Slides aula 03 OSM

Prévia do material em texto

PROF. Me. Paulo Cesar Barbosa 
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS 
2 
Parte2: Métodos, Ferramentas, Processos 
Administrativos e Cultura Organizacional 
Tema 3: Rotina, Métodos e Procedimentos Administrativos 
3.1 - Análise administrativa, função e aplicação de OSM 
3.2 - Técnicas e gráficos de representação gráfica: 
fluxograma 
3.3 - Formulários e manuais da organização 
3.4 - QDT, Arranjo Físico/Layout 
 
 Lembrando o conceito de OSM: 
• Função mista de planejamento e organização, voltada 
para a edificação e consolidação da estrutura de 
recursos necessários e de operações/tarefas de uma 
empresa, assim como no planejamento de suas metas, 
definição dos procedimentos mais indicados, rotinas e 
dos métodos utilizados num determinado processo de 
forma organizada. 
 
 
Análise administrativa, função e aplicação de OSM 
 
Funções da OSM: 
• Introduzir métodos de trabalho mais eficazes, através 
do bom nível de produtividade, da diminuição da 
ociosidade dos funcionários e equipamentos, tudo 
isso com o menor custo possível; 
 
 
Análise administrativa, função e aplicação de OSM 
 
Funções da OSM: 
• Proporcionar resultados mais eficientes e eficazes em 
relação ao pessoal, material, espaço físico e tempo de 
execução das atividades. 
 
 
Análise administrativa, função e aplicação de OSM 
 
 Em OSM é comum utilizarmos a palavra ANALISAR. 
Isto se deve ao fato de que ela é muito importante 
para o gestor moderno, pois toda organização vive em 
constante mudança e nada melhor do que fazer 
análises de todos os processos e unidades 
organizacionais da empresa. 
 Por isso a OSM vive num constante processo de 
análise administrativa. 
 
 
Análise administrativa, função e aplicação de OSM 
 
Por onde começa essa análise? 
7 
 
Análise administrativa, função e aplicação de OSM 
 
1 – Tarefa/Sequência. 
2 – Ferramentas/equipamentos. 
3 – Condições ambientais/desempenho. 
4 – Desperdício/Retrabalho. 
5 – Rotinas/Procedimentos/Normas. 
Neste contexto, qual é o papel da OSM? 
 
8 
Respostas 
9 
Custos do desperdício com a Internet 
Exemplos: Custos do desperdício com a Internet. 
• Acesso à redes sociais, troca de mensagens, e-mail 
pessoal, sites de esporte ou entretenimento no 
trabalho, saiba o custo desse desperdício. 
Comportamento dos colaboradores na Internet durante 
o trabalho: 
• Pesquisas mostram que os profissionais desperdiçam 
em média 72 minutos por dia do tempo de trabalho 
na internet. 
10 
Custos do desperdício com a Internet 
Comportamento dos colaboradores na Internet durante 
o trabalho: 
• 71% das pessoas perdem a concentração e 
produtividade durante o uso de redes sociais e chat. 
• 90% dos colaboradores utilizam a Internet no 
trabalho para atividades pessoais. 
• A maioria dos problemas com segurança e vírus 
ocorre a partir do acesso ao e-mail pessoal. 
11 
Solução? 
Já no desenvolvimento organizacional a OSM procura 
estudar, analisar e definir os ciclos organizacionais, as 
possíveis ações e processos alternativos visando sempre 
o crescimento e a maturidade da empresa. 
 
 
 
12 
Respostas 
A análise administrativa deve ser feita baseada em dois 
momentos distintos: 
• O primeiro é na etapa do diagnóstico situacional das 
causas, o qual busca identificar o clima e a estrutura 
da empresa, seus métodos e processos de trabalho 
organizacionais. Também podem ser obtidas outras 
informações que contribuam com o diagnóstico 
 
 
 
 
 
13 
Análise Administrativa 
• O segundo momento é a intervenção planejada e 
coordenada, no qual são feitos estudos das soluções 
dos problemas, planejamento, implantação das 
soluções encontradas e controle dos resultados. 
O uso do feedback sempre será importante nesse 
processo, pois servirá para reavaliar os procedimentos 
adotados. 
 
