protocolo de documentos

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PROTOCOLO DE DOCUMENTOS
PROTOCOLO
Tramitação:
• É o curso ou caminho que o documento percorre desde a sua entrada/
criação na instituição até o cumprimento de sua missão administrativa;
• Em alguns casos a tramitação também pode ocorrer entre órgãos diferen-
tes, de acordo com o assunto do documento;
• É importante que o órgão tenha controle dessa tramitação, pois o usuário 
pode requerer informações sobre o processo a qualquer momento.
• A tramitação é uma característica comum da idade do ciclo corrente dos 
documentos, pois é nela que os documentos circulam pelas áreas compe-
tentes a fim de que sejam resolvidos.
QUESTÕES DE CONCURSO
1. (FCC/TRE-RO) A sequência de atos prescritos para o andamento de um pro-
cesso configura
a. a tramitação.
b. o traslado.
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c. a transferência.
d. o transporte.
e. a transcrição.
2. (CESPE-UNB/ANP) Os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos 
por uma organização precisam, em algumas situações, passar por várias 
áreas para que decisões sejam tomadas em relação ao tema tratado no do-
cumento. Essa atividade é conhecida como tramitação.
Comentário
Atenção ao conceito de tramitação.
3. (FUNIVERSA/MINC) O curso do documento desde a sua produção ou recep-
ção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como:
a. classificação.
b. registro.
c. expedição.
d. distribuição.
e. tramitação.
Protocolo:
• É o controle da tramitação dos documentos, que permite acompanhar 
seus andamentos e prestar informações aos interessados em tempo real.
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• É muito comum o uso de livros de protocolo para se controlar a tramitação 
de documentos. Essa é uma maneira simplificada, mas que pode funcionar 
bem em empresas pequenas.
• Nos órgãos públicos e também em empresas privadas de maior porte pos-
suem um setor de protocolo que terá como função básica controlar a trami-
tação dos documentos.
4. (QUADRIX/CREF-10ª REG/PB) As atividades de protocolo são um conjunto 
de operações que visa ao controle dos documentos que tramitam no órgão, 
de modo a assegurar sua imediata localização, recuperação e acesso à in-
formação. 
5. (QUADRIX/CRP-16ª REG/ES) Protocolo é o controle da tramitação dos do-
cumentos que tramitam no órgão, de forma a permitir a sua rápida localiza-
ção e informação aos interessados. É uma atividade típica da fase corrente.
Comentário
O protocolo está sempre vinculado a idade corrente dos documentos.
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O pulo do gato
Qualquer questão que afirme que o protocolo é uma atividade vinculada a 
idade intermediária ou permanente dos documentos estará incorreta. Essa é 
uma característica específica da fase corrente.
Protocolo:
• É o controle da tramitação dos documentos, que permite acompanhar 
seus andamentos e prestar informações aos interessados em tempo real;
• É uma atividade vinculada à fase corrente.
6. (CESPE-UNB/SEE-DF) As atividades de protocolo se desenvolvem na fase 
do arquivo intermediário.
7. (CESPE-UNB/ECT) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do 
setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental.
Comentário
O protocolo é vinculado a idade corrente dos documentos.
8. (IADES/CORECON) As atividades de protocolo ocorrem na fase corrente.
ATIVIDADES DE PROTOCOLO
• Recebimento;
• Registro;
• Autuação;
• Classificação;
• Expedição/Distribuição;
• Controle/Movimentação.
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Recebimento:
• É o controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição;
• O protocolo também recebe os documentos que chegam por malote ou 
pelos Correios.
Registro:
• É a leitura, identificação e cadastro dos dados de acesso do documento em 
sistema manual ou informatizado (origem, espécie, assunto, interessado, 
etc.).
Atenção!
O termo “registro” pode ser considerado semelhante ao termo “catalogação” 
que é utilizado na área de biblioteconomia para a organização de acervos em 
bibliotecas.
Autuação:
• É a formação ou abertura de processo a partir do documento entregue no 
protocolo (inserção de capa e atribuição de número de controle);
• Também pode-se entender como abertura dos “autos do processo”.
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Classificação:
• É a separação dos documentos por assunto ou por área.
Expedição/distribuição:
• É o envio dos documentos aos destinatários (expedição = externa e dis-
tribuição = interna);
• A expedição pode ser feita pessoalmente ou por meio dos Correios.
Controle/movimentação:
• É o controle do andamento ou da tramitação dos documentos. É realizado 
por meio de sistema manual ou informatizado.
Atenção!
