UNIDADE 02 - OPERAÇÕES ADMINISTRATIVAS

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Universidade Estácio de Sá
Curso: Administração de Empresas
Disciplina: Introdução à Administração
Professor: Fernando Querubim
UNIDADE 02 – OPERAÇÕES ADMINISTRATIVAS
	Considera-se que o processo de administrar ou processo administrativo faz parte de qualquer situação em que haja pessoas que utilizam recursos (pessoas, tempo, dinheiro, espaço, informação e conhecimento) para alcançar um objetivo. Entende-se que o processo administrativo garante a realização de objetivos através da aplicação de recursos.
O processo administrativo é constituído pelas funções administrativas básicas da administração: planejamento, organização, direção e controle. Ressalta-se que essas funções são inter-relacionadas.
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1- PLANEJAMENTO
	O planejamento representa a primeira função administrativa e serve de alicerce para as demais. Esta função determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser alcançados e como proceder para atingi-los. O planejamento busca basicamente um método para sistematizar o processo de decisões e projetar ações, de forma que o administrador possa enfrentar situações futuras, respondendo às questões: o que fazer; como fazer; quando fazer; onde fazer e com que meios fazer. Pode-se dizer que o planejamento consiste em: definir objetivos; verificar onde as coisas estão hoje; desenvolver premissas sobre condições futuras; identificar meios para atingir os objetivos e implementar planos de ação necessários. O planejamento orienta o administrador para uma linha de ação futura, absorvendo a incerteza sobre o futuro e permitir maior consistência no desempenho das organizações.
1.1 - A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO
	O planejamento auxilia o administrador na tomada de decisão. Observa-se que sem planejamento as decisões seriam tomadas de última hora o que poderia comprometer o desempenho organizacional. Esta função da administração permite contrabalançar a incerteza e as modificações; concentrar a atenção nos objetivos; assegurar um funcionamento econômico e facilitar o controle. O planejamento é um processo que implica a formulação de um conjunto de decisões sobre as ações futuras. Vale a pena destacar os Princípios do Planejamento:
A- Definição do objetivo – o planejamento é iniciado logo após a determinação da idéia ou do objetivo. Os objetivos devem ser estabelecidos de forma clara.
o quê?	 como? quando?
Planejamento 	(		(		(		objetivos
(determina)
B- Flexibilidade – o planejamento é aplicável tanto para atividades que estão em andamento, quanto para as que ainda não estão. O planejado deve ser revisado, para verificar se há necessidade de se fazer um reajustamento, decorrente das variações imprevistas.
C- Previsão – o planejamento orienta para ação futura, logo os prazos devem ser bem determinados e adaptados à realização dos objetivos pretendidos.
D- Inerência – o planejamento é parte integrante da administração e deve estar presente em todos os níveis e setores de atividades.
E- Universalidade – deve abranger todos os aspectos do problema e deve prever, as suas conseqüências.
F- Unidade – as partes devem estar integradas ao conjunto.
1.2 - NÍVEIS DO PLANEJAMENTO
	Existem três níveis distintos de planejamento, são eles:
( Planejamento estratégico – abrange toda a organização, projetado a longo prazo e preocupa-se em atingir os objetivos globais da organização. Este planejamento é definido pela alta direção.
( Planejamento tático – envolve cada departamento ou unidade da organização, abrange seus recursos específicos, e preocupa-se em alcançar objetivos departamentais, projetado para o médio prazo.
( Planejamento operacional – refere-se a cada tarefa ou atividade, projetado para o curto prazo e geralmente lida com o cotidiano e com a rotina diária ou semanal. 
1.3 - ETAPAS DO PLANEJAMENTO
A- Estabelecimento de objetivos - a primeira coisa que se tem a fazer é definir os objetivos e a partir daí se pensar em como alcançá-los. Os objetivos são alvos que se pretende atingir em um certo espaço de tempo, aplicando recursos disponíveis. Eles podem ser: estratégicos, táticos e operacionais. Os objetivos estratégicos são globais da organização, situados no longo prazo e orientam o planejamento estratégico da organização. Os objetivos táticos são departamentais e situados no médio prazo e servem para orientar os planos táticos dos departamentos ou unidades da organização. Os objetivos operacionais são de operações de cada atividade e situados no curto prazo. Orientam os vários planos operacionais relacionados com as atividades cotidianas da organização. As fases apresentadas constituem a hierarquia de objetivos. Após a definição dos objetivos almejados, a organização estabelece a estratégia para alcançá-los. A estratégia permite a definição de políticas, o seu desdobramento em diretrizes e, a partir daí, as metas, programas, procedimentos, métodos e normas.
Objetivos Organizacionais - Estabelecimento dos objetivos da organização.
