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Técnicas Administrativas As vagas de trabalho ligadas a área administrativa estão entre as que mais crescem no Brasil, tanto em ofertas por parte das empresas, quanto da procura por parte dos candidatos. Este curso ajuda o aluno a capacitar-se para atuar, nos diversos setores que compõem a área administrativa de uma empresa. A Administração O QUE É UMA ORGANIZAÇÃO? Diversas instituições que compõem qualquer sociedade não vivem ao acaso. Elas precisam ser administradas. Essas instituições são chamadas organizações. Todas as organizações são constituídas de: recursos humanos e não humanos, isto é recursos materiais e físicos, recursos financeiros, recursos não financeiros, recursos mercadológicos, entre outros. QUAL O SIGNIFICADO DA PALAVRA ADMINISTRAR? A palavra administração vem do latim “ad” (significa “direção” ou “tendência para”) e “minister” (significa “subordinação ou obediência”) sendo traduzido atualmente como: aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta um serviço a outro. • A administração, tal como encontramos hoje, é o resultado histórico da contribuição de vários precursores, tais como filósofos, físicos, estadistas, economistas que no decorrer do tempo, foram desenvolvendo e divulgando suas obras e teorias. • Dessa forma, o conceito moderno de administração utiliza certos conceitos e princípios conhecidos e divulgados pelas Ciências Matemáticas (como por exemplo a Estatística), nas Ciências Humanas e Sociais (Psicologia, Sociologia), bem como na Teoria Econômica, no Direito, nas Engenharias, etc. • Tal conceito conduz a interpretação dos objetivos propostos pela organização transformando-os em ação organizacional por meio do planejamento, da organização, da liderança e do controle de todos os esforços realizados em todas áreas e níveis de uma organização, com a finalidade de alcançar os objetivos propostos de modo adequado a situação existente. • Componente que precisa ser dosado. Quando controlada, a ansiedade se transforma em produtividade, garra e resultados. Em excesso, no entanto, causa tensão e desgaste. Profissionais ansiosos cobram de si e da equipe mais do que podem fazer num determinado espaço de tempo. A história da Administração • A capacidade de administrar do homem é muita antiga. A construção das pirâmides do Egito, há 3000 anos, é um exemplo da capacidade de administrar do homem, uma vez que reuniu eficientes supervisores e gerentes, capazes de organizar e conduzir o trabalho de centenas de pessoas. • Diversos filósofos, entre eles Sócrates, Platão, Aristóteles registraram, em seus respectivos períodos de vivência, os conceitos, ainda que rudimentares, da palavra administração, sendo aprimorada ao longo do tempo. • Quando falamos em evolução da administração é unânime na teoria geral da administração ter como marco histórico o aparecimento da mecanização. • O aparecimento da máquina a vapor de James Watt e o descaroçador de algodão de Eli Whitney, deu inicio a uma nova forma de produção e, conseqüentemente, uma nova forma das relações socioeconômica. • De acordo com a maioria dos autores que se dedicam a estudar tal temática, com o início da Revolução Industrial, na segunda metade do século XVIII, ocorreu uma grande transformação sobre a forma de organização do trabalho, que deixou de ser manual para se tornar um trabalho com uso intenso de máquinas. • A máquina dominou o imaginário da sociedade e as relações humanas passaram a ser vistas e analisadas dentro da perspectiva da máquina. Este conceito mecanicista passou a prevalecer nas organizações, fazendo com que o perfil de uma organização eficiente seja aquela que opera como uma máquina: eficiente, rotinizada e previsível. Redação Empresarial • Qualidades de um texto empresarial moderno • Encontramo-nos mergulhados em um mar de informações, num contínuo e rápido avanço tecnológico o que provoca intensas mudanças na organização e hábitos do cotidiano social e empresarial. • Uma dessas mudanças foi a valorização da palavra escrita, através da informatização e da comunicação via Internet, exigindo dos profissionais um aprimoramento na capacidade de expressão tanto oral como escrita. • No linear desse processo a Redação Empresarial sofreu alterações, sem perder as qualidades essenciais de um bom texto: coesão, clareza e concisão. • O texto empresarial moderno prioriza a objetividade, para tanto, a escolha do vocabulário deve ser simples e formal, frases curtas e a gramática correta. • Como melhorar a produção textual • Primeiramente “querer” aprimorar os conhecimentos, reconhecer as limitações e buscar dirimir as dúvidas consultando livros de gramática moderna e dicionários onde os verbetes são ricos em informações e dados gramaticais. • Ler sempre, através da leitura ampliamos o domínio do léxico e o poder de persuadir, também, refletir sobre o que se lê e quando possível discutir são exercícios que propiciam a interpretação e compreensão dos textos o que facilita o uso correto da norma culta. Estruturamos nossa comunicação tanto oral como escrita nas três modalidades redacionais: Narração, Descrição e Dissertação. • Em síntese podemos dizer que: • Narrar é contar uma história real ou fictícia, apresentando uma sucessão de fatos e de acontecimentos, • Descrever é um texto literário ou não que utilizamos para caracterizar seres, coisas, paisagens, sentimentos, modelos, produtos, método de pesquisa etc., • Dissertar é expor idéias a respeito de determinado assunto, discutir, persuadir, questionar, analisar e apresentar provas que justifiquem e convençam. • Correspondência e Documento • Existe uma visão equivocada que tudo que escrevemos no âmbito empresarial é correspondência. Não é bem assim! Devemos separar e distinguir o que é correspondência e documento, embora, os dois possam ser classificados como redação empresarial. • A correspondência é um meio de comunicação e insere todos os seus elementos, com algumas peculiaridades: O emissor torna-se remetente, o receptor destinatário e pressupõe o ato ou efeito de corresponder-se (retorno) e requer acompanhamento, principalmente, no âmbito empresarial. • De acordo com o Aurélio Buarque de Holanda Ferreira no Novo Dicionário da Língua Portuguesa documento é “ substantivo masculino que pode significar 1. qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que possa utilizar para consulta, estudo, prova etc. 2. qualquer registro gráfico. 