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FACULDADE TECOMA Bacharel em Administração Elcimara Silveira Barbosa ORÇAMENTO FINANCEIRO: UMA FERRAMENTA PARA GESTÃO E CONTROLE DOS CUSTOS Paracatu 2012 Elcimara Silveira Barbosa ORÇAMENTO FINANCEIRO: UMA FERRAMENTA PARA GESTÃO E CONTROLE DOS CUSTOS Monografia apresentada a disciplina de Estágio Supervisionado II, sob orientação do professor Geraldo B. B. de Oliveira, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Administração, pela Faculdade Tecsoma. Orientador: Fernando Antunes Paracatu 2012 Barbosa, Elcimara Silveira Orçamento financeiro: Uma ferramenta para gestão e controle dos custos. Elcimara Silveira Barbosa. Paracatu, 2012. 118 f. Orientador: Fernando Antonio Antunes. Monografia (Graduação) – Faculdade Tecsoma – Programa de Graduação em Administração. 1. Princípios da Administração Financeira. 2. Definição de Administração Financeira. 3. Orçamento Financeiro. 4. Controle e Gestão e custo. I. Antunes, Fernando Antonio. II. Faculdade Tecsoma de Paracatu.III. Título. CDU 658.15 Elcimara Silveira Barbosa ORÇAMENTO FINANCEIRO: UMA FERRAMENTA PARA GESTÃO E CONTROLE DOS CUSTOS Monografia apresentada ao curso de Administração da Faculdade Tecsoma, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Administração. Fernando Antonio Antunes Orientador Teórico e Coordenador do Curso – TECSOMA Geraldo B.B. de Oliveira Orientador Metodológico – TECSOMA Professor Membro da Banca – TECSOMA Paracatu, _____ de Julho de 2012 Dedico este trabalho a Deus por me dar forças e ajudar na superação de todos os desafios enfrentados neste tempo. A todas as pessoas que me ajudaram durante estes quatro anos de muitas lutas e conquistas, de sorrisos, mas também de lágrimas, a conquistar meu objetivo profissional, tornando-me uma Administradora. AGRADECIMENTO Agradeço primeiramente a Deus que todos os dias me proporcionada tantas bênçãos para que eu possa continuar minha caminha na busca da realização de meus sonhos. Aos meus pais, Elsi e Sudário, que tanto me apoiam para que este meu sonho se concretize. As minhas Irmãs Elciane e Ildiane, que com pequenos gestos me ajudaram na minha caminhada durantes esses anos. Aos meus Tios Orlando e Patrícia e as pequenas Palloma, Eduarda e Helena, que sempre estiveram comigo, torcendo pelo meu sucesso. Ao meu namorado Wallyson José, que vem me acompanhando. Obrigada pelo carinho, compreensão, apoio e a confiança a mim depositada, acreditando sempre no meu sucesso. Aos meus amigos, em especial aos grandes amigos Ana Lúcia, Débora, Rangel, Cleber, Sandoval e todos aqueles que torcem todos os dias pelas minhas conquistas. Por todos os meus familiares, que acompanham essa minha caminhada, mesmo que um pouco distantes, mas nunca deixaram de apoiar e ajudar no que precisei e estiveram rezando por mim continuamente. Ao professor, coordenador e orientador Fernando Antunes, que com sua paciência e dedicação, me ajudou no que precisei para a conclusão de mais este trabalho. A todos, meus sinceros agradecimentos. O Planejamento é uma importante ferramenta para o sucesso de uma empresa. (SANVICENTE E SANTOS, 2002, p. 16). RESUMO A Administração financeira é um importante estudo para todas as empresas, seja está de pequeno ou grande porte. Sendo considerado sua importância, o presente estudo tem como seu principal foco mostrar a importância de se ter uma boa administração financeiras nas empresas, tomando como exemplo o estudo de caso da empresa FERGASAN e através dos resultados apresentados, mostrar os problemas que foram gerados devido a falta de uma boa administração financeira. Para a realização do estudo, fez-se necessário a pesquisa bibliográfica sendo esta uma forma de explicar na teoria, os motivos que levaram a empresa a chegar na situação atual. Após os estudos relacionados com a área financeira, foi feito a coleta de dados da empresa para entender na prática quais as causas que levaram a empresa aos problemas que foram identificados. Com a aplicação da pesquisa, pode-se concluir que na FERGASAN precisa se implantado o planejamento financeiro, programação de manutenções preventivas e controle de custos para que a mesma consiga alcançar implantar uma gestão financeira eficaz e capaz de reverter a situação que a empresa se encontra. PALAVRAS-CHAVES: Administração financeira, planejamento financeiro, programação de manutenção, manutenção preventiva, controle de custos, gestão financeira. ABSTRACT The Financial Management is an important study for all businesses, whether is small or large. Being considered its importance, this study has as its main focus to show the importance of having a good financial management in business, taking as example the case study company FERGASAN and through the results, we show the problems that were generated due to lack of good financial management. For the study, it was necessary to literature and this is one way to explain the theory, the reasons that led the company to reach the current situation. After the studies related to the financial district, was made to collect data from company to understand in practice what are the causes that led the company to the problems that were identified. With the application of research, one can conclude that the need to deploy FERGASAN financial planning, scheduling, preventive maintenance and cost control so that it can deploy to achieve effective financial management and able to reverse the situation that the company is . KEYWORDS: Financial management, financial planning, maintenance scheduling, preventive maintenance, cost control, financial management. LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA 1 – Organograma da Empresa .................................................................... 18 FIGURA 2 – Uma apresentação esquemática do orçamento de vendas .................... 61 FIGURA 3 – Gráfico de Custos Versus Nível de Manutenção ................................. 73 FIGURA 4 – Gráfico Lucro Versus Disponibilidade ................................................ 73LISTA DE TABELAS TABELA 1 Cronograma de atividades ...................................................................... 22 TABELA 2 Recursos Materiais e Financeiros .......................................................... 24 TABELA 3 Principais instituições Financeiras ......................................................... 34 TABELA 4 Áreas de responsabilidade de uma empresa ........................................... 49 TABELA 5 Resultados periódicos de uma centro de investimento .......................... 50 TABELA 6 Plano de Contas de despesa por natureza ............................................... 51 TABELA 7 Empresa ABC: Plano de contas de despesas por centros de responsabilidade ........................................................................................................ 52 TABELA 8 Dados necessários para a projeção do balanço e fontes das estimativas correspondentes ......................................................................................................... 60 LISTA DE SIGLAS FERGASAN – Ferreira, Gama e Santiago MAMT – Mean Active Maintenence Time HH – Horas Extras ONU – Organização das Nações Unidas LTDA - Limitada EFD – Estoque Final Desejado VO – Vendas Orçadas EID – Estoque Inicial Desejado PO – Produção Orçada CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica NBR – Norma Brasileira SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................... 15 2 PROJETO DE ESTÁGIO ................................................................................... 17 2.1 Dados da empresa ............................................................................................. 17 2.1.1 Razão Social .................................................................................................... 17 2.1.2 Nome Fantasia ................................................................................................ 17 2.1.3 Endereço .......................................................................................................... 17 2.1.4 CNPJ ................................................................................................................ 17 2.1.5 Inscrição Estadual .......................................................................................... 17 2.1.6 Quadro Societário ........................................................................................... 17 2.1.7 Capital Social .................................................................................................. 17 2.1.8 Organograma .................................................................................................. 18 2.2 Título........................................................................................................... 18 2.2.1 Tema ................................................................................................................ 18 2.3 Justificativa ................................................................................................ 19 2.4 Problematização ....................................................................................... 