	Políticas - Colocação dos objetivos como guias para a ação administrativa
		Diretrizes - linhas mestras e genéricas de ação
			Metas - Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão
				Programas - Atividades necessárias para atingir cada meta
					Procedimentos - Modos de execução de cada programa
						Métodos - Planos para a execução de tarefas
							Normas - Regras para cada procedimento
Quanto à definição de objetivos, alguns princípios são levados em consideração, são eles:
- comunicação total – os objetivos devem ser comunicados a toda organização.
- coerência vertical – o objetivo de um nível organizacional deve ser aquele que torne mais provável, mais fácil e econômica a realização do objetivo organizacional imediatamente superior.
- coerência horizontal – é necessário que haja harmonia e coerência entre os objetivos dos órgãos situados no mesmo nível organizacional para evitar conflitos ou incompatibilidades.
B- Tomada de decisão – após a fixação dos objetivos e do diagnóstico da situação atual, deve-se tomar decisão de como alcançar os objetivos. O administrador deve usar a racionalidade, ou seja, escolher os meios mais adequados para alcançar os objetivos. Considera-se que ele deve escolher a melhor alternativa entre várias. O administrador no momento da definição dos objetivos ou na alocação dos recursos, sejam humanos ou não, deve ponderar o efeito da decisão de hoje sobre as oportunidades de amanhã. A informação deve ser organizada de maneira racional e isenta de distorções. O processo decisório precisa basear-se em um ou mais métodos. Apresenta-se abaixo os métodos:
- experiência passada – embora seja um dos métodos mais utilizados, não considera as rápidas e profundas mudanças na organização e no seu ambiente. Contudo, se a situação atual apresenta alguma relação direta com a experiência passada, a perspectiva histórica não pode ser ignorada. 
- experimentação – método alternativo de tomada de decisão.
- pesquisa operacional (PO) – é um método que utiliza modelos analíticos ou matemáticos para verificar as relações entre os vários fatores e alternativas na forma de equações, matrizes e modelos matemáticos.
- árvore de decisões – é uma espécie de matriz com as alternativas de decisões ao longo do processo decisório. Sua finalidade é projetar os possíveis efeitos seqüenciais de uma decisão através de um período de tempo.
	Independentemente da escolha do método que servirá como base para o processo decisório, o relevante é a predição das conseqüências possíveis a serem tomadas, a avaliação e a comparação dessas conseqüências para que a melhor alternativa possa ser escolhida com rigor.
C- Elaboração de planos – é o resultado imediato do planejamento, e têm um propósito comum: a previsão; a programação e a coordenação de uma seqüência lógica de eventos que se aplicados com sucesso, deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam. O plano é um curso predeterminado de ação sobre um período especificado de tempo,que representa uma resposta a uma antecipação ao tempo, a fim de alcançar um objetivo. 	Existem quatro tipos de planos:
( Procedimentos – são relacionados com os métodos de trabalho ou de execução. Representados por fluxogramas.
( Orçamentos – são relacionados com dinheiro, seja por receita ou despesa, em um determinado período de tempo.
( Programas ou Programações – são relacionados com tempo e geralmente se baseiam na correlação entre duas variáveis: tempo e atividades que devem ser executadas. Esses planos são representados por cronogramas.
( Regras ou Regulamentos – são relacionados com o comportamento das pessoas, ou seja, como as pessoas devem se comportar em determinadas situações.
1.4 - CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO
( processo permanente e contínuo;
( voltado para o futuro
( visa a racionalidade e a tomada de decisões
( visa selecionar, entre várias alternativas, a mais adequada;
( sistêmico (totalidade da empresa);
( iterativo (flexível ( ajustes e correções);
( é uma alocação (técnica) de recursos, isto é, visa o emprego de recursos humanos e não humanos da empresa;
( é uma técnica cíclica, isto é, conforme é executado, permite a avaliação e mensuração para novos planejamentos;
( é uma função administrativa que interage dinamicamente com as demais, influenciando e sendo influenciado por todas elas;
( é uma técnica de coordenação, já que as atividades dos diferentes órgãos ou níveis operacionais são integradas e sincronizadas para a consecução dos objetivos finais;
( é uma técnica de mudança e inovação, já que introduz, deliberadamente mudanças inovações dentro da empresa.
2- ORGANIZAÇÃO
	Considera-se que para executar os planos e atingir os objetivos, as atividades precisam ser adequadamente agrupadas de maneira lógica e a autoridade precisa ser distribuída de maneira que sejam evitados conflitos e confusões. Segundo alguns autores a função de organizar consiste em: dividir o trabalho, determinar as atividades necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização); agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização); nomear as pessoas para sua execução (definir tarefas e cargos); distribuir e alocar os recursos necessários; e coordenar e integrar todos os esforços.
