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Auditoria de Recursos Humanos Auditoria de Recursos Humanos Adilson Moreira Adilson Moreira O autor é Mestre em Administração de Empresas Públicas e Privadas pela FGV-EBAPE/RJ, MBA em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas – FGV, Especialista em Negociação e Gestão de Conflitos pela Es- cola de Negócios IBMEC/SP, Graduado em Gestão de Recursos Humanos pela ULBRA. Docente dos MBA´s da FGV Manegement – Fundação Getúlio Vargas, professor Pós Graduação na ULBRA e Faculdade CESUCA. Experiência de mais de 25 anos em Gestão de Pessoas e Gestão de Negócios, GJP Hotéis & Resorts e Imóveis Crédito Real S/A na função de Gerente de Recursos Hu- manos e Qualidade, atuando no desenvolvimento de equipes e pessoas. No Itaú S/A atuou na função de Gerente Geral de agência, e na educação corporativa desta instituição financeira como coach e tutor. É sócio-diretor da RHumo Consulting LTDA, consultoria especializada na área de Recursos Humanos. Palestrante na área de Gestão de Pessoas já fez palestras nas entidades acadêmicas como FGV Poa, ABRH-RS, Ulbra de São Jerônimo, Uniritter Campus Canoas, Uniritter Campus Porto Alegre, Cesuca, Castelli (Gramado), PUC Porto Alegre entre outras. Autor Apresentação Caros Alunos, Este livro será utilizado na disciplina Auditoria de Recursos Humanos, no ensino à distância na Universidade Luterana do Brasil. O tema auditoria de recursos humanos é direcionado para o apren- dizado do gestor de recursos humanos, nesta viagem do conhecimento estaremos desenvolvendo competências tão importantes para sua forma- ção, preparando-os para os desafios que serão impostos pelo cenário de negócios. Buscaremos nesta obra aproximar o futuro gestor de recursos humanos e o tema Auditoria de Recursos Humanos, incentivando o conhecimento acerca deste assunto. Refletindo sobre os subsistemas do setor de RH e a auditoria, processo tão importante no aumento de eficiência e eficácia de qualquer operação, sendo ainda um mecanismo de auxílio importante para as empresas, no caminho da melhoria contínua e do aumento da produtividade. Adilson Moreira Introdução Este livro tem por objetivo apresentar os principais conceitos, técnicas e práticas da auditoria de recursos humanos, considerando o atual con- texto dos negócios, das empresas e a dimensão de aprendizado de seus colaboradores e as posturas que precisam ser desenvolvidas para este novo cenário. O estudo da auditoria de recursos humanos trata de um tema am- plo e complexo, além de buscar novas contribuições que possam satisfazer profissionais desta área de atuação. A eficácia e a melhoria contínua de processos são extremamente re- levantes para o sucesso nos negócios. E este alinhamento inicia-se por uma prática austera das políticas de RH da empresa. A área de Recursos Humanos tem esta fundamental contribuição, pois sua missão é buscar a qualidade, a competência e o desempenho no nível da capacidade profis- sional exigida pelos desafios do ramo empresarial, e as características do mercado, tanto no presente como no futuro. Nosso objeto de estudo, a auditoria de RH, é uma análise das políticas e práticas da área de Recursos Humanos, através de diagnósticos, prog- nósticos e recomendações, sobre os aspectos analisados. Também possui uma grande influência na organização da função da Administração de Recursos Humanos nas empresas. Visando atender a estas necessidades, o livro será apresentado em dez capítulos. O Capítulo 1 tem como objetivo apresentar os referenciais originados a partir do cenário atual e o processo de continuidade da auditoria de recursos humanos. Teremos conceitos, demandas e as razões que levam a utilizar o esta auditoria de RH, com isto contextualizaremos o tema. vi Auditoria de Recursos Humanos O Capítulo 2 versará sobre a contribuição que temos com o processo de Auditoria de recursos humanos para uma organização. O Capítulo 3 foca no papel e perfil do auditor e as modalidades de auditoria que possuem relação com o cliente. O Capítulo 4 traz a modelagem da auditoria de recursos humanos, considerando os princípios que regem esta atuação da auditoria e as ações sobre os seus resultados. O Capítulo 5 trata dos pontos envolvidos na realização de uma audi- toria de RH, desde o planejamento, papéis dos auditores, incluindo carac- terísticas e fases do processo. O Capítulo 6 possibilitará um conhecimento da variedade de padrões e controles para a área de recursos humanos, além das ferramentas que um gestor pode utilizar, auxiliando no processo decisório. No Capítulo 7 serão apresentadas as forma de auditorias e seus fatores de regulação, que serão os norteadores deste processo. No Capítulo 8 focaremos nas intervenções na área de gestão de pes- soas. No Capítulo 9 estaremos repassando o conhecimento sobre as inter- venções de auditoria na área de departamento pessoal. Por último e fechando a obra, no Capítulo 10, abordaremos a impor- tância deste processo de auditoria de recursos humanos no dia a dia do gestor, tanto de RH como no empresarial. 1 O Cenário Atual ...................................................................1 2 A Competitividade e a Qualidade de Processos: A contribuição da Auditoria ..................................................6 3 O Auditor de RH: Papel e Perfil ...........................................12 4 A Modelagem de Auditoria de RH para a Realidade das Organizações .....................................................................22 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos ......................31 6 Padrão de Avaliação e Controle em Recursos Humanos .......48 7 A Operacionalização de uma Auditoria de Recursos Humanos e seus Fatores Reguladores ...................52 8 As Intervenções de Auditoria em Gestão de Pessoas ............58 9 As Intervenções de Auditoria no Departamento Pessoal .......71 10 A Auditoria de Recursos Humanos e a Importância para o Gestor Moderno .................................100 Sumário Capítulo 1 O Cenário Atual 1.1 Auditoria: conceitos Neste capitulo será feito uma análise dos referenciais origina- dos a partir do cenário atual e o processo de continuidade da auditoria de recursos humanos. O intuito deste capítulo será estudarmos os conceitos, demandas e as razões que levam as organizações a utilizar a auditoria de recursos humanos. Auditoria é um termo utilizado já há muito tempo, segundo Jund (2006, p. 115) “A auditoria de gestão cumpre o exame e a avaliação sobre os sistemas políticos, critérios e procedi- mentos utilizados pela empresa na sua área de planejamento estratégico, tático e, principalmente, no processo decisório”. Adilson Moreira 2 Auditoria de Recursos Humanos A palavra Auditoria é originária do latim do termo “Audire”, que possui o significado de ouvir. É difícil afirmarmos quando começa a história da auditoria, já que naquela época toda a pessoa que tinha a função de verificar a legitimidade dos fatos econômicos e financeiros, prestando conta, poderia ser cha- mado de auditor. Explorando um pouco a história podemos verificar que o grande salto da auditoria foi no famoso comitê de May em 1929. O comitê de May foi um grupo de trabalho instituído para estabelecer regras para as empresas que possu- íssem ações na bolsa, tornando assim obrigatória à auditoria nas demonstrações financeiras destas empresas. A auditoria é uma especialização voltada a testar a efici- ência e eficácia dos controles e possui o objetivo de expressar uma opinião. A auditoria compreende o exame de documen- tos, livros e registros, para obtenção de informações e confir- mações internas e externas. Já o tema de nosso livro a auditoria de recursos humanos, surgiu da ausência de leis trabalhistas, quando o dono da em- presa era o responsávelpelo registro, controle e ponto dos colaboradores. A intervenção do estado no relacionamento de patrão e empregado originou o departamento de pessoal, que veio para cuidar de todos os detalhes da Consolidação das Leis do Trabalho, chamada de CLT. Vários métodos e processos, ex. pesquisa salarial, avalia- ção de desempenho foram incorporados a ARH. O chefe de pessoal passa a ter mais responsabilidades, aparecendo en- tão, como um novo administrador, visando a otimização dos Capítulo 1 O Cenário Atual 3 recursos humanos nas organizações. Com estas novas respon- sabilidades surge, então, o novo gerente de RH, que é res- ponsável pela interação entre o contexto legal e a otimização destes recursos humanos. A evolução do contexto e da prática, entretanto nos mostra que a auditoria de recursos humanos passou a ser o processo encontrado pelas organizações em resposta às necessidades do processo evolutivo da administração, em especial no que se refere à contribuição da área de recursos humanos. As empresas contemporâneas focam-se no alcance e na maximização dos resultados, sendo levadas a elevar os índices de produtividade e melhoria constante de processos. Sendo assim, é importante entender qual o cenário que nos encontramos em termos mundiais e quais os fatores que originaram as necessidades que desencadearam essa nova tendência de atuação. 1.2 Auditoria de RH: demandas e razões Existem várias formas de trabalhar em auditoria de RH. A pri- meira encontra-se na atividade que pode ser interna e exter- na. Considerando o trabalho interno como o realizado para clientes da própria empresa onde trabalha o auditor, e externo quando este atende a várias empresas sem ter nenhum vínculo de trabalho com alguma delas. No Capítulo 3 detalharemos melhor os tipos de auditoria. 