3. recomendação, preceito.” • Os documentos administrativos podem ser: ata, edital, estatuto, declaração e atestado, procuração, comunicado ou avisos, convocação, recibos etc. • Quando redigimos um documento administrativo, não necessariamente, haverá um retorno ou acompanhamento. A comunicação Assertiva • Tudo o que fazemos na vida, fazemos em função dos nossos relacionamentos: com o universo, com o ambiente físico e social e conosco mesmo. E a base de todo relacionamento está na comunicação. • Comunicar significa tornar algo comum. Quando uma pessoa transmite uma informação à outra, essa informação passa a ser comum a ambas. • Uma comunicação assertiva significa emitir uma mensagem seguindo um objetivo, com coerência entre sentimentos, pensamentos e atitudes. • Dessa forma... • A assertividade é uma atitudeequilibrada que se opões à passividade. • Numa situação de passividade, a pessoa tem medo de se colocar; não persegue seus objetivos e, quando o faz, é de uma forma insegura, o que leva ao fracasso, à frustração, concorrendo para a baixa auto-estima. • A assertividade também se opõe à agressividade, na qual a pessoa se expressa com uma carga emocional muito grande, igualmente não levando ao atingimento dos objetivos. O que se obtém com a assertividade é, principalmente, o equilíbrio das emoções negativas, sem impedir sua expressão. • Um empreendedor que não consiga expressar seus interesses de forma equilibrada tem poucas probabilidades de sucesso. • ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO • A base de cada pessoa e de toda a sociedade humana está na capacidade de os indivíduos transmitirem, aos outros, suas idéias, percepções, intenções, desejos e sentimentos. Porém, para que essa transmissão / comunicação efetivamente ocorra, alguns elementos precisam estar presentes: ⇒ Emissor – pessoa que emite a mensagem; diz algo a alguém; ⇒ Receptor – aquele que recebe a comunicação ⇒ Mensagem – o texto transmitido ⇒ Canal – a via de transmissão da mensagem (carta, telefone, etc.); ⇒ Código – a linguagem utilizada na transmissão da mensagem (língua portuguesa, linguagem gestual, etc.); ⇒ Referente – o assunto tratado na mensagem. • Drumont (1993) considera que a boa comunicação envolve o aperfeiçoamento de cinco elementos críticos: a auto-imagem, o saber ouvir, a clareza de expressão, o saber lidar com as emoções e a auto-abertura, que entendemos corresponder ao próprio processo de desenvolvimento do indivíduo; enquanto processo, seu desenvolvimento ocorre de forma gradual. • Vejamos cada um desses elementos: • AUTO-IMAGEM (OU AUTOCONCEITO) • “Formamos a auto-imagem a partir das percepções que temos a nosso respeito. Se nos consideramos feios, incompetentes para lidar com certas situações, pobres, baixinhos ou muito altos, etc, significa que nossa auto- imagem é negativa. • Se, ao contrário, reconhecemos nossas qualidades, potencializamos nossos pontos fortes, confiamos em nossa capacidade de aprender sempre, possuímos uma auto-imagem positiva. As crenças que as pessoas possuem acerca de si próprias, estão sempre determinando seus comportamentos na comunicação.” • “Só pode haver percepção quando ela não está impregnada de pensamento. Quando não há interferência oriunda do pensamento há percepção, que é uma compreensão imediata de um problema ou das complexidades humanas.” Krishnamurti • A auto-imagem positiva facilita a interação, a auto-imagem negativa dificulta na medida que o indivíduo evita se expor, para não evidenciar suas franquezas. SABER OUVIR • Toda a aprendizagem relativa à comunicação tem focalizado as habilidades de expressão oral e de persuasão. Até há bem pouco tempo, dava-se pouca atenção à capacidade de ouvir. A ênfase exagerada, dirigida para a habilidade de expressão, levou a maioria das pessoas a subestimarem a importância da capacidade de ouvir, em suas atividades diárias de comunicação. Segundo Drumont (1193,p.104) Ouvir, naturalmente, é algo muito mais complicado do que o processo físico de audição, ou de escutar. A audição se dá através do ouvido, enquanto o ouvir implica num processo intelectual e emocional que integra dados ou “imputs” físicos, emocionais e intelectuais, na busca de significado e compreensão. O ouvinte eficaz escuta não só as palavras em si, como também observa e percebe seus significados subjacentes. • É aí que ocorre a chamada linguagem subliminar, ou seja, aquela na qual além da mensagem das palavras propriamente ditas, passa-se, também, alguma coisa mais, seja através do tom da fala, de algum gesto (linguagem auxiliar), etc. • Nesse processo de ouvir, ainda pode acontecer de a mensagem não ser captada inteira em seu teor, em decorrência de algum “ruído” da comunicação, isto é, que em algum momento, algum daqueles seis elementos citados tenha falhado: uma palavra desconhecida do vocabulário do receptor (falha no código) ou a chamada telefônica que caiu (falha no canal), por exemplo. • Nossa atenção é oscilante. Manter nossa atenção contínua e concentrada sobre determinada situação ou objeto por muito tempo requer muitos anos de treinamento intenso. Normalmente, fazemos pequenas “desligadas” do contexto da comunicação para pensar no que o interlocutor está dizendo ou pensar, rapidamente, em algo que queremos fazer, etc. • Nesses momentos perdemos parte da mensagem, e como pelo princípio do fechamento precisamos de definições, completamos os pontos perdidos com um conteúdo nosso, de modo a formar uma idéia lógica. • Ressalte-se que esse processo é, na maioria das vezes, inconsciente, e esse é o perigo, pois pode dar origem a mal entendidos e até a formação de boatos. • O melhor é facilitar a recepção da mensagem na íntegra, usando de honestidade. Se percebemos que “viajamos” enquanto ouvíamos, a melhor saída é solicitar ao interlocutor que repita a parte que perdemos. • Demonstramos, com isso, nosso interesse em ter clara a mensagem. • Você já conversou com alguém sem ter interesse no diálogo? O que você aprendeu dessa conversar? • Nossos interesses também são filtros para o que ouvimos. Se nos forçarmos a ouvir alguém ou alguma coisa na qual não temos interesse, nosso comportamento não verbal denunciará essa falta de interesse. Isso significa que... • O ouvinte tem tanta responsabilidade na comunicação quanto o emissor. • Com perguntas adequadas e repetindo com suas palavras o que acabou de ouvir, você garante que a mensagem seja compreendida e gera