As atividades do setor de protocolo envolvem especificamente o recebimento; 
registro; autuação; classificação; expedição/distribuição; e o controle/
movimentação. Assim, qualquer questão de prova que afirme que são 
atribuições desse setor atividades não listadas como eliminação de documentos, 
microfilmagem, digitalização de documentos, dentre outros estará incorreta.
QUESTÕES DE CONCURSO
9. (QUADRIX/CRO-PR) O termo que caracteriza a abertura de processo é:
a. autuação/formação.
b. protocolo.
c. juntada.
d. assentamento.
e. tramitação.
Comentário
A abertura de processo também é conhecida como a fase em de abertura dos 
autos.
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10. (FUNCAB/MPOG) Quando o protocolo envia internamente os documentos e 
processos recebidos para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a. expedição.
b. remanejamento.
c. distribuição.
d. tramitação.
e. transferência.
Comentário
O documento está tramitando dentro do mesmo órgão.
11. (CESPE-UNB/MTE) Registro, recebimento, expedição e distribuição dos do-
cumentos de arquivo são atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo.
Comentário
Não é obrigatório que as atividades estejam listadas na mesma sequência 
estudada nesse bloco.
12. (CESPE-UNB/STF) Quando o protocolo remete documentos aos setores de 
trabalho para estes decidirem sobre a matéria contida nesses documentos, 
ele realiza uma de suas principais atividades, que é o registro.
Comentário
Cuidado para não confundir os conceitos de registro e distribuição.
13. (CESPE-UNB/SEE-DF) Autuação, distribuição e descarte são responsabili-
dades do protocolo.
Comentário
Atenção ao item “descarte”.
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É importante lembrar
Atividades de protocolo:
• Recebimento;
• Registro;
• Autuação;
• Classificação;
• Expedição/Distribuição;
• Controle/Movimentação.
Não são atividades de protocolo:
• Eliminação;
• Avaliação;
• Empréstimo;
• Arquivamento;
• Microfilmagem;
• Digitalização;
• Dentre outros.
14. (CESPE-UNB/DPU) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas 
do protocolo.
15. (QUADRIX/CRP-16ª REG/ES) Segundo Marilena Leite Paes, são atividades 
de protocolo, exceto:
a. registro (cadastro dos dados dos documentos).
b. autuação(formação/abertura de processos).
c. arquivamento, ou seja, definir o tipo de armazenamento correto para a 
guarda de cada documento, conforme suporte/formato, e classificação (se-
paração por assunto).
d. expedição/distribuição (encaminhamento ao destinatário).
e. controle/movimentação (controle da tramitação / andamento).
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16. (ESAF/DNIT) São atividades do protocolo, exceto:
a. a eliminação de documentos.
b. a expedição de documentos.
c. a classificação de documentos.
d. o registro de documentos.
e. a distribuição de documentos.
Comentário
São atribuições do setor de protocolo: recebimento; registro; autuação; 
classificação; expedição/distribuição; e o controle/movimentação.
17. (QUADRIX/CRF-SP) O controle de expedição, recebimento e arquivamento 
de documentos em geral é feito por meio do protocolo.
Não devem ser abertos ou registrados pelo protocolo:
• Documentos particulares;
• Documentos sigilosos.
• Tais documentos devem ser recebidos e encaminhados diretamente para 
os destinatários.
Devem ser abertos e registrados pelo protocolo:
• Documentos ostensivos.
• Tais documentos devem passar por todas as etapas de controle do protocolo.
18. (CESPE-UNB/DPF) Documento ostensivo pode ser aberto no setor de proto-
colo e registrado no sistema adequado.
19. (FUNIVERSA/MINC) A correspondência particular que chega ao protocolo de 
um órgão público é:
a. devolvida ao remetente.
b. registrada.
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c. destruída.
d. distribuída ao destinatário.
e. expedida.
Comentário
Documentos particulares são apenas recebidos pelo protocolo e entregues 
aos seus destinatários.
20. (IADES/CORECON) O protocolo deve abrir todos os documentos que forem 
recebidos para poder fazer a classificação, a expedição e a distribuição.
Comentário
O protocolo não pode abrir documentos particulares e sigilosos.
21. (ESAF/MF) Os documentos sigilosos, quando chegam ao protocolo, devem:
a. ser expedidos.
b. ser abertos e tramitados.
c. ser eliminados.
d. ser encaminhados aos destinatários.
e. ser recolhidos ao arquivo permanente.
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GABARITO
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��Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a 
aula preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa Miranda.