4 Auditoria de Recursos Humanos A segunda forma é referente a área de atuação, embora todo o auditor tenha que possuir um conhecimento genérico sobre os processos organizacionais, no que tange ao ambiente interno (clima, cultura, filosofia etc.) e o ambiente externo (va- riáveis ambientais, econômicas, cenário, mercado etc.), este ainda deve ter um profundo conhecimento da área de RH. A terceira forma é relativa a todos os tipos de aconselha- mento ou intervenção que um auditor pode efetivar, ou seja, compreende a abrangência de sua atuação. Neste contexto percebemos que a auditoria de recursos hu- manos é bastante vasta e desafiadora. O auditor de recursos humanos deve, portanto, analisar seu perfil e verificar sua adequação a esta função, no sentido de visualizar até onde ele se enquadra na necessidade ampla e genérica de sua atuação. Na era atual existe um maior respeito pelos pareceres e decisões aconselhadas pelos auditores responsáveis pela au- ditoria. Os diagnósticos organizacionais em recursos humanos é o fator mais desafiador para o auditor. Muitas vezes as equipes e os processos estão com alguma anomalia, e as causas não são detectadas pelo gestor. Neste caso a atuação do auditor é importante, pois este deve ser imparcial, permitindo assim a descoberta e tratamento destes pontos, para que haja ações de reavaliações de processos e tarefas. A auditoria de recursos humanos é peça fundamental den- tro das organizações, pois a mesma examina minunciosamen- Capítulo 1 O Cenário Atual 5 te as operações trabalhistas, direitos e deveres do empregado e empregador, políticas e práticas de pessoal em uma orga- nização. Avalia-se o funcionamento atual e no final emite-se pareceres sobre as irregularidades encontradas na análise, sugerindo ações que a organização irá adotar. Com isto te- remos nestas empresas uma evolução na produtividade cada vez mais, aumentando a sua rentabilidade com a otimização de seus recursos humanos. Ao entender a origem e a que se destina a auditoria de RH, partimos para o próximo capitulo, que abordará de forma mais específica a contribuição da auditoria de recursos huma- nos no mundo organizacional. Atividades para reflexão do Capítulo 1 1) Conceitue o termo Auditoria: 2) Disserte sobre origem da auditoria: 3) Qual o responsável pela interação entre o contexto legal e a otimização dos recursos humanos? 4) Comente sobre o termo auditoria de RH: 5) Cite e comente uma das formas de auditoria de RH: Adilson Moreira Capítulo 2 A Competitividade e a Qualidade de Processos: A contribuição da Auditoria ÂÂNeste capítulo estaremos discorrendo sobre a con-tribuição que a auditoria de recursos humanos traz para uma organização que possui esta prática. Na área de recursos humanos, a implementação desta atividade possibilitará a avaliação sistemática e planejada das operações, sistemas, atividades e funções, bem como a utilização do ativo mais valioso e intangível da organi- zação, o ser humano. Capítulo 2 A Competitividade e a Qualidade de Processos... 7 A auditoria de recursos humanos visa atender as organi- zações que possuem necessidades cada vez maiores e mais variadas, também exigindo do auditor não somente um olhar sensível e crítico das situações, como também a busca con- tinua da imparcialidade que ajudará em seus diagnósticos e aconselhamentos junto aos pareceres finais de auditoria. A cada ano temos um aumento na competitividade de mer- cados e empresas, exigindo assim que as organizações pos- suam controles internos eficazes e precisos, originando com isto uma melhor informação aos gestores para a tomada de decisão. O processo de melhoria contínua estabelece uma leitura muito eficiente nos pareceres de uma auditoria e o estabeleci- mento de um plano de trabalho muito eficiente. Podemos abaixo sintetizar alguns objetivos desta auditoria de RH:  Melhorar o emprego de recursos humanos, através da redução de custos e aumento da produção (economia e eficiência);  Medir o desenvolvimento de sua atividade em relação os objetivos e rendimentos esperado (efetividade);  Assegurar o cumprimento de normas e procedimentos vigentes;  Analisar se os procedimentos estão adequados às cir- cunstâncias atuais nas quais as atividades se desenro- lam; 8 Auditoria de Recursos Humanos  Estudar a melhor política de recursos humanos;  Verificação a prevenção de riscos e controle de aciden- tes de trabalho;  Treinamento e desenvolvimento de pessoas;  Verificar o implemento de políticas de recrutamento e politica de cargos e carreira;  Assegurar a confiabilidade dos dados para promover a aderência às políticas de recursos humanos vigentes. A auditoria de recursos humanos tem o papel de contro- lar eficazmente a qualidade da gestão de recursos humanos, sendo de suma importância, pois acompanha o conjunto de procedimentos com o objetivo de salvaguardar os recursos financeiros e identificar práticas que poderá ser prejudiciais para a organização. Segundo Chiavenatto (2008, p. 535) a auditoria de RH (...) “É a análise sistemática das políticas e práticas de pessoal e a avaliação de seu funcionamento, tanto para a correção dos desvios como para sua melhoria contínua”. Isto corrobora a ideia de que a auditoria de RH traz para os gestores informa- ções e dados, e estes farão papel importante nesta etapa, que é avaliar com uma visão mais clara da realidade as ações a serem implementadas para as melhorias em suas áreas. A contribuição importante que a auditoria de recursos hu- manos traz não é somente indicar falhas e os riscos expostos na empresa, mas também propor sugestões e soluções. O pa- pel de uma auditoria de RH é fundamentalmente educativo, Capítulo 2 A Competitividade e a Qualidade de Processos... 9 pois desenvolve a sensibilidade dos administradores, já que neste cenário competitivo que é o mundo dos negócios, temos que ter ações emergenciais colocadasem prática, bem como correções de aspectos negativos e melhorias dos positivos. As contribuições da auditoria de RH, em nível amplo, na área de recursos humanos são:  Identifica políticas, objetivos e procedimentos organiza- cionais ainda não definidos;  Avalia de forma independente e objetiva, as operações especificas de uma unidade;  Afere o cumprimento dos objetivos, políticas e procedi- mentos organizacionais;  Verifica a eficácia dos sistemas de controle gerencial, a confiabilidade e utilidade dos relatórios gerenciais;  Identifica as áreas problemáticas e suas causas;  Detecta áreas que concorram para um possível aumento de lucros ou receitas e/ou diminuição ou limitação de custos;  Certifica até que ponto os programas ou a organização proporcionam os resultados desejados. Na área de Recursos Humanos, vimos que as contribui- ções são inúmeras, com isto temos como agir corretivamente e ver quais os processos podemos melhorar ainda mais, agindo proativamente para a prevenção e correção. 10 Auditoria de Recursos Humanos Dentro desta ideia, temos ainda as contribuições de níveis específicos: As contribuições em nível específico na área de recursos humanos:  Detecta e avalia as necessidades de preparação dos re- cursos humanos para atuar em ambiente competitivo, com foco para a qualidade e a satisfação do cliente;  Analisa o clima organizacional que determina a relação entre gerentes e subordinados;  Identifica a aplicação de ações cotadas para o cresci- mento pessoal e profissional do empregado;  Conduzem a empresa a repensar os seus programas de qualidade de vida;  Minimiza custos e litígios trabalhistas. Estas são algumas das contribuições da auditoria de re- cursos humanos, que apesar de ainda ter custos significativos, este trabalho poderá trazer resultados compensadores, quan- do bem planejada e executada, suplantando facilmente estes custos. No próximo capítulo estaremos vendo a figura do auditor de RH, o papel e perfil deste profissional, além dos tipos de modalidades de auditoria. Capítulo 2 A Competitividade e a Qualidade de Processos... 11 Atividades para reflexão do Capítulo 2 1) O atual cenário da área de recursos humanos está em constante mutação, qual a contribuição da auditoria de RH? 2) Cite um objetivo da auditoria de RH: 3) Comente sobre um objetivo da auditoria de RH: 4) Qual o papel do auditoria de RH? 5) Comente sobre quais as competências exige-se do auditor de recursos humanos: Adilson Moreira Capítulo 3 O Auditor de RH: Papel e Perfil  Veremos neste capítulo algumas reflexões pertinentes ao papel do auditor e perfil deste profissional, pois como já vimos nos capítulos anteriores, trata-se de um processo mui- to importante de retroalimentação de nossos procedimentos na área de recursos humanos, isto requer algumas especifi- cidades para termos uma planejada e cuidadosa auditoria. Nas últimas décadas, mediante estudos e pesquisas a complexidade nas organizações está muito em evidência. Diversos são os fatores que contribuem de forma direta, a forma das pessoas pensarem e mudar seus comportamen- tos no mundo dos negócios. Cito alguns destes fatores: culturais, políticos, sociais, entre outros. Capítulo 3 O Auditor de RH: Papel e Perfil 13 Diante da novidade que se apresenta o indivíduo tende de possuir uma reação de contrariedade no novo, o que prejudi- ca ainda mais o papel do auditor. Devido a estas peculiarida- des, certamente perceberemos quão delicada e complexa se torna a relação auditor x auditado. As experiências pregressas dos sujeitos nos levam a crer que é necessária muita sinergia nesta relação e o fato do audi- tor ter inúmeras