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Material do Aluno 2 Formando Analistas de Negócios Observação Importante: O conteúdo desta apostila é uma versão preliminar de um livro em desenvolvimento. Atribuição-Uso Não-Comercial-Compatilhamento pela mesma licença 2.5 Brasil Você pode: x copiar, distribuir, exibir e executar a obra x criar obras derivadas Sob as seguintes condições: x Atribuição. Você deve dar crédito ao autor original, da forma especificada pelo autor ou licenciante. x Uso Não-Comercial. Você não pode utilizar esta obra com finalidades comerciais. x Compartilhamento pela mesma Licença. Se você alterar, transformar, ou criar outra obra com base nesta, você somente poderá distribuir a obra resultante sob uma licença idêntica a esta. x Para cada novo uso ou distribuição, você deve deixar claro para outros os termos da licença desta obra. x Qualquer uma destas condições podem ser renunciadas, desde que Você obtenha permissão do autor. x Nothing in this license impairs or restricts the author's moral rights. Termo de exoneração de responsabilidade Qualquer direito de uso legítimo (ou "fair use") concedido por lei, ou qualquer outro direito protegido pela legislação local, não são em hipótese alguma afetados pelo disposto acima. Este é um sumário para leigos da Licença Jurídica (na íntegra). Versão Draft/Apostila (Jun/07) 3 Formação para Analistas de Negócios Draft 0.5 (18/jun/2007) Paulo Fernando Vasconcellos Nogueira www.pfvasconcellos.eti.br finito@pfvasconcellos.eti.br Skype:pfvasconcellos 4 Formando Analistas de Negócios Sumário O Analista de Negócios 7 Entendendo o Negócio 25 Modelando Processos de Negócio 47 Analisando o Negócio 69 Entendendo os Requisitos 81 Desenvolvendo Requisitos 105 Gerenciando Requisitos 143 Viabilizando o Projeto 153 Versão Draft/Apostila (Jun/07) 5 6 Formando Analistas de Negócios CAPÍTULO 1 O Analista de Negócios Quem é o Analista de Negócios? A Formação de um Analista de Negócios Passivo ou Pró-Ativo? Habilidades à Técnicas à Sociais à A Lista do BABoK Responsabilidades à Em um Projeto à Na Organização de TI Analista X Arquiteto de Negócio A Crescente Importância da Função Versão Draft/Apostila (Jun/07) 7 O analista de negócios não existe. No Brasil, a profissão não é regulamentada. Aliás, como quase todas as outras do mundo da tecnologia da informação (TI). Mas no caso do analista de negócios a situação é um pouco pior. Ao contrário dos coordenadores de projetos e analistas de sistemas, ele também não existe em diversas organizações e projetos. Quando o analista de negócios existe, não há consenso sobre sua localização: ele é um profissional da área de TI ou das diversas áreas de negócio? É tão pequena a experiência de sua utilização em projetos para desenvolvimento de sistemas que muitos questionam sua necessidade. Para algumas escolas, “superprogramadores” deveriam executar todas as atividades requeridas em um projeto. Para que serviria um analista de negócios? Afinal, não conseguimos definir nem mesmo sua formação e suas responsabilidades em um projeto. No BABoK 1 (Guide to Business Analysis Body of Knowledge), por exemplo, o analista de negócios praticamente só cuida dos requisitos. Já no RUP temos vários chapéus para ele: Analista de Processos de Negócios, Designer do Negócio, Especificador de Casos de Uso etc. Como contraponto, o OpenUP/Basic oferece um único boné: Analista. Entretanto, parece que a demanda por analistas de negócios tem aumentado nos últimos anos. Apesar das indefinições e questionamentos, organizações comprometidas com o alinhamento de TI com o negócio depositam parte de suas apostas nas figuras do Analista de Negócios (AN) e do Arquiteto Corporativo. Novas ondas, como BPM (Business Process Management) e SOA (Service-Oriented Architecture), reforçam a necessidade de profissionais que naveguem com desenvoltura os dois lados da moeda: o Negócio e a Tecnologia da Informação. Neste capítulo tentaremos definir o perfil, as habilidades requeridas, a formação e as responsabilidades de um AN. Veremos também uma sugestão sobre onde devem morar os AN's. Ou, colocando de outra forma, quem manda nos AN's. Apesar da ênfase na participação do AN em projetos para desenvolvimento de sistemas, veremos que seu perfil e habilidades podem ser bastante úteis em outras demandas da organização. 8 Formando Analistas de Negócios Quem é o Analista de Negócios? O AN é o profissional responsável pela análise de negócios. Segundo o BABoK, a análise de negócios é “oo conjunto de tarefas, conhecimentos e técnicas requeridas para a identificação das necessidades do negócio e para determinar as soluções para os problemas do negócio. Soluções incluem o desenvolvimento de sistemas de informação, mas também podem consistir em melhorias dos processos de negócios ou mudanças organizacionais”. Uma definição tão ampla pode gerar confusão. Vão pensar que “superanalistas” estão sendo inventados para brigar contra os “superprogramadores”. O principal problema está no trecho que diz que o AN também seria responsável por “determinar as soluções”. Neste livro veremos que o AN participa da equipe que cuidará do desenho e implementação da solução, mas não determina nada. Não sozinho. Como a definição do BABoK tende a ser a definição formal e reconhecida, vale a pena destacar também a forma como a profissão AN é apresentada: “OO Analista de Negócios funciona como uma ligação entre os stakeholders para levantar, analisar, comunicar e validar requisitos de mudanças em processos de negócios, políticas ou sistemas de informação. O AN entende os problemas do negócio e as oportunidades no contexto dos requisitos e recomenda soluções que possibilitam que a organização alcance seus objetivos”. Agora ficou mais claro que o AN “recomenda soluções”, não as determina. Também é interessante notar que o trabalho do AN, segundo o BABoK, não se limita a sistemas de informação. Melhorias em processos de negócios e mudanças organizacionais também podem compor seu escopo de trabalho. No entanto, na maioria das vezes, o AN é um perfil em um projeto, não uma posição (ou cargo) em uma organização. Sendo assim, é comum encontrar improvisações. Coordenadores de projetos, donos de produtos e, mais freqüentemente, analistas de sistemas e desenvolvedores são destacados para executar as tarefas de coleta e análise de requisitos. Neste livro será defendido que o AN seja uma função (cargo) fixo da organização. Justificativas serão apresentadas, mesmo para empresas ou equipes de pequeno porte. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 9 A Formação de um Analista de Negócios Até o momento da publicação deste livro, não existia no Brasil um curso reconhecido para a formação de AN's. Espera-se que o IIBA2 (International Institute of Business Analysis) seja para os AN's o que o PMI3 (Project Management Institute) é para os Coordenadores de Projetos. A consolidação de um “corpo” de conhecimentos – no caso o BABoK, possibilitará a criação de cursos e de um processo de certificação. Apesar dos questionamentos que giram em torno desse tipo de certificação 4, trata-se de um marco que pode ajudar no reconhecimento da função e da necessidade do AN pelas organizações. Mas, hoje - quando uma busca no Google retorna apenas 14 resultados para BABoK em língua portuguesa – nenhum deles relacionado com o guia do IIBA - qual é a formação de um AN? Podemos dizer que a formação de um AN é um sub-conjunto ou sub-produto da formação de um analista de sistemas. Existem dois problemas que se tornaram mais nítidos nos últimos tempos: a ênfase no desenho e documentação da solução e a mistura com disciplinasde implementação, como a modelagem de bancos de dados e até mesmo programação. Pouco esforço e tempo são destacados para a análise do problema e para os dois principais conjuntos de disciplinas que definem o conhecimento de um AN: Engenharia de Requisitos e Modelagem de Negócios. Não é o caso de propor uma alteração nos currículos, até porque os problemas com nossos cursos superiores de TI são bem maiores e mais críticos do que uma boa formação de AN's. Espera-se que, novamente seguindo o exemplo do que ocorreu com os gerentes de projetos, a formação de AN's seja oferecida como cursos de extensão, pós-graduação e afins. Como foi dito anteriormente, o BABoK cobre quase que exclusivamente as atividades de gerenciamento, levantamento, análise e negociação de requisitos. Apesar do seu segundo capítulo tratar da Análise Corporativa (Enterprise Analysis), pouco se fala sobre a modelagem de negócios e de processos de negócios. Desta forma, o AN é posicionado como um profissional que se limita a coletar, traduzir e comunicar necessidades. Como veremos no decorrer deste livro, o AN pode e deve assumir mais responsabilidades. 