Arquivologia Para Concursos

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ARQUIVOLOGIA 
| Conhecimentos Específicos/2016 
 
 
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222 
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220 1 
 
OS: 0099/6/16-Gil 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
PARA CONCURSOS 
MÓDULO COMPLETO 
 
 
Profa. Giovanna Carranza 
Prof. Heron Lemos 
 
UFC 
– Auxiliar em Administração – 
 
OS: 0099/6/16-Gil 
ARQUIVOLOGIA 
| Conhecimentos Específicos/2016 
 
 
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222 
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220 2 
 
OS: 0099/6/16-Gil 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
| Conhecimentos Específicos/2016 
 
 
CURSO PRIME ALDEOTA – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208. 2222 
CURSO PRIME CENTRO – Av. do Imperador, 1068 – Centro – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2220 3 
 
OS: 0099/6/16-Gil 
CONCURSO: UFC – AUXILIAR EM ADMINISTRAÇÃO 
 
ÍNDICE: 
3 – ARQUIVOLOGIA 
Profa. Giovanna Carranza 
Prof. Heron Lemos 
 
 
3 – ARQUIVOLOGIA 
 
 
 
 
1 – Noções de Arquivologia 
2 – Teoria das Três Idades 
3 – Gestão de Documentos 
4 – Protocolos 
5 – Microfilmagem 
6 – Preservação, Conservação e Restauração 
7 – Terminologia Arquivística 
 
1 – NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
Origem dos Arquivos 
 A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga Grécia – arché, atribuída ao palácio dos 
magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósito dos documentos. 
Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem latina, que no sentido antigo 
identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos. 
 
Breve Histórico e Evolução dos Conceitos de Arquivo 
As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depósitos de documentos e papéis de qualquer 
espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Estabeleciam ou reivindicavam direitos. 
Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos para museus e bibliotecas. Daí surge à ideia de 
arquivo administrativo e arquivo histórico. 
 
Conceitos 
Em primeiro lugar, devemos então definir o que é a própria Arquivologia. E essa definição será feita pelo Dicionário 
de Terminologia Arquivística, que assim afirma: “Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a 
serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.” 
Então cabe à Arquivologia, ou Arquivística, estudar os arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, 
seus usuários, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentos funcionais. 
 
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FIQUE DE OLHO!!!!! 
Passando então pela definição da disciplina, temos que definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo 
é um termo polissêmico, com quatro significados. São eles: 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funções; 
2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante, etc); 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) destinado à guarda de documentos; 
4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e 
guardar documentos (setor de arquivo, divisão de arquivo, etc). 
 
 Atenção: 
Assim, quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o contexto é quem vai determinar qual destes 
significados está sendo empregado. Dificilmente este assunto será pedido em provas para cargos de nível médio. O 
importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo para que não tenham dúvidas quando responder as 
questões. 
 
Outros Conceitos sobre ARQUIVO 
Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos 
(CIA), um arquivo é “o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” 
(1984, p. 25). 
O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em conjunto com a Associação dos 
Arquivistas Franceses define arquivos como sendo “o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo 
administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas 
funções e atividades” (1970, p. 23). 
 
Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por 
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
 
 
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FIQUE DE OLHO!!!!! 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o 
conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas 
atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. 
Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua função, que é tornar disponíveis os seus 
documentos, devemos saber o que são os documentos do arquivo. 
O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada em um suporte. Então, para termos um 
documento, são necessários dois elementos: 
 Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. 
 Suporte: é o material físico onde está inserida a informação. 
 
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples: 
 
INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO 
 
Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses 
documentos trazem uma informação registrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc. 
Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um 
arquivo, ainda é necessário outro elemento: que tenha sido resultado, consequência de uma ação referente à atividade da 
instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): 
“Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 
jurídicas, em decorrência de suas atividades”. 
Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga 
uma taxa e recebe a revista. A revista em si não será considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa não a 
recebeu por executar uma atividade administrativa. 
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento daassinatura será documento de arquivo, pois é 
consequência de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico. 
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a 
referida atividade realmente aconteceu. 
No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, 
mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Em resumo, para que um 
documento pertença a um arquivo, são necessários esses dois elementos: 
 
Assim, já sabemos o que é um documento, o que é um documento de arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos 
então diferenciar o arquivo das outras unidades de informação que podem existir em uma instituição. 
 
Importância do arquivo 
A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a 
mesma se utiliza no exercício de suas atividades a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de 
documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivistas adequadas permite não 
apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição. 
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Finalidade do arquivo 
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento 
ordenado e eficiente; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração 
temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 
 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma 
a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas; 
 Além destas funções principais podemos destacar outras, de relativa importância, como a expedição da 
correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão documental da instituição. 
 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; 
b. estar instalado em local apropriado; 
c. dispor de instalações e materiais adequados; 
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; 
e. contar com normas de funcionamento; 
f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia. 
 
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o 
decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar 
disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. 
 
Características Básicas que Distinguem os Arquivos 
− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma 
coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 
− Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas. 
− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Órgãos de Documentação 
Vamos começar diferenciando os acervos de ARQUIVO, Biblioteca e Museu: 
 
 
Classificação dos Arquivos 
Uma vez que já sabemos o que é o arquivo, agora devemos saber os vários tipos de arquivos que existem. Os 
arquivos são classificados quanto à entidade mantenedora, quanto à natureza dos documentos que o compõem, quanto à 
extensão de sua atuação e quanto aos estágios de sua evolução, sendo este o mais importante critério de classificação. 
Vamos a eles. 
 
Quanto à entidade mantenedora: podem ser públicos ou privados. 
Os arquivos públicos, conforme determina a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/91), são “conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços 
públicos no exercício de suas atividades”. Assim, os arquivos de todas as instituições e pessoas que estejam realizando 
atividades de gestão de serviços públicos, são considerados públicos. 
Os arquivos privados são conjuntos de documentos acumulados por pessoas físicas ou instituições de caráter 
particular, contanto que estas não estejam executando atividades de gestão de serviços públicos. 
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Existem ainda, de acordo com a autora Marilena Leite Paes, outras classificações quanto à entidade mantenedora, 
quais sejam: 
 Públicos: mantidos por órgãos públicos, em qualquer esfera de atuação (União, DF, estados e municípios). 
 Comerciais: mantidos por instituições ou grupos com fins lucrativos (empresas, corporações, holdings, etc) 
 Institucionais: mantidos por instituições, organizações ou grupos sem fins lucrativos (igrejas, sindicatos, associações, 
partidos políticos, etc) 
 Pessoais ou familiares: mantidos por uma pessoa ou grupo familiar. 
 
