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GUIA PRÁTICO: 
APRENDA COM 
ESCOLHER KPI PARA 
SEUS PROJETOS 
E OTIMIZE SEUS 
RESULTADOS
INTRODUÇÃO 3
O PODER DOS INDICADORES DE DESEMPENHO EM PROJETOS 6
OS KPIS MAIS IMPORTANTES PARA ACOMPANHAR 10
O PASSO A PASSO PARA ESCOLHER OS MELHORES KPIS 15
A FORÇA DA TECNOLOGIA PARA OTIMIZAR SEUS RESULTADOS 19
CONCLUSÃO 21
SOBRE A AEVO 23
INTRODUÇÃO
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INTRODUÇÃO
Os responsáveis pelos projetos dentro 
das organizações são constantemente 
cobrados por melhores resultados e 
maior produtividade, já que possuem 
orçamentos e recursos humanos limitados. 
Essa é a realidade de todas as empresas: é 
preciso fazer mais com menos.
Para garantir esses resultados, os projetos 
devem ser monitorados durante todo o 
ciclo de vida. E o desempenho de cada 
tarefa é mensurado para avaliação futura 
ou mesmo para possíveis adequações e 
otimizações de processos.
Assim, os indicadores de desempenho, 
ou KPIs, fazem parte do dia a dia das 
empresas e são utilizados para medir a 
performance das entregas. Ao escolher 
corretamente o KPI para seus projetos, 
você consegue otimizar os seus resultados 
e aumentar o retorno dos investimentos 
que a companhia realiza.
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INTRODUÇÃO
Com o uso dos indicadores de 
desempenho nos projetos, fica mais 
fácil reunir informações assertivas no 
tempo adequado para tomar as decisões 
necessárias, disparar ações ou promover 
a conscientização.
E assim, os processos ficam mais 
rápidos, eficientes, eficazes e ainda 
há o aumento da transparência 
e melhora na comunicação com 
maior compreensão dos resultados 
por todas as partes interessadas.
Somente com o acompanhamento da 
performance é possível avaliar se o 
projeto está alcançando as metas e os 
objetivos propostos. Com este guia, você 
vai aprender as principais informações 
relacionadas ao KPI e como otimizar os 
seus resultados. Boa leitura. 
O PODER DOS 
INDICADORES DE 
DESEMPENHO EM 
PROJETOS
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O PODER DOS INDICADORES DE DESEMPENHO EM PROJETOS
A sigla em inglês KPI significa Key Performance Indicator, que pode ser traduzida 
como indicador-chave de desempenho. Cada projeto tem os próprios indicadores, 
pelos quais o gestor consegue medir a performance em relação à meta.
E a partir deles, é possível avaliar o que deve ser melhorado para alcançar os 
objetivos da empresa. Confira mais detalhes a respeito:
ENTENDA A IMPORTÂNCIA DO KPI
Além de mensurar a performance de um projeto, os indicadores de desempenho 
auxiliam na troca de informações entre a equipe e as partes interessadas 
(stakeholders). Para os funcionários, o KPI é uma forma de aumentar o 
engajamento, já que eles saberão como o seu desempenho colabora no 
crescimento da empresa.
Para as outras partes interessadas, como clientes e diretoria, os indicadores são 
uma maneira mais tangível de apresentar os resultados alcançados. Não apenas 
em entregas feitas ou em atraso, mas quantidade de horas-homem necessárias, 
otimização de materiais e efeitos no custo e no prazo.
Sobretudo, o ponto fundamental dos KPIs é a oportunidade que eles fornecem 
ao responsável pelo projeto de tomar decisões em relação à mudança de rumo 
para adequação das entregas conforme as metas e objetivos.
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O PODER DOS INDICADORES DE DESEMPENHO EM PROJETOS
Por exemplo, para diretores ou clientes, em 
geral são apresentados KPIs primários, os 
que indicam de fato o desempenho em 
relação aos ganhos e objetivos da empresa 
de forma estratégica.
Para os supervisores e líderes de setor, 
os KPIs secundários detalham com 
maior profundidade que os anteriores, a 
performance das estratégias tomadas. 
