Passo a passo para fazer uma migração de dados eficiente

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Passo a passo para fazer uma migração de dados eficiente
Postado por Author Positivo Tecnologiaem 27 de setembro de 2017Comentários 
A migração de dados de uma empresa é uma operação delicada e muito importante. Geralmente, ela será uma etapa de um processo de implementação de um novo sistema ou tecnologia, como a nuvem, mas precisa ser realizada com muitos cuidados, pois erros aqui custam muito caro para a empresa.
Cada tipo de projeto de migração de dados tem suas peculiaridades, que variam de acordo com as tecnologias envolvidas e os dados em si. Mas, independentemente do cenário, é fundamental adotar algumas boas práticas para evitar atrasos e a tão temida perda de dados.
Neste artigo, explicaremos como a migração de dados deve ser feita e quais são as melhores práticas para essa operação.
Por que fazer a migração de dados?
A demanda por uma migração de dados, normalmente, está associada com a implementação de um novo sistema, que por si só já é um processo complexo e extenuante para o time de TI. Quando uma nova tecnologia é implementada, é muito importante realizar a transferência do sistema legado para garantir a continuidade do trabalho na empresa.
Essa atualização será motivada por alguma razão. E a mais usual é a simples incapacidade do sistema atual de suportar as demandas da empresa, seja pelo armazenamento lotado, pelo processamento insuficiente ou por novas necessidades da organização que não haviam sido escopadas quando esse sistema foi implementado.
Além dessa necessidade de escalar o sistema para evitar que a tecnologia se torne um gargalo para o crescimento da empresa, também é comum que a atualização surja por simples defasagem tecnológica, que é quando o sistema legado já não oferece mais segurança e apresenta problemas de desempenho.
Problemas e custos com manutenções também podem motivar uma atualização de sistemas, assim uma modernização para conquistar uma vantagem competitiva no mercado.
E quando duas empresas passam a compartilhar um mesmo sistema, como em uma fusão ou aquisição, também é necessário realizar uma migração de dados para o sistema que será padronizado.
Como se preparar para a migração de dados?
Antes mesmo de elaborar o projeto da migração de dados, é preciso compreender algumas premissas que vão guiar esse planejamento. O primeiro passo é compreender se o cenário envolve uma migração imediata, também chamada de Turn Key ou ser ela será realizada em fases.
Uma migração no sistema Turn Key é, como o próprio nome indica, como uma virada única de chave: a migração é feita toda de uma vez, o que amplia os riscos, mas reduz o tempo do projeto. É importante destacar aqui que o impacto nas equipes também será maior, mais será necessário treinar todos de uma só vez no novo sistema.
Já a migração em fases é um processo mais lento, mas que minimiza riscos ao dividir a execução em etapas e implementar o novo sistema para um grupo menor. Essa alternativa costuma ser mais suave, mas nem sempre é possível por razões de orçamento e urgência de um novo sistema.
Outras premissas que devem ser avaliadas é a importância das aplicações e quanto tempo uma empresa pode operar sem elas. Algumas vezes, pode ser preciso migrar os dados fora do horário comercial para não gerar indisponibilidade no sistema, por exemplo.
Por fim, é necessário definir quais serão as novas tecnologias e as infraestruturas que receberão os dados e como esses sistemas de integração com os elementos que não serão alterados, por exemplo, os computadores desktop dos colaboradores ficarão.
Como planejar um projeto de migração de dados?
Uma vez que as premissas tenham sido estabelecidas, é hora de planejar a migração de dados efetivamente.
Um bom planejamento significa uma execução ágil e limpa, sem erros ou obstáculos inesperados que possam atrasar ou comprometer os dados migrados.
Uma dica aqui é, na hora adquirir equipamentos ou contratar serviços que envolverão a migração de dados, optar por possibilidades que já oferecem essa transição, ou, pelo menos, um suporte significativo para o processo.
O projeto de migração de dados precisa detalhar quais tecnologias serão utilizadas, quais profissionais são responsáveis por cada parte do projeto e, claro, quais dados serão migrados.
Com todas as informações a mão, é hora de começar o planejamento efetivo, definindo primeiro o escopo do projeto, quais os prazos e quais tarefas serão necessárias para a execução.
É muito importante estabelecer um cronograma que terá datas limites para a aquisição da infraestrutura necessária para a migração de dados, a montagem de ambientes de desenvolvimento para testes e homologação, o treinamento das equipes no novo sistema e, claro, o dia efetivo em que a migração em si começa a ser executada.
