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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 1 
 
 
 
 
Arquivologia 
 
O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou 
recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses 
documentos são fontes das informações utilizadas para a 
execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por 
acumulação ao longo das atividades e isso ocorre 
independentemente do suporte ou da natureza, sejam em 
atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em 
geral. 
 
Um documento é qualquer meio que comprove a existência 
de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma 
unidade de registro de informação independente do suporte 
utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser 
considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um 
valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo 
podem ser classificados por diferentes tipos em vários 
suportes. 
 
Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, 
estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais. 
Para Martins1 o arquivo também pode ser definido como 
“a entidade ou órgão administrativo responsável pela 
custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos 
arquivos sob sua jurisdição”. 
 
Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos 
de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de 
dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de 
notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma 
Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas 
atividades. 
 
A ciência que estuda as funções, os princípios, as 
técnicas do arquivo é chamada de arquivologia. 
 
O profissional que exerce atividade ligada a 
arquivologia pode ser chamado de arquivista. 
 
A arquivologia busca gerenciar informações que possam 
ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum 
utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros 
procedimentos no processo de identificação, organização, 
desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, 
publicação, fornecimento, circulação, recuperação e 
armazenamento das informações. 
Algumas atribuições do profissional arquivista são: 
gerenciar as informações, realizar atividades de conservação, 
preservação, gestão documental, disseminação da informação 
que se encontra nos documentos, atuar em prol da 
preservação do patrimônio documental de uma pessoa física 
 
1 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e 
semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em: 
ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em 
instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos 
públicos ou privados, centros de documentação, instituições 
culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo 
profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de 
pesquisa e recuperação da informação, considerando a teoria 
das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e 
permanente. 
 
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das 
teorias, e as práticas de gestão foram extremamente 
importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais 
para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento 
da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, 
planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática 
e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora 
existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a 
conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta 
área é que muitas empresas/organizações não tem uma 
preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre 
esse desinteresse consequentemente o profissional também é 
desconhecido pela organização e as atividades que esse 
profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento 
das informações passam a ser exercidas por profissionais de 
outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma 
consequência do posicionamento de algumas organizações é 
justamente a qualidade e resultado dos serviços. 
 
O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido 
durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma 
organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de 
modo que sirva como prova da atividade. É uma informação 
registrada, independente da forma ou do suporte. 
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo 
recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um 
arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteção 
dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de 
acondicionamento. O conjunto de operações de 
acondicionamento e armazenamento de documentos é o 
arquivamento. 
 
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da 
diferença entre a arquivística e as outras ciências 
documentárias. São eles: 
 
Princípio da Proveniência 
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu 
produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser 
organizados em obediência à competência e às atividades da 
instituição ou pessoa legitimamente responsável pela 
produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos 
originários de uma instituição ou de uma pessoa devem 
manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto 
orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de 
origem distinta. 
 
Princípio da Organicidade 
As relações administrativas orgânicas se refletem nos 
conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo 
a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades 
da entidade produtora/acumuladora em suas relações 
internas e externas. 
 
Princípio da Unicidade 
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os 
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em 
função do contexto em que foram produzidos. 
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-
1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia. 
2.1. Conceitos Fundamentais 
de Arquivologia. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 2 
Princípio da Indivisibilidade ou integridade 
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem 
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou 
adição indevida. 
 
Princípio da Cumulatividade 
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. 
 
Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas 
organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui 
vai mais alguns princípios2: 
 
- Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos 
deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em 
consideração a proveniência e a classificação original. 
 
- Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou 
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se 
necessário. 
 
- Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da 
territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em 
serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, 
excetuados os documentos elaborados pelas representações 
diplomáticas ou resultantes de operações militares. 
 
- Princípio da proveniência funcional – com a transferência 
de funções de uma autoridade para outra como resultado de 
mudança política ou administrativa, documentos relevantes 
ou cópias são também transferidos para assegurar a 
continuidade administrativa. Também chamado pertinência 
funcional. 
 
O nível de importância dos arquivos está relacionado com 
a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem 
um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam 
geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas 
documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de 
uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde 
o valor probatório até o cultural. 
Sendo assim, ter seus documentosarquivados 
corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que 
precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade 
na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de 
dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao 
trabalho. 
É extremamente importante que os documentos de 
arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em 
pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas 
ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização 
seja rápida caso necessária. 
 
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, 
visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda 
permanente. 
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores 
encarregados do recebimento, registro, distribuição e 
movimentação dos documentos em curso; denominação 
atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; 
Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 
Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer 
funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição, 
movimentação e expedição de documentos, daí a denominação 
comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste 
ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas 
 
2 ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 
2005. 
que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou 
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o 
documento cumpra a sua função na instituição. Para que este 
problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema 
de base de dados, de preferência simples e descentralizado, 
permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os 
documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu 
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação 
diminuiria o montante de documentos que chegam as 
instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua 
tramitação ou destinação registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro 
documental, afim de que não se perca o controle, bem como 
surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um 
exemplo é como ocorre o preenchimento do campo Assunto, 
na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja 
um campo extremamente importante. 
 
Modelos de arquivos 
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que 
existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos 
e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos 
podem ser classificados: Segundo as entidades criador-
mantenedoras: 
- Públicos (federal, estadual, municipal) 
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, 
sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família, 
cartas, originais de trabalhos, etc.). 
Temos também os Arquivos que guardam e organizam 
documentos cujas informações são registradas em suportes 
diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de 
Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais 
completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados 
por atividades muito especializadas como os Arquivos 
Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas 
vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais 
específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados. 
Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas 
(frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou 
outras. 
 