Esses arquivos refletem as atividades de uma pessoa ou família, como atividades profissionais, atividades sociais, 
parcerias formadas, etc. 
 
Quanto à Natureza dos Documentos: podem ser especiais ou especializados. 
Os arquivos especiais são aqueles que guardam documentos dos mais variados suportes, e por isso precisam de 
cuidados especiais. Nesse tipo de arquivo os documentos são agrupados considerando primeiramente o suporte (papel, CD, 
disco rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado quando os 
suportes são feitos de materiais diferentes, pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo: um arquivo pode ter um 
local específico para guardar CD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos esses materiais requerem diferentes tipos 
de cuidados. 
Os arquivos especializados ou arquivos técnicos são aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. 
Nesse tipo de arquivo os documentos são agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros 
critérios para sua organização. Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição trata de muitos assuntos, em 
diferentes áreas do conhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por exemplo: uma entidade pode guardar 
documentos relativos à área de engenharia, de medicina, de artes em locais separados. Isso ajuda na localização dos 
documentos e facilita a compreensão dos mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade. 
 
Quanto a Extensão de sua Atuação: podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). 
Os arquivos setoriais são aqueles que estão localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os 
documentos próximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localização e utilização. Se encontram 
principalmente em empresas,órgãos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vários 
departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por 
setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc). 
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um só lugar. É 
utilizado principalmente por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura administrativa 
simples (poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o arquivo de 
uma empresa que funcione em apenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, etc. 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos arquivos correntes. Somente estes podem ser 
divididos em setorial ou geral. 
 
Quanto aos Estágios de sua Evolução: podem ser correntes, intermediários e permanentes. 
Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos que são constantemente utilizados por seus 
produtores, ou que sejam objeto de consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos 
correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas frequentes”. 
Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos que não são mais objeto de consultas frequentes, 
mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei de Arquivos assim 
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define os documentos de arquivos intermediários: “aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por 
razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 
Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que não tem mais valor administrativo, mas pelo 
seu conteúdo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por isso devem ser 
guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de 
documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”. 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
1. Dica importante sobre o assunto: a classificação quanto ao estágio de evolução é o que norteará todos os estudos sobre 
Arquivologia. Esta divisão e classificação foram consideradas um marco na história da disciplina. A partir de agora, todos 
os estudos sobre arquivos e suas funções terão essa classificação como base. 
2. Dica importante sobre o assunto: em provas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é importante 
que o candidato fixe a ideia que os nomes trazem: corrente = utilizado com frequência, intermediário = aguardando 
prazos, permanente = guardados definitivamente. 
3. Dica importante sobre o assunto: os estágios de evolução dos arquivos também podem aparecer como ciclo vital dos 
documentos, ou teoria das três idades. 
 
Classificação dos Documentos 
Assim como os arquivos, os documentos que os compõem também podem ser classificados segundo alguns critérios. 
Os documentos são classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à natureza do assunto. 
 
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS 
ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS 
Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar, em cada documento, diversos elementos que o 
caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia. 
 
Suporte 
Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o 
documento foi escrito/impresso. 
Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos documentos é o papel, mas nem sempre foi assim. 
Antes da invenção do papel, o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e até 
mesmo a pedra ou a argila. 
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informações, é comum a utilização de suportes 
eletrônicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, Blue-ray, fita magnética, disco ótico etc. 
Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que, em alguns 
casos, eles necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos especiais, vistos anteriormente). 
 
Forma 
O conceito de forma está vinculado ao estágio de preparação e transmissão do documento de arquivo. Basicamente, 
em sua confecção, o documento de arquivo passa por três formas diferentes: rascunho (minuta), original e cópia. 
Minuta ou rascunho é a definição dada à primeira versão de um documento, ainda sujeita a alterações. 
Original é a versão definitiva e final de um documento, devidamente assinada e reconhecida pela autoridade que a 
produziu. 
Cópia, por sua vez, é a reprodução do documento original, geralmente criada para efeito de consulta ou divulgação 
de um documento (fotocópia, digitalização ou fax). 
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Formato 
Entende-se por formato a configuração física do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi 
confeccionado. 
Os documentos em papel, por exemplo, podem se apresentar em diversos formatos: como cartão, ficha, livro, 
caderno, folha, folder, mapa, cartaz etc. 
 
Gênero 
O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou à forma como as 
informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são: 
 Textuais: são os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como 
ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc. 
 Iconográficos: são documentos que apresentam como informação imagens estáticas, como fotografias, negativos, 
diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo. 
 Cartográficos: documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas maiores. Os 
exemplos mais comuns são mapas e plantas. 
 Micrográficos: documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de 
microfilme ou microficha. 
 Sonoros: documentos cuja informação esteja registrada em forma de som. 
 Filmográficos: documentos que contenham filmagens, vídeos. 
 Informáticos ou Digitais: documentos registrados em suporte eletrônico. 
 
Espécie 
A espécie do documento é definida por meio de seu aspecto formal, ou seja, da forma como as informações são 
distribuídas no documento e da aplicação a que o documento se destina. 
São exemplos de espécies documentais: ofícios, memorandos, atas, certidões, atestados, atas, atestados, contratos, 
despachos, declarações, requerimentos etc. 
 
Tipo/Tipologia 
O conceito de tipo ou tipologia de um documento, na terminologia arquivística, refere-se à soma da espécie 
documental com a atividade a que aquele documento se destina, ou seja, para que uma tipologia possa existir, devem estar 
presentes dois aspectos: espécie + finalidade. 
Os exemplos expostos na tabela a seguir tornam mais clara essa definição. 
 
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DICANINJA!!!!!!!! 
Nota-se, portanto, que, enquanto a espécie é identificada por apenas uma palavra, a tipologia ou o tipo de 
documento apresentará pelo menos duas palavras, sendo que a primeira identificará a espécie e o complemento identificará 
a atividade a que o documento se destina. 
 