2.1- ORGANIZAÇÃO E SEUS SIGNIFICADOS
	Segundo os autores neoclássicos, a palavra Organização na Administração assume dois significados diferentes, são eles:
A- Organização como uma entidade social - constituída por pessoas, dirigida para o alcance de objetivos definidos e deliberadamente estruturada. Dessa forma ela pode ser formal ou informal.
( Formal – baseada nos princípios da divisão do trabalho, da especialização, da hierarquia, da autoridade e da responsabilidade. Principais características desse tipo de organização:
- divisão do trabalho – maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas.
- especialização – cada órgão ou cargo passa a ter funções especializadas como resultante da divisão do trabalho.
- hierarquia – em conseqüência das funções especializadas, surge a função de comando, que tem a missão de controlar e dirigir todas as atividades.
- autoridade – é o poder que a pessoa tem, em qualquer nível, de tomar decisão no campo de sua especialidade.
- responsabilidade – a essência da responsabilidade é a obrigação de utilizar a autoridade para exigir que sejam executadas as tarefas. A responsabilidade pode ser delegada.
- racionalismo – as pessoas dentro de certos limites, se comportarão conforme as normas lógicas de comportamentos prescritas para cada uma delas.
- coordenação – reunião, unificação e a harmonização de toda a atividade e esforço.
( Informal – nasce espontaneamente entre as pessoas que ocupam cargos na organização formal.
B- Organização como uma das funções administrativas - constitui o processo administrativo - a função de organizar envolve quatro componentes: tarefas, pessoas, órgãos e relações.
( Tarefas – o trabalho realizado em uma empresa é fragmentado por um processo de divisão do trabalho, resultando na especialização de atividades e funções.
( Pessoas – cada pessoa é designada a ocupar um cargo na organização formal. Observa-se que este cargo é uma parte específica do trabalho global.
( Órgãos – as tarefas e as pessoas devem ser agrupadas em órgãos (divisões, departamentos ou unidades da organização).
( Relações – entre os órgãos componentes da organização, entre as pessoas com e seus trabalhos, entre uma pessoa com outras situadas em setores diferentes da empresa, relacionamento entre os participantes em situações fora do trabalho e etc.
2.2 - A ORGANIZAÇÃO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA
Sintetizando, pode-se dizer que a organização consiste no agrupamento das atividades necessárias para realizar aquilo que foi planejado. Quanto à sua abrangência, a organização pode ocorrer em três níveis: em nível global (desenho organizacional), em nível departamental (desenho departamental) e em nível das tarefas e operações (desenho de cargos e tarefas). Os princípios de administração aplicados à organização são: especialização; definição funcional, paridade entre autoridades e responsabilidades; funções de staff e de linha e escalar. 
A- Nível institucional (desenho organizacional) – abrange a empresa em sua totalidade e resulta em três tipos de organização: linear; funcional e tipo linha-staff.
- organização linear – forma estrutural simples, antiga e de formato piramidal. A base dessa organização é a hierarquia do poder e da autoridade. Existem linhas diretas, lineares e únicas de autoridade e responsabilidade entre superior e subordinados. Apresenta as seguintes características: autoridade única baseada na hierarquia; linhas formais de comunicação; centralização das decisões e seu aspecto piramidal. Destaca-se como vantagens desse tipo de organização: estrutura simples e de fácil compreensão; clara delimitação das responsabilidades referentes a cada órgão; facilidade de implantação e estabilidade e adequação a organizações de pequeno porte. Porém, existem também algumas desvantagens tais como: comando autocrático, falta de flexibilidade; ênfase em chefes generalistas e congestionamento dos canais de comunicação.
- organização funcional – se baseia no princípio funcional ou princípio da especialização. Tem como características: autoridade funcional ou dividida; linhas diretas de comunicação; descentralização das decisões e ênfase na especialização. Destaca-se como vantagens desse tipo de organização: melhor supervisão técnica devido à especialização dos órgãos e comunicações diretas e sem intermediação. Aponta-se como desvantagens: subordinação múltipla que ocasiona a diluição da autoridade de comando, tendência à concorrência entre os diferentes especialistas, confusão quanto aos objetivos e existência de tensões de conflitos dentro da organização.
- organização linha-staff – é o resultado da combinação dos tipos de organização linear e funcional, visando incrementar as vantagens e reduzir as desvantagens desses dois tipos de organização, porém predomina as características lineares. Ressalta-se que este tipo de organização é o mais utilizado nas empresas. A organização linha-staff tem vantagens e desvantagens, destaca-se como vantagens: oferta interna de assessoria especializada e inovadora, com a manutenção do princípio da unidade de comando e atividade conjunta e coordenada dos órgãos de linha e staff. Como desvantagens tem-se: possibilidade de conflitos entre a operação (linha) e a assessoria (staff) e dificuldade no equilíbrio dinâmico entre o poder de linha e o poder de staff. Apresentam-se como características deste tipo de organização: fusão da estrutura linear com a estrutura funcional permitindo coexistência de linhas formais de comunicação com a prestação de assessoria funcional, separação entre órgãos operacionais (de linha) e órgãos de apoio (staff ou assessoria), permitindo a coexistênciada hierarquia de comando e da especialização técnica.
