AD2 - Eventos

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Fundação Centro de Ciências e Educação Superior a Distância do Estado do Rio de Janeiro
Centro de Educação Superior a Distância do Estado do Rio de Janeiro 
AVALIAÇÃO A DISTÂNCIA – AD2 Período – 2018/2 
Disciplina: Eventos
AVALIAÇÃO A DISTÂNCIA - AD 2
Querido(a) estudante,
A AD tem o intuito de abarcar algumas reflexões que são interessantes, do ponto de vista da disciplina, e oferecer ao aluno um “ponto extra”, para auxiliar em suas atividades.
Trata-se de uma atividade simples, com apenas 8 (oito) questões – portanto, faça-a com carinho! Ela, certamente, poderá lhe acrescentar bons conhecimentos acerca da temática estudada! 
Para realizar esta atividade estude, atentamente, todas as aulas e leia o Manual de Eventos, Episteme.
IMPORTANTE: ao concluir a atividade salve seu arquivo no formato Word. Salve o arquivo com o seu nome. Exemplo: José Maria Silva AD2 Pois, a atividade dever ser inserida na plataforma, no formato Word.
IMPORTANTE!!!
ESTA ATIVIDADE DEVE SER FEITA, A PARTIR DA AVALIAÇÃO DE UMA FORMATURA. Portanto, para responder as próximas questões, considere o momento da Colação de Grau de uma formatura.
Após estudar o conteúdo e rever as aulas anteriores, considere como evento: uma Colação de Grau de uma formatura, depois:
Explique suas características;
Resposta: A Colação de Grau é a cerimônia mais solene de uma Instituição e é de inteira responsabilidade do Cerimonial da faculdade, pois é um ato oficial, oficial, acadêmico e administrativo. 
A Colação de Grau é obrigatória para a emissão do diploma. Em nenhuma hipótese a Colação de Grau é dispensada.
Pode ser solene – com veste talar e a presença do Patrono, paraninfo, homenageados e orador, em local público escolhido em comum acordo entre a Instituição e as Comissões de Formatura.
Simples e extraordinária - em um ambiente interno da Instituição, em horário e data previamente agendadas pelo Diretor. Pode reunir formandos de um mesmo curso ou diversos cursos. Não há vestes talar, homenageados ou orador e é facultada ao formando que por algum motivo não pode comparecer a formatura solene. Será realizada sempre após a realização de todas as Cerimônias de Colação de Grau do semestre. 
Explique a importância deste tipo de evento para seu público-alvo.
Resposta: Para a Instituição é um momento de muito orgulho por que apresenta para a comunidade o resultado de vários anos de trabalho na formação de um novo profissional. A Solenidade de Colação de Grau é um momento de magnitude da Instituição de Ensino, quando dirigentes, professores, funcionários, externam seus sentimentos aos pais e alunos para provar que a missão de ensinar foi cumprida.
Para o estudante é a celebração de uma grande conquista. A Cerimônia de Formatura é um dos mais belos momentos da sua jornada de estudos. Com ela se compartilha a alegria com entes queridos, assim como expressa o reconhecimento para aqueles que de alguma forma, contribuíram para essa conquista.
Pesquise e responda:
Qual a importância do Mestre de Cerimônias, em um evento formal, como este?
Resposta: O Mestre de Cerimônia é a pessoa encarregada de fazer a locução da solenidade, sendo que deverá ter boa voz, boa dicção e boa leitura. A participação deste é imprescindível numa solenidade que se queira dar um toque oficial (Clássico) ao evento. Do seu bom desempenho depende o sucesso do evento. Ter conhecimento do cerimonial, púbico e ter iniciativa são requisitos do Mestre de Cerimônia.
Considerando que você fosse o proprietário de uma empresa de “EVENTOS DE FORMATURA”, descreva:
Quais as melhores estratégias para a divulgação de sua empresa para o público interessado?
Resposta: Primeiramente planejamento, organização e controle interno. A equipe de propaganda e marketing deve criar páginas nas internet para divulgação de seus serviços. Ir a Instituições de ensinos fazer propaganda de seus produtos e serviços e elaborar um material criativo, de fácil memorização que consiga passar a mensagem para o público-alvo.