19 2.5 Hipótese .............................................................................................................. 20 2.6 Objetivos ............................................................................................................ 20 2.6.1 Objetivo Geral .................................................................................................. 20 2.6.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 20 2.7 Metodologia do Trabalho ................................................................................. 20 2.8 Resultados Esperados ....................................................................................... 21 2.9 Público alvo ........................................................................................................ 22 2.10 Cronograma de atividades ............................................................................. 22 2.11 Recursos ........................................................................................................... 23 2.11.1 Recursos Humanos ....................................................................................... 23 2.11.2 Recursos Materiais e Financeiros ................................................................ 24 2.12 Referencial Teórico ......................................................................................... 24 3 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA .................................................................. 28 3.1 Administração Financeira e sua Evolução ...................................................... 28 3.1.1 Principais Conceitos de Finanças e sua importância .................................... 30 3.1.2 Serviços financeiros ........................................................................................ 31 3.1.3 A administração financeira nas empresas ..................................................... 31 3.1.4 O estudo da administração financeira ........................................................... 32 3.2 Ambiente Operacional ...................................................................................... 33 3.2.1 Instituições financeiras ................................................................................... 33 3.2.2 Mercados financeiros ...................................................................................... 35 3.2.3 Relacionamento entre instituições e mercados .............................................. 36 3.2.4 Mercado Monetário ......................................................................................... 36 3.2.4.1 Funcionamento do mercado monetário .................................................... 37 4 ORÇAMENTO FINANCEIRO .......................................................................... 38 4.1 Orçamento e Controle ...................................................................................... 41 4.1.1 Vantagens e limitações do orçamento ......................................................... 42 4.2 Implantação e utilização do sistema Orçamentário .... 44 4.2.1 Princípios da boa utilização de orçamento .................................................. 44 4.2.2 Necessidade de criação de nova mentalidade .............................................. 46 4.3 Adequação do sistema Orçamentário á Estrutura Organizacional da empresa .................................................................................................................... 47 4.3.1 Planos de contas por centro de responsabilidade ........................................ 50 4.4 Problema comportamentais encontrados na utilização de um sistema de orçamentos ............................................................................................................... 52 4.5 Preparação para o Orçamento Anual ............................................................. 55 4.5.1 Enquadramento do plano orçamentário anual em um esquema de planejamento a longo prazo ................................................................................... 55 4.5.2 O orçamento anual como componente do plano de longo prazo ............... 57 5 MANUTENÇÃO ..................................................................................................63 5.1 Conceitos iniciais sobre manutenção ............................................................... 63 5.1.1 O que é a gerência de manutenção na empresa ............................................. 65 5.1.2 A finalidade da gerência de Manutenção ...................................................... 65 5.1.3 Conceituação de Mantenabilidade ................................................................. 66 5.1.4 Os tipos de Manutenção .................................................................................. 69 5.2 Custos de Manutenção em Geral ..................................................................... 69 5.2.1 O censo de 1968 dos Estados Unidos ............................................................. 70 5.2.2 Fatores adversos no custo e na eficiência da manutenção ........................... 71 5.3 Custos da falta de Manutenção ........................................................................ 72 6 ESTUDO DE CASO ............................................................................................. 75 6.1 Descrição da empresa ....................................................................................... 75 6.1.1 Produto que oferece ....................................................................................... 76 6.1.2 Mercado em que atua e Concorrentes ............................................................ 76 6.1.3 Logística e Transporte ..................................................................................... 77 6.2 Falta da Administração Financeira ................................................................. 78 6.3 A visão da empresa relacionado com finanças: “não-necessidade de Administração financeira” ..................................................................................... 79 6.4 A Concorrência ................................................................................................. 79 6.5 A falta de Planejamento ................................................................................... 80 6.6 A falta de orçamentos ....................................................................................... 81 6.7 Controle de custos e atividades ........................................................................ 81 6.8 Dificuldade de implantação do orçamento ..................................................... 82 6.9 A visão da empresa relacionado com Orçamento e Controle ....................... 83 6.10 Não realização de análises e comparativos de custos de equipamentos ..... 84 6.11 Inexistência do Plano de contas da empresa ................................................. 85 6.12 Falta de Planejamento par alongo prazo ...................................................... 86 6.13 Tipos de manutenção dentro da empresa ..................................................... 86 7 HIPOTESES E OBJETIVOS PROPOSTOS .................................................... 89 7.1 Apresentação das Hipóteses ............................................................................. 89 7.2 Apresentação dos Objetivos ............................................................................. 90 8 METODOLOGIA ................................................................................................ 92 9 ANÁLISE DE DADOS ........................................................................................ 94 9.1 Entrevista ........................................................................................................... 94 9.2 Objetivo do Estudo ............................................................................................ 96 9.3 Metodologia aplicada para solução do problema ........................................... 96 9.4 Limitações .......................................................................................................... 96 9.5 Discutindo resultados obtidos .......................................................................... 97 9.5.1 Entrevista aos gestores .................................................................................... 97 9.5.2 Fase de coleta de Dados .................................................................................. 98 9.5.3 Lançamentos das informações ....................................................................... 99 9.5.3.1 Planilha de lançamentos dos valores realizados de Julho de 2012 á junho de 2012 ........................................................................................................... 100 9.5.4Viabilidade Econômica da empresa ................................................................ 101 9.5.4.1VPL ................................................................................................................ 