B- Nível intermediário (desenho departamental ou departamentalização) – a departamentalização abrange cada departamento ou unidade da empresa. Considera-se que é um meio para se obter a homogeneidade de tarefas em cada órgão da organização. Observa-se que a departamentalização é um meio de organizar, ou seja, combinar e ou agrupar as tarefas da empresa, de forma a facilitar o alcance dos objetivos. A departamentalização pode ser por:
- por funções ou funcional – agrupamento das atividades e tarefas de acordo com as funções principais desenvolvidas dentro da empresa.
- por produtos ou serviços – as atividades são agrupadas de acordo com o produto ou serviço realizado pela empresa. 
- por localização geográfica ou territorial ou regional – agrupamento das atividades de acordo com a localização onde o trabalho será desempenhado ou uma área de mercado a ser servida pela empresa.
- por clientes –agrupamento das atividades de acordo com o tipo de cliente (idade, sexo, nível socioeconômico, tipo de consumidor e etc.).
- por processo ou processamento ou equipamento – agrupamento por fases do processo, do produto ou da operação.
- por projetos – o agrupamento das atividades de acordo com as saídas e resultados relativos a um ou a vários projetos da empresa.
C- Nível operacional (desenho de cargos e tarefas) – focaliza cada tarefa, atividade ou operação.
2.3 - Princípios de administração aplicados à organização
A- Princípio da especialização – as tarefas eram simplificadas, tornando sua execução mais simples, requerendo pouca experiência e conhecimentos prévios escassos. A especialização do trabalho é conseqüência da divisão do trabalho e ocorre em dois sentidos na organização: horizontal e vertical. 
- horizontal – o desenvolvimento de um órgão faz com que ele cresça e se desdobre em outros órgãos paralelos e no mesmo nível. Este processo é chamado de departamentalização.
- vertical – é o desdobramento da autoridade e refere-se ao crescimento da cadeia de comando, caracterizando o aumento de níveis hierárquicos.
B- Princípio da definição funcional – o conteúdo de cada cargo e as relações formais entre os ocupantes devem ser claramente definidos por escrito. A descrição de cargos é a relação de tarefas de um cargo, definindo sua subordinação, autoridade atribuída ao seu ocupante e responsabilidade envolvidas.
C- Princípio da paridade da responsabilidade e autoridade – é a correspondência entre responsabilidade e autoridade de cada cargo ou posição. Autoridade está associada ao poder de dar ordens e a responsabilidade na obrigação de cumpri-las. 
D- Princípio das funções de staff e de linha – é necessário definir claramente não somente a quantidade de autoridade delegada, mas principalmente a qualidade ou natureza dessa autoridade. As funções de linha estão diretamente ligadas aos objetivos da empresa. As funções de staff não se encontram diretamente ligadas aos objetivos da empresa.
E- Princípio escalar – refere-se à cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização. Observa-se que cada subordinado deve saber exatamente quem lhe delega autoridade e a quem deve dirigir.
2.4 - Técnicas relacionadas com a organização
A- Organograma - representa a estrutura formal da empresa e define os seguintes aspectos: estrutura hierárquica contendo os diversos níveis da organização; órgãos que compõem a estrutura formal; canais de comunicação que interligam os órgãos e cargos que compõem os órgãos. Observa-se que o organograma pode ser: clássico, vertical, diagonal, setorial, circular, em barras, listograma e o linear de responsabilidade. 
( organograma clássico – este organograma apresenta as características mais relevantes da estrutura organizacional e é o mais utilizado. Além disso, facilita a codificação dos órgãos ou das atividades da organização.
( organograma vertical – este organograma é idêntico ao clássico, porém é disposto em posição vertical.
( organograma diagonal – este organograma é um organograma clássico, porém disposto em sentido diagonal, de tal forma que possa existir no rodapé um escaninho de informações para cada órgão, qualquer que seja o seu nível hierárquico.
( organograma setorial – este organograma permite representar de forma compacta a estrutura organizacional, mas apresenta algumas limitações de ordem técnica, pois dificulta a representação de órgãos auxiliares de staff. A autoridade fica localizada no centro do círculo.
( organograma circular – este organograma é elaborado em círculos que têm o mesmo centro, que são traçados em linhas pontilhadas ou tracejadas, que representam os diversos níveis hierárquicos. No centro do gráfico fica o órgão de nível mais elevado da organização.
