14 – utilizado para identificar caixas de papelão, fardos e unidades de despacho em geral. UCC/EAN128 – aplicado em unidades de distribuição, permitindo identificação de número de lote, série, data de fabricação, validade, textos livres e outros dados. ISBN – utilizado para identificar livros. ISSN – utilizado para identificar publicações periódicas. e) Razões de utilização – Dentre muitos se apresentam: Padrão utilizado internacionalmente em mais de 100 países. Cada identificação de mercadoria é única no mundo. Decodificações rápidas do símbolo, gerando informações instantâneas. Linguagem comum no intercambio de informações entre parceiros comerciais. f) Vantagens para a indústria Conhecimento exato do comportamento de cada produto no mercado. Estabelecimento de uma linguagem comum com os clientes,. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 7 de 84 Organização interna, mediante a codificação de embalagens de despacho e da matéria prima. Controle de inventários e do estoque, expedição de mercadorias. Padronização nas exportações. Aproximação do consumidor ao produto (merchandising) Possibilidade de utilizar o Intercambio eletrônico de Documentos (EDI). g) Vantagens para o comércio Otimiza o controle de estoque. Aumenta a eficiência no ponto de venda: elimina erros de digitação, diminui o tempo das filas. Otimiza a gestão de preços e de crédito. Melhora o controle do estoque central. Obtém informações confiáveis para uma melhor negociação. Vende mais com maior lucro. Atende as mudanças rápidas dos hábitos de consumo. Melhora o serviço ao cliente. Estabelece linguagem comum com fornecedor. h) Vantagens para o consumidor Cupom fiscal detalhado. Passagem rápida no check-out. Eliminação de erros de digitação em sua compra. Preço correto nas gôndolas. Linhas de produtos a venda de composição mais adequada ao perfil da clientela CADASTRAMENTO DOS BENS MATERIAIS – o objetivo deste é inserir nos registros da empresa todos os dados que identifiquem os bens materiais. O cadastramento é efetuado através do preenchimento de fichas individuais dos bens ou em sistema informatizado que deverá constar principalmente: a data de aquisição, código, valor inicial, critério e prazo para a depreciação, depreciação do período e acumulada, centro de custo em que o bem se encontra alocado, espaço para registros de melhorias no bem; por exemplo, a colocação de leitor digital em uma máquina, ar condicionado em um veículo etc. (desde que altere seu valor contábil). No Anexo 1 é apresentado modelos de fichas cadastrais dos bens do ativo imobilizado, de termo de responsabilidade e do levantamento do inventário. CATALOGAÇÃO DE BENS MATERIAIS – consiste em ordenar de uma forma lógica todos os dados que dizem respeito aos itens identificados, codificados e cadastrados de forma a facilitar a consulta da informação pelas diversas áreas da empresa. Um dos aspectos mais importantes na catalogação de material é usar simplicidade, objetividade e concisão dos dados gerados e permitir um fácil acesso e rapidez na pesquisa. Os objetivos de uma boa catalogação são: Conseguir especificar o catálogo de uma forma tal que o usuário consiga identificar/requisitar o bem que deseja; Evitar que sejam introduzidos no catálogo itens cadastrados com números diferentes; Possibilitar a conferência dos dados de identificação dos bens colocados nos documentos e formulários do sistema de bens materiais. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 8 de 84 ATIVIDADE PROPOSTA 1: Questionário 1) Em que consiste a Gestão Patrimonial? 2) O que são ativos imobilizados e quais as características básicas? 3) Como são classificados os ativos imobilizados? Dê exemplos. 4) O que são bens de pequeno valor e como podem ser classificados? 5) Qual o objetivo da área de compras, dentro da Gestão Patrimonial? 6) Quais as atividades básicas desenvolvidas pela área de compras? 7) Como deve ser o relacionamento da área de compras com os fornecedores? 8) Que informações são necessárias para escolher os fornecedores? 9) Quais as atividades a serem desenvolvidas pela área de compras, no tocante as aquisições de ativos imobilizados? 10) O que deve ser observado na escolha e seleção dos bens do ativo imobilizado? 11) Em que consiste as atividades de especificação e simplificação e qual a importância para a empresa? 12) O que a empresa deve observar na especificação dos bens? 13) Como pode ser definida a atividade de padronização dos bens? 14) Em que consiste as atividades de identificação dos bens materiais? 15) Em que consiste o sistema EAN/UCC para códigos de barras e quais os principais sistemas padronizados? 16) Cite as razões para utilização pelas empresas do sistema EAN/UCC para códigos de barras. 17) Cite as vantagens da utilização pelas empresas industriais e comerciais, e pelos consumidores, do sistema EAN/UCC para códigos de barras. 18) Qual o objetivo do cadastramento de bens e como ele é realizado? 19) Em que consiste a catalogação dos bens e quais são os objetivos de uma boa catalogação? Efetuar as 1ª etapa, 2ª etapa e 3ª etapa, da Atividade Proposta 10. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 9 de 84 4. Decisão sobre Investimento no Ativo Imobilizado (Fixo) Espera-se que uma empresa possa ganhar mais com seus ativos, comprando estoque ouproduzindo para revender ou prestando serviços, do que investindo seu dinheiro para ganhar juros no mercado financeiro. Os investimentos de recursos em ativos imobilizados exigem que os empresários disponibilizem um montante significativo de capitais. Por isso, depois de iniciados esses investimentos são quase que irreversíveis. É necessário todo um processo de planejamento e avaliação, bem como a elaboração de uma planilha de dispêndio ou cronograma de desembolsos dos investimentos, que preveja as datas em que serão efetivamente realizados os desembolsos de valores. Estes investimentos acarretam elevação nos gastos da empresa, tais como depreciação mais elevada, custos de prêmios de seguros mais altos, valor maior da tributação incidente sobre as propriedades imobiliárias (IPTU) e, possivelmente, mais gastos de manutenção. A recuperação dos valores investidos na aquisição de bens do Ativo Imobilizado (no caso prédios, máquinas, instalações e equipamento), na maioria das vezes, pode ocorrer em vários anos. Se não houver um orçamento bem elaborado para esse tipo de investimento, poderá gerar consequência bastante prejudicial à empresa, que pode ser levada a uma condição financeira incômoda. Na elaboração do Plano de Investimentos (orçamentos de capital) a empresa deve considerar – além da receita bruta das vendas, custos operacionais e despesas totais – informações sobre a capacidade produtiva e a vida útil dos equipamentos, o valor de equipamentos periféricos necessários, o custo de manutenção de todos os bens a serem incorporados ao sistema produtivo da empresa, bem como os impostos incidentes, a perspectiva de inflação e outros elementos relacionados com a nova planta industrial. As razões para a realização de investimentos em Ativos Imobilizados mais encontradas no meio empresarial são: a) Expansão dos negócios – Os investimentos têm por finalidade elevar o nível da produção e das vendas, necessitando adquirir itens do ativo imobilizado como imóveis, máquinas, equipamentos fabris etc. b) Substituição de