confiança em seu interlocutor. Com isso, fica claro que ouvir é uma arte, é uma habilidade que todos podem desenvolver. • CLAREZA DE EXPRESSÃO • Ouvir eficazmente é uma habilidade necessária à comunicação, conforme já foi dito. • Porém, muitas pessoas consideram igualmente difícil dizer aquilo que querem dizer ou expressar aquilo que sentem. É como se se considerasse que as pessoas deveriam ser capazes de ler a mente uma das outras. • Ocorre que nosso filtros perceptuais (atenção, cultura, crenças e valores, atitudes perceptivas e emoção) estão presentes o tempo todo na comunicação e, se em determinado momento isso pode facilitar a compreensão de uma mensagem, em outro, pode ser o contrário. Por isso, o que pode parecer claro para nós não significa que o seja para a outra pessoa. • CAPACIDADE PARA LIDAR COM SENTIMENTOS DE CONTRARIEDADE • Essa é a essência da “inteligência emocional” e pode ser resumida na capacidade de identificar, reconhecer e decidir o que quer fazer com suas emoções, ou seja, buscar racionalmente o equilíbrio das emoções, de modo a permitir a assertividade na comunicação. • A expressão de sentimentos de raiva pode ser feita de forma construtiva e não destrutiva. Para isso, é importante estar alerta para suas emoções, admitindo-as e assumindo a responsabilidade por aquilo que se fala ou que se faz. • A comunicação congruente significa uma combinação satisfatória entre o que você está dizendo e aquilo que está vivenciando. • Em síntese, repetindo, a comunicação eficaz tem por base esses cinco elementos: • uma auto-imagem adequada, a capacidade de ser um bom ouvinte, a habilidade de expressar claramente os próprios pensamentos e idéias, a capacidade delidar com emoções e a disposição para se expor, para se revelar aos outros, com atitudes e comportamentos transparentes. Técnicas para uma comunicação eficaz • comunicação verbal • Os estudos de comunicação enfatizam a importância de se identificarem as barreiras mecânicas, físicas, ambientais e humanas (cultura, temperamento, regionalismos, classe social, emoções, percepção, etc) que interferem no processo de comunicação. • Identificar as barreiras é necessário, sim, mas não suficiente para a comunicação eficaz. Faz- se necessário, ainda, o reconhecimento de mecanismos, técnicas e atitudes do bom comunicador, bem como dos procedimentos para desenvolvê-los, para que se possa eliminar ou minimize as barreiras, facilitando a recepção e emissão de mensagens. • A comunicação verbal deve se caracterizar pela objetividade, precisão e brevidade. • Deve ser feita tendo-se por base a capacidade de entendimento do receptor, e essa capacidade está condicionada ao vocabulário que ele pode adquirir e que pode usar. • Palavras são o meio básico pelo qual as pessoas se comunicam. • Na maioria das vezes, quanto maior o vocabulário usado por um emissor e um receptor, maior a oportunidade de se transmitirem mensagens acuradamente. • O perfeito entendimento na comunicação é essencial ao bom andamento de qualquer projeto, negócio ou, mesmo, relacionamento. Os ruídos e bloqueios devem ser evitados ao extremo. • Relacionamentos iniciam-se com a comunicação. Para serem duradouros e gratificantes, dentre outras coisas, a maneira como o processo de comunicação se mantiver será determinante. • A comunicação verbal pode ser expressa de forma falada ou escrita. A boa escrita, geralmente, é produto de bom pensamento. • As palavras são instrumentos de nosso pensamento; portanto, as informações escritas são estruturas que revelam nossa capacidade como pensadores. O sucesso comunicativo também inclui habilidades de ler, raciocinar e escrever. • A Comunicação Não-Verbal • Imagine uma pessoa sozinha, em sua casa, falando ao telefone. Você pode imaginá-la inerte, sem qualquer gesticulação ou expressão facial, nenhum movimento de cabeça ou do corpo e conseguir convencer o interlocutor que está muito feliz? Difícil, não é? • Em todo processo de comunicação interpessoal, o corpo expressa um sentimento subjacente à mensagem. Essa expressão é inconsciente e percebida, também, inconscientemente. Pessoas com alto poder de persuasão e carisma apresentam congruência entre o que dizem e o sentimento que expressam. O desenvolvimento dessa capacidade exige uma atitude de transparência e verdade para consigo mesmo e para com os outros. Administração Financeira • Sistema Financeiro Nacional • Trata-se de um conjunto de instituições financeiras e instrumentos responsáveis por toda a intermediação financeira do mercado. É o responsável pela junção dos agentes econômicos, com situação orçamentária superavitária e deficitária. • Está dividido em dois subsistemas: • Subsistema normativo • Responsável pelo controle e normatização das instituições que operam no mercado. É composto por: • Conselho Monetário Nacional Banco Central do Brasil Banco do Brasil • BNDES • Comissão de Valores Mobiliários • Subsistema operativo ou operacional • Trata-se das instituições que operam diretamente com a ação de intermediação financeira. É composto por: • Bancos comerciais • Caixa econômica • Bancos de investimento • Bancos de desenvolvimento • Sociedades de crédito, financiamento e investimento (financeiras) Sociedades corretoras e distribuidoras • Sociedades de arrendamento mercantil e de crédito imobiliário Bancos múltiplos • Conceitos e Terminologia • Conselho Monetário Nacional • É o principal órgão do Sistema Financeiro Nacional, criado pela Lei n. 4.595 de 1964. Determinada a sua competência quanto a ser órgão disciplinador do Mercado de Capitais pela Lei n. 4.728 de 14 de julho de 1965. • O Conselho Monetário Nacional também substitui o Conselho da Superintendência da Moeda e do Crédito (SUMOC), e tem como finalidade formular a política da moeda e do crédito. • Banco Central do Brasil • É uma autarquia federal criada com a finalidade de fiscalizar as instituições financeiras. Dentre as muitas atribuições importantes do BACEN está o de regulador das políticas monetárias e creditícia do governo, administrar as reservas internacionais e fiscalizar o Sistema Financeiro Nacional. • Entidades privadas • Entidades financeiras são entidades públicas ou privadas cuja atividade principal ou acessória é a coleta, intermediação ou aplicação de recursos financeiros próprios ou de terceiros, em moeda nacional ou estrangeira e custódia de valor de propriedade de terceiros, de acordo com a Lei n. 4.595 de 31 de dezembro de 