Vol II 11 Nocoes de Arquivologia

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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Didatismo e Conhecimento 1
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Prof. Evilin Magalhães. 
Administração UNESP Campus Tupã. Membro do grupo de pesquisas REAP-
Rede de Educação Ambiental da Alta Paulista (Projeto de Extensão). Professora do módulo de Informática e inglês na UNATI- 
Universidade para Terceira Idade. Autora e co-autora de artigos e resumos expandidos em revistas qualificadas e anais de eventos, 
notadamente na área a administração e engenharia ambiental. Ex Consultora Empreender Jr. Consultoria Empresarial e Agrone-
gócios - UNESP Tupã.
1 CONCEITOS FUNDAMENTAIS 
DE ARQUIVOLOGIA.
A arquivística ou arquivologia é uma ciência que estuda as funções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem obser-
vados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos. É a Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que 
possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, 
que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utili-
zação, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
O arquivista é um profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. Ele 
pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais 
etc. É o responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informa-
ção contida nos documentos. Também tem por função a preservação do patrimônio documental de um pessoa (física ou jurídica), 
institução e, em última instância, da sociedade como um todo. Ocupa-se, ainda, da recuperação da informação e da elaboração de 
instrumentos de pesquisa, observando as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.
O arquivista atua desenvolvendo planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática e conservação de arquivos, na 
elaboração de projetos e na implantação de instituições e sistemas arquivísticos, no gerenciamento da informação e na programação e 
organização de atividades culturais que envolvam informação documental produzida pelos arquivos públicos e privados. Uma gran-
de dificuldade é que muitas organizações não se preocupam com seus arquivos, desconhecendo ou desqualificando o trabalho deste 
profissional, delegando a outros profissionais as atividades específicas do arquivista. Isto provoca problemas quanto à qualidade do 
serviço e de tudo o que, direta ou indiretamente, depende dela.
Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenada-
mente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários 
tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Municipal), 
institucionais, comerciais e pessoais. 
Um documento (do latim documentum, derivado de docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo gráfico, que 
comprove a existência de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação etc. No meio jurídico, documentos são frequentemente 
sinônimos de atos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório. 
Documento arquivísticos: Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da 
atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de prova dessa atividade. 
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão 
revolucionário quanto o desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.
PRINCÍPIOS:
Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a arquivística e as outras “ciências” documentárias. 
São eles:
Princípio da Proveniência: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos de-
vem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, 
acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva indi-
vidualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Didatismo e Conhecimento 2
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Princípio da Organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a 
qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações 
internas e externas.
Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, 
em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, aliena-
ção, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
2 O GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO 
E A GESTÃO DE DOCUMENTOS. 2.1 DIAG-
NÓSTICOS. 2.2 ARQUIVOS CORRENTES E 
INTERMEDIÁRIO. 2.3 PROTOCOLOS. 2.4 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS. 2.5 ARQUI-
VOS PERMANENTES.
Ordenação é à disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depen-
de muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos:
Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. Pode ser classifi-
cada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos.
Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal.
Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras).
Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos.
Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar 
para busca de dados.
Ex.: Na pasta MANUTENÇÃO PRÉDIO você poderá arquivar os documentos em ordem cronológica, assim sendo teríamos: 
primeiro o Memorando pedindo o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de torneira nova, em seguida a Infor-
mação de que já foi adquirida a torneira, e por último a Informação do ESTEC que o serviço foi concluído.
É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam guardados juntos, para que se perceba como começou 
a ação e como terminou, formando assim os dossiês de fácil compreensão para quem pesquisa.
	Arquivamento: guarde os documentos dentro das pastas e das caixas já contidas no setor ou monte-as de acordo com o plano 
de classificação.
Nesse último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade correspondente. Não se esqueça de anotar no canto superior 
esquerdo da pasta os códigos da Unidade/Órgão/área respectivos.
	Empréstimo de Documentos: para se controlar melhor os documentos que saem do arquivo e para garantir a integridade do 
mesmo, é interessante que se adote um sistema de controle de empréstimo de documentos.
Você pode criar um formulário de Requisição de Documentos com os seguintes dados:
- a) Identificação do documento.
- b) Classificação ou pasta a qual ele pertence.
- c) O nome do requisitante e o setor.
- d) Assinatura e datas de empréstimo e devolução.
Lembre-se: “O arquivamento correto e a localização imediata dos documentos, depende, em grande parte, da precisão e cuidado 
com que são executadas cada uma dessas operações.”.
Didatismo e Conhecimento 3
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Classificação Cronológica
A classificação cronológica tem por base a possibilidade em agrupar determinado número de documentos de acordo com as 
divisões naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias e horas. Este sistema, como se pode observar, é muito semelhante ao sistema 
numérico simples e utiliza-se, muitas das vezes, em combinação com outros sistemas classificativos, sobretudo, o alfabético.
A localização de um documento classificado cronologicamente requer um conhecimento perfeito da data exata (ano, mês ou 
dia) sem a qual não será possível localizá-lo. Este tipo de classificação não oferece especiais dificuldades quando se procede a in-
corporação de novos documentos. Quando se pretende localizar e recuperar os documentos é necessário elaborar fichas remissivas 
alfabéticas, por exemplo, de assuntos, que possibilitam a indicação da data do documento.
As conservatórias do Registro Civil, por exemplo, são serviços onde a ordenação e pesquisa de documentos é elaborada me-
diante recurso às datas de nascimento, casamento, morte e de outros assuntos. Este tipo de classificação é aplicado em arquivos de 
documentos de origem contabilística: faturas, pagamentos de contribuições, ordenados e outros assuntos relacionados com esta e em 
Arquivos Históricos e Etnográficos, uma vez que proporciona a ligação do passado ao presente e nos mostrando-nos a evolução das 
instituições ao longo da história.