equipamentos – Sempre que for preciso consertar uma máquina é necessário comparar o desembolso exigido para seu reparo em relação ao que seria necessário para substituí-la e os benefícios dessa substituição. A opção que trouxer melhor retorno para a empresa é a que deve ser adotado. c) Modernização – As grandes mudanças que ocorre no mercado obrigam as empresas a realizarem altos investimentos, pois as maquinas e equipamentos modernos reduzem o desperdício de matérias primas e outros insumos – inclusive mão de obra – e possibilitam a elaboração de produtos de melhor qualidade. Só assim elas obtêm vantagens competitivas e um padrão tecnológico compatível com as exigências dos consumidores dos seus produtos. São estes investimentos que fazem com que as empresas atinjam um patamar diferenciado; uma presença de destaque no mercado. d) Investimentos de contingências – Resulta, geralmente, da imposição de algum órgão público, que obriga a empresa a fazer investimento sem perspectiva de benefícios financeiros. Por exemplo: filtros de proteção ambiental, lagoas de decantação etc. e) Custo Financeiro – Em qualquer dos casos, deve ser realizada a avaliação sobre o que seria melhor para empresa: adquirir ativos imobilizados com recursos próprios, financiamentos bancários ou pelo sistema de Leasing – (conforme item 11). As decisões de investimento de capital englobam dois aspectos da lucratividade de longo prazo: i. a estimativa do aumento dos fluxos de caixa líquidos ou das economias nas saídas de caixa que resultarão desse investimento; e, ii. o cálculo do total das saídas de caixa necessárias para efetivar o investimento. Esses dados serão decisivos para a avaliação dos investimentos. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 10 de 84 5. Critérios de Avaliação do Ativo Imobilizado A base de avaliação dos bens componentes do Ativo Imobilizado é o seu custo de aquisição, ou seja, todos os gastos relacionados com a aquisição dos bens e os necessários para colocá-lo em local e condições de uso no processo operacional da companhia. Bens Adquiridos – No caso de compra, o custo compreende o preço faturado pelo fornecedor acrescido de todos os gastos necessários para poder efetivar a compra e instalar o bem, tais como: frete, seguro, comissões, desembaraço aduaneiro, custos de instalação e montagem, custos com escritura e outros serviços legais e os impostos pagos, exceto quando ensejarem crédito fiscal. Os valores relativos a encargos financeiros decorrentes de empréstimos e financiamentos, bem como os juros nas compras a prazo de bens do Ativo Imobilizado, não devem ser incluídos no custo dos bens adquiridos, mas lançados como despesas financeiras no resultado ou no ativo diferido, se em fase de construção. Ressalte-se que perante a legislação do Imposto de Renda (Parecer Normativo CST nº 02/1979), o Imposto de Transmissão na Aquisição de Imóveis pago pela pessoa jurídica na aquisição de bens do Ativo Permanente poderá, a seu critério, ser registrado como custo de aquisição ou deduzido como despesa operacional. No entanto, para efeitos contábeis, tal procedimento não é válido, uma vez que esse tributo faz parte do valor aplicado na aquisição do bem. EXEMPLO: Aquisição de Máquinas Industriais no valor de R$ 20.000,00, com frete de R$ 2.000,00 e despesas de instalação de R$ 1.000,00. O custo de aquisição de aquisição total foi de R$ 23.000,00. Bens Construídos – O custo dos bens construídos corresponde aos gastos por aquisição dos materiais aplicados, o da mão-de-obra e seus encargos e outros custos diretos e indiretos relacionados com a construção, incorridos até a data da colocação dos mesmos em atividade. Bens Recebidos em Doação ou Subvenções Para Investimento – No caso de bens recebidos em doação ou subvenção para investimento, sem ônus para a empresa, devem ser contabilizados pelo preço praticado no mercado, a crédito da conta específica de Reserva de Capital (Art. 182, § 1º, letra "d", da Lei nº 6.404/1976). As demais doações recebidas pela empresa serão apropriadas ao resultado do período como receita. Bens Incorporados ao Capital – Os bens que forem incorporados ao Patrimônio Líquido da empresa para formação do capital social serão registrados pelo seu valor de avaliação, estabelecido por três peritos ou por empresa especializada e aprovado em assembléia geral (Art. 8º da Lei nº 6.404/1976). Reparos, manutenções e substituição de partes ou peças – Os gastos incorridos com melhorias, alterações, recuperações e reparos para manter ou recolocar os ativos em condições normais de uso serão agregados à conta que registra o bem no grupo do Ativo Permanente e depreciado conforme prazo de vida útil previsto, sempre que forem de valores relevantes e aumentarem a vida útil originalmente prevista para o bem. Caso contrário, serão lançados como despesas, à medida que os gastos são incorridos. Perante a legislação do Imposto de Renda pode ser lançado como custo ou despesa operacional o valor de aquisição de bens para o Ativo Permanente, cujo prazo de vida útil não ultrapasse um ano ou o valor unitário seja inferior a R$ 1.200,00. (Art. 301 do RIR/1999 e art. 2º da Lei nº 12.973/14). Bens obsoletos ou sucateados – Tratando-se de bens obsoletos, sucateados ou totalmente depreciados, deverão permanecer registrados contabilmente, pois a baixa contábil deve ser concomitante à baixa física do bem, ou seja, com sua efetiva saída do patrimônio da empresa, e o valor de alienação, caso haja valor econômico apurável, servirá para apuração da receita eventual ou do valor efetivo da perda. Para qualquer tipo de entidade seja pública ou privada, a avaliação de um bem está fundamentada na aplicação de um conjunto de técnicas que possibilita levantar o seu valorespecífico. Não representa uma ciência exata. Representa sim, a arte de estimar valores em que os conhecimentos profissionais, a confiabilidade das informações e o bom julgamento, são condições essenciais. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 11 de 84 No campo da gestão patrimonial, as avaliações têm absoluta importância na definição de seguros, valorização do patrimônio tangível (imóveis, máquinas, equipamentos e outros), do patrimônio intangível (marcas, patentes, contatos, concessões etc), avaliação para desapropriação ou certidões de imóveis, decisão de investimentos, custos de reposição, perícias, laudos e estudos de obsolescências entre outros. Desta forma, o objetivo da avaliação é encontrar a tendência central ou média ponderada de indicadores ou valores orientados por dados econômicos, financeiros e de mercado, tais como: − valores referenciais de vendas ou de aluguéis; − atualização ou levantamento de preços e valores; − comparação direta (tamanho, qualidade, localização, estado de conservação etc.); − comparação indireta (rendas e taxa de capitalização). Considerando as normas da ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas que tem elaborado vários trabalhos no campo das avaliações em consonância com o SNMNQI - Sistema Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial - podem ser destacadas as seguintes normas relacionadas à Gestão Patrimonial: − NB-502 (NBR 5.676) - Avaliações de Imóveis Urbanos; − NB-613 (NBR 8.799) - Avaliações de Imóveis Rurais; − NB-899 (NBR 8.951) - Avaliação de Glebas Urbanizáveis; − NB-900 (NBR 8.977) - Avaliação