competências, ex. relacionamento interpesso- al, postura, comunicação entre outras, se faz necessário além do conhecimento técnico de auditor de RH. 3.1 O papel do auditor de RH Existem várias diferenças de abordagem ou mesmo de priori- zação das funções exercidas pelo auditor, segundo várias te- orias adotadas por pensadores das ciências sociais e vários auditores do mundo todo, entende-se que existe um núcleo neste papel. O auditor primeiramente tem que possuir um caráter edu- cador, pois é um facilitador de melhorias de processos, que deverá fazer as anotações necessárias para o bem desenvolver das atividades de RH. Tendo ainda um comprometimento mui- to forte com os profissionais desta área. Também deve possuir uma postura de apoio realmente reflexiva, compreensiva e as- sertiva que deva fundamentar cada uma das ações, reuniões e cada encontro intermediado pelo auditor de RH. É fundamentalmente necessário que os empregados de de- terminada organização estejam focados no aperfeiçoamento 14 Auditoria de Recursos Humanos de seus conhecimentos e aberto para as melhorias a serem implementadas, o cumprimento de metas e prazos e obtenção de resultados crescentes e desafiadores. É neste contexto de limites e oportunidades que o papel de catalisador do conhecimento, que o auditor está inserido como o educador de processos de RH, incentivador de talentos à reflexão para a constante melhoria. Um bom exemplo para isto é um preceito legal que não esteja sendo obedecido, ge- rando riscos para determinada empresa, ou no qual um cliente esteja com uma enorme dificuldade de entender a necessidade de certa postura. Caberá ao auditor alertar o seu cliente e orientá-lo. Tanto na estrutura como nos processos organizacionais, pautará uma ação de educador e integrador do profissional auditor de RH. Salientamos a importância do gestor de RH estabelecer um dialogo constante com o auditor de RH sobre o desempenho estratégico deste papel educador que estamos abordando sobre o papel do auditor de recursos humanos. O leitor deverá compreender que o auditor, nesta perspec- tiva e abordagem que defendemos, não se confunde portanto com qualquer outro serviço terceirizado, pois possui funções muito importantes para o processo de melhoria contínua. 3.2 O perfil do auditor de RH O auditor de RH deve reunir, em seu perfil, a ética, fator prin- cipal para o desempenho de qualquer função no mercado de Capítulo 3 O Auditor de RH: Papel e Perfil 15 trabalho; o conhecimento necessário para o desempenho de suas funções de auditor de RH e cultivar as competências es- senciais ao sucesso profissional. Nesta posição entendemos que o conhecimento científico na área de RH será sempre muito bem vindo, além de sa- ber manusear ferramentas de informática, tais como softwares para edição de textos, composição de planilhas, gráficos e assemelhados. Se levarmos em consideração o mundo de hoje globalizado e os desafios multiculturais que nos é imposto, o auditor de RH de excelência deverá ter o domínio da língua estrangeira. Devemos destacar as competências, habilidades e atitudes esperadas de um auditor de RH:  Pensador analítico e sistêmico;  Flexível emocionalmente;  Saber ouvir;  Empático;  Observador, atento e discreto.  Educador  Inteligente e criativo  Disciplinado e bom administrador do tempo  Autoconfiante e otimista  Paciente e perseverante  Bom vendedor e negociador 16 Auditoria de Recursos Humanos Temos que atentar para o fato de que empresas que dese- jam ver em seus quadros de especialistas de recursos huma- nos, para atuarem como verdadeiros e eficazes consultores in- ternos (auditores) devem investir na mudança de mentalidade de seus especialistas, agregando-lhes, além de competências técnicas e conceituais, uma compreensão adequada do que significa ser parceiro estratégico da empresa e não apenas um prestador de serviço. Segundo Attie, (1998) o auditor de recursos humanos deve: “A atividade de auditoria requer conhecimentosespecíficos voltados as técnicas, aos procedimentos de auditoria, metodo- logia de trabalho para aplicação de testes amostrais e discer- nimento quantitativo e qualitativo que comprovem julgamento do trabalho realizado. O trabalho também leva o auditor a conhecimentos específicos, geralmente ligados a:  Capacidade para aplicação das normas, procedimentos e técnicas na execução das auditorias;  Capacidade na área de princípios e técnicas contábeis para área de RH e folha de pagamento;  Conhecimento dos princípios de administração, para re- conhecer e avaliar a relevância e o significado dos even- tuais desvios em relação às boas práticas empresariais;  Conhecimento de fundamentos de economia, direito trabalhista, impostos, finanças, métodos quantitativos e sistemas de processamento eletrônico de dados. Capítulo 3 O Auditor de RH: Papel e Perfil 17 Outro ponto, que é fundamental para um auditor de RH, é o conhecimento em administração e direito trabalhista, além do conhecimento especifico na área de RH”. 3.3 Modalidades de auditoria de RH Abordaremos agora as modalidades de auditoria e cada tipo delas, bem como seus conceitos e efetuando a criticidade nas aplicações. É comum encontramos na literatura duas formas de audito- ria de RH, que abrange a externa e a interna. Uma das modalidades em questão é a auditoria externa de RH. Nesta situação há uma relação de auditor-cliente com prazo determinado, além do que o profissional auditor não faz parte do quadro de funcionários da empresa, ou seja, não há vínculo trabalhista com a empresa auditada, nem mesmo subordinação com os dirigentes. Esta modalidade é fortalecida a partir de um aspecto fun- damental, o foco do cliente deve ser nas atividades de seu negócio, em seus processos, seus profissionais também devem focalizar seus esforços no negócio da empresa, deixando para profissionais externos o trabalho de auditoria de RH. Em relação a auditoria externa segundo Franco e Marra, (2006, p. 218): “É indispensável que o auditor externo tenha absoluta independência, dessa forma ele terá mais liberdade para 18 Auditoria de Recursos Humanos adotar os procedimentos adequados para a realização da auditoria, bem como emitir parecer conclusivo sobre a auditoria realizada sem a intervenção de outros.” A outra modalidade é a auditoria interna de RH, que abrange o conjunto de atividades desempenhadas pelo pro- fissional que faz parte do quadro efetivo de empregados da organização. Ele tem um vinculo empregatício com a empre- sa, ainda que tal posição ou cargo na arquitetura existente mostre-se terceirizado. Esta modalidade de auditoria demonstra um grande avan- ço nos modelos tradicionais de gestão corporativa, no sentido de poder preservar um papel especial ao profissional de recur- sos humanos como inspiração para a aprendizagem contínua da organização na sua totalidade. Trabalhar com foco na conquista de uma posição especial na qual ele possa atuar em projetos e não em processos, se torna o grande desafio da auditoria interna. Segundo Jund (2006, p. 28): “O momento não é o mais só de procurar os erros, apon- tar culpados e também o posicionamento do tipo “não pode ser feito” ou “está errado. A necessidade, cada vez mais crescente, exige do auditor interno participação na estratégia da empresa, opinado com alternativas factíveis para o atendimento do cliente, se elas existirem. Uma máxima a esse respeito estabelece que a auditoria in- terna tem que ser parta da solução e não mais parte do problema.” Capítulo 3 O Auditor de RH: Papel e Perfil 19 Muitas vezes ocorre que o cliente focado no negócio não tem tempo para outras atividades, então busca uma empresa com isenção total para fazer este processo de auditoria de recursos humanos, onde julga importante ter esta neutralida- de para este apoio. Apesar de que o auditor interno possui o conhecimento da dimensão da empresa, cultura, negócio e processos, mas isto se contrapõe com o diferencial do auditor externo que é a neutralidade, e exploraremos as fraquezas de ambas os tipos de auditoria, em nossa próxima abordagem. 3.4 Uma visão crítica para as auditorias interna e externa A implantação de uma auditoria de recursos humanos interna tem várias dificuldades de implantação, o que faz ser questio- nada a sua real utilidade. Apresentam-se abaixo alguns itens:  O auditor interno de RH fica em uma situação delicada para apontar algum item de processo errôneo, uma vez que fica exposto a seus superiores e está submetido no jogo de poder;  Alguns auditores internos de RH tem perfil júnior, o que não leva robustez aos seus apontamentos, afetando a sua credibilidade, uma vez que muitos processos pedem mais maturidade e experiência; 20 Auditoria de Recursos Humanos  Auditores internos de RH não apresentam isenção, a rapidez no diagnóstico torna-se superficial, levando a perda da imagem. Pois eles fazem parte da empresa, estão em seus quadros funcionais, ocorrendo uma certo gerenciamento sobre alguns destes processos audita- dos, ou seja pode ocorrer um conflito de interesse deste profissional. Vimos que estes itens de auditoria interna são muito rele- vantes para o alcance dos objetivos tratados em uma auditoria de RH. É importante como gestores de RH, termos muito cuida- do na contratação de uma auditoria externa de RH, devido a adequação necessária da empresa nos métodos e técnicas da auditoria frente às especificidades culturais do cliente, ao seu negócio, mercado, enfim, frente à sua realidade. Para a contratação de empresas de auditoria de RH alguns cuidados devem ser considerados, como