102 9.5.4.2 Payback......................................................................................................... 103 9.5.4.3 TIR ................................................................................................................ 103 9.5.5 Projeções financeiras ...................................................................................... 104 9.5.6 Reduções de custos das contas críticas ........................................................... 104 9.6 Conclusões Finais .............................................................................................. 107 9.6.1 Conclusões Operacionais ................................................................................ 108 9.6.2 Conclusões Financeiras .................................................................................. 108 CONCLUSÃO ......................................................................................................... 110 SUGESTÕES E PROPOSTAS .............................................................................. 111 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICAS .................................................................... 112 APÊNDICE .............................................................................................................. 114 15 1 INTRODUÇÃO O presente trabalho relaciona-se com a Administração Financeiras nas organizações, mostrando deste seu surgimento, bem como os principais pontos que devem ser considerados. Para este estudo, será tratado o caso da empresa FERGASAN, que passa por problemas financeiros na empresa em geral. A administração financeira surgiu por volta do ano de 1900, tendo como seu principal foco orientar as empresas que já existiam no mercado, bem como promover a legalização das mesmas, surgindo assim o primeiro objetivo que consistiu em levantar capital através da emissão de títulos. A empresa FERGASAN será estudada focando a sua área financeira e os principais itens que contribuíram para que a mesma chegasse na atual situação financeira. Dentro dos estudos da administração Financeira existem várias fases que devem ser bem estudadas e então implantadas nas organizações. O planejamento é umas dessas fases que se torna uma importante ferramenta para que uma empresa alcance o seu sucesso. E na FERGASAN pode-se identificar que não existe nenhum tipo de planejamento ou controle dos custos da empresa, bem como é desconhecido o objetivo de se ter um planejamento como uma forma de redução e controle dos custos da empresa. Conforme é mencionado por Sanvicente e Santos (2008, p. 16) “Planejar é estabelecer com tendências as ações a ser executadas, estimar os recursos a serem empregados e definir as correspondentes atribuições de responsabilidades em relação a um período futuro determinando”. Este método é uma forma de alcançar os objetivos que são propostos pelas empresas. Para que o planejamentofinanceiro tenha um resultado positivo dentro das empresas, é importe a utilização de uma ferramenta muito importante que é a implantação do orçamento financeiro que é uma forma de planejar e controlar as atividades da empresa. Devido à ausência dessa ferramenta de controle dentro da empresa FERGSAN, o estudo terá como seu principal assunto a ser abordado, a implantação de um orçamento anual na empresa, para que este seja uma forma para que ela possa controlar seus custos, verificar onde está sendo seus maiores gastos e tomar as devidas ações para que estes sejam reduzidos. A manutenção será também um tema abordado, dento em vista que os seus custos teve grande impacto no resultado que a FERGASAN apresenta no momento. Conforme é mencionado por Filho (2008), as máquinas que são utilizadas pelas 16 empresas, com o passar dos anos, precisam sofrer manutenções para garantir a sua disponibilidade na empresa, bem como a produtividade das mesmas, de forma que a empresa consiga alcançar suas metas. Hoje, a empresa passa praticamente por manutenções corretivas, que acabam gerando grandes custos para a empresa. Com o desenvolvimento deste a ideia é que seja implantado uma programação de manutenção preventivas como uma forma de controle de custos e disponibilidade de operações de suas máquinas. 17 2. PROJETO DE ESTÁGIO 2.1 Dados da empresa 2.1.1 Razão Social FERGASAN – TRANSPORTES E SERVIÇOS LTDA 2.1.2 Nome Fantasia FERGASAN 2.1.3 Endereço RUA JOÃO PINHO COSTA N° 110 – SALA 02 – CENTRO – PARACATU - MG 2.1.4 CNPJ 05.743.038/0001-78 2.1.5 Inscrição Estadual Isento 2.1.6 Quadro Societário NILTON GERALDO REGINALDO GAMA E ELI FERREIRA BARBOSA 2.1.7 Capital Social R$200.000,00 18 2.1.8 Organograma Figura 1: Organograma da Empresa Fonte: Elaborada pela autora. 2.2 Título Orçamento Financeiro: Uma ferramenta para gestão e controle de Custos 2.2.1 Tema Orçamento Financeiro Socio Diretor Geral Socio Diretor - Operacional Analista Administrativo Estagiário Motorista Ajudante 19 2.3 Justificativa A Empresa FERGASAN enfrente grandes problema em relação aos seus custos devidos o planejamento financeiro não ser alinhado com as suas atividades diárias que a empresa exerce em relação as manutenções em suas máquinas. Para que a empresa tenha uma estabilidade financeira e consiga executar todas as suas atividades e atender os clientes, é muito importante que o planejamento financeiro seja feito para coordenar e controlar as ações propostas pela empresa. O planejamento financeiro é um dos aspectos importantes para funcionamento e sustentação de uma empresa, pois fornece roteiros para dirigir, coordenar e controlar suas ações na consecução de seus objetivos. Dois aspectos-chave do planejamento financeiro são o planejamento de caixa e de lucros. O primeiro envolve o planejamento do orçamento de caixa da empresa; por sua vez, o planejamento de lucros é normalmente realizado por meio de demonstrativos financeiros projetados, os quais são úteis para fins de planejamento financeiro interno, como também comumente exigido pelos credores atuais e futuros. (GITMAN, 1997, p. 588). O planejamento financeiro irá definir quais são as estratégias que serão utilizadas pela empresa para conseguir seguir o orçamento feito para cada uma de suas atividades de manutenção. Conseqüentemente, conseguindo seguir suas metas traçadas no planejamento, ela conseguirá alcançar os seus lucros esperados e este, também deve ser feito um planejamento dos seus lucros, para melhor administrar seus ganhos, saber qual a melhor forma de aplicar estes e conseguindo assim, atender seus clientes dentro do prazo esperado por cada um e manter-se em dia com seus fornecedores, para uma boa pareceria com os mesmos e credibilidade para ambas as partes. 2.4 Problematização A empresa FERGASAN passa por muitos problemas financeiros devido as frequentes manutenções corretivas que ocorrem de sem a devida programação tanto do tempo como dos custos com cada uma. Esse problema vem gerando despesas altas e acima do que é esperado para o mês, pois tais manutenções corretivas geram gastos acima do mercado, pois não tem a possibilidade de fazer as devidas cotações e obrigando seus patrões a pagarem o que o mercado está pedindo, umas vez que suas máquinas precisam sempre estar em operação. 20 2.5 Hipótese Para solucionar o problema da FERGASAN, precisa ser feito um estudo da mesma e entender como são suas atividades e como torná-las mais rápidas e com o menor custo. A criação de um planejamento financeiro e orçamentário irá proporcionar uma rotina de manutenções preventivas nas máquinas sendo uma forma de facilitar as atividades de controle dos custos. Estas intervenções serão feitas em todos os equipamentos com antecedência, prevenindo os mesmos de manutenções corretivas, gerando gastos mais altos e o não cumprimento de suas obrigações com seus associados. 2.6 Objetivos 2.6.1 Objetivo Geral a) Propor criação de orçamento financeiro para melhor controle dos custos da empresa. 2.6.2 Objetivos Específicos a) Verificar quais os maiores gastos com manutenções em máquinas; b) Orçar as manutenções preventivas programadas de cada um dos equipamentos; c) Controlar diariamente os gastos da empresa, justificando cada um para que se tenha um relatório mensal; d) Criar através dos relatórios, um memorial de calculo para fazer melhor os orçamentos nos próximos anos. 2.7 Metodologia do trabalho A metodologia para a elaboração do projeto será iniciada com um estudo da atual situação financeira em que a empresa se encontra, buscando informações nos 21 documentos da empresa, tais como balanço patrimonial e a demonstração de resultados, que irá indicar a situação atual da mesma. A partir destes dados coletados, será feito uma entrevista com os gestores da empresa para verificar quais os métodos que hoje são utilizados para a gestão de custos, com a finalidade de avaliar cada parte do processo e verificar as possibilidades de melhoria e mudanças na atual gestão. Após a coleta dos dados e do resultado da pesquisa, será iniciada a pesquisa bibliográfica referente o assunto, buscando na teoria as respostas e também meios para a melhoria da gestão financeira da empresa. Verificar os principais conceitos da gestão financeira, levantando dados gerais e específicos relacionados ao assunto. Para a realização desta etapa do projeto dar-se a busca de informações manuais em livros, revistas, jornais disponíveis na faculdade e nos livros particulares adquiridos relacionados ao assunto e também por consulta em meios eletrônicos, consultas em artigos e nas páginas de acesso relacionada ao assunto. Nessa fase, se fará as leituras relacionadas ao tema escolhido, juntamente com anotações de todas as pesquisas e leituras feitas. Anotações estas que serão arquivadas em pastas manuais e eletrônicas, onde posteriormente, dará o início na elaboração da monografia. Após coletadas todos os dados da empresa e também dados teóricos, será feito uma pesquisa eletrônica para verificar quais as principais causas da má gestão financeiras das empresas, fazendo um comparativo com a empresa FERGASAN,para assim, saber qual a melhor estratégia que será feita no projeto, onde irá melhorar a gestão financeira da empresa. Ao final será mostrando a importância da boa gestão financeira na empresa FERGASAN e os benefícios que serão percebidos com a implantação do mesmo. 