1964. • Títulos de Crédito • Denominam-se título de crédito os papéis representativos de uma obrigação e emitidos de conformidade com a legislação específica de cada tipo ou espécie. • Duplicata • A duplicata mercantil é título de crédito que constitui o instrumento de prova de contrato de compra e venda. É obrigatória nas vendas mercantis a prazo e pode ser protestada por falta de pagamento, quando vencida. • Nota promissória • A nota promissória é um título de crédito emitido pelo devedor, sob a forma de promessa de pagamento, a determinada pessoa, de certa quantia em data especificada. A nota promissória, portanto, é uma promessa direta e unilateral de pagamento, à vista ou a prazo, efetuada, em caráter solene, pelo promitente- devedor ao promissário-credor. • Letra de câmbio • Ordem de pagamento - à vista e a prazo. Título de crédito formal, consistente numa ordem escrita de pagamento, de um emitente ou sacador, a outrem, chamado aceitante ou sacado, para que a um terceiro, denominado tomador, determinada importância em local e data determinados. • A administração financeira é a parte da organização que cuida das finanças da empresa ou, mais especificamente, da sua saúde financeira. Isso quer dizer que toda e qualquer movimentação ou planejamento que envolva valores é contemplado ou está inserido no conceito de administração financeira. Podemos sucintamente dizer que a administração financeira estuda a circulação do dinheiro. • Financiamento de curto e longo prazos • Valores liberados pelo credor para serem aplicados pelo devedor na aquisição de bens móveis (veículos, máquinas, equipamentos) e imóveis (unidades habitacionais, plantas industriais, etc.). Ou seja, sabe-se exatamente o destino do recurso. Existem os financiamentos de curto prazo (até 360 dias) e os de longo prazo (acima de 360 dias). • Taxa de retorno • A taxa interna de retorno é o percentual de retorno obtido sobre o saldo investido e ainda não recuperado em um projeto de investimento. Matematicamente, é a taxa de juros que torna o valor presente das entradas de caixa igual ao valor presente das saídas de caixa do projeto de investimento. • Empréstimo e investimento • EMPRÉSTIMOS: Valores liberados pela instituição financeira (credor) para seu cliente (devedor), sem que haja um controle efetivo do credor sobre a utilização dos recursos. • INVESTIMENTOS: Aplicações de recursos (dinheiro ou títulos) em empreendimentos que renderão juros ou lucros, em geral em longo prazo. Aplica-se tanto a compra de máquinas, equipamentose imóveis para a instalação de unidades produtivas, como a compra de títulos financeiros (ações, etc.). • Base de cálculos • Toda vez que formos efetuar um cálculo é preciso ter uma base, isto é, o que calcularemos sobre o que. Por exemplo, se aplicarmos um determinado capital, vamos precisar de uma base para calcular esse capital são: a taxa de juros e o prazo em que esse capital ficará aplicado. • Taxas • É o percentual utilizado para o cálculo de juros, descontos e outras operações financeiras sempre utilizado por cem unidades, por isso chamamos de porcentagem. • Prazos • É o tempo em que determinado capital aplicado a uma determinada taxa de juros fica disponível. Lembramos que tanto capital quanto taxas ou prazos são utilizados em todo tipo de operação financeira, ou seja, operações de aplicação, investimento. Em todos os cálculos utilizamos sempre essas bases. • Capital • É o valor principal de uma operação financeira, sobre o qual incidem outros aplicativos como juros. • Juros • É o produto obtido por meio da aplicação de uma determinada taxa percentual sobre um capital conhecido. • Temos duas formas ou dois pontos de vista a considerar sobre o juros : o primeiro é sob o prisma do investidor para o qual significa a remuneração do capital investido ou aplicado. A segunda forma de considerarmos os juros é sob o ponto de vista do tomador, que representa o custo do dinheiro tomado a empréstimo. • Montante • É o produto final de um capital somado ou adicionado aos juros produzidos ao final de um período ou prazo determinado, ou seja, é o capital mais os juros. • Valor atual • É o valor em determinada data de um montante a ser produzido em um tempo ou prazo futuro. Organização administrativa • As empresas não são amorfas. Nem estáticas. Elas tem uma constituição, um organismo que vive e palpita, que cresce e se desenvolve e que precisa ser organizado e estruturado para funcionar melhor. • Normalmente em nossos lares, temos cada coisa no seu devido lugar, seja na sala, cozinha, em cada quarto: tudo é organizado de uma maneira lógica e racional. Também nas empresas as pessoas, os equipamentos, enfim todos os recursos empresariais, são alocados e arranjados de acordo com as suas funções, de uma maneira lógica e racional. • O papel da organização Administrativa é exatamente alocar, arranjar, agrupar, reunir, dividir o trabalho, especializar, para que as atividades sejam executadas da melhor maneira possível. • CONCEITOS • ORGANIZAÇÃO é a função administrativa que se incumbe do agrupamento das atividades necessárias para atingir os objetivos da empresa • O agrupamento das atividades envolve a reunião de pessoas e recursos empresariais sob a autorização de um chefe. • Assim, a organização precisa lidar com pessoas, órgãos e relações de autoridade e responsabilidade. Para que os objetivos sejam alcançados, os planos executados e as pessoas possam trabalhar eficientemente, as atividades precisam ser adequadamente agrupadas e a autoridade convenientemente distribuída. • OBJETIVOS • A ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA serve para agrupar e estruturar todos os recursos da empresa - pessoas e equipamentos- para permitir o alcance dos objetivos almejados da melhor forma possível. Assim, o objetivo da ORGANIZAÇÃO é agrupar as pessoas para que estas trabalhem melhor em conjunto. • A organização existe porque o trabalho empresarial a ser realizado é impossível para uma só pessoa. Daí a necessidade de muitas pessoas em conjunto executando atividades diferentes, o que conduz a um novo problema: o da coordenação entre as pessoas. Princípios básicos de organização A organização administrativa deve basear-se em cinco princípios de organização: a) Princípio da Especialização • A organização deve fundamentar-se na divisão do trabalho que provoca a especialização das pessoas em determinadas atividades. • A especialização produz um