de Máquinas, Equipamentos, Instalações, Complexos Industriais. Analisando-se as normas orientadoras fundamentais para o processo de avaliação, e em certas situações obrigatórias de se serem seguidas, os seguintes métodos básicos para a avaliação de bens de maneira geral podem ser destacados. I. Métodos Diretos Método Comparativo de Dados de Avaliação: está assentado nas informações sobre valor de venda ou rendimentos. O valor do bem é estimado pelas comparações de dados coletados junto ao mercado, organismos técnicos, organizações ou outra fonte confiável. Quando possível deve ser considerado o tratamento estatístico dos dados obtidos. Método Comparativo de Custo Reposição ou Reprodução: Neste caso apropria-se o valor do bem através dos custos e valores para reposição do bem. A composição dos custos deve ser fundamentada em orçamentos comprobatórios, e justificados e qualificados os efeitos do desgaste físico, do obsoletismo e da depreciação. II. Métodos Indiretos Método de Renda ou Rendimentos: Apropria-se o valor do bem e ou suas partes constitutivas com base no valor presente dos rendimentos líquidos reais, previstos ou potenciais. Aspectos fundamentais neste método são representados pelo correto uso e pela determinação da taxa de desconto ou juros, no período utilizado de capitalização e pela confiável determinação dos rendimentos líquidos. Método Involutivo: Este método está baseado na análise de viabilidade técnico-econômica, Consistindo na apuração da receita total potencialmente auferida com a venda e eficiente aproveitamento, deduzindo todos os gastos ou despesas potenciais diretas e indiretas, numa eventual execução ou implantação operacional. O lucro potencial também deve ser deduzido, para a obtenção do valor do bem. Método Residual: Este método estima o valor do imóvel na sua totalidade, isto é, considerando terreno como um todo, lote mais benfeitorias e partes constitutivas, e em seguida efetua-se a subtração do valor estimado do terreno. Para a tomada de decisão, estes métodos podem ser considerados de forma comparativa, um com ao outros ou serem considerados conjuntamente, quando for necessário ou indicado. Dependendo do tamanho, do valor e da precisão necessária, o processo de avaliação de bens poderá sofrer maior detalhamento ou simplificação ou é representado pelos seguintes passos: GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 12 de 84 Identificação do Problema - abrangendo dois aspectos fundamentais: um referente ao objeto a avaliar e outro referente à finalidade. Quanto ao objeto, deve-se destacar a sua caracterização (localização, instalação, descrição técnica e operacional, e estado de conservação, entre outros). No que se refere à finalidade da avaliação, deve-se destacar em que espécie de valor está fundamentada: se valor venal, custo de reprodução, renda do valor residual, valor atual e valor de mercado etc. Também deve ser considerado se a avaliação se destina a expropriação, taxação de impostos, renovação de locação, hipoteca, substituição ou venda, etc. Levantamento Preliminar e Plano de Trabalho: através de um levantamento preliminar do bem pode ser indicado o método mais aconselhável para a avaliação e desenvolvimento de um plano de trabalho compatível com o objeto da avaliação. Obtenção dos Dados: tem por finalidade reunir dados de mercado e técnicos referentes a vendas, rendas, custos e valores. Análise dos Dados: é o momento em que o avaliador fará estruturação dos dados em função dos métodos escolhidos e a obtenção dos resultados. Comparações entre os Métodos e Conclusões: com a obtenção dos resultados por um ou vários métodos o avaliador finalizará a avaliação com a devida documentação explicitadora. Avaliação Final e Laudo: O avaliador deverá levar em conta as tendências econômicas, os indicadores econômico-financeiros, o estudo da tecnologia e, no caso especifico da avaliação de imóveis, a tendências locais e regionais que possam intervir no valor da Propriedade. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 13 de 84 6. Valores Patrimoniais Ao longo do tempo, os bens materiais perdem os seus valores ou diminuem de preço devido ao tempo, ao desgaste físico, à obsolescência funcional e à obsolescência econômica. Este fenômeno é denominado de maneira geral de depreciação, podendo ser definido como o encargo ou despesa anual que é feita ou prevista durante o período de vida útil do investimento, para recuperação do investimento, na ocasião da retirada do bem ou momento de reposição e alienação. Logo, o imobilizado está relacionado ao tempo, ao uso, à obsolescência e ao desgaste, tendo correlação direta com os conceitos de depreciação, amortização e exaustão que representam as formas de redução de valor do bem. A depreciação se refere ao desgaste ou deterioração pelo uso ou pelo transcorrer do tempo. Evidencia-se, portanto, que somente os bens tangíveis imobilizados são depreciados. Quanto às amortizações, são aplicáveis sobre os intangíveis como marcas, patentes. A exaustão, por outro lado, é indicada, por exemplo, aos recursos naturais como florestas e jazidas de minérios. O número de anos escolhido para depreciar o bem será igual, no máximo, à duração física provável do equipamento, ou ao número de anos legalmente permitido, podendo ser bem menor, caso: i. haja risco do obsoletismo do processo; ii. existam condições de instabilidade econômica que aconselham prudência na aquisição de equipamentos e exijam amortização rápida do capital investido; iii. haja grande risco técnico ou mercadológico no empreendimento. Um sistema de depreciação deve abranger os seguintes aspectos: i. Ser capaz de fazer com que haja uma recuperação do capital investido tão rapidamente quanto possível, em consonância com os fatos econômicos envolvidos. ii. Ser simples. Iii. Assegurar que os valores contábeis, em qualquer época, não sejam maiores que os valores reais. Iv. Que seja aceito pela legislação tributária. A Receita Federal publica periodicamente o prazo de vida útil admissível, em condições normais ou médias para cada espécie de bem, ficando assegurado ao contribuinte o direitode computar a quota efetivamente adequada às condições de depreciação de seus bens, desde que faça a prova dessa adequação, quando adotar taxa diferente. Tabela de taxa anual de depreciação: Taxa anual Anos de vida útil Edifícios 4% 25 Máquinas e Equipamentos 10% 10 Instalações 10% 10 Móveis e Utensílios 10% 10 Veículos 20% 5 Computadores e periféricos 20% 5 Na área contábil, muitos métodos de Depreciação são apresentados, dos quais podem ser mencionados os seguintes: Método da Linha Reta ou Linear (quotas constantes), Método das Taxas Fixas, Método das Taxas Variáveis, Método de Unidades Produzidas e Método da Depreciação Decrescente. O Método da Linha Reta é o mais utilizado devido ser o único aceito pelo Imposto de Renda. Conhecida a taxa anual de depreciação, que é fornecida pela Receita Federal, a depreciação anual pode ser calculada com a seguinte expressão: D = (C-L) x 1/n D é o valor da depreciação anual; C é o valor do investimento inicial; L é o valor residual menos custo de descarte do equipamento após o n (enésimo) ano de uso. É um valor normalmente de difícil quantificação; n é igual ao número de anos de vida útil; 1/n é igual a taxa anual de depreciação. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 14 de 84 ATIVIDADE PRÁTICA 1: Cálculo da depreciação de Móveis e Utensílios, considerando: a) Valor de aquisição: R$ 10.000,00 b) Vida útil: 10 anos c) Depreciação anual: 10% d) Valor residual: R$ 2.000,00 Períodos (em anos) Quota Anual (R$) Depreciação Saldo Acumulada (R$) Contábil (R$) 0 R$ 10.000,00 1 800,00 800,00 R$ 9.200,00 2 800,00 1.600,00 R$ 8.400,00 3 800,00 2.400,00 R$ 7.600,00 4 800,00 3.200,00 R$ 6.800,00 5 800,00 4.000,00 R$ 6.000,00 6 800,00 4.800,00 R$ 5.200,00 7 800,00 5.600,00 R$ 4.400,00 8 800,00 6.400,00 R$ 3.600,00 9 800,00 7.200,00 R$ 2.800,00 10 800,00 8.000,00 R$ 2.000,00 GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 15 de 84 7. Manutenção dos Bens do Ativo Imobilizado A conservação dos itens do patrimônio (ativo fixo) das organizações, tais como máquinas, instalações, equipamentos e edifícios, constitui tarefa dos serviços de manutenção, integrando a gestão patrimonial. A manutenção em uma instalação consiste na conservação de máquinas, equipamentos e edifícios através de trabalhos de reparos, substituição de partes ou reformas. A instalação e mudança de máquinas e equipamentos ficam também a cargo dos serviços de manutenção, quando se trata de tarefas rotineiras. Serviços auxiliares, tais como abastecimento de água, geradores elétricos, elevadores, informática e outros, nas empresas e instituições também são atribuições da manutenção. Todas essas atividades podem estar vinculadas à gestão patrimonial. O desempenho da área de manutenção é medido em termos dos custos e das paralisações dos equipamentos e instalações. Em todas as organizações deve existir um objetivo bem determinado de permanecer nos negócios e sobreviver no futuro, através da qualidade de seus produtos e serviços com custos cada vez menores. Assim, a manutenção é entendida como uma atividade que deve existir de forma sistêmica e integrada, para propiciar à área operacional o cumprimento das metas de produção e prestação de serviços. De forma geral, as principais atividades exercidas pela área de manutenção são: Conservação das instalações; Reparações de danos; Fornecimento de peças de reposição; Garantir a segurança da instalação; Registrar danos e defeitos, analisá-los e eliminar a causa; Informar sobre as experiências realizadas, evitando erros futuros na padronização de procedimentos, na realização de projetos, na operação dos equipamentos e na própria manutenção. O conhecimento do comportamento das máquinas e dos equipamentos, induz à uma concepção científica de manutenção e a não se limitar a intervir no equipamento apenas quando a avaria se evidencia, portanto, conduzindo a manutenção rumo ao planejamento e à previsão nas intervenções. Dessa idéia, decorre um importante ciclo de atividades básicas em manutenção: inspecionar, planejar e executar o reparo. As principais formas ou Sistema de Manutenção utilizada pelas empresas são: Manutenção de emergência/corretiva - quando ocorrem falhas que não foram previstas e que não houve uma análise antecipada, isto é, esperando que o equipamento falhe ou alguma deterioração do bem, para então repará-lo. Manutenção preventiva - com a inspeção periódica do equipamento, feita em função de um plano de inspeção que é programada para evitar interrupções de emergência dos equipamentos ou danos dos bens, o equipamento é colocado novamente em condições adequadas de operação. Na prática, a manutenção preventiva pode ser feita de inúmeras maneiras: por meio de inspeção periódica, lubrificação programada, substituição periódica de peças críticas, reposição de conjuntos, etc. Este método reduz o tempo de parada, prevê revisões onerosas e minimiza as ações, torna a organização capaz de obter, continuamente, as vantagens operacionais dos equipamentos e a maximização de utilização do bem. Manutenção sistemática – representa manutenções regulares, planejadas cuidadosamente, juntamente com as exigências da produção ou utilização do bem de forma a prevenir a ocorrência de falhas que prejudiquem o andamento da produção e ou utilização do bem. A manutenção sistemática consiste na verdade em um tipo de manutenção intermediária entre a manutenção de emergência e a manutenção preventiva. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 16 de 84 ATIVIDADE PROPOSTA 2: Questionário 1) Quais os aspectos a serem observados na tomada de decisão sobre investimentos no Ativo Imobilizado? 2) Comente as principais razões que levam as empresas a realizarem investimentos em Ativos Imobilizados. 3) Quais os dois aspectos a serem observados na avaliação das diferentes alternativas de investimentos em ativos imobilizados? 4) Qual é base de avaliação dos bens do ativo imobilizado? 5) Como são avaliadas as seguintes categorias de bens do ativo imobilizado: a) Bens adquiridos b) Bens construídos c) Bens recebidos em doação ou subvenções para investimentos d) Bens recebidos dos sócios para formação do capital social e) Bens destinados a reparos, manutenções e substituição de partes ou peças f) Bens obsoletos ou sucateados 6) Qual a importância das avaliações no campo da gestão patrimonial? 7) Qual o objetivo da avaliação patrimonial? 8) Quais as normas da ABNT relacionadas à avaliação patrimonial? 9) Faça uma síntese dos seguintes métodos de avaliação: a) Método Comparativo de Dados de Avaliação b) Método Comparativo de Custo Reposição ou Reprodução c) Método de Renda ou Rendimentos d) Método Involutivo e) Método Residual 10) Quais os passos necessários ao processo de avaliação de bens? 11) O que é depreciação? 12) Qual a diferença entre depreciação, amortização e exaustão? 13) Qual o critério para escolha do número de anos para depreciar um bem? 14) Quais os aspectos envolvidos num sistema de depreciação? 15) Quais as taxas de depreciação aplicável aos bens, de acordo com as normas da Receita Federal? 16) Qual o método de depreciação mais utilizado? Justifique. Qual a metodologia utilizada? 17) Quais as principais atividades exercidas pela área de manutenção? 18) Em que consiste a concepção científica de manutenção? 19) Quais as características das seguintes formas ousistemas de manutenção: a) Manutenção de emergência/corretiva b) Manutenção preventiva c) Manutenção sistemática GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 17 de 84 ATIVIDADE PROPOSTA 3: Calcular a depreciação de Veículos, considerando os dados abaixo: a) Valor de aquisição: R$ 30.000,00 b) Vida útil: 5 Anos c) Depreciação anual: 20% d) Valor residual: R$ 10.000,00 SOLUÇÃO: Períodos (em anos) Quota Anual (R$) Depreciação Saldo Acumulada (R$) Contábil (R$) 0 1 2 3 4 5 D = (C-L) x 1/n = GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 18 de 84 ATIVIDADE PROPOSTA 4: A indústria SÓ PANELAS LTDA, buscando elevar a sua produção, adquiriu uma nova máquina importada da Inglaterra, incorrendo nos seguintes gastos: O valor de aquisição da máquina já convertido em reais foi de R$ 12.000,00. A empresa precisou fazer um empréstimo nesse valor, no Banco de Ceilândia, para pagamento em 34 parcelas de R$ 500,00 cada; O valor de transporte e seguros pagos para trazer a máquina de navio da Inglaterra para o Brasil foi R$ 4.000,00; As taxas aduaneiras para liberar a máquina no Porto de Recife foram de R$ 800,00; O valor de transporte e seguros pagos para trazer a máquina de Recife para Brasília foi de R$ 1.200,00; Os serviços de montagem e instalação para colocar a máquina em funcionamento custaram R$ 2.000,00. a) Considerando o total das prestações do empréstimo e todos os gastos incorridos, qual o valor total pago pela indústria SÓ PANELAS? Cálculos e resposta: b) Por qual valor a máquina deverá ser registrada no ativo imobilizado da empresa? Cálculos e resposta: c) Quanto a empresa deverá registrar como despesa financeira? Cálculos e resposta: d) Qual o valor da depreciação mensal da máquina, considerando que não terá valor residual? Cálculos e resposta: D = (C-L)x1/n = Efetuar as 4ª etapa, 5ª etapa, 6ª etapa e 7ª etapa da Atividade Proposta 10. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 19 de 84 8. GESTÃO DE SEGURANÇA Qualquer que seja a atividade da empresa, para garantir sua efetividade, deve ser mapeado os riscos inerentes aos negócios e mercados. Uma gestão eficaz de riscos é fator preponderante para uma boa posição no mercado e tranquilidade dos empresários. Em empresas sujeitas a regulamentação, a eficácia das atividades de gestão de riscos, de controle e de segurança é uma preocupação permanente dos respectivos órgãos reguladores. O administrador deve ter em vista que a segurança é essencial para garantir um ambiente saudável, ético, propício a motivação pessoal, a integração e a geração de resultados. As empresas mantêm, necessariamente, compromissos tácitos com seus empregados, fornecedores, clientes, acionistas, com a sociedade e com o meio ambiente. Exige-se que, ao menos, busquem proteger seus ativos contra riscos previsíveis, que podem não só comprometer o negócio, mas causar os danos sociais e políticos. A melhor forma de prevenir riscos é o constante exame dos processos, o monitoramento do negócio, a percepção de cenários e a manutenção permanente das pessoas mobilizadas contra eventuais ocorrências. Para tanto é necessária à participação integrada e sistematizada de toda a empresa, de forma global e corporativa. A Gestão de Segurança, mais do que apenas buscar reduzir ocorrências de danos, necessita também organizar e coordenar todo o esforço corporativo no sentido de: Avaliar as ameaças ao negócio e o nível de segurança da organização; Introduzir a discussão sobre o custo que eventuais danos poderão ocasionar; Identificar os recursos necessários para evitar as possíveis ocorrências, cujas perdas repercutem diretamente nos negócios, no resultado econômico e na imagem da organização. A Gestão de Segurança constitui um processo contínuo, dinâmico e flexível, de permanente avaliação e adequação das medidas e procedimentos de segurança das pessoas e dos ativos, contra os riscos e ameaças reais ou potenciais. As empresas estão conscientes da necessidade da segurança para a preservação de seus valores, uma vez que as perdas podem influenciar diretamente no resultado financeiro. Por outro lado, a legislação também obriga a adoção de requisitos de segurança. Dessa forma, as organizações são levadas a investir continuamente em soluções de segurança. As normas ABNT NBR ISO/IEC, serie 27.000 e 15.999, disciplinam a segurança da informação e a gestão da continuidade de negócios, abrangendo itens como gestão de ativos, segurança em recursos humanos, segurança física e do ambiente, controle de acessos, gerenciamento de operações e comunicações, sistemas de informações e conformidade. Risco Operacional Risco é a possibilidade de ocorrência de um evento adverso para uma determinada situação esperada, com potencial para causar dano ao patrimônio da empresa. É definido como a possibilidade de ocorrência de perdas resultantes de falha, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas e sistemas, ou de eventos externos. A definição baseia-se na evidencia das causas das perdas operacionais, caracterizadas como fatores de risco. Os fatores de risco operacional podem ser internos ou externos a instituição: ■ fatores internos: abrangem pessoas, processos e sistemas. ► pessoas: sintetiza aspectos relacionados à qualidade de vida no trabalho, conduta, competências e carga de trabalho; ► processos: diz respeito à modelagem de produtos e serviços financeiros e não financeiros e a conformidade com leis e normas internas e externas; ► sistemas: esta fundamentalmente associado à infraestrutura tecnológica, compreendendo a capacidade, velocidade, estabilidade, confiabilidade, performance e integridade de softwares e hardwares, a segurança lógica e a disponibilidade de dados e sistemas. ■ fatores externos: abrangem os eventos externos; vinculam-se a desastres naturais e catástrofes e, ainda, ao meio ambiente, ao ambiente social e regulatório, entre outros. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 20 de 84 Fazer a gestão de segurança compreende identificar, avaliar, monitorar, controlar e propor ações de mitigação em relação ao risco operacional. Essas etapas visam prevenir, anular ou minimizar as perdas atinentes ao risco operacional. Termos utilizados em Gestão de Segurança Ameaças: Agentes ou condições que causam incidentes que comprometem os ativos da organização por meio da exploração de vulnerabilidades, causando impactos aos negócios. As ameaças sempre existiram e é de se esperar que, à medida que a tecnologia se desenvolva, também surjam novas formas através das quais os ativos da organização possam ficar expostos, gerando vulnerabilidades que podem ser exploradas. As ameaças podem ser separadas em três grandes grupos: 1. Ameaças naturais: decorrentes de fenômenos da natureza – incêndios naturais, enchentes, terremotos, poluição etc. 2. Voluntárias: são ameaças propositais causadas por agentes humanos: fraudes, vandalismo, sabotagens, espionagem, invasões e furtos de informações, entre outros. 3. Involuntárias: ameaças inconscientes, quase sempre causadas pelo desconhecimento - acidentes, erros, falta de energia, etc. Vulnerabilidades: Fragilidades presentes ou associadas a ativos que, ao ser exploradas por ameaças, permitem a ocorrência de incidentes de segurança. Podem ser: 1. Vulnerabilidades físicas: instalações inadequadas do espaço de trabalho; : ausência de recursos para o combate a incêndios; disposição desorganizada dos cabos de energia e de rede; não- identificação de pessoas e de locais. 2. Vulnerabilidadesnaturais: locais próximos a rios propensos a inundações; infra-estrutura incapaz de resistir às manifestações da natureza, como terremotos, maremotos, furacões etc. 3. Vulnerabilidades de hardware (computadores): ausência de atualizações de acordo com as orientações dos fabricantes dos programas utilizados; conservação inadequada de equipamentos. 4. Vulnerabilidades de softwares (programas): programas de e-mail que permitem a execução de códigos maliciosos; editores de texto que permitem a execução de vírus de macro; programas utilizados para edição de texto e imagem, para a automatização de processos e que permitem a leitura de informações de uma pessoa ou empresa, como os navegadores de páginas da internet. 