Quanto à Natureza do Assunto: 
os documentos podem ser ostensivos (ou ordinários) ou sigilosos. 
Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não é prejudicial quando for de 
conhecimento geral. São documentos que não possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não 
causa nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros. 
Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só podem ser de conhecimento restrito, e por isso 
requerem medidas de segurança especiais para sua custódia e divulgação. 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
Sobre o assunto, devemos considerar a Lei Federal n° 12.527/11 e o Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos 
documentos e material de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua 
classificação e o período pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. 
Segue tabela de classificação: 
 
 
Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais prevista e a classificação “confidencial” foi 
suprimida. Anteriormente, um documento poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de 
Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a interpretação que faz mais sentido em face 
do diploma legal atual). 
Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes estiverem reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o 
do documento mais restrito. 
 
Valoração dos Documentos 
Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, 
quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico. 
 
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 Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento 
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento 
nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um 
valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor 
administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da 
instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas 
características. 
 Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos 
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser 
considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após 
perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna 
definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá. 
 
Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a 
Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser 
eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este 
valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de 
documento permanente ou documento de 3ª idade, jamais será eliminado ou destruído. 
 
Prazo de Guarda dos Documentos 
Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O 
prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: 
• frequência de uso das informações contidas nos documentos; 
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais); 
•existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos); 
• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos 
precaucionais). 
 
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de 
guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na 
fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases 
em questão. 
 
Destinação final dos Documentos 
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no 
momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: 
eliminação ou guarda permanente. 
- Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; ou 
- Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico. 
É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte: 
- Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente? 
- Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária? 
- Como saber se o documento tem ou não valor histórico? 
 
 
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OS: 0099/6/16-Gil 
ESQUEMATIZANDO OS ESTUDOS!!!!!! 
 
FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 
2011. 
 
PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLOGIA 
1. PRINCÍPIOS PROVENIÊNCIA: Um dos princípios fundamentais da Arquivologia, talvez por isso apareça tanto em provas, 
determina que os arquivos oriundos de uma mesma fonte (proveniência) não devem ser misturados com os arquivos de 
outra fonte. Ex: os arquivos da Polícia Federal que vão para o Arquivo Nacional devem ficar separados dos arquivos da 
Receita Federal. Em linhas gerais, o arquivo proveniente de cada instituição não pode se misturar com os de outras 
instituições. 
2. PRINCÍPIOS INTEGRIDADE/ INDIVISIBILIDADE: Os fundos devem ser mantidos sem divisão, dispersão, separação, ou 
seja, você não deve guardar metade do arquivo de órgão no prédio A e a outra metade no prédio B. 
3. PRINCÍPIOS RESPEITO À ORDEM ORIGINAL: De acordo com esse princípio os arquivos de uma mesma proveniência 
devem conservar a ordenação estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os 
documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. 
4. PRINCÍPIOS ORGANICIDADE: Podemos dizer que esse princípio é um desdobramento do princípio da ordem original. A 
organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade 
produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. 
5. PRINCÍPIOS UNICIDADE: De acordo com esse princípio, os documentos que são produzidos em diversas vias originais e 
ou cópias, após sua regular utilização devem ser reduzidos a apenas 1 (um) original para arquivamento. 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
| Conhecimentos Específicos/2016 
 
 
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2. Teoria das Três Idades 
 
Teoria das Três Idades 
A Teoria das Três Idades, ou também Ciclo Vital dos Documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as 
intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos 
denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, 
respectivamente. 
A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada a identificação dos valores primário e 
secundário dos documentos. Conceitualmente podemos definir as etapas do ciclo vital dos documentos como: 
 Corrente ou 1ª idade: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido 
ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor 
primário. Sua configuração pode ser central ou geral, quando reúne todos os documentos da instituição em 
um só lugar, ou setorial, quando, pela necessidade de rápido acesso à informação, mantém os documentos 
próximos dos seus produtores; e sua localização deve ser a mais próxima possível dos produtores dos documentos. 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
Suas atividades são: de protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação), expedição, 
arquivamento (guarda e armazenamento), empréstimo e consulta. Quando necessário também pode realizar atividades 
de conservação e restauração. 
 
Seu público, ou cliente, é o produtor do documento. Em caso de consulta ou empréstimo para terceiros, somente 
é possível com a autorização do produtor, pois este detém a posse e os direitos sobre seus documentos. 
 Intermediário ou 2ª idade: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos 
correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou 
encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário. 
 Os documentos do arquivo intermediário não são essenciais para as atividades administrativas, mas devem 
ser mantidos por que servem como prova de direitos e obrigações para a instituição ou para terceiros. 
Sua localização deve ser afastada dos produtores dos documentos, pois sua finalidade é “desafogar” os arquivos 
correntes, tirando o “excesso” de documentos para agilizar seu fluxo. 
Seu público, ou cliente, ainda é o produtor do documento. Apesar de seus documentos não serem mais 
consultados com muita frequência, eles ainda detém seus direitos sobre estes. Novamente a consulta ou empréstimo a 
terceiros somente pode ocorrer com autorização do produtor. 
Dica importante: como as fases dos arquivos não são obrigatórias, o arquivo intermediário somente deve ser 
instalado em caso de real necessidade da instituição. É um arquivo que requer muitos recursos para funcionar (tempo, 
pessoas, espaço físico, material) e caso não haja essa necessidade, pode se tornar um verdadeiro elefante branco para 
a instituição. 
A necessidade do arquivo intermediário pode ser verificada através de diagnóstico ou quando a instituição é de 
grande porte, possui várias filiais, ou ainda quando a elevada quantidade de documentos no arquivo corrente compromete 
a sua eficiência. 
 Permanente ou 3ª idade: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados 
permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrência de seu valor 
probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade. Esses documentos devem ser preservados 
permanentemente, pois são fonte relevante de pesquisa para a História, Cultura ou Memória de uma entidade, 
instituição, região ou sociedade. 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
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DICA DO HERON!!!!!! 
Uma vez que o documento chega ao arquivo permanente, o seu produtor perde a sua custódia, e o documento 
passa a ser de livre consulta por parte que qualquer cidadão, sem a necessidade de permissão ou autorização, ao 
contrário do que ocorre nos arquivos correntes e intermediários. 
 