Classificação Geográfica
Este sistema utiliza um método idêntico ao cronológico com a diferença de que os documentos são classificados e agrupados 
com base nas divisões geográficas/administrativas do globo: países, regiões, províncias, distritos, conselhos, cidades, vilas, aldeias, 
bairros, freguesias, ruas e outros critérios geográficos e de localização.
Este sistema é combinado com outros sistemas classificativos, como por exemplo; o alfabético, o numérico ou o decimal, com 
vista a um melhor acondicionamento e localização dos documentos e a sua informação.
O sistema de classificação geográfica resulta do fato de haver necessidade de localizar fato ou pessoas num espaço geográfico 
determinado, como por exemplo; as coleções ou séries filatélicas que normalmente são agrupadas por localidades, países, regiões e 
outros critérios relacionados com estes. É muito utilizado em museus etnográficos e de arte popular.
Classificação Ideológica
A classificação ideológica, também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se, fundamentalmente, na divisão 
de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento, 
ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabética.
Este sistema parte da análise de um assunto e divide-o em grupos e subgrupos com características cada vez mais particulares e 
restritas exigindo um certo controlo e disciplina devido à grande variedade de palavras com significados análogo.
Para aplicar este sistema é necessário elaborar um instrumento de trabalho que sirva de orientação para a classificação de as-
suntos nos arquivos e que se designa normalmente por classificador ou listagem por assuntos. O classificador deve ser elaborado 
respeitando um determinado número de regras, tais como, evitar as abstrações (por abrangerem matérias demasiado vastas) e afastar 
a utilização de palavras com significados análogos, colocando-se na lista uma remissiva para a palavra-chave que está a ser utilizada.
Para que o nosso trabalho fique completo deve-se submeter à listagem a uma cuidadosa avaliação pelos utentes do arquivo, de 
forma a poder introduzir os melhoramentos necessário que permitam a recuperação dos documentos arquivados Este instrumento 
deve ser periodicamente revisto e atualizado, e deve refletir a estrutura interna do organismo.
As principais vantagens atribuídas a este sistema classificativo resultam do fato de se poder ter uma visão global dos assuntos 
que são abordados na documentação, permitir o agrupamento dos documentos de acordo com o seu conteúdo, ser extensível até ao 
infinito e de ser altamente flexível.
A técnica que se costuma aplicar na divisão dos assuntos é a seguinte:
1. Divisão do assunto em capítulos
2. Divisão de cada capítulo em famílias
3. Divisão de cada família em grupos, representando assuntos especializados
4. Divisão eventual de cada grupo em subgrupos, indicando uma divisão particular
Classificação Decimal
O sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação 
numérica com a ideológica.
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Este método classificativo foi idealizado pelo bibliotecário norte-americano Mevil Dewey que a definia, na essência, como uma 
classificação de assuntos relacionados a um índice relativo. Não só foi criada para a arrumação dos livros nas prateleiras mas tam-
bém para indicações nos catálogos, recortes notas, manuscritos e de um modo geral, todo material literário de qualquer espécie. Foi 
aplicado pela primeira vez a partir de 1851, na biblioteca de Amhrest College de Massachussets, nos Estado Unidos da América e 
com bons resultados.
A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou ca-
tegoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao 
grupo de primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes:
50 51 52 53 54 55 56 57 58 59
Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro de terceira categoria:
550 551 552 553 554 555 556 557 558 559
Com este sistema pretendia-se abranger a totalidade dos assuntos ou matérias que iriam ser objeto de classificação, baseando-se 
no principio de que a formação dos números decimais é ilimitada e entre dois números decimais, consecutivos da mesma ordem, 
podem intercalar-se outros dez da ordem imediatamente inferior.
Exemplo:
51. Expediente e arquivo
510. Expediente e arquivo em geral
511. Arquivo
512. Seleção documental
513. Reprografia
514. Entrada e saída de correspondência
5140. Entrada de correspondência
5141. Saída de correspondência
515. Serviços auxiliares
5150. Serviços auxiliares em geral
5151. Transportes pelas cantinas
516. Telefone
517. Viaturas
Apesar deste sistema de classificação ter imensos simpatizantes devido à sua aparente simplicidade acontece, porém, que enfer-
ma de alguns inconvenientes, entre os quais, a rigidez que impõe na divisão dos vários ramos do conhecimento humano; é um siste-
ma relativamente moroso, quer na sua construção, quer na sua aplicação à organização espacial do arquivo e posterior localização, 
exigindo pessoal especializado.
Classificação Decimal Universal (CDU)
A classificação Decimal Universal (CDU) é um esquema de classificação uniformizado e normalizado, amplamente usado nacio-
nal e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano.
Henri Lafontaine e Paul Otlet publicaram, em 1905, a primeira edição do que viria a ser a Classificação Decimal Universal. Esta 
primeira edição do Manuel du Repertoire Bibliografique Universal é um desenvolvimento do esquema base utilizado por Dewey 
que distribui a totalidade do conhecimento em dez grandes classes, que por sua vez, são divididas em dez subclasses que se dividem 
em dez grupos. Cada conceito é traduzido por uma notação numérica ou alfanumérica por exemplo, ao conceito geral de educação 
corresponde a notação numérica 37.
A CDU baseia-se em três princípios fundamentais os quais são:
•	 Classificação: por ser uma classificação no sentido restrito da palavra agrupa ideias nos seus aspectos concordantes.
•	 Universalidade: incluicada um dos ramos do conhecimento humano, encarando-os sob os vários aspectos.
•	 Decimalidade: a totalidade do conhecimento humano é dividida em dez classes, cada uma das quais, por sua vez, se subdi-
vide de novo decimalmente, pela adição de cifras decimais.
Este sistema é mais utilizado em bibliotecas e serviços de documentação para a elaboração de ficheiros por assuntos ou matérias 
e posterior catalogação e arrumação do material bibliográfico. Em Portugal, o uso deste sistema de classificação é generalizado, tanto 
nas Bibliotecas Universitárias, como nas Bibliotecas Públicas e Escolares.