( organograma em barras – este organograma permite representar a estrutura organizacional por meio de barras dispostas horizontalmente com extensões variáveis de acordo com o nível hierárquico. Os cargos ou os órgãos são representados pelas barras.
( listograma – este organograma tem as mesmas características do organograma em barras, porém as barras são substituídas pelo margeamento ou alinhamento dos órgãos em função dos seus níveis hierárquicos.
( organograma linear de responsabilidade – este organograma é considerado o mais completo, embora sua elaboração seja complexa. Este organograma é indicado para os seguintes casos: facilitar as reorganizações departamentais, pela visão que oferece da hierarquia e do fluxo das atribuições de cada órgão ou cargo; facilitar o trabalho de auditoria de pessoal ou verificações de tarefas; para eliminar desequilíbrios de organização ou de processamento, pela facilidade como evidencia falhas ou congestionamentos; verificar se há excesso de centralização ou de delegação de responsabilidades; permitir uma correta distribuição de tarefas em um departamento; facilitar a descrição dos cargos; como substituto do organograma, especificando os responsáveis por cada atividade ou operação; e como substituto do gráfico de análise de processo (fluxograma), pois permite enumerar as diferentes fases do fluxo do processo, o tempo de trabalho de cada funcionário e o custo total e parcial da mão-de-obra aplicada.
Deve-se observar alguns aspectos na elaboração do organograma, são eles: evitar excessivos cruzamentos de linhas e manter a simplicidade; os órgãos ou cargos do mesmo nível hierárquico deverão ter nomes equivalentes ou que indiquem aquele nível hierárquico; órgãos auxiliares ou de assessoria deverão ficar justapostos ao órgão principal respectivo.
O fluxograma refere-se aos procedimentos ou rotinas de trabalho e demonstram a dinâmica e a movimentação das operações executadas por órgãos ou por ocupantes de cargos. Observa-se que o fluxograma pode ser: vertical, horizontal e de blocos. 
( fluxograma vertical – este fluxograma também é denominado gráfico de análise de processo. Destinado à representação de rotinas simples dentro de uma unidade administrativa ou de um centro de produção. É utilizado para montar procedimentos ou rotinas, com a finalidade de racionalizar o trabalho ou ajudar no treinamento do pessoal.
( fluxograma horizontal – este fluxograma é mais apropriado para estudar em detalhes uma rotina complexa que envolve a participação de diversas unidades de trabalho. Além disso, ele é muito útil em procedimentos ou rotinas que envolvam muitos órgãos ou pessoas, pois permite visualizar a participação de cada um e comparar a distribuição das tarefas entre todos os envolvidos para uma possível racionalização ou redistribuição ou para facilitar os trabalhos de coordenação e de integração.
( fluxograma de blocos – este fluxograma é utilizado por analistas de sistemas para representar graficamente as entradas, as operações e os processos, as saídas, as conexões, o arquivamento e etc. que constituem o fluxo ou a seqüência de um processo ou das atividades de umsistema.
Os três tipos de fluxograma citados possuem aspectos em comum, quanto a sua representação, são eles: representam as operações necessárias a uma tarefa ou atividade; representam as ligações entre as unidades de trabalho; e representam a seqüência do trabalho dentro de cada unidade. O fluxograma auxilia o administrador, pois facilita a simplificação do trabalho pela combinação adequada das fases ou etapas de cada tarefa; permite localizar e eliminar ações inúteis ou desnecessárias; possibilita localizar e eliminar os contatos desnecessários; possibilita estudar, corrigir e obter melhor seqüência das operações; e permite melhor compreensão das ordens e instruções, pois a pessoa fica ciente de onde vem e para onde vai o seu trabalho, e porque ele é realizado.
3- DIREÇÃO
	Esta função refere-se aos meios de dinamizar a empresa e fazer as coisas andarem. Alguns autores norte-americanos denominam esta função como liderança, porém considera-se que a liderança é uma condição da direção. Direção é a função de orientar e indicar o comportamento dos indivíduos na direção dos objetivos a serem alcançados, portanto abrange todos os níveis da organização e está diretamente relacionada às pessoas através da Comunicação, Motivação e Liderança. 
Uma equipe é um grupo de pessoas com habilidades e conhecimentos complementares, que trabalham em conjunto partilhando a responsabilidade. Vantagens do trabalho em equipe:
- estímulo à criatividade e à inovação por meio de troca de idéias;
- melhor qualidade na tomada de decisões;
- maior comprometimento dos membros na realização de tarefas;
- aumento do autocontrole e da autodisciplina;
- satisfação da necessidade psicológica de pertencer a um grupo;
- melhor comunicação entre os membros do grupo.