Pastas Suspensas 
Indicada para o arquivamento de documentos em 
tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na 
posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em 
estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da 
documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo 
corrente. 
 
Pastas Intercaladoras 
Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se 
à guarda de pequenos volumes de papéis. 
No dia-a-dia dos escritórios, no entanto, 
vários documentos são constituídos por grande quantidade de 
papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas 
na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não 
perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo. 
 
Pasta AZ 
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos 
oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição 
vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº 
do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. 
 
Pasta Sanfonada 
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias 
e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 3 
documentos utilizados em atividades externas, pois há maior 
mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos 
em tamanho oficio ou A4. 
 
Pasta Americana 
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso 
policial que possui aba para identificações. É ideal para o 
arquivamento de documentos utilizados em atividades 
externas, pois há maior mobilidade do usuário para o 
arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. 
 
Fichário 
 
O fichário se classifica como arquivo permanente. O 
fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter 
uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com 
gavetas para fichas e documentos. 
No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição 
horizontal, uma sobre as outras – modelo KARDEX. As fichas 
são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas. 
Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, 
a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da 
imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à 
dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o 
aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam 
como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações. 
O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas 
em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente 
separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais 
econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um 
grande número de fichas. 
 
Cadastro: recebimento e registro 
 
Receber as correspondências, separando as de caráter 
oficial de caráter particular, distribuindo as de caráter 
particular a seus destinatários. 
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a 
fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem 
ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, 
chegar ao seu destinatário. 
 
Para isto recomenda-se: 
- Separar as correspondências de caráter ostensivo das de 
caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus 
respectivos destinatários; 
- Tomar conhecimento das correspondências de caráter 
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de 
antecedentes, se existirem; 
- Classificar o documento de acordo com o método da 
instituição; carimbando-o em seguida; 
- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao 
protocolo. 
- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a 
segunda via da ficha ao documento; 
- Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com 
os dados das fichas de protocolo; 
 -Arquivar as fichas de protocolo. 
 
A tramitação de um documento dentro de uma instituição 
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da 
forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do 
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, 
como data de entrada, setores por que já passou, enfim, 
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da 
instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da 
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente 
encontravam dificuldades, comoa não localização de 
documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de 
valor probatório, por exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos 
devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou 
recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos 
torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer 
uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de 
uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as 
recomendações com relação à expedição de documentos, 
destacam-se: 
 
- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos 
e completando dados; 
- Separar as cópias, expedindo o original; 
- Encaminhar as cópias ao Arquivo. 
 
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem 
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias 
documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem 
situações diversas. Servem apenas como exemplos para a 
elaboração de rotinas em cada instituição. 
 
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de 
Acervos Arquivísticos 
 
O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de 
Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do 
CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na 
Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, 
denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos 
Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de 
cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil. 
Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as 
entidades custodiadoras de acervos arquivísticos terão 
disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua 
instituição, como: missão institucional, acervos, endereço, 
horário de funcionamento e formas de contato. 
O CODEARQ somente será fornecido às entidades 
custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, mesmo que 
com algumas restrições. 
A solicitação do código de identificação pela entidade 
custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa 
a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser 
encaminhada à Coordenação do CONARQ, por meio do 
preenchimento do formulário Cadastro de Entidade 
Custodiadora de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo 
para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br. 
 
Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade 
 
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de 
Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão 
documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação 
e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo 
maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e 
das informações, autorizando a eliminação criteriosa de 
documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda 
e a preservação dos documentos de guarda permanente. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta 
da atividade de classificação que recupera o contexto de 
produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo 
com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade 
responsável por sua produção ou acumulação. 
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo 
resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda 
para os documentos em razão de seus valores administrativo, 
fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua 
eliminação ou determina a sua guarda permanente. 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 4 
 
 
A classificação parte de um processo intelectual de 
identificação e de reagrupamento sistemático de temas 
semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, 
em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade 
assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de 
convenções, de métodos e regras de procedimentos 
logicamente estruturados que permite a classificação dos 
documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam 
os suportes e a idade desses documentos. 
De acordo com Faria3, o plano de classificação é o 
instrumento desenvolvido por arquivistas para auxiliar na 
organização das informações para a recuperação futura e para 
o armazenamento ordenado. Ele traduz o conhecimento dos 
gestores sobre o estoque informacional arquivístico da 
instituição. Podemos ainda considerar como o esforço da 
organização, conjunto de documentos ou arquivos de uma 
instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de 
classificação. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo 
apresenta os documentos hierarquicamente organizados de 
acordo com a função, subfunção e atividade (classificação 
funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade 
(classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou 
acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse 
contexto da produção documental, atribuímos códigos 
numéricos aos tipos/séries documentais. 
A ausência de normas, métodos e procedimentos de 
trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos, 
transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, 
dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de 
informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito 
das instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a 
elaboração do Plano de Classificação assume uma importância 
relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, 
para sua elaboração, profundo conhecimento da estrutura e 
funcionamento do organismo produtor e o comprometimento 
dos profissionais de todas as suas áreas de atuação. 
 
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo 
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico 
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos 
de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o 
acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua 
estrutura básica deve necessariamente contemplar os 
conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma 
instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda 
nas fases corrente e intermediária, a destinação final – 
eliminação ou guarda permanente, além de um campo para 
observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
 
 
 
 
3 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão 
arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na 
organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado 
em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração, 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização 
do instrumento: 
 
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos 
documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente 
distribuídos de acordo com as funções e atividades 
desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor 
identificação do conteúdo da informação, foram empregadas 
funções, atividades, espécies e tipos documentais, 
genericamente denominados assuntos, agrupados segundo 
um código de classificação, cujos conjuntos constituem o 
referencial para o arquivamento dos documentos. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que 
contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente 
para agilizar a sua localização na tabela. 
 