A CDU tem vindo a ser continuamente ampliada e modificada para fazer face ao surgimento de novos conceitos e conhecimentos 
do saber humano, principalmente, na área da ciência e tecnologia.
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A CDU é composta por:
1. Uma tabela principal de matérias, que enumera hierarquicamente o conhecimento, nas referidas 10 classes. As divisões 
principais são:
0 Generalidades
1 Filosofia. Psicologia
2 Religião. Teologia
3 Ciências Sociais
4 Classe atualmente não usada
5 Ciências Exatas. Ciências naturais
6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 Arte. Arquitetura. Recreação e Desporto
8 Linguística. Língua. Literatura
9 Geografia. Biografia. História
Cada classe principal subdivide-se decimalmente em subclasses que por sua vez também se subdividem em áreas cada vez mais 
especializadas.
1. As tabelas auxiliares, que representam não assuntos, mas formas de os especificar (por lugar, tempo, forma, língua, etc.), 
flexibilizando muito mais a representação dos conceitos.
2. Um índice, lista alfabética de conceitos. A cada conceito corresponde uma notação que serve de guia na consulta da tabela 
principal, para mais fácil e rapidamente se localizar a notação adequada ao assunto que se pretende pesquisar.
Uma das principais vantagens desta classificação reside na sua dimensão universal e internacional, dada a sua independência face 
a todas as expressões idiomáticas, o que facilita enormemente a pesquisa e a troca de informação ao nível internacional.
No seguimento do exemplo anterior, tal significa que a notação 37 e o conceito que lhe está associado, é igual em todas as biblio-
tecas do mundo que adotem este sistema de classificação.
O seu grande inconveniente resulta da sua aplicação que exige pessoal altamente especializado dado que é um grande risco clas-
sificar matérias diferentes com o mesmo número.
Classificação Automática
As operações de classificação podem ser objeto de uma automatização em moldes parciais, já que a inteligência humana continua 
a ser indispensável para selecionar o assunto principal e determinar as informações secundárias. Atualmente a sua aplicação é feita a 
título experimental em algumas bibliotecas.
A classificação automática assenta no seguinte princípio geral: ao caracterizar diversos objetos de uma coleção organizando-os 
por séries de atributos (data, forma, língua, domínio, e outros), é possível comparar, agrupando, de dois em dois e contar para cada 
par o número de atributos comuns. O resultado conduz à colocação em conjunto dos objetos que possuem características frequentes, 
constituindo classes não à priori mas sim à posteriori.
O interesse que desperta a classificação automática situa-se ao nível da pesquisa documental. Ela permanece sem utilidade em 
organizações que já possuem a classificação física das obras, sendo incapaz de recriar automaticamente um esquema classificatório. 
A concepção e desenvolvimento de uma linguagem classificatória e a sua aplicação a um determinado fundo documental são de 
competência exclusiva do domínio do homem.
A Associação Internacional para a Classificação situada na Alemanha publica sob o patrocínio da FID (Federação Internacional 
de Documentação, a revista International Classification onde se apresentam estudos sobre a teoria dos conceitos, a terminologia 
sistemática e a organização do saber. Estas organizações e outras interessam-se pelos métodos matemáticos aplicáveis neste domínio.
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade com-
petente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. 
A efetiva implementação de tais instrumentos objetiva a simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos do-
cumentos e das informações, ou seja, permitirá uma considerável redução da massa documental acumulada, eliminando enormes 
volumes de documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua guarda, com consequente otimização do espaço físico e 
racionalização de custos, e sobretudo garantirá a preservação dos documentos de guarda permanente, de relevante valor informativo 
e probatório.
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A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no 
arquivo corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento para a Divisão de 
Documentação Permanente do Arquivo Público do Estado. 
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na medida em que a produção de documentos se altera, 
devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas. No entanto, alterações de qualquer natureza devem partir do órgão regulador 
da política de arquivos. 
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL: Os assuntos/tipos documentais relacionados na Tabela correspondem aos documentos pro-
duzidos pelas atividades-meio dos órgãos. São tipos documentais já consagrados pelo uso e alguns identificados na legislação que 
regula as atividades do setor. 
PRAZO DE ARQUIVAMENTO: O tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos se-
toriais interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta diariamente. O prazo de arquivamento não deve exceder a 
cinco anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários ao uso corrente e dificultar o acesso. 
A documentação que cumpriu sua função imediata, mas contém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o 
arquivo intermediário do órgão. Documentos com longo período de valor probatório poderão ser transferidos à Divisão de Documen-
tação Intermediária do Arquivo Público do Estado. O terceiro estágio prevê o recolhimento da documentação produzida pelos órgãos 
públicos que tem informações sobre o desempenho de sua função junto à sociedade. Esta produção documental de valor permanente 
receberá um tratamento arquivístico que contempla sua conservação, arranjo e descrição para estar disponível à pesquisa.
COMO UTILIZAR A TABELA DE TEMPORALIDADE 
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificação e avaliação da documentação. Pro-
ceder da seguinte forma:
ƒ verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos do Código de Classificação de Documentos; ƒ docu-
mentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou 
pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente; ƒ o prazo de arquivamento deve se 
contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, 
cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas; ƒ eliminar as cópias e vias, quando 
o documento original estiver no conjunto documental (dossiê, processo ou pasta); ƒ proceder ao registro dos documentos a serem 
eliminados; ƒ elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou entidade, ou 
para a Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Públicodo Estado; 
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo.
PROTOCOLO:
É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito melhor do que já se viu há algum 
tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o desejado. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é 
necessário que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais desnecessárias, de agilizarem ações 
dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde o valor probatório até o cultural. 
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, 
uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação 
dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documen-
tos recebidos e/ou expedidos. 
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas 
que vão desde a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar 
que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arqui-
vos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um 
problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar 
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de protocolo. 