2.8 Resultados esperados O projeto visa a melhor gestão da empresa FERGASAN, tendo como objetivo, alcançar os seguintes resultados: a) Ter total controle financeiro de todas as despesas e receitas da empresa, de forma que obtenha relatórios diários, semanais e mensais para controle de tudo; b) Ter um planejamento eficaz das manutenções feitas em toda a frota de caminhões; 22 c) Controlar as despesas da empresa para que todas as contas sejam pagas em dia e evitar custos desnecessários (multas); d) Reduzir os gastos com manutenção nos equipamentos; e) Funcionários capacitados para o trabalho; f) Ter uma gestão eficaz do planejamento da empresa, para que a mesma consiga ter eficiência no seu resultado final. 2.9 Público alvo Com a execução do projeto, pretende-se atingir primeiramente todos os envolvidos da empresa, mostrando os benefícios que o mesmo trará para a empresa e posteriormente, atingir também seus parceiros (fornecedores). 2.10 Cronograma de atividades Tabela 1: Cronograma de atividades (continua) Atividades 2011 - elaboração do projeto 8/11 9/11 10/11 11/11 12/11 1/12 2/12 Elaboração e formulação do tema, objetivos gerais e específicos. X Verificar o real problema da empresa. X Levantamentos de dados bibliográficos, resumos e anotações para consultas futuras. X X X X X Coleta dos dados e informações gerais da empresa. X X Levantar possíveis hipóteses para o problema e justificativas para a elaboração do projeto. X Verificar os resultados esperados com a implantação do projeto. X Elaborar a metodologia do projeto e o cronograma das atividades. X Elaboração do projeto. X X Redação final do projeto com as principais informações adquiridas/coletadas. X Orientação final teórica e metodologica e correções necessárias. X 23 (conclusão) Atividades 2011 - elaboração do projeto 8/11 9/11 10/11 11/11 12/11 1/12 2/12 Apresentação do Projeto. X Atividades 2012 - execução do projeto 1/12 2/12 3/12 4/12 5/12 6/12 7/12 Pesquisas bibliográficas, anotações e consultas as anotações feitas. X X X X Verificar na empresa os dados específicos em relação ao assunto. X Entrevista com os gestores da empresa para a coleta de informações referente a atual gestão financeira. X Desenvolvimento do projeto com orientação teórica e metodológica. X X X X Estudo de caso da empresa FERGASAN e finalização do projeto. X X Revisão gramatical e teórica. X Correção e finalização do projeto. X Entrega final e apresentação. X Fonte: Elaborada pela autora. 2.11 Recursos Para que seja possível a realização do projeto, faz-se necessários alguns recursos que deveram compor junto com os envolvidos no processo, para que este seja bem elaborado e seja alcançado os objetivos propostos. 2.11.1 Recursos humanos Para a Elaboração do projeto serão necessários os recursos humanos que são todas as pessoas que estarão apoiando na elaboração do mesmo. São elas: a) Sócio Diretor Geral da Empresa; b) Sócio Diretor Operacional da empresa; c) Assistente Administrativo; d) Estagiário; e) Orientador Teórico; f) Orientador Metodológico. 24 2.11.2 Recursos materiais e financeiros Tabela 2: Recursos Materiais e Financeiros Descrição Atividade Quantidade Valor Unitário Valor Total Recarga Cartucho Impressão de relatórios e documentos diversos necessários 4 R$10,00 R$40,00 Combustível Locomoção durante as etapas de elaboração do Projeto 10 R$2,95 R$29,50 Computador novo Melhor Eficiência do Controle de Custos (Sistemas e planilhas) 1 R$2.000,00 R$2.000,00 Papel 4 Impressão de documentos necessários 2 R$14,50 R$29,00 Canetas Uso Geral 3 R$0,45 R$1,35 Borracha Lápis Uso Geral 8 R$0,25 R$2,00 Calculadora Financeira HP12C Uso nas analises financeiras (cálculos) 1 R$280,00 R$280,00 TOTAL: R$2.381,85 Fonte: Elaborada pela autora. 2.12 Referencial Teórico De acordo com Hoji (2009), dentro dos estudos de administração financeira, trata-se o objetivo das empresas sendo a maximização do seu valor no mercado, forma pela qual estará aumentando as riquezas dos proprietários. Estes esperam que todos os seus investimentos produzam um retorno que seja compatível com o risco que elas assumem, por meio de gerações de resultados financeiros e econômicos (caixa e lucro) que são adequados por longo prazo ou indefinidamente, isso porque o investimento é feito em caráter permanente. O lucro é importante tanto para as empresas privadas como para as empresas públicas. Nas empresas públicas o lucro será reinvestido para executar planos de melhoria para a comunidade. A geração permanente de lucro para a empresa é muito importante, pois o bom investimento destes fará com ela cumpra suas obrigações financeiras e tenha valor para investir na própria empresa, conforme descrito pelo autor Hoji (2009, p. 03): 25 A geração permanente de lucro e caixa contribui para que uma empresa moderna cumpra suas funções sociais por meio de geração e pagamento de impostos, treinamento e remuneração e pagamento adequada dos empregados investimentos em melhoria ambiental. Uma empresa pode ser visualizada como um sistema que gera lucro e faz com que ela aumente os recursos investidos. A empresa é representada pelos seus gestores e funcionários, e é a interação destes com os agentes econômicos onde ela esta inserida que fará com que a mesma gere resultados financeiros e econômicos, capazes de remunerar os empregados com salário justos e também seus acionistas/gestores, sendo ainda possível realizar investimentos para o crescimento da empresa. Para que as empresas tenham um bom desenvolvimento financeiro, é importante o conhecimento do planejamento financeiro, quais são suas diretrizes de mudança nas empresas e os benefícios que o bom planejamento traz para as organizações. Dentre as diretrizes do planejamento devem incluir uma identificação das metas financeiras das empresas, uma análise das diferenças entre tais metas e a interação financeira corrente da empresa e um pronunciamento quanto ás providencias necessárias para que a empresa atinja suas metas financeiras. Ou seja, o planejamento financeiro e um processo que ajuda a empresa a evitar tropeçar no futuro caminhando para traz. Para Ross Westerfield, dentro da política do planejamento financeiro, existem elementos básicos importantes para as empresas. São eles, as oportunidades de investimento que a empresa decide aproveitar, o grau de endividamento que a empresa decide adotar e o montante de dinheiro que a empresa julga ser necessário e apropriado distribuir aos acionistas. Essas políticas que as empresas precisam escolher, visando o seu crescimento próprio e a rentabilidade da empresa. Quando fala se em planejamento financeiro, vemos que este estabelece o método pelos quais as empresas eram conseguir atingir seus objetivos financeiros. Estes métodos possuem duas dimensões: prazo e nível de agregação. Como todo objetivo ou estratégia que as empresas utilizam, o planejamento financeiroé uma demonstração do que será feito num período futuro. Este plano pode ser feito a curto e longo prazo, dependendo do ramo de negócio que a empresa irá seguir, pois assim como diz Ross Westerfiela, “quase todas as decisões envolvem períodos longos de implantação” (2010, p. 589). Quando a empresa deseja algo a ser realizado dentro dos primeiros 12 meses, é um planejamento financeiro a curto prazo e de 2 á 5 anos, planejamento a longo prazo. 