A Administração Participativa é o modelo de gestão caracterizado pela tomada de decisão conjunta e somente pode ser utilizado em um ambiente que estimule o envolvimento de todos. Um programa de gestão participativa requer administradores capazes de delegar autoridade, efetivamente abrindo mão das decisões, para que estas possam ser tomadas conjuntamente. Esse processo enriquece os cargos por não restringi-los a atribuições rígidas, predeterminada na descrição funcional. É a melhor maneira de utilizar o cérebro das pessoas, mantendo-as permanentemente motivadas.
3.1 - Liderança
É a influência interpessoal exercida em uma situação e dirigida, por meio do processo de comunicação humana, à consecução de objetivos específicos. É um fenômeno social que ocorre entre grupos sociais. Um líder é um indivíduo que afeta, de alguma forma, o pensamento, o sentimento e o comportamento de outras pessoas. Para conseguir o melhor das pessoas, o líder deve lhes dar autonomia e um senso de responsabilidade que as torne auto-gerenciadas. São comunicadores compulsivos que sabem e precisam fazer com que todas as pessoas compreendam e acreditem nas suas visões e nos seus sonhos. Os estilos de Liderança dependem da situação e dos liderados. O líder será a pessoa que tem mais informação do que os liderados naquele determinado momento. Você pode ser um líder autocrático ou democrático. No entanto, os dois precisam ser coach (treinador).
3.2 - Motivação Humana
O motivo é algo que impulsiona a pessoa a agir de determinada maneira - a causa de um comportamento. A motivação é determinada por forças impulsionadoras chamadas necessidades humanas. A influência das necessidades será diferente de pessoa para pessoa, produzindo, portanto, comportamentos diferentes. Abraham Maslow, analisando as necessidades humanas, criou a Hierarquia das Necessidades que, segundo ele, estão organizadas em dois grupos: necessidades primárias e secundárias.
3.3- Comunicação
O processo de comunicação encontra-se ligado principalmente à direção, pois representa intercâmbio de pensamentos e informações para proporcionar confiança e compreensão mútuas e boas relações entre as pessoas. A comunicação tem quatro funções básicas: informação – que visa estabelecer base para a tomada de decisões e para a execução de ordens e instruções; motivação – que objetiva influenciar e obter comprometimento para com os objetivos e metas; emoção – que serve para que as pessoas expressem sentimentos e emoções; Controle – cuja finalidade é implementar normas, estabelecer autoridade e responsabilidade. A comunicação dentro das organizações pode fluir das seguintes formas:
a) Comunicação Vertical ou Formal - fluxo de informação tanto de cima para baixo, como de baixo para cima, na cadeia de comando organizacional. A comunicação vertical de cima para baixo transmite informações de políticas, procedimentos e documentos, ou seja, a diretoria transmite aos subordinados o que fazer e como fazer. A comunicação vertical de baixo para cima ocorre quando os empregados enviam mensagens aos superiores. Isso faz com que os administradores aprendam sobre o que está acontecendo na organização, pois os usuários e clientes manifestam suas opiniões aos empregados.
b) Comunicação Horizontal - é o fluxo de informações entre colegas. É formal, mas não segue a cadeia de comando. A comunicação horizontal é necessária para coordenar o departamento. A maioria dos empregados gasta mais tempo comunicando-se com os colegas do que com seus chefes.
c) Comunicação Informal - ocorre em qualquer direção dentro da organização. É informal porque não é oficial, e inclui boatos, rumores, fofocas que podem ser intencionalmente ou não. Quanto mais as informações oficiais (verdadeiras) estiverem disseminadas, menos oportunidades de boatos serem espalhados ocorrerão.
3.4 - AUTORIDADE E PODER
	Considera-se que dirigir envolve influenciar as pessoas a realizar o que foi planejado dentro do esquema que foi organizado com a finalidade a atingir os objetivos da organização. Observa-se que a influência é feita através da autoridade e do poder, podendo se dar por meio de recompensas, persuasão, coação e etc. Entende-se por autoridade o poder que é inerente ao papel de uma posição na organização, representa o poder institucionalizado. Autoridade é delegada por meio de descrição de cargos, títulos organizacionais, políticas e procedimentos da empresa. Observa-se que a autoridade é o direito de comandar ou agir. O poder pode ser compreendido como o potencial para exercer influência, em sentido genérico pode significar a capacidade de limitar as escolhas dos outros. Apresenta-se a seguir, os cinco tipos de poder:
- poder de recompensa – baseado na percepção de possíveis recompensas.
- poder coercitivo – baseado na percepção de coação ou coerção sobre as pessoas. 
- poder legitimado – baseado sobre valores sociais.
- poder de referência – baseado no desejo de identificação com o superior.
- poder de perícia – baseado na percepção de uma pessoa ou grupo a respeito do maior conhecimento, capacidade ou perícia de outra pessoa ou grupo e que os leva a seguirem estes.