As principais atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes são o arranjo, a descrição e tarefas de 
conservação e preservação. 
 O arranjo é a organização dos documentos dentro dos fundos, respeitando sempre os princípios arquivísticos. 
Dá-se por meio de atividades físicas e intelectuais. 
 A descrição é o processo intelectual de sintetizar os elementos formais dos documentos e do contexto para a 
formação dos instrumentos de pesquisa. 
Esses instrumentos de pesquisa são divididos em dois grupos: básicos e auxiliares. Vamos a eles. 
Os instrumentos básicos são a guia, o inventário, o catálogo e o repertório (ou catálogo seletivo). 
 A guia é o instrumento que orienta o usuário sobre o arquivo como instituição. É o mais abrangente dos 
instrumentos, pois traz informações sobre regras de visitação, horários de funcionamento, profissionais que ali 
trabalham, linhas de transporte público que facilitam acesso ao mesmo, entre outras. Informa também sobre as 
condições do arquivo, das instalações e dos documentos que estão sob sua guarda. 
 O inventário é o instrumento que traz informações sobre um fundo ou parte dele. Por fundo entende-se o 
conjunto de documentos de uma única entidade. Assim, todos os documentos de uma determinada agência 
reguladora, por exemplo, vão constituir o fundo arquivístico dessa agência. O inventário pode ser sumário 
(resumido, falando apenas quais os documentos estão no fundo) ou analítico (pormenorizado, trazendo 
informações mais detalhadas). 
 O catálogo é o instrumento que descreve unitariamente os documentos, mesmo que não pertençam ao mesmo 
fundo. Por isso é montado de forma temática, cronológica, onomástica ou geográfica. Exemplo: buscar 
documentos sobre a construção de Brasília no Arquivo Público. Haverá um catálogo de documentos sobre 
esse assunto, descrevendo documentos que estão até em fundos diferentes (Embrapa e GDF, por exemplo). O 
catálogo também pode ser sumário ou analítico. 
 O repertório, ou catálogo seletivo, é o instrumento que descreve pormenorizadamente (pode ser somente analítico) 
documentos previamente selecionados. Esses documentos são escolhidos por juízo de valor. 
 
Como instrumentos auxiliares temos o Índice e a Tabela de Equivalência. 
 O índice é uma lista sistematizada e minuciosa de elementos-chave do documento, para facilitar a localização de 
assuntos em seu corpo. 
 A tabela de equivalência, ou de concordância, estabelece uma correspondência entre diferentes notações por ter 
havido mudanças no sistema de arranjo. Exemplo: se um documento tinha uma determinada classificação 
quando no arquivo corrente, e passa a ter outra no arquivo permanente, essa mudança deve estar correspondente 
na tabela de equivalência. Ou ainda, se houve mudança na própria classificação no arquivo permanente, esta 
também deverá ser anotada na tabela de equivalência. 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
 
É bom que o candidato saiba que instrumentos de pesquisa é o assunto mais pedido pelas bancas quando tratam 
de arquivo permanente. 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
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ESQUEMATIZANDO OS ESTUDOS!!!!!!! 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
É importante saber que todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma instituição, podem 
possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos 
objetivos que levaram à criação do documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não está ligado 
diretamente aos objetivos que levaram à sua criação. 
 
Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primário; se não fosse assim, não seriam sequer criados. 
Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor; Mas ao contrário, 
nem todos os documentos possuem o valor secundário. Este valor depende de muita coisa para ser atribuído a um 
documento, e é permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para sempre (o valor). 
 ATENÇÃO: 
Assim, quando um documento nasce (já provido de valor primário) ele está inserido no arquivo corrente, que 
como vimos, é aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo 
principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que guarda documentos não utilizados 
frequentemente, e que aguardam destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua o valor 
secundário, será descartado; caso possua, será preservado permanentemente. 
Notem que uma vez que o documento é recolhido ao arquivo permanente, ele não pode ser descartado. 
Notem também que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam 
constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. 
 
Assim, a passagem do arquivo corrente para o arquivo intermediário sempre se chama “transferência”, e a passagem 
do intermediário para o arquivo permanente sempre se chama “recolhimento”. Então, numa questão pode não aparecer o 
nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere. 
Notem ainda que não existe a obrigatoriedade de o documento passar pelas três fases, nessa ordem. Alguns 
documentos são “recolhidos” do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar 
pelo arquivo intermediário. 
OBSERVAÇÃO!!!!!!!!! 
Ainda, há casos em que o documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou intermediário 
de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas, mas pode ser pedido, então não custa saber. 
 
DICA DO HERON!!!!!! 
Em caso de eliminação de documentos, previstos para este destino na Tabela de temporalidade, deve haver 
antes, no caso de órgãos e entidades de direito público, a publicação em veículo de comunicação oficial da Lista de 
Eliminação de Documentos, bem como prazo mínimo entre a referida publicação e a eliminação de fato; isto foi 
determinado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, e tem o objetivo de assegurar o direito de acesso por parte 
de pessoas interessadas nos referidos documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
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3. GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS (administração de documentos) 
A lei 8.159/91 define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às 
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando 
sua eliminação ou 
recolhimento. 
Objetivos da gestão de documentos: 
 Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de documentos; 
 Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for solicitada. 
 Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas, 
econômicas e eficientes de gestão da informação. 
 Assegurar a eliminação do documentos que não apresentem valor primário – administrativo, fiscal, técnico, legal – 
ou valor secundário, ou seja, importância histórica para a pesquisa científica. 
 Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda permanente por seus valores 
históricos e científicos. 
 
Gestão de documentos correntes 
Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas frequentes. Estes arquivos 
estão localizados no local em que foram produzidos os documentos. 
 
Gestão de documentos intermediários 
Conjunto de documentos que não são consultados com tanta frequência por quem os produziu. Os arquivos 
intermediários geralmente são centralizados. Os documentos são mantidos por razões legais e de acordo com os prazos 
prescricionais e precaucionais previstos na Tabela de temporalidade e de destinação de documentos. 
Os documentos no arquivo intermediário só podem ser consultados pelo órgão que o gerou e por terceiros desde 
que tenham autorização do órgão. 
 