10 Formando Analistas de Negócios Passivo ou Pró-Ativo? Quando destacado para ouvir os stakeholders, documentar suas necessidades e traduzi-las para uma equipe de desenvolvimento, o AN assume um papel passivo. Colocado apenas como uma ponte, não é de se estranhar que muitos questionem sua utilidade. Aliás, em algumas propostas, o AN foi simplesmente extinto. Solução encontrada: o cliente ou usuário senta-se ao lado dos desenvolvedores. Não é preciso ir muito longe para perceber que se trata de uma prática de difícil aplicação. Afinal, quantos usuários-chave podem se dar o luxo de abandonar suas atribuições cotidianas durante semanas ou meses? E mesmo que uma flexível agenda seja montada de forma a viabilizar a prática, até que ponto é salutar a participação do cliente na construção de um produto? Quais indústrias já adotaram essa transparência total? E quantos clientes pedem por ela? Muitas vezes o problema não está na distância (física) entre usuários e desenvolvedores, mas sim na comunicação. Tanto em sua forma quanto no conteúdo e na sua freqüência. Nos capítulos 5, 6 e 7 essas questões são discutidas em detalhes. Neste momento, o que importa é a definição do perfil do AN. Em muitos projetos, particularmente naqueles que lidam com processos estratégicos ou grandes mudanças, um AN pró-ativo pode agregar considerável valor. Um AN pró-ativo caracteriza-se por: Não se limitar aos requisitos coletados junto aos clientes. Ele pesquisa alternativas, tanto na organização quanto em seus concorrentes ou similares; Avaliar e questionar requisitos e processos de negócio, sempre de uma forma construtiva; Antecipar riscos e mudanças; Ter grande capacidade de negociação. Mas nem sempre um cliente precisa ou aceita a atuação de um palpiteiro. Um bom AN pró-ativo é sensível a isso. E tem bom senso. Aliás, é um bom momento para definirmos as habilidades que devem fazer parte do arsenal de um AN. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 11 Habilidades Nos acostumamos a dividir as habilidades em dois grandes grupos: i) Habilidades Técnicas (hard skills); e, ii) Habilidades Sociais (soft skills). “Social” foi o melhor termo que encontrei até o momento. Poderia ser também “habilidades pessoais e inter-pessoais”. São tão ruins que é grande a tentação de utilizar apenas os termos na língua inglesa. Mas procurarei evitá-los. Habilidades Técnicas Aprendidas em treinamentos ou adquiridas através da observação e prática. Caracterizam-se por serem facilmente repassadas para uma equipe, em relativo curto espaço de tempo. O quadro abaixo sumariza as principais disciplinas e técnicas que o AN deve dominar. Há uma breve descrição de cada uma delas. No restante do livro várias delas serão mostradas de maneira mais detalhada. Habilidade Descrição Modelagem Capacidade de transcrever para uma linguagem visual a descrição de um problema ou solução. Apesar da capacidade de abstração ser uma habilidade soft, o domínio de linguagens de modelagem é uma habilidade técnica. Modelagem de Negócios Habilidade de transcrever em diversas visões e diagramas o modelo do negócio. Modelagem de Processos de Negócio Derivada da habilidade acima, trata especificamente da transcrição de processos de negócio para a forma de modelos visuais. O AN deve dominar uma ou mais linguagens de modelagem. Técnicas de Entrevistas e Pesquisas Domínio de técnicas para a realização ou facilitação de entrevistas com stakeholders, workshops, sessões de brainstorming e similares. Tabela 1.1 – Habilidades Técnicas. 12 Formando Analistas de Negócios Habilidades Sociais De transferência mais difícil, são aquelas habilidades que muitos chamam de 'dons'. Muitas pessoas nascem com elas ou têm facilidade para desenvolvê-las. Mesmo assim, boa parte delas pode ser adquirida através de treinamentos e prática. Como este é um livro técnico, não espere dicas sobre como falar em público, facilitar workshops, liderar equipes ou escrever bem. No máximo, o texto destacará onde e quando a presença de uma pessoa com aquelas habilidades pode facilitar o trabalho. O quadro abaixo apresenta as principais habilidades sociais: Habilidade Descrição Observar, Ouvir e Entender Como se diz no popular, “temos dois ouvidos e apenas uma boca”. Também temos dois olhos. Boa parte do trabalho de um AN depende de sua capacidade de observação e da sua atenção. Comunicar Como o AN é uma “liga” entre stakeholders, é fundamental que ele se comunique muito bem, em todas as formas e meios. Faz parte da comunicação sua capacidade de adequar o vocabulário utilizado de acordo com o perfil do seu público-alvo. Pensar Sistemicamente É a tal “Quinta Disciplina”5, que consiste em: ver inter-relacionamentos, em vez de cadeias lineares de causa-efeito; e ver os processos de mudança, em vez de simples fotos instantâneas. Negociar e Vender No meio do caminho, não serão poucas as vezes em que o AN terá que vender para um grupo de stakeholders as idéias e sugestões de outro grupo. Isso quando não estiver negociando suas próprias idéias. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 13 Criticar e Criar Um AN sem visão ou espírito crítico é quase um garoto de recados. Ele deve saber criticar requisitos ou processos de negócio, sempre de forma construtiva. Daí o “criar” colocado ao lado do “criticar”. Modelar e Organizar O AN deve conseguir traduzir em diversas formas as informações que ele coleta. E de organizá-las. Afinal, na maioria das vezes, ele receberá conjuntos difusos e confusos de dados e informações. Se não agregar nenhum valor, ele simplesmente estará repassando a bagunça. Tabela 1.2 – Habilidades Sociais. Existem várias outras habilidades sociais, tão ou ainda mais óbvias que as listadas acima, que devem marcar o perfil de um bom AN. Saber trabalhar em equipe; saber lidar com a diversidade cultural que enfrentará; auto-gerenciar seu trabalho; dentre outras. Se cruzarmos a lista com aquelas elaboradas para gerentes de projetos, por exemplo, perceberemos uma grande similaridade. É que, no final das contas, estamos falando de habilidades que esperamos que todos na equipe possuam. 14 Formando Analistas de Negócios A Lista do BABoK O BABoK, ainda incompleto no momento em que este texto era escrito, apresenta uma extensa lista de habilidades do AN. A lista ainda carece de uma apresentação detalhada. Mesmo assim, ela é parcialmente reproduzida abaixo: Habilidades Básicas à Habilidades de Análise Técnicas de Análise Estruturada(?) Gerenciamento de Problemas Habilidades de Comunicação Habilidades de Aprendizagem Usabilidade à Conhecimento do Domínio / Negócio Produtos Processo Mercados Sistemas à Conhecimento de TI Paradigmas Metodologias Habilidades Avançadas à Gerenciamento de Reuniões à Habilidades para Apresentações à Habilidades para Tomada de Decisões à Facilitação à Comunicação à Resolução de Conflitos à Negociação à Relacionamentos à Questionamento / Entrevistas à Pensamento Sistêmico à Lógica à Amplitude Cultural Habilidades de Liderança à Arquitetura de TI Habilidades Periféricas à Vendas Versão Draft/Apostila (Jun/07) 15 Responsabilidades Se o AN é dotado de todas as habilidades e conhecimentos apresentados no capítulo anterior, onde, como e quando ele pode ser melhor aproveitado pela organização? Outra questão que tentaremos responder neste tópico é: quem gerencia o trabalho do AN? Dúvida relevante, particularmente naqueles momentos em que o AN não está alocado em nenhum projeto. A resposta mais fácil para o primeiro grupo de perguntas diz respeito aos projetos. Trata-se da forma que está melhor documentada. Em um Projeto As responsabilidades de um AN em um projeto podem variar bastante. Dependem muito do tipo de projeto e da metodologia utilizada. Entretanto, de uma maneira geral podemos dizer que o AN recebe as seguintes atribuições: Análise e Modelagem do Negócio: compreende a assimilação do negócio, de uma forma geral e dos problemas específicos que o projeto deve solucionar. Normalmente a complexidade e abstração do negócio devem ser simplificadas e traduzidas na forma de modelos. Os capítulos 2, 3 e 4 tratarão especificamente deste conjunto de atividades. Engenharia de Requisitos: envolve desde o planejamento das atividades de coleta até a validação e documentação dos requisitos. Por documentação devemos entender a confecção de modelos que devem facilitar o entendimento do projeto pela equipe de construção. Este grupo é estudado em detalhes nos capítulos 5, 6 e 7. Reparem que os dois grupos de atividades acima não se limitam a projetos para desenvolvimento ou implantação de sistemas de informação. São atividades requeridas em qualquer tipo de projeto que envolva a implementação de mudanças em processos de negócios. O grupo que trata dos requisitos também é utilizado, de maneira isolada, no desenvolvimento de novos produtos ou serviços. Um AN pode ser melhor aproveitado em projetos. Limitando-o aos dois grupos de atividades listados acima, damos a impressão de estarmos adotando um processo de desenvolvimento baseado no modelo waterfall (cascata). Considerações acerca do modelo do ciclo de vida 16 Formando Analistas de Negócios adotado para o projeto serão apresentadas posteriormente. Neste ponto é preciso destacar que um AN também pode assumir as seguintes atribuições em um projeto: Validação e Viabilização do Projeto: com o correto domínio do negócio e suas necessidades, é factível supor que o AN pode dar uma grande contribuição na validação e viabilização de um projeto. Produtos desta etapa podem ser: estudo de viabilidade; solicitações de propostas (ou RFP's – Request for Proposal); propostas técnicas e comerciais. O capítulo 8 trata deste assunto. Gerenciamento de Mudanças: trata-se de uma responsabilidade que deve ser compartilhada por todos os membros da equipe de projeto. Mas as contribuições do AN, particularmente quando este estiver representando os interesses dos demais stakeholders, não podem ser desconsideradas. Esta responsabilidade, em conjunto com o gerenciamento dos requisitos, é estudada no capítulo 6. Quando o projeto envolver, em algum nível, o redesenho (ou reengenharia6) de processos de negócios, o AN também pode ser destacado para executar: Modelagem de Processos de Negócio: gerando modelos mais ricos em detalhes do que aqueles gerados na modelagem do negócio (acima). Além dos projetos de reengenharia de processos de negócios (BPR – Business Process Reengineering6), iniciativas como BPM (Business Process Management7) e SOA (Services-Oriented Architecture8) também devem requerer a execução deste conjunto de atividades. Este tema é abordado no capítulo 3. Análise do Negócio: seqüência natural das atividades acima. Envolve a avaliação dos processos de negócio de acordo com vários critérios e indicadores. É normal que este conjunto de atividades seja executado por um consultor de negócios. No entanto, um AN bem preparado e experiente pode se responsabilizar por elas, pelo menos parcialmente. Maiores detalhes no capítulo 4. Todo o conhecimento absorvido pelo AN deve estar disponível para a equipe de desenvolvimento durante todo o ciclo de vida do projeto. Desta forma ele substitui os usuários, configurando-se uma alternativa para aquela sugestão comentada anteriormente neste capítulo. E, de uma forma mais freqüente, o AN participa do desenho e implementação da solução, conforme é mostrado no capítulo 9. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 17 Figura 1.1 – Modelo de equipe de projeto. O diagrama acima mostra um modelo para formação de uma equipe de projeto de desenvolvimento. Ele mostra a posição do AN em relação aos demais membros da equipe. Clientes e usuários, se presentes, estariam no lado esquerdo do diagrama. Desta forma indicamos que o relacionamento com todos os demais stakeholders é responsabilidade do gerente do projeto, do arquiteto e do AN (Negócio). O que não significa, obviamente, que o restante da equipe nem conhece a cara do freguês. O diagrama também ilustra que o AN está no mesmo nível de todos os demais membros da equipe de construção. Responde, como os demais, para um gerente e para o arquiteto. Trata-se de uma proposta que valoriza a especialização9. No capítulo 9 falaremos um pouco mais sobre a convivência do AN em uma equipe de projeto. 18 Formando Analistas de Negócios Na Organização de TI Se estiver subordinado ao gerente de TI, o AN pode acabar de transformando num excelente RP (relações públicas) para o departamento. Afinal, na maior parte do tempo, ele estará se relacionando com todas as outras áreas da empresa. Daí a criticidade das habilidades pessoais e inter-pessoais apresentadas anteriormente. É fundamental que o AN transite com desenvoltura por toda a empresa. No entanto, dados o conhecimento que este profissional deve ter do negócio e a possível amplitude de seu escopo de atuação, podemos supor que acontecerá com ele o mesmo que ocorreu com os gerentes de projetos. Seu deslocamento para um pool relativamente independente. No caso dos gerentes de projetos, foram criados os escritórios de projetos (PMO – Project Management Office). Não é o caso de propor a criação de “escritórios de análise de negócios” (algo como BAO – Business Analysis Office). Não se justifica. Talvez seja mais fácil supor um redesenho dos PMO's - uma evolução natural. Na realidade, se gerenciados pela própria área de TI, esses escritórios poderiam se transformar em um núcleo de especializações. Seu desenho seria idêntico àquele apresentado na figura 1.1. Talvez devêssemos incluir “Operações” logo abaixo do “Arquiteto”. Cada especialização contaria com um “dono”. Além de atender as demandas por profissionais, este “super-escritório de projetos” teria duas grandes responsabilidades: Promover o aprendizado contínuo; Avaliar todos os projetos e solicitações das outras áreas da empresa. Mas este é um tema que foge do escopo deste livro. Resta apenas reafirmar a certeza de que os PMO's podem ser muito mais eficazes se não ficarem limitados apenas a treinar e “fornecer” gerentesde projetos. A inclusão dos AN's pode ser um primeiro passo. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 19 Analista X Arquiteto de Negócio O termo “arquiteto de negócio” ou “arquiteto corporativo” (Enterprise Architect 10) não é assim tão novo, mas, nos últimos tempos, vem ganhando espaço na mídia. Seria um novo artifício à disposição das organizações para a promoção do alinhamento estratégico de TI com o negócio. É uma figura ainda raríssima nas organizações, particularmente nas brasileiras. A novidade ainda gera discussões básicas. Por exemplo, o arquiteto de negócio deveria pertencer à área de TI? 11 Naquele “super-PMO” sugerido acima, todos os membros, com exceção dos gerentes de projeto, seriam “arquitetos”. Teríamos então: Arquiteto de Negócios ou Arquiteto Corporativo Arquiteto de Serviços (Arquiteto SOA) ou de Aplicações Arquiteto de Informações Arquiteto de Tecnologia A intenção com a nomenclatura nem é tanto diferenciá-los dos engenheiros, mas enfatizar que esse grupo cuida da manutenção da integridade arquitetônica de tudo o que se refere a TI. Daí a discussão em torno da correta localização do arquiteto de negócios. Sendo sua principal responsabilidade a ligação da área de TI com o restante da empresa, faz sentido que ele responda diretamente para o gerente ou diretor de TI. O cargo de arquiteto de negócios seria então uma possível evolução do AN12. Apesar de parecer um caminho natural, ainda é cedo para dizer se isso realmente acontecerá nas empresas. 20 Formando Analistas de Negócios A Crescente Importância da Função Houve um tempo em que a área de TI parecia totalmente independente do negócio. Um tipo de caixa-preta que era tida como um mal necessário. As coisas começaram a mudar na medida em que TI deixou de ser um mero fornecedor de relatórios. As coisas ganharam tons de criticidade quando TI passou a ser percebida como um potencial gerador de vantagens competitivas. As linhas entre o negócio e a tecnologia foram desaparecendo, forçando que ambos os lados aprendessem “na marra” uma forma de conviver pacificamente. E, mais importante, produtivamente. Foi no meio da transição que reparamos quanta diferença existia entre os dois mundos: vocabulário, objetivos e metas, estilo gerencial, senso de urgência, noção de certo e errado, hobbies, gosto culinário etc. Tudo era muito diferente. Natural que conflitos brotassem em todos os cantos, a todo momento. Para complicar, os prazos dos projetos ficaram mais curtos. Assim como a paciência dos usuários. Em um ambiente de hiper-competição não é fácil justificar “um delay de 2 semanas”, que vez por outra viram 2 meses, 2 anos. Em muitos casos, não se trata do usuário esperar. Acontece que o mercado não espera. Ou seja, se TI não se converteu num centro de lucros, com certeza ela é, para a maioria das organizações, um grande risco de prejuízos e oportunidades perdidas. É por isso que 8 em cada 10 produtos ou serviços lançados no mercado de computação corporativa prometem promover ou facilitar o alinhamento estratégico de TI com o negócio. Promessas que raramente são cumpridas. Não porque sejam desonestas. Na maioria das vezes elas realmente poderiam ajudar TI a se aproximar de seus usuários. O problema costuma estar na própria estrutura de TI, na sua falta de padrões e processos. Nasceram nesta década duas propostas que podem promover consideráveis mudanças (positivas) no relacionamento de TI com o negócio. BPM7, ou Gestão de Processos de Negócio, é descrita na Wikipedia7-1 como “um campo do conhecimento que fica na inserção entre o gerenciamento e TI, compreendendo métodos, técnicas e ferramentas para o desenho, implementação, controle e análise de processos de negócio operacionais que envolvem pessoas, organizações, aplicações, documentos e outras fontes de informação. O termo 'processos de negócio Versão Draft/Apostila (Jun/07) 21 operacionais' refere-se a processos repetitivos executados pelas organizações no seu dia-a-dia, diferentes dos processos de tomadas de decisão que são executados pelo alto escalão”. BPM não se limita a fornecer meios para o gerenciamento de processos de negócio. Quando necessário, ela possibilita também a melhoria dos processos. Seus propositores costumam enfatizar que se trata de um enfoque diferente daquele proposto pela reengenharia de processos de negócio6. Enquanto a reengenharia sugeria, de certa forma, uma “revolução” - o redesenho do zero dos processos, BPM aposta na contínua “evolução” dos processos. Mais sobre este assunto será tratado nos próximos capítulos. A outra proposta que aproxima TI do negócio é SOA8, ou Arquitetura Orientada a Serviços. Segundo a Wikipedia (em 10/mai/200713), ainda não há consenso sobre a definição do termo. Sigo defendendo uma que registrei em um artigo de julho/200514: “SOA é uma estratégia que propõe a organização dos ativos de software de forma que eles possam representar Processos, Atividades ou Tarefas de Negócio de forma direta. Tais representações são chamadas de Serviços, que devem ser baseados em padrões e facilmente combinados e reutilizados visando a satisfação dos requisitos do negócio.” A representação direta de processos e atividades de negócio, proporcionada por uma SOA, significa inclusive a adoção, sem restrições, do vocabulário do negócio. Em um cenário ideal, ao enxergar a SOA em funcionamento, o usuário estaria enxergando uma clara representação do negócio. Uma representação viva. Não é necessário dizer que a realidade ainda está muito distante desse cenário. Mas a ambição é positiva – o alvo está correto. BPM e SOA são duas propostas independentes. Mas são totalmente complementares. Apesar de não depender ou exigir a existência de uma SOA, uma iniciativa BPM seria muito favorecida com sua existência. Isso porque todos os blocos de construção requeridos por ela, os processos de negócio e suas subdivisões, estariam disponíveis de uma forma flexível e bastante inteligível. SOA e BPM apresentam outra semelhança, mais relevante no contexto deste livro: ambas requerem um trabalho de (re)desenho e modelagem do negócio e seus processos. Ou seja, as duas iniciativas são bastantes favorecidas pela atuação de AN's. Em outros trechos deste livro serão destacadas particularidades e requisitos das duas propostas. 