Fluxograma

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Fluxograma é um mapa visual onde é mostrado as atividades e   funções, através de simbologias,  dentro de uma cadeia de processos com inicio e fim determinados. Estemapa visual é responsável por mostrar o conjunto de  atividades padronizadas e coordenadas que envolve os sistemas, comunicação,estrutura e  funções   tendo como  finalidade tornar este conjunto de atividades um trabalho repetitivo e pertencente aos recursos da empresas, resultando no aprendizado organizacional.
A maioria dos problemas de vendas, finanças, Marketing, Planejamento, na realidade, são problemas de processos, por isso, o fluxograma é vital para as organizações. O fluxograma transmite informação, significados e compreensão, eliminando barreiras entre emissor receptor, criando um trabalho, ordenado e seqüencial entre os setores das organizações.
Podemos destacar o fluxograma como: Simples, Vertical, Descritivo FluxogramaMultifuncional, o mais utilizado.
Fluxograma Simples
Este não utiliza qualquer simbologia que identifique a operação, apenas uma estrutura em etapas seqüenciais mostrada num gráfico. Este fluxograma é utilizado em processos gerais, onde as pessoas compreendam sem precisar de conhecimento em simbologias.
Fluxograma  vertical
Tem simbologias simples que permitem uma leitura técnicas das etapas seqüenciais, este é usado em atividades que necessitam de facilidade de leitura e não sejam complexos.
Fluxograma Descritivo
Este descreve as atividades dentro de módulos seqüenciais, ou seja, a rotina de trabalho é descrita passo a passo facilitando sua leitura e  entendimento.
Fluxograma Multifuncional
Este tipo de fluxograma permite uma visão global do processo através de funções seqüenciais, com inicio e fim determinados. O uso de simbologia e as múltiplas funções que envolve o processo são as principais característica de fluxograma. Como este é o mapa mais completo vamos trabalhar com ele.
Criando e implantando um fluxograma
A primeira coisa a se fazer é separar o processo por setores.
Exemplo: Numa loja de calçados a vendedora Ana vende um produto, vai até o estoquista chamado Marcos e solicita o calçado vendido, espera ele achar e lhe entregar o calçado, vai até o caixa, solicita a Maria que receba em forma de pagamento (Conforme negociado) que  emite nota fiscal. Ana Coloca o produto na caixa e entrega o cliente, venda finalizada.
Este processo de venda é muito simples, porém, percebemos que as funções estão centradas nas pessoas, isto não é legal, pois a Ana pode sair da empresa, outra vendedora pode ser contratada e ter que fazer igual a Ana, e se ela faz suas tarefas de modo errado? Os novos funcionários terão que aprender errado?Por isto, deve-se separar as funções por setores. 
No caso da sapataria ficaria assim: Setor de vendas, setor caixa/Fiscal e Estoque. Outro inibidor de desempenho que percebemos são  as atividades sobrecarregadas da Ana e a ociosidade de Marco e Maria.Com isto, a vendedora passa bom tempo do processo em questões burocrática em vez de estar vendendo, nisto a empresa perde e os funcionários também.
Vamos criar um fluxograma Multifuncional deste processo.
Agora, todo o processo está separado por setor, a vendedora não está sobrecarregada, e o estoquista e caixa estão com responsabilidades no processo de vendas. Quando um fluxograma for implantado numa organização, precisa de preparação e amadurecimento, pois existe,  vários inibidores de mudanças que inviabilizam qualquer projeto sem que este tenha preparação. Por isto, a implantação exige três fases: Informação, Coordenação e reformulação.
Informação
Quando um processo é padronizado através de um papel e os funcionários sabendo que terão que fazer coisas que não lhe agradam, é certo, o gestor terá forte resistência a mudança. Por isto, antes de implantar o projeto deve-se comunicar cada setor envolvido sobre suas novas funções e responsabilidades, também é importante expor os benefícios da organização do trabalho a intenção é repassar que as mudanças são conseqüências do esforço deles, assim o gestor terá aliados para seguir em frente. É importante comunicar que vai ser trabalhoso, durante o começo tudo será difícil , mas com desempenho deles as coisas irão melhorar.
Coordenação
É certo, as pessoas não ficarão olhando para um papel para fazer seu trabalho, na verdade até terão raiva dele ou o jogarão na gaveta. Por isto, o gestor deve ter a visão de todo o processo e direcionar as pessoas a fazer suas funções, este é um período em que as pessoas tentaram burlar o processo e  é aí que aparece os erros. Ter o controle das ações dos funcionários sempre sinalizando  e corrigir quando alguém tentar fugir do padrão é dever do Administrador. Terá momentos em que o gestor terá que chamar certos funcionários para conversar e ter que ser duro. Isto acontece em processos complexos ou em empresas que tenham funcionários veteranos que tenha autoridade  de gestor, mas que ocupam cargo operacional. O acompanhamento é fundamental para o alcance dos resultados.