5. Vulnerabilidades dos meios de armazenamento (disquetes, CDs, DVDs.): prazo de validade e de expiração; defeito de fabricação; uso incorreto; local de armazenamento insalubre ou com alto nível de umidade, magnetismo ou estática, mofo etc. 6. Vulnerabilidades de comunicação: a má escolha dos sistemas de comunicação para envio de mensagem de alta prioridade da empresa poderia fazer com que elas não alcançassem o destino esperado ou que a mensagem fosse interceptada no meio do caminho. Incidente: Um fato decorrente da ação de uma ameaça, que explora uma ou mais vulnerabilidades, levando a perdas. Fatores de Risco: Os fatores de risco operacional (Pessoas, Processos, Sistemas e Eventos Externos) constituem a base para identificação do risco operacional a que as instituições estão expostas e se desdobram em subfatores. Perda: Decréscimo, diminuição de ativos de qualquer natureza como consequência de dano real ou potencial, cujos efeitos, uma vez medidos e quantificados, expressam prejuízo pecuniário de qualquer monta. Impacto: Abrangência dos danos causados por um incidente de segurança sobre um ou mais processos de negócio. Probabilidade: Conceito filosófico e matemático que permite a quantificação da incerteza, permitindo que ela seja aferida, analisada e usada para a realização de previsões ou para a orientação de intervenções. É aquilo que torna possível lidar de forma racional com problemas envolvendo o imprevisível. Os conceitos acima apresentados remetem a definição de risco como “a probabilidade de ameaças causarem incidentes a partir da exploração de vulnerabilidades, gerando impactos negativos nos negócios”. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 21 de 84 O objetivo da segurança é impedir a ocorrência de incidentes que provoquem danos ao negócio das empresas. Caso não exista forma de impedir algum incidente, então a segurança procura minimizar os impactos negativos no negócio. A avaliação de segurança busca rastrear e identificar as vulnerabilidades de modo a definir as medidas de segurança capazes de eliminar os pontos fracos dos ambientes de negócio mais sensíveis. Gestão de Segurança de Pessoas e Ambientes A Gestão de Segurança de ambientes precisa considerar o nível de criticidade de cada ambiente para desenvolver as ações voltadas para a segurança desses locais. Ambientes mais sensíveis (suscetíveis a ataques) recebem um maior nível de proteção. Conforme a importância do local (ou unidade), podemos ter as seguintes gradações de segurança para áreas, instalações, unidades e ambientes: segurança excepcional: área de excepcional sensibilidade ou periculosidade, cujo acesso e restrito a pessoas estrita e institucionalmente envolvidas nas atividades ai desenvolvidas. Local estratégico para a unidade ou organização, para o qual o autor classifica o controle de acesso como ultra-secreto; segurança elevada: área de elevada sensibilidade ou periculosidade, cujo acesso e restrito a pessoas intima e institucionalmente envolvidas nas atividades ai desenvolvidas. O Controle de acesso neste caso e classificado como secreto; segurança mediana: área de mediana sensibilidade ou periculosidade, com acesso restrito a pessoas que tenham relações institucionais com as atividades ai desenvolvidas. Para este caso, o controle de acesso e classificado como confidencial; segurança rotineira: área de baixa sensibilidade ou periculosidade, cujo acesso e restrito a pessoas que tenham necessidade de trato funcional ou de negócios com as atividades ai desenvolvidas. Normalmente o controle de acesso e classificado como reservado; segurança periférica: área isenta de sensibilidade ou periculosidade, que integra os limites do perímetro da unidade ou instalação. Segurança da Informação Segurança da Informação é definida como “a proteção contra um grande número de ameaças às informações, de forma a assegurar a continuidade do negócio, minimizando danos comerciais e maximizando o retorno de investimentos e oportunidades”. Exemplos de ameaças às informações podem ser o acesso não autorizado, as alterações indevidas ou a própria perda da informação. A segurança da informação compreende, portanto, um conjunto de mecanismos de proteção frente às ameaças. De acordo com a NBR ISO/IEC 17799, há muitos tipos de ativos associados com os sistemas de informação, a saber: Informação: banco de dados e de arquivos, documentação de sistema, manual de usuários, material de treinamento, procedimentos operacionais ou de suporte, planos de continuidade, planos de recuperação, arquivos de informação; Programas de aplicação, sistemas, utilitários e ferramentas de desenvolvimento; Físicos, como equipamentos de computação (processadores, monitores, laptops, modems), equipamentos de comunicação (roteadores, PABX, máquinas de fax, equipamentos de telefonia), mídias magnéticas (fitas e discos), outros equipamentos técnicos (geradores de energia, ar-condicionado), móveis; Serviços de comunicação e computação, utilidades em geral, isto é, calefação, iluminação, energia, refrigeração; Pessoas e suas qualificações e conhecimentos; Intangíveis, tais como a reputação e a imagem da organização. Na visão de segurança da informação, são três os elementos que compõem os ativos: Informações; GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 22 de 84 Equipamentos e sistemas que oferecem suporte a elas; Pessoas que as criam e utilizam. Toda informação possui um ciclo de vida: Criação: momento em que a informação é produzida. Exemplos: quando nasce um novo projeto ou uma nova idéia. Manuseio: momento em que a informação é manipulada. Exemplos: folhear um maço de papéis, digitar informações colhidas em um site, utilizar sua senha de acesso para autenticação. Armazenamento: momento em que a informação é guardada. Exemplos: banco de dados compartilhado, anotação de papel postada em um arquivo físico, mídia de disquete depositada na gaveta na mesa de trabalho. Transporte: momento em que a informação é movida de um ponto a outro. Exemplos: encaminhar informações por correio eletrônico (e-mail), postar documento via aparelho de fax, prestar uma informação ao telefone. Descarte: momento em que a informação torna-se inútil. Exemplos: depositar na lixeira da empresa um material impresso, eliminar um arquivo eletrônico em seu computador de mesa, descartar um CD com informações desatualizadas. A segurança da informação deve proteger a informação em todo o seu ciclo de vida, para garantir a continuidade do negócio da organização. Sendo a informação tão relevante para a sobrevivência organizacional, é essencial que seja adequadamente protegida contra diversos tipos de ameaças. A tríade CIA (Confidentiality, Integrity and Availability) -- Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade -- representa os princípios que, atualmente, orientam a análise, o planejamento e a implementação da segurança para um determinado grupo de informações que se deseja proteger. Confidencialidade:princípio que limita o acesso à informação tão somente às entidades legítimas, ou seja, àquelas autorizadas pelo proprietário da informação. Para atender a esse princípio, toda informação deve ser protegida de acordo com o grau de sigilo de seu conteúdo, visando à limitação do seu acesso e uso apenas às pessoas para quem ela está destinada. Integridade: princípio que garante que a informação manipulada mantenha todas as características originais estabelecidas pelo proprietário da informação, incluindo controle de mudanças e garantia do seu ciclo de vida (criação, manuseio, armazenamento, transporte e descarte). Para atender a esse princípio, toda informação deve ser mantida na mesma condição em que foi disponibilizada por quem a criou. Deve