22 Formando Analistas de Negócios Notas, Bibliografia e Referências 1. GGuide to Business Analysis Body of Knowledge – Version 1.6 Draft IIBA (International Institute of Business Analysis), 2006 2. IIIBA (International Institute of Business Analysis http://theiiba.org 3. PPMI (Project Management Institute) http://www.pmi.org 4. Nota sobre Certificações! 5. AA Quinta Disciplina Peter M. Senge. Editora Best Seller, 2000. 6. Nota sobre Reengenharia! 7. BBPM (Business Process Management) http://en.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Management 8. Nota sobre SOA 9. Nota sobre Especialização 10.DDef Arquiteto de Negócio http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_architect 11.DDiscussão sobre Arquiteto de Negócio http://knowledgecrisis.blogspot.com/2006/09/business-architecture- anyone.html http://knowledgecrisis.blogspot.com/2006/11/business-architect-whatever.html 12.FFrom Business Analyst to Business Architect http://blogs.ittoolbox.com/bi/analyst/archives/advance-from-business-analyst- to-business-architect-13686 13.DDefinição de SOA na Wikipedia http://en.wikipedia.org/wiki/Service-oriented_architecture 14.LLet's Talk About SOA http://finito-log.blogspot.com/2005/07/soa-1-introduo.html Versão Draft/Apostila (Jun/07) 23 Notas 24 Formando Analistas de Negócios CAPÍTULO 2 Entendendo o Negócio Conceitos Básicos A Estratégia e os Planos Modelagem de Negóciosà A Composição de um Modelo de Negócio Utilizando a UML para a Modelagem de Negócios A Visão do Negócio à Representando a Estratégia A Visão da Estrutura do Negócio Versão Draft/Apostila (Jun/07) 25 Negócio (do latim, negotiu) é definido em vários dicionários como “comércio; transação comercial; tráfico; empresa; contrato; qualquer assunto que envolve lucro ou interesse; qualquer coisa”. Na língua inglesa chamamos de business. Na Wikipedia1, tratando de economia, business é definido como “a ciência social do gerenciamento de pessoas para organizar e manter produtividade coletiva de forma a satisfazer objetivos, geralmente para gerar lucros”. Para simplificar, vamos adotar a seguinte definição: NNegócio é toda entidade, pública ou privada, que visa atender seus clientes através do fornecimento de produtos e / ou serviços. O negócio, qualquer negócio, é a matéria-prima do trabalho do AN. E mesmo que a diversidade dos negócios seja quase infinita, é possível elencar um conjunto de fatores comuns que permitem que o AN atue em qualquer tipo de negócio, em qualquer ramo de atividade. Todo negócio tem uma razão para existir – uma Razão Social. Inserido num ambiente composto de clientes, concorrentes, fornecedores e parceiros, o negócio executa uma estratégia. Ele possui uma estratégia, mesmo que ela seja informal e mal conhecida. Por fim, todo negócio possui objetivos, recursos, processos e regras. E nenhum negócio está livre de problemas. Conhecer o negócio e o ambiente que o cerca é pré-requisito para que o AN execute um bom trabalho. Mesmo quando sua atuação é pontual em um pequeno projeto, o conhecimento sobre o negócio em questão pode ser importante ou até mesmo crucial. E quando o AN atende sua empresa, e não projetos para terceiros, é fundamental que ele domine todo o negócio. Trata-se de um processo de aprendizado que não acaba. Afinal, o negócio é um organismo vivo. Uma entidade dinâmica que influencia e é influenciada pelo ambiente que a cerca. Neste capítulo veremos quais são os elementos fundamentais que definem um negócio. Estudaremos também os conceitos básicos da modelagem de negócios. E veremos como a UML2 (Unified Modeling Language) pode ser utilizada para representar todos os elementos que compõem um negócio. 26 Formando Analistas de Negócios Conceitos Básicos Na legislação brasileira, todo negócio possui uma Razão Social. Na maior parte das vezes, esse atributo é utilizado apenas para exprimir o nome oficial da empresa. Mas, quando foi criada e nas vezes em que ela é bem utilizada, a razão social diz qual é a principal motivação do negócio, qual a sua razão de existir. Toda empresa também é obrigada a formalizar seu ramo de atuação3. Normalmente, essas são as duas primeiras informações que o AN recebe sobre um negócio. Nenhum negócio é um fim em si mesmo. Ele existe para prover produtos ou serviços para uma comunidade. E pode depender de outros negócios, fornecedores e parceiros, para cumprir seus objetivos. O negócio deve operar de acordo com normas e leis fixadas por entidades externas. Portanto, quando falamos em “análise de negócios”, estamos nos referindo ao trabalho de estudar e apoiar todo um ambiente, e não apenas uma empresa. É esperado que o AN tenha sempre essa visão ampla do negócio. Todo negócio é único, mas existe um conjunto de conceitos básicos que podemos utilizar para representar as estruturas e operações de qualquer tipo de empresa. O quadro abaixo apresenta os 4 conceitos fundamentais4: Conceito Descrição Recursos É tudo o que a empresa utiliza, consome ou produz. São as pessoas, materiais, informações e produtos. Recursos são manipulados através de processos. E podem ser categorizados como: recursos físicos, abstratos e de informação. Processos São as atividades realizadas pelo negócio. Eles descrevem como o trabalho é executado na empresa, e são delimitados por regras. Regras Definições ou restrições de algum aspecto do negócio. Regras determinam como um negócio deve ser gerenciado ou como os recursos são estruturados. Elas podem ser criadas na própria empresa ou ser impostas por entidades externas. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 27 Objetivos Representam a razão da empresa, ou os resultados que o negócio como um todo espera atingir. Objetivos podem ser divididos em objetivos mais específicos ou metas, que são distribuídos entre os processos da empresa. Objetivos expressam o estado desejado de determinados recursos, e são atingidos através dos processos. O conjunto dos objetivos de alto nível (e de médio e longo prazos) é compilado para formar a estratégia da empresa. Tabela 2.1 – Conceitos Básicos que definem um Negócio. Esses 4 conceitos se inter-relacionam para fechar a definição de um negócio. De uma forma simplificada, podemos dizer que: Os objetivos do negócio são atingidos através da execução de processos que usam, transformam e geram recursos, sempre respeitando e seguindo um conjunto de regras. O diagrama abaixo representa graficamente os relacionamentos entre os quatro conceitos: Figura 2.1 – Meta-modelo dos Conceitos Básicos do Negócio. 28 Formando Analistas de Negócios A Estratégia e os Planos Como vimos no primeiro capítulo, o AN é convocado para atuar quando a empresa inicia um processo de mudança em seus processos, estruturas ou sistemas de informação. Toda mudança tem uma motivação e esta normalmente é expressa na forma de um plano. O formato do plano pode mudar consideravelmente de empresa para empresa. Do papel de pão até sofisticados sistemas que implementam o Balanced Scorecard 5. Mudanças de médio ou grande porte podem significar alterações na estratégia da empresa. Ou seja, alterações nos grandes objetivos. Por isso, além de conhecer os 4 elementos básicos que definem o negócio, o AN também deve conhecer a estratégia da empresa. No mínimo, a parte da estratégia que gerou as necessidades de mudanças que motivaram o seu envolvimento no projeto. Torna-se importante, então, que criemos uma visão comum do que é uma estratégia e como ela é apresentada. Estratégia, segundo a Wikipedia 6, “é um plano de ações de longo prazo desenhado para atender um objetivo específico”. Quando falamos de estratégia no mundo dos negócios a coisa se complica um pouco. Segundo alguns dos maiores especialistas na área, não há uma definição clara para o termo “estratégia de negócio” 7. Existiriam cinco definições (e uma dezena de escolas): Estratégia é um plano (é pretendida); Mas também é um padrão – “uma consistência em comportamento ao longo do tempo”7 (realizada); Estratégia é uma posição, ou “a criação de uma posição única e valiosa”8; Mas também uma perspectiva, ou seja, “a maneira fundamental de uma organização fazer as coisas”7; E, por fim, estratégia também pode ser um truque, uma manobra específica para enganar os concorrentes. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 29 Robert Kaplan e David Norton, criadores do balanced scorecard e dos mapas estratégicos, são mais práticos9: “A estratégia de uma organização descreve como ela pretende criar valor para seus acionistas, clientes e cidadãos”. E afirmam que “a estratégia baseia-se em proposição de valor diferenciada para os clientes”. Uma proposição de valor nítida seria, para os dois autores, a dimensão mais importante da estratégia. E existiriam apenas quatro grandes proposições de valor: Baixo custo total; Liderança do produto (Inovação); Soluções completas; e Aprisionamento. Qual a importância disso tudo no contexto daqueles 4 conceitos básicos apresentados no início deste capítulo? Acontece que o perfil estratégico da empresa, sua proposição de valor: Determina o desenho deseus processos de negócio. Afinal, é através deles que ela cria valor; Influencia diretamente a forma como ela administra seus recursos; Caracteriza suas regras de negócio; e Direciona seus objetivos e metas. O assunto é espinhoso, complexo. E o AN não precisa ser um especialista em estratégias para compreender a visão de futuro de uma empresa. No contexto de um projeto específico, o mais importante é que o AN entenda as motivações da empresa: Por que o projeto é necessário? Quais mudanças ele implementa? Quem ele afeta? Quais objetivos de negócio ele deve satisfazer? E como esses objetivos contribuem para a realização da estratégia da empresa? 