Didatismo e Conhecimento 7
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, dis-
tribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E 
é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou 
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema ini-
cial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples e descentralizado, permitindo que, tão logo 
cheguem às instituições, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima 
alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram 
sua tramitação ou destinação registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o controle, bem como surjam problemas 
que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das 
vezes é feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro, destaca-se: 
	 Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter particular a 
seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser dis-
tribuídos e classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se: 
	 Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus res-
pectivos destinatários;
	 Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivo por meio da leitura, requisitando a existência de anteceden-
tes, se existirem;
	 Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carimbando-o em seguida;
	 Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
	 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao documento;
	 Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de protocolo; 
	 Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma 
correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entra-
da, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da 
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se 
podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhi-
mento. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do 
documento, podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as recomendações com relação 
a expedição de documentos, destacam-se:
	 Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;
	 Separar as cópias, expedindo o original;
	 Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias do-
cumentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de 
rotinas em cada instituição. 
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revo-
lucionado tanto quanto concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos 
após a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como expe-
riência, a poucos países. 
Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a gestão de documentos é uma operação arquivística “o processo de 
reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a 
conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental 
para efeitos de pesquisa”. 
Por outro lado, alguns concebem a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins de eficiência e 
economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois 
extremos, a legislação norte americana estabelece a seguinte definição: 
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas 
com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, 
informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos 
e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação e centros de arquivamento inter-
mediários ou outras instalações para armazenagem. 
Sob tal perspectiva, a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou reco-
lhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária. 
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos 
diz respeitoa uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e 
destinação final dos mesmos. 
Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão 
de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para 
alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases: 
•	 Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, 
fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos; 
•	 Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio 
e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de docu-
mentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos; 
•	 Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de 
documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivís-
ticas. 
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer do-
cumento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com 
o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas 
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho 
arquivísticos é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação 
nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico 
para sua recuperação. 
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encon-
tram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os as-
suntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos 
e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. 
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações. 
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referên-
cias cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a 
dois ou mais assuntos. 
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. 
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de. 
Acordo com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários. 
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivísticos, na medida em que define quais do-
cumentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos 
arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para 
a sociedade. 
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos no serviço público datam do final do século passado, 
em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públicos não é 
recente, mas o primeiro passo para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que 
em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada 
mediante autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”. 
Didatismo e Conhecimento 9
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em 
arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de temporalidade. 
Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Divisão de 
Pré-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à eliminação e, conse-
quentemente, à redução do volume documental e racionalização do espaço físico. 
A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na legislação que regula a prescrição de documentos administrativos, e entre-
vistas com historiadores e servidores responsáveis pela execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as informações 
relativas aos valores primário e secundário dos documentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa, 
respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que restrito à documentação já depositada no arquivo intermediário do Arquivo 
Nacional foi constituída, em 1993, uma Comissão Interna de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destinação propostos. 
Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e 
Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela secreta-
ria, cujos resultados, relativos as atividades-meio, serviriam de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os 
documentos da administração pública federal. A tabela, elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois órgãos, foi 
encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo Nacional para aprovação. 
Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara Técni-
ca de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar suporte às atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela 
de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos 
documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos os órgãos partici-
pantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico para elaboração de tabelas referentes as atividades-meio do serviço 
público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação da 
tabela deverá estar condicionada à aprovação por instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. 
A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá 
aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela 
básica. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato 
legal que lhe confira legitimidade. 
 A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda 
e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.Sua estrutura básica deve ne-
cessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os 
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para 
observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de 
acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informa-
ção, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo 
um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para 
agilizar a sua localização na tabela. 
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, 
visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcio-
nalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto 
documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até homologação da 
aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é fre-
quentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período 
em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito 
em outro local, embora à disposição desta. 
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da administração 
(fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos 
de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis: 
Didatismo e Conhecimento 10
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, 
considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguin-
tes setores arquivísticos: 
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional); 
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição); 
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordi-
nado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal). 
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta 
variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo inter-
mediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. 
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, as unidades 
organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – depois de cessado o prazo previsto para 
esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. 
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário: 
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, 
ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções. 
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação estabelecida que possa ser a eliminação, quando o documento não 
apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são 
consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa. 
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do 
Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas. Outras 
instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio 
de informações sobre os respectivos acervos. 
4. Observações: Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da 
tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos 
documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de se perpetuar, 
teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para legá-los às gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, 
guardar é arquivar.
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. Indiscutivelmente, 
por anos e anos, estas instituições tiveram mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo o que se produzira a mente 
humana, isto é, do resultado do trabalho intelectual e espiritual do homem.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repetição desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de 
documentos, revela o que está por ser feito, o que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos 
administrativos e auxilia o administrador a tomada de decisões.
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:
Método alfabético: É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imagi-
nar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento 
desejado, pois a consulta é direta.
Método numérico simples: Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma 
consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste 
método, devemos organizar dois índices em fichas; numas fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que numero 
recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no outro são arquivadas numericamente, de acordo com o numero que recebeu o 
cliente ou o assunto, ao entrar para o arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo (registro) de pastas ocupadas e, graças a 
ele, sabemos qual é o ultimo numero preenchido e assim destinaremos o numero seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado.
Método alfabético numérico: Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos 
alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao 
mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa 
e alfanumérico.Método geográfico: Este método é muito aconselhável quando desejamos ordenar a documentação de acordo com a divisão ge-
ográfica, isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial 
utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as praças onde operam ou residem.
Didatismo e Conhecimento 11
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Método específico ou por assunto: Indiscutivelmente o método especifico, representado por palavras dispostas alfabeticamente, 
é um dos mais difíceis processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as pastas por assunto, apresenta a dificuldade de 
se escolher o melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente 
o fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do 
arquivista, nesta seleção.
Método decimal: Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação 
para bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande sucesso; fora publicado em 1876.
