AMEPRO_AULA 4 - Fluxograma(1) (2)

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OSM
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Aula 4 – Análise de Processos
Fluxogramas
Prof. Zanzoni
OSM
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Apresentação
Objetivo:
Discutir os principais assuntos relacionados aos processos e a sua representação gráfica.
Fluxograma
Conceitos
Demonstrações
Objetivos
Vantagens
Fluxo
Fluxo de Blocos
Gabarito
Tipos
Introdução
Estratégias
Processo
Simbologia
Regras
Procedimentos
Premissas
Recomendações
Exemplos
Análise
Fim
Início
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Introdução
Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização
Assegurar a fluidez
Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionário
Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia
Objetivos
Identificar a utilidade de cada etapa do processo
Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações (passos)
Adequar as operações (passos) às pessoas que as executam
Identificar necessidade de treinamento específico
Utilizada ao definir novos sistemas para a organização
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Estratégias
Escolha do processo a estudar
Indicadores de problemas (queixas, filas etc.)
Simples identificação não é suficiente (várias unidades)
Coleta dos dados e representação gráfica
Uso de gráficos (fluxogramas)
Análise dos métodos usados no processamento atual
Interação com outros processos (inclusive outras unidades)
Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?)
Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação)
Implantação do novo processo ou sistema
Manualização (confecção de manuais) do novo processo
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Conceitos
O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow = fluxo + chart = gráfico)
Fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho
Representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo
Gráfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma clara, as operações e os envolvidos
Também conhecido como:
Carta de fluxo do processo
Gráfico de processamento
Gráfico de seqüência
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Demonstrações
Por seu intermédio podemos demonstrar os seguintes aspectos:
Quais operações são realizadas
Onde são realizadas as operações
Quem as executa
Quais as entradas e saídas
Qual o fluxo das informações
Quais os recursos empregados no processo
Quais os custos parciais e totais
Qual o volume de trabalho
Qual o tempo de execução
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Objetivos
Padronizar a representação de métodos administrativos
Permitir maior rapidez da descrição de métodos administrativos
Facilitar leitura e entendimento
Melhorar a análise
Facilitar localização e identificação dos pontos mais importantes
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Vantagens
O fluxograma constitui uma das mais usadas ferramentas de trabalho dos analistas, porque possui algumas vantagens que facilitam o desenvolvimento da etapa de análise e redesenho do processo em estudo
Descreve qualquer tipo de processo
Permite visão ampla de todo o processo que está sendo estudado
Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo
Possibilita a verificação, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento, dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do processo de estudo
Não permite a dupla interpretação, graças à padronização dos símbolos que são utilizados
Possibilita a análise e a proposição de modificações, visando à melhoria do processo
Permite fácil atualização
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Fluxo de Análise de Processos
O FAP é uma ferramenta gráfica que demonstra a seqüência operacional do desenvolvimento de um processo, o qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para a sua realização, a distância percorrida pelos documentos, quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo
Objetivos:
No levantamento de dados – fluxogramação dos processos, quando da entrevista junto aos usuários
Na análise de dados – proporciona condições técnicas, para racionalizar e simplificar procedimentos administrativos e operacionais
Na apresentação de projetos – possibilita demonstrar de forma global os novos procedimentos propostos e a sua eficácia
Na implantação – utilizado para facilitar o treinamento dos usuários
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Tipos de Fluxograma
OSM
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Fluxo de Análise de Processos
OSM
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Tipos de Fluxograma
Existem diversos tipos de fluxogramas:
Fluxograma Vertical/linear
Fluxograma Sintético
Fluxograma de Blocos
Fluxograma Esqueleto
Fluxograma de Procedimentos
Fluxograma descritivo
Fluxograma global
OSM
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Fluxograma vertical
Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de produção, no qual se pode dividir um grande processo em vários outros, mais simples, com poucas áreas envolvidas e com número restrito de operações que se encaixam nos símbolos, previamente, estabelecidos pelo fluxograma. 
Podemos, também, utilizá-lo em processos administrativos, desde que feitas as devidas adequações.
Pode ser impresso como formulário padronizado e é constituído de símbolos e convenções pré-impressos em colunas verticais.
Tem como vantagens a rapidez de preenchimento (uma vez que se trata de um formulário impresso padronizado), a clareza na apresentação e a facilidade de leitura.
O fluxograma vertical, também é denominado folha de análise, folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo, destinado a representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. 
OSM
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Fluxograma vertical
OSM
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Fluxograma sintético
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Fluxograma de blocos
DIAGRAMA DE BLOCOS
É o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos.
Utilizado para uma visualização rápida do processo. Pode ser horizontal ou vertical.
Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas.
Permite maior detalhamento , sendo capaz de exibir os fluxos alternativos
Permite estabelecer se o processo é positivo ou negativo
Possui uma maior variedade de símbolos (mais versátil)
É o mais utilizado pelas empresas para
Levantamento de processos existentes
Descrição de novos processos
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Fluxograma esqueleto
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Fluxograma de procedimentos
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Fluxograma descritivo
A elaboração do fluxograma descritivo é feita como se estivesse escrevendo, mas utilizando também símbolos que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira mais clara e precisa, bem como são capazes de representar as áreas e atividades envolvidas no processo.
OSM
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Fluxograma global
O fluxograma global ou de colunas possibilita uma melhor visão da interdependência de todas as atividades executadas pelas áreas envolvidas no processo em estudo, pois os órgãos aparecerem no topo das colunas, na sequência do processo.
O fluxograma global ou de colunas possibilita uma melhor visão da interdependência de todas as atividades executadas pelas áreas envolvidas no processo em estudo, pois os órgãos aparecerem no topo das colunas, na sequência do processo.
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Gabarito
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Simbologia
OSM
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Alguns símbolos possuem entradas, outros saídas e tem também os que possuem tanto entradas como saídas
Fim
Destruição de documento
A seqüência deve ser de cima para baixo, da esquerda para direita
Deve-se evitar o cruzamento de linhas no fluxo
Setores Envolvidos: Deve-se criar uma coluna para cada setor envolvido no processo
Na parte superior do fluxograma deve constar o nome do processo
Regras Básicas
OSM
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Conjunto de Documentos: (A) deverão ser representados pela sobreposição da simbologia de documento, ou (B) no caso de representar um grupo de documentos em que não háa necessidade de identificá-los
Nome do documento / número de vias: escrever o nome do documento na primeira vez que o documento aparecer no processo, e depois basta simplesmente colocar a sua sigla
(A)
(B)
SCP
Solicitação de Contratação de Pessoal (SCP)
1
2
3
1
2
3
Regras Básicas
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Definir quais os processos que serão fluxogramados
Identificar as unidades internas e/ou externas envolvidas no processo
Iniciar o levantamento dos dados, posicionando-o de acordo com a dinâmica do fluxo e identificando todos os documentos envolvidos no processo
Durante esse levantamento, deve-se anotar tudo o que julgar relevante para o seu desenvolvimento, como: falha, incoerência, idéias de melhoria, ou seja, pontos positivos e negativos
Após o levantamento conferir a diagramação com os entrevistados e com a chefia
Procedimentos 
OSM
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Premissas
É sempre possível descobrir uma melhor maneira de fazer qualquer trabalho, ou seja, é sempre possível melhorar um processo
O estudo da melhoria dos métodos de trabalho deve ser preocupação constante de cada um, ou seja, analistas, administradores e executores devem estar sempre atentos para a melhoria de seus processos, inclusive em relação ao uso da tecnologia
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Análise
Nada adianta implementar uma tecnologia que permita o gerenciamento de um processo sem antes analisá-lo e redesenhá-lo, pois, se o processo estiver desorganizado, apresentando desperdício de tempo e de recursos, teremos como resultado a gestão informatizada da bagunça
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Questões para Análise
Algumas perguntas que permitem analisar o processo:
Por que esta fase é necessária? Tem influência no resultado final da rotina analisada?
O que é feito nesta fase? Para que serve esta fase?
Onde esta fase deve ser feita? Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação?
Quando esta fase deve ser feita? A seqüência está na ordem correta?
Quanto tempo dura a execução desta fase?
Quem deve executar esta fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? Seria mais lógico que outra pessoa a executasse?
Como esta fase está sendo executada?
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Recomendações
Identifique, no início, que técnica de fluxograma irá utilizar
Simplificar processos não é somente eliminar passos
Seja detalhista no levantamento (cuide para não omitir nada)
Os processos não são isolados, identifique seus reflexos
É útil vincular a Análise de Processos ao estudo de Layout
Manuais são decorrência da Análise de Processos
Existem softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas
Windows
Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office
Linux
Kivio, DIA, OpenOffice.Org
OSM
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Verifica data de solicitação
Solicitação de adiantamento salarial (SAS)
Antes do dia 20 ?
Início
Processo: Adiantamento de salário
Funcionário
Departamento Pessoal
Seção de Pagamento
1
2
(SAS)
1
2
(SAS)
1
2
(SAS)
1
2
(SAS)
1
2
sim
não
(SAS)
2
Registra valor solicitado
Emite cheque
(SAS)
Cheque
2
Cheque
Fim
Exemplo
OSM
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Exemplo