26 Como base para a elaboração dos planos financeiros, deve ser feito uma análise de orçamento de capital de cada um dos projetos da empresa. Conforme citado por Ross Westerfield, todas as propostas de investimentos da parte operacional das empresas são tratadas e somadas como um grande projeto, processo pelo qual o autor denomina como agregação. Conforme mencionado por Ross Westerfield, todo planejamento financeiro deve envolver um conjunto de alternativas para os próximos 3 anos, em relação a possível situação que a empresa estaria no decorrer do período. Isso é feito através de uma divisão que devem preparar três planos de negócios alternativos: para o pior cenário da empresa, para o cenário normal ou melhor cenário, ou seja, deve-se criar nos planos alternativos que possivelmente serão adotadas nos próximos três anos. No primeiro cenário, são alternativas para retirar a empresa de uma possível condição que está passando; na segunda são alternativas que visam manter um bom cenário que a empresa está vivendo; e no terceiro são alternativas com base em hipóteses otimistas que a empresa possa viver, resultados acima do esperado, hipóteses estas visando manter ou melhorar ainda mais os resultados. Mas para que as empresas consigam atingir seus objetivos e fazer os melhores planejamentos financeiros, é preciso ter um administrador financeiro que irá focar todo seu trabalho na elaboração e acompanhamento dos projetos da empresa na qual ele trabalha. Segundo Hoji (2009, p. 07), a função do administrador financeiro é exercida por pessoas ou até mesmo por um grupo de pessoas que podem ter diferentes denominações: A administração financeira de uma empresa é exercida por pessoas de grupos de pessoas que podem ter diferentes denominações, como: vice-presidente de finanças, diretor financeiro, controller e gerente financeiro. (HOJI, 2009, p. 07). Na sua bibliografia, o autor denomina o administrador financeiro como “administrador financeiro”. Ao contrário que se possa imaginar, as atividades de operações das empresas existem em função do negócio da empresa e não da competência do administrador financeiro determinar como esta devem ser conduzidas. O que acontece é que este, através de seus conhecimentos técnicos e de sua visão global em relação ao negócio da 27 empresa, ele pode contribuir decisivamente quanto a melhor forma de conduzir as atividades operacionais. O foco de toda empresa é a atenção de lucros, com isso todas as suas atividades devem ser conduzidas para este fim. Para isso, existem as funções típicas do administrador financeiro das empresas: análise, planejamento e controle financeiro; tomadas de decisões de investimentos; e tomadas de decisões de financiamentos. E para que este administrador consiga exercer corretamente e com eficiência, ele deve receber o apoio técnico de profissionais especializados em Tesouraria e controladoria. Estes darão ao administrador financeiro, todo apoio para que todas as decisões a serem tomadas sejam eficazes e favoráveis para a empresa. Consequentemente com tal apoio, o planejamento financeiro será mais eficaz e favorável para a empresa. É muito importante que todas as empresas conheçam quais são os objetivos que são adquiridos quando é implantado uma ma boa administração financeira na empresa, porem sabendo exatamente quais são estes objetivos que elas devem focar. E para que esse planejamento seja bem feito, deve ter um bom administrador financeiro que irá tomar conta dessa parte, tendo esta atividade como seu foco principal. 28 3 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Quando se trata da parte de Administração Financeira dentro da Administração, trata-se de uma área muito ampla conforme e várias oportunidades de carreira, explica Gitman. Esta afeta a vida de todas as pessoas e organizações sejam elas com fins lucrativos ou não, privadas ou públicas, financeiras ou não financeiras. Gitman define finanças como “(...) a arte e a ciência de administrar fundos” (GITMAN, 2002, p. 4), isso porque qualquer individuo ou organização que obtêm através de seus suas atividades profissionais qualquer tipo de receita que serão utilizados para suprir as necessidades de si próprio ou ainda investir para que possa aumentar esta receita. A área de finanças pode ser visualizada por revisão das oportunidade de carreira nesse campo, estas podem ser divididas em dois grandes grupos para melhor serem entendidos: primeiro a parte de serviços financeiros e depois a Administração Financeira. 3.1 A administração financeira e sua evolução De acordo com Brigham citado por Menon e Ianesko (2007), o primeiro momento que surgiu a administração financeira foi por volta do ano de 1.900. O início destes estudos começou com o foco de orientas as empresas que já iniciaram suas atividades no mercado, porém não conseguiram legalizar as mesmas. Com isso, surgiu um dos seus primeiros objetivos, levantar capital através da emissão de vários destes títulos. A administração financeira como um campo separado surgiu por volta de 1.900, seu estudo baseou-se em orientar e legalizar empresas que estavam iniciando no mercado, com o objetivo de levantar capital através da emissão de títulos de vários tipos. (BRIGHAM Apud MENON; IANESKO, 2007, p.1). Nos anos 30, devido a depressão, a administração financeira voltou para a reorganização, liquidez das empresas e para a regulamentação dos mercados e títulos. Já nas décadas de 40 e 50, o este estudo ainda continuou a ser ensinado, como uma matérias descritiva, mas somente para os estudantes da época e não para a os altos administradores, que seriam de fato, os que mais precisavam da “Administração Financeira”, porém não tinham como ter contato com a mesma. 29 Esse critério começou a ser mudado ainda na década de 50, onde a maioria das empresa já começaram em querer sempre mais aumentar seus lucros, escolher quais os tipos de clientes cada um queria atingir com a inclusão de seus produtos no mercado, e ainda aprender qual a melhor forma de utilizar o seu capital de giro de forma que não se perca nada do mesmo, pelo contrário, para aumentar suas receitas. Nesta etapa, pode se dizer que foi o momento em que começaram a surgir grandes oportunidades para as empresas, onde foi considerada uma era de tomada de decisões, sobre, financiamentos, empréstimos e até mesmo investimentos. Esse conceito foi se mantendo constante no decorrer dos anos. Á na década de 90, o objetivo principal das empresas e organizações no geral, passou a ser então a maximização de suas receitas, ou seja, aumentar cada vez mais seus lucros, de forma a reduzir então suas despesas de operação. Com esse critério, observou que era necessário uma remuneração (bônus) maior aos gestores (gerentes) das empresas para que cada um destes, independente da área ou departamento que atuam, trabalhassem da melhor forma em favor da empresa, para que este possa trazer resultados positivos para as empresas, ou seja, os lucros que são esperados pelos empresários, donos de seu próprio negócio. Todo esse processo,foi uma forma muito nova que foi criada, com certeza para trazer melhorias para as empresas. Porém foi necessário mudar a visão dos acionistas em relação a nova forma de administrar; e ainda provocou o aumento de gestores de carteiras de fundos de pensão e fundos mútuos. Esses gestores, propuseram compra de uma quantidade de ações de grandes empresas. Estes pressionaram essas ações para beneficiarem os acionistas. Todas essas negociações tinham um objetivo em comum: a melhoria contínua nos ganhos da empresa. Essa definição de que os administradores financeiros e a alta administração. Tinham como o principal objetivo o lucro, foi até a década de 90. Pode-se afirmar que até hoje, este conceito ainda é muito importante e indispensável, porém existe outros pontos que tem a mesma importância, como a maximização da riqueza da empresa e, consequentemente, de seus proprietários, visando um controle de caixa, estabilidade para investimentos futuros. Para que esses objetivos sejam alcançados nas organizações, devem-se se tomar algumas medidas de mudança. Isso pode em um primeiro momento, reduzir os lucros das empresas, porém vão aprimorar seus conhecimentos e as tomadas de decisões serão votadas as melhorias tecnológicas e nos processos produtivos, o que futuramente trará o 30 retorno perdido, caso este seja o caso (queda nos lucros devido as mudanças no processos). Para que essa nova visão seja bem sucedida, muitos administradores financeiros estão contratando profissionais em estudos de produção, que tenham uma visão empreendedora de negócios, especialistas em custos de oportunidade (ou seja, custos que hoje são alocados como despesas, mas que futuramente será revertido e lucros ainda maiores que o que foi investido para a empresa). Outro ponto importante que está sendo bem valorizado é a parte de informação, que é um dos itens importantes para que as empresas possam estar sempre acompanhando as mudanças no mercado e ainda de certa forma, ficar focado no que os clientes estão em busca. 