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por diante, 
sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças à sua base decimal.
Método simplificado: Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um método, pois, na realidade, nada mais é do que 
a utilização de vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir num só móvel as vantagens de todos eles.
3 TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E 
SUPORTES FÍSICOS. 3.1 MICROFILMA-
GEM. 3.2 AUTOMAÇÃO. 3.3 PRESERVAÇÃO, 
CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE 
DOCUMENTOS.
Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à função ou atividade que o documento 
irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento. 
Exemplo: Espécie e Tipologia documental
Espécie Tipologia 
Contrato Contrato de locação
Alvará Alvará de funcionamento
Certidão Certidão de nascimento
A fase de identificação pressupõe o reconhecimento de elementos que caracterizam os documentos, seja em fase de produção ou 
de acumulação nos arquivos, em instrumentos de coleta de dados. É uma fase que busca o conhecimento dos procedimentos e rotinas 
de produção de documentos no órgão, cujo resultado final é a definição das séries documentais. 
O estudo do contexto de produção das tipologias identificadas pressupõe o levantamento de elementos, que versem a sua criação, 
estrutura e desenvolvimento do órgão, sendo esta a primeira tarefa da identificação. A segunda é a identificação do tipo documental, 
a qual está baseada no método diplomático, que é utilizado para extrair e registrar os elementos constitutivos do documento, visando 
entender e conhecer o seu processo de criação. O registro desses elementos nessa fase é imprescindível para a análise realizada na 
fase da avaliação, função arquivística, que tem por finalidade atribuir valores para os documentos, definindo prazos para sua guarda, 
objetivando e racionalização dos arquivos como meio de proporcionar a eficiência administrativa. 
Neste sentido, a fase de identificação assume um papel relevante no processo de continuidade do fazer arquivísticos, fornecendo 
dados, que serão utilizados no processo da avaliação. 
O histórico da identificação inicia-se nas primeiras Jornadas de Identificação e Avaliação de Fundos Documentais das Adminis-
trações Públicas, realizadas em 1991, em Madrid na Espanha, na qual a identificação foi reconhecida como uma fase da metodologia 
arquivística.
Este reconhecimento definiu qual é o momento arquivístico para o desenvolvimento desta fase e como aplicar esta metodologia. 
A identificação passa a ser considerada como a primeira fase do trabalho arquivístico, e o seu corpo metodológico se divide em três 
etapas: “identificação do órgão produtor, identificação do elemento funcional e a identificação do tipo documental”. 
No Brasil, o Arquivo Nacional a partir de 1981, implantou o Programa de Modernização Institucional-Administrativa, o qual era 
constituído de vários projetos, sendo que um deles previa a identificação e controle dos conjuntos documentais recolhidos. A ativida-
de da identificação adquiriu uma importância maior e foi definida como uma das metas no tratamento dos conjuntos
Com o término desses trabalhos, foi publicado o manual de procedimentos para a identificação de documentos em arquivos pú-
blicos e o manual de levantamento da produção documental em 1985 e 1986, respectivamente. 
Didatismo e Conhecimento 12
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Naquele momento, a metodologia da identificação apresentava um enfoque para o tratamento de massas documentais acumu-
ladas nos arquivos, e a discussão proposta pelo Arquivo Nacional não chegou ao nível da identificação da tipologia documental, ou 
seja, passou longe da discussão sobre as características do documento, focando apenas o nível do fundo.
Atualmente, a metodologia de identificação tipológica é realizada no tratamento documental, porém, é parcialmente reconhecida 
na área. Mesmo estando presente na literatura, há uma variação na designação do termo, este é encontrado como: tarefa, levantamen-
to de dados, diagnóstico de problemas documentais, análise de produção, análise dos documentos, análise do fluxo documental; do 
órgão produtor ou da instituição produtora; estudo da estrutura organizacional, entre outros. 
A “fase do tratamento arquivístico consiste na investigação e sistematização das categorias administrativas em que se sustenta 
à estrutura de um fundo”. É considerada a primeira fase da metodologia arquivística, por apresentar um caráter intelectual e investi-
gativo, o qual visa o reconhecimento do órgão produtor e das tipologias documentais existentes, cujo objetivo final é a definição das 
séries que se configuram como conjuntos de tipos documentais que tem produção seriada. São nas séries que encontramos a identi-
dade do órgão produtor, as funções, as competências e a definição do tipo documental. 
Diante da escassa literatura e da ausência de estudos sobre essa fase metodológica no campo da arquivística, os dicionários pu-
blicados no país refletem tal problema. 
Vale ressaltar que o Dicionário de Terminologia Arquivística publicado pela Associação de Arquivistas Brasileiros em 1996, não 
apresenta o termo. Entretanto, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística publicado pelo Arquivo Nacional, em 2005, faz 
referência e define a identificação como um “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, 
com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”. 
Definição esta voltada para os arquivos enquanto fundos, mas que pelo menos registra o conceito, sendo uma abertura para o 
conhecimento da identificação como parte da metodologia, primeira referência à história do conceito da identificação no Brasil. 
Com base na proposta metodológica da fase de identificação de Martín-Palomino Benito e Torre Merino, que contemplam a iden-
tificação do órgão produtor, enquanto fundo e o tipo documental em seu menor nível, são definidos três momentos para a realização 
deste procedimento metodológico:
1) Identificação do órgão produtor;
2) Identificação do elemento funcional e
3) Identificação do tipo documental
Para os autores a fase de identificação, deve se iniciar pela identificação do órgão produtor, sendo seguida pela identificação do 
elemento funcional. Entretanto, serão associadas em uma mesma etapa e/ou procedimento, pois são tarefas afins, as quais se com-
plementam em um mesmo estudo, e são realizadas a partir de entrevistas e/ou aplicação de questionário, pelo estudo da legislação, 
com especial atenção aos itens que tratam das funções e competências, razão pela qual não há necessidade desepará-las neste estudo. 