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para 
arquivamento dos documentos nas fases corrente e 
intermediária, visando atender exclusivamente às 
necessidades da administração que os gerou, mencionado, 
preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser 
expresso a partir de uma ação concreta que deverá 
necessariamente ocorrer em relação a um determinado 
conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na 
definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até 
homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O 
prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao 
período em que o documentoé frequentemente consultado, 
exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. 
A fase intermediária relaciona-se ao período em que o 
documento ainda é necessário à administração, porém com 
menor frequência de uso, podendo ser transferido para 
depósito em outro local, embora à disposição desta. 
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas 
formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da 
administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito 
dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). 
 
Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases 
corrente e intermediária foi definida a partir das 
seguintes variáveis: 
 
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com 
serviços de arquivamento intermediário: 
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se 
enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição 
dos prazos, considerando-se as características de cada fase, 
desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma 
a contemplar os seguintes setores arquivísticos: 
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao 
arquivo da unidade organizacional); 
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao 
setor de arquivo geral/central da instituição); 
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que 
corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, 
geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas 
esferas federal, estadual e municipal). 
 
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com 
serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados 
nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis 
pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como 
arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para 
esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. 
 
Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de 
Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), 
Brasília, 2006. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 5 
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam 
com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, 
as unidades organizacionais também funcionam como arquivo 
corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo 
previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que 
promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. 
 
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam 
com serviços de arquivamento intermediário: 
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades 
organizacionais são igualmente responsáveis pelo 
arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a 
cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá 
assumir tais funções. 
 
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação 
estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento 
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) 
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no 
documento são consideradas importantes para fins de prova, 
informação e pesquisa. 
A guarda permanente será sempre nas instituições 
arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos 
estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela 
preservação dos documentos e pelo acesso às informações 
neles contidas. Outras instituições poderão manter seus 
arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos 
arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações 
sobre os respectivos acervos. 
 
4. Observações: Neste campo são registradas informações 
complementares e justificativas, necessárias à correta 
aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à 
alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos 
quanto à destinação dos documentos, segundo a 
particularidade dos conjuntos documentais avaliados. 
A necessidade de comunicação é tão antiga como a 
formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de 
se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas 
observações, seu pensamento, para deixar como legado às 
gerações futuras. 
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é 
do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais 
simples, guardar é arquivar. 
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o 
verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. 
Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram 
mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo 
o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do 
trabalho intelectual e espiritual do homem. 
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, 
evita repetição desnecessária de experiências, diminui a 
duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o 
que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de 
pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o 
administrador a tomada de decisões. 
 
O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de 
Documentos associados garantem a simplificação e a 
racionalização dos procedimentos de gestão documental, 
imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos 
documentos e das informações e autorizam a eliminação 
criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram. 
 
Objetivos e benefícios da classificação 
- Organização lógica e correto arquivamento de 
documentos; 
- Recuperação da informação ou do documento; 
- Recuperação do contexto original de produção dos 
documentos; 
- Visibilidade às funções, subfunções e atividades do 
organismo produtor; 
- Padronização da denominação das funções, atividades e 
tipos/séries documentais; 
- Controle do trâmite; 
- Atribuição de códigos numéricos; 
- Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da 
Tabela de Temporalidade 
 
A tabela de temporalidade deverá contemplar as 
atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta 
forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e 
destinação dos documentos relativos às suas atividades 
específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente, 
esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública 
para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe 
confira legitimidade. 
 
Métodos de Arquivamento 
Assim como a Teoria das 3 idades, os métodos de 
arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais 
cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais 
constância, sobretudo as regras de alfabetação (método 
alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. 
 
Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística, revela que métodos de arquivamento é = 
Sequência de operações que determina a disposição dos 
documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos 
outros, e a identificação de cada unidade. 
 
Importante: O uso de métodos de arquivamento 
apropriados é muito importante para o organismo, pois 
dessa forma quem trabalha com a documentação irá 
organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de 
recuperá-la com rapidez quando for necessário. 
 
Mas, como escolher o método mais adequado? Cada 
organismo deve adotar métodos de arquivamento que 
atendam às suas necessidades específicas, levando-se em 
consideração a estrutura da entidade e as características dos 
documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não 
adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, 
considerando sempre a documentação existente nos setores 
componentes de determinada empresa. 
 
DIVISÃO 
 
- CLASSES 
Os métodos de arquivamento são divididos em duas 
grandes classes: 
• básicos 
• padronizados 
 
- BÁSICOS 
Podemos dividir os métodos básicos em: 
• alfabético (principal elemento a ser considerado num 
documento: nome) 
• geográfico (principal elemento: local ou procedência)• numérico (principal elemento: número) 
• ideográfico (principal elemento: assunto) 
 
Observações: 
 
1ª) Os métodos numéricos podem ser: 
simples/cronológico/dígito-terminal 
2ª) Os métodos ideográficos podem ser: 
• alfabético (enciclopédico/dicionário) 
• numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação 
coordenada) 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 6 
-PADRONIZADOS 
 Variadex 
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente 
auxiliar mnemônico) às letras. 
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas 
em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias 
são coloridas e as notações alfabéticas. 
 