antecedentes históri- cos, currículos e experiência prévia dos auditores, referências de outros clientes, elaboração de proposta técnica e orçamen- tária de qualidade devidamente fundamentadas, entre outros. Na auditoria externa podemos salientar é de que a au- ditoria é eventual e delimitadas por contrato, já na auditoria interna visa a continuidade. É importante salientar que não se trata de uma disputa en- tre duas modalidades de auditoria de RH, mas sim, a comple- mentariedade e a interdependência das duas modalidades, vi- Capítulo 3 O Auditor de RH: Papel e Perfil 21 sando uma parceria de excelência a beneficiar a organização como um todo. Atividades para reflexão do Capítulo 3 1) Comente sobre as modalidades de auditoria de RH: 2) Em que consiste a auditoria interna de RH: 3) Em que consiste a auditoria externa de RH: 4) Quais os pontos favoráveis de uma auditoria interna de RH: 5) Comente os pontos fracos de uma auditoria externa de RH: Adilson Moreira Capítulo 4 A Modelagem de Auditoria de RH para a Realidade das Organizações  Em determinados momentos deste livro verificamos o cenário e tipos deste processo chamado auditoria de recursos humanos, também vimos o papel e perfil do pro- fissional auditor de RH. Agora neste capítulo abordaremos a modelagem de auditoria e sua perspectiva organizacio- nal, a fim de melhor atender as necessidades do gestor de recursos humanos. Capítulo 4 A Modelagem de Auditoria de RH... 23 4.1 Definindo a trilha e acertando o anda Em uma auditoria de RH, o gerente de recursos humanos tem papel importante e a responsabilidade de ser o protagonista deste. Este profissional de RH será o grande mentor do plano de trabalho ante os pareceres compilados pelos auditores de RH, que detalharão os itens a corrigir. 4.1.1 Refletindo com o contexto Fatores micros e macros são, necessariamente, muito impor- tantes neste momento, e verificando através de uma amostra- gem de uma auditoria de recursos humanos que vamos buscar abranger a eficiência e economia. 4.2 Agregando valor a organização O processo de auditoria derecursos humanos é de suma im- portância para a empresa auditada, trazendo uma reflexão completa dos processos que estão acontecendo e identifican- do procedimentos prejudiciais para a empresa, sendo que o profissional auditor de RH examina as operações trabalhistas e RH e posteriormente emite um laudo, apontando possíveis ir- regularidades e sugerindo ações que a empresa poderá tomar. 24 Auditoria de Recursos Humanos A falta dela pode resultar em grandes prejuízos, sendo eles produtivos ou financeiros. O processo de auditoria de RH deve além de trazer e indi- car falhas e os problemas, também sinalizar sugestões e solu- ções, salvaguardando os recursos financeiros de uma empre- sa, incentivando a prática da melhoria contínua. 4.3 Um novo papel para o RH O novo papel do RH de uma empresa é visto como uma parceria estratégica, sendo um novo formato da área, ao mesmo tempo que se torna um desafio complexo e conside- rável. A existência de um ambiente cada vez mais competiti- vo torna mais evidente a necessidade de cuidar das pessoas e processos. A chave do sucesso empresarial, agora, mais do que em qualquer outro momento, centra-se na capaci- dade de gerar um verdadeiro comprometimento do colabo- rador com a organização e o constante desenvolvimento e a busca da excelência. A tabela apresenta abaixo reflete está ideia de um RH que está em constante busca pela melhoria de seus processos e Capítulo 4 A Modelagem de Auditoria de RH... 25 consequentemente o aumento de produtividade, administran- do bem os processos e pessoas: Tabela 1 Principais exigências dos papéis do recursos humanos Como administrar estratégias de gestão de pessoas? Como administrar a transformação e a mudança? Como administrar a infraestrutura? Como administrar a contribuição dos funcionários? Definindo a arquitetura da empresa Aumentando a capacidade da organização de se engajar e capitalizar as mudanças Identificando e otimizando os processos da área Garantindo que os funcionários estejam totalmente comprometidos Conduzindo uma consultoria de negócios Traduzindo a visão da empresa em atividades que levarão à sua real concretização Otimizando os processos que contribuirão para aumentar a credibilidade do setor de RH Orientando e treinando os gerentes para que eles compreendam a importância de ter funcionários motivados Modificando a arquitetura da empresa para que facilite a implantação da estratégia Criando um modelo de transformação Redefinindo os demais processos da empresa Orientando e treinando os gerentes para que eles compreendam a importância de ter funcionários motivados Representando os funcionários durante reuniões com a gerência Oferecendo oportunidades de crescimento pessoal e profissional aos funcionários Suprindo os funcionários com os recursos necessários para atingir as metas definidas Fonte: Rocha-Pinto (2007, p. 34) 26 Auditoria de Recursos Humanos Como podemos perceber na Tabela 1: A administração de infraestrutura está diretamente ligado ao processo de auditoria de RH, focando a identificação, otimização e redefinição dos processos com baixa aderência por parte dos funcionários.. Neste cenário pode-se ilustrar a auditoria de recursos huma- nos um processo matricial, onde de um lado encontram-se os profissionais especializados em práticas de RH, alimentando o sistema organizacional com ferramentas e aconselhamento e do outro lado verifica-se pessoas que exercem as atividades de auditoria com foco nas atividades operacionais de departa- mento pessoal e gestão de pessoas. 4.3.1 O novo papel do gestor de RH Individualizando nossa abordagem sobre o tema vimos que o papel do gestor de RH é realmente um agente da mudança neste processo. Verificando um passado não tão distante, podemos obser- var que a administração de pessoal era marcadamente jurídi- co-trabalhista, sendo por isso, na maioria das organizações, chefiada por pessoas com formação em Direito. Contudo, tal composição foi modificada com a transição da antiga admi- nistração de pessoal para a atual gerência de recursos huma- nos, transição esta que não foi nem facilmente será explicável, porque não há um traço marcante, mas não é complicado perceber a mudança em andamento. Em gestão de pessoas podemos perceber que existem propostas de um envolvimento maior desta área com as demais. Desta forma, temos um divi- sor de águas entre o tradicional RH e a contemporânea gestão de pessoas, o que exige muito do perfil do novo gestor de RH. Capítulo 4 A Modelagem de Auditoria de RH... 27 4.3.2 Novo perfil do gestor de RH O gestor precisa conhecer tudo acerca do projeto para or- ganizar o seu andamento – os recursos físicos, humanos e fi- nanceiros. A organização deve ser bem desempenhada para evitar contratempos durante a execução do projeto, como, por exemplo, gastos excessivos ou não previstos. 4.3.2.1 Características do novo gestor de RH  Transmite respeito e credibilidade;  Ouve e respeita a opinião da sua equipe;  Cumpre o que promete; Â É justo e coerente nas suas decisões;  Apoia sua equipe na tomada de riscos;  Dá liberdade para seus funcionários falarem tanto de assuntos profissionais quanto pessoais;  Inspira a equipe pelo exemplo;  Sabe dar feedback;  Saber mover as pessoas de forma espontânea e não pela imposição;  Possui alto conhecimento;  Tem estratégias para reter talentos 28 Auditoria de Recursos Humanos 4.3.2.2 As competências mais importantes para este profissional  Posicionamento Estratégico – Eles entendem a estrutura global e a lógica dos segmentos econômicos e as dinâ- micas de competitividades dos mercados em que atuam.  Ativista da Credibilidade – Integridade – ética – credibi- lidade pessoal = resultados para os negócios.  Formador de Cultura – Cria o ambiente incluindo a ino- vação, foco no cliente, eficiência etc.  Campeão da Mudança – Capacidade de mudar e de- pois traduzir em efetivos processos de mudanças.  Inovador e Integrador dos RH – Habilidade em integrar as práticas de RH. Clareza nos processos, práticas, es- truturas.  Proponentes da Tecnologia – Tecnologia e informação. Deste novo profissional de RH o mercado está exigindo a cada dia que passa, outras competências estão sendo cada vez mais exigidas para a efetivação das estratégias empresa- riais na busca pela excelência. 4.4 A importância ética na auditoria de recursos humanos Por atuarmos com uma atividade que trabalha com deficiên- cias de uma empresa, de seus corpos diretivos e gerenciais a Capítulo 4 A Modelagem de Auditoria de RH... 29 questão ética ganhou bastante espaço nos últimos anos. Al- gumas auditorias tiveram seu envolvimento com atos ilícitos no meio empresarial, acabou-se generalizando a suspeita de padrões éticos nas auditorias em geral. Fique atento a alguns princípios de ética corporativa:  Empresas éticas possuem em seu quadro funcional pro- fissionais com elevado padrão ético.  O código de ética de uma empresa não é necessário para dotar padrões éticos e sim um claro entendimento da missão da empresa.  Se a empresa não seguir padrões éticos em seus negó- cios, não se pode esperar de um gerente ou qualquer funcionário a ética no seu setor de trabalho.  