estar protegida contra alterações indevidas, sejam intencionais ou acidentais. Disponibilidade: princípio que garante que a informação esteja ao alcance do usuário, quando necessário. Para manter a disponibilidade é necessária a prestação contínua de determinado serviço (como, por exemplo, o acesso a um banco de dados), sem interrupção no fornecimento de informações. A política de segurança da informação - PSI é definida como um documento que consolida os princípios balizadores da gestão de segurança de informações. A observância da política é dever de todos os funcionários de todos os níveis hierárquicos, inclusive prestadores de serviços terceirizados. A PSI deve ser formalizada e divulgada a todos os usuários das informações corporativas. “Em linhas gerais, a política resume os princípios de segurança da informação que a organização reconhece como sendo importantes e que devem estar presentes no dia-a-dia de suas atividades”. Na gestão de segurança da informação são observados procedimentos relativos a classificação das informações e ao controle de acesso: Classificação: Atividade pela qual se atribuirá o grau de sigilo às informações seja meios eletrônicos, sejam impressos. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 23 de 84 Proprietário: Área responsável pela gestão da informação. Custodiante: Área responsável por assegurar que as informações estão protegidas de acordo com a classificação estabelecida pelo proprietário. Perfil de acesso: Definição dos direitos de acesso às informações, transações, em meios eletrônicos ou impressos de acordo com a classificação. As seguintes classes de informação já são consideradas suficientes para uma boa gestão da informação: informação pública: são aquelas que não necessitam de sigilo algum, podendo ter livre acesso para os colaboradores. Não há necessidade de investimentos em recursos de proteção. São informações que se forem divulgadas fora da organização não trarão impactos para os negócios; informação interna: o acesso externo às informações deve ser evitado. Entretanto, se esses dados tornarem-se públicos, as conseqüências não serão críticas; informação confidencial: as informações desta classe devem ser confidenciais dentro da organização e protegidas do acesso externo. Se alguma delas for acessada por pessoas não autorizadas as operações da organização poderão ser comprometidas, causando perdas financeiras e na competitividade. Atualmente, existem varias ferramentas de proteção da informação, constituindo instrumentos que garantam a segurança do ambiente físico ou a segurança do ambiente lógico. São ferramentas caras, a exemplo do circuito fechado de televisão, das portas detectoras de metais, de softwares de proteção a rede (firewalls) e de centrais de monitoramento e prevenção de fraudes eletrônicas. Plano de segurança O plano de segurança apresenta detalhadamente os riscos identificados na atividade operacional da empresa e os procedimentos de segurança adotados, tais como: Vigilância armada; Sistema de alarme; Proteção contra acidentes; Proteção contra incêndios; Demais dispositivos ou equipamentos de segurança existentes (porta com detector de metais – PDM, sistema interno de televisão – CFTV, fechadura eletrônica de tempo programável para cofre, escudo blindado e controle de acesso). GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 24 de 84 ATIVIDADE PROPOSTA 5: Questionário 1) Qual o conceito de Gestão de Segurança? 2) Cite os objetivos e a importância da Gestão de Segurança. 3) Cite as principais atividades desenvolvidas pela Gestão de Segurança. 4) O que é risco operacional e como pode ser classificado? 5) O que são ameaças e como podem ser classificadas? 6) O que são vulnerabilidades e como podem ser classificadas? 7) Em que consiste a Gestão de Segurança de Pessoas e Ambientes e como pode ser classificada? 8) Qual o conceito de Gestão de Segurança da Informação? 9) Quais os ativos ou elementos associados ao sistema de informação da empresa? 10) Qual o ciclo de vida da informação? 11) Descreva os princípios que regem a Gestão de Segurança da Informação. 12) Conceitue política de gestão da informação – PSI. 13) Quais os procedimentos observados pela gestão de segurança da informação relativos a classificação e ao controle de acesso das informações? 14) Quais as classes de informação a serem consideradas suficientes para uma boa gestão da informação? 15) Cite exemplos de ferramentas de proteção da informação utilizadas pelas empresas. 16) Em que consiste o Plano de Segurança da empresa? Efetuar a 8ª etapa da Atividade Proposta 10. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 25 de 84 9. SEGUROS Conceito e finalidade do seguro Seguro é um contrato aleatório, pelo qual uma das partes se obriga, mediante cobrança de prêmios, a indenizar outra de um perigo ou prejuízo eventual (Dicionário Aurélio). Seguro é uma proteção pela qual, mediante o pagamento de uma pequena remuneração, uma pessoa se faz prometer para si ou para outrem, no caso da efetivação de um evento determinado, uma prestação de uma terceira pessoa que, assumindo um conjunto de eventos determinados, os compensa de acordo com as leis da estatística e o princípio do mutualismo. A finalidade específica do seguro é restabelecer o equilíbrio econômico perturbado, sendo vedada, de se revestir do aspecto de jogo ou dar lucro ao segurado. Portanto, a finalidade do seguro está vinculada a proteção dos indivíduos e das empresas, podendo, assim, ser dita de natureza particular, mas que atinge, por consequência, objetivo de ordem social ao preservar condições de sustento, empregos e meios de produção. Exemplo: Quando ocorre um incêndio em uma Empresa, obrigando-a a paralisar temporariamente as suas atividades, se a mesma não tiver contratado seguro cobrindo os danos causados pelo fogo e pelos meios utilizados para combatê-lo, além de uma garantia para pagamento de suas despesas fixas (salários, impostos, etc.), para despesas de reinstalação em um novo local e perda de lucro, certamente haverá uma perturbação no seu equilíbrio econômico, podendo ocasionar o desemprego, a inadimplência para com terceiros e, até mesmo, o encerramento de suas atividades. Fundamentos do Seguro Mutualismo formação de um grupo de pessoas com interesses em comum constituindo uma reserva econômica para dividir um risco de um acontecimento não previsto. Incerteza contempla dois aspectos básicos: a possibilidade de ocorrência do evento e o momento da ocorrência. Previdência está relacionada diretamente à proteção das pessoas em relação a si próprias ou a seus bens. Características do Contrato de Seguro O seguro é contrato aleatório, onerosos, bilaterais, consensuais e são de adesão ou não; não podendo, ainda, ocorrer à rescisão unilateral: São aleatórios, devido ao elemento risco, pois dependerá sempre de fato eventual. São onerosos,pois, geralmente, cada uma das partes busca vantagem patrimonial, a seguradora com o valor a ser pago pelo segurado, e o segurado com a garantia que seu bem-estará protegido. São bilaterais por exigirem a manifestação de vontade de ambas às partes, que são obrigadas de forma recíproca. São consensuais, pois necessitam apenas do consentimento das partes, não sendo necessária nenhuma outra solenidade. Verifica-se a sua consensualidade, pois é possível a comprovação da relação contratual com o pagamento da apólice, não sendo necessária emissão da apólice (o que tornaria a relação solene, não mais consensual). Se o contrato não for de adesão, a normas do contrato não devem ser interpretadas nem por analogia nem por extensão. No caso de ser um contrato de adesão (é aquele contrato proposto pela seguradora, com cláusulas que não podem ser discutidas, bastando o contratante/eventual segurado aceitá-lo ou não), as normas devem ser interpretadas em favor do segurado nos casos de dúvida, devido a posição do segurado na relação (é inferior, já que a seguradora impõe aquelas cláusulas), conforme redação do artigo 423 do Código Civil: "Quando houver no contrato de adesão cláusulas ambíguas ou contraditórias, dever-se-á adotar a interpretação mais favorável ao aderente". Vale ressaltar que nenhuma cláusula contratual pode contrariar normas de ordem pública, independentemente da autonomia dos contratantes. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 26 de 84 Sujeitos da Operação do Seguro O segurado é a pessoa física ou jurídica economicamente interessada no bem exposto ao risco e que transfere a seguradora, mediante pagamento de uma certa importância, o risco de um determinado evento atingir o bem de seu interesse. Estipulante é a pessoa física ou jurídica que contrata o seguro a favor do segurado. Em alguns casos a pessoa do estipulante é distinta da pessoa do segurado, podendo ser o representante ou mandatário do segurado. Beneficiário é a pessoa física ou jurídica designada pelo segurado para receber indenizações devidas pelo segurado. Em princípio, o segurado é o beneficiário do seguro, ocorrendo, entretanto, casos em que o segurado indica um beneficiário. Como exemplo, citamos os seguros de vida em grupo contratados por empresas (estipulante), em que o risco coberto é a morte do funcionário (segurado) e cujo pagamento será feito aos herdeiros legais (beneficiários). As Seguradoras são empresas legalmente constituídas para assumir e gerir coletividades de riscos, obedecidos aos critérios técnicos e administrativos específicos e são reconhecidas, no Brasil, como sociedades por ações, devidamente autorizadas pelo Ministério da Fazenda, nos termos da legislação específica. O Segurador é a pessoa jurídica que assume a responsabilidade de determinados riscos e paga a indenização ao segurado e aos seus beneficiários, no caso da ocorrência do sinistro. A principal obrigação do segurador é pagar o prejuízo resultante do risco assumido, ou seja, indenizar o segurado de acordo com as condições estabelecidas no Contrato. Somente empresas ou sociedades organizadas podem ser seguradores. O pagamento feito pelo segurador deve ser feito em espécies, sendo permitido, nos seguros de danos, o ressarcimento dos prejuízos pela reparação reposição do sinistro, desde que previamente estipulado em contato. Início da Atividade Seguradora no Brasil A atividade seguradora no Brasil teve início com a abertura dos portos ao comércio internacional, em 1808. A primeira sociedade de seguros a funcionar no país foi a "Companhia de Seguros BOA-FÉ", em 24 de fevereiro daquele ano, que tinha por objetivo operar no seguro marítimo. Neste período, a atividade seguradora era regulada pelas leis portuguesas. Somente em 1850, com a promulgação do "Código Comercial Brasileiro" (Lei n° 556, de 25 de junho de 1850) é que o seguro marítimo foi pela primeira vez estudado e regulado em todos os seus aspectos. O advento do "Código Comercial Brasileiro" foi de fundamental importância para o desenvolvimento do seguro no Brasil, incentivando o aparecimento de inúmeras seguradoras, que passaram a operar não só com o seguro marítimo, expressamente previsto na legislação, mas, também, com o seguro terrestre. Até mesmo a exploração do seguro de vida, proibido expressamente pelo Código Comercial, foi autorizada em 1855, sob o fundamento de que o Código Comercial só proibia o seguro de vida quando feito juntamente com o seguro marítimo. Com a expansão do setor, as empresas de seguros estrangeiras começaram a se interessar pelo mercado brasileiro, surgindo, por volta de 1862, às primeiras sucursais de seguradoras sediadas no exterior. Estas sucursais transferiam para suas matrizes os recursos financeiros obtidos pelos prêmios cobrados, provocando uma significativa evasão de divisas. Assim, visando proteger os interesses econômicos do País, foi promulgada, em 5 de setembro de 1895, a Lei n° 294, dispondo exclusivamente sobre as companhias estrangeiras de seguros de vida, determinando que suas reservas técnicas fossem constituídas e tivessem seus recursos aplicados no Brasil, para fazer frente aos riscos aqui assumidos. Algumas empresas estrangeiras mostraram-se discordantes das disposições contidas no referido diploma legal e fecharam suas sucursais. O mercado segurador brasileiro já havia alcançado desenvolvimento satisfatório no final do século XIX. Concorreram para isso, em primeiro lugar, o Código Comercial, estabelecendo as regras necessárias sobre seguros marítimos, aplicadas também para os seguros terrestres e, em segundo lugar, a instalação no Brasil de seguradoras estrangeiras, com vasta experiência em seguros terrestres. GESTÃO PATRIMONIAL – PROF. MOIZÉS FERREIRA BORBA Pag. 27 de 84 Surgimento da Previdência Privada O século XIX também foi marcado pelo surgimento da "previdência privada" brasileira, pode- se dizer que inaugurada em 10 de janeiro de 1835, com a criação do MONGERAL - Montepio Geral de Economia dos Servidores do Estado - proposto pelo então Ministro da Justiça, Barão de Sepetiba, que, pela primeira vez, oferecia planos com características de facultatividade e mutualismo. A Previdência Social só viria a ser instituída através da Lei n° 4.682 (Lei Elói Chaves), de 24/01/1923. A Criação da Superintendência Geral de Seguros O Decreto n° 4.270, de 10/12/1901, e seu regulamento anexo, conhecido como "Regulamento Murtinho", regulamentaram o funcionamento das companhias de seguros de vida, marítimos e terrestres, nacionais e estrangeiras, já existentes ou que viessem a se organizar no território nacional. Além de estender as normas de fiscalização a todas as seguradoras que operavam no País, o Regulamento Murtinho criou a "Superintendência Geral de Seguros", subordinada diretamente ao Ministério da Fazenda. Com a criação da Superintendência, foram concentradas, numa única repartição especializada, todas as questões atinentes à fiscalização de seguros, antes distribuídas entre diferentes órgãos. Sua jurisdição alcançava todo o território nacional e, de sua competência, constavam as fiscalizações preventiva, exercida por ocasião do exame da documentação da sociedade que requeria autorização para funcionar, e repressiva, sob a forma de inspeção direta, periódica, das sociedades. Posteriormente, em 12 de dezembro de 1906, através do Decreto n° 5.072, a Superintendência Geral de Seguros foi substituída por uma Inspetoria de Seguros, também subordinada ao Ministério da Fazenda. O Contrato de Seguro no Código Civil Brasileiro Foi em 1º de janeiro de 1916 que se deu o maior avanço de ordem jurídica no campo do contrato de seguro, ao ser sancionada a Lei n° 3.071, que promulgou o "Código Civil Brasileiro", com um capítulo específico dedicado ao "contrato de seguro".
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