Ex.: LETRAS → CORES 
O, P, Q e abreviações → azul 
 
Cores convencionadas: 
A – D e abreviações – ouro ou laranja 
E – H e abreviações – rosa ou amarelo 
I – N e abreviações – verde 
O – Q e abreviações – azul 
R – Z e abreviações – palha ou violeta 
 
As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas 
conveniências 
Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, 
aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as 
regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda 
letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo 
da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova. 
-Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando 
acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, 
números e cores 
 
-Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela 
semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente. 
 
-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da 
combinação de letras em lugar de números. As letras são 
consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender 
auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de 
forma mais ágil, a recuperação da informação. 
 
 Rôneo - Combina letras, números e cores. Está 
obsoleto. 
 
ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem 
em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem 
mais para cargos de nível superior ou para concursos 
envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais 
da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve 
saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale 
ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex 
não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos 
mnemônico e rôneo estarem obsoletos. 
 
SISTEMAS 
 
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois 
grandes sistemas: 
• direto 
• indireto 
 
- Sistema direto 
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do 
documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros 
instrumentos de pesquisa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Exemplos: métodos alfabético e geográfico. 
 
- Sistema indireto 
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um 
índice alfabético remissivo ou a um determinado código. 
 
Exemplo: métodos numéricos. 
 
 
 
Método alfabético 
 
É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque 
obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não 
apresentará grandes dificuldades nem para a execução do 
trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento 
desejado, pois a consulta é direta. 
 
Método numérico simples 
 
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do 
correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à 
ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer 
planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste 
método, devemos organizar dois índices em fichas; numas 
fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que 
numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no 
outro são arquivadas numericamente, de acordo com o 
número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o 
arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo 
(registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o 
último número preenchido e assim destinaremos o número 
seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado. 
 
Método alfabético numérico 
 
Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que 
procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples 
e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta 
combinação resultou um método que apresenta ao mesmo 
tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no 
arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de 
numeralfa e alfanumérico. 
 
Método geográfico 
 
Este método é muito aconselhável quando desejamos 
ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, 
isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios 
etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial 
utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as 
praças onde operam ou residem. 
 
Método específico ou por assunto 
Indiscutivelmente, o método específico, representado por 
palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis 
processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as 
pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o 
melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o 
vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o 
fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção 
acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do 
arquivista, nesta seleção. 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 7 
Método decimal 
 
Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil 
Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para 
bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande 
sucesso; fora publicado em 1876. 
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as 
quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por 
diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças 
à sua base decimal. 
 
Método simplificado 
 
Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um 
método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de 
vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir 
num só móvel as vantagens de todos eles. 
 
Avaliação, Temporalidade e Destinação 
A avaliação é uma atividade vital em um programa de 
gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar 
o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária, 
facilitando a constituição dos arquivos permanentes. A 
avaliação é o processo de análise dos documentos 
arquivísticos, visando estabelecer prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores primário e secundário 
que lhes são atribuídos. 
Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar 
formalizados na tabela de temporalidade e destinação do 
órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo 
necessário para o arquivamento dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às 
necessidades da administração que os gerou, baseado em 
estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deverá 
ser conservado por tempo maior que o necessário. 
A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na 
teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos 
arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de 
valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor 
probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência 
para os arquivos intermediários de documentos que não 
tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de 
avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente 
onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. 
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade 
de seleção, que consiste na separação dos documentos de valorpermanente daqueles passíveis de eliminação, mediante 
critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e 
destinação. 
A complexidade e a abrangência de conhecimentos 
exigidos pelo processo de avaliação, que implica no 
estabelecimento de critérios de valor, requerem a participação 
de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais do órgão ou 
entidade, conforme legislação vigente. 
O sistema de gestão arquivística de documentos, 
particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a 
temporalidade e a destinação prevista para o documento no 
momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e 
as ações previstas na tabela de temporalidade e destinação do 
órgão ou entidade. 
Essa informação deve ser registrada em um metadado 
associado ao documento. O sistema de gestão arquivística de 
documentos deve também ter capacidade de identificar os 
documentos que já cumpriram sua temporalidade para 
implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse 
sistema deverá ser capaz de listar os documentos que tenham 
cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e 
destinação. 
 
4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf 
As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas 
aos documentos de forma sistemática no curso rotineiro das 
atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas determinações 
não poderão ser implementadas em documentos que estejam 
com pendências, sob litígio ou investigação. O sistema de 
gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes 
ações: 
 
- Retenção dos documentos, por um determinado período, 
no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou. 
- Eliminação física; 
- Transferência; 
- Recolhimento para instituição arquivística pública. 
 
O arquivamento de registros informatizados ocorre por 
meio de programas ou sistemas informatizados geralmente 
não usam papéis, e podem usar as formas de classificação por 
método numérico, por assunto ou mesmo o método alfabético. 
Porém, é sempre importante o sistema conter campos de 
busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de 
impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos. 
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos 
(CONARQ)4, os procedimentos e operações técnicas do sistema 
de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais: 
 
Captura 
A captura consiste em declarar um documento como sendo 
um documento arquivístico por meio das ações de: 
- registro; 
- classificação; 
- indexação; 
- atribuição de outros metadados; 
- arquivamento. 
Os objetivos da captura são: 
- identificar o documento como documento arquivístico; 
- demonstrar a relação orgânica dos documentos. 
 