Cito alguns exemplos de compromissos da auditoria de RH:  O auditor não deve impor suas próprias convicções ao auditado, mas sempre procurar o caminho educativo;  O auditado espera que o auditor tenha uma atuação de agente da mudança e guardião do processo correto e de elevado nível de satisfação para a empresa;  Informações obtidas dentro do projeto de auditoria de RH são sigilosase devem ser liberadas somente com autorização da empresa auditada;  O auditado deve ser informado se em algum momento haverá conflito de interesse em questão; 30 Auditoria de Recursos Humanos  O papel do auditor é de auxiliar o auditado na melhoria de seu desempenho, levando sempre em consideração os interesses do auditado acima de tudo. Os itens aqui explicitados servem tanto para a auditoria interna como externa. Atividades para reflexão do Capítulo 4 Qual o novo papel do RH em um processo de auditoria de RH? O que a auditoria de RH agrega para a empresa cliente? Comente sobre o perfil que deve possuir um auditor de RH: Comente duas características do novo gestor de RH: Dê exemplo de competência do novo gestor de RH: Adilson Moreira Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos ÂÂNeste capítulo focaremos na importância do planeja-mento do projeto e o que fica de legado após este processo nas organizações e área de recursos humanos. 32 Auditoria de Recursos Humanos Algumas das definições de Chiavenatto (2008, p. 535) O projeto de auditoria em recursos humanos pode ser definido como: “Como análise das políticas e práticas de pessoal de uma organização, e avaliação do funcionamento atual, após é efe- tuada propostas para melhoria”, ou seja, a empresa busca se conhecer melhor, para poder assim alcançar seus resultados de uma maneira eficiente e rápida.” Diante desta afirmação podemos concluir que o propósito principal da auditoria de recursos humanos é mostrar como o programa está funcionando, localizando práticas e condições que são prejudiciais à organização ou que não estão compen- sando o seu custo, ou ainda práticas e condições que devem ser acrescentadas. As principais funções da auditoria são: indicar as falhas e problemas, determinar as possíveis soluções e sugestões, bem como salientar os aspectos positivos e tentar melhorá-los. Para isto temos que buscar planejar bem este processo tão importante, pois um ambiente de competitividade na qual as em- presas buscam constantemente melhorias nos seus processos e mais eficiência para atender cada vez mais o cliente em relação ao produto (bens e serviços) que ele está disposto a adquirir. Toda a atividade de auditoria é considerada projeto, a audi- toria de RH possui características bem definidas em todo o seu desenvolvimento. Isto exige uma ótima compreensão da em- presa cliente da auditoria, dos seus recursos e riscos, de suas atividades principais, e também de suas políticas e objetivos. Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos 33 5.1 Planejamento A auditoria de Recursos Humanos possui as seguintes fases: Levantamento prévio, programas de auditoria, fases de exe- cução, gerenciamento do trabalho de campo e comunicação dos resultados. Vamos agora compreender cada fase detalhadamente: 5.1.1 Levantamento prévio: Neste momento os auditores de RH desenvolvem estratégias para realização da auditoria, sendo posteriormente revisada pela coordenação da auditoria de RH. Também neste momen- to será desenvolvido um escopo de trabalho onde teremos a definição de abrangência, levando em consideração a dispo- nibilidade de recursos, o método e as capacidades necessárias no momento de escolhermos as questões que serão objetos de exames na auditoria de recursos humanos. Este planejamento inicial deve atender os seguintes aspec- tos:  atividades a serem examinadas e verificação da sua im- portância em termos de economia de recursos e aumen- to de eficiência;  metas e objetivos traçados pela empresa para os docu- mentos alvo de auditagem;  definição de objetivos e do escopo esperados para os exames; 34 Auditoria de Recursos Humanos  critérios de avaliação que serão utilizados pela auditoria;  programas e cronogramas propostos para realização dos trabalhos. 5.1.2 Programas de auditoria Estes itens, programas de auditoria, são a ponte entre os ob- jetivos e execução dos trabalhos. É a finalização lógica do planejamento. Os programas de auditoria servem para colher e analisar dados, também pode ser chamado de guias no qual contém a identificação do escopo, objetivos da auditoria, definição das condições especiais e os passos detalhados para sua realização. 5.1.3 Fases de execução A coleta de dados e a análise de evidências compõem as fa- ses de trabalho de campo, que visam evidenciar fatos. As evi- dências dão suporte aos julgamentos e conclusões contidas nas orientações finais do relatório de auditoria de recursos humanos. A utilização dos papéis de trabalho efetua uma ligação en- tre o relatório de auditoria e o trabalho de campo e há vários motivos para se dar atenção aos mesmos. 5.1.4 Gerenciamento do trabalho de campo Um dos pontos importantes no gerenciamento deste trabalho de campo é o estabelecimento de um bom relacionamento Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos 35 com área de recursos humanos auditada, além de ter uma óti- ma comunicação e informação do setor de RH, de como será o trabalho a ser realizado e o grau de participação do mesmo. Após o auditor de RH identificar os indicadores e padrões de desempenho mais significativos, poderá medir o desem- penho real e comparar os padrões, tendo como objetivo a economia e eficiência nos processos de RH. Sendo neste mo- mento que a auditoria começa a preparar recomendações à administração para as melhorias de forma a corrigir a situação que está abaixo do esperado. 5.1.5 Comunicação dos resultados Objetivando o aumento da eficiência e a economia, os relató- rios de auditoria de RH são importantes aliados para a gestão na tomada de decisão e formatar eventuais mudanças na área de RH. Apesar de não existir uma forma para todas as circunstân- cias e situações, cabe ao auditor e coordenador aplicarem as seguintes técnicas:  Redação de um sumário executivo  Fatos descobertos e recomendações  Finalidade, escopo e metodologia da auditoria  Apêndice É imprescindível que os fatos descobertos e apontados em relatórios abordem: condições, critérios, causas e efeitos. 36 Auditoria de Recursos Humanos 5.2 Papéis de trabalho Neste item verificaremos os papéis de trabalho em uma audi- toria de RH, considerado de suma importância para este pro- cesso. No desempenho da função de auditor o fator decisivo para a exploração de informações são estes itens chamados de papéis de trabalho. É função do auditor de RH documen- tar através deste papeis de trabalho, garantindo que houve a lisura, e que estes documentos evidenciam a auditoria de RH executado de acordo com as normas. Conforme Crepaldi (2004, p. 156) “Os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e documentos que contém as informações e os apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as provas e as descrições dessas realizações constituem a evidencia do trabalho executado e o fundamento de sua opinião.” Vejamos a seguir algumas finalidades dos papéis de traba- lho em uma auditoria de RH:  Fornecer aos encarregados a oportunidade de avaliar os atributos membros da equipe quanto a:  Competência em assuntos de auditoria de RH;  Senso de organização;  Fornecer um registro permanente do trabalho efetuado;  Habilidade em planejar, executar o trabalho. Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos 37 Os papéis de trabalho em uma auditoria de recursos hu- manos devem abranger alguns aspectos, como: Conciso: os papéis de trabalho devem ser completos, de forma que todas tenham o entendimento, sem a ajuda de outros; Objetivo: os papéis de trabalho devem ser diretos, demons- trando onde o profissional de auditoria de Rh quer chegar; Limpeza: os papéis de trabalho devem estar limpos, sempreprocurando o melhor entendimentos dos mesmos. Lógico: os papéis de trabalho precisam ser com uma sequên- cia natural e e de forma lógica. Completos: por si somente devem ser completos, devem falar e evidenciar os pontos relevantes. Algumas regras para os papéis de trabalho são apresenta- das por Attie (2007):  Quando o trabalho estiver apoiado em valores e quanti- dades, deve-se somente cruzar cifras idênticas. Caso se trate de um grupo de números, necessitam ser somados antes de serem referenciados.  Utilização de lápis de cor distinta para dar ênfase à pronta indicação visual nos papéis de trabalho.  Referenciar cruzadamente implica determinar tal eviden- cia nos papeis de trabalho que se complementam entre si e, portanto, todo cruzamento de referências deve ser feito em ambas as direções. 38 Auditoria de Recursos Humanos  Por vezes, é imprescindível a oposição de espaço pró- prio no papel de trabalho, através de uma coluna única para referências. 5.2.1 A revisão dos papéis trabalho de uma auditoria de RH Cada folha dos papéis de trabalho em uma auditoria de RH deve ser rubricada ou assinada pelos auditores de RH que te- nham contribuído para o trabalho. Este profissional neste mo- mento revisa os papéis, havendo a necessidade do coordena- dor da auditoria Rh verificar constantemente se as evidências estão devidamente comprovadas. Outra exigência do preen- chimento do cabeçalho, analisar nome correto da empresa, nome do processo de RH analisado, descrição dos testes de auditoria de RH realizada, bem como a data do exame. 