Nesse planejamento, faça o detalhamento dos custos envolvidos com uma pequena folga, já que riscos podem afetar o andamento do projeto e, na área de tecnologia, são muitos os imprevistos envolvidos.
Mas para não ficar refém das incertezas, tenha junto do planejamento desse projeto um mapeamento e uma avaliação dos principais riscos que podem afetar essa atividades, com planos de resposta preparados para eles.
Por fim, lembre-se de trabalhar a transparência durante essa execução. Todas as partes interessadas (stakeholders) precisam estar cientes de como a mudança afetará suas rotinas e interesses. Isso reduz a chance de que dados importantes sejam perdidos pelo caminho.
Para efetivar isso, invista em uma boa estratégia de comunicação que alcance, especialmente, as pessoas que utilizam o sistema legado no cotidiano e serão diretamente impactadas pela nova tecnologia.
Quais os principais desafios da migração de dados?
Apesar da complexidade que envolve a transferência de dados de um sistema legado para outro atualizado, a parte técnica não é o principal desafio dessa tarefa. Como é usual na TI, os principais desafios da transição estão relacionados ao elemento humano.
Muitas pessoas apresentam resistência aos novos sistemas, pois a migração tira os colaboradores de uma zona de relativo conforto e modifica as suas rotinas. Por essa razão, é muito recomendado, sempre que possível, fazer a migração em etapas, para mitigar essa insatisfação e dar tempo para que a comunicação e os treinamentos surtam efeito.
Normalmente, um novo sistema envolverá novos processos e ajustes no operacional da empresa. É fundamental saber como lidar com isso e garantir que todos envolvidos compreendam o valor do avanço tecnológico.
Do ponto de vista técnico, o principal obstáculo a ser superado é a forma que os dados serão tratados durante a migração. O mais comum é que um novo sistema não trate nem considere os dados da mesma forma que o legado.
Por isso, é crucial estabelecer os critérios que vão organizar as informações durante essa adaptação, para evitar que elas sejam esfaceladas na transição e percam o seu valor.
E agora que você já sabe como fazer um projeto para a migração de dados, que tal entrar em contato com a gente e descobrir como nossas tecnologias podem simplificar esse processo? Esperamos você!
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As melhores práticas para estruturar um projeto de migração de e-mail
Publicado por Lucas Marin em 9 de setembro de 2015 
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Independente do porte da empresa e a quantidade de caixas de e-mail que ela possua, o histórico de mensagens trocadas pelos funcionários, diretoria e demais colaboradores é algo muito valioso para a realização de operações do dia-a-dia. Muitas informações estão salvas no e-mail da empresa, coisas que facilitam procedimentos e poupam tempo.
Por isso, quando se opta por um programa de migração de e-mail, o planejamento é essencial para que surpresas não apareçam no meiodo processo. No artigo de hoje nós listaremos alguns itens que devem ser verificados antes de um projeto de migração de e-mail ser executado:
Pergunte sobre a escalabilidade da hospedagem do seu novo fornecedor
Crescimento é algo que está sempre na mira de empreendedores, empresários, gestores e etc. Logo, se uma empresa pretende se expandir, aumentar o quadro de funcionários, logo o número de caixas de e-mail também precisará ser ampliado. Por esse motivo, é necessário verificar com o fornecedor responsável pelo processo de migração, caso seja necessário, se a empresa conseguirá criar diversas caixas de e-mail mantendo as configurações padrões e garantindo a segurança, isso sem custos exorbitantes e complicações demasiadas.
Questione sobre as expectativas de disponibilidade, bem como downtime do serviço
Antes de implantar uma migração de e-mail dentro de uma empresa, é necessário verificar as taxas de serviço do fornecedor. Realizar um planejamento adequado, com as informações necessárias para que haja o calculo de custos e se eles serão viáveis para a instituição. Esta etapa é fundamental para evitar prejuízos futuros e gastos inesperados que não estavam dentro do orçamento inicial.
Esteja certo de que o e-mail possui serviço de backup
Desastres e falhas estão sempre sujeitos a acontecer, sejam eles naturais ou cometidos por falhas humanas. O fato é que a necessidade de estar preparado para contratempos é mais do que importante, é praticamente obrigatório. Por isso, antes de escolher um fornecedor para sua migração de e-mail, certifique-se de que ele possui serviço de backup, para que suas informações estejam protegidas e seguras de forma eficaz, sem maiores riscos e complicações.