A captura é a incorporação de um documento ao sistema 
de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de 
tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento 
tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e 
posteriormente arquivado, como ser imediatamente 
arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou 
diretório, no caso de documentos digitais. 
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de 
documentos em papel, a captura é feita no momento em que o 
documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um 
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos 
(SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente 
dentro do sistema e então capturado automaticamente no 
momento do registro, como pode ser produzido fora do 
sistema e capturado e registrado posteriormente. 
Além do código de classificação, descritores, número de 
protocolo e número de registro, a captura pode prever a 
introdução de outros metadados tais como: data e hora da 
criação, da transmissão e do recebimento do documento; 
nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário, 
entre outros. 
Esses metadados podem ser registrados em vários níveis 
de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos 
procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico 
administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o 
documento arquivístico de um modo inequívoco e mostrar sua 
relação com os outros documentos. 
A captura tem como pré-requisito a definição de: quais 
documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo 
sistema de gestão arquivística de documentos; quem deve ter 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 8 
acesso a esses documentos e em quais níveis; por quanto 
tempo serão retidos. 
As decisões sobre captura e retenção devem ser 
consideradas no momento da concepção do sistema de gestão 
arquivística de documentos. A decisão sobre quais 
documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem 
ser mantidos devem seguir o Modelo de requisitos para 
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos 
- julho/2006 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / 
CONARQ - e levar em conta a análise dos seguintes fatores: 
legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao 
exercício das atividades do órgão ou entidade, bem como grau 
de risco que correm caso não capturem documentos 
arquivísticos. 
 
Documentos que exigem captura são aqueles que: 
- responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma 
ação; 
- documentam uma obrigação ou responsabilidade; 
- estão relacionados à prestação de contas do órgão ou 
entidade. 
 
Registro 
O registro consiste em formalizar a captura do documento 
arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio 
da atribuição de um número identificador e de uma descrição 
informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a 
atribuição de metadados. O registro tem por objetivo 
demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e 
capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, 
bem como facilitar sua recuperação. 
Os documentos podem ser registrados em níveis 
diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de 
documentos, ou seja, além do número identificador atribuído 
pelo sistema, um documento pode receber também um 
número único de processo/dossiê ao qual pertence. 
As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto 
de operações que visam o controle dos documentos 
produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade, 
assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após o 
recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o 
registro, atribuindo número e data de entrada, anotando o 
código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição 
do documento nas unidades destinatárias. 
Na Administração Pública, em determinados casos, 
documentos formarão processos, os quais deverão ser 
autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é o 
documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo 
mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres 
técnicos, anexos ou ainda instruções para pagamento de 
despesas. No procedimento de autuação, a unidade 
protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um 
número único. Esse número é formado a partir de parâmetros 
estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e 
integridade. 
Existe legislação específica para utilização dos serviços de 
protocolo nas diversas esferas e âmbitos da Administração 
Pública, que regulamenta o registro, a autuação e outros 
procedimentos relativos aos processos e outros documentos 
oficiais. A legislação pertinente ao órgão ou entidade deve ser 
seguida pelo programa de gestão arquivística de documentos. 
 
O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios: 
- número identificador atribuído pelo sistema; 
- data e hora do registro; 
- título ou descrição abreviada; 
 
O registro pode incluir informações descritivas mais 
detalhadas sobre o documentoe sobre outros documentos a 
ele relacionados, tais como: 
- data de produção; 
- data e hora da transmissão e recebimento; 
- destinatário (com identificação do cargo); 
- espécie documental; 
- classificação de acordo com o código de classificação; 
- associações a documentos diferentes que podem estar 
relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se 
referirem à mesma pessoa ou situação; 
- software e versão sob a qual o documento foi produzido 
ou no qual foi capturado; 
- máscaras de formatação (template) necessárias para 
apresentar o documento; 
- restrição de acesso; 
- descritor; 
- prazos de guarda. 
 
Classificação 
 
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o 
conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a 
classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a 
partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou 
entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código 
aos documentos. 
A classificação determina o agrupamento de documentos 
em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento 
destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou 
entidade. Para tanto, deve tomar por base o conteúdo do 
documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o 
uso da informação nele contida. A classificação também define 
a organização física dos documentos, constituindo-se em 
referencial básico para sua recuperação. 
 
Os objetivos da classificação são: 
- Estabelecer a relação orgânica dos documentos 
arquivísticos; 
- Assegurar que os documentos sejam identificados de 
forma consistente ao longo do tempo; 
- Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade) 
com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em 
cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido. 
- Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e 
capacidade para elaborar o conteúdo do documento. 
- Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço 
eletrônico no qual o documento é gerado ou enviado. 
 
A classificação deve se basear no plano de classificação e 
envolve os seguintes passos: 
- Identificar a ação que o documento registra; 
- Localizar a ação ou atividade no plano de classificação; 
- Comparar a atividade com a estrutura organizacional 
para verificar se é apropriada à unidade que gerou o 
documento; 
Aplicar a classificação ao documento. 
 
Indexação 
 
A indexação é a atribuição de termos à descrição do 
documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de 
descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A 
seleção dos termos para indexação normalmente é feita com 
base em: 
- Tipologia documental; 
- Título ou cabeçalho do documento; 
- Assunto do documento; 
- Datas associadas com as transações registradas no 
documento; 
- Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas; 
- Documentação anexada. 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 9 
O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de 
busca e facilitar a recuperação dos documentos, podendo ser 
feita de forma manual ou automática. 
 