Considera-se que o dirigente deve saber combinar e dosar os tipos de poder no sentido de atingir os objetivos da organização.
3.5 - PRINCÍPIOS DE ADMINISTRAÇÃO APLICADOS A DIREÇÃO
A- Princípio da Unidade de Comando ou Princípio da Autoridade Única ou do Comando Único – cada subordinado deve prestar contas somente a um superior, com o objetivo de limitar as relações de autoridade e responsabilidade no intuito de evitar possíveis conflitos decorrentes da delegação simultânea de vários superiores a um só subordinado, sem que nenhum deles efetue um controle abrangente sobre as atividades do subordinado.
B- Princípio da Delegação – as atividades relacionadas com a realização dos objetivos da empresa devem ser delegadas e atribuídas ao nível organizacional para que posas executá-las adequadamente. O processo de delegação compreende a designação de tarefas, a delegação de autoridade para execução dessas tarefas e a exigência de responsabilidade para sua execução. Considera-se que a delegação de autoridadeseja acompanhada por uma designação de deveres ou de tarefas, caso contrário o subordinado poderá não compreender quais são seus deveres. Apresenta-se abaixo atitudes pessoais do administrador que condicionam fortemente a delegação:
. receptividade – o administrador que delega autoridade deve dar oportunidades as idéias e sugestões de outras pessoas, como também vender ou sugerir suas idéias as pessoas.
. disposição de abrir mão – o administrador deve transferir o poder de decisão aos seus subordinados e deve se concentrar nas tarefas que contribuem para atingir os objetivos da firma.
. disposição para tolerar erros alheios – o administrador deve fazer com que os erros dos subordinados resultem em aprendizagem e experiência.
. disposição para confiar nos seus subordinados – implica uma atitude de confiança. 
. disposição para estabelecer e usar controles amplos – a delegação impõe o uso de meios suficientes para verificar se a autoridade está sendo adequadamente aplicada para alcançar os objetivos e realizar os planos da empresa ou do departamento.
C- Princípio da Amplitude de Controle ou da Saturação ou do Âmbito de Comando – refere-se ao número adequado de subordinado que cada superior deve ter, afim de que possa influenciá-los adequadamente. Observa-se que esse número varia conforme o nível hierárquico, de acordo com o tipo de atividade e sujeito a vários fatores intervenientes. Destaca-se abaixo os principais fatores que condicionam a amplitude administrativa.
. personalidade do chefe – habilidade de saber delegar, em livrar-se dos detalhes, grau de perfeccionismo e etc.
. nível em que a supervisão é exercida – o número de subordinados diretos é inversamente, proporcional ao nível em que a supervisão é exercida.
. qualidade e o nível dos subordinados – supervisionar o trabalho de subordinados que preencham satisfatória e plenamente as suas funções dá ao supervisor mais tempo para o supervisor.
. tipo de trabalho dos subordinados – quanto mais complexo e variável o trabalho dos subordinados, menor será o número deles para garantir uma adequada supervisão.
. distância entre as pessoas supervisionadas – quanto mais próximas as pessoas estiverem entre si, mais fácil será a supervisão.
D- Princípio da Coordenação ou das Relações Funcionais – a coordenação age como atividade preventiva e corretiva dos riscos da divisão do trabalho, convergindo e harmonizando todo os esforços individuais no sentido dos objetivos predeterminados pela empresa. 
4- CONTROLE
	Controle é a função administrativa que busca assegurar se o que foi planejado, organizado e dirigido realmente cumpriu os objetivos pretendidos. Considera-se que a essência do controle consiste na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. Além disso, o controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. Esta função abrange os três níveis da administração: estratégico, tático e operacional. Os controles podem ser usados para:
- padronizar o desempenho – por meio de inspeções, supervisão, procedimentos escritos ou programas de produção.
- proteger os bens organizacionais de desperdícios, roubos e abusos - por meio de exigência de registros escritos, procedimentos de auditoria e divisão de responsabilidades.
- padronizar a qualidade de produtos ou serviços oferecidos pela empresa – por meio de treinamento de pessoal, inspeções, controle estatístico de qualidade e sistemas de incentivo.
- limitar a quantidade de autoridade que está sendo exercida pelas várias posições ou pelos níveis organizacionais – por meio de descrições de cargos, diretivas e políticas, regras e regulamentos, e sistemas de auditoria.
- medir e dirigir o desempenho dos empregados – por meio de sistemas de avaliação do desempenho pessoal, supervisão direta, vigilância e registros, incluindo informações sobre produção por empregado ou perdas com refugos por empregados e etc. 