Pergunte ao seu novo fornecedor se e quem irá realizar a migração do conteúdo das caixas postais da sua empresa para a nova infra-estrutura de e-mail. É comum entre os provedores se isentar desta responsabilidade ou cobrar altos custos aos clientes para realizar atividades técnicas de Setup do ambiente de hospedagem. Verifique se o fornecedor irá assumira esta responsabilidade e os eventuais custos ou se precisará contratar outro fornecedor para realizar este serviço, fato que poderá gerar dificuldade de gerenciamento do SLA de suporte no período da migração.
Para migrar um servidor de e-mail corporativo, é importante certificar-se da competência da empresa que realizará o processo e ter em vista que todo o histórico de e-mails, configurações e regras de acesso e de colaboração foram salvos, ou, caso contrário, podem ser perdidos de forma definitiva. Para evitar esse risco, existem algumas precauções que podem e devem ser tomadas, como a prática de coexistência de domínios, que garante a integridade e funcionamento do e-mail enquanto a empresa passa por processo de migração de provedor. Além disso certifique-se que seu novo fornecedor e o ambiente que hospedará seus e-mails atenderão tecnicamente caso precise realizar integrações com o seu ambiente corporativo ou automatizar tarefas (Active Directory, Single sign on, Webservices etc.) que ajudarão a melhorar o desempenho no dia a dia da sua empresa.
Atente-se quanto à capacitação dos profissionais e qualidade das tecnologias
Opte sempre pela qualidade durante um processo de migração de e-mail e esteja sempre atento. Considere todos os pontos do fornecedor e examine cada serviço que ele oferece. Uma equipe capacitada é um dos fatores mais importantes, já que ela será responsável pelo andamento de sua migração e também por atendimentos posteriores em caso de falhas ou problemas iniciais que por ventura possam aparecem. Analise se eles serão capazes de fornecer um atendimento rápido e eficaz, além de cordial, isso é primordial. Atentar-se as tecnologias oferecidas também é um fator muito relevante. Procure saber quais as tecnologias mais avançadas e eficientes e quais mais se encaixam no perfil e porte da sua empresa, para que não existam equívocos e futuramente não haja aumento dos custos.
A Skymail tem o respaldo das melhores tecnologias do mercado e de uma equipe formada por especialistas para garantir que a experiência de migrar o e-mail seja a melhor possível para sua empresa.
Afinal, você sabe como fazer a migração de data center?
O data center migration, ou migração data center é o processo de transferência dos dados e dos serviços corporativos de TI, como e-mail, ERP ou CRM, para um novo ambiente. Isso pode acontecer para garantir mais disponibilidade, escalabilidade, performance, segurança ou redução de custo para a área.
Contudo, se a migração de data center não for bem planejada, todas as vantagens esperadas com o novo serviço podem ser perdidas ou obtidas apenas parcialmente. Por isso, listamos 8 cuidados que devem ser considerados nas etapas de planejamento, preparação e migração do data center. Continue lendo e confira cada uma deles!
Mapeie o ambiente atual
Algumas equipes de TI perdem a visibilidade sobre toda a infraestrutura e aplicações utilizadas pelos diversos departamentos de sua empresa. Ao criar um inventário, descobrem que alguns servidores são subutilizados, enquanto outros estão sobrecarregados. Em outros casos, criam uma infraestrutura baseada nas necessidades de cada departamento, o que quase sempre significa ativar, modificar e investir de maneira desordenada.
Por isso, o primeiro passo é mapear tudo o que é usado e como cada equipamento é utilizado no atual ambiente de TI. Em seguida, determine se todo o data center será migrado ou se alguns serviços serão mantidos na atual estrutura.
Crie um inventário de aplicações
Outro passo essencial é determinar quais são as aplicações usadas em cada área de sua empresa. Com o avanço do modelo Software as a Service (SaaS), várias rotinas departamentais passaram a ser executadas em sistemas em nuvem. Com isso, aplicações departamentais que utilizavam a infraestruturalocal passaram a ser mantidas apenas para consultas de dados do passado ou para realizar uma tarefa simples.
Ou seja, crie um inventário das aplicações e avalie com os usuários quais são as tarefas realizadas em cada um. Em seguida, questione os gestores se os serviços duplicados podem ser desativados para otimizar os custos.