incremento da quantidade e qualidade de trabalho executado. b) Princípio da Definição Funcional • O trabalho de cada pessoa, a atividade de cada órgão e as relações de autoridade e responsabilidade são aspectos que devem ser claramente definidos por escrito. As empresas geralmente utilizam o organograma, a descrição do cargo ou o Manual de Organização para atender ao princípio da definição funcional. O importante é deixar claro a posição de cada pessoa ou órgão na estrutura organizacional da empresa. c) Princípio da Paridade da Autoridade e Responsabilidade • A autoridade é o poder dar ordens e exigir obediência ao subordinado, e responsabilidade é o dever de prestar contas ao superior. O princípio da Paridade salienta que deve haver uma correspondência entre o volume de autoridade e de responsabilidade atribuído a cada pessoa ou órgão. Essa equivalência é necessária para evitar que certas pessoas ou órgãos tenham excessiva responsabilidade sem a necessária autoridade. Ou, caso contrário, demasiada autoridade para muito pouca responsabilidade. • A cada responsabilidade deve corresponder uma autoridade que permita realizá-la e a cada autoridade deve corresponder uma responsabilidade equivalente. d) Princípio Escalar • É decorrente do princípio anterior: cada pessoa deve saber exatamente a quem prestar contas e sobre quem possui autoridade. • Refere-se à cada cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização, desde a base até a cúpula, onde geralmente está o chefe principal como autoridade máxima. e) Princípio da Funções de Linha e de Staff • Deve-se definir, da maneira mais clara possível, não só a quantidade de autoridade atribuída a cada pessoa ou órgão, mas também a natureza dessa autoridade. Este princípio leva a distinção entre as funções de linha e de staff dentro da empresa. • As funções de linha são aquelas diretamente ligadas aos objetivos principais da empresa, enquanto as funções de staff são aquelas que não se encontram diretamente ligadas àqueles objetivos. O critério da distinção é o relacionamento direto ou indireto com os objetivos empresariais e não o grau de importância de uma atividade sobre outra. Componentes da organização • 1. TAREFAS - Divisão do trabalho, provocando a especialização de atividades e de funções. • 2. PESSOAS - Considera-se as habilidades, aptidões, interesses, experiências e prática e o comportamento de cada pessoa. • 3. ÓRGÃOS - O trabalho e as pessoas são agrupadas em órgãos. • Os órgãos são dispostos em níveis hierárquicos. A departamentalização é determinada de acordo com os critérios de melhor atendimento aos objetivos empresariais. • 4. RELAÇÕES - Entre as pessoas e o trabalho, relacionamento entre uma pessoa com outras situadas em setores diferentes da empresa, relacionamento informal entre os participantes em situações fora do trabalho, etc. Organograma • Como próprio nome indica, Organograma é o gráfico que representa a Organização formal de uma Empresa, ou seja, a sua estrutura organizacional. • TIPOS DE ORGANOGRAMAS • ORGANOGRAMA CLÁSSICO - É o mais freqüentemente utilizado dentre os todos os tipos e aquele que apresenta as características mais importantes da estrutura organizacional. • ORGANOGRAMA VERTICAL - É idêntico ao Clássico, com uma única diferença. Ele écolocado na posição vertical. • ORGANOGRAMA DIAGONAL ou EUROPEU - É o organograma Clássico, disposto em sentido diagonalizado. • ORGANOGRAMA SETORIAL ou RADIAL - É elaborado através de círculos concêntricos. A autoridade máxima se localiza no centro. • ORGANOGRAMA CIRCULAR - É elaborado em círculos concêntricos, que representam os diversos níveis hierárquicos, traçados em linhas pontilhadas ou tracejadas. Saúde e Higiene na Empresa • A importância da higiene pessoal • O nosso corpo serve de moradia a inúmeros micróbios. Muitos desses pequeninos seres que não conseguimos enxergar são importantes barreiras e defesas naturais contra possíveis germes causadores de doenças. Por que, então não ficamos doentes o tempo todo? Primeiro, porque temos defesas especiais que nos protegem. • Segundo, porque as medidas de higiene mantém esses microorganismos sob controle. • A higiene pessoal impede o aumento excessivo aumento dos micróbios. Atos simples como tomar banho todos os dias, lavar as mãos antes das refeições e escovar os dentes já nos livram de muitos problemas. Esses hábitos de higiene conservam e protegem a nossa saúde. • Cuidando de sua higiene pessoal • Tome banho de chuveiro com água morna e sabonete neutro. O banho provoca um relaxamento muscular, ativa a circulação, faz você se sentir muito melhor e ainda remove as impurezas e o suor da pele. • Mantenha os cabelos limpos para eliminar a oleosidade e a poeira, que facilitam a infestação de parasitas. • Prefira pentes e escovas de madeira, que evitam que o cabelo se eletrize. • Não empreste suas roupas, principalmente as íntimas, bem como o pente e o batom. Assim você evita a contaminação por parasitas. • Use toalha de banho individual, limpa, felpuda e macia, que absorva bem a umidade. Depois, estenda a toalha para que fique seca. • Após o banho, seque as orelhas até onde seu dedo alcança com a toalha. Lembre-se; jamais introduza cotonete na orelha nem tente limpá-la com grampos ou palitos, pois as conseqüências podem ser sérias. • Seque bem os pés, principalmente entre os dedos. • Lave bem as mãos antes das refeições e ao chegar da rua. • Mantenha as unhas sempre limpas e cortadas. Assim, você previne que os ovos de vermes e impurezas se instalem sob elas, podendo penetrar no organismo pela boca. Portanto, roer as unhas, nem pensar! • Escove corretamente os dentes pelo menos quatro vezes ao dia: ao levantar, após as refeições e antes de se deitar. Com um dentifrício e fio dental, você poderá evitar as cáries. • Assoe suavemente o nariz para eliminar o muco e as impurezas. Utilize lenço de papel. • Use roupas bem limpas, passadas e folgadas. Também não se esqueça de lavar seus tênis de vez em quando. Noções de Marketing Introdução: O mercado atual se caracteriza por uma intensa competição entre as organizações, de forma que todas elas buscam atrair, da melhor forma, o olhar da sociedade; não basta apenas produzir bons produtos ou serviços; torna-se fundamental produzir bens ou serviços que satisfaçam as necessidades identificadas no mercado; é necessário conhecer o cliente/consumidor e planejar da melhor forma como conquista-lo. Ter conhecimentos da