5.3 Controles internos O controle interno é muito importante dentro das organiza- ções, pois ajuda muito o gestor na tomada de decisões. Se- gundo Crepaldi (2002, p. 213), “controle interno representa em uma organização os procedimentos, métodos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados con- fiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”. O controle interno precisa ser avaliado constantemente e nes- se momento surge a figura do auditor de RH, pois o mesmo utili- Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos 39 za algumas ferramentas da auditoria para conferir a confiabilida- de e veracidade das informações geradas pelo controle interno. Segundo Attie (2007) em linhas gerais, são objetivos dos controles internos:  Salvaguardar os ativos de prejuízos decorrentes de frau- des ou de erros não intencionais;  Antecipar-se, preventivamente, ao cometimento de er- ros, desperdícios, abusos e práticas antieconômicas e fraudes;  Assegurar a validade e integridade dos dados financei- ros e contábeis que serão utilizados pela gerência para a tomada de decisões;  Incrementar a eficiência operacional e promover a obe- diência às normas internas;  Assegurar aderência às diretrizes estratégicas, planos, normas e procedimentos da Companhia;  Propiciar informações oportunas e confiáveis, inclusive de caráter administrativo/operacional, sobre os resulta- dos e efeitos atingidos;  Permitir a implementação de programas, projetos, ativi- dades, sistemas e operações, visando economicidade, eficiência, eficácia, efetividade e equidade. Os controles internos administrativos implementados nas organizações têm caráter prioritariamente preventivo, e se prestam como instrumentos auxiliares de gestão relativamente a todos os níveis hierárquico-organizacionais. 40 Auditoria de Recursos Humanos A Tabela 2 apresenta o controle interno e os processos ad- ministrativos: Tabela 2 Controles internos X Controles administrativos Controle interno Controle administrativo Compreende: Compreende: Salvaguarda dos ativos Plano organizacional Idoneidade dos registros Procedimentos e métodos Objetiva: Objetiva: A veracidade dos registros Auxiliar o processo decisório a legalidade dos atos a eficiência operacional A fidelidade funcional o exame da conveniência e das oportunidades de programas e projetos Composição do sistema contábil Composição do sistema administrativo Pontos de controle Pontos de controle plano de contas estatuto/ contrato social plano de livros/registros regimento interno plano de formulários manual e organização plano de rotinas de trabalho controle de qualidade controle físico dos ativos estudo de tempo e movimentos sistema de conferência, aprovação e autorização de gastos treinamento de pessoal segregação de funções análise estatística de lucratividade por linha de produtos auditoria interna análise das variações entre os valores orçados e ocorridos controles dos compromissos assumidos, porém, ainda não realizados economicamente Fonte: JUND (2006, p. 385) Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos 41 Podemos concluir que o auditor de RH deve ter uma vi- são sistêmica para estabelecer uma perfeita análise. Utilizando muito sua sensibilidade para avaliar um controle interno e sua execução. Ex. controle de qualidade, treinamento de pessoal. Segundo Almeida (1996, p. 50) podemos dizer que O au- ditor de RH pode ter um entendimento sobre os controles inter- nos de forma que: “Um bom sistema de controle interno funciona como uma “peneira” na detecção desses erros ou irregularidades. Portan- to, o auditor pode reduzir o volume de testes de auditoria na hipótese de a empresa ter um sistema de controle interno forte; caso contrário, o auditor de Rh deve aumentá-lo.” 5.4 Pareceres de auditoria A auditoria de recursos humanos é demonstrado através do parecer, o trabalho realizado através de seu exame de campo e posicionamentos das análises aferidas, medindo com isto a exatidão das informações obtidas. O auditor de RH comenta as notas explicativas de possíveis divergências no trabalho realizado. O parecer da auditoria pode ser de 4 tipos:  Parecer com ressalva  Parecer sem ressalva 42 Auditoria de Recursos Humanos  Parecer adverso  Parecer com abstenção de opinião Logo abaixo vamos detalhar cada um dos tipos de pare- ceres. 5.4.1 Parecer com ressalva Este parecer é emitido quando há uma divergência dos pro- cessos de RH em relação às políticas de RH da empresa, é quando o auditor de RH não tem através de comprovação o processo que está sendo executado. É a inconsistência, a im- posição de limites para o auditor de RH, não podendo ter seu trabalho desenvolvido a contento devido a precariedade do exame de auditoria. Attie (1998, p. 73), já afirmava que: “Via de regra, os motivos de ressalva estão relacionados à não obediência aos princípios fundamentais de con- tabilidade ou à inconsistência nas aplicações dos mes- mos e por claras limitações impostas ao auditor, não lhe sendo concedidas alternativas para o exame integral na auditoria de recursos humanos.” O auditor na ausência destas informações emite o pare- cer com ressalva. Neste procedimento tem que ser levado em consideração o que não está de acordo com a legislação e os processos de trabalho da empresa auditada. Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos 43 5.4.2 Parecer sem ressalva É o mundo perfeito de uma auditoria de RH, devido a este pa- recer confirmar exatamente a acurácia das informações que o auditor de RH teve acesso dentro da empresa auditada. Podemos afirmar que no “parecer sem ressalva”, o auditor de RH admite que o processo está de acordo com a legislação e os processos de trabalho da empresa. O auditor de RH rati- fica as informações de que os processos estão dentro de uma ótima execução. 5.4.3 Parecer adverso Neste processo é emitida quando o auditor de RH através de sua diligência observa que os dados não estão em consonân- cia com a legislação ou manuais de processos internos da empresa. Attie (2007, p. 74) quanto a este tipo de parecerafirma que: “sempre que o auditor emitir um parecer adverso, é recomen- dável a explicação de todas as razões ponderáveis que o leva- ram a assim proceder, referindo-se, normalmente, ao parágra- fo adicional, no qual ele descreve as circunstâncias.” 5.4.4 Parecer com abstenção de opinião Sintetiza-se parecer com abstenção de opinião quando o audi- tor não obtém comprovação adequada para fundamentação de sua opinião, ou seja, ele declara que fica impossibilitado de expressar sua ideia, fazendo assim um parecer que se abs- 44 Auditoria de Recursos Humanos tém de sua opinião. Neste tipo de parecer Attie (2007, p. 75) afirma que: “no caso de limitações significativas ao objeto do exame, o auditor pode relatar os procedimentos os em que ele deve modificar o parágrafo de extensão do trabalho ou indicar os procedimentos omitidos. Qualquer que seja o caso, o auditor de RH preferirá declarar claramente que o exame por ele realizado não foi suficiente para permitir a expressão de sua opinião” 5.4.5 Pontos relevantes do parecer O parecer é elaborado pelo profissional auditor de recursos humanos, sendo seu produto final, estes pareceres possuem pontos muito relevantes que ser levado em conta nesta elabo- ração, abaixo alguns destes pontos:  Criatividade;  Organização dos papéis de trabalho;  Uso do bom senso;  Clareza nos apontamentos;  Sequência lógica de ideias. Após a finalização do parecer, levando em consideração os pontos acima citados, ele deverá ser direcionado para a dire- toria e acionista, que farão a leitura e análises para a tomada de decisão. Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos 45 5.5 Auditoria de recursos humanos, um caso real: Análise do cargo Estaremos a seguir apresentando um exemplo de uma audito- ria de recursos humanos em uma organização: Empresa A  Cargo objeto de análise pela auditoria: Telefonista  Grupo a que pertence: Ocupacional operacional  Carga de trabalho 36 horas semanais, com escala de quinze em quinze dias  Aposentadoria: 25 anos de serviço (especial)  Escolaridade 2º grau completo  Objetivo da auditoria de RH: Detectar possíveis desvios de função  Ponto de controle sinalizar – Requisições/autorizações de suprimento do cargo. Através da auditoria de RH foi detectada que 40% destas profissionais estavam executando tarefas que não correspon- diam a função de telefonista e sim a de agente administrativo. A auditoria apontou que a decisão deste desvio de função neste cargo deve-se a inabilidade do gestor direto, sem o co- nhecimento do departamento de pessoal. As inúmeras justificativas do turnover eram devido a des- motivação e problemas de audição, problemas estes que são 46 Auditoria de Recursos Humanos desencadeados pela rotina. Fica evidenciado que a relação custo beneficio, para a correção do desvio de função em ques- tão, favorece a empresa, mesmo tendo que arcar com:  Ajuste de carga horária de seis para oito, ajustando-se consequentemente o salário das duas horas trabalhadas a mais.  Negociação com a telefonista para abrir mão do seu horário especial.  Transformação do cargo de telefonista para o cargo ora ocupado, respeitando os limites legais. Recomendação da auditoria Na atuação de estabelecer ganhos de melhorias no pro- cesso fica recomendado que:  Desenvolvimento de programas de melhorias de com- portamento;  Programa de reciclagem e atualizações constantes para novas tarefas polivalentes;  Programas de preparação dos profissionais de cargos vulneráveis a doenças ocupacionais, para o preenchi- mento de novos cargos;  Retirada do Plano de carreira, cargos e salários, PCCS, de cargos com alto índice de doenças ocupacionais e utilização de mão de obra terceirizada; Capítulo 5 O Projeto de Auditoria de Recursos Humanos 47  Implantação de programa de exames periódicos, de três em três meses, para os cargos com alto índice de doen- ças ocupacionais. No próximo capítulo estaremos refletindo sobre os padrões no sistema de recursos humanos, o que permite uma contínua avaliação e um sistemático controle dentro de uma auditoria de recursos humanos. Atividades para reflexão do Capítulo 5 1) Os papéis de trabalho são importantes em um processo de auditoria de recursos humanos, comente sobre os objeti- vos dos papéis de trabalho em uma auditoria de RH: 2) O que é controle interno? Para que servem? 