Fases da gestão de documentos 
Conforme Paes (2005), as fases básicas da gestão de documentos são: 
1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão. 
São projetados também modelos de formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo 
com as necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a 
otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e automação arquivística. 
2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, 
distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a 
elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao 
desenvolvimento das funções administrativas das instituições. 
3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada a mais complexa das três fases da gestão de 
documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a 
estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser 
eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição. 
 
 
 
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Diagnóstico arquivístico 
É a análise detalhada dos vários aspectos relacionados a estrutura e ao funcionamento do arquivo na empresa. 
O processo de diagnóstico analisa: 
- existência de normas e manuais de arquivo; 
- localização e instalações físicas; 
- volume documental e espaço físico ocupado; 
- condições ambientais e de armazenamento dos documentos; 
- recursos humanos; 
- gênero e natureza dos arquivos 
- classificação/arranjo dos documentos, identificados os métodos de arquivamento adotado; 
- procedimentos e formas de acesso à informação; 
- controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados; 
- estado de preservação e conservação dos documentos. 
 
Avaliação documental 
A avaliaçãode documentos consiste, fundamentalmente, em identificar seus valores e definir seus prazos de guarda. 
O processo de avaliação é vinculado a legislação e em alguns casos também segue definições das empresas. 
TABELA DE TEMPORARIEDADE: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina 
prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. 
Fonte: Dicionário de terminologia Arquivística, 2005 
 
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 
Todos os arquivos possuem um ciclo vital, composto pelas fases corrente, intermediária e permanente. Mas como 
saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para outra fase? 
A resposta encontra-se na Tabela de Temporalidade, que é o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e 
DESTINAÇÃO FINAL dos documentos. 
A Tabela de Temporalidade é criada pela comissão de avaliação de documentos formada por funcionários que 
conheçam bem a organização, devendo ser aprovada pela autoridade competente da instituição. 
O Prazo de Guarda dos Documentos é um termo técnico da arquivologia que trata do tempo que cada arquivo 
deverá permanecer nas fases correntes e intermediárias. 
As fases do ciclo de vida de um documento são definas a partir do seu valor documental e de sua frequência de uso, 
que estão expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD. 
Muito importante!!! Segundo o glossário de termos arquivísticos, a Tabela de Temporalidade é definida como 
“Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, 
eliminação e mudança de suporte de documentos.” 
Concluindo, podemos definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliação do 
valor dos documentos para a organização e que determina o seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem 
como sua destinação final, conforme exemplo da tabela de temporalidade abaixo: 
 
ARQUIVOLOGIA 
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Destinação final dos documentos (Eliminação x Guarda Permanente) 
Como observamos na Tabela 01 – Exemplo de Tabela de Temporalidade, os documentos poderão ter duas 
possibilidades de destinação final: a guarda permanente ou a eliminação. 
Entende-se por guarda permanente quando o documento apresenta valor histórico cultural e será recolhido para o 
arquivo permanente, já na eliminação o documento não apresenta valor histórico e deverá ser eliminado. 
Fique ligado!!! Quando os documentos são recolhidos para o arquivo permanente jamais serão eliminados. 
 
Transferência x Recolhimento dos documentos 
A movimentação dos documentos entre as fases corrente, intermediária e permanente, somente ocorrerá pela 
transferência ou pelo recolhimento. 
 
 
 
 
01. (IMPARH – 2015 – ASSISTENTE) Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e 
permanentes. Consideram-se documentos correntes: 
 
a) aqueles formados por documentos com valor secundário. 
b) aqueles com baixa frequência de uso e que aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
c) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes. 
d) formados por documentos com prazos precaucionais esgotados. 
 
02. (IMPARH – 2015 – ASSISTENTE) Durante muito tempo os documentos de um certo órgão público municipal foram 
tratados de maneira empírica e improvisada, sem fazer parte de uma gestão de documentos. Isso permitiu a 
formação de um grande volume de documentos, guardado no subsolo do edifício-sede. Um arquivista foi então 
contratado pelo órgão para tentar resolver esse problema. Diante dessa situação hipotética, seria correto o arquivista 
propor que os documentos fossem: 
 
a) eliminados, pois não têm utilidade para a empresa. 
b) digitalizados ou microfilmados e, em seguida, eliminados, o que permitiria a liberação de espaço. 
c) classificados e avaliados a partir de um plano de classificação e de uma tabela de temporalidade. 
d) eliminados após cinco anos de sua produção, desde que tivessem sido acumulados pela atividade-meio. 
 
03. (IMPARH – 2015 – ASSISTENTE) A gestão de documentos é definida como um conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à _____________________. Identifique a alternativa que completa, corretamente a lacuna acima. 
 
a) produção, à tramitação e ao arquivamento de documentos de valor secundário, com vistas ao recolhimento para 
guarda permanente. 
b) produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à 
eliminação ou ao recolhimento dos documentos para guarda permanente. 
 
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c) produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em idade corrente, intermediária e permanente, 
com vistas à eliminação e ao recolhimento. 
d) produção, à avaliação e ao arquivamento dos documentos em fase intermediária. 
 
04. (CETREDE – 2016 – PREFEITURA DE ITAPIPOCA – AGENTE ADMINISTRATIVO) Marque a opção CORRETA sobre o ciclo 
vital dos arquivos de instituições públicas. 
 
a) Os depósitos intermediários servem para armazenar documentos com mais de cinco anos, quando deixam de ter 
qualquer valor probatório. 
b) As ações de conservação e restauração de documentos, com vistas à sua longa duração, são típicas da primeira 
idade. 
c) A vigência e a frequência de uso determinam a permanência dos arquivos correntes junto aos órgãos produtores. 
d) A avaliação deve ocorrer na fase permanente, quando os documentos não mais interessam ao órgão produtor e 
podem ser facilmente descartados. 
e) Os documentos correntes destinam-se à consulta de agentes internos e externos, graças à divulgação de seu 
conteúdo em instrumentos de pesquisa. 
 