Quais as melhores estratégias para a divulgação de sua empresa para a comunidade onde a empresa está localizada? (Considere como sede da empresa a cidade do Rio de Janeiro)
Resposta: Por meio de material de divulgação como panfletos, brindes (pessoas panfletando nas ruas), outdoor, meios de comunicação (rádio local, TV, jornal) e paginas na internet para divulgação dos seus produtos e serviços.
Como proprietário de uma empresa de eventos, qual a melhor estratégia para definir o local para a realização de uma formatura, com 400 formandos?
Resposta: Com base nas informações do material para consulta (Livro didático e Manual de Eventos, Episteme), o local deve ser determinado levando em conta a imagem que os participantes assimilarão com relação ao evento e a respeito dos seus promotores. Para uma Colação de Grau para 400 formando, poderá ser usado o próprio espaço da Instituição ao qual está oferecendo a Cerimônia, geralmente possuem espaço para tamanho evento, ou levando em conta o poder aquisitivo dos formandos, pode ser em clubes que já ofereça espaço para festa, casas de shows, casas de festa e uma infinidade de espaços que ofereçam toda infraestrutura necessária para a realização desse evento, que levando em consideração o numero de formandos, convidados e todo corpo discente da instituição e mais equipe do evento, terá que ser planejado um evento para mais ou menos para 1.800 pessoas.
Que tipo de infraestrutura o local deve apresentar? (Cite no mínimo 6 elementos e descreva-os)
Resposta: Uma infraestrutura básica e adequada como: banheiros, bebedouros, sinalização e corredores iluminados conforme normas da ABNT, água, luz, estacionamento, tudo atendendo as normas de mobilidade e acessibilidade e também uma infraestrutura externa como farmácia , banco 24 horas ,meios de hospedagens, transportes de qualidade, sinalização para chegar ao local segurança, restaurantes, lanchonetes.
Como escolher fornecedores?
Resposta: A empresa de eventos precisa ter um malling (banco de dados onde armazena os dados de fornecedores) que sejam idôneos e de confiança, para cada segmento (bufet, decorações, segurança, bandas, entretenimento, espaços, dentre outros), assim ele pode solicitar orçamentos (pelo menos de três fornecedores, para comparar preços e serviços) para cada seguimento e com isso pode conseguir junto às empresas facilidades de pagamentos e um atendimento diferenciado, surpreendendo seu cliente. Depois que o cliente escolher os fornecedores que mais o atendeu, conforme suas necessidades e interesses fecha-se contrato e a empresa de eventos passa a articular a comunicação a entre os diferentes fornecedores e a idéia do evento.
Há alguns aspectos que devem ser observados na organização de um evento, que carecem do conhecimento de um Manual de Eventos. Cite 5 exemplos de elementos que o Manual auxilia, para que não sejam esquecidos em relação a:
Planejamento, Coordenação e Controle
Resposta: 
-Planejar, coordenar e supervisinar as atividades relacionadas com o evento em âmbito interno e externo;
-Designar os coordenadores setoriais ;
-Implantar sistemas de controle da das operações;
-Elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa;
-Estabelecer e acompanhar o cronograma da atividade.
Marketing e Vendas
Resposta: 
-Estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites e, estandes, ingressos, publicidades, painéis e outros instrumentos;
-Acompanhar as cláusulas constantes nos contratos de vendas e patrocínios;
-Organizar cadastros de clientes, participantes e autoridades;
-Promover as instalações e pontos de venda;
-Manter contratos permanentes com agencias de turismo, operadoras, entidades, jornais, escolas e outros, objetivando maior integração técnica.
Ao uso das Bandeiras
Resposta:
– A Bandeira Nacional sempre ocupará lugar de honra;
-Para permanecer à noite hasteada a Bandeira deve ter iluminação;-As Bandeiras serão dispostas no centro ou no lado direito da mesa principal;
-No caso de um número impar de Bandeiras, em um conjunto frontal, a Bandeira do Estado anfitrião ficará a direita da Bandeira Nacional.