área do marketing torna-se então o grande diferencial que poderá levar uma organização á frente das demais ou não. 1. Conceitos: O Termo “Marketing” pode receber inúmeras definições diferentes, de acordo com a percepção de um determinado autor; de acordo com Phillip Kotler (2006), o marketing é um “processo social por meio do qual as pessoas obtêm aquilo de que necessitam e o que desejam através da criação, oferta e livre negociação de produtos e serviços de valor com outros”. • Para Michael J. Etzel (2001), “é um sistema total de atividades de negócios, desenvolvido para planejar, dar preço, promover e distribuir produtos que satisfaçam os desejos dos mercados-alvo e atingir objetivos organizacionais”. • Pode-se então concluir, que o Marketing é o processo que identifica as necessidades dos membros de um grupo e as transforma em produtos e/ou serviços que irão trazer satisfação e valor para o cliente ou consumidor, que por sua vez, responderá ás ofertas de acordo com sua renda e preferências. • 2. Histórico: • Inicialmente, as estratégias das organizações baseavam-se na produção; não havia preocupação com os clientes e suas especificidades, pois com o excesso da demanda, tudo o que era produzido, era absorvido pelo mercado. Um grande exemplo a ser citado, é a proposta de Henry Ford, produtor automobilístico, com o seu modelo de carro, o famoso modelo T. Através da frase “posso produzir carros de qualquer cor, desde que sejam pretos”, percebe-se que a palavra de ordem na época não era a diferenciação. Como o modelo T atingiu uma marca de carros produzidos espetacular (dez milhões de automóveis), não tinha necessidade de produzir carros diferentes para serem ofertados aos consumidores. A preocupação estava em aumentar a quantidade de carros produzidos, ou seja, no aumento da eficiência nas organizações. Com o término da Segunda Guerra Mundial em 1945, as organizações possuíam um aparato tecnológico mais desenvolvido, de forma que a produtividade foi bastante elevada, criando uma relação desproporcional entre oferta e demanda. • Como muitas organizações estavam produzindo, havia um excesso na oferta que possibilitava ao consumidor o direito de escolher. Não havia mais sentido produzir em massa sem levar em consideração o poder do cliente, visto que havia o risco de perder a competitividade e entrar em decadência. • Nasce então, um novo momento para o marketing, em que as estratégias deixam seu foco no produto e passam a serem orientadas com base no cliente. A orientação atual do mercado coloca o cliente no centro da organização, buscando através de pesquisas de mercado, identificar as necessidades expostas ou não na sociedade. Vários produtos e serviços são desenvolvidos de forma a satisfazer esses anseios, levando em consideração o público-alvo da organização, a forma como serões promovidos esses bens e serviços e principalmente o tempo, que de acordo com Sobral (2013)“sofistica a necessidade”. 3. Aplicabilidade: O marketing pode ser aplicado em qualquer tipo de organização que deseje manter sua competitividade no mercado ou que deseje influenciar a sociedade. A aplicação mais perceptível das estratégias do marketing encontra- se na venda de bens tangíveis ou produtos, como alimentos e eletrodomésticos, ou na venda de serviços, como os das empresas aéreas. • Outro negócio em que são encontradas técnicas do marketing é o de promoção de pessoas; várias celebridades atualmente contam com uma equipe bem qualificada que as auxiliam na sua promoção como artista. • Encontram-se também as estratégias do marketing: • 1. Na política, com o objetivo de influenciar ideias e ações quanto ás atividades governamentais, como os comerciais de divulgação do andamento das obras públicas; • 2. Na cultura, através da divulgação de ações esportivas, científicas ou educacionais, como as campanhas para o evento musical Rock In Rio; • 3. Na promoção de lugares, como estados e cidades, com o objetivo de aumentar o turismo e fortalecer a economia; • 4. Na construção de uma imagem positiva de uma determinada organização á sociedade; • 5. Na comercialização de informações, através de livros, faculdades,escolas, entre outras, mediante um determinado preço (tem-se aqui a noção de informação como “produto”). Noções de Economia • Economia é a ciência Social que estuda como as pessoas e a sociedade decidem empregar recursos escassos, que poderiam ter utilização alternativa, na produção de bens e serviços de modo a distribuí-los entre as várias pessoas e grupos da sociedade, a fim de satisfazer as necessidades humanas. • A Economia é uma Ciência Social porque se ocupa do comportamento humano e estuda como as pessoas e as organizações na sociedade se empenham na produção, troca e consumo de bens e serviços. • Sistema econômico é a forma na qual uma sociedade está organizada em termos políticos, econômicos e sociais para desenvolver as atividades econômicas de produção, troca e consumo de bens e serviços. • Argumentos positivos: procuram entender e explicar os fenômenos econômicos como eles realmente são. • Argumentos normativos: Pontos de vista influenciados por fatores filosóficos, sociais e culturais. Dizem respeito ao que “deveria ser”. Por envolverem “juízos de valor” sobre o que deve ser, não devem ser confrontados com objetivos da realidade. • Análise econômica positiva: compreensão e previsão dos fenômenos econômicos do mundo real, sem intenção de julgar essa realidade ou de alterar o curso dos acontecimentos. • Análise econômica normativa: compreensão e previsão dos fenômenos econômicos do mundo real, questionando se algo é moralmente ou não. • Alguns Conceitos • Necessidades humanas • Necessidade humana é a sensação da falta de alguma coisa unida ao desejo de satisfazê-la. Ela é ilimitada. • Necessidades não econômicas são aquelas que podem ser satisfeitas com bens que não podem ser produzidos ou que não precisam ser produzidos. • Necessidades econômicas são aquelas que podem ser satisfeitas com bens não gratuitos, mas que o homem precisa fornecer. • Bens e Serviços • Bem é tudo aquilo que permite satisfazer as necessidades humanas. • Classificação: • Quanto à raridade: • Bens Livres: existem à quantidade ilimitada e podem ser obtidos com pouco ou nenhum esforço humano. Não possuem preço. • Bens Econômicos: são relativamente escassos e supõem a ocorrência de esforço humano na sua obtenção. Possuem preço maior que zero. • Quanto à natureza (são bens econômicos): • Bens Materiais: natureza material, tangíveis; pode-se atribuir características físicas ao material. • Bens Imateriais (Serviços): natureza intangível. Não podem ser estocados. São prestação de serviços. • Quanto ao destino: • Bens de Consumo: Diretamente utilizados para satisfação das necessidades humanas. Quando intermediários, são insumos, quando finais, podem ser de uso durável (podem ser usados várias vezes) e não durável (desaparece quando utilizados). • Bens de Capital: Permitem produzir outros bens, como equipamentos e máquinas. • Bens de consumo e de capital são bens materiais e finais. Os bens Intermediários são aqueles que ainda precisam ser transformados para atingir sua forma definitiva. • Recursos produtivos • Os recursos produtivos ou fatores de produção são elementos utilizados no processo de fabricação dos mais variados tipos de mercadorias, que são utilizadas para satisfazer nnecessidades. Eles são limitados. • Terra (recursos naturais): Designa recursos naturais existentes ou dádivas da natureza. • Trabalho: Todo esforço humano, físico ou mental, despendido na produção de bens e serviços. • A qualidade e o tamanho da força de trabalho são limitados. • Capital (bens de capital): Conjunto de bens fabricados pelo homem que não se destinam à satisfação das necessidades através do consumo, mas que são utilizados para a produção de outros bens. • Capital financeiro: não constitui realmente riqueza, mas sim direitos a ela. • Capacidade empresarial: o empresário exerce funções fundamentais para ao processo produtivo. • O preço pago pela utilização dos serviços dos fatores de produção vai se constituir na renda dos proprietários desses fatores. • Agentes econômicos • Agentes econômicos são pessoas físicas ou jurídicas que, por meio de suas ações, contribuem para o funcionamento do sistema econômico. • Famílias: indivíduos e unidades familiares que, no papel de consumidores, adquirem os mais diversos tipos de bens e serviços e, no papel de proprietárias dos recursos produtivos, fornecem às firmas os diversos fatores de produção. O objetivo é saciar as necessidades. • Firmas: unidades encarregadas de produzir e/ou comercializar bens e serviços. O objetivo é maximizar o lucro. • Governo: todas as organizações que, direta ou indiretamente, estão sob o controle do Estado. • Muitas vezes o governo intervém no sistema econômico atuando como empresário através de suas firmas estatais, comprando bens e contratando serviços e regulamentando e com finalidade de disciplinar a conduta dos demais agentes econômicos. • Mercado • Mercado é o local ou contexto em que compradores (procura) e vendedores (oferta) de bens, serviços ou recursos estabelecem contatos e realizam transações. • Os mercados estão no centro da atividade econômica e não necessariamente sua existência terá um lugar geográfico em que as transações se realizam. • Os mercados são estruturados em função de 2 fatores principais: número de firmas produtoras e homogeneidade ou diferenciação dos produtos de cada firma. Os processos de gestão de pessoas • O principal ativo de uma empresa sem duvidas é a sua força de trabalho. É necessária uma boa Gestão de Pessoas para que os colaboradores se disponham a trabalhar em prol da empresa para alcançar os objetivos por ela estabelecidos. Em contrapartida os colaboradores esperam receber salários justos com sua função e benefícios que o façam realizar cada vez melhor suas tarefas estabelecidas. • PLANEJAMENTO E RECRUTAMENTO DE PESSOAS Para Fae (2007), o recrutamento visa atrair vários candidatos para determinadas vagas disponibilizadas pela organização, dentre os quais serão selecionados os participantes para a futura seleção. Esse recrutamento pede ser interno ou externo ou seguir novas tendências como o e-recruting. • RECRUTAMENTO INTERNO Ainda para Fae (2007), esse tipo de recrutamento envolve promoção ou transferência dos próprios funcionários da organização, e apresenta uma série de vantagens, como o fato da pessoa já estar familiarizada com a empresa, informações mais precisas sobre o candidato e uma melhora na moral do funcionário. • Mas pode apresentar também algumas desvantagens como um novo treinamento, a promoção pode gerar ressentimentos por parte dos outros funcionários e a redução da inovação no trabalho. • RECRUTAMENTO EXTERNO Esse tipo de recrutamento é iniciado por intermédio de anúncios, agências de emprego, propaganda e outros. Fae (2007) ainda destaca que a pessoa, em toda a sua complexidade, é principal recurso do processo de seleção. Portanto a empresa estará admitindo toda a sua historia e sua carga emocional, e não apenas um mero funcionário. • Dessa forma a vida pessoal deve ser considerada na hora da seleção. O processo seletivo tem a finalidade de identificar pessoas que tenha características para a futura vaga oferecida pela organização e que possam se tornar colaboradores satisfatórios. • Para Gestaoerh (2007), depois da eliminação de algunscurrículos, o selecionador terá um enorme esforço para não deixar se influenciar. As informações dos currículos serão verificadas após uma série de testes e entrevistas principalmente as informações sobre idiomas. Nessa hora vale muito a intuição sobre as pessoas. Tanto entrevistador como o entrevistado tenta agir da forma que imagina que o outro gostaria. • Fae (2007) destaca alguns testes muito utilizados hoje pelos recursos humanos das organizações. Provas ou testes de conhecimentos ou de capacidades: avaliar o grau de conhecimento sobre determinado assunto, como a função que poderá exercer. • Testes Psicométricos: testa a habilidade da pessoa em determinadas atividades a partir do desenvolvimento de uma aptidão ou treinamento. Testes de Personalidade: analisa traços de caráter e de temperamento. • Por fim, Fae (2007) destaca que a entrevista seja bem maneada pelo selecionador. O selecionador dever ser um investigador durante todo o processo. Devem ser elaboradas várias hipóteses onde o selecionador deve observar pensar e imaginar e não apenas ser um verificador de dados. • E-RECRUTING Para Gestaoerh (2007), o e-recruting é a forma das empresas contratarem pela internet. Os candidatos podem cadastrar seu currículo em sites especializadas como o Gbiz, Catho e outros, ou pelos sites das próprias empresas onde o candidato envia seu currículo. • Empresas como HP ou General Eletric, já contratam mais de 87% dos funcionários pela