05. (CETREDE – 2016 – PREFEITURA DE ITAPIPOCA – AGENTE ADMINISTRATIVO) Analise a afirmação a seguir. 
“Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (na fase corrente e na intermediária, em 
obediência à Tabela de Temporalidade), obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, 
interna e externamente”. (LIBERALLI, 2004). Marque a opção CORRETA que se refere a conceito. 
 
a) Arquivo Permanente. 
b) Protocolo. 
c) Arquivo Morto. 
d) Arquivo Corrente. 
e) Controle Interno. 
 
06. (CETREDE – 2016 – CÂMARA DE BOA VIAGEM – AGENTE ADMINISTRATIVO) O Setor de Protocolo Geral da Câmara de 
Vereadores de Boa Viagem recebeu uma carta registrada emitida pela Polícia Rodoviária Federal, informando que se 
tratava de assunto referente a um automóvel oficial pertencente à Câmara. Tendo em vista essa situação, como deve 
ser classificado documento? 
 
a) Oficial e ostensivo. 
b) Oficial e sigiloso. 
c) Oficial e particular. 
d) Particular e ostensivo. 
e) Particular e sigiloso. 
 
07. (CETREDE – 2016 – CÂMARA DE BOA VIAGEM – AGENTE ADMINISTRATIVO) Uma escola do Município, ao examinar os 
documentos contidos em seu arquivo intermediário, com prazo total de guarda vencido, encontrou a pasta de uma 
aluna que ficou mundialmente famosa por suas contribuições que levaram ao desenvolvimento de uma vacina para 
combater uma certa doença contagiosa. Quanto ao valor dos documentos encontrados na pasta da aluna, eles devem 
ser classificadoscomo 
 
a) primários históricos probatórios. 
b) primários históricos informativos. 
c) primários probatórios informativos. 
d) secundários históricos probatórios. 
e) secundários históricos informativos. 
 
08. (CETREDE – 2015 – PREFEITURA DE SÃO BENEDITO – AGENTE ADMINISTRATIVO) Sobre os conceitos fundamentais de 
arquivologia, analise as afirmativas a seguir. 
 
I. Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais. 
II. Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e (ou) recebidos por determinado órgão, durante o 
desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo. 
III. Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo intermediário. 
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IV. A fase arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela de temporalidade. 
 
Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS. 
 
a) I – II 
b) II – IV 
c) I – II – III – IV 
d) III – IV 
e) I – III. 
 
09. Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle 
da tramitação e expedição de documentos. Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada 
a) secretaria 
b) protocolo 
c) arquivo permanente 
d) arquivo intermediário 
e) centro de documentação 
 
10. “Chamamos essa etapa de arquivamento de ________________ uma vez que os documentos a ela 
direcionados 
apresentam interesse e são objeto de consulta, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados ou as 
respostas obtidas.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior. 
 
a) indireta 
b) corrente 
c) permanente 
d) temporária 
 
11. Com relação a arquivos correntes, marque V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa que 
apresenta a sequência correta. 
 
( ) Arquivo corrente é o conjunto de documentos com uso pouco frequente que aguardam em armazenamento 
temporário o seu destino final. 
( ) O arquivo corrente também pode ser chamado de arquivo ativo. 
( ) O arquivo corrente está estreitamente vinculado com o uso imediato de seus documentos. 
 
a) F/ V/ V 
b) V/ F/ V 
c) F/ F/ V 
d) V/ V/ V 
e) F/ F/ F 
 
12. Para a realização de suas atividades rotineiras, alguns funcionários consultam, de forma frequente, os documentos da 
organização. Segundo os conceitos da Arquivologia, eles fazem uso de documentos 
 
a) funcionais. 
b) correntes. 
c) intermediários. 
d) permanentes. 
e) essenciais. 
 
13. “O Ciclo de Vida dos documentos é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou 
fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase, se diz na Arquivística, que tem relação com a 
vigência do documento”. Sobre o período, numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª. 
 
1. Arquivo corrente 
2. Arquivo intermediário 
3. Arquivo permanente 
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( ) São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. 
( ) São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e 
que se conservam junto com os órgãos produtores, em razão de sua vigência e frequência de uso. 
( ) São Arquivos que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. 
Assinale a alternativa que contém a sequência CORRETA. 
 
a) 1-2-3 
b) 2-1-3 
c) 3-1-2 
d) 1-3-2 
e) 2-3-1 
 
14. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o processo de preservação no qual o documento 
é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas, denomina-se: 
 
a) encapsulação. 
b) encolagem. 
c) laminação. 
d) desinfestação. 
e) velatura. 
 
15. Considerando as técnicas de arquivamento, assinale a alternativa correta. 
 
a) A organização de arquivos é composta por várias etapas de trabalho, tais como levantamento de dados, análise de 
dados coletados, planejamento, implementação e acompanhamento. 
b) As atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente são distintas e, por isso, é fundamental que funcionem de 
forma apartada e não integrada. 
c) Os arquivos correntes são aqueles compostos por documentos que não mais são usados com frequência, mas que 
ainda podem ser requisitados por algum departamento da empresa. 
d) Os arquivos gerais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais e são considerados arquivos correntes. 
e) Não constitui, como finalidade do arquivo, servir como base de conhecimento da história. 
 
16. De acordo com a teoria arquivística e as atribuições dos órgãos de documentação, analise as afirmativas a seguir. 
 
I. Os documentos de arquivo podem passar pelas três fases do ciclo de vida dos documentos: corrente, intermediária 
e permanente. 
II. Arquivos e bibliotecas são constituídos com finalidades administrativas e culturais, respectivamente. 
III. Museus são instituições de interesse público, que colecionam peças e objetos de valor cultural. 
 
Assinale: 
 
a) se apenas a afirmativa I estiver correta. 
b) se apenas a afirmativa II estiver correta. 
c) se apenas as afirmativas I e III estiverem corretas. 
d) se apenas as afirmativas II e III estiverem corretas. 
e) se todas as afirmativas estiverem corretas. 
 
17. Como podemos definir as três idades de um arquivo? 
 
a) Corrente, permanente e dispensável. 
b) Permanente, circulante e fixa. 
c) Corrente, dispensável e fixa. 
d) Corrente, intermediária e permanente. 
e) Primitiva, permanente e corrente. 
 
 
 
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18. No processo de avaliação, o valor primário atribuído aos documentos está associado 
 
a) às referências a fatos históricos. 
b) às razões pelas quais foram criados. 
c) à aquisição e extinção de direitos. 
d) à presença de sinais de validação. 
e) ao índice de pH neles encontrado. 
 