 
 
 
 
14 
Análise Administrativa 
Fluxograma: 
Importante ferramenta que contribui para que o 
profissional conheça e entenda determinadas 
atividades, tarefas ou processos organizacionais, com o 
intuito de possibilitar a análise e apresentação de 
mudanças e intervenções que promovam melhorias e 
benefícios ao mesmo. 
 
 
 
 
 
15 
Fluxograma 
• O Fluxograma identifica falhas e problemas diversos, a 
exemplo de retrabalhos; 
• Possibilita verificar e aprimorar os processos de 
trabalho; 
• Define responsabilidades; 
• Contribui para a redução de custos operacionais. 
 
 
Fluxograma 
• Promove a padronização da representação dos 
procedimentos e métodos organizacionais de uma 
empresa; 
• Proporciona maior rapidez e agilidade na descrição 
detalhada dos métodos administrativos. 
 
 
Fluxograma 
 
 
 
 
 
18 
Fluxograma 
 
 
 
 
 
19 
Fluxograma: Atendimento em urgência -Hospital 
 
 
 
 
 
20 
Fluxograma: Pedido de vendas 
O formulário é uma forma de comunicação, ou seja, é a 
maneira que uma informação ou dado são passados de 
uma pessoa para outra, de um setor para outro ou até 
de empresa para empresa. 
Sabe dizer outros motivos que o torna importante? 
 
 
 
 
 
21 
Formulários e manuais da organização 
Oliveira (2010) justifica o uso de formulários através dos 
seguintes fatores: 
a) A relevância dos dados e informações, porque toda 
empresa sobrevive também de informação e ter acesso 
a ela é muito importante; 
b) Pelo fato de haver exigências fiscais e legais 
determinadas pelas diversas esferas públicas (municipal, 
estadual e federal); 
 
 
 
 
 
22 
Formulários e manuais da organização 
c) Pela capacidade de padronização dos diversos 
comunicados que uma empresa pode ter; 
d) Por conseguir armazenar dados e informações das 
diversas atividades e até mesmo histórico da empresa; 
e) Pelo fato de contribuir com uma das funções mais 
importantes da organização que é o controle, pois 
através do formulário é possível controlar qualquer 
atividade organizacional. 
 
 
 
 
 
23 
Formulários e manuais da organização 
Os manuais são instrumentos executivos e normativos, 
sendo formados, normalmente, por vários volumes e 
submetidos a constantes análises e avaliações, pois 
possui relativa duração pelo fato de a organização estar 
em constante mudança e ser influenciada pelos 
ambientes internos e externos. 
 
 
 
 
 
24 
Formulários e manuais da organização 
Podemos segmentar os manuais administrativos para 
atender às diversas necessidades organizacionais, como: 
• manual de organização ou da empresa; 
• manual de procedimentos e normas; 
• manual de políticas organizacionais; 
• manual técnico; 
• manual do empregado. 
• Etc. 
 
 
 
 
 
25 
Formulários e manuais da organização 
O espaço físico de uma organização influencia 
diretamente no desenvolvimento das atividades de 
qualquer setor de uma empresa. 
Por isso o gestor deve se utilizar desta estratégia, 
procurando adaptar as pessoas, equipamentos e móveis 
ao ambiente de trabalho, de acordo com a natureza da 
atividade desempenhada. 
 