30 Formando Analistas de Negócios Modelagem de Negócios O detalhamento de todos os elementos que compõem um negócio (Objetivos, Processos, Recursos, Regras e a Estratégia) é uma atividade extremamente complexa. Modelamos um negócio com o objetivo de simplificá-lo – de facilitar sua compreensão. Criamos abstrações ou analogias de uma forma que facilite a documentação e a comunicação de todos os aspectos do negócio. A lista abaixo apresenta outras justificativas para a modelagem de negócios 4: Fornecer uma base que apóie a criação de sistemas de informação; Criar um ponto de partida para iniciativas de melhoria da estrutura e dos processos de negócios; Experimentar novos conceitos e desenhos; Identificar oportunidades de outsourcing. Tratando especificamente de projetos de sistemas de informação, podemos fixar que a modelagem de negócios serve para 12: Entender a estrutura e a dinâmica da organização; Garantir que clientes, usuários e desenvolvedores compartilham uma mesma visão do negócio; e Compreender como a entrega de novos sistemas pode melhorar a produtividade da empresa e como os sistemas em uso serão afetados. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 31 Como afirmam Eriksson e Penker 4 , “se os requisitos são baseados em um bom modelo de negócios, há uma chance muito maior do sistema de informação suportar o negócio adequadamente”. Podemos destacar outras vantagens obtidas com a modelagem do negócio 4: sistema de informação fica mais aderente ao negócio, melhor alinhado; Torna-se mais fácil a integração de sistemas; custo de manutenção dos sistemas é reduzido, já que o melhor alinhamento deve significar mais flexibilidade e facilidade para implementação de mudanças; A lógica do negócio pode ser reutilizada em vários sistemas. A Composição de um Modelo de Negócio Um modelo de negócio é composto por três partes principais, apresentadas no quadro abaixo 4: Parte Descrição Visões É impossível descrever completamente um negócio sob um único ponto de vista. Portanto, um bom modelo de negócio é composto por várias Visões (ou Views). Existem 4 categorias de visões: Visão do Negócio: visão geral do negócio, que inclui sua estratégia. Visão dos Processos: representa toda a parte dinâmica da empresa. Visão da Estrutura: representa a organização de todos os recursos utilizados, manipulados e gerados pelo negócio. Visão do Comportamento: o comportamento individual de determinado processo ou recurso. Toda visão é representada por um ou mais diagramas. 32 Formando Analistas de Negócios Diagramas Representam partes específicas da estrutura ou da dinâmica do negócio. Diagramas contém ou expressam os objetivos, processos, recursos e regras do negócio. Objetos e Processos São todos os itens representados nos diagramas. Objetos representam todos os recursos, enquanto os processos representam qualquer atividade ou função executada no negócio. Tabela 2.2 – A composição de um Modelo de Negócios. Utilizando a UML para a Modelagem de Negócios A UML (Unified Modeling Language)2 foi criada para servir como um padrão de notação para a modelagem de sistemas orientados a objetos (OO10). Lançada em 1997, encontra-se em sua segunda versão. Uma das principais características da linguagem é sua extensibilidade. Ou seja, ela pode ser incrementada e modificada para utilização em domínios mais específicos. Uma das primeiras e mais relevantes extensões para a UML disponibilizada trata exatamente da utilização da UML para a modelagem de negócios. Chama-se EPBE (Eriksson-Penker Business Extensions) e foi publicada no livro Business Modeling with UML4 , de Hans-Erik Eriksson e Magnus Penker. Os autores justificam a utilização da UML para a modelagem de negócios: “CConceitos Similares: um negócio pode ser descrito em termos de processos que satisfazem objetivos através da colaboração de diferentes tipos de recursos. Regras definem condições e restrições sobre como os processos e recursos devem se relacionar e como devem se comportar. Tudo isso pode ser mapeado em objetos, relacionamentos entre objetos e interações entre objetos.” Técnicas Maduras: já é comprovado que a OO pode lidar com sistemas grandes e complexos. Notação Padrão: UML serviu para padronizar a linguagem de modelagem utilizada em OO. A modelagem de negócios carece de um padrão. UML é muito indicada já que promoveria Versão Draft/Apostila (Jun/07) 33 também a adoção de uma mesma linguagem para o estudo dos problemas e para o desenho das soluções. Aprendizado Rápido: Os mesmos conceitos básicos utilizados para descrever sistemas de informação (objetos, classes, etc) podem ser usados para a modelagem do negócio. Novas maneiras de ver o Negócio: o uso da UML é mais uma forma de fazer com que as organizações entendam que, mais do que os organogramas, o que as define são os seus processos. (Mais sobre essa discussão no próximo capítulo). No restante deste livro serão apresentados diversos exemplos do uso da UML para representar conceitos do negócio. Neste momento vamos apenas conhecer os principais tipos de diagramas, seu uso e principais elementos. Diagrama de Classes Os diagramas de classes são utilizados, principalmente, para a representação de recursos e dos objetivos e metas da organização. Também são utilizados para o desenho de um modelo conceitual do negócio. Abaixo o exemplo de um diagrama de classes: Figura 2.2 –Diagrama de Classes. 34 Formando Analistas de Negócios Diagrama de Atividades A EPBE propõe duas versões adaptadas do diagrama de atividades: o Diagrama de Processos (que representam diretamente um processo de negócio ou workflow11); e o Diagrama de Linha de Montagem (ou Assembly Line, útil para demonstrar como os recursos são manipulados e gerados durante a execução dos processos). Os exemplos abaixo apresentam as duas variações do diagrama de atividades, além de um desenho tradicional, baseado unicamente na UML 2.0: Figura 2.3 – Variações do Diagrama de Atividades. Diagramas de Estado, Seqüência e Comunicação Os Diagramas de Estado, Seqüência e Comunicação são utilizados para representar a Visão do Comportamento do negócio. Enquanto os diagramas de atividades representam o comportamento geral de um processo, os diagramas de seqüência, colaboração e estado são úteis para a análise do comportamento individual de um recurso (objeto) ou processo. Os diagramas de estado são particularmente úteis para a representação da transição de estado que Versão Draft/Apostila (Jun/07) 35 ocorre em determinado recurso (objeto). Já os diagramas de seqüência e colaboração servem para que possam ser modeladas as interações entre recursos e processos. Como esta também é uma responsabilidade dos diagramas de atividades, é importante notar que utilizamos os diagramas de seqüência e colaboração para expor detalhes que normalmente não são representados naqueles. Abaixo exemplos dos três diagramas: Figura 2.4 – Diagramas de Seqüência, Comunicaçãoe Estado. Variações do Uso da UML O enfoque da EPBE no uso da UML para a modelagem de negócios é bastante diferente de outras alternativas, particularmente daquela apresentada no RUP (Rational Unified Process13) e em títulos como Managing Software Requirements – A Use Case Approach12. Nestes prega-se o uso da UML de uma forma mais tradicional. Os dois principais diagramas gerados nas atividades de modelagem de negócio seriam o Diagrama de Casos de Uso e o Diagrama de Objetos de Negócios. O diagrama abaixo mostra o uso desses diagramas e seu relacionamento com outros artefatos gerados em outro momento no ciclo de vida de um projeto. 36 Formando Analistas de Negócios Figura 2.5 – Outra visão do uso da UML para a modelagem de negócios. Esses diagramas não oferecem todos os recursos necessários para o completo mapeamento do negócio e seus principais elementos. Isso não quer dizer que eles não sejam úteis. Os diagramas de casos de uso, como veremos no capítulo 6, são bastante úteis para guiar e auxiliar na documentação dos requisitos funcionais de um sistema. Mas eles não agregam praticamente nada para a modelagem de negócios, e por isso não fazem parte da EBPE. Já os diagramas de objetos de negócios são substituídos neste momento pelos diagramas de classes devidamente customizados, como foi apresentado anteriormente. A correta representação da estrutura dos recursos, objetivos e regras requer vários diagramas distintos, e não apenas um diagrama de objetos de negócios. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 37 A Visão do Negócio A construção da visão do negócio é o ponto de partida para todas as outras atividades de modelagem do negócio. É nela que documentamos a estratégia da empresa, seus principais objetivos e problemas. Se o escopo do trabalho do AN for um projeto específico, então ele desenvolverá neste momento um documento que normalmente é chamado de Business Case – uma apresentação executiva das motivações do projeto. Este trabalho será tratado em detalhes no capítulo 8. Aqui veremos a descrição geral da visão do negócio, desenvolvida de maneira independente dos projetos. A descrição da visão do negócio deve contemplar os seguintes fatores4: Fator Descrição Missão Os grandes objetivos da empresa. Objetivos Objetivos e metas mais específicos, que podem ser mensurados em determinado intervalo de tempo. Forças Os pontos fortes (diferenciais) do negócio. Fraquezas Os pontos fracos da empresa. Oportunidades Áreas em que a empresa pode obter considerável vantagem competitiva. Ameaças Áreas de atuação que podem ser afetadas de forma negativa por fatores externos (concorrência, legislação, novas tecnologias, etc.) Fatores Críticos Requisitos do negócio que devem ser atendidos para que os objetivos sejam atingidos, as oportunidades sejam aproveitadas e as ameaças não se concretizem. Estratégias Planos para que os objetivos sejam atingidos. Competências Principais Áreas mais importantes do negócio. Perfis As funções que as pessoas executam na empresa. 38 Formando Analistas de Negócios Unidades de Negócio Departamentos e demais grupos que formam a estrutura da empresa. Processos-Chave Os principais processos de negócio da empresa, que normalmente são chamados de Core Business. Tabela 2.3 – Principais fatores que descrevem a Visão do Negócio. É possível desenvolver um grande modelo conceitual que represente todos os fatores listados acima. No entanto, a probabilidade dele ficar poluído – de difícil leitura - dado o grande volume de informações, deve ser considerada. Como veremos no capítulo seguinte, os processos-chave devem ser documentados em um diagrama específico. O organograma da empresa, que pode ser uma nova versão construída através do diagrama de classes, pode ser utilizado para apresentar as unidades de negócio, perfis e competências principais. Os demais fatores podem ser documentados em forma textual. Um modelo conceitual, como o exemplo abaixo, deve ser utilizado apenas para documentar os principais aspectos do negócio. Figura 2.6 – Exemplo de um Modelo Conceitual. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 39 Representando a Estratégia A representação da estratégia da empresa é uma atividade um tanto complexa. Complicada pela inexistência de um padrão consistente. É fato que uma boa descrição da estratégia deve contemplar, no mínimo, as seguintes informações: Fator Descrição Clientes Quem é o cliente da empresa. Quais são as suas características? A empresa busca um novo perfil de clientes? Qual é? Concorrentes Quais são os principais concorrentes da empresa? Quais são seus principais pontos fortes e fracos? Porte e Posicionamento no Mercado Como o negócio está posicionado no mercado? Esta informação complementa ou é completada pelas informações sobre Pontos Fortes e Fracos apresentados na tabela anterior. Lucratividade e Crescimento Uma comparação com os indicadores dos concorrentes e uma perspectiva de crescimento. Ambiente Como o macro-ambiente deve influenciar na realização dos objetivos do negócio? Percepção Como o mercado, particularmente os clientes e clientes em potencial, percebem a empresa? Há necessidade de mudar essa percepção? Nível dos Serviços Qual o nível de serviço oferecido para os clientes? Ele deve ser modificado para atender novas expectativas? Tabela 2.4 – Principais fatores que descrevem a Estratégia do Negócio. 40 Formando Analistas de Negócios Existem diversas ferramentas e propostas que auxiliam na descrição da estratégia do negócio. Uma alternativa que ganhou muitos adeptos nos últimos tempos é o conjunto formado por Balanced Sco ecardsr r 5 e Mapas Estratégicos15. Os primeiros ajudam a empresa a planejar e monitorar sua performance. O mapa estratégico “é a representação visual da estratégia” 9, que normalmente é consolidada em uma única página. A figura 2.7 apresenta um exemplo do balanced sco ecard e do mapa estratégico, destacando o relacionamento de ambos. Figura 2.7 – Exemplo do Balanced Scorecard e de um Mapa Estratégico. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 41 Há também uma alternativa para apresentar os grandes objetivos da empresa na forma de um diagrama UML, no caso um diagrama de classes. A sugestão faz parte da EPBE. Abaixo um exemplo: Figura 2.8 – Exemplo de um diagrama de Objetivos. 42 Formando Analistas de Negócios A Visão da Estrutura do Negócio Representamos a organização de todos os recursos da empresa através de diagramas que compõem a Visão da Estrutura do Negócio. Relembrando: recursos podem ser físicos, abstratos ou informacionais. Recursos são as pessoas, unidades de negócios, materiais, produtos e serviços da organização. Utilizamos especializações do diagrama de classes para representar a estrutura dos diversos recursos de uma empresa. Um organograma, por exemplo, pode facilmente ser transcrito na forma de um diagrama de classes, como ilustra a figura 2.9: Figura 2.9 – Exemplo de um organograma segundo a EPBE. Recursos também podem ser as informações que a empresa detém. Não todas, com alto grau de detalhamento, mas aquelas consideradas estratégicas. De certa forma esse diagrama é equivalente aos modelos conceituais de bases de dados. Mas devemos nos lembrar que, enquanto conceituais, esses diagramas não manifestam a menor preocupação com a forma ou o local onde as informações estão armazenadas. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 43 Com a Visão do Negócio e a Visão da Estrutura do Negócio encerramos o mapeamento do negócio e sua estrutura. Para completar a visão do todo, falta agora a parte dinâmica da organização, ou seja, a Visão dos Processos e a Visão do Comportamento. Elas são o tema dopróximo capítulo. 44 Formando Analistas de Negócios Notas, Bibliografia e Referências 1. Business – Def na Wikipedia http://en.wikipedia.org/wiki/Business 2. Definição de UML 3. No decorrer do livro pode ser utilizado o termo “Domínio”. [REVER] 4. BBusiness Modeling with UML – Business Patterns at Work Hans-Erik Eriksson e Magnus Penker. Wiley / OMG Press (2000). 5. Definição de Balanced Scorecard http://en.wikipedia.org/wiki/Balanced_scorecard 6. Estratégia na Wikipedia http://en.wikipedia.org/wiki/Strategy 7. Safári de Estratégia Henry Mintzberg, Bruce Ahlstrand e Joseph Lampel Bookman (2000). 8. What is Strategy? Michael Porter. Harvard Business Review (1996). 9. Mapas Estratégicos Robert S. Kaplan e David P. Norton. Editora Campus (2004). 10.Definição de Orientação a Objetos (OO) http://en.wikipedia.org/wiki/Object_oriented http://en.wikipedia.org/wiki/Object-oriented_analysis_and_design 11.DDefinição de Workflow http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow 12.Managing Software Requirements – A Use Case Approach Dean Leffingwell e Don Widrig. Addison-Wesley Segunda Edição (2003). 13.Definição do RUP http://en.wikipedia.org/wiki/Rup 14.DDefinição de Matriz SWOT http://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis 15. Definição de Mapas Estratégicos http://en.wikipedia.org/wiki/Strategy_maps Versão Draft/Apostila (Jun/07) 45 Exercícios para o Workshop 1. Pedir que os alunos descrevam seus negócios, usando apenas os 4 conceitos básicos. 2. Ilustrar na forma do meta-modelo? 3. Proposição de Valor. Qual é a proposição das empresas representas no workshop? Notas 46 Formando Analistas de Negócios CAPÍTULO 3 Modelando Processos de Negócio A Visão dos Processos Tipos de Processos Características Básicas dos Processos de Negócio Partes de um Processo de Negócio Modelagem de Processos de Negócio à Mapas de Processos à Diagrama de Processo à Diagrama de Linha de Montagem à Relações Complexas entre Processos à Diagrama de Atividades à BPMN O Enfoque “Meet in the Middle” – Considerando os sistemas existentes Versão Draft/Apostila (Jun/07) 47 A visão dos processos de negócio é a parte principal e mais complexa da modelagem de negócios. Por isso ela merece um capítulo em separado. No capítulo anterior vimos conceitos básicos da modelagem de negócios e analisamos a visão do negócio e a visão da sua estrutura. Aqui estudaremos as duas outras visões: dos processos e do comportamento do negócio. É milenar a cultura que determina como as empresas se estruturam e se apresentam. Vem dos antigos exércitos a estrutura hierárquica. Pessoas e os mais diversos recursos são distribuídos em departamentos funcionais ou áreas de negócio que são semi-autônomos. Organogramas são utilizados para formalizar essa distribuição, destacando os responsáveis e respectivos subordinados. Normalmente, uma visão conceitual lembra uma pirâmide. No início dos anos 1990 ganhou força uma série de propostas que pregavam que os processos de negócio eram mais importantes e críticos do que os departamentos de uma empresa. Entendendo que o organograma impõe uma visão vertical da organização, os processos, por sua vez, significam uma visão horizontal da empresa. Os processos são, de fato, a forma como as empresas funcionam. Podemos definir um processo de negócio de uma forma extremamente simples, como na Wikipedia1: “é um conjunto de atividades inter-relacionadas que recebem entradas, agregam valor, e geram saídas”. Não se engane com a simplicidade da definição: um processo de negócio pode ser extremamente complexo, compreender uma série de objetivos, seguir um grande número de regras e utilizar um volume considerável de recursos. Mas uma das maiores dificuldades que o AN encontrará será exatamente a falta de uma 'cultura' de processos. Diversas empresas simplesmente ignoram seus processos e os benefícios que o gerenciamento deles pode gerar. Neste capítulo veremos os conceitos básicos e os tipos de processos que existem em todas as empresas. Veremos também o uso da UML para a modelagem de processos, bem como da BPMN. O capítulo 4 tratará da análise dos processos, ou seja, mostrará como efetuar uma avaliação crítica e o redesenho dos processos de negócios. 