Com essa análise mais próxima dos indicadores, 
é possível fazer adequação de rumo.Já para os 
membros da equipe, o ideal são os KPIs práticos, 
que vão mensurar as entregas conforme o 
objetivo de cada uma delas.
A seguir, vamos apresentar os indicadores 
de desempenho mais importantes 
para o seu negócio!
SAIBA A DIFERENÇA ENTRE 
KPI E MÉTRICAS
É comum pensar, no primeiro momento, que o KPI, por 
ser um indicador de desempenho, seja uma métrica. 
No entanto, esse pensamento é equivocado, porque a 
métrica é uma medição sem relação com o propósito 
da mensuração, com o objetivo do resultado.
Os KPIs, por outro lado, têm um objetivo claro de 
melhorar o negócio. Ou seja, a mensuração realizada 
por meio deles mantém o foco sempre na otimização 
de todas as atividades do projeto. Assim, é com o 
uso dos KPIs que o gestor conseguirá aumentar a 
produtividade com redução de custos e recursos.
TIPOS DE KPIS
A escolha do indicador de desempenho precisa 
levar em consideração o setor da empresa, a meta 
estipulada para as suas entregas e, principalmente, o 
interesse de quem receberá esta análise.
OS KPIS MAIS 
IMPORTANTES PARA 
ACOMPANHAR
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OS KPIS MAIS IMPORTANTES PARA ACOMPANHAR
De forma geral, cada projeto terá indicadores próprios, já 
que os seus objetivos são diferentes de outras iniciativas. 
Mas há alguns indicadores que todos os gestores precisam 
acompanhar com atenção para garantir que as metas 
sejam alcançadas, como prazo, custo e satisfação do cliente. 
Confira quais são os KPIs mais importantes tanto na 
perspectiva de resultados, como na de controle 
e de maturidade.
DESVIO DE PRAZO
Se o objetivo do projeto é aumentar a receita, um atraso 
atrapalha os novos faturamentos. Por outro lado, se a 
ideia for reduzir custos, perder o prazo significa ficar mais 
tempo gastando mais do que é necessário.
Assim, o desvio de prazo é um indicador fundamental de 
desempenho. É importante ter em mente ainda, que 
cada projeto tem um limite de atraso aceitável diferente 
do outro. Por isso, em geral, o desvio de prazo é 
apresentado como um percentual em relação ao 
tempo total de duração da iniciativa.
Essa mesma linha de raciocínio deve ser usada para cada 
tarefa. Dessa maneira, o gestor consegue controlar os 
pequenos atrasos e tomar medidas preventivas para 
garantir que o projeto termine no prazo.
DESVIO DE CUSTO
Assim como o prazo, nenhum projeto tem a expectativa 
de terminar com o gasto maior do que o orçamento. 
Logo, monitorar a performance dos custos é essencial, e 
pode representar a diferença entre continuar o plano ou 
suspender seu desenvolvimento.
O desvio de custo, nesse sentido, é um indicador que 
também deve ser apresentado como um percentual 
do valor orçado no planejamento. 
E da mesma forma que o prazo, o monitoramento dos 
custos deve ser feito rotineiramente tarefa a tarefa, para 
que seja possível manter a perspectiva de resultados e 
tomar decisões assertivas no momento correto.
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OS KPIS MAIS IMPORTANTES PARA ACOMPANHAR
SATISFAÇÃO DOS CLIENTES
É possível que mesmo projetos entregues 
no prazo e dentro do orçamento não 
atendam às necessidades ou expectativas 
dos clientes, e por isso não são 
considerados um sucesso. 
Ter um KPI para medir a satisfação deles, 
portanto, é o caminho para assegurar a 
aprovação do resultado.
Uma forma de fazer essa mensuração 
é utilizando formulários de pesquisa 
de satisfação, por exemplo o 
surveymonkey ou typeform. 
Na tabulação dos dados coletados, quanto 
maior o percentual de aprovação, melhor 
a posição do projeto em relação à 
satisfação do cliente.
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OS KPIS MAIS IMPORTANTES PARA ACOMPANHAR
DESVIO DE AVANÇO FÍSICO
Durante a execução, é importante 
monitorar o avanço físico das entregas, 
ou seja, como está o desempenho das 
atividades em comparação com o 
escopo planejado.Para isso, é utilizado o desvio de 
avanço físico, um KPI que tem uma 
relação bastante próxima com o desvio 
de prazo, uma vez que se uma entrega 
está abaixo do esperado em um 
determinado momento, isso indica um 
potencial de atraso.