3) Cite dois tipos de pareceres? 4) Comente sobre um dos itens de planejamento de uma au- ditoria de RH: 5) Disserte sobre duas competências do auditor de RH: Adilson Moreira Capítulo 6 Padrão de Avaliação e Controle em Recursos Humanos  Estaremos neste capítulo efetuando uma reflexão sobre a mensuração e padrões de avaliações, que são as- pectos importantes para estabelecermos uma análise apu- rada na auditoria de recursos humanos. Padrão é um critério ou modelo previamente estabe- lecido para permitir comparação com os resultados ou objetivos alcançados. Sendo por intermédio desta compa- ração com o padrão que avaliamos os resultados. Capítulo 6 Padrão de Avaliação e Controle... 49 O sistema de RH necessita de padrões que denotam a con- tinuidade na avaliação e um sistemático controle de seu fun- cionamento. 6.1 Padrões de custos Este padrão apresenta o custo direto e indireto, dando a rota- ção do pessoal, custo direto e indireto de doenças de trabalho, custo direto e indireto de licenças médicas de curta e longa du- ração; custo dos benefícios sociais, custos de encargos sociais, relação custo benefício de treinamento etc. 6.2 Padrões de qualidade Os padrões de qualidade estão relacionados com os as- pectos não quantificáveis tais como métodos de seleção utili- zados, resultados dos treinamentos e funcionamento da ava- liação do desempenho. 6.3 Padrões de tempo Padrões de tempo pode ser verificado através da rapidez na integração de pessoal recém admitidos, permanência média do empregado no emprego e permanência média do empre- gado no posto do trabalho (considerando cargos de alto risco, 50 Auditoria de Recursos Humanos tempo de processamento das requisições, seleção e admissão de pessoal etc.) 6.4 Padrões de quantidade São expressos em número ou em quantidade, quais sejam: número de empregados-efetivos, mão de obra contratada, ter- ceirizados, percentagem de rotação de empregados, números de admissões e de contratações, desligamentos/demissões, ín- dice de acidentes e de empregados licenciados. 6.5 Resultados Quando a comparação entre o padrão e a variável é feita depois de terminada a operação. A mensuração realiza-se em termos de algo pronto e acabado, no fim da linha, e possibilita mostrar os acertos e falhas de uma operação já terminada. Neste último capitulo refletimos sobre os padrões e mo- delos que tem a finalidade de fazer em você aluno a reflexão da importância desta mensuração e o estabelecimento de pa- drões para esta comparação efetuada pelo gestor de recursos humanos. No próximo capítulo estaremos explorando e analisando os impactos nos subsistemas de RH em uma auditoria de RH eficiente. Capítulo 6 Padrão de Avaliação e Controle... 51 Atividades para reflexão do Capítulo 6 1) Comente sobre padrão de custos: 2) Disserte sobre padrão de quantidade: 3) O que representa os padrões no controle de RH? 4) Quais as duas modalidades de auditoria? 5) Comente sobre os Resultados nos padrões de auditoria: Adilson Moreira Capítulo 7 A Operacionalização de uma Auditoria de Recursos Humanos e seus Fatores Reguladores ÂÂNeste capítulo trataremos das formas e conteúdo das intervenções de uma auditoria de recursos humanos, podendo ser pedido dos gestores da empresa para solu-cionar problemas das suas áreas, bem como diretamente das políticas de recursos humanos da empresa. Capítulo 7 A Operacionalização de uma Auditoria... 53 7.1 Pré-requisitos para uma atuação profissional Neste capítulo, veremos os pré-requisitos na atuação do audi- tor de recursos humanos, pois tão importante o domínio téc- nico deste profissional, com também a desenvoltura compor- tamental. Temos três os requisitos para esta atuação:  Identificar o objeto do trabalho  Sinergia com o cliente auditado  Seleção dos melhores processos de intervenção A identificação do objeto de trabalho em uma auditoria de recursos humanos por mais que pareça que algum problema esteja situado em um único ponto o auditor de RH deve esta- belecer uma constante comunicação com o cliente auditado visando apontar as interdependências que existam. Almeida (1996, p. 128) salienta a ideia de que: “Este fato exige do auditor de RH execute os testes de au- ditoria prévios, principalmente nos problemas mais evidentes, que são evidenciados pela pelos mecanismos existentes de ava- liação do sistema de controle interno e da revisão analítica”. Já a sinergia com a empresa é um pré-requisito de mui- ta relevância. O estabelecimento de vínculo com a empresa pode ocorrer de maneira a incentivar a prática de autonomia e não da dependência permanente. O auditor de RH trabalha 54 Auditoria de Recursos Humanos para que o sistema tenha um crescimento eficaz, e aponte su- gestões de melhorias nos processos de auditoria minimizando os desperdícios e a necessidade de ajuda externa. Na seleção dos processos de intervenção de uma auditoria de RH vimos que existe a customização deste. Isto poderá oca- sionar um aumento da demanda em cima do profissional au- ditor, devido aos profissionais das áreas da empresa estarem percebendo uma teorização em cima de tal processo, fragili- zando o processos de auditoria de RH e demandando maior experiência acerca daquele determinado assunto. 7.2 O espectro das intervenções O alcance da auditoria de recursos humanos estende-se além do tratamento entre as partes. Tudo é relacionado com a es- tratégia, seus sistemas decisórios e controles. Uma política de encarreiramento gerencial, por exemplo, quando se trata de uma organização global, não pode ficar confinada a uma uni- dade, mas deve considerar a organização global. A referência estratégica é essencial para o auditor de RH, pois permite subordinar a parte ao todo, o presente ao futuro, a ferramenta à finalidade. Apesar de até o momento termos dado ênfase maior aos sistemas técnicos, não há como ignorar a expressão cultura organizacional em uma auditoria de recursos humanos. A de- finição de cultura organizacional é completa e leva o auditor Capítulo 7 A Operacionalização de uma Auditoria... 55 de RH a observar e a discutir com seu cliente auditado o se- guinte:  Comportamento: linguagem, costume e tradições;  Normas: padrões e valores  Filosofia: missão  Regras do jogo, formais e informais, aplicáveis a todos  Clima nas interações da organização  Paradigmas e atos de pensar e agir  Rituais e símbolos  História 7.3 Fatores reguladores da auditoria de recursos humanos: conceitos O importante neste item do capitulo é de que o gestor de re- cursos humanos não precisa conhecer as técnicas de auditoria de RH, mas saber decidir sobre os caminhos a percorrer para a melhoria de um processo. Para tanto, utiliza os processos mentais típicos e apoio do auditor de RH, mesmo que este não seja o responsável pelas decisões do gestor em sua área, ele é o profissional que deve, acima de tudo, contribuir no processo de melhorias dos processos e dos resultados do seu cliente auditado. 56 Auditoria de Recursos Humanos A auditoria de recursos humanos fundamenta-se necessa- riamente na execução de suas atividades e o cumprimento do seu papel através dos fatores reguladores de uma auditoria de recursos humanos como vemos a seguir: 7.3.1 Políticas e diretrizes de recursos humanos As políticas de recursos humanos procuram condicionar o alcan- ce dos objetivos organizacionais enquanto o desempenho desen- volve políticas de recursos humanos mais adequados à sua filo- sofia e às suas necessidades. A rigor, uma política deve abranger o que a organização pretende através dos seguintes aspectos: 7.3.1.1 Suprimento – que envolve pesquisa de mercado de recursos humanos, recrutamento, seleção e integração do em- pregado ao ambiente. 7.3.1.2 Aplicação – envolvendo análise e descrição de car- gos, planejamento e alocação de recursos humanos, planos de carreira, cargos e salários – PCCS e avaliação dos desem- penhos. 7.3.1.3 Manutenção – representado por administração de salários planos de benefícios sociais, higiene e segurança do trabalho. 7.3.1.4 Desenvolvimento – envolvendo treinamento, desen- volvimento de recursos humanos e desenvolvimento organiza- cional. 7.3.1.5 Controle – com banco de dados, sistema de informa- ção e auditoria de recursos humanos. Capítulo 7 A Operacionalização de uma Auditoria... 57 Veremos no próximo capitulo as intervenções que hoje per- meiam o processo de auditoria de recursos humanos nas or- ganizações e na gestão de pessoas, área tão importante para a organização moderna. Refletiremos sobre o papel do gestor de RH neste cenário. Atividades para reflexão do Capítulo 7 1) Comente sobre o espectro das intenções de auditoria de RH? 2) Cite e comente dois fatores reguladores no processo de auditoria de RH: 3) Comente um dos três requisitos para atuação da auditoria de recursos humanos: 4) Qual principal fator de regulação em uma auditoria de recursos humanos? 