Atribuição de restrição de acesso 
 
Os documentos também devem ser analisados com relação 
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados 
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a 
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a 
cada documento. Os documentos que dizem respeito à 
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles 
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da 
vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão 
sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor. 
A atribuição de restrições deve ser feita no momento da 
captura, com base no esquema de classificação de segurança e 
sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os seguintes 
passos: identificar a ação ou atividade que o documento 
registra; identificar a unidade administrativa à qual o 
documento pertence; verificar a precaução de segurança e o 
grau de sigilo; 
 
Eliminação 
 
Eliminar significa destruir os documentos que, na 
avaliação, foram considerados sem valor para a guarda 
permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração 
de listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de 
eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos 
seguintes princípios: 
 
- A eliminação deverá sempre ser autorizada pela 
autoridade arquivística na sua esfera de competência; 
- Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, 
sob litígio ou investigação, não poderão ser destruídos; 
- A eliminação deverá ser realizada de forma a 
impossibilitar a recuperação posterior de qualquer 
informação confidencial contida nos documentos eliminados, 
como por exemplo dados de identificação pessoal ou 
assinatura. 
- Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo 
cópias de segurança e cópias de preservação, independente do 
suporte, deverão ser destruídas. 
 
Transferência 
 
Transferência é a passagem de documentos do arquivo 
corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o 
cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao 
serem transferidos, os documentos deverão ser 
acompanhados de listagem de transferência. A transferência 
pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo: 
 
- Transferência para uma área de armazenamento 
apropriada sob controle do órgão ou entidade que produziu o 
documento; 
- Transferência para uma instituição arquivística, que 
ficará responsável pela custódia do documento. 
 
Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia 
de um órgão ou entidade diferente da que os produziu, a 
organização responsável pela custódia tem a obrigação de 
mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua 
destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações 
devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o 
órgão ou entidade que produziu os documentos e o 
responsável pela sua custódia. 
 
 
Recolhimento 
 
Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos 
permanentes de acordo com a jurisdição arquivística a que 
pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser 
acompanhados de instrumentos que permitam sua 
identificação e controle, segundo a legislação vigente. 
Os procedimentos de transferência e recolhimento de 
arquivos digitais para instituição arquivística que implicam na 
transposição desses documentos de um SIGAD para outro 
sistema informatizado deverão adotar algumas providências 
no que diz respeito a: 
 
- Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as 
normas previstas pela instituição arquivística recebedora; 
- Documentação técnica necessária para interpretar o 
documento digital (processamento e estrutura dos dados); 
- Instrumento descritivo que inclua os metadados 
atribuídos aos documentos digitais e informações que 
possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos 
recolhidos à instituição arquivística; 
- Informações sobre as migrações realizadas no órgão 
produtor. 
 
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 
 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve 
prever funções de recuperação e acesso aos documentos 
arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a 
satisfazer a condução das atividades e os requisitos relativos à 
transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui a 
pesquisa, a localização e a apresentação dos documentos. 
Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em 
exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode também implicar na 
leitura de dados de áudio ou de vídeo. No âmbito do sistema 
de gestão arquivística de documentos, a pesquisa é feita por 
meio de instrumentosde busca tais como guias, inventários, 
catálogos, repertórios e índices. 
Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros 
pré - definidos, selecionados dentre as informações coletadas 
no momento do registro do documento e dentre os metadados 
a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localização e 
apresentação de documentos têm que ser submetidos a 
controles de acesso e segurança, os quais serão especificados 
a seguir. 
 
Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias 
de segurança 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve 
prever controles de acesso e procedimentos de segurança que 
garantam a integridade dos documentos. Dentre esses 
procedimento, pode-se destacar o uso de controles técnicos e 
programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de 
usuários e característica de acesso aos dados, manutenção de 
trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança. 
Além disso, também devem ser levadas em conta 
exigências e procedimentos de segurança da infraestrutura 
das instalações. Controle de acesso O sistema de gestão 
arquivística de documentos precisa limitar ou autorizar o 
acesso a documentos, por usuário e/ou grupos de usuários. O 
controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes 
funções: 
 
- Restrição de acesso aos documentos; 
- Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos 
metadados somente aos usuários autorizados; 
- Uso e intervenção nos documentos somente pelos 
usuários autorizados. 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 10 
Os documentos também devem ser analisados com relação 
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados 
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a 
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a 
cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo. 
Os documentos que dizem respeito à segurança da 
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao 
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, 
da honra e da imagem das pessoas – como por exemplo dossiês 
funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às 
restrições de acesso, conforme legislação em vigor. 
Um sistema de gestão arquivística de documentos deve 
garantir que os usuários não autorizados não tenham acesso 
aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias 
de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que são 
originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos 
documentos sigilosos depende de regulamentação interna do 
órgão ou entidade. 
O monitoramento e mapeamento das permissões de 
acesso são um processo contínuo em todos os sistemas de 
gestão arquivística de documentos. 
 
Uso e rastreamento 
 
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado 
pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse 
uso inclui: 
- Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, 
o que ele pode acessar; 
- Identificação da precaução de segurança e da categoria de 
sigilo dos documentos; 
- Garantia de que somente os indivíduos autorizados 
tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente 
sigilosos; 
- Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos 
dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia 
para a área de transferência) com identificação de usuário, 
data, hora e, se possível, a estação de trabalho; 
- Revisão periódica das classificações de acesso a fim de 
garantir sua atualização. 
 
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é 
uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a 
ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau 
de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de 
auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos 
documentos produzidos. 
 
Trilhas de auditoria 
 
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso 
dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, 
registro, classificação, indexação, arquivamento, 
armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, 
preservação e destinação), informando quem operou, a data e 
hora e as ações tomadas. 
A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer 
informações sobre o cumprimento das políticas e regras da 
gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e 
serve para: 
 
- Identificar os autores de cada operação sofrida pelos 
documentos; 
- Prevenir a perda de documentos; 
- Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD. 
- Garantir a segurança e a integridade do SIGAD. 
 