Versátil e assertivo, pode ser bem 
utilizado em diversos níveis de 
controle de projetos, desde a análise 
macro para os KPIs primários até o 
microgerenciamento dos KPIs práticos.
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OS KPIS MAIS IMPORTANTES PARA ACOMPANHAR
ÍNDICE DE DESEMPENHO 
DE FORNECEDORES
As entregas de fornecedores ou parceiros podem 
ser gargalos críticos, se tornando parte fundamental 
do escopo. Tendo isso em vista, se o seu projeto 
tem dependência de fornecedores, você precisa 
monitorar de perto o desempenho deles.
Para isso, é preciso identificar os pontos relevantes 
para o cliente e avaliá-los periodicamente como se 
fizessem parte da sua própria companhia. Uma forma 
de aumentar o engajamento dos seus parceiros é 
atrelar o desempenho deles a bônus ou penalidades 
conforme o resultado atingido.
MATURIDADE ORGANIZACIONAL 
EM GESTÃO DE PROJETOS
Quanto maior o nível de maturidade de uma 
organização para gerenciar os seus próprios 
projetos, melhores são os resultados alcançados 
em cada iniciativa. 
Essa é a razão primordial para ter um KPI 
quantificando numericamente a maturidade da sua 
empresa em relação ao gerenciamento.
Inclusive, existem modelos de pesquisas como Prado 
MMGP, que fazem uma correlação direta entre a 
evolução do nível de maturidade com a melhoria dos 
resultados e a redução nos desvios de custo e de prazo.
QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE
Por fim, mas não menos importante, os 
funcionários são parte imprescindível no sucesso 
do projeto e da organização. 
Afinal, são eles que vão criar os processos e as 
entregas para os clientes. Sendo assim, eles não 
podem deixar de ter um indicador de 
desempenho próprio.
Um possível KPI para mensurar a qualificação da 
equipe é o número ou percentual de profissionais com 
expertise nos assuntos necessários aos projetos
O PASSO A PASSO PARA 
ESCOLHER OS MELHORES 
KPIS
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O PASSO A PASSO PARA ESCOLHER OS MELHORES KPIS
Agora que você já conhece os tipos de KPIs 
existentes, aprenda como escolher os 
melhores indicadores de desempenho 
para os seus projetos.
TENHA UM OBJETIVO 
CLARO EM MENTE
Conforme dito anteriormente, os indicadores 
de desempenho se diferenciam das métricas 
por terem uma meta. Para escolher o melhor 
KPI e mensurar corretamente a performance 
do projeto, você deve ter o foco claro do que 
se pretende alcançar.
SELECIONE INDICADORES 
ALINHADOS COM AS METAS
Além dos objetivos do projeto, os KPIs precisam 
levar em conta as metas da corporação. 
Lembre-se de que uma iniciativa é parte 
do negócio como um todo e tem um papel 
específico no desenvolvimento da empresa.
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O PASSO A PASSO PARA ESCOLHER OS MELHORES KPIS
ESCOLHA KPIS COM 
CARACTERÍSTICAS OBRIGATÓRIAS
Todo indicador de desempenho precisa ser 
mensurável e quantificável. Do contrário, a sua 
métrica não serve para monitorar a performance. 
Entre as características obrigatórias dos KPIs estão 
a capacidade de medir, avaliar e oferecer resultados 
sólidos e úteis para a tomada de decisão.
AVALIE AS CONSEQUÊNCIAS 
DA ESCOLHA DOS KPIS
Utilizar um indicador de desempenho sem 
considerar como ele pode afetar outros 
aspectos da performance do projeto é 
um risco desnecessário e que pode ser 
evitado com uma abordagem sistemática 
da escolha do KPI. Por isso, avalie os efeitos 
da mensuração de cada indicador antes de 
colocá-lo em prática.
TENHA UMA LISTA CONCISA 
DE INDICADORES
Manter muitos KPIs pode ser contraprodutivo. 