5) Disserte sobre o item Suprimento nas políticas de recursos humanos de uma empresa: Adilson Moreira Capítulo 8 As Intervenções de Auditoria em Gestão de Pessoas  Trataremos neste capítulo sobre processos de gestão de pessoas, que são de suma importância no dia a dia nas empresas. Estes processos colocam a empresa no caminho da competitividade tão exigida no mundo dos negócios. A busca pela diferenciação constante, através de um melhor produto ou serviço, a cada dia tem nos levado a refletir muito sobre este cenário. O papel do gestor de recursos humanos é de ser um facilitador no processo de auditoria destes itens, os quais serão discorridos a partir de agora. Já vimos em capítulos anteriores que o grande diferencial da área de RH é a atenção total às pessoas da empresa. Capítulo 8 As Intervenções de Auditoria em Gestão de Pessoas 59 Segundo Chiavenato (2008, p. 540) os benefícios da audi- toria de recursos humanos que são:  Encorajamento dos gerentes a examinarem todo o siste- ma da Gestão de Pessoas.  Promover a ideia de que todos os gerentes são gerentes de pessoas.  Colocar a área de Gestão de Pessoas em perspectiva como fornecedora de serviços, parceira do negócio.  Examinar o valor das práticas de Gestão de Pessoas.  Proporcionar um estímulo para a mudança.  Proporcionar suporte para os esforços de qualidade to- tal na organização.  Avaliar a contribuição das práticas de Gestão de Pessoas. Estamos em plena era da informação, quando o capital humano e o capital intelectual constituem a nova moeda dos negócios mundiais, as pessoas precisam ser visualizadas de maneira diferente da abordagem tradicional das antigas audi- torias de RH. A contabilização de GP e a avaliação dos pro- cessos de GP precisam ser alinhadas a essa nova concepção onde as “pessoas são vistas como fonte de receitas e não ape- nas como custos ou centro de despesas.” Esta abordagem traz a tona uma reflexão de que o con- trole através da auditoria de recursos humanos tratam os des- vios da normalidade esperada deum profissional de RH, e atua de modo a manter o colaborador treinado buscando um sistema eficiente. 60 Auditoria de Recursos Humanos Em contraponto trazemos aqui a abordagem crítica de Mintzberger (2008) sobre este controle a ser efetuado na Ges- tão de Pessoas, no qual o autor afirma que: “O controle sobre o próprio trabalho que o profissional age independentemente de seus colegas, mas diretamen- te com os clientes que serve. Por exemplo, o professor trabalha sozinho na sala de aula, relativamente oculto aos colegas e superiores, e desfruta de ampla autono- mia nesse local. De forma semelhante, muitos médicos tratam seus próprios pacientes e os auditores mantém contato pessoal com as empresas cujos livros auditam“. ” (Mintzberger, 2008, p. 213) Neste momento é relevante citar Gil, (1994;p. 15) que considera que: “a área de Recursos Humanos é o ramo especializado da ciência da administração que envolve todas as ações que tem como objetivo a integração do trabalhador no contexto da or- ganização e o aumento de sua produtividade.” Trataremos a seguir cada subsistema da gestão de pessoas, estas representam o principal ativo da empresa a ser mobiliza- do para utilizar eficientemente os demais recursos da organiza- ção na busca de resultados crescentes para a empresa. 8.1 Treinamento Este processo é o impulsionador da inovação de fazer mais e melhor a cada dia, buscando com isto a vantagem competitiva Capítulo 8 As Intervenções de Auditoria em Gestão de Pessoas 61 ante a um mercado de concorrência muito acirrada. A audi- toria de recursos humanos explora alguns aspectos relativos a este processo, como:  Novos colaboradores são treinados nos processos de qualidade e também de integração de novos colabora- dores?  Treinamento em qualidade é cíclico e obrigatório?  O gerente possui o papel de multiplicador?  Os gerentes assumem o papel do treinamento do local de trabalho ou on the job?  Como é feito os treinamentos de colaboradores de uma unidade?  Como o GP ajuda nos problemas de T&D?  Há ajuda ao subordinado em planos para prepará-los para futuras responsabilidades?  Há a adequação das práticas de treinamento levando em consideração às diferenças individuais dos colabo- radores? Esta é a nova visão do GP, pois considera a capacidade de desenvolvimento e a criação de valor que os colaboradores podem oferecer na busca do sucesso organizacional. A audi- toria de recursos humanos vê a oportunidade de melhoria nos processos importantes para a busca da vantagem competitiva, e o T&D é um destes importantes itens. Pois este processo está diretamente ligado as necessidade de auto realização e auto desenvolvimento. 62 Auditoria de Recursos Humanos A auditoria de recursos humanos no T&D, contribui para o gestor de recursos humanos efetue reflexão permanente de re- troação, o que permite a auto-direção, proporcionando maior controle interno na organização, passando um sentimento de melhoria de desempenho ao fornecer indicações de resultados e de aspectos levados em consideração nos papéis de traba- lho que serão corrigidos ou aperfeiçoados. Segundo Marras (2000) há muitas formas de termos a ava- liação de fatores indicativos de resultados de um módulo de treinamento. Ao avaliar os resultados conseguidos após a apli- cação de um modulo de treinamento, as organizações normal- mente utilizam um ou mais indicativos, como os que seguem:  Aumento da produtividade  Melhorias na qualidade dos resultados  Redução dos custos (retrabalhos)  Otimização da eficiência  Otimização da eficácia  Modificação percebida das atitudes e comportamentos  Elevação do saber (conhecimento, conscientização)  Aumento de habilidades  Redução de índice de acidentes  Redução do índice de manutenção corretiva de máqui- nas  Melhoria de clima organizacional Capítulo 8 As Intervenções de Auditoria em Gestão de Pessoas 63  Aumento de motivação pessoal  Redução de absenteísmo  Redução de turnover Para Hamblin (1978) existem cinco níveis de avaliação de treinamento, que abrange:  De reação: Avaliação de reação busca a avaliação em relação ao instrutor, conteúdo e condições (logística e local) que foram apresentados no módulo.  De aprendizado: A avaliação de aprendizado como o nome já diz é através da verificação prática da assimi- lação do conteúdo do módulo comparativamente ao resultado que este indicador tinha anteriormente ao trei- namento efetuado.  De comportamento: A de comportamento é o mais com- plexo, pois fica na subjetividade já que este colaborador pode ter aprendido e não executado no seu local de trabalho, mantendo a forma de trabalho anterior.  De avaliação de valores: A avaliação de valores é aque- la que busca a análise dos efeitos deste treinamento em relação aos valores dos envolvidos, fazendo com que aconteça uma mudança de valores e em contrapartida a de cultura organizacional.  De avaliação de resultados finais: Já a avaliação de resultados finais compara levando em consideração os registros pós treinamentos, como, por exemplo, o ab- senteísmo, otimização de qualidade, turnover etc. 64 Auditoria de Recursos Humanos Em um plano de treinamento, é missão da área de T & D garantir que esses profissionais sejam treinados constantemen- te na busca pela otimização de resultados e padronização, com melhoria constante. A auditoria de recursos humanos prega que estes processos de T&D devem estar alinhados as políticas de RH da empresa, com isto seguem a otimização do processo constantemente. 8.2 Cargos e salários Este processo que discorreremos a seguir segue sendo muito analisado pela auditoria de recursos humanos, já que delineia a política salarial da empresa. É o instrumento norteador de uma auditoria de análise de cargos, uma vez que agrega to- das as informações sobre cargo e salários. Baseia-se na aná- lise apurada no cargo desempenhado pelo colaborador, bem como os desvios que hoje denotam em muitas ações traba- lhistas. Além disto, trata do salário/ remuneração, que é um assunto muito relevante para o colaborador. Além deste fator de relevância para o colaborador, o valor salarial, é para a empresa o mais importante custo, com isto, justifica-se ainda mais a importância deste assunto para o ges- tor de recursos humanos dentro de uma auditoria de RH, pois em algumas empresas no ramo, principalmente, de serviços 60% do custo total da empresa é oriundo desta despesa. Quais práticas que a auditoria de RH leva em consideração no processo de cargos e salários de uma empresa? Vamos Capítulo 8 As Intervenções de Auditoria em Gestão de Pessoas 65 refletir acerca do assunto muito relevante para a nossa disci- plina, fazendo as seguintes reflexões:  Qual a responsabilidade de cada agente quanto à ges- tão de remuneração?  Como a empresa decide aumentos salariais?  Qual o grau de autoridade para conceder tal aumento?  Quais os procedimentos de aumentos salariais? E a co- municação?  Qual a avaliação de cargos, mudanças necessárias e razões?  Quais os desvios de funções e suas implicações na jus- tiça do trabalho? Conforme aborda Chiavenatto (2008), este subsistema de monitoramento de pessoas tem na auditoria de recursos hu- manos como mecanismo de avaliação e adequação perma- nente das políticas e dos procedimentos de todos os outros subsistemas de recursos humanos. Ainda segundo este autor, no processo de cargos e salários, subsistema manutenção de pessoas, trata da remuneração direta dos participantes. Exis- tem duas variáveis neste processo, a de avaliação do cargo e os salários praticados no mercado de trabalho, a posição da organização ante essas duas variáveis, demonstra a estratégia de remuneração
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