3.1.1 Principais conceitos de finanças e sua importância De acordo com Brigham sendo citado por Menon e Ianesko (2007), pode-se definir que a finança dentro da empresas, interessa-se pela aquisição e uso eficiente dos fundos que são exigidos por essas. Também se cita a administração do dinheiro bem como das revindicações monetárias. Ou seja, isso torna a sua finalidade como sendo administrar e dirigir os itens que são estudados para algum objetivo a favor da empresa, como sendo um campo de aplicação prática na empresa. Existem algumas funções principais e indispensáveis da administração financeira dentro das empresas, que são: a) Aquisição de itens que são essenciais para que a empresa consiga operar; b) A boa distribuição de cada um dos itens adquiridos dentro da empresa, de forma a atender cada uma das demandas dentro da empresa; c) Verificar se há fundos suficientes que estejam disponíveis dentro da empresa e que estes estejam liberados para que possam ser empregados em projetos na organização, que tem como principal objeito o lucro para a mesma. È indiscutível que a área de finanças é indispensável dentro de uma organização, pois é esta única área que irá mostrar qual a real situação da empresa, ou seja, é este conceito que quando aplicado nas empresas, ajudará as mesmas no seu sucesso e ou também no seu fracasso. A administração financeira não é utilizada e recomendada somente em empresas ou organização, é também muito utilizada por pessoas, profissionais dessas mesmas empresa onde é utilizada, seja em suas vidas profissionais bem como em suas vidas particulares (familiar). 31 Brigham sendo citado por Menon e Ianesko (2007), menciona que as funções relacionadas com a administração financeira que são desempenhadas nas empresas, tem como principal objetivo, a riqueza, ou seja, o aumento contínuo de seus lucros, exercendo de certa uma função muito importante dentro das organizações. Utiliza-se destes estudos para se tomar várias decisões com o intuito de trazer cada vez resultados satisfatórios para as organizações. 3.1.2 Serviços financeiros Esta área está voltada para a concepção e prestação de serviços de acessória, como também a entrega de produtos financeiros quanto para indivíduos, como para empresa e governo. Gitman (2002) enxerga várias oportunidades relacionadas com esta área: Isso envolve uma amplitude de interessantes oportunidades de carreira na área de bancos e instituições correlatadas, de planejamento de finanças pessoais, de investimentos, de bens de imóveis e de seguros (GITMAN, 2002, p. 4). Dessa forma, o autor enxerga uma amplitude de oportunidades quando se trata de serviços financeiros, uma vez que toda a área de finanças envolve atividades que são executadas por bancos e grandes instituições financeiras, como na área de planejamento, que uma das mais importantes nas organizações. 3.1.3 A administração financeira nas empresas Quando se trata de Administração de empresas, trata-se de todas as responsabilidades financeiras que um administrador terá dentro de uma empresa, independente se esta é com ou sem fins lucrativos, de pequeno ou grande porte, ou seja, trata-se das pessoas que estarão trabalhando diretamente com todas as questões financeiras dentro da empresa de forma ativa. Os administradores financeiros desempenham várias tarefas que irão contribuir para que o financeiro da empresa seja o esperado e planejado. Gitman afirma que algumas dessas atividades devem ser bem executadas pelo Administrador, evitando assim problemas futuros da empresa. São elas: orçamentos, previsões financeiras, administração de caixa, administração do crédito, 32 análise de investimentos e capacitação de fundos. Nos últimos anos, com todos os avanços e leis que devem ser cumpridas, elevam a complexibilidade e importância das responsabilidades do administrador financeiro. Isso porque as empresas vêm crescendo cada vês mais e estes profissionais capacidatados, devem ficar atentos nestes pontos dentro da organização, citando o ainda que muitos dos bons resultados de administradores em grandes empresas provém de altos executivos e do governo. A globalização também é considerada uma grande tendência para que muitas empresas adotem a figura do administrador financeiro. Este é capaz de administrar fluxo de caixa nomeado em vários tipos de moedas, protege de certa forma as empresas dos riscos políticos e cambial e apesar dessas necessidades tornarem as funções do administrador mais exigente e complexa, estas podem propiciar carreiras recompensadoras e interessantes. Para comprovar, Gitmam (1997) cita exemplos de empresas norte-americanas que aumentaram suas vendas e investimentos em outros países, enquanto empresas estrangeiras têm aumentado também suas vendas e investimentos diretos dos Estados Unidos. 3.1.4 O estudo da administração financeira Gitmam (1997), ressalva que por mais que muitos estudos mostrem e foquem em empresas com fins lucrativos, o estudo da Administração Financeira pode e dever ser aplicado em empresas sem fins lucrativos e ainda na vida pessoal. As várias áreas em que as pessoas podem se especializar, todas podem servir de base para novos desafios e aprendizados a respeito de finanças. Cada empresa, mesmo que já existam outras do mesmo ramo de atividade, há alguns pontos que diferem a mesma de outras no que diz respeito a administração financeira da empresa. Existem algumas atividades que exigem constantes inovações que precisam de investimentos financeiros, ou seja, precisam de verbas para serem executadas.E para isso a empresa precisa se preparar para tais gastos. Já Sanvicente e Santos (2008, p. 16) mencionada em sua obra Orçamento na Administração de Empresas, que além de todas as fases do no estudo da administração financeira, “o Planejamento é uma importante ferramenta para o sucesso de uma empresa”. Diz ainda: 33 “Planejar é estabelecer com tendências as ações a serem executadas, estimar os recursos a serem empregados e definir as correspondentes atribuições de responsabilidades em relação a um período futuro determinando, para que sejam alcançados satisfatoriamente os objetivos porventura fixados para uma empresa e suas diversas unidades”. (SANVICENTE E SANTOS, 2008, p. 16). Com isso o autor vem mostrar que as ações que serão executadas nas empresas, estas devem ter inicialmente um planejamento de como será feito todo o processo, bem como estimar todos os gastos e os recursos que serão necessário para que a mesma seja executada dentro o período que é pré determinando. O planejamento bem feito estará ajudando a empresa a alcançar satisfatoriamente os objetivos que foram propostos por uma empresa em qualquer de suas unidades. 3.2 Ambiente operacional Para iniciar este tópico, Gitmam (1997, p. 30), apresenta três formas para as empresas que necessitam de fundos de fontes externas possam obtê-los: A primeira PE através de “instituições financeiras que captam poupanças e as transferem para que para aqueles que precisam de fundos. Outra é através de mercados financeiros, foros organizados onde fornecedores e tomadores de vários tipos de fundos podem realizar transações. E uma terceira é através da colocação privada. Devido à natureza não estruturada das colocações privadas. Com essa afirmação, o autor da ênfase primeiramente as instituições financeiras, devido à natureza não estruturada das colocações privadas. 3.2.1 Instituições financeiras Iniciando o estudo dessas instituições, primeiro Gitmam (1997, p. 30) define que “As instituições financeiras são intermediários que canalizam as poupanças de indivíduos, empresas e governos para empréstimos ou investimentos”. Com isso, muitas instituições financeiras, direta ou indiretamente, juros sobre os fundos depositados, já outras prestam serviços que são cobrados de seus depositantes, como exemplo cita-se a taxa de serviços incidentes sobre contas correntes. Ainda assim, algumas instituições financeiras captam poupanças e empresas esses fundos aos seus clientes e outras, por sua vez, investem as poupanças de seus clientes em ativos rentáveis, tais como bens 34 imóveis ou ações e títulos de dívida. Também, existem outras que tanto emprestam fundos quanto investem as poupanças. O governo querer que as instituições financeiras operem dentro de determinadas diretrizes regulamentares. Para exemplificar, em sua obra, Gitmam (1997) cita as principais intituições financeiras na economia americana que são os bancos comerciais, os bancos de poupança, as associações de poupança e empréstimos, as cooperativas de crédito, companhias de seguro de vida, fundos de pensai e fundos mútuos. Essas, atraem fundos dos indivíduos, empresas e governos, combinam-nos e prestam determinados serviços de forma a tornar atraentes os empréstimos colocados a disposição de indivíduos e empresas. Estas, também podem dispor de parte desses fundos para atender a várias demandas governamentais. A tabela 3 mostra uma breve descrição sobre as principais instituições financeiras citadas. Tabela 3 - Principais instituições financeiras (continua) Instituições Descrição Banco Comercial Aceita tanto depósito à vista (conta corrente) como depósito a prazo (poupança). Também oferece contas com pedido de resgate negociáveis (NOW), que são contas de poupança que rendem juros e sobre as quais se pode emitir cheques. Além disso, oferece contas de depósito no mercado monetário, o qual paga juros a taxas competitivas em relação aos demais instrumentos de investimento a curto prazo. Concede empréstimos diretamente aos tomadores de fundos ou através dos mercados financeiros. Banco de Poupança: Similar aos bancos comerciais, exceto que eles não mantém depósitos à vista (conta corrente). Capta fundos de poupanças, de contas NOW e das contas de depósito do mercado monetário. Geralmente, empresta ou