Portanto, tenha uma quantidade pequena de 
indicadores, que sejam eficazes e produzam os 
dados cruciais para as tomadas de decisão. Em 
geral, ter de 5 a 9 indicadores é o suficiente para 
manter o foco nos resultados.
DETERMINE INDICADORES 
REATIVOS E PROATIVOS
Os KPIs reativos ajudam a avaliar o desempenho 
já capturado e a decidir se são necessárias 
intervenções ou ações corretivas, de forma a 
evitar recorrência.
Já os indicadores proativos apontam a direção 
em que a empresa está se movendo e, por isso, 
são considerados como geradores de negócios. 
Estes KPIs servem como alerta para tomada de 
ações preventivas.
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O PASSO A PASSO PARA ESCOLHER OS MELHORES KPIS
EVITE SE PERDER NO JOGO DOS NÚMEROS
Muitas vezes, as mensurações trazem números mais próximos do microgerenciamento, de cada tarefa individualizada e tornam difícil 
avaliar o negócio de forma ampla. Ou seja, o responsável pelo projeto precisa ficar atento para não se envolver no jogo dos números e se 
perder do objetivo e das metas.
A FORÇA DA TECNOLOGIA 
PARA OTIMIZAR SEUS 
RESULTADOS
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 A FORÇA DA TECNOLOGIA PARA OTIMIZAR SEUS RESULTADOS
A maior aliada dos gestores no processo de melhorar 
os resultados é a tecnologia, e não apenas os e-mails 
compartilhados entre a equipe ou os modelos de 
mensuração apresentados anteriormente.
Em outras palavras, os responsáveis por gerenciar 
projetos precisam de tecnologias que economizem tempo, 
simplificando a entrada de informações e agilizando a 
análise dos dados. Também é importante aumentar a 
transparência da comunicação com as partes interessadas.
Nesse contexto, os softwares de gestão de projetos 
auxiliam os gestores com todas as informações disponíveis 
em um ambiente integrado. Consequentemente, 
essas ferramentas reduzem custos, perdas de tempo, 
retrabalhos e conduzem o projeto para o sucesso.
De forma simplificada, é possível planejar os projetos, 
controlar a execução, analisar e até mesmo recuperar 
os desvios em relação às metas com planos de ação. Isso 
tudo ocorre porque um sistema de gestão fornece uma 
visão completa das atividades e entregas, com maior 
controle dos fatores críticos.
CONCLUSÃO
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CONCLUSÃO
O sucesso dos projetos está atrelado 
à capacidade do gestor de avaliar o 
desempenho da estratégia adotada em 
relação ao que foi planejado para cada 
iniciativa. Com a escolha correta doKPI 
para seus projetos, ele terá uma visão mais 
clara de como está percorrendo esse caminho.
Muitas empresas não conseguem 
implementar um sistema de medição de 
desempenho e, sem KPIs para determinar a 
performance dos projetos, atingir a meta se 
torna uma questão de sorte e adivinhação.
Ao colocar em prática o conhecimento 
adquirido com este guia prático, você 
conseguirá melhorar os resultados da 
empresa e aumentar o retorno dos 
investimentos. Além disso, ficará mais fácil 
gerenciar os projetos com orçamento e 
recursos humanos limitados por meio dos 
indicadores de desempenho.
A AEVO é uma organização criada há 10 anos a partir 
da Time-Now Engenharia, uma empresa de gestão de 
projetos industriais com 20 anos de história.
Focada em softwares inovadores de gestão, a empresa 
tem sistemas para gerenciamento de projetos e 
gestão de inovação corporativa para empresas de 
todos os portes e segmentos. Nesse caso, destaca-se 
o AEVO Project, uma solução que facilita a gestão de 
portfólios de projetos, permite o acompanhamento 
deles por meio de gráficos/indicadores e facilita a 
análise crítica de processos. Tudo isso no modelo SaaS 
(Software as a Service), ou seja, uma solução na nuvem
Quer saber mais sobre nós? Confira nosso site!
SOBRE SUA EMPRESA
SOBRE A AEVO
	INTRODUÇÃO
	O poder dos indicadores de desempenho em projetos
	Os KPIs mais importantes paraacompanhar
	O passo a passo para escolher os melhores KPIs
	A força da tecnologia para otimizar seus resultados
	CONCLUSÃO
	SOBRE A AEVO