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem 
cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se implementar ações 
de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem 
dados em resposta às atividades ou ações registradas em um 
documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma 
pessoa; registrar a data em que uma ação deve ser executada 
e a data em que ocorreu. A movimentação dos documentos 
arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que 
possam ser sempre localizados. 
As trilhas de auditoria devem registrar o número 
identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa ou 
unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da 
movimentação. O sistema deve rastrear o fluxo, a transferência 
entre pessoas, o retorno do documento ao “originador” (home 
location) ou ao armazenamento, assim como a destinação ou o 
recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, incluindo 
instituições arquivísticas. 
 
Cópias de segurança 
 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve 
prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos 
documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem 
também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda 
devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de 
segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos 
devem seguir a política de segurança da informação do órgão 
ou entidade. 
No caso dos sistemas de gestão arquivística de 
documentos convencionais pode-se prever a reprodução de 
documentos para outros suportes como medida de segurança, 
como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou 
digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de 
documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realização 
de cópias de segurança (backup). Este processo consiste na 
realização de cópias periódicas das informações com o 
propósito de restauração posterior das mesmas em caso de 
perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo 
acidente. 
O processo reverso ao backup é o de restauração (restore), 
que consiste em recuperar as informações para o ambiente de 
produção do SIGAD em um estado consistente. Como o 
objetivo é restaurar o sistema em caso de falhas, as 
informações não são armazenadas por períodos muito longos 
(normalmente até um ano). 
Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não 
pode ser confundido com uma estratégia de preservação a 
longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das 
medidas de segurança da infraestrutura de instalações do 
acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é 
muito diferente daquela do acervo analógico ou convencional. 
Essas medidas devem levar em conta os seguintes 
aspectos: as salas reservadas a computadores servidores, 
equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter 
temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e 
fornecimento estável de energia elétrica. 
Deve haver controle contínuo para verificar se essas 
condições estão sendo atendidas; equipamentos contra 
incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e 
estarem de acordo com as normas de segurança estabelecidas; 
a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que 
seguir uma rotina de verificação e ocorrer antesdo final da 
vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que 
prever instalações adequadas de para-raios, com 
procedimentos de manutenção periódica, seguindo a 
legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada 
à instalação do SIGAD deverá ser compartimentada, com o 
objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de 
computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal 
autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para 
acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de 
autenticação têm que estar de acordo com as atribuições 
individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 11 
Armazenamento 
 
As considerações e as ações relativas ao armazenamento 
dos documentos arquivísticos convencionais e digitais 
permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve 
garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo 
tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação. 
Documentos que possuem valor permanente, 
independente do formato, requerem um armazenamento 
criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua 
preservação de longo prazo. Num cenário híbrido, isto é, que 
envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos 
convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de 
armazenamento que atendam igualmente às necessidades 
desses dois tipos de documentos. 
As condições de armazenamento devem levar em conta o 
volume e as propriedades físicas dos documentos. Devem ser 
projetadas considerando também a proteção contra acesso 
não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro. No 
caso dos documentos arquivísticos digitais, os órgãos e 
entidades devem dispor de políticas e diretrizes para 
conversão ou migração desses documentos de maneira a 
garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização. 
Os procedimentos de conversão e migração devem 
detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos 
dos documentos. Os fatores importantes na seleção das opções 
de armazenamento são: volume e estimativa de crescimento 
dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se 
avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de 
depósito, tipos e quantidade de estante e, no caso de 
documentos digitais, capacidade dos dispositivos de 
armazenamento; 
Segurança dos documentos: as instalações de 
armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) deverão 
prever limitação de acesso aos documentos, como, por 
exemplo, controle das áreas de armazenamento e sistemas de 
detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar 
localizado em área que não seja de risco. 
No caso de documentos digitais, devem ser previstos 
procedimentos que previnam a perda de documentos por falha 
do SIGAD; características físicas do suporte e do ambiente: 
fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do 
documento e do ambiente, temperatura e umidade 
influenciarão na adequação das condições de armazenamento. 
Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos - 
como o controle e verificação do tempo de vida útil e da 
estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos 
documentos. É importante que os meios de acondicionamento 
sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de 
documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude 
adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de 
umidade, proteção contra sinistro, contaminação (tal como 
isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de insetos ou 
micro-organismos. 
Os documentos digitais devem passar periodicamente pela 
troca de suporte, isto é, transferir as informações contidas 
num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por 
rejuvenescimento. Frequência de uso: o uso mais ou menos 
frequente dos documentos deve ser levado em conta na 
seleção das opções de armazenamento. 
No caso dos documentos convencionais, as opções 
envolverão acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre 
outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da 
área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as 
opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido, 
disk arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas “mídias” de 
armazenamento (disco óptico, fita magnética e outros), 
 
5 Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo 
Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf. 
guardadas em depósitos; custo relativo das opções de 
armazenamento dos documentos: além do custo dos 
dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos 
equipamentos para sua manipulação e dos softwares de 
controle. 
Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada 
a opção de terceirização do armazenamento. Nesse caso, 
porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre 
a custódia, restrições de acesso e capacidade tecnológica. 
Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem 
impedir acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização 
de técnicas como checksum permitem rastrear eventuais 
comprometimentos de conteúdo. 
Os documentos digitais são armazenados em dispositivos 
de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. É 
interessante notar que do ponto de vista tecnológico, 
distinguem-se três tipos de memória, em ordem decrescente 
de preço e velocidade de acesso: 
- Memória primária; 
- Memória secundária; 
- Memória terciária. 
 