 
 
 
 
26 
Arranjo físico/Layout 
 O arranjo físico é estabelecido a partir do estudo do 
sistema de informações relacionado com a 
distribuição dos móveis, equipamentos e pessoas; 
• Visa maior economia e produtividade; 
• Pode influir na motivação; 
 
 
 
 
 
27 
Arranjo físico/Layout 
• Visa obter um fluxo de informações eficiente; 
• Obter um fluxo de trabalho eficiente; 
• Utilizar melhor a área disponível; 
• Facilitar a supervisãoe a coordenação. 
 
 
 
 
 
28 
Arranjo físico/Layout 
 
 
 
 
 
29 
Arranjo Físico/Layout 
 
 
 
 
 
30 
Arranjo Físico/Layout 
 
 
 
 
 
31 
Arranjo Físico/Layout 
 
 
 
 
 
32 
Arranjo Físico/Layout 
 
 
 
 
 
33 
Arranjo Físico/Layout 
• QDT é um procedimento de organização de processos 
operacionais e administrativos que mede a eficiência 
de um determinado órgão. 
• É um instrumento que analisa a efetividade das 
tarefas e responsabilidades das unidades de qualquer 
setor da empresa, contribuindo também com a 
distribuição e realização racional e equilibrada das 
atividades. 
 
 
 
 
 
34 
QDT: Quadro de distribuição de trabalho 
 
 
 
 
 
35 
QDT: Quadro de distribuição de trabalho 
Existem algumas variáveis que acabam interferindo na 
eficiência do trabalho desempenhado pelos 
funcionários. Cury (2006) descreve-as como: 
a) Variável Tempo. 
b) Variável Capacidade Profissional. 
c) Variável Equilíbrio no volume de trabalho dos 
funcionários. 
d) Variável Possibilidade preliminar de simplificação. 
 
 
 
 
 
 
 
36 
QDT: Quadro de distribuição de trabalho 
RECOMENDAÇÕES ESPECÍFICAS PARA A ANÁLISE 
a) Exemplo de TEMPO: 
• Quais as atividades e tarefas que tomam mais tempo? 
• São estas realmente as que deveriam tomar mais 
tempo? 
• O tempo gasto em umas e outras é compatível com a 
respectiva importância? 
• Existem relações formais e informais com um elevado 
consumo de tempo? 
 
 
 
 
 
 
 
 
37 
QDT: Quadro de distribuição de trabalho 
RECOMENDAÇÕES ESPECÍFICAS PARA A ANÁLISE 
b) Exemplo de CAPACIDADE PROFISSIONAL: 
• São aproveitadas corretamente as habilidades e a 
formação técnica de cada um dos funcionários? 
• Há pessoal de nível superior exercendo trabalhos que 
possam ser feitos por empregados de nível inferior? 
• Há empregados necessitam de treinamento especial ou 
que não sabem trabalhar com as máquinas e outros 
instrumentos existente no escritório? 
 
38 
QDT: Quadro de distribuição de trabalho 
c) Exemplo de POSSIBILIDADES PRELIMINARES DE 
SIMPLIFICAÇÃO: 
• São necessárias todas as tarefas executadas? 
• Há duplicidade de trabalho? 
• Existe algum trabalho que possa ser vantajosamente 
substituída por trabalho mecânico, ou vice-versa? 
• É possível modificar a localização de mesas e arquivos, a 
fim de encurtar e facilitar o fluxo de documentos? 
 
 
 
 
 
 
 
 
39 
QDT: Quadro de distribuição de trabalho 
c) Exemplo de EQUILÍBRIO NO VOLUME DE TRABALHO 
DOS VÁRIOS FUNCIONÁRIOS: 
• Existem funcionários com excessiva carga de trabalho 
e outro com excessiva folga? 
• Há acúmulo de trabalho? 
• Existem trabalhos que se processam em ondas? 
 
 
 
 
 
 
 
40 
QDT: Quadro de distribuição de trabalho 
Lembrando! 
• Participe dos Fóruns e dos Chat’s. 
• Leia o material da Pasta do Professor. 
• Não fique com dúvida. 
• Interaja no AVA. 
41 
REFLEXÃO 
42