19. Em meados do século XX, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a 
produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que houve a necessidade de se buscar novas soluções para 
gerir as grandes massas documentais. A gestão de documentos são conjuntos de procedimentos e operações técnicas 
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos. Dessa conceituação podemos 
destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a produção, a utilização e a destinação. Com relação a essas 
fases, analise as afirmativas. 
 
I. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou 
setor. 
II. Utilização de documentos: essa fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, 
distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e 
intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à 
recuperaçãode informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou 
científicas das instituições. 
III. Avaliação e destinação de documentos: desenvolver-se mediante a análise e avaliação dos documentos 
acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de 
arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação 
para a instituição. 
 
Está correto o que se afirma em: 
 
a) somente I. 
b) somente II. 
c) somente I e III. 
d) I, II e III. 
e) somente I e II. 
 
20. O arquivo é uma fonte de informação importante e estratégica dentro de uma organização pública. Assinale a opção 
que identifica uma das características do arquivo. 
 
a) É colecionado por razões culturais. 
b) É constituído, prioritariamente, por documentos acumulados pela atividade-meio. 
c) É colecionado para registrar a memória da organização. 
d) É constituído por documentos semelhantes aos de biblioteca. 
e) É acumulado naturalmente no desenvolvimento das atividades de uma organização. 
 
21. É o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituição ao longo de suas atividades, com a 
finalidade de organizá-los e facilitar- lhes o acesso. 
 
a) Biblioteca. 
b) Informação. 
c) Arquivo. 
d) Museu. 
e) Depósito. 
 
22. O arquivo constituído por documentos que são de uso exclusivo da unidade que os gerou ou recebeu, denomina-se 
 
a) ostensivo. 
b) sigiloso. 
c) permanente. 
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d) intermediário. 
e) corrente. 
 
23. (FUNCAB – 2015 – MPOG – Arquivologista) Analise os enunciados a seguir referente ao estudo dos arquivos. 
 
I. O arquivo permanente, constituído por documentos que perderam todo valor administrativo, são também 
conhecidos como limbo ou purgatório. 
II. A função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. 
III. Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor primário e, na terceira fase do 
ciclo vital, são de guarda permanente. 
IV. Os arquivos centrais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo 
intermediário. 
 
Está correto o que se afirma apenas em: 
 
a) I e II. 
b) I, II e III. 
c) II. 
d) III e IV. 
e) IV. 
 
24. (FUNCERN – 2015 – IFRN - Técnico em Arquivo) O conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física, 
jurídica, pública ou privada, caracterizado pela sua acumulação e conservação para fins de prova ou informação é o 
conceito de 
 
a) acervo arquivístico. 
b) coleção. 
c) arquivo permanente. 
d) acervo. 
 
25. (UFPE – 2015 - Auxiliar administrativo) Em relação a certos aspectos da documentação, analise as seguintes 
afirmativas. 
 
1) Suporte corresponde ao tipo de material no qual são registradas as informações. 
2) Arquivo é toda a informação (elemento referencial ou dado) registrada em um suporte (material, base), utilizada 
para estudo, prova e pesquisas. 
3) Tipologia é a reunião de documentos segundo o seu formato. 
 
Está(ão) correta(s), apenas: 
 
a) 3. 
b) 2. 
c) 1. 
d) 1 e 2. 
e) 1 e 3. 
 
 
26. (FGV – 2014 - Câmara Municipal do Recife-PE – Arquivista) Os documentos arquivísticos têm um valor que, por estar 
ligado aos motivos da criação dos documentos, diz respeito à entidade produtora. É o valor: 
 
a) informativo; 
b) histórico; 
c) secundário; 
d) primário; 
e) permanente. 
 
 
 
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27. (Quadrix – 2015 - CRF-RJ - Agente Administrativo) Sobre os conceitos básicos de arquivamento, leia as afirmativas. 
 
I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da 
instituição. 
II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. 
III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente. 
IV. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária. 
V. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente. 
 
Está incorreto o que se afirma em: 
 
a) somente quatro das afirmações. 
b) somente três das afirmações. 
c) nenhuma das afirmações. 
d) somente duas das afirmações. 
e) somente uma das afirmações. 
 
28. (INSTITUTO AOCP – 2015 - Agente Administrativo) Qual é a atividade que compreende um conjunto de operações e 
procedimentos, visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a garantir a sua 
imediata localização e recuperação? 
 
a) Atividade de classificação de documentos. 
b) Atividade de distribuição de documentos. 
c) Atividade de recepção de documentos. 
d) Atividade de protocolo de documentos. 
e) Atividade de registro de documentos. 
 
29. (FAEPESUL – 2016 - Prefeitura de Lauro Muller – SC - Auxiliar de Administração) Assinale a alternativa CORRETA de 
definição de arquivo. 
 
a) É o conjunto de material, exclusivamente impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. 
b) É a acumulação desordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa. 
c) É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa. 
d) É o conjunto de material, exclusivamente impresso, disposto desordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. 
e) Nenhuma das alternativas está correta. 
 
30. (CESPE – 2016 - Prefeitura de São Paulo – SP - Assistente de Gestão) No arquivo intermediário, considerado uma 
extensão do arquivo corrente, predomina o valor 
 
a) probatório. 
b) histórico. 
c) cultural. 
d) informativo. 
e) primário. 
 
31. (CESPE – 2016 - Prefeitura de São Paulo – SP - Assistente de Gestão) Na administração de documentos, entre as 
rotinas do protocolo, a identificação dos metadados para controle e recuperação de dados faz parte da rotina de 
 
a) movimentação. 
b) registro. 
c) classificação. 
d) tramitação. 
e) expedição. 
 
 
 
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32. (FAEPESUL – 2016 - Prefeitura de Lauro Muller – SC - Auxiliar de Administração) Conforme suas características, forma 
e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Quanto ao gênero os 
documentos podem ser? Assinale a alternativa CORRETA. 
 
a) Somente Escritos; cartográficos; iconográficos; filmográficos; sonoros; micrográficos e informáticos. 
b) Somente Escritos ou Textuais. 
c) Escritos ou textuais; cartográficos; iconográficos; filmográficos; sonoros; micrográficos e informáticos. 
d) Escritos ou textuais; cartográficos; iconográficos; filmográficos; sonoros; micrográficos, exceto informáticos. 
e) Todas as alternativas estão incorretas. 
 