investe fundos através dos mercados financeiros, apesar de alguns empréstimos imobiliários serem feitos a indivíduos. Os bancos de poupança estão localizados principalmente nos Estados de Nova Iorque, Nova Jersy e Nova Inglaterra. Associação de poupança e empréstimo Similar ao banco de poupança, no sentido de oferecer depósitos de poupança, contas NOW e contas de depósito do mercado monetário. Além disso, obtém capital através da venda de títulos nos mercados financeiros. Empresta fundos, principalmente a indivíduos e empresas, na forma de empréstimos hipotecários de bens e imóveis. Alguns fundos são canalizados para investimentos nos mercados financeiros. Cooperativa de crédito Intermediário financeiro que lida basicamente com as transferências de fundos entre os consumidores. Para associar-se à cooperativa de crédito é necessário, geralmente, um vínculo comum, tal como trabalhar para determinado empregador. A cooperativa de crédito aceita, de seus associados, depósitos de poupança, contas NOW e contas de depósito do mercado monetário e empresta a maioria desses fundos a outros associados, tipicamente para financiar compras de automóvel, eletrodomésticos ou benfeitorias de imóveis . Companhia de seguros de vida É o maior tipo de intermediário financeiro que lida com poupanças de indivíduos. Recebe pagamentos de prêmios que são destinados a empréstimos ou investimentos, acumulando fundos para, no futuro, cobrir os pagamentos de benefícios. 35 (conclusão) Instituições Descrição Fundo mútuo Um tipo de intermediário financeiro que reúne fundos dos poupadores e os torna disponíveis às empresas e governo que os demandam. Obtém fundos através da venda de quotas e usa esses recursos para adquirir títulos de dívida e ações emitidas por várias empresas e unidades de governo. Cria uma carteira diversificada de títulos e a administra profissionalmente, com vistas a atingir um objetivo de investimento específico, tal como liquidez com alto retorno. Existem centenas de fundos, com uma variedade de objetivos de investimento. Os fundos mútuos do mercado monetário, que provêem retornos competitivos e elevada liquidez, são bastante populares, especialmente quando as taxas de juros de curto prazo estão altas. Fonte: Adaptado de Gitman (1997, p. 32) 3.2.2 Mercados financeiros Os mercados financeiros fornecem um foro no qual fornecedores de fundos, tomadores de empréstimos e investidores podem negociar diretamente. Enquanto os empréstimos e os investimentos das instituições são feitos sem o conhecimento direto de fornecedores dos fundos (poupadores), no mercado financeiro os fornecedores sabem onde seus fundos estão sendo emprestados ou investidos. Os dois mercados financeiros básicos são: o mercado monetário e o mercado de capitais. As transações com instrumento de divida de curto prazo ou com valores mobiliários negociáveis realizam-se no mercado monetário. Os títulos de longo prazo são negociados no mercado de capitais. Todos os títulos, seja no mercado monetário ou no mercado de capitais, são inicialmente emitidos no mercado primário. Este é o único mercado no qual o emissor – as sociedades anônimas ou o governo– é diretamente envolvido na transação e recebe os benefícios diretos dessa emissão – ou seja, a empresa efetivamente recebe pela venda de títulos. Quando os títulos começam a ser negociados entre indivíduos, empresas, governos ou instituições financeiras, poupadores e investidores, tornam-se parte do mercado secundário. O mercado primário é aquele no qual os “novos” títulos são vendidos; o mercado secundário pode ser visto como um mercado de títulos “usados” ou “possuídos anteriormente”. (GITMAN, 2002, p. 33). Uma palavra chave, citada pelo autor, mostra que no mercado monetário ou no mercado de capitais, o emissor é diretamente envolvido na transação, consequentemente recebe os benefícios diretos desse emissão: “mercado primário”. 36 3.2.3 Relacionamento entre instituições e mercados Gitmam (1997) afirma que as instituições financeiras participam ativamente do mercado monetário e do mercado de capitais, tanto como fornecedoras quanto como tomadoras de fundos. Os indivíduos, empresas e governos que fornecem e demandam fundos podem ser nacionais ou estrangeiros. Em alguns casos, poderá haver restrições legais às operações de certas instituições no mercado financeiro. Encerramos esta seção com uma breve descrição do mercado monetário, incluindo seu equivalente internacional – o mercado euromoeda. A seção seguinte é dirigida à discussão do mercado de capitais, devido à sua grande importância para as empresas. 3.2.4 Mercado Monetário Gitman (2002), ressalta que o Marcado Monetário origina-se do relacionamento financeiro entre fornecedores e tomadores de fundos de curto prazo, os quais têm vencimentos de um ano ou menos. O mercado monetário não é uma organização real instalada em algum ponto central, embora a maioria das transações realizadas nesse mercado ocorra nas grandes cidades, como Nova Iorque. A maioria das transações do mercado monetário é feita com valores mobiliários negociáveis – que são instrumentos de dívida de curto prazo tais como Letras do Tesouro, Commercial Paper e certificados de depósito negociáveis emitidos pelo governo, empresas e instituições financeiras, respectivamente. O mercado monetário existe porque certos indivíduos, empresas, governos e instituições financeiras possuem, temporariamente, fundos ociosos que desejam aplicar em algum tipo de ativo líquido ou de curto prazo que renda juros. Por outro lado, outros indivíduos, empresas, governos e instituições financeiras encontram-se em situações em que precisam de financiamento sazonal ou temporário. (Gitmam, 1997, p. 34). Desse modo, o mercado monetário possibilita o encontro entre fornecedores e tomadores de fundos líquidos de curto prazo. 37 3.2.4.1 Funcionamento do mercado monetário Para iniciar o estudo de como é o funcionamento do mercado monetário, Gitmam (1997, p. 34), inicia este estudo com uma pergunta importante que deve ser considerada: “Como os fornecedores e os tomadores de fundos de curto prazo estabelecem contato no mercado monetário?” Para explicar , ele menciona que geralmente, eles entram em contato através de grande bancos, por intermediário dos dealers de títulos governamentais ou do Federal Reserve. O Federal Reserve envolve-se somente em empréstimos de um banco comercial a outro; esses empréstimos são conhecidos por transações em fundos federais. Inúmeras corretoras de valores adquirem vários instrumentos do mercado monetário para revenda aos clientes. Se uma corretora não dispuser de um instrumento solicitado pelo cliente, ela tentará adquiri-lo. Adicionalmente, instituições financeiras, tais como bancos e fundos mútuos, compram instrumentos de mercado monetário para suas carteiras a fim de proporcionar retornos atraentes aos seus depositantes e cotistas. A maioria das operações no mercado monetário é realizada por telefone. Um empresa que deseja comprar um determinado valor mobiliário negociável pode ligar para seu banco e este tentará comprar o título contactando um banco conhecido por “manter ofertas firmes de compra e venda”, ou procurará negociar o título em questão. O banco ou a empresa poderá também acessar diretamente um dealer de títulos governamentais, ou seja, uma instituição que compra vários títulos governamentais e outros instrumentos do mercado monetário para revenda. Não importa se uma empresa ou governo está emitindo um instrumento de mercado monetário (demandando fundos de curto prazo) ou adquirindo um instrumento de mercado monetário (fornecendo fundos de curto prazo); uma das partes interessadas deve procurar diretamente a outra ou usar um intermediário, tal como um banco comercial, um dealer de títulos governamentais, ou uma empresa corretora, para fazer a transação. (GITMAM, 1997, p. 34). Os indivíduos que desejam comprar valores mobiliários negociáveis, geralmente devem fazê-lo através de uma empresa dealer. O mercado secundário (ou de revenda) para valores mobiliários negociáveis não difere do mercado primário (ou de emissão inicial), no que se refere às transações básicas realizadas. 