Nesta perspectiva, podemos afirmar que a fase da identificação se constitui de dois momentos, e não três: a identificação do órgão 
produtor, considerando os elementos funcionais que o caracterizam internamente, e a identificação do tipo documental. 
Na fase de identificação, a primeira etapa será o levantamento do contexto de produção, que versa sobre o elemento orgânico e o 
órgão produtor da documentação gerada como consequência do exercício de suas funções. Dessa forma, compreende-se como órgão 
produtor toda instituição, empresa e/ou organização de pequeno, médio ou grande porte que exerce atividades e tem como reflexo 
dessas, a produção de documentos, com o fim de atingir seus objetivos sociais, comerciais e/ou governamentais. Portanto, é quem cria 
o conjunto documental. Então, como fazer essa identificação e quais os procedimentos que devem ser realizados? 
Identificar o contexto de produção é conhecer toda vida do órgão, significa investigar a história administrativa, sua origem, seu 
funcionamento, a hierarquia de competências e funções desempenhadas. Isso possibilita encontrar as falhas do órgão, que serão 
analisadas para se chegar a possíveis soluções e para gerar eficiência no desenvolvimento das metodologias arquivísticas a serem 
aplicadas. 
Martín-Palomino Benito e Torre Merino demonstram um estudo sistematizado, que versa sobre: órgão produtor, organogramas 
e legislação. Neste estudo os autores apresentam vários elementos, para a elaboração do índice do órgão produtor. Conforme os 
autores, se deve diagnosticar o nome, a origem, as datas e textos normativos que indiquem mudanças na estrutura do órgão, as subor-
dinações a outros órgãos e os documentos mais produzidos.
No repertório de organograma, o arquivista deverá partir dos dados coletados, que propiciem análises, principalmente, das diver-
sas estruturas que o órgão apresenta. Já no índice legislativo serão produzidas fichas, com informações sobre a legislação que afeta o 
órgão, definindo sua data de aprovação e publicação resumo da norma.
Nota-se que os procedimentos adotados para esta identificação estarão baseados em coletas de dados. Subentende-se por coleta 
de dados e informações “o registro sistemático do conjunto de elementos que se associa ao comportamento de um fenômeno, de 
um sistema ou de um conjunto desses dois” e para diagnosticar tais conjuntos, existem três técnicas: a entrevista, o questionário e a 
observação pessoal ou direta, que se elaboradas e aplicadas de forma imperfeita comprometerá o planejamento final. 
A Tipologia também cuida da reunião de documentos de forma automatizada. Também cabe ao seu âmbito a preservação, con-
servação e restauração de documentos.
Didatismo e Conhecimento 13
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
MICROFILMAGEM: é um processo realizado mediante captação da imagem por meio fotográfico ou eletrônico, tendo como 
objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os documentos originais (estima-se que um microfilme preservado em 
condições ambientais adequadas tenha a durabilidade média de 500 anos).
A partir da microfilmagem – salvo raras exceções – o documento estará disponível para consulta apenas através do rolo de mi-
crofilme, preservando-se, dessa forma, o original. Para que possua valor legal, a microfilmagem só pode ser realizada por cartórios 
ou empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Ministério da Justiça.
Devido ao valor legal do microfilme, existe uma legislação específica que deve ser seguida pelas instituições envolvidas em sua 
produção. Nesse sentido, a Lei nº 5.433/68, regulamentada pelo Decreto nº 1799/66, que disciplina toda produção de microfilme, 
estabelece que:
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos 
filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
É importante destacar que não são todos os documentos de um arquivo que devem ser microfilmados.
AUTOMAÇÃO (Digitalização): Quando falamos em automação de documentos estamos basicamente fazendo referência à trans-
posição do suporte inicial do documento (papel, fita magnética etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por meio de computa-
dores. As duas formas mais comuns de automatizar (digitalizar) um documento são:
1. Através da transferência da informação para um CD ou mesmo para o meio virtual (ex: disco virtual) realizado pelo processo 
de “scanneamento” de um documento em papel;
2. Gravando as informações de uma fita magnética, disco de vinil etc. para um CD ou DVD, por exemplo.
A digitalização de documentos é uma política de arquivo baseada em quatro fundamentos principais:
1. Diminuição do tamanho do acervo;
2. Preservação dos documentos;
3. Possibilidade de acesso ao mesmo documento por várias pessoas ao mesmo tempo;
4. Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperação da informação.
Principais diferenças entre os documentos microfilmados e os digitalizados:
1. O microfilme possui valor legal. O documento digital não possui valor legal. Assim, caso o documento tenha valor jurídico, ele 
poderá ser eliminado se houver sido microfilmado, mas o mesmo não poderá ser feito caso ele tenha sido scanneado.
2. Alguns estudos demonstram que o tempo de vida útil (considera-se a integridade da informação) de um CD, em condições de 
armazenamento e ambiente adequados, gira em torno de 200 anos. O microfilme tem um prazo estipulado em 500 anos.
3. O CD pode ser guardado em condições ambientais “mais flexíveis”, enquanto que o microfilme, devido à composição química 
da fotografia, precisa de cuidados muito mais especiais. 
O propósito do acondicionamento é o de guardar, proteger e facilitar o manuseio do material que compõe um acervo ou uma re-
serva técnica. Pelo fato de cada instituição possuir uma política financeira, uma proposta de tratamento, além de objetos de materiais, 
tamanhos e dimensões díspares que devem ser preservados, não há uma receita pronta para o acondicionamento perfeito, cada caso 
deve ser analisado isoladamente, para se alcançar o objetivo de proteger o material. 
É necessário, então, conhecer profundamente o acervo: 
• a localização do prédio; 
• o espaço que abriga a reserva técnica; 
• o objeto a ser preservado. 