Defina a criticidade de cada informação e sistema
Nesta etapa, o objetivo é responder as questões: o que será movido para um data center terceirizado (físico ou em nuvem)? O que será migrado para novos servidores internos? Quais sistemas em nuvem serão integrados a esses ambientes? Como será construída a comunicação entre os diversos softwares e ambientes?
Algumas empresas têm regras específicas de compliance que precisam ser observadas nessa etapa. Outras aproveitam o projeto de migração de data center para estabelecer um novo modelo de relacionamento com as informações críticas do negócio. De qualquer forma, é fundamental entender como a comunicação entre os sistemas ocorrerá para mitigar possíveis riscos e falhas de segurança.
Projete o futuro
Até agora, o gestor de TI estava debruçado sobre a atual realidade de sua área e ferramentas de monitoramento já poderiam responder a boa parte de seus questionamentos. No entanto, também é necessário pensar nas demandas futuras e no crescimento projetado para o negócio.
Por exemplo, observe o atual ritmo de crescimento dos dados, da capacidade de processamento, do espaço de armazenamento e da adoção de novos sistemas. Em seguida, questione sobre os planos de digitalização e de transformação digital do negócio e dimensione o novo ambiente pensando nessas futuras demandas.
Mais que contratar o novo ambiente com a capacidade total necessária, desenhe quais serão os gatilhos que dispararão a ampliação do ambiente e, principalmente, valide se daria para criar um ambiente escalável com uma nuvem híbrida, por exemplo.
Procure as alternativas para cada necessidade
Uma vez dimensionados os principais aspectos de seu ambiente é hora de buscar as alternativas para cada serviço ou demanda de seu negócio. Considere que cada serviço tem características própriasque podem ser otimizadas em determinados cenários. Por exemplo, o sistema ERP de uma consultoria poderia ficar ativado apenas durante a jornada de trabalho e sua instalação em nuvem poderia otimizar os custos de TI.
Também avalie a estabilidade do futuro serviço. Se estiver em dúvida, peça uma prova de conceito (POC) antes de definir o fornecedor dos serviços.
Caso a migração de data center envolva apenas a realocação dos atuais hardwares em outra sala ou prédio, avalie se o transporte das máquinas é viável ao pensar em sua idade, performance e histórico de manutenções.
Teste sua futura rede
Muitos gestores de TI se equivocam ao copiar a atual estrutura de rede e replicá-la durante a migração do data center. A mera cópia ou reaproveitamento do cabeamento, sistema de rede e infraestrutura pode transferir os atuais problemas de performance para o novo local.
Por isso, pense no layout do futuro local, faça o cabeamento apenas uma vez, não economize com conectores e cabos de qualidade duvidosa, configure corretamente cada equipamento da rede e teste a comunicação nos mais diversos pontos.
Estabeleça o plano de migração
O plano de migração de data center deve contemplar como os equipamentos, as aplicações e os arquivos serão movidos para o novo espaço. Em alguns casos isso significa transportar os hardwares, em outros pode indicar uma transferência de dados para a nuvem e necessitar de conexões de internet mais robustas. Por fim, existem projetos de migração que exigem uma combinação de estratégias.
Em todos os casos, avalie qual o tempo de indisponibilidade dos sistemas, planeje o período do ano ou mês mais favorável para a migração e opte pelas metodologias que mitiguem mais riscos e aumentem a segurança dos dados da empresa.
Conte com um parceiro
A migração de data center é considerada como um dos projetos mais temidospelos gestores de TI. Poucos já participaram efetivamente desse processo, além disso, na maioria dos casos há imprevistos que podem aumentar consideravelmente o tempo de indisponibilidade ou a performance do novo local. Por fim, o tempo gasto no apoio das operações diárias costuma inviabilizar o planejamento dos detalhes da migração.
Por isso, conte com um parceiro experiente em projetos de migração e na estruturação de ambientes híbridos. A consultoria de TI poderá se responsabilizar pelo desenho do plano, diagnóstico da infraestrutura, execução do planejamento e teste do novo ambiente. Ao gestor, caberá tarefas pontuais e validação dos aspectos críticos do processo.
Um bom planejamento, uma equipe treinada e o apoio de um bom parceiro de TI são fundamentais para garantir o sucesso do projeto de migração de data center. Sem os cuidados aqui apresentados, a empresa ficará exposta a riscos como perda de dados, problemas de performance no novo ambiente, replicação de problemas atuais e vulnerabilidades de segurança na nova rede.