-No caso de um número par de Bandeiras, a que tiver prioridade ficará a esquerda da Bandeira Nacional, a segunda a direita, e assim sucessivamente.
4) Qual a importância do uso da Carta de Patrocínio? Para quê ela serve?
Resposta: É importante para que a empresa produtora de eventos consiga patrocínios e projetar a sua empresa.
Serve como estratégia, para que a empresa promotora de eventos consiga possíveis colaboradores, patrocínios para seu evento, com o pedido de bens matérias, dinheiro ou serviços e ao mesmo tempo a empresa colaboradora terá benefícios, como projeção da imagem, vinculação do nome da empresa, marca e logomarca da empresa entre outras.
5) Cite 5 ações que devem ser realizadas 6 meses antes de um evento, deste porte:
	1 - Promover reuniões preliminares com entidades e pessoas envolvidas ( promoter, coordenadores, supervisores);
	2- Revisar o local, definindo a estrutura interna e as condições operacionais para a realização do evento;
	3 - Elaborar orçamento financeiro;
	4 - Organizar cadastros das pessoas e entidades relacionadas direta ou indiretamente com o evento;
	5 - Verificar o layout para a reserva dos locais onde será realizado o evento.
A) Existe um modelo específico de convite para autoridades federais, estaduais, ou municipais? 
Resposta: Sim, um convite feito pelo anfitrião.
B) Qual deve ser o teor deste tipo de convite?
Resposta: Deve conter data, local, hora, e causa do evento e pedido de confirmação de presença. Ser cordial e ter as formalidades exigidas para cada tipo de autoridade.
C) Qual a diferença deste convite para os convites enviados aos familiares dos formandos
Resposta: O convite as autoridades é enviado pela a Instituição de ensino e aos familiares pelo próprio formando. A diferença está também no texto, pois para as autoridades é uma coisa mais formal, enquanto que para os familiares sempre tem os agradecimentos aos entes queridos que trilharam juntos toda a trajetória do formando até ali e foram importantes para a realização desse sonho, homenagens aos profissionais da educação que foram fundamental para a vida acadêmica daquele formando.
Qual a importância do Turismólogo na organização de um evento como este?
Resposta: A Lei nº 14.591 de 18 de janeiro de 2012, tem em seu Artigo 2º, no parágrafo XIII, como atribuições do Turismólogo “ Organizar eventos de âmbito público ou privado, em diferentes escalas e tipologias.”. Diante disto, a importância de um Turismólogo para um evento como este é a contribuição de um bom planejamento e organização, pois sua formação acadêmica lhe dá a oportunidade de cursar Disciplinas como Eventos, Alimentos e bebidas, Estatística aplicada ao turismo, Introdução a Administração, entre outras que lhe irão auxiliar na produção, planejamento e organização de eventos de qualquer tipologia.
Descreva algo novo que você aprendeu ao ler este manual:
Resposta: Sempre gostei de organizar eventos, seja festa de aniversário, projetos na escola, feiras culturais, entre outros. Com o Manual de Eventos aprendi a parte técnica, de como planejar e organizar o evento, assim aprimorando meus conhecimentos para por em prática nas minhas produções, por enquanto amadoras, mas creio que muito em breve com meu curso concluído poderei ser uma grande profissional na área.
Bibliografia:
GUIMARÃES, Aline Fernandes.
Eventos v.1/ Aline Fernandes Guimarães, Rodrigo Fonseca Tadine – Rio de Janeiro: Fundação CECIERJ, 2014.
Fonte:
https://www.inesul.edu.br/downloads/Manual%20da%20Solenidade%20de%20Colacao%20de%20Grau%20-%20INEdfSUL.p
http://www.manager.eliasmoreira.com.br/banco_arquivo/449
http://www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/2012/lei-12591-18-janeiro-2012-612300-norma-pl.html
Esta é nossa segunda AD. Futuramente, você será um profissional da área, apto a conduzir a organização de eventos de pequeno, médio e grande porte. Por isso, desejo que seus estudos e que esta atividade tenham contribuído com seu aprimoramento e conhecimento na área.
Um abraço!