- como meios preventivos para alcance dos objetivos da empresa – por meio da articulação de objetivos em um planejamento, uma vez que os objetivos ajudam a definir o escopo apropriado e a direção do comportamento dos indivíduos para o alcance dos resultados desejados.
	Observa-se que em qualquer sistema de controle deverá incluir:
. um objetivo;
. um meio de medir a atividade desenvolvida;
. um procedimento para comparar tal atividade com o critério fixado;
. algum mecanismo que corrija a atividade em curso, para que alcance, assim, os resultados desejados.
	
4.1 - SIGNIFICADOS DO CONTROLE
	Observa-se que a palavra controle pode assumir diversos significados em administração. Destaca-se abaixo os principais significados:
- Controle como função restritiva e coercitiva – utilizado no intuito de coibir certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamento não-aceitos. 
- Controle como um sistema automático de regulação – utilizado no intuito de manter automaticamente um grau constante de fluxo ou de funcionamento de um sistema.
- Controle como função administrativa – constitui a quarta função do processo administrativo.
4.2 - FASES DO CONTROLE
- 1ª fase - Estabelecimento de padrões ou de critérios – entende-se que os padrões representam o desempenho desejado e os critérios as normas que guiam as decisões. Pode-se dizer que são balizamentos que proporcionam meios para se estabelecer o que se deverá fazer e qual será o desempenho ou resultado a ser aceito como normal ou desejável. Destaca-se os tipos de padrões:
. padrões de quantidade – são critérios de quantificação, como volume de produção, níveis de estoque e número de horas trabalhadas.
. padrões de qualidade – são critérios relacionados com a qualidade, como controle de qualidade do produto, especificações do produto e Controle de Qualidade da matéria-prima.
. padrões de tempo – são critérios relacionados com o tempo, como tempo padrão de produção, tempo médio de estocagem e padrões de rendimento.
. padrões de custo – são critérios relacionados com o custo, como custo de produção, tempo médio de estocagem e padrões de rendimento.
- 2ª fase - Observação do desempenho – busca obter informação precisa a respeito daquilo que está sendo controlado. 
- 3ª fase - Comparação do desempenho atual com o esperado – a comparação da atuação atual com o que foi planejado não busca apenas localizar as variações, erros ou desvios, mas também permitir a predição de outros resultados futuros. Considera-se que toda atividade está sujeita a algum tipo de variação (erro ou desvio), por isso deve-se determinar os limites dentro dos quais essa variação pode ser aceita como normal ou desejável.
- 4ª fase – Ação corretiva – é considerada a essência do controle. A ação corretiva é que ajusta as operações aos padrões predeterminados e sua base é a informação que os gerentes recebem. O processo de controle atua no intuito de ajustar as operações a determinados padrões previamente estabelecidos e funciona de acordo com a informação recebida.
5ª fase – Início do novo Planejamento – As informações recebidas na função controle serão os recursos para o início de um novo planejamento, gerando um ciclo.
4.3 - TIPOS DE CONTROLE
- Auditoria
- Observação Pessoal
- Inspeção
- Controle por relatórios
- Avaliação de performance
4.4 - PRINCÍPIOS DE ADMINISTRAÇÃO APLICADOS AO CONTROLE
	Apresenta-se abaixo os princípios de administração aplicados ao controle, são eles:
- Princípio de garantia do objetivo – o controle deve contribuir para o alcance do objetivo, identificando e localizando falhas ou desvios em relação a ele.
- Princípio da definição dos padrões – o controle deve basear-se em padrões e critérios objetivos e precisos.
- Princípio da exceção – o administrador deve preocupar-se mais com desvios e exceções e não com situações normais.
- Princípio da ação – o controle somente se justifica quando indicaprovidências capazes de corrigir e sanar os desvios apontados em relação aos planos.
OBS: CONCLUSÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO
Considera-se que o fundamento da moderna administração é o processo administrativo constituído pelas quatro funções administrativas: planejamento, organização, direção e controle. Este processo constitui um fluxo de atividades consecutivas para atingir determinados objetivos. As funções administrativas que constituem o processo administrativo são aceitas universalmente, e se mostram hoje flexíveis às várias situações e circunstâncias diferentes.
PLANEJAMENTO
(definição de objetivos e recursos)
CONTROLE
(verificação dos resultados)
ORGANIZAÇÃO
(disposição dos recursos em uma estrutura)
DIREÇÃO
(realização dos planos)
PROCESSO
ADMINISTRATIVO
Primárias
Sociais
Aceitação, consideração, amizade, compreensão (Trabalho em Grupo).
Auto-estima
Elogios, promoções, status, confiança, orgulho.
Fisiológicas
Saúde, abrigo, alimento, repouso, etc.
Segurança
Proteção, certeza, emprego, etc.
Secundárias
Auto-realização
Auto-conhecimento, satisfação, desenvolvimento.
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