Seguindo estas dicas, você acredita que seu projeto de migração de data center teria maior possibilidade de sucesso? Quer conhecer outras boas práticas de gestão de TI? Então assine a nossa newsletter e receba nossas atualizações em sua caixa de e-mail!
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Escopo de projeto: passo a passo para iniciar um projeto sem erro
08/06/18 
Robson Camargo 
Gerenciamento de Projetos 
Escopo de projeto: passo a passo para iniciar um projeto sem erro
8/6/2018
Robson Camargo
 
Quando um gerente de projeto assume um novo job, uma de suas atribuições é garantir que todo o ciclo de vida relacionado àquele trabalho seja cumprido de forma eficaz e mapear tudo o que deve ser feito para um resultado satisfatório. Para que isso ocorra, é preciso esmiuçar cada parte de um projeto, a começar pelo escopo de projeto.
O escopo de projeto define tudo que deve ser concluído durante a realização da empreitada. Está na fase inicial, de planejamento. É hora em que tudo é definido. Para começar bem, o gerente de projetos precisa estar no controle de tudo, atento aos detalhes, porque isso vai contar muito no resultado final.
O que é escopo do projetos, pelo PMBOK® (Project Management Knowledge), que é o guiaguia das melhores praticas do gerenciamento de projetos publicado pelo PMI® (Project Management Institute), pode ser definido como os processos necessários para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o necessário, para terminar o projeto com sucesso.
O que é escopo do projeto?
O escopo de um projeto é a soma de todos os recursos e etapas necessárias para se chegar a um resultado esperado, preferencialmente, com sucesso. Define o produto final a ser entregue ao cliente por um determinado tempo e com o orçamento especificado. É uma descrição detalhada de tudo que é imprescindível pra alcançar os objetivos.
Se você perguntasse o que caracteriza o escopo do projeto? A resposta seria o trabalho que deve ser realizado para entregar o que foi contratado.
Além disso, o escopo de projeto também define os limites do trabalho, permitindo que os membros da equipe avaliem com precisão o que é e não faz parte do esforço necessário.
O escopo de projeto é crítico porque, sem ele, os gerentes de projetos não teriam como saber horas, custos ou mão de obra que estão envolvidos em um projeto
Como fazer escopo de projeto?
A gestão do escopo é dividida em algumas fases. O desenvolvimento do escopo do projeto é a fase inicial do processo de planejamento. Esse momento é quando é realizada a criação de um plano de gerenciamento do escopo do projeto, que documenta como o escopo vai ser definido, verificado e controlado.
Em toda missão a ser cumprida é possível utilizar essa técnica de gerenciamento de projetos porque em princípio quando surge um projeto, as proposições sobre ele estão definidas em nível macro.
Vamos pensar como exemplo de escopo de projeto para um casamento. Na fase inicial, antes do escopo, noivos definem de modo geral como vai ser o casamento, como fazer a parte do religioso, como vai ser a parte do civil, se vai ter viagem de lua de mel, se vai ter festa, etc.
Então chega-se a uma segunda etapa, definida também de modo geral, qual é orçamento para isso e em qual tempo deverá ser tudo deverá ser realizado.
Depois que a ideia geral é formada, é preciso pensar em uma maneira do orçamento estimado e do tempo caberem dentro de tudo o que  foi definido.
Nesta fase já pode-se aplicar um Canvas de  projeto que pode dar uma ideia geral de tudo. É um recurso visual que vai ajudar a ver o projeto com um todo, a organizar de modo geral. Ali naquela tela, os noivos colocam post its coloridos com o que foi decidido em nível macro.
É depois dessa fase macro que entra o momento do detalhamento de tudo o que será necessário para realizar o casamento. É a hora de definir o escopo de projeto. E assim como ocorreu neste escopo de projeto exemplo “casamento”, será em todos os outros projetos de caráter profissional e corporativo. É o modelo de escopo de projeto.
A hora da definição do escopo projeto  envolve a elaboração de uma lista de tudo o que é necessário para criar a estrutura do projeto, como:
- Objetivos do projeto
- Entregáveis
- Características
- Funções
- Tarefas
- Prazos
- Custos
Na definição do escopo do projeto estão os objetivos do projeto, o que eles esperam produzir,  limitações, dependências e pressupostos, etc. Uma vez que o projeto é aceito, o gerenciamento do escopo é o primeiro passo no planejamento de seu sucesso.