internet. Mas esse tipo de recrutamento deve se restringir aos cargos técnicos, de vendas, engenharia, gerência média e estagiários. Os executivos e alta gerência ainda dever passar pelo método tradicional. • COMO MOTIVAR OS FUNCIONÁRIOS. Da acordo com Caliper (2007), é preciso identificar as necessidades de seus colaboradores para não perder tempo nem dinheiro. Usaremos o exemplo da Pirâmide de Maslow, para descrever as necessidades dos funcionários. • Necessidades Biológicas e Fisiológicas: as empresas devem oferecer salários justos, horários adequados e intervalo de descanso. Necessidades de Segurança: a empresa precisa mostrar aos funcionários que está dentro das normas de segurança do trabalho, oferecer como beneficio o seguro de vida, planos de saúde e aposentadoria. • Necessidades Sociais: mostrar ao colaborador a necessidade do trabalho em grupo e das relações interpessoais, por meios de projetos em grupos e palestras. Necessidades de Estima: reconhecer o trabalho e esforço do colaborador, por meio de elogios, promoções, premiações (não necessariamente da ordem financeira). • Necessidades de Auto-Realização: usar as idéias dos funcionários, fazer com que eles participem das tomadas de decisões relacionadas ao seu trabalho, cursos de atualização e oportunidades desafiadoras. Ética profissional e Empresarial • Muito se fala sobre ética empresarial e profissional dentro do mercado de trabalho. A ética pode ser considerada um conjunto de atitudes e valores aplicados dentro do ambiente corporativo, sendo assim, fundamental para o andamento das atividades da companhia e claro, para o bom relacionamento entre os colaboradores. • Como fazer a ética acontecer de forma correta? • A ética nos conduz a ideia de universidade moral e faz com as que as pessoas tenham um comportamento adequado perante a sociedade. Sem ela, não teríamos regras, respeito, valores e caráter. • De acordo com esse raciocínio, podemos entender que a ética empresarial é importante para orientar seus profissionais a agirem conforme condições primárias estabelecidas. As empresas estão se conscientizando do perigo iminente que representa a falta de ética para os negócios. Haja vista, os famosos casos de escândalos divulgados nas últimas décadas. • No entanto, para que uma empresa seja considerada ética, é fundamental o comprometimento dos colaboradores com a questão. • Ser um colaborador ético se tornou indispensável para sobreviver no mundo corporativo. • Na era em que as informações se cruzam e sua imagem ou nome são expostas instantaneamente na internet, sem você saber, preocupar-se com a sua reputação é essencial para quem quer ter uma carreira longa e respeitada. As empresas costumam investigar com ex-empregadores e órgãos públicos a conduta ética dos profissionais que têm a intenção de contratar. • Ser ético, não é uma opção e sim uma questão de caráter. • Portanto, lembre-se sempre que atitudes impensadas ou mal intencionadas de seus colaboradores no ambiente corporativo podem prejudicar, além da carreira desses profissionais, a sua organização como um todo. • Dessa forma, faz parte das habilidades do empreendedor propagar a ética em suas ações dentro de sua empresa, sendo um exemplo de ética e bons costumes para seus colaboradores. Trabalho em equipe • O mundo está cada vez mais interligado e os negócios mais complexos e dinâmicos. È necessário acabarmos com a idéia de que o mundo é formado por forças individuas. O trabalho em equipe busca valorizar cada indivíduo e permiti que todos façam parte de uma mesma ação, além de possibilitar a troca de conhecimento e experiência, pois motiva a equipe a buscar de forma coesa os objetivos traçados. • Portanto podemos definir que o trabalho em equipe é de vital importância, pois significa compartilhar numa direção comum: o sucesso. • Dicas para o sucesso do trabalho em equipe: • 1- Seja paciente • Nem sempre é fácil conciliar opiniões diversas, afinal “cada cabeça uma sentença”. Por isso é importante que seja paciente. Procure expor os seus pontos de vista com moderação e procure ouvir o que os outros têm a dizer. Respeite sempre os outros, mesmo que não esteja de acordo com as suas opiniões. • 2. Aceite as idéias dos outros • Às vezes é difícil aceitar idéias novas ou admitir que não tenhamos razão; mas é importante saber reconhecer que a idéia de um colega pode ser melhor do que a nossa. Afinal de contas, mais importante do que o nosso orgulho, é o objetivo comum que o grupo pretende alcançar. • 3. Não critique os colegas • Às vezes podem surgir conflitos entre os colegas de grupo; é muito importante não deixar que isso interfira no trabalho em equipe. Avalie idéias do colega, independentemente daquilo que achar dele. Critique as idéias, nunca a pessoa. • 4. Saiba dividir • Ao trabalhar em equipe, é importante dividir tarefas. Não parta do princípio que é o único que pode e sabe realizar uma determinada tarefa. Compartilhar responsabilidades e informação é fundamental. • 5. Trabalhe • Não é por trabalhar em equipe que deve esquecer suas obrigações. Dividir tarefas é uma coisa, deixar de trabalhar é outra completamente diferente. • 6. Seja participativo e solidário • Procure dar o seu melhor e procure ajudar os seus colegas, sempre que seja necessário. Da mesma forma, não deverá sentir-se constrangido quando necessitar pedir ajuda. • 7. Dialogue • Ao sentir-se desconfortável com alguma situação ou função que lhe tenha sido atribuída, é importante que explique o problema para que seja possível alcançar uma solução de compromisso que agrade a todos. • 8. Planeje • Quando várias pessoas trabalham em conjunto, é natural que surja uma tendência para se dispersarem. O planejamento e a organização são ferramentas importantes para que o trabalho em equipe seja eficiente e eficaz. É importante fazer o balanço entre as metasa que o grupo se propôs e o que conseguiu alcançar no tempo previsto. • 9. Evite cair no “pensamento de grupo” • Quando todas as barreiras já foram ultrapassadas, e um grupo é muito coeso e homogêneo, existe a possibilidade de se tornar resistente a mudanças e a opiniões discordantes. É importante que o grupo ouça opiniões externas e que aceite a idéia de que pode errar. • 10. Aproveite • O trabalho em equipe Afinal, o trabalho de equipe acaba por ser uma oportunidade de conviver mais perto de seus colegas, e também de aprender com eles.
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