38 4 ORÇAMENTO FINANCEIRO Para iniciar os estudos sobre orçamento financeiro, Sanvicente e Santos (2008), ressalta a importância do orçamento financeiro dentro das grandes empresas. Orçamento deve ser utilizado como instrumento de planejamento e controle das atividades de uma empresa. Porém, o autor, deixa esclarecido que para que o orçamento seja bem feito deve se levar em contas dois determinados itens que são de muita relevância para o sucesso do mesmo: “planejamento e controle”. De uma forma, as empresas planejam e controlam todas as suas atividades, com a finalidade de seguir uma linha que fará com que a mesma tenha sucesso nas suas atividades. A implantação de um orçamento nas empresas faz com que essas tarefas sejam formalizadas e sistematizadas. Essa implantação sem dúvidas, tem muitas vantagens tanto para seus gestores como cada um de seus funcionários, pois irá melhorar todos os controles da empresa. Citados por Menon e Ianesko (2006), Figueiredo e Caggiano, diz que o orçamento é um instrumento que irá dar a direção a empresas para que as mesmas possam alcançar os objetivos propostos no planejamento. Ou seja, considera-se que no orçamento constam os planos específicos, isto relacionado nos itens como datas, custos, planejamento, visando orientar a administração das mesmas para que se atinja seus objetivos empresariais. Sanvicente e Santos (2008, p. 16), explica também, com clareza, o conceito: Na verdade a formalização e a sistematização do planejamento e do controle administrativos através de orçamentos criam condições para que se progrida no sentido da otimização da ação administrativa, documentando-se planos e programas e permitindo uma aferição mais objetiva do desempenho dos diversos setores da empresa. Em sua obra”Orçamento na Administração de Empresas” Sanvicente e Santos (2008) ressaltam que na implantação de orçamento nas organizações, a primeira reação das equipes é que os gestores possam estar tentando controlar as atividades que estão sendo desempenhadas por cada colaborador dentro da empresa, porém o mesmo traz uma nova visão a respeito do assunto: “(...) ele é um instrumento de participação no planejamento das atividades da empresa, especialmente daquelas atividades pelas quais cada funcionários é responsável”. 39 Também com o mesmo pensamento, Bressan (2006, p. 102) enfatiza a importância da implantação da sistematização do orçamento dentro das empresas, passando de um capricho, mas sim, uma necessidade das grandesorganizações em manter um controle que consiga controlar todas as atividades da empresa através do orçamento: A utilização de sistemas informatizados para o gerenciamento financeiro é uma necessidade recorrente nas empresas modernas, envolvendo desde sistemas simples, baseados em planilhas eletrônicas, a sistemas especialistas, configurados para necessidades específicas de processos de tomada de decisão. (BRESSAN, 2006, p. 102). Com o objetivo de trazer uma visão mais ampla relacionada ao orçamento nas empresas Frezatti (2005), em seu artigo “Inovação ou resgate de antigos conceitos de administração empresarial”, cita que existem pensamentos diferentes sobre este assuntos, mas que fazem com que cada uma deles se fundamente com o objetivo geral que a empresa deseja alcançar. De acordo com Frezatti (2005) na respectiva obra, analisam o orçamento do ponto de vista da pesquisa, onde percebeu que as tendências do orçamento pode ser agrupadas em abordagens mutuamente excludentes, ou seja, vários itens que são implantados dentro da empresa podem ser agrupados dentro de um mesmo sistema para melhor gerir cada um deles. Em seu artigo, Frezatti (2005, p. 4), mostra duas abordagens relacionadas ao orçamento: A primeira abordagem está relacionada ao grupo que defende a melhoria do processo orçamentário. Esse grupo considera que o activitybased budgeting deve ser a ferramenta que pode proporcionar esse benefício necessário para revitalizar o processo, a partir de foco no plano operacional. A segunda abordagem está relacionada ao grupo que defende o abandono do orçamento e, como seqüência, que seja desenvolvida uma radical descentralização da entidade. A abordagem desse grupo ficou conhecida como beyond budgeting. No sentido de melhorar os processos dentro das organizações recomenda-se que seja feito revisões de seus orçamento para que possam gerir melhor seus objetivos, focando tais itens nos custos variáveis e não nos fixos, pois são eles que poderão se tornar imprevisíveis e causar danos as empresas. A sugestão é que seja utilizado inclusive utilizando o rolling-budgeting, incentivos à utilização do activity-based budgeting. 40 Conforme citado por Frezatti (2005) deve reconhecer que o orçamento quando instalados nas organizações tem grande impacto sobre o desenvolvimento da carreira, tanto nas premiações como nas promoções dos executivos. Dessa maneira, o orçamento pode ter pontos positivos e pontos negativos: a) Pode-se considerá-los como positivos, quando os interesses dos colaboradores estão alinhados com os objetivos que as empresas esperam de seus funcionários, ou seja, com o objetivo que a empresa deseja chegar com o trabalho de cada colaborador dentro da organização. b) Ao contrário, negativamente, quando há certa divergência entre os objetivos estipulados pela empresa com os do colaborador, o que denominado congruência de objetivos. Quando o orçamento é mal administrado, essas reações ocorrem das mais variadas formas, o que irá resultar em comportamento disfuncional, pois a empresa não consegue se adequar com as ideias do colaborador e vice-versa. Ainda relacionado ao ponto negativo, Frezatti (2005, p.4) diz: Os problemas mais críticos são as definições de metas muito altas ou muito baixas. Metas desafiadoras mas exeqüíveis são um desafio permanente e saudável para os gestores. Outra dificuldade é superestimar custos ou subestimar receitas, criando reservas no orçamento, o que torna a exigência por desempenho menos objetiva. Ainda temos o problema de uma pseudoparticipação, caracterizada pela superficialidade, e que objetiva apenas ter a adesão formal dos subordinados às metas. Ademais, podemos encontrar ações que reduzem ou minimizam tais disfunções, como realimentação sobre o desempenho, incentivos monetários e não monetários, participação, padrões realísticos, controlabilidade de custos e múltiplas medidas de desempenho. De acordo com o que foi citado por Frezatti (2005), mesmo com as vantagens que o orçamento tradicional proporciona, este ainda possui algumas imperfeições que podem causar problemas para a organização. Dentre essas imperfeições, existe uma que tem grande potencial: “o foco na redução de custos e não na criação de valor”, onde a maioria das empresas procuram primeiramente a reduções dos custos a que preço for, porém repassa que a empresa deve sim pensar na redução de seus custos, pois os mesmos devem ser controlados, porém deve-se se focar na melhoria contínua do seu produto, para fazer com que o mesmo consiga o valor necessário no mercado para a venda do seu produto. Ainda assim, Frezatti afirma que existe perda de tempo nas empresas pelos fatos das mesmas perderem tempo se preocupando com as coisas que estão no passado: “(...) 41 os pontos frágeis do processo tradicional podem ser descritos como perda de tempo, já que as pessoas gastam tempo no acompanhamento orçamentário falando sobre o passado” (FISCHER, 2002 apud FREZATTI 2005), ou seja, muitas vezes as empresas se preocupam com o que aconteceu comparando-se com o que foi planejado para determinada atividade, sendo um dos pontos mais importantes, a discussão para o futuro, pois na mesma será discutido o que será feito para melhorar cada um dos itens que foram levantados pela empresa. Evidentemente o autor desconsidera que o processo de acompanhamento orçamentário pretende exatamente o compromisso quanto ao futuro. O que deve deixar claro é que o processo orçamentário não encoraja as pessoas ao desempenho, mas ao desempenho do orçamento, e, finalmente, a revisão do orçamento é demorada e as empresas não conseguem fazê-lo rapidamente. 4.1 Orçamento e Controle Se tratando de orçamento existem vários pontos que devem ser abordados e levados em conta para que este seja bem feito. A implantação e utilização do orçamento, é uma ferramenta importante dentro do processo administrativo para que o mesmo se torne mais amplo e deve ser usado como instrumento de controle, conforme citado por Sanvicente e Santos (2008, p.22). Esse controle deve ser entendido e executado durante a execução do projeto, pois é ele que irá mostrar em qualquer momento do projeto como está o andamento do mesmo, quando relacionado ao planejamento e também no que esteja relacionado com os custos que estão sendo empregados para que o projeto seja bem sucedido. Assim ele ainda ressalva: Evidentemente, a função de controle não se esgota no acompanhamento puro e simples, como também envolve a geração informação para a tomada de decisões de avaliação e eventual correção do desempenho alcançado, proporcionalmente ao seu afastamento em relação ao tido como desejável. (SANVICENTE E SANTOS, 2008, p.22). O orçamento irá predeterminar as unidades que serão responsáveis por cada parte do processo dentro da empresa, como receitas, despesas, volumes de atividades, qualidade de atuação e tudo isso dentro do período que é pré-estabelecido no projeto. Porém de nada adiante você planejar todo o projeto atravéz do orçamento e não controlar o mesmo, mas saber como está o andamento das atividades que foram 42 estipuladas no planejamento, ou seja, precisa ser verificado sempre se as responsabilidades que foram designadas a cada um estão sendo cumpridas conforme o que foi planejado. 4.1.1 Vantagens e limitações do orçamento Nos orçamento também temos algumas vantagens e limitações que devem ser consideradas, conforme menciona Sanvicente e Santos (2008; p. 23): A utilização de um sistema orçamentário, entendido como um plano abrangendo todo o conjunto das
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