Como elaborar um escopo de projeto: gerenciamento
A gestão do escopo garante tudo seja definido com precisão e mapeado, que os gerentes de projeto conheçam os recursoshumanos adequados e os custos necessários para concluir o projeto. Isso diz respeito principalmente ao que é e não faz parte do escopo. Os três processos envolvidos no gerenciamento do escopo do projeto são:
Planejamento
Isso inclui capturar e definir o trabalho que precisa ser feito. Nesta etapa do planejamento, muitas vezes, também está incluída a criação da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou a WBS (Working Breakdown Structure), que é a subdivisão das principais tarefas, o projeto vai ser subdividido em etapas menores, que são mais fáceis de gerenciar.
Controle
Depois da verificação do escopo, que é a aceitação das etapas, a etapa de controle enfoca o escopo do escopo, documentando, rastreando e aprovando ou reprovando mudanças.
Encerramento
Inclui uma auditoria dos resultados do projeto e avaliando os resultados do plano original.
Outro componente crítico depois do escopo do projeto pronto a elaboração de uma declaração do escopo do projeto. Uma vez que os processos são entendidos, um documento deve ser elaborado para delinear o projeto.
Declaração de escopo de projeto
É um documento exato que descreve os objetivos, prazos e relacionamentos que dão forma ao projeto. A inclusão de elementos específicos neste documento ajudará a construir uma declaração de escopo efetiva que minimizará o risco de trocas de ordens e interrupções, mantendo-se dentro do orçamento já definido.
Agora você tem o escopo de projeto pronto, totalmente.
Depois destes fatores definidos, dentro do quadro de um projeto, o escopo será muito mais fácil de gerenciar. Permanecer no topo do escopo do projeto é fundamental para o sucesso e perder a pista é um dos maiores erros que um gerente de projeto pode fazer em um trabalho.
Entendeu por que é tão importante entender o que é o escopo de um projeto? Se ainda tem dúvidas, me procure pelo LinkedIn ou aqui pelo site: robsoncamargo.com.br
Mas para aproveitar o tema veja o vídeo abaixo sobre planejamento de casamento e entenda melhor o que é escopo de projeto.
 Gerenciamento de escopo do projeto: qual a importância?
06/08/19 
Robson Camargo 
Gerenciamento de Projetos 
Gerenciamento de escopo do projeto: qual a importância?
6/8/2019
Robson Camargo
 
Você sabe que um dos processos mais importantes do gerenciamento de projetos é o Gerenciamento do Escopo do projeto? Isso mesmo! Porque sem escopo não existe trabalho a ser executado.
O escopo é o foco do projeto. É no escopo que está definido todo o trabalho que devemos realizar garantindo que apenas o que foi definido seja realizado. Erros no escopo podem arruinar com um projeto inteiro. Confira o que você precisa saber sobre o gerenciamento de escopo do projeto.
O que é gerenciamento do escopo do projeto?
Gerenciamento de Escopo do Projeto é o conjunto dos processos essenciais para garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para ter sucesso.
Podemos dizer que é o processo pela qual as saídas, benefícios e resultados são identificados, definidos e controlados.
Segundo o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos do PMI (Project Management Institute),  o PMBOK®, o gerenciamento do escopo do projeto,  consiste em, principalmente, estar atento com a definição e controle do que está ou não está incluído no projeto.
Mas quantos processos existem no gerenciamento do escopo do projeto?  Fazem parte desse conjunto as seguintes etapas:
planejar o gerenciamento de escopo
coletar os requisitos
definir o escopo
criar a EAP
validar o escopo
controlar o escopo
1. Planejar o Gerenciamento de Escopo
Consiste em criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto, que determinará como o escopo será definido, validado e controlado. O planejamento define as regras do jogo, ou seja:
Como o escopo será realizado?
Quais as ferramentas que devo usar?
Como o escopo será gerenciado e controlado de acordo com o plano de gerenciamento de projetos (que integra todo o planejamento do projeto)
Como obter as aceitações das entregas?
Normalmente, nesse processo são utilizadas as técnicas de opinião especializada e reuniões.
Um exemplo de plano de gerenciamento de escopo do projeto que podemos citar é de uma construção. Cada etapa precisa ser pensada e planejada porque algumas atividades só podem acontecer depois da realização de outras.