48 Formando Analistas de Negócios A Visão dos Processos A visão dos processos de negócio pode ser muito diferente da visão de sua estrutura. Conseqüência natural da forma como as empresas organizam seus recursos. Departamentos e seções foram criados para tratar de partes específicas do negócio. Acontece que, na maioria das vezes, um processo ultrapassa as fronteiras de um departamento. Um processo de vendas, por exemplo, pode envolver os departamentos de vendas, financeiro, logística e outros. Figura 3.1 – Visão Vertical X Visão Horizontal. Perceberemos que a complexidade é ainda maior se atentarmos para o fato de que apenas um conjunto dos processos pode satisfazer os grandes objetivos da organização. Cada processo, de maneira isolada, tem um propósito. No entanto, isolado ele não significa muita coisa. Quando atuando em um projeto específico, pode ser que o trabalho do AN se limite ao mapeamento de um ou alguns poucos processos. Não raro, um projeto pequeno pode tocar apenas uma parte de um processo. Ainda assim, por razões que serão explicadas neste e no capítulo seguinte, é importante que o AN procure entender o processo como um todo. Quando alocado em atividades de larga escala, o AN deverá mapear um grande número de processos. É importante, então, que ele consiga diferenciar os tipos de processos. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 49 Tipos de Processos Na definição clássica2, existem três tipos principais de processos de negócios3: Tipo de Processo Descrição Primários São aqueles que lidam diretamente com o cliente. Sendo assim, se houver algum problema com um processo primário, o cliente perceberá imediatamente. Alguns exemplos de processos primários são: vendas, atendimento, contas a receber, desenvolvimento de novos produtos, logística. Os processos primários podem ser classificados em 4 grandes grupos4: Operacional: produção e entrega de bens e serviços para os clientes; Gestão de Clientes: todas as atividades ligadas ao relacionamento com o cliente; Inovação: pesquisa e desenvolvimento de novos produtos, serviços ou processos. Regulatórios e sociais: conformidade com as expectativas regulatórias e sociais. De Apoio São todos os processos que suportam ou são necessários para a execução dos processos primários. São exemplos de processos de apoio: contratação e gestão de recursos humanos, gerenciamento do ativo imobilizado, contabilização e compras. De Gestão São todos aqueles processos necessários para coordenar a execução dos processos primários e de apoio. Definição da estratégia de atuação e o planejamento orçamentário são exemplos de processos de gestão. Tabela 3.1 – Tipos de Processos 50 Formando Analistas de Negócios O diagrama abaixo ilustra o relacionamento entre os três tipos de processos e destes com o mundo exterior. Figura 3.2 – Visão Geral dos tipos de processos. É fundamental que o AN saiba diferenciar os tipos de processos. Cada tipo costuma merecer um tratamento totalmente diferente por parte das empresas. Processos de apoio, por exemplo, são administrados para que gerem o menor custo possível. Não raro, são os primeiros processos a serem terceirizados. Processos de gestão são executados por pouquíssimas pessoas, a maioria do alto escalão da empresa. Neles a preocupação não é com custo, mas com agilidade e disponibilidade de informações. E, por fim os mais importantes: os processos primários.Eles são os mais sensíveis à proposição de valor da empresa. Como vimos no capítulo anterior, existem 4 proposições de valor: i) Baixo Custo Total; ii) Inovação; iii) Soluções Completas; e, iv) Aprisionamento. O perfil dos processos primários é ditado pela proposição de valor5. Por exemplo: a empresa oferece bens ou serviços de baixo custo total? Então ela deve valorizar a eficácia e eficiência dos processos de faturamento e entrega. Eficácia e eficiência são algumas características básicas de um processo de negócio. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 51 Características Básicas dos Processos de Negócio Todo processo de negócio é formado por 5 características básicas, apresentadas na tabela abaixo6: Característica Descrição Fluxo A seqüência de atividades e tarefas que são executadas para transformar entradas em saídas. Eficácia É “fazer a coisa certa”, ou seja, essa característica mostra até que ponto o processo atende as expectativas dos clientes (externos ou internos). Eficiência É “fazer certo”, ou seja, medimos aqui o grau de utilização de recursos para produzir uma saída. Tempo de Ciclo Indica o tempo total necessário para a execução completa de um ciclo do processo, ou seja, para a geração de uma saída. Custo O custo total do processo, para geração de uma saída (execução de um ciclo). Tabela 3.2 – Características Básicas dos Processos de Negócio. É o conjunto dessas 5 características que determina a qualidade geral de um processo de negócio. Como veremos no próximo capítulo, é a análise dessas características que permite a descoberta de possibilidades de melhoria. Neste momento nos interessa a primeira característica, o fluxo de um processo. Um processo de negócio pode ser quebrado em várias unidades, que por sua vez também podem ser divididas. Essa divisão objetiva obter o melhor uso possível dos recursos e, na maioria das vezes, no menor tempo possível. Quando mapeamos ou modelamos um processo de negócio, estamos criando uma abstração para essas divisões e a sua seqüência de execução. 52 Formando Analistas de Negócios Antes de falarmos na modelagem propriamente dita, é importante conhecermos as partes de um processo de negócio. Partes de um Processo de Negócio Existem algumas diferenças de nomenclatura e conceitos quando tratamos das partes de um processo de negócio. Neste livro será utilizado o seguinte padrão: Parte Descrição Sub-Processo Um processo é formado por dois ou mais sub-processos. Partimos do princípio de que sempre haverá, no mínimo, duas grandes partes: a entrada e a saída. No entanto, na maior parte dos casos, veremos que um processo pode ser formado por vários sub-processos. Atividade Cada sub-processo é formado por uma ou mais atividades. Uma atividade, por sua vez, é uma seqüência de tarefas. Tarefas É a menor unidade de execução de um trabalho em um processo. Tabela 3.3 – Partes dos Processos de Negócio. A figura abaixo apresenta um exemplo de um processo de negócio e suas diversas divisões: Figura 3.3 – Exemplo das divisões de um processo de negócio. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 53 Modelagem de Processos de Negócio Todo negócio é muito complexo. Devemos nos lembrar sempre que a principal motivação para se criar modelos é a simplificação. É criar visualizações que facilitem o entendimento do negócio por todos os envolvidos. O AN deve ter bom senso para entender qual nível de detalhamento é necessário em determinado momento, num dado modelo. São os modelos que servirão de base para tomadas de decisões, para a definição ou priorização de objetivos e alocação de recursos. Como foi colocado anteriormente, a modelagem dos processos de negócio é a parte central da modelagem do negócio. São esses modelos que devem mostrar como o negócio funciona. E se a motivação para a criação de modelos for a implantação ou melhoria de sistemas de informação, o AN deve entender que está lidando com algo extremamente sensível. Afinal, o sistema deve alterar a forma como o processo é executado. Na realidade, ele pode alterar a forma e todas as características do processo. Não estão no escopo deste livro as questões sociológicas e psicológicas que surgem com esse tipo de mudança. Mesmo que essas questões não existissem, ainda assim o AN estaria lidando com algo sensível e crítico. Um pequeno detalhe que tenha sido capturado e modelado de forma errada pode condenar o trabalho. Ou seja, um mapa pode ser simplificado, pode ser resumido, mas ele nunca pode nos levar para a direção errada. Nem nos deixar em dúvidas com relação ao caminho correto. Na grande maioria dos casos o trabalho do AN envolverá a geração de dois conjuntos de modelos para cada processo de negócio. O primeiro representando o desenho atual do processo (“as is”, ou “como ele é”), e o segundo conjunto desenhando como o processo deverá ficar (“to be”). O primeiro conjunto deve ser extremamente fiel à realidade atual do negócio, totalmente isento de suposições e livre de dúvidas. Se uma informação não é bem mapeada neste momento, podemos condenar todo o trabalho de redesenho dos processos. Neste capítulo veremos apenas a captura e modelagem dos processos em seu estado atual. O capítulo seguinte, “Analisando o Negócio”, mostrará como o AN executa o redesenho de processos. 54 Formando Analistas de Negócios Mapas de Processos O primeiro artefato gerado pelo AN, útil para guiar todas as atividades seguintes, é um grande mapa dos processos. É o projeto ou iniciativa que determinará o escopo deste mapa. Ele pode contemplar todos os processos principais da empresa, se o AN estiver envolvido em um grande programa de mudanças ou na implantação de sistemas de grande porte7. Ou o mapa envolverá apenas os processos tocados direta e indiretamente pelo projeto ou iniciativa. Este grande mapa pode ser uma derivação do modelo conceitual do negócio, apresentado no capítulo anterior. A figura abaixo apresenta um exemplo de um mapa de processos: Figura 3.4 – Exemplo de um Mapa de Processos. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 55 O mapa de processos mostra o relacionamento entre os diversos processos de negócio e a relação destes com todo o ambiente de negócios. Grande parte das demandas atuais costuma se concentrar nos processos primários. Isso porque os processos de apoio, quando não estão terceirizados, já estão maduros e devidamente informatizados. De qualquer maneira, não se trata de uma restrição. O mapa pode contemplar processos de qualquer tipo. Por isso, é importante que além do nome do processo, o AN indique seu tipo no mapa. Mesmo que essa identificação seja óbvia pela simples observação do mapa ou dos nomes dos processos. O mapa deve guiar todas as atividades seguintes do AN. Ou seja, é a partir do mapa que serão selecionados e priorizados os processos a serem mapeados e analisados. O mapa de processos é uma extensão do Diagrama de Processo, apresentado abaixo. Diagrama de Processo Selecionado o processo que deve ser mapeado, o AN deve levantar informações básicas que possibilitem a geração do Diagrama de Processo. Em Business Modeling with UML8 os autores sugerem a adoção de um pattern9, um padrão de desenho, para o diagrama de processo. Este padrão é chamado de Estrutura Básica do Processo e é baseado no padrão IDEF0 (Integration Definition for Function)10. A figura abaixo mostra uma visão genérica deste diagrama: Figura 3.5 – Diagrama de processos genérico. 56 Formando Analistas de Negócios No diagrama de processos indicamos os recursos e os objetivos que se relacionam com o processo. Ou seja, dos quatro elementos básicos que definem um negócio, o único não contemplado neste momento são as regras. A tabela abaixo explicaos cinco elementos que, além do processo propriamente dito, compõe o diagrama de processo: Elemento Descrição Objetivos São os objetivos ou metas do processo. Se anteriormente o AN optou por mapeá-los na forma de um diagrama de objetivos (figura 2.8), é de lá que este elemento deve ser trazido11. Entradas Recursos que são consumidos ou refinados pelo processo. É importante lembrar que os recursos podem ser pessoas, informações, físicos ou abstratos. Saídas Recursos que são gerados pelo processo. São o resultado do trabalho executado (valor agregado) nas Entradas. Suportes Recursos que participam do processo, mas não são consumidos, refinados ou gerados por ele. Controles São os recursos que controlam ou executam o processo. Tabela 3.4 – Elementos do Diagrama de Processo. Reparem que neste momento não estamos preocupados em desenhar o fluxo, as partes e características do processo de negócio. Apenas seus objetivos e todos os recursos envolvidos na sua execução. Na figura abaixo inserimos a estrutura da organização, ou seja, os departamentos envolvidos na execução do processo. Neste segundo tipo de diagrama podemos ilustrar o relacionamento do processo com outros ou já indicar o primeiro nível de quebra, ou seja, os sub-processos. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 57 Figura 3.6 – Exemplos do Diagrama de Processos. Diagrama de Linha de Montagem Os diagramas de linha de montagem (Assembly Line), uma radical variação do diagrama de atividades da UML, são particularmente úteis quando o AN está envolvido com um projeto para desenvolvimento ou implantação de um sistema de informação. Eles indicam como os processos de negócio consomem e geram informações. Além disso, de todos os diagramas propostos na EPBE, é o único que possibilita uma ligação direta com o domínio da solução. Abaixo de um ou mais processos o diagrama apresenta pacotes (packages padrões da UML) horizontais que são utilizados para agrupar recursos. Esses pacotes são as “linhas de montagem”. Através de linhas verticais indicamos como os processos consomem ou geram informações (recursos de informação). Abaixo um diagrama genérico e um exemplo de utilização do diagrama de linha de montagem: 58 Formando Analistas de Negócios Figura 3.7 – Diagramas de Linha de Montagem. Como foi dito anteriormente, o diagrama de linha de montagem permite uma ligação direta do negócio com sistemas de informação. Observe o exemplo abaixo: Figura 3.8 – Diagrama de linha de montagem e casos de uso. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 59 Os pacotes de linhas de montagem no diagrama acima representam objetos em um sistema de informação. As linhas verticais indicam como o processo consome ou gera esse objetos. Elas representam a interface entre o negócio e o sistema. Um conjunto de referências (linhas) normalmente identifica um caso de uso que o sistema deve atender. Mapeamos assim os processos de negócio para casos de uso que descrevem os requisitos funcionais dos sistemas de informação. Portanto, os diagramas de linha de montagem configuram uma boa técnica para descobrir e validar os casos de uso do negócio. No capítulo 6 serão apresentados outros exemplos de utilização deste diagrama para guiar a geração de casos de uso e para guiar os trabalhos de coleta e validação de requisitos funcionais. Relações Complexas entre Processos Diagramas de linhas de montagem também podem ser utilizados para o mapeamento de processos e suas relações. Se tentarmos detalhar o mapa de processos, podemos ter um diagrama de difícil leitura. O desenho dos objetivos, recursos e relacionamentos entre diversos processos pode ser simplificado com o uso dos diagramas de linhas de montagem. Esta sugestão aparece como mais um pattern – chamado Process Interaction - do livro Business Modeling with UML. Ao invés de traçar linhas entre os processos, indicamos apenas como dois ou mais processos consomem e geram informações em diversos pacotes de linhas de montagem, ou seja, em diversos sistemas de informação. Mostramos suas relações indiretamente, através dos recursos que compartilham. 60 Formando Analistas de Negócios Diagrama de Atividades Os diagramas vistos até aqui são adaptações de diagramas de atividades da UML, sugeridas pela EPBE. Alguns autores12 sugerem a utilização dos diagramas de atividades em sua forma padrão para a modelagem de processos de negócio. Trata-se de uma opção interessante, já que na EPBE esse detalhamento só é obtido através da utilização de outro diagrama, uma derivação do diagrama de seqüência. A forma padrão dos diagramas de atividades também são mais facilmente mapeados ou comparados com diagramas que utilizam o padrão BPMN (Bu iness Process Modeling Notation) s 13, que será apresentado posteriormente neste capítulo. A figura abaixo apresenta um exemplo de um diagrama de atividades em seu formato tradicional: Figura 3.9 – Diagrama de Atividades tradicional. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 61 Enquanto os diagramas de processos e de linhas de montagem são úteis no mapeamento dos processos como um todo, seus componentes e relacionamentos, os diagramas de atividades em seu formato tradicional devem ser utilizados para a documentação de partes específicas de um processo. Eles permitem o estudo daquilo que chamamos de “casos de uso”. Maiores detalhes no capítulo 6. 62 Formando Analistas de Negócios BPMN BPMN, ou Business Process Modeling Notation, é um padrão que foi desenvolvido pela BPMI (Business Process Management Initiative)15. Recentemente ele foi incorporado pelo OMG (Object Management Group)16, mesmo órgão que cuida do padrão UML. Acredita-se que essa fusão se refletirá nos padrões. Ou seja, é grande a possibilidade da BPMN ser, de alguma maneira, anexada ao padrão UML17. São grandes as semelhanças entre BPMN e os diagramas de atividades tradicionais da UML17. A figura abaixo apresenta um exemplo de um diagrama BPMN: Figura 3.10 – Exemplo de um diagrama BPMN. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 63 Meet in the Middle As maneiras como o AN deve capturar as informações necessárias para a modelagem do negócio serão discutidas posteriomente. No entanto, cabe aqui a colocação de uma sugestão que deve ser útil na grande maioria dos projetos. Será difícil encontrar um processo de negócio que não esteja, pelo menos parcialmente, amparado por sistemas de informação. Esses sistemas serão, na maioria dos casos, a melhor documentação disponível sobre os processos de negócio. Trata-se de uma informação que não pode ser desconsiderada pelo AN, mesmo que o projeto em questão envolva a total substituição dos sistemas existentes. Meet in the Middle é um método de levantamento e análise de processos de negócios que considera a utilização de duas fontes de informações. A primeira é o processo propriamente dito, mapeado a partir da observação e de entrevistas com os participantes (mais sobre o tema no sexto capítulo). A segunda fonte são os sistemas existentes. As duas frentes de levantamento podem ou devem ser executadas em paralelo, “se encontrando no meio do caminho”. Figura 3.11 – Se encontrando no meio do caminho. 64 Formando Analistas de Negócios Se possível, os dois levantamentos realmente deveriam ocorrer em paralelo, executados por diferentes AN's. Sendo assim, é maior a possibilidade de identificar inconsistências e problemas com os processos de negócio. Versão Draft/Apostila (Jun/07) 65 Notas, Bibliografia e Referências 1. Processo de Negócio – Def na Wikipedia http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process 2. Explicar “clássica” - Anos 90! 3. Sinais Vitais Steven M. Hronec – Makron Books / Arthur Andersen (1993). 4. MMapas Estratégicos Kaplan e Norton
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