A memória primária é de funcionamento essencial, 
necessária a qualquer sistema computacional. É nela que os 
softwares e os dados são armazenados durante a execução. 
Representantes típicas dessa classe são as memórias RAM 
(Random Access Memory). São memórias extremamente 
rápidas. Seu conteúdo é de natureza dinâmica, volátil, 
permanecendo válido apenas durante a execução dos 
softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador. A 
memória secundária apresenta volume maior de 
armazenamento que a primária, sendo por outro lado mais 
lenta. Não é volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos 
(hard disk – HD), que podem ser usados isolados ou 
combinados em disk arrays. 
Diversas tecnologias permitem através do uso de disk 
arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria 
conseguido com discos isolados. A memória terciária 
compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos 
típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de 
segurança. Outra nomenclatura corrente para essa classe de 
memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária 
tem característica não volátil na preservação de dados. Seu 
preço unitário é tão pequeno que requisitos de confiabilidade 
devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuízo da perda de 
dados é superior ao preço das mídias que fisicamente os 
contêm. As memórias secundária e terciária são adequadas 
para armazenamento. 
 
Código de Classificação5 
 
O código de classificação de documentos de arquivo é um 
instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e 
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no 
exercício de suas funções e atividades. A classificação por 
assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos 
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação 
e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, 
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a 
esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é 
realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete 
a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele 
contida. A classificação define, portanto, a organização física 
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial 
básico para sua recuperação.APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 12 
No código de classificação, as funções, atividades, espécies 
e tipos documentais genericamente denominados assuntos, 
encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com 
as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras 
palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais 
refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de 
classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre 
do geral para o particular. 
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de 
classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema 
decimal de classificação por assuntos constitui-se num código 
numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez 
subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais 
são representadas por um número inteiro, composto de três 
algarismos, como se segue: 
 
Classe 000 
Classe 100 
Classe 200 
Classe 300 
Classe 400 
Classe 500 
Classe 600 
Classe 700 
Classe 800 
Classe 900 
 
As classes principais correspondem às grandes funções 
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e 
estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem 
códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta 
forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: 
 
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS 
 
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação 
dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. 
Esta subordinação é representada por margens, as quais 
espelham a hierarquia dos assuntos tratados. 
O Código de classificação de documentos de arquivo para a 
administração pública: atividades-meio, possui duas classes 
comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos 
assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, 
correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. 
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos 
relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são 
comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, 
seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera 
específica de competência. 
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à 
classificação, no qual os assuntos são ordenados 
alfabeticamente e remetidos ao código numérico 
correspondente. 
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de 
classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a 
seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e 
suas respectivas subclasses. 
 
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL 
 
Nesta classe são classificados os documentos referentes às 
atividades relacionadas à administração interna dos órgãos 
públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance 
dos objetivos para os quais foram criados. 
 
A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como 
subclasses: 
 
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
020 – PESSOAL 
030 – MATERIAL 
040 – PATRIMÔNIO 
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
070 – COMUNICAÇÕES 
080 – (vaga) 
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À 
ADMINISTRAÇÃO GERAL 
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
Classificam-se os documentos relativos à criação, 
estruturação, funcionamento e organização interna do órgão. 
 
020 – PESSOAL 
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos 
direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de 
acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e 
obrigações da instituição empregadora no que tange à 
assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. 
 
030 – MATERIAL 
São classificados os documentos referentes à 
administração dos materiais do órgão, necessários ao 
desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de 
aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição 
e a conservação e reparo. 
 
040 – PATRIMÔNIO 
Classificam-se os documentos referentes aos bens 
patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao 
órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e 
alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e 
recuperação. 
 
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 
Classificam-se os documentos relativos à previsão e 
execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras 
referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de 
receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta 
corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de 
contas. 
 
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à 
publicação, produção editorial, preparo, impressão e 
distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, 
distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. 
Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, 
controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos 
arquivísticos, como também os documentos relacionados com 
as atividades de reprodução, conservação e informática. 
 
070 – COMUNICAÇÕES 
Classificam-se os documentos relacionados com a 
instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e 
serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da 
informação. 
 
080 – (VAGA) 
Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e 
inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO 
GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo 
órgão. 
 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 13 
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À 
ADMINISTRAÇÃO GERAL 
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter 
genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, 
também, esta subclasse, como recurso para inclusão de 
assuntos que não possuam classificação específica no Código 
de classificação de documentos de arquivo, bem como para 
evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas 
para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só 
poderão ser aqui classificados após a verificação da não-
existência de outras subclasses nas quais possam ser 
inseridos. 
 
O mesmo se aplica aos últimos grupos: 
019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO 
E FUNCIONAMENTO 
029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 
039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 
049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 
059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E 
FINANÇAS 
069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À 
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A 
COMUNICAÇÕES 
 
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os 
órgãos poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes 
a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua 
temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à 
instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de 
competência para aprovação. 
 
CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS 
Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico 
que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas 
pelo órgão. 
 
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. 
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE 
PALESTRAS. MESAS REDONDAS 
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. 
CONCURSOS. FESTAS 
940 – VISITAS E VISITANTES 
950 – (vaga) 
960 – (vaga) 
970 – (vaga) 
980 – (vaga) 
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 
 
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à 
organização de solenidades, comemorações, homenagens, 
bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, 
servidores ou convidados. 
 
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. 
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE 
PALESTRAS. MESAS REDONDAS 
Classificam-se os documentos referentes a eventos,