A verificação antecipada de todos os pontos, acima relacionados, é de suma importância para a escolha apropriada para a reso-
lução do trabalho a ser realizado, bem como avaliar cuidadosamente cada objeto da reserva técnica ou do acervo é primordial para 
a elaboração de uma embalagem, uma vez que cada um desses objetos possui um comportamento específico diante de mudanças de 
temperatura e de umidade, apresentando, portanto, um estado de conservação diferente. Dessa forma, pensar, antecipadamente, em 
acondicionamento é ser um profissional precavido em relação a possíveis fatores que possam acelerar o processo de degradação dos 
documentos, objetos ou das obras que devem ser preservados. 
CONSERVAÇÃO: É um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, 
proteção e manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc.) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e bioló-
gicos que os atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. 
Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento.
Didatismo e Conhecimento 14
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados 
atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos 
de pragas e de microorganismo. A manutenção, a limpezaperiódica é a base da prevenção.
Os acervos das bibliotecas são basicamente constituídos por materiais orgânicos e, como tal, estão sujeitos a um contínuo pro-
cesso de deterioração.
A conservação, enquanto matéria interdisciplinar, não pode simplesmente suspender um processo de degradação, já instalado.
Pode, sim, utilizar-se de métodos técnico-científicos, numa perspectiva interdisciplinar, que reduzam o ritmo tanto quanto pos-
sível deste processo.
Sobre todo legado histórico que se traduza como bem cultural, na medida em que representa material de valor presente e futuro 
para a humanidade, a inexorável possibilidade de degradação atinge proporções de extrema responsabilidade.
É cientificamente provado que o papel degrada-se rapidamente se fabricado e, ou acondicionado sob critérios indevidos. Por mais 
de um século tem-se fabricado papel destinado à impressão de livro com alto teor de acidez. Sabemos perfeitamente que a acidez é 
uma das maiores causas da degradação dos papéis. Na mesma medida, o acondicionamento de obras em ambientes quente e úmido 
gera efeitos danosos, tais como: reações que se processam a nível químico e que geralmente enfraquecem as cadeias moleculares de 
celulose, fragilizando o papel. Esse fato concorre para que todos os acervos bibliográficos estabeleçam controles ambientais próprios 
dentro de parâmetros precisos.
Há um consenso entre os conservadores, no sentido de que tanto a permanência referente à estabilidade química, ao grau de 
resistência de um material à deterioração todo o tempo, mesmo quando não está em uso quanto à durabilidade referente à resistência 
física, ou seja, à capacidade de resistir à ação mecânica sobre livros e documentos, estão diretamente relacionados com as condições 
ambientais em que esses materiais são acondicionados. Esses dois fatores estão de tal forma interligados que materiais de origem 
orgânica quando se deterioram quimicamente perdem também sua resistência física. Em outras palavras, há uma estreita relação entre 
a longevidade dos suportes da escrita, quer sejam em papel, pergaminho ou outros materiais, e as condições climáticas do ambiente 
onde se encontram.
O controle racional e sistemático de condições ambientais não reduz apenas os problemas de degradação, mas também e princi-
palmente evita seu agravamento.
A política moderna de conservação a longo prazo orienta-se pela luta contra as causas de deterioração, na busca do maior prolon-
gamento possível da vida útil de livros e documentos. Dentro desta perspectiva, padrões de conduta devem ser adotados, tais como:
• Formular um diagnóstico do estado geral de conservação da obra e uma proposta quanto aos métodos e materiais que poderão 
ser utilizados durante o tratamento;
• Documentar todos os registros históricos porventura encontrados, sem destruí-los, falsificá-los ou removê-los.
• Aplicar um tratamento de conservação dentro do limite do necessário e orientar-se pelo absoluto respeito à integridade estética, 
histórica e material de uma obra;
• Adotar a princípio de reversibilidade, que é o leitmotiv atual do desenvolvimento e aplicação do método de conservação em 
livros e documentos, pois é importante ter sempre em mente que um procedimento técnico, assim como determinados materiais, são 
sempre alvo de constantes pesquisas e que isto propicia um futuro técnico-científico mais promissor à segurança de uma obra.
Fumigação é um tipo de controle de pragas através do tratamento químico realizado com compostos químicos ou formulações 
pesticidas (os chamados fumigantes) voláteis (no estado de vapor ou gás) em um sistema hermético, visando a desinfestação de ma-
teriais, objetos e instalações que não possam ser submetidas à outras formas de tratamento. Essa técnica causa dano ao documento, 
não devendo ser utilizada.
RESTAURAÇÃO: A restauração preventiva tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. 
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabrica-
ção ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer 
efeitos de deterioração do futuro. Podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar.
 
Agentes exteriores que danificam os documentos:
1. físicos
•	 Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos. 
•	 Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua 
cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural. 
•	 Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água.
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 2. químicos
•	 Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma perma-
nência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropi-
cais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre 
as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas. 
•	 Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A po-
luição atmosférica é uma das principais causas da degradação química. 
•	 Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos 
e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para 
a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária. 
3. biológicos 
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. 
Os principais insetos são: 
•	 Anobiídeos (brocas ou carunchos) 
•	 Thysanura (traça) 
•	 Blatta orientalis (barata) 
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do 
total do documento.
4. ambientais:
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há 
pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença 
de pó. 
5. humanos: O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos 
imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos. 
PRESERVAÇÃO: É uma política adotada nas empresas para a conservação dos documentos. Essa técnica é proveniente das 
áreas de Arquivologia, da biblioteconomia e museologia preocupado com a manutenção ou a restauração do acesso a artefatos, docu-
mentos e registros através do estudo, diagnóstico, tratamento e prevenção de danos e da deterioração. Deve ser distinguida da conser-
vação, que se refere ao tratamento e reparo de itens individuais sob a ação de degradação lenta ou à restauração de sua usabilidade.
FATORES DE DETERIORAÇÃO EM ACERVOS DE ARQUIVOS
Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estão ex-
postos, torna-se bastante fácil detectar elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los.
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, obras de arte, revistas, manuscritos 
etc., que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições.
O papel, por maisvariada que possa ser sua com posição, é formado basicamente por fibras de celulose provenientes de diferen-
tes origens.
Cabe-nos, portanto, encontrar soluções que permitam oferecer o melhor conforto e estabilidade ao suporte da maioria dos docu-
mentos, que é o papel.
A degradação da celulose ocorre quando agentes nocivos atacam as ligações celulósicas, rompendo-as ou fazendo com que se 
agreguem a elas novos componentes que, uma vez instalados na molécula, desencadeiam reações químicas que levam ao rompimento 
das cadeias celulósicas.
A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. Também há os agentes físicos de deteriora-
ção, responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. Os mais frequentes são os insetos, os roedores e o próprio homem.
Por isso, considera-se agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos aqueles que levam os documentos a um 
estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência.
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Embora, com muita frequência, não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos, com 
certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higie-
ne, entre outros.
Antes de citar os principais fatores de degradação, torna-se indispensável dizer que existe estreita ligação entre eles, o que faz 
com que o processo de deterioração tome proporções devastadoras.
Para facilitar a compreensão dos efeitos nocivos nos acervos podemos classificar os agentes de deterioração em Fatores Ambien-
tais, Fatores Biológicos, Intervenções Impróprias, Agentes Biológicos, Furtos e Vandalismo.
1. Fatores ambientais
Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo: Temperatura, Umidade Relativa do Ar, 
Radiação da Luz, Qualidade do Ar.
Num levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um acervo, é possível identificar facilmente as 
consequências desses fatores, quando não controlados dentro de uma margem de valores aceitável.
Todos fazem parte do ambiente e atuam em conjunto.
Sem a pretensão de aprofundar as explicações científicas de tais fatores, podemos resumir suas ações da seguinte forma:
1.1 Temperatura e umidade relativa: O calor e a umidade contribuem significativamente para a destruição dos documentos, prin-
cipalmente quando em suporte-papel. O desequilíbrio de um interfere no equilíbrio do outro. O calor acelera a deterioração. A veloci-
dade de muitas reações químicas, inclusive as de deterioração, é dobrada a cada aumento de 10°C. A umidade relativa alta proporcio-
na as condições necessárias para desencadear intensas reações químicas nos materiais. Evidências de temperatura e umidade relativa 
alta são detectadas com a presença de colônias de fungos nos documentos, sejam estes em papel, couro, tecido ou outros materiais.
Umidade relativa do ar e temperatura muito baixa transparece em documentos distorcidos e ressecados.
As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do que os índices superiores aos considerados 
ideais, desde que estáveis e constantes. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam 
umidade muito facilmente e, portanto, se expandem e se contraem com as variações de temperatura e umidade relativa do ar.
Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o 
craquelamento de tintas, ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos etc..
O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 20°C e a umidade relativa de 45% a 50%, evitando-se 
de todas as formas as oscilações de 3°C de temperatura e 10% de umidade relativa.
O monitoramento, que nos dá as diretrizes para qualquer projeto de mudança, é feito através do termo higrômetro (aparelho 
medidor da umidade e temperatura simultaneamente).
A circulação do ar ambiente representa um fator bastante importante para amenizar os efeitos da temperatura e umidade relativa 
elevada.
1.2 Radiação da luz
Toda fonte de luz, seja ela natural ou artificial, emite radiação nociva aos materiais de acervos, provocando consideráveis danos 
através da oxidação.
O papel se torna frágil, quebradiço, amarelecido, escurecido. As tintas desbotam ou mudam de cor, alterando a legibilidade dos 
documentos textuais, dos iconográficos e das encadernações.
O componente da luz que mais merece atenção é a radiação ultravioleta (UV). Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco 
tempo, é nociva e o dano é cumulativo e irreversível. A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, proveniente de lâmpadas 
incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes, que são 
fontes geradoras de UV. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro.
Algumas medidas podem ser tomadas para proteção dos acervos:
- As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o sol; essa medida também ajuda no con-
trole de temperatura, minimizando a geração de calor durante o dia.
- Filtros feitos de filmes especiais também ajudam no controle da radiação UV, tanto nos vidros de janelas quanto em lâmpadas 
fluorescentes (esses filmes têm prazo de vida limitado).
- Cuidados especiais devem ser considerados em exposições de curto, médio e longo tempo: 
- não expor um objeto valioso por muito tempo;
- manter o nível de luz o mais baixo possível;
- não colocar lâmpadas dentro de vitrines;
- proteger objetos com filtros especiais;
- certificar-se de que as vitrines sejam feitas de materiais que não danifiquem os documentos.
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1.3 Qualidades do ar
O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os poluentes contribuem pesadamente para 
a deterioração de materiais de bibliotecas e arquivos.
Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os 
gerados no próprio ambiente.
Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). São 
gases que provocam reações químicas, com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. O papel fica 
quebradiço e descolorido; o couro perde a pele e deteriora.
As partículas sólidas, além de carregarem gases poluentes, agem como abrasivos e desfiguram os documentos.
Agentes poluentes podem ter origem no próprio ambiente do acervo, como no caso de aplicação de vernizes, madeiras, adesivos, 
tintas etc., que podem liberar gases prejudiciais à conservação de todos os materiais. 
2. Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, cupins), os roedores e os fungos, 
cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os docu-
mentos.
Para que atuem sobre os documentos e proliferem, necessitam de conforto ambiental e alimentação. O conforto ambiental para 
praticamente todos os seres vivos está basicamente na temperatura e umidade relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de hi-
giene etc.
2.1 Fungos
Os fungos representam um grupo grande de organismos. São conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em diferentes ambien-
tes, atacando diversos substratos. No caso dos acervos de bibliotecas e arquivos, são mais comuns aqueles que vivem dos nutrientes 
encontrados nos documentos.
Os fungos são organismos que se reproduzem através de esporos e de forma muito intensa e rápida dentro de determinadas