33. (FUNCAB – 2016 - SEGEP-MA - Agente Penitenciário) Os documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos 
(administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produção ou recebimento no cumprimento de atividadese se 
encontram junto aos órgãos produtores/acumuladores em razão de sua vigência e da frequência com que são 
consultados por eles, estão em arquivo: 
 
a) permanente ou 1ª idade. 
b) intermediário ou 3ª idade. 
c) corrente ou 1ª idade. 
d) corrente ou 2ª idade. 
e) permanente ou 3ª idade. 
 
34. (FUNCAB – 2016 - SEGEP-MA - Agente Penitenciário) A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta 
da atividade de: 
 
a) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o 
órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. 
b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão 
produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. 
c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, 
jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. 
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, 
jurídico-legal, técnico, histórico, que não permite a sua eliminação, determinando a sua guarda permanente. 
e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, 
jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente. 
 
35. (IF/PB – 2015 - Auxiliar administrativo) Quanto ao contexto arquivístico, Não se configura como Princípio Arquivístico: 
 
a) Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos. 
b) Princípio da Organicidade. 
c) Princípio da Desordem Original. 
d) Princípio da Unicidade. 
e) Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística. 
 
36. (Acesso Publico – 2015 - Colégio Pedro II - Assistente em Administração) Para reduzir o grande volume de 
documentos produzidos pela Administração Pública, a solução que foi adotada e que se mostrou bastante eficiente 
no processo de avaliação é conhecida como: 
 
a) teoria das Três Idades. 
b) gestão de Documentos. 
c) tabela de Temporalidade. 
d) incineração. 
e) avaliação e Descarte. 
 
37. (FCC – 2015 – MANAUSPREV – Analista) A operação por meio da qual os documentos ingressam nos chamados 
arquivos intermediários denomina-se 
 
a) tramitação. 
b) transferência. 
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c) encaminhamento. 
d) autuação. 
e) recolhimento. 
 
38. (UFMT – 2015 – IF/MT - Auxiliar administrativo) No texto, é afirmado que papéis se avolumam na escola em pilhas, 
gavetas e prateleiras. Para eficaz gerenciamento documental, ao longo do ano, em qual estágio esses documentos 
devem ser arquivados? 
a) Arquivo intermediário, por constituir-se de documentos que esporadicamente são consultados. 
b) Arquivo corrente, por tratar-se de documentos que possuem baixa frequência de consultas. 
c) Arquivo intermediário, por tratar-se de documentos que se avolumam ao longo do ano e são frequentemente 
consultados. 
d) Arquivo corrente, por constituir-se de documentos em curso e podem ser consultados frequentemente. 
 
39. (UFMT – 2015 – IF/MT - Auxiliar administrativo) ___________ é o instrumento utilizado para determinar os prazos em 
que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos 
permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem ou eliminação. Assinale a alternativa que preenche 
corretamente a lacuna. 
a) Catálogo 
b) Tabela de equivalência 
c) Tabela de temporalidade 
d) Inventário analítico 
 
40. (VUNESP – 2015 - CRO-SP - Assistente Administrativo) O ciclo de vida dos documentos é determinante na intervenção 
e gestão do arquivo, dessa forma, 
a) todos os documentos produzidos na instituição devem ser recolhidos para o arquivo permanente no período 
definido pela legislação. 
b) os documentos em idade corrente de arquivamento e que apresentam valor administrativo e vigência atual, 
devem ser armazenados em locais próximos à área de produção. 
c) todos os documentos produzidos na instituição devem ser transferidos aos arquivos centrais ou intermediários 
como medida de precaução. 
d) os documentos em idade corrente de arquivamento e que apresentam vigência finalizada devem ser mantidos 
próximos à área de produção. 
e) os documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico 
cultural, devem ser mantidos nos arquivos intermediários. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GABARITO 
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 
C C B C A A E B B D A B C A A E D B D E 
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 
C E C C C D C D C E B C C C C A B D C B 
 
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4. PROTOCOLOS 
 
PROTOCOLOS 
O sentido da palavra protocolo, deve ser entendido como: Setor responsável pelo recebimento, atuação (registro), 
distribuição e movimentação de documentos. 
Porquanto estejamos falando do setor de protocolo, é importante a compreensão (isso é pergunta de prova) de 
quais são as atividades classicamente inerentes ao setor. Também é importante estabelecermos que o setor de protocolo 
está diretamente ligado aos arquivos correntes (ou de primeira idade). 
O setor de protocolo lida com os arquivos correntes. Assim, considerando as ideais de T. R. Schellenberg, a 
administração dos arquivos correntes (via protocolo) tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades 
para as quais foram criados, de maneira mais eficiente e econômica possível e ainda para concorrer à destinação adequada 
dos documentos depois que os mesmos tiverem servido aos seus fins na primeira idade. 
 
Schellenberg considera que um documento é eficientemente administrado quando, uma vez que seja necessário, pode ser: 
 Localizado com facilidade e rapidez, sem transtorno ou confusão; 
 Quando conservado a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto o documento for indispensável à 
atividade corrente; 
 Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário. (Quando falarmos em Tabela de 
Temporalidade de Documentos) 
FIQUE DE OLHO!!!!! 
A administração de arquivos preocupa-se, assim, com todo período de vida da maioria dos documentos. Luta para 
limitar sua criação e, por esse motivo, vemos defensores do “controle de natalidade” no campo da administração de 
arquivos correntes como se encontram no campo da genética humana. Exerce um controle parcial sobre o uso corrente dos 
documentos e ajuda a determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo 
permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário. 
 
Partindo das afirmações acima, podemos concluir que o setor de protocolo administra os documentos em fase 
corrente, notadamente através do controle e movimentação entre o setor/órgão que o criou e os demais interessados. 
Depois, através da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) transfere (esse é o nome técnico) o documento 
para o “limbo”, que é o arquivo intermediário ou de segunda idade, para, ao final, enviar o documento para o “céu” 
(arquivo permanente ou histórico ou de terceira idade) ou para o “inferno” (eliminação).