Reformulação
Todo processo, mesmo que sejam criados por consultorias e especialistas terão o período de teste, e serão adaptados ou reformulados, até mesmo inviabilizados. Por isto, todos envolvidos precisam saber que o processo está sujeito a alterações e isso é normal. Se os funcionários não tem essa informação eles  acabam perdendo a credibilidade no projeto.
Por fim, o programa utilizado é o de menos, o mais importante é o conceito de estrutura e de desempenho através de fluxos de processos é isto que o administrador deve saber para fazer um bom fluxograma e implantar numa empresa. O programa que eu utilizo é o Microsoft Visio que pode ser baixado pela internet. Mas, nada adianta ter fluxogramas bons e a comunicação falha e estrutura desequilibrada. O segredo é saber levar o conjunto dos recursos ( pessoas, processos, dinheiro, tecnologia) de modo simples e direcionado aos resultados.
Técnicas para estudo e avaliação do Controle Interno
 24 de dezembro de 2017  admin
Ao executar uma avaliação do sistema de controles internos dos processos operacionais de uma empresa, a finalidade primordial é a crítica sobre os procedimentos adotados e os controles exercidos, visando a concluir sobre sua eficácia e considerando o objetivo apresentado e o tipo de negócio exercido pela organização.
É nesta fase que o fluxo do processo é elaborado, documentado os procedimentos executados, os objetivos e os riscos envolvidos, assim como os controles responsáveis pelo suporte de sua eficácia. A devida documentação do processo será imprescindível à execução da segunda fase de execução da avaliação dos controles internos.
Fluxogramas:
Técnica de fluxograma é a representação gráfica que apresenta um trabalho em sequência, de forma analítica, de um produto ou de um documento, caracterizando as operações, os responsáveis ou as unidades organizacionais envolvidas no processo.
A utilização das técnicas de fluxograma nos trabalhos de identificação, mapeamento e avaliação de controles internos objetiva os seguintes aspectos:
• Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
• Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
• Facilitar a leitura e o entendimento;
• Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
• Maior flexibilidade e melhor grau de análise;
• Evidenciar a sequência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos  ou procedimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos;
• Mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas.
As vantagens para o uso do fluxograma nas empresas e organizações nos trabalhos de auditoria possibilitam:
• A simplificação do trabalho pela eliminação, combinação e redefinição de fases ou passos, apresentação do real funcionamento de todos os componentes de um método administrativo;
• A visualização, localização, correção e eliminação dos movimentos desnecessários, possibilitandoa apresentação de uma filosofia de administração;
• O estudo, a correção e a obtenção da melhor sequência das fases necessárias, possibilitando a visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões;
• À chefia aplicar, de forma mais eficiente, as normas e as instruções definidas, assim como propiciar o levantamento e a análise de qualquer método administrativo;
• Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm o objetivo de evidenciar o início ou a origem, o processo e o destino da informação ou componente de um sistema administrativo.
• Os símbolos convencionais são padronizados e representam situações correntes da rotina. O cuidado com a omissão de um passo pode acarretar prejuízo no resultado final do estudo.
• Não se esqueça que uma rotina não existe de uma forma padronizada, salientando que é conveniente vincular o estudo da rotina a um estudo do arranjo físico, leiaute.
Ao desenvolver as técnicas de fluxograma, a cada detalhe observado aplicam-se as seguintes perguntas:
Recomenda-se, ao desenvolver as técnicas de fluxograma, eliminar passos para a simplificação.
• Por que – esse sistema é necessário? Pode-se eliminar o sistema, o processo ou os passos?
• O que – é feito? Quais os passos? Estão todos eles incluídos?
• Onde – deve isso ser feito? Pode ser feito em outro lugar?
• Quando – deve ser feito? Pode ser combinado ou simplificado? É feito na referência correta?
• Quem – deve executar a tarefa? Outra pessoa pode executá-la melhor? 
Quem manipula é a pessoa correta?
• Como – está sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento diferente?
• Quanto – de volume de trabalho está envolvido? Pode ser reduzido? Precisa de aumento?
• Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm o objetivo de evidenciar o início ou a origem, o processo e o destino da informação ou componente de um sistema administrativo.
• Os símbolos convencionais são padronizados e representam situações correntes.
Fonte: Conteúdo extraído do livro didático do Curso Online Auditoria Interma, Controle Interno e Gestão de Riscos(Professores Ibraim Lisboa e José Marcos Tesch)
https://auditoriaoperacional.com.br/tecnicas-para-estudo-e-avaliacao-do-controle-interno/
http://www.administracaobrasil.com/2014/04/o-que-e-e-como-fazer-um-fluxograma-e.html