Quando se define a realização de uma obra, o construtor sabe que precisa levantar uma cerca para definir os limites da construção. A partir disso, vai ser pensado outros aspectos como o escavamento do terreno para produzir as fundações, o levantamento das paredes, todos os sistemas que compõem uma casa ou edifício, como água, esgoto e parte elétrica; tem também a colocação de janelas, acabamentos das partes externas e internas, como a colocação de pisos, pinturas e sistema de iluminação decorativa.
Quanto vai ser preciso de material? Quantas pessoas serão necessárias para concluir a obra? Que equipamentos serão necessários para o trabalho bem-feito?
Enfim, são muitos processos que vão compor o plano de gerenciamento de escopo do projeto exemplo  de uma obra.
2. Coletar os Requisitos
Consiste em elencar as características e funções que o produto deve ter para atender às necessidades dos clientes. A tarefa de converter necessidades em requisitos nem sempre é fácil. Entender o que, de fato, o cliente precisa para resolver seu problema exige um certo grau de experiência e olhos clínicos. Os requisitos podem ser divididos em:
Requisitos funcionais: estão diretamente ligados ao produto
Requisitos não funcionais: estão ligados a condições ambientais indiretamente descritas
Normalmente nesse processo são utilizadas as técnicas de entrevistas, grupos de discussão, oficinas facilitadas, etc.
3. Definir o Escopo
No gerenciamento, escopo do projeto é a diretriz que vai apresentar a quantidade total que deve ser feita.
De acordo com o guia das melhores práticas do gerenciamento de projetos, o  PMBOK®, o escopo é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados”.
Após o entendimento das metas do projeto, a definição do escopo com o maior detalhamento possível precisa ser realizado  já no início do ciclo de vida do projeto, para reduzir as possibilidades de mudanças, o que pode gerar mais custo e tempo.
Mas não se esqueça, que também é preciso deixar bem claro o que está fora do escopo de um projeto, para não gerar desentendimentos durante a execução do trabalho.
O gerenciamento do escopo em projetos prevê que esse processo de definição vai resultar na Declaração de Escopo do projeto e pode incluir:
Escopo do produto (o que será feito?)
Escopo do projeto (como será feito?)
Entregas (para o produto e projeto)
Critérios de aceitação
O que não faz parte do projeto?
Premissas e restrições
O projeto só deve ter sua construção iniciada após a aprovação formal da declaração do escopo.
Normalmente, para definição de escopo de um projeto são utilizadas as técnicas de opinião especializada, análise de produto, geração de alternativas e oficinas facilitadas.
4. Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
No gerenciamento do escopo de projetos, a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é a decomposição do trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente gerenciáveis.
Para o PMI,  essa ferramenta é de uso obrigatório, pois facilita aos interessados a visualização do escopo, fornecendo uma visão estruturada, evitando que as entregas sejam esquecidas, facilita a visualização dos impactos de mudanças no escopo, entre outros benefícios.
Você se lembra da diferença entre WBS e PBS? Pois bem, vale ressaltar que uma das principais utilidades da WBS é delimitar e elicitar o escopo do projeto.
5. Validar o Escopo
Para o gerenciamento do escopo de um projeto, esse passo consiste em formalizar a aceitação das entregas concluídas do projeto. Caso alguma entrega não seja aceita, é nesse processo que é feita a solicitação de mudança com os reparos necessários. Esse processonormalmente utiliza técnicas como inspeção e tomada de decisão em grupo.
6. Controlar o Escopo
Esse processo envolve medir e avaliar a execução do escopo para identificar variações e verificar se são necessárias mudanças. Nesse processo o líder deve estar atento para que o trabalho seja executado conforme a definição do escopo, evitando o “Gold Plating” e controlando todas as mudanças de escopo.
O controle de escopo gera informações sobre o desempenho do trabalho, solicitações de mudanças e atualizações nos documentos do projeto. Além disso, com a determinação do escopo, dos recursos e das tarefas prioritárias será possível ter uma boa estimativa do tempo que o Ciclo de vida de um projeto irá levar.
Ou seja, o gerenciamento eficaz do escopo do projeto consiste também em monitorar cada etapa para saber se tudo está dentro do previsto no plano, para  não desperdiçar tempo e recursos, ou pior, não conseguir terminar o trabalho a contento.
Agora veja um vídeo sobre atraso de prazos e estouro de orçamento: